Contract

1. OBJETO:

Establecer las actividades para la liquidación de Contratos y Convenios suscritos por la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP dentro de los términos contractuales y los establecidos en la Ley.

2. ALCANCE:

Inicia con la solicitud realizada a la Subdirección de Asuntos Legales para efectuar el proceso de liquidación contractual y finaliza con la publicación del acta en la correspondiente plataforma según corresponda y el archivo de esta en el expediente contractual, procedimiento que aplica para todas las Subdirecciones y Oficinas de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP, que requieran adelantar procesos contractuales.

3. DEFINICIONES:

Acta de liquidación bilateral Documento suscrito entre el Contratista, Cooperante, y el contratante, donde constan los acuerdos, reconocimientos y transacciones, para poner fin al contrato o convenio y poder declararse x Xxx y Salvo. En dicho documento se describen de manera sucinta todas y cada una de las situaciones que se presentaron durante la ejecución del contrato o convenio.

Contrato: El artículo 1495 del Código Civil establece que contrato es un acto por el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa.

Contrato estatal: Acuerdo de voluntades en donde una de las partes es la administración pública. Se entiende perfeccionado cuando existe acuerdo entre el objeto y la contraprestación y este acuerdo se eleva a escrito.

Etapas del contrato o convenio: Fases en las que se divide la ejecución del contrato o convenio.

Expediente Contractual: Conjunto de documentos producidos y recibidos relativos a la etapa precontractual, contractual y pos contractual de un contrato o convenio, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio, hasta su resolución definitiva.

Interventoría: Actividad que realiza una persona natural o jurídica contratada para ejercer el control técnico, administrativo, financiero, legal, entre otros aspectos, al contrato.

Liquidación de mutuo acuerdo: Es aquella que se realiza en el término señalado en los pliegos de condiciones dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro

(4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Liquidación unilateral: Cuando el contratista, previamente citado, no se presenta a la liquidación voluntaria dentro de los cuatro meses, o si las partes no logran acuerdo sobre el contenido de esta, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, mediante acto administrativo debidamente motivado.

Liquidación judicial: Si la entidad contratante no liquida unilateralmente, ni de mutuo acuerdo el contrato dentro del término de cuatro (4) meses, o dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes, el interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de la obligación de liquidar.

Plazo contractual: Tiempo en el cual se realiza la ejecución del contrato o convenio.

Ordenador del gasto: Capacidad para ejecutar el presupuesto a partir de un programa de gastos aprobado en el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal, señalando la oportunidad de contratar y comprometer los recursos públicos de la administración.

SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

Supervisión: Seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del contrato o convenio.

Vigilancia Administrativa: Se encuentra en cabeza del supervisor que vigila que el expediente del Contrato o Convenio esté completo, actualizado, que cumpla las normas en materia de archivo y garantice la publicación de los documentos de este, conforme a la ley.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

LIQUIDACIÓN BILATERAL:
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
1	Solicitar a la Subdirección de Asuntos Legales, la liquidación bilateral		Supervisor/ Interventor Dependencia interesada	Correo electrónico Comunicación Oficial Interna
	Solicita iniciar la liquidación, allegando a la Subdirección de Asuntos Legales informe final de supervisión, proyecto de acta de liquidación y los documentos que soportan la liquidación, conforme el formato lista de chequeo. Nota: Consultar el flujograma.			GAL-FM-27 Lista de chequeo liquidación de contratos y convenios
2	Realizar la revisión de la documentación.	Base de datos	Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Correo electrónico
	Realiza la revisión de los soportes que correspondan a los indicados en el Formato hoja de control GAL-FM-27, elaborado para tal fin según aplique, incluye en la base de datos y realiza el respectivo reparto al abogado para efectuar el trámite.			Base de Datos GAL-FM-27 Lista de chequeo liquidación de contratos y convenios

LIQUIDACIÓN BILATERAL:
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
	De no tener la documentación en su totalidad la solicitud será devuelta a la dependencia.
3	Revisar y aprobar el proyecto de acta de liquidación Revisa y aprueba el proyecto de acta de liquidación y procede al envío a la dependencia solicitante.		Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación	Correo electrónico
4	Suscribir el acta de liquidación y remitir a la Subdirección de Asuntos Legales		Supervisor dependencia interesada	Correo electrónico Comunicación Oficial Interna/ Externa
	Suscribe el acta de liquidación por el Interventor, el Supervisor del contrato o convenio y el Contratista y enviar a la Subdirección de Asuntos Legales con el fin de completar el trámite.
5	Suscribir el acta de liquidación por parte del ordenador del gasto.
	El Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación, remite el acta al ordenador del gasto para la suscripción del documento. Una vez suscrito se fecha el acta de liquidación.		Profesional asignado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Correo electrónico GAL-FM-11 Acta de liquidación de contrato o convenio
	Nota: En el evento de que se liquiden contratos de adiciones de los contratos de concesión, del esquema de aseo, se debe utilizar el formato acta de liberación de saldos GAL-FM-28.		Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	GAL-FM-28 Acta de liberación de saldos
6	Publicar el acta de liquidación bilateral.		Profesional asignado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	SECOP I o SECOP II
	Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del acta de liquidación, el profesional asignado realiza el trámite de publicación, en la plataforma de SECOP I o SECOP II, según

