CONVENIO DE FINANCIACIÓN

ASR/B7-3100/99/313

XXXXXXXX XX XXXXXXXXXXXX

xxxxx xx XXXXXXXXX XXXXXXX

x xx XXXXXXXXX XXXXXX

“Apoyo a la prevención de desastres en la Comunidad Andina - CAN”

CONVENIO DE FINANCIACIÓN

Condiciones Particulares

La Comunidad Europea, en lo sucesivo denominada “la Comunidad”, representada por la Comisión de las Comunidades Europeas, en lo sucesivo denominada “la Comisión”,

por una parte, y

La Comunidad Andina, representada por la Secretaría General de la Comunidad Andina (SGCAN), en lo sucesivo denominado “el Beneficiario”,

por otra,

HAN CONVENIDO EN LO SIGUIENTE:

ARTÍCULO 1 – NATURALEZA Y OBJETO DE LA INTERVENCIÓN

1.1 La Comunidad contribuye a la financiación del proyecto siguiente: N°: ASR/B7-3100/99/313

Título: “Apoyo a la prevención de desastres en la Comunidad Andina - CAN”

En lo sucesivo denominado proyecto, cuya descripción figura en las Disposiciones Técnicas y Administrativas en el anexo II.

1.2 Este proyecto se aplicará de acuerdo con las disposiciones del convenio de financiación y sus anexos: Condiciones Generales (anexo I) y Disposiciones Técnicas y Administrativas (anexo II).

ARTÍCULO 2 – FINANCIACIÓN DE LA COMUNIDAD

2.1 El coste total del proyecto se estima en 12.400.000 EURO

2.2 La Comunidad se compromete a financiar un importe máximo de 9.450.000 EURO. La repartición por partidas de la contribución financiera de la Comunidad figura en el presupuesto incluido en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del anexo II.

ARTÍCULO 3 – FINANCIACIÓN DEL BENEFICIARIO

3.1 La contribución financiera del Beneficiario al proyecto se fija en 2.950.000 EURO.

3.2 En caso que una parte de la contribución del Beneficiario no sea financiera, el convenio de financiación determinará las modalidades en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del anexo II.

ARTÍCULO 4 – PERÍODO DE EJECUCIÓN

El período de ejecución del convenio de financiación comienza a partir de la entrada en vigor del convenio de financiación y acaba el 31.12.2008. Dicho período de ejecución comprende dos fases:

• Una fase de ejecución operativa que comienza a partir de la entrada en vigor del convenio de financiación y termina el 31.12.2007.

• A partir de dicha fecha, comienza la fase de cierre que acaba al final del período de ejecución.

ARTÍCULO 5 – PLAZO PARA LA FIRMA DE LOS CONTRATOS DE APLICACIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

Los contratos que aplican el convenio de financiación deberán firmarse a más tardar el 30.06.2007. Este plazo no puede prorrogarse.

ARTÍCULO 6 – CRITERIOS QUE DEBERÁ RESPETAR EL BENEFICIARIO

6.1 Las tareas, tal como se describen en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del Anexo II, se confían al Beneficiario.

6.2 En consecuencia, en la medida en que las tareas de ejecución correspondientes se le han confiado, el Beneficiario se compromete a garantizar, durante el período de ejecución del convenio de financiación establecido en el artículo 4 de las presentes Condiciones Particulares, el mantenimiento de un sistema de gestión de fondos comunitarios que respeten los siguientes criterios:

▪ la separación efectiva de las funciones de libramiento y de pago;

▪ la existencia de un sistema de control interno eficaz de las operaciones de gestión;

▪ para el apoyo a los proyectos, procedimientos de rendición de cuentas distintos que muestran la utilización que se hace de los recursos comunitarios y, para los otros tipos de apoyo, una declaración anual certificada que cubra el ámbito de los gastos afectados, que deberá transmitirse a la Comisión;

▪ la existencia de una institución nacional de control externo independiente;

▪ los procedimientos de adjudicación de los contratos tal como se contemplan en el artículo 7 de las Condiciones Generales.

6.3 Los procedimientos del sistema de gestión de fondos comunitarios por parte del Beneficiario, que han sido objeto de una auditoria previa por parte de la Comisión, serán documentados y permanecerán a disposición de la Comisión, la cual se reserva el derecho a controlar, de hecho, el respeto de los criterios enunciados en el presente artículo durante el período de ejecución del convenio de financiación. Todo cambio substancial que afecte los procedimientos deberá ser notificado a la Comisión.

6.4 Si procede, las Disposiciones Técnicas y Administrativas del anexo II definirán el procedimiento contradictorio de intervención de cuentas y establecerán mecanismos de corrección financiera, especialmente el recurso al cobro por vía de compensación.

ARTÍCULO 7 – DIRECCIONES

Toda comunicación relativa a la aplicación del convenio de financiación deberá revestir la forma escrita, hacer una referencia explícita al proyecto y enviarse a las siguientes direcciones:

a) para la Comisión

Comisión Europea

Delegación de la Comisión Europea en Lima Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx 000

Xxx Xxxxxx / XXXX 27 PERÚ

Casilla Postal 18-0792 / XXXX 00

b) para el Beneficiario

Comunidad Andina

Secretaría General de la Comunidad Andina Secretario General

Xxxxx xx xx Xxxxxxxxx 0000 Xxxx 00

PERÚ

ARTÍCULO 8 – ANEXOS

8.1 Se adjuntan al presente convenio de financiación y forman parte integral de él los siguientes documentos:

Anexo I: Condiciones Generales.

Anexo II: Disposiciones Técnicas y Administrativas

8.2 En caso de conflicto entre las disposiciones en los anexos y de las Condiciones Particulares del convenio de financiación, estas últimas prevalecerán. En caso de conflicto entre las disposiciones del anexo I y las del anexo II, prevalecerán las primeras.

ARTÍCULO 9 – OTRAS CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL PROYECTO

9.1 Las siguientes disposiciones derogan las Condiciones Generales:

El artículo 7 de las Condiciones Generales no se aplica a los gastos de funcionamiento corrientes (salvo los bienes de equipo) de la estructura encargada de la gestión del proyecto.

ARTÍCULO 10 – ENTRADA EN VIGOR DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

El convenio de financiación entrará en vigor a partir de la fecha de la última firma de las partes.

Hecho en Lima en 4 ejemplares que tienen valor de original en lengua español, 3 ejemplares se entregan a la Comisión y 1 al Beneficiario.

ANEXO I – CONDICIONES GENERALES

TÍTULO I – FINANCIACIÓN DEL PROYECTO

ARTÍCULO 1 – PRINCIPIO GENERAL

1.1 La contribución financiera de la Comunidad se limita al importe fijado en el convenio

de financiación.

1.2 La puesta a disposición de los fondos con cargo a la financiación de la Comunidad está

condicionada por el respeto de las obligaciones que incumben al Beneficiario tal como se definen en el convenio de financiación.

ARTÍCULO 2 – REBASAMIENTO DE LA FINANCIACIÓN Y COBERTURA DE ESTE REBASAMIENTO

2.1 Los rebasamientos individuales de las partidas del presupuesto del convenio de financiación se regularán en el marco de reasignaciones de fondos dentro de dicho presupuesto, de acuerdo con el artículo 20 de las presentes Condiciones Generales.

2.2 En cuanto se manifieste un riesgo de rebasamiento global de la financiación disponible con cargo al convenio de financiación, el Beneficiario informará a la Comisión y le pedirá su acuerdo previo sobre las medidas que piensa adoptar para cubrir ese rebasamiento, reduciendo la amplitud del proyecto o recurriendo a sus recursos propios o a otros recursos.

2.3 Si parece imposible reducir la amplitud del proyecto o cubrir el rebasamiento con los recursos propios del Beneficiario u otros recursos, la Comisión podrá, excepcionalmente, y previa petición justificada del Beneficiario, tomar una decisión de financiación suplementaria de la Comunidad. Si toma tal decisión, los

gastos correspondientes al rebasamiento se financiarán, sin perjuicio de las normas y procedimientos comunitarios aplicables, mediante la puesta a disposición de los medios financieros suplementarios decididos por la Comisión.

TÍTULO II – EJECUCIÓN

ARTÍCULO 3 – PRINCIPIO GENERAL

3.1 La ejecución del proyecto será responsabilidad del Beneficiario, bajo el acuerdo de la

Comisión.

3.2 La Comisión está representada ante el Estado del Beneficiario por su Jefe de Delegación.

ARTÍCULO 4 – PERÍODO DE EJECUCIÓN

4.1 El convenio de financiación fija un período de ejecución, que comienza con la entrada en vigor del convenio de financiación y se acaba en la fecha fijada, con este fin, en el artículo 4 de las Condiciones Particulares.

4.2 Este período de ejecución incluye dos fases distintas:

▪ una fase de ejecución operativa de las actividades principales. Esta fase comienza en el momento de la entrada en vigor del convenio de financiación y se acaba, a más tardar, 24 meses antes del final del período de ejecución;

▪ una fase de cierre en la que se efectúan las auditorias y evaluación finales, así como el cierre técnico y financiero de los contratos de aplicación del convenio de financiación.

Dicha fase comienza en la fecha final de la fase de ejecución operativa y acaba, a más tardar, 24 horas después de dicha fecha.

4.3 Los gastos relacionados con las actividades principales pueden correr a cargo de la financiación comunitaria sólo en el supuesto en que hayan tenido lugar durante la fase de ejecución operativa. Los gastos relacionados con las auditorias y evaluación finales, así como con las actividades de cierre podrán financiarse hasta el final de la fase de cierre.

4.4 Todo saldo restante disponible con cargo a la contribución comunitaria será anulado automáticamente seis meses después del final del período de ejecución.

4.5 En casos excepcionales y debidamente justificados, podrá pedirse una extensión de la fase de ejecución operativa y correlativamente del período de ejecución. Cuando la solicitud de extensión proceda de un Beneficiario, la extensión deberá ser pedida al menos tres meses antes del final de la fase de ejecución operativa y deberá ser aceptada por la Comisión antes de esta última fecha.

4.6 En casos excepcionales y debidamente justificados, y una vez concluida la fase de ejecución operativa, podrá pedirse una extensión de la fase de cierre y correlativamente del período de ejecución. Cuando la solicitud de extensión proceda de un Beneficiario, la extensión deberá ser pedida al menos tres meses antes del final de la fase de cierre y deberá ser aceptada por la Comisión antes de esta última fecha.

ARTÍCULO 5 – PUESTA A DISPOSICIÓN DE FONDOS

5.1 La Comisión procederá a la transferencia de los fondos en un plazo máximo de

45 días a partir de la fecha de registro de una solicitud de pago que emane del Beneficiario admisible por la Comisión. Una solicitud de pago no es admisible en el supuesto en que falte algún elemento esencial. El plazo de pago podrá ser suspendido por la Comisión si ésta informa al Beneficiario, antes de cumplirse el período mencionado anteriormente, que la solicitud de pago no es admisible, ya sea porque no se adeuda tal importe, o porque no se han presentado los documentos justificativos adecuados. Si la Comisión recibe información que permita dudar de la admisibilidad de los gastos que figuran en una solicitud de pago, podrá suspender el plazo de pago para efectuar verificaciones complementarias, incluido un control in situ para cerciorarse, antes de proceder al pago, de la mencionada admisibilidad de los gastos. La Comisión informará loa antes posible al Beneficiario.

