REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE LEGAL EN SERPOST S. A.
REGLAMENTO DE
ADMINISTRACIÓN DEL
SOFTWARE LEGAL
EN SERPOST S. A.
R-011.01
R-011.01
CONTENIDO
I OBJETIVO.......................................................................................................................... 2
II ALCANCE......................................................................................................................... 2
III BASE LEGAL.............................................................................................................. ..... 2
IV DEFINICIONES..................................................................................................... ............ 2
V REGLAMENTO................................................................................................... ............. 3
CAPÍTULO I - DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL 3
SOFTWARE LEGAL................................................................... .......
CAPÍTULO II - DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE....... ........................ 5
CAPÍTULO III - DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL 10
SOFTWARE................................................................................ ........
CAPÍTULO IV - DEL USO ILEGAL DEL SOFTWARE......................................... .. 12
VI DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA.................................................................... .... 15
VII AUTORIZACIÓN......................................................................... .......................... ...... 15
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I. OBJETIVO
El presente Reglamento establece y regula las condiciones de administración del software con derechos de autor con que cuenta la Empresa, considerando los parámetros recomendados por el Estado.
II. ALCANCE
A la Gerencia de Desarrollo Corporativo a través de la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, así como a todas las áreas de la Empresa que hacen uso de software.
III. BASE LEGAL
3.1 Decreto Legislativo N° 685, “ Ley de Creación de SERPOST S.A. ”
3.2 Estatuto Social de SERPOST S.A
3.3 Resolución Ministerial N°073 -2004-PCM, “Guía para la Administración Eficiente del Software Legal en la Administración Pública”
3.4 Decreto Legislativo N° 822, “Ley de Derecho de Autor” .
3.5 Decreto Legislativo N° 1076, Aprueban modificación del Decreto Legislativo N° 822.
3.6 Resolución de Contraloría N° 320 -2006-CG Normas de Control Interno
3.7 Normativa interna
IV. DEFINICIONES
a. Actualización. Versión nueva de un software.
b. Business Software Alliance. Business Software Alliance (BSA) es el gremio de los principales desarrolladores de software del mundo ante gobiernos y para consumidores xxx xxxxxxx internacional. Sus miembros representan a una industria de importante crecimiento en el mundo. La BSA informa a usuarios de computadoras sobre leyes de derecho de autor de software, aboga por la creación de normas públicas que fomenten la innovación y amplía las posibilidades comerciales, además de luchar contra la piratería de software. Los miembros de la BSA para el Perú incluyen a Adobe Systems Inc., Apple Computer Inc., Autodesk Inc., Avid Technology Inc., Xxxxxxx Systems Inc.,Borland Software Corp., CNC, Internetr Security Systems, Microsoft Corporation, Macromedia Inc., y Symantec Corporation.
c. COA. Certificado de autenticidad por sus siglas en inglés.
d. Costo Total de Propiedad. Frase que significa cuánto cuesta realmente el poseer una computadora. EL TCO Total Cost of Ownership por sus siglas en inglés, incluye, costo original de una computadora y el software; actualizaciones de hardware y software; mantenimiento; soporte técnico y entrenamiento. La mayoría de las estimaciones colocan el TCO en aproximadamente 3 a 4 veces el costo real de compra de una PC.
e. Crash. Destrucción impredecible de información en una computadora.
f. CLUF. Contrato de Licencia para el Usuario Final.
g. Download. Descarga u obtención de software o aplicaciones.
h. Software.- Expresión de un conjunto de instrucciones, mediante palabras, códigos, planes o en cualquier otra forma que, al ser incorporados en un dispositivo de lectura
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automatizada, es capaz de hacer que un ordenador –un aparato electrónico o similar capaz de elaborar informaciones- ejecute determinada tarea u obtenga un determinado resultado.
i. Software Pre-Instalado. Aquel que instalan los distribuidores en las PCs que venden.
j. Soporte.- Servicio que proporciona ayuda técnica.
V. REGLAMENTO
CAPÍTULO I
DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE LEGAL
Art. 1 Razones para Administrar el Software
En el entorno dinámico del uso de computadoras y otros activos dispersos de Tecnologías de Información, es necesario administrar los activos de software para:
• Asegurar que el software utilizado sea legal y que se utilice en cumplimiento de los términos de la licencia;
• Controlar los costos asociados con el activo, y
• Mejorar el rendimiento de los activos y la organización.
Art. 2 Garantizar el Cumplimiento de la Ley
Los programas de computadora están protegidos por la ley de derechos de autor y no pueden utilizarse, reproducirse o distribuirse sin la autorización expresa del fabricante.
El derecho del Usuario a usar, reproducir y distribuir un programa está sujeto a los términos contenidos en la licencia correspondiente, la cual constituye un contrato válido entre licenciatario y licenciante. El licenciatario del software goza de la potestad -adquirida bajo un cont rato de distribución, de ceder al usuario, el derecho de uso otorgado por el autor. El distribuidor no transfiere la propiedad intelectual del software. Al pagar por un software se adquieren los derechos de uso del programa, la documentación técnica y los manuales de uso.
El propietario es el autor o productor y la propiedad nunca se transfiere.
La regla general es que una copia concedida bajo licencia puede instalarse y usarse sólo en una computadora, a menos que la licencia permita expresamente otra moda lidad.
Además de los acuerdos de licencia, la ley de derechos de autor protege, a los autores del software, de la reproducción y distribución no autorizados de software.
La ley también prohíbe que los usuarios carguen, descarguen o transmitan copias no aut orizadas de software por Internet u otros medios electrónicos. Las violaciones de estas restricciones pueden constituir delitos, los cuales exponen al infractor a multas y/o a pena privativa de la libertad.
Art. 3 Controlar los Costos
La segunda razón más importa nte para administrar los activos de software es controlar todos los costos asociados con los activos. Un proceso de administración efectiva consta de:
1. Controlar los Costos de Adquisición de Software. - Un proceso de administración eficaz reduce al mínimo los costos de adquisición de software al identificar y comunicar las necesidades de software actuales y futuras de la Empresa, elaborar oportunamente el presupuesto para la adquisición de software y concretar la compra solamente de aquellos
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recursos que se consideren necesarios en conformidad con los procedimientos de adquisición vigentes.
2. Evitar los Costos de Equipos Informáticos Innecesarios. - Un proceso de administración del software permite a una organización identificar y comunicar a sus trabajadores el software que actualmente utiliza, así como la actualización realizada, la substitución, la eliminación y las políticas para retención de datos y programas. Al recopilar y distribuir esta información, es posible administrar software, datos y archivos de pr ogramas de manera sistemática. Por otra parte, la eliminación sin sobresaltos del software que ya no se utiliza libera espacio en las unidades de almacenamiento del equipo informático existente y de esta manera, evitar los costos de actualizar o reemplazar innecesariamente el equipo informático.
3. Control de los Costos de Mantenimiento de Software. - Al identificar las necesidades presentes y futuras de la Empresa, y especificar cuándo el software dejará de ser utilizado, es posible controlar el costo xx xxxxx nimiento para el software y evitar el costo implícito en la renovación innecesaria de licencias en términos demasiado amplios. Es posible realizar el control mediante un proceso de administración que estudie de manera periódica las necesidades de software de la organización, actualice periódicamente la lista de software utilizado y comunique claramente por adelantado en qué momento diferentes aplicaciones y versiones dejarán de ser utilizadas para, en tal caso, retirarlas de las computadoras propiedad de Serpost S.A.
4. Evitar los Costos de los Procesos Legales, Sanciones y Multas. - Es deber de Serpost
S.A. evitar los costos de los procesos legales, las multas y las sanciones mediante la puesta en vigor del proceso de administración de activos de software descr ito en el presente reglamento. El proceso generará un registro de los documentos necesarios para evitar estos riesgos.
Para asegurar la disminución de estos riesgos, el registro incluirá:
• La declaración escrita de la política de software de Serpost S.A.
• Pruebas de la aceptación y el entendimiento por parte de los trabajadores de la política, el proceso de administración y las responsabilidades
• Un inventario completo y actual de los activos de software
• Documentación sobre todas las medidas adoptadas en apoyo del proceso de administración y de aquellas señaladas en la ley.
Art. 4 Mejorar el Rendimiento de los Equipos Informáticos
1. Garantizar la Calidad y Confiabilidad del Software. - Un proceso eficaz para la administración del software permitirá identificar adecuadame nte, evitar y eliminar (cuando se encuentran instaladas en las computadoras de la Empresa) las copias ilegales de software.
2. Maximizar la Compatibilidad de los Recursos de TI. - Con la disponibilidad de numerosos tipos y versiones de software en el mercado a ctual, surgen con frecuencia temas de compatibilidad. Si los trabajadores en un área de la Empresa requieren hacer uso de documentos generados por una aplicación específica, pero los trabajadores en otras áreas usan sólo una aplicación no compatible, se de be considerar la decisión de autorizar o no el uso de ambos programas de computadoras, el mantenimiento y la formación necesaria para utilizar adecuadamente ambos. Al administrar el ciclo de vida de sus activos de software se genera la información necesaria para dar respuesta a los temas de compatibilidad y ponderar las ventajas y desventajas, los costos y beneficios.
Antes de pasar a una versión de software más reciente, se debe analizar si efectivamente es
necesario contar con dicha aplicación, o con el s oftware que se posee se puede cumplir con
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las labores cotidianas.
La responsabilidad de la compatibilidad de los recursos informáticos recae en la Sub Gerencia de Tecnologías de Información.
3. Anticipar y Aprovechar el Cambio. - La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, como resultado de un proceso efectivo para la administración del software, deberá anticiparse y aprovechar el cambio –a nivel tecnológico y organizacional – al tiempo que reducirá a un mínimo las consecuencias adversas potenciales. En el curso del proceso de administración, la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, deberá identificar y comunicar las necesidades de software actuales y futuras de la Empresa, analizando las ventajas y desventajas de instaurar tecnología prevista a ti empo. El proceso le ayudará a evitar la adquisición de software que está a punto de tornarse obsoleto así como de software nuevo pero no fiable.
