Contract

PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PUBLICIDAD, DISEÑO E IMPRESIÓN DE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS XXXXX BALEARS (ACTUAL AETIB)

ÍNDICE

1. Objeto del contrato

2. Contenido y descripción del contrato:

2.1. Lote 1: Creatividad, diseño, planificación, gestión del material y acciones publicitarias de la AETIB.

2.2. Lote 2: Producciones audiovisuales, fotográficas y sonoras.

2.3. Lote 3: Imprenta.

2.4. Lote 4: Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos.

3. Deberes y obligaciones del adjudicatario

3.1. Lote 1: Creatividad, diseño, planificación, gestión del material y acciones publicitarias de la AETIB.

3.2. Lote 2: Producciones audiovisuales, fotográficas y sonoras.

3.3. Lote 3: Imprenta.

3.4. Lote 4: Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos.

4. Dirección y desarrollo del contrato

5. Presupuesto

6. Duración del contrato

7. Forma de pago y justificación

8. Horario de atención

9. Criterios de valoración

9.1. Lote 1: Creatividad, diseño, planificación, gestión del material y acciones publicitarias de la AETIB.

9.2. Lote 2: Producciones audiovisuales, fotográficas y sonoras.

9.3. Lote 3: Imprenta.

9.4. Lote 4: Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos.

10. Entrega de documentación para la valoración técnica

10.1. Lote 1: Creatividad, diseño, planificación, gestión del material y acciones publicitarias de la AETIB.

10.2. Lote 2: Producciones audiovisuales, fotográficas y sonoras.

10.3. Lote 3: Imprenta.

10.4. Lote 4: Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos.

11. Propiedad de los trabajos y depósito de originales

12. Confidencialidad y LOPD

13. Oficialidad de las lenguas

Xxxxxx xx Xxxx Xxxx, x/x Xxxx Xxx 00000 Xxxxx Tel. 0000 000 00 00 00

xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxxxx 1

1. OBJETO DEL CONTRATO

La Agencia de Turismo de las Islas Baleares (actual AETIB), según el artículo 3 el Decreto 18/2018, de 22 xx xxxxx, por el que se reorganiza, se reestructura y se regula la Agencia de Estrategia Turística de las Islas Baleares, ésta "tiene como objeto genérico la estrategia turística de las Islas Baleares y la gestión de los recursos del fondo para favorecer el turismo Sostenible" por tanto, también se incluye la divulgación de los proyectos que se desarrollan con la recaudación del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS).

Asimismo, sus finalidades recogidas en el mismo artículo son las siguientes:

a) La elaboración de la estrategia de sostenibilidad como elemento de mitigación de los impactos de la actividad turística y de mejora del posicionamiento.

b) La elaboración de la estrategia turística para la mejora del posicionamiento internacional de las Islas Baleares.

Con el fin de que la AETIB alcance sus objetivos y finalidades es necesaria la contratación de un servicio relativo a la publicidad, diseño e impresión, que asuma los siguientes servicios:

 El asesoramiento y la ejecución de la idea creativa, el diseño, la planificación y la gestión del material y las acciones publicitarias que desarrolle la AETIB, incluyendo la planificación de campañas y la compra de espacios publicitarios en medios de comunicación en cualquier soporte o formato. También incluye la mediación con los correspondientes medios de comunicación para la contratación y difusión de las actividades llevadas a cabo por la AETIB.

 La producción de audiovisuales, audios y fotografías y edición de los contenidos.

 La impresión de material en diferentes soportes.

 La compra de Merchandising y/o packs de productos estratégicos.

Dada la naturaleza de estos servicios y en cumplimiento del punto 3 del artículo 99 de la ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, esta licitación se divide en los siguientes lotes:

 Lote 1: Creatividad, diseño, planificación, gestión del material y acciones publicitarias de la AETIB.

 Lote 2: Producciones audiovisuales, fotográficas y sonoras.

 Lote 3: Imprenta.

 Lote 4: Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos.

2. CONTENIDO Y DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO

2.1. LOTE 1: CREATIVIDAD, DISEÑO, PLANIFICACIÓN, GESTIÓN DEL MATERIAL Y ACCIONES PUBLICITARIAS DE LA AETIB

El adjudicatario de este Lote 1 deberá proporcionar un servicio integral de creatividad, diseño, planificación y gestión del material y acciones publicitarias que lleve a cabo la AETIB durante la vigencia del contrato.

La gestión integral, incluirá la conceptualización creativa, el diseño, la planificación con calendario, la selección y la contratación de los medios y espacios publicitarios (online/ offline), la ejecución de las campañas mediante otros tipos de soportes y/o acciones, la generación y entrega de los informes con el resultado de las diferentes campañas y la edición de material (online/offline) con finalidad informativa y publicitaria.

Estos servicios irán encaminados a desarrollarse en 4 grandes áreas diferenciadas y dotadas de su propio presupuesto:

A- Plan de medios para el desarrollo de campañas publicitarias.

A1- Campañas publicitarias para la divulgación de los proyectos que se llevan a cabo con la recaudación del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS).

A2- Campañas publicitarias de los segmentos estratégicos de la AETIB. B- Plan de mitigación y/o campañas de sensibilización.

C- Otras acciones publicitarias.

D- Creatividad, diseño y maquetación.

A- Plan de medios para el desarrollo de campañas publicitarias

A1- Campañas publicitarias para la divulgación de los proyectos que se llevan a cabo con la recaudación del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS).

A2- Campañas publicitarias de los segmentos estratégicos de la AETIB.

La empresa adjudicataria tendrá que gestionar y contratar el desarrollo del plan de medios que haya presentado en su oferta, donde dispondrá del 100% del presupuesto asignado del apartado A para desarrollar el punto A1 "Campañas publicitarias para la divulgación de los proyectos que se llevan a cabo con la recaudación del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS) ".

En caso de que la AETIB estime necesario, esta planificación se podrá modificar en los siguientes términos:

1. Si la campaña mantiene como objeto la divulgación de ITS: este plan de medios podrá ser modificado por la AETIB, siempre y cuando se produzcan circunstancias que así lo requieran, y hasta un 20% sobre el precio destinado a esta parte del contrato sin que ello suponga una modificación contractual.

2. Si, por necesidades estratégicas de la AETIB, se estima oportuno desarrollar el apartado A2- "Campañas publicitarias de los segmentos estratégicos de la AETIB" se podrá destinar hasta el 100% del presupuesto disponible pendiente de ejecución del apartado A para este fin, sin que ello suponga una modificación contractual.

A1- Campañas publicitarias para la divulgación de los proyectos que se llevan a cabo con la recaudación del Impuesto de Turismo Sostenible (ITS)

Los licitadores, para su valoración, presentarán una propuesta de plan de medios y una propuesta creativa para desarrollar una campaña o campañas para la divulgación de los proyectos que se llevan a cabo con la recaudación del Impuesto Turístico Sostenible. Este plan de medios deberá incluir la planificación y compra de los espacios publicitarios y tener en cuenta lo siguiente:

A.1.a) Objetivo de comunicación

 Dar a conocer cuál es el destino de los fondos recaudados con el Impuesto Turístico Sostenible

 Informar de cuáles son los proyectos a desarrollar con esta recaudación, qué inversión se destina a estos proyectos y cuáles son los principales beneficios.

 Generar tráfico en el portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx / xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx

A.1.b) Público objetivo

 Residentes en las Islas Baleares mayores de 16 años.

 Turistas que visitan las Islas Baleares y que se encuentran en las islas en el momento de desarrollar la campaña.

 Sector turístico de los mercados español, alemán y británico.

A.1.c) Duración de las campañas

Las campañas se llevarán a cabo en dos fases anuales según el presupuesto establecido en este pliego y las necesidades estratégicas a alcanzar.

A.1.d) Medios a emplear

I) Islas Baleares:

 Prensa escrita

 Radio

 Televisión

 Prensa en lengua extranjera editada en las Islas Baleares.

 Medios on-line

 Cine

 Publicidad exterior y / u otros soportes en zonas con afluencia turística

El plan de medios debe tener en cuenta que se debe tener cobertura en todas y cada una de las Islas Baleares.

II) Mercados emisores de turismo: España, Alemania y Xxxxx Unido

 Prensa turística dirigida al sector profesional en origen.

 Medios on-line.

En estos caso, y cuando se planifique prensa escrita, se propondrán al menos dos páginas de publirreportaje para poder explicar mejor, y con más extensión, los objetivos de comunicación de la campaña.

A.1.f) Distribución de la inversión

Anualidad 2018:

a) Islas Baleares: 100% Anualidad 2019:

a) Islas Baleares: 60%

b) Mercados emisores de turismo: España, Alemania y Xxxxx Unido: 40%

A.1.g) Requisitos de las campañas en medios online

En el caso de los medios on-line, se deberá tener en cuenta los siguientes requisitos:

 La ejecución de las diferentes campañas en medios online, y en consecuencia las inserciones que se producen en estos, siempre proporcionarán un enlace hacia

los contenidos presentes en el portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx./ xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.

 Estos enlaces se encontrarán parametrizados según las indicaciones que la AETIB estime oportuna, con el objetivo de poder analizar con precisión el tráfico que se produce en el portal web.

 La planificación de las campañas online podrá incluir inserciones publicitarias en: buscadores (SEM), otros portales webs (SEM), redes sociales (SMM), o Apps para dispositivos móviles.

 En todo caso, el objetivo es la generación de visitas a los medios propios de la AETIB (xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx).

 En caso de que fuera necesaria la generación de nuevos contenidos publicitarios relacionados con el objeto de la campaña o campañas para poder llevarlas a cabo, estos deberán adaptarse a la estructura y formatos del portal xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx .

 La adaptación de cualquier contenido publicitario deberá contar con la aprobación por parte de los técnicos designados por la AETIB, que podrán solicitar su modificación y/o sustitución en caso de que se consideren contenidos publicitarios no adecuados o no en la línea de la estrategia ITS.

A.1.h) Situación portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx./xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx. Cabe señalar que actualmente ya se dispone del portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx. Sin embargo, en este momento se está desarrollando una nueva versión de éste que se encontrará operativa en el momento de comenzar las campañas de difusión de los proyectos que se desarrollan con la recaudación del ITS.

Esta nueva versión dispone, básicamente, de tres tipos de contenidos:

 Fichas de proyectos ITS

Contienen toda la información vinculada a cada uno de los proyectos: nombre, descripción, finalidad del proyecto, imágenes, mapas, estado de la ejecución del proyecto, isla/islas y municipio/municipios donde se

desarrolla el proyecto, datos de la entidad gestora y adjudicataria, descargas, noticias relacionas.

 Artículos ITS

Son artículos que ponen al alcance de los usuarios del portal web información relativa al impuesto: qué es el ITS, tarifas y exenciones, ámbitos de aplicación, finalidades del impuesto, planes y objetivos anuales, información útil para recaudadores, información útil para adjudicatarios de los proyectos, convocatorias de solicitudes de los proyectos.

 Artículos Sostenibilidad Turística

El portal web también pone a disposición de los usuarios artículos específicos relativos a temáticas directamente relacionadas con la sostenibilidad turística, principalmente en las Islas Baleares. Los artículos de Sostenibilidad Turística disponen de: título, subtítulo, descripción, imágenes, descargas, proyectos ITS vinculados con los artículos.

Aparte de los contenidos mencionados, la estructura de la web consta de diferentes landings (páginas de aterrizaje) que son el punto de entrada al portal.

El sitemap del portal web, el manual de estilo, y la lista de contenidos y sus urls correspondientes, serán proporcionadas al adjudicatario del contrato.

A2- Campañas publicitarias de los segmentos estratégicos de la AETIB

En este apartado se incluirán todas aquellas campañas publicitarias que sean necesarias desarrollar a raíz de los objetivos establecidos por los segmentos estratégicos de la AETIB.

A medida que se definan los objetivos concretos y las estrategias a desarrollar la AETIB entregará un briefing a la empresa adjudicataria donde se establecerán los puntos más relevantes para planificar y ejecutar estas campañas.

B- Plan de mitigación y/o campañas de sensibilización

Mediante este contrato se reservará una partida para la compra de espacios publicitarios destinado a activar un Plan de Mitigación y/o campañas de sensibilización ante una situación eventual de crisis o por necesidades concretas de la AETIB.

En tal caso, el adjudicatario deberá desarrollar el diseño, la planificación y la ejecución de este plan de mitigación y/o campaña de sensibilización, identificando el escenario y asesorando cuáles son los medios y los canales de comunicación más adecuados.

El adjudicatario se hará cargo del diseño de las creatividades, tal y como se especifica en la propuesta creativa del punto D de este lote, la gestión y control de las inserciones así como la medición de los resultados obtenidos.

C- Otras acciones publicitarias

Mediante este contrato se reservará una partida para la compra de espacios publicitarios para poder hacer frente a cualquier necesidad puntual de la AETIB durante la duración del contrato.

En este caso, la empresa adjudicataria deberá diseñar las creatividades y hacer las adaptaciones oportunas que solicite la AETIB sin coste adicional siguiendo las especificaciones de la propuesta creativa del punto D de este lote y gestionar y comprobar la correcta inserción de los originales.

D- Creatividad, diseño y maquetación

El adjudicatario deberá desarrollar las ideas creativas, el diseño y la maquetación necesaria para el material y la publicidad que realice la AETIB, en especial aquel material/acciones publicitarias destinadas a dar a conocer los proyectos desarrollados con el ITS y las acciones vinculadas con los segmentos estratégicos, además de las propias o en las que colabore la AETIB. La empresa adjudicataria deberá:

D.1. Proponer el eslogan

Proponer un eslogan, con repercusión suficiente para llegar al top of mind del público objetivo al que va destinada la creatividad, con el fin de alcanzar los objetivos y finalidades planteados en cada momento para cada proyecto en concreto.

D.2. Concepto creativo

La información que debe transmitir el mensaje debe ser común en el caso de una campaña publicitaria para todos los medios y adaptado a cada soporte. Este concepto debe tener la eficiencia y eficacia suficiente para llegar al público objetivo de los diferentes mercados emisores y segmentos turísticos. Las finalidades y objetivos se plantearán de forma concreta para cada uno de los proyectos a ejecutar.

D.3. Proponer y desarrollar la idea creativa

Proponer la idea creativa y desarrollarla: diseñar, pre-producir, producir y post- producir todas las piezas y/o contenidos que sean necesarios para el desarrollo de la campaña. La empresa adjudicataria deberá realizar las adaptaciones oportunas según el medio donde se publiquen.

En cualquier caso, la AETIB tiene derecho a solicitar sin coste, las correcciones oportunas hasta la aprobación definitiva.

Cuando haya compra de espacios publicitarios el gasto del servicio de creatividad/adaptaciones no supondrá ningún coste adicional.

D.4. Adaptaciones y maquetaciones del diseño

La empresa adjudicataria deberá realizar, siguiendo la misma idea creativa, los diseños y maquetaciones que solicite la AETIB, así como sus adaptaciones por los siguientes materiales: invitaciones, save the date, presentaciones profesionales en formatos impresos y digitales, dossiers , cuestionarios, folletos, libros, manuales de identidad corporativa, manuales de ventas, roll-ups, publirreportajes, objetos de Merchandising, rotulación y señalización.

Asimismo, en relación a los proyectos audiovisuales, si procede, se encargará de las siguientes tareas:

 Elaboración de un guión literario.

 Elaboración de un guión técnico.

 Elaboración, diseño y maquetación de un storyboard.

 Adaptación del concepto estético.

Todo el material deberá ser aprobado por la AETIB. Asimismo, antes y durante su realización, desde la AETIB se podrán solicitar las modificaciones que se consideren oportunas.

D.5. Entrega del material

La empresa adjudicataria deberá entregar todo el material desarrollado durante la vigencia de este contrato en formato editable así como otros formatos que indique la AETIB.

Todo el material deberá ser aprobado por la AETIB. Asimismo, antes y durante su realización, desde la AETIB se podrán solicitar las modificaciones que se consideren oportunas.

