Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE Y ALMACENAMIENTO DEL MATERIAL PROMOCIONAL DE LA ISLA DE MALLORCA
1. Objeto del contrato
2. Servicios a realizar
2.1. Custodia y almacenamiento
2.2. Manipulación del material
2.3. Transporte del material
3. Características técnicas del servicio
3.1. Logística de la empresa
3.2. Obligaciones del adjudicatario
3.3. Seguros y cobertura de riesgos
3.4. Horarios de atención y servicio de urgencia
3.5. Gestión a proveedores
3.6. Plazos de ejecución
3.7. Precio
4. Condiciones a cumplir en las prestaciones
5. Solicitud de servicios
6. Presupuesto del contrato
7. Forma de pago y justificación
8. Criterios de valoración
9. Oficialidad de lenguas
10. Duración del contrato
11. Derechos de imagen y propiedad intelectual
12. Control y seguimiento de la ejecución del contrato
13. Confidencialidad y LOPD
1. Objeto
El contrato que regirá el presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto la realización del servicio de custodia y almacenamiento en la isla de Mallorca, así como la gestión, manipulación y transporte del material promocional con destino a las ciudades donde se celebren acciones promocionales de Mallorca en las que participe la FMT, así como recogida y envío del material una vez finalizado el evento, previa petición de la Fundación. Están incluidos dentro de este contrato la custodia, almacenamiento y traslados de material de aquellas entidades que colaboren con la FMT en las acciones promocionales.
2. Servicios a realizar
2.1. Custodia y almacenamiento
Guarda, custodia y almacenamiento de todos los materiales objeto del contrato, con las condiciones necesarias para la correcta conservación del material y su manipulación ordinaria, entendiéndose ésta como carga, descarga y demás labores propias de gestión de las mercancías almacenadas.
Se requiere una capacidad mínima de almacenamiento de 40 palés, y hasta un máximo de 70 palés.
Es requisito indispensable que el almacén se encuentre en la isla de Mallorca, dado que la sede de la FMT se encuentra en Palma.
2.2. Manipulación del material
La empresa adjudicataria deberá realizar los siguientes servicios de manipulación:
a) Ordinario: tareas necesarias para la correcta guardia, custodia y distribución del material.
b) Extraordinario: preparación de packs con elementos promocionales objeto del contrato.
c) Otros:
- Recepción del material de la FMT y de diferentes organismos colaboradores.
- Picking y packing para la realización de envíos, incluido el etiquetaje.
- Recogida y envío a Mallorca del material que no haya sido utilizado cuando la FMT lo considere necesario.
- Despacho de aduanas.
Todos los servicios descritos anteriormente correrán a cuenta del adjudicatario sin coste alguno para la FMT.
2.4. Gestión del material desactualizado
El adjudicatario deberá gestionar correctamente el material desactualizado (folletos, guías, catálogos, revistas, etc.) por medio de una empresa autorizada de gestión de residuos, así como cualquier otro material obsoleto almacenado, previa solicitud de la FMT. El adjudicatario deberá aportar la acreditación correspondiente a la destrucción del material. El pago de estos servicios se realizará como gastos suplidos a la presentación de la certificación de la empresa homologada para tal fin.
2.5. Transporte del material
A modo orientativo, las ferias previstas para el año 2020 son:
TIPUS ACCIO | NOM ACCIÓ | CIUTAT/LLOC | MERCAT | DATA INICI | |
1 | FIG | FERIEN | VIENA | ÀUSTRIA | GENER |
2 | FIP | CMT FAHRRAD & ERLEBNIS REISEN | STUTTGART | ALEMANYA | GENER |
3 | FIG | MATKA | HELSINKI | FINLÀNDIA | GENER |
4 | FIP | BOOT DÜSSELDORF | DÜSSELDORF | ALEMANYA | GENER |
5 | FIG | FITUR | MADRID | ESPANYA | GENER |
6 | FIP | MADRID FUSION | MADRID | ESPANYA | GENER |
7 | FIP | FESPO GOLF | ZURICH | SUIZA | GENER |
8 | FIP | FIO BIRDING EXTREMADURA | CACERES | ESPANYA | 28/02/2020 |
9 | FIP | FREE MUNICH | MUNIC | ALEMANYA | FEBRER |
10 | FIG | ITB | BERLÍN | ALEMANYA | XXXX |
11 | FIG | SALON MONDIAL DU TURISME | PARIS | XXXXXX | XXXX |
12 | FIP | DESTINATIONS NATURE | PARIS | XXXXXX | XXXX |
13 | FIG | B-TRAVEL | BARCELONA | ESPANYA | XXXX |
14 | FIP | ARGUS FESTIVAL | VIENA | ÀUSTRIA | XXXX |
15 | FIG | EXPOVACACIONES | BILBAO | ESPANYA | XXXX |
00 | XXX | XXXX | XXXXXXXXX | XXXXXXXX | MAIG |
17 | FIP | VELOTHON BERLIN | BERLIN | ALEMANYA | MAIG |
18 | FIP | BMW INTERNATIONAL OPEN | MUNIC | ALEMANYA | |
19 | FIP | BIRDFAIR | LEICESTER | REGNE XXXX | XXXXX |
00 | XXX | XXXXXXXXX | XXXXXXXXXX | XXXXXXXX | XXXXXXXX |
00 | XXX | XXX OPEN (NORDEA MASTERS) | AMSTERDAM | HOLANDA | SETEMBRE |
22 | FIP | REHACARE (ACCESIBLE) | DÜSSELDORF | ALEMANYA | |
23 | FIP | BIRMINGHAM CYCLE SHOW | LONDRES | REGNE UNIT | SETEMBRE |
24 | FIG | IFTM TOPRESA | XXXXX | XXXXXX | SETEMBRE |
25 | FIP | IGTM | OCTUBRE | ||
26 | FIP | SALON INT PATROMOINE CULTUREL | XXXXX | XXXXXX | |
27 | FIG | WTM | LONDRES | REGNE UNIT | NOVEMBRE |
28 | FIP | IBTM WORLD | BARCELONA | ESPANYA | NOVEMBRE |
29 | FIP | ILTM CANNES | CANNES | FRANÇA | DESEMBRE |
30 | FIG | SALON INT TOURISME VOYAGES | MONTREAL | CANADA | OCTUBRE |
31 | FIP | BORSA MEDIT. TURISMO ARCHEOLOGICO | SICILIA | ITALIA |
Así mismo, está previsto un número aproximado de 8 envíos a las diferentes Oficinas de Información Turística pertenecientes al Consell de Mallorca, ubicadas en el municipio xx Xxxxx.
La FMT tiene previsto la realización de unos 15 actos promocionales en diferentes países europeos.
La empresa adjudicataria será responsable de la gestión y transporte del material promocional a las diferentes acciones que la FMT tenga programadas, si bien éstas podrán verse modificadas. Dicho transporte con destino a ferias y otras acciones promocionales tiene, generalmente, establecida la fecha, el horario de entrega y la persona de contacto. Para la correcta ejecución del servicio deberán cumplirse las condiciones establecidas.
En los casos en los que la entidad ferial tenga contratada una empresa para la correcta ubicación de las mercancías en los estands de las ferias, el adjudicatario deberá hacer la entrega a esta empresa. Si en alguno de estos casos el adjudicatario debiera abonar una cantidad por dicho servicio, una vez realizado el pago, éste podrá ser facturado a la FMT – gastos suplidos – siempre que se entregue copia de la factura abonada por el adjudicatario y sin posibilidad de aplicar ninguna comisión sobre dicho servicio.
También tendrá consideración de material promocional todo aquel destinado a la promoción gastronómica de Mallorca y, por lo tanto, el adjudicatario deberá encargarse de su recogida, custodia y traslado. Dentro de este tipo de material se incluyen vinos y bebidas en general, productos alimenticios envasados, aceites, pastelería y dulces, derivados lácteos envasados y, en definitiva, cualquier producto alimenticio correctamente envasado y etiquetado. Estos productos no necesitarán de condiciones específicas de almacenaje en frio, si bien deberán ser manipuladas de forma correcta y acorde a sus características.
En casos puntuales, el adjudicatario deberá transportar material deportivo y/o obras de arte (lienzos, fotografías, etc.) que por su valor deberán tener un tratamiento especial. Los gastos originados por este tipo de envíos podrán ser repercutidos a la FMT, si superan las condiciones establecidas en este pliego.
3. Características técnicas del servicio
Generalmente el transporte será de material impreso: folletos, carteles, displays, mapas, etc. Así como material publicitario y merchandising, como por ejemplo llaveros, bolsas, gorras, camisetas, vídeos, etc.
En cualquier caso, el material es siempre promocional y de distribución gratuita en el lugar de destino, careciendo de valor comercial, y por lo tanto está acogido al régimen establecido en el Protocolo Adicional al Convenio sobre Facilidades Aduaneras para el
Turismo, de 4 xx xxxxx de 1954, publicado en el B.O.E. con fecha 16 de diciembre de 1958.
Todos los despachos aduaneros serán efectuados por la empresa adjudicataria y, en caso de que sea necesario, la empresa deberá correr con todos los gastos derivados de los despachos.
Como norma general, el servicio se iniciará, o finalizará, en el almacén de la empresa adjudicataria o en las dependencias de la FMT. Para otros casos, el personal de la FMT comunicará a la empresa adjudicataria el lugar de entrega o recogida del material. Una vez llegue el material al almacén de la empresa adjudicataria, se podrá, ya que se recibirá material de diferentes entes colaboradores, guardar el material entre 5 y 8 días (siempre con previo aviso de los días y bultos por parte de la FMT).
Todo el material embarcado será responsabilidad del adjudicatario y, por lo tanto, deberá estar asegurado en las condiciones que determine la FMT.
3.1. Logística de la empresa
El adjudicatario recibirá las ordenes de envío y recogida por escrito (correo electrónico). En dicha comunicación se establecerán las características del envío, así como se informará de todo lo necesario para la formalización de los trámites aduaneros, que realizará siempre el adjudicatario.
La persona que se desplace con el vehículo de la empresa, durante el traslado de la documentación, irá provista obligatoriamente de un teléfono móvil. Los partes de trabajo/ albaranes (recogida y entrega de las cajas) se entregarán en la FMT, en el plazo no superior a 24 horas, después de haberse efectuado. En el parte figurarán los siguientes datos:
- Dirección de recogida
- Dirección de entrega
- kg transportados
- Número de bultos/palés
- Fecha del servicio
- Firma y sello de la empresa destinataria
Las expediciones tendrán carácter de exportación definitiva, aunque excepcionalmente se podrá establecer el retorno de mercancía. El punto de entrega será el contenido en la dirección indicada en la orden de envío. En el caso de que en momento de realizar la entrega del material en la feria especificada no se encontrase personal de la FMT en el estand, se deberá contactar vía telefónica con la persona de contacto de la FMT para acordar un nuevo horario de entrega. Las operaciones de descarga y colocación del material en el estand serán por cuenta del adjudicatario.
3.2. Obligaciones del adjudicatario
a) Contratar el personal necesario para atender los servicios objeto del contrato. Dicho personal dependerá exclusivamente del adjudicatario y, por tanto, no tendrá
derecho alguno en relación a la FMT, aun en el supuesto de que las medidas que adoptase el adjudicatario estuviesen basadas en incumplimiento, interpretación o resolución del contrato.
b) Velar por la calidad técnica del servicio, así como por las consecuencias que se deduzcan para la FMT, o para terceros, de las omisiones, errores o métodos inadecuados en la realización del trabajo, siendo de aplicación las penalidades descritas en el apartado la FMT del PCA.
c) Prestar la asistencia necesaria para la interpretación de datos, resultados, indicaciones, etc., así como para la corrección de errores u omisiones y para la preparación de cualquier documentación complementaria. Esta asistencia no supondrá coste alguno para la FMT.
d) Xxxxxx los riesgos derivados de la ejecución el contrato sin tener derecho a indemnización por pérdidas, averías o perjuicios ocasionados en la realización del trabajo.
e) Informar detalladamente sobre los servicios realizados o pendientes de ejecución, con la finalidad de controlar eficazmente el presupuesto del contrato.
f) Iniciar el servicio en el momento en el que se recibe la orden y finalizarlo con la entrega en el lugar convenido.
g) Cumplir con fechas, horarios, persona de contacto y lugares de entrega. Si hubiese incumplimiento, se aplicarían las penalidades descritas en el pliego de cláusulas particulares.
h) Abonar todos los gastos de los transportes internacionales, ya sean de carácter oficial (reintegros, canon aeropuertos, comisiones oficiales de despachos, etc.) o con otras características, como por ejemplo gastos comerciales, fletes, portes, gastos en recorrido nacional e internacional, carga y descarga, transbordo acarreos, tramitaciones de licencia, aranceles, fotocopias, conferencias fax, correos y otros de naturaleza similar.
i) Xxxxxx con los gastos derivados a terceros en cualquiera de los servicios prestados. En ningún caso la FMT correrá con dichos gastos.
