GESTION CONTRACTUAL Código: A-GC-FR-010
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GESTION CONTRACTUAL |
Código: A-GC-FR-010 |
Versión: 03 |
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ESTUDIOS PREVIOS |
Fecha aprobación: 02/Jun/2015 |
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FORMATO DE ESTUDIOS PREVIOS |
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Decreto 1082 de 2015 Artículo 2.2.1.1.2.1.1 |
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DEPENDENCIA QUE PROYECTA |
SECRETARIA DE GOBIERNO |
FECHA |
21 DE ENERO DE 2016 |
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DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
La Secretaria de Gobierno del Departamento de Cundinamarca dentro de sus competencias y obligaciones debe fomentar la convivencia, la seguridad ciudadana y la protección de la vida y los bienes de la ciudadanía rural y urbana, que permita la consolidación de un departamento próspero y confiable.
Igualmente mejorar la capacidad de respuesta de las autoridades y precepción dentro de la sociedad que permita una interacción efectiva entre la comunidad y la fuerza pública.
El fortalecimiento de la red de comunicaciones para la seguridad humana es la evidencia de la corresponsabilidad de las autoridades administrativas, la fuerza pública, los organismos xx xxxxxxx y la comunidad por la seguridad integral.
Constitucionalmente la seguridad y el orden público son tareas exclusivas del Estado en su conjunto, las cuales debe desempeñar de manera coordinada. Gobernadores, Alcaldes, Policía Nacional, organismos xx xxxxxxx y comunidad manteniendo la sinergia necesaria para dinamizar el círculo virtuoso de la seguridad humana.
El Plan Departamental de Desarrollo Cundinamarca Calidad de Vida contempla en el Xxxxx número dos en el capítulo de Seguridad y Convivencia Ciudadana sobre el cual se desarrolla la política pública de seguridad para los años 2012 a 2015."Seguridad y Convivencia ciudadana:
El Gobierno Departamental con apoyo de la Nación y las Entidades Territoriales, aunará esfuerzos para que la Autoridad y la Justicia, garanticen el cumplimiento de la Constitución y la Ley, la búsqueda de la paz, la justicia y la seguridad para generar entornos y condiciones de desarrollo más seguros. Para esto trabajaremos por la seguridad en el territorio rural del Departamento consolidando la Seguridad Ciudadana. De igual forma, medidas de prevención al riesgo en la población, medidas de prevención y atención a la drogadicción, la guerra frontal contra el micro tráfico de drogas. En un marco de acceso a la justicia y el respeto pleno por los DDHH se garantizarán las condiciones para que Cundinamarca sea el departamento más seguro de Colombia."
En el marco de satisfacer la anterior necesidad EL Departamento plantea como un factor determinante y de suma importancia FORTALECER EL SERVICIO DE COMUNICACIÓN MOVIL DE INTEGRACION PARA LOS ORGANISMOS DE RESPUESTA A LOS LLAMADOS DE LA CIUDADANIA A TRAVES DEL 123 DEPARTAMENTAL EN EL MARCO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA.
La misión de la Secretaría de Gobierno es consolidar la convivencia pacífica de los ciudadanos, mediante el respeto y la protección de sus derechos constitucionales. Para lograr una dimensión de seguridad e Institucionalidad regional se requiere la presencia y acciones de instituciones públicas y una sociedad civil organizada, teniendo estructuras basadas en criterios de coordinación, consolidación y protección. La necesidad de apoyar la seguridad ciudadana y proteger la vida de la comunidad hace apremiante la contratación de servicio de comunicaciones para fortalecer la red de seguridad humana por parte de la Secretaría de Gobierno de Cundinamarca, que permita dinamizar las comunicaciones, propiciar la denuncia y la información oportuna para orientar eficazmente la acción de la fuerza pública y demás organismos operativos.
De igual forma, medidas de prevención al riesgo en la población, medidas de prevención y atención a la drogadicción, la guerra frontal contra el micro tráfico de drogas. En un marco de acceso a la justicia y el respeto pleno por los DDHH se garantizarán las condiciones para que Cundinamarca sea el departamento más seguro de Colombia.
La red de comunicaciones planteada para la seguridad humana incluye a: Ejército, Policía, Fiscalía, Personeros, Unidad de Gestión del Riesgo, Bomberos y Defensa Civil.
Esta red estará interconectada de manera dinámica con la Línea de Emergencias 123 Cundinamarca y con el observatorio de seguridad y convivencia ciudadana del Departamento. De esta manera será posible direccionar acciones de impacto en puntos críticos de seguridad mejorando además la capacidad de reacción de la fuerza pública. Este sistema de comunicación que utiliza medios idóneos para garantizar el enlace instantáneo entre funcionarios, fuerza pública, cuerpos de inteligencia, organismos xx xxxxxxx y comunidad representada en sus líderes en barrios y veredas.
El Sistema funciona con una central de monitoreo ubicada en las instalaciones del Sistema del Línea de Emergencias 123 Cundinamarca, en la cual se realiza la administración de los casos reportados y la asignación a los recursos de respuesta con los que cuenta el Departamento de Cundinamarca. Los dispositivos móviles serán entregados a los integrantes de la Red de Apoyo a la Seguridad que estarán distribuidos en los 116 municipios del Departamento.
El sistema de georeferenciación y monitoreo es integrador de los equipos móviles, garantizando con ello la oportuna comunicación de la red de apoyo y respuesta por parte de la Gobernación de Cundinamarca. Esta solución de comunicación y de geo posicionamiento permitirá ampliar las comunicaciones de la Gobernacion e integrar a una red de apoyo a la seguridad en todo el departamento de Cundinamarca al Sistema delaLínea de Emergencias 123 Cundinamarca.
El Departamento de Cundinamarca, por intermedio de la Secretaria de Gobierno Implemento la Red de Apoyo a la Seguridad, la cual se encuentra conformada por las siguientes entidades: Defensa Civil, Bomberos, Ejercito, Xxxx Xxxx, Unidad de Gestión del Riesgo, Ejercito Nacional, CRUE, Gobernación de Cundinamarca y Policía Nacional. Esta red tiene presencia en todos los municipios del Departamento, siendo una gran herramienta para disminuir los hechos delincuenciales y prevención de emergencias a nivel departamental.
Actualmente existe en el Departamento de Cundinamarca el Sistema de Análisis de Información Geográfica llamado "SAGA". Desarrollado sobre herramientas de software libre (Open Source) interoperable con herramientas informáticas GIS y con cualquier manejador o motor de base de datos xxx xxxxxxx, dicho sistema de información geográfica cuenta con las siguientes funcionalidades:
Visor geográfico que facilita la consulta general de información espacial por medio de herramientas de navegación en el mapa tales como alejar, acercar, desplazarse, regresar a la vista anterior o ir a la vista general.
Herramientas de consulta que permite obtener los datos de cada elemento geográfico y herramientas para medición de áreas y distancias.
Gestores de búsqueda y selección por atributos de las coberturas geográficas, búsqueda y selección de elementos a partir de dibujo sobre el mapa. exportar el listado de los elementos seleccionados en diferentes formatos como Excel, cvs o texto
Control de acceso al sistema acorde al perfil de visualización de información con el fin de garantizar las restricciones necesarias en la manipulación de los datos.
Gestor de coberturas geográficas que le permitirá cargar y administrar en la plataforma tecnológica las capas que sean necesarias de forma rápida y sencilla.
Administrador de estilos que le permite cambiar la simbología de los elementos geográficos publicados a través de un práctico asistente
Gestor de información que incluye el cargue de documentos y fotografías que le permite desplegar directamente en el visor geográfico, registros fotográficos, documentos en pdf, Excel, entre otros formatos, asociados a los elementos geográficos
Herramienta de análisis para generar dinámicamente a diferentes radios de concentración y en diferentes periodos de tiempo, mapas de calor o concentración directamente sobre el visor geográfico
Herramienta de análisis para generar dinámicamente a partir de un punto un análisis de visibilidad de una antena configurando la altura de la torre para establecer la influencia.
Gestor de Impresión a diferentes escalas, con posibilidad de rotación, resolución, título y comentarios, los cuales son definidos por el usuario en el momento de imprimir. La impresión puede ser generada en PDF, Jpeg y otros formatos de imagen, además de contar con los estándares de formatos cartográficos de la entidad.
Gestor de edición en línea de elementos geográficos que permite crear nuevos elementos con la geometría y atributos asociados, editar o eliminar elementos existentes acorde con los roles de permisos de edición del usuario.
Aplicación móvil para Android/IOS, que permite la captura de información georreferenciada, diligenciar formularios con registros fotográficos, dibujar geometrías desde el mapa en tiempo real, con la posibilidad de trabajar OFF Line y una vez se cuente con conexión de datos, sincronizar la información capturada.
Gestor que permite crear y modificar formularios. Con asignación geográfica de tareas y/o formularios del móvil
OPCIONES PARA RESOLVER LA NECESIDAD: Dentro de las posibles soluciones y políticas que contribuyen a solucionar y atender la necesidad antes mencionada, se establece la obtención de SERVICIOS DE COMUNICACIÓN MÓVIL DE INTEGRACIÓN PARA LOS ORGANISMOS DE RESPUESTA A LOS LLAMADOS DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE LA LINEA DE EMERGENCIAS 123 CUNDINAMARCA, en el marco de cumplir con políticas de seguridad, capacidad de respuesta en el marco del programa de seguridad y convivencia ciudadana, teniendo en cuenta que dentro de las funciones del Departamento no está la de prestar el servicio de comunicación de manera directa.
OPCIÓN MÁS FAVORABLE PARA RESOLVER LA NECESIDAD: Es de anotar que los servicios que se pretenden obtener prestan importancia y utilización en políticas de orden público generan un gran impacto y funcionalidad en razón a que permiten constantemente y de manera permanente desarrollar procesos, protocolos y demás actividades de seguridad que garantizan la protección de la vida, los bienes, la sociedad rural y urbana, permitiendo la consolidación de un departamento seguro y confiable. Se establece como la mejor opción iniciar proceso de mínima cuantía en razón a parámetros establecidos por el Estatuto de contratación estatal y demás decretos reglamentarios.
El objeto del presente proceso se encuentra en el plan de adquisiciones y contratación 2016, razón por la cual se expidió Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 7000071886, del 21 de Enero de 2016, Ítem:Cop, rubro: 1105/3-1700/GR: 3:4-01-01-502/ A.18.4.6 / SECRETARIA DE GOBIERNO/ FONDO ORDEN PUBLICO Y SEG. CIUDADANA / Fortalecer 15 provincias en seguridad mediante las comunicaciones, tecnología, movilidad, logística, dotaciones, durante. Proyecto: P> 295950/06 IMPLEMENT SEGURIDAD URBANA RURAL. El valor del presente proceso no podrá ser superior a sesenta y ocho millones novecientos treinta y dos mil cuatrocientos pesos ($68.932.400) MCTE.
OBJETO: FORTALECER EL SERVICIO DE COMUNICACIÓN MOVIL DE INTEGRACION PARA LOS ORGANISMOS DE RESPUESTA A LOS LLAMADOS DE LA CIUDADANIA A TRAVES DEL 123 DEPARTAMENTAL EN EL MARCO DEL PROGRAMA DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA.
ALCANCE:
Servicio de comunicación móvil para la fuerza pública y organismos de respuesta de emergencias en Cundinamarca para ser incluidos al Sistema de Monitoreo implementado en el Departamento de Cundinamarca. El servicio de comunicación se hace necesario para el funcionamiento del Sistema de Análisis de Información Geográfica llamado "SAGA" en su módulo de monitoreo de la Red de Apoyo a la Seguridad, el cual permite las siguientes funciones:
MODULO WEB DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE CASOS: El módulo de monitoreo WEB permite llevar elseguimiento y control de los casos reportados y atendidos por la policía, mostrando a través del SIG, laposición de los casos reportados y atendidos con la información asociada. Debe contar como mínimo con lassiguientes funcionalidades:
VISUALIZACIÓN EN TIEMPO REAL: La plataforma presenta gráficamente la posición actual de cada agente de policía sobre mapas WEB detallados, con actualización constante de la ubicación por medio de localización enviada a través de la aplicación móvil. Así mismo, se presenta de forma geográfica toda la información relacionada con los casos de emergencia reportados en el departamento.
ALERTAS Y NOTIFICACIONES: El sistema, detecta automáticamente los eventos que causan las alertas generadas por los usuarios registrados, con las coordenadas de posición y la información asociada. Al ocurrir uno de estos eventos, se notifica por medio de señales gráficas y auditivas en la plataforma de monitoreo WEB, con el fin de tomar la acción respectiva.
ASIGNACIÓN: Permite mediante la herramienta para asignación geográfica de los casos, de tal manera que el analista de la gobernación podrá asignar el caso al policía con solo asociar la alerta, señal de un nuevo caso de emergencia, al agente directamente desde el mapa. Lo anterior optimiza los tiempos de respuesta del caso.
SEGUIMIENTO DE CASOS: Los casos reportados deben visualizarse en el mapa acorde al estado, mostrar la información registrada y el detalle de la línea y el usuario asociado. Se debe llevar registro de toda la gestión de caso con el fin de documentar y dar trazabilidad a los casos reportados.
MONITOREO: El monitoreo de los integrantes de la Fuerza Pública, debe mostrar la ubicación geográfica de cada agente en tiempo real, marcando la zona en donde posiblemente se encuentra con base en la precisión de la última posición y con la funcionalidad de tracking para el seguimiento del desplazamiento en rangos de tiempo.
REPORTES ESTADÍSTICOS: El módulo contará con herramientas que le permitirán generar gráficos estadísticos circulares, xx xxxxxx y por series para el análisis de los datos de cualquier atributo de cualquier capa geográfica del sistema. Este módulo de seguimiento y monitoreo en línea de los casos para lo cual deberá capturar las coordenadas a través de dispositivos móviles con GNSSS y mostrarlo en un mapa, alertando de manera visual y sonora de los casos reportados. En este módulo se deben visualizar los integrantes de la fuerza pública que se encuentren cerca y disponibles, para asignar el caso de manera fácil. El modulo tendrá un sistema de registro de casos en tiempo real, de acuerdo a la codificación establecida por el sistema SECAD de la Policía Nacional. Así mismo, podrá documentar la emergencia, mediante toma y almacenamiento de información, tal como fotografías y observaciones. Y llevar la trazabilidad de la gestión del caso.
CLIENTE MÓVIL PARA REPORTAR CASOS: Este cliente compatible para dispositivos Android, debe contar como mínimo con las siguientes funcionalidades:
REGISTRO: Mediante un dispositivo con sistema operativo Android los usuarios podrán registrarse en el sistema por medio de la línea telefónica y un correo electrónico, previa aprobación por parte del Departamento.
REPORTE DE CASOS: Los usuarios registrados en el sistema de casos de emergencia podrán reportar un nuevo caso con una descripción de lo ocurrido, asociando fotografías o videos capturados al generar la alerta o que se encuentran en el móvil.
ALERTA DE EMERGENCIA: El cliente contará con un botón de emergencia con un conteo que le permitirá cancelar durante el conteo. Al emitir la alerta, el cliente reportará el nuevo caso en el sistema georreferenciando automáticamente con las coordenadas de la ubicación del usuario a través del sistema de posicionamiento del dispositivo móvil.
CLIENTE MÓVIL PARA GESTÍON DE CASOS: Este cliente compatible para dispositivos Android, debe contar como mínimo con las siguientes funcionalidades:
REPORTE DE CASOS: Mediante un dispositivo con sistema operativo Android los usuarios registrados en el sistema de casos de emergencia podrán reportar un nuevo caso con una descripción de lo ocurrido, asociando fotografías o videos capturados al generar la alerta o que se encuentran en el móvil. Adicionalmente el cliente permite tramitar y solucionar los casos asignados reportando lo ocurrido con soporte de imagines y videos relacionados.
GEOPOSICIONAMIENTO: Este cliente validará constantemente la posición y reportará la ubicación geográfica y la exactitud posicional, con el fin de ser monitoreado desde la plataforma web, desde donde realizará la actualización a la ubicación de los integrantes de la fuerza pública, capturando y enviando de manera configurable, las coordenadas de posición utilizando del sistema de navegación satelital del dispositivo móvil.
ALERTA DE EMERGENCIA: El cliente contará con un botón de emergencia con un conteo que le permitirá cancelar durante el conteo. Al emitir la alerta, el cliente reportará el nuevo caso en el sistema georreferenciando automáticamente con las coordenadas de la ubicación del usuario a través del sistema posicionamiento del dispositivo móvil.
Condiciones Técnicas Exigidas.
Para la prestación del servicio de comunicaciones se requiere como mínimo las siguientes especificaciones:
Parámetro requerido
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Ítem |
Especificaciones técnicas mínimas de los servicios de comunicación: |
1 |
Las llamadas dentro del grupo de la totalidad de los servicios de comunicaciones, se deben realizar de manera directa desde el teléfono. No se aceptan sistemas de llamadas conmutadas entre los integrantes del grupo. |
2 |
En el caso que algún municipio o entidad solicite hacer parte de la red de apoyo a la seguridad el oferente está en la obligación de mantener los mismos costos de los servicios de comunicación,previa autorización realizada por parte de la secretaria de gobierno del Departamento de Cundinamarca. |
3 |
Por tratarse de un servicio de comunicación de vital importancia para el Departamento, este servicio de comunicaciones se debe regir de manera global y los pagos serán realizados de acuerdo a lo establecido en la invitación pública y en ningún momento debe ser suspendido de manera parcial o total. |
Los servicios serán contratados por sesenta días, contados a partir del acta de inicio.
Descripción General:
Sistema Integrado de comunicación geo referenciado con dispositivos móviles, el cual cuenta con una central de monitoreo ubicada en las instalaciones del Numero Unico de Emergencias de Cundinamarca, en la cual se realiza la administración de los casos reportados y la asignación a los recursos de respuesta con los que cuenta el departamento de Cundinamarca.
El sistema de georreferenciación y monitoreo es integrador de los equipos móviles de a los cuales les suministra comunicación en los cuales se asignen, garantizando la mayor cobertura disponible en Cundinamarca.
Los servicios de comunicaciones deberán contar con comunicación ilimitada entre la totalidad de los planes que lo conforman.
El oferente debe garantizar la operación de los planes de comunicación en los sitios en los cuales se encuentre disponible la cobertura de algún operador móvil legalmente establecido en el Departamento de Cundinamarca. Garantizando la operación en la mayor parte del Departamento de Cundinamarca.
Todos los componentes de hardware y software ofertados deben ser entregados en perfecto estado de funcionamiento, configurados, probados y en normal operación de acuerdo con las necesidades específicas descritas en el presente documento y de acuerdo con los requerimientos. Los costos generados por la respectiva configuración, programación y adecuación de la totalidad de elementos que integran la solución propuesta deben estar incluidos en el valor de la oferta.
El oferente debe comprometerse a firmar una cláusula de confidencialidad de los lugares que conozca y garantizar la reserva de la información a la que de forma directa o indirecta acceda, para lo cual firmará el acuerdo de confidencialidad con el Departamento de Cundinamarca, antes de la firma del acta de inicio. El Departamento de Cundinamarca se reserva el derecho de admisión del personal que hará el desarrollo del proyecto por parte de la empresa contratista.
Unidad de medida:
La Solución Integral de la Red de apoyo a la Seguridad del Departamento de Cundinamarca, está compuesta por los siguientes servicios de comunicación, en cantidad y unidades de medida:
ITEM |
PRODUCTO |
CANTIDAD |
TIPO |
ITEM 1 |
Equipos móviles con paquete de datos de mínimo tres (3) gigabytes, comunicación ilimitada entre la totalidad de los servicios contratados y mínimo 1300 minutos a todo destino. Además, el paquete de datos es ilimitado, cambiará de velocidad cuando el usuario se consuma los datos asignados, a una velocidad GPRS. Chat, mail y redes sociales Ilimitadas, que no afecten el paquete de datos. La comunicación de voz dentro del grupo es Ilimitada. Los planes de voz son Todo Destino. |
15 |
Servicio |
ITEM 2 |
Equipos móviles con paquete de datos de mínimo un (1) gigabytes, comunicación ilimitada entre la totalidad de los servicios contratados y mínimo 240 minutos a todo destino. Además, el paquete de datos es ilimitado, cambiará de velocidad cuando el usuario se consuma los datos asignados, a una velocidad GPRS. Chat, mail y redes sociales Ilimitadas, que no afecten el paquete de datos. La comunicación de voz dentro del grupo es Ilimitada. Los planes de voz son Todo Destino. |
1090
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Servicio
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ITEM 3 |
Servicio de administración remota de dispositivos móviles para los servicios asignados a las patrullas de la Policía de Cundinamarca que prestan seguridad al Departamento, que permita realizar:
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500 |
Servicio |
Los servicios serán contratados por dos (2) meses, contados a partir del acta de inicio.
Autorizaciones licencias y/o permisos requeridos para la ejecución del contrato.
No aplica
Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas – UNSPSC
Clasificación UNSPSC |
Segmento |
Familia |
Clase |
Producto(De ser posible) |
83111603 |
83 |
11 |
16 |
63 |
00000000 |
00 |
00 |
00 |
00 |
IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR:
Contrato de prestación de servicios.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Plazo de Ejecución:
El plazo de ejecución del contrato será de Dos (2) meses, Término contado a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación, firmada entre el Supervisor y el Contratista, aprobación de la garantía única, previa expedición del certificado de registro presupuestal respectivo.
Lugar de Ejecución
Departamento de Cundinamarca. Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca, ubicada en la xxxxx 00 Xx. 51 - 53 Torre central, o en el lugar que indique el supervisor del contrato.
Forma de pago:
La Secretaria de Gobierno del Departamento de Cundinamarca, efectuara el pago del contrato de la siguiente forma: Por medio de dos (2) pagos parciales según facturación radicada por el contratista, previo visto bueno del supervisor del contrato y demás requisitos de orden legal establecidos por el contratante.
Anticipo / Pago Anticipado:
No aplica.
Supervisión y/ o Interventoría:
La supervisión de la ejecución y cumplimiento de las obligaciones contraídas por el CONTRATISTA a favor de la SECRETARIA DE GOBIERNO, estará a cargo de funcionario adscrito a la Secretaría de Gobierno del Departamento de Cundinamarca. Decreto 389 de 2013 mediante el cual el Señor Gobernador adopto el manual de vigilancia y control de la ejecución contractual de la Gobernación de Cundinamarca.
Obligaciones del contratista.
OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA
Ejecutar idónea y oportunamente el objeto del contrato.
Obrar con lealtad y buena fe en la ejecución contractual evitando dilaciones y trabas que afecten el debido desarrollo.
Atender los requerimientos hechos por del supervisor y en caso de no ser posible, emitir por escrito una explicación que fundamente este acto.
Mantener informada al supervisor del contrato de cualquier circunstancia que afecta la debida ejecución del contrato.
Constituir la garantía única a favor del Departamento de Cundinamarca en los términos establecidos en este documento.
Cumplir con las obligaciones de aporte a los sistemas de pensión, salud, riesgos profesionales y aportes parafiscales, de conformidad con las disposiciones legales vigentes y presentar al Departamento los soportes de pago de los aportes respectivos.
Realizar el pago de Impuestos, tasas y emolumentos a que haya lugar en ocasión al contrato.
Elaborar los informes de cumplimientos de la ejecución del contrato y los actos a que haya lugar, remitiéndolos de manera oportuna a las instancias correspondientes
Verificar la realización del objeto del presente contrato en los términos y condiciones pactados en el mismo.
Suscribir los demás documentos que se generen en desarrollo del presente contrato, enviarlos a la Secretaria de Gobierno del Departamento para el respectivo archivo.
Todas las demás obligaciones que inherentes al objeto contractual
OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA
Cumplir a cabalidad con el objeto de esta contratación.
Cumplir las condiciones técnicas exigidas en el estudio previo y la invitación del presente proceso.
Cumplir las condiciones técnicas, jurídicas, y comerciales presentadas en la propuesta.
Garantizar la calidad y estado de los servicios a prestar
Atender las instrucciones que para el desarrollo del contrato le imparta la Secretaria de Gobierno por conducto del supervisor.
Deberá presentar previo pago del contrato una certificación en la que conste que se encuentra al día con el pago de los Aportes Parafiscales y Seguridad Social integral.
Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al supervisor del contrato.
El contratista se obliga a sostener los precios de los elementos ofertados durante la ejecución del contrato
Dar cumplimiento a las obligaciones con los sistemas de seguridad social.
Las demás obligaciones que se deriven de la presente invitación, de la propuesta y la naturaleza del contrato.
MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS
Por ser un proceso de mínima cuantía, se seleccionará la propuesta que oferte lo establecido en los requerimientos técnicos con el menor valor.
EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO
El valor presupuestado para desarrollar el objeto contractual se establece en la suma de sesenta y ocho millones novecientos treinta y dos mil cuatrocientos pesos ($68.932.400) MCTE, Disponibilidad presupuestalNo. 7000071886, del 21 de Enero de 2016, Ítem: Cop, rubro: 1105/3-1700/GR: 3:4-01-01-502/ A.18.4.6 / SECRETARIA DE GOBIERNO/ FONDO ORDEN PUBLICO Y SEG. CIUDADANA / Fortalecer 15 provincias en seguridad mediante las comunicaciones, tecnología, movilidad, logística, dotaciones, durante. Proyecto: P> 295950/06 IMPLEMENT SEGURIDAD URBANA RURAL.
Se estableció el valor del presupuesto de acuerdo a la cotización efectuada por parte de la entidad en la cual se manifestó las exigencias requeridas, las condiciones de plazo, las condiciones técnicas, la forma de pago y contractual obteniendo entre otros resultados lo siguiente: Se obtuvo como resultado la siguiente cotización:
COTIZANTE |
COTIZACION |
CLARO |
$ 68.590.000 $$68’932.400VA |
El área técnica del proyecto efectuó análisis comparativo con respecto al valor histórico con procesos contractuales similares de años anteriores.
Es necesario resaltar que verificado el Portal Único de Contratación se determina que se han efectuado contratos similares, entre los cuales se encuentra la siguiente información:
No CONTRATO |
OBJETO |
VALOR |
SGO-183-2014 |
SERVICIOS DE COMUNICACIONES PARA LOS INTEGRANTES DE LA RED DE APOYO DE SEGURIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA |
$52’064.000 |
SGO-159-2015 |
FORTALECER 15 PROVINCIAS EN SEGURIDAD MEDIANTE LAS COMUNICACIONES, TECNOLOGIA,MOVILIDAD,LOGISTICA,DOTACIONES DURANTE EL PERIODO DE GOBIERNO |
$643’698.936 |
Los descuentos a efectuar son:
TRIBUTO |
VALOR Y PORCENTAJES |
PRO- DESARROLLO DEPARTAMENTAL |
2.0 % |
PRO ELECTRIFICACIÓN |
0.10 UVT = 2.800 |
PRO HOSPITALES |
2.0 % |
PRO CULTURA |
1.0% |
PRO UNIVERSIDAD |
0.5% |
PRO BIENESTAR ADULTO MAYOR |
2.0% |
NOTA. EL CONTRATISTA SELECCIONADO SERÁ SUJETO ADICIONAL DE LOS TRIBUTOS DEPARTAMENTALES ANTES MENCIONADOS, LOS PROPIOS QUE SE GENEREN POR LA MODALIDAD DEL CONTRATO, NATURALEZA JURÍDICA Y TRIBUTARIA, ENTRE ELLOS RETENCION E IVA. Se establece adicionalmente como impuestos los demás que se generen en razón al objeto contractual y la naturaleza tributaria del oferente de acuerdo a la normatividad vigente.
LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE
Los factores de selección deben determinarse de conformidad con la modalidad de selección señalada y en concordancia con lo dispuesto en el Art 5 de la ley 1150 de2007 concordante con el artículo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.
ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO
Conforme a lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.3. y el numeral 6 articulo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y el Decreto Departamental No.0389 de diciembre 31 de 2013 Manual de Contratación, Control y Vigilancia del Departamento de Cundinamarca se considera que la presente contratación se efectúa el siguiente análisis:
El Departamento administrara los riesgos del proceso de contratación siguiendo los siguientes pasos:
1. Identificación y Clasificación de los Riesgos del Proceso de Contratación. 2. Evaluación y calificación de los Riesgos. 3. Asignación y tratamiento de los Riesgos. 4. Monitoreo y revisión de la gestión de los Riesgos.
En la matriz de riesgos se establece la clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo.
IDENTIFICACION Y CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS.
Los riesgos se identifican y clasificaran de acuerdo a su clase, su fuente, la etapa del proceso de contratación en la que se encuentra el Riesgo, y su tipo así;
CLASE:
a) General: es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por el Departamento.
b) Específico: es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis.
FUENTE:
Interno: es un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de Departamento (reputaciones, tecnológico).
Externo: es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad Estatal (desastres económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales).
ETAPA:
a) Planeación: la etapa de planeación está comprendida entre la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y la fecha en la cual se decide continuar o no con el Proceso de Contratación. Durante esta etapa, el Departamento elabora los estudios previos y el proyecto de pliegos de condiciones o sus equivalentes.
b) Selección: la etapa de selección está comprendida entre el acto de Apertura del Proceso de Contratación y la Adjudicación o la declaración de desierto del Proceso de Contratación. En la etapa de selección el Departamento selecciona al contratista.
c) Contratación: Una vez adjudicado el contrato objeto del Proceso de Contratación, inicia la etapa de contratación en la cual se debe cumplir con el cronograma previsto para la celebración del contrato, el registro presupuestal, la publicación en el SECOP y el cumplimiento de los requisitos para el perfeccionamiento, ejecución y pago.
d) Ejecución: la etapa de ejecución inicia una vez cumplidos los requisitos previstos para iniciar la ejecución del contrato respectivo y termina con el vencimiento del plazo del contrato o la fecha de liquidación si hay lugar a ella. Esta etapa puede extenderse cuando hay lugar a garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o a condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes.
TIPO:
a) Riesgos Económicos: son los derivados del comportamiento xxx xxxxxxx, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.
b) Riesgos Sociales o Políticos: son los derivados de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.
c) Riesgos Operacionales: son los asociados a la operatividad del contrato, tales como la suficiencia del presupuesto oficial, del plazo o los derivados de procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes.
d) Riesgos Financieros: son (i) el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos para cumplir con el objeto del contrato, y (ii) el riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros.
e) Riesgos Regulatorios: derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato.
f) Riesgos de la Naturaleza: son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana que puedan tener impacto en la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequías, entre otros.
Riesgos Ambientales: son los derivados de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras.
h) Riesgos Tecnológicos: son los derivados xx xxxxxx en los sistemas de comunicación de voz y datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológico o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato, obsolescencia tecnológica.
EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LOS RIESGOS:
Una vez clasificados los riesgos, el Departamento evaluara cada uno de los Riesgos identificados, estableciendo el impacto de los mismos frente al logro de los objetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia, asignándole así a cada Riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permitirá establecer la valoración de los Riesgos identificados y las acciones que se deben efectuar.
ASIGNACIÓN Y TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS.
Una vez realizada por parte del Departamento la evaluación y calificación de cada uno de los Riesgos asociados al Proceso de Contratación, se establecerá un orden de prioridades para decidir:
a) Evitar el Riesgo, para lo cual el Departamento decidirá el no proceder con la actividad que causa el Riesgo o buscar alternativas para obtener el beneficio del Proceso de Contratación.
b) Transferir el Riesgo haciendo responsable a otra entidad quien asume las consecuencias de la materialización del Riesgo, típicamente se transfiere el Riesgo a través de las garantías previstas en el Proceso de Contratación o en las condiciones del contrato estableciendo con claridad quien es el responsable. El principio general es que el Riesgo debe asumirlo la parte que pueda enfrentarlo en mejor forma, bien sea por su experiencia, conocimiento o papel dentro de la ecuación contractual, entre otras.
c) Aceptar el Riesgo cuando no puede ser evitado ni ser transferido o el costo de evitarlo o transferirlo es muy alto. En este caso se recomiendan medidas para reducir el Riesgo o mitigar su impacto, así como el monitoreo.
d) Reducir la probabilidad de la ocurrencia del evento, cuando el Riesgo debe ser aceptado. Para el efecto el Departamento tomara medidas tales como: (i) aclarar los requisitos, requerimientos y especificaciones y productos del contrato; (ii) revisar procesos; (iii) establecer sistemas de aseguramiento de calidad en los contratos; (iv) especificar estándares de los bienes y servicios; (v) hacer pruebas e inspecciones de los bienes; (vi) establecer sistemas de acreditación profesional; (vii) incluir declaraciones y garantías del contratista; (viii) administrar la relación entre proveedores y compradores.
e) Reducir las consecuencias o el impacto del Riesgo a través de planes de contingencia, en los términos y condiciones del contrato, inspecciones y revisiones para revisar el cumplimiento del contrato y programas de apremio para lograr el cumplimiento del contrato.
MONITOREO Y REVISIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS
El Departamento realizara un monitoreo constante a los Riesgos del Proceso de Contratación pues las circunstancias cambian rápidamente y los Riesgos no son estáticos. La matriz y el plan de tratamiento serán revisadas constantemente y de ser necesario se harán ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias.
El monitoreo debe:
a) Garantizar que los controles son eficaces y eficientes en el diseño y en la operación. b) Obtener información adicional para mejorar la valoración del Riesgo. c) Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos. d) Detectar cambios en el contexto externo e interno que puedan exigir revisión de los tratamientos del Riesgo y establecer un orden de prioridades de acciones para el tratamiento del Riesgo. e) Identificar nuevos Riesgos que pueden surgir.
El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales. A continuación se describen los riesgos considerados para la presente contratación según Decreto 1082 de 2015 – artículo 2.2.1.1.1.6.3:
NOTA: Los riesgos previsibles asignados al contratista, se deberán entender siempre incorporados en la propuesta del mismo. Así, en caso de que el riesgo que se materialice haya sido aceptado por el contratista, NO podrá alegarse por parte de este algún desequilibrio económico del contrato
En caso de que la entidad no reciba observaciones a la presente Matriz de Riesgos, esta se entiende ACEPTADA. |
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LAS GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
El Departamento de Cundinamarca con base en el artículo 2212154 del Decreto 1082 de 2015, considera necesario establecer la solicitud de garantía única de acuerdo a las siguientes equivalencias:
CUMPLIMIENTO: Equivalente al 10% del valor del contrato por el termino de ejecución del mismos y tres (3) meses más.
CALIDAD DEL SERVICIO: Equivalente al 20% del valor del contrato por el termino de ejecución del mismos y tres (3) meses más. Se establece la exigencia de garantía única en razón a la naturaleza del alcance contractual, la cual requiere de un 100% de efectividad y funcionamiento, en razón a la importancia y complejidad del servicio.
LA INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL
El Departamento de Cundinamarca – Secretaría de Gobierno -, para cumplir con las obligaciones consagradas en los Acuerdos Comerciales, tiene en cuenta lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 y en el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, que Colombia Compra Eficiente ha expedido para el efecto. El artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2013, definió los Acuerdos Comerciales como los tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores xxxxxxxxxxx.Xx así, que las Entidades Estatales deben cumplir las obligaciones del Estado Colombiano consagradas en los Acuerdos Comerciales suscritos por el Gobierno Nacional e incorporados a la normativa colombiana por medio de una Ley de la República; que si bien el contenido de cada Acuerdo Comercial es único, generalmente estos contienen un capítulo que señala los derechos y obligaciones en materia de compras y contratación pública y anexos para determinar si un Acuerdo Comercial es aplicable a los diferentes Procesos de Contratación. De acuerdo a lo anterior y teniendo en cuenta tanto el valor como el objeto del proceso de selección de contratista que nos ocupa, la Entidad diligencia el siguiente cuadro para determinar los acuerdos comerciales en los cuales se encuentra cobijado el proceso en mención y por lo tanto aplica el trato nacional.
Conforme al análisis efectuado anteriormente según el Manual de Acuerdos Comerciales de Colombia Compra Eficiente, se considera que la Entidad Estatal en el presente proceso se encuentra cobijado por los Acuerdos Comerciales suscritos con El Xxxxxxxx, Guatemala y la Secretaría de la CAN; no obstante lo anterior, se establece que los acuerdos comerciales aplicables al presente proceso de contratación le es aplicable las excepciones del Anexo 4 numeral 2 del manual que indica “El suministro estatal de mercancías o servicios a personas o a Entidades Estatales del nivel territorial”.
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ANEXOS:
A continuación, se presenta una lista enunciativa de soportes de los estudios previos:
Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
Anexo técnico
Cotización
Análisis del Sector
RESPONSABLES
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Profesional Técnico Profesional Jurídico Profesional Financiero
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx