Prescripciones técnicas
Prescripciones técnicas
de los servicios de
Manipulación de correo ordinario
para
Bilbao Exhibition Centre, S.A.
En Barakaldo, a 31 xx xxxxxx de 2018
El Director General Bilbao Exhibition Centre, S.A.
Í n d i c e
1. Definición del objeto del contrato 4
2. Servicios incluidos y exclusiones 4
2.2. Almacenamiento y dársena 5
2.3. Recepción, control y muestras 5
2.6. Recepción de correspondencia 6
2.7. Paquetería y servicios excepcionales 6
2.8. Gestión integral del servicio 7
3. Generalidades de la ejecución del contrato 8
3.1. Punto de entrega y recepción 8
3.3. Custodia y seguridad de datos 8
3.4. Cesión de espacio o locales 9
3.5. Equipo, herramientas y medios auxiliares 9
4. Ejecución del servicio: Campañas de publicidad y promoción 9
4.1. Manipulación y envío de campañas publicitarias y promocionales 9
4.2. Análisis de devoluciones 9
4.3. Almacenamiento o dársena 10
4.4. Recepción, control y muestras 11
5. Ejecución del servicio: Correspondencia ordinaria 11
5.1. Gestión de la correspondencia propia 12
5.2. Gestión de apartados de correos 12
5.3. Servicios ante las oficinas de Correos 12
6. Paquetería y envíos excepcionales y especiales 13
8. Partes de trabajo y facturación 15
8.3. Devoluciones de envíos 15
11. Cesión y subcontratación 18
11.1. Subcontratación y colaboración externa 18
11.2. Límites de la subcontratación 18
12.3. Alteraciones en el equipo humano 19
12.4. Confidencialidad del equipo humano 19
13. Capacidad de respuesta inmediata y retenes de seguridad 19
13.1. Capacidad de respuesta inmediata (CRI) 19
14. Propuesta técnica y profesional 20
14.2. Apartados mínimos del proyecto 20
15. Valoración de criterios sujetos a juicio-valor 20
15.2. Aspectos a considerar 20
15.3. Puntuación de sub-criterios 21
18. Anexo de descarga de materiales 24
19.2. Detalle de la fachada Norte 27
19.3. Acceso C del aparcamiento 28
1. Definición del objeto del contrato
Los envíos de correo ordinario los realiza en la actualidad BEC a través de la Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, S.A., en adelante “Correos”, así como cuenta con apartados de correos y otros servicios de envíos. En estas prescripciones, la referencia a Correos se deberá entender como una referencia genérica al servicio de correo ordinario.
También existen otras relaciones comerciales que deberán tenerse en cuenta al desarrollar las tareas que componen el objeto de contratación. Así, esa misma relación comercial establecida con el grupo empresarial Correos, puede extenderse en envíos urgentes a empresas dedicadas a la entrega inmediata o modos específicos de transporte de documentos y paquetería.
Podrán existir o coexistir con el contrato derivado de esta convocatoria, acuerdos del tipo descrito; en todo caso, el conjunto de dichas vinculaciones se expresará en este documento como “Correos”.
El objeto de la licitación denominada “Manipulación de correo ordinario” reúne los servicios siguientes, que se presentan agrupados:
1. Campañas de publicidad y promoción:
Manipulación y entrega.
Almacenamiento y dársena.
Recepción, control y muestras.
2. Correspondencia ordinaria:
Correspondencia diaria.
Apartado de correos.
Recepción de correspondencia.
3. Paquetería y envíos excepcionales.
4. Gestión integral del servicio.
Se excluyen de la adjudicación aquellos envíos en los que exista la adjudicación de fabricación de elementos que hayan de producirse ya clasificados y definitivamente preparados para su inmediato envío o mera entrega en una agencia de correos. Ver “Exclusiones”.
El conjunto de tareas, gráficamente, podría así expresarse:
2. Servicios incluidos y exclusiones
La tarea de Manipulación y entrega incluye el doblado, tratamiento, embuchado y tareas relativas a la preparación, ensobrado de documentos, su cierre, clasificación, franqueo, entrega en Correos o empresa de envíos que se defina en cada caso y la gestión integral de esta tarea.
De una manera excepcional, puede requerirse la personalización o incluso impresión de documentos, si bien dicha fase no forma parte de la adjudicación de esta convocatoria. De hecho, en el momento de emitirse estos pliegos, BEC mantiene adjudicaciones de impresión de documentos que incluyen la personalización de los mismos. Consiste esta fase, pues, un complemento para casos excepcionales.
Si bien esta tarea de Almacenamiento y dársena se describe exhaustivamente por su importancia para BEC, debe indicarse que las existencias en el actual adjudicatario de BEC son de 2.250 sobres. Se trata, por tanto, de un volumen poco importante para cualquier posible candidato de esta convocatoria.
Se incluye en la convocatoria el Almacenamiento y dársena de documentos destinados a su envío, sobres y envoltorios, así como aquellos elementos que agilicen o favorezcan la tarea de Manipulación y entrega, descrita antes.
Para dichos materiales a almacenar, BEC tiene contratada la entrega directa, a modo de dársena, en almacenes de su posible adjudicatario de un servicio de almacenaje y/o manipulación y envío. La recepción de elementos en nombre de BEC incluye la remisión de muestras de los mismos al tiempo de realizar la siguiente entrega del correo en nuestra sede.
Para llevar a cabo dichos servicios, los posibles adjudicatarios deberán adecuar su ubicación o almacenes de acuerdo a dicho contrato en vigor, que limita la entrega a un radio de veinte (20) kilómetros desde la sede de BEC, en Barakaldo.
Esta limitación de la situación de almacenes en dicho radio se justifica no sólo por razón de costes para el adjudicador, sino tiempos estimados de actuación relativos al servicio que se solicita de Almacenamiento y dársena.
En otro caso, el adjudicatario asumiría los cargos que pudieran derivarse de los traslados que se precisasen desde BEC, ya fuera como una extensión de la tareas de recogida y entrega de envíos que forma parte de esta contratación ya lo fuera de acuerdo con el adjudicatario de imprenta o como dispusiera, siempre y cuando asumiese la responsabilidad de una ubicación fuera del radio citado para el servicio de Almacenamiento y dársena.
Entre estos materiales, se encontrarán los folletos promocionales, identificadores, papel impreso y circulares, así como los sobres y envoltorios a enviar, en general, de carácter promocional.
El servicio incluye una cuantificación mensual (a fin de mes y dentro de un plazo no superior a una semana) de cada tipo de material del que es depositario. Este listado mensual será enviado mediante correo electrónico, en formato de hoja de cálculo u otro que fuera pactado entre las partes. El adjudicatario, en base a las estadísticas y experiencia, advertirá de posibles incidencias y finalización de stocks cuando así lo detectase.
2.3. Recepción, control y muestras
El mantenimiento de materiales en instalaciones donde se manipulan los envíos, podría exigir la recepción (directa, desde nuestros proveedores) de ciertos materiales destinados a ese fin, por lo que serían necesarias algunas tareas de Recepción, control y muestras.
Esto incluiría la apertura de lo que fuera a ser recibido o “recepcionado”, su conteo e inclusión en inventario y el envío de muestras a BEC para que, si fuera necesario, se analicen.
Cuando el mero conteo de los materiales a recibir o “recepcionar” (“dársena” de BEC) no asegure su adecuación a los estándares de los envíos, el adjudicatario realizará un informe con la incidencia y datos de la recepción, que será remitido por correo electrónico en el plazo de 24 horas desde la recepción del material del que se trate.
En todo caso, cuando el adjudicatario sea el destinatario directo de elementos y materiales, cuando los reciba directamente del proveedor, sin haber sido remitidos por BEC, deberá remitirnos muestras de aquello recibido. Salvo especificaciones en sentido contrario, el adjudicatario remitirá media docena de unidades de cada modelo recibido, que serán entregados junto a la correspondencia diaria siguiente al momento de recepción.
Los controles de recepción de materiales y otros estándares de BEC relativos a esta tarea se incluyen en los correspondientes anexos.
Aunque se recoge en BEC la correspondencia o paquetería, la denominada Correspondencia diaria consiste en la misma tarea descrita para Manipulación y entrega: su adecuada entrega en Correos.
Se trata de correspondencia recogida en las instalaciones de BEC, generalmente ensobrada previamente y con la dirección de destino ya indicada en el sobre o envoltorio. Suele constar de sobres que, generalmente, han sido ya cerrados, con destinos diversos (respuestas individualizadas); se recogen en BEC al hacer la entrega de la correspondencia diaria.
Por lo tanto, las tareas se reducirían, tras la recogida, a: sucinta comprobación del cierre y claridad en el destinatario indicado, clasificación y entrega en Correos.
En el momento actual, BEC cuenta con un Apartado de correos en Bilbao (número 468, 48080). El adjudicatario gestionará la recogida del apartado y entrega de las recepciones en BEC, tal y como se describe en Recepción de correspondencia.
La entrega de dicha correspondencia en BEC suele realizarse, salvo expresa referencia de lo contrario, con la correspondencia que llega a la oficina de Correos de Barakaldo.
Gestionará el apartado, recomendando, cuando así lo juzgase adecuado, su mantenimiento, traslado, eliminación o medidas conducentes a la mejora del servicio y ahorro de costes.
2.6. Recepción de correspondencia
El denominado servicio de Recepción de correspondencia consistirá en la recogida del correo ordinario en las oficinas de Correos (Barakaldo) y su entrega diaria en BEC.
El correo certificado dirigido a BEC, como sociedad, también deberá ser recogido al tiempo que el ordinario, poniendo el adjudicador los medios para posibilitarlo.
Debido a la falta de instalación de buzones con acceso al servicio de Correos y que en la torre de oficinas de BEC se ubican varias empresas, este servicio incluye la recogida de toda la correspondencia dirigida a Xxxxx xx Xxxxx, número 1.
El volumen de correo ordinario, tanto de BEC como de estas empresas, es en la actualidad escaso. El adjudicatario asumirá esta recogida (y entrega en BEC, junto al correo de nuestro propio correo) mientras las citadas empresas pongan a su disposición los medios para llevarlo a cabo y el adjudicatario no demuestre que el mismo supone unos costes materiales.
El adjudicatario mantendrá informado al adjudicador de las posibilidades, razonabilidad y alternativas de esta “doble tarea”, Apartado de correos en Bilbao y Recepción de correspondencia.
2.7. Paquetería y servicios excepcionales
Existen envíos de un carácter especial, como es la utilización de la motocicleta para entregas urgentes o en mano, así como envíos susceptibles de cobro a la entrega. En general, esta tarea la asume el departamento de Personal de BEC, que se ocupa de contactar con una empresa especialista en dichos servicios sin que el adjudicatario de esta convocatoria se vea en absoluto implicado en esta labor.
Esto se debe a que la gran mayoría de envíos urgentes y de este carácter son realizados desde las oficinas de BEC; sin embargo, cuando se trata de elementos en poder del adjudicatario es cuando se hace necesario el desarrollo de responsabilidades en este concurso, denominándose lo relativo a ello Paquetería y envíos excepcionales.
Para estos casos, BEC dará o podrá dar autorización al adjudicatario para actuar en su nombre, lo cual se justifica porque el adjudicatario mantendrá almacenados los elementos y envoltorios que forman parte del envío.
El adjudicatario deberá comprobar las alternativas de utilizar la autorización de BEC para contratar este servicio en su nombre (y con las tarifas que pudiera haber pactado BEC), la de llevar a cabo por sí mismo el servicio y la de “trasladar a BEC” los beneficios de sus propios acuerdos de tarifas con terceros. En este último caso, sería el adjudicatario quien trasladase el cargo a BEC en su propia factura, salvo pacto en contrario.
Un servicio especial, podrá ser requerido, y es la urgente remisión de muestras recibidas sin esperar al plazo estándar pactado (ver servicio de Recepción, control y muestras); en este caso, los costes serán facturados a BEC tal y como hubiera sido pactado.
El adjudicatario podrá ser requerido para llevar a cabo esas mismas funciones de remitente de Paquetería y envíos excepcionales habiéndosele entregado el sobre o paquete a enviar junto a la correspondencia diaria; caso en el que se aplicarán premisas similares o equivalentes a las enunciadas.
2.8. Gestión integral del servicio
Como Gestión integral del servicio se entenderá el asesoramiento del adjudicatario en las materias a las que esta convocatoria corresponde.
Entre otras, y sin que suponga una delimitación del servicio, se incluyen las siguientes:
Asesoramiento en la elección de los tamaños y modelos de sobres y envoltorios a emplear en cada envío.
Selección de la modalidad de envío a emplear en cada caso.
Seguimiento de los envíos realizados a través de la red (Internet), cuando así se requiriese.
Específicamente o no citadas, las de conteo de elementos almacenados y su advertencia de que puedan agotarse y la gestión del apartado de correos.
Selección de empresa o empresas a través de las cuales realizar los envíos, ya sea para un plazo o por cada envío de importancia. Selección de empresa o empresas a través de las cuales realizar los envíos especiales y acceso a descuentos o contratos favorables.
Cada fin de año natural, el adjudicatario realizará un informe especial, que incluya el tipo y número de existencias que mantiene en sus instalaciones, tipo y número de grandes envíos realizados en el año, etcétera, así como las recomendaciones y comentarios que considere pertinentes de cada tipo de tarea descrita en el concurso.
Sin que suponga una relación exhaustiva, se destacan como exclusiones de esta licitación:
Las que limiten las leyes y premisas en relación a la protección de datos.
Los envíos que, mediante acuerdos con socios o colaboradores, se pacte que sea realizado por cualquiera diferente del propio BEC, como es el caso con asociaciones.
Los envíos que en las licitaciones de “Imprenta y artes gráficas” e “Imprenta II” se asignan expresamente al adjudicatario de ciertos elementos.
Los que utilicen las distribuciones pactadas y otros elementos promocionales o envíos propios de terceros, como las inserciones en revistas, diarios y similares.
3. Generalidades de la ejecución del contrato
3.1. Punto de entrega y recepción
Por defecto, el punto de recogida y entrega de los sobres y paquetes será la “Recepción de la Torre BEC” o de oficinas, su ubicación puede verse en los planos anexos. Es habitual detener el vehículo de reparto en el carril que se utiliza como parada de taxis.
Excepciones a la premisa de entrega y recogida en Recepción lo constituyen, entre otras, las siguientes:
Bultos, ya sea por su peso o por su volumen, que exijan el uso de carretilla eléctrica o se destinen o se entreguen desde nuestros almacenes.
Tamaño o características del vehículo elegido para la entrega y recogida.
Celebración de certámenes y eventos que colapsen la zona.
Normas de tráfico que dicten las autoridades.
Fuerza mayor u otras acordadas a dichos efectos.
Cuando así se de el caso, se podrá utilizar el aparcamiento de BEC, planta 1º, zona de almacenes, cuya ubicación y acceso se describen en los planos anexos.
Cuando el tamaño y características del vehículo o premisas dadas al adjudicatario lo exigiesen, deberá utilizarse el denominado “acceso Sur” o “xx Xxxxxxxx”, también recogido en los planos anexos.
Estas entradas y salidas desde nuestro aparcamiento lo serán sin cargo al adjudicatario.
Calendario
Debido a la diversidad de tareas que en el objeto del contrato se incluyen, deberán coexistir varios calendarios.
Así, BEC asumirá que el calendario que rija el servicio de Manipulación y entrega sea el correspondiente al propio convenio del adjudicatario, siempre y cuando no exista una interrupción del servicio por más de cuatro (4) días naturales, salvo festividad de la CCAA de Euskadi o de mayor amplitud geográfica. Esto mismo será aplicable a sus tareas como “receptor alternativo” de elementos y materiales (funciones de “dársena” y “recepción”).
Lógicamente, para la recogida de correspondencia en Bilbao, Barakaldo o cualquier otra oficina de Correos, se atenderá a sus calendarios.
No obstante las excepciones lógicas para cada servicio descrito, el calendario aplicable con carácter general será en de Barakaldo.
El adjudicatario podrá proponer excepciones al mismo, ya que BEC cuenta con festivos en días que son laborables para el municipio y a los otros destinatarios del contrato (otras empresas radicadas en la “Torre BEC”) se les supone un beneficio limitado de la convocatoria.
Horario
Si bien el servicio de Correspondencia diaria, de Apartado de correos y de Recepción de correspondencia se realizará antes de las 10:00 horas de cada día en que se produzca el correspondiente servicio, actualmente el horario de nuestra Recepción es de 8:00 a 20:00 horas.
3.3. Custodia y seguridad de datos
La empresa adjudicataria se compromete a respetar lo dispuesto en las leyes y normativa sobre la protección de datos personales, que regula lo referente a la custodia y seguridad de los ficheros de datos de dicho carácter, sus actualizaciones o normas de obligado cumplimiento que corresponda en cada caso aplicar.
Las bases de datos que suministre BEC, serán utilizadas exclusivamente para los correspondientes envíos y sin ninguna otra utilización de las mismas por parte del Adjudicatario. En consecuencia el adjudicatario procederá al borrado o destrucción de los datos aportados una vez devuelto el ejemplar facilitado por BEC, tras ser tratado para el fin que se le encomendó.
El adjudicatario deberá firmar un compromiso en dicho sentido al formalizar el contrato.
3.4. Cesión de espacio o locales
No se prevé la cesión de espacios o locales a adjudicatarios salvo en periodos, circunstancias y otras características concretas.
En todo caso, BEC cuenta con locales que se son arrendados a aquellos adjudicatarios que demuestran el beneficio de plazos o procedimientos que directamente afectan al objeto del contrato y que pueden solicitar en régimen de arrendamiento.
La prioridad de asignación de los mismos será potestativa de BEC, que seleccionará en función de los beneficios que en el objeto del contrato reportase y, en igualdad de circunstancias y salvo reparto o división de áreas, del vencimiento o antigüedad de cada contrato.
3.5. Equipo, herramientas y medios auxiliares
El adjudicatario dotará a su personal los medios de transporte, formación, identificadores, telecomunicación y cuanto instrumental necesario y que colabore al óptimo desarrollo de los servicios objeto del contrato.
Específicamente, los conductores de los vehículos de entrega y reparto vinculado a la Correspondencia diaria, de Apartado de correos y de Recepción de correspondencia, contarán con un teléfono móvil desde el que comunicar con los responsables de BEC que se indiquen y donde recibir sus llamadas.
4. Ejecución del servicio: Campañas de publicidad y promoción
Se trata de envíos postales cuya característica principal es la entrega de bases de datos por parte de BEC para la correspondiente personalización de los mismos. En general, conlleva exclusivamente la manipulación de materiales suministrados e incluso personalizados por BEC; sin embargo sí que podría encargarse la propia impresión de una carta o circular al adjudicatario. En todo caso, la tarea termina con la clasificación, franqueo y entrega de la misma en la correspondiente oficina de correos.
Esta tarea, según los casos, puede ser llevada a cabo por la propia adjudicataria o encargada de la confección de los folletos o documentos ya personalizados, sobre todo cuando su creación incluye el cierre del documento sobre sí mismo, sin sobre o envoltorio aparte.
4.1. Manipulación y envío de campañas publicitarias y promocionales
La empresa adjudicataria deberá disponer de un sistema de recepción digital de las bases de datos y textos o, en su defecto, recogerlos inmediatamente en BEC.
Funcionamiento: Los sobres y documentación que se incorpore a estos envíos le serán suministrados por BEC o sus proveedores y serán almacenados hasta su manipulación en las instalaciones del adjudicatario. El material sobrante se entregará en BEC sin recargo alguno o, en el caso de así acordarlo, será almacenado y custodiado en las dependencias del adjudicatario.
Tarifa: Incluye la información, mediante consulta telefónica al Jefe de servicio, de los trabajos realizados y su progreso, devoluciones, facturas y sugerencias de los servicios contratados. En el precio por manipulado se encuentra englobado su almacenamiento durante un tiempo denominado “Margen de seguridad”.
Margen de seguridad: Tiempo de tenencia de materiales que se destinan a campañas y envíos a realizar. Se establece este en treinta (30) días.
Tarea vinculada a los envíos de campañas publicitarias y promocionales.
Base crítica: Se define así como aquellas bases de datos que contienen un mínimo número de registros que se tomarán como referencia de ciertas tareas diferenciales. En esta licitación se establece en dos mil (2.000) registros.
Funcionamiento: En los envíos inferiores a la Base crítica, el adjudicatario entregará los devueltos físicamente en BEC sin necesidad de realizar análisis de ningún tipo, al igual que en el caso de la “Correspondencia ordinaria”.
Deberá remitir un análisis de las devoluciones cuando se trate de envíos que alcancen la Base crítica. El adjudicatario deberá devolver a BEC la base de datos con los registros correspondientes a los devueltos debidamente marcados. Dicho análisis se deberá entregar por primera vez transcurridos treinta (30) días desde la fecha de envío y su progreso hasta cuatro
(4) meses después del mismo.
Salvo indicación expresa de BEC, el adjudicatario se encargará del reciclado del material acumulado como consecuencia de las devoluciones, tanto si se trata de material utilizable en envíos posteriores como si el destino fuera su destrucción y depósito en los correspondientes contenedores.
Revisiones: BEC estará facultado para efectuar al almacén del adjudicatario cuantas visitas considere oportunas a fin de comprobar el cumplimiento por éste de sus obligaciones en relación a este apartado. Las condiciones serán similares a las descritas para el caso del servicio de almacenamiento o dársena.
Tarifa: En las tarifas de envío se incluye el análisis y tareas indicadas para las devoluciones que alcancen la Base crítica; sin embargo, cuando no sea así, podrá BEC solicitarlo expresamente, en cuyo caso se facturará según Cuadros de licitación.
Finalidad: Ya fueran entregados por BEC o como destino de elementos adquiridos directamente por BEC a sus proveedores que previsiblemente, en su totalidad o gran parte, serán destinados a su envío y, por tanto, manipulación por parte del adjudicatario.
Transporte: Los materiales a almacenar serán entregados en las instalaciones del adjudicatario, siendo a cuenta de BEC su transporte. No obstante, el adjudicatario deberá hacer entrega al transportista de cuanta documentación facilite las entregas, así como poner a su disposición los medios materiales y humanos que se precisasen.
Funcionamiento: El funcionamiento general se deriva de contar con un almacén o dársena que agilice la manipulación y envío de los materiales que BEC destina a ese fin. Así, formarán parte del servicio las habituales tareas de un almacén como si de propiedad o gestión directa de BEC se tratase, ya a efectos de carga y descarga e incluso conteo e inspección o auditoría, según se detalla en el correspondiente apartado.
Xxxx XXX quien acuerde los pormenores de la entrega con el proveedor, desde la fecha hasta las condiciones de empaquetado y demás detalles, contando siempre con el calendario y horario laboral del adjudicatario. Una vez acordado esto por parte de BEC, comunicará al adjudicatario el material del que se trate, la fecha, número de ejemplares y volumen estimado de la entrega.
A partir de esto, será el adjudicatario quién asuma las responsabilidades y lleve a cabo las tareas propias de la recepción, con reserva de los controles de calidad últimos que BEC realice sobre las muestras recibidas.
Seguro: El adjudicatario deberá contar con un seguro de cobertura del valor de los materiales almacenados desde la recepción hasta su envío. Para ello, BEC facilitará el valor aproximado de los elementos de los que solicitará que almacene. Esta valoración podrá venir dada como estimación directa de BEC o por medio de copias o comunicaciones de los pedidos que efectúe a sus proveedores.
Revisiones y auditoría: Estas revisiones o conteos podrán ser realizados, en horario laboral del adjudicatario tanto por personal propio como por subcontratado a tal fin, con preaviso mínimo de 1 hora si la ejecución es autónoma por parte de BEC, siendo de 24 horas el preaviso para revisiones asistidas por el personal del adjudicatario. Dicha atribución se deriva no sólo de las comprobaciones de la facturación misma y calidad del servicio, sino también de las revisiones y auditorías a las que BEC está obligado.
El adjudicatario deberá proporcionar la información siguiente: tomando el volumen a final de mes anterior o último facturado, justificará las entradas y salidas diarias hasta el mismo día de revisión o visita.
Tarifa: La utilización de este servicio supone la superación del periodo de “Margen de seguridad” establecido para los elementos y materiales sujetos o vinculados a envíos previstos. Se establece la unidad de medida en el m3/día o palet de 120x100x140 centímetros. Se tomará como m3 o palet/día completo, sin fracciones de los mismos, e incluirá las tareas de información y revisiones del estado y volumen, entre las que se destaca la justificación del importe facturado distinguiendo, día a día, el volumen al que se refiere.
4.4. Recepción, control y muestras
Finalidad: Engloba los servicios de revisión y conteo de material recibido en sus instalaciones para su almacenamiento, el control de las entradas y salidas de los mismos y su seguimiento y el asesoramiento previo sobre los envíos a realizar en el doble papel xx xxxxxxx y agente de Correos.
Funcionamiento: Múltiple, según cada tarea descrita en este apartado.
Recepción: Conjunto de acciones cuya meta es la recepción de materiales, su control, almacenamiento transitorio, manipulación y envío. El adjudicatario deberá contar con personal en calendario y horario adecuados, según convenio del sector, para tal finalidad, manteniendo un acceso adecuado a los vehículos de transporte generalmente utilizados por las empresas de publicidad, artes gráficas y otras posibles proveedoras de elementos susceptibles de envío por correo.
La adecuada recepción de elementos incluye tareas como:
Xxxxxxx de una entrega embalada convenientemente y soportada por un albarán donde se especifiquen descripción y número de elementos, así como el origen o proveedor que realiza el envío y la fecha y hora de entrega.
Comprobación previa de que la intención de entrega es la que BEC demanda, tanto en cuanto a la fecha, proveedor, descripción, cantidad y estado.
Conteo y obtención de muestras para BEC.
Comunicación de la aceptación de la entrega a BEC y, en su caso, devolución del producto.
Seguimiento de existencias, entradas y salidas de materiales.
Conteo: El conteo será realizado tomando como referencia las cajas o envases recibidos y procediendo a determinación del número de ejemplares de una de dichas cajas elegidas al azar. Su resultado deberá de adecuarse al número de ejemplares que indique el albarán y anunciados como recepción por parte de BEC.
Muestras: El adjudicatario tomará muestras de los productos que reciba en nombre de BEC de manera que seleccionará elementos de diferentes cajas o envoltorios, evitando tomar el primero o el último, en su caso, y que el conjunto aporte una muestra a efectos de control de calidad.
Véase el apartado de Controles de recepción a los efectos de muestras.
Seguimiento: Consistirá en la creación de un soporte informático adaptado a las necesidades de BEC, y basado en la introducción de datos y envío mensual de un listado de existencias generales y ficha de cada producto, con las altas y bajas de los materiales empleados en cada trabajo. Este soporte informático incluido en la tarifa será un soporte simple. Cualquier especificación que precisase o la contratación de terceros que pudiera pactarse al efecto, será facturado aparte a las tarifas indicadas.
Vigencia: A pesar de la duración de la licitación y contrato, BEC se reserva la renuncia a este servicio de control y muestras con mero preaviso de 20 días de antelación al inicio de cada mes de servicio.
Tarifa: Con independencia de su volumen, se facturará por mes completo o fracción del mismo, incluyendo el conjunto de los servicios de recepción, toma de muestras e información y seguimiento.
5. Ejecución del servicio: Correspondencia ordinaria
Se define la Correspondencia ordinaria a los fines de esta licitación como la de correo ordinario, tanto emitida por BEC como a recibir por BEC.
En el caso de la emitida, se supondrá que se encuentra perfectamente ensobrada, con las direcciones ya impresas y sólo pendientes de clasificación, franqueo y entrega.
5.1. Gestión de la correspondencia propia
Finalidad: La empresa adjudicataria deberá recoger los sobres y paquetes preparados para su envío en BEC y, una vez clasificados y verificado su acabado y cierre suficientes (medidas, dirección, etiquetas y otras características) para que el envío sea aceptado por el despacho de correos, entregarlos en la oficina de Correos que corresponda.
Funcionamiento: Deberá contar con los elementos de transporte necesarios para tal cometido en el calendario, horario y puntos de entrega y recepción ya indicados.
El adjudicatario entregará los devueltos físicamente en BEC sin necesidad de realizar análisis de ningún tipo.
Tarifa: Con independencia de si se trata de un sobre o un paquete y hasta 1m3 de volumen, se facturará según elementos recogidos, que no deberán ser objeto sino de clasificación, franqueo y depósito en la correspondiente oficina de correos. Para volúmenes superiores al indicado u otras tareas, se tendrán en cuenta tarifas de otra índole, como puedan ser propias de paquetería y envíos especiales o mediante presupuesto.
5.2. Gestión de apartados de correos
Finalidad: Gestión, asesoramiento y representación en lo referente a los apartados de correos que tiene o pueda tener BEC. En la actualidad se mantiene el citado xx Xxxxxx.
Funcionamiento: Supone acceder a Correos, incluso a las dependencias exactas de sus instalaciones, entrega de la correspondencia en BEC, devolución de errores y la entrega de documentación relativa al servicio en dichas dependencias.
La tarea incluye la búsqueda de la organización y métodos más adecuados (especialmente en cuanto a ahorro de costes) para la recepción de correo, como remite de los envíos y otras finalidades de estos servicios.
En lo relativo a los certificados, podrá tener la potestad de recibir aquellos que sea autorizado, entre los que se excluyen los que hayan sido remitidos a cualquier particular o nombres diferentes a Bilbao Exhibition Centre y aquellas empresas de sus instalaciones que no hubieran autorizado esto expresamente.
Al tiempo de la entrega, se procederá a la recogida de correspondencia saliente de BEC, documentos, elementos y cualquier otro material relacionado con los servicios de esta convocatoria.
Vigencia: Este servicio cesará con un preaviso de 20 días naturales de antelación al inicio de cada mes de servicio.
Tarifa: Se facturará por mes completo o fracción de compromiso.
5.3. Servicios ante las oficinas de Correos
Finalidad: Recogida del correo que pudiera llegar a la oficina de Correos de Barakaldo, siempre que su destinatario sea BEC, y entregarlo en las instalaciones propias, así como hacer lo procedente para que el mismo no se vea entorpecido o interrumpido por circunstancias que pudieran preverse.
Existen varias empresas con sede social en la Torre de oficinas x Xxxxx BEC, dada la inexistencia de un buzón físico “en la Torre”, la recogida de correspondencia será destinada a nuestra dirección de correo postal.
El adjudicatario podrá llegar a los acuerdos que considere oportunos con dichas empresas para los casos especiales, siempre que mantenga el servicio que mediante esta convocatoria se contrata, el de “sustituir” las entregas de Correos por dicha inexistencia de un buzón accesible desde el exterior.
Funcionamiento: Supone acceder a Correos (oficinas que actualmente se ubican en el centro de Barakaldo) y realizar las mismas tareas que las descritas para los apartados de correos, entregando dicha correspondencia junto a la restante, en BEC.
Vigencia: Este servicio cesará o será sustituido por el correspondiente similar si BEC se decidiese por abrir un apartado en Barakaldo.
Tarifa: La tarifa de la recogida del conjunto de apartados o destinos en Correos (Bilbao y Barakaldo en la actualidad) y la recogida diaria en BEC lo será con renuncia a la facturación del correspondiente servicio según otros apartados del contrato.
La finalización, renuncia o desistimiento de este capítulo, tendrá como efecto la facturación según tarifas y labores del contrato principal. Igual efecto surtirá la eliminación de uno de los destinos (Bilbao o Barakaldo), siempre y cuando quede probada la mera sustitución de una oficina de Correos por otra, pudiéndose pactar recargos en función de los recorridos o servicios adicionales al contrato.
6. Paquetería y envíos excepcionales y especiales
Este apartado resulta de escasa aplicación; no obstante se incluye como servicio de la licitación por suponer una solución de problemas que pueden derivarse de la operativa de la licitación.
Finalidad: Cuando fuera solicitado, el adjudicatario se responsabilizará de los paquetes que le fuesen entregados en las instalaciones de BEC, junto a la recogida diaria de correspondencia, y su entrega a los distintos proveedores, ya fuera Correos o quien se indique por parte de BEC. Otros servicios englobados son las devoluciones de recepciones fallidas de productos adquiridos por BEC y el envío excepcional y urgente de muestras.
Reembolsos: En el caso de utilizarse por parte de BEC la modalidad de reembolso para catálogos o paquetes, procederá la aplicación de las tarifas de envío. Correos ingresará el importe del reembolso en la cuenta bancaria que BEC designe. El adjudicatario realizará las labores de manipulación, asesoramiento y apoyo ateniéndose a los acuerdos del contrato y anexos con independencia de si se trata o no de un reembolso.
Muestras urgentes: La entrega de muestras del adjudicatario (a BEC) se realizará al tiempo que la recogida diaria de correspondencia. Este servicio, así realizado, no tendrá coste adicional alguno, estando incluido en la tarifa correspondiente a su apartado.
Igualmente, BEC aceptará el cargo por aquellos envíos de muestras que BEC pudiera solicitar para sus agentes o delegados o cualquier otra que se estableciese suplementaria a la prevista en su correspondiente apartado.
La misma tarifa de las “muestras urgentes” será aplicada para cualquier servicio similar que se justifique debido, por ejemplo, al requerimiento de sello de entrega o entrada, firma de documentos y asimilables, ya fuera en Bilbao, Barakaldo o municipio donde el adjudicatario realizase las funciones de dársena y almacenamiento. La realización de estos servicios por parte del propio adjudicatario tendrá carácter excepcional y será solicitado de manera expresa en cada caso.
Envíos excepcionales: Paquetes y otros envíos que BEC solicite específicamente que sean realizados a través de vías urgentes o diferentes a las habituales, cuando se trate de materiales en poder del adjudicatario o impliquen tareas previas de manipulación. Así, las cajas, paquetes u otros que la urgencia, destino o cualquier circunstancia que recomiende la contratación del servicio con otros proveedores, serán retirados con el correo diario.
El horario de estos servicios será el estipulado por el convenio del sector.
Este servicio, que BEC podrá solicitar, no se sujeta a adjudicación propiamente dicha, sino a un complemento o prolongación de las tareas que sí suponen objeto de adjudicación.
Destajo: Para aquellas tareas de manipulación que se acordase expresamente y ocasiones en las que no hubiera otra manera de establecer una tarifa, se acuerda un coste por hora, con independencia de las labores que se llevasen a cabo.
Tarifa: El manipulado de la paquetería será tarifado por el adjudicatario. Cuando los envíos excepcionales sean facturados por el adjudicatario a BEC, al cargo del que haya sido objeto no le será repercutido recargo alguno, adjuntando a su propia factura una copia de la recibida por dicho motivo.
En caso de que BEC solicitase la urgente entrega de muestras y otros asimilables, la tarifa se estable por viaje de ida y vuelta con entrega en las oficinas de BEC en Barakaldo.
Finalidad: Asesoramiento previo sobre los envíos a realizar si se requiere en cada caso (tipo, tamaño, gramajes y otras características de materiales, forma de realizar el envío, etcétera), así como asesoramiento del producto de Correos a usar en cada envío. Este apartado incluye cada bloque y tarea de los que forman parte del objeto del contrato.
Representará a BEC, cuando así sea solicitado, ante Correos o los agentes que participen en la correspondencia y envíos objeto de contratación.
Cuando BEC lo solicite expresamente, averiguará el estado o progreso de los envíos (en tránsito, iniciados o terminados) que hubieran sido tramitados por el adjudicatario, detectando y opinando sobre retrasos, errores o éxitos del envío en cuestión.
Notas de entrega: BEC tiene actualmente firmado un contrato con Correos en el cuál hay establecidas una serie de condiciones para la realización de las notas de entrega y comisiones o descuentos.
El adjudicatario, en la medida en que tenga acceso a los contratos firmados por BEC a los que se refieren estos servicios, confeccionará y adecuará las notas de entrega y el asesoramiento mismo a los requerimientos de la empresa que realice los envíos propiamente dichos, en la actualidad, a los requisitos exigidos por Correos para la obtención de un descuento o tarifa más favorable a BEC.
Se incluye en los servicios a contratar todo lo referente a las notas de entrega y cualquier otra gestión conducente al envío más ágil y económico de lo manipulado por el adjudicatario.
Informe mensual: Ya fuera dentro de las colaboraciones del contrato principal o como consecuencia de cualquier envío realizado con intervención del adjudicatario, mensualmente remitirá, vía correo electrónico un informe de opinión, recomendaciones e incidencias. El carácter periódico de este informe no excluye otros informes específicos que BEC pueda solicitar.
La indicación, referencia o informe de errores y devueltos se vincula a cada parte de trabajo. Esta labor que en el contrato principal se relaciona con envíos de bases con numerosos registros (bloque de “Campañas de publicidad y promoción”), podrá ser específicamente solicitado, para labores relacionadas o con número de registros inferiores.
Mensualmente deberá redactar un informe expresando sus opiniones, incidencias, sugerencias y progreso al menos en cuanto a lo destacable en los siguientes aspectos:
Correspondencia ordinaria: Volumen mensual, mejora de métodos y ahorros posibles.
Apartados de correos: Incidencias, costes y métodos alternativos.
Manipulación y envío de campañas: Relación de cada grupo o parte de trabajo. Se podrá redactar o simplemente adjuntar copia de cada parte de trabajo que incluya tareas realizadas, tamaños y contenidos, cantidad o número e incidencias.
Análisis de devoluciones: Progreso de las mismas según parte de trabajo, comparando número o cantidad enviada con devoluciones y acciones llevadas a cabo como consecuencia de las mismas. Este “progreso” deberá al menos recogerse los cuatro (4) meses posteriores al envío de cada parte de trabajo.
Dársena o almacenamiento: Volumen de existencias, necesidades de reposición e incidencias.
Recepción y control: Recepciones del mes, muestreos realizados e incidencias.
Informe anual: Cada fin de año natural, el adjudicatario realizará un informe que incluya, al menos:
Niveles medios de los elementos que almacena.
Todas y cada una de las incidencias reportadas y detectadas en su servicio.
Opinión sobre cada uno de los servicios de los que es adjudicatario, incidiendo sobre posibles ahorros y mejoras aplicables a los mismos.
Además, incluirá una tabla resumen de las facturaciones habidas en ese plazo según tipo de servicio.
Paquetería: Tipos y volúmenes, mejora de métodos y ahorros posibles.
8. Partes de trabajo y facturación
Los partes de trabajo que BEC remita deberán ir acompañados por una muestra del envío donde se pueda ver como es exactamente dicho trabajo (sobre e interior).
El solicitante (departamento de BEC que corresponda) rellenará un parte de trabajo (PT), y se lo entregará al adjudicatario:
Si no hay material suficiente, el adjudicatario responderá con su previsión, con copia al departamento de Compras de BEC.
Si se realizara el envío a pesar de ello, el solicitante dará las indicaciones precisas sobre cuáles enviar o no o a cuáles incluir o no el elemento deficitario.
Cuando sea BEC el que ponga a disposición del adjudicatario el material desde sus almacenes, será colocado en la “dársena” o área de recepción y entrega, acordado entre BEC y el adjudicatario. Esta dársena será una zona próxima a los almacenes que BEC cuenta en sus instalaciones.
El adjudicatario realizará la manipulación y tareas previstas en el PT y confeccionará la nota de entrega (NE) o documento que Correos precise según sus premisas. El adjudicatario entregará en el plazo de los dos (2) días siguientes el albarán o NE sellado por Correos a BEC.
A final de mes, el resumen en hoja de cálculo (Excel o similar) será enviado a Compras. Las diferencias entre el conjunto de partes y la facturación deberán estar explicadas en la propia factura o un anexo a ella.
La factura deberá especificar cada PT involucrado en los cargos o llevar anexada una copia de los mismos. En defecto de PT, deberá identificarse ordenante y certamen o evento o, si lo anterior no fuera posible, el contenido del envío.
Además de anexarse copias de los PT a la factura a enviar, podrán utilizarse para la realización de informes, ya fueran estos de devoluciones de los envíos realzados o de cualquier otro informe a confeccionar por el adjudicatario.
Deberá conservar los PT, al menos, del año en curso y los correspondientes al año natural anterior al que se trate.
Los recogerá el propio adjudicatario y procederá, si fuera el caso, a realizar el análisis y marcas de envíos que hubieran sufrido devolución.
El adjudicatario devolverá el fichero con las pertinentes marcas y destruirá cualquier registro que en el propio ordenador hubiera quedado.
La entrega física a BEC de las devoluciones sufridas será realizada siguiendo las indicaciones de cualquier entrega habitual, si bien deberán encontrarse separadas del resto del correo y diferenciando el correspondiente PT cuando se trate de envíos que superen la Base crítica.
En la propia factura o como anexo a la misma, deberá detallarse lo siguiente:
Periodo que comprende; si fuera necesario, especificando en correspondiente a cada bloque o apartado.
Cada bloque al que se hace referencia en estas Prescripciones técnicas, indicando volumen o número, tarifa e importe o resultado de los anteriores factores.
Para los envíos con PT, detallar volumen o número, tarifa e importe o resultado de los anteriores factores, ya fueran los detalles como anexo o parte de este desglose de la factura.
Notas de entrega o documento que Correos hubiera emitido en el periodo o se refieran los cargos en la factura.
Fecha de emisión y destinatario del informe (bloque de Asesoramiento y gestión) correspondiente a su cargo en factura.
Este apartado, el correspondiente a entregas, recepciones, verificaciones y, en general, aquello correspondiente a la calidad, solvencia y capacitación que BEC emplea internamente y que, el adjudicatario, en la medida en que actúe en nombre de BEC, deberá tener presentes.
En general, BEC entiende como obligada la confirmación de entregas con al menos cuarenta y ocho (48) horas de antelación. Esta medida no deberá ser impuesta por el adjudicatario, dado que obedece a las especiales circunstancias de BEC (celebración de certámenes, congresos, espectáculos y otros) y la posibilidad de verse obligado al cierre de los accesos adecuados para tales tareas a los transportistas, que no deberán darse en el caso del adjudicatario.
Se destacan a continuación algunas consideraciones al respecto.
El adjudicatario informará al transportista de las obligaciones relativas al transporte, descarga y entrega de materiales y albaranes o notas de entrega en BEC, tanto las derivadas del calendario y horarios como las relativas a los accesos, dársenas, almacenes y procedimientos.
Será la sección responsable de los almacenes (departamento de Compras) la que contará con la potestad de firmar albaranes de entrega, así como gestionar y autorizar las entregas de materiales en sus almacenes, tanto sitos en el propio recinto como en el exterior.
Estas entregas podrán ser solicitadas en diferentes almacenes xxx xxxxxxx de BEC.
Las entregas de servicios o materiales y elementos puestos a disposición de BEC por vía diferente a sus almacenes, será realizado por el departamento usuario del mismo, sujetándose a las premisas de control que en cada caso se hubieran previsto.
Los materiales a entregar por el empresario deberán cumplir cuantas normas de carácter general sobre los mismos hayan sido dictadas por la administración competente en cada materia, sin prejuicio de las específicas que hayan podido establecerse en los pliegos de licitación.
BEC llevará a cabo el control, verificaciones y supervisión necesarios sobre los trabajos que el adjudicatario realice, con el fin de asegurar que se ejecutan conforme a las exigencias del contrato y los estándares de homologación que se determinen.
Todo adjudicatario u homologado acepta y se somete a las cláusulas que en dicha materia se dicten desde BEC tanto en cuanto a su evaluación de entregas, materiales, procesos y métodos como en cuanto a la mejora a la que su carácter dinámico marcará como estándar para mantener el carácter de empresa apta o Capacitada.
La calidad de los productos y servicios contratados será evaluada en base a las acciones de:
a) Control de calidad de las entregas y del servicio.
b) Revisiones o entrevistas periódicas.
Las revisiones y controles realizados podrán confirmar, dejar en suspenso o revocar las homologaciones, según se exprese en las condiciones que se expresen en cada caso.
El proveedor responderá de la calidad de los bienes suministrados y de las faltas que hubiere. Sólo quedará exento de responsabilidad cuando los vicios que se observen, sean consecuencia directa de una orden de BEC o de las condiciones impuestas por BEC.
Si BEC encontrase preciso o conveniente para una eficiente ejecución de los servicios objeto del contrato la confección de un plan de ejecución que concrete, altere o complete las Prescripciones técnicas, el adjudicatario contará con un máximo de un mes para que remita a BEC un borrador del mismo. A partir de ahí, ambos alcanzarán el acuerdo para la firma de un Plan de actuación o Plan de ejecución, que, una vez acordado, obligará a las partes.
Formará parte del contrato como anexo al mismo una vez se firme.
El plan será el resultado de la experiencia inicial de las partes en la fase inicial del contrato y una revisión de Calidad que, participando o no en su elaboración, presentará su informe en base al plan que el adjudicatario y los departamentos directamente involucrados conformasen.
Los planes así confeccionados se someterán, con carácter general, a una revisión trimestral por parte del adjudicatario, los departamentos directamente afectados por el suministro o servicio objeto del contrato y Calidad. De dichas revisiones se deducirán actualizaciones y actas que serán adjuntados al plan revisado o figurarán como anexos al propio contrato.
El producto de los planes de ejecución y sus revisiones podrá ser utilizado por BEC para elevar sus conclusiones, procedimientos y métodos a los estándares de homologación, convirtiéndose los seleccionados de los mismos (publicados o no) en premisas exigibles a los efectos citados y de calidad del propio contrato en vigor.
No se aceptará la cesión del contrato ni partes específicas del mismo. Véase el Borrador de contrato y Pliego de cláusulas generales:
xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxx/xxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx- de-contratacion/ xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx/xxxxxx_xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/0000/xxxxxx-xxxx-xxx-xxx- 09-mayo_2016.pdf
11.1. Subcontratación y colaboración externa
No se aceptará la subcontratación sino de tareas accesorias o como apoyo a las desarrolladas por la propia adjudicataria y el equipo profesional designado y aceptado por BEC.
El adjudicatario de un contrato podrá presentar documentación de cuantas empresas colaboren con ella, teniendo en cuenta que la mera “Acreditación” será exigida en los casos relativos a tareas accesorias. En todo caso, la documentación y autorización de BEC deberá ser previa al inicio de las tareas por parte de las citadas subcontratadas o colaboradoras.
En los casos previstos, deberán comunicarse estas intenciones con antelación suficiente y contar con la debida autorización por parte del adjudicador.
11.2. Límites de la subcontratación
No se acepta la subcontratación del servicio, si bien se admitirá la colaboración de empresas en tareas accesorias que actúen a las órdenes del adjudicatario, para completar sus pedidos y siempre que se responsabilice de todos y cada uno de los procesos. También se aceptará la subcontratación temporal se tareas por causa de bajas laborales de su personal o puntas de trabajo.
Los subcontratistas, incluso si del transporte se tratase, quedarán obligados sólo ante el contratista principal que asumirá, por tanto, la total responsabilidad de la ejecución del contrato frente a BEC, con arreglo estricto a los pliegos y los términos del contrato.
La relación entre contratista y subcontratista será transparente a BEC, debiendo de liquidarse a los mismos con unos plazos y condiciones semejantes a los del contrato.
Los servicios serán prestados por el adjudicatario utilizando el equipo profesional y humano recogido en su oferta, cumpliendo el mínimo exigido en el pliego o el que resulte necesario para hacer posible su cumplimiento en forma y plazo.
El adjudicatario deberá nombrar un responsable o Gerente del contrato competente en la materia objeto del servicio que actuará como interlocutor válido ante BEC. Xxxx en quien recaerá la entrega de la relación del personal afecto al contrato con BEC y cualesquiera a las que este pliego se refiere.
Con los límites impuestos por la ley y normativa de protección de datos personales, el adjudicatario entregará la relación nominal del personal adscrito al centro en cada ocasión, indicando su titulación y experiencia, así como los datos que debido al plan de seguridad, emergencia y otros xxx xxxxxxx, sean requeridos por BEC. Asimismo, asistirá a las reuniones de seguimiento de cualquier plan que se hubiera trazado en relación al contrato.
Una vez iniciada la prestación de los servicios, el adjudicatario entregará a BEC para su aprobación, detalle de cada alteración de jefes o encargados de su personal. La declaración indicará la identidad, función, capacitación profesional y teléfono de contacto del nuevo miembro con quince (15) días de antelación al inicio de sus funciones.
El Gerente del contrato podrá nombrar un Jefe de servicio, si bien será el propio Gerente quien asuma dichas funciones en su ausencia o hasta la aceptación de BEC del designado.
El Jefe de servicio estará disponible y localizable, de modo habitual, durante la jornada y calendario de servicio y, especialmente, al realizarse las recepciones de material como dársena y en la confección de informes.
Las labores a desarrollar del Jefe de servicio serán aquellas que, dentro del marco natural del contrato, le sean encomendadas. Entre otras, se señalan las siguientes:
a) Responsable de la coordinación y supervisión de todos los técnicos que realicen las diferentes tareas, así como del cumplimiento de plazos y calidades.
b) Será el responsable de la confección de los informes técnicos. El anual o resumen, será también asumido o firmado por el Gerente del contrato.
c) Control y seguimiento de las actividades contratadas.
d) Liderazgo en el análisis de las posibles mejoras que sean susceptibles de realizar en la programación de tareas.
El Jefe de servicio será responsable de prestar a su personal dependiente y al de sus empresas colaboradoras o subcontratadas la formación en materia de Plan de autoprotección y planes de seguridad y emergencia xxx xxxxxxx, hasta el punto que fueran exigibles.
12.3. Alteraciones en el equipo humano
BEC podrá exigir al adjudicatario la retirada inmediata de los miembros de su personal que considere que desarrollen un comportamiento incorrecto o negligente en la prestación de los servicios.
12.4. Confidencialidad del equipo humano
Dependiendo de la legalidad que rija en cada momento y el tipo de trabajo del que se trate, BEC podrá exigir la firma específica de un contrato de confidencialidad a los integrantes del Equipo de trabajo. El modelo de contrato de confidencialidad figura reproducido como referencia, si bien se someterá a las actualizaciones que correspondan a tenor de la ley.
Por los datos y otras características a los que el Equipo de trabajo podría tener acceso, deberá tenerse especial atención a la confidencialidad. La vigencia de dicha confidencialidad se extenderá más allá de su jornada e incluso de la vigencia del contrato.
Queda prohibida cualquier copia o reproducción de los documentos vinculados con el desarrollo de las tareas en BEC o su extracción de las dependencias habilitadas para ello.
Podrán indicarse penalizaciones por motivos de confidencialidad, para las cuales se atenderá al Contrato a firmar entre las partes.
El adjudicatario, en este sentido, deberá firmar un contrato o compromiso de confidencialidad según las leyes vigentes en cada momento.
13. Capacidad de respuesta inmediata y retenes de seguridad
13.1. Capacidad de respuesta inmediata (CRI)
Se entiende como el tiempo mínimo necesario para realizar la acción adecuada sobre cada percance, que permita el normal desarrollo del montaje, celebración y desmontaje de un evento.
Gerente o Jefe de servicio, estando localizables mediante teléfono móvil para su contacto en BEC, deberán contar con esta capacidad.
Los adjudicatarios, en función de las previsiones y calendario que BEC les facilitase con antelación suficiente, deberán mantener retenes de seguridad suficientes para atender las necesidades previstas y los imprevistos más frecuentes, con la finalidad de atender el servicio, como un conjunto íntegro, en las adecuadas condiciones.
14. Propuesta técnica y profesional
Como premisa inicial, el proyecto o propuesta puede seguir el desarrollo del apartado referente a los servicios incluidos, añadiendo lo que proceda respecto al Equipo de trabajo, aspecto también desarrollado en estas Prescripciones.
14.2. Apartados mínimos del proyecto
No obstante lo anterior, el proyecto deberá abordar, como mínimo, los aspectos siguientes:
Equipo de trabajo, véase apartado de estas Prescripciones al respecto:
o Características a cumplir por el Gerente del contrato.
o Características a cumplir por el Jefe de servicio.
o Características, especialidad y funciones de los restantes componentes del
Equipo de trabajo vinculado al proyecto, a su compromiso con BEC.
Servicios, tareas o partidas a subcontratar y, según sea el caso, las características de dichos subcontratados. En el caso de preverse subcontratación alguna, indíquese de esa manera.
Almacenamiento y dársena; propiedad o régimen de arrendamiento, seguro de la mercancía que allí tuviese BEC, ubicación, maquinaria, local destinado a este fin y recursos humanos. Véanse características entre los servicios incluidos y la ejecución del contrato.
Recepción, control y muestras, detállese el procedimiento al que el candidato se compromete en base al protocolo estándar anexado en estas Prescripciones.
Campañas de publicidad y promoción, en base a lo indicado en los servicios incluidos y la ejecución del contrato, constrúyase una propuesta detallada, incluyendo los medios materiales (maquinaria, etcétera) afecta al servicio solicitado.
Apartado de correos y Recepción de correspondencia, en base a lo indicado en los servicios incluidos y la ejecución del contrato, constrúyase una propuesta detallada de dichos servicios solicitados.
Paquetería y envíos excepcionales; realícese una propuesta o compromiso referido a dichos servicios.
Confidencialidad, aspecto también comentado en las Prescripciones. Se sugiere incluir modelo a tales efectos entre las partes y con los trabajadores y colaboradores del candidato.
15. Valoración de criterios sujetos a juicio-valor
Los criterios de adjudicación se enuncian en la Carátula, así como las ponderaciones de los mismos, se trata en este punto de recoger aquellos sometidos a juico-valor, los que no se someten a valoración mediante tabla o fórmula.
La valoración de los sub-criterios y aspectos sometidos a juicio-valor se realizará en base a las siguientes premisas:
Equipo de trabajo; en base al apartado correspondiente.
o Gerente del contrato; según características comprometidas.
o Jefe de servicio; según características comprometidas.
o Restantes componentes del Equipo de trabajo; según características comprometidas.
Subcontratación, su necesidad; la falta de ella y la previsión o acuerdos para los casos de necesidad.
Almacenamiento y dársena; su ubicación y características, cobertura del seguro, compromisos, etcétera.
Recepción, control y muestras; compromiso de revisión y de información, sus plazos, etcétera.
Campañas de publicidad y promoción, según capacidad, plazos, especificación o adecuación a las necesidades de BEC, etcétera.
Apartado de correos y Recepción de correspondencia; según horarios comprometidos, flexibilidad, adecuación a las necesidades de BEC, etcétera.
Paquetería y envíos excepcionales; en base a la versatilidad, casos en los que pudieran utilizarse al adjudicatario para llevar a cabo el servicio, etcétera.
Confidencialidad; según posibilidades de romper la confidencialidad y alcance de los compromisos que adquiriese.
15.3. Puntuación de sub-criterios
Ponderación de los sub-criterios y aspectos sometidos a juicio-valor:
Valoración del Plan o propuesta de trabajo | Pond. | Pond. |
Equipo de trabajo | --- | 30% |
Gerente del contrato | 20% | --- |
Jefe de servicio | 20% | --- |
Restantes componentes del Equipo de trabajo | 60% | --- |
Subcontratación | --- | 10% |
Almacenamiento y dársena | --- | 30% |
Recepción, control y muestras | --- | 5% |
Campañas de publicidad y promoción | --- | 5% |
Apartado de correos y Recepción de correspondencia | --- | 10% |
Paquetería y envíos excepcionales | --- | 5% |
Confidencialidad | --- | 5% |
Sumas | 100% |
La presente subdivisión no es limitativa, pudiendo expresarse, a la hora de valorar los criterios sometidos a juicio-valor, los aspectos tenidos en cuenta para obtener las puntuaciones de cada candidato y los pesos específicos de dichos aspectos tenidos en cuenta.
Durante los últimos cuatro años, los volúmenes de gasto en los servicios incluidos en esta convocatoria han sido, aproximadamente, los siguientes:
Euros según facturación | Hasta Junio 0000 | 0000 | 0000 | 0000 |
Importes aproximados | 9.940 | 17.600 | 19.180 | 17.610 |
Bilbao Exhibition Centre, S.A.
BEC contempla el siguiente estándar de control de recepción de pedidos. Salvo propuesta y aceptación de otros sistemas diferentes al indicado, será el que el adjudicatario deberá considerar como guía para aquellas recepciones que puedan ser entregados para BEC.
Cuando el protocolo hace referencia a bloques, se entenderá que son paquetes o conjuntos agrupados. El tipo de control aplicable será el estándar, salvo que se indique expresamente otro o se trate de un material y proveedor habitual y periódico.
1. Control de cantidades. El tipo de control realizado se indicará sobre la propia recepción si es preciso documentarla:
a. Mínimo:
i. Abrir un tercio de las cajas con un mínimo de tres de ellas.
ii. Extraer un mínimo de un ejemplar de cada una y, en el caso de separarse en bloques su contenido, un mínimo de tres de bloques diferentes.
iii. Revisar su calidad, incluso cuando está prevista la inspección por otros.
iv. Calcular la cantidad de una cualquiera de ellas y, mediante ese cálculo, comprobar si la cantidad que indica el albarán es correcta.
v. En el caso de bloques, contar la cantidad de uno de los bloques.
vi. Entregar para inspección e interesados un ejemplar dentro del mismo día.
b. Estándar, igual que el mínimo pero:
i. De cada caja extraer un mínimo de tres ejemplares y, en el caso de bloques, al menos seis.
ii. En la revisión de calidad, incluir cálculo de gramaje del papel.
iii. Calcular la cantidad de dos cajas y contar dos bloques de dos cajas diferentes.
c. De prueba, como el estándar, salvo:
i. Abrir todas las cajas hasta, al menos diez, si los hubiera.
ii. Extraer un mínimo de un ejemplar de cada caja. Si existen bloques, un ejemplar por bloque elegido de cada caja.
iii. Contar o calcular mediante pesaje o método elegido al menos dos de los bloques.
iv. Comunicar cantidad recibida junto a ejemplares para la inspección e interesados entregando en mano dichos ejemplares. En el caso en que no pudiera accederse al destinatario, elegir una persona la que entregar las muestras.
v. Realizar un listado con los destinatarios de las muestras.
2. Control de calidad de entradas:
a. Practicar pruebas en cada ejemplar seleccionado para el control de cantidad y para los que se entregan a inspección e interesados.
b. Para materiales de imprenta se ha de comprobar el gramaje y la definición, utilizando papelógrafo y cuentahílos.
c. Si está encolado, tratar de arrancar lo encolado.
d. En catálogos y libros, sujetar una hoja y dejar que el ejemplar caiga repetidamente, comprobando si se suelta la hoja. En el caso de ejemplares con más de 2 centímetros de grosor, sujetar tres hojas en vez de una.
e. Para portadas, impresiones en colores y folletos (caras exteriores), aplicar el
papelógrafo en varios puntos.
f. Material de oficina; según su uso (escritura de bolígrafos, pegado solapas de sobres y de materiales adhesivos, paso por faxes y fotocopiadoras para el papel, etcétera).
g. Lámparas y materiales que funcionan con energía: probar cada uno de ellos enchufándolos o con pilas.
h. Probar llaves, cierres, etcétera, cuando así proceda.
i. Repuestos y materiales de mantenimiento: entregar varios ejemplares a inspeccionar con el responsable concreto de los mismos.
3. El tipo de control a aplicar será:
a. Cuando el número de unidades lo permita o el valor unitario de los mismos lo aconseje, se revisará cada elemento recibido.
b. El “Mínimo” se aplicará a los productos que se reciben en al menos cuatro ocasiones al año de dicho proveedor sin cambiar su modelo o diseño y los suministre un mismo proveedor homologado.
c. Se aplicará el muestreo “De prueba” cuando se haya detectado algún problema en dicho producto o proveedor en la anterior ocasión, así como en los casos en que no haya experiencia del suministrador.
d. En las restantes ocasiones, se aplicará el “Estándar”.
En el caso del adjudicatario de este concurso o licitación:
Salvo instrucciones o acuerdo en contrario, solo aplicará muestreos de cantidades, enviando las muestras a BEC para el análisis y control del resto de características de lo recibido.
El tipo de muestreo y revisión aplicable será, salvo acuerdo en contrario, el “Estándar”, si bien deberá extender la muestra a lo que se indica en “De prueba” en el caso de que el número de ejemplares de alguna de las cajas o bloques atenidos a muestra cuenten con un número de unidades diferente al indicado en el albarán o caja misma.
La aplicación de los controles será tomada como referencia según se ha descrito en este anexo, salvo que se desarrollase un plan de actuación a tales efectos, ya fuera como propuesta en su plica o un plan elaborado tras su adjudicación.
18. Anexo de descarga de materiales
El adjudicatario deberá entregar al transportista o proveedor un documento donde se recojan las condiciones siguientes para su entrega en el almacén. El diseño y albarán de entrega de dicho documento quedará a discreción del adjudicatario, siempre y cuando figuren las advertencias siguientes.
Texto:
Conforme al acuerdo establecido entre [el adjudicatario] y BEC, procedemos a solicitarles la firma del presente documento como condición ineludible para proceder a su descarga.
Advertimos que todo material solicitado por BEC debe de ser entregado según se indica en el propio pedido realizado al efecto.
El firmante de este documento acepta en nombre propio y por cuenta del proveedor o suministrador del pedido la totalidad del presente documento.
Todo material que se reciba en las instalaciones de [el adjudicatario] y no haya sido solicitada su entrega en dicha dirección en el propio pedido, estará supeditada a las siguientes condiciones:
BEC se reserva el derecho de repercutir al proveedor de la misma y descontar en el pago de su factura los costes y quebrantos de dicho proceso.
BEC se reserva la revisión y conformidad del estado, calidad y cantidad de los materiales recibidos hasta su efectiva inspección.
La aceptación de la descarga en las instalaciones de [el adjudicatario] no significa conformidad de la entrega que se realiza salvo que dicho destino haya sido especificado en el propio pedido y su inspección definitiva corrobore su adecuada calidad y cantidades pactadas.
El plano general destaca el flujo actual de circulación próxima a BEC (en rojo) y del “anillo” de circulación, también exterior a las instalaciones y de uso público, que rodea las instalaciones de BEC (en verde). En el momento de redactar estos pliegos, el sentido de circulación se corresponde con las flechas que lo destacan, si bien se somete a normativa pública.
Existen tres entradas al aparcamiento de BEC (A, B y C), a las que se accede desde el citado “anillo” de circulación de uso público. De dichos posibles accesos, el que habitualmente se encuentra abierto es el “C”, el que aparece en la Avenida de Euskadi en el plano. En dicha avenida, el acceso al aparcamiento cosiste en un carril que parte de la rotonda (al Sur) y se interrumpe en dicho acceso al aparcamiento, sin que pueda proseguirse más allá del propio acceso la conducción en sentido Sur-Norte.
19.2. Detalle de la fachada Norte
Plano que destaca la fachada Norte y Recepción de la torre de oficinas.
En el sentido de circulación Oeste-Este, junto a la marquesina del autobús, parte un carril de taxis (sobre-elevada o por la acera para peatones) que acaba ante las puertas de acceso a las oficinas y Recepción de BEC. Este acceso es el habitualmente utilizado para las entregas y recogidas de correspondencia ordinaria.
No obstante lo anterior, dependiendo de la hora del día, cuando se desarrollan certámenes y eventos de cierta envergadura, este carril se destina a parada de taxis, por lo que el adjudicatario deberá ponderar si dicha utilización contraviene o no la normativa aplicable al vehículo que utilizase para dicho servicio.
La imposibilidad de acceso a la zona próxima a la Recepción, la entrega o recogida de bultos de gran volumen o elevado peso, pueden recomendar el acceso a través del aparcamiento de BEC a la propia Recepción o zona próxima a los almacenes.
19.3. Acceso C del aparcamiento
El aparcamiento de BEC se distribuye en tres niveles bajo el nivel de suelo. En general, es la primera planta o “P-1” la utilizada tanto por el público en general como por los empleados y visitantes de la torre de oficinas.
El acceso habitualmente abierto para esta finalidad es el “C”, que es el que destaca este plano. Sin embargo, la longitud y altura de los vehículos que pueden acceder a través del “acceso C” son limitadas, algo que el adjudicatario o transportista deberá tener muy presente antes de dirigirse hacia este punto.
Si bien el sentido de circulación actual de la Avenida de Euskadi es Norte-Sur, existe un carril por el que se accede a esa entrada “C” que permite el tránsito Sur-Norte. A este carril solo puede accederse desde la rotonda Sur; de hecho, se trata de un carril que exclusivamente conduce al “acceso C” del aparcamiento de BEC.
La barrera de acceso, tras la rampa de descenso hasta el nivel “P-1”, exigirá presentar una tarjeta de aparcamiento o retirar el recibo habitual que suministra cualquier aparcamiento público. Este acceso o estadía no será al cargo del adjudicatario cuando se deba acceder a través del aparcamiento.
19.4. Acceso “camional”
Los accesos al aparcamiento de BEC están diseñados para turismos y vehículos de escasa envergadura. El acceso de vehículos largos y de altura superior a los 2,20 metros debe realizarse por el control de identificación del Sur o “camional”.
Este acceso se encuentra al nivel del tráfico rodado del exterior, y es el empleado para cargas y descargas de expositores y grandes vehículos. Si bien será excepcional el uso del mismo en el caso del objeto de esta licitación, será conveniente tenerlo en cuenta como alternativa para el adjudicatario o sus transportistas.