CONTRATO DE ACCESO A DATOS (CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL)
CONTRATO DE ACCESO A DATOS (CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL)
Conforme al Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 xx xxxxx de 2016 y el Artículo 33 xx Xxx Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales
REUNIDOS
DE UNA PARTE
…………….. (en adelante, EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO), con CIF y domicilio en (DIRECCION
COMPLETA representada en este acto por D./Xx
…………………….. con D.N.I/N.I.F. número ... ……………………….
y domicilio a efectos de este contrato en …………………………….
DE OTRA PARTE
SARENET S.A.U (en adelante, EL ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO) con CIF X00000000, y con domicilio en Parque Tecnológico Edif. 103 – 48170 Xxxxxxx (Bizkaia), representada En este acto por …………….con D.N.I/N.I.F. número ...
………………………. y domicilio a efectos de este contrato en
…………………………….
MANIFIESTAN
I. Que el Encargado del Tratamiento es una empresa dedicada a la prestación de servicios de telecomunicaciones, que cuenta, en su caso, con las preceptivas autorizaciones legales y administrativas exigidas, así como con la organización y medios materiales y humanos necesarios.
II. Que el Encargado de Tratamiento presta el servicio de
………. al Responsable del tratamiento, para cuyo fin se necesita acceder a los datos personales que el Responsable le facilite previo requerimiento del Encargado de Tratamiento.
III. Que dicho contrato de prestación de servicios se estima adecuado modificar a la vista de la entrada en vigor del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 xx xxxxx de 2016 con este Anexo o Adenda al contrato.
IV. Que, ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal necesaria para contratar y obligarse, y, en especial, para celebrar el presente contrato de encargo de tratamiento de datos de carácter personal, llevándolo a efecto conforme las siguientes.
ESTIPULACIONES
1. DEFINICIONES
Todos los términos detallados en el presente contrato tendrán el mismo significado que el definido en el artículo 4 del RGPD. En consecuencia, se entenderá por Responsable y Encargado lo siguiente:
Responsable de tratamiento’ significa: que es el titular de los datos, esto es, quien determina tanto los fines como los medios del tratamiento (denominada el ‘Responsable’).
Encargado de tratamiento’ significa: aquella persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que presta un servicio al Responsable del fichero que conlleva el tratamiento de datos personales por cuenta de éste. (denominada el ‘Proveedor’ o el ‘Encargado’).
2. OBJETO DEL ENCARGO DEL TRATAMIENTO
Mediante las presentes cláusulas se habilita al Encargado del tratamiento para tratar por cuenta del Responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio detallado en la manifestación primera.
El encargo comprende cuantos tratamientos sean necesarios para la adecuada prestación del servicio, inclusive la recogida, almacenamiento, estructuración, consulta, registro, modificación
conservación, extracción, comunicación por transmisión, difusión, interconexión, cotejo, limitación, supresión, destrucción, conservación y comunicación de los datos de carácter personal.
3. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN AFECTADA
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el Responsable del tratamiento, pone a disposición del Encargado del tratamiento los datos de carácter personal que figuran en el punto 8 de este documento.
El uso de dichos datos será utilizado por el Encargado a fin de comprobar la identidad de las personas autorizadas, bien para las intervenciones in-situ, como cualquier intervención de “manos remotas” que se pida por parte del Responsable.
Todo el material e información que el Responsable entregue al Encargado para la realización del Servicio es de carácter estrictamente confidencial a todos los efectos.
4. DURACIÓN
El presente contrato tiene la misma duración que la del contrato de prestación de servicios firmado entre las partes. Una vez finalizado el mismo, el Encargado del tratamiento debe devolver al Responsable los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder. Si por normativa legal o responsabilidad frente a terceros que pudiera derivarse del servicio prestado el Encargado de tratamiento decidiera mantener una copia de los datos personales, comunicará dicha circunstancia al Responsable del tratamiento y mantendrá dicha copia debidamente bloqueada evitando en todo momento el acceso no autorizado.
5. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
El Encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
a. Cumplir con las normas en materia de protección de datos de carácter personal que resulten de aplicación
b. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios o de terceros.
c. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable del tratamiento.
Si el Encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones facilitadas por el Responsable del tratamiento infringe el RGPD, la LOPDGDD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el Encargado informará inmediatamente al Responsable.
d. Registrar, por escrito, todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del Responsable. Dicho registro debe contener:
1. El nombre y los datos de contacto del Encargado o Encargados y de cada Responsable por cuenta del cual actúe el Encargado y, en su caso, del representante del Responsable o del Encargado y del delegado de protección de datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada Responsable.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, y en el articulo 43 de la LOPDGDD, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
a) La seudoanomización y el cifrado de datos personales.
b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
c) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en
caso de incidente físico o técnico.
d) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
e. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
El Encargado puede comunicar los datos a otros Encargados del tratamiento del mismo Responsable, de acuerdo con las instrucciones del Responsable. En este caso, el Responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el Encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al Responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
f. Para subcontratar con otras empresas, el Encargado debe comunicarlo por escrito y contar con el consentimiento previo por escrito del Responsable, identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista, el país donde se encuentra y sus datos de contacto. Cuando el Responsable consienta dicha subcontratación, el Encargado establecerá los acuerdos contractuales con el (los) subcontratista(s) de tal forma que reflejen las disposiciones de protección de datos acordadas entre el Responsable y el Encargado.
El subcontratista, que también tiene la condición de Encargado del tratamiento, está obligado a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el Responsable. Corresponde al Encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo Encargado quede sujeto a las mismas condiciones y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del Subencargado, el Encargado inicial seguirá siendo plenamente Responsable ante el Responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
g. Mantener el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
h. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometen, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
i. Mantener a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
j. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
k. Asistir al Responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
1. Acceso, rectificación, supresión y oposición
2. Limitación del tratamiento
3. Portabilidad de datos
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).
Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, respecto a los datos objeto de este encargo y ante el Encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección ………………..
La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
l. Derecho de información. Corresponde al Responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.
m. Cuando se produzcan errores, irregularidades o presuntas infracciones de las disposiciones relacionadas con la protección de los Datos Personales el Encargado del tratamiento notificará al Responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, y a través correo electrónico a la dirección ……………………., las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la violación de seguridad. No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
1. En caso de que el Responsable decida comunicar la violación de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos, el Encargado del tratamiento deberá cooperar en el proceso siempre que el Responsable del tratamiento lo requiera, aportando información sobre la violación de seguridad, en particular, sobre las cuestiones indicadas en la presente cláusula.
2. En caso de que el Responsable decida comunicar la violación de la seguridad de los datos a los Interesados, el Encargado del tratamiento deberá cooperar en el proceso siempre que el Responsable del tratamiento lo requiera, aportando información sobre la violación de seguridad, en particular, sobre las cuestiones que se incluyan en la comunicación.
La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:
a) Explicar la naturaleza de la violación de datos.
b) Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el Responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
n. Dar apoyo al Responsable de tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
o. Dar apoyo al Responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
p. Poner disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el Responsable u otro auditor autorizado por él.
q. Implantar las medidas de seguridad derivadas de la evaluación de riesgos realizada por el Encargado. Dicha evaluación de riesgos será remitida al Responsable a la firma del presente contrato. Si el Encargado se adhiere a un código de conducta, dispone de un sello de certificación u otro estándar donde estén definidas las medidas aplicables, deberá entregar al
Responsable documento de adhesión al código o certificación disponible.
En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
r. Si el Encargado está obligado a ello, según el RGPD, debe designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al Responsable.
s. Destino de los datos al finalizar la prestación.
A la finalización del contrato de prestación de servicios el Encargado tendrá que llevar a cabo una de las siguientes acciones, a elección del Responsable:
1. Devolver al Responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el Encargado.
No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
2. Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el Encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al Responsable del tratamiento.
No obstante, el Encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
6. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
En cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 xx xxxxx de 2016,y del articulo 11 de la ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantia de los Derechos Digitales le facilitamos la siguiente información sobre los datos de carácter personal que obran en este contrato y sobre los que se pudieran necesitar para llevar a cabo la ejecución del mismo.
FIRMA DEL RESPONSABLE: FIRMA DEL ENCARGADO:
D…………………………… …………………………………
………………………………… XXXXXXX, X.X.X.
Corresponde al Responsable del tratamiento:
a. Entregar al Encargado los datos a los que se refiere la cláusula 3 de este documento.
b. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el Encargado, en los casos que determine la AEPD, o en los supuestos previstos en el RGPD.
c. Realizar las consultas previas que corresponda.
d. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del Encargado.
e. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
7. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
Los datos se tratarán y utilizarán exclusivamente en el territorio de un Estado miembro de la Unión Europea (UE) o dentro de un país miembro del Espacio Económico Europeo (EEE). Cualquier Transferencia de Datos a un Tercer País requiere el Consentimiento previo por escrito del Responsable y estará sujeta al cumplimiento de los requisitos especiales establecidos en el Capítulo V del RGPD.y Título VI de la LOPDGDD.
8. INFORMACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL