MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION.

MUNICIPIO DE VALLEDUPAR

ENTRE TODOS LA ESTAMOS TRANSFORMANDO.

2012

PRESENTACION

El Decreto 734 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictas otras disposiciones, señala en su artículo 8.1.1.11º “las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deberán contar con un manual de contratación, en el que se señala en las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

El honorable Consejo de Estado1, en el ámbito de la aplicación de los manuales de contratación se pronunció señalando que “Los denominados manuales de contratación pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal – funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual.

Como quiera que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los etapas y pasos consagrados en las normas, y con la coordinación entre las diferentes dependencias que participan en el mismo, se expide el presente Manual de Procedimientos para la Contratación del Municipio de Valledupar, que servirá de guía y herramienta obligatoria de la gestión contractual, buscando garantizar que la adquisición de bienes, obras y servicios para el cumplimiento de los fines del Estado, se realice con los más altos niveles de eficiencia y efectividad y que la supervisión de los contratos se realice conforme a las normas legales, buscando el cumplimiento de los principios de rigen la Contratación Pública.

En ese sentido, este nuevo manual, además de contener los ajustes normativos y legales que se han producido en la normatividad que rige la contratación estatal, compendia los procedimientos internos que deben aplicarse a las diferentes etapas de la actividad contractual, implementando esquemas de control e información que propendan por asegurar la oportunidad y calidad en los procesos de contratación que adelante las dependencias, y puedan conforme tal conocimiento planear adecuadamente su programa de adquisiciones. Se constituye así en un instrumento de obligatorio conocimiento y de fácil consulta para todos aquellos que intervienen en la Gestión contractual.

XXXXXX XXXXXX XXXXXXXX REALES ALCALDE.

1 Consejo de Estado. Sentencia del 14 xx Xxxxx de 2010. Exp. No. 36.054. Mp Xxxxxxx Xxx Xxxxxx.

TABLA DE CONTENIDO

INDICE GENERAL	PAG
CAPÍTULO I.	6
1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION.	6
1.1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR	6
1.2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES	6
1.2. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES	7
1.3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN	7
1.3.1. INTEGRACIÓN	7
1.3.2. SESIONES	8
1.3.3. FUNCIONES	9
1.3.4. SECRETARÍA	9
CAPITULO II
2. MODALIDADES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL CONTRATISTA.	10
2.1. DECISIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS	11
2.2. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA EL CONCURSO DE MÉRITOS Y LA SELECCIÓN ABREVIADA.	11
2.2.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS	12
2.2.2. ANÁLISIS DE RIESGOS	12
2.2.3. CONVOCATORIA PÚBLICA	14
2.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN	14
2.2.5. PLIEGO DE CONDICIONES	15
2.2.6. AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DE PLIEGOS Y REVISIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES Y DISTRIBUCIÓN DEFINITIVA	16
2.2.6.1. PROCEDIMIENTO.	16
2.2.7. ADENDAS Y FORMULARIOS DE RESPUESTA A OBSERVACIONES	17
2.2.8. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN	17
2.2.9. INFORME DE EVALUACIÓN	18
2.2.10 ACTO DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTA	21
CAPITULO III
3. DE LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA LEY 80 de 1993, LA LEY 1150 DE 2007 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 734 DE 2012.	24
3.1. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN.	24
3.1.1. LICITACION PÚBLICA	25
3.1.3. CONCURSO DE MERITOS	25
3.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA	25
3.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA	26
3.1.5. MINIMA CUANTIA.	27

CAPITULO IV	28
4. ETAPA CONTRACTUAL	28
4.1. ADICION DE CONTRATOS	29
4.2. DEL ANTICIPO DE LA CONTRATACIÓN	29
4.3. IMPUESTOS Y DESCUENTOS XX XXX	29
4.4. DE LAS AMONESTACIONES, LAS MULTAS Y LAS SANCIONES PECUNIARIAS. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.	30
4.4.1. PRINCIPIOS.	30
4.4.2. DE LAS MULTAS Y LAS SANCIONES PECUNIARIAS.	32
4.4.2.1. CAUSALES Y CUANTÍA DE LAS MULTAS.	32
4.4.3. DE LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR	36
4.4.4. PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.	36
4.4.5. PARTICIPACION DE GARANTES Y EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS.	38
4.4.6. DECISIÓN.	39
4.4.7. EJECUTORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO.	39
4.4.8. PUBLICIDAD E INFORMACIÓN	39
4.5. EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO	40
4.5.1. PRESUPUESTOS DE UN DESEQUILIBRIO ECONÓMICO	40
4.5.2. FÓRMULA DE AJUSTE DE PRECIOS COMO MECANISMO PARA ESTIMAR LOS MONTOS A RECONOCER POR DESEQUILIBRIO ECONÓMICO.	42
4.5.3. SUMAS QUE COMPRENDEN EL MONTO A RECONOCER A FAVOR DEL CONTRATISTA	43
4.5.4. MECANISMO PARA EL RECONOCIMIENTO POR DESEQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO	44
CAPITULO V	46
5. DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA	46
5.1. CONCEPTOS	46
5.2. OBJETO	47
5.3. PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACIÓN INTERNA DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.	48
0.0.XX LA INTERVENTORÍA DE UN CONTRATO DE OBRA Y SU CONTRATACIÓN O DESIGNACIÓN	49
5.5. PROCEDIMIENTOS QUE SE SURTEN DENTRO DE LA ACTVIDAD DE SUPERVISION O INTERVENTORIA	49
5.5.1. INICIO DEL CONTRATO.	49
5.5.2. SEGUIMIENTO DEL ANTICIPO	50
5.6. DESARROLLO DEL CONTRATO	50
5.6.1. FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES	50
5.6.2. LABORES O ACTIVIDADES EXTRAS O ADICIONALES, RELACIONADAS CON EL OBJETO DEL CONTRATO.	51
5.6.2.1 SUSPENSIÓN TEMPORAL	52
5.6.2.2. REINICIACIÓN DE LAS LABORES	52
5.6.3. RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL CONTRATO.	52
5.6.3.1 RECIBO FINAL DE TRABAJOS	52
5.6.3.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.	52
5.7. ALGUNAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL SUPERVISOR, SEGÚN LA CLASE DE CONTRATO	53
5.8. ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN	56

5.9. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A CARGO DEL SUPERVISOR	57
5.9.1. ACTIVIDADES GENERALES	57
5.9.2. ACTIVIDADES FINANCIERAS	59
5.9.3. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS	59
5.9.4. ACTIVIDADES TECNICAS	60
5.10. RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA	61
CAPITULO VI.	62
6. ETAPA POSCONTRACTUAL	62
6.1. TERMINACION Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO	62
6.2. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION UNILATERAL.	63
6.3. DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO	63
6.4. FORMATO DE LIQUIDACIÓN	64
6.5. PÉRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR	64
6.6. CONTRATOS QUE DEBEN LIQUIDARSE	64
6.7. AUTOCONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.	64
6.8. CONTROL SOCIAL	65
6.9. APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL	65
6.10. XXXXXXXX Y DEROGATORIAS	66
CAPITULO VII.	00
XXXXXX	00
ANEXO1. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN SEGÚN XXXXXXXXX	00
XXXXX 0. INFORME DE EVALUACIÒN	94
ANEXO 3. ACTA DE XXXXXXXXXXX.	000
XXXXX 0. ESTUDIOS PREVIOS.	105

CAPITULO I GENERALIDADES

1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACION.

El presente Manual de Procedimientos para la Contratación contiene los procedimientos que deberán surtirse para los procesos de contratación y la celebración de los contratos que requiera la ALCALDIA DE VALLEDUPAR para el desarrollo de las funciones y competencias que la ley y los reglamentos le atribuye.

Estos procedimientos y demás trámites se ajustan a lo dispuesto en la normatividad legal y reglamentaria aplicable, definiendo con claridad cada una de las responsabilidades de los participantes en la Gestión contractual.

1.1. COMPETENCIA PARA CONTRATAR

De conformidad con lo establecido en el literal b) del numeral 1º del artículo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para celebrar contratos se encuentra en cabeza xxx Xxxxxxx Municipal, en su condición de representante legal de la Entidad.

No obstante, según lo autoriza la Constitución Política, podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos, así como desconcentrar la realización de procesos de contratación en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.

1.2. DELEGACIÓN DE FUNCIONES

El Alcalde podrá delegar funciones de celebración de contratos en los funcionarios del nivel directivo y asesor, deberá hacerse en los términos establecidos en los artículos 9, 10, 11 y 12 de la ley 489 de 1998, que exigen lo siguiente:

• El funcionario delegatario debe pertenecer al nivel directivo o asesor.

• El Alcalde se informará en todo momento sobre el desarrollo de las delegaciones que haya otorgado e impartirá orientaciones generales sobre el ejercicio de las funciones delegadas.

• El Alcalde podrá reasumir en cualquier tiempo la competencia delegada, y podrá revisar los actos expedidos por el delegatario, con sujeción a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo.

• En todo caso relacionado con la contratación, el acto de la firma expresamente delegada, no exime de la responsabilidad legal civil y penal al

agente principal, en los términos establecidos en el artículo 21 de la ley 1150 de 2007

1.3. DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES

La realización de todos o algunos de los trámites de la contratación de la Alcaldía de Valledupar según disponga el ordenador del gasto, estará delegada en la Secretaría o dependencia que mediante el acto administrativo correspondiente disponga el Alcalde Municipal, la cual será de conformidad con el decreto de delegación, el área responsable de surtir los procedimientos establecidos en la ley y sus reglamentos, así como los contenidos en el presente manual de contratación.

Para cada caso, el ordenador del gasto deberá ajustar la estructura de la dependencia para el cumplimiento de los deberes que la normatividad le impone y para el cumplimiento estricto de lo dispuesto en el presente Manual.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cada Secretaría o dependencia que requiera el contrato, designará el funcionario o funcionarios para que apoyen a la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, y sirva(n) de enlace con dicha área. Esta designación podrá ser informada con la solicitud de la contratación que se remita.

PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso que no exista delegación para contratar, los trámites de la contratación serán realizados por la Secretaría General.

1.3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN:

La Alcaldía de Valledupar contará con un comité de contratación y compras, como un órgano colegiado encargado de prestar funciones de asesoría y asistencia técnica y jurídica en la gestión contractual de la entidad. Este se regirá en su integración y funcionamiento, por las siguientes reglas:

1.3.1. INTEGRACIÓN:

El Comité de Contratación estará integrado por los siguientes funcionarios, a saber:

• El Alcalde o su delegado para contratar, quien lo presidirá.

• El Secretario General o su delegado.

• El Secretario de Hacienda o su delegado.

• El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

• La Oficina Asesora Jurídica – Área de Contratación.

• El Jefe de Secretaría y/o dependencia, donde se origina la necesidad de la contratación objeto de análisis por parte del comité.

El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces asistirá por derecho propio a las sesiones del Comité y tendrá voz pero no voto.

Igualmente, podrán ser invitados con voz pero sin voto, los demás funcionarios de La Entidad que estén relacionados con el proceso de contratación en la etapa de planeación o evaluación, o que por su experiencia y conocimiento puedan contribuir en el desarrollo de las funciones asignadas al comité.

1.3.1. SESIONES:

El Comité de Contratación deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros con voto y las decisiones se tomarán por mayoría de votos de los miembros presentes. En todo caso, la decisión sólo surtirá efecto respecto de cada proceso de contratación, si en la sesión del comité se cuenta con la participación xxx XXXXXXX o el funcionario delegado para contratar.

1.3.2. FUNCIONES:

El Comité de Contratación tendrá las siguientes funciones:

• Revisar y analizar los estudios previos y los proyectos xx xxxxxx de condiciones para las modalidades de selección por licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, así como remitir a la instancia competente, las recomendaciones, sugerencias y comentarios que consideren pertinentes.

• Aprobar el plan de compras.

• Proponer las modificaciones y ajustes que requiera el presente Manual, de acuerdo con la normatividad vigente y los pronunciamientos judiciales pertinentes.

• Examinar las evaluaciones e informes presentados por los comités evaluadores de las propuestas que se presenten en desarrollo de las licitaciones públicas, concursos de méritos y selecciones abreviadas que adelante La Entidad, y efectuar las recomendaciones que estimen pertinentes, cuando así lo solicite el ordenador del gasto. Se precisa que el ejercicio de esta función no exime de responsabilidad a los evaluadores en relación con el contenido de sus conceptos, ni implica responsabilidad de los integrantes del comité en relación con dicho contenido.

• Adoptar los formatos estándar de contratos de obra, consultoría, suministro, compraventa, y prestación de servicios, y los pliegos de condiciones para todas las modalidades de selección.

1.3.3. SECRETARÍA:

El Secretario del Comité de Contratación será un funcionario designado por el Alcalde, quien tendrá las siguientes funciones:

• Convocar a las reuniones del Comité, de manera semanal o antes, si las circunstancias así lo exigen. Para tal efecto, deberá remitir el orden del día y la documentación correspondiente a cada integrante del Comité, con el fin de que sean estudiadas y analizadas antes de la sesión correspondiente.

• Levantar el acta correspondiente a cada sesión del Comité, cuyo contenido deberá ser validado por todos los integrantes en la sesión inmediatamente siguiente. Igualmente, responderá por el archivo y la custodia de dichas actas.

• Coordinar con las dependencias que corresponda, la presentación de los informes, planes y demás documentos que por su contenido deban ser conocidos por el Comité en cada sesión.

• Las demás que le asigne el Comité de Contratación y Compras.

CAPÍTULO II

MODALIDADES DE SELECCIÓN PARA LA ESCOGENCIA DEL CONTRATISTA

2.1. DECISIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

El Ordenador del Gasto o quien este delegue, o el Comité de Contratación y Compras cuando corresponda, deberá decidir y/o avalar con fundamento en lo establecido en los estudios previos y en la normatividad vigente, el procedimiento que habrá de utilizarse para escoger el contratista que se encargará de proveer los bienes, obras o servicios que se requieran para el ejercicio de las funciones a cargo de la entidad, según lo dispuesto en el plan de compras.

La Secretaría o Dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación, sólo iniciará el trámite del proceso de selección, una vez se verifique que la solicitud de la Secretaría o dependencia que requiera el contrato, ha acompañado la misma con los siguientes documentos:

• Certificado de priorización del proyecto (en caso de gastos de inversión).

• Certificado de inclusión en el plan de compras.

• Estudios previos

• Estudios xx xxxxxxx debidamente documentados. Se entiende que estarán debidamente documentados los estudios previos que vengan acompañados de las cotizaciones solicitadas o de las investigaciones efectuadas a bases de datos, manuales, revistas, o los medios que el gobernó disponga, cuando corresponda.

• Análisis de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

• Solicitud suscrita por el ordenador del gasto y Certificado de Disponibilidad Presupuestal, que ampare los compromisos económicos que se surtirán con el proceso de contratación solicitado.

• Ficha técnica (en caso de bienes o servicios de características técnicas uniformes).

• Anexo Técnico con la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar o los requerimientos técnicos según sea el caso

PARÁGRAFO: Cuando se trate de contratación directa, el Secretario o Jefe de la dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación, deberá verificar adicionalmente, que se alleguen con la solicitud de contratación, los siguientes documentos:

Para contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión:

• Certificado de insuficiencia de personal de planta (decreto 2209 de 1998).

• Certificado de idoneidad y experiencia.

• Hoja de vida de la función pública y declaración juramentada de bienes y rentas, con sus respectivos anexos.

Para contratos de arrendamiento:

• La identificación del inmueble objeto del contrato.

• El certificado de tradición y libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

Para contratos/convenios interadministrativos:

• Estudios previos

• Deberán allegarse los soportes que correspondan, tales como, descripción del proyecto, documentos de representación legal de cada entidad, soportes presupuestales, etcétera.

Para convenios de cooperación celebrados al amparo del artículo 355 de la Constitución Política y sus normas complementarias:

• Estudios previos

• Estatutos de la entidad cooperante.

• Documentos complementarios que acrediten la existencia y representación legal actual o vigente.

• Descripción del proyecto.

NOTA: El Secretario o Jefe de la dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación, devolverá las solicitudes de contratación, que previa verificación, les falte la documentación necesaria para adelantar el trámite pre contractual y la posterior elaboración y firma del contrato, o cuando el contenido de las mismas no sea claro en su objeto y obligaciones, o presenten deficiencias en la parte técnica por errores en sus estudios previos.

2.2. DOCUMENTOS Y ACTUACIONES GENERALES APLICABLES A LA LICITACIÓN PÚBLICA, EL CONCURSO DE MÉRITOS Y LA SELECCIÓN ABREVIADA.

Los documentos y actuaciones relacionados a continuación, son aplicables a los procesos de selección que se desarrollen a través de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos:

2.2.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

Los estudios y documentos previos estarán conformados por aquellos documentos definitivos que servirán de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones con el fin de que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de los requerimientos de la Alcaldía de Valledupar, así como el análisis y distribución de los riesgos del contrato. ver Anexo 4.

