INVITACIÓN A COTIZAR No. 012 DE 2022
INVITACIÓN A COTIZAR No. 012 DE 2022
Objeto: Fiduprevisora S.A. está interesada en contratar el arrendamiento de una plataforma online, que permita administrar el programa de beneficios y reconocimientos de la entidad, que exhiba bienes o servicios canjeables por puntos redimibles y que figuren en un catálogo digital; el servicio debe incluir la implementación y parametrización de la plataforma a las necesidades específicas de Fiduprevisora S.A, catálogo de productos y/o servicios que puedan ser canjeables por los colaboradores y proceso de entrega de los beneficios.
Apertura de la Invitación: 8 xx xxxxx de 2022.
Fecha límite para presentar observaciones: 12 xx xxxxx de 2022 hasta las 17:00 horas.
Respuesta a Observaciones: 13 xx xxxxx de 2022.
Recepción de Cotizaciones: 20 xx xxxxx de 2022 hasta las 17:00 horas a través del correo electrónico xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y/o plataforma SECOP II.
Área Responsable: Gerencia xx Xxxxxxx Humano.
Contacto: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y/o plataforma SECOP II.
1. INFORMACIÓN GENERAL
Fiduprevisora S.A. aclara que la presente invitación a cotizar en ningún caso podrá considerarse oferta para celebrar contrato; por lo tanto, no podrá deducirse relación contractual alguna.
Así las cosas, se precisa que el fin de esta solicitud es el de analizar las condiciones xxx xxxxxxx correspondiente, la viabilidad de la contratación mediante la medición de variables como la oportunidad, la calidad, el costo, etc. Adicionalmente, se realizarán las gestiones pertinentes si alguna de las cotizaciones allegadas cumple con las expectativas de la Fiduprevisora S.A., la cual debe satisfacer las necesidades de acuerdo con los requerimientos descritos en el documento respectivo o si se requiere, se reestructura la solicitud de acuerdo con el presupuesto definido o en el evento en el cual las entidades consultadas no cumplieren con los requisitos para la prestación integral de los servicios solicitados.
1.1.Régimen Jurídico
La presente solicitud de cotización se realiza conforme con lo establecido en el Artículo 15 xx Xxx 1150 de 2007 la cual establece lo siguiente: “DEL RÉGIMEN CONTRACTUAL DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS ESTATALES. El parágrafo 1o del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, quedará así: “Artículo
32. (...) Parágrafo 1°. Los contratos que celebren los Establecimientos de Crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades.
En todo caso, su actividad contractual se someterá a lo dispuesto en el artículo 13 de la presente ley”, especialmente a los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.
Sin perjuicio de lo anterior, la presente invitación está sujeta a las normas del derecho privado y al Manual de Contratación Bienes y Servicios de Fiduciaria La Previsora S.A.
1.2.Confidencialidad de la Información
Los interesados se obligan con Fiduprevisora S.A., a manejar y utilizar de manera confidencial cualquier información que le sea entregada o a la que tenga acceso con ocasión de la presente invitación, garantizando por todos los medios a su alcance, que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas respetarán la obligación de guardar secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida.
1.3.Protección de datos personales
Los interesados en desarrollo de las actividades previas, de ejecución, terminación y conexas a esta solicitud de cotización; reconocen y autorizan que podrán realizarse tratamiento de datos personales en los términos xx Xxx 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y demás normas concordantes que la adicionen, aclaren o modifiquen, por las cuales se establecen disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos; y además, bajo la completa observancia de lo preceptuado en la Política de Protección de Datos Personales, manuales y procedimientos internos establecidos por FIDUPREVISORA S.A.
Así mismo, los proveedores interesados deberán manifestar en su cotización, que, para efectos de trámites relativos a consultas o reclamos relacionados con datos personales, tienen habilitados los siguientes medios de contacto:
Fiduprevisora S.A., informa que para el mismo efecto tiene habilitados los siguientes canales de atención: página WEB xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxx-x-xxxxxxxx/; Teléfono: (0) 000 0000 y dirección física: xxxxx 00 # 00-00, Xxxxxx, Xxxxxxxx.
1.4.Criterios Ambientales
El interesado deberá cumplir con la normatividad ambiental vigente que le aplique y aportar la documentación pertinente que solicite la Fiduprevisora S.A; además, deberá ceñirse a las políticas y lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, cuando sea aplicable al servicio a cotizar, el cual podrá ser consultado a través de la página web xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, en el link que se relaciona a continuación:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xxxxxxxxx-xx-xxxxxx-xxxxxxxxx- 1.pdf.
1.5.Matriz de Riesgos
N° | FUENTE | ETAPA | TIPO | DESCRIPCION | CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO | PROBABILIDAD | IMPACTO | VALORACION DEL RIESGO | CATEGORIA | A QUIEN SE LE ASIGNA |
1 | Interna | Planeación | Operacional | No contar con el presupuesto para la adquisición del bien y/o servicio | -No adquisición del bien y/o servicio -Demoras en el inició de la etapa de selección | 3 | 3 | 6 | Alto | Entidad |
2 | Interna | Planeación | Operacional | Errores en los pliegos de condiciones y/o en la invitación a cotizar | -Demoras en la adjudicación del contrato -Adquirir productos o servicios que no satisfacen las necesidades del área usuaria -Re procesos | 3 | 2 | 5 | Medio | Entidad |
3 | Externo | Ejecución | Operacional | Incumplimiento en las especificaciones técnicas contratadas | Afectación en la calidad del producto y/o servicio | 4 | 4 | 8 | Extremo | Contratista |
4 | Externo | Ejecución | Operacional | No cumplimiento en la entrega de los bienes y/o servicios contratados | Incumplimiento del contrato | 3 | 3 | 6 | Alto | Contratista |
2. INFORMACIÓN PARA LA COTIZACIÓN.
2.1.ALCANCE
Comprende la generación y construcción de un catálogo de beneficios y experiencias integrales, el servicio de redención de los beneficios por medio de bonos virtuales de acuerdo puntos obtenidos por los funcionarios, representativos de dinero y adquiridos por la entidad. Este programa debe figurar en una de una plataforma online, conforme a las condiciones indicadas por Fiduprevisora S.A.
2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
a) Generar y construir un catálogo personalizado de beneficios y/o experiencias digitales con cobertura a nivel nacional, de acuerdo con las especificaciones y necesidades de Fiduprevisora S.A., en el que se contemplen categorías como: Hogar, Consumo masivo, salud, tecnología, entretenimiento, formación etc.
b) Se contemplen beneficios que se puedan redimir en bonos virtuales o digitales de acuerdo con un esquema de puntos que va adquiriendo el funcionario al interior de la entidad, productos o servicios de fácil acceso y de reconocimiento en el mercado.
c) En cada beneficio del catálogo de experiencias, mostrar de forma clara, las condiciones de uso y período de vigencia del beneficio.
d) Garantizar que los usuarios puedan realizar elección de los bonos digitales según su preferencia y redimirlos de forma inmediata a través de la plataforma, las redenciones y uso xxx xxxx no deberá incurrir en costos adicionales ni para el funcionario ni para Fiduprevisora S.A.
e) Realizar la creación de usuarios, de acuerdo con la relación de funcionarios indicado por Fiduprevisora S.A., con posibilidad de modificación conforme a la rotación del personal.
f) Realizar la creación de Perfil individual de cada funcionario y de los usuarios administradores.
g) Realizar la asignación y cargue de puntos a los funcionarios designados, por lo conceptos indicados y en los periodos que indique Fiduprevisora S.A.
h) Ofrecer respaldo tecnológico y administrativo en los requerimientos e inconsistencias que se presenten en el acceso y uso de la plataforma, cargue de puntos, consulta y redención de puntos y respaldo o soporte en caso de que lo requiera un funcionario o Fiduprevisora S.A., luego de obtener el beneficio o en caso de inconformidad o garantía.
i) Realizar la creación de usuarios de administrador para Fiduprevisora S.A., con el cual se pueda llevar un seguimiento a la plataforma, al catálogo, a los usuarios.
j) Realizar capacitación para los usuarios administradores, mínimo 2 (funcionarios de Fiduprevisora S.A. - Gerencia xx Xxxxxxx Humano) en modalidad virtual.
k) Desarrollar una marca que identifique el programa, apoyo en la estructuración y lanzamiento de la campaña corporativa.
l) Garantizar que el programa de beneficios y experiencias a redimir permita tener acceso a las promociones y descuentos especiales de todas las categorías del catálogo de beneficios definido, de las cuales los funcionarios puedan conocer las condiciones de uso y periodo vigente de cada promoción y puedan usar o redimir, a través de la plataforma online dispuesta para la ejecución del servicio prestado; contar con una cobertura geográfica con convenios dentro del territorio nacional, en ciudades principales e intermedias.
m) Permitir y realizar el cambio durante la vigencia del contrato de los beneficios y categorías del catálogo, si se requiere de acuerdo con las necesidades y estadísticas recibidas respecto al uso o preferencias de los funcionarios.
n) Contar con un apoyo dinámico de comunicaciones digital, con beneficios destacados, novedades, nuevas coberturas geográficas y campañas estacionales, por fechas especiales como: día de la madre, navidad, etc.
o) Asegurar y garantizar la disponibilidad de la plataforma y soporte técnico con tiempos de respuesta menores a 48 horas.
p) Brindar soporte para administradores y usuarios en cuanto a temas de canjes realizados en los Catálogos, soporte y/o brindar garantía y si es necesario cambio del beneficios o servicio después de redimido un beneficio, si así lo requiere y demuestra el funcionario por no corresponder al beneficio seleccionado o presentar averías.
q) Realizar entrega de informes de forma mensual sobre los premios (marcas y categorías) o beneficios redimidos, premios más y menos redimidos, índice de usabilidad de la plataforma, seguimiento y estado por cada usuario de forma individual e información general sobre el programa de reconocimientos.
2.3.OBLIGACIONES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
a) Contar con una plataforma online o virtual, dispuesta para administrar programas de beneficios y sistema de puntos a redimir por premios, que contribuya a la generación de estrategias de balance vida – trabajo y motivación en los colaboradores.
b) Parametrización de la plataforma a las necesidades específicas de Fiduprevisora S.A. (no requiere integración con sistemas tecnológicos de la entidad) y al programa de beneficio por puntos, para un estimado de 275 usuarios y 2 usuarios de administrador, con tiempo en línea 24/7.
c) Permitir que cada funcionario seleccione o elija el beneficio de su preferencia y pueda canjearlo de forma fácil y práctica, el funcionario deberá recibir con una periodicidad establecida, el informe de los puntos disponibles, historial de canjes y el motivo o razón de cada asignación de puntos.
d) Xxxxxx con asesor de cuenta que garantice la calidad y oportunidad en la prestación del servicio durante la ejecución del contrato.
2.4.DURACIÓN.
La duración estimada para la prestación del servicio es hasta el 31 de diciembre 2022.
2.5.FORMA DE PAGO ESTIMADA
El pago se realizaría mensual de acuerdo con los servicios efectivamente prestados.
Fiduprevisora S.A. bajo ninguna circunstancia realizará anticipos o pagos anticipados, el pago del valor estimado del servicio se hará conforme a los servicios prestados.
3. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DE LA COTIZACIÓN.
3.1.Forma de presentación de la Cotización
Los interesados deben presentar sus cotizaciones por medio de correo electrónico y/o plataforma SECOP II, en idioma español, dentro de las fechas establecidas para cada etapa del proceso relacionadas en el cronograma y acompañadas de los documentos solicitados.
3.2.Documentos de carácter jurídico y financiero
Las respectivas cotizaciones deberán estar acompañadas de los documentos que se relacionan a continuación, con el fin de realizar un análisis de tipo jurídico y financiero de cada interesado; veamos:
I. Certificado de Representación Legal con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario.
II. Registro Único Tributario – RUT.
III. Estados Financieros a diciembre de 2021 o corte más reciente.
3.3.Experiencia Específica
El interesado debe relacionar experiencia de ejecución de contratos cuyo objeto contemple las actividades citadas en el objeto de esta invitación.
N° | EMPRESA O ENTIDAD CONTRATANTE | OBJETO | FECHA INICIO | FECHA FIN | VALOR TOTAL EJECUTADO INCLUIDO IVA |
1 | |||||
2 | |||||
3 |
Nota* se recomienda que preferiblemente la experiencia relacionada no sea superior a 5 años respecto de la actual vigencia.
4. VALOR DE LA COTIZACIÓN
El valor de la propuesta debe presentarse en pesos colombianos, debe incluir impuestos, tasas y/o contribuciones a los que haya lugar, así como costos directos e indirectos.
Si el servicio se encuentra exento o excluido del IVA, es pertinente informar las razones financieras, tributarias y/o jurídicas que así lo contemplen.
4.1. OPCIÓN PORCENTAJE DE ADMINISTRACIÓN
CONCEPTO | % INCLUIDO IVA |
Porcentaje de Administración |
Nota 1: En esta opción Fiduprevisora S.A. realiza el pago del porcentaje de Administración, conforme al valor de las redenciones mensuales que se realicen.
4.2. OPCIÓN VALOR POR USUARIO
Cantidad de Usuarios | Valor Unitario / Mes | IVA (En caso de aplicar) | Valor Total / Mes |
275 |
Nota 2: En esta opción Fiduprevisora S.A. realiza un pago fijo mensual por el número de usuarios en plataforma.
Nota 3: En las dos opciones a cotizar se debe contemplar todos los costos en los que incurra el proveedor en la prestación del servicio y arrendamiento de la plataforma.
Para Fiduprevisora S.A., es importante contar con su cotización teniendo en cuenta su experiencia y reconocimiento en el mercado; de acuerdo con las cotizaciones allegadas y a los resultados del estudio xx xxxxxxx la entidad realizará un análisis y seleccionará la opción de las ofertas económicas que resulte más favorable: porcentaje de administración o valor por usuario (solo se seleccionará una opción) y así mismo podrá establecer condiciones equitativas y factores objetivos de selección dentro de los procesos de contratación.
Agradecemos su participación.
Elaboró: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx - Profesional Inteligencia de Mercados. Revisó: Xxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxx - Directora de Contratos Empresa.
Revisó: Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx – Gerente de Adquisiciones & Contratos. Aprobó: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx - Gerente xx Xxxxxxx Humano.
“Defensoría del Consumidor Financiero: Xx. XXXX XXXXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX. Carrera 11 A No 96-51 - Oficina 203, Edificio Oficity en la ciudad de Bogotá D.C. PBX 0000000
/ 0000000, Fax: Ext. 500. E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xxx de 8:00 am - 6:00 pm, lunes a viernes en jornada continua”.
Las funciones del Defensor del Consumidor son: Dar trámite a las quejas contra las entidades vigiladas en forma objetiva y gratuita. Ser vocero de los consumidores financieros ante la institución. Usted puede formular sus quejas contra la entidad con destino al Defensor del Consumidor en cualquiera agencia, sucursal, oficina de corresponsalía u oficina de atención al público de la entidad, asimismo tiene la posibilidad de dirigirse al Defensor con el ánimo de que éste formule recomendaciones y propuestas en aquellos aspectos que puedan favorecer las buenas relaciones entre la Fiduciaria y sus Consumidores. Para la presentación de quejas ante el Defensor del Consumidor no se exige ninguna formalidad, se sugiere que la misma contenga como mínimo los siguientes datos del reclamante: 1. Nombres y apellidos completos 2. Identificación 3. Domicilio (dirección y ciudad) 4. Descripción de los hechos y/o derechos que considere que le han sido vulnerados. De igual forma puede hacer uso del App “Defensoría del Consumidor Financiero" disponible para su descarga desde cualquier Smartphone, por Play Store o por App Store.