SIPI -Módulo del Fondo Documento de Requerimientos Edesa S.A.
SIPI - Módulo del Fondo |
Edesa S.A. |
1. DEFINICIONES
1.1 Convenio Marco
Es el convenio en el Sistema SIPI, el cual representa la agrupación de contratos / convenios por prestador.
Se caracteriza por tener un nombre.
1.2 Convenio Prestador ó Contrato
Es el medio por el cual se establece una relación entre el Convenio Xxxxx y el prestador. En él, se establece la cantidad de beneficiarios que el prestador podrá atender.
También se puede conocer como contrato en el Sistema SIPI.
Un prestador podrá tener 1 ó más “Convenio Prestador” asociados.
1.3 Cupos máximos por Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Los cupos máximos son la cantidad de beneficiarios que al prestador le han sido asignados para la atención en un Convenio Prestador.
1.4 Cupos Viabilizados por Sede
Son la cantidad de cupos aprobados en función de la infraestructura, por el grupo de apoyo, en una sede. Debido a que una sede puede prestar atención a diversos Convenios Prestador, es necesario que estos cupos se manejen por Convenio Prestador.
Los cupos viabilizados de las sedes asociadas a un Convenio Prestador no pueden ser mayores a los cupos máximos en ese Convenio Prestador.
1.5 Niños en alistamiento
Los niños en alistamiento corresponden a los beneficiarios que se encuentran en una sede la cual se encuentra en periodo de alistamiento. Estos niños no están siendo atendidos en el momento, por lo cual no se paga su atención.
1.6 Niños Registrados
Los niños registrados son los beneficiarios que a una fecha dada se encuentren con estado registrado en el SIPI. Estos niños corresponden a los beneficiarios que a esa fecha están siendo atendidos.
Dentro de la minuta corresponden a los niños aprobados.
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Los niños pasarán a registrados cuando el grupo de apoyo establezca que la sede tiene la cantidad mínima de niños requeridos (punto de equilibrio) para que el prestador inicie la atención. Esta labor la debe realizar manualmente un funcionario del grupo de apoyo.
La fecha de inicio de atención para los niños que pasan de alistamiento a registrado será la ingresada por el funcionario del grupo de apoyo.
2. GENERADOR DE PAGOS
Según el requerimiento del contrato 996 entre Xxxxx y MEN se solicitó:
"Implementar un proceso – generador de pagos para ser enviados al administrador del fondo.
Se debe realizar el levantamiento de cada una de las funcionalidades para el desarrollo del módulo. Las especificaciones funcionales deben quedar escritas en el documento de análisis, el cual deberá ser aprobado por los usuarios e interventor del contrato.
Algunos aspectos se que deben analizar durante el proceso de levantamiento de las funcionalidades son:
Generación de una plantilla de autorización de pagos que se envía a la entidad que paga. (2009 a 2011 ICETEX, 2011 en adelante puede ser otra entidad.) La información contiene datos de fecha, entidad administradora-MEN, entidad pagadora, prestador, contrato, datos liquidación, detalle de niños y datos adicionales requeridos para la liquidación).
Generación de un archivo plano con los datos para ser entregados a la entidad pagadora.
Las liquidaciones deben estar validadas según el valor registrado por Municipio, aportante, aporte, fecha y sede, descontando de los aportes más antiguos.
Guardar la relación de solicitudes de pago y la consulta histórica de los mismos. Permitir realizar el proceso de generación de pagos a una fecha.
Permitir la consulta por diferentes criterios, por ejemplo: fecha, prestador, contrato, por bolsa entre otros.
Permitir consulta por alumno de la atención prestada.
Permitir el recibo por archivo plano de la relación de pagos realizados por la entidad pagadora y validar que lo pagado es congruente con lo liquidado. El ICETEX debe informar periódicamente cuánto dinero queda en el Fondo para la contrapartida del MEN y de la entidad territorial." [Tomado del contrato EDESA – MEN 996]
2.1 Liquidación
Las generación de pagos a prestadores se realizará sin cifras decimales, y para esto se manejará un redondeo simple.
Por Ejemplo:
Se realizarán 3 tipos de pagos:
Pago anticipado
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El pago anticipado corresponde al Pago del periodo de Alistamiento de los cupos viabilizados (se pagará a los prestadores de servicio de ampliación de cobertura) + Pago correspondiente a la atención de los niños en alistamiento o registrados por un periodo de tiempo determinado + pago de Dotación no Fungible de los niños en alistamiento ó registrados a la fecha.
Pago por la prestación de servicios
Pago de Dotación No Fungible, pagadero únicamente a los prestadores de servicio de ampliación de cobertura.
Para todos los efectos el valor de un día de calendario transcurrido corresponde a valor de la canasta mes sobre el número de días cada mes calendario.
Ejemplo: Canasta con costo 107,000.
Mes | Días | Valor Canasta Día |
Enero | 31 | 3.452 |
Febrero | 28 | 3.821 |
Marzo | 31 | 3.452 |
Abril | 30 | 3.567 |
El pago de la atención se realizará por periodos de tiempo. El cálculo de la atención se realiza de la siguiente manera:
Donde A corresponde a los costos fijos por día y B corresponde a los costos variables de un día transcurrido.
Los periodos de vacaciones se manejarán de acuerdo a parametrización de los convenios por fondo en cada municipio.
A una sede, durante el periodo de anticipo, no se le podrán realizar pagos por la prestación del servicio, ni los pagos de dotación no fungible. Al finalizar el periodo de anticipo se podrá liquidar a favor del prestador la diferencia correspondiente a lo viabilizado versus lo efectivamente registrado (atención y dotación).
Para todas las modalidades, la liquidación se realizará de la siguiente manera:
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Los pagos se podrán liquidar a una fecha futura, teniendo en cuenta que de serlo, se informará al usuario y se calculará teniendo en cuenta los beneficiarios a la fecha, y los parámetros que se encuentren en el sistema.
Los pagos se podrán liquidar a una fecha anterior, teniendo en cuenta que de serlo, se hará corte a esta fecha.
Se definió que para el cálculo del alistamiento se manejaran 3 tipos de variables parametrizables en el sistema, la cantidad de días a pagar de alistamiento, porcentaje del día a pagar en el periodo de alistamiento y porcentaje de niños a pagar en el periodo de alistamiento (si se presentasen cifras decimales de la cantidad de niños por el porcentaje, se deberá hacer redondeo de la cantidad de niños).
Los días de alistamiento se calcularan tomando la diferencia entre la fecha de inicio de la atención de la sede menos la fecha de legalización de las pólizas.
Ejemplo:
Valor canasta de niño/día | Cantidad de Niños viabilizados | Cantidad de niños aprobados | Días a pagar de alistamiento | Porcentaje del día a pagar por alistamiento | Porcentaje de niños a pagar en periodo de alistamiento | Fórmula | Total a pagar |
$1,000 | 100 | 80 | 20 | 100% | 100% | $2’000,000 | |
$800 | 50 | 30 | 20 | 80% | 50% | $320,000 |
La canasta con la que se va a calcular es la canasta promedio (la canasta promedio se capturará como parámetro de acuerdo a lo especificado en el punto 3.4).
El valor del día se calculará a partir del total de la canasta promedio dividido entre los días del mes calendario.
Se definió que para el cálculo del pago anticipado de la atención, se manejaran 3 tipos de variables parametrizables en el sistema, la cantidad de meses de pago anticipado de la atención, porcentaje del mes a pagar en el pago anticipado de la atención y porcentaje de niños a pagar en el pago anticipado de la atención (si se presentasen cifras decimales de la cantidad de niños por el porcentaje, se deberá hacer redondeo de la cantidad de niños).
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La canasta a utilizar es la canasta que tiene asociado el niño.
Ejemplo:
Valor canasta de niño/día | Cantidad de Niños viabilizados | Cantidad de niños aprobados | Días a pagar de anticipo | Porcentaje del día a pagar por alistamiento | Porcentaje de niños a pagar en periodo de alistamiento | Fórmula | Total a pagar |
$1,000 | 100 | 80 | 90 | 100% | 100% | $7’200,000 | |
$800 | 50 | 30 | 90 | 80% | 50% | $864,000 |
El pago de dotación no fungible puede realizarse varias veces, siempre y cuando no se encuentre en el periodo de liquidación del pago anticipado. El total pagado de la dotación no fungible en ningún caso superará el valor correspondiente al número de cupos viabilizados. El sistema pagará este material sólo cuando existan cupos a los que no se les haya pagado, si un niño se retira y otro ingresa, no se volverá a pagar material no fungible por este nuevo niño, si no que se asumirá que con el pago de la dotación no fungible del anterior niño se cubrirá el del nuevo niño.
Ejemplo:
Con un valor de dotación no fungible por niño de $1,000, y un 90 niños viabilizados
Registrados | Pagados | Registrados– Pagados | Se Pagará |
0 | 0 | 0 | 0 |
80 | 0 | 80 | $80,000 |
75 (Retiro de 5 niños) | 80 | -5 | 0 |
85 (registro 10 niños) | 80 | 5 | $5,000 |
83 (Retiro de 2 niños) | 85 | -2 | 0 |
90 (Registro de 7 niños) | 85 | 5 | $5,000 |
86 (Retiro de 4 niños) | 90 | -4 | 0 |
90 (registro de 4 niños) | 90 | 0 | 0 |
Si se da el caso que al generar una nueva liquidación, existen liquidaciones de las cuales no se ha ingresado la información al sistema con respecto al pago, se debe informar al usuario por medio de mensaje en la pantalla, y se generará una nueva liquidación a partir de la última fecha de liquidación.
2.2 Descuentos
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Los descuentos corresponden a rubros que van a ser debitados del monto a pagar a los prestadores, estos serán ingresados manualmente por el grupo de apoyo, y se debitaran en el periodo de liquidación siguiente. No se manejarán topes de descuentos, si al aplicar un descuento, éste resultase ser mayor al monto a pagar, la diferencia será aplicada en la siguiente liquidación.
Los descuentos sólo se podrán cruzar contra el pago de atención, y no podrá ser descontado en el pago anticipado.
Para alistamiento el descuento aplicará únicamente en el evento que el número máximo de beneficiarios registrados durante el periodo de anticipo sea inferior al número de cupos viabilizados. En este caso, se descontara el valor de la diferencia entre el número máximo de beneficiarios registrados en el sistema (sin tener en cuenta los retiros) y los cupos viabilizados.
Se deben generar los descuentos automáticos por alistamiento y por pago anticipado atención.
El sistema no llevara el control de reemplazos ni aprobación de beneficiarios reemplazados. El sistema tendrá el control por sede de cuales pueden hacer o no el reemplazo. Siempre se liquidará la prestación hasta la fecha de retiro.
2.3 Planilla
La planilla se generara por prestador y por municipio, debe contener, número único que identifique la planilla.
En el encabezado debe ir:
Nombre Operador
ID Operador
NIT del Operador
Nombre Banco
No. cuenta bancaria
Tipo Cuenta
Fecha de liquidación
En el detalle debe ir:
Id de la sede
Nombre de la Sede
Número del contrato/convenio
Entorno ó modalidad
Adherente
Concepto
Valor a pagar
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Para el archivo detallado que se enviara al ICETEX y que este debe devolver cuando realice el pago se tendrá:
CAMPO | TIPO | LONGITUD | VALORES |
Nombres | Alfabético | 500 | Cualquiera |
Apellidos | Alfabético | 500 | Cualquiera |
Sexo | Alfabético | 1 | M/f |
Documento | Numérico | 15 | Cualquiera |
Tipo doc. | Alfabético | 50 | NUIP- registro civil - numero establecido por la secretaria |
Fecha nacimiento | Fecha | 12 | 01/01/1990 a hoy |
Nivel de SISBEN | Numérico | 1 | 1-2-3-4-5-9 (siendo 9 no aplica) |
Días de asistencia | Numérico | 2 | Hasta 31 |
Fecha de ingreso | Fecha | 12 | 01/01/1990 a hoy |
Fecha de retiro | Fecha | 12 | 01/01/1990 a hoy |
Motivo de retiro | Alfabético | 50 | Cualquiera |
HCB | Alfabético | 2 | Cualquiera |
Nombre del padre | Alfabético | 200 | Cualquiera |
Nombre de la madre | Alfabético | 200 | Cualquiera |
Teléfono | Alfabético | 200 | Cualquiera |
Dirección | Alfabético | 200 | Cualquiera |
Zona de ubicación | Numérico | 1 | 1 (urbano) - 2 (rural) |
Id operador | Numérico | 3 | Hasta 999 |
Código regional | Texto | 2 | Hasta 99 |
Código municipio | Texto | 3 | Hasta 999 |
Entorno o modalidad | Numérico | 1 | 1 (comunitario) - 2 (familiar) - 3(institucional) |
Id sede | Numérico | 3 | Hasta 999 |
Estado del beneficiario | Texto | 1 | a(activo) - i (inactivo) |
Id del beneficiario | Numérico | ||
NIT del operador | Texto | ||
Código banco | Texto | ||
Tipo cuenta | Texto | ||
Numero cuenta | Texto | ||
Id adherente | Numérico | ||
Fecha de liquidación | Date | ||
Valor a pagar | Moneda | 20 | |
Concepto | Texto | 12 | 01/01/1990 a hoy |
Numero de resolución del pago | Numérico | Campo diligenciado por el ICETEX, cuando haya realizado el pago al operador | |
Fecha de resolución del pago | Date | Campo diligenciado por el ICETEX, cuando haya realizado el pago al operador | |
Fecha de desembolso | Date | Campo diligenciado por el ICETEX, cuando haya realizado el pago al operador | |
Confirmación del pago | Texto | Campo diligenciado por el ICETEX, debe ser s=si o n=no dependiendo de si se pudo realizar el pago o si no se pudo | |
Causal de no pago | Texto | Si en el campo anterior se diligencio n, este campo debe ser diligenciado. | |
Valor del pago realizado por el ICETEX | Numérico | Campo diligenciado por el ICETEX, cuando haya realizado el pago al operador |
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La cuenta bancaria es a nombre del prestador de servicio, se solicitará el NIT para prestadores que corresponden a códigos DANE.
La información de las cuentas va a ser capturada por el grupo de apoyo, el tipo de documento solamente puede ser un NIT.
La planilla para pago tendrá la opción de generarse por departamento, municipio y/o prestador, el funcionario del grupo de apoyo deberá digitar la fecha de liquidación.
La fecha de liquidación es obligatoria, los otros parámetros se manejarán a manera de filtro, es decir, si no se escogiese ningún criterio adicional a la fecha, se generará liquidación para TODOS los prestadores.
2.4 Registro de Pagos
Una vez realizado el pago del servicio por parte de la entidad que paga, es necesario conciliar los datos del pago efectuado. Se registrará, en el SIPI, el pago de la siguiente manera, la resolución del pago, la fecha de realización del pago, si se pudo realizar el pago y la causal por la que no se pudo realizar el pago.
3. MÓDULO DEL FONDO
Según el requerimiento del contrato 996 entre Xxxxx y MEN se solicitó:
"Desarrollar un módulo para que las personas que van a manejar el grupo de apoyo del Fondo puedan registrar y actualizar la información del valor del fondo, los valores por modalidad de cada sede, el número de beneficiarios por cada sede y consultar la información histórica relacionada. " [Minuta]
3.1 Parametrización Convenio Marco- Modalidad - Tipo
Cuáles y a cuánto ascienden los costos fijos
Cuáles y a cuánto ascienden los costos variables
Cantidad de días de alistamiento a pagar
Cantidad de días para pago de anticipo de atención a pagar
Porcentaje de día de alistamiento a pagar
Porcentaje de día de pago anticipado de atención a pagar
Porcentaje del beneficiario a pagar en periodo de alistamiento
Porcentaje del beneficiario a pagar en el pago anticipado
Valor de dotación no fungible
3.2 Parametrización Convenio - Modalidad - Municipio
Canasta promedio definida por el grupo de apoyo
Cantidad de niños a atender (dato calculado por la canasta promedio definida por el grupo de apoyo)
Periodo de vacaciones
Municipio en Superávit
3.3 Parametrización Sede
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Se definirá una única canasta que aplica a la sede, la cual se parametrizará en el momento de crear la sede.
Para los HCB, se debe tener una pantalla que permita cambiar la canasta con la cual se van a liquidar esos HCB.
Si la sede permite reemplazó
Cantidad de niños a atender en cada modalidad
Los costos fijos y los costos variables tendrán una fecha de vigencia, si se diera el caso de cambiar algún valor, no se recalculará liquidaciones ya presentadas y pagadas, el sistema no validará que el municipio quede en déficit en este caso, pero se podrá observar en los reportes y consultas a generar.
4. PASO X XXXXX
Se definió que los niños pasaran x XXXXX son los que tengan 5 años cumplidos a las fechas xx xxxxx por calendario.
Los niños que cumplan 5 años después de la fecha de inicio del calendario escolar del sistema educativo público, serán atendidos en el programa PAIPI, por consiguiente serán registrados en el SIPI.
5. ACTIVACIÓN / INACTIVACIÓN DE SEDES
Agregar estado a las sedes "aprobadas", "inactivas", "en periodo de alistamiento". Esto se dará de la siguiente manera, cuando la sede se cree en un municipio de ampliación la sede registrará "en periodo de alistamiento", si es de continuidad será "aprobada". En cualquier estado puede inactivarse.
Una sede solamente podrá inactivarse cuando no posea niños.
Se manejará suspensión de sedes, periodo en el cual no se podrá registrar niños y los que se encuentren no se pagarán.
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Los estados de los niños en SIPI van a ser de la siguiente manera:
SIPI
SIMAT
No
Sede en Alistamiento?
Si
Registrado
En Alistamiento
Retirado
Nuevo
Proceso de Borrado
6. REGISTRO DE NIÑOS
El sistema no llegará al detalle de registrar la asistencia / inasistencia de niños, por lo que no se podrá realizar descuento automático de estos menores.
7. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DE FONDO DE MANERA DIFERENCIAL
Si cualquier entidad (gobernación, empresa privada, etc.), quiere adherirse al fondo con recursos para la atención de municipios, se definirá cuales son los municipios, con qué dinero aportan al municipio y si existe contrapartida del ministerio.
7.1 Distribución por rubros
El MEN solicitó validar la posibilidad de manejar los recursos monetarios del fondo de manera diferencial, esto a razón que a partir del año 2010 el ICBF será el encargado del componente nutricional, es decir, este rubro solamente podrá ser descontado del aporte del ICBF. Se definió que para este caso, el rubro va a llevar valor 0. No se descontará por rubro.
7.2 Distribución de recursos por modalidad
El adherente seleccionará como va a realizar la distribución de recursos, será de la siguiente manera:
Cohorte de atención
Porcentaje por Modalidad, con este dato calculará la cantidad niños que es posible atender (se basará en la canasta parametrizada por adherente).
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Los cantidad de beneficiarios a atender por cada municipio en cada entorno
Bolsa | |||||
Nombre | Cohorte | Tipo | |||
Adherentes | ||
Adherente | Aporte adherente | Porcentaje |
Total | ||
Modalidad | Canasta Promedio | Porcentaje | Cantidad Niños a atender |
(Calculado) | |||
(Calculado) | |||
(Calculado) |
Distribución | |||||||
Departamento | Municipio | Modalidad | Cantidad | |||||||||
Departamento | Municipio | Modalidad | Cantidad | |||||||||
Departamento | Municipio | Modalidad | Cantidad | |||||||||
Departamento | Municipio | Modalidad | Cantidad | |||||||||
Departamento | Municipio | Modalidad | Cantidad | |||||||||
Total Niños | ||||||||||||
7.3 Rendición de Cuentas
La administración de recursos permite la rendición de cuentas de cada uno de los adherentes. Los rendimientos no se van a reutilizar en atención, por lo cual no se debe sumar a las bolsas.
Los rendimientos del fondo va a ingresar al fondo, operación realizada por el administrador de los recursos del fondo de entidad pagadora.
Los rendimientos financieros que se produzcan deben ser ingresados al sistema. Se manejarán los rendimientos financieros del fondo con 14 cifras decimales. Rendimientos se realizarán por adherente. Los rendimientos financieros van a ser cargados por medio de un archivo plano.
8. NOVEDADES MASIVAS
Con respecto a las novedades masivas, este es un tema que se había tratado con anterioridad, es posible realizarlo, con las siguientes condiciones:
Para realizar una novedad, se buscarán los niños por sede, y se seleccionará uno a uno los niños a los cuales aplique la novedad. Se contará con botón para marcar todos los beneficiarios para realizar una novedad.
Si las novedades las va a realizar un prestador:
Se podrán realizar novedades en niños de una misma sede, la cual debe pertenecer a un prestador.
Si la novedad es de traslado entre sedes sólo se podrá realizar entre sedes del mismo prestador si la sede de destino cuenta con los cupos suficientes.
Si la novedad es de cambio de contrato, debe realizarse entre contratos de mismo prestador.
El grupo de apoyo podrá realizar las actividades por prestador y la siguiente:
Podrá adicionalmente realizar traslados entre prestadores
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9. CATEGORIZACIÓN DEL MUNICIPIO
Una vez el municipio se categorice y se conozca la contrapartida NO se permitirá cambiar la categoría.