BASES ESPECÍFICAS DE CONTRATACIÓN PROPUESTA DE SERVICIO
BASES ESPECÍFICAS DE CONTRATACIÓN PROPUESTA DE SERVICIO
SOPORTE, PROCESOS Y APLICACIONES TI
Disposiciones Específicas aplicables a los Contratos de Servicios que Cementos Bío Bío
S.A. y sus Filiales celebren con sus Empresas Colaboradoras.
Para todas aquellas materias que no estén específicamente mencionadas en este capítulo, rigen íntegramente las disposiciones de las BEC. Por esta razón, los títulos y disposiciones del presente instrumento tienen una numeración correlativa a los títulos y disposiciones de las BEC y sus Anexos, para las materias aquí tratadas.
En este capítulo de las BEC, se regulan los aspectos específicos del Contrato, modificando y/o complementando lo dispuesto en las Bases Administrativas Generales (las “BAG”).
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
1. OBJETIVO DEL PRESENTE PROCESO
El Grupo Cbb, a través de sus Gerencias de Planificación, Control de Gestión y Abastecimiento, y su Subgerencia TI, le invitan a participar en el proceso de Licitación Privado, con el cual busca dar solución al servicio de Soporte y mantenimiento correctivo y evolutivo de todos los procesos y aplicaciones soportadas en la plataforma SAP de Cementos Bio Bio S.A. y sus filiales en Chile y Perú.
La Subgerencia TI, es el socio estratégico del negocio, acompaña la ejecución de la estrategia de la compañía, incorporando nuevas tecnologías y servicios que apoyen al desarrollo y crecimiento del negocio, de acuerdo tendencias xx xxxxxxx y las mejores prácticas.
Se espera que el servicio ofrecido se base en la tecnología y en las buenas prácticas, con foco en los usuarios de los sistemas de negocio, donde la vocación y actitud de servicio ante el usuario, la empatía, el conocimiento de las herramientas y los procesos de negocio, serán la piedra angular del servicio. Se valora también el contacto directo, la información actualizada y disponible del estado de las solicitudes.
Este servicio, su entendimiento y buenas resoluciones, deben ser la materia prima para la mejora continua, que será sugerida por el oferente.
Cbb considerará como un servicio bien logrado cuando se cumpla con al menos las siguientes condiciones:
▪ Usuarios atendidos en tiempo.
▪ Atención de calidad (información y resolución correcta)
▪ Automatización de procesos para llegar a una auto atención.
▪ En el corto plazo, con una disminución constante de los incidentes y requerimientos
▪ Propuesta de mejoras continuas y su ejecución.
▪ Cumplir con todos los procedimientos relacionados al servicio ofrecido
Con este proceso de licitación se espera capturar las mejores propuestas de servicio, que permitan cumplir con la necesidad de mejorar la productividad y experiencia de nuestros usuarios de sistemas.
Son aspectos relevantes para este servicio:
▪ Las propuestas de valor.
▪ La flexibilidad ante el cambio.
▪ La capacidad de reaccionar antes las necesidades.
▪ La captura de nuevas tecnologías que beneficien el servicio.
▪ La revisión constante del modelo una vez ya en operación, con el objetivo de realizar los cambios necesarios que permitan cumplir con los objetivos ya expresados.
La tarifa debe ser en función de los servicios prestados, debiendo cada oferta entregar itemizados los precios según servicio, con estructura de costos variable que permiten reflejar tanto el crecimiento y decrecimiento del volumen del servicio.
Se necesita buscar una fórmula que incentive la baja de solicitudes. El oferente debe ser capaz de entregar esta alternativa en su propuesta.
a) Gestión Del Desempeño
El Oferente deberá contar con la experiencia, organización y capacidad técnica y humana para asumir la responsabilidad, así como la obligación de implementación del proyecto a que se refieren las presentes Bases de Licitación, de acuerdo a las normas y especificaciones establecidas en ellas y sus demás documentos anexos.
b) Proceso de Evaluación y Adjudicación
Las propuestas se evaluarán bajo un criterio técnico-económico que considerará, entre otros aspectos, la organización de la empresa, su experiencia, los proyectos y casos de éxito que respalden su propuesta, Aspectos funcionales de la solución, Arquitectura tecnológica, Capacidades de integración con otros componentes y Plazos de implementación entre otros.
Cbb asignará el proyecto considerando las propuestas que resulten evaluadas, a su juicio exclusivo, como las de mayor conveniencia para sus intereses. Consiguientemente, se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta, aun la que resultare de más bajo valor, o el de rechazarlas todas, sin expresión de causa y sin que los oferentes no beneficiados tengan derecho a reclamo, alegación o indemnización alguna.
Abundando en el tema, CBB podrá, por ejemplo:
(I) Aceptar una Oferta Total.
(II) Aceptar una o más Ofertas Parciales.
(III) Rechazar la totalidad de las Ofertas.
(IV) Declarar desierto el proceso.
Cbb se reserva el derecho de negociar directamente, con el o los proponentes preseleccionados, el proyecto o algunos aspectos del mismo.
Los proponentes podrán participar en alguna componente del servicio con algún asociado que les permita presentar una propuesta integral y competitiva, en cuyo caso existirá un único contrato que será entre Cbb y la empresa principal.
c) Cronograma del Proceso
- 17/05/2021: Lanzamiento RFP.
- 19/05/2021 - 18:00 hrs.: email confirmación participación del Proveedor junto a NDA y conformidad de las bases firmadas.
- 19/05/2021 a 25/05/2021 - 12:00 hrs.: Recepción de Preguntas.
- 27/05/2021 - 12:00 hrs.: Envío de Respuestas.
- 17/06/2021 12:00 hrs.: Recepción de Ofertas.
- 17/06/2021 a 24/06/2021: Análisis Técnico-Económico.
- 29/06/2021 a 02/07/2021: Defensas.
- 09/07/2021: Adjudicación.
- 12/07/2021 al TBD: Movilización y toma de control.
- TBD: Inicio del Servicio en base a propuesta de plan de implementación.
d) Estructura de la Oferta
d.1) Oferta Técnica: La EECC debe enviar una propuesta en la que incluya:
Los proponentes podrán enviar su oferta técnica usando para ello un formato libre, pero que al menos incluya los siguientes aspectos:
d.1.1) Resumen Ejecutivo de su propuesta de servicio.
d.1.2) Propuesta de Valor y Mejoramiento Continuo.
d.1.3) Tecnología y buenas prácticas disponibles para responder al servicio.
d.1.2) Certificaciones y Credenciales de la empresa y el equipo consultor que se presente para el servicio:
El proveedor deberá indicar en su propuesta
▪ Cantidad de profesionales que asignará a la mesa de soporte
▪ Tipo de profesionales que asignará
▪ Cargos y roles de los profesionales que serán asignados.
▪ Experiencia de los profesionales asignados.
▪ CV de los profesionales asignados
d.2) Oferta Económica
Los proponentes deberán presentar su propuesta económica en el Anexo X Formulario de Cotización, el cual entregan instrucciones específicas.
2. DOCUMENTOS CONTRACTUALES
El Bid Package del proceso de Licitación para el Servicio Soporte, Procesos Y Aplicaciones TI está constituido por los siguientes documentos, los cuales forman parte integra del proceso y en conjunto constituirán el futuro contrato.
1. BAG-Bases Administrativas Generales
2. Acuerdo de Confidencialidad Cbb
3. Declaración Conformidad Bases de Contratación
4. Declaración Ley 20 393 y Persona Relacionada
5. BEC-Bases Especificas de Contratación al Servicio de Soporte a Procesos y Aplicaciones SAP
6. Bases Técnicas - al Servicio de Soporte a Procesos y Aplicaciones SAP
7. Anexo 1 Formulario de Cotización
8. Anexo 2 Volumetría-Resumen ejecutivo
9. Anexo 3 CBB Control de Cambio - Plantilla
10. Anexo 4 NORM_Nomenclatura ABAP4
11. Anexo 5 Diseño Funcional-Ejemplo
12. Anexo 6 Ciclo de Vida de un proyecto
13. Anexo 7 Volumetría-Detalle
8. PLAZOS
Los proponentes deberán presentar el plan de implementación y toma de control, el cual será materia de análisis y evaluación. El plan final será acordado entre Cbb y la Empresa seleccionada. Las propuestas base debe ser preparada considerando como plazo un contrato a 24 meses. Cbb requiere además que los oferentes presenten en el descuento sobre la propuesta base, en términos de (%), que tendría un contrato a 36 y 48 meses.