5.2 Estos pagos los efectuará la Comisión en la cuenta bancaria indicada en la ficha de descripción financiera, tal como figura en las Disposiciones Técnicas y Administrativas en el anexo II. Los cambios de cuenta bancaria deben indicarse por medio de la misma ficha de descripción financiera. El Beneficiario deberá garantizar que los fondos desembolsados por la Comisión a título de prefinanciaciones procedan de dicha cuenta bancaria.

5.3 Esta cuenta bancaria estará denominada en euros y se abrirá en el Estado del Beneficiario de común acuerdo en nombre del Beneficiario en una entidad financiera aprobada por la Comisión.

5.4 Esta cuenta bancaria se provee de fondos en función de la necesidades reales de tesorería del proyecto, y en función de los informes aportados por el Beneficiario, según las modalidades determinadas en las Disposiciones Técnicas y Administrativas del anexo II. Las transferencias efectuadas en euros se convertirán, si fuere necesario, en la moneda del Estado del Beneficiario a medida que se exigen los pagos que deben efectuarse, según el tipo bancario vigente el día del pago por parte del Beneficiario o, en su defecto, según el tipo tal como se define en la Condiciones Particulares.

5.5 El Beneficiario notificará a la Comisión los posibles intereses o ventajas equivalentes generadas por estos fondos al menos una vez al año y en las solicitudes de pagos intermedios que liquidan la prefinanciación, y deberá proporcionar un informe acumulativo seis meses después de la fase del cierre.

5.6 Todo interés o ventaja equivalente deberá reembolsarse a la Comisión en el plazo de 45 días a partir de la recepción de la solicitud de la Comisión.

ARTÍCULO 6 – PLAZO A RESPETAR PARA LOS PAGOS REALIZADOS POR LA COMISIÓN EN RÉGIMEN DE GESTIÓN DESCENTRALIZADA

6.1 Cuando la Comisión proceda a los pagos, el Beneficiario se comprometerá a hacerle llegar las solicitudes de pago del contratante en un plazo máximo de 15 días a partir de la fecha de registro de una solicitud de pago admisible por el Beneficiario. El Beneficiario deberá comunicar a la Comisión, la fecha de registro de dicha solicitud. Una solicitud de pago no es admisible en el supuesto en que falte algún elemento esencial. El plazo de pago podrá ser suspendido por la Comisión si ésta informa al Beneficiario, antes de cumplirse el período mencionado anteriormente, que la solicitud de pago no es admisible, ya sea porque no se adeuda tal importe, o porque no se ha presentado los documentos justificativos adecuados. Si la Comisión recibe información que permita dudar de la admisibilidad de los gastos que figuran en una solicitud de pago, podrá suspender el plazo de pago para efectuar verificaciones complementarias, incluido un control in situ para cerciorarse, antes de proceder al pago, de la mencionada admisibilidad de los gastos. La Comisión informará lo antes posible al Beneficiario.

6.2 El plazo de transmisión previsto en el párrafo 1, se aplica también cuando el pago está condicionado por la aprobación de un informe. En este caso, la solicitud de pago no podrá considerarse como admisible mientras no se haya producido la aprobación del informe por el Beneficiario, bien explícitamente por qué se informó al contratante, bien implícitamente por qué el plazo de aprobación contractual venció sin que fuera suspendido por un documento formal dirigido al contratante. El Beneficiario deberá comunicar a la Comisión la fecha de aprobación del informe.

6.3 En caso de retraso en esta transmisión imputable al Beneficiario, la Comisión no deberá pagar al contratante intereses de demora tal como se prevén en los contratos, que estarán a cargo del Beneficiario.

TÍTULO III – ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONCESIÓN DE SUBVENCIONES

ARTÍCULO 7 – PRINCIPIO GENERAL

Todos los contratos que aplican el convenio de financiación deberán adjudicarse e implementarse según los procedimientos y documentos normales, definidos y publicados por la Comisión para la aplicación de las medidas exteriores, que estén en vigor en el momento del lanzamiento del procedimiento en cuestión.

ARTÍCULO 8 – PLAZO DE FIRMA DE LOS CONTRATOS DE APLICACIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

8.1 Los contratos que aplican el convenio de financiación deberán ser firmados por las dos partes en los tres años a partir de la aprobación por la Comisión del compromiso presupuestario, y en todo caso, a más tardar, en la fecha fijada en el artículo 5 de las Condiciones Particulares. Este plazo no puede prorrogarse.

8.2 La disposición previamente mencionada no se aplica a los contratos de auditoria y evaluación, que pueden firmarse más tarde.

8.3 En la fecha fijada en el artículo 5 de las Condiciones Particulares, los importes no contraídos serán anulados.

8.4 Todo contrato que no dio lugar a ningún pago en los tres años siguientes a su firma se rescindirá automáticamente y los fondos en cuestión se cancelarán.

ARTÍCULO 9 – ELIGIBILIDAD

9.1 Podrán concurrir en las licitaciones para contratos de obras, suministros o servicios, en igualdad de condiciones, todas las personas físicas o jurídicas de los Estados miembros de la Comunidad y, según las disposiciones específicas previstas en los actos de base que regulan el ámbito de la cooperación en cuestión, todos los ciudadanos, personas físicas o jurídicas, de los países terceros beneficiarios o de cualquier otro país tercero mencionado expresamente en dichos actos.

9.2 Podrán concurrir en las convocatorias de propuestas, en igualdad de condiciones, todas las personas jurídicas de los Estados miembros de la Comunidad y, según las disposiciones específicas previstas en los actos de base que regulan el ámbito de la cooperación en cuestión, todos los ciudadanos, personas físicas o jurídicas, de los países terceros beneficiarios o de cualquier otro país tercero mencionado expresamente en dichos actos.

9.3 En casos excepcionales debidamente justificados y aprobados por la Comisión, podrán concurrir ciudadanos de terceros países distintos de los citados en los párrafos 1 y 2, con arreglo a las disposiciones específicas previstas en los actos de base que regulan el ámbito de la cooperación.

9.4 Los bienes y suministros financiados por la Comunidad y necesarios para la ejecución de los contratos de obras, suministros y servicios, así como de los contratos lanzados por los beneficiarios de subvenciones para la ejecución de la acción subvencionada deberán ser originarios de los Estados admitidos a participar en las condiciones previstas en los tres apartados anteriores.

9.5 Esta regla de la nacionalidad se aplicará también a los expertos propuestos por las empresas proveedoras de servicios que participen en las licitaciones o en los contratos de servicios financiados por la Comunidad.

TÍTULO IV – RÉGIMEN APLICABLE A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO 10 – ESTABLECIMIENTO Y DERECHO DE INSTALACIÓN

10.1 Las personas físicas y jurídicas que participen en los concursos para los contratos de obras, suministros o servicios se beneficiarán de un derecho provisional de estancia e instalación en el Estado del Beneficiario si la naturaleza del contrato lo justifica. Este derecho se mantendrá hasta la expiración de un plazo de un mes después de la atribución del contrato.

10.2 Los contratantes (incluidos los beneficiarios de subvenciones), así como las personas físicas cuyos servicios son necesarios para la ejecución del contrato y los miembros de su familia se beneficiarán de derechos similares durante la ejecución del proyecto.

ARTÍCULO 11 – DISPOSICIONES FISCALES Y ADUANERAS

11.1 Los impuestos, derechos u otros gravámenes (incluido el Impuesto sobre el Valor añadido – IVA – o equivalente) se excluirán de la financiación de la Comunidad, salvo si las Condiciones Particulares lo disponen de otra manera.

11.2 El Estado del Beneficiario aplicará a los contratos y a las subvenciones financiados por la Comunidad el régimen fiscal y aduanero más favorable aplicado al Estado, o a las organizaciones internacionales en materia de desarrollo con las cuales el Estado del Beneficiario tiene relaciones.

11.3 Cuando el convenio marco o el canje de notas aplicable prevea disposiciones más detalladas en la materia, se aplicarán estas últimas también.

ARTÍCULO 12 – RÉGIMEN DE CAMBIOS

12.1 El Estado del Beneficiario se compromete a autorizar la importación o la adquisición de las divisas necesarias para la ejecución del proyecto. Se compromete también a aplicar la normativa nacional aplicable en materia de cambios sin discriminación entre los contratantes admitidos a participar con arreglo al artículo 9 de las presentes Condiciones Generales.

12.2 Cuando el convenio marco o el canje de notas aplicable prevea disposiciones más detalladas en la materia, se aplicarán estas últimas también.

ARTÍCULO 13 – UTILIZACIÓN DE LOS DATOS DE LOS ESTUDIOS

Cuando el convenio de financiación prevea la financiación de un estudio, el contrato relativo a dicho estudio, celebrado en el marco de la ejecución del convenio de financiación, regula la propiedad del estudio así como el derecho por parte del Beneficiario y de la Comisión a utilizar la información contenida en este estudio, a publicarlos o a comunicarlos a terceros.

TÍTULO V – DISPOSICIONES GENERALES Y FINALES

ARTÍCULO 14 – AFECTACIÓN DE LOS CRÉDITOS PERCIBIDOS A TÍTULO DE LOS CONTRATOS

14.1 Serán imputadas al proyecto las sumas cobradas en virtud de créditos nacidos de pagos no debidamente efectuados o de garantías de refinanciación y buen fin, creadas a título de los contratos financiados por el presente convenio de financiación.

14.2 Las sanciones financieras impuestas por el órgano de contratación a un candidato o licitador en el marco de un contrato, los compromisos de garantías de

licitación, así como los daños e intereses acordados en la Comisión, revertirán en el presupuesto general de las Comunidades Europeas.

ARTÍCULO 15 – RECLAMACIONES FINANCIERAS A TÍTULO DE LOS CONTRATOS

El Beneficiario se compromete a ponerse de acuerdo con la Comisión, antes de adoptar una postura sobre una solicitud de indemnización formulada por el titular de un contrato, que estime total o parcialmente fundada. Las consecuencias financieras únicamente podrán correr a cargo de la Comunidad cuando hayan sido objeto de una acuerdo prealable de la Comisión. Dicho acuerdo previo resulta igualmente necesario en caso de eventuales responsabilidades, a título del presente convenio de financiación, relacionadas con los gastos ocasionados en litigios que versen sobre los contratos.

ARTÍCULO 16 – VISIBILIDAD

16.1 Todo proyecto financiado por la Comunidad será objeto de acciones de comunicación e información adecuadas. Estas acciones se definirán bajo la responsabilidad del Beneficiario, con el acuerdo de la Comisión.

