DAAC-Q291 -2015
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DAAC-Q291 -2015
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
INFORME GENERAL
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL
EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUAL, CONTRACTUAL, EJECUCIÓN, LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS SUSCRITOS PARA LA DIFUSIÓN, INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD, EN EL CONSEJO NACIONAL ELECTORAL, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1 DE JULIO DE 2011 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2013.
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
Quito - Ecuador
SIGLAS UTILIZADAS
CUR | Comprobante Único de Registro |
CNE | Consejo Nacional Electora! |
DAAC | Dirección de Auditoría de Administración Centra! |
LOSNCP | Ley Orgánica de! Sistema Nacional de Contratación Pública |
LOCGE | Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado |
NCI | Normas de Control Interno |
RO | Registro Oficial |
RUC | Registro Único de C ontribuyentes |
ÍNDICE CONTENIDO | PÁGINAS | |
Carta de presentación | ¡ | 1 |
CAPÍTULO I.- INFORMACIÓN INTRODUCTORIA | ||
Estructura orgánica | 3 | |
Objetivos de la entidad | 4 | |
CAPÍTULO II.- RESULTADOS DEL EXAMEN | ||
Entrega de expedientes de procesos de contratación | no fue oportuna y | 6 |
archivo de documentación no es secuencial y cronológico
Información relevante de procesos contractuales no fue publicada en el 8
portal de compras públicas
Falta de documentación que justifique el cálculo del presupuesto 10
referencial
Procesos de contratación sin contar con estudios completos 13
Falta de convocatorias a proveedores 15
Conformación de la Comisión Técnica 17
Se solicitaron cambios en los términos de referencia sin contar 19
previamente con la autorización del Presidente
No se suscribió oportunamente el acta de entrega recepción definitiva del 21
servicio
Ausencia de monitoreo de servicios de publicidad contratados 24
Se recibieron servicios de difusión y publicidad sin suscribir un contrato 25
Suscripción de contrato complementario sin que se presente ningún 30
imprevisto en la ejecución del contrato original
Quito,
Señor Presidente
Consejo Nacional Electoral Presente.
De mi consideración:
Informe aprobado el:
2 o
La Contraloria Genera! de! Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especia! a los procesos precontractua!, contractual, ejecución, liquidación de los contratos suscritos para la difusión, información y publicidad en el Consejo Nacional Electoral, por el período comprendido entre el uno de julio de dos mil once y el treinta y uno de diciembre de dos mil trece.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloria Genera! del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
, presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente, .
Xxxx, Xxxxxx y Libertad,
CF _ ....... xxxxxxxxx
Directora de Auditoría de Administración Central
Dirección de Auditoría de Administración Central
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
Objetivo del examén
Establecer que los procesos precontractual, contractual, ejecución y pago de los contratos suscritos, recepción, uso y consumo, estén de acuerdo a las disposiciones legales. .
Alcance del examen
Análisis a los procesos precontractual, contractual, ejecución, liquidación de los contratos suscritos para ¡a difusión, información y publicidad, por el período comprendido entre el 0 xx xxxxx xx 0000 x xx 00 xx xxxxxxxxx xx 0000.
Base legal
El Consejo Nacional Electora! basa su accionar en la Constitución de la República del Ecuador, publicada en el Registro Oficial 449 de 20 de octubre de 2008, en la Ley Orgánica Electoral y de Organizaciones Políticas de la República del Ecuador, Código de la Democracia, publicada en el Suplemento del Registro Oficial 578 de 27 xx xxxxx de 2009 y en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacionai por Procesos del Consejo Nacional Electoral, publicado en el Segundo Suplemento del Registro Oficial 782 de 5 de septiembre de 2012.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dimcción de Auditoría de Administración Central
Estructura orgánica
El Consejo Nacional Electoral, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, expedido con Resolución PLE-CNE-26-8-6-2012 de 8 xx xxxxx de 2012, publicado en el Registro Oficial Segundo Suplemento 782 de 5 de septiembre del 2012, tiene la siguiente estructura orgánica.
Procesos Gobernantes
Nivel Directivo
- Pleno del CNE ( Presidente, Vicepresidenta, Consejeros)
- Instituto de Investigación, Capacitación y Promoción Político Electoral
- Secretaria General
Nivel Ejecutivo
- Presidencia
- Vicepresidencia Procesos Xxxxxxxxx Xxxxx Asesor
- Coordinación General de Comunicación y Atención al Ciudadano.
- Dirección Nacional de Comunicación Institucional
- Dirección Nacional de Comunicación Electoral
- Coordinación General de Planificación
- Dirección Nacional de Planificación y Proyectos
- Dirección Nacional de Seguimiento y Evaluación
- Coordinación General de Asesoría Jurídica
- Dirección Nacional de Auditoría Interna
- Dirección de Relaciones Internacionales e Interinstitucionales
- Dirección Nacional de Seguridad y Manejo Integral de Riesgos
Nivel de Apoyo
- Coordinación General Administrativa Financiera. '
- Dirección Nacional Administrativa. ■
- Dirección Nacional Financiera
- Dirección Nacional xx Xxxxxxx Humano
- Coordinación General de Gestión Estratégica
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
- Dirección Nacional deAseguramiento de la Calidad
- Dirección Nacional deInformática
- Dirección Nacional deCultura Organizaciona!
Procesos Sustantivos Nivel Operativo
- Coordinación Nacional Técnica de Procesos Electorales.
- Dirección Nacional deProcesos Electorales.
- Dirección Nacional deOperaciones y Logística.
- Dirección de Procesos en el Exterior.
- Dirección Nacional de Registro Electoral
- Dirección de Capacitación Electoral y Sufragio
- Coordinación Nacional Técnica de Procesos de Participación Política
- Dirección Nacional deOrganizaciones Políticas
- Dirección Nacional deFinanciamiento en la Promoción Electoral
- Dirección Nacional deFiscalización y Control del Gasto Electoral
Procesos Desconcentrados Nivel Provincial
- Direcciones Provinciales
- Juntas Territoriales Electorales
Objetivos de la entidad
El Consejo Nacional Electora!, según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Proceso tiene los siguientes objetivos:
- Cumplir sus competencias, atribuciones y responsabilidades establecidas en la Constitución y leyes vigentes, en los procesos de participación política y electoral y, en los procesos de investigación, capacitación y promoción electoral;
- Garantizar la transparencia, legalidad, legitimidad e innovación en los procesos electorales;
- Garantizar la participación política de la ciudadanía de manera equitativa, libre y democrática para elegir y ser elegidos;
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
- Promover procesos participativos para fortalecer un sistema de investigación, capacitación y promoción político electoral a nivel nacional y territorial;
¡ ■
- Garantizar los principios de inclusión, género e interculturalidad en la gestión y procesos electorales;
Monto de recursos examinados
Servidores relacionados
Anexo 2
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Entrega de expedientes de procesos de contratación no fue oportuna y archivo de documentación no es secuencial y cronológico
El equipo de control con oficio 009-HSG-2015 de 00 xx xxxxxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Director Nacional Financiero proporcione los expedientes con !a documentación que sustenta los procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción y pago, de 21 procesos de contratación realizados por difusión, información, publicidad y gastos electorales, información que fue proporcionada parcialmente con memorandos 031, 032, 035, 037, 039 y 046-DC-CNE-2015 de 2, 3, 16, 24, 27 xx xxxxx y 27 xx xxxxx de 2015, respectivamente; por tanto, no fueron presentados oportunamente; del análisis a la documentación que respalda los procesos precontractual y contractual, se estableció que en los expedientes individuales, los documentos no están archivados en forma secuencial y cronológica; y, en algunos casos no contienen información original y completa, debido a la falta de procedimientos de conservación y mantenimiento de los documentos físicos; lo que dificultó el seguimiento y análisis oportuno de los procesos, por lo cual el Director Financiero al no supervisar y la Contadora al no archivar los documentos secuencial y cronológicamente, y no presentar oportunamente los expedientes, inobservaron lo que establecen las Normas de Control Interno 100-02 “Objetivos de control interno”, 100-03 “ Responsables del control interno y 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”; consecuentemente, incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, número 2, letras a) y c), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, mediante oficio 65-HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a la Especialista Jefe (Contadora), quien con oficio 006-EZT-CNE-2015 de 1 xx xxxxx de 2015, conjuntamente con el Director Nacional Financiero, cuya gestión fue de 1 de julio de 2011 al 24 de julio de 2012, Tesorera y responsable de Presupuesto, indicaron:
"... Los trámites de pago a los que se refiere y al igual que todos los procesos ingresan primero a la secretaria de la Dirección Nacional Financiera y luego al Área de Contabilidad, para que se realice el control previo correspondiente, donde se
Consejo Nacional Electora!, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
revisan todos los documentos en originales que avalen el pago Cabe
mencionar que en los únicos casos que se aceptan copias de ta documentación habilitante, se refiere a: cuando se trata de contratos notariados, . . y, cuando se trata de pagos de saldos finales de los contratos, ya que los administradores de los contratos adjuntan copias de documentos cuyos originales reposan en el pago del anticipo........ al Área de Contabilidad donde se realiza del devengado en el sistema e-Sigef, para luego ser entregado a la Dirección Financiera para su aprobación.-...
Tesorería para realizar el proceso de pago en el sistema e-Sigef, y se procede a realizar la foliación manteniendo el orden en que llegó y se procesó ta documentación de respaldo; finalmente se devuelve a Contabilidad para su archivo y custodia ”.
El Coordinador General Administrativo Financiero posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015, con memorando CNE-CGAF-2015-0955-M de 1 xx xxxxx de 2015, indicó:
“ m e permito informar que a la presente fecha las distintas unidades de ta Dirección
Nacional Financiera cuenta con servidores encargados del archivo y manejo de los documentos relacionados con los procesos precontractual y contractual de contratación de bienes, servicios y otros, además se encuentran generados los procedimientos específicos para control previo, gestión contable y gestión de pagos ”
Lo expresado por los servidores, no modifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto los documentos no fueron presentados oportunamente, los expedientes contenían documentación sin un archivo secuencial y cronológico, y en algunos casos no contenían información original y completa; adj untaron el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del CNE, que contiene las diferentes atribuciones y responsabilidades de los diferentes áreas de la entidad y el Manual de Gestión Contable emitido para la Dirección Nacional Financiera, que rige partir xx xxxxxx de 2014.
Conclusión
Los expedientes que contiene la documentación de los procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción y pago, no fueron presentados oportunamente, la documentación no fue archivada en forma secuencial y cronológica, en algunos casos no contienen información original y completa, lo que dificultó su seguimiento y análisis, situación presentada por la falta de procedimientos de consen/ación y mantenimiento de los documentos físicos.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
i
Recomendación
Al Director Nacional Financiero
1. Designará a un servidor para que se responsabilice del archivo de los documentos relacionados con los procesos precontractual y contractual de contratación de bienes, servicios y otros; quien archivará los documentos originales en forma secuencial y cronológica, debidamente foliados por cada proceso contractual; a fin de tener la documentación original, completa y la presentación sea oportuna para su revisión.
Información relevante de procesos contractuales no fue publicada en el portal de compras públicas
Del análisis a los procesos de contratación por difusión, información y publicidad, efectuados por el Consejo Nacional Electoral, CNE, se estableció que de algunos procesos adjudicados, no se publicaron en el portal de compras públicas, la información relevante relacionada con las fases precontractual, contractual y de ejecución, como: estudios, convocatoria, invitaciones, cronograma de ejecución de las actividades, garantías, actas de preguntas y respuestas, acta de adjudicación, cronogramas y ejecución de pagos, ocasionando que ta información registrada en el portal de compras públicas este desactualizada; situación presentada por la falta de control y de gestión de requerir a las diversas áreas los documentos de soporte para subir al portal, afectándose el principio de transparencia de la información.
Lo expuesto se estableció en los siguientes procesos:
Código Objeto Valor USD
RE-CNE-029'2012 Ejecución de una campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE
RE-CNE-002-2012 Campaña publicitaria de promoción y difusión para la consulta popular en ia Concordia
RE-CNE-035-2012 Contratación de una agencia para la ejecución de la Campaña de difusión Voto al Exterior
RE-C NE-036-2013 Contratación de una agencia de publicidad que se encargue de desarrollar estrategias de comunicación, difusión y promoción del registro electoral en el exterior
862 915,57
67 435,00
1 026 044,25
233 800,00
Por lo que, el Director Nacional Administrativo, cuya gestión fue el 11 xx xxxxx de 2012 y 25 de enero de 2013 y el Director Nacional Administrativo actual, inobservaron lo que
^ o cfio
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
establecen los artículos: 21 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 13 de su Reglamento General y 1, letra d), de la Resolución INCOP 053-2011 de 00 xx xxxxxxx xx 0000, xx Xxxxx de Control Interno 100-02 "Objetivos del control interno", incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
El Coordinador General Administrativo Financiero y el Director Nacional Administrativo actual, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015, mediante comunicaciones CNE-CGAF-2015-0955-M y CNE-DNA-2015-1046-M de 1 xx xxxxx de 2015, respectivamente, en los mismos términos, manifestaron:
“...De lo expuesto se desprende que no se ha afectado al principio de transparencia ya que en los procesos RE-CNE-002-2012, RE-CNE-029-2012, RE-CNE-035-2012 y
RE-CNE-036-2013 consta la información que en su momento permitía publicar el portal de compras públicas, recalcando que en todos ellos se contrató, en el cual se recuerda las obligaciones y responsabilidades que tienen frente a los procesos de compra pública que administran.- De ninguna manera se afecta al principio de transparencia ni de concurrencia ya que estos procesos se los efectuó por contratación directa, conforme lo establecido en el artículo 89 del reglamento de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y el único proveedor seleccionado para el proceso fue invitado legal y correctamente...”
Lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto al portal no se subió información relevante relacionada con las fases precontractual, contractual y de ejecución; presentaron los instructivos de compras públicas para catálogo electrónico, consultoría, cotización, ínfima cuantía, licitación, menor cuantía, régimen especial y subasta inversa electrónica, normativa que entró en vigencia a partir del 20 xx xxxxxx de 2014 y 16 de septiembre de 2014.
Conclusión
Documentación relevante como: convocatoria, estudios, invitaciones, cronograma de ejecución de las actividades, garantías, actas de preguntas y respuestas, actas de adjudicación, cronogramas y ejecución de pagos, no fue publicada en el portal de Compras Públicas; así como, procesos cuya ejecución finalizó, permanecen en el portal de Compras Públicas con estado adjudicado, situación presentada por la falta de control y aplicación de la normativa vigente, afectándose el principio de transparencia de la información y del proceso.
une
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Recomendación
Al Director Nacional Administrativo
2. Vigilará y dispondrá a los servidores de la Unidad de Compras Públicas responsables del manejo y publicación de los procesos de contratación, ingresen en el portal de Compras Públicas toda la información relevante relacionada con cada uno de los procesos de contratación; así como, requiera a los administradores de los contratos las actas de entrega - recepción definitivas de los procesos contractuales cuya ejecución finalizó, a fin de cambiar el estado de adjudicado a finalizado y garantizar el principio de transparencia de la información y del proceso.
Falta de documentación que justifique el cálculo del presupuesto referencial
El equipo de control, con oficio 016-HSG-CNE-2015 de 13 xx xxxxx de 2015, solicitó al Coordinador General de Comunicación y Atención ai Ciudadano, indique el procedimiento utilizado para establecer el presupuesto referencial de varios procesos de contratación por difusión, información y publicidad, efectuados por la entidad, quien mediante oficio CNE-CGCAC-2015-0004-OF de 17 xx xxxxx de 2015, indicó que sus funciones iniciaron a partir de 10 de febrero de 2015, y que al revisar el archivo que reposa en la Coordinación, no existe lo solicitado, por lo que, el presupuesto referencial de los contratos sujetos a análisis no fue demostrado con los informes emitidos por el servidor designado para el efecto, documentación necesaria para verificar el comportamiento real de ¡os precios en el mercado y si el precio adjudicado fue el más adecuado a los intereses institucionales; lo expresado se presentó en los siguientes procesos:
CUR RUC Objeto de contratación Empresa Adjudicada Monto de
Contrato
5284 | 1792139430001 |
210802 | 1792139430001 |
5800 | 0990355908001 |
Campaña publicitaria de promoción y difusión para la consulta popular en la concordia a realizarse el 0 xx xxxxxxx xx 0000
Xxxxxxx xx xxxxxxxx para informar las circunscripciones territoriales
Campaña de difusión para actualización o cambio de domicilio eiectoral
TOKTE FACTORY TOKTEFAC CIA. LTDA
TOKTE FACTORY TOKTEFAC CIA. LTDA
MAYOPUBLICIDAD ECUADOR S.A
67 435,00
398 000,00
815 502,27
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoria de Administración Central
j
CUR RUC Objeto de contratación Empresa Adjudicada Monto de
Contrato
12721 1791854292001
Contratación de una campaña de difusión de ¡a imagen y posicionamiento dei Consejo Nacional Electoral
Contratación de una agencia de 7052 1792009650001 publicidad para ejecutar la campana de
difusión VOTO EN EL EXTERIOR
Contratación de una agenda xx
XXXXX COMUNICACIÓN INTEGRAL CÍA. LTDA
GETTING SAVE MANAGEMENT CIA. LTDA.
CIA. XXXXXX
862 915,57
1 026 044,25
13484 0991176713001
19516 1792009650001
publicidad para difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013
Contratación de una agencia de publicidad que se encargue de desarrollar estrategias de comunicación, difusión y promoción dei registro electoral en el exterior
Trabajos de impresión y distribución de
PUBLICIDAD S.A. MARPUBLICIDAD
GETTING SAVE MANAGEMENT CÍA. LTDA.
2 364 840,07
233 800,00
0991176713001
12246 0990067279001
material gráfico de promoción del registro electoral y cambio de domicilio en el exterior
Contratación de una empresa que implernente y ejecute una campaña publicitaria para la difusión a nivel
XXXXXX 240 000,00
MC XXXX XXXXXXXX
00000 1792040183001
nacional sobre las diferentes modalidades de actualización para cambio de domicilio electoral con miras a las elecciones seccionales previstas para
Producción de 34 noticieros de televisión a transmitirse los fines de semana de cada mes por el lapso de ocho meses con
ECUADOR PUBLICIDAD S.A.
MARKETING Y
312 483,52
el fin de difundir las actividades que realizará el consejo nacional electoral en el marco de las elecciones seccionales prevista 2013
Contratación del servicio de monitoreo de la potencial propaganda electoral durante el proceso electoral 2013 en las ciudades
PUBLICIDAD S.A. 322 800,00
INFORMACIÓN DE
2129 0992303093001
13392 1791141490001
de Quito y Guayaquil; y, asesoramiento al consejo nacional electoral a fin de que implernente una estructura propia de monitoreo en 22 delegaciones provinciales electorales
Contratación de una agencia de publicidad para ejecutar la campaña de comunicación destinada a incentivar la participación de adultos mayores, adolescentes y personas con discapacidad en el proceso de elecciones 2013
MEDIOS S.A. INFOMEDIA
MERPUBLI MERCANTIL PUBLICITARIA CÍA. LTDA.
460 000,00
)
500 000,00
La Coordinadora de Comunicación y Atención al Ciudadano al no requerir el informe que contiene la determinación del presupuesto referencial, inobservó lo previsto en el artículo 6, numera! 27, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y la Norma de Control Interno 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”, lo que limitó establecer si el precio adjudicado fue razonable buscando precautelar los intereses de la institución, consecuentemente incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letras a) y c), de la Ley Orgánica de la Contraloria
General del Estado.
^ onc*.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoria de Administración Central
Con oficios 37 y 113-HSG-CNE-2015 de 11 y 14 xx xxxx de 2015, se comunicaron los resultados provisionales al Coordinador General Administrativo Financiero actual y Coordinadora Genera! de Comunicación y Atención a! Ciudadano, cuyo período de gestión fue de! 0 xx xxxxxxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx xx 0000.
El Coordinador General Administrativo y Financiero, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada e! 25 xx xxxx de 2015, mediante memorando CNE-CGAF-2015-0955- M de 1 xx xxxxx de 2015, manifestó:
"... Cabe explicar que el procedimiento de régimen especial se lo utiliza en bienes y servicios no normalizados, lo que implica que para establecer un presupuesto referencial se determina considerando las mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos técnicos, financieros y legales....- La resolución 166-P-JDPC-CNE-2013 de 4 de julio de 2013, fue actualizada por parte de la nueva administración mediante resolución 005-P- JPPB-CNE-2015 de 25 de febrero de 2015, que en su disposición general segunda establece directrices para la generación de necesidad, elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas, cotizaciones y presupuesto referencial, observando de manera clara que para determinar el presupuesto referencial se realiza el estudio xx xxxxxxx, por lo menos con tres proveedores que deban presentar proformas a ser analizadas por la unidad requirente.
Lo expuesto por el servidor ratifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto para determinar el presupuesto referencial, se debió realizar un estudio xx xxxxxxx, a fin de establecer un precio razonable que precautele los intereses de la institución, a! respecto no se presentó los documentos que evidencien que se realizó un estudio xx xxxxxxx.
Conclusión
No se presentaron los informes en los que se evidencie que en los procesos de contratación efectuados, el precio referencia! fue determinado a base de una metodología definida y de estudio xx xxxxxxx, lo que limitó establecer si el precio adjudicado fue razonable buscando precautelar los intereses de la institución.
Recomendación Al Presidente
3. Dispondrá al Coordinador Genera! de Comunicación y Atención a! Ciudadano para que en coordinación con el Director Nacional Financiero, establezcan la metodología para
determinar el presupuesto referencial, que será presentado para su conocimiento y
Jr&ee.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
aprobación, del cual se dejará constancia én un informe y será archivada en el expediente respectivo para su control posterior.
Procesos de contratación sin contar con estudios completos
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, cuya gestión fue de 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2Ó13, solicitó al Presidente del Consejo Nacional Electoral, autorice el inicio de procesos contractuales por Régimen Especial, para la difusión, información y publicidad, sin que éstos al inicio cuenten con los estudios previos completos y actualizados, que contengan la necesidad, los objetivos de la contratación, condiciones, especificaciones técnicas y/o términos de referencia, cantidades y presupuesto referencial, la aprobación de las instancias previas correspondientes; en los expedientes únicamente se establecieron los términos de referencia, lo expuesto se determinó en los siguientes procesos;
CODIGO | OBJETÓ DEL CONTRATÓ | VALOR |
RE-CNE-029-2012 | Ejecución de una campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE | 873 000,00 |
RÉ-CNÉ 032 2013 | Implementación y ejecución de una campaña publicitaria para la difusión a nivel nacional sobre las diferentes modalidades de | 312.483,52 |
actualización para el cambio de domicilio electora! | ||
RE-CNE-001-2013 | Contratación de! servicio de monitoreo de la Potencial propaganda electora! durante ej proceso electora! 2013 en xxx | 000 000,00 |
xxxxxxxx xx Xxxxx x Xxxxxxxxx; y, asesoramiento al CNE a fin | ||
de que implernente una estructura propia de monitoreo en 22 | ||
delegaciones provinciales electorales | ||
RE-CNE-023-2012 | Contratación de la campaña de difusión para informar las | 398 000,00 |
circunscripciones territoriales para el proceso electoral 2013. |
Situación presentada por la falta de gestión para su elaboración, lo que originó que no se garantice una correcta ejecución de las contrataciones de prestación de servicios para la difusión, información y publicidad, la ex Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, inobservó lo previsto en los artículos: 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 69 de su Reglamento General y 1 de la Resolución INCOP 54-2011 de 12 de noviembre de 2011, consecuentemente, incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
El equipo de control, mediante oficios 00-00-00-00-00 HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a la ex Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano y Técnicos Electorales.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
El Técnico Electoral, con oficio CNE-DNCE-2015-0010-of de 21 xx xxxx de 2015, señaló que en los términos de referencia se establecieron los productos que se requerían para la ejecución de la campaña, más no se adjuntan los estudios técnicos económicos justificando la necesidad, ya que la institución al momento de la contratación no contaba con el equipo técnico y humano para su elaboración pues era indispensable cumplir con los tiempos establecidos en el cronograma electoral.
La Técnico Electoral 2, en comunicación de 21 xx xxxx de 2015 manifestó que en base a las facturas proformas elaboró el cuadro comparativo priorizando la más conveniente para los intereses institucionales.
Lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado, por cuanto no presentaron los estudios previos completos, conteniendo la necesidad, los objetivos de la contratación, especificaciones técnicas y/o términos de referencia, cantidades y presupuesto referencial
El Coordinador Genera! Administrativo Financiero, posteriora la lectura del borrador del informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015, con memorando CNE-CGAF-2015-0955-M de 1 xx xxxxx de 2015, presentó documentos relacionados con el plan operativo Elecciones Seccionales 2014 y una acta Resolutiva 025-PLE-CNE de 15 xx xxxx de 2013, donde se resolvió aprobar el Plan Operativo para las elecciones seccionales 2014 y una resolución CNE-2-28-5-2013 de 13 xx xxxx de 2013, declarando el período electoral para las Elecciones Seccionales 2014, documentación que no tiene ninguna relación con el comentario, por lo que el mismo se mantiene.
Conclusión
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, cuya gestión fue del 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2013, solicitó autorizaciones de inicio de procesos de contratación por Régimen Especial, sin contar con estudios previos completos y actualizados, que contengan la necesidad, los objetivos de la contratación, condiciones, especificaciones técnicas y/o términos de referencia, cantidades y presupuesto referencial, lo que originó que no se garantice una correcta ejecución de las contrataciones de prestación de servicios.
Consejo Nacional Electoral, CNE
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Dirección de Auditoría de Administración Central
Recomendación
Al Coordinador General de Comunicación y Atención al Ciudadano
Falta de convocatorias a proveedores ¡
El Presidente del Consejo Nacional Electoral, mediante Resoluciones aprobó los pliegos de los procesos de contratación para difusión, información y publicidad, el cronograma e inicio de los procesos de contratación, en los ique, se estableció que en algunos de ellos únicamente se invitó a las empresas que fueron adjudicadas, para que presenten su oferta económica; es decir, no se evidenció que se realizaron invitaciones al menos a tres proveedores, lo que originó que no se valoren otras ofertas económicas a fin de escoger el precio más conveniente para la Institución, lo expuesto se estableció en los siguientes procesos:
CODIGO | OBJETO DEL CONTRATO | VALOR USD |
RE-CNE-029-2012 | Ejecución de una campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE ! | 862 915,57 |
RE-CNE-023-2012 | Contratación de la Campaña de Difusión para informar las | 398 000,00 |
circunscripciones Territoriales para el proceso electoral 2013 | ||
RE-CNE-001-2013 | Contratación del servicio d e . monitoreo de la Potencial | 460 000,00 |
propaganda electoral durante el proceso electoral 2013 | ||
RE CNE-032-2013 | Implementación y ejecución de una campaña publicitaria para | 312 483,52 |
la difusión a nivel nacional sobre las diferentes modalidades de | ||
actualización para el cambio de domicilio electoral con miras a | ||
las elecciones seccionales previstas para el 23 de febrero de | ||
2014 | ||
RE-CNE-043-2013 | Producción de 34 noticieros de televisión a transmitirse los | 322 502,00 |
fines de semana de cada mes por el lapso de 8 meses con el | ||
fin de difundir las actividades que realiza el CNE, en el marco | ||
de las elecciones 2014 |
Por lo que, el Presidente cuya gestión fue de 29 de noviembre de 2011 a! 0 xx xxxxx xx 0000 x xx Xxxxxxxxxxxx Genera! de Comunicación y Atención al Ciudadano que actuó en el periodo de 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2013, inobservaron lo establecido en el artículo 90, numera! 2, de! Reglamento Genera! de la Ley Orgánica del
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Sistema Nacional de Contratación Pública, consecuentemente incumplieron los deberes previstos en el artículo 77, numerales 1, letras a) d) y h) y 2, letra a) y c), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
El equipo de control, mediante oficios 46, 47, 73, 80, 88-HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a los ex Coordinadores Generales de Comunicación y Atención al Ciudadano, y ex Presidente, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015.
El Coordinador General Administrativo Financiero, posterior a la lectura dei borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015, en memorando CNE-CGAF-2015-0955-M de 1 xx xxxxx de 2015, manifestó: .
"... se encuentran sujetos al régimen de contratación directa 1 - los estudios para la formulación de estrategias comunicacionales y de información orientada a generar criterios de comunicación, información, imagen y publicidad comunicacional, comprendiendo estos estudios, sondeos de opinión, determinación de productos comunicacionales. 2 - Los medios y espacios comunicacionales a través de los cuales se procederá a la difusión de la publicidad comunicacional. 3.- Por excepción en casos considerados como urgentes si la unidad responsable de la comunicación, imagen y publicidad institucional considerare que la contratación de los productos o servicios deben efectuarse por contratación directa y así se autorizare por parte de la máxima autoridad de la institución, particular que deberá constar de la respectiva resolución. - Para el propósito señalado, se observará el siguiente procedimiento: 1.- La máxima autoridad contratante o su delegado, emitirá una resolución fundamentada, señalando los motivos que le faculten para acogerse al régimen especial y dispondrá el inicio del procedimiento especial. 2 .- La invitación se efectuará al proveedor seleccionado, de manera directa, con toda la información que se considere pertinente...’’.
Lo expuesto por el servidor no modifica lo comentado, pues únicamente se invitó a la empresa que fue adjudicada, sin evidenciarse que se realizó la invitación al menos a tres proveedores.
Conclusión
Se realizaron procesos de contratación para difusión, información y publicidad, en los que, en algunos de ellos, únicamente se invitó a la empresa que fue adjudicada, para que presente su oferta económica; y, no se evidenció que se realizó la invitación al menos a tres proveedores, lo que originó que no se valoren otras ofertas económicas, a fin de escoger el precio más conveniente para la Institución.
t/tecfoéta .
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Recomendación
Al Presidente
5. Dispondrá al Coordinador General de Comunicación y Atención al Ciudadano, que
para la contratación de servicios de difusión, información y publicidad, a efectuarse por Régimen Especial, elabore la invitación a mínimo tres empresas relacionadas
¡
con el objeto de contratación publicitaria, a fin de que presenten sus ofertas técnicas y económicas, que permita escoger el precio más conveniente para la institución.
i
Conformación de la Comisión Técnica
En los expedientes de los procesos de contratación con códigos: RE-CNE-011-2013, para la contratación de una agencia de publicidad para ejecutar la campaña de comunicación destinada a incentivar la participación de adultos mayores, adolescentes y personas con discapacidad en el proceso de elecciones 2013 y RE-CNE-043-2013, para la producción de 34 noticieros de televisión a transmitirse los fines de semana de cada mes por el lapso de ocho meses, con el fin de difundir las actividades que realizará el Consejo Nacional Electoral en el marco de lás elecciones seccionales previstas, se estableció que el Presidente del CNE mediante Resolución 083-P-JDPC-CNE-2013 de
29 de enero de 2013 y el Coordinador General Administrativo Financiero mediante Resolución 052-CGAF-DJEM-CNE-2013 de 28 xx xxxxxx de 2013, delegado por el Presidente mediante Resolución 065-P-JDPC-CNE-2012 de 13 de septiembre de 2012, designaron a servidores de la institución como Miembros de la Comisión Técnica, en ¡as que se estableció que no fueron integradas adecuadamente, por cuanto en éstas no se contó con un profesional afín al objeto de la contratación, situación presentada por la falta de aplicación de la normativa legal vigente, lo que originó que no se garantice la selección de la oferta en los aspectos técnicos; además, no se establecieron los documentos relacionados con las convocatorias a las sesiones, actas de sesiones efectuadas y los informes presentados por éstas, conteniendo el análisis correspondiente del proceso y la recomendación expresa de adjudicación, pues, se elaboró únicamente un cuadro comparativo de la calificación de las ofertas.
Por io que el Presidente del CNE, la Coordinadora Genera! de Comunicación y Atención al Ciudadano y el Coordinador General administrativo Financiero, cuyo período de
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gestión fue del 29 de noviembre de 2011 y 4 de enero de 2015; 0 xx xxxxxxxxx xx 0000
x 00 xx xxxxx xx 0000; y, 00 xx xxxxx xx 0000 xx 00 xx xxxxx de 2013, respectivamente inobservaron lo previsto en el artículo 18, del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, la Norma de Control interno 400 “Actividades de control'’, consecuentemente incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numerales 1, letra a) y 2, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
El equipo de control, con oficios 46, 48, 57, 73, 80, 88 y 113-HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a la ex Coordinadoras Generales de Comunicación y Atención al Ciudadano, ex Presidente, ex Coordinador General Administrativo Financiero y miembros de la Comisión Técnica, para que presenten sus puntos de vista documentadamente.
La Asistente Electoral 2, mediante oficio CNE-DNCI-2015-0005-of de 20 xx xxxx de 2015, en respuesta a la comunicación de resultados provisionales, indicó:
"... antes de mi participación en cualquiera de los aspectos inherentes a la contratación jam ás fui consultada y las designaciones fueron directamente, porto que mi participación ha sido estrictamente apegada a las disposiciones emitidas por parte de la máxima autoridad del Consejo Nacional Electoral; así como de mis superiores, quienes a pesar de desconocer que mi carrera (Tecnóloga en Asistencia Administrativa), no es a fin (sic) al tema comunicacional me han designado para formar parte de comisiones técnicas o para la firma de documentos relacionados con contratos como es el caso de MERCANTIL PUBLICITARIA CIA...".
Lo expuesto por la servidora ratifica lo comentado por el equipo de control, ya que las comisiones técnicas fueron conformadas sin considerar e! perfil profesional de los servidores designados para el objeto de la contratación.
Conclusión
En los procesos signados con los códigos RE-CNE-011-2013 y RE-CNE-043-2013, las Comisiones Técnicas no fueron conformadas con un profesional afín al objeto de la contratación, lo que originó que no se garantice la selección de la oferta en los aspectos técnicos; además, no se establecieron los documentos relacionados con ¡as convocatorias a las sesiones, actas de sesiones efectuadas y los informes presentados por éstas, que contengan el análisis correspondiente del proceso y la recomendación
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expresa de adjudicación, se elaboró únicamente un cuadro comparativo de la calificación de las ofertas.
Recomendación
Al Presidente
6. Conformará las diferentes Comisiones Técnicas, con un profesional afín al objeto de la contratación; para1 garantizar la calificación y selección de la oferta en los aspectos técnicos específico; las mismas que deberán emitir un informe que contenga el análisis correspondiente del proceso y la recomendación expresa de adjudicación, a base del cual emitirá la Resolución de Adjudicación.
Cambios en los términos de referencia sin contar previamente con la autorización del Presidente
En varios de los expedientes que contienen documentación relacionada con los procesos de contratación, objeto de análisis^ se estableció que los términos de referencia que forman parte del contrato, fueron elaborados por la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, quien a su vez fue designada administradora del contrato, éstos fueron sujetos de ajustes; así tenemos que mediante memorando 864-XCM-CCSS-CNE-2012 de 15 de noviembre de 2015, remitió ai Coordinador General Administrativo Financiero, los términos de referencia para efectuar el proceso de contratación de la campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE, documento en el que la justificación de la necesidad se realizó de manera general; el mismo que según el acta de entrega recepción definitiva suscrita el 25 xx xxxxx de 2015, fue objeto de ciertos cambios solicitados al contratista, por la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, mediante comunicación de 11 de diciembre de 2012, en el que expresó: .
"... Con oficio s/n del 11 de Diciembre de 2012, se adjunta el: History board Spot TV de 35" referencia Rewing” y el History board Spot TV de 35" referencia “Rewing” y el History board Spot TV de 35 ” referencia “Tarde, los cuales cuentan con el aprobado de la Lie - El 12 de diciembre de 2012 se recibe el nuevo plan de medios presentado por la compañía..., en donde constan los cambios requeridos por la Leda...., en calidad de Administradora del Contrato, documento que cuenta con su sumilla de aprobación.- De acuerdo al oficio s/n del 12 de Diciembre de 2012, la
etffitfovt.
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Compañía... adjunta para la aprobación final la Impresión de 4 artes para vallas por prensa, documento que contiene la Aprobación por la Leda....- Con fecha 12 de diciembre de 2012, con el fin de que la Compañía .... Remiten los Spots y Cuñas elaboradas, con el fin de proceder a la Pauta en Televisión y Radio de la Campaña de Difusión 'de la Imagen y Posicionamiento del Consejo Nacional Electoral, documento emitido porSatre... que cuenta con el aprobado de la Leda - Mediante oficio... del 18 de Diciembre de 2012, remite la Compañía SATRE...Ia impresión de las 18 artes para prensa, documento que cuenta con el aprobado de la Leda... “
Cambios solicitados por la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, que no contaron previamente con la autorización del Presidente de! CNE, situación presentada debido a que a! inicio de los procesos no se elaboraron los estudios completos que contengan todas las especificaciones técnicas y actividades a efectuarse, lo expuesto se estableció en los siguientes procesos:
CODIGO j OBJETO DEL CONTRATO VALOR
RE-CNE-029-2012 ] Ejecución de una campaña de difusión de fa imagen y
| posicionamiento del CNE
SI-CNE-020-2013 | Ejecución de ia campaña de difusión para actualización o j cambio de domicilio electoral
RE-CNE-023-2012 j Campaña de difusión para informar las circunscripciones I territoriales
862 915,57
815.502,27
398.000,00
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, inobservó lo previsto en los artículos: 23, de la Ley del Sistema de Contratación Pública y 69 de su Reglamento General, la Norma de Contro! Interno 100-02 "Objetivos de control interno”, 400 “Actividades de control” y 401-01 “Separación de funciones y rotación de labores” consecuentemente, incumplió los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numera! 2, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
El equipo de control, mediante oficios 053 y 072-HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a la Coordinadora General de Comunicación y Atención a! Ciudadano, cuya gestión fue del 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2013, sin obtener respuesta hasta !a lectura de! borrador del informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015.
Conclusión
Términos de referencia que forman parte de los contratos de difusión, información y publicidad, fueron elaborados por la Coordinadora General de Comunicación y Atención
al Ciudadano, que a su vez fue designada administradora de los contratos, fueron objeto
^ vtiníe
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de ajustes, solicitados por la servidora en mención, sin contar previamente con la autorización del Presidente CNE, situación presentada por cuanto al inicio de los procesos no se elaboraron los estudios completos y actualizados, que contengan todas las especificaciones técnicas y actividades a efectuarse.
Recomendación
Al Presidente
7. Dispondrá al Coordinador de Comunicación y Atención al Ciudadano, que de ser necesario en el proceso de ejecución de la contratación de difusión, información y publicidad, efectuar ajustes a los términos de referencia, que forman parte del contrato, estos los presentará mediante informe para su autorización; así como, designará como administrador del contrato a un servidor independiente de la elaboración de los términos de referencia, a fin de mantener una independencia de funciones. .
No se suscribió oportunamente el acta de entrega recepción definitiva del servicio
En el Consejo Nacional Electoral se llevaron a cabo procesos de contratación por servicios de difusión, información y publicidad, en varios de éstos no se suscribieron oportunamente las actas de entrega - recepción definitiva, a pesar de que el contratista lo requirió una vez cumplido el servicio y objeto del contrato, presentándose demoras en la suscripción de la misma, en tiempos que oscilan entre 150 y 200 días, luego de la fecha de solicitud; así tenemos que el Presidente del CNE y la Gerente General de la compañía Satré Comunicación Integral Cía. Ltda., suscribieron el contrato el 13 de diciembre de 2012, para la difusión de la imagen y posicionamiento del Consejo Nacional Electoral, con un plazo de 23 días, debiendo por tanto culminar el servicio el 3 de enero de 2013.
La Gerente General xx Xxxxx Comunicación Integral Cía. Ltda., mediante informe sin fecha, recibido el 3 de enero de 2013, comunicó que cumplió con las expectativas planteados por el CNE, sin que la administradora del contrato posterior a la recepción de este informe, haya realizado las gestiones para efectuar el acta de entrega - recepción, quien dejó de prestar sus servicios el 19 xx xxxxx de 2013, razón por la cual,
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la Gerente General de la empresa Satré, mediante comunicación de 0 xx xxxx xx 0000, xx Xxxxxxxxxx del CNE, expresó:
"... solicitó a usted, muy comedidamente, se sirva agilitar (sic) el nombramiento del Administrador del Contrato, ya que la Empresa... cumplió a cabalidad con la ejecución del contrato, el mismo que debía ser cancelado en los primeros días del mes de Enero de 2013 - Hemos esperado pacientemente 5 meses y en la Dirección de Comunicación del Consejo Nacional Electoral nos indican que el informe está listo pero no hay Administrador del contrato que firme este documento, y que esta designación lo hace solamente usted...".
El Presidente del CNE, mediante memorando 0455-PRS-CNE-2013 de 10 xx xxxx de 2013, designó a la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, encargada, como nueva administradora de los contratos; quien con memorando CNE- CGCAC-2013- 0122-M de 14 xx xxxxx de 2013, presentó al Presidente, el informe final del contrato suscrito con la representante legal de la compañía Satré Comunicación Integral Cía. Ltda., a fin de que se delegue a un servidor técnico que no intervino en el proceso, para la suscripción del acta entrega-recepción definitiva; al respecto, el Presidente del CNE, subrogante, mediante memorando CNE-PRE- 2013- 0586-M de 20 xx xxxxx de 2013, delegó a una especialista electoral, la misma que juntamente con la nueva administradora y el Gerente General xx Xxxxx, suscribieron el 25 xx xxxxx de 2013, el acta de entrega recepción definitiva, luego de haber transcurrido 196 días desde la fecha de culminación del plazo contractual, de igual forma se presentó en los siguientes contratos: .
Código Objeto
Valor USD
Fecha de solicitud de recepción
Fecha de suscripción del acta de entrega recepción
Días de demora en la suscripción del acta
RE-CNE- 029-2012
RE-CNE- 032-2013
RE-CNE- 011-2013
SIE-CNE- 020-2013
Ejecución de una campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE, Implementación y ejecución de una campaña publicitaria para la difusión a nivel nacional sobre las diferentes modalidades de actualización para el cambio de domicilio electoral.
Campaña publicitaria a incentivar la participación de adultos mayores, adolescentes y personas con discapacidades en el proceso de elecciones 2013. Ejecución de la campana de difusión para actualización o cambio de domicilio electoral.
873 000,00 13-12-2012 25-06-2013 196
312 483,52 25-07-2013 22-01-2014 114
551 284,83 2-02-2013 3-06-2013 106
322 800,00 30 10-2012 29-08-2013 231
La situación expuesta se presentó debido al cambio de administradora del contrato, falta
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de oportunidad en su designación, de presentación de un informe que contenga las actividades efectuadas y el estado del proceso contractual; así como, de entrega - recepción de documentos al nuevo administrador por parte de la administradora del contrato saliente, lo que ocasionó que los contratos no sean liquidados oportunamente, por lo que, los Coordinadores Generales de Comunicación y Atención al Ciudadano, inobservaron lo previsto en los artículos: 80, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 121 de su Reglamento General, consecuentemente, incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numerales 1, letra a) y 2, letra a), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 47, 53, 72, 79-HSG-CNE-2015 de 00 xx xxxx xx 0000, xxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx a los ex Coordinadores Generales de Comunicación y Atención al Ciudadano y a la Directora Nacional de Comunicación Electoral, sin recibir respuesta hasta la conferencia final de resultados del borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015.
Conclusión
El Consejo Nacional Electoral realizó procesos de contratación para la difusión, información y publicidad, en algunos de ellos no se suscribieron oportunamente las actas de entrega recepción definitivas, pese a que los contratista entregaron el servicio y solicitaron oportunamente la recepción del mismo, situación presentada por la falta de designación oportuna de los nuevos administradores del contrato y de los técnicos para la emisión del informe respectivo, que contenga las actividades efectuadas y el estado del proceso contractual; así como, de entrega - recepción de documentos al nuevo administrador por parte del administrador del contrato saliente, lo que ocasionó que los contratos no sean liquidados oportunamente.
Recomendaciones
Al Coordinador General de Comunicación y Atención al Ciudadano
8. Una vez que se haya recibido el servicio de conformidad a lo establecido en los pliegos, contrato y el contratista solicite la recepción definitiva, designará un servidor
técnico que no haya intervenido en el proceso, para que emita el informe respectivo,
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con el cual suscribirá oportunamente el acta de entrega - recepción definitiva para validar el servicio prestado por ¡os proveedores y recibido a satisfacción.
9. De presentarse cambio de administrador del contrato, comunicará inmediatamente al Presidente, a fin de que designe al nuevo administrador; así como, solicitará al administrador saliente, presente un informe que contenga las actividades efectuadas y el estado de ejecución del contrato; y, realice mediante acta la entrega
- recepción de todos los documentos relacionados con la ejecución del mismo, lo que permitirá identificar oportunamente ¡os documentos y facilitar el control posterior.
Ausencia de monitoreo de servicios de publicidad contratados
En el Consejo Nacional Electora! se llevaron a cabo procesos de contratación para servicios como: transmisión de spots publicitarios para campaña electora!, campaña publicitaria de promoción y difusión para la consulta popularen La Concordia, campaña de difusión para actualización o cambio de domicilio electoral, campaña de difusión para informar las circunscripciones territoriales, campaña de publicidad denominada voto por mi país, campaña de incentivo al voto, campaña de difusión de la imagen y posicionamiento del CNE, campaña de difusión voto en el exterior, campaña de comunicación destinada a incentivar la participación de adultos mayores, transmisión de cuñas publicitarias para campaña electora! de! 17 de febrero de 2013, spots publicitarios en el procesos electoral del 17 de febrero de 2013, producción de 34 noticieros de televisión a transmitirse los fines de semana de cada mes, por el lapso de ocho meses, con el fin de difundir las actividades que realizará el CNE en el marco de las elecciones seccionales previstas, procesos en los cuales no se establecieron los documentos que evidencien que se realizaron monitoreos periódicos a la ejecución de los servicios contratados.
La situación se presentó debido a la falta de supervisión por parte de los Coordinadores Generales de Comunicación y Atención a! Cliente, lo que limitó se evidencie oportunamente el cabal cumplimiento de todas y cada una de ¡as obligaciones derivadas del contrato, por lo que, inobservaron lo que establecen las Normas de Control Interno 100-01 “Control interno” y 401-03 “Supervisión”, consecuentemente incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el articulo 77, numeral 2, letras a) y c), de la Ley
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Orgánica de la Contraioría Genera! del Estado. ¡
Conclusión
Contratos suscritos por servicios de difusión, información y publicidad, no fueron en su ejecución objeto de un monitoreo periódico, debido a la falta de supervisión por parte de los Coordinadores Generales de Comunicación y Atención al Cliente, lo que limitó se evidencie oportunamente el cabal cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
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Recomendación
Al Presidente del Consejo Nacional Electoral
10. Dispondrá al Coordinador Genera! de Comunicación y Atención ai Ciudadano coordine con e! Coordinador Genera! de Asesoría Jurídica, para que en los proyectos de contrato por servicios de difusión, información y publicidad, en la cláusula relacionada con el administrador, se especifique que realice el monitoreo periódico en la ejecución del contrato y emita el informe correspondiente, para la aprobación del Coordinador Genera! de Comunicación y Atención al Ciudadano, lo que permitirá conocer y controlar oportunamente el cabal cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.
Se recibieron servicios de difusión y publicidad sin suscribir un contrato
i
La empresa PGV Publicidad Cía. Ltda., prestó los servicios para la ejecución de la
campaña de publicidad denominada “Voto por mi País”, sin que para ello se haya efectuado un proceso de contratación, calificación, adjudicación y suscrito un contrato que contenga las obligaciones de las partes, empresa que con comunicación de 3 xx xxxxxx de 2012, presentó a la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, su propuesta económica y técnica de la campaña para difusión “Voto por mi país” por 528 740,23 USD sin IVA. En el expediente no se estableció la invitación escrita para esta empresa.
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, cuya gestión fue
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de 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2013, con memorando 582-XCM-CC.SS- CNE-2012 de 6 xx xxxxxx de 2012, dirigida a! Presidente de! Consejo Nacional Electoral, expresó:
"... Mediante Resolución N.- 051-P-JDPC-CNE-2012 de Declaratoria de Emergencia de fecha 30 de ju lio de 2012, en la cual se declara emergente el reprocesamiento manual de los formularios de adhesión presentados por las organizaciones políticas, mismas que tendrá vigencia hasta que el Consejo Nacional Electoral mediante Resolución notifique a cada Organización Política con la validez o no de su inscripción.- En el Art. 3 de la Resolución N.- 051-JDPC-CNE-2012 de fecha 30 de ju lio de 2012, se dispone enmarcar dentro de la Declaratoria de Emergencia, todas las contrataciones y peticiones de bienes y servicios que se generen y deban llevarse a cabo para la ejecución del proceso de validación y verificación de firmas presentadas por las Organizaciones Políticas.- REQUERIMIENTO: Con el objeto de transmitir a ciudadanas y ciudadanos el fortalecimiento después del desgaste que ha sufrido el CNE, se requiere realizar una campaña de comunicación que contribuya al mejoramiento de la imagen del CNE, generando confianza en el Proceso Electoral 2013, con lo expuesto señor presidente, solicito a usted autorice la ejecución de la campaña de transparencia para mejorar la imagen del Consejo Nacional Electoral “Voto por mi País”... 4. PLAZO a) Se requiere que la ejecución de la campaña se realice desde el 8 xx xxxxxx hasta el 5 de septiembre....- 6. PRESUPUESTO REFERENCIAL.- El presupuesto referencial para la producción de la campaña integral de comunicación es de USD $ 550.000,00 + IVA....- 7. OFERENTE SUGERIDO.- El oferente sugerido para el efecto es PGV PUBLICIDAD CIA LTDA, mismo que se ha elegido en razón de su trabajo, creatividad y manejo de campañas publicitarias a nivel nacional y por convenir a los intereses institucionales...
El Presidente, mediante sumilla de 6 xx xxxxxx de 2012 inserta en este memorando, autorizó la contratación con la empresa PGV PUBLICIDAD CIA LTDA., para la ejecución de la campaña de transparencia para mejorar la imagen del Consejo Nacional Electoral.
Cabe indicar, que la Resolución 051-P-JDPC-CNE-2012 de Declaratoria de Emergencia de 30 de julio de 2012, emitida por el Presidente del CNE, fue emitida expresamente para la verificación de firmas de las fichas de afiliación y formularios de adhesión y verificación de fichas de afiliación presentadas por los Partidos, Movimientos Políticos y Registro de Directivas, en razón de la inmediatez de la entrega de los resultados de verificación de firmas; sin embargo, con autorización del Presidente, se contrató directamente a la empresa PGV Publicidad Cía. Ltda. para la realización de una campaña para difusión "Voto por mi país”, misma que no se encontraba enmarcada en la situación emergente contemplada en esta Resolución de emergencia, por tanto debió sujetarse a un proceso de contratación.
La Gerente General de PGV Publicidad, mediante comunicación de 27 de septiembre
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de 2012, presentó a la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, copias del presupuesto, plan de medios aprobado por el CNE, factura, certificado y cd's de cada medio de comunicación emitido con el mensaje de! CNE, correspondiente a la pauta de la campaña “Voto por mi país” que salió al aire del 8 xx xxxxxx al 5 de septiembre de 2012, y solicitó se proceda a la elaboración del acta entrega - recepción, la misma que suscribieron el 27 de septiembre de 2012.
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, una vez suscrita el acta de entrega recepción, con memorando 788-XCM-CC.SS-CNE-2012 de 18 de octubre de 2012, presentó al Coordinador Administrativo Financiero, encargado, el informe de recepción a entera satisfacción de la campaña “Voto por mi País”, señalando un costo de 528 740,23 USD más 63 448,83 USD de IVA, con un total de 592 189,06 USD.
El Coordinador Genera! Administrativo Financiero, al no disponer de un contrato suscrito, con memorando 1036-CGAF-CNE-2012 de 19 de octubre de 2012, remitió al Coordinador General de Asesoría Jurídica, encargado, la documentación relacionada con el servicio xx xxxxxxx "voto por mi país”, a fin de que emita el informe de viabilidad y procedencia para la suscripción de! convenio de pago a favor de la empresa PGV Publicidad.
El Coordinador General de Asesoría Xxxxxxxx, encargado, mediante memorando 1011-CGAJ-CNE-2012 de 0 xx xxxxxxxxx xx 0000, xxxxxxxx xx Xxxxxxxxxxx General Administrativo Financiero, señaló:
.. debemos mencionar que los Convenios de Pago permiten solventar el pago de aquellas contrataciones que no se realizaron a través de los procedimientos precontractuales determinados por la Ley; sin embargo no pueden considerarse como una práctica regular dentro de la entidad, si bien es cierto ayudan a honrar las obligaciones adquiridas, pero no se puede eludir los procedimientos y normas establecidas por la Ley...” sin embargo llega a la conclusión "... la Coordinación General de asesoría Jurídica es del críterío que salvaguardando el derecho que tienen todas las personas jurídicas de ser redistribuidas por su trabajo más aún si fue realizado con buena fe; y, considerando que este servicio se encuentra ejecutado en su totalidad, es procedente la elaboración de un Convenio de Pago, previo cumplimientos exigidos...”
El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando 1183-CGAF-CNE- 2012 de 6 de noviembre de 2012, remitió al Coordinador General de Asesoría Jurídica
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la documentación correspondiente, a fin de que elabore el convenio de pago en favor de la empresa PGV Publicidad, por concepto de ¡a campaña “voto por mi país”, que fue ejecutada por petición de la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, quien elaboró, administró, emitió el informe y recibió ¡os productos a entera satisfacción; es decir, no se conformó una comisión en ¡a que participe un servidor técnico, para la emisión del informe y recepción de los productos.
El Coordinador General de Asesoría Jurídica, con memorando 1122-CGAJ-CNE-2012 de 20 de noviembre de 2012, presentó al Coordinador General Administrativo Financiero, 3 ejemplares de “Convenio de Pago”, que fueron suscritos por el Presidente del CNE y la Gerente General de la empresa PGV Publicidad, quien sustentada en este documento, mediante memorando 1420-CGAF-CNE-2012 de 20 de noviembre de 2012, remitió la factura 000-000-0000000 por 528 740,23 USD y solicitó al Director Nacional Financiero realice el pago, el mismo que se efectuó con CUR 11668 de 27 de noviembre de 2012.
El equipo de control, con oficio circular 02-HSG-CNE-2012 de 30 xx xxxxx de 2015, solicitó a la ex Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano informe los hechos concretos, probados y objetivos de la situación de emergencia, en los que sustento la ejecución de! proceso de difusión de la campaña “Voto por mi País, sin recibir respuesta hasta la conferencia final de resultados dei borrador de informe, efectuada el 25 xx xxxx de 2015.
El Presidente de! CNE y la Coordinadora Genera! de Comunicación y Atención a! Ciudadano, al haber autorizado y ejecutado, respectivamente, la campaña de publicidad “Voto por mi País”, sin que ésta haya sido enmarcada dentro de! alcance del Decreto de Emergencia, por cuanto éste se emitió para el procesamiento manual de los formularios de adhesión y fichas de afiliación por las Organizaciones Políticas; y, no haber efectuado un proceso de contratación, calificación, adjudicación y suscrito un contrato que contenga las obligaciones de las partes, inobservaron el artículo 69 de la Ley Orgánica de! Sistema Nacional de Contratación Pública, lo que originó que no se cuente con este instrumento legal que permitan verificar el cumplimiento de la campaña realizada, se desconozca si fue la mejor opción económica para los intereses institucionales y que el desembolso se realice en función de un convenio de pago suscrito con posterioridad a la prestación del servicio, consecuentemente incumplieron los deberes y obligaciones
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previstos en el artículo 77, numerales 1, letras aj, d) y h), 2, letras a) y c) y 3, letras a),
g) y j), de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
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Conclusiones
El Presidente del CNE, por solicitud de la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, autorizó la contratación directa con la empresa PGV PUBLICIDAD por un monto de 592 189,06 USD para ejecutar la campaña de transparencia para mejorar la imagen del Consejo Nacional Electoral “Voto por mi País”, sustentado en el artículo 3, de la Resolución de la Declaratoria de Emergencia del reprocesamiento manual de los formularios de adhesión presentados por las organizaciones políticas, en el que se enmarca que estará dentro de ésta, contrataciones de bienes y servicios para la ejecución del proceso de validación y
verificación de firmas; campaña que no se encontraba encuadrada en tal situación
I
emergente, debiendo por tanto sujetarse a un proceso de contratación establecido en la
Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública.
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La empresa PGV Publicidad Cía. Ltda., prestó los servicios para la ejecución de la campaña de publicidad “Voto por mi País”, sin que previamente haya suscrito un contrato que contenga las obligaciones de las partes, servicio que fue requerido, administrado, informado y recibido a entera satisfacción, por la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, lo que dio lugar que para viabilizar el pago del servicio recibido se suscriba un convenio dé pago.
Recomendación
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Al Presidente
I •
11. Autorizará procesos de contratación para difusión, información y publicidad, una vez que cuente con los estudios completos y definitivos, y se defina el procesos a aplicarse expresados en la Ley Orgánicai del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General, a fin de precautelar los recursos institucionales y evitar la suscripción de convenios de pago para cumplir con la obligación de los servicios recibidos. '
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Suscripción de contrato complementario sin que se presente ningún imprevisto en la ejecución del contrato original
El Presidente del Consejo Nacional Electoral, con Resolución 121-P-JDPC-2012 de 15 de noviembre de 2012, resolvió iniciar el proceso de Régimen Especial por Selección, signado con el código RE-CNE-027-2012, para la contratación de una Agencia de Publicidad para difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, aprobar los pliegos; y, el cronograma del proceso precontractual en mención, designar a la Comisión Técnica que se encargará del proceso e invitar a varias empresas.
Realizándose la convocatoria el 23 de noviembre del 2012, a través de! portal de compras públicas, presentando sus ofertas técnicas y económicas las empresas: Verítas Comunicacionales, Me Xxxx Xxxxxxxx Ecuador Publicidad S.A., No rlop Xxxxxxxx Asociados S.A. y Xxxxxx Publicidad S.A., que fueron evaluadas y calificadas por la Comisión Técnica, acción de la cual dejaron constancia en Acta de sesión de 29 de noviembre de 2012, en la que establecieron los siguientes puntajes: Veritas Comunicacionales C.A., 20; McCANN XXXXXXX ECUADOR PUBLICIDAD S.A., 68,33; XXXXXX XXXXXXX ASOCIADOS S.A., 30 y XXXXXX PUBLICIDADS.A., 96,66; sin
embargo, en el expediente de esta contratación no se localizaron las ofertas presentadas por las compañías VERITAS COMUNICACIONALES C.A., XXXXXX XXXXXXXX ASOCIADOS S.A., XXXXXX XXXXXXXX ECUADOR PUBLICIDAD S.A.,
lo que limitó su análisis, únicamente se evidenció los recibos de las ofertas técnicas por parte de la Secretaria de la Comisión Técnica, de las empresa señaladas.
La Comisión Técnica mediante memorando 001-CT-RE-027-2012 de 3 de diciembre de 2012, remitió al Presidente del CNE, los resultados de! proceso y expresó que la compañía Xxxxxx Publicidad S.A., dio cumplimiento a las condiciones generales, específicas y requisitos mínimos establecidos en los pliegos de la contratación y recomendó se realice la respectiva adjudicación; quien mediante Resolución 141 -P- JDPC-CNE-2012 de 5 de diciembre de 2012, adjudicó a la compañía Xxxxxx Publicidad S.A., el proceso de “ Contratación de una Agencia de Publicidad para difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013", suscribiendo el contrato el 10 de diciembre de 2012, por un monto de 2 364 840,07 USD, sin incluir el IVA, con un plazo de 90 días, debiendo entregarse el producto, el 10 xx xxxxx de 2013. Se
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designó como administradora del contrato a la Coordinadora General de Comunicación Social y Atención al Ciudadano.
Según el presupuesto referencial contenido en los pliegos, se programó realizar ítems requeridos como: Producción y realización de Tv incluyendo: 5 spots de TV de aproximadamente 40 segundos, 6 cadenas nacionales de 8 minutos, 5 pastillas de TV de 20 segundos; realización de 10 cuñas de radio de 35 segundos de duración, cuyos mensajes respondan a la realidad de cada región de! país, para lo cual se requería 6 versiones en español, 2 versiones en quichua y 2 versiones en shuar; producción emisión, volanteo y distribución de artes finales para medios Impresos y productos de publicidad con formato para web y derechos de autor CNE; creación, diseño y elaboración de artes finales para medios impresos de por lo menos media página full color, internet y usos de web y publicidad, cada uno con su desglose.
Al respecto, la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano,
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Administradora de! contrato, mediante comunicación de 6 de diciembre de 2012, solicitó
al apoderado especial xx Xxxxxx Publicidad, realice varios ajustes en lo que respecta a Logos, Producción, Pauta ATL, Televisión, Radió, Prensa, Insertos, Cine, Revista, BTL, Digital, quien, con comunicación de 14 de diciembre de 2012, expresó que para llevar a cabo las modificaciones solicitadas se ajustó la propuesta inicial aprobada, de acuerdo al cuadro de inversión que adjuntó, sobre los cuales no se estableció la documentación que evidencie que realizó algún seguimiento del cumplimiento de los mismos, situación que determina que no se efectuó una adecúada programación de los servicios a contratarse.
El Apoderado Especia! de la compañía Xxxxxx Publicidad, mediante comunicación de 5 xx xxxxx de 2013, presentó a la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, los informes y demás documentos que respaldan lo ejecutado en la campaña de! Registro Electora!, sobre lo cual, esta servidora no comunico al Presidente de! CNE.
Sobre las actividades efectuadas por la admin|istradora del contrato, no se estableció
informe alguno que evidencie que realizó el seguimiento y control de los servicios contratados, se limitó a recibir los informes y documentos que presentaba la empresa Xxxxxx Publicidad como respaldo a lo ejecutado, por lo que, inobservó lo previsto en el
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artículo 121, del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y la Norma de Control Interno 408-17 "Administrador del contrato”.
El Presidente del Consejo Nacional Electoral, mediante memorando 0357-PRS-CNE- 2013 de 9 xx xxxxx de 2013, en razón de que la ex administradora no dejó finalizado el proceso referente al contrato principal, designó a la Directora de Comunicación Electoral como nueva administradora de este contrato, quien con memorando 052-DNCE-CNE- 2013 de 10 xx xxxxx de 2013, aceptó al Presidente su designación; además, se nombró una nueva Coordinadora General de Comunicación y Atención ai Ciudadano, la misma que con memorando 409-DMZ-CSS-CNE-2013 de 19 xx xxxxx de 2013, solicitó a la nueva administradora le presente el informe respectivo.
La Administradora del contrato, con comunicación de 5 de julio de 2013, presentó al Presidente dei Consejo Nacional Electoral, el informe final del contrato y solicitó se delegue a servidores para suscribir el acta de entrega - recepción, la misma que fue suscrita el 13 de julio de 2013, luego de haber transcurrido 125 días, desde la fecha de culminación del plazo del contrato, en la que se dejó constancia de la recepción a satisfacción, por lo que la Administradora del Contrato, inobservó los artículos: 81, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 123 de su Reglamento General, así como incumplió la cláusula décima sexta, numerales: 16.1 y 16.2, del contrato.
Contrato complementario
A los 29 días de ejecución del contrato principal de una agencia de publicidad para la difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano, mediante memorando 030-XCM-CC.SS-CNE-2013 de 8 de enero de 2013, presentó al Presidente del CNE, un informe técnico en el que le solicitó la elaboración de un contrato complementario al contrato principal, para lo cual emitió la siguiente justificación técnica:
"... Con la finalidad de que la ciudadanía conozca los medios por los cuales el Consejo Nacional Electoral difundirá el registro electoral y reciba información oportuna y precisa del lugar de votación, es necesario la elaboración de productos adicionales que manejen un mensaje claro y objetivo que incentive a la población habilitada para votara consultar el lugar de sufragio, el mismo que estará compuesto por parroquia, recinto y junta.- solicito a usted autorice se realicen los trámites para
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efectuar un contrato complementario con la mencionada empresa por el monto de
$650.000,00, el mismo que se realizará bajo los requerimientos de comunión necesarios para fortalecerla CAMPAÑA DE INCENTIVO AL VOTO Y DIFUSIÓN DEL PROCESO ELECTORAL 2013 para lo cual se remite adjunto los términos de referencia de dicho requerimiento...".
La cláusula décima primera del contrato principal, que hace referencia, indica:
"... CONTRATOS COMPLEMENTARIOS.- Si por causas imprevistas o técnicas, debidamente justificadas fuere necesario ampliar, modificar o complementar el alcance de este contrato, el Consejo Nacional Electoral podrá celebrar los contratos compleméntanos que se requieran siempre que la suma total de los valores de los contratos complementarios no excedan del treinta y cinco (35%) del valor actualizado o reajustado del contrato principal a la fecha en el que el CNE resuelva la realización del contrato complementario ..."
De acuerdo a lo previsto en esta cláusula, la Coordinadora General de Comunicación y Atención a la Ciudadanía, cuya gestión fue de 1 de diciembre de 2012 al 19 xx xxxxx de 2013, no emitió informe alguno justificando la causa imprevista o técnica presentada en la ejecución del contrato principal, que conlleve a la suscripción del contrato complementario; adjuntó únicamente los términos de referencia de los productos comunicacionales adicionales a la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, que fueron preparados por ella.
En los términos de referencia elaborados para el contrato complementario, en la cláusula 1, se indicó:
.. Con los antecedentes expuestos y con el propósito de informar a ciudadanas y ciudadanos sobre el registro electoral, se requiere realizar nuevos productos comunicacionales que ofrezcan al ciudadano los detalles necesarios para que hagan uso de los diferentes medios que el CNE ofrece para que consulten el lugar de votación asignado para el proceso electoral 2013...".
Al respecto, se estableció que los nuevos productos comunicacionales contemplados en los términos de referencia, en la mayoría de éstos su contenido es similar a los presentados en el contrato principal, a diferencia del cronograma de actividades propuesto y el presupuesto referencial que son diferentes; además, en el plan de medios no se describen los servicios a contratarse o a difundirse, se los refleja en forma general, y el informe técnico al que hace referencia, es una descripción del proceso de adjudicación del contrato principal a la agencia Xxxxxx Publicaciones, en el que la justificación técnica, fue dar a conocer los medios por los cuales el CNE difundirá el
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registro electoral, aspecto que debió ser considerado en la justificación técnica del contrato principal.
La Coordinadora General de Comunicación y Atención al Cliente, cuyo período de gestión fue de 1 de diciembre de 2011 al 19 xx xxxxx de 2013, mediante memorando 079-XCM-CC.SS-CNE-2013 de 17 de enero de 2013, dirigido a la Coordinadora General de Asesoría Jurídica, manifestó:
.. En cumplimiento a lo dispuesto mediante sumilla inserta del señor Presidente del CNE en el memorando 030-XCM-CC.SS-CNE-2013, autorizando la elaboración de un contrato complementario al contrato principal... dentro de la campaña Incentivo al Voto del Proceso de Elecciones 2013....- se solicita se proceda con los trámites administrativo jurídico correspondiente para realizar el contrato complementario con la empresa XXXXXX PUBLICIDA S.A.... por el monto de USD$650.000.,.”.
Por lo que el 22 de enero de 2013, el Presidente del CNE y el Apoderado especial xx Xxxxxx Publicidad S.A. firmaron el contrato complementario al contrato principal para difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, estableciéndose en la cláusula tercera de este contrato, la ejecución de la difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, con un precio de 649 998,00 USD, sin IVA; y, con vigencia a lo estipulado en el contrato principa!. De lo expuesto se estableció que no se realizó una adecuada programación sobre la necesidad de difusión de la campaña de incentivo a! voto.
La Dirección Nacional Financiera el 7 de enero de 2013 emitió la certificación presupuestaria 41 por 728 000,00 USD, y con CUR 38833151 de 23 de febrero de 2013, canceló 324 999,00 USD, correspondiente al 50% de! valor tota! del contrato complementario, de cuya ejecución el Apoderado Especial de la empresa Xxxxxx Publicidad, con comunicación de 5 xx xxxxx de 2013, presentó a la administradora del contrato, los informes y demás documentos de respaldo de la campaña de difusión del registro electoral.
La nueva Administradora del contrato, con el fin de dejar constancia de las condiciones en la que recibía el contrato, emitió un informe sin fecha sobre la ejecución de! contrato complementario, sobre el cual no se estableció el documento que evidencie que presentó al Presidente del CNE, en éste señaló:
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"... OBSERVACIONES CONCLUYENTES AL INFORME DEL CONTRATO DE MI
ADMINISTRACIÓN: De lo que establece en el contrato complementario, el informe debía ser entregado la segunda semana del mes xx xxxxx de 2013 por la Licenciada (...) Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano en calidad de administradora del Contrato a esa fecha no realizó el informe correspondiente que era de su responsabilidad.- Que el informe técnico que solicita la Dirección Financiera es responsabilidad en su elaboración de la Licenciada... como administradora a esa fecha, el informe técnico correspondía realizarse antes de la ejecución de la campaña debido a los cambios solicitados por la empresa Xxxxxx S.A.- Se ha observado que en el contrato complementario constan errores tales como lo indica también la empresa Xxxxxx S.A., en la carta de fecha 18 de enero de 2013 enviada a la licenciada... Coordinadora General de Comunicación, Administradora del contrato a esa fecha.- Dada esta observación de los errores evidenciados no se realizó un contrato modificatorio como indica la Ley Orgánica Nacional del Sistema de Contratación Pública, Artículo 72....- Contratos modificatorios para enmendar casos de errores...’’.
La Administradora dei contrato, mediante comunicación de 13 de diciembre de 2013, presentó al Presidente del CNE un alcance al informe final entregado el 27 de noviembre de 2013, en donde informó que procedió a revisar los productos entregados el 11 de diciembre de 2013, solicitó delegue a los integrantes para suscribir el acta de entrega recepción definitiva; y, con comunicación de 27 de diciembre de 2013, requirió al Director Nacional Financiero realice la liquidación económica del contrato complementario, la misma que hasta la fecha xx xxxxx del presente examen no se evidenció si se suscribió el acta entrega - recepción definitiva y si se realizó la liquidación definitiva, a pesar de haber transcurrido 301 días desde la fecha en que el contratista entregó los productos.
El equipo de control, mediante oficio 026-HSG-CNE-2015 de 27 xx xxxxx de 2015, solicitó al Presidente de! CNE, cuya gestión fue de 29 de noviembre de 2011 al 31 de diciembre de 2013, emita sus puntos de vista sobre la motivación en la que se sustentó para la suscripción del contrato complementario, quien con comunicación de 00 xx xxxxx xx 0000, xxxxxx:
"... De lo señalado estoy disponiendo el iniciar todos los procesos legales y reglamentarios para llevar adelante un proceso contractual ajustado a la norma, jamás dispuse o he dispuesto el excepcionar o evadir o no cumplir con la normativa vigente.- El realizar los trámites es responsabilidad de varias áreas operativas del CNE, como es la Coordinación de Comunicación, la Coordinación Jurídica, Coordinación Administrativa Financiera, Administradora del contrato.- Uno de los filtros más importantes es la Coordinación Jurídica, pues es la que elabora el contrato, en cuyo contenido se hace constar, en el antecedente todos los trámites
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dados, previo a la redacción de las cláusulas.- Adicionalmente es esta coordinación
la que elabora la correspondiente resolución para la firma del Presidente del CNE.- En presidencia se recibe la documentación debidamente analizada, verificada y luego se suscribe cualquier documento contractual.- Por norma la Dirección Financiera debe realizar el control previo al pago antes del egreso o transferencia cumpliendo estrictamente con toda la documentación legal y reglamentaria pertinente...”.
La Especialista Electoral Jefe (Tesorera), con memorando 071-TG-CNE-2015 de 18 xx xxxx de 2015, ante el requerimiento del equipo de auditoría con oficio 112-HSG-CNE- 2015 de 11 xx xxxx de 2015, manifestó:
“ ...Este contrato tiene como responsable a una Administradora de contrato quien es la persona encargada de vigilar por el cumplimiento cabal de las normas legales y compromisos contractuales por parte del contratista.- El cumplimiento de todo proceso de contratación ejecución y pago es responsabilidad de varias áreas dentro de la institución, dentro de las cuales se encuentra la Dirección Financiera y todas sus unidades, quienes al momento de ejecutar el control previo respectivo se encarga de ceñirse a lo establecido en las leyes, normativa vigente, reglamentos, es decir cumplir con los procesos legales y reglamentarios con los cuales se debe llevar a cabo un proceso contractual...”.
Lo expuesto por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto para la suscripción del contrato complementario, no se contó con un informe en el que se invoque las causas imprevistas o técnicas debidamente motivadas para la suscripción del contrato complementario, por lo que inobservaron lo previsto en los artículos: 85 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 144 de su Reglamento General, las Normas de Control Interno 100-01 “Control Interno” 401-03 “Supervisión", 403-08 “Control previo al pago” y 405-04 “ Documentación de respaldo y su archivo”, consecuentemente incumplieron los deberes y atribuciones establecidos en el artículo 77, numerales 1, letras a), d) y h); 2, letra a) y c); y, 3, letras a), g) y j), de la Ley Orgánica de la Contraloria General del Estado.
Conclusiones
El Presidente del CNE suscribió un contrato con la empresa Xxxxxx Publicidad S.A., para realizar la ejecución de la difusión de la campaña de incentivo al voto del proceso de elecciones 2013, con un plazo de 90 días contados a partir de la notificación de la Resolución de adjudicación, por un valor de 2 364 840,07; sin embargo, a los 29 días
de ejecución de este contrato se suscribió un contrato complementario sin contar con J? 7Wetñfc* y
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un informe que contenga las causas imprevistas o técnicas debidamente motivadas, presentadas en la ejecución del contrato principal que justifiquen la suscripción del contrato complementario.
Contrato complementario que contiene un Plan de Medios con actividades similares al contrato principal, con menores productos y valores de inversión, los mismos que debieron ser programados dentro de los cambios que se realizaron al Plan de Medios del contrato principal, solicitados por la Coordinadora General de Comunicación y Atención al Ciudadano - Administradora del contrato, que estaban relacionados con el número de spots, días, horarios y tiempo de duración para ser transmitidos en los diferentes medios de comunicación; situación que se presentó por la falta de una adecuada programación de los elementos requeridos para lograr que la ciudadanía conozca los medios de difusión del registro electoral y recepción oportuna y precisa del lugar de votación, que debió estar compuesto de parroquia, recinto y junta, lo que originó que se suscriba un contrato complementario, sin contar con las causas imprevistas y técnicas debidamente motivadas; y, se haya cancelado al alcance del examen el anticipo 324 999,00 USD.
Hecho subsecuente
El Apoderado Especial de la Empresa Xxxxxx Publicidad, Administradora del contrato y el delegado designado por el Presidente del Consejo Nacional Electoral, mediante acta de entrega recepción definitiva del contrato complementario al contrato principal, suscrita el 17 xx xxxxx de 2014, dejaron constancia de la entrega recepción del servicio y de la liquidaciones; económica, plazos, multas y técnica, sustentada en esta acta, realizaron el pago de 330 698,27 USD, con Comprobante Único de Registro 8202 de 24 xx xxxxx de 2014.
Recomendación
Al Presidente
12. Suscribirá contratos complementarios de los contratos principales, una vez que cuente con el informe técnico emitido por el Coordinador General de Comunicación
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y Atención al Ciudadano, invocando las causas imprevistas o técnicas debidamente motivadas, presentadas en la ejecución de! contrato principa!.
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