4. Aumentar la Productividad de los Trabajadores. - Como consecuencia del uso del software, los trabajadores actuales pueden ser más eficientes y las empresas que saben utilizar esta herramienta son más productivas.
La administración de activos de software garantiza que los trabajadores cuenten con las herramientas que necesitan para cumplir con sus tareas de manera ef iciente, así como la capacitación necesaria para emplear las herramientas adecuadamente.
Sin embargo, la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones, deberá supervisar sus equipos informáticos con la finalidad de evitar uso ilegal de software por los trabajadores; en el caso que el Departamento de Tecnología y Comunicaciones detecte el uso ilegal de software, la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información comunicará el hecho a la Sub Gerencia de Recursos Humanos, la cual es el responsable de evaluar el caso e indicar la sanción correspondiente de ser el caso.
CAPÍTULO II
DE LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE
Art. 5 Administración del Software
Un proceso efectivo para la administración de software comprende tr es tareas principales.
• En primer término, se necesita crear el entorno institucional correcto, en el cual los trabajadores se encuentren comprometidos con el éxito del proceso.
• Como paso siguiente, debe realizarse un inventario de sus activos. Precisa cono cer el recurso antes de poder administrarlo.
• Finalmente, debe estar preparado para adoptar medidas –correctivas y preventivas - y debe mantener al día la política, los procedimientos y la información.
Como referencia se puede ver el cuadro presentado en el Anexo – 1 del presente Reglamento.
Para promover el entorno institucional ideal, en el que los trabajadores son receptivos a los objetivos, las decisiones y las acciones del proceso de administración, la Empresa, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones de la Sub Gerencia de Tecnologías de la información, deberá:
• Formular y comunicar una política clara de adquisición y uso del software
• Obtener y asegurar el entendimiento y la aceptación de la política de uso del software por parte de los trabajadores
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• Identificar, distribuir y actualizar periódicamente la lista de software utilizado y de uso autorizado
• Establecer un depósito para los discos maestros del software adquirido, todas las licencias de software, documentación, facturas de compra si se encuentran disponibles e información generada por el proceso de administración
• Desarrollar, poner en marcha y supervisar de manera periódica la observación de los procedimientos para la compra de software
Realizar un inventario del software es un compo nente crítico del proceso de administración. Se debe identificar todo el software instalado en las computadoras de la Empresa, así como recopilar y almacenar en un depósito seguro las licencias y la documentación para el software cuyo uso en la Empresa hay a sido aprobado.
Finalmente, es posible que se necesiten medidas correctivas para que el inventario esté de acuerdo con las políticas y los procedimientos. La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunica ciones debe mantenerla actualizada mediante la renovación periódica de la lista de software autorizado por la Empresa la actualización, en caso sea necesaria, de los términos de los acuerdos de licencia. Además, se deben adoptar medidas preventivas para re ducir a un mínimo la necesidad de acciones correctivas en el futuro.
Art. 6 Creación de un Entorno para el Logro de los Objetivos Formulados
Se debe construir un entorno organizacional en cuatro dimensiones. Se debe recordar que ningún proceso de gestión logrará sus objetivos si estos últimos no están claramente definidos o no son posibles de alcanzar, si las responsabilidades son confusas o si no hay consecuencias para las medidas no adoptadas en el proceso.
1. Formular y comunicar una Política de Software. - Todo plan de administración eficaz comienza con una formulación clara de la política. Debe incluir secciones separadas para establecer el compromiso de la Empresa con los tres objetivos:
• Respeto de los derechos de autor
• Administración de las necesidades de softw are para obtener un máximo beneficio
• Adquisición de software con la correspondiente licencia mediante un proceso de compra aprobado que reduzca a un mínimo el riesgo de adquirir software ilegal.
La declaración política formulada por la Empresa, debe ser co nocida por el integro de los trabajadores, a través de los diversos medios disponibles: correo electrónico, Intranet, periódico mural, reuniones de trabajo, otros.
La Declaración de la Política de Administración de Software (Anexo - 5), debe ser firmada por cada trabajador en señal de conformidad.
2. Obtención del Compromiso de los Trabajadores. - A fin de cumplir los objetivos, los trabajadores deben entender y aceptar el proceso de administración. La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones debe lograr dicho apoyo mediante tres (3) medidas:
• Describir claramente, comunicar y solicitar la aceptación de la política institucional, el proceso de administración, los procedimientos de compra y las respons abilidades de los trabajadores
• Educar a los trabajadores para que aprendan cómo pueden contribuir al éxito del proceso de administración (sabiendo cómo identificar software ilegal, comprendiendo y cumpliendo con los términos de las licencias de software y cómo usar el software
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provisto y aprobado por la Empresa)
• Prestar especial atención a los eventos de transición tales como la contratación o el término del contrato de un trabajador, basándose en la información referente a las altas bajas de personal que le remite cada fin de mes la Sub Gerencia de Recursos Humanos.
3. Especificación, Comunicación y Solicitud de Aceptación. - Inicialmente, generar apoyo mediante la especificación y la comunicación clara de la política para software, una jerarquía de mando y las responsabilidades de cada trabajador. Distribuir la información en cursos de orientación para nuevos trabajadores.