16.2 Estas acciones de comunicación e información deberán seguir las normas aplicables en cuanto a visibilidad para las acciones exteriores, tal como las define y publica la Comisión, y en vigor en el momento en que dichas acciones se lleven a cabo.

ARTÍCULO 17 – PREVENCIÓN DE IRREGULARIDADES, FRAUDE Y CORRUPCIÓN

17.1 El Beneficiario se comprometerá a comprobar regularmente que las acciones financiadas por los fondos comunitarios se realizaron correctamente. Adoptará las medidas oportunas para prevenir irregularidades y fraudes y, en su caso, emprenderá las acciones necesarias para recuperar los fondos indebidamente pagados.

17.2 Constituye una irregularidad toda violación del convenio de financiación, de los contratos de ejecución o de una disposición del derecho comunitario que resulte de un acto u omisión de un agente económico, que tiene o tendría como efecto el perjudicar al presupuesto general de las Comunidades Europeas o presupuestos administrados por éstas, ya sea mediante la disminución o la supresión de ingresos procedentes de los recursos propios percibidos directamente por cuenta de las Comunidades, o mediante u gasto indebido.

Constituye un fraude todo acto u omisión voluntariamente cometido relacionado con:

• la utilización o presentación de declaraciones de documentos falsos inexactos o incompletos, que tengan como efecto la percepción o la retención indebida de fondos provenientes del presupuesto general de la Comunidades Europeas o de los presupuestos gestionados por las Comunidades Europeas o en su nombre,

• la falta de comunicación de información infringiendo una obligación específica, con el mismo efecto,

• la desviación de tales fondos a otros fines distintos de los que les fueron asignados inicialmente.

El Beneficiario debe informar sin demora a la Comisión sobre cualquier elemento del cual haya tenido conocimiento que permita presuponer la existencia de irregularidades o fraudes, así como sobre las medidas adoptadas por el mismo al respecto.

17.3 El Beneficiario se compromete a adoptar toda medida conveniente para remediar posibles prácticas de corrupción activa o pasiva de cualquier naturaleza en toda etapa del procedimiento de adjudicación de contratos o concesión de subvenciones o en la ejecución de los contratos correspondientes. Constituirá corrupción pasiva el hecho intencionado de que un funcionario, directamente o por medio de terceros, solicite o reciba ventajas de cualquier naturaleza, para sí mismo o para un tercero, o el hecho de aceptar las promesa de tales ventajas, por cumplir o no cumplir, de forma contraria a sus deberes oficiales, un acto propio de su función o un acto en el ejercicio de su función, que cause o pueda causar perjuicio a los intereses financieros de las Comunidades Europeas. Constituirá corrupción activa el hecho intencionado de que cualquier persona prometa o dé, directamente o por medio de terceros, una ventaja de cualquier naturaleza a un funcionario, para éste o para un tercero, para que cumpla o se abstenga de cumplir, de forma contraria a sus deberes oficiales, un acto propio de su función o un acto en el ejercicio de su función que cause o pueda causar perjuicio a los intereses financieros de las Comunidades Europeas.

ARTÍCULO 18 – COMPROBACIONES Y CONTROLES POR PARTE DE LA COMISIÓN, LA OFICINA DE LUCHA CONTRA EL FRAUDE Y EL TRIBUNAL DE CUENTAS DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS

18.1 El Beneficiario acepta que la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas puedan controlar xx xxxx e in situ la utilización de los fondos comunitarios con cargo al convenio de financiación (incluidos los procedimientos de adjudicación de los contratos y de concesión de subvenciones) y llevar a cabo una auditoria completa, si fuere necesario, sobre la base de los justificantes de las cuentas y documentos contables y de cualquier otro documento relativo a la financiación del proyecto, y ello hasta el final de un periodo de siete años a partir del último pago.

18.2 Además, el Beneficiario acepta que la OLAF pueda efectuar controles y comprobaciones in situ según los procedimientos previstos por la legislación comunitaria para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes y otras irregularidades.

18.3 A tal efecto, el Beneficiario se compromete a proporcionar al personal de la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas, así como a las personas designadas por ellas, un derecho de acceso a los lugares y a los locales donde se realizan las acciones financiadas en el marco del convenio de financiación, incluidos sus sistemas informáticos, así como a todos los documentos y datos informatizados relativos a la gestión técnica y financiera de estas acciones,

y a adoptar todas las medidas que puedan facilitar su trabajo. El acceso de las personas designadas por la Comisión Europea, la OLAF y el Tribunal de Cuentas se efectuará en condiciones de estricta confidencialidad respecto de terceros, sin perjuicio de las obligaciones de Derecho público a las que estén sujetas. Los documentos deberán estar accesibles y clasificados de tal modo que permitan un control fácil, dado que el Beneficiario tendrá que informar a la Comisión, a la OLAF o al Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas del lugar preciso donde se encuentran.

18.4 Los controles y auditorias anteriormente mencionados se extienden a los contratantes y subcontratistas que se benefician de fondos comunitarios.

18.5 Se mantendrá informado al Beneficiario del envío in situ de los agentes designados por la Comisión, la OLAF o el Tribunal de Cuentas de las Comunidades Europeas.

ARTÍCULO 19 – CONSULTA ENTRE LA COMISIÓN Y EL BENEFICIARIO

19.1 Toda diferencia relativa a la aplicación o a la interpretación del convenio de financiación será objeto de una consulta previa entre el Beneficiario y la Comisión.

19.2 La consulta podrá ser seguida, cuando proceda, de una modificación, suspensión o cancelación del convenio de financiación.

ARTÍCULO 20 - MODIFICACIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

20.1 Toda modificación de las Condiciones Particulares y del anexo II del convenio de financiación deberá establecerse por escrito y ser objeto de una cláusula adicional.

20.2 Cuando la solicitud de modificación emane del Beneficiario, éste deberá dirigirla a la Comisión al menos tres meses antes de la fecha en que la modificación deba entrar en vigor, excepto en casos debidamente justificados por el Beneficiario y aceptados por la Comisión.

20.3 Para las adaptaciones de detalle de las actividades que no afectan a los objetivos y resultados del proyecto y las modificaciones técnicas que no afectan a las soluciones técnicas adoptadas, y no suponen una reasignación de fondos, el Beneficiario informará por escrito a la Comisión sobre la modificación y su justificación, en la mayor brevedad posible, y aplicará dicha modificación.

20.4 La utilización de los imprevistos se someterá al acuerdo escrito previo de la Comisión.

20.5 Para casos particulares de extensión de la fase de ejecución operativa o de la fase de cierre, se remitirá los apartados 5 y 6 del artículo 4 de las presentes Condiciones Generales.

ARTÍCULO 21 – SUSPENSIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

21.1 Los casos de suspensión del convenio de financiación son los siguientes:

a) La Comisión podrá suspender la ejecución del convenio de financiación en caso de incumplimiento por el Beneficiario de una de las obligaciones que le incumben conforme al convenio de financiación, y sobre todo, si los criterios mencionados en el artículo 6 de las Condiciones Particulares dejan de aplicarse por el Beneficiario, en la medida en que las tareas de ejecución correspondientes le hayan sido confiadas.

b) La Comisión podrá suspender el convenio de financiación en caso de incumplimiento por parte del Beneficiario de una obligación derivada del respeto de los derechos humanos, de los principios democráticos y del Estado de Derecho, así como de casos graves de corrupción.

c) El convenio de financiación podrá suspenderse en caso de fuerza mayor, tal como se define a continuación. Por fuerza mayor se entenderá toda situación o acontecimiento imprevisible y excepcional, independiente de la voluntad de las partes, y no imputable a una falta o una negligencia de una de ellas (o de cualquiera de sus contratados, mandatarios o empleados), que impida a la otra parte ejecutar cualquiera de sus obligaciones contractuales y que no pueda superarse a pesar de toda diligencia desplegada. Los defectos o plazos de puesta a disposición de equipo o material, conflictos en el trabajo, huelgas o dificultades financieras no pueden alegarse como caso de fuerza mayor. No puede considerarse que una parte ha faltado a sus obligaciones contractuales si se ve impedida por un caso de fuerza mayor. La parte enfrentada a un caso de fuerza mayor informará sin demora a la otra parte precisando la naturaleza, la duración probable y los efectos previsibles, y tomará toda medida necesaria para minimizar los posibles daños.

21.2 La decisión de suspensión se tomará sin preaviso. Con carácter preventivo, los pagos mencionados en el artículo 5.1 de las presentes Condiciones Generales serán suspendidos.

21.3 Con ocasión de la notificación de la suspensión, se indicarán las consecuencias sobre los contratos en curso o los contratos por celebrar.

ARTÍCULO 22 – RESCISIÓN DEL CONVENIO DE FINANCIACIÓN

22.1 Cuando las situaciones que conducen a la suspensión del convenio de financiación no se solucionen en un plazo máximo de cuatro meses, el

convenio de financiación podrá ser rescindido por la Comisión o el Beneficiario, con un preaviso de dos meses.

22.2 Cuando el convenio de financiación no dé lugar a ningún pago en los tres años siguientes a su firma o no se firme ningún contrato de aplicación antes de la fecha fijada en el artículo 5 de las Condiciones Particulares, se rescindirá automáticamente.

22.3 Con ocasión de la notificación de la rescisión, se indicarán las consecuencias cobre los contratos en curso o los contratos por celebrar.

ARTÍCULO 23 – SOLUCIÓN DE DIFERENCIAS

23.1 Toda diferencia relativa al convenio de financiación que no haya podido solucionarse en el marco de las consultas entre la Comisión y el Beneficiario

previstas en el artículo 19 de las presentes Condiciones Generales en el plazo de seis meses, podrá solucionarse, a petición de las partes, mediante arbitraje.

23.2 En este caso, las partes designarán a un árbitro en el plazo de treinta días a partir de la solicitud de arbitraje. En su defecto, cada parte podrá pedir al Secretario General del Tribunal Permanente de Arbitraje (La Haya) que designe al segundo árbitro. Los dos árbitros nombrarán a su vez a un tercer árbitro en el plazo de treinta días. En su defecto, cualquiera de las Partes podrá pedir al Secretario General del Tribunal Permanente de Arbitraje que designe al tercer árbitro.

23.3 A menos que los árbitros decidan lo contrario, el procedimiento aplicable será el establecido por el Reglamento facultativo de arbitraje para las organizaciones internacionales y Estados del Tribunal Permanente de Arbitraje. Las decisiones de los árbitros se adoptarán por mayoría en un plazo de tres meses.

23.4 Cada parte deberá adoptar las medidas necesarias para garantizar la aplicación de la decisión de los árbitros.

ANEXO II

DISPOSICIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS (DTA’s)

BENEFICIARIO: Secretaría General de la Comunidad Andina de

Naciones

TÍTULO DEL PROYECTO: “Apoyo a la prevención de desastres en la

Comunidad Andina – CAN”

Número: ASR/B7-3100/99/313

Costo total: 12.400.000 Euros

CONTRIBUCIÓN CE: 9.450.000 Euros

ÍNDICE

1. Descripción del Proyecto

1.1. Antecedentes

1.2. Beneficiarios del Proyecto

1.3. Objetivo General

1.4. Objetivo específico

1.5. Resultados esperados

1.6. Actividades del proyecto

1.7. Metodología y estrategia de inversión

2. Duración y localización

2.1. Duración del proyecto

2.2. Localización

3. Estructura y Organización del Proyecto

3.1. Estructura institucional

3.1.1. Beneficiario

3.1.2. Comité de Coordinación y Comités Científico-Técnico

3.2. Ejecución del Proyecto

3.3. Planes Operativos

3.4. Informes

3.5. Modalidades de desembolso de los fondos

3.6. Supervisión y evaluación

3.7. Finalización del Proyecto

4. Medios y procedimientos de implantación

4.1. Personal local y Asistencia Técnica

4.2. Asistencia Técnica Europea

4.3. Estudios

4.4. Formación y entrenamiento

4.5. Suministros y equipos

4.6. Trabajos e infraestructura

4.7. Gastos operacionales

4.8. Otros

5. Finanzas y presupuestos

5.1. El Presupuesto

5.2. Presupuesto Global

5.3. Contribución Regional y de la Secretaría CAN

6. Condiciones especiales

7. Anexos

1. Descripción del Proyecto

1.1. Antecedentes

Los países andinos Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela, que componen la Comunidad Andina (CAN) se enfrentan con una amplia gama de desastres naturales. Debido a la geografía, a la geología y al clima de la región, los peligros naturales son múltiples comportando una alta vulnerabilidad para la gente, la infraestructura, las inversiones sociales y la producción. Las tormentas tropicales, inundaciones y los fenómenos como “El Niño” están causando muchos daños. Los efectos de la sequía, erupciones volcánicas y terremotos también causan muchas pérdidas en dichos países.

Las pérdidas son enormes tanto en vidas como inversiones, obstaculizando el proceso de desarrollo sostenible. En diciembre 1999 las fuertes lluvias e inundaciones causaron más de 15.000 víctimas y la pérdida de más de 3 mil millones de euro en Xxxxxxxxx. Xx xx 0000, xx xxxxxxxxx xx xx Xxx xxx Xxxx causó graves pérdidas en viviendas e infraestructuras, afectando a más de 215.000 personas y causando 77 muertos. Las pérdidas causadas por “El Niño” en los años 1997 y 1998 en los países andinos se estiman en más de 7.5 mil millones de euro, representando entre 4,5 y 14,6% del PBI de dichos países. Aunque importante, la solidaridad internacional compensa solamente una parte pequeña de las pérdidas. La Unión Europea, a través de ECHO, ha contribuido un total de 19,4 millones de euro para la reconstrucción y la rehabilitación de desastres naturales en los países de la CAN durante el periodo 1999-2001. Los peligros naturales y la vulnerabilidad de las personas y de sus bienes se pueden identificar y determinar. A condición de incorporar la variable “riesgos” en la planificación y ejecución de las actividades de inversión y desarrollo, se pueden reducir las pérdidas potenciales. Al respecto, las administraciones locales, provinciales / regionales y nacionales tienen varios niveles de responsabilidad en la mejora de las prácticas de reducción del impacto de catástrofes naturales mediante acciones de planificación y estándares de construcción y de conservación ambiental. El estado de preparación ante el desastre puede permitir a la población de las comunidades aumentar su capacidad de hacer frente a los desastres o trabajar por la mitigación de sus efectos. A pesar de la rentabilidad de las medidas preventivas, se estima que más del 90% de la financiación internacional se invierte con posterioridad al desastre en forma de reconstrucción y de rehabilitación y menos del 10% en la prevención antes de que ocurra el desastre.

En los 5 países de la CAN, la responsabilidad del estado para la preparación y la respuesta del desastre le corresponden tradicionalmente a las instituciones de la “Defensa Civil”. Varias instituciones son responsables de la información, planificación de la utilización del suelo y de la planificación urbana pero se encuentran descoordinados y no se integran en una xxxxxx xx xxxx de decisiones para efectuar la gerencia del riesgo. No obstante algunos cambios se están produciendo con la introducción de los conceptos de mitigación y de prevención en los procesos del desarrollo nacional como consecuencia del hecho de que el coste de rehabilitación y reconstrucción por la gran cantidad de desastres existentes es demasiado alto. El país más avanzado a este respecto es Colombia, donde en 1988 se creó una Dirección General de Prevención y la Atención de Desastres dependiente del Ministerio del Interior junto con los Comités Técnicos y Operativos. en este país, la política es de incorporar medidas de reducción, de

riesgo y de prevención de la planificación nacional y sectorial. Estos conceptos también se están promoviendo en el nivel regional y municipal.

El nivel de incorporación de riesgo en las actividades de planificación es muy diferente para cada país de la CAN. La sesión del XI Consejo Presidencial Andina en Cartagena en 1999 decidió solicitar a la Corporación Andina para el Desarrollo (Corporación Andina de Fomento-CAF), promover una iniciativa regional para la inclusión de la prevención y de la mitigación de riesgos en las políticas y planificaciones nacionales de los 5 países. Se han creado las redes de contacto entre diversos planificadores y los responsables nacionales de la prevención y de la mitigación de desastres, y se han organizado talleres. Como resultado de la puesta en práctica de esta iniciativa, los 5 países de la CAN decidieron crear el “Comité Xxxxxx para la Prevención y Atención de Desastres” en Enero del 2002, en Bogotá (Comité Xxxxxx de Prevención y Atención de Desastres – CAPRADE). Los objetivos incluyen la introducción de políticas y de estrategias en el nivel regional para la prevención y atención de desastres y en los planes, protocolos y procedimientos operativos elaborados para la preparación y la intervención en caso de que se produzca un desastre. Este comité funcionará en el marco del Sistema de Integración Xxxxxx, que tiene su secretaría en la ciudad de Lima, Perú.

Lógica de intervención y origen del proyecto

Los peligros y riesgos naturales en los 5 países de la CAN tienen naturaleza transversal y regional, no limitada por las fronteras nacionales. Un planteamiento regional para incorporar la prevención de los desastres naturales, de la gestión de riesgo en la planificación económica y social, beneficiará de efectos de sinergia y complementariedad en el proceso de integración de los planes de la CAN. Se estima que el 10% de los 113 millones de personas que viven en dichos países se encuentran en condiciones vulnerables.

Durante los últimos años la Oficina Humanitaria de la Comunidad Europea (ECHO) a través de DIPECHO ha financiado varias iniciativas en el campo de preparación ante desastres naturales a través de las ONG’s. Éstas han aumentado la conciencia y el conocimiento de las comunidades de base de su vulnerabilidad, y han efectuado la construcción de pequeños trabajos de mitigación, tales como trabajos de retención del agua, de reforestación, etc. A pesar de que se han producido mucho éxitos locales, la evaluación de estas actividades ha demostrado que las intervenciones se encuentran geográficamente aisladas y dispersas en términos de objetivos, interlocutores locales y tipos de actividades. La sostenibilidad de estas acciones se obstaculiza debido a la debilidad de las políticas e instituciones nacionales.

El cambio de una “estrategia de respuesta” hacia una estrategia pro-activa para reducir la vulnerabilidad se encuentra compartida por los Programas Regionales de Estrategia de la CE (RSP) para toda América Latina, los RSP para América Central y para los países de la CAN. Estos RSP reconocen la importancia de los desastres naturales para el desarrollo sostenible y la reducción de la pobreza en estas áreas, especialmente en los países de la CAN y de América Central. Se reconoce que la gente más pobre es la más vulnerable a los peligros naturales, y representa la mayor parte de las víctimas que se producen en casos de desastres. También el plan de

acción de Río de Janeiro del 29 xx xxxxx de 1999 menciona la gestión de riesgos y la preparación ante el desastre como áreas importantes de la cooperación entre la UE y la América Latina.

1.2. Beneficiarios del Proyecto

El beneficiario de las acciones del proyecto en el ámbito xxxxxx es la Secretaría General de la Comunidad Andina (SG CAN).

Los beneficiarios de las acciones del proyecto en los países de la Comunidad Andina son los organismos nacionales competentes de defensa civil, Ministerios de Relaciones Exteriores y otros organismos nacionales que realicen funciones en el área de atención y prevención de catástrofes naturales.

Los beneficiarios finales de la mejora en la gestión del riesgo y prevención de desastres naturales serán la población Andina, la infraestructura y las inversiones productivas de los 5 países. Se estiman como beneficiarias el 10% de los 113 millones de personas que están viviendo en condiciones vulnerables. La reducción de pérdidas ocasionadas por desastres naturales se producirá debido a las mejoras en los servicios de las instituciones que se ocupan de la gestión de riesgo y que promueven el estado de preparación ante el desastre en todos los niveles. Éstos abarcan una gama grande de los departamentos científicos, de las instituciones técnicas y de planificación, incluyendo organizaciones de protección / defensa civil, departamentos gubernamentales, administraciones locales y organizaciones voluntarias. Se estima que 75,000 personas trabajan como voluntarios en actividades de protección / defensa civil en los países de la CAN. Las ventajas llegarán a ser evidentes cuando se implanten de forma efectiva los estándares mejorados de las medidas de la reducción del riesgo y de planificación y se verifique la preparación oportuna ante el desastre, dando como resultado menores pérdidas de vidas y de bienes. También es posible que se produzcan mejoras en la conservación del medio ambiente.

1.3. Objetivo General

El objetivo general del proyecto se formula como sigue: “contribuir a la reducción de la vulnerabilidad de las personas y bienes expuestos a los peligros y riesgos naturales y promover el desarrollo sostenible en los países de la CAN”.

1.4. Objetivo Específico

Se formula el propósito del proyecto como: “servicios1 mejorados en el área de gestión del riesgo y de la prevención del desastre natural mediante el fortalecimiento de políticas nacionales, de instituciones y de la coordinación de actividades en estas áreas”.

1 Tareas tales como evaluación del riesgo e información, planificación, normas de construcción, formación y

preparación.

1.5. Resultados esperados

Cuatro resultados se deben conseguir mediante la realización del proyecto:

Resultado 1: La organización de cada sistema de gestión de riesgo nacional será revisada y ajustada en los 5 países de la CAN de acuerdo con las directrices acordadas entre los representantes de dichos países.

Resultado 2: Las herramientas técnicas y tecnológicas serán elaboradas para la valoración del análisis de los peligros naturales, de la vulnerabilidad y del riesgo, e instalado un sistema de información para la detección y avisos de la alerta temprana y de coordinación ante el desastre.

Resultado 3: Los manuales y guías que incorporen la prevención y reducción del riesgo en la utilización de suelos y en el planeamiento urbano en los 5 países de la CAN serán preparados y aplicados.

Resultado 4: Una red de información electrónica será instalada y puesta en funcionamiento entre los principales componentes de los sistemas nacionales de la gestión del riesgo y prevención de desastres.

