DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
GPP-2023 | Diciembre 2023 | Página 1 de 5 | |
ALCANCE GENERAL Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INVITACION A CONTRATAR “SUMINISTRO DE DISOLVENTES MERCADO NACIONAL” | |||
INVITACION A CONTRATAR – SUMINISTRO DISOLVENTES PARA EL MERCADO
NACIONAL
1. OBJETO
El objeto de la presente invitación a contratar es identificar las compañías que están en capacidad de suscribir contratos con Ecopetrol S.A. (en adelante Ecopetrol), para el “Suministro de Disolventes con destino al mercado nacional”. En caso de un eventual contrato, sujeto a disponibilidad, el eventual COMPRADOR se obliga a comprar a Ecopetrol en calidad de VENDEDOR y el VENDEDOR se obliga a suministrar al COMPRADOR una cantidad mínima mensual de Disolventes Aromáticos y Alifáticos producidos en la Refinería de Barrancabermeja, Refinería de Apiay e Instalaciones de Esquivensa.
2. PRECIO
En caso de un eventual contrato, el precio de venta de los Disolventes para el mercado nacional será definido por el VENDEDOR. Este precio podrá ser modificado por el VENDEDOR, para lo cual el este informará oportunamente al COMPRADOR cualquier cambio. Se entiende que el COMPRADOR acepta las condiciones de precio incluyendo sus variaciones.
3. VIGENCIA DEL CONTRATO
En caso de un eventual contrato el plazo de ejecución de este será de tres (3) años contados a partir del día primero (1º) xx xxxxx de 2024 y hasta el veintiocho (28) de febrero de 2027, sin embargo, Ecopetrol se reserva el derecho a modificar el plazo de ejecución, así como las fechas aquí establecidas, todo lo cual quedará definido en el respectivo contrato.
4. CALIDAD Y TIPO DE DISOLVENTE
En caso de un eventual contrato el COMPRADOR deberá recibir los siguientes disolventes: Apiasol, Disolvente 1, Disolventes 3, Disolventes 4, Ecospirit-40, Xileno, Tolueno, Hexano y
DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
GPP-2023 | Diciembre 2023 | Página 1 de 5 | |
ALCANCE GENERAL Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INVITACION A CONTRATAR “SUMINISTRO DE DISOLVENTES MERCADO NACIONAL” | |||
Aromático Pesado. Las especificaciones técnicas y de calidad corresponderán a las definidas para estos productos en el catálogo oficial de productos de Ecopetrol.
5. REQUISITOS MINIMOS QUE DEBEN SER ACREDITADOS POR EL PARTICIPANTE EN LA INVITACION A CONTRATAR
Ecopetrol verificará que los siguientes requisitos se encuentren vigentes para participar en la invitación a contratar, así como al momento de una eventual suscripción del Contrato y de forma permanente durante toda la ejecución de este. El VENDEDOR podrá pedir al COMPRADOR, en cualquier momento de la vigencia contractual, las certificaciones que acrediten el cumplimiento de estos.
EL COMPRADOR deberá acreditar a EL VENDEDOR que cumple a cabalidad cada uno de los siguientes requisitos:
5.1. REGISTRO COMO CLIENTE DE ECOPETROL
El participante debe estar debidamente registrado en la Maestra de Clientes como cliente de Ecopetrol, cumpliendo con toda la normatividad vigente para tal fin.
5.2. VOLUMEN MINIMO DE COMPRA
El participante deberá acreditar que está en capacidad de comprar a Ecopetrol mensualmente mínimo de ciento treinta mil (130.000) galones / mes de disolventes (aproximadamente 3095 Bls
/ mes). Adicionalmente el proponente deberá enviar a Ecopetrol los estados financieros de los últimos 3 años donde se evidencie un capital de trabajo suficiente para el manejo de los productos a comprar bajo el potencial. Además, el cliente debe comprometerse a comprar al menos cinco
(5) de los nueve (9) productos disponibles en la categoría de disolventes comercializados por Ecopetrol.
5.3. CALIDAD DE LOS DISOLVENTES
En caso de un eventual contrato el COMPRADOR deberá recibir los disolventes entregados por el VENDEDOR de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas para estos productos de acuerdo con lo especificado en el catálogo oficial de productos de Ecopetrol.
El participante deberá enviar junto con la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente invitación, la aceptación de la calidad de los disolventes ofertados por Ecopetrol y descrita en el catálogo oficial de productos.
5.4. FLOTA DE TRANSPORTE
El participante deberá utilizar vehículos que cumplan con las condiciones exigidas por la Oficina de Ventas de Barrancabermeja y la Oficina de Ventas de Apiay para poder acceder a los llenaderos e instalaciones de Ecopetrol. La flota de transporte deberá cumplir con lo establecido en el Decreto 1609 de 2002 o aquel que lo modifique o sustituya. En el anexo 1 se podrá revisar la normativa exigida por las Refinerías de Ecopetrol en el tema de HSE (Seguridad Industrial y de
DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
GPP-2023 | Diciembre 2023 | Página 1 de 5 | |
ALCANCE GENERAL Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INVITACION A CONTRATAR “SUMINISTRO DE DISOLVENTES MERCADO NACIONAL” | |||
Procesos, Salud Ocupacional y Medio Ambiente).
La flota de vehículos podrá ser propia y/o alquilada. Según sea el caso, cada proponente deberá presentar copia de los documentos de propiedad de los vehículos y/o contratos de alquiler. El Representante Legal de la compañía o su revisor fiscal deberán certificar mediante comunicación que la compañía cumple con los requisitos establecidos en el anexo 1 y que cuenta con flota de transporte segura para el manejo de disolventes, todo lo cual podrá ser verificado por funcionarios idóneos de Ecopetrol.
5.5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
El participante deberá demostrar que cuenta con una capacidad mínima de almacenamiento disponible equivalente al 50% del volumen total mensual establecido en el eventual contrato a firmar. Dicha capacidad debe cumplir con los parámetros establecidos en el anexo 2.
.
Se entiende que esta capacidad de almacenamiento es para el manejo de inventarios de seguridad, que servirán como soporte para mitigar cualquier riesgo de desabastecimiento por parte de las refinerías.
En caso de un eventual contrato esta capacidad de almacenamiento mínima deberá ser acreditada por EL COMPRADOR al momento de presentar la oferta, mediante certificación emitida por el Revisor Fiscal, para lo cual deberá adjuntar Tarjeta Profesional que lo acredite para el desempeño de esta función, o en caso de que no esté obligado a contar con Revisor Fiscal, por el representante legal del COMPRADOR. Dicha certificación deberá ser radicada en Ecopetrol junto con la firma del eventual Contrato. Adicionalmente deberá adjuntar certificación de aforo vigente de los tanques y ficha técnica de los mismos.
La capacidad de almacenamiento podrá ser propia y/o alquilada, en este último caso EL COMPRADOR deberá adjuntar adicional a la certificación anteriormente mencionada la siguiente documentación:
• Copia del contrato o negocio jurídico de arrendamiento y/o almacenamiento y/u otro esquema contractual aceptado previamente por EL VENDEDOR. El contrato o negocio jurídico deberá tener como mínimo la misma vigencia del eventual Contrato.
• Certificado xx Xxxxxx de Comercio del arrendador o almacenador en el que conste que su objeto social permite el arrendamiento y/o almacenamiento de tanques y/o almacenamiento a terceros (con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario).
Esta información podrá ser verificada por solicitud de EL VENDEDOR en cualquier momento a través de una firma certificadora contratada por EL COMPRADOR y avalada por EL VENDEDOR y en caso de encontrarse alguna inconsistencia en la información certificada se dará por terminado el Contrato.
5.6. CERTIFICACIONES SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION
El participante debe suministrar las certificaciones ISO 9001, 14001 y 45001, en cuyo alcance se
DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
GPP-2023 | Diciembre 2023 | Página 1 de 5 | |
ALCANCE GENERAL Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INVITACION A CONTRATAR “SUMINISTRO DE DISOLVENTES MERCADO NACIONAL” | |||
incluyan actividades relacionadas con la comercialización y transporte de disolventes. El participante remitirá junto con la con la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente invitación, copia de las Certificaciones correspondientes emitidas por el ente certificador.
5.7 CERTIFICADOS DE CARENCIA
El participante debe suministrar evidencia de que cuenta con los permisos vigentes para el manejo de sustancias controladas emitidas por el Ministerio de Justicia por una cantidad suficiente para el manejo del volumen comprometido en un eventual contrato con Ecopetrol. Este requisito deberá ser cumplido por el eventual COMPRADOR durante toda la vigencia del contrato.
6. FECHA LIMITE RECEPCION DE OFERTAS
La invitación a contratar estará vigente hasta el 15 de enero 2024 a las 11:59 PM, fecha límite en la que se recibirá la documentación que acredite el cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente invitación. La documentación deberá ser enviada al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx con copia a xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
7. ANEXOS Y DOCUMENTACIÓN QUE SE DEBE ADJUNTAR CON LA RESPUESTA A LA CONVOCATORIA
Anexos:
Anexo 1: Disolventes anexo 1 Obligaciones HSE clientes Dic 2023
Anexo 2: Disolventes anexo 2 Requisitos legales y físicos para el almacenamiento dic 2023
Documentación que se debe adjuntar con la respuesta a la convocatoria:
1. Carta firmada por parte del Representante Legal o a quien él designe de la intención de la compañía en participar de la convocatoria lanzada por Ecopetrol para la comercialización de disolventes para la atención xxx xxxxxxx nacional.
2. Cuadro con forecast sobre el volumen promedio mensual a comprar y retirar discriminado por producto y totalizado en barriles.
3. Carta con la aceptación por parte de la empresa de la calidad de los productos que ofrece Ecopetrol según sus fichas técnicas las cuales se pueden consultar en la página web de Ecopetrol.
4. Carta del Representante Legal o su Revisor Fiscal de que la empresa cumple con todos los requisitos estipulados en el anexo 1 y 2 sobre la flota de transporte y almacenamiento a utilizar en un eventual contrato para la comercialización de disolventes en el mercado nacional.
5. Copia de las certificaciones vigente para el manejo de disolventes ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
DocuSign Envelope ID: 7E0B6F44-95B3-4F32-A748-CD87796296A1
GPP-2023 | Diciembre 2023 | Página 1 de 5 | |
ALCANCE GENERAL Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA INVITACION A CONTRATAR “SUMINISTRO DE DISOLVENTES MERCADO NACIONAL” | |||
6. Copia o documento digital de los certificados de carencia vigentes con volumen suficiente para atender las cantidades a retirar mensualmente de los disolventes controlado por el Gobierno Nacional.
7. Certificado de existencia y representación legal vigente (expedición no mayor a 30 días).
8. Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la compañía.
Cordialmente,
XXXXXX XXXXXXXX XXXXX
Gerente Petroquímicos e Industriales
Elaboró: | Revisó: | Revisó: |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx de Negocios | Xxxxxx Xxxxx Xxxxx xx Xxxx Jefe Petroquímicos e Industriales (Encargado) | Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx XXX - XXX |
Certificado de finalización
Identificador del sobre: 7E0B6F4495B34F32A748CD87796296A1 Estado: Completado Asunto: Complete con DocuSign: Disolventes invitacion a contratar suministro disolventes nacional doc c...
Sobre de origen:
Páginas del documento: 5 Páginas del certificado: 5 | Firmas: 4 Iniciales: 0 | Autor del sobre: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx |
Firma guiada: Activado Sello del identificador del sobre: Activado Zona horaria: (UTC-05:00) Bogotá, Xxxx, Xxxxx, Xxx | Xxxxxx | Xxx.00 Xx. 00-00 Xxxxxx, Xxxxxx 000000 xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx Dirección IP: 186.84.21.168 |
Seguimiento de registro | ||
Estado: Original 15/12/2023 7:52:48 | Titular: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx | Ubicación: DocuSign |
Eventos de firmante | Firma | Fecha y hora |
Xxxxxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxx.xxxxxxxx@ecopetrol.com.co Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol | Enviado: 15/12/2023 7:54:57 Visto: 15/12/2023 7:56:34 Firmado: 15/12/2023 7:56:54 |
S.A.
Nivel de seguridad: Correo electrónico, Autenticación de cuenta (ninguna)
Adopción de firma: Estilo preseleccionado Utilizando dirección IP: 138.84.40.204
Divulgación de firma y Registro electrónicos:
No se ofreció a través de DocuSign
Xxxxxxxxx Xxxxx xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx Lawyer VIJGJD
Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A.
Nivel de seguridad: Correo electrónico, Autenticación de cuenta (ninguna)
Divulgación de firma y Registro electrónicos:
No se ofreció a través de DocuSign
Xxxxxx Xxxxx Xxxxx de Xxxx xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
Nivel de seguridad: Correo electrónico, Autenticación de cuenta (ninguna)
Divulgación de firma y Registro electrónicos:
Aceptado: 11/09/2023 8:14:19
ID: 96c3fb0c-b13a-4553-8938-1b25247b5d34
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx Products and Petrochemical Director
Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A.
Nivel de seguridad: Correo electrónico, Autenticación de cuenta (ninguna)
Divulgación de firma y Registro electrónicos:
No se ofreció a través de DocuSign
Adopción de firma: Estilo preseleccionado Utilizando dirección IP: 181.55.154.229
Adopción de firma: Estilo preseleccionado Utilizando dirección IP: 191.156.186.139 Firmado con un dispositivo móvil
Adopción de firma: Estilo preseleccionado Utilizando dirección IP: 200.4.29.7
Enviado: 15/12/2023 7:56:56
Visto: 15/12/2023 8:20:23
Firmado: 15/12/2023 8:39:29
Enviado: 15/12/2023 8:39:31
Visto: 15/12/2023 9:38:17
Firmado: 15/12/2023 9:38:32
Enviado: 15/12/2023 9:38:34
Visto: 15/12/2023 10:42:45
Firmado: 15/12/2023 10:55:32
Eventos de firmante en persona Firma Fecha y hora
Eventos de entrega al editor | Estado | Fecha y hora |
Eventos de entrega al agente | Estado | Fecha y hora |
Eventos de entrega al intermediario | Estado | Fecha y hora |
Eventos de entrega certificada | Estado | Fecha y hora |
Eventos de copia de carbón | Estado | Fecha y hora |
Eventos del testigo | Firma | Fecha y hora |
Eventos xx xxxxxxx | Firma | Fecha y hora |
Resumen de eventos del sobre | Estado | Marcas de tiempo |
Sobre enviado | Con hash/cifrado | 15/12/2023 7:54:57 |
Certificado entregado | Seguridad comprobada | 15/12/2023 10:42:45 |
Firma completada | Seguridad comprobada | 15/12/2023 10:55:32 |
Completado | Seguridad comprobada | 15/12/2023 10:55:32 |
Eventos del pago | Estado | Marcas de tiempo |
Divulgación de firma y Registro electrónicos | ||
Divulgación de firma y Registro electrónicos creada el: 27/01/2020 10:17:43 Las partes acuerdan: Xxxxxx Xxxxx Xxxxx xx Xxxx
ELECTRONIC RECORD AND SIGNATURE DISCLOSURE
From time to time, Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A. (we, us or Company) may be required by law to provide to you certain written notices or disclosures. Described below are the terms and conditions for providing to you such notices and disclosures electronically through the DocuSign system. Please read the information below carefully and thoroughly, and if you can access this information electronically to your satisfaction and agree to this Electronic Record and Signature Disclosure (ERSD), please confirm your agreement by selecting the
check-box next to ‘I agree to use electronic records and signatures’ before clicking ‘CONTINUE’ within the DocuSign system.
Getting paper copies
At any time, you may request from us a paper copy of any record provided or made available electronically to you by us. You will have the ability to download and print documents we send to you through the DocuSign system during and immediately after the signing session and, if you elect to create a DocuSign account, you may access the documents for a limited period of time (usually 30 days) after such documents are first sent to you. After such time, if you wish for us to send you paper copies of any such documents from our office to you, you will be charged a
$0.00 per-page fee. You may request delivery of such paper copies from us by following the procedure described below.
Withdrawing your consent
If you decide to receive notices and disclosures from us electronically, you may at any time change your mind and tell us that thereafter you want to receive required notices and disclosures only in paper format. How you must inform us of your decision to receive future notices and disclosure in paper format and withdraw your consent to receive notices and disclosures electronically is described below.
Consequences of changing your mind
If you elect to receive required notices and disclosures only in paper format, it will slow the speed at which we can complete certain steps in transactions with you and delivering services to you because we will need first to send the required notices or disclosures to you in paper format, and then wait until we receive back from you your acknowledgment of your receipt of such paper notices or disclosures. Further, you will no longer be able to use the DocuSign system to receive required notices and consents electronically from us or to sign electronically documents from us.
All notices and disclosures will be sent to you electronically
Unless you tell us otherwise in accordance with the procedures described herein, we will provide electronically to you through the DocuSign system all required notices, disclosures, authorizations, acknowledgements, and other documents that are required to be provided or made available to you during the course of our relationship with you. To reduce the chance of you inadvertently not receiving any notice or disclosure, we prefer to provide all of the required notices and disclosures to you by the same method and to the same address that you have given us. Thus, you can receive all the disclosures and notices electronically or in paper format through the paper mail delivery system. If you do not agree with this process, please let us know as described below. Please also see the paragraph immediately above that describes the consequences of your electing not to receive delivery of the notices and disclosures electronically from us.
How to contact Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A.:
You may contact us to let us know of your changes as to how we may contact you electronically, to request paper copies of certain information from us, and to withdraw your prior consent to receive notices and disclosures electronically as follows:
To contact us by email send messages to: xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx
To advise Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A. of your new email address
To let us know of a change in your email address where we should send notices and disclosures electronically to you, you must send an email message to us
at xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx and in the body of such request you must state: your previous email address, your new email address. We do not require any other information from you to change your email address.
If you created a DocuSign account, you may update it with your new email address through your account preferences.
To request paper copies from Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A.
To request delivery from us of paper copies of the notices and disclosures previously provided by us to you electronically, you must send us an email
to xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx and in the body of such request you must state your email address, full name, mailing address, and telephone number. We will bill you for any fees at that time, if any.
To withdraw your consent with Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A.
To inform us that you no longer wish to receive future notices and disclosures in electronic format you may:
i. decline to sign a document from within your signing session, and on the subsequent page, select the check-box indicating you wish to withdraw your consent, or you may;
ii. send us an email to xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx and in the body of such request you must state your email, full name, mailing address, and telephone number. We do not need any other information from you to withdraw consent.. The consequences of your withdrawing consent for online documents will be that transactions may take a longer time to process..
Required hardware and software
The minimum system requirements for using the DocuSign system may change over time. The current system requirements are found here: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxx- signing-system-requirements.
Acknowledging your access and consent to receive and sign documents electronically
To confirm to us that you can access this information electronically, which will be similar to other electronic notices and disclosures that we will provide to you, please confirm that you have read this ERSD, and (i) that you are able to print on paper or electronically save this ERSD for your future reference and access; or (ii) that you are able to email this ERSD to an email address where you will be able to print on paper or save it for your future reference and access. Further, if you consent to receiving notices and disclosures exclusively in electronic format as described herein, then select the check-box next to ‘I agree to use electronic records and signatures’ before clicking ‘CONTINUE’ within the DocuSign system.
By selecting the check-box next to ‘I agree to use electronic records and signatures’, you confirm that:
• You can access and read this Electronic Record and Signature Disclosure; and
• You can print on paper this Electronic Record and Signature Disclosure, or save or send this Electronic Record and Disclosure to a location where you can print it, for future reference and access; and
• Until or unless you notify Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A. as described above, you consent to receive exclusively through electronic means all notices, disclosures, authorizations, acknowledgements, and other documents that are required to be provided or made available to you by Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A. during the course of your relationship with Empresa Colombiana De Petroleos S.A. Ecopetrol S.A..
Anexo HSE. OBLIGACIONES DEL CLIENTE EN MATERIA HSE (Seguridad Industrial y de Procesos, Salud Ocupacional y Medio Ambiente)
El CLIENTE es el único responsable ante ECOPETROL y ante las autoridades nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones legales colombianos en HSE (seguridad industrial, seguridad de procesos, salud en el trabajo y cuidado del medio ambiente), que adquiere con ocasión de este contrato, las cuales serán extendidos a sus trabajadores, contratistas, subcontratistas, proveedores, entre otros. En este sentido, el CLIENTE es el responsable exclusivo por cualquier incumplimiento en HSE (seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente) que se derive de la ejecución del presente contrato.
Obligaciones en materia de HSE seguridad y salud en el trabajo y protección del medio ambiente
El CLIENTE garantizará el respeto y cumplimiento de las normas legales colombianas en materia de seguridad, salud en el trabajo, y medio ambiente. Así mismo, deberá actuar con observancia de todas las normas y legislaciones nacionales, regionales y locales expedidas por las autoridades en Colombia aplicables a la ejecución del contrato, especialmente -sin limitarse a ellas- las relacionadas con:
- Riesgos laborales y Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).
- Riesgo de desastre y programa de prevención de accidente mayor.
- Planes de contingencias, de emergencias y de ayuda mutua.
- Transporte seguro de personas y carga, y planes estratégicos de Seguridad Vial.
- Manejo de sustancias químicas.
- Planes de manejo ambiental.
- Licencias, Permisos y Autorizaciones aplicables a su operación.
Requisitos básicos en HSE
El CLIENTE deberá garantizar la prevención y control de los peligros y riesgos que se deriven del alcance del contrato y que puedan afectar a las personas, al medio ambiente o a la infraestructura; para ello debe identificar, evaluar y valorar los peligros y riesgos, así como definir e implementar los controles necesarios para garantizar la ejecución de actividades de forma segura.
El CLIENTE asegurará que sus trabajadores, contratistas y proveedores conozcan:
- Las tareas que ejecutarán.
- Los peligros y riesgos directos y del entorno y las consecuencias que se pueden derivar.
- Las medidas de control que deberán aplicar para prevenir eventos que puedan afectar a las personas, al medio ambiente o a la infraestructura.
- Los procedimientos operativos y de respuesta a las emergencias específicas para la atención de diversas situaciones que pueden surgir durante la ejecución del contrato.
- Reglas de seguridad del área, incluyendo los requerimientos de Elementos de Protección Personal, prácticas de trabajo seguro aplicables, entre otros.
- Procedimientos de las tareas y actividades a realizar al interior de las instalaciones de Ecopetrol.
El CLIENTE deberá garantizar que sus trabajadores, contratistas, subcontratistas o proveedores dispongan de los Elementos de Protección Personal (EPP) requeridos, de acuerdo con la actividad a desarrollar en las instalaciones de Ecopetrol S.A. a las que deban ingresar (incluyendo elementos inherentemente resistentes al fuego cuando aplique).
Anexo HSE Clientes V1-01 Dic 2023
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
1/4
Requisitos para el ingreso a instalaciones de Ecopetrol S.A.
El CLIENTE deberá mantener actualizados los siguientes documentos relacionados con el conductor y el vehículo que ingresará a las instalaciones:
Conductor | Cédula de ciudadanía |
Licencia de Conducción vigente | |
Autoliquidación de EPS vigente | |
Autoliquidación de ARL vigente | |
Curso básico para el transporte de mercancías peligrosas registrado en el SISCONMP - Sistema de Información de Conductores que Transportan Mercancías Peligrosas | |
Curso HSE (Tiene vigencia 6 meses y se dicta en la puerta principal de la Refinería de Barrancabermeja-Santander de lunes a viernes, no incluye festivos. La inscripción del curso es de 6:00 a.m. a 8:30 a.m.) | |
Cabezote | Tarjeta de propiedad |
Seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT) | |
Certificado de revisión técnico-mecánica | |
Póliza de responsabilidad civil vigente | |
Remolque | Tarjeta de propiedad |
Tabla de aforo | |
Certificado de prueba neumática o hidrostática vigente | |
Póliza de responsabilidad civil extracontractual y de hidrocarburos vigente. |
El CLIENTE debe garantizar las siguientes condiciones mínimas de los vehículos:
- Disponer de la documentación relacionada anteriormente disponible
- Debe contar con la inspección xx Xxxx Xxx y Quinta Rueda, si es un vehículo tipo tracto camión.
- El CLIENTE deberá informar el combustible que utiliza el motor del vehículo de modo que se autorice y pueda ingresar a las áreas de cargue/descargue.
- Contar con un soporte de inspección preoperacional de vehículo.
- Dependiendo del tipo de vehículo, éste debe contar con escalera para acceder a la plataforma (carrotanque, cama alta, entre otros).
- Tener disponibles los equipos de atención a emergencias (Extintores, Kit de Derrames, Herramientas y demás definidos en su plan de emergencias).
- Asegurar las condiciones del vehículo para realizar el descargue desde piso y por los laterales, ya que ECOPETROL no permite descarrozar vehículos en sus instalaciones, por tanto, el transportador debe asegurar esta condición desde el alistamiento del material.
El CLIENTE asegurará las siguientes condiciones de los conductores para el ingreso:
- Contar con los pagos de seguridad social vigentes, que pueden requerirse al ingreso.
- Contar con la documentación legal vigente que aplique según el tipo de producto transportado o a transportar. En caso de transportar productos químicos se deberá presentar el certificado de transporte de sustancias peligrosas y cumplir con todo lo relacionado con el Decreto 1609 de 2002 y el Decreto 1496 de 2018 y/o norma vigente correspondiente al Sistema Globalmente Armonizado.
- Portar todos sus elementos de protección personal.
Anexo HSE Clientes V1-01 Dic 2023
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
2/4
- El CLIENTE debe asegurar que los conductores no estén bajo el influjo del alcohol o bajo los efectos de sustancias psicoactivas. Por ser un potencial factor de riesgo al ingreso a una instalación industrial, ECOPETROL podrá realizar pruebas aleatorias previas al ingreso a las instalaciones y se reserva el derecho de ingreso. El CLIENTE debe implementar medidas preventivas que mitiguen estas situaciones.
- Disponer de conductores calificados, para lo cual deberá asegurar que todo conductor debe contar con certificado vigente de manejo defensivo.
Transporte de sustancias químicas
El CLIENTE debe da cumplimiento a las disposiciones contempladas en las normas vigentes para el transporte terrestre automotor de carga por carretera, en el Código Nacional de Tránsito Terrestre y en la Norma Técnica Colombiana para cada grupo de sustancia, así como lo establecido en el Decreto Único Reglamentario del Sector Transporte Decreto 1079 de 2015.
Integridad de activos
El CLIENTE debe realizar todas las acciones necesarias para garantizar la contención de los productos y las energías en los equipos que hagan parte del alcance de sus actividades, mediante la aplicación sistemática de normas, estándares, procedimientos, etc., en el diseño, construcción, suministro, instalación, operación, mantenimiento y retiro de los equipos y sistemas, garantizando que no se comprometa la integridad de los activos.
El CLIENTE debe garantizar que los tanques cumplan las especificaciones de diseño y materiales por tipo de sustancia a transportar, garantizando que no se comprometa la integridad de este.
El CLIENTE debe garantizar que los vehículos mantengan la contención de los productos evitando derrames que puedan afectar a las personas, el medio ambiente o las instalaciones. El CLIENTE debe garantizar la confiabilidad mediante la ejecución de prácticas periódicas, tales como: pruebas hidrostáticas, medición de espesores, inspecciones, mantenimiento predictivo y preventivo, etc. Las pruebas y el marcado establecidas en cada Norma Técnica Colombiana para cada clase de mercancía peligrosa deberán realizarse por entidades debidamente acreditadas ante el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, ONAC, de acuerdo con los procedimientos establecidos dentro del Sistema Nacional de Normalización, Certificación y Metrología, o ante instituciones internacionales debidamente aprobadas para tal fin por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia, ONAC
Gestión de incidentes al interior de las instalaciones de Ecopetrol S.A.
El CLIENTE debe informar a ECOPETROL los incidentes que ocurran durante la ejecución de las actividades objeto del contrato, con el objetivo de conocer las causas, acciones de intervención y lecciones aprendidas.
El CLIENTE deberá entregar a ECOPETROL la investigación de los incidentes, así como el plan de acción correctivo y preventivo para mitigar que se vuelvan a presentar situaciones similares (formato HSE-F-639 como guía/modelo). Estos documentos deberán ser enviados al funcionario de ECOPETROL máximo en 15 días posteriores a la ocurrencia del evento. Entiéndase por incidente todo evento o cadena de eventos no planeados, no deseados y todos previsibles en los que ocurrió o pudo haber ocurrido lesiones a las personas, daños a la propiedad, afectación al medio ambiente y que pueden conducir a una interrupción de las operaciones, pérdidas, emergencias o crisis.
Anexo HSE Clientes V1-01 Dic 2023
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
3/4
Gestión de emergencias al interior de instalaciones de Ecopetrol S.A.
El CLIENTE asegurará el cumplimiento de las actividades de planeación, preparación, respuesta, y actividades post emergencia, acorde con el marco legal colombiano. Son parte del alcance del Plan de Emergencia las medidas de evacuación de instalaciones, soporte básico de vida al personal afectado, actividades de evacuación médica (MEDEVAC), atención de accidentes de trabajo, acciones de rescate, control de escapes y derrames (incluye contención, recolección, limpieza, recuperación y compensación ambiental), control de incendios y atención de emergencias con materiales peligrosos (HAZMAT).
El CLIENTE notificará a ECOPETROL de todas las emergencias que se presenten en el desarrollo de su actividad y proporcionará la información necesaria de la ocurrencia, desarrollo de los hechos y acciones implementadas para su atención.
Anexo HSE Clientes V1-01 Dic 2023
Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.
4/4
Resolución 2400 de 1979
ANEXO 2: REQUISITOS LEGALES Y FISICOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE DISOLVENTES CUMPLIMIENTO MINIMO LEGAL
Las áreas de almacenamiento cuentan con ventilación con el fin de evacuar los gases y evitar la acumulación de vapores
Cuenta con iluminación a prueba de explosión
Resolución 1401 de 2012 artículo 35
Se cuenta con un plan de contingencia para el manejo de derrame de disolventes
Decreto 4741 del 30 de diciembre de 2005 - Artículo 10
Se cuenta con un plan de gestión integral de residuos o desechos peligrosos generados que incluyan los
residuos postconsumo
Registros de identificación de las caractrísticas de peligrosidad de cada uno de los residuos o desechos peligrosos generados
Registros de origen, cantidad, características de peligrosidad y manejo que se da a los residuos o desechos peligrosos en sus instalaciones
Se cuenta con un sitio específico para la disposición de residuos peligrosos
Ley 9 de 1979
El personal usa en su área de trabajo todo el equipo de protección personal y cumple con los aspectos de
seguridad y aseo
Decreto 1072 de 2015
Se cuenta con una matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Se cuenta con un documento donde se evidencie la revisión por parte de la dirección respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Se cuenta con un plan de trabajo anual que contemple las actividades respecto a el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
Resolución 2013 de 1988
Acta de conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo o Vigía de Salud en el Trabajo Actas de reunión como evidencia de funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigía de Salud en el Trabajo
Resolución 00156 de 2005 de Ministerio de Protección Social / Ley 1562 de 2012
Se cuenta con un formato de informe de accidentes e incidentes de trabajo
Se investigan los accidentes e incidentes
CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
Operación de tanques de almacenamiento
Tanques operativos y en condiciones de limpieza
Certificado de capacidad de almacenamiento de los tanques procedimiento realizado en el aforo y la trazabilidad de los equipos utilizados
Equipos eléctricos y de iluminación del área de almacenamiento a prueba de explosión
Separación de los tanques
Los tanques de almacenamiento descansan sobre bases firmes
Todos los tanques de almacenamiento están distanciados de otros productos con los reaccionen químicamente como mínimo 10 m
Documentación de tanques
Se cuenta con un plan de mantenimiento en donde se especifique la periodicidad, responsables e indicadores
de gestión
Registro de medición de espesores de acuerdo a lo estipulado en la API 653 Registro de inspecciones visuales cada mes deacuerdo con la API 653
Estructuras de protección de tanques
Los tanques de almacenamiento cuentan con barandas perimetrales que prevengas posibles caídas
Las barandas que estén ancladas al tanque se encuentran debidamente identificadas y su material es rígido Certifico que la resistencia estructural de la baranda es de mínimo 200 lb (90 Kg)
Diques de almacenamiento
Se cuenta con muros de retención impermeabilizados
Altura mínima de retención de 60 cm y máxima de 2 metros Se cuenta con tanques rodeados por muros de contención
Cunetas y sumideros xxx xxxxxxx
El recinto está provisto de cunetas y sunmideros interiores
Se cuenta con una válvula, brazo basculante u otro sistema que permita evacuar las aguas lluvias o producto en caso de presentarse derrames.
Se cuenta con planta de tratamiento, pozos, trampa de grasas u otro sistema que proporcione las mismas características
Material de tuberías y accesorios
Certificado de que las tuberías y accesorios dentro y fuera de los recintos o muros de retención son xx xxxxx-
carbón y/o en acero inoxidable
Las tuberías y accesorios resisten altas temperaturas
Las tuberías y accesorios descansan sobre soportes anclados al piso Cada familia de producto tiene su propia línea de entrega o de recibo Se cuenta con un plan para evitar contaminación cruzada de producto
Se cuenta con un plan de confiabilidad y mantenimiento para las tuberías el cual garantice la integridad del sistema
Sistemas eléctricos
Se cuenta con planos de las instalaciones eléctricas de las zonas de almacenamiento Se cuenta con un plan de mantenimiento de las redes eléctricas
No se evidencian empalmes eléctricos expuestos y subestandar
Puesta a tierra
Cuenta con planos de puestas a tierra en las zonas de almacenamiento
Los cables de puesta a tierra están canalizados
Se cuenta con un plan de mantenimiento en donde se especifique la periodicidad, responsables e indicadores de gestión
Registros de inspección para verificar el buen estados de las puestas a tierra
Sistema de protección contra descargas atmosféricas Se cuenta con un plan de mantenimiento en donde se especifique la periodicidad, responsables e indicadores de gestión
Registros de inspección para verificar su buen estado
Señalización Se cuenta con un programa y registro de revisiones periódicas para controlar el correcto estado y aplicación de la señalización
Se cuenta con señales normalizadas que prevean y/o adviertan la presencia de un riesgo o la existencia de una prohibición u obligación con el fin de evitar accidentes que afecten la salud o el medio ambiente
Las señales de seguridad están en español
Se cuenta con señalización en las áreas de almacenamiento de uso de equipo de protección personal para acceder a los sitios de almacenamiento
Se cuenta con la señalización prohibido fumar en la zona de almacenamiento
Se cuenta con señalizacion de peligrosidad de la sustancia almacenada de acuerdo con las normas internacionales
Sistemas de Medicion y contabilizacion
El sistema cuenta con sistema de medicion telemetrica certificada Cuenta con sistemas dedicados para la entrega unica por producto
Cada sistema de entrega debe poseer un sistema de medicion dinamica debidamente certificada