CAPÍTULO II. CONDICIONES GENERALES DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
21. GARANTÍAS
21.1 Garantías
La Empresa adjudicada deberá otorgar las siguientes garantías para el funcionamiento del Contrato:
a) La empresa seleccionada por Cbb para desarrollar el proyecto, deberá entregar, al momento de iniciar el servicio, una Boleta de Garantía Bancaria que se mantendrá vigente durante la duración del proyecto más 90 días, a la orden de Cementos Bio Bio S.A., equivalente al 15% del valor total del proyecto, con vigencia que supere en tres meses después de la fecha prevista para la Recepción definitiva del proyecto. La Boleta deberá estar expresada en UF (unidades de fomento) indicando en la glosa de la garantía lo siguiente: “Para Garantizar la correcta ejecución y fiel cumplimiento del Servicio de Soporte a Procesos y Aplicaciones SAP para Cementos Bio Bio S.A.”. El documento de garantía será devuelto una vez transcurrido los tres meses de terminado el contrato, a entera conformidad de Xxx.
b) Boleta de Garantía Bancaria por el Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales: Tiene por objeto resguardar el cumplimiento de las obligaciones laborales y previsionales de las
EECC que tengan el carácter de contratistas respecto de los trabajadores asociados al contrato, en materia de pago de remuneraciones, gratificaciones, indemnización por años de servicio, indemnización de aviso previo, vacaciones proporcionales y cotizaciones previsionales, entre otros. Deberá estar vigente hasta 6 meses contados desde la fecha de término del Contrato. En caso de Extensión del plazo del Contrato, se deberá enviar una nueva garantía o una prórroga al menos 10 días antes de su vencimiento, de lo contrario será ejecutada por CBB. El monto de la Boleta corresponderá a un mes xx xxxxxx por cada trabajador, para efecto de cubrir la indemnización por aviso previo; más un mes xx xxxxxx por cada año de servicio prestado a CBB por cada trabajador, sea por contrato actual u otro previo con la misma EECC.
Las Boletas de Garantía deberá ser emitida a favor de Cbb y extendida a la vista y sin condiciones para su cobro.
CAPÍTULO III. EJECUCIÓN DE LOS SERVICIOS
32. MULTAS POR INCUMPLIMIENTOS
Xxx solicita que las ofertas que los proponentes realicen en el Formulario RFP contengan una propuesta de multas asociadas a incumplimientos de los niveles del servicio, las cuales serán materia de análisis y evaluación.
33. PAGO DEL PRECIO
CBB evaluará alternativas de plazo de pago presentadas por proveedor al requerimiento con base en plazo de pago de 60 días. Para ello los proponentes deberán presentar el descuento en % a su propuesta base que tendrían alternativas de pago a 30 días o bien a un plazo de pago de 90 días recibidas conformes las facturas por parte de Cbb.
CBB solicitará para generar la Hoja de Entrada de Servicio (HES) que se asocie la Factura mensual correspondiente lo siguiente:
a) Reporte Mensual con los KPI del Servicio
b) Pre factura con el detalle del servicio.
c) Informe Ejecutivo de reportes de casos del mes.
d) Cbb sólo pagará los servicios efectivamente recibidos y no objetados. De esta forma, en caso de término anticipado del contrato por cualquiera causa o razón, el Proveedor sólo tendrá derecho a percibir el pago por los servicios efectivamente recibidos conforme.
CAPÍTULO IV. DE LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO
36. TERMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO
36.1 Por Incumplimiento la EECC
Sin perjuicio de lo señalado en punto 8. PLAZOS del CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES, Cbb podrá poner término anticipado al contrato de prestación de servicios, sin derecho a pago o indemnización de ninguna especie a favor del prestador, cuando exista incumplimiento del contrato por parte de este último, el que se entenderá que se ha producido en los siguientes casos, cuya enumeración no es taxativa sino que meramente ejemplar:
a) Incumplimiento, por parte del PROVEEDOR, de cualquiera de las obligaciones establecidas en las presentes bases y las cuales formarán parte del futuro Contrato y/o sus anexos, así como la contravención de cualquiera de las prohibiciones contenidas en éstos. En especial, CBB podrá dar por terminado en forma anticipada el Contrato, por la no entrega del servicio con la calidad y/u oportunidad comprometida o el incumplimiento de cualquier obligación que impone el Contrato.
b) La disolución anticipada del Proveedor, en caso de tratarse de una persona jurídica.
d) La Resolución de Liquidación de los bienes del proveedor en el procedimiento concursal de liquidación.
c) La existencia de embargo de bienes del Proveedor, o las acciones que pueda ordenar la autoridad que le impidan desarrollar su labor por no cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.
d) Incumplimiento de las leyes previsionales y/o laborales con el personal bajo dependencia del Proveedor.
e) Daños provocados por el Proveedor o el personal de su dependencia en los bienes corporales muebles o inmuebles de CBB, comprendiendo entre los primeros los procedimientos, bases de datos y archivos. La denominación de los conceptos anteriores como bienes corporales no sólo será aplicable a esta cláusula, sino que ello será aplicable para todos los efectos del contrato, incluida la cláusula de Responsabilidad.
f) Daños físicos provocados por el Proveedor o el personal de su dependencia a las personas que sean trabajadores de CBB o sus filiales o que se encuentren en sus dependencias.
g) Por incurrir el proveedor en alguno de los delitos previstos en la Ley 20.393 sobre Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.
h) Negativa injustificada del Proveedor de permitir a CBB auditorias, sea mediante visitas o por vía remota, de cualquier aspecto, datos o información relacionados con el servicio contratado.
i) En aquellos casos en que, según lo que se indica a continuación, el servicio entregado por el Proveedor corresponda a actividades consideradas “estratégicas”, constituirá causal de término anticipado el hecho que la empresa proveedora cambie sustancialmente al personal que labore en ella, o los procedimientos utilizados por la empresa para prestar el servicio no cumplan con lo acordado y se produjese perjuicio para CBB. Para estos efectos, se entiende como “actividades significativas o estratégicas“, las siguientes:
- aquellas en las que cualquier debilidad o falla en la provisión o ejecución del servicio tiene un efecto significativo sobre el cumplimiento normativo, continuidad del negocio, seguridad de la información de CBB o de sus clientes y la calidad de los servicios, productos, información e imagen de CBB;
- aquellas actividades de alta interacción sistémica en el mercado o que incorporan riesgos significativos para CBB.
En el caso de término anticipado del Contrato, por cualquiera de las causas anteriormente señaladas, Cbb notificará al Proveedor de su decisión de terminar el presente Contrato con una
anticipación de al menos 60 días corridos a la fecha de término deseado, mediante comunicación escrita enviada vía email al proveedor indicado en la comparecencia del contrato que se celebre.
Ante el término anticipado del Contrato, cualquiera sea su causal, Cbb podrá requerir del Proveedor la extensión de los servicios por un tiempo a acordar, periodo en el cual el Proveedor deberá proveer todas las facilidades para realizar la transición del servicio hacia un nuevo proveedor, así como la entrega de la información existente a la fecha. Cbb pagará al Proveedor los servicios ejecutados hasta completar la transición del servicio a un nuevo proveedor, sin agregar ningún costo adicional por ello.
36.2 Por Voluntad de CBB
Las partes, por necesidades estratégicas del negocio, podrían requerir revisar la estructura base de este contrato en cuanto a los puntos de prestación de los servicios, con la finalidad de terminarlo respecto de alguno de ellos, en cuyo caso de mutuo acuerdo, acordarán las nuevas tarifas que permitan mantener la competitividad del negocio conforme a nuevos escenarios que se puedan presentar.