Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR EN EL CONTRATO DEL SERVICIO EN LA NUBE DE “UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA LA GESTIÓN DEL ÁREA DE EMPLEO Y EMPRENDIMIENTO PARA EL CENTRO DE INICIATIVAS PARA LA FORMACIÓN Y EL EMPLEO”.
1. OBJETO DEL CONTRATO.
El objeto del presente pliego, por procedimiento abierto, es establecer las cláusulas de carácter técnico que han de regir el contrato de servicio en la nube, de un sistema informático de gestión para el Centro de Iniciativas para la Formación y el Empleo (de ahora en adelante CIFE), integrando todos los procesos necesarios para la gestión de la bolsa de empleo, intermediación y orientación laboral, actuaciones (acciones formativas, acciones grupales) y emprendimiento.
El servicio se prestará en modalidad Software como Servicio (SaaS, Software as a Service, según la actual terminología informática inglesa).
Las características técnicas y funcionales del sistema que se van a describir en este documento tienen el carácter de mínimas. Los distintos licitadores, deberán especificar en sus propuestas, de forma detallada, las características concretas de los aplicativos y servicios ofertados.
2. PLAZO DE EJECUCIÓN.
El periodo de ejecución de este expediente será de dos años, a partir de la fecha de la firma del contrato, y podrá ser prorrogado hasta un máximo de dos prórrogas, siendo cada una de ellas anual, siempre por acuerdo de las partes, debiendo acordar ambas partes la voluntad de continuidad, con un mes de antelación al vencimiento, a iniciativa del CIFE.
3. FORMA DE PAGO.
El pago se realizará mediante factura emitida trimestralmente conformada por el técnico responsable del expediente de contratación y la Gerencia del CIFE.
4. LUGAR
La prestación del servicio se realizará en las instalaciones del Centro de Iniciativas para la Formación y el Empleo (CIFE), sito en Xxxxxxx xx xxx Xxxxxxxxxx, 00, 00000 Xxxxxxxxxxx (Xxxxxx).
5. LEGISLACIÓN APLICABLE
La prestación del Servicio objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas, se llevará a cabo por el adjudicatario con arreglo a lo previsto en el presente Pliego de Condiciones técnicas y aplicación de la legislación en vigor que regula dicha materia (Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 xx xxxxx, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y Texto refundido de la Ley de contratos del Sector Público aprobado por Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de Noviembre).
6. CONDICIONES DE EJECUCIÓN
El servicio se prestará en modalidad Software como Servicio (SaaS, Software as a Service) desde las instalaciones que determine el adjudicatario que deberán estar ubicadas necesariamente en territorio de la Unión Europea.
Todos los servicios y prestaciones del contrato deberán efectuarse conforme la legislación vigente aplicable en cada momento.
6.1. El personal que la empresa adjudicataria destine a la realización de las actividades descritas en este contrato depende exclusivamente, desde el punto de vista jurídico y laboral, de la empresa adjudicataria, no existiendo vinculación o dependencia laboral o funcionarial alguna con el CIFE o con el Ayuntamiento de Fuenlabrada.
6.2 Especificación de requisitos no funcionales del servicio
6.2.1 Entorno tecnológico.
Al servicio se accederá y se interactuará para obtener las funcionalidades previstas mediante un navegador web. La aplicación web deberá respetar los estándares actuales en cuanto a accesibilidad, usabilidad, formato del lenguaje de marcado y de interoperabilidad con el navegador del cliente.
Deberá evitarse el empleo de tecnologías de facto obsoletas como applets de Java, flash, y similares que requieran el uso de un navegador concreto con software específico; asegurándose la compatibilidad con los navegadores web y versiones que mantengan vigente el soporte por parte de su fabricante.
La parte pública de la aplicación web deberá estar convenientemente adaptada para su uso sin dificultad en dispositivos móviles como smartphones y tabletas.
6.2.2 Disponibilidad
La aplicación se mantendrá en la infraestructura IT del adjudicatario, que deberá disponer de una conexión con Internet suficiente que garantice la utilización del mismo por al menos 100 usuarios simultáneos, incluyendo en ese cómputo a los empleados públicos o personal autorizado por el CIFE para la parte de la aplicación web de gestión interna más los usuarios conectados a la parte pública de la aplicación web.
El servicio deberá garantizar una disponibilidad del 99.5 %.
6.2.3 Capacidad
La infraestructura IT donde esté alojada la aplicación deberá tener capacidad de almacenamiento suficiente para toda la información de la base de datos, así como de la documentación adjunta a cada registro que se pueda generar, sin límite de espacio; proporcionando incrementos del espacio disponible cuando resulte necesario para mantener el sistema.
6.2.4 Seguridad
El adjudicatario deberá velar por la seguridad en el tratamiento de la información, cumpliendo con la normativa vigente aplicable de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de comercio electrónico y la Ley 11/2007, de 22 xx xxxxx, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos que estableció el Esquema Nacional de Seguridad. Se encargará de mantener copias de seguridad y restauración, y garantizar la protección frente a ataques informáticos.
6.2.5 Interoperabilidad
Se debe proporcionar una vía de importación y exportación de la información en un formato tratable informáticamente de toda la información gestionada por la aplicación (demandantes, empresas, ofertas, actuaciones, asistentes, emprendedores).
6.2.6 Ubicación física
Todo el equipamiento necesario para la prestación del servicio (CPD de servicio y CPD’s de réplica, etc.) deberán estar emplazados físicamente en territorio de la Unión Europea, debiéndose acreditar documentalmente la ubicación de los mismos.
6.3 Especificación de requisitos funcionales del servicio
La aplicación web dispondrá de dos partes diferenciadas en cuanto al bloque de funcionalidad, no necesariamente diferenciadas en su apariencia:
a) una privada de gestión interna para el personal técnico del CIFE,
b) y una pública con la información accesible al público general y el acceso para demandantes y ofertantes de empleo; con la posibilidad de adaptar al estilo visual corporativo del CIFE y el Ayuntamiento de Fuenlabrada.
6.3.1 Implementación del servicio
Se deberá cargar el sistema con información histórica de los 3 años anteriores al inicio de la puesta en funcionamiento del servicio, con los siguientes datos:
• Datos personales e información de contacto de demandantes de empleo.
• Datos identificativos de empresas, datos personales e información de contacto del contacto en la empresa.
Se debe incluir la formación de los empleados del CIFE y el soporte técnico.
6.3.2 Perfiles de usuarios de la plataforma.
La aplicación debe considerar su uso por diferentes perfiles de usuarios, así como el acceso ilimitado del número de éstos. Se permitirá que un mismo usuario del sistema pueda tener en varios perfiles. Estos perfiles de usuarios serán:
a) Técnicos de bolsa de empleo: con permisos para registrar y modificar demandas y ofertas de empleo y empresas; y acciones formativas, grupales, para demandantes; y gestión de las citas y disponibilidad en la agenda. También podrán diseñar y ejecutar informes y estadísticas y realizar búsquedas.
b) Técnicos de emprendimiento: con permisos para registrar y modificar datos personales de emprendedores y datos de los proyectos de emprendimiento y acciones formativas, grupales, para emprendedores; y gestión de las citas y disponibilidad en la agenda. También podrán diseñar y ejecutar informes y estadísticas y realizar búsquedas.
c) Informadores: con permisos para registrar y modificar datos personales de demandantes, emprendedores y empresas, y gestionar la agenda de citas común.
d) Administrador de la configuración: que permita dar de alta y gestionar la lista de usuarios del sistema con acceso y sus perfiles y permisos, configurar el funcionamiento de la aplicación y el aspecto visual de la parte pública de la aplicación web; además de acceso a todo lo anterior [a), b) y c)].