Deberán ser elaborados por la Secretaría o dependencia que requiera el contrato, y ser remitidos a la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación. Estos estudios se publicarán en el SECOP, a disposición de los interesados y de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones y contendrán como mínimo lo dispuesto en el decreto 0734 de 2012.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la Alcaldía de Valledupar con posterioridad a la apertura del proceso de selección de que se trate, siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados implique cambios fundamentales en los mismos, el Ordenador del Gasto, con fundamento en el numeral 2 del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.

2.2.2. ANÁLISIS DE RIESGOS

Como parte integral de la etapa de planeación del proceso de contratación, la Secretaría o dependencia que requiera el contrato, deberá adelantar el estudio de los riesgos, para lo cual deberá dar aplicación a lo dispuesto en el presente capítulo.

Para tal efecto deberá tener en cuenta las siguientes definiciones:

RIESGO: Es todo evento potencial que impacte el normal desarrollo del contrato y pueda afectar los propósitos que determinaron

su celebración.

ANÁLISIS DE RIESGO: Es el proceso a cargo de la Secretaría o dependencia que requiera el contrato, según el cual analiza, identifica y cuantifica los riesgos previsibles que puedan ocurrir durante la vigencia del mismo y que puedan afectar el equilibrio económico del contrato. Este análisis, además de la identificación del riesgo, debe comprender el diseño de los controles necesarios con el fin de prevenir su ocurrencia.

El análisis de riesgo comprende las siguientes etapas:

IDENTIFICACIÓN:

Obedece a las siguientes preguntas:

¿Qué puede suceder? (Confección de listado con eventos posibles y previsibles, independientemente de que estén bajo el control o no de la Alcaldía) ¿Quién es el responsable? (Identificación del titular de la causa de cada evento registrado)

¿Cómo impactaría este evento el equilibrio económico? (costos y duración)

¿Qué tan probable es su ocurrencia? (Debe calificarse el riesgo en función de la probabilidad de ocurrencia en muy bajo (1), bajo (2), medio (3), alto (4), y, muy alto (5)).

EVALUACIÓN:

1. Para cada una de las consecuencias identificadas debe identificarse el grado de impacto que puede generar. Dicho impacto deberá calificarse en muy leve (1), leve (2), medio (3), grave (4) y muy grave (5). 2. La calificación del riesgo será la sumatoria entre la probabilidad y el impacto asignados.

3. Esta calificación servirá para lo siguiente: (i) Dimensionar la importancia del riesgo. (ii) Identificar acciones para disminuir su ocurrencia; (iii) Decidir quién asume los efectos de su ocurrencia y en qué cuantía y/o porcentaje.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

El resultado del análisis del riesgo deberá ser consignado en el proyecto xx xxxxxx de condiciones que se publique de conformidad con lo establecido en el presente Manual. Igualmente, deberá establecerse que este análisis forma parte del contrato que resulte.

MEDIDAS:

Frente a cada uno de los riesgos que se identifican, deben consignarse las medidas que permitan su control y/o mitigación.

De conformidad con lo anterior los riesgos regulatorios, legislativos, tributarios no deberán incluirse en el texto de los estudios previos, ni pliegos de condiciones. Lo anterior sin perjuicio de aquellos riesgos que siendo previsibles hacen parte de los cubiertos a través de las garantías exigidas para la futura contratación.

La fuerza mayor y el caso fortuito no son susceptibles de preverse, precisamente la imprevisibilidad es su característica.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable.

2.2.3. CONVOCATORIA PÚBLICA

En los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública, la cual deberá publicarse en el SECOP y en la página web de la entidad, por parte de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, y deberá contener la información necesaria mediante la cual la Alcaldía de Valledupar dará a conocer:

• El objeto a contratar.

• La modalidad de selección que utilizará.

• Si esta cobijada por un Acuerdo Internacional o Tratado De Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano.

• El presupuesto oficial del contrato.

• Las convocatorias a las veedurías ciudadanas.

• El lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto xx xxxxxx de condiciones.

• Los estudios y documentos previos.

Adicionalmente a lo anterior, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mypes o a Mipymes conforme a lo establecido en el Decreto 734 de 2012.

2.2.4. ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El ordenador del gasto expedirá el acto administrativo, por medio del cual ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada o concurso de méritos, cuyo contenido deberá ser como mínimo, el establecido en el artículo

2.2.2 del Decreto 734 de 2012.

2.2.5. PLIEGO DE CONDICIONES

El pliego de condiciones es un documento elaborado por La Entidad, que señala los factores de escogencia y calificación a los cuales debe sujetarse el proceso de selección y la posterior relación contractual; es el documento en el cual se consigna además el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto asignado por la Entidad para la contratación, los requisitos de carácter jurídico, técnico, financiero y criterios de calificación de las propuestas, así como los demás aspectos que de conformidad con el tipo de contratación sean pertinentes, y que los participantes (personas naturales o jurídicas, consorcios, uniones temporales y demás formas asociativas permitidas por la Ley), deban acreditar junto con la preparación y presentación de las propuestas en el respectivo proceso.

En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, que no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten declarar desierto el proceso. El desconocimiento de estas reglas hace incurrir en responsabilidad a los servidores públicos que intervengan en la elaboración de los mismos.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, el pliego de condiciones deberá contener por lo menos lo siguiente:

• Un anexo técnico que contendrá la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso.

• Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

• Las razones y causas que generaran el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.

• Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

• El Cronograma del proceso de selección, con las fechas para cada etapa, según lo dispuesto en las normas vigentes.

• Anexo del proyecto de minuta del contrato a celebrarse.

• Todos los demás documentos que el municipio de Valledupar estime necesarios.

PARÁGRAFO: En relación con las minutas, modelos, anexos y pliegos de condiciones, el Comité de Contratación y Compras estandarizará los mismos dentro de un término prudencial que no excederá de tres (3) meses, contados a partir de la entrada en vigencia del presente manual.

2.2.6. AUDIENCIA DE PRECISIÓN DEL CONTENIDO Y ALCANCE DE PLIEGOS Y REVISIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES Y DISTRIBUCIÓN DEFINITIVA

En las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos, la entidad deberá tipificar en el proyecto xx xxxxxx de condiciones, los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las condiciones iniciales del contrato.

Los interesados en presentar ofertas deberán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del procedimiento de licitación pública y voluntaria para las demás modalidades de selección en los que la entidad lo considere necesario, caso en el cual se levantará un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.

La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así previstos, debe constar en el pliego definitivo, así como la justificación de su inexistencia en determinados procesos de selección en los que por su objeto contractual no se encuentren. La presentación de las ofertas implica la aceptación, por parte del proponente, de la distribución de riesgos previsibles efectuada por la entidad en el respectivo pliego.

2.2.6.1. PROCEDIMIENTO:

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el proceso se celebrará dicha audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. En la misma audiencia se revisará la asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y el presente numeral, con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.

Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a

dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación o concurso hasta por seis (6) días hábiles.

Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual remitirá al interesado y publicará en el SECOP para conocimiento público."

El plazo máximo para solicitar aclaraciones se deberán fijar en el mencionado pliego. La respuesta a la solicitud de aclaración deberá hacerse por escrito y deberá darse a conocer a todos los interesados con su publicación en el Secop.

Las modificaciones de los documentos base de la contratación a que hubiere lugar, se realizará mediante adenda que será firmada por el funcionario que ostente la competencia para el procedimiento de selección, de conformidad con el trámite que se indica en el numeral 2.2.7 del presente manual.

2.2.7. ADENDAS Y FORMULARIOS DE RESPUESTA A OBSERVACIONES

Las modificaciones a los pliegos de condiciones se harán mediante adendas, las cuales deberán ir suscritas por el Ordenador del Gasto o su delegado. Las respuestas a las observaciones formuladas al pliego de condiciones que no impliquen modificación a su contenido, serán consignadas en formularios que igualmente deberán suscribir el Ordenador del Gasto o su delegado.

La elaboración de las adendas y los formularios de respuesta a las observaciones, será responsabilidad del Ordenador del Gasto, sin perjuicio del deber de impulsión y colaboración a cargo de la Oficina Asesora Jurídica, a la Secretaría de Hacienda, y/o a la Secretaría o dependencia que requiera el contrato, cuando los asuntos objeto de análisis sean de su competencia.

Las adendas deberán expedirse a más tardar dentro de los términos previstos en la ley. Para tal efecto, será deber de la Secretaría o dependencia competente para resolver los asuntos planteados en las observaciones, comunicar al Ordenador del Gasto o su delegado (a), la recomendación, ajuste, aclaración o modificación pertinente para efectos de que éste pueda expedir y publicar la adenda y/o el formulario de respuestas a las observaciones, dentro de los términos xx xxx.

2.2.8. ACTA DE DILIGENCIA DE CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN

La diligencia de cierre de la licitación, selección abreviada o concurso de méritos, se registrará en un acta que será suscrita por el profesional encargado del trámite del proceso, y por los proponentes que estén interesados. Igualmente podrá estar firmada por el funcionario de la Oficina de Control Interno que asista. El formato de esta acta de cierre deberá permitir consignar como mínimo los siguientes aspectos:

• Nombre de los proponentes e integrantes en caso de consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura.

• Fecha y hora de presentación de las propuestas.

• Número de libros y folios de la propuesta. En caso que las propuestas no estén foliadas, será obligación del profesional encargado del trámite del proceso, exigir su foliación durante el acto de cierre del proceso.

• El precio propuesto, cuando proceda.

• Número, valor, compañía aseguradora y vigencia de la garantía de seriedad.

• Identificación de los documentos de cada propuesta que cuentan con reserva legal.

PARÁGRAFO: La custodia de estos archivos estará a cargo de la dependencia en la que se delegan las funciones de contratación.

2.2.9. INFORME DE EVALUACIÓN

La evaluación de las propuestas estará a cargo de un comité que estará conformado como se indica en el parágrafo siguiente, y que tendrá a su cargo la evaluación y calificación de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de contratación. Este informe que deberá elaborarse en los términos dispuestos en el Anexo No. 2 de este Manual, junto con las propuestas evaluadas, deberá permanecer disponible para su consulta por el término que indique la ley, para efectos de que los proponentes puedan presentar observaciones a su contenido.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cada proceso de contratación tendrá un comité evaluador, que estará integrado por el Jefe o Secretario de cada una de las siguientes dependencias, quienes a su vez se podrán hacer acompañar de los funcionarios a su cargo, o de aquellos que en función de la especialidad, experiencia y conocimiento, puedan coadyuvar con la respectiva evaluación:

• Oficina Asesora Jurídica.

• Secretaría de Hacienda.

• Secretaría o dependencia que requiera el contrato o que haya generado la necesidad.

La Secretaría o Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, acompañará a este comité, en la consolidación del informe final de evaluación y su publicación. Lo anterior en el entendido de que el informe de evaluación es el resultado de un trabajo interdisciplinario y conjunto que en todo caso debe presentarse a los interesados de manera uniforme y consolidada.

El profesional o profesionales que acompañarán la labor de evaluación, o el propio Jefe o Secretario de la sectorial, tendrán las siguientes responsabilidades:

- Oficina Asesora Jurídica:

• Adelantar la evaluación de los requisitos habilitantes de naturaleza jurídica, de acuerdo con lo establecido en el pliego

de condiciones.

• Apoyar a los demás integrantes del comité evaluador en la interpretación y aplicación de las disposiciones xxx xxxxxx de condiciones.

• Preparar las solicitudes de aclaración de sus propuestas a los proponentes.

• Apoyar la consolidación del informe de evaluación.

• Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del Informe Final de evaluación.

• Asistir a la audiencia de adjudicación.

• Sustentar ante el Ordenador del Gasto las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación.

• Apoyar la interpretación y aplicación de las reglas relativas al puntaje de las propuestas.

- Secretaría de Hacienda:

• Adelantar la evaluación de la capacidad financiera de los proponentes, de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones.

• Preparar las solicitudes de aclaración de sus propuestas a los proponentes, en lo pertinente.

• Apoyar la consolidación del informe de evaluación.

• Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del informe final de evaluación.

• Asistir a la audiencia de adjudicación.

• Sustentar ante el Ordenador del Gasto las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación, cuando así se le exija..

- Secretaría o dependencia que requiera el contrato:

• Adelantar la evaluación de los aspectos técnicos y económicos (cuando haya lugar), de los ofrecimientos, de acuerdo con

lo establecido en el pliego de condiciones.

• Efectuar la revisión aritmética de los ofrecimientos económicos.

• Preparar las solicitudes de aclaración de sus propuestas a los proponentes.

• Apoyar la consolidación del informe de evaluación.

• Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación y apoyar la consolidación del informe final de evaluación.

• Asistir a la audiencia de adjudicación.

• Sustentar ante el Ordenador del Gasto las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación.

• Asignar el puntaje a las propuestas hábiles de acuerdo con lo dispuesto en el pliego de condiciones, y recomendar el orden de elegibilidad o la declaratoria de desierta.

El Ordenador del Gasto podrá contratar con terceros la totalidad o parte de la evaluación y calificación de las propuestas.

Cada integrante del comité evaluador será responsable ante el Ordenador del Gasto por las recomendaciones que formule en relación con la evaluación y calificación de las propuestas. En todo caso, el informe de evaluación deberá ser suscrito por el Jefe o Secretario sobre quien recae el aspecto puntal objeto de evaluación.

En caso de existir desacuerdo entre los integrantes del comité evaluador, será el ordenador del Gasto quien tome la decisión de acuerdo con sus propios análisis y conclusiones. En todo caso, podrá solicitar si lo estima pertinente, apoyo de la Oficina Asesora Jurídica y/o del Comité de Contratación

y Compras.

Además de las responsabilidades relacionadas en este parágrafo, son obligaciones de los funcionarios evaluadores, las siguientes:

• Ceñirse en su proceder a lo dispuesto en la ley y el pliego de condiciones y atendiendo los plazos fijados en el pliego. En caso que se requiera alguna aclaración del contenido de la oferta, deberá informar con la debida anticipación al funcionario de tramitar el proceso de contratación, a fin de que se tomen las medidas que correspondan.

• Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la labor que adelanten, así como de las conclusiones que surjan como resultado de su actividad.

• Informar cualquier anomalía que detecten durante el desarrollo de los procesos de contratación.

• Abstenerse de establecer cualquier tipo de contacto con alguno de los proponentes que participe del correspondiente proceso de contratación, o de recibir dádivas, obsequios o favores de cualquier índole o naturaleza.

• Sustentar el informe de evaluación ante el Ordenador del Gasto.

• Documentar debidamente todo el proceso de evaluación de manera que se pueda verificar y constatar la labor

desarrollada y entregar toda la información a la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, para su correspondiente archivo y custodia.

• Xxxxx por la integridad de las propuestas sin mutilarlas o afectarlas de tal manera que se comprometa su contenido.

• Responder motivada y sustentadamente todas y cada una de las observaciones presentada por los proponentes al informe de evaluación, así como todas y cada una de las razones que se esgriman para soportar el reproche o desacuerdo.

• De acuerdo con el resultado de la evaluación, recomendar al Ordenador del Gasto, la propuesta más conveniente para efectos de la adjudicación, o la declaratoria de desierta.

PARÁGRAFO SEGUNDO: La Secretaría o Dependencia en donde se encuentre delegada la contratación, se asegurará que una vez efectuado el cierre, se remita el original de la(s) propuesta(s) a la Oficina Asesora Jurídica, y a los demás evaluadores se remitirá(n) la(s) copia(s) presentada(s) durante la precitada audiencia de cierre.

2.2.10 ACTO DE ADJUDICACION O DECLARATORIA DE DESIERTA

El Ordenador del Gasto realizará la adjudicación mediante acto administrativo motivado, el cual será irrevocable y obliga tanto a la Alcaldía como al adjudicatario, sin perjuicio de la revocatoria a que se hace referencia en el artículo 9 de la ley 1150 de 2007 y de la aplicación del inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

El Ordenador del Gasto, por la existencia de motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista, podrá declarar desierto el proceso mediante resolución motivada, en la que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que llevaron a tomar esta decisión. Este acto administrativo será susceptible de recurso de reposición

que deberá presentarse en las condiciones y términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo y que se

entenderá notificado en la audiencia en que se adopte la decisión respecto de los proponentes asistentes, o en su defecto, cuando se surtan los trámites de notificación definidos en el Código Contencioso Administrativo.

PARÁGRAFO PRIMERO: Las audiencias públicas de adjudicación que adelante la Alcaldía de Valledupar, en desarrollo de los procesos de licitación pública y concurso de méritos que adelante, se regirán por las siguientes reglas:

Objeto: El objeto de la audiencia pública de adjudicación es dar a conocer a los interesados, la respuesta de la Alcaldía de Valledupar a las observaciones presentadas por los proponentes al informe de evaluación de las propuestas que se hayan presentado en desarrollo de la licitación pública.

Igualmente, busca que los interesados se pronuncien sobre el contenido de estas respuestas y que la Alcaldía de Valledupar cuente con todos los elementos de juicio necesarios para seleccionar a la oferta más favorable, en los términos establecidos en la ley.

Participación: Para participar en la audiencia será necesario que el proponente o su apoderado se haya inscrito en la planilla de asistencia que se diligenciará al momento de la instalación de la misma.

Solo podrá participar cada uno de los proponentes, en una única intervención que no podrá superar el tiempo máximo que para el efecto señale el Ordenador del Gasto, según la complejidad del proceso y/o las observaciones presentadas.