Los plazos de entrega se estipularán por parte de los técnicos de la AETIB en relación a cada uno de los proyectos encomendados.

En caso de incumplimiento la AETIB se reserva el derecho de aplicar las penalidades establecidas en los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

D.6. Manuales de estilo

Todo el material publicitario deberá adaptarse a las características que se establecen en los Manuales de estilo y de Identidad Corporativa de la AETIB y de la web, que será la referencia a la hora de producir contenidos destinados al portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx.

2.2. LOTE 2: PRODUCCIONES AUDIOVISUALES, FOTOGRÁFICAS Y SONORAS

El objeto del contrato consiste en la prestación de un servicio de producción, realización y edición de contenidos audiovisuales, fotográficos y sonoros.

Estos servicios irán encaminados a desarrollarse en 2 áreas diferenciadas y dotadas de su propio presupuesto. La finalidad de este objeto es que la AETIB pueda disponer de:

A.- Elementos audiovisuales, fotográficos y sonoros, innovadores y vanguardistas, para la óptima comunicación y difusión del desarrollo de los proyectos llevados a cabo por la AETIB.

B.- Un servicio de obtención y/o producción de imágenes para ser utilizadas en los Canales de comunicación online que se gestionan desde la AETIB:

 Portal web xxxxxxxxxxxx.xxxxxx

 Perfiles en redes sociales (Facebook / Twitter / Instagram)

 Newsletters AETIB News (corporativa) y Welcome Baleares (destino).

 Portal web xxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxx

1) Territorialidad

Los proyectos se desarrollan en las cuatro islas, por lo tanto la empresa adjudicataria deberá gestionar y hacerse cargo del desplazamiento y de todos los gastos que se deriven y que se facturarán a la AETIB a gastos suplidos, previa aprobación del presupuesto para la AETIB.

2) Tasas, permisos y licencias

La empresa adjudicataria deberá gestionar y hacerse cargo de los costes de los permisos y licencias necesarios para poder grabar en cualquier lugar (público y/o privado) y que sean necesarios para la ejecución de los proyectos. Se hará cargo de la tramitación y pago de los siguientes puntos que se facturarán a la AETIB a gastos suplidos, previa aceptación por parte de la AETIB:

 Licencias de rodaje (lugares públicos y/o privados)

 Tasas por el uso comercial de obras musicales o audiovisuales.

 Derechos de imagen asociados a la exposición pública de actores/actrices/figurantes

 Cualquier tipo de tasa/permiso/licencia que sea necesaria para la correcta y óptima producción audiovisual.

3) Seguro del rodaje

La empresa adjudicataria deberá tener un seguro de responsabilidad civil para todas las producciones, que cubra al menos tres veces el presupuesto aprobado por la AETIB por el proyecto en ejecución. Este seguro deberá ser gratuito para la AETIB, y garantizar la cobertura completa ante cualquier incidencia.

4) Licencia de uso / derechos de autor / propiedad intelectual del material

Las imágenes, fotografías y/o ilustraciones, audiovisuales, archivos sonoros o cualquier otro material derivado de este contrato mediante la producción propia o por compra a terceros, podrá ser empleado por la AETIB en plataformas online propias o de otros, servidores de Internet, para la edición de material informativo/publicitario, o la comercialización del destino, entre otros.

Por este motivo, el adjudicatario deberá ceder en toda su amplitud el material a la AETIB, de manera que los derechos de uso, de transformación, de distribución y de comercialización, así como de la cesión del material a terceros serán de la AETIB. En caso de que estos derechos estén limitados se notificará por escrito a la AETIB, previamente a la compra o producción de los mismos.

Cualquier responsabilidad jurídica proveniente de la obtención y el uso de las imágenes bajo este contrato será de la empresa adjudicataria. Ésta deberá garantizar en todo momento que las imágenes puedan ser utilizadas por la AETIB de acuerdo con lo expuesto en el párrafo anterior.

A. Elementos audiovisuales, fotográficos y sonoros, innovadores y vanguardistas, para la óptima comunicación y difusión del desarrollo de los proyectos llevados a cabo

El adjudicatario deberá producir las piezas audiovisuales/fotográficos/sonoras con el objetivo de informar/publicitar los proyectos que desde la AETIB, mediante el Impuesto de Turismo Sostenible (ITS), se desarrollen en las Islas Baleares. También se incluyen aquellas acciones estratégicas que se lleven a cabo en la AETIB o en las acciones en las que colabore.

Se entiende por servicio de producción audiovisual/fotográfico/sonoro el procedimiento completo, o parte de ellos, desde la preproducción, producción y posproducción del material hasta la entrega del máster/arte final, mediante la creación/grabación de contenidos audiovisual/fotográfico/sonoro con un alto componente artístico y creativo o, en su caso, la compra de éste. Según la complejidad, duración y preparación del material a desarrollar recibirá un tratamiento específico.

Referente al personal que participe/se contrate en cualquier producción, la AETIB podrá decidir sobre este punto si considera necesario que se cumplan unas determinadas características.

A.1. Preproducción

La AETIB presentará un briefing para cada proyecto audiovisual en relación a las necesidades concretas requeridas donde se incluirá la idea creativa y el desarrollo de ésta (guiones). También podrá solicitar un proyecto que tenga como única tarea: la preproducción, la postproducción, la edición, el montaje o la grabación.

Una vez reciba el briefing, el adjudicatario deberá presentar un contrabriefing, en menos de 3 días laborables, donde deberá examinar, valorar, ampliar y aclarar los conceptos del briefing y recomendar soluciones alternativas tanto técnicas, como creativas y artísticas que puedan ayudar a mejorar el briefing del proyecto.

El adjudicatario dispondrá de 5 días laborables más para entregar un presupuesto que incluirá el coste total del proyecto (preproducción, producción y postproducción). En caso de realizar una tarea del procedimiento, este plazo se limita a 3 días laborables.

Todo el material deberá ser aprobado por la AETIB. Asimismo, antes y durante su realización, desde la AETIB se podrán solicitar las modificaciones que se consideren oportunas.

Una vez aprobado el proyecto audiovisual, comenzarán los trabajos de preproducción donde se contemplan, entre otras, las siguientes tareas:

 El equipamiento técnico.

 Selección del equipo.

 Cásting/acting.

 Gestión los derechos de imagen.

 Gestión de los contactos.

 Localización de los espacios de grabación.

 Gestionar los permisos y licencias en espacios públicos y privados.

 Seguro del rodaje y del equipo humano y técnico.

A.2. Producción

Dentro de la producción se incluye tanto la producción de contenidos, como la grabación o captura de imágenes y/o sonidos a un soporte digital para su posterior reproducción y/o tratamiento.

El adjudicatario deberá aportar todo el equipamiento técnico y humano necesario para llevar a cabo la producción.

En cualquier caso, el adjudicatario velará siempre por el respeto a los derechos de autor, imagen y propiedad intelectual de los proyectos conforme a la legislación vigente, así como el cumplimiento de la norma vigente de filmaciones en espacios naturales o protegidos.

La empresa adjudicataria se hará cargo de la contratación de todo aquel material técnico y equipo humano necesarios para una correcta y óptima ejecución del servicio:

 Personal: técnico y artístico

 Material de rodaje

 Grupos electrógenos

 Transporte

 Alojamiento

 Alquiler de atrezzo,

 Vestuario / maquillaje

 Cátering

 Compra de material audiovisual (vídeo, fotografía, grabación sonora, etc),

A.3. Post producción

Se consideran trabajos de postproducción aquellos trabajos complejos que requieren de máquinas de hardware especiales, software específico y medios personales altamente cualificados en el manejo de estas herramientas con el fin de obtener un trabajo de gran calidad.

Respecto al seguimiento y validación de los trabajos de postproducción digital la AETIB podrá participar de manera proactiva en esta fase de cara a agilizar los trabajos y su posterior validación.

La empresa adjudicataria se hará cargo, entre otros, de:

 Edición.

 Infografía.

 Grafismo.

 Creación de música original o compra de la misma.

 Sincronización.

 Animación.

 Inclusión de elementos VFX.

 Máster de audio.

 Entrega en los formatos requeridos.

A.4. Entrega de los proyectos y archivo

La AETIB informará al adjudicatario de los formatos de entrega de cada proyecto conforme a las necesidades específicas de cada uno.

El adjudicatario deberá archivar y almacenar convenientemente y durante toda la vigencia del contrato todo el material generado por cada proyecto, incluidas las diferentes versiones, así como: brutos, archivos de edición, archivos de postproducción y compactado de imágenes.

Para poder acceder de manera ágil y rápida a la información, el adjudicatario deberá documentar y etiquetar digitalmente todo el material, así como hacer el minutaje necesario para indexar las imágenes al sistema de archivo requerido por la AETIB.

El material se deberá entregar a los técnicos de la AETIB para su validación según los tiempos y forma que se hayan establecido.

Una vez realizada la entrega de los archivos, la AETIB revisará las diferentes imágenes y podrá solicitar la sustitución de cualquiera de éstas siempre que no cumplan con las características técnicas estipuladas en la solicitud y también si se considera que la calidad artística de éstas no resulta suficiente. En caso de que cualquiera de las imágenes deba ser sustituida no conllevará gasto adicional.

Los formatos de entrega se determinarán por los técnicos de la AETIB según las necesidades requeridas para cada proyecto.

El adjudicatario, antes de finalizar el contrato, deberá entregar todo el material en un disco duro externo (que se pueda utilizar tanto para PC como para MAC), con suficiente capacidad para almacenar todo el material producido. En cualquier caso el coste del disco duro correrá a cargo de la empresa adjudicataria.

A.5. Especificaciones técnicas

A continuación se detallan algunas especificaciones técnicas: A.5.a) FOTOGRAFÍA:

La empresa adjudicataria deberá realizar reportajes fotográficos de estudio, temáticos, cobertura ocasional de eventos y de los proyectos ITS según las necesidades de la AETIB, siempre en el territorio de las Islas Baleares.

La calidad de las fotografías deberá ser como mínimo de:

 DIN A4, a 300 dpi en formato horizontal y en formato panorámico.

 6000x4000 píxeles, en formato TIFF sin compresión y también en formato jpg a máxima calidad.

Deberán estar organizadas por carpetas y con los nombres de archivo codificados según las indicaciones de la AETIB.

En caso de que alguno de estos proyectos no se encuentre en ejecución, se realizarán fotografías del entorno donde se desarrollará. En caso de que sean proyectos no vinculados a un espacio físico concreto, se deberán obtener las imágenes de las acciones derivadas de los proyectos durante su ejecución. Se entregarán un mínimo de 3 fotografías y un máximo de 6 por proyecto.

A.5.b) VÍDEO:

La AETIB podrá pedir los siguientes tipos de trabajos al adjudicatario:

 Vídeos corporativos.

 Spots publicitarios.

 Vídeos testimoniales.

 Reportajes.

 Presentaciones.

 Producciones en tiempo real.

 Tutoriales.

 Noticias.

 Documentales.

 Otros que se puedan considerar.

Los vídeos se grabarán en calidad mínima de full HD a 50 fps.

La empresa adjudicataria deberá disponer de los medios técnicos, materiales y profesionales, necesarios para un óptima grabación de cada proyecto: dron,

cámaras submarinas, grúa, slider, estabilizadores, Gimbal, o cualquier otro tipo de dispositivo.

Siempre que sea necesario deberán incorporar una voz en off y/o grafismos/infografías que ayuden a entender la naturaleza y dimensión de los proyectos. Las locuciones podrán ser: catalán, castellano, inglés, xxxxxx, xxxxxxx, italiano, ruso, chino, sueco, danés, finlandés, polaco, según las necesidades de la producción en concreto. Por tal motivo, la empresa adjudicataria deberá proponer voces con experiencia reconocida, que dispongan de una dicción perfecta y/o singular del idioma a locutar.

Los vídeos deberán incorporar música original o, en su defecto, música con licencia para poder ser utilizada en cualquier medio y soporte sin límite temporal.

Todas las ediciones se deberán entregar al menos en formato .mp4 y .mov

Además se entregarán los brutos de rodaje organizados por carpetas y con los nombres de archivo codificados según las indicaciones de la AETIB (localizaciones, minutaje, concepto, producto, actores)

Se deberán realizar las adaptaciones técnicas necesarias para que el material audiovisual pueda ser emitido en cualquier formato o medio de comunicación.

A.5.c) RADIO:

Grabación de las cuñas de radio que se soliciten según las campañas de publicidad que ejecutará la AETIB durante la vigencia del contrato.

Estas grabaciones se deberán entregar en formato mp3 y podrán tener diferentes duraciones.

Las locuciones podrán ser: catalán, castellano, inglés, xxxxxx, xxxxxxx, italiano, ruso, chino, sueco, danés, finlandés, polaco, según las necesidades de la producción en concreto. Por tal motivo, la empresa adjudicataria deberá proponer voces con experiencia reconocida, que dispongan de una dicción perfecta y/o singular del idioma a locutar.

Las cuñas deberán incorporar música original o, en su defecto, música con licencia para poder ser utilizada en cualquier medio y soporte sin límite temporal.

B. Un servicio de obtención y/o producción de imágenes para ser utilizadas en los canales de comunicación online que se gestionan desde la AETIB

El objetivo es poder disponer de un servicio que permita la adquisición de fotografías, imágenes y/o ilustraciones mediante el uso de bancos de imágenes o la producción directa.

El servicio también incluye la posible obtención de ilustraciones en formato vectorial mediante el uso de bancos online que dispongan de este tipo de archivos.

B.1. Procedimiento para la obtención de imágenes

La AETIB presentará a la empresa adjudicataria solicitudes de obtención de imágenes relacionadas con lugares, temáticas y/o eventos. En cada una de estas solicitudes figurará (como mínimo):

 Número de imágenes que se quieren obtener.

 Especificaciones técnicas que éstas deben cumplir (formato y resolución).

 Observaciones adicionales (siempre que sea adecuado).

La empresa adjudicataria se encargará de proponer en el menor tiempo posible (máximo 3 días) indicando:

 Posibles vías de obtención de las imágenes (banco de imágenes y/o producción fotográfica).

 Presupuesto vinculado a cada una de las solicitudes y posibilidades de ejecución planteadas.

 Fecha de entrega prevista para cada una de las posibilidades.

Una vez que la AETIB disponga de la correspondiente propuesta, ésta será analizada, y la AETIB enviará una respuesta:

 Autorizando la ejecución de la solicitud y seleccionando la vía de obtención que se considere más adecuada (mediante órdenes de trabajo - OT).

 No autorizando la ejecución de ninguna de las vías propuestas y en su caso solicitando nuevas propuestas en cuanto a la obtención de las imágenes.

B.2. Entrega de los proyectos

La empresa ejecutará la solicitud según los diferentes términos establecidos, y se compromete a entregar las fotografías / imágenes o ilustraciones, como máximo, en la fecha prevista de entrega, empleando los medios de entrega que la AETIB estime adecuado.

Una vez realizada la entrega de los archivos, la AETIB revisará las diferentes imágenes y podrá solicitar la sustitución de cualquiera de éstas siempre que no cumplan con las características técnicas estipuladas en la solicitud y también si se considera que la calidad artística de estas no resulta suficiente. En caso de que cualquiera de las imágenes deba ser sustituida no conllevará gasto adicional. La empresa adjudicataria mantendrá el histórico de solicitudes realizadas por la AETIB.

B.3. Producción de sets de fotografías

Una de las posibles vías para la obtención de las imágenes es la producción directa mediante el uso de un fotógrafo profesional.

La contratación de fotógrafos profesionales, así como cualquier otro gasto relacionado con la ejecución de los trabajos, serán asumidas por la empresa adjudicataria, exceptuando aquellos gastos generados por la insularidad propia de las Islas Baleares (alojamiento y transporte), que serán asumidos por la AETIB a gastos supletorios, previa aprobación del presupuesto por la AETIB.

La empresa adjudicataria se responsabilizará y gestionará la obtención de cualquier permiso o licencia que puedan ser necesarios para poder realizar los trabajos.

2.3. LOTE 3: IMPRENTA

La empresa adjudicataria de este lote se encargará de imprimir y manipular el material correspondiente a las acciones que desarrolle la AETIB durante la vigencia

del contrato, a excepción de aquellas incluidas en el contrato de merchandising o packs de productos.

La AETIB entregará a la adjudicataria el material (art final) en el formato y forma más óptima y adecuada para proceder a su impresión:

1) Especificaciones técnicas

Los técnicos de la AETIB dictarán las instrucciones sobre las publicaciones y material a elaborar en cada momento, con las especificaciones técnicas necesarias. Las características indicadas podrán sufrir ligeras modificaciones, según las necesidades acaecidas en cada momento, sin que ello suponga variación en las condiciones generales del presente pliego.

Por ligera modificación se entienden, todas aquellas modificaciones que supongan una actualización del material ya editado.

Los técnicos de la AETIB podrán solicitar pruebas de color sin coste.

En este punto se establecen los diferentes elementos que servirán de referencia para la valoración de ofertas (ver tabla):

Xxxx Xxxx, x/x 0000 Xxxxx

971 17 66 99

xxxxxxx.xxxxxx 20

IMPRESIÓN OFFSET, DIGITAL PEQUEÑO FORMATO Y GRAN FORMATO

TIPO	PÁGINAS	MEDIDAS	IMPRESIÓN	PAPEL	COLOR	ESPECIFICACIONES TÉCNICAS	ENTREGA
REVISTA	62+PORTADAS	21x27 cerrado	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	Portadas estucado mate 200g Páginas estucado mate de 100g. Encuadernación fresada	Cajas de 80u + etiqueta
DESPLEGABLE		abierto 84cmx42cm Doblado 10,5x21cm	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo 135g	Cajas de 250u, retractilados de 50 + etiqueta
FOLLETO	20+PORTADAS	DIN A4	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	Portadas estucado mate 200g Páginas estucado mate de 100g Grapado	Cajas de 100u + etiqueta
FOLLETO	12+PORTADAS	DIN A5	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo 135g, grapado
DÍPTICO		A5	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo 135g, grapado
TRÍPTICO		A3	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo 135g, grapado
FLYER		A5	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo 135g
CARPETA		22x31 cm xxxxxxx 00,5x39,2 cm abierto	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado mate de 300g con hendido
A3 PLASTIFICADO		A3	1 CARA	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	plastificado brillo o mate
POSTER		70x50	1 CARA	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado brillo de 150 gr
CALENDARIO	14 PÁG + BASE. EN ESPIRAL	21x14cm base	2 CARAS	Tipus cyclus print o serie Igloo	4+4	estucado de 200g + base estucado folding de 380g. Encuadernado en wire-o/espiral
		21x12cm páginas
FOAM		70x100 cm	1 cara		4+4	impreso en plotter color, pegado sobre kappa fix de 10mm laminados
LONA		400x300	1 CARA		4+4	impressión solvente en alta calidad de 510g con velcro perimetral superior e inferior
VINILO		40x40	1 CARA		4+4	vinilo xx xxxxx
ROLL-UP		100x200	1 CARA		4+4	eco roller completo impreso en lona solvente con bolsa de transporte. Papel especial para roller PVC de 180 micras	con soporte y sin soporte

El papel utilizado, preferentemente, en todas las impresiones deberá ser tipo Cyclus print o serie Igloo con un acabado estucado mate, pudiendo variar según las necesidades de la AETIB.

Sin embargo, la AETIB podrá encargar cualquier otro trabajo a lo largo de la vigencia del contrato, como por ejemplo: pósters, roll ups, tarjetas de visita, catálogos e invitaciones para eventos, siempre que su precio se adecue al precio xx xxxxxxx.

2) Distribución del material

2.1. Lugar de entrega

La empresa adjudicataria de este contrato será la encargada de entregar, gratuitamente, el material impreso correspondiente al apartado 1 en las dependencias de la empresa responsable del transporte de material que la AETIB tenga contratada, o bien en las dependencias de la AETIB, según las directrices efectuadas por los técnicos responsables.

2.2. Forma de entrega del trabajo

Las entregas deberán hacerse en cajas convenientemente señalizadas. Cada caja llevará una etiqueta identificativa, perfectamente visible, en la que consten las siguientes especificaciones de producto sin mezclarlos entre sí. Según las necesidades deberá incluir:

 Título de la publicación/evento/proyecto

 Nombre de la Isla/Islas

 Número de ejemplares

 Idioma/s

3) Plazos de entrega

Se establecen, con carácter general, como fecha máxima para la ejecución de cada uno de los servicios especificados en el presente pliego, 10 días laborables desde la orden de producción. Los técnicos de la AETIB podrán establecer plazos parciales de ejecución para cada uno de los proyectos.

Ocasionalmente, y en caso de extrema necesidad por circunstancias sobrevenidas, el plazo de entrega se reducirá a los plazos de impresión que convengan y determine la AETIB.

En caso de incumplimiento la AETIB se reserva el derecho de aplicar las penalidades establecidas en el pliego de cláusulas administrativas particulares.

2.4 LOTE 4: COMPRA DE MERCHANDISING O PACKS DE PRODUCTOS ESTRATÉGICOS

La empresa adjudicataria de este lote deberá asesorar y adquirir y/o fabricar productos artesanales y/o material de Merchandising general para la AETIB (pe. libretas, bolígrafos, cuadernos, bolsas...), así como packs de productos estratégicos hechos en las Islas Baleares (pe. cerámica hecha a mano, tejidos, vidrio, llatra y otros productos típicos como aceite, hierbas, vino, queso, pescado seco, flaó...).

Asimismo, deberá realizar la rotulación (pe. serigrafía, láser, transfer, bordar) y acabados siguiendo los Manuales de Identidad Corporativa de la AETIB y las indicaciones facilitadas por los técnicos. La creatividad y el diseño de los productos de Merchandising y los packs de productos será facilitada por la AETIB o mediante la empresa adjudicataria del concurso para este objeto.

1) Especificaciones técnicas

Los técnicos de la AETIB dictarán las instrucciones sobre la rotulación y acabados para la compra y/o elaboración en cada momento, con las especificaciones técnicas necesarias.

Los técnicos de la AETIB podrán solicitar pruebas de rotulación y acabados sin coste.

En este punto se establecen los diferentes elementos que servirán de referencia para la valoración de ofertas (ver tabla):

MERCHANDISING Y LOS PACKS DE PRODUCTOS

CÓDIGO	PRODUCTO	OBSERVACIONES
LLIB	LIBRETA	20 páginas en blanco, tamaño A5 tapa dura, portada personalizada a cuatro tintas
LLAP	LÁPICES ECOLÓGICOS	Personalizado a una y dos tintas, cartón o similar
MUG	TAZA CERÁMICA	Hecho a mano en Baleares. Medidas: 13 cm anchura contado el asa x 11 cm altura, pintado a mano
USB	USB'S	4 GB Formato giratorio, 3.0
X.XXXX	BOLSAS TELA ALGODÓN ECOLÓGICO	Asas largas, 30x30 aproximadamente, marcadas a 2 colores
B.LLEN	BOLSAS TELA LENGUAS	Tamaño 35x40x5 aproximadamente, artesano
PACK	PACK PRODUCTO BALEAR	No superior a 20 €. productos con denominación de origen o con indicación geográfica protegida
B.PAP	BOLSA DE PAPEL	28+12X33, 2 caras, 4+4 tintas

La AETIB podrá encargar cualquier otro elemento no descrito en el cuadro anterior a lo largo de la vigencia del contrato, siempre que su precio se adecue al precio xx xxxxxxx.

En la medida de lo posible, todo el material deberá estar producido con las máximas normas de sostenibilidad.

La serigrafía de las referencias de textil deberán ser de alta calidad, usando tintas especiales dependiendo de la composición de las referencias. Asimismo, el bordado de éstas deberá tener un número mínimo de puntadas que dependiendo del proyecto variará y será determinado por los técnicos de la AETIB.

2) Distribución del material

2.1. Lugar de entrega

La empresa adjudicataria de este contrato será la encargada de entregar sin ningún coste para la AETIB, el material correspondiente al apartado 1 en las dependencias de la empresa responsable del transporte de material que la AETIB tenga contratada, o bien en las dependencias de la AETIB, según las directrices efectuadas por los técnicos responsables.

2.2. Forma de entrega del trabajo

Las entregas deberán hacerse en cajas convenientemente señalizadas. Cada caja llevará una etiqueta identificativa, perfectamente visible, en la que consten los siguientes especificaciones del producto sin mezclarlos entre sí. Según las necesidades deberá incluir:

 Nombre del producto

 Nombre del evento/proyecto para el que se ha ejecutado.

 Número de unidades

 Característica distintiva del producto: talla, medida, color, tamaño.

3) Plazos de entrega

El plazo de entrega se establecerá a partir de la notificación de la orden de compra/elaboración, dependiendo del producto solicitado. Los técnicos de la AETIB podrán establecer plazos parciales de ejecución para cada uno de los proyectos.

En caso de incumplimiento la AETIB se reserva el derecho de aplicar las penalidades establecidas en el pliego de cláusulas administrativas particulares.

4) Muestras

En el presente concurso será necesario la entrega de muestras de aquellos artículos que se indican en el punto 1 de este lote, ajustándose a las características técnicas detalladas. La no presentación de las muestras exigidas, el no cumplimiento de las características y/o la identificación defectuosa impedirá la valoración del criterio para el producto concreto.

Todas las muestras deberán ir correctamente embaladas individualmente e identificadas con una pegatinas perfectamente visible donde se indique:

 Nombre del licitador.

 Número de expediente del procedimiento. (Exp. 112/2018)

 Lote y criterio al que se presenta la oferta. (Lote 4 criterio 2.1 Calidad de los productos ofrecidos).

 Código del artículo.

Todas las muestras se entregarán dentro de una caja cerrada con una pegatinas perfectamente visible donde se indique:

 Nombre del licitador.

 Número de expediente del procedimiento. (Exp. 112/2018)

 Lote y criterio al que se presenta la oferta. (Lote 4 criterio 2.1 Calidad de los productos ofrecidos).

3. DEBERES Y OBLIGACIONES DEL ADJUDICATARIO

Los deberes y obligaciones comunes a todos los lotes descritos en este pliegos son:

a) La empresa adjudicataria deberá contratar el personal necesario para atender sus obligaciones. Este personal dependerá exclusivamente del adjudicatario y por tanto no tendrá ningún derecho en relación a la AETIB. Tampoco en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o resolución del contrato.

b) La empresa adjudicataria será la responsable de la calidad técnica del servicio, así como de las consecuencias para la AETIB, o para terceros, derivadas de las omisiones, errores o métodos inadecuados en la realización del trabajo, siendo de aplicación las penalidades descritas en el apartado S de los pliegos de cláusulas administrativas particulares. La empresa adjudicataria, debe contar con el equipo técnico y material necesarios para garantizar la prestación del servicio en condiciones óptimas.

c) La empresa adjudicataria, en relación a los trabajos a que se refiere el presente pliego, prestará gratuitamente a la AETIB la asistencia necesaria para la

interpretación de datos, resultados o análisis, corrección de errores u omisiones y la preparación de cualquier documento complementario del que se plantee su necesidad.

d) La ejecución del contrato se realizará a cuenta y riesgo del contratista y éste, no tendrá derecho a indemnización por causas de pérdidas, averías o perjuicios ocasionados en la realización del trabajo.

e) En ningún caso, la AETIB responderá al abono de cantidades que puedan resultar debidas a terceros por la empresa adjudicataria en cualquiera de los servicios prestados.

f) La empresa adjudicataria deberá informar a la AETIB de las incidencias, ocasionales o fortuitas que puedan surgir.

g) Entrega y recogida gratuita de documentación y/o material solicitado por la AETIB sin coste para la AETIB.

h) Servicio personalizado y agilidad en la toma de decisiones: el contrato deberá ser atendido por un responsable de la empresa adjudicataria, con preparación y experiencia adecuadas, según se indica en el apartado F5 de los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

La empresa adjudicataria, nombrará un responsable del contrato que servirá de interlocutor del seguimiento, información y presentación de resultados objeto del contrato. Mediante reuniones mensuales, dará cuenta detallada de los trabajos a la persona/s responsable/s del contrato de la AETIB.

i) Asimismo, deberá garantizar la disponibilidad y la rapidez de gestión del personal encargado del contrato de la AETIB.

j) La empresa adjudicataria, queda obligada a facilitar la prueba o propuesta de cualquier proceso o fase de los trabajos y facilitar cualquier colaboración, información o datos sobre los trabajos realizados durante el plazo de ejecución del contrato que la persona/s responsable/es de este le solicite/n.

k) Cualquier actuación en el marco de este contrato requerirá el visto bueno de la persona / s responsable/s del contrato.

l) Con el fin de mantener un correcto control sobre el presupuesto del contrato, la empresa adjudicataria deberá realizar un control exhaustivo de los gastos que se van generando por los servicios solicitados, tanto ejecutados como reservados (encargados y pendientes de ejecución) que reportará mensualmente a la AETIB durante la vigencia del contrato.

m) La empresa adjudicataria deberá cumplir con todos los términos y condiciones descritas en estos pliegos.

Particularmente, a continuación, se describen aquellos deberes y obligaciones que afectan a la empresa adjudicataria de cada lote:

3.1. LOTE 1: CREATIVIDAD, DISEÑO, PLANIFICACIÓN, GESTIÓN DEL MATERIAL Y ACCIONES PUBLICITARIAS DE LA AETIB

La empresa adjudicataria se compromete a la ejecución de las tareas y acciones necesarias para cumplir la planificación y calendario de acciones propuestas. Igualmente a las tareas de análisis y seguimiento necesarias para cada tipo de acción, de manera que se obtengan informes periódicos mensuales de impacto, seguimiento de indicadores y cuadro de mando y se puedan llevar a cabo acciones correctivas en caso necesario .

Una vez aprobados por parte de la AETIB los elementos, creatividades y la planificación de las diferentes acciones, la empresa adjudicataria deberá:

x Ejecutar todas aquellas tareas de análisis, configuración, gestión y seguimiento de todas las acciones propuestas y aprobadas.

 Asumir las tareas de control y seguimiento de todas las acciones, asumiendo la correcta ejecución de la difusión y el pago de los medios o soportes contratados.

 Durante la duración de las campañas elaborará informes cuantitativos y cualitativos de las actividades desarrolladas y los resultados obtenidos, con la periodicidad y formato que la AETIB estime oportuna.

 Elaborar informes periódicos mensuales con las KPI'S y el seguimiento del cuadro de mando del contrato.

 Elaborar una propuesta de optimización de SEO, acciones a realizar con su justificación, palabras clave a emplear, metatags de buscadores.

 Proponer, en el caso de que se estimara necesario, las acciones correctivas que permitan mejorar el impacto de las campañas.

 Formar al personal de la AETIB, destinado al control de la ejecución del contrato, en el uso de las herramientas de medición que sean empleadas.

 Redactar y entregar un informe anual ilustrado de resultados de la ejecución del objeto del contrato en el que se describan los objetivos conseguidos y, de forma específica, los resultados que han generado cada uno de los medios seleccionados, así como propuestas a realizar o recomendaciones a seguir en el futuro.

 Comprobar la correcta inserción de todos los anuncios que tramite para la AETIB, así como solicitar rectificaciones y/o contraprestaciones en caso negativo, siempre a favor de los intereses de la AETIB.

 Entregar los trabajos, en los formatos requeridos para cada soporte (cumpliendo con las especificaciones técnicas que estos requieran para su correcta y óptima inserción), y se hará cargo de los costes de adaptación de los originales de todas las campañas y/o anuncios a realizar por parte de la AETIB y asumirá los gastos de copias y envío a los diferentes soportes.

3.2. LOTE 2: PRODUCCIONES AUDIOVISUALES, FOTOGRÁFICAS Y SONORAS La empresa adjudicataria deberá:

 Respetar las normas establecidas en los Manuales de Identidad Corporativa de la AETIB en la producción de todo el material.

 Xxxxxxx y solucionar cualquier responsabilidad por daños y perjuicios que puedan sufrir durante el proceso del proyecto o para ser realizado sin seguir las instrucciones o directrices del técnico responsable de la AETIB.

 Facilitar cualquier información sobre el desarrollo de la prestación del servicio a requerimiento de la AETIB. Para ello deberá designar un responsable a quien, en todo momento y en caso de necesidad, puedan dirigirse los responsables de la AETIB como interlocutor válido.

 No podrá incluir su marca o logotipo en ningún lugar del material realizado, con la excepción de los créditos.

 Entregar el máster/trabajo final y brutos según el pliego de prescripciones técnicas.

 El material deberá ser supervisado por los técnicos de la AETIB y deberán realizarse todas las modificaciones necesarias hasta conseguir su aprobación. Por lo tanto, todo el material deberá ser aprobado antes de su realización. Y por lo tanto, deberá ser enviado con suficiente antelación al técnico de la AETIB.

3.3. LOTE 3: IMPRENTA

El adjudicatario se compromete a la ejecución de las tareas y acciones necesarias para cumplir con la prestación de los servicios objeto de este contrato.

Por lo tanto, la empresa adjudicataria deberá:

 Realizar muestras/maquetas del arte final y no elaborar los elementos definitivos hasta que la AETIB dé la conformidad.

 Atender cualquier responsabilidad por daños y perjuicios que pueda sufrir el material durante el proceso de realización hasta su entrega en perfectas

condiciones de producción y embalaje, o por ser realizado sin seguir las instrucciones o directrices del técnico responsable.

En estos casos, el material deberá ser repuesto en un plazo máximo de tres días, yendo a cargo del adjudicatario cualquier gasto que se origine por este motivo.

 Facilitar cualquier información sobre el desarrollo de la prestación del servicio a requerimiento de la AETIB, por lo que deberá designar un responsable a quien en todo momento y en caso de necesidad puedan dirigirse los responsables de la AETIB como interlocutor válido .

 No podrá incluir su marca o logotipo en ningún lugar del material impreso, a excepción de los créditos de imprenta.

 Entregar todo el arte final en alta resolución y en formato editable a la AETIB a la entrega de la factura.

 Antes de su impresión definitiva, el material deberá ser supervisado por los técnicos del área de Imagen y Publicaciones de la AETIB y deberán realizar todas las modificaciones necesarias hasta conseguir su aprobación.

 Con anterioridad a la expedición de la factura, el adjudicatario deberá devolver todo el material entregado por la AETIB para la realización de los trabajos encargados.

3.4. LOTE 4: COMPRA DE MERCHANDISING O PACKS DE PRODUCTO ESTRATÉGICOS La empresa adjudicataria deberá:

 Respetar las normas establecidas en los Manuales de Identidad Corporativa de la AETIB en la producción de todo el material.

 Facilitar y/o elaborar muestras de los productos solicitados y no producir los elementos definitivos hasta tener la conformidad de la AETIB.

 Atender cualquier responsabilidad por daños y perjuicios que pueda sufrir el material durante el proceso de realización hasta su entrega en perfectas condiciones de producción y embalaje, o por ser realizado sin seguir las instrucciones o directrices del técnico responsable.

En estos casos, el material deberá ser repuesto en un plazo máximo de veinte días, siendo a cargo del adjudicatario cuantos gastos se originen por este motivo.

 Facilitar cualquier información sobre el desarrollo de la prestación del servicio a requerimiento de la AETIB, para ello deberá designar un responsable a quien en todo momento y en caso de necesidad puedan dirigirse los responsables de la AETIB como interlocutor válido.

 El adjudicatario no podrá incluir su marca o logotipo en ningún lugar del material, con la excepción de si son productos fabricados artesanalmente.

 En el caso de ser requerido por la AETIB la empresa adjudicataria deberá entregar el arte final en alta resolución y en formato editable a la AETIB a la entrega de la factura.

 El material deberá ser supervisado por los técnicos de la AETIB y deberán realizarse todas las modificaciones necesarias hasta conseguir su aprobación. Y por lo tanto, deberá ser enviado con suficiente antelación en el área de Imagen y Publicaciones.

4. DIRECCIÓN Y DESARROLLO DEL CONTRATO

En cada uno de los lotes, la dirección del contrato recaerá en un técnico del área de Imagen y/o de un técnico del área de Comunicación de la AETIB, los cuales han de supervisar, coordinar, hacer el seguimiento, la inspección y la vigilancia de la aplicación de los trabajos que se deriven de este contrato. Estos trabajos, siempre se llevarán a cabo de acuerdo con las indicaciones y el visto bueno de la dirección de la AETIB.

Dentro del ámbito de las funciones de la dirección del contrato se encuentran las siguientes:

 Velar por el cumplimiento de los servicios exigidos y ofertados.

 Valorar, priorizar, diligenciar y validar las acciones y trabajos a realizar.

 Gestionar el alcance del contrato y aprobar los cambios que puedan surgir durante su ejecución.

 Dar el visto bueno a las diferentes campañas y acciones.

 Aprobar o rechazar la sustitución del personal dedicado al contrato.

 Preparar la recepción y la liquidación del contrato.

La empresa adjudicataria designará una persona responsable del contrato, que será el interlocutor principal con la dirección del contrato de la AETIB, a efectos de gestionar el correcto desarrollo de las tareas a realizar.

El control de las tareas se realizará mediante la dirección del contrato o a través de la persona que éste designe.

La persona responsable del contrato, o la persona en quien delegue, debe dar el visto bueno a la producción y realización definitiva de los trabajos.

La AETIB se compromete a proporcionar a la empresa adjudicataria toda la información que haya menester para la realización del objeto del contrato, así como

logotipos, manuales de identidad corporativa, o cualquier otro tipo de documentación.

De forma periódica el responsable/s del contrato convocará/n reuniones de seguimiento del proyecto. Se podrán convocar a otras personas a las reuniones cuando se considere necesario.

5. PRESUPUESTO

El presupuesto total máximo de gasto para esta licitación es de 910.000 € (IVA incluido) que se cargarán a los presupuestos de la AETIB del año 2018 y 2019 según las siguientes anualidades:

- Para el año 2018 desde 1 de noviembre a 31 de diciembre de 2018: 214.167 € (impuestos incluidos) con cargo a presupuesto de la AETIB para el año 2018.

- Para el año 2019 desde 1 de enero a 31 de octubre de 2019: 695.833 € impuestos incluidos) con cargo a presupuesto de la AETIB para el año 2019.

El presupuesto total (impuestos incluidos) se dividirá de la siguiente manera detallada en el cuadro, según los lotes:

LOTES	CONCEPTO	IMPORTE MÁXIMO TOTAL DEL CONCURSO	IMPORTE MÁXIMO 2018	IMPORTE MÁXIMO 2019
LOT 1. Creatividad, diseño, planificación,		606.000,00 €	210.166,67 €	395.833,33 €
gestión del material y acciones
publicitarias para la AETIB.
	A-Plan de medios para el desarrollo de las campañas	481.000 €	180.166,67 €	300.833,33 €
	publicitarias.
	B- Plan de mitigación y/o campañas de sensibilización.	50.000 €	12.500 €	37.500 €
	C- Otras acciones publicitarias.	50.000 €	12.500 €	37.500 €
LOT 2. Producciones audiovisuales,	D- Creatividad, diseño y maquetación.	25.000 €	5.000 €	20.000 €
		149.000 €	4.000 €	145.000 €
fotográficas y sonoras
	A- Elementos audiovisuales, fotográficos y sonoros,
	innovadores y vanguardistas para la óptima comunicación y difusión del desarrollo de los proyectos	120.000 €	0 €	120.000 €
	llevados a cabo.
	B- Un servicio de obtención y/o producción de
	imágenes para ser empleadas en los canales de	29.000 €	4.000 €	25.000 €
	comunicación online que se gestionan desde la AETIB.
LOT 3. Imprenta		100.000 €	0 €	100.000 €
LOT 4. Compra de Merchandising o packs de productos estratégicos		55.000 €	0 €	55.000 €
	TOTAL	910.000 € 214.166,67 € 695.833,33 €

En el caso de disponer de presupuesto no ejecutado al finalizar el ejercicio 2018, el remanente disponible en el ejercicio siguiente para su uso, siempre y cuando exista crédito adecuado y suficiente con cargo al presupuesto de 2019.

Cuando una misma empresa resulte adjudicataria de más de un lote y, a fecha 15 xx Xxxxx de 2019 no se hubiera utilizado la partida asignada a uno de sus lotes, ésta se podrá destinar al resto de lotes que haya ganado la misma empresa adjudicataria, según las necesidades estratégicas y presupuestarias de la AETIB.

En el caso de que a fecha 15 xx xxxxx de 2019 no se hubiera utilizado total o parcialmente alguna de las partidas de los lotes 1 y 2, la dirección de la AETIB se reserva el derecho de redistribuir el remanente entre las partidas presupuestarias correspondientes este lote según las necesidades estratégicas de la Agencia.

6. DURACIÓN DEL CONTRATO

La vigencia del contrato se extenderá desde el 1 de noviembre de 2018 hasta el 31 de octubre de 2019. Sin embargo, si éste fuera firmado con anterioridad, se podrán realizar todas las tareas previas a la ejecución final de los servicios, es decir, borradores de planificaciones, creatividades, maquetaciones, reservas de espacios, etc., aunque la facturación nunca se iniciará antes del 1 de noviembre de 2018.

7. FORMA DE PAGO Y JUSTIFICACIÓN

Todos los servicios / suministros serán facturados a la AETIB por proyecto una vez realizado / entregado, adjuntando la documentación justificativa que se solicite por parte de los técnicos de la AETIB, además de la orden de trabajo (OT) previamente firmada por los técnicos de la AETIB. Sin este documento el técnico no podrá dar conformidad al pago del servicio / suministro.

El pago del precio se hará contra presentación y conformidad de las facturas por parte de la AETIB; previo presupuesto y justificación acordada a cada proyecto.

Las especificaciones correspondientes a cada lote se detallan en el apartado P de los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares.

8. HORARIO DE ATENCIÓN

El horario de atención al cliente, para todos los lotes, como mínimo será de 08: 00h a 17: 00h Asimismo la cuenta se gestionará mediante un número de teléfono gratuito para la AETIB y un correo electrónico exclusivo.

9. CRITERIOS DE VALORACIÓN

Los criterios de valoración están detallados en el cuadro de criterios de adjudicación del contrato dentro de los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

9.1. Lote 1. CREATIVIDAD, DISEÑO, PLANIFICACIÓN, GESTIÓN DEL MATERIAL Y ACCIONES PUBLICITARIAS DE LA AETIB

CRITERI	PUNTUACIÓ
1. Criterios oferta económica	40
2. Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas	45
3. Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas	15
Puntuación total criterios de valoración	100

9.2. LOTE 2. PRODUCCIONES AUDIOVISUALES, FOTOGRÁFICAS Y SONORAS

CRITERI	PUNTUACIÓ
1. Criterios oferta económica	50
2. Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas	45
3. Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas	5
Puntuación total criterios de valoración	100

9.3. LOTE 3. IMPRENTA

CRITERI	PUNTUACIÓ
1. Criterios oferta económica	50
2. Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas	45
3. Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas	5
Puntuación total criterios de valoración	100

9.4. LOTE 4. COMPRA DE MERCHANDISING O PACKS DE PRODUCTO ESTRATÉGICOS

CRITERI	PUNTUACIÓ
1. Criterios oferta económica	50
2. Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas	35
3. Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas	15
Puntuación total criterios de valoración	100

10. ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN PARA LA VALORACIÓN TÉCNICA

A continuación se detalla para cada uno de los lotes la documentación necesaria a entregar por su valoración técnica.

10.1 Lote 1. CREATIVIDAD, DISEÑO, PLANIFICACIÓN, GESTIÓN DEL MATERIAL Y ACCIONES PUBLICITARIAS DE LA AETIB

La empresa licitadora deberá entregar la siguiente documentación para su valoración por la Mesa de Contratación:

SOBRE	DOCUMENTACIÓ
1	Documentación administrativa (ver pliegos administrativos)
2	Criterios oferta económica (Anexo I) Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas (Anexo II)
3	Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas: según se describe en los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

10.2 LOTE 2. PRODUCCIONES AUDIOVISUALES, FOTOGRÁFICAS Y SONORAS

La empresa licitadora deberá entregar la siguiente documentación para su valoración por la Mesa de Contratación:

SOBRE	DOCUMENTACIÓ
1	Documentación administrativa (ver pliegos administrativos)
2	Criterios oferta económica (Anexo III) Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas (Anexo IV)
3	Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas: según se describe en los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

10.3 LOTE 3. IMPRENTA

La empresa licitadora deberá entregar la siguiente documentación para su valoración por la Mesa de Contratación:

SOBRE	DOCUMENTACIÓ
1	Documentación administrativa (ver pliegos administrativos)
2	Criterios oferta económica (Anexo V) Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas (Anexo VI)
3	Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas: según se describe en los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

10.4 LOTE 4. COMPRA DE MERCHANDISING O PACKS DE PRODUCTO ESTRATÉGICOS

La empresa licitadora deberá entregar la siguiente documentación para su valoración por la Mesa de Contratación:

SOBRE	DOCUMENTACIÓ
1	Documentación administrativa (ver pliegos administrativos)
2	Criterios oferta económica (Anexo VII) Criterios oferta técnica evaluable mediante fórmulas (Anexo VIII)
3	Criterios oferta técnica no evaluable mediante fórmulas: según se describe en los pliegos de cláusulas administrativas particulares.

Todos los anexos se encuentran adjuntos a los pliegos de cláusulas administrativas particulares. Esta documentación es necesaria para la valoración de los criterios a los que hacen referencia. Los anexos indicados serán exclusivamente sobre los que se realizará la valoración por parte de la Mesa de Contratación en relación a los criterios referidos. En caso de no aportar la documentación requerida el criterio concreto este no será valorado.

11. PROPIEDAD DE LOS TRABAJOS Y DEPÓSITO DE ORIGINALES

Los licitadores, presentando su oferta, aceptan los términos que se establecen en relación a los derechos de propiedad industrial e intelectual del material generado raíz del contrato.

Los trabajos que se realicen serán de único derecho de uso de la AETIB, es decir, en exclusiva, por lo que se deberán entregar los originales (en formato abierto editable) con la factura. Sin la entrega de este documento el técnico no podrá dar la conformidad al pago de la misma.

La empresa adjudicataria deberá contar con la autoría y originalidad de los derechos que cederá a favor de la AETIB, siempre que sea de producción propia. Asimismo, la empresa adjudicataria asumirá la tramitación y el pago de cualquier impuesto o tasa derivada de la utilización de archivos audiovisuales, sonoros o gráficos.

12. CONFIDENCIALIDAD Y LOPD

La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato, por un período mínimo de 5 años a contar desde su finalización. El adjudicatario se compromete por escrito a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados a la AETIB.

La información proporcionada por la AETIB sobre los usuarios finales de los servicios a contratar será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de estos datos.

Por ello, la empresa adjudicataria, en lo que concierne al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales ya la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD), deberá formalizar con la AETIB un acuerdo de tratamiento de datos personales en el que se compromete (junto con todo su personal ) a realizar el tratamiento de datos de carácter personal a los que tenga acceso de acuerdo con la normativa de protección de datos vigente en cada momento y, en particular, las obligaciones recogidas al efecto en el pliego de la AETIB alojado en la Plataforma del Sector Público.

13. OFICIALIDAD DE LAS LENGUAS

Toda la documentación administrativa y técnica que se presente en esta licitación debe ser en una de las dos lenguas oficiales de la CAIB, preferentemente en catalán.

Palma, 31 de julio de 2018.