ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TECNICAS ESPECIFICACIONES ESENCIALES

ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TECNICAS ESPECIFICACIONES ESENCIALES

Para la ejecución del contrato, el Oferente debe tener en cuenta y cumplir con las especificaciones técnicas y condiciones mínimas señaladas a continuación, las cuales forman parte integral del proceso licitatorio.

LA ACEPTACIÓN DE LAS MISMAS Y POSTERIOR EJECUCIÓN CON OCASIÓN DEL CONTRATO, SE ENTENDERÁN CUMPLIDAS CON LA SUSCRIPCIÓN DE LA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA.

a. Especificaciones no funcionales Análisis y diseño de requerimientos

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
1. Situación actual	El contratista deberá realizar un diagnóstico de la situación actual de la Entidad con respecto al manejo de la correspondencia y la gestión documental en general, que incluya como mínimo:  La revisión y validación de los procedimientos actuales para el manejo documental.  Normas de salud ocupacional relacionadas y perfiles de los cargos actuales (incluyendo a las personas que en la actualidad desempeñan funciones en el SGD)  Distribución de los espacios físicos  Cálculo de volúmenes, producción y conservación documental por áreas misionales y de apoyo.  Disponibilidades y competencias del recurso humano existentes.  Hardware y conectividad
2. Levantamiento de Requerimientos	El contratista deberá prestar los servicios profesionales que incluyan el análisis y diseño de requerimientos para la implementación del modelo de Gestión Documental Electrónico personalizado para la PGN, partiendo del modelo de mejores prácticas que la firma proponga, ajustado a las necesidades de la Entidad y a la normatividad vigente en el tiempo de ejecución y garantía del contrato, en el tema de gestión documental, el decreto 019 de 2012 y el manual de Gobierno en Línea 3.1 en su fase de transformación para la Política de “Cero Papel” Ley 527 de 1999, Ley 594 de 2000, Ley 1437 de 2011, Ley 1712 de 2014, Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás disposiciones que sobre la materia se adopte (Archivo General de la Nación) y demás normatividad y reglamentación vigente aplicable al tema, propuesta de diseño y realizar las siguientes actividades:
3. Integración con Sistemas de la Entidad y externos	El contratista deberá garantizar la conexión del SIGDEA con los sistemas de la Entidad (SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTORICO, TQM, STRATEGOS, BI, GESTIÓN DE COSTOS, PÁGINA WEB, CONVOCATORIAS, INTRANET, SIPROJWEB, RELATORÍA, DIRECTORIO ACTIVO, CORREO ELECTRÓNICO, WINISIS Y INVENTARIOS EN EXCEL), Telefonía IP para voz y el Portal de la VUD– PQR” de los requerimientos establecidos por el MinTIC, para los organismos de Control, de manera que sea posible efectuar una sola operación de registro, mediante la cual se incorporen los datos comunes en sistemas de información a través de una única operación de radicación.
4. Ayuda en línea	El contratista deberá levantar, analizar y desarrollar la implementación de una Guía de Competencias Documentales, que sea una herramienta de ayuda en el sistema, para determinar la competencia que cada dependencia tiene respecto a la información que contiene el documento radicado, con hipervínculo a la normatividad concordante.

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
5. Reconocimiento óptico y reconocimiento inteligente de caracteres	El contratista deberá analizar la conveniencia de implementar un esquema para el reconocimiento óptico de caracteres ICR Y OCR a fin de establecer búsquedas de documentos basados en la digitalización y proponer una alternativa de usabilidad de la misma.
6. Procesos y Procedimientos Documentales	En cumplimiento a la Ley 594 de 2000, acuerdos y normas concordantes, el contratista deberá elaborar los Inventarios Documentales de la PGN, para lo cual adelantará las siguientes actividades:  Realizar el desarrollo metodológico, instrumental y operativo funcional para la intervención de archivos para la PGN, configurada a partir de aplicación de procesos de diagnóstico, clasificación, valoración, ordenación, descripción, reprografía, automatización y servicios.  Elaborar los procesos, procedimientos, actividades y secuencia de fases, de acuerdo con las indicaciones de la disciplina archivística y el uso de mejores prácticas. Los procedimientos deben ceñirse a los lineamientos, formatos, documentos y especificaciones técnicas del Sistema de Gestión de Calidad de la PGN y la norma de calidad reglamentaria vigente, con el fin de garantizar que en las dependencias donde se vaya implementando el SIGDEA se implemente la Política de “Cero Papel” Revisar los procesos existentes para la organización de Archivos de Gestión y Archivos Centrales, ajustarlos e implementar las mejores prácticas para su organización, los cuales deben incluir como mínimo:  Organización de Series Documentales específicas  Organización de Fondos Documentales Acumulados  Elaboración xx Xxxxxxx de Clasificación  Elaboración de TVD  Elaboración de inventarios documentales
7. Revisión y Ajustes, actualización y Aplicación de las Tablas de Retención Documental	El contratista debe aplicar la metodología del AGN conforme a los estándares dispuestos en las TRD en los archivos de gestión y su tránsito a las posteriores fases del ciclo vital.  Investigación institucional  Criterios de Valoración Documental Primaria y Secundaria  TRD
8. Revisión y Aplicación de Tablas de Valoración Documental	El contratista deberá revisar y ajustar las TVD, en concordancia con los planes de trabajo para la organización de fondos documentales acumulados:  Memoria Histórica Institucional  Evolución orgánico funcional en los periodos históricos representativos de desarrollo organizacional  Estandarización de inventarios documentales para la normalización de la terminología de series o asuntos.  Cuadros de Clasificación Documental  Criterios de valoración documental primarios y secundarios
9. Diagnóstico documental	El contratista deberá ofrecer un diagnóstico de la solución para la conservación preventiva en archivos:  Análisis de condiciones y recomendaciones para áreas de depósito.  Intervención técnica sobre documentos de archivo.  Levantamiento de volumetrías en archivos documentales  Monitoreo de condiciones medioambientales para archivo
	El contratista deberá realizar un diagnóstico del estado de conservación de documentos en cualquier soporte:  Diagnóstico de deterioros en la documentación, cualquiera sea su soporte  Procesos de saneamiento ambiental en depósitos y áreas técnicas con monitoreo  Procesos de desinfección puntual y masiva de documentación con biodeterioro  Intervención y estabilización de soportes en procesos de conservación

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	documental  Restauración de soportes documentales, gráficos y cartográficos.  Diagnóstico sobre documentos digitales y electrónicos de la PGN.  Diagnóstico de los documentos de Relatoria
10.Preservación a Largo Plazo	Para la Preservación a Largo Plazo: El contratista debe brindar asesoría para determinar las acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento, reflejado en el desarrollo del SIC, de acuerdo con la normatividad vigente durante la ejecución y periodo de garantía del contrato. Los procesos de conservación documental que se requieran en los archivos físicos o electrónicos:  Limpieza  Desinfección  Intervención Puntual  Monitoreo  Condiciones de depósito propio o en custodia  Salud Ocupacional  Seguridad Industrial.  Preservación de documentos en ambientes electrónicos.  Garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo de acuerdo con las TRD, y TVD.
11.Procesos y Procedimientos de Gestión Documental	El contratista debe revisar los procesos y procedimientos de la PGN que involucran la GD y deberá entregar propuesta de adecuación de los mismos que involucran el nuevo SIGDEA, teniendo en cuenta el SGC de la PGN. Así mismo deberá:  Diseñar y documentar el procedimiento de Control de calidad de todos documentos digitalizados, así como realizar el perfil que tendrá el personal del proceso de calidad documental.  Revisar, ajustar e implementar del proceso de Relatoria en cuanto a la gestión de documentos  Diseñar e implementar el procedimiento de digitalización para los documentos que se publicarán en la Intranet, Página Web y Relatoria (interna y externa), así como la nemotecnia de la descripción documental de esos documentos, es decir, la Relatoria de cada documento publicado (documento público interno y documento externo).  Elaborar los procesos, procedimientos, actividades y secuencia de fases, de acuerdo con las indicaciones de la disciplina archivística y el uso de mejores prácticas. Los procedimientos deben ceñirse a los lineamientos, formatos, documentos y especificaciones técnicas del SGC de la PGN, a la norma de calidad reglamentaria vigente, a la Ley de Habeas Data “Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013” y a la normatividad vigente durante el periodo de ejecución del contrato y garantía, con el fin de garantizar que en las dependencias donde se vaya implementando el SIGDEA se desarrolle la Política de “Cero Papel” al 100%.
12.Gestión del cambio y Cultura Organizacional	El contratista debe desarrollar y llevar a cabo una estrategia de Gestión de Cambio Cultural que incluya el ciclo emocional del cambio, sensibilización y adecuación al nuevo SIGDEA en la PGN, la cual debe implementarse a partir de la firma del acta de inicio y durante tiempo de ejecución del proyecto, dirigida a los funcionarios de la PGN usuarios del SIGDEA a nivel nacional. La estrategia debe involucrar:  Etapa de expectativa: Generar y realizar una estrategia para involucrar a la población usuaria del SIGDEA, captar su atención y crear interés en el proyecto.  Realizar el lanzamiento del proyecto.  Ejecución de la Estrategia: Desarrollar estrategia de sensibilización y

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	difusión como: talleres, encuestas, evaluaciones.  Elaborar y diseñar la estrategia de publicidad, diseño de la imagen y material de apoyo  Diseñar y realizar una estrategia de sensibilización dirigida a la Alta Dirección de la Entidad. Las actividades a realizar deben ser acordadas y validadas con la PGN para el despliegue del SIGDEA. Se deberá Diseñar, diagramar y realizar documentos digitales que permitan la cultura del sistema de gestión documental electrónica. Adicionalmente se deberán entregar 4000 unidades de diferentes variedades (mugs, calendarios, llaveros, termos, portapapeles, esferos, memorias USB, paraguas, gorras, libretas y planeadores). Los documentos digitales se deben poder acceder desde el sistema, y también deben permitir su utilización en campañas de sensibilización a través del correo electrónico, como así otros documentos electrónicos (vídeos, imágenes, anuncios que permitan generar un cambio (Carteleras electrónicas de la Entidad, Correo electrónico).
13.Aseguramiento de la información	El contratista deberá garantizar que el SIGDEA cumpla con la capacidad de proteger los documentos electrónicos, tanto sus dimensiones como sus propiedades. Los aspectos o características más importantes que debe tener son la confidencialidad, la integridad, la autenticidad, la disponibilidad y el no repudio. Por lo cual el sistema debe estar en condiciones de ofrecer servicios de certificación digital, autenticación y seguridad documental, como Correo certificado electrónico, Firmas digitales y archivo o expediente electrónico certificado. Así mismo el contratista deberá formular y aplicar procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento de documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las características de seguridad de servidores y directorios, todo ello, de acuerdo al SGC de la PGN y la normatividad vigente.
14.Documentos y entregables	El contratista deberá entregar como mínimo en esta etapa los siguientes documentos en medio digital e impreso, teniendo en cuenta las Normas de Calidad vigentes aplicables a la GD: 1. Cronograma 2. Documento Diagnóstico de la situación actual de la PGN con respecto al manejo de la correspondencia y la GD en general 3. Documento de diseño para integración con los sistemas internos de la PGN y con la VUD 4. Documento de diseño de la ayuda en línea brindada por SIGDEA 5. Documento de conveniencia de implementación de un esquema para el reconocimiento óptico de caracteres OCR 6. Documento con el PGD de la PGN, de acuerdo a la normatividad vigente y al SGC de la PGN. 7. Inventarios Documentales de la PGN 8. Documento con Ajustes y actualización de TRD para la PGN 9. Documento con Ajustes y actualización las TVD para la PGN (arreglar) 10. Documento con conceptos técnicos sobre condiciones de conservación documental para la PGN que incluya:  Condiciones de seguridad industrial, administración de riesgos y salud ocupacional en archivos, bibliotecas y centros de documentación.  Desarrollo de protocolos en diferentes temáticas: limpieza documental, traslado, descarte de documentos, manipulación de documentación con biodeterioro, almacenamiento, sistemas de agrupación, mobiliario, etc., acordes con la necesidad de cada archivo e institución  Diseño y adecuación de edificios, en relación con las condiciones de conservación documental y dotación de mobiliario, para archivos en cualquier soporte

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

 Documento de recomendaciones para infraestructura logística de almacenamiento, conservación, disposición y acceso de documentación física, con base en el acuerdo 037 de 2002 y normas concordantes. 11. Documento que consigne las mejores prácticas con relación a la organización física del archivo documental de acuerdo a las normas legales vigentes. 12. Documento de diagnóstico documental en la PGN 13. Documento de depuración documental en la PGN 14. Documento de Procesos y procedimientos que involucra la GD teniendo en cuenta el nuevo SIGDEA y el SGC de la PGN 15. Casos de uso para cada procedimiento que se establezca basados en la metodología RUP/UML. 16. Documento que contenga análisis y diseño de SIGDEA. 17. Documento con la política de digitalización para la PGN 18. Documento Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 19. Documento de estructura para metadatos (precisar conforme a la norma vigente) a utilizar en la PGN 20. Documento con recomendaciones para espacio en servidores para almacenamiento de los archivos y su seguridad. 21. Documento con procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento de documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las características de seguridad de servidores y directorios. 22. Documento de gestión ambiental teniendo en cuenta el Sistema de Gestión Ambiental de la PGN (Resolución 136 xx xxxx 04 de 2005, sello Ambiéntate) y la política xx xxxx papel para el SIGDEA de la PGN. 23. Documento de gestión de cambio, que incluya como mínimo el ciclo emocional del cambio, sensibilización y adecuación al nuevo SIGDEA en la PGN, la estrategia de publicidad y los materiales el reforzamiento de la cultura de utilización del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico. Informe consolidado que contenga los resultados de las actividades realizadas durante en el proceso de Gestión del Cambio, con los soportes de dichas actividades (actas, planillas de asistencia, temarios, lista de convocados, lista de asistentes reales, actas de entrega de los recordatorios). Diseño, diagramación de documentos digitales. 4000 unidades de diferentes variedades (mugs, calendarios, llaveros, termos, portapapeles, esferos, memorias USB, paraguas, gorras, libretas y planeadores) 24. Certificados y listas de asistencias a los cursos que el contratista debe brindar en la etapa de análisis y diseño de requerimientos. 25. Documento que contenga política de asignación xx xxxxxxx humano de acuerdo al perfil requerido para su usabilidad, mejores prácticas en el tema de seguridad industrial, administración de riesgos y salud ocupacional que implican las actividades y tareas repetitivas a cargo de los operadores del SIGDEA.