El orden de intervención de cada proponente o su apoderado, será estrictamente el del orden de inscripción en la planilla de asistencia.

Registro de la audiencia: Se podrá grabar el desarrollo de la audiencia a través de cualquier medio tecnológico disponible, cuya copia estará a disposición de los interesados, previa solicitud que se tramitará en los términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo.

Suspensión de la audiencia: El Ordenador del Gasto podrá suspender la audiencia por el tiempo que sea necesario, para adelantar estudios o análisis respecto del contenido de las intervenciones, verificar documentos, elevar consultas, y en general para cualquier actividad que se requiera para la adopción de la decisión.

Respuesta a las intervenciones: Antes de la adopción de la decisión, el Comité Evaluador estará obligado a dar respuesta motivada a cada una de las intervenciones, siempre que ellas contengan elementos o argumentos

nuevos que no hayan sido contemplados en las respuestas a las observaciones.

Decisión de Adjudicación: El Ordenador del Gasto adoptará la decisión de adjudicación de la licitación pública, en esta audiencia, mediante la lectura del acto administrativo contentivo de la misma, el cual se entenderá comunicado a los proponentes no favorecidos, y que será notificado personalmente al adjudicatario. En caso que se trate de una declaratoria de desierta, se surtirá el trámite de notificación a todos los proponentes, en los términos establecidos en el Código Contencioso Administrativo.

Acta de la Audiencia: La dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, será la encargada de custodiar las grabaciones de las audiencias públicas de adjudicación, así como de levantar y archivar el acta de la misma, la cual será suscrita por los funcionarios asistentes a la misma así como por los proponentes o interesados que voluntariamente decidan hacerlo. En dicha acta se dejará constancia de las deliberaciones y decisiones que se adopten.

Lectura del Reglamento: El reglamento de la audiencia de adjudicación que se incorpora en este parágrafo, será leído en la instalación de todas las audiencias públicas de adjudicación que adelante la Alcaldía de Valledupar.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando la adjudicación deba efectuarse por sorteo, el Ordenador del Gasto o su delegado deberá disponer un procedimiento que garantice total transparencia e imparcialidad en el desarrollo del mismo, y que deberá practicarse en público previa invitación a los proponentes en situación de empate, siempre y cuando el pliego de condiciones definitivo no hubiese contemplado esta situación.

CAPITULO III

3. DE LAS MODALIDADES DE CONTRATACIÓN DE CONFORMIDAD CON LA LEY 80 de 1993, LA LEY 1150 DE 2007 Y SU DECRETO

REGLAMENTARIO 734 DE 2012.

Los procedimientos aplicables a cada modalidad de selección se incorporan a este Manual en el Anexo No. 1 – (Procedimiento de contratación según modalidad), los cuales serán de obligatorio cumplimiento por parte de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.

Para la debida aplicación de los procedimientos dispuestos en el Anexo No. 1 de este Manual deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

El responsable de cada actividad deberá asegurarse que se cuente con la autorización del Ordenador del Gasto o su delegado, para

proceder a publicar y/o comunicar la misma a los proponentes o a terceros.

• Las dependencias en las que se deleguen las funciones de contratación deberán ajustar su estructura a fin de garantizar que cada uno de los roles responsables que se identifican en cada proceso, sea desarrollado por algún servidor público a su cargo.

• Los tiempos previstos para cada actividad podrán variar de acuerdo con razones asociadas a la extensión o complejidad de la misma, previo visto bueno del Ordenador del Gasto o su delegado.

• Los modelos de contratos y pliegos de condiciones aprobados por el Comité de Contratación y Compras, serán de obligatoria utilización por parte de las dependencias en que se deleguen o las funciones de contratación. Cualquier cambio deberá ser previamente consultado con el Comité de Contratación y Compras.

PARÁGRAFO: Las invitaciones públicas de mínima cuantía y las contrataciones directas, serán evaluadas por funcionarios de la dependencia en donde se generó la necesidad o el estudio previo, con el acompañamiento de la dependencia en que se deleguen las funciones.

3.1. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 94 de la ley 1474 de 2011, la escogencia del contratista se efectuará con arreglo a las modalidades de selección de

Licitación Publica, Selección Abreviada, Concurso de Meritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía.

Agrega la norma que la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de la Licitación Pública, salvo las excepciones que la misma Ley señale, es decir La Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía.

Los procedimientos que habrán de utilizarse para escoger los contratistas de la Alcaldía de Valledupar, de conformidad con la legislación vigente, son los siguientes:

3.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA:

Acorde con lo dispuesto en la Ley 1150 de 2007, la Alcaldía de Valledupar efectuará la selección de los contratistas, por regla general, a través de licitación pública, con excepción de los casos que se enmarcan dentro de alguna de las causales contempladas en las demás modalidades de selección, de acuerdo con lo señalado en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace la Alcaldía de Valledupar para que, en igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.

Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo I del Título II del Decreto 734 de 2012.

3.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA:

Conforme a lo señalado en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como por lo señalado en el artículo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, la Alcaldía de Valledupar realizará la contratación mediante la modalidad de selección abreviada en los siguientes casos:

• Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. En este evento, deberá hacerse uso uno de los siguientes procedimientos siempre y cuando el reglamento así lo señale: subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos.

• Contratación de menor cuantía. (Según tabla de cuantías de la Alcaldía de Valledupar, que se actualizará anualmente o cuando el monto del presupuesto sea modificado).

• Celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.

• La contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto.

• La enajenación de bienes del estado. (Literal “d”, numeral 2, artículo 2 de la ley 1150 de 2007).

• Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas.

3.1.3. CONCURSO DE MERITOS:

Esta modalidad de selección está consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 3.3.1.1 al 3.5.5.1 del Decreto 734 de 2012, cuando se requiera contratar los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como aquellos de arquitectura y que corresponden a aquellos “que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.”

En la selección de consultores la Alcaldía de Valledupar, podrá utilizar el sistema de concurso abierto o concurso con precalificación:

• Concurso abierto: procede cuando la Alcaldía de Valledupar, defina en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, caso en el cual se exigirá la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS). En estos casos se prescinde de los procedimientos de precalificación.

• Concurso por el sistema de precalificación con lista corta: procede cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. (PTD)

3.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA:

La Alcaldía de Valledupar, a través del ordenador del gasto o su delegado, justificará mediante un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de contratación directa. Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la causal que se invoca, la determinación del objeto a contratar, presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.

Este acto administrativo no será obligatorio en los siguientes casos, de conformidad con lo previsto en el artículo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012, así:

• En los eventos previstos en los literales b), d) y h) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007,

• Contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República,

• En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.

Se contratarán a través de esta modalidad de conformidad con las siguientes causales:

a) Urgencia manifiesta;

b) Contratación de empréstitos;

c) Contratos interadministrativos,

d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición;

e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas;

f) Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el

Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de

2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público;

g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado;

h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales;

i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.

3.1.5. MINIMA CUANTIA.

La Alcaldía de Valledupar utilizará esta modalidad de selección para las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda xxx xxxx (10%) de la menor cuantía del Municipio, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el articulo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 734 de 2012.

CAPITULO IV

4. ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y aprobación de la garantía, la publicación y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

La responsabilidad por la elaboración, celebración, y cumplimiento de los requisitos de ejecución de cada contrato, estará en cabeza de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación. Para el efecto, deberá tener en cuenta lo siguiente:

- Las minutas estándar de los contratos y las cartas de aceptación de oferta para las invitaciones de mínima cuantía, serán aprobadas por el Comité de Contratación y Compras y deberán ser utilizadas de manera obligatoria por el Ordenador del Gasto o su delegado.

- El contratista deberá acercarse a firmar el contrato a la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación, dentro del lapso establecido en el pliego de condiciones. En caso de no hacerlo, deberá requerírsele una sola vez para que se acerque a la suscripción en el tiempo que para el efecto conceda el Ordenador del Gasto o su delegado. De persistir la renuencia, se deberán surtir los procedimientos para hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, sin perjuicio de aplicar lo dispuesto en la ley o en el pliego de condiciones en relación con la adjudicación al proponente calificado en segundo lugar.

- Una vez firmado el contrato debe procederse de manera inmediata a efectuar el registro presupuestal.

- La aprobación de las garantías exigidas y el pago de los impuestos y/o contribuciones que se causen con ocasión de la celebración del contrato, serán requisitos indispensables para su ejecución.

- Verificados los requisitos de ejecución, el Alcalde o su delegado designará al supervisor, o comunicará al interventor, a efectos de que se proceda a formalizar la iniciación del contrato.

PARÁGRAFO: La aprobación de las garantías que

otorguen los contratistas para cubrir a la Alcaldía de Valledupar de los riesgos inherentes a la ejecución del contrato, estará a cargo de la dependencia o secretaria donde se encuentren delegadas las funciones de contratación. La aprobación constará a través de acto administrativo.

4.1.- ADICION DE CONTRATOS

En virtud de lo establecido en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993., los contratos NO podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.

El procedimiento a seguir para la adición de los contratos es el siguiente:

- Una vez exista la necesidad de realizar adicionales en tiempo y/o en valor, el interventor o el contratista podrán solicitarlo, mediante escrito debidamente justificado.

- Se debe acompañar con el estudio previo de justificación de la adición del contrato y el Certificado de disponibilidad correspondiente, para el caso de las adiciones en valor. En todo caso, deberá tenerse en cuenta que para las adiciones de los contratos, sean estas en tiempo o en valor, se deberá aportar la documentación relacionada con los informes y/o actas de supervisión y/o interventoría que soportan la decisión

- Los anteriores documentos, deberán ser enviados a la Secretaria u oficina donde se encuentren delegadas o delegadas las funciones de contratación, quien efectuará el Estudio Jurídico y elaboración de la minuta.

- Una vez suscrito el contrato adicional, se realizará la Solicitud del registro presupuestal y publicación en el Secop.

- Así mismo se realizará la Ampliación y aprobación de las garantías.

Las adiciones en los contratos, ya sean en valor o en plazo, solamente se podrán realizar dentro del término de ejecución del mismo.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

4.2.- DEL ANTICIPO DE LA CONTRATACIÓN:

En los contratos se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del 50% del valor del respectivo contrato.

En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución

del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

Para el giro del mismo se procederá de conformidad con lo establecido en el contrato y estudios previos, donde deberá indicarse la justificación del mismo y todos los requisitos para poder ser girados.

No se realizará bajo ninguna excepción, giros de Anticipos sin previa presentación del Plan de Inversión del mismo y su aprobación por parte del Interventor.

Excepcionalmente, podrá la Alcaldía de Valledupar supeditar el inicio del contrato al giro del Anticipo, caso en el cual, deberá justificarlo dentro del estudio previo.

4.3.- IMPUESTOS Y DESCUENTOS XX XXX

Todos los contratos sin excepción están obligados a pagar los impuestos nacionales, departamentales y municipales de acuerdo con su naturaleza. En cuanto a los descuentos que realiza el municipio de Valledupar, dependiendo la clase de contrato, los mismos se realizaran de conformidad con las normas tributarias que rigen la materia.

4.4. DE LAS AMONESTACIONES, LAS MULTAS Y LAS SANCIONES PECUNIARIAS. REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.

De conformidad con los artículos 14 y 18 de la Ley 80 de 1993, 17 de la ley 1150 de 2007, el inciso segundo del artículo 1° del Código Contencioso Administrativo, según el cual “Los procedimientos administrativos regulados por leyes especiales se regirán por éstas; en lo no previsto en ellas se aplicarán las normas de esta parte primera que sean compatibles”, y a lo dispuesto en el artículo 8.1.10. del Decreto 734 de 2012, en el presente manual se incorporan las normas legales y reglamentarias que señalan lo atinente al procedimiento para la imposición de multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante a efecto de respetar el debido proceso del afectado el Municipio de Valledupar observará el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, señalando al efecto en el presente manual los trámites internos y las competencias para aplicar dicho procedimiento.

4.4.1. PRINCIPIOS.

El procedimiento aquí adoptado para la imposición de multas, sanciones, declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante se rige por el principio fundamental del debido

proceso consagrado en el Art. 29 de la Carta de Derechos, así como por los principios rectores de la función pública establecidos en la Constitución y el Art. 3º del Código Contencioso Administrativo.

Al presente proceso administrativo se incorporan además los Arts. 14 y 18 de la Ley 80 de 1983 según los cuales, para el cumplimiento de los fines de la contratación, el Municipio de Valledupar al celebrar un contrato, tendrá la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución del contrato y por tanto, con el exclusivo objeto de evitar la paralización o la afectación grave de los servicios públicos a su cargo y asegurar la inmediata, continua y adecuada prestación podrá interpretar los documentos contractuales y las estipulaciones en ellos convenidas, introducir modificaciones a lo contratado y, cuando las condiciones particulares de la prestación así lo exijan, terminar unilateralmente el contrato celebrado debiendo en los actos administrativos en que se ejerciten algunas de estas potestades excepcionales procederse al reconocimiento y orden de pago de las compensaciones e indemnizaciones a que tengan derecho las personas objeto de tales medidas y se aplicarán los mecanismos de ajuste de las condiciones y términos contractuales a que haya lugar, todo ello con el fin de mantener la ecuación o equilibrio inicial.

Contra los actos administrativos que ordenen la interpretación, modificación y terminación unilaterales, procederá el recurso de reposición, sin perjuicio de la acción contractual que puede intentar el contratista.

Si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencia que puede conducir a su paralización el Alcalde de Valledupar o su delegado por medio de acto administrativo debidamente motivado podrá declarar la caducidad dando por terminado el contrato y procederá a ordenar su liquidación en el estado en que se encuentre sin perjuicio de que la entidad contratante tome posesión de la obra o continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través del garante o de otro contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar.

En caso de que el Alcalde de Valledupar o su delegado determinen que los incumplimientos detectados pueden ser subsanados por el contratista adoptará las medidas de control e intervención necesarias a fin de garantizar la ejecución del objeto contratado.

Si se declara la caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento y por tanto no habrá lugar a indemnización para el contratista, quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la ley para estos casos.

La decisión de sancionar deberá estar precedida de audiencia del afectado quien tendrá el procedimiento señalado en éste manual a fin de garantizarle el derecho al debido proceso del contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista.

En materia probatoria, el presente procedimiento administrativo sancionatorio se regirá por las normas del Código Contencioso Administrativo.

4.4.2. DE LAS MULTAS Y LAS SANCIONES PECUNIARIAS.

En los contratos que celebre el Municipio de Valledupar, se pactará una cláusula de Multas, la cual se impondrá de forma unilateral a través de acto administrativo, cuando el contratista sin justa causa incumpla parcialmente cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato.

En todo contrato se incorporará en la minuta una cláusula que prevea las multas consignadas en el presente Manual y/o en los que lo sustituyan o complementen, las cuales se entenderán incorporadas y serán de obligatorio cumplimiento para las partes, sin perjuicio de que en la minuta se incorporen las causales y el monto de las multas que se establecen más adelante.

Dicha cláusula deberá contener la autorización expresa del contratista para descontar el valor de las multas, de cualquier suma que el Municipio le adeude, sin perjuicio de hacer efectiva la cláusula penal o la garantía de cumplimiento del contrato. Si esto no fuere posible se procederá al cobro coactivo de conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

El valor de las multas se aplicará sobre el valor del contrato antes de IVA.

En ningún caso la aplicación de la multa será entendida como liberatoria o atenuante de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato y los perjuicios que el contratista le cause al Municipio podrán hacerse efectivos en forma separada.

La imposición de la multa tiene como efecto la conminación efectuada por la Administración Municipal al contratista frente al incumplimiento de las obligaciones adquiridas.

4.4.2.1. CAUSALES Y CUANTÍA DE LAS MULTAS.

Las multas que se entenderán incorporadas a los contratos que celebre Alcaldía de Valledupar son las siguientes:

PARA LOS CONTRATOS DE OBRA:

CAUSAL			MONTO DE LA MULTA
Incumplimiento en los requisitos para la ejecución del contrato (pólizas, impuestos, publicación, programa de inversión del anticipo, y/o los demás que se estipulen en el contrato y/o en el pliego de condiciones)			0.05% del valor del cada día de atraso.				contrato	por
Incumplimiento en la modificación y/o ajuste de las garantías contractuales cuando proceda			0.1% del valor del cada día de atraso.				contrato	por
Por el incumplimiento en cronograma de obra	el		0.3% del valor del monto incumplido respecto a la programación contractual a la fecha de verificación, por cada día de atraso
Por el incumplimiento en la corrección de defectos de obra u otros aspectos relativos a la calidad de los trabajos y/o materiales utilizados en el contrato			0.1% del valor del cada día de atraso				contrato, por
Por subcontratar sin la autorización previa del Municipio.			0.2% evento	del	valor	del	contrato	por cada
Por el incumplimiento en las normas de higiene y seguridad industrial			0.1% evento	del	valor	del	contrato	por cada
Por el incumplimiento en permanencia y dedicación del personal mínimo requerido en obra.		la	0.05% evento	del	valor	del	contrato	por cada
Por el incumplimiento en	la		0.05%	del	valor	del	contrato	por
disposición del equipo mínimo			cada evento.
ofrecido y/o requerido para	la
obra
Por el incumplimiento de las demás obligaciones contractuales			0,01% del valor del contrato por cada día de incumplimiento.

PARA LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA:

CAUSAL	MONTO DE LA MULTA
Incumplimiento en los requisitos para la ejecución del contrato (pólizas, impuestos, publicación, programa de inversión del anticipo, y/o los demás que se estipulen en el contrato y/o en el pliego de condiciones)	1% del valor del contrato por cada día de atraso.
Incumplimiento en la modificación y/o ajuste de las garantías contractuales cuando proceda	0.1% del valor del contrato por cada día de atraso.
Por el incumplimiento en la entrega de los productos y/o informes	0.3% del valor del contrato por cada día de atraso
Por el incumplimiento en la corrección de defectos en los productos y/o informes entregados	0.1% del valor del contrato, por cada día de atraso
Por subcontratar sin la autorización previa del Municipio.	0.2% del valor del contrato por cada evento
Por el incumplimiento en las normas de higiene y seguridad industrial	0.1% del valor del contrato por cada evento
Por el incumplimiento en la permanencia y dedicación del personal mínimo ofrecido y/o requerido	0.05% del valor del contrato por cada evento
Por el incumplimiento de las demás obligaciones contractuales	0,01% del valor del contrato por cada día de incumplimiento.

PARA LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS:

CAUSAL	MONTO DE LA MULTA
Incumplimiento en los requisitos para la ejecución del contrato (pólizas, impuestos, publicación, programa de inversión del anticipo, y/o los demás que se estipulen en el contrato y/o en el pliego de condiciones)	1% del valor del contrato por cada día de atraso.
Incumplimiento en la modificación y/o ajuste de las garantías contractuales cuando proceda	0.1% del valor del contrato por cada día de atraso.
Por el incumplimiento en la entrega de los servicios o por la deficiente calidad de los mismos	0.3% del valor del contrato por cada día de atraso

Por subcontratar sin la autorización previa del Municipio		0.2% del valor cada evento	del	contrato	por
Por el incumplimiento en las normas de higiene y seguridad industrial		0.1% del valor cada evento	del	contrato	por
Por el incumplimiento en permanencia y dedicación del personal mínimo ofrecido y/o requerido	la	0.05% del valor cada evento	del	contrato	por
Por el incumplimiento de las demás obligaciones contractuales		0,01% del valor del contrato por cada día de incumplimiento.

PARA LOS CONTRATOS DE SUMINISTRO Y/O COMPRAVENTA:

CAUSAL	MONTO DE LA MULTA
Incumplimiento en los requisitos para la ejecución del contrato (pólizas, impuestos, publicación, programa de inversión del anticipo, y/o los demás que se estipulen en el contrato y/o en el pliego de condiciones)	1% del valor del contrato por cada día de atraso.
Incumplimiento en la modificación y/o ajuste de las garantías contractuales cuando proceda	0.1% del de atraso.	valor	del	contrato	por cada día
Por el incumplimiento en la entrega de los bienes o por la deficiente calidad de los mismos	0.3% del de atraso	valor	del	contrato	por cada día
Por subcontratar sin la autorización previa del Municipio 0.2% del valor del contrato por cada evento	0.2% del evento	valor	del	contrato	por cada
Por el incumplimiento de las demás obligaciones contractuales	0,01% del valor del contrato por cada día de incumplimiento.

PARÁGRAFO: En los contratos de obra que incluyan componente de diseño y/o consultoría, las multas aplicarán para cada componente del contrato, de acuerdo con lo establecido en este artículo para los contratos de obra y de consultoría.

Para los demás contratos no tipificados en este artículo, y/o para el incumplimiento de cualquiera otra obligación no consignada en las tablas que anteceden, aplicará una multa diaria del 0.05% del valor del contrato.

4.4.3. DE LAS FUNCIONES DEL INTERVENTOR Y DEL SUPERVISOR.

Sin perjuicio de las funciones que para los interventores y supervisores señala el Estatuto de Contratación y las normas que regulan dicha materia, así como las que se señalen en el objeto contractual del interventor, cuando en el cumplimiento de su deber de supervisión, el Interventor y/o el Supervisor del contrato conozcan del eventual incumplimiento por parte del Contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo derivadas de la ejecución del contrato, éste deberá requerir por una sola vez al Contratante por escrito enviado a la dirección de correspondencia informada por el contratista en el contrato o a la que con posterioridad a la suscripción del contrato haya reportado por escrito para tal fin, con copia al Garante, indicando los hechos y soportes en los que basa su postura concediéndole un término de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación para que por escrito presente un informe y xxxxxxx o solicite las pruebas que pretenda hacer valer.

Una vez recibido el informe que presente el Contratista y practicadas las pruebas si a ello hubiere lugar, el Interventor y/o el Supervisor del contrato deberán evaluar si las explicaciones y/o justificaciones dadas por el contratista son válidas o si en el plazo dado para presentarlas la situación de incumplimiento ha sido subsanada, en cuyo caso mediante informe de Interventoría y/o supervisión se dejará constancia de lo actuado remitiendo copia al Alcalde Municipal, a Jurídica, a la Carpeta del Contrato y a la Aseguradora; si el Contratista dentro del término otorgado no presenta el informe solicitado y/o el Interventor y/o el Supervisor del contrato consideran que las explicaciones que presente el Contratista no justifican plenamente el motivo de su incumplimiento y éste persista deberán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes informar al Alcalde Municipal y al Secretario de Despacho al cual éste delegada la función de vigilancia del contrato o tenga relación directa con la contratación y ejecución del mismo aportando un informe debidamente soportado y sustentado detallando los presuntos incumplimientos para que éste proceda a citar a audiencia al contratista a fin de debatir lo ocurrido.

4.4.4. PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.

El Municipio de Valledupar tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones, pudiendo declarar el incumplimiento, cuantificar los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal, respetando en todo caso el derecho de audiencia del afectado, permitiéndole al contratista ejercer su derecho de defensa de manera previa a la imposición de la sanción, dejando constancia de todo ello en el acto administrativo sancionatorio sin que pueda imponerse sanción alguna con posterioridad a que el

contratista haya ejecutado la obligación pendiente o incumplida y sin que previamente se surta el siguiente procedimiento:

4.4.4.1. Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, una vez se haya generado el informe de interventoría y/o supervisión donde se deje constancia de un presunto incumplimiento el Alcalde de Valledupar o su Delegado citará a audiencia al contratista para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales sin que exceda diez (10) días hábiles a partir de la comunicación al Contratista. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

4.4.4.2. En desarrollo de la audiencia, la cual será presidida por el Alcalde de Valledupar o su Delegado, el Secretario de Despacho que este ejerciendo la Supervisión del contrato o tenga que ver con la ejecución del contrato presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

4.4.4.3. Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, el Alcalde de Valledupar o su Delegado procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

4.4.4.4. En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Alcalde de Valledupar o su Delegado, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. El Alcalde de Valledupar o su Delegado podrán

dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

4.4.5. PARTICIPACION DE GARANTES Y EFECTIVIDAD DE LAS GARANTÍAS.

En el procedimiento señalado en éste manual, las compañías aseguradoras o entidades que brinden otros medios de cobertura frente al cumplimiento de las obligaciones contractuales, podrán hacerse parte y hacer valer sus derechos en el procedimiento administrativo sancionatorio.

La notificación a dichos terceros se hará en los términos previstos para el efecto en la Ley 1474 de 2011 en su artículo 86.

De conformidad con el Artículo 5.1.13. del Decreto 734 xx xxxxx 13 de 2012, cuando se presente alguno de los eventos de incumplimiento cubiertos por las garantías previstas en dicho decreto, el Municipio de Valledupar procederá a hacerlas efectivas de la siguiente forma:

4.4.5.1. En caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Alcalde de Valledupar o su delegado proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual, además de la declaratoria de caducidad, procederá a hacer efectiva la cláusula penal o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

4.4.5.2. En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Alcalde de Valledupar o su delegado proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual impondrá la multa y ordenará su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

4.4.5.3. En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante de conformidad con lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, el Alcalde de Valledupar o su delegado proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual declarará el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto

administrativo constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

4.4.6. DECISIÓN.

Mediante acto administrativo se pondrá fin al procedimiento administrativo sancionatorio y en caso de caducidad, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante además de la declaratoria de caducidad se procederá a hacer efectiva la cláusula penal y/o a cuantificar el monto del perjuicio y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

En caso de aplicación de multas, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante se proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual se impondrá la multa y ordenará su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

En los demás casos de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante se proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual se declarará el incumplimiento y se procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante. Para este evento el acto administrativo constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

4.4.7. EJECUTORIA DEL ACTO ADMINISTRATIVO.

Una vez en firme el acto administrativo que imponga la sanción, de conformidad con el Art. 17 de la Ley 1150 de 2007, la cláusula penal y las multas impuestas se harán efectivas directamente por la entidad, pudiendo acudir para el efecto entre otros a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al contratista, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago, incluyendo el de la jurisdicción coactiva.

Para los eventos de caducidad, aplicación de multas y en los demás casos de incumplimiento el acto administrativo constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

Una vez en firme la sanción impuesta se procederá por parte de la Secretaría de Despacho respectiva a efectuar los descuentos en los pagos posteriores, si aún quedan pendientes, o durante la liquidación. Si esto no fuere posible o los recursos no sean suficientes, se remitirá el Acto Administrativo Sancionatorio a la

Secretaria de Hacienda Municipal para que efectué las compensaciones o inicie el cobro coactivo conforme a la normatividad vigente.

4.4.8. PUBLICIDAD E INFORMACIÓN

La información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o en el plazo de su liquidación, deben ser publicadas en el SECOP.

Igualmente el Municipio de Valledupar, conforme a lo dispuesto en el numeral 6.2 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 enviará mensualmente a la Cámara de Comercio la información concerniente a las multas y sanciones relacionadas con los contratos e informará igualmente a la Procuraduría General de la Nación para ser incluida en el Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad “SIRI”.

4.5. EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

Los supervisores y/o interventores de los contratos celebrados por la Alcaldía de Valledupar, tendrán en cuenta en el análisis y formulación de recomendaciones en relación con pretensiones económicas que formulen contratistas por presuntos desequilibrios económicos de los contratos, los siguientes lineamientos:

4.5.1. PRESUPUESTOS DE UN DESEQUILIBRIO ECONÓMICO

1. Que se produzca la ruptura de las condiciones originales de presentación de la propuesta y/o de celebración del contrato. Claramente esta condición exige establecer cuáles fueron las condiciones vigentes al momento de presentación de la propuesta, pues son ellas las que determinan el desarrollo de la relación contractual hasta su finalización. Si existen circunstancias posteriores a la presentación de la propuesta que hayan afectado los costos que se previeron al confeccionar el ofrecimiento, se habrá configurado uno de los presupuestos necesarios para que se configure un desequilibrio económico.

2. Que la afectación de las condiciones existentes al momento de la presentación de la propuesta no hayan sido determinadas por circunstancias imputables al contratista. De tratarse de hechos derivados o determinados del proceder del contratista, será su propia causa la que afecte la ecuación contractual, y, en ese sentido, no podrá ser trasladable al Municipio el efecto patrimonial negativo que se infligió con su propio comportamiento.

3. Que exista plena demostración de la ruptura de la ecuación contractual. Esta demostración no sólo exige que el contratista presente una relación detallada de los costos y gastos adicionales que reclama como consecuencia de la circunstancia que generó la ruptura, sino que pruebe, a través de la documentación idónea para el efecto, que efectivamente incurrió en tales gastos.

4. Conforme lo dispuesto en la ley 1150 de 2007, el análisis de una reclamación igualmente debe considerar la distribución de riesgos de la contratación. En efecto, conforme lo dispone la ley citada, en todos los procesos de contratación que adelanten las entidades públicas sometidas al régimen general de la contratación pública allí contenido, deben identificar y asignar los riesgos previsibles, entre las partes. Lógicamente si se produce un hecho que afecte la ecuación económica del contrato, habrá que establecer si durante el proceso de contratación fue asignado o no al contratista, pues de ello depende que se genere a cargo del Municipio la obligación de reconocer o compensar los mayores costos sufridos.

5. Que el contratista haya utilizado todos los recursos a su alcance para la disminución de la afectación del equilibrio económico del contrato. No debe perderse de vista que el contratista cuenta, por sus calidades, con la experiencia e idoneidad suficientes para el desarrollo del contrato, calidades éstas que igualmente le atribuyen un deber de diligencia frente a circunstancias adversas propias de la ejecución de contratos de obra. En ese sentido, el Municipio está en la obligación de cerciorarse que el daño no se haya agravado o continuado, como consecuencia de la inacción del contratista, pues en este evento nos encontraríamos frente a daños derivados de su propio comportamiento, que, como se señaló atrás, al serle imputables, excluyen la posibilidad de reconocimiento.

6. Es absolutamente indispensable que se pruebe que el contratista invirtió el monto de imprevistos pactado en el contrato, si es el caso, en cubrir los costos adicionales causados como consecuencia del hecho que se alega como causante del desequilibrio. El monto de imprevistos constituye una suma porcentual que respecto del valor del contrato, el contratista ha dispuesto para compensar las mayores erogaciones que deba realizar como consecuencia de circunstancias imprevisibles al momento de presentar la oferta, y que afectan la ejecución del contrato. Por ello, es imperativo que cualquier reconocimiento esté precedido de la plena demostración de la inversión de esos recursos en la compensación de los mayores costos; sólo a partir del monto no cubierto, puede derivarse un reconocimiento.

7. Finalmente, para efectos de estimar el costo por mayor permanencia en obra, deberá tenerse en cuenta, igualmente, los gastos de administrativos que

de acuerdo con la propuesta proyectó el contratista mes a mes en la partida de administración.

8. Las consideraciones que preceden aplican para cualquier desequilibrio económico, cualquiera que sea su causa, incluyendo tanto los derivados de circunstancias imprevisibles, como los asociados a decisiones estatales, comúnmente conocidos como el hecho del príncipe.

4.5.2. FÓRMULA DE AJUSTE DE PRECIOS COMO MECANISMO PARA ESTIMAR LOS MONTOS A RECONOCER POR

DESEQUILIBRIO ECONÓMICO.

La fórmula de reajuste de precios, como fórmula matemática que toma en cuenta las variaciones económicas de los factores determinantes de los costos contractuales para conservar el valor intrínseco original del contrato, deberá, en principio, sujetarse a los Índices de Construcción Pesada para los contratos de obra, y al Índice de Precios al Consumidor Nacional certificado por el DANE, para los demás contratos.

En relación con la definición y aplicación de la fórmula de reajuste de precios hay que discriminar dos momentos, así:

1. El primero, cuando estando en ejecución de un contrato, las partes identifican que se ha presentado una circunstancia imprevisible para el contratista, no imputable a su propio comportamiento, que no constituye un riesgo radicado en su cabeza, y que ha afectado la ecuación contractual incrementando los costos en exceso del monto dispuesto para cubrir tales imprevistos. En este caso las partes pueden adoptar como mecanismo para solucionar la distorsión de precios, una fórmula de reajuste de los precios unitarios considerando los factores que inciden en su variación, de manera que hacia el futuro se equilibre el contrato, al reconocer un mayor precio unitario producto de la aplicación de la fórmula, que corrige el efecto que sobre el mismo produjo la circunstancia imprevisible. Lógicamente todas las consideraciones expuestas arriba constituyen presupuestos esenciales para un acuerdo de este tipo. Por ello, el contratista tendrá que demostrar que a pesar de haber dispuesto del monto de imprevistos, la distorsión de los precios unitarios no se compensa, por lo que es imperativo adoptar un correctivo.

2. El segundo se produce cuando una vez finalizado el contrato, se reclama el reconocimiento del desequilibrio económico sufrido por e l contratista. En este escenario, la fórmula de reajuste de precios puede resultar como un mecanismo indicativo del valor a reconocer por parte del

Municipio, pero no puede implicar un procedimiento automático cuyo resultado inmediatamente genere a su cargo la obligación de

reconocer el monto que su aplicación arroje. Esto, por cuanto como se señaló atrás, existen tres presupuestos adicionales: Que se pruebe la utilización del monto de imprevistos, que se demuestre fehacientemente el monto de los mayores costos en que incurrió el contratista para la ejecución del objeto del contrato, y que se pruebe que ese monto corresponde al desequilibrio sufrido.

Finalmente, existen tres elementos adicionales que debe tenerse en cuenta en el acuerdo y aplicación de una fórmula de reajuste de precios como mecanismo para corregir un desequilibrio económico:

(i) Que sólo implique la modificación de los precios a partir del vencimiento del período en que estos tenían que estar fijos, según las reglas del proceso de selección y del contrato. Esto, porque de haberse exigido como regla de juego del proceso de selección, que los precios unitarios son fijos y sin fórmula de ajuste, al momento de su ofrecimiento el proponente – luego contratista – fue consciente que el riesgo asociado a la variación de los precios durante el plazo original del contrato era de su resorte, por lo que cualquier variación implicaría una distorsión del proceso de selección y un atentado contra el principio de igualdad que obligatoriamente impregna su desarrollo. Esto, claro está, salvo que durante ese plazo original se presente una circunstancia imprevisible que afecte extraordinariamente los precios. Pero si sólo se trata del paso del tiempo, como consecuencia, xx.xx., de una suspensión de las obras, la fórmula sólo podría aplicarse a partir del vencimiento del plazo original, pues durante ese período la distorsión corresponde a un riesgo del contratista, al haberse estipulado la

firmeza de los precios unitarios.

(ii) Que no existan incumplimientos. Si el contratista espera que corrido el plazo original estimado del contrato, se disponga de una fórmula de reajuste que compense los mayores costos incurridos y demostrados, ese desplazamiento no puede haber sido producido por su propio incumplimiento. En

estos casos, se impone la obligación de reconocer el mayor costo sufrido pero sólo por los mayores tiempos que se tomó la ejecución del contrato, que no hayan resultado como consecuencia de un comportamiento imputable al contratista, como lo sería su incumplimiento.

(iii) Que la fórmula no se aplique sobre el porcentaje del contrato entregado a título de anticipo, considerando que por su naturaleza, éste valor no es reajustable.

4.5.3. SUMAS QUE COMPRENDEN EL MONTO A RECONOCER A FAVOR DEL CONTRATISTA

Los contratos estatales, traen asociado un riesgo que como comerciante el contratista está en la obligación de asumir, pues forma parte de su propia actividad mercantil, la cual, como lo ha enseñado la jurisprudencia, tiene per se, riesgos. En este orden de ideas, de configurarse un riesgo no atribuible a la persona del contratista, ya sea porque no le es imputable o porque no le fue asignado durante el proceso previo a la contratación, dicho riesgo igualmente forma parte de su actividad mercantil, razón por la cual no podría simplemente esperar que la utilidad prevista sea compensada por el Municipio.

De acuerdo con lo anterior, en los casos de desequilibrio será obligación del Municipio calcular el mayor costo sufrido por el contratista como consecuencia de las circunstancias antes anotadas, sin que en dicho cálculo corresponda incluir porcentaje o suma alguna por concepto de utilidad dejada de percibir.

Claramente esta cuantificación permitirá al Municipio, ya sea en el escenario de liquidación del contrato o a instancias posteriores, componer una solución equitativa de la situación, siempre bajo el manto del respeto por el patrimonio público. Con esto se conjugan los deberes que exigen lograr un equilibrio que honre por un lado el riesgo ínsito a la actividad mercantil que desarrolla el contratista, y que reconozca el móvil determinante del vínculo jurídico, que para el contratista lo constituye su expectativa de utilidad.

4.5.4. MECANISMO PARA EL RECONOCIMIENTO POR DESEQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO

La instancia dispuesta por la ley para la materialización de los reconocimientos y acuerdos a que lleguen las partes con el fin de declararse x xxx y salvo con ocasión de la celebración y ejecución del contrato, es su liquidación.

El artículo 60 de la ley 80 de 1993, dispone:

“Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo (…)”.

Los Secretarios Xx Xxxxxxxx y Jefes De Oficina, el supervisor e Interventor, tendrán la obligación de liquidar los contratos y/o convenios, cuya necesidad o estudio previo se haya generado en su respectiva dependencia debiendo formular sus correspondientes recomendaciones y consignarlas en el proyecto de acta de liquidación de los contratos a su cargo.

En todo caso, la cuantificación de las reclamaciones deberá ser sometida a examen de la Oficina Asesora Jurídica, a efectos de garantizar unicidad de criterio y respeto por la normatividad y los pronunciamientos judiciales que sobre el particular ha proferido el Consejo de Estado.

El último pago de todos los contratos que requieran liquidación, estará sujeto a previa elaboración y suscripción del acta de liquidación.

CAPITULO V

5. DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS

5.1. CONCEPTOS

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la Alcaldía de Valledupar, está obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

De conformidad con lo establecido en la Ley 1474 de 2011 se define la supervisión y la interventoría de la siguiente manera:

“La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.”

En consecuencia, siempre que se elabore la minuta de un contrato, en su clausulado se deberá designar la supervisión o interventoría, según sea el caso, la instancia o funcionario que la adelantará así como sus principales funciones, ciñéndose en todo caso para el cumplimiento de las responsabilidades que se desprendan de su ejercicio, a lo establecido en el presente Manual, como en las disposiciones vigentes que regulen la materia, en especial las que de manera específica enmarcan el ejercicio de las interventorías.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Es principio general que las actuaciones del interventor consten por escrito.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

Teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993. Lo anotado de conformidad con el artículo 85 de la ley 1474 de 2011.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad estatal.

5.2. OBJETO:

El objeto de la supervisión o interventoría dentro de un contrato estatal, consiste en realizar un seguimiento detallado del objeto contractual para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo, el acatamiento de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los contratos y la sujeción al presupuesto asignado. Lo anterior, con el objeto de alcanzar los fines de la contratación estatal y a su vez contribuir en la búsqueda del cumplimiento de los fines del estado.

Estará inhabilitado el interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente. (parágrafo 2 del artículo 84 de la ley 1474 de 2011).

El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Es preciso resaltar que cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

5.3. PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACIÓN INTERNA DEL INTERVENTOR O SUPERVISOR.

Dentro del contrato mismo, en una de sus cláusulas que se denominará “De la Supervisión” ó “De la Interventoría”, según sea el caso, se determinará la secretaría u oficina del municipio, que tendrá la responsabilidad de llevar a cabo la interventoría o supervisión de cada contrato, teniendo en consideración el conocimiento e idoneidad que dependiendo del tipo de contrato, deba ostentarse para garantizar la debida vigilancia y control de la ejecución del contrato, el cumplimiento de las especificaciones o condiciones técnicas de los bienes o servicios objeto de la contratación.

En consecuencia, junto con los estudios previos o documentos que antecedan a la contratación, se asignará a la secretaria u oficina que deba adelantar la interventoría o supervisión del contrato que resulte de cada proceso contractual.

En tratándose de un contrato de obra deberá establecerse de acuerdo con la ley, y la cuantía del mismo, cuándo la interventoría será ejercida directamente por la entidad o cuándo tenga que ser ejercida por el particular que se contrate para tal efecto.

Una vez adjudicado el proceso de contratación y firmado el contrato respectivo producto de cualquieras de las modalidades de selección, el Secretario o jefe de la dependencia donde se encuentren delegadas las funciones para contratar, designará al supervisor encargado de realizar el seguimiento y control del contrato que se celebre entre la entidad y el contratista, de conformidad con la sugerencia presentada por la dependencia solicitante del bien o servicio a contratar contenida en los estudios previos entregados anteriormente.

Dicha designación constará por escrito y le será comunicada al supervisor, junto con una copia del expediente del contrato ya suscrito y legalizado, momento a partir del cual adquiere su calidad de supervisor e inicia el ejercicio de sus

funciones, las cuales culminan una vez se hayan cumplido en su totalidad y a cabalidad las obligaciones contractuales o hasta la fecha que expiren la totalidad de los amparos de la garantía única de cumplimiento.

No podrá ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de las causales de impedimento respecto del contratista, según lo previsto en la ley 80 de 1993 y la ley 734 de 2002.

De igual manera, quien este incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades del Estado.

En estos casos, una vez recibida la asignación de la interventoría o supervisión deberá informar a la secretaria o dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación para que se proceda a evaluar el impedimento y proceda, si hay lugar, a designar el nuevo interventor o supervisor.

5.4.- DE LA INTERVENTORÍA DE UN CONTRATO DE OBRA Y SU CONTRATACIÓN O DESIGNACIÓN

Cuando la Alcaldía de Valledupar celebre un contrato de obra pública o mantenimiento de una obra, se deberá decidir sobre su “interventoría”, la cual debe garantizar su normal ejecución, el seguimiento y evaluación permanente del contrato para exigir el cumplimiento estricto de las obligaciones adquiridas por el contratista, calidad de los materiales utilizados, así como su liquidación, además de cumplir con las obligaciones que la Ley expresamente establece, frente a la actividad de la interventoría como tal, de la cual se desprenden responsabilidades, civiles y penales.

En los contratos de obra celebrados como consecuencia de procesos de selección abreviada de menor cuantía y en los de mínima cuantía, el municipio podrá adelantar la supervisión con sus propios recursos, siempre y cuando cuente con personal idóneo y disponible para el efecto. Los funcionarios de la entidad que desarrollen funciones de interventoría o supervisión se ajustarán a las disposiciones legales que regulan la materia, y tendrán la misma responsabilidad de los particulares.

5.5. PROCEDIMIENTOS QUE SE SURTEN DENTRO DE LA ACTVIDAD DE SUPERVISION O INTERVENTORIA

5.5.1. INICIO DEL CONTRATO.

El acta de iniciación del contrato procede en los contratos en que se haya consagrado expresamente tal requisito para dar inicio a la ejecución, la cual se suscribirá una vez se constituyan y aprueben las pólizas y se hayan pagado los

impuestos a que haya lugar por parte del contratista, es decir, cuando el contrato se encuentre legalizado y de esta situación se haya informado al supervisor, por escrito, por el jefe o secretario de la oficina donde se encuentren delegadas las funciones de contratación.

Será obligación del interventor o supervisor que en el acta consten el número del contrato, la fecha, el objeto, el nombre y el NIT o cedula del contratista, y que se suscriba por el contratista y el supervisor.

En todo caso, el supervisor o interventor no podrá impartir órdenes al contratista con el fin de dar inicio a la ejecución, sin que se haya verificado que el contrato se encuentra perfeccionado y legalizado.

5.5.2. SEGUIMIENTO DEL ANTICIPO

Para los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública deberá estarse a lo establecido en el artículo 91 Ley 1474 de 2011.

El supervisor será responsable de velar por la correcta inversión del anticipo, solicitando el respectivo plan de inversión al contratista, así como los informes que considere necesarios, a fin de garantizar la correcta ejecución de los recursos públicos.

Será deber del supervisor o interventor del contrato requerir en los casos en que sea necesario, el programa de inversión del anticipo para su revisión, aprobación y seguimiento antes del giro del mismo.

El supervisor deberá solicitar al contratista, representante legal, según se trate, informes mensuales sobe el manejo del anticipo, los cuales se archivarán en la carpeta del contrato y verificará que se realice la amortización del mismo en las cuentas o facturas que presente el contratista para pago.

5.6. DESARROLLO DEL CONTRATO

5.6.1. FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES

El interventor o supervisor verificará que las facturas o documentos equivalentes presentadas por el contratista, respecto de su valor correspondan a la ejecución y a la forma de pago establecida en el contrato. Si se encuentran errores o inconsistencias se solicitará al contratista el cambio de la factura o documento equivalente, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

Una vez recibida por el supervisor la factura o cuenta de cobro y si se aprecian errores o inconsistencias de fondo, este deberá devolverla al contratista dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción indicándole los errores que contiene, para que sea corregida por el contratista.

En la misma comunicación de envío, el supervisor deberá fijar un término perentorio para que el contratista remita nuevamente la factura o cuenta de cobro debidamente corregida. En todo caso el término que fije el supervisor no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles.

Recibida nuevamente la factura o documento que haga sus veces, el supervisor o interventor, deberá continuar con el trámite respectivo antes de iniciar el trámite de pago. A partir de este momento se contabilizará el término para efectuar el pago.

Para el trámite de facturas, el supervisor deberá verificar que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes parafiscales.

5.6.2. LABORES O ACTIVIDADES EXTRAS O ADICIONALES, RELACIONADAS CON EL OBJETO DEL CONTRATO.

Si durante el plazo de ejecución se hace necesario realizar labores o actividades extras y/o adicionales, la aprobación para su realización estará a cargo del ordenador del gasto o su delegado y su formalización requerirá una modificación, adición o prórroga del contrato de acuerdo con lo previsto en la ley 80 de 1993, sin que esto implique cambio del objeto del contrato.

En ningún caso el supervisor o interventor del contrato podrá bajo su propio criterio, autorizar la realización de obras adicionales o el suministro de mayores cantidades, sin la aprobación previa y expresa del ordenador del gasto o su delegado.

El supervisor o interventor del contrato tramitará ante la Secretaria o dependencia donde radiquen delegadas las funciones contractuales, la solicitud de adición, modificación o prórroga, la cual deberá estar debidamente soportada y justificada para aprobación del ordenador del gasto.

El supervisor o interventor deberá tener en cuenta que la adición en valor del contrato, no podrá superar el cincuenta (50%) del valor inicial expresado en salarios mínimos.

En caso de prórroga, la solicitud deberá remitirse la Secretaria o dependencia donde radiquen delegadas las funciones contractuales para su trámite, mínimo con cinco (5) días calendario anteriores a la fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato y con el visto bueno del ordenador del gasto para su respectiva formalización. Una vez vencido el plazo del contrato, no podrá bajo ninguna circunstancia continuarse su ejecución o tramitar adiciones en valor o prórrogas de tiempo.

5.6.2.1. Suspensión temporal

Podrá suspenderse temporalmente el plazo de ejecución del contrato, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que obliguen a ello. La suspensión se hará por el tiempo que se estime necesario para superar los hechos que dieron lugar a la misma y constará en un acta suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor; en la cual consten los

motivos que dieron lugar a la suspensión, así como el concepto técnico del supervisor o interventor.

Suscrita el acta de suspensión del contrato, deberá remitirse copia a la carpeta del contrato e igualmente a la compañía aseguradora que expidió la garantía única de cumplimiento a efectos de que conozcan de dicha novedad.

5.6.2.2. Reiniciación de las labores

Superadas las contingencias, el supervisor o interventor deberá informar dicha situación al ordenador del gasto, el cual dispondrá Ia reanudación del contrato y dejará constancia en acta firmada en conjunto con el contratista y el supervisor. Es obligación del contratista prorrogar la vigencia de los amparos contenidos en la garantía única por el mismo término de la suspensión del contrato y del supervisor hacer seguimiento al cumplimiento de esta actividad.

5.6.3. RECIBO FINAL Y LIQUIDACIÓN DEFINITIVA DEL CONTRATO.

5.6.3.1. RECIBO FINAL DE TRABAJOS

Dependiendo de la naturaleza del contrato y previa la verificación del cumplimiento de todas las especificaciones y requisitos técnicos pactados, se levantará un "acta de entrega y recibo final" que será suscrita por el supervisor o interventor y el contratista.

5.6.3.2. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.

Los contratos de obra, consultoría, suministro, arrendamiento y compraventa con entregas parciales, así como aquellos que expresamente lo contemplen, deberán liquidarse por las partes dentro del plazo de vigencia del mismo.

Previo a la Liquidación del contrato, el interventor o supervisor deberá verificar la vigencia tanto de la garantía única, así como de los amparos que cubran los riesgos que deban garantizarse con posterioridad a la finalización del contrato, de acuerdo con lo pactado por las partes en el contrato y si fuere del caso, procederá a informar al representante de la entidad con el objeto de solicitar su ampliación o actualización al contratista como requisito para la suscripción del acta de liquidación.

También será condición para la firma del acta de Liquidación que el contratista adjunte las certificaciones que acrediten el reintegro de los equipos y demás elementos facilitados por la entidad, así mismo, el contratista deberá presentar certificación del pago de aportes parafiscales suscrita por el revisor fiscal o representante legal según el caso, donde conste que se encuentra x xxx y salvo por dicho concepto.

Una vez verificado lo anterior, el interventor o supervisor elaborará el proyecto del acta de Liquidación, en el que constará el balance final del contrato respecto al cumplimiento de las prestaciones derivadas del mismo, así como los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que Llegaren las partes para dirimir conflictos que se originen con ocasión de la actividad contractual.

En todos los casos el acta de liquidación deberá ser suscrita por el ordenador del gasto, el contratista y el supervisor o interventor.

Una vez liquidado el contrato, el supervisor o interventor deberá entregar a la Secretaria o dependencia donde radiquen los archivos y la información técnica administrativa y contable para que reposen en la carpeta original del contrato.

5.7. ALGUNAS OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL SUPERVISOR, SEGÚN LA CLASE DE CONTRATO

A continuación se enumeran obligaciones específicas que asumen los supervisores, según la clase de contrato:

En los Contratos de compra-venta

a. Programar con el contratista y el Almacenista la fecha y hora de entrega de los bienes, teniendo en cuenta el plazo de entrega convenido.

b. Verificar que los bienes objeto del contrato reúnan las especificaciones técnicas requeridas por la entidad.

c. Verificar que los elementos objeto del contrato se entreguen dentro del término establecido en la cláusula específica.

d. Verificar el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del objeto del contrato.

e. Hacer la revisión y exigir de forma inmediata al CONTRATISTA el cambio de los bienes que no cumplan con las especificaciones requeridas.

f. Verificar conforme lo establece la Ley, la constancia expedida por el Revisor Fiscal o por el Representante Legal de la Empresa, según el caso, del cumplimiento de las obligaciones del pago de Parafiscales, como de los aportes a la Salud y pensión de sus empleados.

g. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los términos de la Constitución y de la Ley.

h. Expedir certificación de cumplimiento del objeto del contrato.

En los Contratos de prestación de servicios

a. Firmar el acta de iniciación y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del contrato

b. Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato.

c. Expedir certificación de cumplimiento parcial y total del objeto del contrato.

d. Exigir al CONTRATISTA que cumpla con las obligaciones que se deriven del objeto del contrato.

e. Elaborar y suscribir el acta de liquidación del contrato conjuntamente con el ordenador del gasto y el contratista.

f. Para cada pago constatará con los soportes correspondientes los pagos suficiente y efectivo a salud y pensión, conforme lo ordena la Ley 789 de 2002. Si es persona jurídica verificará y exigirá igualmente la certificación del pago oportuno de los aportes Parafiscales.

g. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual de acuerdo a lo establecido en el artículo 51 de la Ley 80 de 1993.

Típicas de las Interventoría de Obra

a. Analizar los planos, diseños y especificaciones del proyecto, los programas de inversión del anticipo y de inversión general y el plan de trabajo, el programa de utilización del personal y del equipo del que dispondrá el contratista, con el fin de avalarlos para soportar y asegurar el seguimiento a la ejecución de las obras.

b. Elaborar y Suscribir con el contratista el Acta de iniciación de la obra objeto de cada contrato, así como las Actas de Suspensión y Reiniciación, cuando las circunstancias presentadas durante la ejecución del contrato deba recurrirse a tales medidas y de las cuales debe dejarse xxxxx xxxxxxxxxx, así como las razones por las cuales una obra debe suspenderse.

c. Aprobar el programa de ejecución de la obra que en todo contrato debe elaborarse, así como cualquier modificación o ajuste al mismo, teniendo en cuenta el plazo de ejecución del contrato.

d. realizar seguimiento a la inversión del anticipo, siguiendo para el efecto las normas que regulan la materia.

e. Controlar la inversión del anticipo requiriendo del contratista copia de los recibos, facturas y demás documentos donde conste dicha inversión, así como fotocopia de los extractos bancarios que reflejen todo el movimiento del dinero dado en anticipo.

f. Verificar que las inversiones que el CONTRATISTA efectúe con los dineros entregados por la entidad en calidad de anticipo, se inviertan únicamente en el objeto del contrato de la manera más eficiente y económica.

g. Practicar permanente inspección a las obras y hacer las anotaciones en el libro de obra que para el efecto abrirá al inicio de la ejecución del contrato. Dar trámite y exigir el diligenciamiento de los formularios para el registro del ingreso del personal que utilizará el CONTRATISTA para llevar a cabo los trabajos.

h. Ejercer la interventoría técnica y financiera del contrato y llevar control sobre el avance de la obra, verificando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes.

i. Conceptuar y decidir dejando constancia en las Actas correspondientes, sobre ajustes o modificaciones en las cantidades de obra o especificaciones inicialmente previstas y que por justificaciones técnicas o imprevistos deban realizarse, sin afectar el objeto del contrato, ni que superen su valor.

j. Calificar técnicamente por escrito, con los soportes correspondientes y a solicitud del contratista, las obras adicionales propias del objeto del contrato, así como las prórrogas al plazo convenido. Dicho concepto y justificación deberá hacerse dentro de los tres días siguientes a la solicitud del CONTRATISTA.

k. Estudiar y conceptuar al Ordenador del Gasto sobre obras adicionales que enmarcándose dentro del objeto del contrato deban realizarse y que generen un mayor valor del contrato. Dicho concepto deberá acompañarse de las disponibilidades presupuestales necesarias, con el fin de que el Ordenador del Gasto apruebe la adición y proceda a elaborarse el contrato adicional correspondiente. Nunca podrán acordarse ni ejecutarse obras adicionales que generen un mayor valor del contrato, que no consten en un contrato adicional debidamente suscrito por el Ordenador del gasto y legalizado.

l. Controlar que las pólizas que vengan garantizando el contrato se modifiquen en la misma forma que el contrato tenga ajustes de plazo de ejecución y valor.

m. Aprobar o rechazar los materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso, garantizando que se empleen los pactados en el contrato y se

cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad necesaria.

n. Asistir a los comités de obra y firmar las actas respectivas.

o. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante la ejecución del contrato de obra las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento del ofrecimiento y celebración del contrato. Conceptuar y argumentar debidamente al Ordenador del Gasto, la necesidad de adicionar un contrato, exponiendo razones, justificaciones, valor de la adición, entre otros.

p. Elaborar y suscribir con el Contratista las Actas de Recibo Parcial de Obra si hay lugar a ello; así mismo elaborar y suscribir el Acta de Recibo Final de Obra.

q. Elaborar y suscribir el Acta de Liquidación del Contrato, conjuntamente con el Contratista y con el Ordenador del Gasto correspondiente, aportando los soportes documentales, incluidos los de los pagos realizados al CONTRATISTA, dentro del plazo que se fije para cada caso.

r. Exigir al CONTRATISTA la información que considere necesaria durante la ejecución del contrato y dentro del tiempo previsto para la liquidación del contrato y que éste está obligado a suministrarla.

s. En cada pago que certifique verificará el cumplimiento de sus obligaciones de pago de los parafiscales, como a las EPSs y Fondos de Pensiones de sus empleados.

5.8.- ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN

El funcionario encargado de ejercer el control en la ejecución de los contratos, coordinará con el contratista la fecha en la cual realizará la entrega de acuerdo con los plazos establecidos en el contrato e informará al Almacenista General, la fecha en que se entregarán los bienes adquiridos, a fin de que el Almacenista programe y disponga lo necesario para su recibo.

Una vez recibidos los elementos contratados, el Almacenista General deberá elaborar el acta de ingreso al Almacén.

En tratándose de obras, como anteriormente se indicó, el interventor del contrato, deberá suscribir las correspondientes actas de entrega y recibo a satisfacción de las obras contratadas, además de las actas de iniciación, recibo parcial de obras, terminación y liquidación del contrato.

En los casos de contratos de prestación de servicios, corresponde a los supervisores certificar el cumplimiento a satisfacción del servicio en forma

periódica, conforme se haya indicado en el contrato respectivo o con la misma periodicidad en la que deban efectuarse los pagos acordados al contratista.

Las actas de recibo a satisfacción de obras o de bienes o elementos objeto de los contratos de compra venta o suministro, en las cuales se certifique el cumplimiento del objeto contractual deben contener por lo menos la siguiente información:

• Xxxxx y fecha donde se hace entrega y recibo de las obras, bienes o elementos contratados.

• Nombre de las partes o personas que intervienen en la diligencia y calidad que ostentan.

• Número, objeto y valor del contrato.

• Identificación de las obras, bienes o elementos recibidos en la que el Supervisor o Interventor conceptúan sobre la satisfacción de la entrega de acuerdo con las especificaciones técnicas y demás condiciones contratadas y entregadas, concluyéndose el cumplimiento del contratista.

• Si la entrega no fuere satisfactoria se dejará constancia así como las razones del incumplimiento y las acciones de requerimiento para que el contratista dé cumplimiento a sus obligaciones cabalmente.

• Firma del Supervisor o Interventor y demás funcionarios y personas que participaron de la diligencia de entrega y recibo.

5.9. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS A CARGO DEL SUPERVISOR

5.9.1. ACTIVIDADES GENERALES

A continuación se encuentran algunas de las actividades y funciones principales a cargo del supervisor o interventor, las cuales deberán ser tenidas en cuenta para garantizar la correcta ejecución del contrato. Sin embargo, las funciones que se relacionan, constituyen un marco de referencia general que en ningún momento limitan a los supervisores para ejercer además aquellas funciones que en cada contrato en particular se le asignan:

• Suscribir el acta de iniciación cuando a ello haya lugar, dentro del término estipulado en el contrato.

• Realizar la vigilancia, seguimiento y control del contrato desde su inicio y hasta su finalización, incluyendo la etapa de liquidación.

• Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del contrato.

• Remitir a la dependencia correspondiente, el original del acta de iniciación.

• Exigir al contratista el cumplimiento del cronograma de actividades de ejecución y de inversión del anticipo, en los casos que sea procedente.

• Controlar la vigencia de las garantías.

• Atender y responder oportunamente todos los requerimientos que realice el contratista dentro de la ejecución del contrato o convenio, para evitar la ocurrencia del silencio administrativo positivo.

• Verificar que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma.

• Proyectar y tramitar la correspondencia que sea necesaria para la correcta ejecución del contrato o convenio.

• Verificar que el contratista cumpla con el objeto del contrato o convenio dentro del término estipulado y enviar los informes de ejecución a la oficina donde radique el original del contrato.

• Verificar que en el desarrollo del contrato se cumplan las disposiciones legales y en particular las reglamentaciones relacionadas con la actividad contratada.

• Exigir certificación, debidamente soportada, al contratista de que su personal se encuentra afiliado al régimen de seguridad social y se efectúen por parte del contratista los pagos correspondientes al sistema de aportes parafiscales.

• Corroborar y certificar que el contratista cumple con las condiciones técnicas y económicas pactadas en el contrato y en las condiciones mínimas o términos de referencia del respectivo proceso de selección.

• Informar al Área Asesora Jurídica, acerca del incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista, con el fin de que se inicien las acciones legales correspondientes.

• Abstenerse de permitir la ejecución de un contrato, cuyo plazo haya vencido o que no haya sido firmado por el ordenador del Gasto y el contratista.

• Rendir informes periódicos sobre el estado, avance y contabilidad de la ejecución del contrato.

• Evaluar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones de plazo, cuantía y reconocimiento del equilibrio contractual, y remitirlas a la Oficina Jurídica, con su concepto técnico y viabilidad y aprobación por el ordenador del gasto.

• Realizar los trámites para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal o vigencias futuras, para adicionar un contrato en valor.

• Verificar que los bienes tengan toda la documentación en regla y el contratista presente la declaración de importación y los documentos que acrediten el cumplimiento de las exigencias fiscales y aduaneras que permitan precisar la debida legalización en el país, cuando a ello haya lugar.

• Informar el recibo a satisfacción del objeto contratado, como requisito previo para efectuar el pago final al contratista.

• Elaborar con su visto bueno el acta de liquidación del contrato o convenio cuando a ello haya lugar, para la firma del ordenador del gasto y el contratista.

• Elaborar los informes, evaluaciones y anexar, oportunamente, los documentos que permitan a la Oficina Jurídica, tener suficientes elementos de juicio para imponer requerimientos, multas, caducidad y demás actuaciones de orden sancionatorio.

5.9.2. ACTIVIDADES FINANCIERAS

• Aprobar cada uno de los pagos al contratista de acuerdo con Ia ejecución del contrato, para lo cual deberá expedir la respectiva certificación de cumplimiento de las obligaciones contractuales.

• Registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.

• Xxxxx por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

• Revisar el informe de inversiones efectuadas por el contratista con los fondos suministrados para el objeto del contrato.

• Supervisar la ejecución presupuestal de acuerdo con los parámetros previamente definidos en el contrato y proponer los correctivos necesarios a las posibles desviaciones que se puedan presentar.

• Verificar que los trabajos o actividades extras que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la existencia de recursos presupuestales, para aprobación del ordenador del gasto.

• Anterior al cierre de la vigencia fiscal de cada año, informar a el jefe de presupuesto, el estado de ejecución del contrato para establecer las reservas presupuestales y de cuentas por pagar cuando a ello haya Iugar.

5.9.3. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

• Coordinar la entrega de los bienes o la prestación de los servicios.

• Definir políticas claras para el manejo del riesgo que conlleve la ejecución del contrato.

• Suscribir todas las actas que resulten durante la ejecución del contrato.

• Emitir concepto sobre las solicitudes de prórroga, adición, suspensión, modificación, etc., presentadas por el contratista.

• Xxxxxxx y tramitar dentro de la órbita de su competencia, toda consulta que realice el contratista para la correcta ejecución del contrato.

• Coordinar con el almacenista el recibo de bienes o servicios que incluyen bienes, dado que se debe registrar el ingreso al almacén y de inmediato actualizar el inventario físico el cual afecta los activos de la entidad.

• Organizar el archivo de la supervisión del contrato que como mínimo deberá contener los siguientes documentos:

- Copia del contrato debidamente legalizado.

- Copia de las garantías del contrato.

- Copia del cronograma de actividades.

- Copia de la orden de iniciación.

- Copia de las actas de suspensión y reiniciación.

- Copia de los documentos de prorroga o modificación del contrato y del que autorice trabajos o actividades adicionales.

- Copia de las cuentas de cobro o facturas autorizadas, así como de cada uno de los pagos efectuados.

- Copia de los informes de la supervisión.

- Informe mensual y final de manejo del anticipo

- Copia del acta de entrega y recibo final

- Copia del acta de liquidación

- Demás documentos relacionados con la ejecución del contrato.

5.9.4. ACTIVIDADES TECNICAS

• Verificar de forma permanente la calidad de la obra, bienes o servicios que se estipule en el contrato.

• Cuando se trate de contratos de obra pública, deberá revisar y aprobar el presupuesto inicial de la obra, verificando que estén de acuerdo con las especificaciones y los planos que contienen los diseños.

• Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución aprobado, Xxxxxx un registro de las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes necesarios.

• Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato y los que exijan su ejecución.

• Velar por el cumplimiento de las normas técnicas, especificaciones, procedimientos, cálculos e instrucciones impartidas para la construcción y / o fabricación de bienes.

• Verificar que el contratista utilice el personal y los equipos ofrecidos, en las condiciones aprobadas por la entidad.

• Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios contratados, de los cual se dejara constancia en los respectivos informes.

• Coordinar el reintegro a la entidad de los equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

5.10. RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA

Independientemente de la calidad de la persona que haya de ejercerla (natural o jurídica, pública o privada), la vinculación que tenga con la entidad (contratista, funcionario de planta, etc.) las responsabilidades del interventor se inician al momento de recibir Ia notificación escrita sobre su designación.

La actuación del interventor debe ceñirse al Estatuto De Contratación Administrativa, Ley 80 de 1993, y a la ley 1474 de 2011 y las demás que las modifiquen. Sin perjuicio de esa responsabilidad, responderá por su conducta cuando su acción u omisión haya generado perjuicio a la entidad, para lo cual podrá esta adelantar las investigaciones internas que estime pertinentes.

El supervisor o interventor deberá estarse a lo dispuesto en el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011 a fin de conocer el alcance de su responsabilidad.

CAPITULO VI.

6. ETAPA POSCONTRACTUAL

6.1. TERMINACION Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

La terminación de la ejecución del contrato, entendiendo por ésta el cumplimiento pleno de las obligaciones contractuales o el vencimiento del plazo estipulado, debe quedar debidamente documentada mediante un acta en que se formalice el recibo a satisfacción del objeto del contrato, así como los ajustes, reparaciones o modificaciones que deba hacer el contratista en el plazo que para el efecto se disponga. Esta acta deberá ser suscrita a la fecha de terminación por el contratista, el interventor y/o supervisor y el jefe de la dependencia solicitante del contrato.

Por su parte, la liquidación del contrato se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el mismo; si no existe consentimiento de ambas partes sobre el particular, ésta debe realizarse dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

No obstante, cuando el contratista no acuda a las citaciones que para el efecto le haya formulado el interventor, o cuando no convenga en los términos del proyecto de liquidación, procederá la liquidación unilateral por parte de la Administración. Esta facultad deberá ejercerse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo estipulado para la liquidación bilateral, o en su defecto, a los primeros cuatro (4) meses de la terminación del contrato, con las condiciones establecidas en este Manual.

PARÁGRAFO PRIMERO: En todo caso, si vencidos los plazos anteriores no se ha realizado la liquidación, ésta podrá realizarse de mutuo acuerdo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de dichos plazos, siempre que no se haya notificado admisión de demanda de liquidación judicial del

contrato, por parte de la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

En consonancia con las disposiciones mencionadas, la Alcaldía de Valledupar efectuará la liquidación de los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo o que de acuerdo con las circunstancias lo ameriten.

6.2.- PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION UNILATERAL.

Para liquidar unilateralmente un contrato se deberá tener en cuenta lo siguiente:

1) El Interventor y/o supervisor del contrato, en coordinación con el funcionario delegado para la liquidación o el ordenador del gasto en su defecto, y la Oficina Asesora Jurídica, preparará el proyecto de acta de liquidación.

2) La Oficina Asesora Jurídica, procederá a comunicarle al contratista dicho proyecto, haciéndole saber que tiene cinco (5) días hábiles para su suscripción definitiva o para que presente las observaciones que estime pertinentes.

3) En el evento de no existir acuerdo respecto a las observaciones o el contratista se negare a firmar el acta, la Oficina Asesora Jurídica proyectará la resolución de liquidación unilateral, indicando las razones y soportes que servirán de base para tal decisión.

4) Una vez proferido el acto administro suscrito por el funcionario delegado para la liquidación o el ordenador del Gasto en su defecto, se notificará al contratista en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo, advirtiéndole que contra éste procede el recurso de reposición de acuerdo con lo establecido en el Estatuto Administrativo.

5) Ejecutoriado el acto administrativo de liquidación unilateral, prestará mérito ejecutivo respecto de las sumas que allí se registren a favor de la Municipio, para lo cual corresponderá a la Oficina Asesora Jurídica adelantar las acciones que correspondan.

6.3. DOCUMENTOS QUE DEBEN ACOMPAÑAR LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:

Para la liquidación de los contratos que celebre la Alcaldía de Valledupar, deberá contarse con los siguientes documentos:

1) Acta de entrega y recibo definitivo del contrato.

2) Relación de pagos.

3) Original de la modificación de las garantías pactadas, debidamente ampliadas y prórrogas según lo establecido en el contrato, y aprobadas por el Ordenador del Gasto.