e) Demandantes de empleo o emprendedores: con acceso a modificar sus datos de demanda/proyecto y comunicación con los técnicos de empleo y emprendimiento. Calendario y preinscripción a acciones programadas formativas o informativas y eventos planificados
f) Ofertantes de empleo: con acceso a modificar la información de su empresa y sus ofertas, y gestionar la lista de candidaturas para cada oferta, comunicación con los técnicos de empleo y emprendimiento. Calendario y preinscripción a acciones programadas formativas o informativas y eventos planificados
g) Visitantes anónimos: con consulta y búsqueda de las ofertas publicadas, calendario y preinscripción a acciones programadas formativas o informativas y eventos planificados. Registro como usuario de la plataforma.
6.3.3 Funcionalidad del software.
La aplicación debe proporcionar la funcionalidad necesaria y suficiente para realizar todos los procesos del Área de Empleo y Emprendimiento del CIFE como agencia de colocación y asesoría al emprendedor.
Debe tratarse de un software ya desarrollado, listo para su personalización, y con carga de datos iniciales (datos personales e información básica de contacto de demandantes de empleo, emprendedores, y empresas).
Se deberá tener en consideración herramientas de posicionamiento web y analíticas de visitas y utilización por parte de los usuarios de la parte pública de la aplicación web.
Se debe proporcionar un sistema de comunicación que pueda ser masivo o individualizado en el trato con los usuarios mediante el uso de SMS y correos electrónicos (email), con plantillas o texto personalizado; y la gestión de diferentes boletines de noticias por email con control de la subscripción a los mismos.
La aplicación deberá contemplar la posibilidad de exportación de la información gestionada en un formato tratable informáticamente (tablas en CSV u Hoja de cálculo, volcado de SQL, etc).
Debe tener un control de la agenda de citas y eventos, la gestión de la disponibilidad de técnicos, días de vacaciones, festivos, etc.
Deberá contemplar la creación y seguimiento de proyectos, campañas de inserción laboral, comunicación, difusión de información, observatorio y análisis estadístico de información, emprendimiento, convocatorias, programas y subvenciones.
6.3.4 Gestión de la bolsa de empleo
La aplicación deberá como mínimo contemplar funcionalidad para gestionar los siguientes aspectos de la gestión de la bolsa de empleo:
• Generación de la documentación exigida por o que pueda exigir el XXXX (en este momento, XML del Espacio Telemático Común del Sistema Nacional de Empleo, mensuales y anuales; y memoria anual).
• Gestión de la demanda de empleo (datos personales del demandante, currículum y fotografía, experiencia profesional, formación reglada y no reglada/ocupacional, datos de situación socioeconómica y familiar, minusvalías y carnets profesionales, puestos de ocupación deseados, disponibilidad horaria, necesidades de formación). El propio demandante podrá modificar la demanda con su propio nombre de usuario y contraseña, que se quedará pendiente de validación por el técnico de empleo. Se podrá configurar la vigencia en meses de la demanda.
• Gestión de la empresa y sus ofertas (datos informativos de la empresa, información de contacto, puestos ofertados con número de plazas, tipo de contrato, rango salarial, duración, horario,
requisitos de formación y/o experiencia, lugar de trabajo, ...). El propio usuario de la empresa podrá modificar la información la empresa y de sus ofertas con usuario y contraseña, quedando pendiente de validación por el técnico de empleo. Gestión de candidatos derivados y preseleccionados.
• Búsqueda manual de perfiles y de ofertas por diferentes criterios de búsqueda; así como sondeo automático (propuesta de preselección automática de candidatos cuya demanda activa concuerda en mayor o menor medida con las características de la oferta). Derivación (por email o mediante documento impreso de derivación) de candidatos a ofertas y seguimiento del proceso de selección.
• Posibilidad de publicación de ofertas en la parte pública de la página web para darles difusión.