LIQUIDACIÓN BILATERAL:
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
	corresponda.
7	Archivar en el expediente contractual e incluir en la base de datos. Una vez publicada el Acta de Liquidación se archiva en el expediente contractual y se informa al encargado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales, con el fin de actualizar la base de datos.	Base de Datos	Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	SECOP I o SECOP II Archivo en expediente contractual Base de Datos

LIQUIDACIÓN UNILATERAL:
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
1	Solicitar a la Subdirección de Asuntos Legales, la liquidación Unilateral. Remite solicitud de liquidación Unilateral, allegando a la Subdirección de Asuntos Legales las respetivas evidencias de las comunicaciones enviadas al contratista mediante la cual requirió la liquidación bilateral y no se obtuvo respuesta satisfactoria Nota: Consultar el flujograma.		Supervisor/ Interventor Dependencia interesada	Comunicación Oficial Interna Acto Administrativo Correo electrónico
2	Proyectar acto administrativo de liquidación unilateral Proyecta acto administrativo de liquidación unilateral del Contrato o Convenio y realiza el procedimiento de notificación del acto administrativo al contratista, de conformidad con el CPACA		Profesional asignado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Acto Administrativo GAL-FM-11 Acta de liquidación de contrato o convenio

LIQUIDACIÓN UNILATERAL:
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
3	Publicar el acta de liquidación unilateral. Una vez se tenga la constancia de ejecutoria del acto administrativo, se procederá a publicarlo en la plataforma SECOP I o SECOP II según corresponda y se archivará en el expediente contractual. Así mismo, se informa al encargado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales, con el fin de actualizar la base de datos.		Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	SECOP I o SECOP II Archivo en expediente contractual Base de Datos

CONSTANCIA DE ARCHIVO O CIERRE DE CONTRATO O CONVENIO
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
1	Solicitar a la Subdirección de Asuntos Legales, la aprobación de la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio (para contratos que pierden competencia para liquidar) Remite la solicitud a la Subdirección de Asuntos Legales allegando la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio junto con los documentos soporte, conforme el formato lista de chequeo.		Subdirector / Interventor/Ordenador del Gasto de la dependencia interesada	GAL-FM-13 Constancia de Archivo o Cierre de Contrato o Convenio Correo electrónico Comunicación Oficial Interna
	Nota: Consultar el flujograma.
	Realizar la revisión de la documentación aportada.
2	Realiza la revisión de los soportes que correspondan a los indicados en el Formato lista de chequeo GAL-FM- 27 elaborado según aplique, incluye en la base de datos y realiza el respectivo reparto al abogado para efectuar el trámite.		Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Correo electrónico Base de Datos
	De no tener la documentación en su totalidad la solicitud será devuelta a la

CONSTANCIA DE ARCHIVO O CIERRE DE CONTRATO O CONVENIO
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
	dependencia.
3	Revisar y aprobar el proyecto de constancia de archivo o cierre de contrato o convenio. Revisa y aprueba el proyecto de constancia de archivo o cierre de contrato o convenio acta de finalización y cierre y proceder al envío a la dependencia solicitante.		Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación	Correo electrónico
4	Suscribir la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio y remitir a la Subdirección de Asuntos Legales Suscribe el acta de finalización y cierre por parte del Interventor, el Supervisor del contrato o convenio, el Contratista debe remitir a la Subdirección de Asuntos Legales con el fin de continuar con el trámite.		Supervisor, Interventor Contratista	Correo electrónico Comunicación Oficial Interna/ Externa
5	Suscribir la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio por parte del ordenador del gasto El Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación, remite la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio, al ordenador del gasto para la suscripción del documento. Una vez suscrito se fecha la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio		Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación Apoyo profesional del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Correo electrónico
6	Publicar la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio acta de finalización y cierre Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción de la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio, el profesional asignado deberá realizar el trámite de		Profesional de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación	SECOP I o SECOP II

CONSTANCIA DE ARCHIVO O CIERRE DE CONTRATO O CONVENIO
No	ACTIVIDADES	PUNTO DE CONTROL	RESPONSABLE	REGISTRO
	publicación de esta en la plataforma de SECOP I o SECOP II, según corresponda.
7	Archivar en el expediente contractual e incluir en base de datos. Una vez publicada la constancia de archivo o cierre de contrato o convenio se procederá a archivar el expediente contractual y se informará al encargado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales, con el fin de actualizar la base de datos.		Profesional, técnico operativo de la Subdirección de Asuntos Legales asignado del grupo de liquidación de la Subdirección de Asuntos Legales	Archivo en expediente contractual Base de Datos SECOP I o SECOP II

5. AUTORIZACIONES:

	NOMBRE	CARGO	FIRMA
Elaboró	Grupo de Contratos Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx	Contratistas – Subdirección de Asuntos Legales
	Grupo Gestión, Seguimiento y Calidad Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx, Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx y Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx	Profesional Especializado
Revisó	Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx	Asesora Dirección/Coordinación Contratación
	Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Astro	Subdirector de Asuntos Legales
	Xxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx	Profesionales Oficina Asesora de Planeación
Aprobó	Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx	Jefe Oficina Asesora de Planeación