TÉRMINOS DE REFERENCIA - REOI – 02.2023
TÉRMINOS DE REFERENCIA - REOI – 02.2023
EXPRESIÓN DE INTERÉS PARA ACUERDO DE LARGO PLAZO (LTA) PARA LA CONTRATACIÓN DE EMPRESAS QUE GESTIONEN CAMPAÑAS DE CAPTACIÓN DE DONANTES INDIVIDUALES A TRAVÉS DE FACE TO FACE (F2F)
El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia UNICEF, en su calidad de Organismo de Cooperación Internacional, cuenta con un programa de cooperación cuyo objetivo general es el de acompañar los esfuerzos nacionales orientados a fomentar el cumplimiento universal de los derechos de niñas, niños, adolescentes y mujeres, a fin de que los indicadores sociales continúen mejorando en el país.
En los últimos años UNICEF Ecuador viene realizando recaudación de fondos, impulsando el canal de donantes individuales, para conseguir los fondos para el financiamiento de los diferentes programas que se implementan en el país en favor de la niñez (educación, salud y nutrición, protección, agua y saneamiento y emergencias), utilizando la herramienta de Face to Face (F2F) o Cara a Cara .
La herramienta F2F consiste en un equipo de captadores que abordan a las personas en diferentes lugares, para sensibilizarles sobre la situación de la niñez en Ecuador e invitarles a ser parte de la ayuda con un apoyo económico recurrente (mensual) para la misma.
El abordaje se lo realiza en exteriores (Vía Pública/calle) e interiores como centros comerciales, ferias, eventos, exposiciones, oficinas, entre otros.
En los últimos años UNICEF ha implementado F2F con éxito con el objetivo de incrementar la cantidad de donantes mensuales que brinden su apoyo para que la organización pueda continuar realizando acciones en favor de la niñez del Ecuador.
Precalificar a empresas que ofrecen servicios de campañas de recaudación de fondos a través de Face to face (F2F), implementando un fuerte y sostenido crecimiento en esta actividad y una estrategia clara para que en una segunda etapa sean invitadas a participar en la licitación para la firma de un Acuerdo a Largo Plazo (LTA).
UNICEF establecerá acuerdos a largo plazo (LTAs no exclusivos) con las empresas precalificadas por un período de 24 meses con posibilidad de una extensión adicional de 12 meses, con base en un desempeño satisfactorio. La duración total del acuerdo se limitará a un máximo de 36 meses. Este acuerdo a largo plazo debe sentar los términos y condiciones para futuros contratos (órdenes de compra) en cuanto a términos de entrega, calidad y precios. Estas condiciones y términos quedarán fijadas por el tiempo que se firme este acuerdo a largo plazo.
• Incrementar la cantidad de nuevos donantes mensuales de UNICEF captados a través del canal F2F durante la vigencia del LTA.
• Lograr una calidad óptima de los nuevos donantes captados de acuerdo con los parámetros de calidad definidos por UNICEF.
SERVICIOS REQUERIDOS :
a) El proveedor deberá consolidar un equipo de, al menos, 4 captadores y un supervisor para el inicio del convenio, con la visión de crecer a más equipos, según sea necesario para cumplir las metas definidas por UNICEF.
b) Se espera que la cobertura del trabajo que va a realizar la empresa pueda ser a nivel nacional, dentro del territorio ecuatoriano.
c) La gestión que llevará a cabo es la implementación de campañas de recaudación de fondos Face to Face (cara a cara) en exteriores (vía pública-parques-calle) e interiores (eventos, ferias, exposiciones, centros comerciales, oficinas, residencias, negocios, etc.), para sensibilizar a las personas sobre la causa y solicitar donaciones regulares (mensuales).
d) Los captadores deberán recolectar información de las personas en formularios/cupones de autorización de donación físicos o virtuales que permiten deducir/cargar un valor fijo mensual de la tarjeta de crédito o cuenta bancaria del donante.
e) La empresa debe tomar medidas para garantizar que ni ellos ni sus representantes soliciten, obtengan o acepten donaciones en efectivo o cualquier otra donación excepto de conformidad con el formulario/cupón, que puede ser físico o virtual, debidamente llenado y firmado por el donante.
f) Apoyar a UNICEF en la búsqueda, gestión, aseguramiento y preparación de los lugares para realizar la captación de fondos y cumplimiento con el calendario y horarios establecidos y aprobados por la organización y/o el lugar. Adicionalmente, en caso de ser aplicable, la empresa deberá presentar el plan de medidas de bio seguridad ajustadas a cada uno de los lugares previamente mencionados.
g) Reclutar, entrenar y retener a los captadores de fondos y supervisores para que estén listos para realizar la campaña de recaudación de fondos face to face.
i. La empresa realizará su proceso de selección tomando como base las recomendaciones y los perfiles solicitados por UNICEF para los dos cargos (captadores y supervisores).
ii. La capacitación deberá incluir temas técnicos de recaudación de fondos, ventas e información de UNICEF, sus programas y operativa de la actividad.
iii. La empresa deberá implementar acciones de motivación y retención para los captadores y supervisores.
iv. La empresa y sus procesos deberán cumplir con los lineamientos sugeridos por UNICEF en torno a confidencialidad, Prevención y Protección contra la Explotación y el Abuso Sexual, Protección de la niñez, entre otros.
h) La empresa deberá asegurarse de cumplir con todas las recomendaciones y guías de ética y transparencia que UNICEF requiera. Así como contar con procedimientos para garantizar la calidad de la gestión y para minimizar el riesgo de comportamiento fraudulento.
i) La empresa deberá garantizar el cumplimiento de obligaciones con sus empleados, proveedores y los entes de control.
j) La empresa deberá salvaguardar la integridad de la marca y reputación de UNICEF y regirse a los lineamientos del Código de conducta global para recaudadores de fondos de F2F, para lo cual debe tener mecanismos de control y seguimiento a sus colaboradores.
Se requiere una empresa que preste servicios de campañas F2F para recaudación de fondos.
Personería: está dirigido a empresas con personería jurídica y residencia en Ecuador. No se recibirán propuestas emitidas por personas naturales.
Experiencia: contar con al menos 2 años de experiencia en el mercado prestando servicios de:
a) Captación de donantes/recaudación de fondos (preferible).
b) Impulsación de productos o servicios
c) Ventas/visitas puerta a puerta
d) Ventas en segmento corporativo/empresarial
e) Activación de marcas
f) Manejo de fuerzas de ventas
g) Experiencia en selección de personal y capacitación
En caso de que la empresa tenga menos de 2 años de experiencia, se podrá tomar en cuenta y evaluar los años de experiencia de los directivos de la empresa en recaudación/captación de donantes.
CARACTERÍSTICAS DEL LLAMADO DE EXPRESIÓN DE INTERÉS
• El llamado de expresión de interés no establece ninguna obligación contractual por parte de UNICEF. Es una herramienta para realizar un estudio xx xxxxxxx de posibles proveedores para luego poder realizar un Short Listing para un proceso de licitación que puede llevarse a cabo o no.
• UNICEF no será responsable de ningún costo en el caso que no se contraten los servicios indicados en este pliego.
• Toda la documentación y procesos que se puedan generar a partir de este REOI se hará siguiendo los “Términos y Condiciones Generales para Acuerdos a Largo Plazo de Prestación de Servicios”.
• El acto de presentación de una propuesta implica que el proveedor acepta los “Términos y Condiciones Generales de Contratación de Servicios” de UNICEF.
• Ningún costo o precio es requerido en esta etapa del proceso de expresión de interés. Participaciones que incluyan valores monetarios serán excluidas de la participación.
• Este REOI no constituye una licitación, UNICEF se reserva el derecho de cambiar o cancelar este requerimiento durante cualquier etapa. De igual manera, UNICEF se reserva el derecho de incluir o modificar requisitos y condiciones que identifique necesarias para la segunda etapa durante el proceso de licitación.
Las organizaciones que estén interesadas en participar en este REOI deben cumplir con las siguientes indicaciones:
• Documentos legales que debe presentar la empresa:
o Copia del RUC.
• Presentación de la empresa:
o Presentación de la empresa, organigrama, información legal de constitución, descripción de la experiencia. (Esta propuesta no debe incluir ningún tipo de costo, precio o montos referenciales)
Recordamos a usted sobre la Política de Conducta de UNICEF para Promover la Protección y Salvaguarda de los Niños (la Política), especialmente las Secciones 4.2 y 6.1 que establecen lo siguiente:
“4.1: UNICEF civil society partners, suppliers or vendors (including corporate consultants and contractors, and academic or research institutions), UNICEF corporate partners, and UNICEF National Committees are expected to ensure that their personnel report all reasonable suspicions that UNICEF staff member or non-staff personnel, or a UNICEF individual consultant or contractor, has engaged in conduct that is prohibited under this Policy.
6.1: UNICEF will promote the adoption by UNICEF’s commercial vendors and suppliers of robust policies for the protection and safeguarding of children. UNICEF will regard the adoption of such policies as a positive factor when selecting vendors and suppliers (revise el siguiente link) xxxxx://xxx.xx/0X0XXxX
Toda la documentación solicitada en los literales A, B Y C debe ser enviada como anexo a la presentación de la empresa o puede ser en archivos separados.
Al ser este un llamado de interés no requerimos una propuesta económica, únicamente se quiere conocer si la empresa está en capacidad de brindar el servicio requerido.
La participación es 100% digital, las empresas que deseen participar en este proceso de expresión de interés deben ingresar la información relevante y los enlaces de descarga de documentos en el siguiente formulario Formulario para inscripción
Se debe tomar en cuenta que al ser una expresión de interés solo se requiere entregar los documentos legales y la presentación de la empresa. En la presentación de la empresa, se deben incluir certificaciones, experiencia e información legal de constitución. (Esta propuesta no debe incluir ningún tipo de costo, precio o montos referenciales). El archivo debe guardarse en formato no editable (PDF o JPG), y su apertura de preferencia debe estar protegida por una contraseña. En caso de no poder encriptar con contraseña, los enlaces pueden contener los archivos en formato ZIP o RAR (De igual manera encriptados con contraseña).
En cualquier momento en el que la empresa interesada desista de continuar en el proceso debe comunicarlo por escrito indicando la razón general de su retiro del proceso.
El archivo debe nombrarse indicando el Nro. de referencia y el nombre del oferente, por ejemplo: RE0I-02-2023- NOMBREDELOFERENTE.pdf. En el nombre del archivo deben evitarse los caracteres especiales, acentos, etc.
• Invitación a participar:
o Jueves 26 de enero del 2023
• Sesión de preguntas y respuestas:
o xxxxx://xxxxxx.xxxx.xx/x/0000000000
o Jueves 2 de febrero del 2023.
o 10:00 a.m
• Plazo para recepción de participaciones:
o Viernes 00 xx xxxxxxx 0000.