INFORME DE AUDITORIA CONTRATOS
INFORME DE AUDITORIA CONTRATOS
OBJETIVO:
Verificar los documentos que evidencian la ejecución de los contratos PSA 09- 18 - CO18000231, CDR198-18 - CO18000229 y CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC –
PSA08-18 suscritos entre CASUR y las firmas SYWORK SAS, EMPRESA DE RECURSOS
TECNOLOGICOA SA ESP y ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO
EMPRESARIAL respectivamente, constatando si el objeto contractual fue aplicado en la Entidad para el cumplimiento de objetivos específicos, dentro de los términos inicialmente pactados.
CRITERIO:
Manual de Contratación PGC-MA-001
Decreto 1882 de 2018 por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la Contratación Pública en Colombia
BUENAS PRACTICAS ITIL
Ley 23 de 1982 Sobre Derechos de Autor
Ley 603 de 2000 afirma en el artículo 2 – Licenciamiento de software y derechos de autor Ley 44 de 1993 Artículo 51 – DIAN Legalidad software utilizado.
ALCANCE:
CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231 suscrito entre CASUR y la firma SYWORK SAS Sistema De Gestión Documental CONTROLDOC
CONTRATO CDR198-18 - CO18000229 suscrito entre CASUR y la firma EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOA SA ESP
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC – PSA08-18 suscrito entre CASUR y la firma ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO EMPRESARIAL
PAGINA SECOP II, xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xxX
Informes de supervisión (Informe semanal de avances) Actas de Aprobación Documento
FECHA DE AUDITORIA: Del 15 al 30 de Noviembre de 2018.
METODOLOGÍA:
Teniendo en cuenta el rol “Enfoque hacia la Prevención” asignado a la Oficina de Control Interno y con el objeto de constatar si el objeto contractual fue aplicado en la Entidad para el cumplimiento de objetivos específicos, se requirió al Grupo de Contratos el préstamo de las carpetas correspondientes al proceso de contratación cuyo objeto se describió anteriormente y se procedió a realizar la revisión de los contratos CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231, CDR198- 18 - CO18000229 y PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC – PSA08-18 suscritos entre CASUR y las firmas SYWORK SAS, EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOA SA ESP y ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO EMPRESARIAL respectivamente,
además de realizar proceso de consulta en la página de SECOP II; para lo cual en el ítem “Desarrollo de la Auditoria” se presentan las observaciones respectivas.
▪ CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231
DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES GENERANDO INTERACCION ENTRE LOS AFILIADOS Y LOS SERVICIOS MSIONALES DE CASUR- FASE II: DESARROLLAR HERRAMIENTA TECNOLOGICA - MODERNIZACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA ENTIDAD.
Resumen:
Una vez revisada la información archivada en la carpeta del CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231, se observó que a fecha 16 de nov de 2018, el expediente físico contiene un total de 30 documentos de los cuales se encuentran publicados en SECOP II, únicamente siete (7); no observándose publicados documentos importantes tales como: Contrato, la Póliza de seguro de cumplimiento, Invitación, Adenda 2, la Resolución de adjudicación, Acta de Inicio, entre otros.
Igualmente, se evidenció que los documentos denominados PSA09-18 PLIEGO DEF-ERP IV- 2018.pdf y PSA09-18 PROYECTO PLIEGO-ERP IV-2018.pdf no se encuentran firmados.
Por otra parte, se observó que con relación al licenciamiento del software, no se presenta el detalle del inventario en donde se indiquen datos importantes tales como: el tipo de licencia, relación de máquinas (Servidores, equipos de escritorio, portátiles, etc.) y usuarios responsables de los equipos en los cuales se han instalado dichas licencias. Lo anterior con el objeto de mantener control y gestión de las licencias de software que se han comprado versus las que se han instalado.
Se observa que desde la primera semana de ejecución del proyecto se viene presentando retraso en los tiempos de ejecución previamente pactados, retrasos que semana a semana han ido aumentando; por lo que es pertinente que desde ya se tomen los correctivos a que haya lugar para lograr la ejecución del proyecto dentro de los términos de tiempo y costos previamente establecidos, garantizando el cumplimiento del objeto contractual.
Una vez realizada la consulta en el sistema SIIF, se observa que a la fecha no registran pagos al proveedor SYWORK.
▪ CONTRATO ERT - CDR198-18 - CO18000229
DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES GENERANDO INTERACCION ENTRE LOS AFILIADOS Y LOS SERVICIOS MISIONALES DE CASUR – FASE II: MODULO HYPERION INTEGRADO AL ERP.
Resumen:
Se observa que no se encuentran publicados en SECOP II documentos importantes del proceso de contratacion como son: Contrato, Polizas de cumplimiento, acta de inicio, etc. Por otra parte, se evidenciaron actas que no se encuentran debidamente firmadas, por lo que no se garantiza dar fe de aceptación del producto que se debe entregar en la ejecución del proyecto.
▪ CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC – PSA08-18
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMADE ATENCIÓN INTELIGENTE DE USUARIOS PARA FACILITAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN EN DIFERENTES REGIONES DEL PAÍS
- FASE I DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO PARA FORTALECER EL PORTAL WEB Y AMPLIAR PORTAFOLIO DE SERVICIOS EN LA WEB”.
Resumen:
No se evidencian publicados documentos importantes del proceso de contratacion como son: Contrato, Polizas de cumplimiento, acta de inicio, etc. Por otra parte, se considera pertinente verificar y aclarar las fechas de legalización tanto del contrato como de las modificaciones al mismo, en razón a que en orden cronológico, lo correcto sería que primero se genere el contrato inicial y con fecha igual o posterior, se realicen las modificaciones a que haya lugar.
Respecto al Acta de Inicio del proyecto, se informó por parte de la Profesional de Defensa del Grupo de Informática encargada de verificar la ejecución del mismo, que el acta de inicio ha sido objeto de modificación en diferentes ocasiones, por lo cual actualmente en
el expediente registran dos documentos de acta. Así las cosas, es importante que se determine claramente cuál es el documento de Acta de Inicio oficial.
RESULTADOS DEL EJERCICIO:
La oficina de Control Interno mediante la profesional en Ingeniería de Sistemas, adelantó el proceso de seguimiento y realización de consultas con fechas 16 y de 23 de noviembre de 2018, en la PAGINA SECOP II, xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xx, en donde se consultaron los contratos objeto del presente análisis, verificando el estado de los mismos y los documentos que los soportan. Así las cosas, se evidenció que los CONTRATOS PSA 09- 18 - CO18000231, CONTRATO ERT - CO18000229 - CDR198-18 y CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS
CO18000214-GAC – PSA08-18, suscritos entre CASUR y las firmas SYWORK SAS, EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOA SA ESP y ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS
3D GRUPO EMPRESARIAL respectivamente se encuentran en estado “Proceso Adjudicado y
celebrado”, como se puede observar en el contexto del presente documento.
A continuación se muestran los soportes que a la fecha de la consulta se evidenciaron publicados, además de las observaciones que se tienen a cada uno de ellos:
• El documento denominado PSA09-18 PLIEGO DEF-ERP IV-2018.pdf no se encuentra firmado.
• El documento denominado PSA09-18 PROYECTO PLIEGO-ERP IV-2018.pdf no se encuentra firmado
• No se observan publicados documentos tales como: Contrato, la Póliza de seguro de cumplimiento, Invitación, Adenda 2, la Resolución de adjudicación, Acta de Inicio, etc.
1. Una vez revisada la información archivada en la carpeta del CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231, se observa que a fecha 16 de nov de 2018, el expediente físico contiene un total de 30 documentos de los cuales se encuentran publicados únicamente siete (7).
DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA:
1. Con fecha 16 de noviembre de 2018 se realizó el ingreso a la página xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xx en donde se consultaron los contratos objeto del presente análisis, evidenciando la información que se presenta en las siguientes pantallas:
2. Se procedió a revisar la documentación archivada en la carpeta del CONTRATO PSA 09- 18 - CO18000231, en donde se observa que a fecha 16 de nov de 2018, el expediente físico contiene un total de 30 documentos de los cuales se encuentran publicados únicamente los siete (7) descritos en el anterior ítem.
3. En razón a que en el expediente del contrato no reposan documentos importantes tales como el plan de trabajo para la ejecución del proyecto, se procedió a requerir mediante correo electrónico dicha información al Grupo de Informática, así:
En respuesta al requerimiento de la Oficina de Control Interno, el coordinador del Grupo de Informática suministró en calidad xx xxxxxxxx dos AZ:
Al verificar las carpetas físicas que contienen la documentación relacionados con la ejecución de dicho contrato se observan los siguientes documentos:
1. Acta de Iniciación en donde se observa Fecha de inicio: 11/octubre/2018 y Fecha Terminación: 31/Dic/2018, firmada por el representante legal de la firma SYNERGY WORK SAS Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx y el Coordinador del Grupo de Informática Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, la cual se adjunta.
2. Plan de trabajo en 54 folios, en donde se indica el equipo de trabajo involucrado en el proyecto tanto por parte del proveedor Sywork como por CASUR con sus respectivos roles y responsabilidades, Hitos y entregables en los cuales se ejecutará el proyecto, ambientes de trabajo que se crearán (Nativo de XX Xxxxxxx, Desarrollo, prototipo, Productivo), entre otros aspectos.
Igualmente se adjunta Project Ploteado correspondiente al cronograma general del proyecto, el cual está compuesto por 367 ítems que conllevarán un total de 58 días iniciando el 05 de octubre de 2018 y finalizando el 31 de diciembre de 2018; además de indicar el No. de días que conlleva la ejecución de cada actividad.
3. Acta de entrega certificados de Titularidad - Licenciamiento de los módulos ERP JD Xxxxxxx y BMP e-smartprocess definidos en el contrato CO18000231-GAC, cuya fecha de iniciación corresponde a 11/Octubre/2018 y Termino 31/Dic/2018. En dicha acta se hacen las siguientes precisiones:
a) Licenciamiento para BPM para proceso de Reconocimiento y Sustitución Asignación de Retiro y Jurídica (Control de procesos y Liquidación de Sentencias) - $120.000.000.
b) Licenciamiento de BD $ 52.000.000
c) Licenciamiento complementario XX Xxxxxxx Enterprise One $198.000.000
d) Licenciamiento xx Xxxxxxx Humano y Nomina (Activos y Pensionados) de Casur y pago de nómina asignación de retiro - OVR $ 850.000.000.
4. Documento en original (dos folios) de fecha 24 de octubre de 2018 firmado por el Líder de Implementación del Proyecto ERP Fase II (Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx) y con firma de recibido que no indica el nombre y cargo de quien recibe, en la cual se hace entrega del licenciamiento ORACLE XX XXXXXXX por cuantías de $198.000.000 y 850.000.000, respectivamente.
5. Documento en original (un folio) de fecha 24 de octubre de 2018 firmado por el Líder de Implementación del Proyecto ERP Fase II (Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx) en el cual la firma Sywork hace entrega de certificado de licenciamiento BPM y BASE DE DATOS (XX Xxxxxxx Enterprise One Expense Management) para 5.000 usuarios, no se registra el nombre del funcionario que recibió.
6. Documento en original (Dos folios) de fecha 24 de octubre de 2018 firmado por el Líder de Implementación del Proyecto ERP Fase II (Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx) en el cual la firma Sywork hace entrega de certificado de licenciamiento BPM y BASE DE DATOS, en donde se indica LICENCIAMIENTO BPM informando que "Los cuales se encuentran en el certificado expedido por DINAMICA C.D y cuyo valor es de $120.000.000 millones de pesos IVA incluido" y LICENCIAMINETO DE BASE DE DATOS PARA EL SISTEMA BPM MOTOR DE BASE DE DATOS ORACLE 12C informando que "El cual se encuentra en el ítem 13 del certificado de licenciamiento anexo expedido por ORACLE y cuyo valor es de
$52.000.000", no se registra el nombre del funcionario que recibo.
No obstante, se observa que el documento emanado de la firma ORACLE Colombia LTDA, en el cual relaciona el Nombre del Programa, Tipo de Licencia y Cantidad, no es original, es una fotocopia. Así mismo, se observa un certificado de registro de soporte lógico – software emanado de la firma dinámica cd IT Creative Thinking en fotocopia poco legible.
7. Documento en fotocopia en dos (2) folios, de fecha 24 de octubre de 2018, en el cual la firma ORACLE indica a CASUR "que para efectos exclusivamente informativos...." es titular de la relación de licencias descritas en dicho documento.
La Oficina de Control Interno considera importante que para el tema de licenciamiento es pertinente contar con el detalle el inventario del licenciamiento adquirido por la Entidad; en términos de las maquinas (Servidores, equipos de escritorio, portátiles, etc.) y usuarios responsables de los equipos en los cuales se han instalado dichas licencias. Lo anterior con el objeto de mantener control y gestión de las licencias de software que se han comprado versus las que se han instalado.
8. Fotocopia del Informe de Supervisión de Contratos firmado por el Coordinador del Grupo de Informática, en el cual se indica "El suscrito supervisor del contrato certifica que se recibió a satisfacción por parte de la firma SYNERGY WORK SAS, el DESARROLLO E
IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES GENERANDO INTERACCION ENTRE LOS AFILIADOS Y LOS SERVICIOS MISIONALES DE CASUR - FASE II: DESARROLLAR HERRAMIENTA TECNOLOGICA - MODERNIZACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
DE LA ENTIDAD", relacionando licenciamiento por valor total de $1.220.000.000. No
obstante, no se indica el PERIODO CERTIFICADO. Por otra parte, relaciona como documentos soporte:
• Factura No. 3048, la cual no se evidencia en este expediente, en su defecto se observa la fotocopia de la factura No. 3393 la cual es poco legible.
• Certificación (no específica qué tipo de certificación) ni se observa adjunta a este expediente.
• Instrumento de evaluación de proveedores, del cual se observa fotocopia del mismo en tres (3) folios.
9. SEGUIMIENTOS EJECUCION DEL CONTRATO:
• ACTA DE REUNION 02 GP de fecha 22 de octubre de 2018: Informe semanal de avances Semana del 15 al 19 de octubre de 2018. El proyecto presenta un avance del 1% respecto al avance esperado que es del 2%. Retraso del 1%.
• ACTA DE REUNIÓN 03 GP de fecha 29 de octubre de 2018: Informe semanal de avance, semana del 22 al 26 de octubre de 2018. El proyecto presenta un avance del 3% respecto al avance esperado que es del 6%. Retraso del 3%.
• ACTA DE REUNIÓN 04 GP de fecha 06 de noviembre de 2018: Informe semanal de avances Semana del 29 de octubre al 02 de noviembre de 2018. El proyecto presenta un avance del 7% respecto al avance esperado que es del 12%. Retraso del 5%.
• ACTA DE REUNIÓN 05 GP de fecha 13 de noviembre de 2018: Informe semanal de avances Semana del 05 al 09 de noviembre de 2018. El proyecto presenta un avance del 10% respecto al avance esperado que es del 16%. Retraso del 6%.
• ACTA DE REUNIÓN 06 GP de fecha 19 de noviembre de 2018: Informe semanal de avances Semana del 12 al 16 de noviembre de 2018. El proyecto presenta un avance del 17% respecto al avance esperado que es del 23%. Retraso del 6%. Los ítems relacionados con Definición de ambientes, Preparación inicial, Fase de Análisis, y diseño se presentan los planes de acción respectivos, la actividad a desarrollar y el responsable.
Es de anotar, que las actas antes citadas se encuentran firmadas por el Gerente del Proyecto de parte de la firma WORK SAS (Xxxxxxx Xxxxx) y el Coordinador de Grupo de Informática (Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx) y en ellas se resume las principales actividades desarrolladas en proyecto XX Xxxxxxx Fase II del contrato CO18000231 . Así mismo, contienen fotocopia del cronograma de actividades del proyecto con una duración de 77,5 días comenzando el 05/Octubre de 2018 y
Finalizando el 30/Enero/2019, no obstante que en el cronograma de actividades (Project Ploteado) se indica que la duración del proyecto es de 58 días.
Por otra parte, se observa que desde la primera semana de ejecución del proyecto se viene presentando retraso en los tiempos de ejecución previamente pactados, retrasos que semana a semana han ido aumentando; por lo que es pertinente que desde ya se tomen los correctivos a que haya lugar para lograr la ejecución del proyecto dentro de los términos de tiempo y costos previamente establecidos, garantizando el cumplimiento del objeto contractual.
10. Relación de actas de reuniones. Respecto a las actas correspondientes a TH, en el expediente reposan 19 actas y en lo correspondiente a Nomina reposan nueve (9) actas; documentos que se adjuntan al presente informe.
11. Con fecha 28 de noviembre de 2018, fue realizada la consulta en el sistema SIIF, se observa que a la fecha no registran pagos al proveedor SYWORK, tal como se evidencia en las siguientes pantallas:
CONTRATO ERT - CO18000229 - CDR198-18
1. Se procede a realizar consulta en SECOP II en la pagina xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xx-xx-xxxxx-xx, evidenciando la siguiente informacion:
Estado del contrato “Proceso adjudicado y celebrado” por cuantia de 639.000.000 cuyo objeto es “DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES GENERANDO INTERACCION ENTRE LOS AFILIADOS Y LOS SERVICIOS MISIONALES DE CASUR – FASE II: MODULO HYPERION INTEGRADO AL ERP”.
DOCUMENTACION PUBLICADA:
INFORMACION ADICIONAL:
No se evidencian publicados en SECOP II documentos importantes del proceso de contratacion como son: Contrato, Polizas de cumplimiento, acta de inicio, etc.
2. Se requierio al Grupo de Contratos el suministro en calidad xx xxxxxxxx de la carpeta o expediente correspondiente al CONTRATO ERT - CO18000229 - CDR198-18 con el objeto de proceder a verificar la documentación pertinente a este proceso respecto a las evidencias de la ejecución del mismo, observando la siguientes documentación:
• ACTA DE INICIO la cual se encuentra firmada por el Representante de la firma EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOS S.A. E.S.P. Xx. Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx y por el Supervisor del Contrato – Coordinador Grupo de Informática ing. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx y presenta fecha de INICIACION 16 de Octubre de 2018 y fecha de TERMINACION 31 de Diciembre de 2018.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO CO18000229-GAC cuyo objeto esta descrito de la siguiente manera “DESARROLLO E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES GENERANDO INTERACCION ENTRE LOS AFILIADOS Y LOS SERVICIOS MISIONALES DE CASUR – FASE II: MODULO HYPERION INTEGRADO AL ERP”, por valor de $635.306.551, con su respectivo anexo tecnico.
• POLIZA 03 GU074484 Y CERTIFICADO GU113366, GARANTIA UNICA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO EN FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES, expedida por la firma CONFIANZA SWISS RE CORPORATE SOLUTION, en donde se observa fecha de expedición 096/10/2018 y vigencia desde: 03/10/201/18 hasta: 31/12/2018, además del documento de aceptación de la póliza fechado 10/OCT/2018.
3. Por otra parte, se requirió al Grupo de Informática el suministro en calidad xx xxxxxxxx del expediente del CONTRATO ERT - CO18000229 - CDR198-18 en el cual se evidencia la documentación soporte de la ejecución del mismo.
Para lo anterior el Grupo de Informática suministró dos (2) AZ, así:
• HITO1:Analisis. IMPLEMENTACION MODULO HYPERION FASE II – Incorporar al actual modelo de Hyperion Planning de la Entidad, procesos operativos de Ingresos y Gastos en Planeacion Financiera.
En donde se observan documentos tales como:
✓ Acta de aprobación Documento suscrita por el Líder Técnico designado para el Contrato, Profesional de Defensa Xxxxx Xxxx y por el Supervisor del Contrato – Coordinador Grupo de Informática Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, fechado noviembre 02 de 2018, tareas que se llevaron a cabo en el período comprendido entre el 00 xx xxxxxxx x xx 00 xx xxxxxxxxx xx 0000.
✓ Presentación KICK OFF
✓ Presentación Project Charter Fase II
✓ Presentación Cronograma con documento ACTA DE APROBACION fechada octubre 31 de 2018 debidamente firmada por el supervisor del Contrato y el Líder Técnico. Es de anotar que el cronograma indica que el proyecto tiene una duración de 54.94 días comenzando su ejecución el 16/Octubre/2018 y Finalizando 31/Diciembre/2018.
✓ Presentación Flujos del proceso en niveles Macroproceso y Primer Nivel de Detalle y Acta de aprobacion fechada 02/Noviembre de 2018 firmada por la Líder Técnico y el Coordinador del Grupo de Bienestar Social.
✓ Actas de seguimiento CONTRATO INTERADMINISTRATIVO CO18000229-GAC, fechadas 23/10/2018 firmada por los delegados al Comité de Seguimiento por XXX Xxxxxxx Xxxxxxxxx y por CASUR Xxxxxxx Xxxxxxxx, 24/10/2018 firmada por los delegados al Comité de Seguimiento por ERT Xxxxxxx Xxxxxxxxx y por CASUR Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx y 25/Octubre/2018 firmada por los delegados al Comité de Seguimiento por ERT Xxxxxxx Xxxxxxxxx y por CASUR Xxxxxxx Xxxxx.
• HITO 2: Diseño. Documento de Configuracion. Business Blueprint – Planeacion y presupuesto.
En donde se observan documentos tales como:
✓ Acta de aprobacion Documento suscrita por el Líder Técnico designado para el Contrato Profesional de Defensa Xxxxx Xxxx y por el Supervisor del Contrato – Coordinador Grupo de Informática Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, fechado noviembre 02 de 2018, mediante la cual se acepta y aprueba el entregable Hito 2 – Diseño, tareas que se llevaron a cabo en el período comprendido entre el 00 xx xxxxxxx x xx 00 xx xxxxxxxxx xx 0000.
✓ Presentación Documento de Configuración (Documento de Diseño)
✓ Actas de Aprobación documento que evidencian la ejecución del proyecto, firmadas por los líderes de los diferentes procesos y el líder técnico designado para el contrato. No obstante se evidencia que las siguientes actas no se encuentran debidamente firmadas, por lo que no se garantiza dar fe de aceptación:
Por otra parte se tiene el siguiente cronograma de actividades a desarrollar en el periodo comprendido entre el 19 al 23 de noviembre de 2018:
En donde no se evidencia documentacion que soporte dicha ejecucion. Es de anotar que la profesional de Defensa encargada del seguimiento en la ejecucion del proyecto, manifesto que la documentacion que evidencia las actividades gestionadas en ente período de tiempo, se encuentra en firmas para su legalizacion.
4. PAGOS. Con fecha 29 de noviembre de 2018, fue realizada la consulta en el sistema SIIF, observando que a la fecha registran los siguientes pagos al proveedor EMPRESA DE RECURSOS TECNOLOGICOS S.A. E.S.P., tal como se evidencia en las siguientes pantallas:
CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC – PSA08-18
1. Se procede a realizar consulta en SECOP II en la página xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxxx-xx-xx-xxxxx-xx, evidenciando la siguiente información:
Estado del contrato “Proceso adjudicado y celebrado” por cuantia de 340.000.000 cuyo objeto es “DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE ATENCIÓN INTELIGENTE DE USUARIOS PARA FACILITAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN EN DIFERENTES REGIONES DEL PAÍS - FASE I DESARROLLO DE UNA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA Y EL SERVICIO PARA FORTALECER EL PORTAL WEB Y AMPLIAR PORTAFOLIO DE SERVICIOS EN LA WEB”.
DOCUMENTACION PUBLICADA:
INFORMACION ADICIONAL:
Se observa que no se evidencian publicados documentos importantes del proceso de contratacion como son: Contrato, Pólizas de cumplimiento, acta de inicio, etc.
2. Se requirió al Grupo de Informática el suministro en calidad xx xxxxxxxx de la carpeta o expediente del CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC – PSA08-18 en el cual se evidencia la documentación soporte de la ejecución del mismo, en donde se observa:
• Fotocopia del contrato en veintiún (21) folios, el cual se encuentra fechado 24 xx
xxxxxx de 2018 y firmado por el Director General de CASUR.
• Documento Modificación No. 1 al CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS CO18000214-GAC SUSCRITO ENTRE CASUR y LA FIRMA ASOCIACION DE
INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO EMPRESARIAL en siete (7) folios,
tendiente a aclarar y unificar los anexos de carácter técnico del contrato, el cual presenta fecha de firma 14 xx xxxxxx de 2018 por el Director General de Casur y el Representante Legal de la firma ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO EMPRESARIAL.
Es pertinente aclarar las fechas de legalización de los documentos antes citados, en razón a que en orden cronológico, lo correcto sería que se genere el contrato inicial y con fecha igual o posterior, se realicen las modificaciones a que haya lugar.
• Fotocopia de la Póliza de cumplimiento expedida por SEGUROS DEL ESTADO con fecha 27/Agosto/2018 y vigencia desde: 24/08/2018 hasta 31/Diciembre/2018.
• ACTA DE INICIO: Se informa por parte de la Profesional de Defensa del Grupo de
Informática encargada de verificar la ejecución del proyecto, que el acta de inicio ha sido objeto de modificación en diferentes ocasiones, por lo cual actualmente en el expediente registran dos documentos de acta:
✓ Original con fecha de inicio 24 xx xxxxxx de 2018 y fecha terminación 31 de diciembre de 2018.
✓ Fotocopia con fecha de Inicio 27 xx xxxxxx de 2018 y fecha terminación 31 de diciembre de 2018
3. PAGOS: Con fecha 29 de noviembre de 2018, fue realizada la consulta en el sistema SIIF, observando que a la fecha registran los siguientes pagos al proveedor ASOCIACION DE INGENIEROS DE SISTEMAS 3D GRUPO EMPRESARIAL, tal como se evidencia en la siguiente pantalla:
Recomendaciones:
1. Imprimir mayor control respecto a la ejecución del citado contrato garantizando el cumplimiento del objeto contractual dentro de los tiempos y costos previamente planeados para tal efecto.
2. Realizar seguimiento estricto a la ejecución y cumplimiento del objeto contractual, generando los respectivos informes de supervisión en los cuales se detallen las actividades realizadas y se dé el visto bueno a las mismas, no sin antes haber llevado a cabo el respectivo proceso de pruebas que requiera el proyecto.
3. Con relación al licenciamiento del software, es conveniente realizar el inventario detallado del mismo indicando datos importantes tales como el tipo de licencia, relación de máquinas (Servidores, equipos de escritorio, portátiles, etc.) y usuarios responsables de los equipos en los cuales se han instalado dichas licencias. Lo anterior con el objeto de mantener control y gestión de las licencias de software que se han comprado versus las que se han instalado.
Es de anotar que la instalación de software legal permite garantizar el funcionamiento correcto del producto sin ningún tipo de anomalías, a su vez el usuario podrá disfrutar de características adicionales del software, así como de beneficiarse de las últimas actualizaciones del mismo y recibir soporte de su autor. Así mismo, obtener mayor seguridad al encontrar virus y algún otro tipo de amenazas, ya que en la mayoría de los casos que se descarga software en página de terceros el usuario se pone en riesgo de instalar software mal intencionado que puede afectar el funcionamiento de los equipos de cómputo, el software legal hace que el trabajo de las personas ante el ordenador sea más eficiente y productivo, lo que deriva en una mayor competitividad y rentabilidad global.
4. Publicar en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP II, oportunamente y con control de calidad todos los documentos que soporten el proceso contractual, garantizando transparencia en la contratación estatal.
5. Diligenciar en su totalidad todas las actas de aprobación, de tal forma que se garantizce dar fe de aceptación del producto que se debe entregar en la ejecución del proyecto.
6. Determinar claramente el documento de Acta de Inicio oficial para cada uno de los proyectos, con el fin de tener total certeza de inicio de labores en la ejecución de los mismos, alcanzando sus objetivos dentro de los tiempos planeados para tal efecto.
Cordialmente,
ORIGINAL FIRMADO
Elaboró: Aprobó:
XXXX XXXX XXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXX XXXXXX
Contratista – Ing. Sistemas Jefe Oficina Control Interno