Anexo 11 – Procedimiento para el Acceso, Circulación y Permanencia en Instalaciones Compartidas del ICE
Anexo 11 – Procedimiento para el Acceso, Circulación y Permanencia en Instalaciones Compartidas del ICE
1. Objetivo
1.1 Definir y estandarizar los procedimientos básicos relativos a la circulación interna de personas y uso de las instalaciones y predios del ICE compartidos con el PS, teniendo como finalidad primordial mantener la integridad de las personas y de los bienes de las empresas involucradas.
1.2 Su acatamiento resulta obligatorio por parte del PS durante todo el tiempo que mantenga coubicación de equipos en instalaciones del ICE.
2. Alcance
2.1 Este procedimiento aplica a todos los prestadores solicitantes que se encuentren bajo el concepto de coubicación, requiriendo el ingreso a las estaciones del ICE, así mismo para funcionarios del ICE y personal de seguridad que se vean involucrados dentro del proceso.
3. Términos, Simbologías y Abreviaturas
3.1 Acuse: Número consecutivo que se asigna a la solicitud de ingreso.
3.2 Anomalía: Irregularidad indicada por los sistemas de monitoreo del COR, mediante una alarma.
3.3 Avería: Incapacidad de un elemento para realizar una función requerida, excluida la capacidad debido al mantenimiento preventivo a la falta de recursos externos o acciones previstas.
3.4 Coubicación: Uso de los espacios físicos que posea o controle un operador o proveedor que preste servicios de telecomunicación a través de una red pública, para la colocación de los equipos y medios de transmisión necesarios para la interconexión por parte de otro operador o proveedor con quien ha firmado un Contrato de Acceso e Interconexión.
3.5 COR: Centro de Operación de la Red, Dirección Técnica de operación y Mantenimiento.
3.6 DPSI: Dirección de Protección y Seguridad Institucional.
3.7 Estación de Telecomunicaciones: Sitio, zona o bien inmueble propio o alquilado, en donde el ICE opere algún tipo de equipo activo de telecomunicaciones.
3.8 Oficial de seguridad: Persona legalmente capaz y operativamente asignada para la operación de los medios de protección y ejecución de controles dirigidos a la minimización de riesgos o bien del ICE.
3.9 Personal ICE designado: Personal del ICE asignado por éste para supervisar el trabajo realizado por el prestador solicitante.
3.10 Prestador solicitante: Compañía operadora que establece un Contrato de Acceso e Interconexión con el ICE
4. Documentos normativos aplicables
4.1 Ley General de Telecomunicaciones N° 8642 del 4 xx xxxxx del 2008.
4.2 Reglamento de Acceso e Interconexión de Redes de Telecomunicaciones, emitido por la Junta Directiva de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.
4.3 Reglamento de Prestación y Calidad de Servicios
4.4 Oferta de Interconexión de Referencia
4.5 Reglamento General de Acceso y Tránsito a las Instalaciones del Instituto Costarricense de Electricidad (Código 00.00.000.0000)
5. Normativa Aplicable
5.1 Responsabilidades del Acompañante (Punto 4.4 del Reglamento General de Acceso a las Instalaciones ICE.
5.1.1 Escoltar durante todo el periodo de la visita al visitante.
5.1.2 Acatar las instrucciones que el responsable de la Instalación o Proceso le dé para el cumplimiento de la tarea.
5.1.3 Mantener al visitante dentro de las áreas y tiempos autorizados de ingreso.
5.1.4 Reportar de inmediato al oficial de seguridad o al responsable de la Instalación o Proceso, cualquier irregularidad, desacato o abuso cometido por el visitante.
5.1.5 Asegurarse que el o los visitantes cumplan con las normativas de protección personal, seguridad ocupación o cualquier otra que sea aplicable en la instalación visitada.
5.2 Artículo 1. Visitante
5.2.1 Se considera visitante a cualquier persona externa al ICE o al funcionario que debe de ingresar a una instalación de la institución, que no es su centro de trabajo por un motivo válido, según lo establecido en este reglamento.
5.3 Artículo 9. Requisitos para Ingreso de Visitantes
5.3.1 Para el ingreso y permanencia a una instalación ICE el visitante debe cumplir los siguientes requisitos:
5.3.1.1 Reportarse antes de su ingreso con el encargado de la seguridad.
5.3.1.2 Mostrar y portar en todo momento el documento de autorización.
5.3.1.3 Portar y mostrar se cédula de identidad vigente y en buen estado. Los extranjeros deberán presentar el documento de identidad, y además el documento de la autoridad nacional que les autorice a trabajar en el país.
5.3.1.4 Cuidar y respetar la normativa sobre seguridad en el trabajo e higiene ocupacional aplicables en la instalación en que se encuentre.
5.4 Artículo 10. Motivos de ingreso
5.4.1 Interconexión con otros operadores o proveedores: Visita de un trabajador o representante de una compañía operadora o proveedora de servicios de telecomunicaciones, con la cual se establezca un Contrato de Acceso e Interconexión a las infraestructura del ICE. La persona física o jurídica debe de apegarse a los trámites y requerimientos exigidos según la categoría de acceso de la instalación que deba visitar.
6. Atribuciones y Responsabilidades
6.1 El PS deberá suministrar al ICE, con una anticipación mínima de siete (7) días hábiles, la relación de sus empleados y de empleados de empresas por ella contratadas, autorizados a tener acceso a las instalaciones compartidas, contiendo datos para su completa identificación y las instalaciones a las que tendrán acceso.
6.2 Con base en las informaciones suministradas por el PS, el ICE emitirá la autorización específica para el ingreso a las instalaciones compartidas en la fecha solicitada y confeccionará un carné de identificación.
6.3 Es responsabilidad del PS comunicar al ICE toda modificación en la información aportada sobre sus empleados o dependientes, así como recoger de inmediato el carné de identificación en caso de despido o sustitución de los mismos, devolviendo dicho documento al ICE para su destrucción.
6.4 Los empleados de PS o de empresas contratadas deberán identificarse al momento de acceso a las instalaciones, y deberán portar el carné de identificación en forma visible durante todo el tiempo de permanencia en dichas instalaciones del ICE.
6.5 Los empleados de PS o de las empresas por él contratadas tendrán acceso a las instalaciones compartidas acompañados por empleados del ICE, a criterio de éste. El costo de la permanencia del personal del ICE para acompañar al personal del PS será reconocido por el PS conforme se disponga en el Contrato de Acceso e Interconexión.
6.6 La circulación de empleados del PS o de sus empresas contratadas, queda restringida sólo al local compartido, siendo expresamente prohibida la circulación en cualquier otro sitio no autorizado.
6.7 La circulación no autorizada de personal del PS en áreas restringidas del ICE, implicará la suspensión de la autorización para acceso de la referida persona.
6.8 La circulación en áreas restringidas del ICE para efectos de instalación de los equipos, acciones operacionales o de mantenimiento sólo podrá ser efectuada con previa autorización y con acompañamiento de empleados del ICE.
6.9 El ingreso o la salida de material o equipamiento del PS de las instalaciones compartidas, deberá ser comunicado previamente por escrito, quedando facultado el ICE para verificar el material a ser transportado.
6.10 El PS es responsable por la seguridad de sus empleados y terceros por él contratados, así como por la dotación del equipo de protección individual a los mismos. En las instalaciones del ICE, el PS es responsable por todos los actos de sus empleados o de empleados de las empresa que haya contratado.
6.11 El PS deberá responsabilizarse por la buena conducta de sus trabajadores y de terceros contratados, pudiendo el ICE exigir la inmediata sustitución de cualquier empleado o tercero contratado cuya actuación juzgue inadecuada.
6.12 Está expresamente prohibido fumar en las instalaciones del ICE, así como ingerir cualquier tipo de alimentos o bebidas.
6.13 Responsabilidades del Acompañante:
6.13.1 Escoltar durante todo el período de la visita al visitante.
6.13.2 Acatar las instrucciones que el responsable de la Instalación o Proceso le dé para el cumplimiento de la tarea.
6.13.3 Mantener al visitante dentro de las áreas y tiempos autorizados de ingreso.
6.13.4 Reportar de inmediato al oficial de seguridad o al responsable de la Instalación o Proceso, cualquier irregularidad, desacato o abuso cometida por el visitante.
6.13.5 Asegurarse que el o los visitantes cumplan con las normativas de protección personal, seguridad ocupación o cualquier otra que sea aplicable en la instalación visitada.
7. Descripción del Proceso o Contenido
7.1 Personal del Prestador solicita la autorización al COR para el ingreso a la estación ICE.
7.2 El COR recibe la solicitud de ingreso a la estación del ICE. La información mínima para extender la autorización es la siguiente:
Nombre completo de la(s) persona(s).
Copia documento de identificación para cada visitante.
Instalación o zona específica a utilizar.
Fecha y hora de ingreso y salida.
Descripción general de ingreso de herramientas, equipo electrónico o especial.
Descripción del motivo de la visita.
Placa y tipo de los vehículos utilizados.
7.2.1 Si se avala la solicitud, se continúa con el punto 7.3
7.2.2 Si no se avala la solicitud, se devuelve al punto 7.1.
7.3 El COR comunica a DPSI sobre la solicitud realizada por el prestador solicitante para el ingreso a la estación.
7.4 DPSI recibe la solicitud del prestador para el acceso a la estación ICE y brinda al COR el acuse de recibo.
7.5 El COR recibe acuse, comunica al Prestador solicitante sobre el aval para ir al sitio en compañía con personal.
7.6 Personal ICE designado recibe información de la visita que debe realizar y se presenta en el sitio correspondiente.
7.7 DPSI verifica el cumplimiento de las especificaciones con el personal del prestador solicitante que llega a la estación y se identifica con el oficial de seguridad a cargo.
7.7.1 Nota: El personal ICE designado para supervisar las actividades debe portar la identificación respectiva.
7.8 Si el personal del PS no cumple con las especificaciones de la autorización, no se le permitirá el ingreso, hasta que proceda a realizar las modificaciones necesarias. Realizadas estas modificaciones, continúa con la actividad 7.7.
7.9 Si se cumple con las especificaciones de la autorización, el DPSI comunica, por medio del Administrador del Contrato, al personal del prestador solicitante la aprobación del ingreso a la estación ICE.
7.10 El personal del prestador solicitante recibe la aprobación de ingreso y ejecuta los trabajos operativos correspondientes bajo la supervisión del personal del ICE designado.
7.11 El personal del prestador solicitante comunica al personal del ICE designado, la finalización de los trabajos.
7.12 El personal del ICE designado, recibe notificación y realiza solicitud al COR para la verificación del trabajo realizado e informa la conclusión de la actividad.
7.13 El COR realiza la verificación del trabajo realizado.
7.14 En caso de avalar el trabajo realizado, el COR notifica a DPSI la aprobación para que verifiquen la salida del personal del PS.
7.15 El DPSI recibe la notificación de finalización del trabajo, verifica y anota la salida del personal prestador solicitante de la estación. Fin del proceso.
7.16 En caso de no avalar el trabajo realizado, el COR comunica al personal del ICE las anomalías para que proceda con la revisión.
7.17 El personal del ICE designado, recibe notificación de anomalías y comunica al personal del PS.
7.18 El personal del PS recibe notificación de la anomalía y realiza las correcciones correspondientes.
7.19 El personal del PS comunica al personal ICE designado, la corrección de la anomalía.
7.20 El personal del ICE designado, recibe la notificación que fue realizada la corrección y solicita al COR la verificación de Alarmas y continúa con la actividad 7.13.
8. Diagrama de Flujo
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO A LAS ESTACIONES DE TELECOMUNICACIONES POR PARTE DEL PRESTADOR SOLICITANTE POR CONCEPTO DE CO UBICACION
Personal del prestador solicitante
COR
Dirección de Protección y Seguridad Institucional
Personal ICE designado
Inicio
7.1
Solicitar acceso al COR para ingresar a una instalación ICE
7.2
Recibir y revisar solicitud para ingreso a instalación ICE
No ¿Avala ingreso?
Si
7.3
Comunicar a DPSI
7.4
Recibir solicitud y envía acuse de recibo
7.5
Recibir acuse, comunica al
Proveedor el aval de d
ingreso y coordina
acompañante ICE
7.6
Recibir información y se presenta en el sitio
7.7
Verificar el cumplimiento de especificaciones del proveedor solicitante
7.8
Realiza cambios para No
cumplir con los
requerimientos
¿Cumple con especificaciones?
Si
7.10
Recibir aprobación y ejecuta los trabajos operativos con funcionario ICE designado
7.9
Aprobar ingreso a la estación
A
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO A LAS ESTACIONES DE TELECOMUNICACIONES POR PARTE DEL PRESTADOR SOLICITANTE POR CONCEPTO DE CO UBICACION
Personal del prestador solicitante
COR
Dirección de Protección y Seguridad Institucional
Personal ICE designado
A
7.11
Comunicar finalización de trabajos al funcionario ICE
7.12
Recibir notificación y solicita al COR la verificación de alarmas
7.13
Verificar alarmas
¿Avala fin de la actividad?
Si
7.14
Notificar a DPSI para verificar la salida del Prestador de la estación
7.15
Recibir notificación de finalización de trabajos, verificar y anotar salida del prestador de la estación
No
Fin
7.16
Comunicar anomalías para revisión
7.17
Recibir notificación de anomalía y comunicar al Prestador
solicitante
7.18
Recibir notificación de la anomalía y corregir
7.19
Comunicar la corrección de la anomalía
7.20
Recibir notificación de la corrección