LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ADELANTOS BAJO EL MECANISMO DE FIDEICOMISO, EN LOS CONTRATOS DE LAS INTERVENCIONES DEL PROGRAMA ARCC

LINEAMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO DE ADELANTOS BAJO EL MECANISMO DE FIDEICOMISO, EN LOS CONTRATOS DE LAS INTERVENCIONES DEL PROGRAMA ARCC

1. Objetivo

Establecer disposiciones para el otorgamiento de adelantos o pagos anticipados bajo el mecanismo de fideicomiso, en los contratos de ejecución de las intervenciones del Plan Integral de Reconstrucción con Cambios, que se encuentren a cargo de la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios, para la administración de los recursos que se otorguen al contratista como adelanto o pago anticipado, a efectos de garantizar que estos sean destinados exclusivamente a la ejecución del contrato.

2. Alcance

Las disposiciones establecidas en los presentes lineamientos son de aplicación a las intervenciones que ejecuta la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios (ARCC), en el marco del Acuerdo de Gobierno a Gobierno suscrito con el Xxxxx Unido e Irlanda del Norte.

3. Definiciones

▪ Contratista interviniente: Es el proveedor de la ARCC encargado de la ejecución de la obra por la cual se constituye el fideicomiso.

▪ Fideicomisario: Persona natural o jurídica que establece las instrucciones para la administración de los fondos del fideicomiso. Para los presentes lineamientos se refiere a la ARCC.

▪ Fideicomiso: Relación jurídica por la cual el fideicomitente transfiere bienes en fideicomiso a otra persona, denominada fiduciario, para la constitución de un patrimonio fideicometido, sujeto al dominio fiduciario de este último y afecto al cumplimiento de un fin específico en favor de la ARCC1.

▪ Fideicomitente: Persona natural o jurídica que transfiere los fondos al fideicomiso. Para los presentes lineamientos se refiere a la ARCC.

▪ Fiduciaria: Empresa que recibe los fondos y que esta encargada de administrarlos según las instrucciones del contrato de fideicomiso. Esta autorizada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para realizar servicios fiduciarios.

▪ Patrimonio fideicometido: Son los fondos transferidos al fideicomiso y que serán administrados por la fiduciaria.

▪ Programa ARCC: Intervenciones del Plan Integral de Reconstrucción con Cambios, que ejecuta la Autoridad para la Reconstrucción con Cambios en el marco del Acuerdo Gobierno a Gobierno suscrito con el Xxxxx Unido e Irlanda del Norte.

1 Ver artículo 241 de la Ley N° 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros.

▪ Supervisor: Es la empresa designada por la fiduciaria, que estará a cargo de la supervisión de los flujos dinerarios del fideicomitente para que sean destinados exclusivamente a la ejecución del contrato. Es distinto del supervisor de obra, de calidad y SSOMA.

4. Aspectos Generales

4.1. En los Contratos de las Intervenciones del Programa ARCC se puede establecer que los adelantos o pagos anticipados sean administrados a través de fideicomisos. En estos casos no se exige la presentación de garantía por adelantos.

4.2. En caso de que este mecanismo no esté previsto en el contrato, la ARCC, a solicitud del contratista, puede aceptar que este constituya un fideicomiso para el manejo de los adelantos o pagos anticipados establecidos en el contrato, a fin de garantizar que dichos adelantos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente. Para tal efecto, se incorporará a través de una adenda suscrita entre la ARCC y el contratista.

4.3. Para efectos de lo señalado en el numeral precedente, el contratista solicita al Gerente del Proyecto que los adelantos o pagos anticipados establecidos en el contrato, sean administrados a través del fideicomiso.

4.4. El porcentaje y condiciones para los referidos adelantos o pagos anticipados son determinados de acuerdo a lo establecido en cada contrato o adenda, según corresponda.

4.5. Para la constitución del fideicomiso, se debe suscribir un contrato de fideicomiso con una entidad fiduciaria autorizada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP (SBS). La comisión de estructuración, así como la comisión de administración, están a cargo del contratista.

5. Procedimiento

5.1. El contratista puede solicitar a la Oficina de Administración para la suscripción del contrato, o al Gerente del Proyecto en la ejecución del contrato, según corresponda, que los adelantos o pagos anticipados establecidos en el contrato, sean administrados por una entidad fiduciaria. De ser el caso, el Gerente del Proyecto remite a la Oficina de Administración la referida solicitud.

5.2. Recibida la solicitud, la Oficina de Administración verifica si en el contrato suscrito se ha considerado el otorgamiento de adelantos o pagos anticipados bajo el mecanismo de fideicomiso y, de no ser así coordina la suscripción de una adenda para incorporar dicho mecanismo, previa aceptación del Gerente del Proyecto.

5.3. La Oficina de Administración verifica que la entidad fiduciaria propuesta por el contratista se encuentre autorizada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, y coordina con la entidad fiduciaria la elaboración del contrato de fideicomiso, una vez que el contratista haya cumplido con pagar la comisión de estructuración a favor de la referida entidad fiduciaria, entendiéndose por constituido a partir de ese momento.

5.4. El contrato de fideicomiso por medio del cual se administran los adelantos, cumple como mínimo con los siguientes requisitos:

a) El fideicomitente y fideicomisario es la ARCC;

b) El contratista participa como interviniente;

c) Dentro de las obligaciones de la entidad fiduciaria, está la designación del supervisor.

d) Se establece el procedimiento que corresponde seguirse frente al incumplimiento del contratista interviniente, sobre sus obligaciones de pago frente a la entidad fiduciaria.

e) Se establece el procedimiento para el reemplazo del contratista interviniente, en caso la ARCC resuelva el contrato original.

f) Se establece el procedimiento para el cobro de las comisiones de la entidad fiduciaria.

5.5. La ARCC y la entidad fiduciaria suscriben el contrato de fideicomiso, en el cual el contratista se encuentra obligado a formar parte en calidad de contratista interviniente, en un plazo no mayor a 30 días hábiles desde la solicitud presentada por el Contratista en caso de estar establecido dicho mecanismo en el contrato o, desde la suscripción de la adenda que incorpora el mecanismo de fideicomiso para el otorgamiento de adelantos o pagos anticipado, según corresponda.

5.6. Una vez constituido el fideicomiso, el contratista se obliga a pagar la comisión de administración y, por su parte, la ARCC se compromete a transferir a la entidad fiduciaria el monto de los adelantos o pagos anticipados solicitados por el contratista, previa aceptación del Gerente del Proyecto

5.7. La entidad fiduciaria se encarga de realizar el pago al supervisor que designe, cuyo costo es asumido por el contratista interviniente.

5.8. La información financiera y contable de la entidad fiduciaria puede ser consultada por la ARCC y la Contraloría General de la República.

5.9. La ARCC podrá constituir un único fideicomiso para administrar los adelantos de varias intervenciones que ejecute del Programa ARCC.

6. Responsabilidades

6.1. Los órganos de la ARCC que intervienen en el proceso regulado en los presentes lineamientos, son responsables de ejecutar con celeridad las acciones que son de su competencia.

6.2. La Oficina de Administración es responsable de verificar que la entidad fiduciaria propuesta por el contratista se encuentre autorizada por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.

6.3. El Gerente de Proyecto del Contrato es responsable de llevar el control de los adelantos efectuados bajo el mecanismo de fideicomiso.