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Cobertura Total del Ciclo de Vida del Documento	El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe cubrir el ciclo de vida completo del documento: creación, revisión, clasificación, búsqueda, gestión, distribución, archivo y disposición final. El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe estar en capacidad de gestionar contenido almacenado en otros sistemas mediante la utilización de estándares como DAV (Distributed Authoring and Versioning), que es lo que se ha dado en llamar Virtual Content Management (VCM).
Motor Workflow que Facilite los Procesos	El SIGDEA debe poseer un motor de workflow, con interfaz gráfica para facilitar la definición y mantenimiento de los procesos y disponer de herramientas de simulación y modelación, que ayuden a la optimización de los procesos de la PGN. El SIGDEA debe tener herramientas que permitan el análisis de los datos del sistema, para descubrir los puntos de control, facilitar el balanceo de carga de trabajo y definir las prioridades de racionalización y mejora de cada proceso. El SIGDEA debe permitir el uso de datos de otras aplicaciones y su interacción con las mismas.
Integración con otros sistemas	El SIGDEA debe facilitar esta integración con otras aplicaciones. Se utilizará arquitectura WEB (J2EE, .NET, XML, GEL-XML (Para conexiones con Portales del Estado Colombiano), WEB Services, etc.), que facilite la conexión y la interoperabilidad, productos de Integración de Aplicaciones (EAI) para entornos complejos, y la capacidad de generación de portlets para la integración con otros portales web. El SIGDEA debe conectarse con la VUD (Portal del Estado para la interposición de Denuncias y PQR) a través del estándar GEL-XML, por lo cual el contratista deberá interactuar con la fábrica de software que el MinTic haya seleccionado, así como con el propio Mintic para definir y establecer la comunicación entre el Sistema y la VUD.
Alistamiento	De acuerdo al diseño realizado en la etapa de análisis, se debe hacer el modelamiento, configuración y ajuste de parámetros del SIGDEA y su instalación.

b. Especificaciones funcionales Generalidades básicas

CARACTERISTICA	REQUISITO MINIMO
Estructura organizacional	El SIGDEA deberá permitir definir y administrar la estructura organizacional, a nivel de dependencias o niveles organizacionales, localizaciones, cargos, usuarios, niveles de autoridad, roles y perfiles que puedan enviar y recibir correspondencia.
Radicación de comunicaciones	Para la correspondencia entrante y saliente el SIGDEA deberá permitir registrar como mínimo el destinatario y dependencia destino de la estructura jerárquica de la organización, el tipo de documento y trámite, la información del remitente e información adicional del documento (Número de Folios, Anexos, Ciudad Remitente, Fecha del Documento, Número Único de Radicación Origen, número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR) y radicar el documento con un consecutivo independiente para las comunicaciones externas recibidas, externas enviadas y comunicaciones internas. La estructura que conforma el número de radicación y el diseño del rótulo que se emplea como comprobante de recepción será personalizable. El SIGDEA deberá permitir relacionar a través del campo Número de Radicación Origen y el número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR, comunicaciones salientes con comunicaciones entrantes y viceversa, con el fin de identificar los documentos con los cuales se respondieron las comunicaciones.

c. Generalidades para gestión documental Gestión de correspondencia

CARACTERISTICA	REQUISITO MINIMO
	El SIGDEA debe permitir realizar la categorización de los documentos por prioridad. En el momento de radicación, el SIGDEA debe permitir la verificación de personas (no funcionarios) con la tabla de personas del sistema SIRI. El SIGDEA debe permitir que en el momento de radicar el sistema valide la duplicidad de ya existentes a través de parámetros de consulta y se pueda acumular.
Radicación de comunicaciones masivas	El SIGDEA deberá permitir realizar radicación de comunicaciones masivas a partir del diligenciamiento y cargue de archivos en diferentes formatos (.xls,.xlsx, .txt, .csv, etc.), sobre el cual realizará la asignación de un número único de radicación por cada registro y el número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR. El SIGDEA deberá permitir realizar selección de documentos e impresión masiva de rótulos para este tipo de comunicaciones.
Ventanilla de radicación para documentos físicos	El SIGDEA deberá proveer ventanillas especializadas para radicar documentos físicos, la cual permitirá registrar información referente al documento y generar un número de radicación único, número de radicación único VUD, registrando la fecha y hora del evento de radicación.
Multicanal	El SIGDEA deberá permitir el registro de comunicaciones seleccionando el canal por el cual ingresó la comunicación (ventanilla, portal web, VUD, llamada telefónica, correo electrónico, fax u otro medio de ingreso); que permita la conversión del asunto que llega por medio: fax, email, o llamadas; a texto que quede registrado en el formato que se adopte por SGDA.
Notificaciones de radicación	El SIGDEA deberá proveer funcionalidades de notificación vía correo electrónico certificado, para informar a las dependencias destinatarias que documentos se han radicado en las ventanillas de radicación. La estructura de los mensajes que lleguen a través del correo electrónico certificado deben ser personalizables tanto para las comunicaciones entrantes como las salientes, ofreciendo una amplia gama de variables que pueden ir en el asunto y descripción de los mensajes. La notificación también debe ser enviada a la VUD, mediante el número único VUD y demás criterios establecidos por MinTIC. El SIGDEA debe proveer la plataforma de correo electrónico certificado, integrado con el servidor de correo de la PGN. Se deberá tramitarse a través del Sistema conforme a la normativa vigente y parametrizable por la PGN.
Impresión de rótulos	El SIGDEA deberá permitir la impresión de rótulos al momento de la radicación, con el número de la radicación, el número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR, la fecha, la hora y generar un código xx xxxxxx. De igual forma deberá proveer un editor de rótulos parametrizable a fin de adicionar o eliminar campos capturados en la radicación del documento. El contratista propondrá otras soluciones que faciliten la conservación de los datos que contenga la radicación de las comunicaciones entrantes y salientes, en reemplazo de los rótulos
Control de Impresiones	El SIGDEA deberá permitir controlar las impresiones generadas en los procesos básicos de GD de acuerdo al perfil de usuario y deberá disponer de un reporte de este control.
Planillas de distribución	El SIGDEA deberá generar y consultar las planillas de distribución por dependencia de destino, zona geográfica y tipo de servicio de mensajería (urbano, nacional o internacional) para registrar el recibido o la firma de recibido del destinatario.
Planillas de distribución electrónicas	El SIGDEA deberá permitir la generación de listados de documentos por entregar, que serán validadas electrónicamente por las dependencias de destino al momento de recibir los documentos, registrando automáticamente fecha y hora de confirmación de recepción (mecanismo alterno a las planillas físicas). El SIGDEA deberá poder integrarse con el sistema de Courier que la PGN tenga contratado.
Control de envíos vía Courier	El sistema deberá establecer controles de distribución de comunicaciones que se envían a través de Couriers y permitirá realizar el seguimiento a la entrega y/o devoluciones de comunicaciones, llevando la trazabilidad y permitiendo parametrizar los motivos de devolución.

CARACTERISTICA	REQUISITO MINIMO
Tarificación de mensajería	El SIGDEA deberá permitir el registro y parametrización de las tarifas de distribución de correspondencia, de acuerdo con el Courier, la cobertura (Urbano, Nacional e Internacional), tipo de servicio (Normal y Certificado) y peso.
Control de tiempos de distribución	El SIGDEA deberá integrarse con el módulo Workflow para establecer los tiempos de acuerdo de servicio permitidos en el proceso de distribución de la correspondencia, contando y controlando el tiempo desde que se radica un documento hasta que se entrega al destinatario.
Reparto automático	El SIGDEA deberá proveer un motor especializado de reparto automático al líder del proceso y al responsable por competencia asignado, que sea parametrizable en todas las etapas del proceso de Gestión Documental, a partir de la definición de las necesidades y requerimientos de la PGN, donde se pueden definir hasta cinco niveles de especialización, se podrán vincular criterios de balanceo de carga, estructura organizacional, información de metadatos de radicación de comunicaciones y localizaciones geográficas y novedades de nómina (licencias, vacaciones, funcionarios y exfuncionarios, etc., las cuales pueden ser de carácter retroactivo). El SIGDEA deberá permitir reparto manual.
Control de tiempos de respuesta	El SIGDEA deberá integrarse con el módulo Workflow para controlar los tiempos de vencimiento en las respuestas, independientes para cada tipología documental y/o tipo de trámite. Al momento de la radicación del documento, el sistema iniciará los contadores de tiempo, lo cual permitirá establecer el control de tiempos sobre el acuerdo en el cual debe darse respuesta a los documentos.
Manejo de tiempos de cobertura hábil	El SIGDEA deberá integrarse con el módulo Workflow para proveer la funcionalidad de contar los tiempos de radicación, distribución y vencimiento en las respuestas dentro de las coberturas hábiles definidas para cada proceso de distribución y respuesta de la correspondencia, cuidando de no contar tiempos en horarios no hábiles, festivos o dominicales, garantizando exactitud en el cumplimiento de los tiempos establecidos en los acuerdos de servicio y vencimiento de términos.
Seguimiento y trazabilidad	Para cada documento radicado, el SIGDEA deberá proveer una grilla de seguimiento que registra en forma automática todos los eventos, relacionados con la comunicación, informando la fecha de realización del evento, la descripción, responsable y tipo de evento generado (Creación, Radicación, Distribución, Gestión, Respuesta, Confirmación de Recibido, Comunicaciones Relacionadas). Las pantallas de consulta deberán permitir visualizar la información básica de los documentos (Radicado, número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR, Fecha, Asunto, Entidad Remitente, Dependencia y Usuario Responsable), su fecha esperada de respuesta y mediante una visualización gráfica de semáforos identificar cuales documentos están por fuera de los tiempos establecidos para su respuesta y/o gestión requerida, parametrizable por la PGN
Plantillas para elaboración de respuestas	El SIGDEA deberá tener un editor de formularios XML para generar respuestas tipo a las comunicaciones gestionadas por correspondencia y deberá permitir autopoblar información de la radicación original y vincularla con el proyecto de comunicación de respuesta. Cuando se genere un trámite se debe comunicar al solicitante el estado del mismo (procedimiento).
Aprobación de comunicaciones de respuesta	El SIGDEA deberá proveer un modelo para proyectar respuestas relacionadas con correspondencia recibida, donde se podrá someter a aprobación los contenidos, realizar comentarios y vincular a las personas necesarias en el proceso de aprobación de documentos antes de convertirla en una comunicación oficial. El SIGDEA deberá permitir llevar la trazabilidad de los aprobadores que intervinieron en la construcción del documento, comparar los cambios mediante versiones de documentos y el registro de comentarios.
Expediente	El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico y de Archivo

CARACTERISTICA	REQUISITO MINIMO
electrónico virtual	deberá construir automáticamente el expediente electrónico conforme lo establece la guía No. 4 Cero Papel Administración Publica del AGN y el Mintic como un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.) o carpeta virtual que se derive de la radicación de una comunicación, visualizando todos los documentos que conforman parte de la comunicación original (imágenes, anexos), la gestión de respuesta y todos los soportes electrónicos que hacen parte de la gestión realizada a cada comunicación (incluyendo los soportes de entrega cuando la comunicación de respuesta es física).
Modelo genérico de tareas relacionadas	El SIGDEA deberá proveer la opción para crear tareas relacionadas “ad hoc”, con el fin de vincular a otras personas o dependencias que deban contribuir en la construcción de una respuesta final. El modelo de gestión deberá controlar que una tarea relacionada no tenga una fecha de vencimiento superior a la fecha de respuesta esperada y no permita que la gestión de respuesta a una comunicación se cierre, hasta que todas las tareas relacionadas estén cerradas.
Alertas y escalamientos	El SIGDEA deberá proveer la funcionalidad de iniciar varios procedimientos de alertas y escalamientos, notificando a diferentes perfiles de responsables de control de correspondencia y vencimiento de términos en las respuestas. El SIGDEA deberá proveer la funcionalidad de enviar alertas y escalamientos preventivos antes del vencimiento del término de los acuerdos de servicio o respuesta a los documentos y alertas y escalamientos correctivos cuando se han excedido los plazos establecidos. El SIGDEA deberá proveer un modelo de envío de alertas preventivas y correctivas, aplicando reglas de asignación automática y relativa que tienen en cuenta varios criterios de envío como la estructura organizacional y la localización geográfica. (Asignación relativa corresponde a que de manera automática el sistema debe tener en cuenta las reasignaciones por ausencias temporales y totales, vacaciones y retiros. Independientemente el SIGDEA deberá permitir asignaciones manuales de los eventos a un funcionario de igual o superior nivel.
Bandejas de entrada	El SIGDEA deberá registrar en las bandejas de cada dependencia destino, la correspondencia que esté en distribución por recibir y adicionalmente notifica vía correo electrónico certificado. Una vez se surte el efecto de confirmación de recibo de las comunicaciones pasan a una bandeja de documentos recibidos.
Bandejas de salida	El SIGDEA deberá registrar en las bandejas de salida de cada dependencia, los documentos que estén en proceso de entrega. Una vez se surte el efecto de entrega de las comunicaciones pasan a una bandeja de documentos Enviados. El proceso de envío de correo deberá ser mediante correo electrónico certificado, por lo cual el SIGDEA deberá proveer la herramienta para que todas las cuentas de correo de la PGN puedan enviar correos electrónicos certificados.
Consultas especializadas (Portal Único de Búsqueda)	El SIGDEA deberá proveer interfaces especializadas para buscar documentos por criterios especializados tales como rangos de números de radicación, fechas, asuntos, ejes temáticos, oficinas productoras, oficinas receptoras, Entidades, remitente, quejoso, implicado, estados de gestión, que permiten tener acceso a información documental e información de gestión de procesos, para conocer contenidos y trazabilidad sobre la gestión realizada como son las fechas de vencimiento, la dependencia y funcionario que tiene asignada la gestión de respuesta, el nivel de cumplimiento de los tiempos (a tiempo, por vencerse y vencida). Para este caso, deberá poderse realizar una única búsqueda interna a los sistemas SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTORICO, TQM, STRATEGOS, PÁGINA WEB, INTRANET, RELATORIA, WINISIS Y ARCHICO INVENTARIOS EXCEL, SIPROJWEB, Telefonía IP para voz de la PGN por los criterios anteriormente descritos.

CARACTERISTICA	REQUISITO MINIMO
	Para publicar a través de la Página Web de la PGN como link, a través del SIGDEA se deberán crear los formulario de ingreso de:  Quejas / denuncias  Peticiones  Reclamos  Sugerencias / comentarios Así mismo para estos formularios se deberán implementar las diferentes consultas al ciudadano teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, funcionales y de diseño gráfico de la VUD y los lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea y demás normatividad vigente.
Administración de consecutivos de radicación	El SIGDEA deberá permitir definir el formato de radicación por tipología documental para comunicaciones recibidas, enviadas e internas, así como la toma del número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR desde el Portal de la VUD. En la definición del formato se podrán utilizar prefijos, sufijos, siglas de las dependencias, siglas de las localizaciones, información de fecha, número de dígitos para el consecutivo, carácter de relleno del consecutivo, condiciones de conteo con respecto al tipo documental, la localización o la dependencia productora, lo mismo que la definición de condición de reinicio anual de contadores.
Administración de repositorios de archivos e imágenes (FILE SYSTEM)	El SIGDEA deberá proveer un administrador del repositorio de archivos adjuntos al modelo de gestión documental, que puede ser configurado para establecer la ruta del servidor de almacenamiento de archivos e imágenes, durabilidad, formato a la largo plazo, etc.

Correspondencia – Radicación

CARACTERISTICA

REQUISITO MINIMO

El SIGDEA debe incluir un componente que permita la radicación de comunicaciones oficiales recibidas y enviadas, de comunicaciones oficiales internas, masivas y transmitirlas a las diferentes bandejas de entrada y/o salida de los usuarios dando cumplimiento al acuerdo 060 del 2001 Archivo General de la Nación y la normatividad vigente durante el periodo de ejecución y garantía.

El SIGDEA debe permitir que a todas las operaciones de radicación se le asigne de manera automática un número único de radicación por tipo de comunicación y el número único de VUD

cuando se trate de Denuncias y PQR.

El proceso de radicación del SIGDEA debe permitir la impresión de rótulos autoadhesivos en los documentos radicados que incluya un código xx xxxxxx. O la alternativa propuesta por el Contratista.

El número único de radicación debe iniciar en uno (1) al comienzo de cada año, dando cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001, artículo 5 del Archivo General de la nación.

El SIGDEA debe permitir importación de archivos con listas de destinatarios para la radicación masiva

de comunicaciones externas oficiales, para cada uno de los destinatarios se debe asignar un único número de radicación a cada destinatario.

El SIGDEA debe permitir la radicación masiva de comunicaciones internas oficiales, por los criterios de ingreso de documentos masivos que defina la PGN, y que permita el control y seguimiento de la copia del documento.

El SIGDEA debe registrar la información de las comunicaciones oficiales internas como mínimo los siguientes campos: tipo de documento, datos del remitente (nombre dependencia, código dependencia, funcionario y cargo), datos del destinatario (nombre dependencia, código dependencia,

funcionario y cargo) asunto o referencia, fecha y hora de radicación, descripción de anexos y usuario que radica.

El SIGDEA debe permitir realizar una conexión con la página Web de la PGN, para las consultas de los ciudadanos respecto del trámite y estado de cada asunto radicado.

Correspondencia – Registro

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MINÍMO

El SIGDEA debe registrar la información de las comunicaciones oficiales recibidas como mínimo los siguientes campos: tipo de documento, datos del remitente, datos del destinatario (nombre dependencia, código dependencia, funcionario y cargo) asunto o referencia, fecha y hora de

radicación, descripción de anexos y usuario que radica, tablas de retención documental y manejar los estados de las comunicaciones.

El SIGDEA debe registrar la información de las comunicaciones oficiales enviadas como mínimo los siguientes campos: tipo de documento, datos del remitente (nombre dependencia, código dependencia, funcionario y cargo), datos del destinatario (nombre de la Entidad, funcionario, cargo, dirección, ciudad, departamento y país), asunto o referencia, fecha y hora de radicación, descripción

de anexos y usuario que radica y manejar los estados de las comunicaciones oficiales.

El SIGDEA debe permitir la radicación masiva de comunicaciones oficiales enviadas, por los criterios de ingreso de documentos masivos que defina la PGN y que permita el control y seguimiento de la

copia del documento en la PGN.

El SIGDEA debe permitir la asignación de trámites, actividades, responsable actividad, tiempos de respuesta, describir la respuesta o acción, estado de tramite hasta su finalización.

El SIGDEA debe permitir la vinculación de documentos de respuesta a un radicado de una comunicación oficial.

El SIGDEA debe contener una tabla de los Clientes externos, se debe permitir la funcionalidad de autocompletar en la búsqueda de los Clientes externos.

El SIGDEA debe permitir la asignación de la distribución de documentos que salen de la PGN a

través de los diferentes operadores (Servicios de correo) y el manejo xx xxxx empresarial y el correo electrónico certificado.

Correo electrónico: Ley 527 de 1999 – Ciclo de Vida del correo como documento del SIGDEA.

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe permitir definir varias ventanillas virtuales especializadas para recibir documentos que llegan por buzones de correo electrónico certificado, generar un número de radicación único, el número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR, registrando la fecha y hora del evento de radicación del documento, retornando el registro de la radicación a la dirección de correo que origina

la radicación, por medio de correo electrónico certificado.

El SIGDEA debe permitir crear múltiples ventanillas corporativas para recibir correos electrónicos.

El SIGDEA debe generar número de radicado único y el número único de VUD cuando se trate de Denuncias y PQR por cada correo electrónico recibido en el buzón corporativo.

El SIGDEA debe enviar confirmación de radicación con el número de radicado, número de radicación VUD, fecha y hora a la cuenta de correo originadora del mensaje, por medio de correo electrónico certificado.

El SIGDEA debe transformar el correo con toda su información, el cuerpo del correo y documentos

anexos en un documento XML, que ya puede ser gestionado e integrado dentro de un programa de gestión documental.

El SIGDEA debe asignar una tarea de gestión al responsable encargado de tramitar el correo recibido.

El SIGDEA debe controlar el tiempo de notificación, en el cual el responsable de la ventanilla de correo electrónico debe darse por enterado.

El SIGDEA debe iniciar procedimientos de alertas y escalamientos cuando los tiempos de acuerdo de servicio definidos para tramitar la correspondencia recibida por correo electrónico, superen los previamente establecidos.

El SIGDEA debe permitir dar traslado a la dependencia destino según el contenido de la comunicación recibida.

El SIGDEA debe permitir catalogar y clasificar la información recibida por correo electrónico, según

las políticas de gestión documental y las tablas de retención de la organización.

El SIGDEA debe permitir integrar la documentación recibida de correo electrónico, en los expedientes de los proyectos y los procesos de la organización.

El SIGDEA debe permitir generar comunicaciones oficiales de salida tipo correo electrónico

certificado, que son distribuidas como respuesta de una comunicación oficial recibida por el canal de correo electrónico, realizando y asegurando la generación automática de un número de radicación y el

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

número de la VUD si se trata de Denuncia o PQR.

Ventanilla de radicación de Fax

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe permitir definir ventanillas virtuales especializadas para recibir documentos que llegan por el canal de Fax electrónico, genera un número de radicación único, el número de la VUD si

se trata de Denuncia o PQR, registrando la fecha y hora del evento de radicación del documento, retornando el registro de la radicación, al número de Fax que origina la radicación.

El SIGDEA debe permitir crear múltiples ventanillas de radicación de faxes, para recibir los faxes corporativos.

El SIGDEA debe generar número de radicado y el número de la VUD si se trata de Denuncia o PQR, por cada Fax recibido en los buzones de faxes corporativos.

El SIGDEA debe enviar confirmación de radicación con el número de radicado y el número de la VUD si se trata de Denuncia o PQR, fecha y hora al número de fax originador del Fax.

El SIGDEA debe transformar el Fax con toda su información y la imagen anexa en un documento XML, que ya puede ser gestionado e integrado dentro de un programa de gestión documental.

El SIGDEA debe asignar una tarea de gestión al responsable encargado de tramitar los faxes recibidos.

El SIGDEA debe controlar el tiempo de notificación, en el cual el responsable de la ventanilla de Faxes electrónicos debe darse por enterado.

El SIGDEA debe iniciar procedimientos de alertas y escalamientos cuando los tiempos de acuerdo de servicio definidos para tramitar la correspondencia recibida por Fax electrónico, superen los previamente establecidos.

El SIGDEA debe permitir dar traslado a la dependencia destino según el contenido de la comunicación recibida.

El SIGDEA debe permitir catalogar y clasificar la información recibida por Fax electrónico, según las políticas de gestión documental y las tablas de retención de la organización.

El SIGDEA debe permitir integrar la documentación recibida de Fax electrónico, en los expedientes de los proyectos y los procesos de la organización.

El SIGDEA debe realizarse integración con la solución de Fax Server que tenga la PGN.

Digitalización: Armonizar con lineamiento de digitalización AGN

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe permitir digitalizar los documentos, previamente deben ser organizados (clasificados, ordenados, depurados del material metálico y duplicidad) al momento de recibirlos en la ventanilla de radicación o en una estación de digitalización independiente, para así permitir distribuirlos de forma electrónica, de acuerdo al procedimiento y políticas establecidas para el proceso

de digitalización en la PGN.

El módulo de digitalización integrado del SIGDEA debe definir la descripción para validar y controlar la entrada de los metadatos (indexación) mínimos obligatorios e incluir otros metadatos asociados a los documentos digitalizados.

Debe permitir definir múltiples formatos de imágenes (pdf/a, pdf/a-1, tif y jpg), permitir rotarlas, definir modos de digitalización, eliminar páginas y cambiarlas de posición.

El módulo de digitalización integrado del SIGDEA debe mediante el escáner capturar el documento en soporte papel o análogo a imagen del documento para que ésta pueda ser almacenada,

visualizada y consultada.

El SIGDEA debe permitir colocar texto sobre la imagen, comentarios y sellos de aprobado y revisado, guardando el original (sin alterarlo).

El módulo de digitalización del SIGDEA debe permitir integrarse con cualquier tipo de escáner que sea compatible con el estándar XXXXX.

El SIGDEA debe permitir parametrizar el número máximo de páginas por documento y vincular múltiples imágenes a una misma metadata XML.

El SIGDEA debe integrarse con el Workflow, BPM y de Gestión de Archivo para extender las opciones de digitalización en el modelamiento de procesos.

En el Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico, el proceso de digitalización podrá

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

ser realizado de forma individual o por lotes de documentos.

En el SIGDEA el proceso de digitalización individual debe permitir anexar la imagen del documento a otra imagen seleccionada componiendo un archivo multitiff (multipágina)

El SIGDEA debe garantizar la importación de imágenes e índices

El SIGDEA debe garantizar la importación de fotos de cámaras digitales o móviles y enderezar imágenes torcidas o curvadas para generar texto OCR limpio y usable.

El SIGDEA debe garantizar la captura remotamente de los documentos mediante el dispositivo xx xxxxxx digital o móviles.

El SIGDEA debe garantizar que las tareas de digitalización, optimización, introducción de metadatos y firma del fichero (con la imagen y los metadatos) se realizan de forma automática e ininterrumpida.

La herramienta de digitalización debe estar integrada al SIGDEA y debe permitir la digitalización de documentos en cualquier etapa de la radicación, workflow y archivo.

El SIGDEA debe permitir la digitalización de documentos de manera que se puedan almacenar posteriormente y consultar a través de los datos indexados y conformar una base de datos única de documentos digitalizados, además deberá existir un encadenamiento entre la imagen y los datos indexados correspondientes al documento.

El SIGDEA debe ser compatible con cualquier tipo de scanner que ofrezca calidad de imagen, de

acuerdo a las características del documento y al procedimiento establecido para el control de calidad documental.

El SIGDEA debe permitir hacer el control de calidad, posterior a la digitalización desde el punto de vista técnico, como resolución de imágenes, sobrepuestos, doblados, con el fin de asegurar las propiedades originales del documento.

El SIGDEA debe para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de documentos, gestionar la jerarquía de clasificación que actualizará o moverá los soportes en que se guarda la información, se realizarán los chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, se facilitará la recuperación de datos ante desastres.

El enlace con el software debe facilitar servicios y funciones que permitan a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar la información almacenada.

Se deben incorporar los tipos de digitalización de acuerdo con los lineamientos de la Guía No. 5 “Cero Papel en la Administración Pública – Digitalización certificada de documentos”, elaborada por del Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Gestión de archivo

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Tablas de Retención Documental	El SIGDEA debe proveer un software especializado para cargar las tablas de retención desde archivos de Excel u otra fuente
	El SIGDEA debe permitir manejar varias versiones de tablas de retención.
	El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe permitir configurar todos los parámetros relacionados con las series, subseries y tipos documentales existentes en la PGN, esto quiere decir que puede ser importada desde archivos en diferentes formatos (.xls, .xlxs, .txt, .csv, etc.) u otras fuentes de información y manejar como mínimo los siguientes campos: OJO son campos de distintas herramientas TRD, TVD, FUID, trasferencia, Microdescripcion, ventanilla de radicación.  Año  Caja  Expediente  Identificación (C.C., Nit, N°. de Contrato, etc.)  Estado (Activo, Inactivo, Transferido)  Dependencia  Código de la dependencia  Serie Documental  Subserie Documental

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	 Tipo documental  Código de la serie  Código de la subserie  Nombre del expediente  Fecha Primer Documento que da inicio al tramite  Fecha Último Documento que da fin al tramite  Número de folios  Comentarios (Observaciones)  Años de Permanencia en el Archivo de Gestión y Central  Fecha de microfilmación  Rollo Número  Marginal Número  Fecha de eliminación  Tipo de documento a incluir (Decreto, Acta, Disponibilidad Presupuestal, etc.)  Fecha de radicación del documento  Número de radicación  Número de la VUD si se trata de Denuncia o PQR  Ubicación o posición exacta dentro del expediente  Número de hojas o folios  Asunto del documento  Fecha de cierre del expediente  Permanencia en el Archivo de Gestión de acuerdo a TRD  Fecha de Transferencia  Fecha de envío al Archivo Central  Enviado por  Fecha de Recibido en el Archivo Central  Recibido por  Número de Radicación Transferencia  Disposición Final (Selección, Muestreo, Microfilmación, Permanente)  Años de Permanencia en el Archivo Central
	El SIGDEA debe permitir definir los tiempos de cierre de los expedientes
	El SIGDEA debe permitir definir los tiempos de permanencia de cada expediente en gestión
	El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe permitir realizar la transferencia de los expedientes al archivo central.
	El SIGDEA debe generar tareas de gestión automáticas, frente a los eventos de cierre y transferencia de los expedientes a los funcionarios responsables.
	El SIGDEA debe permitir configurar las tablas de retención documental y determinar las acciones a seguir sobre los expedientes durante el ciclo de vida de los documentos. El Formato de las TRD, debe poder manejar como mínimo los siguientes campos:  Entidad Productora.  Oficina Productora. Nombre de la Unidad Administrativa (Dependencia) que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.  Código de Dependencia.  Código de Serie y Subserie.  Tipos Documentales.  Retención en Años.  Archivo de Gestión.  Archivo Central.  Original / Copia. Indica la tradición documental.  Disposición Final.  CT: Conservación Total. (E: Eliminación; I: Imagen; S: Selección).

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	 Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados en la modalidad de selección, muestreo, digitalización o microfilmación, eliminación y/o conservación.
Archivo	El SIGDEA debe permitir crear la estructura organizacional y las series, subseries y tipologías documentales asignadas a cada dependencia, según los TRD.
	El SIGDEA debe permitir la creación de nuevas carpetas o expedientes.
	El SIGDEA debe permitir registrar en el sistema de archivo, cada uno de los documentos que hacen parte de una carpeta o unidad de conservación.
	El SIGDEA debe integrarse con el modelo de gestión de correspondencia, para la ubicación de los documentos gestionados en las carpetas conforme con la TRD a la que pertenecen.
	El SIGDEA debe permitir manejar múltiples carpetas dentro de un expediente. El SIGDEA debe abrir automáticamente una nueva carpeta cuando el número de folios excede la capacidad de la carpeta.
	El SIGDEA debe proveer manejo de metadatos en estructuras XML y GEL-XML.
	El SIGDEA debe permitir definir metadatos con información archivística de series, sub-series y tipologías documentales.
	El SIGDEA debe permitir registrar metadata de negocio donde se puede registrar información de negocio contenida en los documentos como por ejemplo el asunto, el firmante, el destinatario.
	El SIGDEA debe permitir definir localizaciones físicas como mínimo a nueve niveles (ej, País, Ciudad, edificio, piso, departamento, archivador, cajón, estante, fila, columna.
	El SIGDEA debe permitir definir múltiples localizaciones físicas a los documentos pertenecientes a un mismo expediente.
	El SIGDEA debe permitir definir alias específicos a localizaciones físicas.
	El SIGDEA debe permitir automatizar el cierre de las carpetas en los archivos de gestión.
	El SIGDEA debe proveer la funcionalidad de generar automáticamente los rótulos de las carpetas.
Transferencias	El SIGDEA debe permitir al usuario realizar la transferencia de los expedientes que de acuerdo a la tabla de retención documental han cumplido su primer ciclo de vida en el archivo de gestión, el formato debe contener como mínimo la siguiente información:  Nombre Corporativo  Dependencia Remitente  Nombre del Remitente  Número Total xx Xxxxx  Funcionario que Recibe  Fecha de la Transferencia  Año  Caja  Nombre de la Serie y/o Subserie  Código  Nombre del Expediente  Número de Folios
	El SIGDEA debe enviar automáticamente el formato por correo electrónico al (los) usuario(s) responsable(s) de este proceso en el Archivo central.
	El SIGDEA debe permitir crear ventanas de tiempo donde se define los tiempos en los cuales las dependencias deben preparar y hacer las transferencias al archivo central.

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	El SIGDEA debe proveer la funcionalidad de crear los rótulos de las cajas en los momentos de realizar las transferencias al archivo central con los siguientes datos.  Dependencia origen  Serie  Número de la caja  Carpeta inicial y final  Año
	El SIGDEA debe proveer un sistema de definición de ubicaciones a múltiples niveles
	El SIGDEA debe permitir manejar dentro de un mismo expediente, múltiples formatos de documentos (.avi, .mp3, cintas de VHS, planos) en múltiples ubicaciones.
	El SIGDEA debe permitir digitalizar los documentos físicos y asociarlos a los expedientes.
Consultas	El SIGDEA debe proveer mecanismos de búsqueda para la ubicación de los documentos y los expedientes.
	El SIGDEA debe permitir crear regla de búsqueda avanzada, combinando múltiples criterios de búsqueda archivísticos y de negocio sobre los campos metadata XML del documento.
	El SIGDEA debe permitir hacer consultas de la ruta del documento.
	El SIGDEA debe permitir realizar consulta sobre la información de radicación.
Préstamos	El SIGDEA debe permitir seleccionar expedientes a solicitar en préstamo.
	El SIGDEA debe generar una solicitud de préstamos automáticamente a la dependencia o archivo que tenga disponible el expediente.
	El SIGDEA debe controlar el tiempo xx xxxxxxxx de los expedientes.
	El SIGDEA debe generar alertas y escalamientos cuando el tiempo de devolución de los expedientes se excede.
	El SIGDEA debe llevar un histórico de préstamos de los expedientes.
	El SIGDEA debe generar y poder consultar el volante de préstamos.
	El SIGDEA debe permitir registrar el estado de entrega y devolución del expediente.

Motor de Gestión de negocios (BPM)

CARACTERISTICA

REQUISITO MINIMO

El SIGDEA deberá tener una herramienta de BPM que tenga funcionalidad de Workflow y que permita modelar los flujos de procesos (estado del documento, responsable, términos de vencimiento y alertas).

En caso de ser propio del SIGDEA su licenciamiento deberá estar previsto en la solución. Para el caso de ser un motor diferente, su licenciamiento deberá tener las mismas características del licenciamiento de la herramienta del Sistema de Gestión Documental.

El SIGDEA debe permitir la parametrización y configuración de nuevos e ilimitados números de procesos.

El SIGDEA debe permitir la definición de alertas dentro de cada proceso y efectuar el escalamiento a diferentes roles dentro un proceso.

El SIGDEA debe permitir el envío de alertas y notificaciones a diferentes destinos a través del correo electrónico certificado.

El SIGDEA debe obligar a los usuarios, grupos de usuarios a seguir reglas o acciones específicas.

El SIGDEA debe poder ejecutar los procesos modelados, empleando las capacidades del mismo en la creación de procesos, secuencia de etapas, control de tiempos, asignaciones automáticas, escalamientos, control de cierres y control documental.