j) Informar a la FMT del deterioro, pérdida, robo o cualquier otra incidencia que afecte al material transportado para que se puedan tomar las medidas oportunas. El adjudicatario está obligado a dar instrucciones concretas a sus corresponsales.
k) Informar a la FMT de las incidencias ocasionales que puedan surgir.
l) Retirar las mercancías xxx xxxxxxx del adjudicatario, o de donde la FMT indique, y colocarlas de manera ordenada en el interior del vehículo de transporte. Este trabajo de manipulación de mercancías será efectuado por el personal de la empresa adjudicataria. El material embarcado será reexpedido, transportado y, en todo caso, asegurado según las condiciones y términos que indique la FMT.
m) Cumplir con todos los términos y condiciones descritos en este pliego.
3.3. Seguros y cobertura de riesgos
El adjudicatario dispondrá de un seguro que cubra, como mínimo, el valor del material transportado y en custodia. Dicho coste será asumido por la empresa adjudicataria del contrato. El personal de la FMT podrá solicitar copia del seguro contratado.
En aquellos casos en los que el adjudicatario deba transportar obras de arte (lienzos, fotografías, etc.) deberá contratar un seguro específico que cubra el 100 % del valor de las obras, en caso de daño, robo o extravío, tanto durante el transporte y manipulación como durante su custodia y almacenaje. Para estos casos especiales, la empresa adjudicataria deberá gestionar y contratar el servicio especial, cuyo coste será asumido por la FMT, a gastos suplidos.
3.4. Horario de atención
El horario de oficina para la gestión de la cuenta de la FMT será, como mínimo, de
8.00 a 20.00 h. Para esta atención, el adjudicatario dispondrá de una cuenta de correo y de una línea telefónica exclusiva para la gestión de dicha cuenta.
3.5. Gestión a proveedores
La empresa de transportes que resulte adjudicataria será la responsable última del servicio realizado, tanto por ella como por sus corresponsales o cualquier otro tercero proveedor del servicio. Por lo tanto, la adjudicataria será la encargada de coordinar y gestionar cualquier tipo de incidencia con sus corresponsales y proveedores.
3.6. Plazos de ejecución
El servicio a prestar por parte del adjudicatario tendrá las siguientes consideraciones, que afectarán de forma directa en los plazos y, por tanto, en los importes facturados:
a) Envío ordinario: servicio programado de envío de material.
b) Envío urgente: servicio de envío extraordinario o fuera del plazo estipulado. Los plazos de ejecución máximos son (en días naturales):
Envío | Península y Baleares | Extranjero |
Ordinario | Hasta 8 días antes del inicio del evento | Hasta 20 días antes del inicio del evento |
Urgente | Desde 7 días antes del inicio del evento | Desde 19 días antes del inicio del evento |
Los envíos deberán facturarse según la clasificación de plazos expuesta en la tabla anterior o en la oferta presentada en el Anexo II, así como en la oferta económica realizada en el Anexo II. Dicha clasificación deberá quedar reflejada en las facturas.
3.7. Precio
El precio a facturar se deberá ajustar a la oferta presentada en el Anexo II.
Como norma general, cualquier transporte que se realice se facturará por precio/kg. En caso de que el adjudicatario estime que un servicio en concreto deba facturarse mediante la aplicación de un precio volumétrico, esta consideración deberá comunicarse a la FMT antes de llevar a cabo el servicio. La comunicación se realizará por medio de un informe, firmado por el técnico de mercancías adscrito al contrato, en el cual se justifique el cambio en la facturación. En última instancia, será el personal de la FMT quien dará conformidad a dicha facturación.
4. Condiciones a cumplir en las prestaciones
a) Custodia, almacenamiento, gestión xxx xxxxxxx, manipulación del material, transporte del material y gestión del material obsoleto por parte de un gestor autorizado.
b) Abono de los costes de colocación del material en el estand, en los que en los que haya una empresa contratada para el recinto ferial.
c) Ubicación xxx xxxxxxx en la isla de Mallorca.
d) Cumplimiento de todas las condiciones indicadas en la documentación que acompaña a cada envío (lugar, día y hora de entrega, persona de contacto…).
e) Contratación y gestión de los seguros necesarios para la correcta ejecución de los servicios.
f) Servicio personalizado y agilidad en la toma de decisiones. La cuenta de xxx deberá ser atendida por una persona responsable de la misma, con preparación y experiencia adecuadas.
g) Control exhaustivo de los gastos que se vayan como consecuencia de los servicios solicitados que se deberán reportar de forma periódica a la FMT.
h) Disponibilidad y rapidez de gestión de incidencias por parte de la persona responsable de la cuenta de la FMT.
i) Disposición de una línea telefónica especial y una cuenta de correo electrónico exclusiva, con el fin de garantizar una mayor rapidez en las comunicaciones.
j) Servicio permanente de emergencia, 24 horas, para información y apoyo, incluso xxxxxxxx y festivos. Para tal servicio, se facilitará un número de teléfono, tanto en territorio nacional como internacional.
k) Inventariado quincenal (en formato Excel y PDF) y archivo digital cronológico de las entradas y salidas del material.
l) Todas aquellas condiciones establecidas en este pliego.
5. Oficialidad de lenguas
Toda la documentación administrativa o técnica que se presente en esta licitación deberá estar en una de las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma de la Xxxxx Balears.
6. Derechos de imagen y propiedad intelectual
La empresa adjudicataria garantizará los derechos de imagen y propiedad intelectual que pudieran derivarse de la ejecución del contrato.
Todos los trabajos vinculados a imagen y comunicación que se realicen serán propiedad de la FMT y los originales se entregarán en los formatos que especifique el personal técnico de la FMT. Asimismo, la empresa adjudicataria se compromete al pago de todos aquellos impuestos y tasas derivados de la utilización de cualquier archivo sonoro, audiovisual o documento escrito.
7. Control y seguimiento de la ejecución del contrato
Por parte de la FMT y con la finalidad de llevar a cabo un seguimiento de la ejecución del contrato, el personal de la FMT a cargo del mismo podrá:
a) Dar las instrucciones oportunas para alcanzar los objetivos del contrato.
b) Proponer modificaciones que estime convenientes para mejorar la eficacia de los trabajos objeto del contrato.
c) Convocar las reuniones que se consideren necesarias.
d) Conformar facturas y/o certificados.
e) Informar y proponer la prórroga de los plazos de ejecución del servicio.
Por otra parte, el adjudicatario designará a un coordinador del contrato. Este coordinador ejercerá de interlocutor entre la empresa adjudicataria y la FMT, además de ser responsable de la ejecución de los trabajos objeto del contrato.
8. Confidencialidad y LOPD
La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato, y se comprometerá por escrito a guardar secreto, en relación a la información obtenida a través de los servicios prestados a la FMT.
La información que proporcione la FMT acerca de los usuarios finales de los servicios, será utilizada por el adjudicatario única y exclusivamente con la finalidad de la prestación del servicio, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de los datos.
Con el fin de garantizar lo expuesto anteriormente, el adjudicatario formalizará con la FMT un acuerdo para el tratamiento de los datos personales acorde con la normativa vigente. El adjudicatario se obliga a:
a) Mantener el secreto profesional respecto a los datos personales a los que tenga acceso durante la prestación de los servicios a la FMT. Obligación que subsistirá una vez finalizada la relación contractual.
b) Tratar los datos de carácter personal conforme a la normativa vigente y, en particular, conforme a lo que se establezca en el acuerdo que se subscribirá a la firma del contrato.
c) No utilizar los datos personales con ningún otro fin distinto de los descritos en el objeto del contrato.
d) No ceder los datos personales a personas físicas o jurídicas distintas a las que pudieran haber sido expresamente autorizadas en el contrato o en el acuerdo firmado por el adjudicatario.
e) Establecer las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, ya provengan de la acción humana o de medio físico o natural. En concreto, deberán cumplirse las medidas requeridas por la normativa de protección de datos, en especial el RD 1720/2007. Deberán establecerse las medidas del nivel que corresponda según establece la normativa y éstas deberán aplicarse durante la vigencia del contrato.
f) Devolver a la FMT los datos de carácter personal, así como cualquier soporte o documento donde conste algún dato personal, una vez finalizada la relación contractual.
En el caso de que la empresa adjudicataria destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerada responsable de la infracción acorde a la legalidad vigente.
Si la empresa adjudicataria tuviera que subcontratar a un tercero la prestación de parte de los servicios, y tales servicios comportaran el tratamiento de datos de carácter personal por parte xxx xxxxxxx, la empresa adjudicataria actuaría en nombre y por cuenta de la FMT. Para ello, la empresa adjudicataria deberá solicitar autorización por escrito a la FMT.