• Seguimiento de actuaciones de orientación laboral y de las entrevistas a demandantes y ofertantes.
• Gestión del calendario común de citas y de la disponibilidad de atención de citas para cada técnico.
6.3.5 Gestión del emprendimiento
La aplicación deberá contemplar la siguiente funcionalidad respecto al asesoramiento a emprendedores:
• Gestión del proyecto empresarial, información de los socios/emprendedores que pueden ser de nueva incorporación o comunes a la base de datos de demandantes de empleo; datos del proyecto empresarial, adjuntar plan de empresa u otros documentos, forma jurídica planteada, etc.
• Seguimiento del proyecto, modificaciones y comunicaciones con los interesados, gestión de convocatorias y subvenciones.
• Gestión del calendario común de citas y de la disponibilidad de atención de citas para cada técnico.
• Gestión de alojamiento temporal (incubadora/coworking), gestión de los espacios y tramos horarios libres y ocupados
6.3.6 Gestión de actuaciones
La aplicación deberá contemplar la creación y seguimiento de actuaciones, acciones formativas o informativas, acciones grupales, cursillos, o sesiones y eventos de comunicación. Preinscripción y seguimiento de la asistencia, producción y emisión de certificados y diplomas de asistencia y/o aprovechamiento, formadores y/o ponentes; publicación de cursos ofertados y eventos organizados en la parte pública de la aplicación web. También deberá incluir la opción de inscripción a una acción por lotes en base a un fichero de carga.
6.3.7 Sistema de información estadística y de calidad
La aplicación deberá contemplar la posibilidad de diseñar estadísticas a la carta e informes listados o resúmenes de la actividad de la agencia tanto de la bolsa de empleo, como de actuaciones de emprendimiento y orientación laboral, estableciendo diferentes criterios como el período temporal del informe, datos agregados de carácter demográfico: (sexo, edad, riesgo de exclusión social, minusvalía,
…), tipos de actuación, empresa, ofertas, cursos o proyectos que cumplan determinados criterios, etc.
También debe incluir la funcionalidad para diseñar o registrar encuestas de satisfacción y calidad, indicadores y su tratamiento estadístico.
6.4 Instalación y mantenimiento del sistema
6.4.1 Instalación.
El acceso a la aplicación será a través de Internet, en formato servicio SaaS asumiendo la empresa adjudicataria la instalación y la dotación de toda la infraestructura de sistemas necesaria dentro de sus instalaciones.
El tiempo de implementación y personalización de la plataforma no puede exceder de 6 semanas.
6.4.2 Administración y mantenimiento de sistemas.
La empresa adjudicataria deberá asumir la administración de sistemas, mantenimiento, configuración y resolución de todas las incidencias que puedan surgir con el paso del tiempo.
6.4.3 Soporte a la aplicación.
La empresa adjudicataria contará con soporte telemático para resolución de dudas o incidencias. Incluirá en el servicio el soporte los siguientes ítems:
a) Asistencia telefónica a los usuarios del sistema para resolución de dudas, en horario de oficina.
b) Asistencia telefónica de urgencia para casos de urgencia técnica.
c) Asistencia vía e-mail 24x7 y vía formulario de consulta interno de la aplicación.
El centro de operaciones de red de la empresa adjudicataria tendrá la obligación de informar de la evolución de la incidencia al usuario que la haya formulado, notificándole su resolución mediante correo electrónico o telefónico según se haya acordado.
El tiempo de respuesta máximo para las consultas planteadas o incidencias notificadas será de 24 horas.
El adjudicatario deberá facilitar una dirección electrónica para la comunicación de incidencias y consultas, así como un número de teléfono de soporte sin numeración de tarificación especial.
Se incluirá en la formación del personal técnico del CIFE:
• Facilitando manual de uso actualizado en cada sección (HTML y PDF)
• Formación para reciclaje de los operadores (mínimo 6 horas/año)
• Realización de demos online para facilitar el aprendizaje
El adjudicatario deberá ofrecer asistencia en la configuración y personalización, puesta en marcha y carga inicial de los datos.
6.4.4 Actualizaciones del software.
En el precio estarán incluidas todas las mejoras evolutivas del producto en razón del avance de la tecnología, así como las modificaciones producidas por los cambios legislativos y, naturalmente las correcciones por errores en el sistema.
También deberá asumir la empresa adjudicataria las modificaciones de funciones que se detecten que no cumplen con su cometido adecuadamente.
Las actualizaciones deberán ser automatizadas y sin paradas de servicio (preferiblemente en horario nocturno), de tal manera que el usuario final no vea interrumpido el servicio en ningún momento
El software deberá evolucionar en un proceso de mejora continua en base a las sugerencias recibidas, y a las necesidades que surjan diariamente.
7. FINALIZACIÓN DEL CONTRATO.
7.1. Devolución de la información: A la finalización del contrato, la empresa dejará de prestar el servicio de plataforma de gestión de formación y empleo, debiendo poner a disposición del Centro de Iniciativas para la Formación y el Empleo (CIFE), toda la información que se haya generado durante la vida del contrato, la cual es propiedad del organismo público y, en todo caso, municipal. Esta información se devolverá en formato y soporte previamente acordados, y con la documentación suficiente para, en su caso, poder replicar el sistema en otra infraestructura informática.
7.2. Borrado de la información: Así mismo, a solicitud del CIFE, el adjudicatario deberá borrar, y así acreditarlo documentalmente, toda la información que hubiera podido almacenar como consecuencia de la ejecución de este contrato. En cualquier caso deberá hacerlo transcurridos tres meses desde la finalización del contrato, debiendo comunicarlo fehacientemente al CIFE.
La inobservancia de ambas o de alguna de las dos cuestiones planteadas en los dos párrafos anteriores será suficiente para la incautación de la fianza al contratista e, incluso, de la imposición de penalidades.
8. CONFIDENCIALIDAD, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
La empresa adjudicataria y el personal a su servicio en la prestación del contrato, tal y como se define en la letra g) del artículo 3 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, están obligados en su calidad de encargados de tratamiento de datos personales por cuenta de CIFE al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, así como de las disposiciones que en materia de protección de datos se encuentren en vigor a la adjudicación del contrato o que puedan estarlo durante su vigencia.
La empresa adjudicataria se obliga especialmente a lo siguiente:
8.1. Guardar la debida confidencialidad y secreto sobre los hechos, informaciones, conocimientos, documentos y otros elementos a los que tenga acceso con motivo de la prestación del servicio (art. 10 LOPD), sin que pueda conservar copia o utilizarlos para cualquier finalidad distinta a las expresamente recogidas en el presente pliego, incurriendo en caso contrario en las responsabilidades previstas en la legislación vigente (art. 12.4 LOPD). Igualmente, deberá informar a sus empleados de que sólo pueden tratar la información de CIFE para cumplir las actuaciones objeto de este pliego y también de la obligación de no hacer públicos, ceder o enajenar cuantos datos conozcan (artículo 9 LOPD). Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.
8.2. Únicamente tratará los datos personales a los que tenga acceso para la prestación del contrato conforme al contenido de este pliego de prescripciones técnicas. No aplicará o utilizará los datos personales indicados con fin distinto al previsto en el contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas salvo autorización expresa por parte del responsable del fichero en los términos previstos en el artículo 21 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.
8.3. Todos los datos personales que se traten o elaboren por la empresa adjudicataria como consecuencia de la prestación del contrato, así como los soportes del tipo que sean en los que se contengan son propiedad de CIFE.
En Fuenlabrada, a 27 xx xxxxx de 2016
EL COORDINADOR DE EMPLEO Y EMPRENDIMIENTO DEL CIFE
Fdo. Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxx