Contract
EXP: 12/2017
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE AGENCIA DE VIAJES CON DEPARTAMENTO DE MICE (REUNIONES, INCENTIVOS, CONGRESOS Y EVENTOS) PARA LA ACTIVIDAD DE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS ISLAS BALEARES DURANTE EL AÑO EN 2017.
Índice
1 Objeto del contrato
2 Características técnicas del servicio
2.1 Medios de transporte
2.2 Alojamiento -Hoteles-
2.3 Catering y restauración
2.4 Servicios de secretaria técnica
2.5 Otros servicios
2.5.1 Alquile r de espacios para eve ntos
2.5.2 Servicios técnic os, audiovisuales y tecnológicos
2.5.3 Escenarios
2.5.4 Actividades complementarias
2.5.5 Merchandising
2.5.6 Welcome y hospitality desk
2.5.7 Contratación o asistencia de personal c ualificado
2.6 Visados
2.7 Seguros: cobertura de riesgos y servicios
2.8 Cobertura de riesgos y servicios
2.9 Horarios de atención-servicio de urgencia-
2.10 Pago anticipado y depósitos de reserva
2.11 Tarifa en viajes y estancias
2.12 Gestión a proveedores
3 Condiciones a cumplir en las prestaciones.
4 Solicitud de servicios al adjudicatario por parte de la ATB
5 Presupuesto del contrato
6 Comisión
7 Forma de pago y justificación
8 Criterios de valoración
9 Entrega de documentación para valoración técnica
10 Oficialidad de lenguas
11 Duración del contrato
12 Derechos de imagen y propiedad intelectual
13 Control y seguimiento de la ejecución del contrato
14 Confidencialidad y LOPD
1 Objeto del contrato
La Agencia del Turismo de las Xxxxx Balears tiene entre sus competencias la promoción interior y exterior de la oferta turística, la investigación y la mejora de los productos turísticos, de la tecnología y el entorno turístico en el marco de la política turística de la Comunidad Autónoma de las Xxxxx Balears (Decreto 26/2012, de 30 xx xxxxx, por el que se reorganiza, reestructura y regula la entidad pública encargada de la promoción turística de las Xxxxx Balears).
Para llevar a cabo su cometido, la ATB tiene presencia a ferias internacionales, organiza eventos, reuniones, congresos, jornadas, press trips, fam trips, workshops, acciones comerciales directas, fomenta la creación y difusión de productos turísticos, lleva a cabo acciones promocionales y de comunicación a través de sus redes sociales, etc.
Dada la gran envergadura de esta finalidad es necesaria la contratación del servicio de una agencia de viajes con departamento de MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos, Eventos) que disponga de infraestructura suficiente en la isla de Mallorca.
Dentro de sus funciones se incluye:
∙ Contratación de espacios y servicios para la organización de eventos, acciones promocionales, acciones de street marketing, presentaciones de producto y de destino.
∙ Secretaria técnica para todo lo relacionado con la organización de seminarios, congresos, jornadas y eventos.
∙ Contratación de viajes, alojamiento, traslados, servicios de restauración y catering, guías y acompañamiento para actos.
∙ Contratación y coordinación de servicios relacionados con a la producción y ejecución de una acción concreta, tales como :
– Montajes escenográficos
– Actividades complementarias necesarias para la correcta consecución de los objetivos estratégicos marcados.
– Servicios de prensa (gestión de medios, clipping...)
Todos estos servicios estarán vinculados a las acciones que contribuyan a la promoción turística de las Islas Baleares y que se desarrollen durante el año 2017.
2 Características técnicas del servicio
El adjudicatario prestará el servicio de agencia de viajes con departamento de MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos y Eventos) para la ejecución de todos aquellos servicios detallados en el apartado "1. Objeto" de estos pliegos vinculados a acciones promocionales nacionales e internacionales que se ejecute la ATB durante el año 2017. El adjudicatario se encargará de toda la logística necesaria así como de las contrataciones que se deriven para cumplir con los mencionados servicios y que cubra la ejecución de los mismos.
La ATB realizará las negociaciones necesarias con el adjudicatario para obtener las condiciones más ventajosas en cada uno de los presupuestos presentados por éste para cada acción que se pretenda llevar a cabo en el marco de este contrato.
Asimismo, dentro de las funciones del adjudicatario estará la negociación de condiciones especiales con los distintos proveedores de servicios (transporte, alojamiento, catering- restauración y demás servicios), tanto en lo que se refiere a condiciones económicas, como a condiciones de preferencia.
En el caso de que la ATB disponga de precios xx xxxxxxx más económicos en relación a un servicio concreto el adjudicatario está obligado a prestar el servicio ajustarse a dicho precio.
La ATB se reserva el derecho de modificar los establecimientos o servicios propuestos por el adjudicatario, por lo que éste último deberá negociar la contratación de dichos servicios con los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteadas por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de la acción.
Asimismo, el servicio podrá ser utilizado por:
∙ Personal al servicio de la ATB o cualquier persona que viaje por cuenta de esta, propuesto por los órganos de dirección.
∙ Dirección de la ATB o de la Consejería de Innovación, Investigación y Turismo.
∙ Personal que viaje dentro del marco de los convenios firmados con la ATB (Consells Insulars de Turisme, Fundaciones o Patronatos de promoción turística...)
∙ Participantes en acciones organizadas o en las que participe la ATB (Foros, conferencias, simposios...)
∙ Personas que viajen a cargo de los acuerdos de colaboración o patrocinios que la ATB ofrezca en especie en 2017 y que la especie se vincule a este contrato.
Con el fin de realizar el control de los servicios derivados de los acuerdos de colaboración y patrocinios en especie, la ATB facilitará un listado con los importes concedidos y será función del adjudicatario el control del gasto en relación a dichos importes.
A continuación se detallan los servicios a prestar:
2.1 Medios de transporte
Prestarán servicios de transporte aéreo, marítimo o terrestre (ferrocarril, alquiler de vehículos, transporte discrecional o vehículos de apoyo) para la realización de cualquiera de les actuaciones indicadas por l’ATB:
∙ Reservas, emisión, modificación y anulación de billetes tanto en España como en el extranjero.
∙ Información de vuelos y aeropuertos alternativos, así como de conexiones.
∙ Existencia de un “sistema de gestión de reservas y tarifas” que permita la aplicación de la tarifa más económica por la vía más directa posible, incluyendo reservas en internet y metabuscadores si fueran más baratas por esta vía.
∙ Oferta de, al menos, dos alternativas conforme a la disponibilidad y restricciones aplicables, siendo una de ellas la de una empresa proveedora de dichos servicios en internet.
∙ Emisión y entrega de billetes.
∙ Gestión de billetes electrónicos.
∙ Si fuera necesario, dadas las características de las acciones de promoción o del lugar, la agencia adjudicataria realizará reservas de alquiler de vehículos con y sin conductor y/o transporte discrecional a nivel local, nacional e internacional. De acuerdo con las categorías de empresas de alquiler (Decreto 20/2015), sólo se podrán contratar con empresas con categoría Premium . Por otra parte, los vehículos de transporte discrecional (autobuses para traslados) no podrán tener una antigüedad superior a 5 años.
2.2 Alojamiento -Hoteles-
Prestarán servicios de alojamiento en hoteles, apartoteles, hoteles rurales, agroturismo, albergues, refugios o cualquier alojamiento reglado:
Todos los hoteles cumplirán los siguientes requisitos mínimos:
∙ Hoteles xx xxxxxxx de las Xxxxx Balears, siempre que sea posible.
∙ Reserva de alojamiento y emisión de bonos para el personal detallado en el apartado 2 de estas bases, incluyendo cualquier agente de viajes o periodista, ponentes o cualquier persona que la ATB estime conveniente trasladar por motivos profesionales.
∙ El régimen de alojamiento normalmente será en alojamiento y desayuno, en caso contrario se indicará por parte de los técnicos de la ATB.
∙ Existencia de un “sistema de gestión de reservas y tarifas” que permita la aplicación de la tarifa más económica, incluyendo reservas en internet y metabuscadores, siendo necesario presentar al menos dos ofertas y que una de ellas sea realizada por vía de los citados proveedores de servicios en internet.
2.3 Catering y restauración
Prestarán servicios de catering y restauración mediante la contratación de dichos servicios a los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteadas por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de la acción.
Asimismo, deberá encargarse de la contratación del personal necesario para la celebración de degustaciones y/o show cooking en acciones promocionales tanto nacionales como internacionales. También deberán encargarse de la compra de todo el material y materia primas necesarias para su ejecución. Su traslado al lugar del evento correrá a cargo de la empresa adjudicataria del contrato de transportes de la ATB para 2017.
En el caso necesario, también se podrán alquilar o reservar establecimientos, si la actividad así lo requiere.
2.4 Servicios de secretaria técnica
En el caso de acciones que así lo requieran y a solicitud de los técnicos de la ATB, la empresa adjudicataria será la encargada de realizar las funciones de secretaria técnica de la acción que es estipule.
Entre otros servicios, sus funciones serán la siguientes:
∙ La coordinación, gestión, ejecución y control del evento bajo la supervisión de la ATB.
∙ Realizar las gestiones y contrataciones necesarias para la correcta ejecución de cada una de las acciones que conforman el evento.
∙ Gestión, ejecución y control de todos los servicios contratados.
∙ Coordinación de los traslados o transfers cuando sea necesario.
∙ Realizar el diseño e impresión de invitaciones o convocatorias.
∙ Ejecución y control de mailing.
∙ Control de confirmación del listado de asistentes.
∙ Comunicaciones especiales durante los eventos (fax, teléfonos, fotocopiadoras, soporte informático, etc.) .
∙ Intermediación con el venue.
∙ Control de catering y del venue.
∙ Montaje y atención hospitality desk.
∙ Timing y escaleta del evento.
∙ Organización y asistencia de actos oficiales.
∙ Mostradores de bienvenida e información en aeropuertos
∙ Junto con la ATB, la coordinación protocolaria dentro de cada una de las acciones de los eventos.
∙ Control presupuestario y de gastos que estará supervisado por la ATB, ajustándose al presupuesto indicado en estos pliegos.
∙ Atención a los periodistas, tanto internacionales como locales.
∙ Todas aquellas necesidades que se determinen dependiendo del evento.
∙ Otras funciones propias de la secretaria técnica y que serán encomendadas por los técnicos de la ATB.
2.5 Otros servicios
Dentro de este apartado la empresa adjudicataria prestará todos los servicios que sean necesarios para la óptima ejecución y desarrollo del contrato objeto de la presente licitación, por lo que realizará la gestión, negociación (en su caso) y contratación de los proveedores necesarios.
Especialmente los siguientes:
2.5.1 Alquiler de espacios para eventos
El adjudicatario será el encargado de localizar, reservar, alquilar, acondicionar y gestionar los espacios necesarios para la correcta ejecución de las acciones que llevará a cabo la ATB.
La ATB podrá modificar los establecimientos o servicios propuestos por el adjudicatario, por lo que éste último deberá negociar la contratación de dichos servicios con los proveedores que más se adecuen a las necesidades planteadas por los técnicos de la ATB para la óptima ejecución de la acción.
Será el responsable de su adecuación y decoración de acuerdo a las necesidades establecidas por los técnicos de la ATB. Dentro de este apartado se incluyen, visitas técnicas, seguridad y personal auxiliar, así como la organización y protocolo de los actos.
Asimismo, se incluye el alquiler y acondicionamiento del venue, así como la contratación o alquiler de todos aquellos elementos/servicios necesarios para la correcta ejecución del evento. Dentro de este apartado se incluye:
∙ La tematización y decoración de los espacios dedicados a este servicio.
∙ Escenografías.
∙ Sonido e iluminación.
∙ La organización y protocolo del venue.
∙ Todos aquellos servicios complementarios y que sean necesarios para la correcta ejecución de la acción promocional.
También deberán coordinar las gestiones oficiales para la utilización de espacios públicos y otros de naturaleza análoga. La empresa adjudicataria abonará con cargo a este contrato el pago de las tasas pertinentes.
2.5.2 Servicios técnicos, audiovisuales y tecnológicos
La contratación de los servicios técnicos, materiales y humanos, necesarios para la realización de presentaciones o actuaciones vinculado a acciones concretas. Además, el adjudicatario deberá garantizar el montaje e instalación por técnicos profesionales especializados que deberán estar presentes durante los actos a fin de garantizar su óptimo funcionamiento.
Se entienden incluidos en este apartado, la producción de audiovisuales/clips adhoc vinculados a una acción concreta, la contratación de servicio wi-fi, la contratación de presentadores, directores de escena, productores y todo el personal necesario para llevar a cabo un evento.
2.5.3 Escenarios
La empresa adjudicataria será la encargada del alquiler y montaje de escenarios, así como de todo el material complementario que sea necesario: tarima, atril, iluminación, sonido o cualquier otra necesidad planteada por los técnicos de la ATB.
2.5.4 Actividades complementarias
El adjudicatario deberá contratar y coordinar todas aquellas actividades que formen parte de las acciones que lleve a cabo la ATB (excursiones, actividades de turismo
activo, entradas a museos/exposiciones, visitas guiadas o cualquier otra necesidad planteada por los técnicos de la ATB).
Asimismo, dentro de este apartado se incluirían todos aquellos montajes especiales (espectáculos de cualquier índole -pirotécnicos incluidos-, actuaciones musicales/culturales/artísticas, mapping de edificios, street marketing etc. vinculados a una acción promocional concreta. También deberá solicitar todos los permisos necesarios para la correcta ejecución de estas actividades.
2.5.5 Merchandising
La empresa adjudicataria deberá realizar la compra, packaging y distribución del merchandising/objetos promocionales que los técnicos de la ATB determinen para una acción concreta y que serán entregados a los asistentes a los eventos y acciones promocionales organizados por la ATB.
2.5.6 Welcome y hospitality desk
La empresa que resulte adjudicataria cuando sea necesario, se encargará de ubicar, coordinar y dar asistencia en los servicios de Welcome desk y Hospitality desk.
La adjudicataria deberá garantizar que el personal de atención tendrá los conocimientos requeridos y la capacidad para desenvolverse en el idioma que se precise para cada uno de los eventos.
2.5.7 Contratación oasistencia de personal cualificado
La contratación del personal necesario y especialmente cualificado para desarrollar actividades concretas:
a) Guías turísticos: debe contar con la acreditación de Guía Oficial según la legislación vigente de la Comunidad Autónoma de les Xxxxx Balears, por lo que deben tener un amplio conocimiento y experiencia para informar sobre el destino. Asimismo, se pondrán solicitar guías especializados en un producto turístico concreto. Dicho personal podrá desarrollar el servicio tanto dentro como fuera de la CCAA de las Islas Baleares.
b) Azafatas: personal de atención al público con amplios conocimientos del destino (Xxxxx Balears), así como buena presencia, educación, capacidad resolutiva y proactiva tanto en acciones nacionales como internacionales, de asistencia a ferias, workshops, eventos o cualquier otra acción promocional. Además de un buen nivel xx xxxxxx deberán demostrar el conocimiento de los idiomas oficiales de las Islas. El idioma necesario se adaptará a acción que se desarrolle en cada momento.
c) Chef, maîtres, camareros, sumiller: personal necesario para la realización de degustaciones/show cooking
d) Técnicos audiovisuales: personal necesario para la ejecución de presentaciones, concursos, workshops, eventos, etc.
e) Seguridad: personal necesario para la ejecución de eventos en los que se considere necesaria su contratación.
f) Servicios médicos: en el caso de que se considere necesaria según la legislación vigente.
g) Cualquier otro personal especializado o auxiliar y que sea necesario para la
correcta ejecución del contrato, como por ejemplo: montadores, personal de limpieza, animadores, speakers, grupos musicales/culturales/artísticos, técnicos de pirotecnia, interpretes (para eventos internacionales) etc.
La ATB no tendrá vinculación contractual alguna con el personal contratado y al servicio de la empresa adjudicataria.
2.6 Visados
Gestión de los visados, si fueran necesarios, para los viajes del personal de la ATB o cualquier persona designada por ésta. Los gastos de gestión de este apartado correrán a cargo del adjudicatario, es decir, no podrá aplicar comisión.
2.7 Seguros: cobertura de riesgos y servicios
La empresa adjudicataria realizará la gestión y emisión de los siguientes seguros, sin coste alguno para la ATB, para el personal de la ATB o cualquier persona que viaje por cuenta de ésta, y por tanto, asumidos por la empresa adjudicataria:
a) Responsabilidad civil
b) Accidentes, invalidez y fallecimiento
c) Perdida de equipaje
d) Asistencia en viajes
Las coberturas mínimas de dichos seguros se especifican en el apartado 2.8 “Cobertura de riesgos y servicios” de estos pliegos. El adjudicatario podrá ofertar las mayores coberturas posibles.
Los servicios especificados los apartados 2.7 y 2.8 serán asumidos de forma gratuita por la empresa adjudicataria, con cargo a una cuenta corporativa contratada por éste con una entidad que ofrezca dicho servicio sin coste alguno para la ATB. Una copia de la póliza deberá ser entregado a la ATB a la firma del contrato.
Esta circunstancia se debe hacer constar expresamente en la oferta presentada por cada una de las empresas licitantes (Anexo II). Sin la xxxxxxxx expresa de la gratuidad de la gestión y emisión de los seguros mencionados anteriormente no se valorará la oferta presentada por la empresa licitadora en el apartado C2.1"Aumento en € Póliza de responsabilidad civil".
Asimismo, los licitadores aportarán en el sobre 1 documentación administrativa una póliza o preacuerdo con la empresa aseguradora donde se indique la cobertura de todos los servicios indicados en los aparatados 2.7 y 2.8 de estos pliegos, con los importes mínimos o máximos dependiendo del concepto del seguro.
2.8 Cobertura de riesgos y servicios
La empresa adjudicataria tendrán la siguiente cobertura mínima (gratuita para la ATB, según lo expuesto en el apartado 2.7 de estos pliegos):
a) Responsabilidad civil: la empresa adjudicataria deberá subscribir una póliza de responsabilidad civil de al menos 1.200.000€ o en su defecto del importe ofertado en el Anexo II criterio C2.1.
b) Accidentes, invalidez y fallecimiento: la empresa adjudicataria deberá subscribir una póliza por una cuantía de 1.200.000€. Dentro del aparatado de invalidez se contemplará la incapacidad permanente total o parcial.
c) Perdida de equipaje: aquellas personas para las que la ATB gestione transporte aéreo, marítimo o terrestre.
I. Búsqueda y localización de equipaje .
II. Cobertura por pérdida, robo o daños de equipajes, con un límite de hasta 1.200€ en el mundo, 900€ en Europa y 600€ en España.
III. Cobertura por demoras en la entrega de equipajes facturados, con un límite máximo en España de hasta 250€, en Europa de 400€ y en el resto del Mundo hasta 600€.
d) Asistencia en viajes: la asistencia deberá cubrir las 24 horas del día durante el evento, incluyendo siguientes coberturas:
I. Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y de hospitalización por enfermedad, accidente o terrorismo del viajero con una cobertura máxima de 50.000€ en el mundo, 25.000€ en Europa y 10.000€ en España.
II. Gastos odontológicos de urgencia con una cobertura mínima de 3.000€ en el mundo, 1.500€ en Europa y 1.000€ en España.
III. Envío y regreso de un familiar/acompañante por hospitalización del asegurado, cubriendo los gastos de desplazamiento del familiar/acompañante de forma ilimitada y los gastos de estancia del familiar/acompañante desplazado (máx. 150€/día) hasta un límite máximo de 1.500€.
IV. Gastos de prolongación de estancia en hotel por enfermedad o accidente (máximo 150€ por día) hasta un máximo de 1.500€.
V. Traslado sanitario de enfermos o heridos desde cualquier parte del mundo hasta su domicilio habitual o en su caso el centro hospitalario indicado con costes ilimitados.
VI. Transporte de restos mortales con coste ilimitado, excluidos los gastos de inhumación, cremación o ceremonia funeraria.
VII. Desplazamiento urgente del asegurado por fallecimiento u hospitalización de un familiar con coste ilimitado.
VIII. Envío urgente de medicamentos no existentes en el extranjero.
IX. Desplazamiento de un trabajador suplente en caso de regreso urgente del asegurado. Dichos gastos serán con coste ilimitado.
X. Pago de los gastos de la asistencia legal en el extranjero hasta un máximo de 3.000€.
XI. Cobertura por demoras del viaje en la salida del medio de transporte (100€ cada 6 horas) hasta un límite máximo de 400€ y extensión del viaje obligada (150€/día) hasta un límite de 450€.
XII. Pérdida de enlaces por retraso del medio de transporte (100€ cada 6 horas) hasta un límite máximo de 400€.
XIII. Transporte alternativo por pérdida de enlaces hasta un máximo de 200€.
XIV. En caso de atentado terrorista gastos de regreso del asegurado ilimitados.
A la firma del contrato la empresa adjudicataria deberá entregar copia de la póliza que indique los seguros descritos en el apartado 2.7 con las coberturas mínimas descritas en el apartado 2.8. Este trámite será necesario e imprescindible para la firma efectiva de dicho contrato.
2.9 Horarios de atención-servicio de urgencia-
Para la prestación del servicio el horario normal de oficina para la gestión de la cuenta de la ATB será como mínimo de 8:00h a 20:00 h, mediante un correo exclusivo de la ATB y una línea telefónica especial para la gestión de dicha cuenta.
Asimismo, la empresa adjudicataria deberá presentar un servicio de emergencia, propio de la misma y no subcontratado, 24 horas al día los 365 días del año. Dicho servicio debe ser telefónico y estar habilitado tanto en territorio nacional como en el extranjero.
La función de este servicio de emergencia será apoyar y ayudar al personal de la ATB en caso de urgencia: cancelación de vuelos, overbooking en los hoteles, necesidad de cambio de los planes de viaje por necesidades del servicio o familiares, etc.
A solicitud de la ATB, el adjudicatario habilitará un número de teléfono de contacto local 24 horas para casos de servicios contratados en las islas para un evento de especial interés y que requiera posibles consultas, solicitudes de servicios a última hora, y en previsión de emergencia o incidencias referidas al mismo.
2.10 Pago anticipado y depósitos de reserva
El adjudicatario deberá abonar por anticipado el pago de los servicios que requieran dicha condición para su ejecución o de los depósitos de reserva requeridos por los proveedores.
Los depósitos de reserva se abonarán una vez cumplida la fecha máxima de cancelación y por tanto, no haya posibilidad de reembolso del importe depositado a tal efecto. El importe facturado, se deberá descontar y quedar reflejado en la factura global por el servicio contratado.
En el caso concreto de los alojamientos, realizará el pago por adelantado a fin que el personal de la ATB pueda presentar el bono a la llegada a los mismos como justificante del pago y sin necesidad de realizar desembolso alguno.
El resto de pagos sólo se podrán facturar una vez realizado el servicio.
2.11 Tarifa en viajes y estancias
La empresa adjudicataria ofertará las tarifas más ventajosas para la ATB en cada uno de los viajes realizados por cualquier medio de transporte, en función de las fechas, horarios, características del pasajero, así como cualquier otras circunstancias que concurran en los mismos. Los viajes se realizarán, a ser posible y con carácter general, en vuelos, líneas o recorridos que tengan condición de regular, trayectos directos (sin escalas) y con billete electrónico.
Si las tarifas ofertadas en internet fueran más económicas que las disponibles a través de sistemas de reservas tradicionales, la agencia adjudicataria debe, ineludiblemente, ofrecer esta posibilidad al técnico de la ATB que esté gestionando esa reserva y emitir los títulos de viaje acogiéndose a la misma si el técnico en cuestión lo estima oportuno.
La agencia tratará directamente con los alojamientos sin la intervención de mediador o corresponsal alguno. No se podrán repercutir, en ningún caso, gastos derivados de la intermediación en la reserva o pago del alojamiento.
Las propuestas de servicios presentadas por el licitador deberán incluir los eventuales gastos de cancelación que debería asumir la ATB para los servicios solicitados, especificando los porcentajes dependiendo de los plazos en que las posibles cancelaciones se produzcan. En caso contrario la ATB podrá cancelar el servicio sin coste alguno.
2.12 Gestión a proveedores
La agencia de viajes negociará con los proveedores las condiciones de pago y preferencia de los servicios prestados. Asimismo, en el caso de que sea necesario el prepago en alguno de los servicios contratados, el adjudicatario deberá realizar el abono de los importes oportunos para que el servicio se pueda llevar a cabo.
La adjudicataria deberá negociar condiciones especiales con los distintos proveedores. Si la ATB, directamente, obtuviese condiciones más ventajosas, la adjudicataria debe asumir el compromiso de gestionar y contratar los servicios y facturar estos a la ATB sin que dichas condiciones sufran variación alguna.
La ATB durante la vigencia del contrato podrá obtener la colaboración de otras entidades para la financiación del evento que asuman el pago de uno o varios servicios concretos. Estás entidades podrán realizar el pago directo a las empresas proveedoras fuera de este concurso.
3 Condiciones a cumplir en las prestaciones.
El adjudicatario asumirá el compromiso de cumplir las siguientes condiciones u obligaciones en la prestación de los servicios requeridos por la ATB en el marco del presente pliego:
a) El adjudicatario deberá contratar el personal necesario para atender a sus obligaciones. Dicho personal dependerá exclusivamente del adjudicatario y por tanto no tendrá derecho alguno en relación a la ATB, aun en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o resolución del contrato.
b) El adjudicatario será el responsable de la calidad técnica del servicio, así como de las consecuencias que se deduzcan para la ATB, o para terceros, de las omisiones, errores o métodos inadecuados en la realización del trabajo, siendo de aplicación las penalidades descritas en el apartado B.16 del los pliegos de cláusulas administrativas.
c) La empresa adjudicataria en relación con los trabajos a que el presente pliego se refiere, prestará gratuitamente a la ATB la asistencia necesaria para la interpretación de datos, resultados o análisis, corrección de errores u omisiones y la preparación de cualquier documento complementario cuya necesidad se plantee.
d) La ejecución del contrato se realizará a riesgo y xxxxxxx del contratista y éste, no tendrá derecho a indemnización por causas de pérdidas, averías o perjuicios ocasionados en la realización del trabajo.
e) La empresa adjudicataria deberá dar cuenta detallada a la ATB de los servicios realizados o encargados y pendientes de ejecución, mensualmente durante la vigencia del contrato, con el fin de mantener un correcto control sobre el presupuesto del contrato.
f) En ningún caso la ATB responderá al abono de las cantidades que puedan resultar adeudadas a terceros por el adjudicatario en cualquier de los servicios prestados
g) La empresa adjudicataria deberá informar a la ATB de las incidencias, ocasionales o fortuitas que puedan suscitarse.
h) Asimismo, el adjudicatario deberá cumplir con todos los términos y condiciones descritos en estos pliegos.
i) El pago de prepagos y depósitos de reserva cuando fuera necesario para gestionar
reservas a cargo de la ATB.
j) Entrega y recogida de documentación a través de servicio de mensajería, sin coste alguno para la ATB.
k) Servicio personalizado y agilidad en la toma de decisiones: la cuenta de la ATB deberá ser atendida por un responsable de la misma, con preparación y experiencia adecuadas, que deberá ser uno de los dos técnicos agentes de viajes adscritos al contrato, según se indica en el apartado B.10.3 de los pliegos de cláusulas administrativas.
l) Asimismo, deberá garantizar la disponibilidad y rapidez de gestión del personal encargado de la cuenta de la ATB, agilidad en la solución de incidencias, emergencias, contrataciones, cambios de billetes, reembolsos etc .
m)Con el fin de mantener un correcto control sobre el presupuesto del contrato, la adjudicataria deberá realizar un control exhaustivo de los gastos que se van generando por los servicios solicitados, tanto ejecutados como reservados (encargados y pendientes de ejecución) que reportará mensualmente a la ATB durante la vigencia del contrato.
n) La empresa adjudicataria deberá asegurar y demostrar el acceso telefónico, en su caso, mediante una línea especial para la gestión de la cuenta de la ATB, y un correo electrónico en exclusiva con el fin de garantizar la rapidez en las reservas, comunicaciones de entrega y recogida de documentación.
o) Servicio permanente de emergencia 24 horas para información y apoyo, incluso domingos y festivos facilitando para tal servicio un número de teléfono tanto en territorio nacional como internacional.
p) A solicitud de la ATB, el adjudicatario habilitará un número de teléfono de contacto local 24 horas para casos de servicios contratados en las islas para un evento de especial interés y que requiera posibles consultas, solicitudes de servicios a última hora, y en previsión de emergencia o incidencias referidas al mismo.
q) Todas aquellas condiciones y obligaciones establecidas en este pliego.
4 Solicitud de servicios al adjudicatario por parte de la ATB
Los servicios serán solicitados a la agencia de viajes por el personal de la ATB, que enviará un e-mail en el cual se describirán las circunstancias que puedan afectar al encargo del servicio a prestar.
La gestión, coordinación, ejecución, y contratación de todos los servicios solicitados por la ATB correrán a cargo del adjudicatario.
Los servicios serán solicitados a la agencia de viajes por el personal de la ATB, que enviará una documento de pedido por mail en el cual se describirán las circunstancias que puedan afectar al mismo (origen, destino, horarios, número de viajeros etc.). En la solicitud deberán constar expresamente el proyecto, o en su caso el número de expediente.
En el caso de viajes, una vez solicitado el servicio por la ATB y previo a la realización de la correspondiente reserva, la persona designada por la empresa adjudicataria como interlocutora con la empresa, enviará al personal de la ATB que haya solicitado el servicio, antes de las 24h siguientes a la petición, un mail en el cual se detallen:
∙ Nombre del titular
∙ DNI
∙ Si es residente
∙ Medio de transporte
∙ Trayecto
∙ Numero de vuelo
∙ Tarifa del billete (si es susceptible de cancelación o no)
∙ Referencia o localizador de la reserva
∙ Fecha de trayecto
∙ Hora de salida y llegada
∙ Importe desglosado del billete, alojamiento, o cualquier otro concepto contratado, con las distintas partidas que componen el precio: descuentos, tasas, gastos de gestión, bonificaciones o descuentos ofertados en el procedimiento.
∙ Datos del seguro de viaje con las coberturas indicadas en los apartados 2.7 y 2.8 de estos pliegos, así como los datos de contacto en caso de emergencia.
∙ Si a la emisión del billete/bono existiera un precio más económico, el contratista deberá enviar nuevamente un mail actualizando la información.
En los bonos de hotel o justificante de pago se indicará:
∙ Nombre completo del titular y DNI
∙ Nombre del hotel y dirección
∙ Tipo de habitación y régimen
∙ Fechas
∙ Bono/Justificante del pago
En el caso de solicitudes de servicios derivadas de los acuerdos de colaboración la empresa adjudicataria deberá ajustarse al Manual de procedimiento y justificación que le será entregado en tiempo y forma.
5 Presupuesto del contrato
El importe máximo y limitativo de este contrato asciende a 600.000€ más el 21% de IVA (126.000 €) sumando un total de 726.000 IVA incluido.
6 Comisión
La empresa licitadora ofertará una comisión de gestión (pliego de cláusulas administrativas criterio C1.2) que será de aplicación en todos los servicios descritos en estos pliegos, a excepción de aquellos servicios a los que se les aplique los cargos de emisión, en este caso no será podrá aplicar la comisión de gestión. La oferta presentada deberá ser superior a 0%.
Tanto la comisión como los gastos de emisión se aplicarán sobre los importes IVA excluido.
7 Forma de pago y justificación
Todos los servicios serán facturados a la ATB una vez realizado el servicio, adjuntando la documentación justificativa detallada que se solicite por los técnicos de la ATB, a excepción de los depósitos de reserva indicados en el apartado 2.10 de estos pliegos.
Asimismo, será de obligatorio cumplimiento indicar en cada una de las facturas los gastos de emisión así como los descuentos aplicados por servicio en relación con la oferta presentada.
Todas las obligaciones relativas a este punto están descritas en el apartado B14. "Pago de los precios" de los pliegos de cláusulas administrativas.
8 Criterios de valoración
Los criterios de valoración están detallados en el cuadro de criterios de adjudicación del contrato dentro de los pliegos de cláusulas administrativas.
CRITERIOS | PUNTUACIÓN |
C1. Criterios oferta económica | 30 |
C2. Criterios oferta técnica evaluable con fórmulas | 50 |
C3. Criterios oferta técnica no evaluable con fórmulas | 20 |
Puntuación total criterios de valoración | 100 |
9 Entrega de documentación para valoración técnica
La empresa licitadora deberá entregar la siguiente documentación para su valoración por la mesa de contratación.
SOBRE | DOCUMENTACIÓN |
1 | Documentación administrativa |
2 | Criterios económicos: ∙ Anexo I |
3 | Criterios técnicos evaluables mediante fórmulas: ∙ Anexo II ∙ Acreditación criterio C2.2 |
4 | Criterios técnicos no evaluables mediante fórmulas: ∙ Anexo III ∙ Acreditación criterio C3.3 ∙ Acreditación criterio C3.4 ∙ Ficha1 relativa a la información de los datos de contactos. |
Todos los anexos están adjuntos a los pliegos de cláusulas administrativas. Dicha documentación es necesaria para la valoración de los criterios. Los anexos anteriormente indicados serán, única y exclusivamente, sobre la que se realice la valoración por la Mesa de Contratación. En caso de no aportarlos la oferta no será valorada para criterio concreto al cual hagan referencia. Asimismo, la ficha 1 no afecta a ningún criterio, por lo que su omisión no influirá en la valoración.
10 Oficialidad de lenguas
Toda la documentación administrativa y técnica que se presente en esta licitación ha de ser en una de las dos lenguas oficiales de la CAIB, catalán x xxxxxxxxxx.
11 Duración del contrato
La vigencia del contrato se extenderá desde el 1 de enero de 2017 hasta el 31 de diciembre de 2017. No obstante lo anterior, desde la formalización del contrato se podrán realizar las reservas necesarias para los servicios objeto de este contrato que se iniciarán y podrán ser facturados a partir del 1 de enero de 2017.
12 Derechos de imagen y propiedad intelectual
La empresa adjudicataria garantiza los derechos de imagen y propiedad intelectual que se pudieran derivar de la ejecución del presente contrato hasta el 31 de diciembre de 2019.
Todos los trabajos vinculados a imagen y comunicación que se realicen serán propiedad de la ATB y los originales se entregarán en los formatos especificados por los técnicos. Asimismo, la adjudicataria se compromete al pago de todos aquellos impuestos y tasas derivados de la utilización de cualquier archivo sonoro, audiovisual o documento escrito.
13 Control y seguimiento de la ejecución del contrato
La dirección de la ATB, o las personas en que se designe, será la encargada de determinar el conjunto de actuaciones que, de las descritas en el presente pliego, deberá llevar a cabo el adjudicatario. En este sentido la dirección de la ATB, o los técnicos que se determinen, podrán llevar a cabo el conjunto de funciones que a continuación se relaciona:
∙ Dar instrucciones oportunas con el fin de alcanzar los objetivos del contrato. De tal manera, velará por el cumplimiento de los términos contractuales y técnicos previstos en el presente Pliego.
∙ Proponer las modificaciones que convenga introducir para el buen desarrollo de los servicios que conforman las prestaciones objeto del contrato.
∙ Convocar cuantas reuniones considere pertinentes para el buen desarrollo de los servicios y su supervisión.
∙ Informar y proponer la prórroga de los plazos de ejecución del servicio
∙ Conformar, en su caso, las facturas o certificados.
Por su parte, el adjudicatario del contrato designará a un coordinador para llevar a cabo el objeto del contrato al que, en calidad de interlocutor con la ATB se podrá dirigir para pedir
asesoramiento y/o aclaraciones en relación al contrato y comunicar cualquier incidencia que se pudiera suscitar en cualquier momento desde el inicio de la prestación hasta la finalización del contrato.
14 Confidencialidad y LOPD
La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato, por un periodo mínimo de 5 años desde la firma del mismo. El adjudicatario se compromete por escrito a respetar el secreto relacionado con la información que conozca por razón de los servicios prestados a ATB.
La información proporcionada por la ATB acerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos.
Por ello, la empresa adjudicataria, en lo que concierne a la LOPD, deberá formalizar con la ATB un acuerdo de tratamiento de datos personales en el que se compromete a realizar el tratamiento de datos de carácter personal a los que tenga acceso acorde con la normativa de protección de datos vigente en cada momento y, en particular, se obliga a:
∙ Mantener el secreto profesional respecto a los datos personales que tenga acceso durante la prestación de los servicios a la ATB, obligación que subsistirá aun después de finalizar sus relaciones con el ATB.
∙ Tratar los datos de carácter personal conforme a lo establecido en el acuerdo de tratamiento de datos personales que se suscribirá a la firma del contrato y en la normativa de protección de datos vigente en cada momento así como las instrucciones recibidas por parte del ATB.
∙ No aplicar los datos personales ni utilizarlos con fin distinto al descrito en el objeto de estos pliegos.
∙ No ceder los datos personales a personas físicas o jurídicas distintas de las que pudieran haber sido expresamente autorizadas en el contrato o en el acuerdo a este respecto que se firmará por el adjudicatario.
∙ Establecer e implementar las medidas de índole técnicas y organizativas de nivel necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o de medio físico o natural. En concreto, deberán cumplirse las medidas requeridas por la normativa de protección de datos (en especial, el RD.1720/2007). En especial se deberán establecer aquellas medidas del nivel que corresponda establecidas por la normativa de protección de datos aplicable durante la vigencia de la relación contractual con la ATB.
∙ Una vez finalizada la relación contractual con la ATB, los datos de carácter personal deberán ser devueltos a la ATB, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto de tratamiento.
∙ En caso de que la empresa adjudicataria destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato será
considerado responsable de la infracción acorde a la legalidad vigente. En el caso de que la empresa adjudicataria tuviera que subcontratar a un tercero la prestación de parte de los servicios objeto de la prestación de servicios y tales servicios comportaren el tratamiento de datos de carácter personal propiedad de la ATB por dicho tercero, la empresa adjudicataria actuará en nombre y por cuenta del ATB, para lo cual la empresa adjudicataria deberá ser autorizado expresamente previa solicitud por escrito al ATB.
Palma, 3 de octubre de 2017