ANEXO No. 6- Proyecto de contrato CONTRATO DE MANDATO
ANEXO No. 6- Proyecto de contrato CONTRATO DE MANDATO
CONTRATO No. | 620000XXXX/2015 |
CONTRATANTE | CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ (en adelante LA CÁMARA). Entidad sin ánimo de lucro, creada mediante Decreto 062 del 11 de febrero de 1981, que se rige por lo establecido en el Decreto 410 de 1971 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen. |
NIT | 860.007.322-9 |
DOMICILIO | Bogotá D.C. |
REPRESENTADA LEGALMENTE POR | XXXXXX XX XXXXXX, mayor de edad, domiciliada en Bogotá, identificada con la cédula de ciudadanía No. 41.658.335, obrando en calidad de Presidente Ejecutiva de LA CÁMARA. |
CONTRATISTA | XXXXXXXXXXXXXXX (en adelante LA AGENCIA) |
NIT | XXXXXXXXXXXXX |
REPRESENTANTE LEGAL (SUPLENTE) | XXXXXXXXXXXXX, identificado con C.C. No. XXXXXXXXX, en calidad de XXXXXXXX. |
DATOS DE CONSTITUCIÓN | XXXXXXXXXXXXX |
DOMICILIO | Bogotá D.C. |
OBJETO DEL CONTRATO | Prestar, mediante un contrato de mandato, los servicios como Agencia de Publicidad para realizar la estrategia, los conceptos creativos, diseñar y producir las piezas y campañas publicitarias necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de la Cámara de Comercio de Bogotá |
A. CONSIDERACIONES GENERALES: 1) LA CÁMARA es una institución de servicios de carácter privado que representa al sector empresarial y a la comunidad en su conjunto y cumple funciones que le fueron delegadas por el Estado. 2). De conformidad con lo dispuesto por el artículo 4 y 6 del Decreto 2042 de 2014 “por el cual se reglamenta la Ley 1727 de 2014, el Título VI del Libro Primero del Código de Comercio y se dictan otras disposiciones”, LA CÁMARA tiene entre sus funciones y facultades las siguientes: a) Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras fuentes. b) Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados. c) Promover programas, actividades y obras a favor de los sectores productivos de la región en que le corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo y participar en actividades que tiendan al -fortalecimiento del sector empresarial, avance tecnológico, cubrimiento de necesidades o desarrollo para la región. d) Celebrar convenios entre ellas, asociarse o contratar con cualquier persona natural o jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 3) LA CÁMARA, para la promoción de los programas, proyectos, productos y servicios que ofrece en cumplimiento de las funciones que le fueron delegadas por el Estado, requiere los servicios de una persona experta en asesoría y gestión publicitaria, que se encuentre en condiciones de realizar los conceptos creativos, estrategias de comunicación, análisis de competencia, el diseño, y la producción de piezas y campañas publicitarias, y adicionalmente pueda asumir la ordenación y contratación de medios y proveedores, atendiendo a los principios de economía, tiempos y ofreciendo las mejores condiciones xxx xxxxxxx para LA CÁMARA, que permita divulgar, posicionar y promocional los productos y servicios de la entidad. 4) LA AGENCIA es una firma comercial independiente que en ejercicio de su objeto social presta habitualmente servicios de publicidad y mercadeo con medios masivos de comunicación y actúa con plena autonomía técnica, financiera, directiva y administrativa para la prestación de sus servicios. 5) Las actividades objeto de este contrato serán prestadas por LA AGENCIA de manera independiente, es decir, sin que exista subordinación, utilizando sus propios medios y bajo su exclusivo riesgo. 6) El proceso de contratación para la selección de LA AGENCIA que ejecutará el presente contrato fue recomendado por el Comité Asesor de Contratación del día xx de xx de 2015. 7) El presente contrato se realiza de acuerdo con lo establecido en el artículo 166 del Decreto-Ley 019 de 2012 que establece que: “(…) Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos, continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)” y de acuerdo con el artículo 182 de la Ley 1607 de 2012 relativo a la tasa contributiva a favor de las Cámaras de Comercio, en el cual se dispone que: “(…) Los ingresos provenientes de las funciones de registro, junto con los bienes adquiridos con el producto de su recaudo, continuarán destinándose a la operación y administración de tales registros y al cumplimiento de las demás funciones atribuidas por la ley y los | |
decretos expedidos por el Gobierno Nacional, con fundamento en el numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)” B. ESTIPULACIONES CONTRACTUALES: CLAUSULAS: 1) OBJETO DEL
CONTRATO: Prestar, mediante un contrato de mandato, los servicios como Agencia de Publicidad para realizar la estrategia, los conceptos creativos, diseñar y producir las piezas y campañas publicitarias necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de la Cámara de Comercio de Bogotá.
2) ALCANCE DEL OBJETO: LA CÁMARA otorga a LA AGENCIA un mandato sin representación para que, actuando como mandataria sin representación, contrate en su nombre a los terceros proveedores requeridos para el cumplimiento del objeto contratado, todo de conformidad con lo pactado en el presente contrato y sus Anexos. 3) ANEXOS: Forman parte integral del presente contrato como anexos y vinculan jurídicamente a las partes, los siguientes documentos: a) La propuesta presentada por LA AGENCIA el xxx de xxx de xxxx junto con sus aclaraciones, en adelante, LA PROPUESTA. b) Los anexos de la Invitación c) Las adendas realizadas dentro de la Invitación. En caso de contradicción entre lo consignado en el contrato y cualquiera de los anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato.
4) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: LA AGENCIA debe desarrollar el objeto del contrato de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el anexo No. 1 de la Invitación. 5) MANDATO SIN REPRESENTACIÓN: LA CÁMARA le otorga mediante el presente documento a LA AGENCIA un mandato sin representación, según lo establecido en el artículo 1262 del Código de Comercio y demás normas relacionadas, para que lleve a cabo y gestione todas las actividades requeridas y relacionadas con el objeto del presente contrato y para que contrate en su nombre a los terceros proveedores requeridos para el cumplimiento del objeto contratado, todo de conformidad con lo pactado en el presente contrato y sus Anexos. 6) OBLIGACIONES DE LA AGENCIA: 1. Dar cumplimiento al organigrama de áreas principales presentado a la CCB, las cuales soportarán y apoyarán el desarrollo estratégico – planeación – creativo – producción interna y externa – medios – Internet y cada una de soporte para el efectivo desarrollo de campañas y actividades estratégicas de marca y producto. 2. Tener conocimiento del y de los grupos objetivos a los cuales se dirigen los productos y servicios de LA CÁMARA (mediante investigaciones y análisis de estudios formales a los cuales tenga acceso por sí misma, con su respectivo análisis y conclusión). Para este efecto, LA AGENCIA deberá certificar los estudios que adquiere y a los cuales tiene acceso para análisis de consumidor e inteligencia de mercados con los cuales deben soportar cada una de las campañas presentadas. 3. El diseño y desarrollo estratégico y creativo para la comunicación de cada producto y/o servicio, la conceptualización para el desarrollo de las campañas y/o piezas publicitarias, como también de las estrategias de comunicación integrales (360 grados). La presentación de los conceptos desarrollados de las estrategias y de las piezas creativas a nivel de bocetos acorde con los medios requeridos (televisión, radio, revistas, prensa, vallas, publicidad exterior, medios virtuales, medios no tradicionales, correo directo, material POP, y los demás que existan y que estén por existir). Verificación previa de los textos en cuanto a la redacción y el estilo utilizado de acuerdo con el lineamiento de LA CÁMARA y sus grupos objetivo. La supervisión y dirección durante el proceso de preproducción externa de todas piezas creativas que serán difundidas a través los diferentes medios de comunicación y de producción gráfica que requiera la entidad. Estas piezas deben estar orientadas al posicionamiento y penetración de LA CÁMARA en el mercado local, nacional e internacional. 4. La contratación y supervisión de ejecución de musicalizaciones, modelos y personajes, garantizando la adecuada cadena de transferencias de los derechos de uso, explotación y modificación, con el fin de mantener indemne a LA CÁMARA de eventuales reclamaciones por derechos de autor o por aspectos relacionados con propiedad industrial. 5. La búsqueda de al menos 3 proveedores, análisis de cotizaciones, recomendaciones, costo- beneficio, revisión de facturas emitidas por los proveedores y en general toda la supervisión de trabajos hasta su entrega final, incluyendo todos los medios existentes y nuevos, por ejemplo y sin limitarse a comerciales de televisión, cuñas de radio, infomerciales, mensajes en medios virtuales, avisos en medios impresos, materiales impresos, elementos promocionales, stands, vallas o cualquier tipo de publicidad exterior, pendones, fotografías, etc. 6. La revisión y evaluación periódica de proveedores para garantizar la rotación de los mismos en aras de la transparencia, pluralidad e igualdad de oportunidad de contratación para los empresarios que ofrecen productos y servicios, así como la búsqueda de las mejoras alternativas xxx xxxxxxx en cuanto a precios y proveedores. 7. Dado al índice creciente de penetración de Internet en Colombia, LA CÁMARA ha fortalecido sus estrategias de virtualización de servicios, por lo que requiere los servicios de una unidad especializada en el diseño y desarrollo de estrategias de comunicación en medios virtuales que incluya entre otros: a. Asesoría en estrategia, diseño y desarrollo de comunicaciones a través y para Internet. b. Diseño de las campañas en Internet y medios virtuales requeridas para implementar las estrategias de comunicación. c. Coordinación de la producción de las campañas en Internet y medios virtuales. d. Supervisar el diseño y la producción de las piezas a las que haya lugar para las campañas en Internet y medios virtuales. e. Entrega de informes periódicos de los resultados de las campañas publicitarias. 8. REUNIÓN DE TRÁFICO. Adicional a los procesos que se adelantarán diariamente o cuando se requiera hacer una solicitud de un trabajo, se
