Operatoría de NCS Laboral para comunicar la formación a Grupo2000
Operatoría de NCS Laboral para comunicar la formación a Grupo2000
El contrato de formación permite que el trabajador adquiera la formación necesaria para desarrollar un determinado puesto de trabajo mediante un sistema dual de trabajo y formación.
Previamente a realizar este tipo de contratación la empresa de formación debe de solicitar la autorización para realizar dicha formación al XXXX (Servicio público de empleo). Los requisitos para acceder a este tipo de contratación son:
a. Se podrá realizar con trabajadores entre 16 y 25 años con carácter general o cualquier trabajador con una minusvalía reconocida de al menos el 33%.
b. No debe de tener estudios oficiales relacionados con el puesto de trabajo que desarrollará.
c. Y debe estar inscrito como demandante en la oficina de empleo.
d. Esta contratación podrá tener una duración entre 1 y 3 años y siempre a jornada completa.
e. Por otra parte, la empresa podrá realizar esta contratación siempre y cuando no tenga ningún tipo de deuda con la AEAT o Seguridad Social.
f. No tener ninguna sanción por la realización de despidos improcedentes a trabajadores bonificados
g. y debe de poner a disposición del trabajador formativo un tutor que le guíe en su formación.
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Para facilitar el proceso de solicitud de la formación y registro de la documentación, el programa NCS Laboral le ofrece conexión directa con la base de datos de la empresa de Formación Grupo 2000. Esta conexión permite al usuario de NCS comunicar mediante nuestra aplicación la realización de los contratos de formación.
Vamos a pasar a explicar la operatoria de la aplicación. El proceso es muy sencillo, pero también es cierto que hay una serie de datos obligatorios sin los cuales no podrá realizar el envío de la solicitud de formación. Vamos a repasar por orden las pantallas donde debemos grabar datos.
A. DATOS DE LA ASESORIA
A.1. Asesoría
Acceso: Aplicación Entorno Asesorías/ opción de Configuración/ Pestaña de Datos de Asesoría.
Deben de estar rellenos los campos de la asesoría, nombre, CIF, email, domicilio completo, teléfono y fax.
A.2. Persona de contacto
Acceso: Aplicación de Laboral/ Barra de menús/ asesoriaweb/ Datos Asesoría.
Debe de seleccionar en la lupa la persona de contacto de la asesoría con Grupo2000 tal y como se muestra en la imagen.
B. ALTA DE LA EMPRESA
B.1. Datos del convenio
Acceso: Aplicación de Laboral/ 1.- Datos Generales/ 4.- Convenios.
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Debe de grabar en el campo Jornada h/año, la jornada anual establecida en el convenio colectivo.
B.2. Alta de la empresa
Acceso: Aplicación de Laboral/ 1.- Datos Generales/ 1.- Empresas.
Debe de dar de alta la empresa, grabando obligatoriamente NIF o CIF, razón social, nombre y DNI del representante de la empresa, dirección completa de la empresa, teléfono, actividad económica, cuenta de cotización de Formación, cuenta bancaria, Tlf. De contacto y e-mail.
C. ALTA DEL TRABAJADOR
C.1. Datos del trabajador
Acceso: Aplicación de Laboral/ 1.- Datos Generales/ 2.- Empleados
Se debe de dar de alta al trabajador en la empresa grabando los datos que a continuación se detallan en las distintas pestañas:
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Pestaña Historial. Tipo de documento, fecha de nacimiento, NAF, dirección completa, tlf y correo electrónico.
Pestaña Cotización/IRPF. Indicar el grupo de cotización. Para trabajadores con contrato de formación será siempre el 10.
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Pestaña Contrato. Grabar el código de contrato (código 421) y subcódigo correspondiente dependiendo de si el contrato es bonificado o no, fecha de inicio del contrato*, nivel formativo, puesto de trabajo, actividad formativa NCS y datos del tutor**.
*La fecha de inicio del contrato, será una fecha ficticia posterior a la fecha de envío de la solicitud del contrato. Una vez autorizada la formación, se modificará la fecha de alta indicando el alta real del trabajador.
**En relación a los datos del tutor (persona perteneciente a la plantilla de la empresa, elegida por ésta para hacerse cargo de la formación del trabajador), es importante tener en cuenta que además del campo de experiencia y formación que se visualiza en la ficha del empleado, el tutor*** debe de tener grabado tanto su tlf. de contacto como dirección de correo electrónico en la pantalla de Terceros.
Pestaña Indicadores. Marcar la opción de reducción automática xxx xxxxxxx en el caso de que quiera que el programa le reduzca el salario en función de la jornada efectiva de trabajo.
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Pestaña Bonificaciones. Fecha de inicio de la bonificación del contrato (corresponderá con la fecha de inicio del contrato), fecha de inicio de la bonificación por las horas de formación, número de horas de formación en la casilla correspondiente dependiendo de que sea formación presencial o a distancia, número de horas de tutoría y tipo de tutoría. Y en el caso de estar inscrito en el Sistema de Garantía Juvenil, marcar la opción de la inscripción.
C.2. Datos del centro de trabajo
Acceso: Acceso: Aplicación de Laboral/ Barra de menú/ General/ Áreas
En el caso de que la empresa tenga distintos centros de trabajo y el trabajo inicie su formación en un centro de trabajo distinto al principal de la empresa. Tendrá que dar de alta en la pantalla de Áreas el centro con su dirección, para asignárselo posteriormente al trabajador en su ficha.
Una vez grabado, asignar el centro en la ficha del empleado, pestaña de Indicadores.
D. COMUNICACIÓN CON GRUPO2000
Pantalla de Formación Grupo2000
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Acceso: Menú principal de laboral/ Barra de menús/ Contratos/ Contratos/ Formación Grupo 2000 o desde la misma pantalla del empleado/ botón “Acceso a…” /Formación Grupo2000.
Una vez abierta la pantalla los pasos a seguir son:
D.1. Para enviar la preinscripción
Añadir, pulsando el botón , el registro de la empresa y trabajador del que se va a solicitar la formación indicando la fecha de solicitud de la formación. En la parte inferior de la pantalla debe de poner, fecha de inscripción en el SEPE del trabajador como demandante de empleo, vacaciones estimadas y el horario tanto de formación como de trabajo.
Una vez grabados todos los datos, pulse en el botón “Enviar Preinscripción” para el envío de la solicitud.
El programa le pedirá adjuntar DNI y título de la formación del trabajador digitalizado (ambos documentos en formato pdf).
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Al aceptar aparecerá la ventana de búsqueda para localizar el documento o los documentos para su envío.
O pulsando cancelar seguirá con el envío de la solicitud sin adjuntar el documento solicitado.
Finalmente, aparecerá el siguiente texto para indicar que el proceso se ha realizado correctamente:
A partir de este momento en la pantalla Formación Grupo2000, utilizando el botón podrá consultar en cualquier momento el estado de la solicitud enviada. Los posibles estados que puede ver en pantalla son:
• Sin Determinar: Esta grabado el registro pero el asesor no ha llegado a realizar el envío.
• Solicitado: La solicitud ha sido enviada.
• Autorizado: Esta aprobada la formación ya sea por respuesta xxx XXXX o por silencio administrativo.
• Denegado: Indica que el SEPE ha rechazado la solicitud enviada.
• Tramitado: Indica que la solicitud esta tramitada. En este momento es cuando se debe de dar de alta al trabajador en TGSS y formalizar el contrato de trabajo.
• Activo: Una vez realizado el alta del trabajador en la TGSS y registrado el contrato de trabajo en el SEPE (mediante la aplicación contrat@), el asesor comunicará a Grupo2000 el Alta del contrato de formación y documentación anexa.
D.2. Formalización del contrato
Seguidamente debe enviar el contrato de trabajo mediante un fichero xml al contrat@. Para ello accederá a la pantalla de Contratos de Trabajo.
D.2.1. Alta del contrato
Acceso: Aplicación de Laboral/ 4.- Gestión contratos/ 1.- Contratos.
En la pantalla deberá en primer lugar, localizar la empresa y trabajador, después editar el contrato para rellenar las cláusulas del mismo, utilizando el botón . Se abrirá el contrato en formato pdf que el asesor debe de cumplimentar. Una vez terminado, al cerrar la aplicación de NCS Laboral guardará los cambios y podrá editar el Anexo I (Acuerdo para la actividad formativa), seleccionando el anexo en la pantalla de Contratos y pulsando el botón “Editar Anexo Seleccionado”.
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Una vez realizados estos pasos ya podrá generar el fichero xml para su comunicación al contrat@ utilizando el botón .
D.2.2. Alta del trabajador en TGSS
Registrado el contrato, podrá gestionar el alta mediante fichero AFI. Para generarlo debe de entrar en la pantalla de los Partes de alta/ baja o comunicación.
Acceso: Menú principal de Laboral/ 3.- TA, altas, bajas/ 1.- TA-2
D.3. Envío Contrato y documentación anexa a Grupo2000
Una vez realizados estos procesos, debe volver a la pantalla de Comunicación con Grupo2000 para enviar mediante la opción “Enviar Alta Contrato” la siguiente documentación necesaria para poder iniciar el curso de Formación.
Al entrar debe de seleccionar al trabajador y pinchar en el botón
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ue le
Toda esta documentación Grupo2000 la habrá enviado al asesor una
abrirá la ventana donde generará el fichero AFI pulsando el botón “Aceptar” para su posterior envío mediante la aplicación SILTRA.
vez autorizado el curso de formación para el trabajador, mediante correo electrónico. Se debe de imprimir para entregar a la empresa para firmar y posterior presentación en el SEPE. Una vez firmada y sellada, se escaneará para enviar mediante la opción de “Enviar Alta de Contrato”.
• Autorización de pago firmada.
• Contrato 421 firmado y registrado.
• Anexo I firmado.
• Anexo III firmado.
• Declaración responsable de la empresa.
• Declaración responsable del trabajador.
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• Instancia de autorización firmada.
D.4. Comunicación baja del contrato
En este caso deberá dar de baja al trabajador en la ficha del empleado
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Una vez grabada la fecha se generará desde la pantalla del TA2-S, botó l fichero AFI de baja para comunicar mediante la aplicación SILTRA. Una vez gestionada la baja, en la pantalla de Comunicación con Grupo2000, debe comunicar la baja del contrato mediante la opción. A esta comunicación deberá adjuntar en formato pdf el documento TA2-S de la baja.
D.5. Comunicación baja por IT
En este caso, se gestionará desde la pantalla de Incapacidades Temporales.
Acceso: Menú principal de Laboral/ 1.- Datos Generales/ 3.- Incidencias.
Una vez grabada la Incapacidad Temporal en la pantalla de Incidencias, tendrá que proceder a comunicar a Grupo2000 mediante la opción de “Enviar Baja por It” la baja del trabajador. Seguidamente el programa le pedirá mediante un mensaje el parte de baja médica escaneado y en formato pdf.
Al aceptar, aparecerá la ventana para localizar el documento y adjuntarlo al envío.
Adjuntado el documento y finalizado el envío aparecerá el mensaje:
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El proceso para comunicar el parte de alta del trabajador será idéntico una vez grabada la fecha de alta en la pantalla de las Incapacidades Temporales.