1.6. Actividades del proyecto

Se han identificado varias actividades como la elaboración de directivas generales para los sistemas y las organizaciones nacionales de gestión de riesgo, guías para la utilización de espacio y suelos, y para el planeamiento urbano y elaboración de la metodología para la valoración del peligro, de la vulnerabilidad y del riesgo. Los principales actores de los países de la CAN, con la ayuda de expertos regionales o internacionales prepararán las ofertas para las mejoras de los sistemas nacionales de gestión del riesgo y prevención de desastres. Las actividades se resumen en el Anexo 1 “Marco Lógico”. El proyecto estimulará y apoyará los trabajos en curso en el campo de preparación del desastre, y asumirá el papel del “facilitador”, dejando una parte importante de la iniciativa y de la responsabilidad de la puesta en práctica a los representantes de los beneficiarios. Operaciones “pilotos” de planificación, para probar nuevas tecnologías y sistemas de la detección temprana se experimentarán en los diversos países. Obviamente, la formación y entrenamiento será un elemento importante en todas las actividades. Estas operaciones pilotos serán apoyadas por infraestructuras de prevención de catástrofes a escalas municipal en cada país.

1.7. Metodología y estrategia de intervención

Este proyecto regional es, básicamente, un programa de reforma de los sistemas de gestión del riesgo y de las actividades nacionales de preparación ante el desastre. Aunque cada país será soberano y decidirá cómo ajustar su organización, todos han expresado su interés y buena voluntad en compartir experiencias referidas a cómo mejorar la eficiencia y la eficacia de sus operaciones. Se espera que la semejanza

de los problemas, la necesidad de mejora y la voluntad política de cooperar entre los 5 países de la CAN creen ventajas para todos, permita las operaciones transfronterizas y la cooperación regional. La viabilidad de las intervenciones está asegurada por la participación y la cooperación directa de los beneficiarios nacionales, siendo éstos departamentos gubernamentales e instituciones científicas y técnicas.

2. Duración y localización

2.1. Duración del proyecto

El proyecto tendrá una duración de 60 meses, a partir de la firma del convenio. En aplicación de las reglas comunitarias en materia de ejecución financiera, todos los contratos necesarios para la ejecución de este proyecto, deberán estar celebrados antes del 30 xx xxxxx del 2007 (artículo 4 de las condiciones generales).

El compromiso financiero del Convenio terminará irrevocablemente el 31.12.2009

Calendario de ejecución:

El período estimado para cada fase será el siguiente:

Fase 1: Ejecución operativa (48 meses) que a su vez comprende dos periodos: 1.a) Planificación:

El periodo de planificación del proyecto tendrá una duración de seis (6) meses. Los primeros tres meses serán utilizados para la preparación e instalación del proyecto. El beneficiario dentro del plazo de un (1) mes presentará a la aprobación de la Comisión un Plan Operativo Global (POG) junto con el primer Plan de Operación Anual (POA-1). La inclusión de comentarios por parte de la Comisión o la aprobación se efectuará en el plazo de un (1) mes. Los POA’s siguientes serán presentados 3 meses antes del final de la POA aprobado anteriormente.

Durante los primeros seis (6) meses se realizarán las actividades siguientes:

• Informar y motivar a los líderes y actores principales del propósito del proyecto y de las actividades de gestión de riesgos.

• Crear el Comité de Coordinación del proyecto, definir los Comités Científico- Técnicos nacionales para los procedimientos de supervisión y control de los aspectos técnicos de las actividades del proyecto.

• Determinar los requisitos técnicos del sistema de información electrónica de la gestión de riesgo natural y preparar los programas operacionales.

• Iniciar la preparación de un inventario de todas las instituciones de la CAN activas en el campo de la información y de la gestión de riesgos naturales. Preparación de los términos de referencia para los estudios de peligros, vulnerabilidades y riesgos naturales principales y la preparación de las herramientas y de las tecnologías para las valoraciones y planificación del riesgo.

1.b) Ejecución de actividades

La puesta en marcha de las actividades del proyecto se efectuará de acuerdo con el POG y el Anexo 1 “Marco Lógico” del proyecto.

Durante los 42 meses siguientes se ejecutará la totalidad de las actividades del proyecto.

Fase 2: Cierre: (12 meses)

Los doce (12) últimos meses del proyecto se dedicarán a terminar y cerrar las actividades del mismo. Cualquier equipo o producto financiado con una contribución europea, será donado en total propiedad a las organizaciones participantes. No más tarde de 6 meses antes del final del proyecto, la CAN a través del Director del proyecto tiene que presentar a la Comisión las ofertas para la transferencia de inversiones y actividades a los beneficiarios, con el ánimo de garantizar su sostenibilidad.

Tres meses antes del final del proyecto, la CAN establecerá un informe detallado con la información cualitativa y cuantitativa sobre los logros del proyecto, comparados con la información del Convenio de Financiación y del plan de operación global del mismo. Simultáneamente, el director del proyecto establecerá y enviará a la Secretaría General de la CAN y a la Comisión una propuesta para el acuerdo del cierre del proyecto.

2.2. Localización

2.2.1. Áreas de intervención del proyecto

Las intervenciones del proyecto cubren los 5 países de la CAN. La mayoría de las actividades del proyecto serán desarrolladas en las capitales de cada país, excepto las operaciones experimentales para las valoraciones del riesgo y la incorporación de estos factores de riesgo en el ejercicio de la planificación en ciertas áreas “piloto”, que serán elegidas por los países de acuerdo con el proyecto.

2.2.2. Localización de las oficinas del proyecto

Las oficinas del proyecto estarán en la cuidad de Lima, capital del Perú, y preferiblemente en la sede de la SG-CAN. Cada país elige la Institución Nacional y el coordinador que representen al país en el proyecto. La oficina de cada coordinador nacional será el punto focal del proyecto, así como la ofician de la referencia para cada visita, misión o actividad del proyecto en este país.

3. Estructura y Organización del Proyecto

3.1. Estructura Institucional

3.1.1. Beneficiario

El Beneficiario, la Secretaría General de la CAN, en asociación con el Comité Xxxxxx para la Prevención y Atención de Desastres (CAPRADE) de reciente creación, asume frente a la Comisión las obligaciones y las responsabilidades derivadas de este Convenio y con competencia del País Beneficiario. El Beneficiario se responsabiliza de la buena ejecución del Proyecto, entre otros, en términos de eficacia, transparencia, sostenibilidad, participación y buen uso de los recursos.

El “papel de la Comisión” en la ejecución del proyecto se concreta en la aprobación de los planes operativos, informes, ciertos expedientes de licitación y atribución; adjudicación y firma de ciertos contratos en nombre del Beneficiario, desembolso de fondos, monitoreo, control, evaluación, auditorias, información y comunicación. Esta intervención de la Comisión no exime en ningún caso al Beneficiario de sus obligaciones y responsabilidades.

El Beneficiario elige a un Director del Proyecto basándose en una terna de candidatos seleccionado mediante concurso público. La elección final debe ser realizada coordinadamente por la SGCAN y la Delegación de la CE en Perú. El cargo de Director del Proyecto estará desempeñado en dedicación exclusiva con sede en las oficinas del Proyecto y será incompatible con el desempeño de cualquier otro empleo de carácter público y privado.

A nivel nacional, en cada país de la CAN, una institución de coordinación actuará en nombre del proyecto. Los países miembros designarán las oficinas nacionales competentes dentro del concepto de planificación del desarrollo que corresponde a la naturaleza del proyecto.

3.1.2. Comité de Coordinación y Comités Científico-Técnico

Para asegurar la coordinación y proporcionar las directrices políticas durante la puesta en práctica del proyecto, se creará un Comité de Coordinación, integrando los coordinadores nacional, SG-CAN, el CAPRADE, un representante de la CE como observador y el director del proyecto que actuará como secretario del Comité. Este Comité se reunirá por lo menos una vez al año.

También crearán los Comités Científico-Técnicos Nacionales para supervisar y controlar las realizaciones técnicas y científicas. En el ámbito nacional los Comités serán presididos por el representante de CAPRADE. Los Comités Nacionales incluirán a los representantes de todas las instituciones implicadas en la gestión de riesgo y la prevención de desastres. Estos Comités Nacionales pueden incluir un representante de la Delegación de la CE, con el status de observador. El Comité Nacional se reunirá, por lo menos dos veces al año.

Coordinación con otros donantes y proyectos

Se prestará atención especial a la coordinación de la actividades del proyecto con las actividades similares que se realicen en la región de la CAN por otros donantes y agencias privadas, especialmente las de DIPECHO y Estados Miembros de la Unión Europea. Con este fin la CAN asegurará la visibilidad y la coordinación de sus actividades tomando en cuenta las actividades y experiencias de otros agentes, y manteniéndolos informados periódicamente de sus actividades.

3.2. Ejecución del Proyecto Respons abilidades

Dentro del alcance de sus responsabilidades, según lo definido en este acuerdo, la CAN:

• Es responsable de la ejecución de actividades.

• Tiene autonomía con respecto a su administración, finanzas y operaciones técnicas.

• Elabora su propio reglamento interno y estructura de organización en un departamento aparte.

• La dirección de CAN ejecuta sus funciones de una manera responsable, firmando todos los documentos financieros y técnicos del proyecto dentro de los límites del Convenio de Financiación.

Cuentas Bancarias

A) Fondos de la CE:

La Gerencia General de Operaciones y Finanzas de la Secretaría General de la CAN tendrá que abrir dos (2) cuentas bancarias a nombre del proyecto:

• Una cuenta bancaria en euro.

• Una cuenta bancaria en la moneda presupuestaria de la SG-CAN.

Los bancos seleccionados se deben situar en la ciudad de Lima, y serán bancos comerciales reconocidos por el gobierno y aceptados por la CE. Cuentas adicionales pueden ser abiertas, cuando sean necesarias y debidamente justificadas.

El cambio entre la divisa euro y la moneda presupuestaria de la SG-CAN debe ser la tasa lo más favorable en el momento de la transferencia.

La contribución de la CE será transferida a la cuenta en euro. En caso de contribuciones en euro de los gobiernos regionales o de la Autoridad de Supervisión regional se abrirá una cuenta especial. Las ganancias de interés serán consideradas por separado. El coste de las actividades bancarias será cubierto por las contribuciones respectivas.

B) Fondos de los países de la CAN: La autoridad de supervisión regional abrirá una cuenta de banco especial para su contribución al proyecto e informará de su acuerdo a la CE.

Contabilidad

Todo el gasto del proyecto cubierto por la contribución de la Comunidad Europea se debe acompañar por documentos de justificación tales como órdenes de compra aprobadas, facturas, recibos, extractos de cuenta y cuando se disponga, por informes de auditoria. Todos estos documentos y cuentas tienen que ser guardados durante un periodo de 5 años posterior al cierre del proyecto. Después del cierre del proyecto la autoridad de supervisión será responsable de guardar estos documentos para la posible inspección durante un periodo de 5 años.

La contabilidad se efectúa por el sistema de entrada doble. Cada gasto y recibo serán designados en un cuaderno y asignados a la categoría del gasto del presupuesto. También estarán considerados los intereses.

La Comisión se reservará el derecho de exigir el uso de la contabilidad analítica, de acuerdo con la naturaleza del proyecto actual.

La ayuda de la C.E será eximida de pagar impuestos de importación incluyendo el impuesto sobre el valor añadido – IVA en los países miembros de la CAN (excepto en adquisiciones de bienes menores de 1000 euro). Por lo tanto, los países miembros de la CAN proporcionarán las exenciones respectivas (véase el punto 6) o estos impuestos tendrán que ser asumidos por el país miembro de la CAN respectivo.

3.3. Planes Operativos

Las actividades, los procedimientos y el presupuesto serán detallados en un programa operativo global (POG), que cubre la duración total del proyecto. En los programas operativos anuales (POA’s), se detalla la puesta en práctica de las actividades, el presupuesto anual, los calendarios de las actividades y de los desembolsos, La preparación del POG y de los POA’s será hecha de acuerdo con las “Guías para POG y POA”.

Los programas de trabajo deben incluir un sumario del estado financiero del proyecto, estructurado de acuerdo con el Convenio de Financiación y por origen de financiación.

El POG y primer POA del proyecto, serán presentados, en el plazo de 4 meses después de la firma del convenio y el nombramiento del Director a la CE para su aprobación. Cada POA adicional será presentado para su aprobación a la CE, tres meses antes de la última o previa POA.

Para facilitar el comienzo del proyecto, se preparará un Programa Operativo Provisional (POP) para los primeros seis (6) meses, permitiendo la preparación del POG y el primer POA. El primer plan de trabajo anual (POA) incluirá las actividades y gasto cubierto por el POP durante los primeros 6 meses.

El POG y los POA’s llegan a ser operacionales mediante la aprobación por autoridad de supervisión y la CE. Una vez aprobados los programas, adquieren un carácter contractual y no pueden ser modificados sin el acuerdo formal de la autoridad de supervisión y la CE.

La aprobación de los POA’s permite a la CAN que solicite los pagos de anticipo de la CE y de la autoridad de supervisión regional y beneficiarios nacionales para la puesta en marcha del programa operativo.

3.4. Informes

La SG de la CAN presentará, para la aprobación, los informes técnicos y financieros, en base trimestral y anual. Estos informes darán la información lo suficientemente detallada como para apreciar el avance del proyecto en relación con el Convenio de Financiamiento, el POG, incluido el marco lógico y el POA. Los presupuestos operacionales serán agregados como gasto previsto durante el siguiente semestre.

Tres meses antes del final del proyecto, el director elaborará y enviará un informe final detallado a la autoridad del supervisión e a la CE con la información sobre los resultados cualitativos y cuantitativos alcanzados por el proyecto, comparando el Convenio de Financiación, el POG y el POA. La SG de la CAN se obliga para presentar cualquier otro informe solicitado por la autoridad de supervisión y la CE.

3.5. Modalidades de desembolso de los fondos

El POG incluirá el calendario con los montos financieros necesarios y los procedimientos para disponer de las contribuciones financieras al proyecto.

Contribuciones regionales y nacionales2

La SG de la CAN proveerá el espacio de oficina necesario y financiará el coste del director del proyecto y personal de ayuda del departamento designado a coordinar el proyecto, con base a las contribuciones en efectivo de los países miembros de la CAN para este proyecto. Las instituciones de coordinación nacional cubrirán el coste del coordinador nacional y cualquier personal de ayuda y del coste operacional. Otras contribuciones regionales y nacionales, y la sincronización de este gasto se resumen en la tabla 2 y 3 en el capítulo 5. Estas contribuciones pueden ser en especie, en forma de personal o en efectivo. En el POG estas contribuciones serán definidas con suma precisión.

Con base en los presupuestos del POA y los estados financieros, presentados en los informes de progreso (trimestrales o anuales) sobre la marcha de los trabajos los beneficiarios nacionales aseguran y autorizan la transferencia de fondos regional y nacional a la cuenta del proyecto a petición de la CAN.

2 La autoridad de supervisión debe asegurarse que las contribuciones asignadas al proyecto estén disponibles durante la duración del proyecto.

Contribución de la CE

Pagos hechos directamente por la Comisión

La Comisión pagará directamente el coste referente al contrato de asistencia técnica Europea, contratos (y trabajos) de suministro, contratado mediante licitación internacional, así como el coste de “Evaluación y supervisión”. También pagos de contratos en euro o en moneda otra que aquellas de los países de la CAN se pueden hacer directamente por la CE.

Pagos a través de la CAN para gastos generales locales de los países de la CAN

Para facilitar el comienzo del proyecto, la SG de la CAN puede solicitar a su inicio un avance de la contribución de la CE por el monto del primer POA sin que esta petición supere el 30% de la contribución comunitaria al proyecto. Esta petición se puede hacer a la presentación del POG y el primer POA.

En base del POA, su presupuesto, la presentación analítica de los gastos y los estados financieros, presentado en los informes trimestrales de progreso, la CE puede autorizar la transferencia de fondos a la cuenta del proyecto a petición de la CAN.

Después del desembolso correspondiente al pago anticipado, los reembolsos se efectuarán en base de la presentación y aprobación de las cantidades utilizadas, certificadas por una auditoria independiente. La contratación de la firma de auditores será efectuada por la SG de la CAN con el acuerdo de la Autoridad de Supervisión y la CE.

A partir del momento de la finalización de la fase de ejecución del proyecto los fondos de la CE no pueden ser utilizados para financiar cualquier otra actividad, aparte de los pagos pendientes confiados en el POA. Antes de su cierre, la CAN devolverá todos los fondos no utilizados a la CE.

3.6. Supervisión y evaluación

La CAN debe establecer su propio sistema de supervisión y de evaluación permanente. Independientemente, la CE prevé la realización de misiones de supervisión, de evaluación y de auditoria para determinar el funcionamiento y el progreso del proyecto. También está prevista una evaluación a medio término y final por un consultor independiente.

Los resultados de estas misiones serán tomados en cuenta en la planificación y operaciones del proyecto. Cualquier acuerdo hecho por la CAN con otras instituciones implicadas en la puesta en práctica de actividades, incluirá una cláusula para la posible revisión, a fin de permitir la introducción de estas recomendaciones que pueden presentarse después de una evaluación y otras misiones al proyecto.

3.7. Finalización del Proyecto

Al cierre del proyecto, las inversiones y las actividades (activos) financiadas con contribución Europea serán asignadas en propiedad perpetua a los organismos participantes y los beneficiarios que garantizarán su viabilidad y sostenibilidad. A tal propósito, la SG de la CAN debe presentar a la autoridad de supervisión y a la CE, 6 meses antes del cierre del proyecto, una oferta de la transferencia de inversiones y de las actividades del proyecto a las organizaciones participantes y a los beneficiarios. Es posible y deseable realizar estas transferencias durante la puesta en práctica del proyecto.

Según lo mencionado en el párrafo 2.2.1. tres (3) meses antes del final del proyecto, la SG de la CAN elaborará un informe detallado con la información cualitativa y cuantitativa sobre los logros del proyecto comparados con los datos e información del Convenio de Financiamiento y el plan operativo global (POG) del proyecto. Simultáneamente, la SG de la CAN establecerá y enviará a la autoridad de supervisión y la CE una propuesta para el cierre del proyecto. Bien antes del final del proyecto se realizará una auditoria final de los gastos, que formará junto con el informe final antedicho de la SG de la CAN “el Acuerdo del Cierre del Proyecto”. Este acuerdo será transmitido a la autoridad supervisora y a la Comisión Europea. En cualquier caso, los fondos asignados al proyecto por la CE y que no se han utilizado al final del proyecto, serán devueltos a la Comisión Europea.

4. Medios y procedimientos de implantación

4.1. Personal local y Asistencia Técnica (artículos 1.1, 1.2 y 4.1 del presupuesto global)

4.1.1. Descripción:

Siendo la SG de la CAN la Autoridad de Supervisión, como parte de su contribución, proporcionará al proyecto durante sus 5 años de la puesta en práctica el personal necesario que participará en realizar las actividades del proyecto en el nivel de la SG de la CAN. Los países de la CAN que participan, proporcionarán los coordinadores nacionales del proyecto. Asignarán por mandato el personal al proyecto durante el tiempo de realización del proyecto.

a) El personal regional y nacional (artículo 4.1) consistirá en:

1) Un Director del Proyecto, con una duración de 60 meses, contratado por la autoridad de supervisión regional a través de un concurso público. Someterán al candidato propuesto para la aprobación a la Comisión de las Comunidades Europeas.

2) Personal de ayuda de la oficina, incluyendo una secretaria y un asistente local durante la duración del proyecto.

3) Coordinadores Nacionales, con una duración de 5 (países) x 60 (meses) =

300 meses, reclutados y nominados por las instituciones nacionales de coordinación del proyecto.

Este personal está empleado a tiempo completo y no se le permitirá tener trabajos adicionales. Los sueldos y otros beneficios para este personal serán pagados de la contribución regional y nacional.

b) Asistencia técnica regional

La SG de la CAN contratar asistencia regional y nacional (siempre que los expertos no sean empleados de instituciones del mismo país) de corta duración para las tareas específicas de la contribución de la CE para un total hasta de 338 personas / mes, en caso de que la administración no disponga de tales expertos. Tal asistencia y servicios se prevén en el presupuesto en el ítem 1 del capítulo 5.2, y tienen que ser incluidos en los POA’s.

La SG de la CAN contratará y financiará un(a) administrador(a) financiero(a) regional apoyado con los fondos de la CE por una duración de hasta 60 meses (artículo 4.1). El (ella) será responsable de la administración y finanzas bajo la autoridad del Director del proyecto.

4.1.2. Procedimientos de ejecución

El personal local será asignado por la Autoridad de Supervisión o seleccionado y contratado por la dirección de acuerdo con las necesidades y los presupuestos aprobados. Por razones de conveniencia administrativa y jurídica, el personal técnico y los consultores después de su selección, firmarán un contrato con la SG de la CAN acompañado por los términos de referencia y la descripción del puesto de trabajo a cubrir.

El personal regional / nacional de AT será reclutado por la SG de la CAN, de acuerdo con los procedimientos de adjudicación de contratos contenidos en las “Reglas y procedimientos aplicables a los contratos en el ámbito de la cooperación de la CE con terceros países”. Para tal propósito la dirección define los términos de referencia, las descripciones de las funciones y los perfiles requeridos, que serán sometidas por aprobación de la autoridad de supervisión y la delegación de la CE. Las últimas aprueban también las escalas salariales.

4.2. Asistencia Técnica Internacional (ítem 1.1 del presupuesto global)

4.2.1. Descripción

La asistencia técnica internacional, estimada en hasta 108 personas / mes (p/m) incluirá:

• Un responsable de la Asistencia técnica internacional hasta 50 p/m. Será responsable, junto con el director del Proyecto, de la puesta en práctica del proyecto.

• Un experto en asuntos financieros y administrativos ayudará al proyecto hasta 7 p/m.

Están previstas hasta 51 p/m para las misiones específicas. El POG y los POA’s presentarán la información sobre los requisitos para estos servicios y su sincronización. Con anterioridad al inicio de cada misión a corto plazo, la CAN debe formular los Términos de Referencia (TdR), un presupuesto y el perfil del experto requerido, y gestionar la aprobación por parte de la autoridad de supervisión y de la CE para la candidatura y la misión propuesta. Cada AT tiene la tarea de ejecutar las actividades requeridas y también de formar o entrenar a los homólogos nacionales con el fin de conseguir la sostenibilidad de las actividades.

4.2.2. Procedimientos de implantación

La AT internacional será seleccionada y contratada de acuerdo con los procedimientos estándares de la CE. Con anterioridad a la concesión del contrato, la Comisión gestionará la aprobación, por parte de la autoridad de supervisión de la AT internacional propuesta. Los pagos correspondientes al contrato de la AT serán efectuados por la Comisión de acuerdo con los certificados de presencia establecidos por la SG de la CAN y autorizados por la Delegación de la UE.

El contrato de AT cubrirá – además de los honorarios del personal residente y de las misiones a corto y medio plazo – los costes por el transporte LA / Europa, dietas y de dos vehículos, uno 4x4 y otro de categoría I. El coste operacional restante será incluido en el POG y los POA’s.

4.3. Estudios (ítem 1.4 del presupuesto global)

4.3.1. Descripción

Se ha reservado una cantidad total de 300.000 euro para los estudios. Estos estudios incluyen:

a) Preparación y distribución de un inventario de todas las instituciones que son activas en el campo de la gestión de riesgo y de preparación de la prevención de desastres. Esta información ha de contener, entre otras, las actividades de estas instituciones, de sus recursos y de su capacidad de coordinación con otras instituciones en un sistema de red.

b) Valorización de datos sobre peligros, vulnerabilidad y riesgos naturales por país y por región.

c) Preparación de una guía metodológica de utilización del espacio y de los suelos, y de planeamiento urbano que incorpore la valoración del riesgo y gestión del riesgo, así como la preparación ante el desastre. Esta guía ha de promover y facilitar la incorporación de la gestión de riesgo en actividades nacionales, regionales y locales de la planificación. Este estudio ha de

cubrir entre otras la comparación del coste de prevención o de mitigación de riesgos y el de la reconstrucción de la infraestructura, y el resto de los factores relevantes para la toma de decisiones en el campo de la prevención y preparación ante el desastre.

d) Preparación de una guía metodológica para planificación de actividades por sector de actividad que incluya la incorporación de la valoración del riesgo y de la gestión de riesgo así como la preparación ante el desastre. Esta guía ha de promover y facilitar la incorporación de la gestión del riesgo en actividades nacionales, regionales y locales de la planificación a escala sectorial.

e) Valoración de las necesidades y definición de los requisitos para un sistema de la información electrónica en el nivel nacional y regional. Con la introducción de un sistema de información electrónica, se deben centralizar los datos sobre desastre natural, permitiendo su análisis técnico y científico y mejorando el conocimiento de estos acontecimientos. La información recogida y compartida entre todos los actores, debe también ser convertida en un sistema de detección temprana.

f) Estudios de caso a nivel regional / nacional para los cuales se definirán los TdR.

Cada estudio debe ser acompañado por talleres a fin de repasar y transmitir los resultados a los interlocutores principales para divulgar su uso y aplicación.

4.3.2. Procedimientos de implementación

Estos estudios serán financiados por la contribución de la UE. Los contratos del estudio serán efectuados por la SG de la CAN de acuerdo con los procedimientos de adjudicación de contratos de las “Reglas y procedimientos aplicables a los contratos en el ámbito de la cooperación de la CE con terceros países”. Las compañías y las personas de los países de la UE y del beneficiario son elegibles para realizar estos estudio. La autoridad de supervisión y la CE tienen el derecho de revisar y de comentar los estudios.

Los estudios financiados por las contribuciones nacionales serán contratados siguiendo las respectivas regulaciones nacionales de contratación.

4.4. Formación y capacitación (ítem 1.5 del presupuesto global)

4.4.1. Descripción

La formación es una de las actividades principales del proyecto. Dichas actividades incluyen la transferencia del conocimiento mediante la formación impartida por expertos así como intercambio de personal y prácticas de trabajo. La mayor parte de la actividad formativa será organizada a escala regional y nacional con cursos a corto plazo. Solamente en casos excepcionales se efectuarán cursos de corta duración y visitas a centros de enseñanza e instituciones especializadas en el campo

de preparación ante el desastre y de gestión de riesgo de la UE. También el intercambio de responsables y funcionarios trabajando en áreas de gestión de riesgo en foros sobre asuntos relacionados con el proyecto, se incluyen en este rubro de gastos de formación y entrenamiento.

4.4.2. Procedimientos de implementación

El coste de formación y capacitación será financiado por la contribución de la UE. Se organizarán cursos de aprendizaje de todos los temas relacionados con las actividades del proyecto. Estos cursos serán de corta duración. Las actividades de formación y entrenamiento serán incluidas en los POA’s. El coste incluye el material didáctico, cuerpo docente (no incluido el coste de los consultores y del personal del proyecto cubiertos bajo otros rubros de gastos), traslado internacional de estudiantes mediante los medios de transporte más económicos. El país anfitrión cubrirá el transporte y las dietas para los estudiantes del país en donde se organiza el curso. La contribución de la CE cubre las dietas de los alumnos de otros países de la CAN. La dieta cubrirá el coste básico de alojamiento y de alimentación, que se determinará por la CAN y será aprobado en el POA. Excepcionalmente, los cursos y visitas de corta duración a centros de la UE pueden ser aprobados debidamente justificados. En este caso la selección de candidatos y el financiamiento serán aprobados, caso por caso, por la CE y estarán incluidos en el POA.

4.5. Suministros y equipos (ítem 2. del presupuesto global)

4.5.1. Descripción

a) Equipos para la SG de la CAN / CAPRADE y las instituciones de coordinación:

▪ Muebles y equipos de oficinas para la SG de la CAN, e instituciones de coordinación y eventualmente para la oficina del CAPRADE.

▪ Equipos electrónicos de proceso de datos, y para la interconexión con las instituciones de coordinación nacionales.

b) Sistemas de proceso de datos y equipo para la gestión de riesgo:

▪ Un sistema geo-referenciado de sensores, de grabación de información sobre peligros y riesgos naturales. El sistema ha de permitir la compilación y el análisis de datos de movimientos de la tierra y del clima de los 5 países de la CAN, y facilitar la comparación, el intercambio y la cooperación entre los países. Para este propósito, los datos serán estandarizados y se elaborarán protocolos de cooperación. Su uso práctico será efectuado en 5 áreas experimentales de los países.

▪ Equipo de Información Geográfica (GIS) e imágenes de satélite. Estos datos y equipo han de permitir la preparación de mapas con los peligros y riesgos. Estos mapas serán producidos para las 5 áreas experimentales, y permitirán

la incorporación de riesgos en la planificación de los suelos y del desarrollo urbano.

▪ Adquisición de datos históricos sobre desastres naturales en 5 áreas experimentales. Estos datos serán adquiridos y procesados para determinar los datos técnicos y científicos y facilitar una comprensión mejor de los peligros y de los riesgos naturales.

▪ Sistemas de procesamiento de datos a escala nacional, que han de permitir la incorporación de la información del peligro y del riesgo en los procesos de planificación y permitir la preparación y la mitigación de desastres naturales. Estos procesos se armonizarán en los diversos países de la CAN teniendo en cuenta sinergia en su introducción y entrenamiento, así como promover el intercambio de datos.

▪ Adquisición del equipo electrónico para la base de datos, proceso y análisis de la información sobre peligros, riesgos y desastres naturales y permitir el intercambio de información a escala regional. En otras palabras se instalará una red regional. El equipo incluye las computadoras, software, los módems y otros equipos de soporte así como en entrenamiento para su uso.

Para asegurarse que estos sistemas y el equipo lleguen a ser completamente operacionales y estén utilizados de una manera óptima, las previsiones incluyen el entrenamiento y asistencia técnica necesarios. Esta ayuda será organizada a un nivel regional para beneficiar de los efectos de sinergia y promover la cooperación en el nivel regional.

Una contribución financiera de los países de la CAN está incluida para acomodar e integrar los sistemas y equipos de procesamiento de datos en su entorno nacional y local.

4.5.2. Procedimientos de ejecución

Para la adquisición de suministros y de servicios financiados por la UE se han de seguir los procedimientos de licitación y adjudicación de contrato, descrito en las “Reglas y procedimientos aplicables a los contratos en el ámbito de la cooperación con terceros países”. Cualquier excepción a esta regla requerirá la aprobación de la autoridad de supervisión y de la CE.

Todos los suministros y servicios, financiados por la contribución de la CE, tienen que proceder de países de la UE y/o de los países de la CAN. Es posible incluir la participación de otros países latinoamericanos en procesos de licitación, a condición de que la aprobación se conceda por la autoridad de supervisión y la CE. La adquisición de suministros financiada con fondos europeos se efectuará por licitación internacional. En circunstancias especiales debidamente justificadas, la CE puede autorizar el procedimiento de licitación local y/o el proceso de consulta restringida. En el caso de licitación internacional el expediente de licitación requiere la autorización de la CE.

Los contratos de suministros y de servicios serán preparados y firmados por el director, visado por el jefe de la AT Europeo. Los pagos locales serán hechos por la SG de la CAN mientras que los pagos en euro se pueden hacer directamente por la

Comisión mediante la presentación de documentos de soporte que serán preparados por la EGP (las facturas originales y certificados de aceptaciones).

Todo equipo, trabajos / infraestructura y materiales, adquiridos con los fondos del proyecto, serán propiedad del proyecto hasta su entrega formal al beneficiario de acuerdo con artículos generales y específicos correspondientes y no se pueden utilizar para ningún otro propósito o intervención que los directamente relacionados con las actividades del proyecto.

La adquisición de suministros y de la adjudicación de trabajos, financiados con fondos nacionales, seguirá los procedimientos del país del beneficiario.

Al final del proyecto, la Comisión y el país del beneficiario decidirán, sobre la base de una propuesta de la SG - CAN, el destino final de los suministros y trabajos.

4.6. Trabajos e infraestructura (artículo 6 del presupuesto global)

La SG de la CAN en conjunto con los entes nacionales responsables para la ejecución del proyecto prevén en cada país involucrado la realización de una obra / un trabajo ejemplar para la prevención de catástrofes en el espíritu de este convenio, que sea vinculado con los resultados 2 y 3 y que se realice en estrecha coordinación con DIPECHO (por ejemplo al nivel de municipios efectuados por catástrofes). Para estas obras / trabajos se prevé un monto total de 796.000 EURO, que será distribuido entre los 5 países.

4.7. Gastos operacionales (ítem 4 del presupuesto global)

4.7.1. Descripción

Este rubro presupuestario cubre los gatos ligados a la operación del proyecto, que termina cuando se acaba la financiación externa. Dentro de la contribución de la CE se incluye el coste de una administrador financiero local y de otros gastos generales. La contribución de los países miembros al proyecto debe cubrir el costo del director del Proyecto, la secretaria, el asistente local y el costo de funcionamiento de las oficinas nacionales de coordinación, que incluye: transporte, comunicaciones, seguro y otros gastos generales. El coste de los coordinadores nacionales se incluye en el artículo 1.2 del presupuesto.

4.8. Otros

4.8.1 Información y visibilidad (artículo 3 del presupuesto global)

Este proyecto será realizado en las condiciones que permitan la máxima visibilidad de las actividades de cooperación de la Comunidad Europea.

Las actividades de información y de comunicación se deben realizar considerando las “Guías de Visibilidad” de la CE.

La autoridad regional evitará la confusión entre este proyecto y otros financiados por donantes de diversas organizaciones internacionales con el propósito de

promover la transparencia y visibilidad de las actividades de la cooperación de la Comunidad Europea y los países de la CAN. Se debe dar gran importancia al uso de esta regla de conducta durante las presentaciones públicas y manifestaciones, organizadas como una parte del presente proyecto, así como en la preparación de documentos oficiales o de actividad. Todo trabajo, suministros y documentación del proyecto debe llevar, claramente visible, el símbolo Europeo (bandera azul con

12 estrellas xxxxxxxxx) y escrito en la lengua oficial del país del beneficiario. El símbolo de la Comunidad Europea tendrá las mismas dimensiones que el de la región o del país beneficiario. Todas estas actividades serán realizadas en coordinación con la Delegación de la Comisión.

Para asegurar la visibilidad máxima de la cooperación de la CE, se efectuarán relaciones públicas y actividades de información a fin de informar a la población sobre el proyecto.

Un plan de acción para la visibilidad y publicidad será sometido a la Comisión para la aprobación, antes del comienzo de las actividades del proyecto.

La CAN también promoverá el intercambio de experiencias con otros proyectos que funcionen en el mismo país y región, en particular con los que reciben financiación de la UE.

4.8.2. Fondos de la CE

Los fondos de la CE desembolsados para cuentas no usadas, serán devueltos a la CE. Igualmente los intereses generados por fondos de la CE.

5. Finanzas y presupuestos

5.1. El presupuesto

La ayuda financiera para el proyecto, con un costo total de 12,4 millones de Euros, procederá de:

• 9.450.000 EURO de la Comunidad Europea, como fondos no reembolsables.

• 2.950.000 EURO de los países de la CAN. Las contribuciones regionales serán efectuadas en efectivo y las nacionales se pueden dar en forma de personal, de oficinas y en efectivo. En el POG, estas contribuciones serán definidas con precisión.

A continuación se presenta el presupuesto del proyecto en euro por categoría (o artículo) del gasto y por fuente de financiación.

5.2. Presupuesto Global

ITEM	CE	Países de la CAN	Otros	Total
1. Servicios
1.1 AT Internacional	2 207 600			2 207 600
1.2 AT local y coordinación	1 230 000	1 480 000		2 710 000
1.3 Auditoria, evaluación y monitoreo (externo)	200 000			200 000
1.4 Estudios	300 000			300 000
1.5 Formación y entrenamiento	1 000 000	150 000		1 150 000
2. Suministros
2.1 Equipamiento	700 000			700 000
2.2 Sistemas de proceso de datos y equipamiento para gestión del riesgo	2 130 000	300 000		2 430 000
3. Información y visibilidad	200 000	187 500		387 500
4. Gastos operacionales
4.1 Gastos de funcionamiento de la EGP (Director Regional, Asistente y Secretaria)	252 000	360 000		612 000
4.2 Coste operativo de las oficinas de coordinación nacional		472 500		472 500
5. Gastos varios	434 400			434 400
6. Obras / trabajos de prevención (ejemplares)	796 000			796 000
TOTAL	9 450 000	2 950 000		12 400 000

Los rubros “AT internacional” y la “evaluación y monitoreo” son efectuados directamente por la Comisión de la UE.

Los “gastos varios” incluyen la provisión para el “intercambio y coordinación”, para el que puede ser utilizada una cantidad de hasta 30,000 euro con la aprobación de la Comisión. El uso de gastos varios requiere la autorización de la autoridad de supervisión y de la CE.

El componente de AT incluye la adquisición de dos (2) vehículos (un 4x4 y un categoría I) para el uso de la SG de la CAN y la AT.

5.3. Contribución Regional y de la Secretaria CAN

		Reg.	Nac.	Reg.	Nac.	Reg.	Nac.	Reg.	Nac.	Reg.	Nac.	Reg.*	Nac.
		Bolivia		Ecuador		Colombia		Perú		Venezuela		Subtotal		Total
1. Servicios
1.2 Coordinación técnica		108	188	108	188	108	188	108	188	108	188	540	940	1480
1.4 Estudios			30		30		30		30		30		150	150
2. Suministros
2.2 Sistemas de proceso de datos y equipamiento de gestión de riesgos			60		60		60		60		60		300	300
3. Información y visibilidad			37.5		37.5		37.5		37.5		37.5		187.5	187.5
4. Gastos de operaciones
4.1 Personal local y soporte staff de EGP		72		72		72		72		72		360		360
4.2 Coste operativo de las oficinas de coordinación	120		70.5		70.5		70.5		70.5		70.5		472.5	472.5
Total	120	180	386	180	386	180	386	180	386	180	386	900	2050	2950

* El gasto regional considerado en el aporte de los PM deberá ser transferido a la Secretaría General. El gasto

nacional es en especie (contraparte de bienes y servicios).

6. Condiciones especiales

6.1. Compromiso de la Secretaría de la CAN y de los países de la CAN

• Los países miembros de la CAN aceptan a la Secretaría General de la CAN como la autoridad de supervisión del proyecto. La Secretaría General de la CAN asociará al recientemente creado CAPRADE en todas sus decisiones y como tal el CAPRADE desempeñará el papel xx xxxxxxxx del proyecto. Si en algún momento CAPRADE adquiere autonomía y capacidad de financiación a través de sus estatutos, la Secretaría de la CAN transferirá sus funciones del proyecto a CAPRADE.

• La autoridad de supervisión con cargo a los recursos que transfieran los países miembros asegurará el nombramiento del director del Proyecto, el financiamiento de su costo, el costo de la secretaria y del asistente local del proyecto. Así mismo asegurará el espacio de oficinas necesario.

• Las instituciones de coordinación nacional y los coordinadores nacionales serán designadas antes del comienzo del proyecto. Cualquier coste, asociado a la función de coordinación debe ser costeado por el país respectivo.

• Los interlocutores regionales y nacionales participarán, en forma activa, en el proyecto, lo cual condiciona la continua ayuda de la CE para el proyecto.

• Se reservarán las adecuadas asignaciones financieras en debido tiempo por parte de los países de su propio presupuesto para los desembolsos al proyecto de acuerdo con los gastos aprobados y previstos en los programas de trabajo, incluyendo el coste del director del Proyecto, del coordinador, el personal de ayuda y del espacio necesario de la oficina.

• Se adoptarán las medidas necesarias, tanto en el ámbito de la UE como a nivel de los países, para garantizar la exoneración de impuestos, tarifas y recaudaciones sobre mercancías, el equipo, materiales y otros insumos, que se adquieran con la contribución financiera de la UE para su uso estricto en las actividades del proyecto. Si la exoneración no es obtenida según lo previsto, esos impuestos, recaudaciones y tarifas serán pagadas por el país miembro respectivo.

• Se presta adecuado apoyo a los expertos europeos, reconociendo su estado como el de los expertos internacionales de NU, concediéndoles privilegios tales como exoneración de impuestos para importar sus efectos personales, vehículo personal e impuestos sobre su salario, de acuerdo con el Xxxxxxxx xx Xxxxxxxxx x Xxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxx.

• La Comisión Europea y el Tribunal de Cuentas Europea están autorizados para realizar inspecciones de los archivos y de las cuentas relacionadas con la ejecución del actual Convenio, así como de obtener copias. Se permite también a la Comisión o su personal autorizado realizar la revisión y la supervisión de los trabajos durante y después de la terminación del proyecto.

• Los países miembros efectuarán las provisiones necesarias para asegurar la sostenibilidad del proyecto cuando termine la financiación externa.

• La Comisión será informada sin retraso sobre cualquier condición que interfiera o pueda interferir en la buena ejecución del proyecto.

6.2. Otros

6.2.1 Protección del medio ambiente

Cualquier acción que implique el daño irreversible para el ambiente no puede recibir la ayuda del proyecto, cualquier compañía que no respete la vigente legislación nacional sobre la protección del medio ambiente será excluida del trabajo en el proyecto.

6.2.2 Atención especial de los aspectos del género

El beneficiario promoverá activamente la integración de mujeres durante las diversas fases del proyecto, desde el proceso de seleccionar a personal local hasta la puesta en práctica y la supervisión de las actividades del proyecto sin ningún tipo de discriminación.

6.3.3 Reglas de la competencia internacional

Con respecto a telecomunicaciones y a tecnologías de información, el beneficiario se compromete a respetar y promover el libre intercambio comercial en bienes y servicios, y a promover la adopción de estándares técnicos europeos en tales áreas.

7. Anexos

Anexo 1: Modalidades de licitación.

Anexo 2: Modelo de ficha de descripción financiera.

Abreviaciones:

UE: Unión Europea

CE: Comisión Europea

CAN: Comunidad Andina

CAPRADE: Comité Xxxxxx para la Prevención y Atención de Desastres

AT: Asistencia Técnica

POG: Programa Operativo Global

POA: Programa Operativo Anual

POP: Programa Operativo Provisional

RSP: Programas Regionales Estratégicos

TdR: Términos de Referencia

ANEXO 1 MODALIDADES DE LICITACIÓN

SERVICIOS

X > 200.00 EURO

Licitación restringida internacional 4 a 8 empresas de servicios invitadas.

X < 200.000 EURO

1. Utilización del contrato marco, o

2. Procedimiento simplificado con consultación de al menos 3 empresas de servicios

3. X < 5.000 EURO: una sola oferta

SUMINISTROS

X > 150.000 EURO

Licitación abierta internacional

30.000 EURO < X < 150.000 EURO

Licitación abierta local

X < 30.000 EURO

1. Procedimiento simplificado con consultación de al menos 3 empresas de suministros

2. X < 5.000 EURO: una sola oferta

OBRAS

X > 5.000.000 EURO

1. Licitación abierta internacional

2. Licitación restringida internacional (caso excepcional)

300.000 < X < 5.000.000 EURO

Licitación abierta local

X < 300.000 EURO

1. Procedimiento simplificado con consultación de al menos 3 empresas de obras

2. X < 5.000 EURO: una sola oferta