realizará por lo menos una reunión semanal, en donde deben estar presentes la central de medios, LA AGENCIA y el contacto de LA CÁMARA, para hacer una revisión general de todos los trabajos en curso. De esta y las demás reuniones se debe generar un reporte y/o acta de la reunión a cargo de LA AGENCIA, dentro de las 24 horas siguientes a la reunión, como también un status report (Acta de reunión). De los acuerdos se deberá dejar constancia por escrito. LA AGENCIA debe asistir a otras reuniones cuando LA CÁMARA lo requiera. 9. UNIDAD ESPECIALIZADA EN COMUNICACIÓN. Para el desarrollo de las actividades descritas en los parágrafos anteriores, LA AGENCIA cuenta directamente con una unidad especializada en comunicación a través de Internet, o medios alternativos y nuevas tácticas que permitan el acceso a diferentes targets y que sean efectivos para la labor de difusión de LA CÁMARA. 10. Investigar, conceptualizar y desarrollar estrategias de comunicación integrales, aplicadas a los diferentes medios de comunicación para lograr un efectivo posicionamiento de LA CÁMARA en el mercado, así como, de sus programas, proyectos, productos y servicios. 11. Desarrollar los tratamientos gráficos a nivel de bocetos y de conceptos de campañas publicitarias, de piezas de mercadeo directo o promocional, a nivel de bocetos para los medios requeridos (televisión, radio, revistas, prensa, vallas, correo directo, material pop y los demás que sean solicitados por LA CÁMARA o que se encuentren disponibles en el mercado). 12. Realizar dentro de los términos y tiempos establecidos por LA CÁMARA, planes de desarrollo creativo, producción de radio, televisión y material impreso. 13. Asumir el costo de las artes finales de las piezas gráficas requeridas en la ejecución del presente contrato. 14. Definir los criterios para realizar la consecución, depuración y segmentación de las bases de datos para cada campaña, de acuerdo con las necesidades específicas de LA CÁMARA. 15. Efectuar el desarrollo creativo a nivel de bocetos de las piezas de mercadeo directo y promocional. 16. Realizar el planteamiento estratégico y diseño de la mecánica de los diferentes programas de mercadeo directo y promocional, así como, de las actividades sugeridas para convocar a cada grupo objetivo y presentarlos a consideración de LA CÁMARA. 17. Diseñar los indicadores, sistemas o mecanismos adecuados para que LA CÁMARA o un tercero designado por ésta puedan realizar la medición de los resultados de las estrategias de marketing directo o promocional implementadas durante la vigencia del contrato. 18. Prestar servicios de desarrollo creativo para los productos y servicios que LA CÁMARA requiera a través de su agencia BTL, además de diseñar y elaborar los materiales necesarios para la participación exitosa en eventos, actividades promocionales y activaciones. 19. Realizar la búsqueda de al menos tres proveedores para la producción externa y presentar a LA CÁMARA el análisis de cotizaciones y recomendaciones sobre las mejores condiciones para la contratación, para lo cual deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Manual de Contratación y Compra de Bienes y Servicios de LA CÁMARA en lo relacionado con el número de cotizaciones y el proceso de evaluación de proveedores que debe adelantar dependiendo de la naturaleza y cuantía del bien o servicio a contratar. LA AGENCIA deberá entregar a LA CÁMARA las copias de las cotizaciones recibidas en cada caso junto con los cuadros de calificación y los documentos o facturas de cobro expedidas por los terceros proveedores, como soporte para el pago de los gastos reembolsables.
20. Contratar en su nombre, dirigir y supervisar el proceso de preproducción y producción de las piezas creativas de cada campaña aprobada por LA CÁMARA, hasta su entrega final, en temas tales como: pautas, cuñas de radio, infomerciales, elementos promocionales, comerciales de televisión, stands, producción xx xxxxxx, pendones, fotografías, material impreso, y los demás que se definan de acuerdo con las campañas diseñadas por LA AGENCIA y aprobadas por LA CÁMARA. La contratación de proveedores, medios y otros terceros deberá ajustarse a los presupuestos previamente presentados por LA AGENCIA y aprobados por LA CÁMARA para cada campaña y en ningún caso el valor total de las contrataciones con terceros podrá exceder el valor autorizado por la Junta Directiva de LA CÁMARA para la inversión publicitaria de la entidad. 21.Trasladar a LA CÁMARA los descuentos o beneficios otorgados por los terceros a LA AGENCIA en desarrollo de las actividades propias con LA CÁMARA. 22. Revisar las facturas y realizar directamente los pagos a los proveedores, medios y terceros con quienes contrate los bienes o servicios que se requieran para la ejecución del presente contrato. 23. Realizar la planeación y ordenación de los medios de LA CÁMARA, para lo cual deberá efectuar el análisis de competencia, estudios sobre consumo y uso de medios según perfiles y demás herramientas técnicas con que cuente, actuando para este efecto en coordinación con la agencia de medios asociada. 24. Diseñar estrategias, tácticas y compra de medios para cada campaña diseñada y aprobada por LA CÁMARA. 25.Realizar directamente el envío de artes y materiales a los diferentes medios contratados en desarrollo del presente contrato. 26. Asignar para la ejecución de los compromisos un equipo de trabajo exclusivo, conformado cuando menos por el número de personas y cargos señalados en el ANEXO # 1, los cuales deben cumplir con los perfiles allí definidos. Si alguna de las personas del equipo debe ausentarse de sus funciones, LA AGENCIA debe asegurar que existirá alguien encargado de realizar sus funciones con la misma dedicación y tiempos acordados, que no afecten al resto del equipo de LA AGENCIA. 27. Expedir mensualmente a LA CÁMARA una certificación expedida por su Revisor Fiscal, en los términos que dispone el inciso tercero del artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 o el que haga sus veces. 28. Presentar a
LA CÁMARA en papel y en medio magnético los informes que ésta le solicite en cualquier momento sobre requerimientos específicos o sobre las actividades desarrolladas para el cumplimiento del eventual contrato. 29. Presentar los reportes e informes dentro de los plazos que LA CÁMARA le indique para cada requerimiento, campaña o evento. 30. Presentar un informe trimestral de los servicios prestados a LA CÁMARA que resuma e incluya todos los diseños creativos, campañas, comerciales y solicitudes de LA CÁMARA. Además por parte de la Central de Medios el porcentaje de alcance/impacto sobre el Target propuesto para cada campaña de publicidad y la suma del total del alcance de todas las campañas pautadas en medios para ese trimestre. 31. Aclarar, corregir o complementar los informes o reportes presentados en los casos en que LA CÁMARA así lo solicite, sin que esto genere para LA CÁMARA costos adicionales al valor del contrato. 32. Presentar a LA CÁMARA, en caso que ésta lo solicite, los documentos de cesión de los derechos patrimoniales de autor suscritos por sus empleados, dependientes o contratistas de LA AGENCIA, o los documentos de licencia de uso de derechos de propiedad industrial, en caso de requerirse. 33. Verificar y responder legalmente por que los desarrollos creativos, conceptos, logos, sean únicos en el mercado y respondan a las necesidades específicas de LA CÁMARA. 34. Abstenerse de utilizar la información entregada por LA CÁMARA para cualquier fin distinto a las actividades propuestas por LA CÁMARA. Responder ante LA CÁMARA y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo inadecuado de la información entregada por LA CÁMARA para el desarrollo de las actividades del eventual contrato. 35. Atender las recomendaciones y sugerencias de LA CÁMARA para la ejecución de las actividades. 36. Contratar, capacitar y supervisar por su propia cuenta el personal experto e idóneo para realizar las actividades necesarias para la ejecución del objeto del presente contrato, teniendo en cuenta los perfiles requeridos para adelantar cada campaña o evento, los cuales serán definidos de manera conjunta con LA CÁMARA. 37. Cumplir dentro de los términos legales o contractuales con todas las obligaciones de carácter laboral respecto de los empleados y colaboradores que utilice para la ejecución de las obligaciones con LA CÁMARA, especial pero no exclusivamente las que se refieren a pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones y afiliación de sus empleados o dependientes a Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales, y las demás que estipule la Ley. 38. Contar con la infraestructura física, tecnológica, de sistemas y logística requerida para garantizar la satisfacción las obligaciones con LA CÁMARA. 39. Responder ante LA CÁMARA por todas las fallas, errores, negligencias, anomalías o inconsistencias que se presenten en la prestación del servicio. 40. Informar inmediatamente a LA CÁMARA cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento de las obligaciones contraídas por LA AGENCIA o que afecte los intereses o derechos de LA CÁMARA en el asunto a su cargo. 41. Efectuar un acompañamiento permanente a LA CÁMARA, en sus instalaciones, a fin de prestar de manera oportuna y ágil, los servicios que se contratarán dedicando el tiempo necesario de acuerdo con el volumen de requerimientos de LA CÁMARA. 42. Efectuar acompañamiento estratégico permanente, por parte del Representante Legal de LA AGENCIA o una persona de nivel directivo, quien se reunirá mínimo 4 veces al año con la Presidenta Ejecutiva de LA CÁMARA, o con la gerente de relacionamiento de LA CÁMARA o con la persona que ellas designen, para revisar los lineamientos y conceptos estratégicos a fin de optimizar los mensajes de comunicación y las campañas. 43. Adelantar por su cuenta todos los trámites y gestiones que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones de LA AGENCIA incluyendo, entre otras, la celebración de los contratos con terceros proveedores y con el personal requerido para el cumplimiento de cada una de las labores requeridas para la prestación de los servicios contratados. 44. Indemnizar a LA CÁMARA por los perjuicios que se generen por el retardo en el cumplimiento o por el incumplimiento del objeto pactado en el contrato y las obligaciones que se deriven del mismo. 45. Toda campaña propuesta y aprobada por LA CAMARA, deberá ser pre-testeada para la comprobación de su efectividad antes de su publicación en los diferentes medios a contratar. Asimismo, al finalizar la campaña deberá post-testearse para determinar los efectos de la misma en los diferentes públicos objetivo. 46. Se deberán realizar estudios de mercados para las diferentes campañas publicitarias multimedios cuando la CCB lo solicite o LA AGENCIA lo estime necesario. 47. Todas las demás que sin necesidad de mención expresa sean parte del objeto contractual en atención a su naturaleza y las que se deriven de la buena fe contractual. 7) OBLIGACIONES DE LA CÁMARA: a) Pagar el valor del contrato de conformidad con lo establecido en el presente documento. b) Designar al funcionario que hará las veces de contacto técnico y funcional para la coordinación de las actividades objeto de este contrato. c) Suministrar la información que requiera LA AGENCIA para el adecuado y oportuno desarrollo del contrato. Especialmente, LA CÁMARA se obliga a informar a LA AGENCIA las disposiciones de su manual de contratación, aplicables en la contratación con terceros y a informar cuando se presenten modificaciones en dicho manual. d) Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato. 8) VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: Por la totalidad del objeto pactado y las actividades derivadas del presente contrato, LA CÁMARA se obliga a pagar a LA AGENCIA a título de remuneración, la suma total de XXXXXXXXXXXXXXXXX, más el IVA correspondiente o el que haga sus veces de acuerdo a lo establecido en la Ley 1607 de 2012.
PARÁGRAFO PRIMERO. CONCEPTOS COMPRENDIDOS EN EL VALOR DEL CONTRATO: El valor
total del contrato incluye todos los gastos, costos e impuestos directos e indirectos necesarios para la oportuna y satisfactoria ejecución de los servicios objeto del contrato por parte de LA AGENCIA. PARÁGRAFO SEGUNDO. NATURALEZA DE LOS RECURSOS: En razón del objeto específico determinado en este contrato, se entiende que los pagos que sean o llegaren a ser debidos por LA CÁMARA en virtud del mismo serán atendidos con recursos de origen público y privado. Teniendo en cuenta que las prestaciones del contrato serán pagadas totalmente con dineros de origen público, LA AGENCIA tendrá en cuenta que mediante la ejecución de sus compromisos colabora eficientemente en el logro de las funciones de interés general que corresponde adelantar a LA CÁMARA. Por lo mismo, en la interpretación de las declaraciones de voluntad en estos casos se procurará estarse a la que más se ajuste a tales xxxxx.XX CÁMARA se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual notificará por escrito esta circunstancia a LA AGENCIA quien acepta que esa modificación unilateral puede tener lugar en cualquier momento. PARÁGRAFO TERCERO: GASTOS REEMBOLSABLES. Adicionalmente, LA CÁMARA pagará a LA AGENCIA, a título de gastos reembolsables, los gastos y costos en que esta última incurra para la ejecución del presente contrato y que hayan sido previa y expresamente autorizados por LA CÁMARA. Para estos efectos, LA AGENCIA deberá presentar a consideración de LA CÁMARA antes de la ejecución de cada gasto, el presupuesto y el plan de compras y contratación de medios o de terceros requeridos para cada campaña o evento. En todo caso, en la ejecución del presente contrato LA AGENCIA deberá tener en cuenta y no deberá exceder en ningún caso el monto máximo autorizado por la Junta Directiva de LA CÁMARA para la inversión publicitaria de la entidad durante la vigencia del contrato. Entre otros, se considerarán como gastos reembolsables los siguientes:
1. Gastos de desplazamiento, alojamiento y viáticos fuera de Bogotá D.C., cuando la atención de la cuenta lo requiera.
2. Gastos de transporte dentro de Bogotá D.C. para operación y desarrollo de actividades derivadas de los eventos, actividades promocionales y activaciones.
3. Gastos de los eventos, programas de mercadeo directo y promociones a desarrollar.
4. Gastos de la administración logística de eventos.
5. Gastos de las actividades de telemercadeo, envíos por correo, capacitación de promotores etc.
6. Producción de piezas audiovisuales, en caso de requerirse.
7. Producción de las piezas de correo directo o elementos promocionales propuestos.
8. El costo de trabajos a contratar por LA AGENCIA con terceros tales como: negativos, selecciones a color, alquiler u honorarios de fotografías o ilustraciones, retoques digitales a fotografías, compra de trabajos a proveedores por encargo de LA CÁMARA o subcontratos, grabaciones, filmaciones, preproducciones, producción de comerciales de televisión, radio, audiovisuales, impresos, entre otros.
9. El costo de codificaciones ante los canales públicos y privados, VTR y trámites de aprobación ante las entidades estatales.
10. El costo de los materiales a enviar a proveedores y medios magnéticos tales como diskettes, CD´s, Betacams, VHS.
11. El costo de los espacios en medios de comunicación ordenados por LA CÁMARA.
Todo lo anterior, considerado como gasto reembolsable, deberá ser previamente acordado y aprobado expresamente por LA CÁMARA. LA AGENCIA tendrá que presentar a consideración de LA CÁMARA las cotizaciones y presupuesto correspondientes, de acuerdo con lo exigido por el manual de contratación de LA CÁMARA, según el tipo y la cuantía de contrato, en lo relacionado con el número de cotizaciones o propuestas y criterios de evaluación. En todo caso, LA CÁMARA tendrá la facultad de autorizar o no la contratación de los mencionados servicios. No habrá lugar al pago de comisión independiente por concepto de la contratación con terceros. Toda la remuneración de LA AGENCIA, así como los costos en los que incurra que no están expresamente exceptuados en el presente ítem, se entienden que están comprendidos dentro de la remuneración o fee de que trata el primer párrafo de la presente cláusula. También se considerará como un gasto reembolsable el evento en el cual LA CÁMARA, en los estudios de competencia, consumo y uso de medios, según perfiles y demás herramientas disponibles en el mercado, ordene la compra de medios de cada una de las piezas creativas, campañas o estrategias de comunicación, así como la compra, ordenación y chequeo de la emisión de la pauta. PARÁGRAFO CUARTO: Los costos y el valor de la cesión de derechos patrimoniales de las creaciones que resulten protegidas por Derechos de Autor o propiedad industrial, se entienden incluidas en el pago que efectuará mensualmente LA CÁMARA, con el fin de que éstas
puedan ser utilizadas por LA CÁMARA sin limitaciones de tiempo, modo y lugar. PARÁGRAFO QUINTO: FORMA DE PAGO. El valor correspondiente a la remuneración de los servicios de LA AGENCIA será pagado por LA CÁMARA a LA AGENCIA en mensualidades vencidas, cada una por valor de XXXXXXXXXXXXXXX. ($XXXXXXXXXX), más el IVA respectivo, previa prestación de los servicios correspondientes a cada período mensual y presentación de la factura respectiva, todo lo anterior a entera satisfacción de LA CÁMARA. Los valores correspondientes a los gastos reembolsables en que incurra LA AGENCIA en ejecución del mandato aquí conferido, serán pagados dentro del mes siguiente a la fecha en que hayan sido causados, previa presentación de la relación de los gastos correspondientes al período mensual respectivo y los soportes correspondientes, todo a entera satisfacción de LA CÁMARA. LA AGENCIA, no podrá facturar sin haber entregado los bienes o prestados los servicios a satisfacción de LA CÁMARA. Si lo hace, LA CÁMARA procederá con la devolución inmediata de la factura. 10) REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD PARA LOS PAGOS: Además de los requisitos mencionados en el presente contrato, para que proceda el pago, LA AGENCIA se obliga previamente a presentar a satisfacción de LA CÁMARA los documentos que acrediten el pago oportuno del Régimen de Seguridad Social Integral, ARL y parafiscales cuando a esto haya lugar. Para acreditar dicho pago debe presentar la planilla integrada de liquidación de aportes (pila) en los términos establecidos en la ley. En el evento que LA CÁMARA encuentre que LA AGENCIA no está dando cumplimiento a las obligaciones de pago al Régimen de Seguridad Social Integral, ARL o parafiscales (cuando haya lugar) LA CÁMARA tendrá la facultad de abstenerse de pagar, mientras LA AGENCIA no cumpla con sus obligaciones legales. 11) PLAZO DE EJECUCIÓN: El presente contrato tendrá un plazo de ejecución hasta el 30 de diciembre de 2015, a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, sin perjuicio que la pre-inauguración de LA FERIA será el 00 xx xxxxxxxxxx xx 0000 x XX XXXXX se llevará a cabo durante el 1 al 4 de octubre de 2015. 12) PÓLIZAS: LA AGENCIA se obliga a favor de LA CÁMARA a constituir y mantener vigentes por su cuenta y a favor de ésta, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá D.C. y aceptada por LA CÁMARA, las pólizas que incluyan los siguientes amparos: 1. Una póliza que garantice el cumplimiento del presente contrato, por un valor asegurado igual al 20% del valor del mismo, con vigencia igual al plazo de ejecución del presente contrato y cuatro (4) meses más. PARÁGRAFO. MODIFICACIONES: En todos los casos en que se modifique el plazo de ejecución del presente contrato y/o se adicione el valor del mismo, LA AGENCIA se compromete a presentar a LA CÁMARA el certificado de modificación de la póliza, ajustado con el nuevo plazo o valor, según corresponda. 13) NATURALEZA DEL CONTRATO: Las partes manifiestan que LA AGENCIA realiza las actividades objeto del presente contrato en forma independiente, utilizando sus propios medios y recursos, con total autonomía administrativa, sin que medie subordinación alguna respecto de LA CÁMARA. Así mismo, se entiende que con la suscripción del presente contrato no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre LA CÁMARA y LA AGENCIA o sus dependientes. Así mismo, queda claramente establecido que LA AGENCIA es totalmente independiente para todos los efectos laborales y será el único empleador de los trabajadores que emplee en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como el ISS, EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR, etc. Igualmente, LA CÁMARA queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que realice LA AGENCIA con terceras personas jurídicas o naturales para la ejecución del presente contrato. 14) GARANTIAS: LA AGENCIA se obliga a favor de LA CÁMARA a constituir y a mantener vigente por su cuenta y a favor de ésta, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá, D.C., y aceptada por LA CÁMARA, las pólizas que cubran los siguientes amparos: a) CUMPLIMIENTO: Una póliza que garantice el cumplimiento del presente Contrato, por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y cuatro (4) meses más. b) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Una póliza que garantice los salarios y prestaciones sociales, por un valor asegurado igual al quince por ciento (15%) del valor total del contrato con una vigencia igual a la del presente contrato y tres (3) años más. c) CALIDAD DE LOS SERVICIOS: Una póliza que garantice la calidad de los servicios por un valor asegurado igual 30 % del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente Contrato y cuatro (4) meses más. d) Una póliza que garantice la RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL derivada del presente contrato, por un valor asegurado equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato y dos (2) meses más. PARÁGRAFO PRIMERO: MODIFICACIONES. En todos los casos en que se modifique el plazo de ejecución del presente contrato y/o se adicione el valor del mismo, LA AGENCIA se compromete a presentar a LA CÁMARA el certificado de modificación de la póliza, ajustado con el nuevo plazo o valor, según corresponda. PARAGRAFO SEGUNDO: La póliza constituida por LA AGENCIA no expirará por falta de pago de la prima como tampoco por su revocación unilateral.15) SUPERVISOR: La supervisión del presente contrato será
ejercida por la Jefe de Prensa de la Gerencia de Comunicaciones o quien haga sus veces. PARÁGRAFO PRIMERO. FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO: Las personas encargadas de la supervisión del contrato cumplirán con lo previsto en el Manual de Supervisión e Interventoría de LA CÁMARA, entre otras: a) Adoptar las medidas necesarias tendientes a mantener, durante el desarrollo y ejecución del contrato, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes en el momento de la suscripción del mismo. b) Recomendar y solicitar la imposición de sanciones oportunamente, cuando considere incumplida una obligación contractual exigible, expresando las razones por las que considera el incumplimiento. c) Aprobar las cuentas derivadas del cumplimiento del contrato. d).Verificar los pagos realizados en virtud del contrato. e) Hacer seguimiento del plazo de ejecución del contrato o de sus prórrogas y solicitar con la debida antelación cualquier modificación contractual en caso de ser necesaria.
d) Aprobar y solicitar cualquier modificación al cronograma de actividades presentado por LA AGENCIA.
e) Rechazar los bienes y/o servicios cuando no cumplan con los requerimientos técnicos exigidos y solicitar su reemplazo. f) Aprobar los entregables descritos en la cláusula cuatro (4) del presente contrato.
16) FORMA DE COMUNICACIÓN ENTRE LAS PARTES: Las comunicaciones deberán ser enviadas por cualquier medio que asegure su recepción por la otra parte. Será responsabilidad de la parte que envía la comunicación, asegurarse de que la otra parte reciba la comunicación enviada teniendo en cuenta parámetros de seguridad y de integridad de la información. 17) CONFIDENCIALIDAD: LA AGENCIA, sus dependientes y subcontratistas se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros información, documentos, planos o fotografías relacionados con las actividades de LA CÁMARA que conozcan por virtud de la ejecución del presente contrato o por cualquier otra causa. Para estos efectos, las partes convienen que toda la información que reciban LA AGENCIA y/o sus dependientes, referente a LA CÁMARA, se considera importante y confidencial, y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de LA CÁMARA o su reputación. LA AGENCIA y/o sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de LA CÁMARA para cualquier fin diferente a la ejecución del presente contrato y no hará uso externo de los formatos y documentación que le sea entregada, por cuanto son para el desarrollo del objeto del presente contrato y son propiedad exclusiva de LA CÁMARA. De igual manera, LA CÁMARA se abstendrá de divulgar o compartir con personas diferentes al personal de LA CÁMARA los documentos, programas, estrategias y tarifas de LA AGENCIA. 18) INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CÓDIGO DE ÉTICA: LA AGENCIA declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente documento, no encontrarse incurso en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. LA AGENCIA acepta que ha revisado el documento denominado Código de Ética para Contratistas, que se encuentra publicado en la página web xxx.xxx.xxx.xx en su versión xx xxxxx de 2007. 19) CESIÓN DEL CONTRATO: En ningún caso LA AGENCIA podrá subcontratar ni ceder el presente contrato, salvo con autorización previa por escrito de LA CÁMARA. El incumplimiento de esta obligación facultará a LA CÁMARA para terminar unilateralmente y de manera inmediata el presente contrato, sin que por este hecho se genere indemnización alguna por parte de LA CÁMARA a favor de LA AGENCIA. 20) CLÁUSULA PENAL: Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a LA CÁMARA, LA AGENCIA pagará a LA CÁMARA sin necesidad de previo requerimiento, por la inejecución total o parcial de las obligaciones a su cargo, contraídas en virtud del presente contrato, una suma equivalente al 20% del valor total estimado del mismo. La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, ni su pago extinguirá las obligaciones contraídas por LA AGENCIA en virtud del presente contrato. En consecuencia, la estipulación y el pago de la pena dejan a salvo el derecho de LA CÁMARA de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento o la resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios. LA AGENCIA manifiesta y acepta que LA CÁMARA compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de LA CÁMARA, ya sea en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto. 21) MULTAS Y SANCIONES. LA CÁMARA, aplicará multas diarias hasta del 0.1% del valor total estimado del contrato, hasta cumplir un porcentaje máximo del quince (15%) en los siguientes eventos: a) Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo de LA AGENCIA estipuladas en el contrato, dentro del plazo contractual previsto para cada una de ellas. b) Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo de LA AGENCIA. c) Por el retraso o demora en el cumplimiento de sus obligaciones de carácter laboral. d) Por incumplimiento en el término para liquidar el contrato o por no allegar los documentos requeridos para tal fin (cuando se requiera). d) Por el incumplimiento en el deber de confidencialidad de la información por LA AGENCIA, sus empleados, subcontratistas o dependientes, por lo cual pagará a LA CÁMARA una suma equivalente al 5% del valor del contrato. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO. La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de LA CÁMARA a LA AGENCIA. Se aplicará una multa diaria hasta que LA AGENCIA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que LA CÁMARA pueda dar
por terminado anticipadamente el contrato por incumplimiento grave de LA AGENCIA. LA AGENCIA acepta que LA CÁMARA descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a LA AGENCIA, en virtud del presente contrato o de cualquier otro crédito que exista a cargo de LA CÁMARA y a favor de LA AGENCIA. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por LA CÁMARA ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos. Para la terminación del presente contrato por incumplimiento de LA AGENCIA o para la exigencia de la cláusula penal, no será necesario que LA CÁMARA imponga previamente multas a LA AGENCIA. El procedimiento mínimo para la aplicación de cualquier sanción contractual será el siguiente: (i) El Supervisor del Contrato comunicará por escrito a LA AGENCIA el presunto incumplimiento presentado. (ii) Recibida la comunicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, LA AGENCIA podrá indicar las razones por las cuales estima que no tiene responsabilidad en relación con el presunto incumplimiento. (iii) El Supervisor del Contrato analizará las explicaciones suministradas por LA AGENCIA, y de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la sanción contractual (igual comunicación se dará en caso de que LA AGENCIA no indique razón alguna). 22) CAUSALES DE TERMINACIÓN: Además de otras causales previstas en el presente documento, este contrato terminará: a) Por incumplimiento de las obligaciones de las partes contratantes. b) Por el vencimiento del plazo de ejecución. c) Por mutuo acuerdo entre LA CÁMARA y LA AGENCIA. d) Por fuerza mayor o caso fortuito. e) Por imposibilidad técnica, administrativa y/o legal de continuar con la ejecución del presente contrato. f) De manera unilateral e inmediata cuando LA AGENCIA se encuentre incurso en cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés para contratar con LA CÁMARA. g) En cualquier momento, por decisión unilateral de LA CÁMARA. Sin embargo, en este evento, LA CÁMARA deberá informar por escrito a LA AGENCIA su intención en ese sentido con una antelación no menor a treinta (30) días calendario a la fecha en que pretenda hacer efectiva la terminación. h) Por las demás causales señaladas en el presente contrato o en la ley. PARÁGRAFO PRIMERO. EFECTOS DE LA TERMINACIÓN: Las partes de mutuo acuerdo podrán terminar anticipadamente el presente contrato, mediante documento en el cual manifiesten los motivos de la terminación, suscrito por las partes. 23) ACTA DE LIQUIDACION DEL CONTRATO. El ACTA DE LIQUIDACIÓN de este CONTRATO
instrumentará el paz y salvo entre las partes derivado de la ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de ellas y los efectos transaccionales de la relación jurídica entre las mismas partes. La liquidación final de este CONTRATO se podrá realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de terminación del plazo de ejecución del CONTRATO, la cual será suscrita por parte de LA AGENCIA y la CAMARA, en donde quedará constancia entre otras cosas de lo siguiente: a) Estado contable del CONTRATO y valor final del CONTRATO pagado a LA AGENCIA por parte de la CAMARA. b) Los datos actualizados de la garantía otorgada por LA AGENCIA y/o de las pólizas pactadas en el presente CONTRATO con sus respectivos amparos y vigencias. c) La relación y constancia del cumplimiento de las obligaciones a cargo de LA AGENCIA y de la CAMARA y que se encuentran x xxx y salvo. d) La constancia de las multas y sanciones que se hayan impuesto al CONTRATISTA. e) Los demás aspectos técnicos relevantes que se deba considerar. f) La implementación de un acuerdo transaccional de la relación jurídica entre las partes en virtud del presente CONTRATO 24) INDEMNIDAD: LA AGENCIA se obliga a mantener indemne a LA CÁMARA por cualquier situación o hecho que se derive de la ejecución del objeto del presente contrato, por tanto se obliga a asumir la defensa de LA CÁMARA y los costos de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar, en caso que LA CÁMARA resultara demandada por hechos derivados de la ejecución del presente contrato y que sean imputables a LA AGENCIA. Esta cláusula también se aplicará cuando existan quejas o reclamos por compensaciones laborales de los trabajadores de LA AGENCIA y en todo caso de demandas civiles, laborales, penales, administrativas, etc. por dolo o culpa de LA AGENCIA. LA AGENCIA se obliga a salir en defensa de LA CÁMARA y estará obligado a acudir al llamamiento en garantía que se le dirija, si LA CÁMARA es demandada o recibe algún reclamo por parte de terceras personas en relación con la ejecución del contrato, independientemente de si este reclamo se hace a través de jueces, árbitros, autoridades administrativas o por cualquier otro medio. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, LA CÁMARA notificará a LA AGENCIA, quien asumirá de inmediato la defensa de LA CÁMARA. Si LA AGENCIA, después de notificado por LA CÁMARA, no asume la defensa en un término de cinco (5) días hábiles, ésta queda facultada para contratar, a expensas de LA AGENCIA, la defensa que considere necesaria, cuyos costos y las indemnizaciones a las que hubiere lugar correrán por cuenta exclusiva de LA AGENCIA, pudiendo LA CÁMARA repetir contra LA AGENCIA. 25) MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las partes contratantes acuerdan que en el evento de que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión del presente Contrato, las mismas buscarán los mecanismos alternativos de solución controversias, tales como: conciliación, transacción, amigable
composición entre otros. 26) CLAUSULA COMPROMISORIA: Cualquier diferencia, conflicto o incumplimiento que surja entre las partes con ocasión de la suscripción, ejecución, interpretación, terminación o liquidación del presente contrato, será sometido a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, que se sujetará a las normas vigentes sobre la materia y se regirá especialmente por las siguientes reglas: a) El Tribunal estará integrado por un (1) árbitro nombrado de común acuerdo entre las partes. En caso de que las partes no puedan ponerse de acuerdo en el nombramiento del árbitro dentro del mes siguiente al surgimiento de la diferencia, delegan su nombramiento al Director del Centro de Arbitraje y Conciliación Mercantil de la Superintendencia de Sociedades para que lo designe conforme al reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación Mercantil de la Superintendencia de Sociedades – Bogotá. b) El Árbitro deberá ser abogado colombiano, inscrito en las listas de árbitros del Centro de Arbitraje y Conciliación Mercantil de la Superintendencia de Sociedades. c) La organización interna del Tribunal se sujetará a las reglas previstas para el efecto por el Centro de Arbitraje y Conciliación xx Xxxxxx de Comercio de Bogotá, en lo no regulado en la presente cláusula. d) El Tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá, en el Centro de Arbitraje y Conciliación xx Xxxxxx de Comercio de Bogotá. e) El Tribunal decidirá en derecho y su fallo tendrá efectos de cosa juzgada material de última instancia y, en consecuencia, será final y obligatorio para las partes. f) Los costos que se causen con ocasión de la convocatoria del Tribunal estarán a cargo de la parte vencida. 27) MODIFICACIONES: Todas las modificaciones que se efectúen al presente contrato deberán constar por escrito suscrito por las partes contratantes. 28) INTEGRIDAD Y DIVISIBILIDAD: Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o que no se pueda exigir. 29) LEGISLACIÓN APLICABLE Y DOMICILIO: El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes de la República de Colombia y tendrá como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C. 30) INSTRUMENTACIÓN: LA AGENCIA se obliga a suscribir el presente contrato y aportar los documentos correspondientes establecidos en el mismo, a más tardar dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por LA CÁMARA que el documento se encuentra listo para ser firmado. LA AGENCIA acepta que LA CÁMARA podrá desistir de contratar lo previsto en este documento en caso que LA AGENCIA incumpla el término aquí señalado y no entregue a LA CÁMARA oportunamente firmado el contrato y los documentos atrás señalados, sin que se genere indemnización alguna y sin que se requiera para ello notificación de cualquier naturaleza. 31) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas por parte de LA CÁMARA y la presentación ante LA CÁMARA del documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL y el pago de aportes parafiscales de LA AGENCIA o su personal (cuando aplique).
Las partes manifestaron su consentimiento sobre el objeto del presente contrato y en constancia de lo cual firman el XXXXX de XXXXXXXXX .