El motor de BPM es un conjunto de servicios que permiten ejecutar las definiciones de los procesos, los cuales se mencionan a continuación:

CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO
 Servicio de creación y generación de procesos  Servicio de asignación masiva de tareas  Servicio de envío de emails  Servicio de cierre de procesos
Creación de procesos	El SIGDEA debe proveer interfaz parametrizable para el lanzamiento de los procesos a partir de la selección del tipo de proceso.
	El SIGDEA debe proveer interfaz para ejecutar interfaces, formularios que a su vez lanzan procesos modelados con el editor de procesos.
	El SIGDEA debe permitir anexar archivos electrónicos en múltiples formatos al proceso.
	El SIGDEA debe generar un registro con el número de radicación, fecha y hora del ingreso del proceso ingresado en el sistema.
	El SIGDEA debe generar un acuse de recibo con la información del número de radicación, fecha, hora y datos del proceso, el cual es enviado vía correo electrónico certificado al originador.
	El SIGDEA debe permitir presentar al usuario, la visualización gráfica del flujo y las etapas proyectadas que se desarrollarán, basado en los requisitos y condiciones de activación por cada etapa
	El SIGDEA debe proyectar la fecha de finalización del proceso y de cada una de sus etapas, si estas se desarrollan dentro de los tiempos planeados
Gestión de procesos	El SIGDEA debe proveer interfaz genérica para visualizar los procesos asignados a un usuario.
	El SIGDEA debe permitir visualizar campos como el número de radicación, fecha, tipo de proceso, etapa, tiempo transcurrido, prioridad, descripción, fecha de vencimiento o plazo y estado dentro de la etapa.
	El SIGDEA debe proveer accesos directos para llegar a la información general y detallada del proceso tales como datos capturados, documentos anexos e historial de actividades del proceso.
	El SIGDEA debe informar a través de sistemas de correo electrónico certificado o dispositivos móviles sobre los nuevos procesos que le han sido asignados.
	El SIGDEA debe ofrecer una vista general de todas las asignaciones con la cantidad de procesos y tareas abiertas (a tiempo, por vencerse y vencidas).
	El SIGDEA debe permitir realizar consultas sobre los procesos a partir de múltiples criterios y presentar los resultados en una pantalla consolidada de resultados.
	El SIGDEA debe proveer servicios para selección masiva de etapas y/o tareas en los procesos, para hacer reasignaciones, registro de actividades, cambios de estado y cierres en forma masiva.
	El SIGDEA debe notificar oportunamente los procesos que están próximos a cumplir su tiempo de gestión.
	El SIGDEA debe generar escalamientos automáticos empleando las funcionalidades del motor de gestión a los niveles de autoridad que se definan en cada etapa del proceso.
	El SIGDEA debe ejecutar condiciones de cierre para las etapas del proceso (Por ejemplo que no se pueda cerrar una etapa si una lista de chequeo no ha sido diligenciada, si se requieren documentos obligatorios o si existen tareas que se encuentran abiertas, como condición para pasar a la siguiente etapa).
	El SIGDEA debe permitir la visualización gráfica del diagrama de flujo del proceso y que mediante colores se muestran las etapas de proceso: finalizada, en proceso, retrasada así como las etapas siguientes que están pendientes por iniciarse.
Cierre de etapas y procesos	El SIGDEA debe proveer interfaz de cierre masivo de etapas y procesos.
	El SIGDEA debe permitir registrar actividades realizadas en el proceso con su respectiva duración
	El SIGDEA debe validar si hay documentos obligatorios que no han sido diligenciados
	El SIGDEA debe validar que no existan tareas que eviten el cierre de etapa
	El SIGDEA debe ejecutar las reglas establecidas por el Bus de Integración previamente definidas en la creación de los procesos.

Modelador de procesos, flujos documentales y trámites

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO
Para la definición de los flujos de trabajo y trámites institucionales, el SIGDEA debe disponer de una superficie de diseño gráfico de procesos, fácil de usar, intuitiva, que permita definir los flujos de trabajo arrastrando y soltando elementos gráficos que representen cada uno de los flujos de trabajo y trámites institucionales, procesos, sub procesos, etapas, estados, tiempos para cada evento, etapa, flujo o trámite, coberturas, tareas, actividades, envío de alertas y notificaciones, escalamientos, asignaciones y repartos automáticos, balanceo de cargas, acciones, documentos, reglas de validación, reglas de negocio, operaciones matemáticas y actores que participan, así como la publicación automática de los flujo de trabajo o trámite institucional para su ejecución y la generación automática de la documentación estructurada de cada uno de ellos.
La herramienta del SIGDEA debe estar en capacidad de integrarse con el servidor de aplicaciones y poder publicar los procesos y administrar la implementación de los mismos
El SIGDEA debe permitir realizar una conexión con la página Web de la PGN, para las consultas de los ciudadanos respecto del trámite y estado de cada asunto radicado, teniendo en cuenta el número de radicado único del sistema y el número VUD.
El SIGDEA debe permitir generar la documentación del proceso, incluyendo los pasos, reglas de negocio y condiciones de uso a través de una plantilla documental predeterminada.
El SIGDEA debe permitir definir proyectos para el modelamiento de procesos, los cuales pueden contener un conjunto de diagramas.
El SIGDEA debe proveer una herramienta de diseño gráfico amigable, con una caja de herramientas que contiene los principales elementos de la notación BPM para el modelamiento de procesos de negocio.
El SIGDEA debe permitir que los objetos puedan ser llevados a la superficie de diseño, mediante conceptos de arrastrar y soltar.
El SIGDEA debe permitir almacenar localmente los diagramas de modelamiento de procesos, sin requerir conexión directa con el servidor de aplicaciones.
El SIGDEA debe proveer interfaces para documentar los elementos usados dentro de los diagramas y para automáticamente producir la documentación del proceso.
El SIGDEA debe realizar validaciones de las condiciones mínimas que los procesos deben cumplir antes de poder ser publicados en el servidor de aplicaciones.
El SIGDEA debe permitir publicar los procesos modelados en el servidor de aplicaciones y configurar opciones avanzadas de las propiedades de los objetos usados, dentro de las cuales están actividades, decisiones, reglas, conexiones con otros sistemas, formas electrónicas, modelo de seguridad, entre otras.
El SIGDEA debe permitir administrar los procesos, controlar los cambios y construir nuevos procesos a partir de modelamientos existentes.
Modelamiento de procesos BPM	El SIGDEA debe tener un editor de flujos de procesos que permita definir como mínimo:  Etapas del proceso / tareas / actividades  Permitir inactivar o activar etapas / tareas / actividades  Ventanas de tiempo para cada etapa, tarea o actividad, con el establecimiento de acuerdos de servicios para eventos de Asignación, Notificación, Tiempo Normal, Crítico y Excedido.  La cobertura en la cual el sistema calculará tiempos hábiles para el proceso  Los responsables asociados al proceso (usuarios y/o roles de usuario), se deben complementar con los criterios de asignación automática.  El número consecutivo debe ser parametrizable utilizando prefijos, número de dígitos del consecutivo, separador de caracteres, relación de conteo con respecto la localización geográfica, el tipo de proceso y el nivel organizacional, información relacionada con la fecha de radicación.  Establecer estados para un proceso, tarea o actividad  Establecer tareas relacionadas asociadas a un proceso, tarea o actividad  Proveer diferentes mecanismos de asignación automática para procesos / tareas / actividades  Proveer diferentes mecanismos de asignación automática de aprobadores

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

para procesos / tareas / actividades

 Proveer diferentes mecanismos de asignación de las alertas y escalamientos para procesos / tareas / actividades

 Parámetros para decidir en qué caso el sistema deberá enviar mensajes de correo electrónico en cada proceso, tarea o actividad.

 Proveer mecanismos para monitoreo de los documentos a cargo de los funcionarios y sus trámites de acuerdo a los perfiles de usuario.

El SIGDEA debe controlar la duración de procesos, etapas, tareas se definen en

unidades de tiempo, que el sistema de gestión de procesos debe hacer en cálculos de horas, días y meses.

El SIGDEA debe establecer flujos adhoc en cualquier tarea o etapa asociada a un proceso.

El SIGDEA debe tener un modelo de asignación de procesos y/o tareas en tiempo de ejecución por criterios tales como usuario explícito, rol explícito, usuario condicionado por otro evento, rol condicionado por otro evento (originador, usuario, asignado, cliente, localización geográfica, etapa de proceso).

El SIGDEA debe tener un balanceo de carga cuando dos o más usuarios cumplen con las condiciones de asignación establecidas.

El SIGDEA debe tener un modelo de asignación de aprobadores para el cierre de procesos, etapas y/o tareas en tiempo de ejecución por criterios tales como usuario explícito, rol explícito, usuario condicionado por otro evento, rol condicionado por otro evento (originador, usuario, asignado, cliente, localización

geográfica, etapa de proceso).

El SIGDEA debe tener un modelo para establecer los criterios de alertas y escalamientos por los eventos parametrizados en las ventanas de tiempos de procesos, etapas y tareas en tiempo de ejecución por criterios tales como usuario explícito, rol explícito, usuario condicionado por otro evento, rol condicionado por otro evento (originador, usuario, asignado, cliente, localización geográfica, etapa de proceso). Los eventos deberán estar relacionados con los

umbrales de tiempos establecidos en cada etapa o tarea del proceso.

El SIGDEA debe permitir la tipificación y clasificación de procesos en forma jerárquica.

El SIGDEA debe permitir la notificación vía e-mail al responsable de la etapa del proceso activa

El SIGDEA debe registrar actividades de gestión realizada indicando fecha de la actividad, descripción, duración, estado y responsable.

En el cierre de cada etapa, el SIGDEA deberá registrar la decisión tomada por el responsable que motiva el cierre.

El SIGDEA debe permitir establecer las condiciones que se deben cumplir para iniciar una etapa:

 Sólo se inicia si la etapa anterior se cierra

 Sólo se inicia si una o más etapas del proceso han terminado

 Sólo se inicia si el usuario elige un determinado camino (selección de causa frente a una decisión)

 Sólo se inicia un documento XML está diligenciado completamente

 Sólo se inicia si el valor de un determinado campo cumple con condiciones previamente establecidas

El SIGDEA debe permitir crear para cada etapa n salidas o decisiones que pueden ser usadas por el editor de reglas o el usuario que cierra la etapa para elegir la ruta que debe seguir el proceso.

Una decisión puede llamar a otro proceso o tarea al momento del cierre se puede obligar a diligenciar una forma electrónica XML.

El SIGDEA debe poder habilitar que al momento del cierre, se registre

información complementaria de la etapa y duración del tiempo dedicado. Una causa puede llevar a finalizar un proceso.

El editor del SIGDEA debe permitir establecer la secuencia de etapas, de tal

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO
	forma que algunas dependan de otras y también cuales pueden activarse simultáneamente.
	El SIGDEA debe permitir establecer el tiempo crítico de cada etapa y la unidad de tiempo sobre la cual el sistema contará tiempos.
	El modelo de tiempos del SIGDEA debe permitir el cálculo de los eventos de control mediante el manejo de porcentajes con respecto al tiempo crítico. Los eventos de control son el tiempo de asignación, el tiempo de notificación, la notificación preventiva y los tiempos para escalamientos.
	El SIGDEA debe permitir definir como la prioridad impacta los acuerdos de servicio estableciendo porcentajes relativos.
	El SIGDEA debe permitir establecer las condiciones sobre las cuales se efectuará el conteo de tiempos (con respecto al estado e inicio de las etapas).
	El SIGDEA debe proveer funciones de notificación RELATIVA, según criterios de:  La localización geográfica del originador de la solicitud.  La ubicación organizacional del responsable.  El Rol o Nivel del responsable.
	El SIGDEA debe proveer funciones de alertas y escalamientos RELATIVOS, según criterios de:  La localización geográfica del originador de la solicitud.  La ubicación organizacional del responsable.  La ubicación geográfica del jefe del responsable.  La ubicación organizacional de jefe del responsable.  El Rol o Nivel del responsable.
	El SIGDEA debe proveer funciones de asignación RELATIVA, según criterios de:  La localización geográfica del originador de la solicitud.  La ubicación organizacional del responsable  El Rol o Nivel del responsable.
	El SIGDEA debe proveer funciones de aprobación RELATIVA, según criterios de:  La localización geográfica del originador de la solicitud.  La ubicación organizacional del responsable.  El Rol o Nivel del responsable.
	El SIGDEA debe manejar el Balanceo de Carga a grupos de usuarios según criterios de volumen de tareas y tiempo comprometido.
	El SIGDEA debe permitir establecer la lista de formularios XML que son obligatorios en cada etapa del proceso. Los formularios XML deben ser diseñados con el editor de Formas Electrónicas.
	Permitir conformar el expediente del proceso con la relación de todos los archivos electrónicos que se adjuntan al proceso
Expresiones Matemáticas y Fórmulas	El SIGDEA debe poder establecer condiciones de validación y formulación para campos que forman parte de un formulario XML y así permitir un alto grado de personalización de las condiciones requeridas para cada interfaz.
	El SIGDEA debe contener:  Funciones de Validación o Control de consecutivo de un campo o Validación de Formato Esperado o Determinar que un campo de valores no tenga valor repetido o Control de Relación xx Xxxxxx o Comparación de un dato de entrada si existe el valor dentro de una tabla o Validación de tipo de dato (Entero, Real, Texto, Fecha, etc.) o Control de seguridad sobre listas de valores (Usuarios, Tipos Documentales, Niveles Organizacionales)  Funciones de Formulación o Expresiones Matemáticas: Potencia, Raíz Cuadrada, Formatear Decimales,

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO
	Número Aleatorio, Factorial, Aproximar, Random. o Funciones: Promedio, Sumatoria, Número Máximo, Número Mínimo, Conteo, Campo Consecutivo. o Utilitarias: Decisión por condición, Monto escrito, Conteo condicional, Sumatoria Condicional. o Fechas: Ahora, Año, Mes, Día, Hora, Minutos, Segundos. o Texto: Quitar espacios en blanco, concatenar, convertir a mayúsculas, convertir a minúsculas, tomar parte del texto. o Operadores: Menor, Mayor, Igual, Diferente, Menor o Igual, Mayor o Igual, Suma, Resta, Multiplicación, División, Y, O, NO.
Reglas	El SIGDEA debe permitir reflejar el conocimiento organizacional de negocio en las herramientas de workflow, construyendo una verdadera inteligencia de negocio en los procesos modelados. Las reglas del SIGDEA se deben soportar en el editor de Formularios y Formularios XML y consiste en leer directamente la información de formularios XML para establecer condiciones de rutas del workflow sin intervención humana.
	El SIGDEA debe establecer reglas basados en los campos de formularios XML que permitan determinar la ruta que sigue un procesos
	El SIGDEA debe combinar múltiples condiciones empleando operadores boléanos y criterios tales como igual, mayor que, menor que, diferente, contenga, vacío y nulo
	El SIGDEA debe hacer cierre automático de etapas de proceso si el documento cumple con las condiciones definidas en la regla
	El SIGDEA debe activar procesos alternos si las condiciones de la regla se cumplen
	El SIGDEA debe establecer múltiples reglas para uno o más formularios XML en una misma etapa de proceso.
El SIGDEA requiere una herramienta robusta que apoye el modelamiento y creación de flujos de trabajo y trámites documentales, que le permita ejercer control en las diferentes etapas de los flujos documentales así como un completo control de tiempos, control de vencimiento de términos, control de procesos y sub procesos, tareas, actividades, procedimientos de alertas y escalamientos teniendo en cuenta los responsables de los flujos de trabajo y la localización geográfica, así como la integración con los expedientes y documentos que hacen parte de los flujos documentales o trámites institucionales.
La herramienta debe proveer mecanismos de cierre automático o manual de etapas o trámites, que evalúen y validen automáticamente si todas las condiciones requeridas para permitir el cierre están cumplidas, como son la existencia que documentos requeridos, campos debidamente diligenciados en los documentos o formularios que hacen parte de los expedientes, las acciones requeridas por parte de los funcionarios fueron realizadas o los valores resultantes de operaciones matemáticas realizadas con los datos del trámite están dentro de los márgenes permitidos.
La herramienta debe proveer un editor de reglas de negocio, que permita la toma de decisiones de flujos de trabajo con base en el contenido de los documentos, la información contenida en otros sistemas de información, valores dentro de los documentos, campos especiales contenidos en los documentos, rangos de fechas, rangos de valores, comparación xx xxxxxx, la presencia de formularios o documentos, la verificación de las acciones, tareas requisitos requeridos o la combinación de varios de estos criterios.
La herramienta debe proveer un editor de fórmulas matemáticas que permita realizar operaciones de suma, resta, porcentajes, funciones matemáticas, mayor que, menor que, igual, usando los campos contenidos en los documentos x xxxxxx traídos de otras fuentes. Los resultados de estas operaciones deben poder ser usados por el sistema de evaluación de reglas de negocio, para establecer decisiones con base en los resultados de estas operaciones.
La herramienta debe permitir realizar procesos de validación sobre cada uno de los campos contenidos en los formatos electrónicos que hacen parte de una etapa o el expediente, para determinar si los campos están diligenciados, corresponden al tipo de dato o corresponden al rango valido del dato.
Esta herramienta debe integrarse con el sistema de correspondencia, las ventanillas de correo electrónico y faxes y el sistema de gestión archivístico, para poder conformar e integrar los

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

expedientes y documentos que se crean o se reciben, en cada uno de los flujos de trabajo y trámites institucionales, y proveer acciones que permitan anexar y digitalizar documentos.

La herramienta debe permitir la visualización gráfica de los procesos, su estado, la etapa en la que se encuentran, la gestión realizada en cada etapa, los responsables que han intervenido a los largo del flujo documental o trámite institucional y debe proveer consultas que permitan visualizar información del proceso por número de radicación, por asignado, por dependencia, por tipo de trámite o flujo

documental e información sobre vencimientos con semáforos de colores verde(a tiempo), amarillo (por vencerse) y rojo(vencido).

La herramienta debe permitir el manejo masivo de acciones sobre los documentos y flujos

documentales, como son el diligenciado xx xxxxxx en los documentos, el firmado electrónico, la asignación y el cierre.

El SIGDEA debe contener modelos robustos de asignaciones y reparto automático, que permita definir

por criterios de ejes temáticos, niveles de autoridad, niveles organizacionales o localizaciones geográficas, la forma en cómo debe realizarse el reparto de los flujos documentales.

Integración

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
El SIGDEA debe poder integrar al modelo de gestión otro tipo de aplicaciones de diversas tecnologías de una manera normalizada y reduciendo los tiempos de implementación.
Consumidor de WebServices	El SIGDEA debe Integrar desde Formularios Electrónicos XML y permitir la parametrización del WebServices y campos requeridos para consumir estos servicios de consulta a partir de la especificación de la URL de los WSDL. El sistema debe invocar el servicio y recibir los resultados de respuesta del WebServices. Como usos especiales se debe emplear para acceder a sistemas de información internos y externos y consultar o actualizar datos entre aplicaciones que son requeridos para integrar a los procesos modelados en el sistema de gestión. Todos los WebServices generados a través de formularios electrónicos XML, también deben generarse en formato GEL-XML obedeciendo al estándar de integración e interoperabilidad de Gobierno en línea y de la VUD.
	El SIGDEA debe Permitir programar eventos para acceso a diferentes fuentes de datos, aplicando reglas de negocio y procesando información para actualizar el modelo de gestión o de otros sistemas que exponen servicios.
XML-DB Establecimiento de Conexiones x Xxxxxxx de Datos	El SIGDEA debe poder establecer conexiones x xxxxxxx de datos externas a través de la ejecución de consultas SQL, que pueden visualizarse desde el editor de Formas electrónicas y formularios XML. Con ella desde un formulario XML debe tenerse acceso para consultar el contenido de una o varias tablas relacionadas e insertar y actualizar datos sobre ese modelo relacional.
	El SIGDEA debe establecer conexiones x xxxxxxx de datos externas a través xx xxxxxxx de conexión ODBC, OLEDB, JDBC a los sistemas de información de la PGN (bases de datos POSTGRES, ORACLE, SQL SERVER, MYSQL) y a fuentes de datos externas con el estándar GEL-XML.
	El SIGDEA debe establecer atributos a tablas xx xxxxxxx de datos externas para consultar e insertar información a las tablas.
	El SIGDEA debe establecer campos relacionados entre tablas El SIGDEA debe realizar conexión de xxxxxx xx xxxxxxx externas x xxxxxx de formularios XML.
Procesos B2B	El SIGDEA debe permitir establecer conexiones con otros sistemas en forma sincrónica y asincrónica para consultar y tomar una decisión de cierre de etapas con base en el resultado obtenido
	El SIGDEA debe permitir exportar y transmitir formularios XML que forman parte del proceso.
	El SIGDEA debe utilizar llamado en forma Sincrónica o Asincrónica
	El SIGDEA debe utilizar autenticación del Proceso B2B – Usuario y Contraseña (autenticación LDAP)

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	El SIGDEA debe establecer el formato del Formulario XML a enviar y recibir
	El SIGDEA debe establecer la causal de cierre de la etapa.
Firma digital	El SIGDEA debe proveer un módulo para el registro y administración de certificados digitales, integrado con el editor de formularios XML, para la producción de documentos electrónicos firmados digitalmente. A cada documento firmado se le debe agregar el bloque de firmas y debe proveer mecanismos para validación de firmas.
Integración con Microsoft Office y Adobe PDF	El SIGDEA debe proveer herramientas de integración con Microsoft Office Word para producir documentos a partir xx xxxxxxxxxx .doc/.docx, que permitan hacer autopoblado de información, ciclos de aprobación y radicación de documentos. El SIGDEA debe permitir convertir documentos XML a formatos PDF/A y PDF/A-1 para conservar y dar portabilidad a la información. Estos documentos pueden ser complementados con el servicio de envío de emails para envío de documentos oficiales en formatos PDF/A y PDF/A-1.
Consulta web con el sistema actual de la PGN para el módulo de correspondencia	El SIGDEA debe realizar una interfaz web para la correspondencia de entrada, salida y Conciliaciones, que actualmente está en el módulo de Correspondencia del Sistema de Información Administrativo y Financiero SIAF. Dicha interfaz debe quedar como un módulo de consulta del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico.
Interfaz de Notificaciones con los sistemas de la PGN	El SIGDEA debe realizar una interfaz web con los sistemas de la PGN (SIM- SIAF-SIRI-RELATORIA)

Servicio de radicación desde y hacia otras aplicaciones de la PGN

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
WebServices	El SIGDEA debe proveer un servicio (Web Service), que permita radicar documentos producidos en otras aplicaciones o que se desean materializar en documentos para archivo y consulta desde otras aplicaciones y permitir el envío de documentos radicados en el sistema de correspondencia a aplicativos especializados como el sistema de quejas y de denuncias de la página web de la PGN y de la VUD, sistemas jurídicos de atención de Tutelas y Derechos de petición, sistemas de work flow, sistema BPM (Business Process Management) para iniciar de forma automática el trámite, en el aplicativo especializado.
Servicio de Radicación desde otras Aplicaciones	El SIGDEA debe permitir consumir un servicio de integración (Web Service) provistos por otras aplicaciones, para enviar el documento radicado según su tipo (ej. Queja, Reclamo, Tutela, Derecho de petición, contrato, licitación, etc.).
	El SIGDEA debe transferir el número de radicado, el número VUD, la fecha y hora, el tipo de correspondencia, la información capturada en el proceso de correspondencia y la imagen en caso de que el documento se digitalice en el proceso de radicación.
	El SIGDEA debe integrar la correspondencia de entrada y salida con los sistemas de información internos de la PGN.
	El SIGDEA debe proveer servicios de radicación desde los sistemas de información internos de la PGN, para las comunicaciones de entrada y salida
Otros servicios especializados del modelo de gestión	El SIGDEA debe tener servicio de Generación de Procesos
	El SIGDEA debe tener servicio de Reasignación de Procesos / Etapas / Actividades
	El SIGDEA debe tener servicio de Cambio de Estados y Registro de Actividades de Procesos / Etapas
	El SIGDEA debe tener servicio de Cierre de Procesos / Etapas / Actividades
	El SIGDEA debe tener servicio de Consultas dinámicas
	El SIGDEA debe tener servicio de gestión archivística (TRDs, Políticas de Retención, Expedientes)

Editor de formatos electrónicos

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe proveer un editor de formatos electrónicos que permita definir las plantillas y cada uno de los formularios electrónicos que se van a usar en los trámites o flujos de trabajo documentales

El editor del SIGDEA debe permitir la creación de tipología documentales, la inclusión de firmas electrónicas en los formatos, la edición de formularios electrónicos permitiendo la creación xx xxxxxx arrastrando y soltándolos sobre el formato del documento

El editor del SIGDEA debe permitir modificar el tamaño del campo arrastrando el borde con el mouse.

El editor del SIGDEA debe permitir la definición de atributos formato a cada campo de tipo de fuente,

color, tamaño, estilo de letra, alineación, imagen, de entrada o salida, debe permitir definir que el campo sea tipo texto, lista de valores, tipo label, numérico, booleano

El editor del SIGDEA debe permitir conectar campos x xxxxxxx de datos externas y debe permitir el llenado automático de varios campos consultados desde fuentes de bases de datos

El editor del SIGDEA debe permitir definir campos obligatorios colocando una marca que le indique al usuario que el campo es de diligenciamiento obligatorio,

El editor del SIGDEA debe permitir la validación de la longitud máxima permitida en el campo y la validación de tipo de datos tipo texto, numérico, entero, real o fecha.

El editor del SIGDEA debe permitir crear bloque de información que contengan varios campos, a los cuales se les pueda definir reglas de habilitación y visualización, dependiendo del contenido xx xxxxxx en bloques anteriores, que permita la conformación dinámica de formatos y formularios.

El editor del SIGDEA debe permitir los cambios en los formularios en tiempo real, el manejo de versiones de formularios y la creación de nuevos formularios a partir de formularios ya existentes.

Búsquedas

CARACTERISTICA REQUISITO MINIMO

El SIGDEA debe tener un motor avanzado de búsqueda.

El SIGDEA permitirá la búsqueda de documentos por índices previamente establecidos y que se puedan parametrizar.

El SIGDEA debe permitir la búsqueda de documentos almacenados en las diferentes carpetas y subcarpetas.

El SIGDEA permitirá la búsqueda por llaves de acceso, palabras contenidas en los índices a documentos radicados o que se encuentren almacenados en el archivo de gestión o central.

El SIGDEA permitirá la búsqueda de carpetas por índices.

El SIGDEA debe permitir visualizar los resultados de una búsqueda en una lista.

El SIGDEA debe permitir búsquedas en diferentes campos utilizando operadores lógicos y de conexión (ejemplo: MAYOR QUE, MENOR QUE, Y, O, ENTRE, IGUAL, CONTIENE, entre otros.)

El SIGDEA a través de WebServices debe poder acceder a través de una única consulta a los sistemas internos de la PGN para temas relacionados

Visor

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe suministrar un visor o visualizador de imágenes digitales integrado a la aplicación en el cliente vía web. La herramienta es transversal para todas las aplicaciones de la PGN integrada a través de WebServices y para la VUD.

El visor del SIGDEA debe soportar la visualización de imágenes en formato JPG, GIF, TIFF G4 y multi TIFF y PDF y PDF/A como mínimo.

El visor del SIGDEA debe tener las utilidades de aumentar o disminuir el tamaño de una imagen,

rotarla y desplazarla; se podrá eliminar una imagen y redigitalizar un documento de acuerdo con los permisos asignados.

VISOR PARA VIDEOS, formatos de videos permitidos y audios

Indexación:

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe incluir un componente de indexación que permita capturar información de los documentos y las carpetas de manera parametrizada, con base a los campos definidos al tipo documental asociado a cada documento.

El proceso de indexación del SIGDEA podrá ser a documentos individuales a lotes de documentos digitalizados sobre cualquier tipo de documento; incluso se podrá indexar un tipo documental que no tenga soporte digital.

El SIGDEA debe incluir los metadatos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo.

El SIGDEA debe incluir el modelo MOREQ2.

El SIGDEA debe incluir en la categoría de Metadatos de información ofrece información útil para la identificación de la entidad o del documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece o el

organismo asociado.

El SIGDEA debe incluir Metadatos de gestión con información sobre el documento que facilita la gestión del mismo, tanto dentro del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo está la información de la radicación, el tipo de documento o los datos del interesado.

SIGDEA debe incluir Metadatos de Seguridad – que permita definir todos los parámetros del documento que tengan relación con el control, seguridad y acceso del documento. Entre estos metadatos están los de control de acceso y podrían encontrarse los relativos a la ley de protección de datos.

El SIGDEA debe incluir Metadatos de firma metadatos que guardan la información relativa a las diferentes firmas que se han realizado sobre el documento; a su vez deberá guardar la identificación

de cada firmante, la fecha en que se firmó y la propia firma electrónica.

El SIGDEA debe incluir Metadatos de trazabilidad que informan acerca de todas las acciones que se han realizado sobre el documento. También permiten la localización física del documento.

El SIGDEA debe incluir Metadatos de estampado cronológico que son los encargados de guardar toda la información relacionada con el estampado cronológico aplicado al documento, la identificación del firmante, el tipo de estampado o la fecha exacta del estampado y el estampado, que son algunos de los metadatos de esta categoría.

El SIGDEA debe incluir un componente de indexación que permita capturar información de los documentos de Relatoría de manera parametrizada de acuerdo a los criterios de búsqueda que están definidos en la Página Web, es decir por descriptor, restrictor, palabra clave, tema, área, ponente, tipo de documento, partes, fuente formal, full texto, jurisprudencia y doctrina, resoluciones, circulares,

directivas y otros.

Reportes

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe proveer un reporteador especializado en construcción de interfaces XML y GEL- XML, para extraer y presentar información procedentes de las bases de datos que tenga la PGN (u otras fuentes de datos), y permitir el diseño y generación de consultas dinámicas, completamente

personalizadas, ofreciendo opciones de navegación y presentación de los datos en tiempo real (Incluyendo selección de gráficas).

El reporteador del SIGDEA debe permitir la publicación de consultas de bases de datos, previamente diseñadas, en donde se pueden establecer los criterios de entrada, campos de salida y diseñar el formato de presentación de la información, con un número ilimitado de consultas cuyos resultados pueden encadenarse con otras consultas.

El reporteador del SIGDEA debe proveer un generador dinámico de consultas especializadas, sobre cualquier modelo Entidad/Relación construido sobre base de datos.

El reporteador del SIGDEA debe proveer la integración de consultas especializadas sobre el modelo de Gestión, Workflow y el modelo Documental.

El reporteador del SIGDEA debe permitir el fácil acceso a contenidos de información publicada,

mediante diseño de interfaz de navegación intuitiva, completamente personalizable a las necesidades de usuario.

El reporteador del SIGDEA debe permitir integrarse con el modelo de seguridad, para establecer controles de acceso a la información de acuerdo con los perfiles de usuario.

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO

El reporteador del SIGDEA debe establecer vistas de información por defecto, especiales para aquellos usuarios que necesitan ver información operativa e indicadores de gestión resumida para toma de decisiones.

El reporteador del SIGDEA debe contener un conjunto de acciones disponibles para afectar los datos resultantes de la consulta que involucran principalmente el motor de gestión (Reasignación, Cambios de Estado de Tareas, Registro de Actividades y Cierre)

El reporteador del SIGDEA debe poder crear dinámicamente hipervínculos para encadenar resultados de consultas con otras consultas y otros contenedores de información (visualizar metadatos de

formularios XML y GEL-XML, ver imágenes, crear tareas relacionadas, entre otras aplicaciones)

El reporteador del SIGDEA debe proveer un editor de fórmulas especializado que permita condicionar la presentación de iconos basado en umbrales o rangos de valores resultado de cada consulta diseñada. (Aplicaciones como presentación de semáforos cuando los tiempos sobrepasan las condiciones establecidas).

Tecnología basada en XML que ofrece la presentación de información en este formato.

El reporteador del SIGDEA debe exportar información resultado de las consultas diseñadas a otros formatos tales como Word, Excel y Archivos XML y GEL-XML.

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar la construcción de tableros de mando con contenido gráfico (selección de 35 tipos de gráficos) y con la posibilidad de vincular consultas generadas con el modelo de interfaz dinámica.

El reporteador del SIGDEA debe permitir elegir el tipo de portal que los usuarios emplearán para la aplicación o aplicaciones diseñadas (Navegación tipo árbol y navegación horizontal por menús).

El reporteador del SIGDEA debe generar reportes con la información del Cuadro de Clasificación Documental.

El reporteador del SIGDEA debe generar reportes con la información de las Tablas de Retención Documental.

El reporteador del SIGDEA debe generar reporte del inventario del archivo físico, que permita la impresión utilizando el formato único de inventario documental, filtrar la información de los documentos asociados a una dependencia o usuario, que incluya la Signatura Topográfica.

El reporteador del SIGDEA debe permitir consultar los índices y generar los reportes de los contenidos de las unidades de almacenamiento (cajas) del archivo central y que además se pueda imprimir.

El reporteador del SIGDEA debe ofrecer un generador de reportes, debe permitir al usuario diseñar y generar reportes no estandarizados de acuerdo a necesidades específicas, eligiendo los campos de la base de datos, fechas o rangos de fechas.

El reporteador del SIGDEA debe generar reportes de consulta y préstamos de documentos, que reflejen nombre del documento o carpeta, usuario a quien se presta, responsable xxx xxxxxxxx, fecha xx xxxxxxxx, tiempo préstamo, fecha devolución, No de folios, signatura topográfica y el histórico xx

xxxxxxxx.

El reporteador del SIGDEA debe generar reporte por usuario, el cual evidencia el estado xxx xxxxxxxx de los diferentes documentos y debe permitir su impresión.

El reporteador del SIGDEA debe generar reportes de la gestión de los documentos, el cual pueda ser filtrado por clase de gestión realizada, tipo de comunicación (interna, externa enviada o externa recibida), fecha y hora, dependencia,

Usuario

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar el reporte de los documentos recibidos por las dependencias, la unidad de correspondencia y ventanillas, bajo el parámetro de rango de fechas y por

radicado.

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar el reporte de los documentos entregados y no entregados por dependencias, bajo el parámetro de rango de fechas

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar el reporte de los trámites asignados por funcionarios o por dependencia.

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar el reporte de los documentos que tienen trámites que están pendientes de gestión, bajo parámetros de rango de fechas, dependencia y/o funcionario

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar reportes de la relación de los números de radicación anulados por rangos de fechas, usuarios y series documentales.

El reporteador del SIGDEA debe permitir generar un reporte del histórico de la gestión del documento (trazabilidad)

Indicadores de gestión y análisis estadístico

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe proveer una herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico, que permitan conectarse x xxxxxxx de datos y el sistema de Planeación estratégica e indicadores de la PGN y presentar la información de acuerdo con las necesidades de usuario.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del

SIGDEA debe permitir establecer la conexión a las fuentes de datos de donde se obtendrá la información para los reportes.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe proveer una interfaz gráfica amigable para la construcción de reportes a partir de las

consultas base.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir asignar un nombre a cada consulta nueva.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir seleccionar los campos que conforman la consulta base, para la creación del reporte.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir hacer uso de condiciones de los datos y variables relativas al usuario que se encuentra en sesión.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir seleccionar los campos que van a nivel de filas, columnas, filtros y datos.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir establecer formatos a los datos (decimales, separadores de miles, porcentajes)

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del

SIGDEA debe permitir realizar cálculos sobre los datos incluidos en el reporte (contar, sumar, promediar, el valor mínimo, el valor máximo, entre otros).

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir incluir gráficas al reporte tipo tabla dinámica.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir predeterminar el reporte, publicarlo y establecer los usuarios que pueden visualizar el reporte.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del

SIGDEA debe permitir habilitar opciones para exportar los reportes en formato pdf/a pdf/a-1, xls, xlsx y html.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir generar estadísticas de radicación por dependencias y tipos de documento, así como las operaciones realizadas por cada usuario.

 La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir generar estadísticas de seguimiento a los indicadores de eficiencia por dependencia:

 Documentos asignados (Documentos asignados/ Documentos recibidos)

 Trámites respondidos (Documentos recibidos/ Documentos respondidos)

 Documentos generados o electrónicamente (Documentos producidos/ Documentos recibidos)

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir indicadores de eficiencia, eficacia, productividad entre otros.

La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe producir un reporte con las estadísticas de alertas de vencimientos, los tiempos de gestión, los volúmenes mensuales, tramites por usuarios, por unidades administrativas, en proceso, cerrados, etc. para el control detallado de la gestión realizada a los documentos.

Administración centralizada

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO

El sistema de trámites y flujos de trabajo del SIGDEA debe permitir la administración centralizada por parte de los funcionarios de la PGN, que le de autonomía en la parametrización de nuevos flujos de

trabajo o tramites institucionales o la modificación de los existentes, para lo cual se requiere

CARACTERÍSTICA REQUISITO MÍNIMO

administrar los calendarios, los horarios de conteo de tiempos, los mecanismos de alertas y escalamientos.

El SIGDEA debe permitir administrar el modelo de seguridad donde se establecen los permisos sobre las consultas, formatos, documentos y acciones disponibles para cada rol y perfil registrado en el sistema, la administración de la estructura organizacional según la estructura de dependencias, jefaturas, niveles de autoridad, roles, y perfiles.

El SIGDEA debe permitir la administración de usuarios del sistema en el establecimiento de contraseñas, nivel organizacional al que pertenece el usuario, localización geográfica, cargo, jefe inmediato, extensión IP y permitir la activación o inactivación del usuario. Los usuarios y contraseñas deben ser los que se encuentran creados y son válidos en el Directorio Activo y deben tener interface

con el sistema SIAF y el Sistema de Telefonía IP.

El SIGDEA debe permitir la administración de la seguridad en cuanto al manejo de contraseñas encriptadas, administración de eventos de auditoría tales como los ingreso de los usuarios, fecha, hora, tipo de evento, descripción del evento, dirección IP desde la que se originó el evento.

El SIGDEA debe integrarse con el Directorio Activo de Microsoft Windows Servers para facilitar los trámites y flujos de trabajo documentales de administración de usuarios y estructuras organizacionales, y la creación y autenticación de usuarios es a través del LDAP.

El SIGDEA debe permitir la personalización de los mensajes de error que se presentan a los usuarios y la personalización de los diferentes mensajes de correos que se envían a los usuarios en los diferentes eventos.

Seguridad

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El SIGDEA debe incluir la funcionalidad o un módulo específico de seguridad.

El SIGDEA debe tener su propio sistema de control de acceso.

El SIGDEA debe definir privilegios de acceso de usuarios basados en LDAP, y para la conexión a la VUD se debe crear un usuario especial.

El SIGDEA debe validar usuario y clave de acceso encriptada (del directorio activo), la clave de acceso debe tener una vigencia y debe permitir parametrizar el número de intentos por usuario permitidos antes de bloquearlo.

El SIGDEA debe desconectarse después de un tiempo de inactividad del usuario.

El SIGDEA debe proveer la posibilidad de que automáticamente las cuentas de usuario que no han sido utilizadas por más de un (1) mes se bloqueen automáticamente.

El SIGDEA debe permitir la definición y modificación de perfiles y permisos de usuarios.

El SIGDEA debe permitir los estados de los usuarios, teniendo en cuenta las novedades de recursos humanos (activo, retirado, en licencia, en comisión, etc.).

El SIGDEA debe permitir la creación de grupos de usuarios con sus respectivos permisos.

El SIGDEA debe dejar un rastro (log de auditoría) de las transacciones por usuario, fecha, hora, tipo

de transacción, tipo de operación realizada en el sistema.

El SIGDEA debe permitir la asignación de permisos globales de consulta a carpetas y sus documentos.

d. Especificaciones técnicas

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Arquitectura	El SIGDEA debe estar desarrollado sobre arquitectura WEB de múltiples capas.
Cliente	El cliente web del SIGDEA no sólo debe permitir la visualización de datos, sino el procesamiento de los mismos a través de web.
Navegadores	El SIGDEA debe permitir el acceso desde los navegadores conocidos en el mercado, que sea de distribución libre y no tenga costo para la PGN (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla, Ópera, Safari, Chrome, etc.). Así mismo se debe garantizar que el SIGDEA y sus herramientas se desempeñen adecuadamente en las últimas versiones de sistemas operativos y navegadores

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Integración con motores de base de datos	El SIGDEA debe permitir trabajar con los motores de bases de datos ORACLE, SQL SERVER, MYSQL, POSTGRES, por ser estos los que tiene la PGN.
Cobertura	La cobertura del SIGDEA debe contemplar un cubrimiento geográfico en todo el territorio nacional, disponible de forma ilimitada para todos los funcionarios de la PGN y como consulta a los usuarios externos de internet en general.
Concurrencia	El SIGDEA debe permitir la concurrencia de 4500 usuarios internos a nivel nacional, sin que esto degrade los tiempos de respuesta en el sistema y de al menos 100000 de internet. En caso que se requiera aumentar la concurrencia interna o externa, el sistema debe estar en capacidad de permitirlo.
Plan de despliegue	Se debe proponer un plan de despliegue del SIGDEA, teniendo en cuenta todas las dependencias de la Procuraduría General de la Nación a nivel nacional
Idioma	El SIGDEA, las ayudas, herramientas, documentación y los sitios de soporte deben operar y entregarse en idioma español, utilizando términos ajustados al sector (órganos de Control).
Código xx xxxxxx	El SIGDEA debe permitir la lectura de códigos xx xxxxxx.
Logs	El SIGDEA debe realizar un registro xx xxxxxx del sistema (log de eventos), que incluya caídas del servicio total o parcial con reporte de los mismos describiendo el tipo xx xxxxx, hora y origen. Así mismo debe reflejar las transacciones de los usuarios.
Integridad de la información	El SIGDEA debe proveer información integral, real, confiable y oportuna de los datos registrados en el sistema.
Administración	El SIGDEA debe ser administrado y mantenido de manera centralizada.
Almacenamiento de imágenes	El SIGDEA debe permitir seleccionar el almacenamiento de la base de datos y de las imágenes de diferentes repositorios de la red.
Conectividad	Debe ser totalmente independiente de la topología de red utilizada, es decir, el sistema debe poder funcionar en múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN o WAN, y todas las combinaciones.
Protocolos	La solución debe incluir los protocolos necesarios para integrarse con la arquitectura actual de la PGN. Los protocolos mínimos de cumplimiento son:
	WSDL: WebServices Description Language
	XML: Extensible Markup Language
	EDI: Electronic Data Interchange
	BINARY: Formato BINARIO de documentos
	WS Security: Seguridad en Servicios Web
	UDDI: Universal Description, Discovery and Integration
	SAOP/HTTP: Simple Object Access Protocol/Hypertex Transfer Protocol
	SOAP/JMS: Simple Object Access Protocol/Java Message Services
	HTTPS: Hypertex Transfer Protocol Security
	LDAP: Lighweight Directory Access Protocol
	JAX-RPC Aplicaciones Java con XML
	JBI: Java Business integrator
Componentes	El SIGDEA debe cumplir con una arquitectura por componentes para su implementación o actualización por fases y deberá permitir la integración de futuros componentes.
Administración	El SIGDEA deber tener facilidades de administrador de los logs de la base de datos, en donde se registren los tipos de transacciones realizadas por un usuario, fecha y hora, dependencia, tipo de usuario y transacción realizada, logs de auditoría, administración y operación del aplicativo y realizar la administración general del sistema.
Seguridad	El SIGDEA debe proveer cifrado para los passwords, incluso al ser transmitidos por la red o almacenados en el aplicativo (servidor).

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	El SIGDEA debe proveer inicio de sesión único y se debe autenticar con una cuenta de dominio de Windows en el Directorio Activo, para los usuarios internos.
	El SIGDEA debe proveer el uso de protocolos seguros que transmitan datos cifrados (por ejemplo SSl, SSH, SSL, etc.) para cualquier tipo de acceso (por ejemplo desde Internet) de cualquier tipo de usuario (por ejemplo administrador, auditor, etc.).
	El SIGDEA debe garantizar la no modificación de los documentos digitalizados una vez estén guardados en el repositorio designado para estos fines, de acuerdo al perfil del usuario.
	El SIGDEA debe proveer un mecanismo de aseguramiento de integridad de la información registrada en la base de datos. Esta integridad debe ser estructural, referencial y de restricción funcional.
	El SIGDEA debe implementar encriptación de datos y administración de llaves encriptadas.
	El SIGDEA debe proteger documentos a través de listas de control de acceso, etiquetas de seguridad y privilegios.
	El SIGDEA debe crear marcas de agua obligatorias para documentos impresos.
	El SIGDEA debe proveer un mecanismo para separar los usuarios de ambientes de pruebas, desarrollo, capacitación y producción.
	Realizar todas las acciones durante el periodo de ejecución del contrato y su periodo de garantía, para garantizar la seguridad del SIGDEA, sus herramientas, bases de datos y sistema operativo. En caso que se prevea u ocurra un ataque a la vulnerabilidad a los mismos, se debe responder de manera inmediata a la PGN para soportar, apoyar, realizar los ajustes que se tengan que realizar en ellos, con el fin de blindarlos y dar disponibilidad de manera adecuada y eficiente de los servicios en el menor tiempo posible. En estos casos se deberá realizar informe técnico del hecho con las operaciones realizadas que dieron la solución.
Integración	El SIGDEA debe permitir la integración con el servidor de correo electrónico de la PGN (Exchange)
	El SIGDEA debe permitir la integración con el Directorio Activo de la PGN
	El sistema debe permitir el empleo de las herramientas de correo electrónico y portal web.
	Debe cumplir/desarrollarse o soportar estos protocolos y/o lenguajes de programación: GEL-XML, AJAX, CSS, DHTLM, Java, JavaScript, HTML, XHTML, XML, ASP y Lotus notes entre otros.
	Debe proporcionar un soporte para seguridad SSL y/o TLS
	El sistema deberá poderse soportar en una arquitectura de servicios
	Debe controlar de forma autónoma la entrada de correos electrónicos, como documentos en el sistema que permita la radicación de los mismos.
	Se deben garantizar las especificaciones de interoperabilidad y colaboración que impone al estrategia de GEL
Usabilidad	El SIGDEA debe proveer una capa de presentación mediante un entorno gráfico amigable. El SIGDEA debe permitir el uso de teclas para desplazamiento en formularios y menús del sistema, teniendo en cuenta las normas de usabilidad de la estrategia de Gobierno en Línea.
Instalación	El SIGDEA debe proveer un asistente de instalación que permita configurar el sistema en forma fácil y entendible para personal de sistemas que sea capacitado para tal fin.
	Si es necesario instalar componentes locales en la máquinas cliente de la PGN, su instalación debe ser automática y funcionar de forma análoga a como se instalan componentes ActiveX o Plug-in.
Workflow	El SIGDEA debe tener interface gráfica que permite visualizar el diseño de los procesos.

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	Debe permitir la creación de reglas dentro de cada proceso.
Traductor	El SIGDEA debe proveer un traductor de diferentes idiomas a español y viceversa
Contingencia	El contratista debe entregar documento de Esquema de Infraestructura para que el SIGDEA opere en contingencia
Ventanillas de radicación y reparto	El contratista garantizará que en las ventanillas a instalar en las diferentes sedes, la solución ofrecida funcionará correctamente en los kits adquiridos por la PGN para tal fin.  Impresora de Sticker  Lectora de código xx xxxxxx  Escáner  Equipo de cómputo La PGN, entregará en cada una de sedes a implementar SIGDEA, el kit respectivo, de acuerdo al número de ventanillas a instalar.

Servidores

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

El Contratista debe proporcionar a la Procuraduría los servidores en los cuales se instalará toda la solución.

El contratista debe proporcionar la arquitectura (Diagrama) por los ambientes definidos por la PGN, en el cual establezca la cantidad de servidores y las características que requieran para soportar la solución ofrecida, teniendo en cuenta la siguiente estructura técnica disponible:.  La PGN para la instalación de los servidores suministrados cuenta con la siguiente disponibilidad de infraestructura: Enclosure HP 7000 con 4 slots disponibles de media altura  Vmware para la virtualización Requisitos mínimos de configuración de cada uno de los blade:  2 procesadores, cada uno de 6 núcleos  64 gigas de RAM  Doble tarjeta mezzanine para HBA  Doble tarjeta mezzanine para red El contratista debe realizar la instalación, configuración y puesta en marcha de los servidores y la conexión a la SAN y de la conexión a los servidores.

Licencias para servidores

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Virtualización	El contratista deberá proveer a favor de la PGN las licencias de VSPHERE versión 5.0 para cada blade suministrado.
SIGDEA y sus herramientas	El contratista debe proporcionar a nombre de la PGN como mínimo cuatro (4) licencias del SIGDEA y sus herramientas (para usuarios ilimitados) a perpetuidad, para soportar los siguientes ambientes:  Desarrollo  Pruebas  Capacitación  Producción
Sistema Operativo	El contratista debe proporcionar a nombre de la PGN, las licencias necesarias de los sistemas operativos (Linux Suse Enterprise 11 ó Windows Server 2012 o versiones superiores), que requiera la arquitectura que soporte los ambientes definidos. Nota: El almacenamiento de datos y archivos se realizará en la SAN de la PGN.
Motor de Base de Datos	El contratista debe proporcionar a nombre de la PGN, las licencias necesarias del motor de base de datos (SQL SERVER 2012 ú ORACLE 11g o versiones superiores), por procesador, que requiera la arquitectura que soporte los ambientes definidos.
Indicar aquí el nombre	 Gestor documental electrónico

CARACTERÍSTICA

REQUISITO MÍNIMO

comercial y la cantidad ofrecida de la solución planteada para:

 Sistema operativo  Motor de base de datos  Herramientas que requiere el sistema (BPM-motor de procesos, reporteador, etc., correo electrónico certificado, certificación para el expediente electrónico, traductor, visor, etc.)  Lenguaje(s) de programación de todo el Sistema (.net, java, J2E, etc.). No aplica cantidad  Servicios que se requieren (IIS, Apache Tomcat, etc.) NOTA: en caso de requerir la solución ofrecida, herramientas o software adicional, se deben indicar aquí su nombre y versión.

d. Servicios conexos

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
Cronograma	Una vez se firme el Acta de Inicio, el contratista debe realizar y entregar un cronograma del proyecto, aprobado por el (los) supervisor (es) del contrato.
Metodología	El contratista debe utilizar las siguientes metodologías:  PMI –PMBOK para la gerencia del proyecto  RUP para el diseño, desarrollo e implantación de software o su personalización  UML para el diseño de los casos de uso
Garantía	La Garantía del SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo, el motor de base de datos, la base de datos es de tres (3) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción de la solución implementada a nivel nacional. La garantía de los servidores es de tres (3) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción de la solución implementada a nivel nacional. El contratista debe informar permanentemente a la PGN de las vulnerabilidades que afecten el SIGDEA y sus herramientas, aplicando los correctivos necesarios, durante la ejecución y garantía del contrato.
Actualización del software	Durante la vigencia del contrato y de la garantía ofrecida, el contratista deberá realizar la actualización del SIGDEA en horarios que deberán ser previamente acordados con el (los) supervisor (es) del contrato. Así mismo, si durante el periodo de ejecución del contrato y la garantía, si se actualiza la versión del Manual de la Implementación de la Estrategia de GEL y que afecte la funcionalidad e infraestructura tecnológica del SIGDEA referente a “Cero Papel” y la normatividad legal vigente, el contratista deber realizar los ajustes y cambios pertinentes para cumplir con las mismas, sin costo adicional alguno para la PGN.
Transferencia de conocimiento	Cada vez que se requiera instalar una actualización del SIGDEA y/o sus herramientas, el contratista debe realizar la transferencia de conocimiento a mínimo dos (2) funcionarios de la PGN, durante la ejecución y garantía del contrato, previo acuerdo entre las partes. Igualmente el contratista deberá documentar y entregar dicha documentación de las actualizaciones que se realicen al Sistema y sus herramientas, y si afectan la base de datos, deberá actualizar el diccionario de datos y el modelo entidad relación.
Documentación	El contratista debe entregar en medio digital, tres (3) juegos de manuales técnicos de la solución, tres (3) juegos de instaladores, entre ellos los manuales que relacionen los temas de guía de usuario, guía de referencia y guía de configuración y administración del SIGDEA y sus herramientas, de la herramienta de desarrollo, el modelo Entidad/relación (indicando nombre de la clase, atributos, relaciones, llaves y tipos de datos.), el diccionario de datos, documento de diseño, documento de especificaciones técnicas, respuestas a preguntas frecuentes para

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	errores.
	El contratista debe entregar en medio digital las guías y el plan de pruebas funcionales y no funcionales, las cuales deberán ser validadas en conjunto con la PGN, el plan de pruebas debe incluir pruebas de disponibilidad, rendimiento (carga, estrés, picos y resistencia) y seguridad (tests de intrusión, validación, integridad), pruebas de integración con el directorio activo, el correo electrónico y sistemas de información SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTÓRICO, TQM, STRATEGOS, PÁGINA WEB, INTRANET, SIPROJWEB, DIRECTORIO ACTIVO, IP, CORREO ELECTRÓNICO de la PGN y el Portal de la VUD– PQR” del MinTic para los organismos de control y otras entidades.
	El contratista debe suministrar en medio digital los procedimientos documentados de mantenimiento periódico del SIGDEA.
	El SIGDEA debe incluir el manual para usuarios finales en formato electrónico, y debe estar presente en línea dentro del Sistema.
	El SIGDEA debe incluir ayuda en línea con ilustraciones de pantalla.
	El SIGDEA debe incluir un tutorial desarrollado en multimedia y con posibilidad de ser fácilmente descargable por los usuarios.
	El contratista debe entregar en medio digital, un documento xx xxxx de riesgos y plan de contingencia en caso de fallo o interrupción del servicio del sistema.
	En general, toda la documentación a entregar es electrónica en DVD (3 copias), mediante el formato de entrega de medios de la PGN, debidamente rotulado, y el contratista debe crear dentro del sistema dependiendo del perfil, un módulo para colocar allí toda la documentación que se genere dentro de la ejecución y garantía del contrato.
Período de garantía, soporte, mantenimiento y entrega de actualizaciones	La garantía y entrega de actualizaciones ofrecidas para SIGDEA y sus herramientas, el período de soporte y mantenimiento y las licencias debe ser de tres (3) años, contados a partir de la fecha de recibo a satisfacción de la solución implementada a nivel nacional.
Licenciamiento	El SIGDEA y sus herramientas deben ser un producto licenciado, por lo cual no debe ser basado en software libre ni en GNU. Para el SIGDEA y sus herramientas se debe otorgar licencia de uso a favor de la PGN, a perpetuidad y para un número ilimitado de usuarios. El código fuente de los productos generados a partir del SIGDEA y sus herramientas serán de propiedad de la PGN. El licenciamiento de uso y garantía del sistema operativo, el motor de la base de datos y de las herramientas y servicios que contenga el SIGDEA, será a favor de la PGN a perpetuidad, con soporte de garantía por 3 años luego de la firma del acta de recibo a satisfacción de la solución implementada a nivel nacional.
Derechos de autor	El contratista liberará de toda responsabilidad a la PGN, respecto de las acciones que sean entabladas por terceros frente a la violación de derechos de autor, patentes o marcas registradas de los productos y servicios objeto de la presente licitación. El objeto del presente proceso de selección, incluye la transferencia de licencia de uso a perpetuidad a favor de PGN del software y hardware, al momento de finalizar la fase de implementación de la Solución.
Continuidad	El Contratista debe garantizar en su propuesta que en los tres (3) años siguientes a terminación de la garantía del SIGDEA y sus herramientas en la Procuraduría General de la Nación, no descontinuará ni sacará de línea el sistema. Cuando así suceda, o el sistema sea remplazado en su totalidad, el Contratista debe comprometerse expresamente a que seguirá prestando a la Procuraduría General de la Nación los servicios de soporte y garantía a dicho producto, en las condiciones contractuales contempladas en el presente estudio, por un período mínimo de cinco (5) años más, sin generar costos adicionales.

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	El Contratista se compromete a informar a la Entidad, mínimo con dos (2) años de anticipación, la decisión de descontinuar o sacar de línea el sistema.
Mantenimiento	La garantía anual se pactará como el cinco por ciento (5%) del valor del licenciamiento del SIGDEA pactado en el contrato producto del presente proceso licitatorio. El valor de la hora para personalizaciones no podrá superar el valor del promedio de las horas de los sistemas SIAF Recursos Humanos, SIAF-Almacén, Strategos, Framework del CMS del Portal y la Intranet, SIRI y SIM, vigente para la fecha en que se pueda realizar el contrato de garantía y personalización del SIGDEA.
Instalación, Diseño, configuración, migración, implantación y entrega a satisfacción de la solución ofrecida. Entiéndase como solución ofrecida la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos	El contratista deberá realizar la instalación de la herramienta de desarrollo, del SIGDEA, de sus herramientas, del sistema operativo, del motor de base de datos. Si durante el período de instalación de los mismos se presentan defectos de software, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos.
	El contratista deberá realizar el análisis y diseño para la implementación del SIGDEA personalizado para la PGN, partiendo de las mejores prácticas del modelo DEBE SER, ajustado a las necesidades de la PGN y a la normatividad vigente en el tema de gestión documental y cero papel, teniendo en cuenta: o Situación actual o Integración con Sistemas de la PGN y externos o Ayuda en línea o Reconocimiento óptico de caracteres o Diagnóstico documental o Inventarios documentales o Elaboración de TRD o Elaboración de TVD o Depuración documental o Casos de uso para cada procedimiento que se establezca o Documentación del análisis y diseño de sistema de información de gestión documental
	El contratista debe definir, documentar y ejecutar un plan de pruebas para corroborar las bondades del diseño propuesto, el cual deberá ser aprobado por el (los) supervisor(es) del contrato y el gerente del proyecto por parte de la PGN para iniciar la implementación.
	El contratista debe implementar el diseño y la configuración aprobados por el (los) Supervisor (es) y el Gerente del Proyecto por parte de la PGN, ejecutando las políticas de seguridad necesarias que garanticen el correcto funcionamiento de la herramienta de desarrollo y de la solución adquirida.
	El contratista deberá entregar toda la solución (SIGDEA, sus herramientas, sistema operativo, motor de base de datos) en correcto funcionamiento y a satisfacción del (los) Supervisor(es) del contrato y del Gerente del Proyecto por parte de la PGN.
	El contratista debe documentar plenamente el proceso de análisis, diseño, desarrollo, Implementación, pruebas, configuración, instalación y puesta en producción.
Capacitación	El contratista deberá dictar los siguientes cursos:  Capacitación funcional sobre el SIGDEA a los funcionarios de la PGN de la sede central (Bogotá) y catorce (14) Procuradurías Regionales con sus respectivas Procuradurías Provinciales y Procuradurías Judiciales; para que los funcionarios puedan manejar el sistema, en intensidad de cuarenta (40) horas en grupos de máximo veinte (20) funcionarios. (Ver cuadro anexo).  Capacitación técnica sobre la herramienta de desarrollo del sistema

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	de Gestión Documental, para mínimo doce (12) funcionarios de la PGN de mínimo sesenta (60) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación técnica sobre la solución ofrecida del Sistema de Gestión Documental, para mínimo doce (12) funcionarios de la PGN de mínimo sesenta (60) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación técnica sobre el sistema operativo sobre el cual correrá la aplicación ofrecida, para mínimo doce (12) funcionarios de la PGN de mínimo sesenta (60) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación técnica sobre el motor de base de datos sobre el cual se almacenarán los datos de la solución ofrecida, para mínimo doce (12) funcionarios de la PGN de mínimo sesenta (60) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación técnica sobre la herramienta Vmware Troubleshooting Workshop 5.1. para mínimo (3) funcionarios de la PGN de mínimo cuarenta (40) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación técnica sobre la herramienta Vmware Vsphere Design Workshop 5.X. para mínimo (3) funcionarios de la PGN de mínimo cuarenta (40) horas, en la ciudad de Bogotá.  En la etapa de análisis y diseño de requerimientos, el contratista debe brindar los siguientes cursos:  Capacitación sobre PMI-PMBOK, para mínimo a veinte (20) funcionarios de la PGN, con una intensidad horaria de sesenta (60) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación sobre RUP, para para mínimo a veinte (20) funcionarios de la PGN, con una intensidad horaria de cuarenta (40) horas, en la ciudad de Bogotá.  Capacitación sobre UML, para para mínimo a veinte (20) funcionarios de la PGN, con una intensidad horaria de cuarenta (40) horas, en la ciudad de Bogotá. Para todos los cursos de capacitación, se deberán entregar los respectivos certificados de asistencia, material de estudio y refrigerios. Las capacitaciones deben ser realizadas por uno o varios instructores certificados por el fabricante en las herramientas adquiridas, Los sitios de realización de la capacitación y el desplazamiento de los funcionarios a las sedes de capacitación a nivel nacional, serán proporcionados por la PGN. Para las capacitaciones en la ciudad de Bogotá, el contratista debe proveer los sitios y medios tecnológicos (se requiere VideoBeam en las aulas y un computador por cada persona. El contratista debe entregar al (los) supervisor(es) del contrato la documentación que registre el desarrollo de la capacitación, en la que se incluyan la agenda, los temas, los asistentes y las presentaciones de los temas en medio magnético. Si durante la prestación del servicio, se presenta una situación que amerite el cambio de las personas del equipo de trabajo, sustentada por alguna de las partes, el contratista se obliga a cambiar el personal, cumpliendo con los perfiles mínimos en el equipo mínimo de trabajo exigido por la PGN El horario de instrucción será acordado para su realización en jornada diurna de 8:00 AM a 12:00 M y en instalaciones cercanas a la PGN.
Garantía	El contratista deberá anexar certificación del fabricante donde conste que garantiza la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos contra defectos de fabricación, por un término no inferior a tres (3) años y en la modalidad ON SITE (3 años en sitio y 3 años en mano de obra). Se exige que los tiempos de garantía sean contabilizados a partir de la firma del acta de recibo a satisfacción de la solución implementada a nivel nacional
Soporte Técnico	Disponibilidad: La disponibilidad de soporte y mantenimiento para los productos debe ser

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 M y de 1:00 PM a 5:00 PM. En caso de requerirse en días y horarios no laborales, el contratista deberá dar el servicio solicitado.
	Niveles de atención y tiempos de respuesta  El contratista debe contar con un servicio que permita la atención y recepción de los requerimientos solicitados por la PGN. Para ello debe indicar el número telefónico de atención en Bogotá.  Ante un requerimiento de soporte por parte de la PGN, el contratista se obliga a atender y diagnosticar este requerimiento en un tiempo de respuesta no superior a 4 horas y solucionarlo (dejar en estado operativo normal la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos) dentro de las 4 horas siguientes a la solicitud.  El contratista deberá prestar el servicio de soporte telefónico o a través de la Web o por correo electrónico en la administración, configuración, resolución de problemas de software para la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, de manera ilimitada durante el tiempo de garantía de todo el sistema.  Todo soporte técnico que requiera apagado del equipo donde se encuentre instalada la solución implementada deberá ser coordinado previamente con el (los) supervisor (es) del contrato, con el fin de no generar traumatismos en la normal prestación de los servicios de la PGN.  Los costos en que incurra el contratista para atender cualquier solicitud de soporte, mantenimiento correctivo o preventivo, ya sea mano de obra, traslados, e insumos necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de la herramienta de desarrollo y la solución implementada, durante la ejecución y el período de soporte y garantía de estos software, correrán por cuenta del contratista, por lo tanto, no tendrá costo adicional para la PGN.
	El contratista deberá informar oportunamente sobre las vulnerabilidades que afecten la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, aplicando los correctivos necesarios ajustándose al modelo de seguridad implementado en la PGN, durante el periodo de ejecución del contrato y el tiempo de garantía ofrecido.
	Durante la ejecución del contrato y su periodo de garantía, el contratista debe estar presente en los despliegues en producción, apoyar técnicamente a la PGN en el despliegue, verificar que el despliegue sea satisfactorio, y si en pruebas funciona y no en producción dar las recomendaciones técnicas y realizar los ajustes a que haya lugar para que en producción el despliegue funcione.
	Durante la ejecución del contrato y su periodo de garantía, los despliegues a producción deben realizarse a solicitud del supervisor del contrato en fecha y hora acordada con el administrador del servidor, los cuales deben realizarse antes de 8 am y luego de 5:00 pm en días laborales; y en los días no laborales en hora fijada por el supervisor y el administrador del servidor.
	Durante la ejecución del contrato y su periodo de garantía, ante el evento de cualquier caída del servicio del sistema y/o de su base de datos el contratista debe hacerse presente en la PGN a más tardar dentro de la hora siguiente en que se presentó el evento, para dar apoyo a la PGN en el restablecimiento del servicio, realizando el respectivo informe. En caso que el (los) supervisor (es) del contrato estime que no es necesaria la presencia del contratista, el contratista debe estar disponible vía telefónica o por celular para dar el soporte a la PGN en el momento en que se le solicite, teniendo en cuenta que es un servicio web que debe

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	estar disponible las 24 horas. Para lo cual el contratista a la firma del contrato deberá indicar el nombre de o de los ingenieros para este soporte, y sus datos de contacto, incluyendo su email, en caso que también se requiera que indique por email algún tipo de soporte.
Características de los mantenimientos correctivos	Durante el período de garantía el contratista deberá realizar todos los mantenimientos correctivos que sean necesarios para mantener en funcionamiento la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos
	El contratista debe proveer e instalar las actualizaciones del software, cada vez que se liberen nuevas versiones, durante el tiempo de ejecución del contrato y el tiempo de garantía ofrecido de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos.
	El contratista debe entregar en medio magnético las versiones completas de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos para el uso, administración y monitoreo del sistema.
Características de los mantenimientos preventivos	El contratista deberá realizar una (1) visita de mantenimiento preventivo, cada tres (3) meses, durante el periodo de la garantía.
	Las fechas de mantenimientos preventivos deberán ser acordadas previamente con el (los) supervisor (es) del contrato, garantizando el normal funcionamiento y aseguramiento de la continuidad de la prestación de los servicios.
	Para fijar las fechas realización de los mantenimientos preventivos, el contratista debe entregar un plan de trabajo al (a los) supervisor (es) del contrato, donde especifique todas las tareas a realizar, las fechas de realización de los mantenimientos y los recursos requeridos por él, así como los recursos que deben ser provistos por la PGN., el cual deberá ser aprobado por la supervisión del contrato para su ejecución.
	El contratista debe proveer todos los traslados, insumos, mano de obra, y herramientas necesarias para prestar el servicio de mantenimiento preventivo requeridos para este servicio para el diagnósticos respectivo.
	El contratista debe verificar la correcta operación de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, antes de iniciar el mantenimiento preventivo.
	El contratista debe realizar el diagnóstico de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, que garanticen su normal funcionamiento.
	Si en el diagnóstico se detectan partes defectuosas o próximas a presentar fallas, de inmediato el contratista debe informar al (a los) supervisor (es) del contrato y proceder a solicitar el remplazo de la misma.
	El contratista debe suministrar un reporte escrito de cada visita, consignando las recomendaciones para obtener el mejor desempeño de la herramienta de desarrollo y la solución implementada, el cual debe ser firmado de aceptación por la persona encargada o al supervisor del contrato.
	Si el contratista detecta alguna anomalía debe ser informada inmediatamente al (los) supervisor(es) del contrato.
	El contratista debe garantizar que los ajustes se realicen en un horario donde no se interrumpa la normal prestación del SIGDEA.
	El contratista debe revisar la configuración, parametrización y correcto funcionamiento de la herramienta de desarrollo de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos.
	El contratista debe verificar e implementar la actualización de la herramienta de desarrollo de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, y

CARACTERÍSTICA	REQUISITO MÍNIMO
	cuando sean liberadas nuevas versiones durante la vigencia y garantía del contrato, y coordinar con el (los) supervisor(es) del contrato que la instalación de las mismas no impliquen traumatismos en la normal prestación de servicios de la PGN.
Características de la garantía	Todos los insumos, herramientas, mano de obra, traslados correrán por cuenta del contratista, para hacer efectivas las garantías de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos
	Durante el periodo de garantía, se debe dar soporte y mantenimiento a nuevas solicitudes, las cuales se entenderán como personalizaciones y se harán a través de un formato de requerimientos, que permitirá llevar un control sobre los mismos, con la autorización previa del (los) supervisor (es) del contrato.
	Durante el periodo de garantía, el contratista debe proporcionar en sitio dos (2) ingenieros para el soporte técnico y funcional de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos de Sistema.
Mejoras tecnológicas	Sí al momento de la entrega de los bienes que forman parte de la solución, han sido liberados nuevos productos (de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos) con características superiores a los ofrecidos, ellos deberán entregados, previo visto bueno del (los) supervisor (es) del contrato, sin costo adicional alguno.
Actualizaciones	El contratista deberá proporcionar todas las actualizaciones que se liberen de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, garantizando que permanezcan actualizados a la última versión, con todos sus parches (si así se requiere) durante los tres (3) años del período de garantía.
Catálogos	El contratista deberá suministrar junto con la oferta los catálogos correspondientes a la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos, los cuales se requieren para precisar y soportar las características técnicas de los bienes objeto de este proceso contractual. Dichos catálogos deberán estar en idioma español. Los contratistas deben indicar el número de la página del catálogo donde se puede verificar la información, la que además deberá ser resaltada o subrayada en el catálogo.
Centros de servicio	El contratista deberá allegar la información del centro de servicio que en la ciudad de Bogotá D.C. pertenezca al fabricante, propio o de terceros, debidamente certificado o avalado por escrito por el fabricante, que ofrezca para la atención de la garantía ON SITE de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos. Para esto debe relacionar la dirección, teléfono, nombre del contacto y nombre del centro de servicio. La PGN se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el contratista. De igual manera, debe informar el procedimiento para el reporte y atención a la solicitud de garantía y servicios, el cual deberá ajustarse a lo señalado en el numeral Garantía, anteriormente enunciado.

Plan de Entrega y Cumplimiento

CARACTERÍSTICAS	Folio(s) de la propuesta
Instalación y entrega de licencias y de servidores	A partir de la suscripción del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días para entregar las licencias de sistema operativo, servidores, motor de base de datos y SIGDEA y sus herramientas, e instalarlas en la PGN en Bogotá en la carrera 5 No. 15-

CARACTERÍSTICAS	Folio(s) de la propuesta
	80 piso 5°. La entrega se realizará en el Almacén y la Instalación en el Datacenter. Si durante el período de instalación de las licencias, se llegaren a presentar fallas en el funcionamiento de las mismas, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos.
Análisis y Diseño de requerimientos, Gestión del cambio y parametrización del sistema	A partir del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario para parametrizar e implementar el SIGDEA, en la Oficina de Sistemas de la XXX, xxxxxxx 0 Xx. 00 – 00 xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X. Si durante el período de parametrización y adecuación a las necesidades de la PGN, la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos se llegaren a presentar fallas en el funcionamiento de los mismos, el contratista deberá proceder a cambiar el bien o los bienes defectuosos. A partir de la suscripción del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario para realizar el análisis y diseño de requerimientos y entregar toda la documentación relacionada a la misma, junto con el diseño propuesto: 1. Documento de la situación actual de la PGN con respecto al manejo de la correspondencia y la GD en general 2. Documento de diseño para integración con los sistemas internos de la PGN y con la VUD 3. Documento de diseño de la ayuda en línea brindada por SIGDEA 4. Documento de implementación de un esquema para el reconocimiento óptico de caracteres OCR 5. Documento con el PGD de la PGN, de acuerdo a la normatividad vigente y al SGC de la Entidad. 6. Inventarios Documentales de la PGN 7. Documento con Ajustes y actualización de TRD para la PGN 8. Documento con Ajustes y actualización las TVD para la PGN. 9. Documento con conceptos técnicos sobre condiciones de conservación documental para la PGN que incluya:  Condiciones de seguridad industrial, administración de riesgos y salud ocupacional en archivos, bibliotecas y centros de documentación.  Documento de desarrollo de protocolos en diferentes temáticas: limpieza documental, traslado, descarte de documentos, manipulación de documentación con biodeterioro, almacenamiento, sistemas de agrupación, mobiliario, etc., acordes con la necesidad de cada archivo e institución  Documento de Diseño y adecuación de edificios, en relación con las condiciones de conservación documental y dotación de mobiliario, para archivos en cualquier soporte  Documento de recomendaciones para infraestructura logística de almacenamiento, conservación, disposición y acceso de documentación física, con base en el acuerdo 037 de 2002 y normas concordantes. 10. Documento que consigne las mejores prácticas con relación a la organización física del archivo documental de acuerdo a las normas legales vigentes. 11. Documento de diagnóstico documental en la PGN 12. Documento de depuración documental en la PGN 13. Documento de Procesos y procedimientos que involucra la GD teniendo en cuenta el nuevo SIGDEA y el SGC de la PGN 14. Casos de uso para cada procedimiento que se establezca basados en la metodología RUP/UML. 15. Documento que contenga análisis y diseño de SIGDEA. 16. Documento con la política de digitalización para la PGN 17. Documento Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos 18. Documento de estructura para metadatos (precisar conforme a la norma vigente) a utilizar en la PGN 19. Documento con recomendaciones para el dimensionamiento del espacio en servidores y para el almacenamiento de los archivos y su seguridad. 20. Documento de gestión ambiental teniendo en cuenta el Sistema de Gestión Ambiental de la PGN (Resolución 136 xx xxxx 04 de 2005, sello Ambiéntate) y la política xx xxxx papel para el SIGDEA de la PGN. 21. Documento con procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento de documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las características de seguridad de servidores y directorios. 22. Documento con procedimiento de seguridad para acceso y almacenamiento de

CARACTERÍSTICAS	Folio(s) de la propuesta
	documentos, teniendo en cuenta los perfiles de usuarios, las características de seguridad de servidores y directorios. Documento de gestión de cambio, que incluya como mínimo el ciclo emocional del cambio, sensibilización y adecuación al nuevo SIGDEA en la PGN, la estrategia de publicidad y los materiales el reforzamiento de la cultura de utilización del Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico. Informe consolidado que contenga los resultados de las actividades realizadas durante en el proceso de Gestión del Cambio, con los soportes de dichas actividades (actas, planillas de asistencia, temarios, lista de convocados, lista de asistentes reales, actas de entrega de los recordatorios). Diseño, diagramación de documentos digitales. 4000 unidades de diferentes variedades (mugs, calendarios, llaveros, termos, portapapeles, esferos, memorias USB, paraguas, gorras, libretas y planeadores) 23. Certificados y listas de asistencias a los cursos de los funcionarios de la PGN, que el contratista debe brindar. Documento que contenga política de asignación xx xxxxxxx humano de acuerdo al perfil requerido para su usabilidad, mejores prácticas en el tema de seguridad industrial, administración de riesgos y salud ocupacional que implican las actividades y tareas repetitivas a cargo de los operadores del SIGDEA.
Implementación, y Entrega a satisfacción de la solución	A partir de la firma del acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de treinta (30) días calendario para la entrega e instalación de las licencias de sistema operativos, base de datos de servidores y de la solución ofrecida. La instalación se debe realizar para esta primera etapa en servidores de pruebas proporcionados por la PGN
	A partir de los ciento ochenta (180) días calendario de firmada el acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de ciento ochenta (180) días calendario para el desarrollo, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en funcionamiento del SIGDEA, sus herramientas, sistema operativo y motor de base de datos, en la ciudad de Bogotá D.C y en una (1) regional piloto (Procuraduría Regional, Provinciales y Judiciales), esto de acuerdo con el cronograma que se establezca al firmar el acta de inicio para la realización de estas labores.
	A partir de los cuatrocientos (360) días calendario de firmada el acta de inicio, el contratista contará con un plazo máximo de doscientos setenta (270) días calendario para el desarrollo, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en funcionamiento del SIGDEA y sus herramientas, en trece (13) regionales (Procuraduría Regional, Provinciales y Judiciales) restantes, esto de acuerdo con el cronograma que se establezca al firmar el acta de inicio para la realización de estas labores.
	En ningún caso el plazo máximo de ejecución del contrato superará los seiscientos treinta (630) días calendario contados a partir del día siguiente a la fecha de suscripción del acta de inicio del contrato.
	El contratista sin costo adicional para la PGN, realizará todas las pruebas necesarias para comprobar el correcto montaje, conexión y condiciones para el adecuado funcionamiento de la herramienta de desarrollo, el SIGDEA, sus herramientas, el sistema operativo y el motor de base de datos. Estas pruebas serán coordinadas por el (los) supervisor (es), quien (es) elaborará (n) junto con el contratista los informes correspondientes. Dichas pruebas no eximen al contratista de las garantías que se exigen para los elementos de toda la solución.
	La PGN podrá rechazar los bienes o la parte de ellos que no hubieren pasado alguna prueba o inspección o que no se ajusten a las especificaciones. En estos casos, el contratista remplazará los bienes o la parte rechazada y llevará a cabo las modificaciones necesarias para que los bienes suministrados se ajusten a las especificaciones ofrecidas, todo ello sin costo alguno para la PGN, en un plazo establecido de común acuerdo y con la autorización de la supervisión del contrato. El contratista deberá, además, efectuar nuevamente y sin costo alguno para la Procuraduría General de la Nación las pruebas y/o inspecciones requeridas

CARACTERÍSTICAS	Folio(s) de la propuesta
Capacitación	Efectuar la capacitación en los términos y condiciones señalados en el presente documento.

Confidencialidad

CARACTERÍSTICA

Folio(s) de la propuesta

Confidencialidad sobre el manejo de la información

Dada la naturaleza de las actividades a realizar en desarrollo del objeto contractual, el contratista debe garantizar la preservación de la integridad y confidencialidad de la información institucional a la cual llegare a tener acceso directamente o por intermedio de terceros; en tal virtud, adoptará todas las medidas que sean necesarias para impedir su duplicación, sustracción, divulgación, alteración, ocultamiento o utilización indebida y suscribirá con la PGN el documento “ACTA PARA LA DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD E INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN” junto con el acta de inicio.

Equipo Mínimo de Trabajo con el que debe contar el contratista para la ejecución del contrato

CARACTERÍSTICA

Folio(s) de la propuesta

Personal calificado

El contratista deberá contar como mínimo con el siguiente grupo de trabajo para realizar el análisis, diseño, desarrollo, instalación, configuración, parametrización, implementación, pruebas y puesta en producción de la solución ofrecida. Las hojas de vida de estos profesionales con sus respectivos soportes (Titulo, acta de grado, T.P., Certificaciones, etc.) se entregarán en un plazo de (5) cinco días hábiles contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato. Gerencia de Proyecto Cantidad: Uno (1). Profesional universitario con especialización en Gerencia de Proyectos o afines, con tres (3) años de experiencia en la gerencia, dirección o coordinación en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar, y con certificación en PMP. Ingenieros: Cantidad: Siete (7). Tres (3) Ingenieros de Sistemas certificados por el fabricante de los productos adquiridos, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Al menos dos (2) de los ingenieros de sistemas el grupo de trabajo deberá estar de tiempo completo de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 M y de 1:00 PM a 5:00 PM y en horarios no hábiles fijados de común acuerdo entre las partes, en las instalaciones de la PGN, Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 Xxxx 0x, Xxxxxx, durante el análisis, diseño, instalación, puesta en marcha de la solución y el periodo de garantía. Dos (2) Ingenieros Industriales, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar, y al menos uno de ellos, deberá tener especialización en Calidad. Un (1) Ingeniero Ambiental, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Un (1) ingeniero en Gestión de Documentación o afín, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Archivista y Bibliotecólogo: Cantidad: Dos (2) Profesional universitario en Bibliotecología, Ciencias de la Información,

CARACTERÍSTICA

Folio(s) de la propuesta

Sistemas de Información Bibliotecología y Archivística, Ciencias de la Información, Bibliotecología Archivística y Documentación, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Al menos uno (1) de los Archivistas y Bibliotecólogos deberá estar de tiempo completo de lunes a viernes de 8:00 AM a 12:00 M y de 1:00 PM a 5:00 PM y en horarios no hábiles fijados de común acuerdo entre las partes, en las instalaciones de la PGN, Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 Xxxx 0x, Xxxxxx, durante el análisis, diseño, instalación y puesta en marcha de la solución. Diseñador Gráfico: Cantidad: Uno (1). Profesional universitario en Diseño Gráfico, Publicidad o afines, con un (1) año de experiencia en el diseño involucrado en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Durante la ejecución del contrato, se requiere personal en sitio, que apoye las labores de radicación y escaneo de documentos en la División de Registro, Control y Correspondencia con el siguiente perfil: Digitadores: Cantidad: Cuatro (4). Bachilleres con conocimientos en el manejo de sistemas de ofimática. Se entienden por proyectos similares aquellos que involucran la implementación de un sistema de gestión documental. En cualquier momento de la ejecución del contrato los supervisores podrán solicitar cambio de las personas que considere no satisfacen los requerimientos necesarios para desarrollar adecuadamente el objeto a contratar. Dentro de las instalaciones de la PGN el grupo de trabajo del contratista deberá portar su carné en un lugar visible. Si alguna de las personas que realizarán la implementación de la solución se retira del proyecto por causas debidamente sustentadas ante el supervisor del contrato, el contratista deberá presentar las nuevas personas previa validación de los requisitos aquí solicitados.