Evitar la confusión y solicitar a cada trabajador que xxx y acepte la declaración. Es necesario probar que cada trabajador recibió informac ión, ha entendido y aceptado cumplir la política interna para administración y uso de software, esta política se encuentra escrita en el Anexo
–5 del presente Reglamento.
4. Educación.- La formación es un elemento importante para obtener la aceptación de los trabajadores. La Empresa, a través del Departamento de Capacitación y Bienestar del Personal, en coordinación con el Departamento de Tecnología y Comunicaciones, debe diseñar un programa de formación que ofrezca preparación en tres áreas generales:
• Comprender la declaración de la política, incluido el proceso de administración, los procedimientos de compra y las responsabilidades de los trabajadores
• Saber determinar si el software o su uso es ilegal
• Reconocer cómo aprovechar las ventajas del activo del soft ware utilizado por la organización.
Además de explicar la política a los nuevos trabajadores durante la sesión de orientación, es posible ayudarlos a entender la política y sus responsabilidades mediante una evaluación periódica de los resultados del proceso de administración y los procedimientos de compra. Un momento ideal para la evaluación es después de la finalización de una auditoria o inventario de software.
Formar a los trabajadores para reconocer cuándo el software o su uso es ilegal, comienza con un entendimiento de las distintas variaciones de uso ilegal de software. Más adelante se resumen los tipos más comunes de dicho uso ilegal, y cómo ayudar a los trabajadores a evitar que cometan estos actos ilegales.
Art. 7 Formas de Administración
Una correcta administración de software incluye dos etapas:
• Realizar un inventario inicial de software, y después
• Establecer políticas y procedimientos para mantener el software sobre una base continua.
A continuación establecemos los procedimientos necesarios para realiz ar estos dos pasos.
1. Realización de inventario. - Para realizar un inventario de software se requiere analizar los productos de software instalados en las computadoras y compararlos con las licencias que posee o haya adquirido la Empresa. A continuación, mos tramos los pasos que deben seguir.
a. Escanéo de los Discos Duros de todas las Computadoras y Listado del Software Instalado.- Existen varias herramientas disponibles comercialmente en el mercado que permiten cumplir con esta actividad. Por ejemplo podemos ci tar MS Inventory Analyzer Tool, Xxxxxx entre otros recomendados por el Inei y disponibles comercialmente.
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b. Seguimiento al Software Instalado. - Conforme se escanéan las computadoras, se dará el seguimiento al software instalado en cada una de ellas., emitién dose el reporte Informe de Instalación de Software – Computadoras Personales (Anexo – 2).
c. Resumen del Total de Instalaciones. - Después del inventario de las computadoras personales, se deberá resumir los resultados de todo el software instalado en un repor te llamado Instalación de Software y Resumen de Licencia (Anexo - 3).
d. Documentación de Licencias. - Localizar las licencias u otra prueba de documentación de compra de software y resumir el total de licencias que posee la Empresa. La prueba de compra de la licencia puede existir en varios formatos, dependiendo del tipo de licencia que haya adquirido, tal como una Licencia al menudeo o Licencia por volumen, y puede consistir en un Contrato de licencia de usuario final (EULA), soporte de factura u otro. La información sobre la compra de licencias reincluye también en el Anexo – 3.
e. Registro de Recursos Informáticos – Software.- La finalidad del Registro de Recursos Informáticos en Serpost S.A. es disponer de un medio que sirva al Departamento de Tecnología y Com unicaciones para registrar los recursos informáticos disponibles (computadoras, impresoras, redes y comunicaciones, software, otros), siendo éstas responsables de su implementación; para ellos, en el caso de Serpost S.A., se utilizará el formato Ficha Técn ica del Software (Anexo - 4).
f. Resumen de Resultados. - Una vez que se haya resumido el software instalado en las computadoras de la Empresa y que se haya realizado una comparación con las licencias relacionadas adquiridas, puede determinarse cualquier exces o o deficiencia en las licencias. Si este análisis indica que Serpost S.A. no cuenta con las licencias suficientes, tendrá que realizar una compra de licencias para completar las faltantes o, borrarlo inmediatamente. Se podrá utilizar el formato Instalació n de Software y Resumen de Licencia (Anexo – 3).
2. Administración Continua
a. Software Estandarizado.- Si durante el inventario del software, se descubre trabajadores que utilizan software no actualizado o varias versiones, ése es el momento para estandarizar por medio de la actualización las licencias existentes. Esto con frecuencia conduce a una mayor productividad debido a que todos los trabajadores se estandarizan en la misma versión del software, reduciendo problemas en los archivos de uso compartido/ transferencia y generando mayor eficiencia.
Según el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado mediante D.S. N°184-2008-EF, se entiende por estandarización al proceso de racionalización consistente en ajustar a un determinado tipo o modelo los bienes o servicios a adquirir o contratar, en atención a los equipamientos preexistentes.
Para ello es necesario en caso del uso de software por parte de la Empresa, que la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información sustente técnicamente los estándare s de software a utilizar, mediante documentación oficial y avalada por la Alta Dirección. Asimismo, las razones por las que dicha estandarización no se justifica en ciertos casos.
b. Adquisición Centralizada de Software. - Esto facilita las labores de control. Además, las empresas que centralizan la adquisición del software tienden a:
i. Presentar un mayor grado de cumplimiento con los términos y condiciones de la licencia, mientras que las licencias y contratos se mantienen en una ubicación central.
ii. Generar ahorros en los costos por medio de la compra del tipo correcto de la licencia.
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iii. Poder alinear más rápidamente el presupuesto de informática respecto a la adquisición de software, contra el presupuesto, conduciendo los procesos a una asignación más eficiente de los recursos.
c. Establecimiento de Políticas. - Serpost S.A., cuenta con políticas y procedimientos por escrito, los cuales cubren lo siguiente:
i. Política de uso y derechos de autor del software. - La política para la administración de Software de la Empresa, la cual se encuentra anexa al presente documento y es de cumplimiento obligatorio por todos los usuarios de software que desarrolle algún tipo de actividad en las computadoras propiedad de la Empresa. Es responsabilidad de la Sub Gerencia de Tecnologías de l a Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones dar a conocer esta política y hacer que se cumpla.
ii. Políticas y procedimientos de adquisición. - La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones deberá proponer procedimientos para que los trabajadores soliciten copias de software o actualizaciones de programas existentes, así como la definición de la responsabilidad de la decisión de adquisición, los criterios en los que se basa, las pautas a tomar en cuenta para seleccionar el producto y el proveedor adecuado.
Es necesario que Serpost S.A. tome las previsiones para incluir en los presupuestos de cada ejercicio las partidas necesarias para la adquisición y/o regularización de licencias, considerando que de acuerdo x xxx, en la descripción de los bienes y servicios a adquirir o contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico.
Sólo será posible solicitar una marca o tipo de producto determinado cuando ello responda a un proceso de estandarización, bajo responsabilidad del Directorio.
iii. Instalación del Software.- La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones, es el responsable de la instalación del software así como del control y registro de la información referida al software y a los usuarios.
iv. Capacitación en el Uso del Software. - La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información es responsable de determinar los casos en los que la capacitación se realizará internamente y en que casos se realizará externamente.
v. Software Personal. - La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones será quien autorice y ejecute la instalación de software de uso personal en las computadores de la Empresa, y si fuese así, bajo qué condiciones.
vi. Disposición del Software.- Cuando la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información determine la obsolescencia de un software en particular y que éste no se va a seguir utilizando, ordenará la destrucción del mismo, la cual será ejecutada, bajo responsabilidad, por el Dep artamento de Tecnología y Comunicaciones en coordinación con el Departamento de Control Patrimonial y Seguros Generales.
Todo lo anterior se encuentra considerado en la Política de Administración de Software,
a fin de asegurar consistencia, para coadyuvar al proceso de mantenimiento de registros
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y para lograr ahorros en los costos.
d. Perfil de Usuario. - El Perfil de Usuario de Software debe ser elaborado y administrado por la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones para la estandarización, control y optimización del uso de los programas, según las necesidades de la Empresa.
e. Evaluación de Uso.- Para ayudar a la Empresa a determinar sus necesidades de software, una encuesta de uso de software permite ayudar a identificar y programar la compra de licencias. Este proceso le dará a los trabajadores la oportunidad de obtener retroalimentación en cualquier herramienta que necesiten y esto puede ayudar a Serpost
S.A. en el manejo de la compra. De esta maner a se contribuye a aumentar la productividad y la satisfacción del trabajo.
Se debe considerar preguntar a los trabajadores respecto a qué programas de software facilitaría su trabajo o lo harían más eficiente.
Estas evaluaciones deberán hacerse por lo meno s una vez al año y serán responsabilidad de la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones.
f. Mantenimiento Actualizado del Inventario. - Una vez establecidas las bases del inventario del software a t ravés de la auditoría del software, es importante mantener actualizado este inventario. Esto involucra la asignación de responsabilidades para el seguimiento de las compras de computadoras nuevas y la información de licencias que las acompañan. La Sub Xxxx ncia de Tecnologías de la Información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones, deberá utilizar las mismas formas que utilizó para llevar a cabo el inventario de su software, actualizándolas para compras futuras. Asimismo, podrá estar en me jores condiciones para incluir en su presupuesto las partidas que resulten necesarias.
CAPÍTULO III
DE LOS LINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE
Art. 8 Lineamientos sobre el Uso del Software y del Perfil de Usuario
1. Los programas desarrollados en la Emp resa y los encargados a terceros, deben ser elaborados bajo los estándares de programación, lenguajes y herramientas de desarrollo elaborados por la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información en coordinación con el área del usuario, de acuerdo con los requerimientos del Sistema definido por ellos.
2. Todo software elaborado por encargo de Serpost S.A., debe ser revisado y aprobado por la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información. Asimismo, deberá ser registrado por esta Sub Gerencia ante la Dirección de Derecho de Autor del INDECOPI.
3. Cada usuario debe utilizar únicamente el software que el Departamento de Tecnología y Comunicaciones haya instalado de acuerdo al Perfil de Usuario para el uso de software, asignado según las actividades que desempeñan.
4. La Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones deberá evaluar constantemente los programas y/o actualizaciones existentes en el mercado tecnológico para su posible incorporación dentro de la lista de programas estandarizados. Un usuario puede poseer más de un Perfil de Uso.
5. No deberá estar permitido instalar otros programas que no estén incluidos en el Perfil de Usuario, aún cuando sean éstos legales y de propiedad del usuario, salvo en casos
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autorizados por la Sub Gerencia de Tecnologías de la información a través del Departamento de Tecnología y Comunicaciones con la licencia o certificado de autorización de uso del fabricante, demostrando además que son utilizadas por un período corto y su productividad en las labores asignadas. Igual caso se considera para los programas llamados “freeware” y “shareware”, salvo en este último caso el cual se debe eliminar una vez culminado su período de prueba. Dentro de los programas que pueden ser instalados, se encuentran los llamados “parches” o “actualizaciones” que los fabricantes distribuyen de forma gratuita para optimizar sus productos.
Art. 9 Lineamientos de Instalación / Desinstalación
1. El Departamento de Tecnología y Comunicaciones deberá ser exclusivamente quien pueda instalar y desinstalar los programas en los equipos de los usuarios. Esta disposición deberá ser expresa.
2. Todos los equipos que requieran la instalación de software deben cumplir los requerimientos mínimos para su funcionamiento.
3. Es recomendable que toda solicitud de instalación de software deba estar debidamente justificada por intermedio y autorización del Jefe inmediato superior del usuario solicitante, mediante correo electrónico el cual deberá contener al menos: Nombre del Usuario del equipo a instalarse el software, Cargo, Código Patrimonial del CPU, programas requeridos, versión y período de uso así como la justificación de la solicitud.
4. De acuerdo a lo solicitado, el Departamento de Tecnología y Comunicaciones evaluará si las características técnicas del equipo a instalar satisfacen los requerimientos mínimos para su adecuado funcionamiento, además de las licencias de uso del software. Si es aceptada la solicitud, el Departamento de Tecnología y Comunicaciones procederá a coordinar o ejecutar la instalación. Al finalizar la instalación y recibida la conformidad del usuario, el Departamento de Tecnología y Comunicaciones deberá obtener la firma de éste, deslindando responsabilidades de cualquier tipo sobre programas que no hayan sido instalados po r dicha área. De esta manera, será posible listar la totalidad de programas instalados formalmente por la Empresa en el equipo del usuario.
5. Los programas instalados que no sean de utilidad para el usuario, deben ser borrados de inmediato. Si el usuario no utiliza los programas inicialmente instalados en sus equipos, se recomienda que soliciten al Departamento de Tecnología y Comunicaciones por intermedio de su dependencia, la desinstalación de aquéllos, permitiendo de esa forma ser aprovechada la licencia para otras actividades. Igualmente el usuario debe aceptar haber recibido la nueva relación de programas.
Art. 10 Lineamientos para Software Base, Aplicaciones, Manejadores de Base de Datos y/o utilitarios
1. Es recomendable que el Departamento de Tecnología y Comunic aciones, a través de su personal de Help Desk, instale los programas en los equipos recientemente asignados según su Perfil de Usuario, eliminando aquéllos que no correspondan con el nuevo perfil. En caso de no ser totalmente nuevo, se procederá a formate ar el disco duro e instalar los programas.
2. Los usuarios que requieran la instalación y uso de programas adicionales a los contemplados en su Perfil de Usuario, deben solicitarlo al Departamento de Tecnología y Comunicaciones.
3. Aceptada la solicitud, el resp onsable de administrar el software base procederá a coordinar con Help Desk la instalación.
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Art. 11 Lineamientos para los Sistemas de Información y/o Aplicaciones
1. Para los usuarios que requieran la utilización de sistemas de información y/o aplicaciones, se debe considerar el acceso a la base de datos. El Departamento de Tecnología y Comunicaciones gestionará todo el procedimiento de instalación y acceso.
2. Recibida y aceptada la solicitud con la información señalada anteriormente, el administrador del software base procederá a coordinar con Help Desk, la instalación del sistema o aplicación y el administrador de la base de datos procederá a gestionar el acceso a la misma.
3. Es necesario considerar que el nivel de acceso a la base de datos de los usuarios que solicitan la instalación de los sistemas de información o aplicaciones informáticas, corresponde en su mayoría a consultas y/o reportes.
4. Sólo en casos debidamente justificados y de comprobada necesidad, se debe dar acceso adicional.
Art. 12 Lineamientos del Control de Uso
1. El Departamento de Tecnología y Comunicaciones debe llevar el registro de cada nuevo programa, su actualización y estado en el Sistema de Administración de Software.
2. El Departamento de Tecnología y Comunicaciones deberá efectuar el seguimiento y control sobre el uso de las licencias asignadas a los usuarios, mediante una auditoría según el Perfil de Usuario de Software establecido.
Art. 13 Licencias de Software
1. El Departamento de Tecnología y Comunicaciones en coordinación con el Departamento de Control Patrimonial y Seguros Generales, deberá realizar un inventario de Licencias de Software, en particular de herramientas de oficina y productividad; además, en el Departamento de Tecnología y Comunicaciones y en el Departamento de Sistemas de Información, verificarán las licencias de usuario de sistemas operativos de red, base de datos y otros.
2. Se deberá tener un control sobre el uso de software libre que hacen uso los usuarios, y su relación con la función que realizan.
Es recomendable tener soluciones alternativas par a el problema de licencias, y en ese sentido el uso de software libre, es una alternativa importante a considerar, en herramientas de oficina, como también en redes de datos.
CAPÍTULO IV
DEL USO ILEGAL DEL SOFTWARE
Art. 14 Adquisición de Software
Con la adquisición de un producto de software se incluyen los discos, la documentación técnica, los manuales y la licencia de uso del producto. El propietario del software es el autor o productor y la propiedad nunca se transfiere.
El proveedor del producto, es licenciata rio del software y goza de la potestad -adquirida bajo un contrato de distribución, de ceder al usuario el derecho de uso otorgado por el autor. El distribuidor, en cambio, no transfiere la propiedad intelectual del software, actuando solamente como intermediario entre el titular y el consumidor, sin perjuicio de las normas aplicables de protección al consumidor.
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Art. 15 Alcances de la Protección
Los programas de computadora se protegen en los mismos términos que las obras literarias, según se señala en la Ley de De recho de Autor. La protección se extiende a todas las formas de expresión, tanto a los programas operativos como a los aplicativos, así como a las versiones sucesivas del programa y a los programas derivados; y comprende tanto el código fuente como el código objeto. Cabe anotar que al igual que toda obra, el software para ser protegido requiere contar con características de originalidad.
Art. 16 Productor del Software
Existe la presunción legal, que admite prueba en contrario, que el productor será la persona natural o jurídica que aparezca indicada como tal en la obra de la manera acostumbrada.
Sus principales derechos son los siguientes:
1. Se presume, salvo prueba en contrario que los autores del software han cedido al productor, en forma ilimitada y exclusiva, por toda su duración, los derechos patrimoniales reconocidos en la ley.
2. El productor podrá decidir sobre la divulgación del programa así como defender los derechos xxxxxxx sobre la obra.
3. Los autores, no podrán oponerse a que el productor realice o autorice mo dificaciones o versiones sucesivas del programa.
Art. 17 Registro
La protección no está sujeta a ninguna clase de formalidad ni registro, sin embargo, es posible registrar un software ante la Dirección de Derecho de Autor, la cual está a cargo de la inscripción de las obras en el Registro Nacional de Obras, el mismo que es facultativo y declarativo.
En consecuencia, la inscripción no crea derechos, sin embargo, constituye un medio de publicidad y prueba de anterioridad.
Cualquiera de los titulares de derechos sobr e una obra, podrán solicitar dicho registro y los efectos de la inscripción beneficiarán a todos, cumpliendo los requisitos.
Art. 18 Reproducción Lícita
La reproducción, incluso para uso personal requiere autorización del titular, a través de las licencias. Se exceptúa la copia de seguridad.
No será ilegal reproducir un software, introduciendo en la memoria interna del respectivo aparato, por parte del usuario lícito y para su uso personal.
Sin embargo, dicho uso lícito no incluye el aprovechamiento del programa po r varias personas.
El usuario lícito de un software puede realizar una copia o una adaptación de dicho programa, siempre que sea indispensable para la utilización del programa o destinada exclusivamente como copia de resguardo para sustituir la copia legal mente adquirida, cuando ésta no pueda utilizarse por daño o pérdida.
Art. 19 Reproducción Lícita para la Interoperabilidad de un Programa
La reproducción del código de un software y la traducción de su forma, no requiere autorización del titular si es que resulta indispensable para obtener la interoperabilidad de un software creado de forma independiente con otros programas.
1. El supuesto mencionado está condicionado a los r equisitos señalados por la ley.
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2. Deben ser realizados por el licenciatario legítimo o por cualq uier otra persona autorizada.
3. Deben limitarse estrictamente a aquellas partes del programa original que resulten imprescindibles para lograr la interoperatividad.
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Art. 20 Adaptación o Transformación para Uso Personal
Salvo prohibición expresa del titular de los d erechos, la adaptación que realiza el usuario lícito no será ilegal. Sin embargo, siempre debe estar destinada para el uso personal.
La obtención de copias del programa adaptado, para su utilización por varias personas o para distribución al público, exigirá la autorización expresa del titular de los derechos.
Art. 21 Interpretación de Normas
Las disposiciones legales no podrán interpretarse de modo tal que perjudique de modo injustificado, los legítimos intereses del titular de los derechos o sea contrario a la ex plotación normal del programa informático.
Art. 22 Formas Comunes de Uso Ilegal del Software
1. Copias del usuario final. - Copias simples sin licencia realizadas por personas naturales y/o personas jurídicas (instituciones o empresas).
En el caso de licencias en volu men, puede significar que se reporte un número menor de computadoras en las cuales se utiliza o instala el software.
2. Preinstalación en disco duro. - Lo practican los integradores de PCs que venden dichos equipos con software ilícito preinstalado. Los distribuidores utilizan una copia adquirida legalmente para la instalación ilegal en muchas máquinas. Los discos y la documentación con frecuencia se pierden o están incompletos. Ocasionalmente, el software sin licencia es un medio magnético y/o documentación fa lsa que luego se vende a los usuarios finales que no están conscientes del estado ilegal del software.
3. Falsificación.- La piratería de software a gran escala, en la cual el software y su empaque son duplicados ilegalmente, normalmente por círculos de crime n organizado, para su posterior redistribución como un supuesto producto legal.
4. Distribución no autorizada. - Software distribuido bajo licencia de descuentos especiales, ya sea a clientes que manejan altos volúmenes, fabricantes de computadoras o instituci ones académicas, que luego se redistribuye a otros que no tienen o no califican para estas licencias.
5. Piratería en Internet.- El uso de Internet para anunciar, ofrecer, distribuir o reproducir ilegalmente software no autorizado. Es lícita la reproducción del software encontrado en el Internet siempre que el titular del derecho de autor lo autorice expresamente.
Art. 23 Sanciones
El incumplimiento del presente Reglamento será sancionado de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa.
Art. 24 Lineamientos de Uso Legal del Software
1. Es lícito utilizar software traído del extranjero con la licencia correspondiente, pero no puede ser comercializado sin la autorización del titular del derecho de autor.
2. El usuario lícito esta facultado a reproducir el programa de ordenador en la memoria interna de la computadora.
3. Toda reproducción o utilización de software sin tener la licencia correspondiente otorgada por el titular del derecho de autor o su representante, se considera ilícita y pasible de sanción
administrativa y/o judicial
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4. Las computadoras que se venden con el software incorporado tienen que ser entregadas con las licencias respectivas, manuales de uso y soportes conteniendo el programa incluidos en ellas.
5. El software no puede ser utilizado en un núm ero mayor de computadoras que el autorizado en la licencia respectiva.
6. En el caso de redes se requiere contar con la licencia para todas las máquinas que utilicen el software.
7. Es ilícito alquilar software sin la autorización del titular del derecho de aut or.
8. Es lícita la reproducción del software encontrado en el Internet siempre que el titular del derecho de autor lo autorice expresamente.
9. Sólo el INDECOPI, Poder Judicial, Ministerio Público y la Policía Nacional, ésta última con la orden respectiva, pued en verificar infracciones a los derechos de autor. Ninguna otra entidad pública o privada, puede atribuirse esta facultad.
10. El INDECOPI y el Poder Judicial son las únicas autoridades que pueden sancionar por reproducción o uso indebido de software.
VI. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA
1. Cualquier aspecto no contemplado en el presente Reglamento será resuelto por la Sub Gerencia de Tecnologías de la Información, tomando como referencia la Guía para la Administración Eficiente del Software Legal en la Administración Públ ica y la Ley de Derecho de Autor.
2. El presente documento deja sin efecto al “REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE L SOFTWARE LEGAL DE SERPOST S.A.” (R-011.00) aprobado con fecha 26/12/2006.
VII. AUTORIZACIÓN
El presente reglamento queda aprobado y entrará en vigencia a partir de la fecha de su suscripción.
Lima, 30/06/10
Original firmado por Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Gerente General (e)
R-011.01
Anexo – 1
R-011.01
Anexo – 2
Informe de la Instalación del Software Computadoras Personales (PCs)
Datos de la PC:
Instalaciones del Software
Fecha del Inventario
CRP
Nombre del Usuario de la PC Código de Trabajador del Usuario
Teléfono / Anexo Número de Serie de la PC
Nombre y Editor del Software | Número de Versión | Número de Instalaciones |
Resposable del Inventario
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Instalación del Software y Resumen de Licencia
Herramienta utilizada en el Inventario:
Nro. De PCs:
Fecha
Sub Gerente de Tecnologías de la Información
Jefe del Dpto. de Tecnología y Comunicaciones
Anexo - 3
Resumen de Software Instalado | ||
Nombre del Producto | Versión | Total de Instalacio nes |
Resumen de la Adquisición de Licencias | ||||||
Licencias Adquiridas vía: | ||||||
OEM | Licencia al por Menor | Open License | Seleccione la Licencia | Acuerdo de Serpost S.A. | Otro | Total |
Licencia (Exceso) / Deficiencia |
REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE LEGAL EN SERPOST S.A. 19
06/07/2010
Anexo – 4
Caracteristicas | Datos |
1 Nombre | |
2 Sumilla | |
3 Versión | |
4 Fabricante | |
5 Nro. De Serie | |
6 Código de Licencia | |
7 Estado Actual | |
Operativa en Uso | |
Operativa sin Uso | |
No Operativa | |
8 Régimen de Tenencia | |
Propio | |
Alquilado | |
Prestado | |
Donado | |
9 Tipo | |
Sistema Operativo | |
Lenguaje de Programación | |
Base de Datos | |
GIS | |
Diseño Gráfico | |
Software de Oficina | |
Redes de Datos, Utilitario | |
Software de Seguridad | |
Aplicativo | |
Otros | |
10 Manuales de Diseño | |
Si | |
No | |
11 Manuales de Usuario | |
Si | |
No | |
Ficha Técnica del Software