4) Conceptos técnicos y/o jurídicos que se requieran para sustentar las declaraciones incorporadas en el acta.

5) Copia del contrato principal, así como de sus adiciones, modificaciones, prórrogas, actas de suspensión y reiniciación.

6) Los demás documentos que se exijan según lo estipulado en el Capitulo V (DE LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA) del presente Manual.

6.4. FORMATO DE LIQUIDACIÓN:

La liquidación de mutuo acuerdo deberá adoptarse conforme al Anexo No. 3 – Acta de Liquidación de Mutuo Acuerdo, del presente Manual, y deberá estar suscrita por el Alcalde o su delegado y el contratista, el interventor y/o supervisor y el jefe de la dependencia solicitante del contrato y tener visto bueno de la Oficina Asesora Jurídica.

6.5. PÉRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR:

La Alcaldía de Valledupar no podrá liquidar los contratos, cuando ocurra cualquiera de las siguientes circunstancias:

1) Si no se realiza la liquidación dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha máxima prevista para la liquidación de mutuo acuerdo o en forma unilateral.

2) Si ha sido notificada admisión de demanda de liquidación judicial del contrato por parte de la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

En estos casos, el funcionario competente para liquidar deberá expedir una certificación motivada en la que consten las razones por las cuales no se efectuó el trámite liquidatorio, y ordenará su archivo.

6.6.- CONTRATOS QUE DEBEN LIQUIDARSE

Sólo serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y los demás que lo requieran. Por tal razón, los contratos de ejecución instantánea que se cumplan integralmente en los términos y condiciones pactados, no serán objeto de liquidación, pero deberán contar con acta de terminación.

6.7.- AUTOCONTROL EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL.

Cada funcionario que intervenga en la contratación, está obligado a ceñirse estrictamente a la normatividad vigente aplicable a las entidades públicas en materia de contratación (ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011, decreto 734 de 2012 y demás decretos reglamentarios, normas orgánicas y municipales de carácter presupuestal, el presente manual, entre otros).

Igualmente será responsable por informar a su superior jerárquico cualquier anomalía o irregularidad que detecte en el desarrollo de la gestión contractual, a efectos de combatir la corrupción administrativa o de evitar la ocurrencia de hechos que puedan afectar el logro de los propósitos estatales asociados a la contratación.

Así mismo, está en la obligación de informar a su superior jerárquico cualquier conflicto de interés o incompatibilidad que le impida desarrollar adecuadamente alguna de las funciones que le hayan sido encomendadas durante la actividad contractual.

Lo anterior en concordancia con lo establecido en el Código Disciplinario Único y la Ley 1474 de 2011.

6.8. CONTROL SOCIAL

Es el ejercido por la comunidad, a través de las veedurías ciudadanas, las asociaciones cívicas, sindicales, etc. en los términos de la ley 850 de 2003.

La Alcaldía de Valledupar empleará todos los medios a su alcance con miras a lograr una adecuada participación de control contractual de tales entidades o personas, siempre que aquellas tengan como finalidad los objetivos de servicios públicos buscados por la entidad. Esta participación se hará, entre otras, efectiva en los siguientes aspectos:

•Se estudiarán detenidamente sus inquietudes en la elaboración de los pliegos de condiciones.

•Se estudiarán sus apreciaciones sobre las ofertas presentadas, cuando así se requiera.

•Se pondrán a disposición de los solicitantes los documentos contractuales que se requieran, y que no constituyan reserva legal.

6.9. APLICACIÓN DEL PRESENTE MANUAL

Sin perjuicio de los deberes que le asisten a cada funcionario que interviene en la gestión contractual de la Alcaldía de Valledupar, las dependencias en que se delegue la actividad contractual

deberán exigir a todos las áreas, dependencias, funcionarios y contratistas, el cumplimiento de lo dispuesto en este Manual.

En consecuencia, estarán autorizadas para rechazar solicitudes de contratación, cuando éstas no cumplan con los requisitos establecidos en este manual, o cuando de la revisión material de los documentos se detecten falencias o contradicciones que impliquen un apartamiento de lo aquí señalado o lo exigido en la normatividad vigente.

Sin perjuicio de lo anterior, el funcionario encargado de adelantar los trámites de cada proceso de contratación, deberá prestar su concurso para apoyar y asesorar a las demás dependencias en la confección de los estudios previos y en las demás actuaciones que se deriven de la gestión contractual.

Las normas y citas realizadas en el presente Manual, se entenderán interpretadas o actualizadas con la norma pertinente del nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6.10. VIGENCIA Y DEROGATORIAS

Este Manual deroga los manuales de contratación adoptados por la entidad con anterioridad a la expedición del presente documento.

El presente manual regirá a partir de su publicación en la página web de la entidad, con el acto administrativo por virtud del cual se adopte.

CAPÍTULO XX

XXXXXX

XXXXX 0.

SUBPROCESO – RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
Nº	ACTIVIDAD	PRODUCTO/ SALIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
1	Radicación	— Solicitud radicada (día, mes, año, hora) y entregada a a Secretario o jefe de la dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación o su delegado.	Personal responsable de la recepción de documentos en la dependencia
2	Reparto	— Solicitud entregada a líder de grupo de contratación	Secretario o jefe de la dependencia donde se encuentren delegadas las funciones de contratación
3	Revisión preliminar	— Solicitud rechazada (falta de información o documentos soportes de la solicitud ) -— Solicitud asignada a profesional de la dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación	1 día hábil
4	Revisión legal, técnica y presupuestal	— Solicitud rechazada — Solicitud aceptada	Profesional asignadode la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación	2 días hábiles
5	Inicio del proceso	- Revisión y elaboración de ficha técnica.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación	2 días hábiles

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN SEGÚN MODALIDAD

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA
Nº	ACTIVIDAD						PRODUCTO/SALIDA		RESPONSABLE	TIEMPO
1	Elaborar documentos y presentar ante Comité de Contratación						 	Ficha técnica comité contratación. Proxxxxx xx Pliego de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	5 días hábiles
2	Consultar en el Plan de compras información pertinente y/o modificar cuando sea del caso						 	Plan de compras actualizado cuando sea el caso Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador del Plan de Compras	2 días hábiles
3	Revisar y analizar el Proyecto de pliegos de condiciones y aceptarlo, rechazarlo o recomendar cambios cuando sea del caso							Acta de Comité de contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones de cambios cuando sea del caso	Comité de Contratación	1 día hábil
4	Generar licitatorio	número	de	identificación	del	proceso		Proceso licitatorio creado y numerado.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
5	Elaborar Xxxxx y remitir a la Cámara de Comercio de la intención de contratar							Aviso recibido por la Cámara de Comercio (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
6	Elaborar Aviso(s) para publicación en página web y SECOP.							Aviso(s) publicados en pagina web y SECOP	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO LICITACIÓN
Nº	ACTIVIDAD	PRODUCTO/SALIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
7	Ajustar según Acta de Comité de Contratac ión los Estudios previos y Proyecto de Pliegos de condiciones y elaborar el Aviso de convocatoria.	 Estudios previos ajustados según Comité de Contratación (P)  Proyecto de Pliegos de Condiciones ajustados (P)  Aviso de convocatoria (P)	Profesional de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
8	Recibir las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, Jurídico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
9	Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas	 Formulario de respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que	2 días hábiles
10	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos y la Resolución de apertura del proceso.	 Pliegos de condiciones definitivos (P)  Resolución de Apertura (P)	Profesional asignado de Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

11	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y coordinar la misma revisión de la distribución de riesgos previsibles y coordinar la misma	 Acta de audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y de revisión de la distribución de riesgos previsibles (P)  Formularios de preguntas u observaciones (P)  Registro de asistencia (P).	Profesional asignado de Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
12	Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)	 Acta de visita al lugar de ejecución del contrato (P)  Registro de asistencia (P)  Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.	Profesional asignado de Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Profesional de la dependencia que
13	Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, jurídico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a los Pliegos de condiciones definitivos	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen funciones de contratación, para la elaboración del Formulario de respuestas y	 Formulario de respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos (P)  Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15	Recibir las propuestas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.	 Propuestas recibidas  Acta de audiencia de cierre (P)  Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
16	Remitir las propuestas al Comité Evaluador	 Recibidos de oficios remisorios de propuestas a integrantes del comité evaluador.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

17	Solicitar aclaraciones y explicaciones a los proponentes (cuando sea necesario)	 Solicitudes de aclaraciones a los proponentes (P)	Integrantes del Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de
18	Recibir las observaciones al informe de evaluación y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.	 Recibidos de oficios remisorios de observaciones al informe de evaluación a los integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
19	Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.	 Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	Comité Evaluador
20	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio y coordinar la misma	 Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio la cual debe contener las respuestas a las observaciones al informe de evaluación.  Registro de asistencia (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta.	Profesional asignado De la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Comité Evaluador
21	Dirigir el desarrollo de la Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio	 Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso licitatorio firmada (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada (P).	Alcalde o Delegado para contratar
22	Publicación del contrato en el SECOP	 Minuta impresa según tipo de contrato y publicada en el SECOP.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA
Nº	ACTIVID AD	PRODUCTO/ SALIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
1	Elaborar documentos y presentar ante Comité de Contratación	 f icha del comité de contratación.  Proyecto de Pliegos de Condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	5 días hábiles
2	Consultar en el Plan de compras información pertinente y/o modificar cuando sea del caso	 Plan de compras actualizado cuando sea el caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador del Plan de Compras	2 días hábiles
3	Revisar y analizar el Proyecto de pliegos de condiciones y aceptarlo, rechazarlo o recomendar cambios cuando sea del caso	 Acta de Comité de contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones de cambios cuando sea del caso	Comité de Contratación	1 día hábil
4	Generar número de identificación del proceso de selección abreviada subasta inversa	 Proceso de selección abreviada subasta inversa creado y numerado.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
5	Ajustar según Acta de Comité de Contratación los Estudios previos y Proyecto de Pliegos de condiciones y elaborar el Aviso de convocatoria.	 Estudios previos ajustados según Comité de Contratación (P)  Proyecto de Pliegos de Condiciones ajustados (P)  Aviso de convocatoria (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
6	Recibir las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico – económico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

7	Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas	 Formulario de respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles
8	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos y la Resolución de apertura del proceso.	 Pliegos de condiciones definitivos (P)  Resolución de Apertura (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
9	Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico- económico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a los Pliegos de condiciones definitivos	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
10	Proyectar las respuestas a las observacionesa los Pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas y las Adendas (si es del caso)	 Formulario de respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos (P)  Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
11	Recibir las propuestas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre y coordinar la misma.	 Propuestas recibidas.  Archivo de propuestas escaneadas  Acta de audiencia de cierre (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

12	Remitir las propuestas a Comité Evaluador	 Recibidos de oficios remisorios de propuestas a integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
13	Verificar del cumplimiento de los requisitos habilitantes y emitir informes respectivos.	 Informe de verificación de requisitos habilitantes  Consolidado de informe indicando los proponentes que no sean considerados habilitados, a quienes se les concederá un plazo para que subsanen (P)	Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Recibir las observaciones al informe de verificación de requisitos así como documentos subsanando los requisitos habilitantes solicitados y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.	 Recibidos de oficios remisorios de observaciones al informe de verificación de requisitos a los integrantes del Comité Evaluador.  Recibidos de oficios remisorios de documentos subsanando los requisitos habilitantes solicitados	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15	Verificar que se hayan subsanado los requisitos habilitantes y emitir nuevos informe respectivo.	 Informe de verificación de requisitos	Comité Evaluador
15A	Elaborar aviso informando de ampliación de plazo para presentación de propuestas. (En caso que sólo resulte habilitado un proponente)	 Aviso de ampliación de plazo para presentación de propuestas (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15B	Recibir las nuevas propuestas, elaborar los documentos requeridos para la nueva Audiencia de cierre y coordinar la misma.	 Propuestas recibidas.  Acta de audiencia de cierre (P)  Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

15C	Remitir las nuevas propuestas al Comité Evaluador	 Recibidos de oficios remisorios de propuestas a integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15D	Verificar de cumplimiento de los requisitos habilitantes y emitir informe respectivo.	 Informe de verificación de requisitos  Consolidado de informe (P)  Recomendación de adjudicar al único proponente habilitado inicialmente(en caso de no lograr pluralidad de oferentes)	Comité Evaluador
16	Elaborar documentos requeridos para la audiencia pública de subasta inversa y coordinar la misma	 Registro de asistencia (P)  Formulxxxxx xx lance  Registros de lances válidos ordenados en forma ascendente.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Comité Evaluador
17	Dirigir el desarrollo de la audiencia pública de subasta inversa y adjudicar al proponente que ofrezca el menor precio	 Acta de audiencia pública de subasta inversa (P).  Resolución de adjudicación al proponente que oferte el menor precio (P)	Alcalde o Delegado para contratar
18	Elaboración de Minuta del contrato	 Minuta impresa según tipo de contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA
Nº	ACTIVIDAD	PRODUCTO/SA LIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
1	Elaborar documentos y presentar ante Comité de Contratación	 Ficha técnica comité.  Proyecto de Pliegos de Condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	5 días hábiles
3	Consultar en el Plan de compras información pertinente y/o modificar cuando sea del caso	 Plan de compras actualizado cuando sea el caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador del Plan de Compras	2 días hábiles
2	Revisar y analizar el Proyecto de pliegos de condiciones y aceptarlo, rechazarlo o recomendar cambios cuando sea del caso	 Acta de Comité de contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones de cambios cuando sea del caso	Comité de Contratación	1 día hábil
4	Generar número de identificación del proceso de selección abreviada de menor cuantía.	 Proceso de Selección abreviada de menor cuantía creado y numerado	Profesional asignado de la Dependencia Delegada	1 día hábil
5	Ajustar según Acta de Comité de Contratación los Estudios previos y Proyecto de Pliegos de condiciones y elaborar el Aviso de convocatoria.	 Estudios previos ajustados según Comité de Contratación (P)  Proyecto de Pliegos de Condiciones ajustados (P)  Aviso de convocatoria (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
6	Recibir las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, Jurídico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

7	Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas	 Formulario de respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones (P)		Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles
8	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos y la Resolución de apertura del proceso de selección.	 	Pliegos de condiciones definitivos (P) Resolución de Apertura (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
9	Recibir las manifestaciones de interés		Manifestaciones de interés recibidas (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
10	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de consolidación de oferentes, coordinar la realización del sorteo y elaborar el Listado de consolidación de oferentes (si es del caso)	 (P)  	Acta de audiencia de consolidación de oferentes Registro de asistencia (P) Listado de consolidación de oferentes (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
11	Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es el caso)	  	Acta de visita al lugar de ejecución del contrato (P) Registro de asistencia (P) Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Profesional del área técnica competente
12	Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)		Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a los Pliegos de condiciones definitivos	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

13	Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas y las Adendas (si es del caso)	 	Formulario de respuestas a observaciones a los Plieg os de condiciones definitivos (P) Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Recibir las propuestas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre y coordinar la misma.	  	Propuestas recibidas Acta de audiencia de cierre (P) Planilla de asistencia. (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15	Remitir las propuestas al Comité Evaluador		Recibidos de oficios remisorios de propuestas a integrantes jurídicos, financieros y técnicos del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
16	Solicitar aclaraciones y explicaciones a los proponentes (cuando sea necesario)		Solicitudes de aclaraciones a los proponentes (P)	Integrantes del Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
17	cumplimiento de los requisitos habilitantes, evaluar las propuestas y emitir informe de evaluación.		Informe de evaluación (P)	Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
18	Recibir las observaciones al informe de evaluación y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.		Recibidos de oficios remisorios de obser vaciones al informe de evaluación a los integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

19	Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.	 Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	Comité Evaluador
20	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada de menor cuantía y coordinar la misma	 Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada de menor cuantía la cual debe contener las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación..  Registro de asistencia (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Comité Evaluador
21	Dirigir el desarrollo de la Audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso selección abreviada	 Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección abreviada firmada (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada (P).	Alcalde contratar	o	Delegado	para
22	Registro de los datos del contrato la minuta.		Minuta impresa según tipo de contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
23	Publicación del contrato en el SECOP		Minuta impresa según tipo de contrato y publicada en el SECOP.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO
Nº	ACTIVID		PRODUCTO/SA		RESPONSABLE	TIEMPO
1	Elaborar documentos y presentar ante Comité de Contratación			Proyecto de Pliegos de Condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	5 días hábiles
2	Revisar y analizar el Proyecto de pliegos de condiciones y aceptarlo, rechazarlo o recomendar cambios cuando sea del caso			Acta de Comité de contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones de cambios cuando sea del caso	Comité de Contratación	1 día hábil
3	Consultar en el Plan información pertinente cuando sea del caso	de compras y/o modificar	 Impresiones de consultas de CUBS en el SICE  Plan de compras actualizado cuando sea el caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras		Administrador del SICE y del Plan de Compras	2 días hábiles
4	Generar número de del concurso de méritos	identificación		Concurso de Méritos creado y numerado	Profesional asignad o de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
5	Ajustar según Acta de Comité de Contratación los Estudios previos y Proyecto de Pliegos de condiciones y elaborar el Aviso de convocatoria.		  (P)	Estudios previos ajustados según Comité de Contratación (P) Proyecto de Pliegos de Condiciones ajustados	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	1 día hábil
6	Recibir las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)			Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

7	Proyectar las respuestas a las observaciones al Proyecto de pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas		Formulario de respuestas a observaciones al Proyecto de Pliegos de condiciones (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles
8	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos y la Resolución de apertura del proceso.	 	Pliegos de condiciones definitivos (P) Resolución de Apertura (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles
9	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de revisión de la distribución de riesgos previsibles y coordinar la misma	 	Acta de audiencia de revisión de la distribución de riesgos previsibles (P) Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
10	Elaborar documentos requeridos para Audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones y coordinar la misma	  	Acta de audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos de condiciones (P) Registro de asistencia (P) Formularios de preguntas u observaciones (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
11	Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)	 (P)  	Acta de visita al lugar de ejecución del contrato Registro de asistencia (P) Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Profesional del área técnica competente
12	Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)		Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a los Pliegos de condiciones definitivos	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

13	Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas y las Adendas (si es del caso)	 	Formulario de respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos (P) Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Recibir y escanear las propuestas técnicas y económicas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre y coordinar la misma.	   	Propuestas técnicas y económicas recibidas. Archivo de propuestas escaneadas Acta de audiencia de cierre (P) Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15	Remitir las propuestas técnicas al Comité Evaluador y asegurar propuestas		Recibidos de oficios remisorios de propuestas técnicas a integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
16	Solicitar aclaraciones y explicaciones a los proponentes (cuando sea necesario)	 (P)	Solicitudes de aclaraciones a los proponentes	Integrantes del Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
17	Verificar cumplimiento de los requisitos habilitantes, evaluar las propuestas y emitir informe de evaluación.		Informe de evaluación (P)	Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
18	Recibir las observaciones al informe de evaluación y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.		Recibidos de oficios remisorios de observaciones al informe de evaluación a los integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

19	Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.		Respuestas a las observaciones a los informes de evaluación recibidas por el Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación (P)	Comité Evaluador
20	Elaborar documentos requeridos para Audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y coordinar la misma	  	Acta de audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos la cual debe contener las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación. Registro de asistencia (P) Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta.	Profesional asignado de la Dependencia Delegada y Comité Evaluador
21	Dirigir el desarrollo de la Audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de	 	Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos (P) Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada (P).	Alcalde contratar	o	Delegado	para
22	Registro de los datos del contrato en la minuta		Minuta impresa según tipo de contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
23	Publicación del contrato en el SECOP		Minuta impresa según tipo de contrato y publicada en el SECOP.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS CON PRECALIFICACIÓN
Nº	ACTIVIDAD			PRODUCTO/SALIDA	RESPONSABLE				TIEMPO
1	Elaborar documentos y presentar ante Comité de Contratación			 Solicitud de expresión de interés	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación deleguen las funciones de contratación				5 días hábiles
2	Revisar y analizar la solicitud de expresión de interés y aceptarla, rechazarla o recomendar cambios cuando sea del caso			 Acta de Comité de Contratación con aceptación, rechazo o recomendaciones de cambios cuando sea del caso	Comité de Contratación				1 día hábil
3	Consultar en el Plan información pertinente cuando sea del caso	de y/o	compras modificar	 Plan de compras actualizado cuando sea el caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador Compras	del	Plan	de	2 días hábiles
4	Generar número de identificación del concurso de méritos			 Concurso de Méritos creado y numerado.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación				1 día hábil
5	Ajustar según Acta de Comité de Contratación los Estudios previos y Solicitud de expresión de interés.			 Estudios previos ajustados según Comité Contratación (P)  Solicitud de expresión de interés (P)	de	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación deleguen las funciones de contratación			1 día hábil
6	Recibir las expresiones de interés y remitirlas al Comité Evaluador.			 Expresiones de interés recibidas.  Recibidos de oficios remisorios de expresiones de interés del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación deleguen las funciones de contratación
7	Verificar y valorar las expresiones de interés.			 Informe de verificación y valoración de expresiones de interés firmados por los miembros Comité Evaluador (P)	las de	Comité Evaluador

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

8
Elaborar la lista corta o lista multiusos (según sea el caso).
 Lista corta o lista multiusos (según sea el caso) (P) Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación deleguen las funciones de contratación

Xxxxxxx 0 Xx. 00 -00 Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx - Xxxxx

9	Elaborar los Pliegos de condiciones definitivos, las cartas de invitación a los integrantes de la lista y la Resolución de apertura del proceso.	 Pliegos de condiciones definitivos (P)  Cartas de invitación (P)  Resolución de Apertura (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación	2 días hábiles
10	Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)	 Acta de visita al lugar de ejecución del contrato (P)  Registro de asistencia (P)  Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Profesional del área técnica competente
11	Recibir las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico, económico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a los Pliegos de condiciones definitivos	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
12	Proyectar las respuestas a las observaciones a los Pliegos de condiciones y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas y las Adendas (si es del caso)	 Formulario de respuestas a observaciones a los Pliegos de condiciones definitivos (P)  Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
13	Recibir y escanear las propuestas técnicas y económicas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.	 Propuestas técnicas y económicas recibidas.  Archivo de propuestas escaneadas  Acta de audiencia de cierre (P)  Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Remitir las propuestas técnicas al Comité Evaluador y asegurar propuestas económicas	 Recibidos de oficios remisorios de propuestas técnicas a integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

15	Solicitar aclaraciones y explicaciones a los proponentes (cuando sea necesario)	 Solicitudes de aclaraciones a los proponentes (P)	Integrantes del Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
16	Verificar cumplimiento de los requisitos habilitantes, evaluar las propuestas y emitir informe de evaluación.	 Informe de evaluación (P)	Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
17	Recibir las observaciones al informe de evaluación y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.	 Recibidos de oficios remisorios de observaciones al informe de evaluación a los integrantes del Comité Evaluador	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
18	Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.	 Respuestas a las observaciones al informe de evaluación recibidas por el Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación (P)	Comité Evaluador
19	Elaborar documentos requeridos para Audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos y coordinar la misma	 Acta de audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos la cual debe contener las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación.  Registro de asistencia (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Comité Evaluador

20	Dirigir el desarrollo de la Audiencia pública de definición del orden de calificación y de apertura del sobre económico con verificación de consistencia y adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos	 Acta de audiencia de adjudicación o declaratoria de desierta del concurso de méritos (P)  Resolución de adjudicación o de declaratoria de desierta firmada (P).	Alcalde contratar	o	Delegado	para
21	Registro de los datos del contrato en la minuta			Minuta impresa según tipo de contrato		Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
22	Publicación del contrato en el SECOP			Minuta impresa según tipo de contrato publicada en el SECOP.	y	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN DIRECTA
Nº	ACTIVID AD	PRODUCTO/ SALIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
1	Consultar en el Plan de compras información pertinente y/o modificar cuando sea del caso	 Plan de compras actualizado cuando sea e caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador del Plan de Compras	2 días hábiles
2	Solicitud de certificado de insuficiencia de personal (cuando aplique) a la oficina de recursos humanos.	 Certificado de inexistencia o insuficiencia de personal.	Jefe Oficina de Recursos Humanos	2 días hábiles
3	Solicitar de certificado de disponibilidad presupuestal a jefe de presupuesto.	 Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal  certificado de disponibilidad presupuestal	Jefe de presupuesto.	1 día hábil
4	Elaborar la Invitación a presentar propuesta y la justificación de la contratación directa conforme a los Estudios previos.	 Acto Administrativo de Justificación de la contratación directa (si fuere el caso)  Invitación a presentar propuesta	Secretario o jefe de la Dependencia que tiene la necesidad.	1 día hábil
5	Recibir la propuesta.	 Propuesta recibida.	Secretario o jefe de la Dependencia en la que nace la necesidad,
6	Efectuar la evaluación de la oferta y aceptación	 Certificado de idoneidad y experiencia.  Notificación de aceptación de la oferta	Secretario o jefe de la Dependencia que tiene la necesidad.
7	Remitir carpeta contractual mediante memorando a la oficina donde se encuentren delegadas las funciones de contratación	 Memorando remisorio.	Secretario o jefe de la Dependencia que tiene la necesidad.
8	Revisión de documentos y elaboración de minuta.	 Minuta impresa según tipo de contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

9	Registro de los datos del contrato en la minuta	 Minuta impresa según tipo de contrato	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
10	Publicación del contrato en el SECOP	 Minuta impresa según tipo de contrato y publicada en el SECOP.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

PROCEDIMIENTO MÍNIMA CUANTÍA
Nº	ACTIVIDAD	PRODUCTO/SALIDA	RESPONSABLE				TIEMPO
1	Elaborar es tu dios p rev ios	 estudios previos	Sectorial necesidad	donde	nace	la	5 días hábiles
2	Consultar en el Plan de compras información pertinente y/o modificar cuando sea del caso	 Plan de compras actualizado cuando sea el caso  Certificación de inclusión en el Plan de compras	Administrador del Plan de Compras				2 días hábiles
3	Revisión de documentos. Si se encuentran conforme a la normatividad vigente se genera número de identificación del proceso de mínima cuantía. si se encuentran errores devolver a la sectorial para corregir.	 Proceso de mínima cuantía creado y numerado.  Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas al Proyecto de pliegos de condiciones	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación				1 día hábil
4	Elaborar la Invitación Pública a los Estudios previos.	conforme	 Estudios previos (P)  Invitación Pública (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación			1 día hábil
5	Recibir las observaciones a la Invitación Pública y remitir al área competente (en caso de observaciones de tipo técnico- económico o financiero)	 Memorandos remisorios a áreas competentes de observaciones recibidas a la Invitación Pública	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
6	Proyectar las respuestas a las observaciones a la Invitación Pública y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación para la elaboración del Formulario de respuestas y la Adendas (si es del caso)	 Formulario de respuestas a observaciones a la Invitación Pública (P)  Adenda(s) (P)	Áreas competentes y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
7	Elaborar documentos requeridos para visita al lugar de ejecución del contrato y coordinar la misma (si es del caso)	 Acta de visita al lugar de ejecución del contrato (P)  Registro de asistencia (P)  Certificados de asistencia a visita al lugar de ejecución del contrato.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación y Profesional del área técnica competente

8	Recibir las propuestas, elaborar los documentos requeridos para la Audiencia de cierre, y coordinar el trámite de la diligencia.		  	Propuestas recibidas. Acta de audiencia de cierre (P) Registro de asistencia (P)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
9	Remitir las propuestas al Comité Evaluador	 Recibidos de oficios remisorios de propuestas a integrantes del Comité Evaluador			Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
10	Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, evaluar las propuestas y emitir informe de evaluación.	 Informe de verificación de requisitos habilitantes (P)  Informe de evaluación económica – menor precio (P)			Comité evaluador y Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
11	Recibir las observaciones al informe de evaluación y remitir a los integrantes del Comité Evaluador.	 Recibidos de oficios remisorios de observaciones al informe de evaluación a los integrantes del Comité Evaluador			Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
12	Proyectar las respuestas a las observaciones al informe de evaluación y remitir al Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación.	 Respuestas a las observaciones a los informes de evaluación recibidas por el Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación (P)			Comité Evaluador
13	Elaborar documentos requeridos adjudicación o declaratoria de desierta de la Invitación Pública de Mínima Cuantía	 Carta de aceptación de la propuesta firmada por el ordenador del gasto (P)  Resolución de declaratoria de desierta firmada por el ordenador del gasto (en caso que aplique) (P)			Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
14	Registro de los datos del contrato en la minuta			Carta de aceptación impresa.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
15	Publicación de la carta de aceptación en el SECOP			Minuta impresa de la carta de aceptación y publicada en el SECOP.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación

SUBPROCESO – EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
Nº	ACTIVID AD	PRODUCTO/ SALIDA	RESPONSABLE	TIEMPO
1	Suscripción de acta de inicio	 Contrato/convenio firmado por las partes  Carta de aceptación firmada por el Alcalde o su delegado (en caso de mínima cuantía)	Ordenador del gasto y contratista/conveniente
2	Radicación de contrato/convenio/carta de aceptación en el libro radicador	 Contrato/convenio/carta de aceptación radicada, numerada en el libro radicador y fechado (P)  Contrato/convenio entregado para legalización  Solicitud de expedición de Registro Presupuestal (si aplica)	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
3	Solicitar Registro Presupuestal (si aplica)	 Solicitud de expedición de registro firmada	Secretario o jefe donde se deleguen las funciones de contratación
4	Expedición de registro presupuestal	 Registro Presupuestal firmado	Secretaría de Hacienda	1 día hábil
5	Recibo y revisión de garantías	 Garantías devueltas al contratista/conveniente para corrección en caso de errores.  Garantías selladas y verificadas para firma del ordenador del gasto su delegado.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
6	Aprobación de garantías	 Garantías aprobadas	Ordenador del gasto
7	Recibo y revisión de liquidaciones y comprobantes de pago de impuestos y/o contribuciones que se causen	 Liquidaciones y comprobantes de egreso devueltos al contratista/conveniente para corrección en caso de errores.  Liquidaciones y comprobantes de egreso verificados.	Profesional asignado de la Dependencia en la que se deleguen las funciones de contratación
8	Designación de interventoría y/o supervisión	 Recibido de designación de interventoría y/o supervisión y archivos que conforman el expediente del proceso de contratación.	Ordenador del gasto o su delegado

(P): Documento publicado en el Portal Único de Contratación.

ANEXO # 2. INFORME DE EVALUACION.

ALCALDIA DE VALLEDUPAR SECRETARIA GENERAL

INFORME DE EVALUACIÓN DEFINITIVO JURIDICO, FINANCIERO Y TÉCNICO

PROCESO DE SELECCIÓN No. XXXXXXXXXX

OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXX

FECHA:

INFORME DE EVALUACIÓN

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS EN EL PROCESO (MODALIDAD Y NUMERO) DE XXXXXX

OBJETO: DESCRIPCION DEL OBJETO DEL PROCESO.

APERTURA DEL PROCESO: Resolución No. XXXXX del XXXX de XXXXX de XXXXXXX.

CIERRE DEL PROCESO: XXXXXXX

Procede la Alcaldía de Valledupar, a verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos habilitantes por parte de los proponentes dentro del Proceso de dentro del proceso de xxxxxxxx no. xxxxxxxxx

A la fecha y hora establecida para el cierre y recepción de propuestas, acudieron a la diligencia a radicar sus ofertas los siguientes proponentes, lo cual se refleja en el siguiente cuadro:

No.	PROPONENTE	IDENTIFICACIÓN
		NIT.	X.X.	XXXXXX
0
0
0
0
0

Xxxxxx las 00:00 A.M. O P.M. del día XX de XX de 2012 se procedió al cierre de la (MODALIDAD Y NUMERO) Conforme a lo establecido en el pliego de condiciones, se procedió a realizar la evaluación de las propuestas presentadas.

De acuerdo con lo establecido en el decreto 0734 de 2012 y el pliego de condiciones definitivo, se determinó que el ofrecimiento más favorable para la entidad, será aquel que de acuerdo con (indicar simplemente si se trata de factor de ponderación con menor precio, elementos de calidad o precio, relación costo-beneficio o el que corresponda), obtenga la mejor calificación.

VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN JURÍDICO

ASPECTO / PROPONENTES	Proponente 1	Proponente 2	Proponente 3	Proponente 4
Carta de presentación de la propuesta
Certificado de existencia y representación legal
Acta de junta de socios o asamblea
Documento de constitución de consorcio o unión
Registro único de proponentes
Garantía de seriedad de la propuesta
Acreditación de pagos de parafiscales
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado judicial
Registro único tributario
Observaciones

OBSERVACION NUMERO 1:

OBSERVACION NUMERO 2:

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES DE ORDEN FINANCIERO:

PROPONENTE	% PARTICIPACIÓN	ACTIVO CORRIENTE	PASIVO CORRIENTE	ACTIVO TOTAL	PASIVO TOTAL
INDICAR	INDICAR	$	$	$	$

PROPONENTE 1: XXXX. OBSERVACIONES: PROPONENTE 1: XXXX.

VERIFICACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

PROPONENTE	CAPITAL DE TRABAJO	RANGO DE EVALUACION	CUMPLE - NO CUMPLE
INDICAR		CT ≥ 0.0* PO ($00,oo)	INDICAR

VERIFICACIÓN DEL NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

PROPONENTE	NIVEL DE ENDEUDAMIENTO CALCULADO	RANGO DE EVALUACION	CUMPLE - NO CUMPLE
INDICAR		NE ≤ 0.0	INDICAR

VERIFICACIÓN DEL ÍNDICE DE LIQUIDEZ

PROPONENTE	INDICE DE LIQUIDEZ CALCULADO	RANGO DE EVALUACION	CUMPLE - NO CUMPLE
INDICAR		IL ≥ 0,0	INDICAR

VERIFICACIÓN TÉCNICA:

PROPONENTE: XXXX

DOCUMENTOS	PROPONENTE 1: INDICAR
	CUMPLE		FOLIO NÚMERO
	SI	NO
ACA SE INDICAN LOS FORMATOS O ANEXOS QUE DE ACUERDO CON EL PLIEGO DE CONDICIONES DEBAN SER APORTADOS

OBSERVACION 1: