MANUAL DE CONTRATACION E INTERVENTORIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE SOACHA

En virtud de lo ordenando en el artículo 2 del Decreto 1537 de 2001 reglamentario de la Ley 87 de 1993, que señala: “como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno en las organizaciones públicas, estas elaborarán adoptarán y aplicarán manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales”; el Presidente del Concejo xx Xxxxxx socializa y pone a disposición de todo el personal y colaboradores contratistas el manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo, el cual hace parte del proceso de apoyo denominado gestión jurídica.

A su vez en razón del mandato contenido en el Artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, el cual ordena que “Las entidades estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (06) meses contados a partir de la expedición del presente decreto.”, es preciso adoptar internamente las tareas y roles en materia contractual que garanticen un proceso de contratación transparente y eficiente, que nos defina los controles, tiempos y recursos necesarios para dar cumplimiento al ordenamiento jurídico contractual1.

El presente manual de contratación, supervisión e interventoría, cumplirá los siguientes objetivos:

 Cumplir los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.

 Dar cumplimiento a lo señalado desde el punto de vista sustancial y procedimental en el Decreto 1082 de 2015.

 Desconcentrar tareas en materia contractual en los términos del Artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y la Xxxxxxxxx X-000 xx 0000 xx xx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx.

 Mejorar los procedimientos de contratación en cada una de sus fases.

 Establecer controles para minimizar al máximo riesgos disciplinarios, fiscales, penales, y daños a terceros.

 Apoyar y fortalecer el sistema de control interno de la entidad.

 Unificar criterios y documentos en materia contractual.

 Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión contractual.

 Asegurar que la información y los registros contractuales de la entidad sean oportunos y confiables para los entes de control y la ciudadanía.

 Apoyar la gestión xxx xxxx de riesgos de la entidad.

 Apoyar el mapa de riesgos en materia de corrupción dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011.

El presente Manual está dirigido a todos los servidores públicos y contratistas del Concejo Municipal, será obligatorio en todas las fases de la contratación, estará determinado como documento orientador y hará parte integral de todos los contratos que celebre la entidad en materia de obligaciones, de procedimientos, de tiempos, etc.

1 Se indica que una vez se profieran los lineamientos por parte de Colombia Compra Eficiente para el manual de contratación se procederá a realizar un ajuste a la versión del presente manual de contratación, supervisión e interventoría por parte de la Secretaría General.

1.1. OBJETIVO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NORMATIVIDAD APLICABLE

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 80 de 1993, el objetivo del proceso de contratación es buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos fines.

1.2. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA CONTRATACIÓN EN EL CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX

El Estatuto General de contratación, estableció como principios de la gestión contractual la Transparencia, Economía, Responsabilidad, Selección objetiva, ley de la ecuación contractual e interpretación de las reglas contractuales.

La Gestión contractual también se encuentran amparados por los principios de la Función Administrativa, establecidos por la Constitución Política, en su artículo 209, así como el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo tales como Igualdad, Moralidad, Eficacia, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad.

Finalmente, la gestión contractual también se encuentra amparado por los principios generales del derecho como lo son Buena fe, Debido Xxxxxxx, Equidad, Legalidad y Planeación.

El desarrollo conceptual de los principios según la Ley y la jurisprudencia es el siguiente, sin embargo, dado un posible cambio legislativo o la interpretación en algún u otro sentido por parte de las altas cortes, debe verificarse la definición dada en este manual, según sea el caso.

Según el Estatuto general de contratación

Transparencia: está consagrado en la Ley 80 de 1993, en su artículo 24, a su vez modificado por la ley 1150 de 2007 en su artículo 32, deberá entenderse como el desarrollo del principio de Igualdad en el sentido que la elaboración de las reglas de participación debe garantizar la liberta de concurrencia y el interés general.

Economía: desarrollado por la Ley 80 de 1993 en el artículo 25, y está orientado que la Administración en las diversas etapas contractuales no dará lugar a tramites o requisitos distintos a los contemplados por la Ley, y los mismos habrán de adelantarse con austeridad de medios, tiempo y gastos a fin de no retardar la ejecución de obras, servicios y demás que perjudiquen los interés del Estado, también hace relación con los requisitos presupuestales necesarios para adelantar los proceso de selección y responder por y con los compromisos pactados.

Responsabilidad: desarrollado por la Ley 80 de 1993, en su artículo 26 y hace relación con la responsabilidad de los servidores públicos, de los contratistas quienes responderán civil y penalmente o disciplinariamente según sea el caso.

Selección objetiva: desarrollado por la Ley 80 de 1993, en su artículo 29, modificado por la Ley 1150 de 2007 en su artículo 32, siendo la selección objetiva aquella en la cal se escoge el ofrecimiento más favorable para la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier sea de motivación subjetiva.

Ley de la ecuación contractual: desarrollado por la Ley 80 de 1993, en su artículo 27, “En los contratos estatales se mantendrá la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos al momento de proponer o de contratar, según el caso. Si dicha igualdad o

equivalencia se rompe por causas no imputables a quien resulte afectado, las partes adoptarán en el menor tiempo posible las medidas necesarias para su restablecimiento.”

Interpretación de las reglas contractuales: desarrollado por la Ley 80 de 1993, en su artículo 28, “En la interpretación de las normas sobre contratos estatales, relativas a procedimientos de selección y escogencia de contratistas y en la de las cláusulas y estipulaciones de los contratos, se tendrá en consideración los fines y los principios de que trata esta ley, los mandatos de la buena fe y la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos.”

Según la función administrativa

Igualdad: se entenderá como la garantía otorgada por el Estado a los ciudadanos que muestren interés en presentar o participar en un proceso de selección, para lo cual se definen unas reglas de selección objetiva que le permitan participar en condiciones no generen privilegios para algunos de los participantes.

Moralidad: se espera por parte del funcionario, en aplicación del principio de buena fe, que las reglas de participación garanticen la actuación del principio de legalidad, sin la intervención del servidor público orientada a sus intereses propios o de terceros, se espera que la actuación sea sin desvió de poder.

Eficacia: orientado en primer lugar hace referencia al contrato estatal, cuando el mismo cumple con los propósitos públicos, en segundo lugar, hace relación al procedimiento de selección del contratista, en donde el Estado actúa de manera diligente y cuidados para genera interés de los particulares y lograr la concurrencia de participantes, y la escogencia de la oferta más convenientes para el interés público.

Celeridad: se relaciona con el uso de procedimientos para lograr el cumplimiento de los fines estatales, si los presupuestos para adelantarlos se dan, en tal caso la Entidad no debe agotar un procedimiento distinto, colocando en riesgo el interés general.

Imparcialidad: el deber de las entidades de definir reglas de participación sin que se generen reglas privilegios hacia alguno de los participantes, sino de garantizar la igualdad de condiciones para presentar la oferta más favorable para los intereses del Estado.

Publicidad: es orientado al cumplimiento del deber de las entidades estatales de garantizar la participación de todo ciudadano interesado en presentar una oferta al Estado, para ellos debe usar los medios que la Ley le permite activar para garantizar una idónea y adecuada información.

Principios generales del derecho

Buena fe: previsto por la Constitución Política, en el Articulo 83, la actuación de particulares y de las autoridades públicas deben ceñirse a los postulados de la buena fe, lo cual se presumirá en todas las actuaciones de los particulares.

Debido Proceso: es la aplicación de los previsto en el Artículo 29 de la Constitución Política, por parte de las autoridades administrativas, en sus actuaciones, del debido proceso, para controvertir de ser necesario, las actuaciones o actos que le sean concernientes a los participantes o interesados dentro de un proceso de selección.

Equidad: está consagrado en la constitución política en los artículos 95 núm. 9 y 363, se entiende como el desarrollado del principio de igualdad.

Legalidad: el principio de legalidad, tal como lo ordena la Constitución Política en sus artículos 4, 6, 121 y 122, lo cual impone que toda actuación de los órganos del Estado se encuentre sometida al imperio del derecho, presupuesto indispensable para la validez de los actos administrativos

Planeación: hace referencia en la gestión contractual, a la elaboración de estudios y análisis suficientes encaminados a determinar (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; (ii) las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; (iii) las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.; (iv) los costos, valores y alternativas que, a precios xx xxxxxxx reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; (v) la disponibilidad de recursos presupuestales o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato; (vi) la existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; (vii) los procedimientos, trámites y requisitos de que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la selección del respectivo contratista y la consiguiente celebración del contrato que se pretenda celebrar.

II. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E

INTERVENTORÍA

El presente manual de contratación, supervisión e interventoría es la herramienta principal de la actividad contractual del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX donde se incluyen y señalan todas sus etapas, hacen parte del manual los siguientes documentos:

 MANUAL: Es el documento guía del proceso de contratación del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX que consagra los aspectos y pautas generales.

 FORMATOS: Son los documentos que deben diligenciar los responsables de los procesos para dejar constancia de las actuaciones, ej., formato de estudios y documentos previos, formato de adición en valor, etc. En el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX se conservarán los formatos que a la fecha han utilizado sus funcionarios y contratistas.

 CIRCULARES JURÍDICAS: Son las directrices suscritas por el Presidente del Concejo Municipal para ampliar, mejorar, aclarar y en general para optimar el proceso de contratación.

Las etapas o fases del proceso de contratación estatal en el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX son las siguientes:

 ETAPA O FASE DE PLANEACIÓN: Determina las actividades para realizar y hacer efectivo el principio de planeación de la contratación estatal partiendo de la construcción en equipo del plan anual de adquisiciones, su adopción, seguimiento y control, así mismo la elaboración de los estudios y documentos previos de cada uno de los procesos contractuales legalmente autorizados por el ordenador del gasto y contemplados en el plan, la elaboración de los avisos de convocatoria, de los pliegos de condiciones, su

publicación en el SECOP, hasta el momento de la expedición del acto administrativo de apertura para la selección de sus contratistas.

 ETAPA O FASE DE SELECCIÓN: Comprende las acciones que debe adelantar el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX desde la apertura del proceso de contratación hasta el momento en que se adjudique el contrato. Se identifican y se desarrollan las principales modalidades de selección de que trata el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por la Ley 1474 de 2011, la Ley 1551 de 2012 y lo consagrado en el Decreto 1082 de 2015.

 ETAPA O FASE DE CONTRATACION: Comprende las acciones que debe adelantar el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.

 ETAPA O FASE DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL: Una vez perfeccionado y legalizado el contrato estatal, inicia una actividad de vital importancia para la entidad y para la comunidad, como lo es el seguimiento y control a las actividades u obligaciones contractuales, así mismo se identifican una serie de actos jurídicos que pueden tener ocurrencia en el plazo de ejecución de los contratos; en tal sentido están descritas las funciones de los supervisores.

 ETAPA DE LIQUIDACIÓN: Una vez ejecutadas las obligaciones de los contratos o cuando estos terminen de forma anticipada, es menester hacer una liquidación o ajuste de cuentas sobre los mismos, para ello se identifican y los procedimientos para realizar la liquidación de contratos en virtud de las alternativas otorgadas por el Artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

2. CAPITULO

ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

2.1. NATURALEZA JURIDICA DEL CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX

El Concejo Municipal xx Xxxxxx es una Corporación administrativa de elección popular, integrada por 19 concejales, elegidos para un período de cuatro (4) años, con autonomía administrativa y presupuestal para el cumplimiento de sus funciones de acuerdo con lo establecido en la Constitución y la Ley. Ejerce sus atribuciones y competencias especialmente en materia normativa y de control político, establecidas en la Constitución Política, las Leyes 136 de 1994, 617 de 2000, 1148 de 2007, 1551 de 2012 y las demás leyes especiales y ordinarias que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Artículo 313 De la Constitución Política de Colombia. Corresponde a los Concejos:

1. Reglamentar las funciones y la eficiente prestación de los servicios a cargo del municipio.

2. Adoptar los correspondientes planes y programas de desarrollo económico y social y de obras públicas.

3. Autorizar al alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore precisas funciones de las que corresponden al Concejo

4. Votar de conformidad con la Constitución y la ley los tributos y los gastos locales.

5. Dictar las normas orgánicas del presupuesto y expedir anualmente el presupuesto xx xxxxxx y gastos.

6. Determinar la estructura de la administración municipal y las funciones de sus dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de empleos; crear, a iniciativa xxx xxxxxxx, establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.

7. Reglamentar los usos del suelo y, dentro de los límites que fije la ley, vigilar y controlar las actividades relacionadas con la construcción y enajenación de inmuebles destinados a vivienda.

8. Elegir Personero para el período que fije la ley y los demás funcionarios que ésta determine.

9. Dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del municipio.

10. Las demás que la Constitución y la ley le asignen.

Período de Sesiones

El Concejo sesionará ordinariamente en la cabecera municipal y en el recinto señalado oficialmente para tal efecto, por derecho propio, así: Para el Primer Año del Período Constitucional, el Primer Período de sesiones ordinarias iniciará del 01 de Enero al 28 o 29 (año bisiesto) de Febrero, el Segundo Período del 01 xx Xxxxx al 31 de Julio y el Tercer Período del 01 de Octubre al 30 de Noviembre, para el Segundo, Tercer y Cuarto Año del Período Constitucional, el Primer Período de sesiones ordinarias iniciará del 01 xx Xxxxx al 30 xx Xxxxx, el Segundo Período 01 xx Xxxxx al 31 de Julio y el Tercer Período del 01 de Octubre al 30 de Noviembre. Si por cualquier causa el Concejo no pudiere reunirse ordinariamente en las fechas indicadas, lo hará tan pronto como fuere posible, dentro del período correspondiente. (Según la Ley 136 de 1994 y sus Decretos reglamentarios).

Sesiones Extraordinarias

El Alcalde Municipal podrá convocar al Concejo a sesiones extraordinarias en oportunidades que no coincidan con los períodos ordinarios de sesiones, para que se ocupe exclusivamente de los asuntos que se sometan a su consideración.

2.2. OBLIGACION DE APLICAR EL MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

Teniendo en cuenta que el manual de contratación, supervisión e interventoría tiene su origen en el ordenamiento jurídico y a su vez es formalizado a través de Acto administrativo interno, su consulta y aplicación debe ser permanente y de obligatorio cumplimiento por parte de todas las dependencias que se involucren en el proceso de contratación, y en general de todos los servidores públicos y contratistas de la entidad.

Su incumplimiento, inaplicación o aplicación deficiente generará para el responsable la correspondiente acción disciplinaria sin perjuicio de las demás sanciones a que haya lugar.

No se podrá adelantar ningún trámite o procedimiento de contratación en cualquiera de las fases que no cumplan con los pasos y especialmente en los controles que están documentados.

2.3. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN

La actualización del presente manual y de sus componentes estará a cargo de la Presidencia del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX como titular del proceso de gestión jurídica de la entidad con el apoyo del asesor jurídico, para lo cual se surtirán los procedimientos del sistema de control interno.

Cuando se produzcan cambios normativos y/o se profieran documentos oficiales que tengan impacto en la contratación pública se harán las respectivas actualizaciones de manera inmediata y se convocarán los procesos de socialización.

2.4. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL CONCEJO MUNICIPAL

2.5. DESCONCENTRACIÓN DE RESPONSABILIDADES Y ROLES EN MATERIA CONTRACTUAL

Desconcentrar las siguientes funciones administrativas en los procesos de contratación en cada una de sus fases así:

PRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL: Al Presidente del Concejo Municipal, en su calidad de Ordenador del Gasto y competente contractual, le corresponde ejecutar las siguientes actividades:

1. Elaborar el plan anual de adquisiciones conforme a lo reglado en el manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo Municipal.

2. Hacer la planeación y la gestión publica necesaria para satisfacer las necesidades del Concejo Municpal xx Xxxxxx.

3. Suscribir el acta de inicio cuando actúe como supervisor.

4. Realizar los pasos necesarios para publicar, actualizar y modificar los procesos de contratación o ejecución de contratos del Concejo Municipal.

5. Rendir periódicamente y según las directrices normativas, los informes en materia contractual a los diferentes organismos de control y demás autoridades públicas.

6. Suscribir los estudios previos, pliegos de condiciones e invitaciones públicas.

7. Las demás que estén en el presente manual de contratación.

SECRETARIO GENERAL: Le corresponde al Secretario General:

1. Mantener informado por escrito al Presidente del Concejo en los asuntos relevantes de planeación y en general de cualquier situación anómala en materia contractual.

2. Informar por escrito al asesor jurídico de cualquier problema que se presente en materia contractual para la respectiva orientación.

3. Participar en la fase de selección de contratistas en calidad de Gerente del proceso contractual.

4. En coordinación del Presidente del Concejo conformar y organizar los comités de estructuradores y de evaluación proyectando los actos administrativos del caso.

5. Suscribir el acta de inicio cuando actúe como supervisor.

6. Coordinar los procesos de selección de contratistas, de ejecución y de liquidación de contratos.

7. Advertir por escrito a la Presidencia cuando se adviertan hechos de corrupción o en general actos que puedan afectar los intereses del Concejo Municipal.

8. Ejecutar funciones de supervisión de los contratos que le sean notificados.

9. Verificar los aspectos jurídicos, financieros, técnicos y de estudios xx xxxxxxx en los diferentes procesos de contratación.

10. Coordinar el proceso de contratación conforme al ordenamiento jurídico y al manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo.

11. Vigilar y garantizar el principio de publicidad en el proceso de contratación a través del SECOP y el portal web de la entidad en los términos definidos en el ordenamiento jurídico, adicional a ello, no podrá publicarse en el SECOP ningún documento que no haya sido firmado por el Presidente y tenga los respectivos vistos buenos de los funcionarios o contratistas responsables.

12. Proyectar para la firma del Presidente las respuestas a los derechos de petición que se presenten en materia contractual con el apoyo y visto bueno del asesor jurídico en contratación.

13. Hacer seguimiento y control al mapa de riesgos en materia de contratación.

14. Avalar la tabla de cuantías para cada vigencia donde explique con claridad cuál es la mayor, menor y mínima cuantía de la entidad y socializar a través de circular a los demás funcionarios y contratistas.

15. Proyectar la aprobación de las garantías únicas de los contratos perfeccionados por la entidad con el visto bueno del asesor jurídico en contratación para la firma del Presidente.

16. Elaborar el oficio delegando la supervisión para la firma del Presidente y notificar al supervisor.

17. Las demás que estén en el presente manual de contratación.

SECRETARIA DE PRESIDENCIA:

A la Secretaria de Presidencia le corresponde:

1. Digitar cuando le sea requerido los estudios y documentos previos conforme al presente Manual de Contratación, supervisión e interventoría y radicarlos en la Secretaría General para dar inicio a los procesos de contratación y hacer los ajustes que le sean requeridos.

2. Digitar cuando le sea requerido, los pliegos de condiciones e invitaciones públicas conforme a los instructivos y radicarlos en la Secretaría General para dar inicio a los procesos de contratación y hacer los ajustes que le sean requeridos.

3. Participar en la fase de selección de contratistas en calidad de apoyo.

4. Suscribir el acta de inicio cuando actúe como supervisor.

5. Notificar y llevar el registro de la gestión necesaria para la notificación de contratistas, comités evaluadores o estructuradores.

6. Ser responsable del arhivo de la gestión precontractual, contractual y postcontractual del Concejo Municipal xx Xxxxxx.

7. Ser responsable de la presentación de informes a los entes de control de orden nacional, departamental y municipal, asi como de la gestión necesaria para la consecución de la información necesaria para la presentación de informes.

8. Ser responsable de la publicación de los documentos de contratación en el Portal Único de Contratación o en las plataformas electronicas establecidas por el Estatuto General de Contratacion.

9. Advertir por escrito a la Presidencia cuando se adviertan hechos de corrupción o en general actos que puedan afectar los intereses del Concejo Municipal.

10. Ejecutar funciones de supervisión de los contratos que le sean notificados.

11. Garantizar que el archivo y correspondencia de la actividad contractual se cumpla a cabalidad según los procedimientos internos de MECI cuando sea el caso, y las normas generales de archivo.

12. Realizar las funciones de Secretario del Comité de Evaluación

13. Las demás que estén en el presente manual de contratación.

ASESOR JURÍDICO EN ASUNTOS DE CONTRATACION: Tendrá a cargo las siguientes obligaciones:

1. Xxxxxxx asesoría jurídica en los diferentes asuntos del manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo Municipal.

2. Realizar capacitaciones en materia contractual en los temas que sean requeridos por el Presidente del Concejo y por el Secretario General.

3. Hacer la revisión de los documentos de los procesos contractuales e Integrar los comités que se le asigne, en las modalidades de selección del estatuto general de contracion.

4. Emitir por escrito las recomendaciones y asesorías en general que le sean requeridas por parte de los funcionarios del Concejo Municipal.

5. Suscribir los documentos correspondientes de acuerdo con el presente manual de contratación y los procedimientos, vía correo electrónico o entregado en físico directamente.

6. Las que puntualmente están descritas en el manual de contratación, supervisión e interventoría.

TESORERÍA:

Le corresponde a quien ejerce el cargo de Tesorero:

1. Realizar y poner en operación el orden de turno en los pagos en materia contractual para lo cual levantará y socializará el respectivo procedimiento dando aplicación a lo dispuesto en los artículos: 4 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y 19 de la Ley 1150 de 2007.

2. Concertar con los demás funcionarios los rubros por los cuales se realizará la contratación del Concejo Municipal.

3. Garantizar el descuento de los tributos nacionales y municipales en materia contractual.

4. Garantizar un rubro presupuestal para dar cumplimiento a lo reglado en el artículo 25 numeral 14 xx xxx 80 de 1993.

ASESOR TECNICO EN ASUNTOS DE CONTRATACION:

1. Xxxxxxx asesoría tecnica en los diferentes asuntos del manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo Municipal.

2. Realizar capacitaciones en materia contractual en los temas que sean requeridos por el Presidente del Concejo y por el Secretario General.

3. Revisar los documentos de los procesos contractuales e Integrar los comités en las modalidades de selección del estatuto general de contracion.

4. Emitir por escrito las recomendaciones y asesorías en general realcionadas con la gestión contractual o de su ejeuccion.

5. Suscribir los documentos correspondientes de acuerdo con el presente manual de contratación y los procedimientos, entregado en físico directamente.

6. Las que puntualmente están descritas en el manual de contratación, supervisión e interventoría.

ASESOR CONTABLE EN ASUNTOS DE CONTRATACION:

1. Xxxxxxx asesoría contable en los diferentes asuntos del manual de contratación, supervisión e interventoría del Concejo Municipal.

2. Realizar capacitaciones en materia contractual en los temas que sean requeridos por el Presidente del Concejo y por el Secretario General.

3. Revisar los documentos de los procesos contractuales e Integrar los comités en las modalidades de selección del estatuto general de contracion.

4. Emitir por escrito las recomendaciones y asesorías en general que le sean requeridas por parte de los funcionarios del Concejo Municipal.

5. Suscribir los documentos correspondientes de acuerdo con el presente manual de contratación y los procedimientos, vía correo electrónico o entregado en físico directamente.

6. Avalar ante la Tesoreria y Secretario General, los descuentos y demás gestión contable relacionada con los Contratos celebrados por el Concejo Municipal xx Xxxxxx y regidos por el Estatuto General de Contratacion y las leyes en la materia.

7. Gestionar y presentar la información requerida por los entes de control, con motivo de la gestión contractual.

8. Elaborar la tabla de cuantías para cada vigencia donde explique con claridad cuál es la mayor, menor y mínima cuantía de la entidad y socializar a través de circular a los demás funcionarios y contratistas.

9. Las que puntualmente están descritas en el manual de contratación, supervisión e interventoría.

SUPERVISORES – SERVIDORES PÚBLICOS DE PLANTA: Los servidores públicos de planta participarán en la actividad contractual así:

1. Formular por escrito a la Secretaría General, las recomendaciones a tener en cuenta en la contratación del Concejo Municipal cuando por ocasión de su función adviertan acciones de mejora, tales como claridad de obligaciones, alcance de la contratación, problemáticas de los contratos, etc.

2. Ejecutar la labor de supervisión de conformidad con la norma y el presente manual, aplicando los principios de la función administrativa.

3. Realizar las funciones de supervisores de contratos cuando sus calidades de experiencia o académicas le permitan desempeñar tal labor.

4. Las demás particularidades descritas en este manual y aquellas directamente ordenadas por el Presidente a través de circulares.

La Secretaría General podrá en coordinación con los otros funcionarios formar listas de funcionarios que tengan habilidad e idoneidad para ejercer la supervisión de los contratos que suscriba la Corporación.

CONTROL INTERNO:

Serán

1). Realizar evaluación y seguimiento en las diferentes etapas de la contratación. 2). Preesentacion de informes a través del proceso auditoria.

INTERVENTORIA DE CONTRATOS:

Según lo establecido por en el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 seran:

“Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.”

2.6. DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN MATERIA CONTRACTUAL - ARCHIVO - FORMACIÓN DE EXPEDIENTES – NUMERACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS Y DE CONTRATOS.

Los funcionarios y contratistas competentes en el proceso de contratación, deberán garantizar que todas las actuaciones queden registradas documentalmente y archivadas.

Es deber de la entidad conformar el expediente con todos los documentos y actuaciones de cada contrato para su posterior examen por parte de la comunidad, organismos de control o contratistas, y la obtención de copias y certificaciones sobre el mismo.

En materia contractual no se podrán realizar actos, reuniones, mesas de trabajo, concertaciones, etc., que no queden registradas documentalmente y debidamente archivadas.

En materia contractual los documentos deberán elaborarse en papel tamaño carta u oficio, con letra tipo arial tamaño 11 o según el espacio ocupado en especial para cuadros o tablas, así como el registro de los comités involucrados en la elaboración, revisión y aprobación, según sea el caso, la impresión será en modo económico y se buscará imprimir en cada cara de la hoja para lograr economía. Anverso – reverso.

Todos los documentos que se produzcan en la actividad contractual, salvo los formatos que se usan en el Concejo Municipal, deberán contener los siguientes requisitos, sin los cuales no serán suscritos por el Secretario General ni por el Presidente.

 Número del oficio.

 Dependencia de origen.

 Fecha de elaboración.

 Destinatario con dirección física y electrónica y números telefónicos si es del caso.

 Referencia - Número del contrato o el proceso de contratación conforme a los parámetros de este manual y descripción breve del tema.

 Contenido técnico, financiero o jurídico a comunicar – explicando con claridad y detalle, lo que se requiere, y en caso de ser respuesta a una petición en materia contractual, se deberán transcribir las peticiones y acto seguido la respuesta de fondo a lo planteado.

 Anexos.

 Firma del remitente.

 Nombre de quien elaboró.

 Nombre de quien revisó.

 Copia al expediente del Contrato o al proceso

 Copia al Supervisor o interventor.

 Xxxxx a quien por mandato legal o discrecional deba remitirse.

 Cuando se trate de documentos en materia contractual para la firma del Presidente del Concejo siempre deberá llevar el visto bueno del Asesor jurídico en contratación.

En cuanto a la numeración o codificación de procesos de selección o contratos se acogerá para el efecto la numeración que ha manejado el Concejo durante todos sus procesos de selección de contratistas y contratos.

2.7. COMITES ESTRUCTURADORES Y EVALUADORES

El Comité estructurador y evaluador es designado, está integrado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, los designados deben acreditar formación profesional y técnica en relación con el bien o servicio que se va a contratar.

A los miembros de estos comités les aplican las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales contenidos en las diferentes disposiciones legales.

La función de estos comités, es recomendar y asesorar al ORDENADOR DEL GASTO, en el sentido de que la decisión que se adopte, sea acorde con la evaluación realizada.

Las funciones de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, se ejercerán previa designación del competente contractual.

Los comités harán las recomendaciones e informes respectivos, que serán el soporte técnico, jurídico, económico, financiero y administrativo de que dispondrá, para revisar y avalar la selección de un contratista; no obstante, el ORDENADOR DEL GASTO podrá apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos, informes y recomendaciónes emitidas por los evaluadores, justificando por escrito las razones de su decisión.

De conformidad a lo ordenado por el Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de 2015, a través del Ordenador del Gasto designará un comité de evaluación en los procesos de contratación.

La función estructuradora cesará al cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego o a los informes de evaluación.

2.7.1. Designación de los Comités Estructurador y Evaluador

Para optimizar la calidad y eficiencia en el ejercicio de la labor contractual, la designación e integración del comité se realizará siguiendo cualquiera de las siguientes alternativas:

A. La designación se llevará a cabo cuando se profiera el acto administrativo de apertura de los procedimientos de selección, según el criterio que defina el Presidente del Concejo Municipal.

B. En un solo acto administrativo se podrá designar un comité para los procesos de selección de contratistas siempre que se acredite que los integrantes tienen idoneidad frente a la materia a contratar. Así las cosas, no será necesario integrar y designar el comité en cada procedimiento en el acto de apertura, solo bastará con que se anexe copia del acto administrativo de conformación del comité inicial al expediente del procedimiento.

C. La designación se podrá realizar mediante la celebración de contratos de prestación de servicios, con profesionales idóneos, con obligaciones específicas en los temas relacionados con contratación del Concejo Municipal xx Xxxxxx.

2.7.2. Funciones del Comité Estructurador

El comité tendrá las siguientes funciones:

1. El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego ante el Gerente del Proyecto, verificando que los mismos cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una selección objetiva.

2. Elaborar bajo la dirección y supervisión de Gerente de Proyecto los estudios previos bajo los lineamientos y parámetros establecidos en el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, aspectos económicos, financieros y legales.

3. Elaborar el análisis del sector conforme a los parámetros de acuerdo con el manual publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx.

4. Elaborar el proyecto xx xxxxxx y el pliego de condiciones definitivo o invitación en el área correspondiente.

5. Estudiar y evaluar las solicitudes presentadas por los interesados al pliego y preparar las explicaciones requeridas frente a su contenido.

6. Propender por actualizar las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en el pliego.

7. Incluir en el pliego las especificaciones técnicas, los factores de verificación y cuando sea del caso los factores de ponderación y evaluación de las ofertas, para la estructuración de los requisitos habilitantes deberán tenerse en cuenta los parámetros establecidos por Colombia Compra Eficiente en el manual respectivo.

8. Revisar la legislación tributaria, contable y acuerdos municipales, previo a establecer el precio base de la adquisición, con el fin de que se tengan en cuenta impuestos tasas o contribuciones que se puedan llegar a generar en el proceso contractual

9. Participar en la audiencia informativa, audiencia de aclaración y estimación, tipificación y asignación de los riesgos, en la que se puede precisar el contenido y alcance xxx xxxxxx de condiciones a solicitud de algún interesado

10. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto xx xxxxxx de condiciones a fin de consolidar el pliego.

11. Xxxxxxxx y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego, a fin de expedir adendas.

12. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a través de proyectos de formularios de preguntas y respuestas.

13. Mantener informado al Gerente de Proyecto sobre las novedades presentadas en la elaboración xxx xxxxxx.

2.7.3. Funciones del Comité de Evaluación

El Comité de Evaluación tendrá las siguientes funciones:

1. El estudio, evaluación y calificación de las ofertas presentadas, de tal forma que el evaluador garantice el deber de selección objetiva, la verificación de las ofertas a evaluar, evidenciado el cumplimiento de todos y cada uno de los requisitos exigidos en el pliego y en la ley.

2. Los evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar la adjudicación.

3. Los evaluadores suscribirán informes sobre la evaluación realizada, dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en su función evaluadora.

4. Entrega de Documentos de manera que los informes de evaluación estén a disposición dentro del plazo que establezca el Ordenador del Gasto o el Pliego de Condiciones. Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes, por el Gerente del Proyecto.

6. Para el ejercicio de sus funciones, los evaluadores podrán hacer los requerimientos y solicitudes de aclaraciones que considere pertinentes para la evaluación de las propuestas, en la oportunidad prevista en las disposiciones aplicables según el proceso de selección. También se dará respuesta a las observaciones que los proponentes hagan a las evaluaciones sobre las cuales se les ha dado traslado.

2.8. GERENTE DE PROYECTO

Dirigir los trámites administrativos e identificar las pautas sobre las condiciones referidas a la agrupación y consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio de un proceso contractual.

Realizar la coordinación, consecución y consolidación de los documentos necesarios para iniciar y ejecutar el proceso contractual.

2 CAPITULO PLANEACION CONTRACTUAL ‌

2.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El plan anual de adquisiciones fue establecido por el Artículo 2.2.1.1.1.4.1, del Decreto 1082 de 2015 en los siguientes términos:

Plan Anual de Adquisiciones. Las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará al Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente establecerá los lineamientos y el formato que debe ser utilizado para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

2.2. DOCUMENTOS Y ASPECTOS COMUNES A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

2.2.1. Estudios y Documentos Previos

De conformidad con lo señalado en el numeral 12 de la Ley 89 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto reglamentario 1082 de 20152, su Artículo 2.2.1.1.2.1.1, los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección:

1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con el Proceso de Contratación.

2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.

6. El análisis de Riesgo y la forma su distribución.

7. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación.

8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial.

En el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX los estudios y documentos previos se construyen en equipo entre los Comités Asesores, Secretaria General y Presidencia, en consecuencia, todos los estudios y documentos previos deberán suscribirse por cada uno de ellos.

2 Para los procesos de mínima cuantía se utiliza un formato especial, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011.

Ahora bien, como quiera que el principio de planeación también es predicable en la modalidad de mínima cuantía, el reglamento dispuso que los estudios y documentos previos tuvieran un tratamiento diferente a lo que ya tuvimos la oportunidad de apreciar en letras anteriores, por lo cual cada vez que se adelanten procesos de contratación bajo esta modalidad, los estudios deberán contener, en los términos del artículo 2.2.1.2.1.5.1 del decreto 1082 de 2015, lo siguiente:

1. La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.

2. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

3. Las condiciones técnicas exigidas.

4. El valor estimado del contrato y su justificación.

5. El plazo de ejecución del contrato.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

2.2.2. Determinación de requisitos Habilitantes

Para los pliegos de condiciones o en la invitación, el artículo 2.2.1.1.1.6.2 del Decreto 1082 de 2015, señalo lo siguiente:

1. el riesgo del proceso de contratación en el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del mencionado decreto, indicando la obligación de la entidad estatal de evaluar el riesgo que proceso de contratación presenta para el cumplimiento de metas y objetivos.

2. el valor del contrato objeto del proceso de contratación

3. el análisis del sector económico respectivo, y

4. el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial

2.2.3. Aviso de Convocatoria

Teniendo en cuenta que los procesos de selección deben buscar la mayor participación de la ciudadanía es necesario convocarlos públicamente, por esta razón se prevé en el Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015 como parte de la etapa de planeación, la elaboración de un aviso de convocatoria el cual debe contener la siguiente información, además de lo establecido para cada modalidad de selección:

1. El nombre y dirección del Concejo Municipal.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato,

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de la misma.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

12. El Cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

Este aviso de convocatoria y su publicación en el SECOP no es necesario en los procesos de contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa.

2.2.4. Pliegos De Condiciones

Dentro de la fase de planeación, después de elaborados los estudios y documentos previos y el aviso de convocatoria es preciso que la entidad elabore los proyectos de pliegos y pliegos definitivos los cuales deberán contener como mínimo los siguientes componentes en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de 2015:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.

2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.

3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

4. Las condiciones de costo y/o calidad que la entidad debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.

5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato.

6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.

7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

10. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Xxxxxxx Xxxxxxxxx.

00. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

13. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas.

14. El Cronograma.

Los pliegos de condiciones definitivos deberán ser visados en cada hoja por los responsables técnicos, financieros y el jurídico de la entidad.

2.2.5. Observaciones A Los Documentos De Contratación Y Adendas

En aplicación al principio de publicidad, los interesados pueden formular observaciones a las especificaciones técnicas y a las reglas de participación en las cuales el interesado considera que se limita el derecho a la participación, en todo caso, la entidad estatal deberá dar respuesta motivada a través del SECOP, en los términos que correspondan.

En la situación que las observaciones presentadas por los interesados, se requiere modificar los pliegos de condiciones, se tendrá en cuenta que:

1. Para el proceso de Licitación pública, según la ley 1474 de 2011, en su artículo 89 se pueden expedir adendas hasta tres (3) días antes del cierre.

2. Para los demás procesos de selección según el Decreto 1082 de 2015, en su artículo 2.2.1.1.2.2.1 como fecha límite un (1) días antes del cierre.

3. Que la adenda emitida, sin importar el proceso de selección, no afecte el derecho de igual ni el interés general.

2.2.6. Resolución de apertura del proceso de selección

Mediante acto administrativo en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015 deberá contener lo siguiente:

1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.

3. El Cronograma.

4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos.

5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

Lo anterior no es aplicable al proceso de selección de mínima cuantía.

2.2.7. Certificado de disponibilidad presupuestal y vigencias futuras

Para la elaboración y publicación de los procesos de contratación, los Estudios Previos, así como los pliegos de condiciones o invitaciones públicas, deberán contener el número de identificación del CDP correspondiente, así como el original o copia del mismo, según lo señalado por la Ley 80 de 1993 en el artículo 25, numeral 6 y la Ley 819 de 2003 en el artículo 9 para el caso de vigencias futuras si el proceso se encuentra respaldado por las mismas.

2.2.8. Registro de Proponentes

Se encuentra regulado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, el cual modifico el artículo 6 xx Xxx 1150 de 2007 y reglamentado por el Decreto 1082 de 2015, en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 y no será exigible en los procesos de selección de mínima cuantía y contratación directa.

2.2.9. Capacidad de contratación

Esto aplica solo para los contratos de obra y se encuentra regulado, por la Ley 1150 de 2007, en el artículo 6, modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012, para la aplicación de este criterio se deberá seguir la guía de la Agencia Colombia Compra Eficiente, como la hoja de cálculo publicada por la misma entidad.

2.2.10. Garantías en los Contratos

Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del Concejo Municipal xx Xxxxxx con ocasión de:

a) La presentación de las ofertas.

b) Los contratos y de su liquidación

c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

2.2.10.1. Clases de garantías

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

a. Contrato de seguro contenido en una póliza

b. Patrimonio autónomo

c. Garantía Bancaria

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.

2.2.10.2. Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías

Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artículos 2.2.1.2.3.1.3 al 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015.

Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario competente dentro del comité estructurador.

2.2.10.3. No obligatoriedad de garantías

No serán obligatorias, según el Estatuto General de Contratación, el Decreto Reglamentario y demás leyes en la materia, en:

a. Los contratos de empréstito

b. Los contratos interadministrativos

c. Los contratos de seguro

d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la mínima cuantía.

e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.

f. Los contratos celebrados por contratación directa.

La entidad estatal podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo.

2.2.10.4. Preservación de las garantías

Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la respectiva contratación de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías.

El Supervisor informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros:

La copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se

adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.

En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla, caso contrario se debe cumplir lo establecido por la Ley 1474 según sea el caso.

Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá INICIAR SU LABOR DE SEGUIMIENTO.

2.2.10.5. Análisis del sector

De acuerdo al tipo de proceso de selección, se realizará el análisis del sector económico y de los oferentes según lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales del Decreto 1082 de 2015, bajo la tutela de la Agencia Colombia Eficiente, en la “Guía para la Elaboración de Estudios de Sector” y según sea el objeto del proceso, el sector y la información disponible para el efecto.

2.2.10.6. Análisis de riesgos

De acuerdo a lo establecido por la Ley 1150 de 2007 y lo reglamentado en el artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015, el Concejo Municipal xx Xxxxxx, debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, para lo cual se tomar como referencia el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación”.

2.2.10.7. Acuerdo y tratados comerciales

Teniendo en cuenta lo establecido por el Estatuto General de Contratación y su Decreto Reglamentario, y teniendo en cuenta que en el cumplimiento de tratados y acuerdos comerciales, los cronogramas de publicación pueden considerar mayores tiempos, y que dicha situación debe ser evidencia en el contenido de los Estudios previos para algunos tipos de procedimiento de selección, se debe tener como herramienta para la identificación de los acuerdos y tratados comerciales el “Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación” de la Agencia Colombia Compra Eficiente.

2.2.10.8. Forma de pago

Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

La definición de la forma de pago del valor del contrato deberá realizarse de acuerdo con la naturaleza de la contratación, la forma de pago definida debe mantener las condiciones económicas existentes al momento de la suscripción del contrato y facilitar su ejecución al contratista.

Para efecto de la entrega de anticipos, deberán tenerse en cuenta las disposiciones previstas en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011 y artículo 2.2.1.1.2.4.1 del Decreto 1082 de 2015.

3 -CAPÍTULO

ETAPA O FASE DE SELECCIÓN

Comprende las acciones que debe adelantar el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX desde la apertura del proceso de contratación hasta el momento en que se adjudique el contrato. Se identifican y se desarrollan las principales modalidades de selección de que trata el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por la Ley 1474 de 2011, la Ley 1551 de 2012 y lo consagrado en el Decreto 1082 de 2015.

3.1. PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

Son el conjunto de procedimientos que le permiten al CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX seleccionar la oferta más ventajosa para adquirir bienes, servicios y obras respetando los parámetros y mandatos del ordenamiento jurídico.

La modalidad de selección siempre deberá quedar sustentada en los estudios y documentos previos, y la responsabilidad en su elección correrá a cargo del Asesor jurídico en contratación.

De conformidad con el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el Artículo 94 la Ley 1474 de 2011, la ley 1551 de 2012 y conforme a lo reglado en el Decreto 1082 de 2015, en Colombia existen cinco (5) modalidades para seleccionar a los contratistas, ellas son:

3.1.1. Licitación Pública

La licitación pública como modalidad de selección es la regla general para escoger al contratista, sin embargo, en la práctica, por el establecimiento del concurso de méritos como modalidad de selección autónoma y la inclusión de la selección abreviada, la licitación se reserva a objetos de carácter complejo y de mayor cuantía.

El procedimiento aplicable continúa siendo el previsto en el Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 con las previsiones particulares de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 019 de 2012 y las disposiciones reglamentarias del Decreto 1082 de 2015 tales como:

a. La posibilidad de realizar la presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública. Caso en el cual la entidad debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.

b. Se establecen como obligatorias las audiencias de (a) asignación de Riesgos, y (b) adjudicación.

c. Si existe solicitud de un interesado para aclarar los pliegos y es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los mismos, este tema se tratará en la audiencia de asignación de Riesgos.

3.1.1.1. Documentos y etapas de selección

Documentos o etapa	Marco normativo	Responsable
Estudio previo	Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP	Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9	Tesorero
Aviso de Convocatoria	Decreto 1082/15, Art	Gerente de proyecto,

	ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
FECHA:	22/12/16	26/12/16	27/12/16
CARGO:	CONTRATISTA	SECRETARIO GENERAL DEL CONCEJO	PRESIDENTE DEL CONCEJO
NOMBRE:	XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX X.	XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX	XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX

		2.2.1.1.2.1.2		Comité Estructurador
Proyecto xx xxxxxx condiciones	xx	Xxx 82/93, art 24-5, Ley 1150/07 art 5, - Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.3		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación SECOP días hábiles	10	Ley 1150/07 art 8, Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.4		Gerente Proyecto, Secretaria Presidencia
Observaciones y respuestas al Proyecto xx xxxxxx		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Acto administrativo ordena la apertura	que	Ley 80/93 art 30-1, Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.5		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación pliegos de condiciones, entre 10 a 20 días hábiles antes del inicio del plazo para presentar oferta		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	Art	Gerente Proyecto, Secretaria Presidencia
Publicación de tres (3) avisos, con intervalo de dos (2) a cinco (5) días entre aviso		Ley 80/93 Art 30-3		Gerente de proyecto, Comité Jurídico, Secretaria Presidencia
Audiencia de aclaraciones y audiencia de revisión de la asignación de riesgos		Ley 80/93 Art 30-4, Decreto 019/12 Art 220, Decreto 1082/15 Art 2.2.1.2.1.1.2 Ley 1150/07 Art 4, Decreto 019/12 Art 220, Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.1.2		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Adendas prorrogando términos, máximo seis (6) días antes del cierre		Ley 80/93 art 30-4		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Adendas, publicación máxima tres (3) días antes del cierre		Ley 1474/11 art 89, Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.2.1 y 2.2.1.1.1.7.1		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Cierre del proceso, con su respectiva acta		Decreto 1082/15 2.2.1.1.7.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Etapa de evaluación ofertas, solicitud aclaraciones	de xx	Xxx 14150/07 art parágrafo 1	5	Comité Evaluador
Traslado informe de evaluación, cinco (5) días		Ley 82/93, art 30-8		Gerente de proyecto, Comité Evaluador, secretaria presidencia
Audiencia pública adjudicación	xx	Xxx 1150/007 art9, decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.1.2		Gerente de Comité evaluador	proyecto,
Acto de adjudicación		Ley 80/93 art 30-11		Gerente de Comité evaluador	proyecto,
Acto declarando desierto		Ley 80/93 art 25-18		Gerente de Comité evaluador	proyecto,
Perfeccionamiento contrato	xxx	Xxx 80/93 art 41		Ordenador del comité evaluador	Gasto,
Contrato adicional		Ley 80/93 art 40		Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Otrosis o modificatorios al		Ley 80/93 art 16		Ordenador del	gasto,

contrato

comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón.

sancionatorios al contratista debidamente ejecutoriados y sus

respectivas publicaciones

Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Acta de liquidación mutuo acuerdo o unilateral

Ley 1150/07art 11

Ordenador del gasto, comité estructurador,

supervisor del contrato

a. Audiencia de discusión sobre distribución de riesgos y audiencia de aclaraciones:

La entidad estatal, en cumplimiento de lo señalado por la Ley 1150/07 en el artículo 4, en el cronograma xxx xxxxxx de condiciones, señalara con anterioridad al cierre del proceso para la presentación de ofertas, el día, hora y lugar para llevar a cabo la Audiencia de asignación de riesgos con el fin de establecer la distribución definitiva.

Según lo reglado por el Decreto 019/12 en el artículo 220, se programará de forma conjunta la audiencia de asignación de riesgos y la audiencia de aclaración.

De lo debatido en la audiencia se podrá prorrogar el término hasta por seis (6) días más hábiles, para lo cual se expedirá la respectiva adenda.

b. Recepción de ofertas y análisis de la propuesta

Es el plazo dentro del cual la entidad realiza los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las ofertas, espacio en el cual se pueden solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables, sin que con ellos se vulnere el derecho al debido proceso durante el traslado del informe de evaluación.

El informe de evaluación deberá estar suscrito por cada uno de los miembros del comité evaluador.

c. traslado del informe de evaluación

La entidad elabora el informe de evaluación, determinando el orden de elegibilidad y se dará su traslado a través del SECOP por un término de cinco (5) días, tiempo en el cual, los interesados podrán consultar en el Concejo Municipal xx Xxxxxx, las ofertas físicas de los demás participantes, las copias serán expedidas a costas de los interesados previa solicitud y coordinación logística.

d. Audiencia de adjudicación

Si hay lugar a la presentación de observación por parte de los participantes, los comités procederán a analizar las mismas y presentar un formulario de respuesta a la misma, y consolidar un informe de evaluación definitivo.

La Ley 80/93 en su artículo 30-9 establece que dentro xxx xxxxxx de condiciones se consideren los plazos para la adjudicación y para la firma del contrato, teniendo en cuenta la naturaleza, objeto y cuantía.

El Decreto 1082/15, en su artículo 2.2.1.2.1.1.2 estableció como requisitos de la audiencia de adjudicación los siguientes:

1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Entidad Estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la Entidad Estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.

2. La Entidad Estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.

3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Entidad Estatal haya señalado con anterioridad.

4. La Entidad Estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con antelación.

5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.

e. Visita Al Sitio De Obra (Cuando Aplique)

Deberá estar contenida en el pliego de condiciones para los procesos de obra, cuando se considere necesaria, debe realizarse después de la audiencia de aclaraciones.

f. Evaluación de propuestas alternativas

La Ley 80/93 en el artículo 30-6 establece la obligación para los proponentes que las ofertas deban referirse y sujetarse a todos y a cada uno de los puntos contenidos en el pliego de condiciones, además de la posibilidad de presentar ofertas técnicas alternativas sin que implique el condicionamiento la oferta para la adjudicación.

Para la calificación y aceptación de una propuesta alternativa se deberá tener en cuenta por parte del comité evaluador:

1. Que la propuesta básica reúna y cumpla todos los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones.

2. Que para analizar la propuesta se haya obtenido el primer orden de elegibilidad.

3. Es discrecional el estudio dela alternativa técnica.

4. La propuesta alternativa no podrá superar el presupuesto oficial establecido en los pliegos de condiciones.

g. Criterios de evaluación

Se tendrá en cuenta para la confección de los criterios de evaluación, lo establecido por la Ley 1150/07, en su artículo 5, el Decreto 1082/15 en su artículo 2.2.1.1.2.2.2.

h. Reciprocidad y tratamiento preferencia de ofertas nacionales.

Para la aplicación de estos criterios se deberá tener en cuenta lo señalado pro al Ley 80/ en sus articulo 20 y 21 respectivamente y según sea el caso.

Para la elaboración de estudios previos y determiancion de plazos dentro del cronograma xxx xxxxxx de condiciones deberá tenerse en cuenta los compromisos pactados en Tratados de Libre comercio o acuerdo, según corresponda en cumplimiento de lo reglamentado por el Decreto 1082/15 en su art 2.2.1.1.1.3.1.

i. Subasta inversa en licitación publica

El Decreto 1082/15, en artículo 2.2.1.2.1.1.1 reglamento el procedimiento para la presentación de oferta dinámica mediante subasta inversa en procesos de licitación pública, en los pliegos de condiciones, previo análisis del objeto, especificaciones y del sector, se debe establecer las condiciones de las variables técnicas y económicas sobre las cuales se puede realizar oferta.

10 días hábiles

20 días

hábiles

Diagrama Licitación publica

inicio

Estudio Previo

CDP

Aviso de

Convocatoria

Proyecto xx xxxxxx

Etapa de observaciones al proyecto xx xxxxxx

Acto de Apertura

Pliego de Condiciones

Audiencia publica

de aclaración y

discusión de

riesgos

Adenda

Cierre proceso y presentación de ofertas

Elaboración informe de evaluación

Traslado informe

de evaluacion

Publicación

SECOP

Audiencia publica adjudicacion

Publicación

SECOP

Contrato

3 días

hábiles

Fuente: Xxxxxxx Xxxxxxxxx xx Xxxxxx, 0000

3.1.2. Selección Abreviada

Es el mecanismo de selección objetiva previsto para aquellos casos en que por las características del bien o servicio a contratar, las circunstancias de la contratación, o la destinación de la obra, bien o servicio, pueden adelantarse en un procedimiento simplificado, para garantizar la eficiencia de la gestión contractual del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX.

La selección abreviada obedece a un procedimiento público y concurrencia. Es más sencillo y ágil frente al procedimiento previsto para la licitación, que recordamos es la regla general de contratación.

Para efectos de iniciar un procedimiento de selección de contratistas a través de la modalidad de selección abreviada debemos tener en cuenta que solo procede si se cumplen las causales expuestas en el numeral 2, del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Las causales son las siguientes:

 La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. (subasta inversa, bolsa de productos, acuerdos marco de precios)

 La contratación de menor cuantía.

 La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

 La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

 La enajenación de bienes.

 Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

3.1.2.1. Proceso de selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización

Las causales para llevar a cabo el proceso de selección están señaladas en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, correspondiendo a bienes y servicios que posean las mismas especificaciones técnicas, con incidencia del diseño o características descriptivas, que comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.

El Decreto 1082 de 2015 en el artículo 2.2.1.1.1.3.1definio Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, lo cual debe ser objeto de consulta en la estructuración del proceso de selección.

Para este tipo de proceso no se aplicará los artículos 2 y 3 de la Ley 816 de 2003, según lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Documentos o etapa	Marco normativo	Responsable
Estudio previo	Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP	Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9	Tesorero
Aviso de Convocatoria	Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.2	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Proyecto xx xxxxxx de condiciones	Ley 82/93, art 24-5, Ley 1150/07 art 5, -decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.3	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación SECOP 5 días	Ley 1150/07 art 8	Gerente Proyecto,

	ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
FECHA:	22/12/16	26/12/16	27/12/16
CARGO:	CONTRATISTA	SECRETARIO GENERAL DEL CONCEJO	PRESIDENTE DEL CONCEJO
NOMBRE:	XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX X.	XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXXX	XXXXXXXX XXXXXX XXXXXX

hábiles		Secretaria Presidencia
Observaciones y respuestas al Proyecto xx xxxxxx	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Acto administrativo que ordena la apertura	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.5	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación pliegos de condiciones	Decreto 1082/15 Art 2.2.1.1.1.7.1	Gerente Proyecto, Secretaria Presidencia
Adendas, publicación máxima un (1) día antes del cierre	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.2.1 y 2.2.1.1.1.7.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Cierre del proceso, con su respectiva acta	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.7.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Etapa de evaluación de ofertas, solicitud de aclaraciones	Ley 1450/07 art 5 parágrafo 1	Comité Evaluador
Informe de habilitados, tres (3) días	Ley 80/93, art 24-2	Gerente de proyecto, Comité Evaluador, secretaria presidencia
Audiencia pública de subasta, mínimo dos habilitados	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.2.2-1 y 4, art 2.2.1.2.1.2.4	Gerente de proyecto, Comité evaluador
Acto de adjudicación	Ley 80/93 art 30-11	Gerente de proyecto, Comité evaluador
Acto declarando desierto	Ley 80/93 art 25-18	Gerente de proyecto, Comité evaluador
Perfeccionamiento del contrato	Ley 80/93 art 41	Ordenador del Gasto, comité evaluador
Contrato adicional	Ley 80/93 art 40	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Otrosí o modificatorios al contrato	Ley 80/93 art 16	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón. sancionatorios al contratista debidamente ejecutoriados y sus respectivas publicaciones	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Acta de liquidación mutuo acuerdo o unilateral	Ley 1150/07art 11	Ordenador del gasto, comité estructurador, supervisor del contrato

Aviso de

Convocatoria

5 días

hábiles

Diagrama selección abreviada de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de uso común presencial

inicio

Estudio Previo

CDP

Proyecto xx xxxxxx

Etapa de observaciones al proyecto xx xxxxxx

Acto de Apertura

Pliego de

Condiciones

Adenda

Cierre proceso y presentación de ofertas

Elaboración informe de evaluación

Publicación SECOP

Informe de habilitados

Audiencia subasta

presencial

Publicación SECOP

Contrato

Fin

3 días hábiles

Fuente: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx Xxxxxx 0000

a. Estudios previos para subasta inversa

En el artículo 2.2.1.2.1.2.1 del decreto 1082, se debe indicar:

1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) la unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) los patrones de desempeño mínimos.

2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.

b. informe de habilitados

El numeral 2 del artículo 24 de la Ley 80/93, así como el numeral 3 del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del decreto 1082/15, se debe publicar el informe de habilitación de os oferentes, indicando si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado, durante el periodo de traslado, se deben verificar las observaciones al informe de evaluación.

c. audiencia subasta inversa presencial

En el desarrollo de este procedimiento pueden existir don posibilidades:

1. Presentación de un único oferente: el numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082/15 si se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad puede adjudicar el contrato si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, sin que se dé lugar a realizar subasta.

2. Cuando hay por lo menos dos oferentes: el numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del Decreto 1082/15, establece el procedimiento a reglar dentro xxx xxxxxx de condiciones, así: Los pliegos de condiciones deben indicar: a) la fecha y hora de inicio de la subasta; b) la periodicidad de los Lances; y c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa. Adicionalmente se deberá verificar que las ofertas contengan: que el interesado acredite su capacidad para participar en el proceso, la ficha técnica y la presentación del precio inicial propuesto por el oferente, es decir el formulario de la oferta económica debidamente diligenciado.

La subasta debe dar inicio con el precio más bajo presentado por los habilitados y solamente serán válidos los lances efectuados durante el procedimiento de subasta y en los cuales sean por lo menos iguales al margen mínimo establecido en el pliego de condiciones.

Con la presentación de cada lance, la entidad debe informar el valor xxx xxxxx más bajo.

En el caso de presentarse oferta, se deber aplicar las reglas de los numerales 1 a 5 del artículo 2.2.1.1.2.2.9 del Decreto 1082/15.

La presente subasta se podrá llevar a cabo por medios electrónicos, para lo cual se deberá llevar a cabo lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.2.5 del Decreto 1082/15 para el efecto.

d. Definición de criterios de selección

Para el efecto se deberán seguir lo señalado por el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082/15.

3.1.2.2. Proceso de selección abreviada de menor cuantía

Documentos o etapa	Marco normativo	Responsable
Estudio previo	Ley 1474 art 87, Ley 1682/13 art 19, Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP	Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9	Tesorero
Aviso de Convocatoria	Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.2	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Proyecto xx xxxxxx de condiciones	Ley 80/93, art 24-5, Ley 1150/07 art 5, -decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.3	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación SECOP 5 días hábiles	Ley 1150/07 art 8, Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.4	Gerente Proyecto, Secretaria Presidencia
Observaciones y respuestas al Proyecto xx xxxxxx	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Solicitud de convocatoria limitada a mipymes	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.4.2.2	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Acto administrativo que ordena la apertura	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.5	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Manifestación de interés en participar, 3 días hábiles	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.2.20-1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Audiencia para celebrar sorteo, y de aclaraciones	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.2.1.20-2	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Adendas, publicación máxima un (1) día antes del cierre	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.2.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Cierre del proceso, con su respectiva acta	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1 7.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Etapa de evaluación de ofertas, solicitud de aclaraciones	Ley 14150/07 art 5 parágrafo 1	Comité Evaluador
Traslado informe de evaluación, tres (3) días	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.2.20-4	Gerente de proyecto, Comité Evaluador, Secretaria presidencia
Acto de adjudicación	Ley 80/93 art 25-18	Gerente de proyecto, Comité evaluador
Acto declarando desierto	Ley 80/93 art 25-18	Gerente de proyecto,

			Comité evaluador
Perfeccionamiento contrato	xxx	Xxx 80/93 art 41	Ordenador del comité evaluador	Gasto,
Contrato adicional		Ley 80/93 art 40	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Otrosis o modificatorios al contrato		Ley 80/93 art 16	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón. sancionatorios al contratista debidamente ejecutoriados y sus respectivas publicaciones		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	art	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Acta de liquidación mutuo acuerdo o unilateral		Ley 1150/07art 11	Ordenador del gasto, comité estructurador, supervisor del contrato

Inicio

Estudios previos

CDP

Observaciones

Invitación publica

Cierre proceso

Observaciones Elaboración y

traslado informe

de evaluación

Informé definitivo

Aceptación de

oferta

Fin

1 día

hábil

Diagrama selección abreviada

1 día

hábil

Fuente: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx-0000

3.1.3. Concurso De Méritos

El concurso de méritos es la modalidad de selección de contratistas que adelanta el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX con el objeto de contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, modificada por el numeral 3 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el Decreto 1082 de 2015 en el artículo 2.2.1.2.1.3.1 y

los proyectos de arquitectura, los cuales se realizarán de conformidad con el Decreto 2326 de 1995, hasta tanto el Gobierno Nacional en uso de su facultad reglamentaria, no lo modifique.

El procedimiento seleccionado es concurso abierto, precalificación, las demás etapas se mantienen.			se debe suprimir la etapa de
Documentos o etapa		Marco normativo		Responsable
Estudio previo		Ley 1474 art 87, Decreto 1082/15, Art 2.2.1.1.2.1.1		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP		Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9		Tesorero
Aviso de Convocatoria		Decreto 1082/15, 2.2.1.1.2.1.2	Art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Proyecto xx xxxxxx condiciones	xx	Xxx 80/93, art 24-5, Ley 1150/07 art 5, -decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.3		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación SECOP 5 días hábiles		Ley 1150/07 art 8, Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.2.1.4		Gerente Proyecto, Secretaria Presidencia
Observaciones y respuestas al Proyecto xx xxxxxx		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Publicación informe de precalificación por dos (2) días		Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.5	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Audiencia precalificación	de	Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.6	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Acto administrativo que ordena la apertura		Decreto 1082/15 2.2.1.1.2.1.5	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Adendas, publicación máximo un (1) día antes del cierre		Decreto 1082/15 2.2.1.1.2.2.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Cierre del proceso, con su respectiva acta		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Etapa de evaluación ofertas, solicitud aclaraciones	de xx	Xxx 14150/07 art parágrafo 1	5	Comité Evaluador
Traslado informe evaluación, tres (3) días	de	Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.2-2	art	Gerente de proyecto, Comité Evaluador, Secretaria presidencia
Audiencia para verificación de coherencia de propuesta económica y técnica		Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.2-3, 4	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Firma del contrato		Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.2-4	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador, Ordenador del Gasto
Acto declarando desierto		Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.3.2-6	art	Gerente de Comité evaluador	proyecto,
Perfeccionamiento contrato	xxx	Xxx 80/93 art 41		Ordenador del comité evaluador	Gasto,
Contrato adicional		Ley 80/93 art 40		Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Otrosis o modificatorios al contrato

Ley 80/93 art 16

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor

del contrato

Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón.

sancionatorios al contratista debidamente

ejecutoriados y sus respectivas publicaciones

Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Acta de liquidación mutuo acuerdo o unilateral

Ley 1150/07art 11

Ordenador del gasto,

comité estructurador, supervisor del contrato

a. Estudio previos

En función de la complejidad de la consultoría, se podrá realizar una lista de precalificados según lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3 del Decreto 1082/15.

b. aviso de convocatoria para precalificación

Si el proceso de selección es con lista de precalificación, se debe tener encueta lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3 del Decreto 1082/15 para la elaboración del aviso de convocatoria del concurso de méritos.

c. Publicación del informe de precalificados

Para el contenido del informe de precalificados deberá tener en cuenta lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.5 del Decreto 1082/15.

d. audiencia de conformación de lista corta o multiusos

La audiencia debe hacerse acorde con el artículo 2.2.1.2.1.3.6 del Decreto 1082/16, en el desarrollo de la misma se contestarán observaciones al informe de precalificación y se notificara la lista de precalificados de acuerdo con lo establecido en la ley.

e. informe de evaluación

De conformidad con lo previsto en el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082/15, el informe de evaluación debe ser publicado un término de tres (3) días, se procederá a hacer el análisis de observaciones presentadas por lo proponentes y hacer las correcciones o dar las respuestas que san del caso.

f. adjudicación del contrato

Para ello se tendrá en cuenta lo reglado en los numerales 3, 4 y 5 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082/15.

g. Contratos de interventoría

Dentro xxx xxxxxx de condiciones, baja la tutela de artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082/15, se deben tener en cuenta los artículos 82, 83 y 84 de la Ley 1474/11

3.1.4. Contrato de prestación de servicio profesionales y de apoyo a la gestión

Esta señalados en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150/07 como contratos de prestación de servicio y de apoyo a la gestión o a la ejecución de trabajos artísticos que solo se puedan encomendarse a determinadas personas.

El numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80/93, señala que este tipo de contratos solo podrán ser con personas naturales y para el desarrollo de actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la Entidad.

El proceso de selección se encuentra reglada bajo el artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082/15

En ningún caso estos contratos podrán generar relación laboral ni prestaciones sociales y se celebra en el término estrictamente indispensable.

3.1.5. Mínima cuantía

Creado a través del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, el cual adiciono el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, haciendo referencia a la contratación cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía dela entidad independiente de su objeto, se encuentra reglamentado por el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2.

Documentos o etapa		Marco normativo		Responsable
Estudio previo		Ley 1474 art 87, Decreto 1082/15, Art 2.2.1.2.1.5.1		Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP		Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9		Tesorero
Invitación publica		Decreto 1082/15, 2.2.1.2.1.5.2-1, 2 y 3	Art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Adendas, publicación mínima un (1) día antes del cierre		Decreto 1082/15 2.2.1.1.2.2.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Cierre del proceso, con su respectiva acta		Decreto 1082/15 2.2.1.1.1.7.1	art	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
Etapa de evaluación ofertas, solicitud aclaraciones	de de	Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.5.2-4	art	Comité Evaluador
Traslado informe evaluación, un (1) día	de	Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.5.2-5	art	Gerente de proyecto, Comité Evaluador, secretaria presidencia
Aceptación de oferta		Decreto 1082/15 2.2.1.2.1.5.2-6 y 8	art
Acto declarando desierto		Ley 80/93 art 25-18		Gerente de Comité evaluador	proyecto,
Perfeccionamiento contrato	xxx	Xxx 80/93 art 41		Ordenador del comité evaluador	Gasto,
Contrato adicional		Ley 80/93 art 40		Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Otrosis o modificatorios al contrato

Ley 80/93 art 16

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor

del contrato

Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón.

sancionatorios al contratista debidamente

ejecutoriados y sus respectivas publicaciones

Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

Acta de liquidación mutuo acuerdo o unilateral

Ley 1150/07art 11

Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor

del contrato

Diagrama mínima cuantía

Inicio

Estudios previos

Invitación publica

1 día

hábil

Observaciones

Cierre proceso

Elaboración y traslado informe de evaluación

1 día

hábil

Observaciones

Informé definitivo

Aceptación de

oferta

Fin

Fuente: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xx Xxxxxx 0000

3.1.6. Contratacion directa para la prestación de servicios profesionlaes y de apoyo a la gestion

La LEY 1150 DE 2007 en su ARTÍCULO 2. De las modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas:

4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos:

h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

Por su parte el DECRETO 1082 DE 2015 en el Artículo 2.2.1.2.1.4.9. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que

solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Entidad Estatal haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la Entidad Estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

La Entidad Estatal, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan en•comendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.

Documentos o etapa	Marco normativo	Responsable
Estudio previo	Ley 1474 art 87, Decreto 1082/15, Art 2.2.1.2.1.5.1	Gerente de proyecto, Comité Estructurador
CDP	Ley 80/93, Art 25-6, Ley 819/03, Art 9	Tesorero
Certificdo de idoneidad	Ley 1150 de 2007, Articulo 2	Secretario General
Certificado de Inexistencia en planta	Ley 1150 de 2007, Articulo 2	Secretario General
Justificacion	Ley 1150 de 2007, Articulo 2	Secretario General
Contrato	Decreto 1082/15 art 2.2.1.2.1.5.2-6 y 8	Gerente de Proyecto, Comites evaluadores, Odenador del Gasto.
Perfeccionamiento del contrato	Ley 80/93 art 41	Ordenador del Gasto, comité evaluador
Contrato adicional	Ley 80/93 art 40	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato
Otrosis o modificatorios al contrato	Ley 80/93 art 16	Ordenador del gasto, comité estructurador, supervisor del contrato
Actas de suspensión y reiniciación del contrato, Actos Admón. sancionatorios al contratista debidamente ejecutoriados y sus respectivas publicaciones	Decreto 1082/15 art 2.2.1.1.1.7.1	Ordenador del gasto, comité evaluador o estructurador, supervisor del contrato

4. CAPITULO

DEL CONTRATO ESTATAL – FASE CONTRACTUAL

Las estipulaciones de los contratos que se celebren serán las que, de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza.

En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.

Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:

4.1. REQUISITOS DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por el Comité Evaluador correspondiente, indispensables para suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representación legal, registro mercantil, fotocopia de la cédula del representante legal, documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado, entre otros.

Se regirá por lo reglada en la Ley 80 de 1993 en su artículo 13.

4.2. PERFECCIONAMIENTO DE CONTRATOS

Los contratos del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX se perfeccionan según lo establecido por la Ley 80 de 1993, en su artículo 41.

En el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX las minutas de los contratos derivados de un proceso de selección de contratistas por licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa deberán contener como mínimo lo siguiente:

 Tipo de contrato.

 Codificación del contrato

 Identificación completa de las partes del contrato.

 Breves antecedentes del proceso de selección.

 El bien, obra o servicio a contratar: Objeto.

 Obligaciones precisas que aseguren el cumplimiento del objeto y las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.

 Valor del contrato en letras y números e indicar si está gravado con IVA.

 Plazo o condición.

 Forma de pago.

 Disponibilidad presupuestal, fecha, rubro y descripción del mismo que asegure que está habilitado para contratar, determinado objeto.

 El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.

 Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato, el cargo, el nombre completo y los datos de contacto del mismo.

 Indicación de las multas aplicables conforme a las normas y procedimientos vigentes.

 Cláusula penal pecuniaria.

 Garantías (cuando aplique).

 Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía de conformidad con lo previsto en el Artículo 2.2.1.2.3.1.18del Decreto 1082 de 2015.

 Pacto de las cláusulas excepcionales al derecho común cuando estas apliquen.

 Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.

 Prohibiciones a las que haya lugar.

 Aspectos de la liquidación del contrato (cuando aplique).

 La indicación del régimen jurídico aplicable.

 Indicación sobre la solución de controversias.

 Declaración expresa de ausencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista.

 Domicilio.

 Las demás que el Asesor jurídico en contratación considere pertinentes según el tipo de contrato.

Para los contratos de Mínima Cuantía en los términos del Artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 8 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del decreto 1082 de 2015 la comunicación de aceptación de la oferta por parte del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes. En tal sentido, siempre es necesario que el contenido de la invitación y de los estudios previos del proceso, hagan parte integral del contrato.

La comunicación de aceptación de oferta deberá contener:

 Tipo de contrato.

 Codificación del contrato.

 Identificación completa del oferente.

 Objeto.

 La expresión: que los estudios previos, la invitación pública y la propuesta presentada hacen parte integral del contrato.

 Indicación de la existencia de un supervisor, el cargo, el nombre completo y los datos de contacto del mismo.

 Domicilio.

 Forma de pago

 Garantías (cuando aplique)

 Multas y solucione controversias

 Las demás que el Asesor jurídico en contratación considere.

4.3. REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO – LEGALIZACION DE CONTRATOS

4.3.1. Registro Presupuestal

Una vez suscrito el contrato, para poder dar inicio al mismo es preciso requerir el respectivo registro presupuestal.

El Registro Presupuestal estará acorde con el Decreto 111 de 1996 y será emitido por el Tesorero de la Corporación.

4.3.2. Aprobación de las Garantías

Antes del inicio de la ejecución del contrato, la Secretaría Presidencia proyectará el acta mediante la cual se aprueba la garantía con el visto bueno del Asesor jurídico en contratación, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada uno de los casos. El acta deberá ser suscrita por el presidente de la entidad una vez se hayan cumplido los requisitos anteriores.

4.3.3. Acreditación de pago a los Sistemas de Seguridad Social y Parafiscales (ICBF, Sena, Cajas De Compensación)

De conformidad con lo reglado en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007, el contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los parafiscales relativos al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda y según el régimen legal vigente para la fecha.

4.3.4. Suscripción del Acta de Inicio

Una vez se apruebe la garantía única y se tenga el registro presupuestal, se procederá lo más pronto posible a elaborar el acta de inicio con el contratista, este documento será realizado a atraves de la Secretaria de Presidencia.

4.3.5. Publicación del Contrato

Los contratos suscritos se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto 1082 de 2015, dicho procedimiento estará a cargo de la Secretaria de Presidencia.

4.3.6. Descuentos de Impuestos

El Concejo Municipal xx Xxxxxx procederá a realizar los descuentos pertinentes del pago de impuestos de orden nacional y local que apliquen según el régimen tributario y los acuerdos municipales o decretos en la materia vigentes, este procedimiento esta a cargo del asesor contable de la Entidad.

4.3.7. El Pago o Desembolso

Para la realización de cada pago se verificará la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el informe de supervisión en donde se indique el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, dicho procedimiento estará a cargo del Tesorero de al Entidad.

4.3.8. Modificaciones al contrato.

Conforme el artículo 16 de la Ley 80 de 1993 cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito, o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que afecten la ejecución del contrato y ameriten revisar las condiciones pactadas sin alterar las condiciones que originaron la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del supervisor, se podrá modificar el contrato garantizando el cumplimiento de su fin.

4.3.8.1. Adición y prorroga

Previa solicitud justificada del Supervisor, los contratos se podrán adicionar en valor sin exceder el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. Tanto la adición como la prórroga contarán con la aprobación del ordenador del gasto.

Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las garantías en valor y/o plazo según proceda y publicar si a ello hay lugar. El Concejo Municipal xx Xxxxxx, registrarán presupuestalmente la adición correspondiente y aprobarán las garantías presentadas.

4.3.8.1.1. Documentos necesarios para la Modificación-prórroga

1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la modificación o la intención de hacerla.

2. Deben anexarse los documentos que soporten la prórroga.

2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.

3. Expediente completo del contrato o convenio.

4. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.

5. Diligenciamiento y suscripción del Formato de Justificación de Adición y/o prorroga contratos y convenios.

6. los demás documentos que se consideren por parte del supervisor del contrato y/o ordenador del gasto para soportar el procedimiento.

4.3.8.1.2. Documentos necesarios para la Modificación-adición

1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto. En todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, en el evento de presentarse o para el caso de contratos de obra en el Análisis de Precios Unitarios presentados en la oferta.

2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de este respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.

3. Presupuesto oficial que soporta la adición suscrito por el supervisor y/o interventor.

4. Expediente completo del contrato o convenio.

5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.

6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respalde la adición en recursos.

7. Diligenciamiento y suscripción del Formato de Justificación de Adición y/o prorroga contratos y convenios

8. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.

La modificación por concepto de prorroga o adición deberá contar con la aprobación del ordenador del gasto.

4.3.8.1.3. De los pagos y de la cesión de derechos patrimoniales

Los pagos generados por la ejecución de los contratos se someterán a los trámites legales administrativos y las cuentas contarán con la aprobación de la supervisión para su legalización y desembolso.

El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del Concejo Municipal xx Xxxxxx.

Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, previa autorización del Concejo Municipal xx Xxxxxx, el procedimiento es el siguiente:

a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.

b. El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.

c. El ordenador del gasto previa recomendación del Comité de asesor de contratación, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.

d. Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por el servidor público competente, respetando los lineamientos y directrices vigentes o que apliquen el régimen del contrato.

e. El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.

f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias administrativas del Concejo Municipal xx Xxxxxx que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso.

g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.

h. Celebrada la cesión del contrato, se procederá a incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente, y las plataformas de control que se encuentren vigentes para la fecha.

Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor deberá entregar a la oficina de Tesorería o quien haga sus veces, copia del acta de la respectiva cesión y las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal de los contratistas.

4.3.8.1.4. Cesión de derechos económicos

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de él se derive. (Ver Capitulo 1 Código Civil Colombiano) El trámite de la cesión del contrato es el siguiente:

1. El contratista debe elevar la solicitud de autorización para realizar la cesión del pago (derecho económico) al Ordenador del Gasto dando a conocer su voluntad de efectuar la cesión estipulando claramente el tercero debidamente individualizado, el cual debe ser con personalidad y capacidad jurídica suficiente.

2. El Ordenador del Gasto, una vez estudiadas las razones expuestas para la cesión, a través del concepto emitido para el caso por parte del comité Asesor de Contratación, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.

3. Si no se autoriza la cesión del derecho económico se deberá surtir el trámite normal del pago al proveedor con el que inicialmente se suscribió el contrato.

4. Si se autoriza la cesión del derecho económico se procederá a suscribir el acto administrativo de cesión del derecho económico (contrato de cesión cuando aplique) firmado por el cesionario y el cedente y en el mismo se estipulará que el cedente y cesionario liberan al Concejo Municipal xx Xxxxxx de toda responsabilidad que emane de la ejecución de la cesión.

5. Documento de aceptación y notificación de la cesión de derechos económicos por parte del delegatario.

6. Contrato de cesión de derechos económicos (cuando aplique) firmado por el cesionario y el cedente, donde se relacione en forma explícita lo siguiente: Los valores correspondientes a la cesión. Especificar si la cesión obedece al contrato principal o adicional. Deberá estipular la aceptación por parte del cesionario de los descuentos xx xxx cuando aplique.

4.3.8.1.5. Resciliación o terminación anticipada

Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.

Para resciliar un contrato celebrado se deberá tener en cuenta como mínimo lo siguiente:

a. Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o el requerimiento por parte del Supervisor del Contrato o del Ordenador del Gasto, en donde se justifiquen y manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.

b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato.

c. Justificación del supervisor que soporta la resciliación, con la indicación expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.

d. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité de Contratación, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación.

e. Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente acta de resciliación por las partes intervinientes y de liquidación del contrato por las partes del contrato, la cual será proyectada por el servidor público competente del respectivo proceso con el apoyo del supervisor y/o interventor.

f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por el servidor público competente del respectivo proceso, esto es a las partes del contrato o convenio, tesoreria, a la Compañía Aseguradora o garante, entre otras.

4.3.8.1.6. Suspensión y Reinicio del contrato.

En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el Concejo Municipal xx Xxxxxx y el contratista, podrá de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato.

Dicha suspensión debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición y es una medida excepcional.

La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.

Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:

a. Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.

b. Justificación y concepto del supervisor y/o interventor, donde recomiende la suspensión del contrato y se expongan las razones de índole técnico, social, jurídico, financiero, entre otros que soportan la respectiva suspensión, con la indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre dicha suspensión.

c. Informe de seguimiento del contrato donde se dé cuenta del estado del contrato desde el punto de vista técnico, administrativo, jurídico, contable, etc.

d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor y/o interventor.

e. Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato.

f. Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora. Esta obligación corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, quienes deberán solicitar copia de la póliza con su respectiva modificación.

4.3.9. Conceptos solicitados por el supervisor o por el contratista.

En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, con el concurso del asesor económico, técnico y jurídico de contratación. Este concepto surtirá trámite por conducto del Gerente de Proyecto o quien haga sus veces.

5. CAPÍTULO

CONTROL A LA EJECUCION CONTRACTUAL Y ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO – FASE DE EJECUCIÓN

5.1. DEFINICION DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN3

La interventoría o supervisión es la labor que cumple una persona natural o jurídica designada o contratada por el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX para controlar, exigir, administrar y verificar la ejecución y cumplimiento del objeto y las especificaciones de los contratos o convenios celebrados por la Entidad, velando por sus intereses, dentro de los parámetros de costo, tiempo, calidad y legalidad conforme a la normatividad vigente.

Se denominará SUPERVISOR a la persona de planta que asuma tal compromiso e

INTERVENTOR a quien sea contratado por contrato de consultoría modalidad interventoría

3 Ley 1474 de 2011. ARTÍCULO 83. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal

para el efecto. La supervisión conlleva idénticas responsabilidades y funciones que las del interventor.

5.2. ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN.

La función de interventoría y la supervisión implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y jurídico, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del contrato y la satisfacción de los intereses del estado, premisa fundamental de la contratación pública, así como la realización de actividades propias del ejercicio de la actividad contractual.

5.3. FINALIDADES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

Son finalidades de la interventoría y la supervisión las siguientes:

 Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos destinados en los contratos.

 Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.

 Mantener permanente comunicación con el contratista y retroalimentar de información al Presidente del Concejo.

 Propender porque no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.

 Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

5.4. DERECHOS Y DEBERES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

En ejercicio de la función de interventoría y supervisión, los responsables estarán facultados para actuar conforme con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, 1474 de 2011 sus Decretos reglamentarios, y en general lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado en el presente Manual de contratación, supervisión e interventoría.

Compete al interventor y al supervisor lo siguiente:

 Realizar el seguimiento sobre las obligaciones a cargo del contratista.

 Solicitar por escrito informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual.

 Mantener informada por escrito a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

 Impartir por escrito instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.

 Verificar que el contratista se ajuste al manual de contratación, supervisión e interventoría

 Garantizar la mejora continua en el proceso de contratación estatal.

 Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones.

 Las contenidas en el artículo 4 de la Ley 80 de 1993 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

5.5. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORÍA Y LA SUPERVISIÓN

A los supervisores e interventores les está prohibido:

 Autorizar obras, servicios o suministros adicionales al contrato, que no han sido previamente planificados y autorizados.

 Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin cumplir los procedimientos de este manual de contratación, supervisión e interventoría y sin tener autorización escrita del ordenador del gasto.

 No respetar la naturaleza de la autonomía de los contratos de prestación de servicios y en general, generar hechos que puedan configurar relaciones laborales, tales como memorandos, imposición de horarios, etc.

 Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas del contratista.

 Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

 Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.

 Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.

 Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

 Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones en detrimento de los intereses de la entidad.

5.6. RESPONSABILIDAD4 - CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

Teniendo en cuenta que los supervisores o interventores de los contratos estatales actúan en representación del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX y son los encargados de velar por la correcta ejecución e inversión de los recursos públicos, la Ley ha previsto cuatro tipos de responsabilidad por la acción defectuosa u omisión en el ejercicio de esta función:

 RESPONSABILIDAD CIVIL: Los supervisores o interventores, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones, cuando el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX sufra algún daño de tipo patrimonial.

 RESPONSABILIDAD PENAL: Los supervisores o interventores, serán responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en labores de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia de alguno de los delitos tipificados en la Ley. De acuerdo con el Artículo 56 de la Ley 80 de 1993, para efectos penales el interventor se considera como un particular que ejerce funciones públicas en todo lo relacionado con la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo cual está sujeto a la responsabilidad que en esta materia señala la Ley para los servidores públicos.

4 Ley 1474 de 2011 - ARTÍCULO 82. RESPONSABILIDAD DE LOS INTERVENTORES. Modifíquese el artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así: Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría Subrayo fuera de texto

 RESPONSABILIDAD FISCAL: Los supervisores o interventores, serán responsables fiscalmente cuando por acción u omisión de las obligaciones de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público.

 RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA: Las personas que desempeñen labores u obligaciones de supervisión o interventoría, están sometidos a lo establecido en el Código Disciplinario Ley 734 de 2002, y en consecuencia son sujetos disciplinables.

5.7. OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR LA SUPERVISIÓN

La supervisión podrá comunicarse de manera informal desde la fase contractual de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo exigiere.

Será de carácter obligatorio una vez suscrito el contrato, se efectúe la designación hecha por el presidente por medio de oficio.

5.8. FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR

El interventor y el supervisor ejercerán las siguientes funciones:

5.8.1. Funciones Administrativas

 Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.

 Remitir los documentos originales que se generen en la actuación contractual a la Secretaría General para su archivo.

 Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría y supervisión a su cargo.

 Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

 Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

 Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato, de tal forma que el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

 Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados y realizar su archivo personal.

 Coordinar con la Secretaría General y funcionarios de la entidad que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones.

 Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual, cuando estos no queden expresamente contenidos en el contrato.

 Xxxxxxx, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al procedimiento de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

 Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.

 Procurar que por causas atribuibles a la entidad no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.

 Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

 Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

5.8.2. Funciones Técnicas

 Suscribir en todo contrato el acta de inicio.

 Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato.

 Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

 Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones, justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.

 Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

 Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos.

 Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y postcontractual.

 Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables.

 Velar a fin de que se cumplan las normas y especificaciones técnicas para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.

 Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.

 Xxxxx y llevar el libro o bitácora para registrar, las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.

 Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.

 Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

 El supervisor verificará que el contratista entregue los bienes y/o servicios que ofertó. En el evento que, por concepto técnico, algunos de los bienes y/o servicios no sean acordes con el contrato y la oferta, éste exigirá al contratista su modificación en el menor tiempo posible, o en el indicado en el contrato. En este evento se procederá así:

 Si el bien y/o servicio es entregado por el contratista con algún defecto menor, el supervisor podrá devolverlo para que aquel corrija o subsane los defectos, en un término que el supervisor considere perentorio.

 Si el bien entregado presenta un defecto que no afecte su funcionalidad, o que disminuya su durabilidad, pero que no sea susceptible de corrección, el supervisor los recibirá y autorizará su distribución, conservando por lo menos una muestra defectuosa de los bienes recibidos, recolectada al azar, la cual será marcada y etiquetada de manera que se identifiquen suficientemente.

 Si el bien entregado presenta defectos mayores será rechazado por el supervisor, conservando por lo menos una muestra, la cual será marcada y etiquetada de manera que se identifiquen suficientemente.

 Para todos los eventos el supervisor se apoyará en los conceptos emitidos por el comité asesor de contratación y especial del asesor técnico quienes se pronunciará sobre los defectos, indicando si son mayores o menores, o si afectan su durabilidad, funcionalidad, o el aspecto que resulte pertinente.

 El supervisor resolverá todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan resolverse por el supervisor, éste las remitirá dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su ocurrencia, al competente contractual para su consulta y decisión.

 El supervisor, si es necesario puede solicitar por escrito la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan tales hechos, ante el competente contractual para que éste emita su autorización.

 El Supervisor constatará a la fecha de vencimiento del contrato su total cumplimiento. Si llegaré a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta no clarificar las dudas.

 Para que el supervisor expida el acta de supervisión del contrato verificará que todas las obligaciones estén cumplidas y procede el pago final. Esta acta contendrá como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si proceden.

 La obligación atrás establecida sólo se entenderá cumplida por el supervisor cuando esté suscriba el acta de liquidación por el contratista y el competente contractual. Si el contratista no acude a suscribirla, se procederá mediante acto administrativo motivado a liquidar unilateralmente el contrato.

5.8.3. Funciones Financieras

 Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión siguiendo las reglas formales dispuestas en la Ley.

 Revisar y tramitar ante la Tesorería, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

 Hacer respetar el derecho de turno en los pagos del contratista que deberá tener la entidad sin perjuicio de la Responsabilidad de la Tesorería.

 Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos por el ordenamiento Jurídico.

 Revisar y aprobar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

 Aprobar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

 Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

 Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.

 Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal correspondiente.

 Verificar previo a los pagos del contratista, que éste haya cumplido con los pagos al sistema de seguridad social, así como los aportes en parafiscales.

 Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y postcontractual.

5.8.4. Funciones de Carácter Legal

 Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección de la acción contractual, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstos en la Ley, garantizando el debido procedimiento del contratista.

 Verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.

 Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir actos que modifiquen el contrato.

 Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.

 Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

 Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.

 Preparar en conjunto con el contratista, el acta de liquidación del contrato o proyectar el informe para la realización de la liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.

 Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.

 Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.

 Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

 Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría y supervisión.

5.9. SITUACIONES DE CONTROL A LA EJECUCION CONTRACTUAL Y ADMINISTRACION DEL CONTRATO

Una vez queda perfeccionado y legalizado el contrato, inicia la etapa de ejecución definida en este manual de contratación, supervisión e interventoría, la cual corresponde al seguimiento, control y administración del contrato por parte del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX la cual está a cargo de los supervisores o interventores de la entidad.

Dentro del seguimiento, control y administración del contrato, encontramos los siguientes aspectos importantes a tener en cuenta para un adecuado control:

5.9.1. Seguimiento a la Ejecución de Contratos

Es seguimiento desarrolla la principal actividad del supervisor e interventor desde el punto de vista administrativo, técnico, financiero y jurídico; su finalidad es ejercer periódicamente un estricto control de las obligaciones derivadas del contrato (de tracto sucesivo y de ejecución instantánea), las actividades desplegadas por el contratista para cumplirlas, y comprende todo el plazo de la ejecución del contrato.

5.9.2. Aclaración de Mutuo Acuerdo de Contratos

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a ajustar aspectos del contrato que no modifican su contenido, sino que se limitan a aclarar apartes del mismo, para mejorar u optimizar la ejecución.

5.9.3. Modificación de Mutuo Acuerdo de Contratos

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a modificar aspectos del contrato para que en su ejecución se garantice la satisfacción de las necesidades del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX que, por una u otra razón, no quedaron consagradas en el contrato inicial y no contravengan el principio de planeación.

5.9.4. Adición en Valor de Mutuo Acuerdo de Contratos

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a efectuar una adición presupuestal al contrato para la adquisición de obras, servicios, o suministros adicionales sin los cuales no sería posible atender con efectividad la finalidad propuesta en el contrato y no contravengan el principio de planeación.

5.9.5. Adición en Tiempo de Mutuo Acuerdo de Contratos

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a efectuar una adición al plazo del contrato para la ejecución idónea de obras, servicios o suministros, sin que exista contraprestación económica a favor del contratista y sin que este nuevo plazo se adjudique para habilitar algún incumplimiento del contratista.

5.9.6. Suspensión de Mutuo Acuerdo de Contratos

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista y está orientada a suspender el cumplimiento de las obligaciones contractuales a causa de fenómenos que no causen un perjuicio a la finalidad del contrato o le generen al CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX un reconocimiento económico mayor a favor del contratista, hecho que deberá quedar expresamente consagrado en la minuta suscrita por las partes.

5.9.7. Solicitud de Peticiones

Esta actividad garantiza la respuesta de fondo y oportuna por parte del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX a las peticiones elevadas por parte del contratista, de agentes externos o de la misma entidad, frente al contenido técnico del contrato y/o de otras situaciones contractuales. La responsabilidad de esta actividad está en cabeza del supervisor o interventor del contrato cuando el contenido de la petición contenga aspectos netamente técnicos, y será compartida la responsabilidad con la Secretaría General si cuenta con aspectos jurídicos.

5.9.8. Cesión de Contrato

Esta actividad determina los pasos necesarios que debe surtir el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX y el contratista para autorizar la cesión de un contrato de una persona a otra, siempre que con la cesión no se vaya a perjudicar la ejecución idónea y eficiente del contrato y se garanticen las condiciones de selección objetiva entre cedente y cesionario y ésta no se efectúe para ocultar incumplimientos del contratista cedente.

5.9.9. Terminación de Común Acuerdo

Esta actividad se desarrolla de mutuo acuerdo con el contratista, y está orientada a terminar bilateralmente el acuerdo negocial suscrito, sin que la terminación le genere un perjuicio al CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX o al contratista y esta no se efectúe para ocultar incumplimientos del contratista.

5.9.10. Requerimiento al Contratista e Imposición de Multas

Esta actividad se desarrolla en cumplimiento a lo ordenado en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y busca corregir la ejecución del contrato a través de la elaboración de requerimientos al contratista y al garante, y/o la imposición de sanciones, para lo cual se garantiza el debido proceso ordenado en el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

6. CAPITULO LIQUIDACION DEL CONTRATO ‌

6.1. CONCEPTO

La liquidación es un resumen o balance de la ejecución final de un contrato que se realiza al momento de la terminación, sea esta normal (cuando se cumple con la ejecución pactada en los términos del contrato) o de manera anticipada (cuando las partes de común acuerdo decidan terminar el contrato antes del plazo pactado, o se presente alguna situación prevista en el ordenamiento jurídico).

6.2. CONTRATOS OBJETO DE LIQUIDACION

De conformidad con lo previsto en el Artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el Artículo 217 del Decreto 019 de 2012, se liquidarán todos los contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y en los de ejecución instantánea cuando a juicio del CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX lo requieran, situación que deberá quedar consignada en el contrato.

El CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX no realizará liquidaciones sobre los contratos de prestación de servicios profesionales ni de apoyo a la gestión.

6.3. ALCANCES DE LA LIQUIDACION

En la etapa de liquidación las partes podrán:

 Acordar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.

 En la liquidación, si es del caso, se exigirá al contratista la extensión o ampliación de la garantía del contrato.

 En ningún caso se podrá suscribir el acta de Liquidación de un contrato, cuando presente saldo a favor del contratista y no se cuente con la correspondiente disponibilidad presupuestal para su cancelación.

6.4. MODALIDADES, PLAZOS DE LIQUIDACION

Para la liquidación se tendrán en cuenta las siguientes modalidades y plazos:

6.4.1. Por Mutuo Acuerdo

La liquidación de todos los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o el establecido en el contrato, que será de cuatro (4) meses. El CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX podrá modificar el plazo de liquidación de mutuo acuerdo con el contratista, y en tal sentido ese será el nuevo plazo de liquidación de mutuo acuerdo.

En el evento en que el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX no estipulare un plazo en los pliegos o el contrato y las partes no llegaren a un acuerdo sobre el mismo, la liquidación se realizará a los cuatro (4) meses después del término previsto para la ejecución del contrato.

6.4.2. Unilateralmente

Cuando el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria del supervisor o interventor en desarrollo del proceso de liquidación de mutuo acuerdo, y las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX deberá liquidar unilateralmente el contrato.

Si en el desarrollo de la liquidación de mutuo acuerdo el contratista expresa salvedades, el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX procederá a liquidar unilateralmente sólo aquellos aspectos donde no haya existido acuerdo.

El artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, contempla que, si vencidos los plazos para realizarla xx xxxx acuerdo y unilateralmente se podrá hacer en cualquier tiempo dentro de los años siguientes al vencimiento del término, se podrá realizar xx xxxx acuerdo o unilateralmente.

Así las cosas, existen dos procesos administrativos para realizar la liquidación de los contratos que celebre el CONCEJO MUNICIPAL XX XXXXXX: (i) bilateral, ambas partes firman y están de acuerdo y (ii) unilateral, mediante resolución motivada, después de intentar la liquidación bilateral y ésta no ser posible.

6.4.3. Liquidación judicial

El Consejo de Estado, en su jurisprudencia ha señalado que la Luidacion Juidicial procede cuando una de las partes del contrato solicita la liquidación del mismo a través de la acción de controversias contractuales dentro del plazo legal de caducidad, en tal sentido corresponde al juez llevarla a cabo, siempre y cuando (i) no se haya producido una liquidación previa bilateral o unilateral o; (ii) respecto de puntos no liquidados.

7. CAPITULO

GLOSARIO

Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste.

Adendas es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

Bienes Nacionales son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición, y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 65 del presente decreto.

Capacidad Residual o K de Contratación es la aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

Catálogo para Acuerdos Marco de Precios es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Xxxxx de Precios.

Clasificador de Bienes y Servicios es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Colombia Compra Eficiente es la Agencia Nacional de Contratación Pública creada por medio del Decreto Ley 4170 de 2011.

Cronograma es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que éstas deben llevarse a cabo.

Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

Entidad Estatal es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los articulas 10, 14 Y 24 de la Ley 1150 de 2007 y (c) aquellas entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Etapas del Contrato son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Grandes Superficies son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Xxxxx es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

Xxxxxx Xxxxxx es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx Xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx Xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

Mipyme es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

Período Contractual es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.

Proceso de Contratación es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

Riesgo es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

RUP es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

Servicios Nacionales son los servicios prestados por personas naturales colombianas o residentes en Colombia o por personas jurídicas constituidas de conformidad con la legislación colombiana. '

Document Metadata

Table of Contents

MANUAL DE CONTRATACION E INTERVENTORIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE SOACHA

Document Metadata