Contract
1.0 Propósito
1.1 CommScope, Inc. y las compañías afiliadas (“CommScope”), en forma periódica, pueden contratar los servicios de consultores, agentes de ventas, asesores y demás representantes, y, en forma frecuente, pueden entablar vínculos para una empresa conjunta con socios, revendedores, distribuidores y demás socios comerciales que residan u operen fuera de los Estados Unidos (“Asociados comerciales del exterior”) con el objeto de alcanzar los objetivos comerciales de CommScope con efectividad y eficiencia. El propósito de esta Política de contratación de servicios de asociados comerciales del exterior (la “Política”) es cerciorarse de que se comprendan las aptitudes y los antecedentes comerciales de todos los Asociados comerciales del exterior y de que se confía en que los Asociados comerciales del exterior no expondrán a CommScope en riesgos inaceptables de naturaleza legal, comercial, de reputación o de otra índole. CommScope reconoce que los niveles de riesgo varían según los diferentes tipos de Asociados comerciales del exterior; por lo cual, esta política procura tratar los diferentes tipos de Asociados comerciales del exterior en forma adecuada.
1.2 Esta Política debe leerse junto con el Código de ética y conducta comercial de CommScope (el “Código de conducta”), la Política de cumplimiento de la Ley de prácticas corruptas en el extranjero y de anticorrupción de CommScope (la “Política de la FCPA”) y otras políticas de gestión general. En el caso de un conflicto entre esta Política y otras políticas de CommScope, o en los casos en los que las disposiciones de esta Política sean más específicas que el Código de conducta u otras políticas, esta Política tendrá prioridad.
2.0 Alcance
2.1 Esta Política comprende todas las operaciones nacionales e internacionales de CommScope por las cuales se procure la contratación de servicios de Asociados comerciales del exterior o pueda procurarse ello.
3.0 Restricciones
4.0 Aplicabilidad/Excepciones
4.1 Aplicabilidad
4.1.1 Esta Política se aplica a todos los nuevos compromisos potenciales entre un Asociado comercial del exterior y cualquiera de las compañías o empleados de CommScope. Asimismo, la Política se aplica a la prórroga, la renovación o la ampliación de una relación comercial con cualquiera de los Asociados comerciales del exterior cuyos servicios se hayan contratado antes de la adopción de esta Política y que no haya estado sujeta a los procesos de diligencia debida requeridos por esta Política. Por otra parte, se aplican determinados requisitos de la Política a los Asociados comerciales del exterior existente, tal como se especifica. Esta
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Política se aplica a la contratación de servicios de cualquier consultor, asesor y demás representantes, así como agentes de ventas, y a acuerdos para empresas conjuntas con socios, revendedores, distribuidores y otros socios comerciales.
4.2 Excepciones
5.0 Política
5.1 CommScope puede celebrar contratos con Asociados comerciales del exterior con el objeto de alcanzar sus objetivos comerciales con efectividad y eficiencia. CommScope celebrará contratos con tales Asociados comerciales del exterior exclusivamente si las necesidades de la empresa y las aptitudes de los Asociados comerciales del exterior propuestos así lo justifican, y si CommScope tiene una certeza razonable de que entablar una relación comercial con los Asociados comerciales del exterior propuestos no expondrá a la compañía a riesgos inaceptables de naturaleza legal, comercial, de reputación o de otra índole. Se podrán contratar los servicios de los Asociados comerciales del exterior exclusivamente en conformidad con esta Política. Esta Política describe los procedimientos por seguir con el fin de garantizar que se recopile la información apropiada respecto de los Asociados comerciales del exterior propuestos, se la remita y se la examine; así como que se efectúe la diligencia debida respecto de los antecedentes de los Asociados comerciales del exterior y se los evalúe antes de que CommScope celebre cualquier contrato o entable cualquier relación.
5.2 CommScope exige que todos los Asociados comerciales del exterior suministren información precisa y completa durante el proceso de presentación de solicitudes y que cumplan acabadamente con todas las leyes aplicables y con todas las normas y políticas de CommScope, entre ellas, en particular, la Ley Estadounidense de Prácticas corruptas en el Extranjero y cualquier ley local similar aplicable; la Política de la FCPA de CommScope, y el Código de ética y conducta comercial de CommScope. CommScope no entablará ninguna relación con Asociados comerciales del exterior que hayan tenido una conducta que pudiera exponer a CommScope a riesgos inaceptables de naturaleza legal, comercial, de reputación o de otra índole, o se los haya acusado de ello o CommScope tenga razones para creerlo, así como tampoco entablará ninguna relación con Asociados comerciales del exterior que se hayan asociado con alguien o alguna entidad que haya tenido una conducta de la naturaleza descripta, se los haya acusado de ello o CommScope tenga razones para creerlo.
6.0 Información relacionada
6.1 Pautas
6.1.1 En esta Política, a todo empleado de CommScope que patrocine, proponga o recomiende que CommScope entable una relación comercial con un Asociado comercial del exterior, o que la prorrogue, la renueve o la amplíe, se lo
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denominará “Proponente”. En esta Política, al Asociado comercial del exterior que proponga entablar una relación comercial con CommScope o prorrogarla, renovarla o ampliarla se lo denominará “Solicitante”.
6.1.2 El Proponente y su gerencia regional y local o la gerencia de la unidad de negocios funcional u operativa correspondiente se asegurarán de que el Solicitante cumpla con las pautas de la Sección 6.1.3 y que los servicios del Solicitante sean necesarios y sus aptitudes sean adecuadas para que CommScope alcance sus objetivos.
6.1.3 Con anterior al proceso de diligencia debida descrito en la Sección 6.1.5, el Proponente debe examinar los antecedentes del Solicitante y asegurarse de que el Solicitante:
6.1.3.1 tenga la experiencia, las aptitudes y los recursos para prestar los servicios requeridos en forma óptima;
6.1.3.2 sea una compañía debidamente registrada o, en su defecto, debidamente constituida o autorizada en la jurisdicción donde se prestarán los servicios o se desenvolverá la relación comercial, y que
6.1.3.3 no presente conflictos de intereses que pudieran interferir en su trabajo para CommScope o influir en forma indebida sobre otras entidades o individuos con los cuales CommScope tenga una relación comercial o procure tenerla.
6.1.4 En los casos en que CommScope compense directamente al Solicitante a través de comisiones, honorarios, descuentos en productos o de alguna otra forma, el Proponente debe asegurarse de que la compensación total propuesta al Solicitante no resulte excesiva en relación con las prácticas normales locales y que esté justificada sobre la base de los recursos por aplicarse, la experiencia y el grado de participación del Solicitante, así como la naturaleza de los servicios o la relación contemplada.
6.1.5 Tal como se especifica en el párrafo 6.2.3 a continuación y donde así se requiera, CommScope contratará a un tercero calificado para efectuar la diligencia debida correspondiente respecto de los antecedentes y las aptitudes del Solicitante.
6.1.6 El Proponente y la gerencia regional y local o la gerencia de la unidad de negocios funcional u operativa correspondiente, tras la celebración de cualquier contrato con el Solicitante, supervisará las actividades del Solicitante, informará de inmediato al Departamento Legal y a la alta gerencia respecto de cualquier conducta o pago impropio, o sospechoso de serlo, del Solicitante hacia cualquier funcionario extranjero o cualquier empleado de un cliente y
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prestará toda su colaboración en cualquier investigación posterior a tal informe.
6.1.7 Pagos a Asociados comerciales del exterior
6.1.7.1 Agentes de ventas. Para las relaciones de agencia, representación de ventas, servicio de ventas u otra vinculación de naturaleza similar en la cual el Solicitante reciba una compensación por generar ventas para CommScope (“Agentes de ventas”):
6.1.7.1.1 La tarifa estándar por el servicio o el porcentaje de comisión de la ganancia atribuible al Agente de ventas o el monto de la compensación total deben contar con la aprobación de un vicepresidente ejecutivo de CommScope por escrito y en forma anticipada.
6.1.7.1.2 El plazo de cualquier contrato con un Agente de ventas no superará los dos años, salvo que un vicepresidente ejecutivo de CommScope apruebe lo contrario por escrito y en forma anticipada, y CommScope tendrá derecho a la rescisión del contrato conforme a los términos y condiciones estándar que periódicamente apruebe el Departamento Legal.
6.1.7.1.3 CommScope depositará los pagos al Agente de ventas exclusivamente en la cuenta bancaria de este último, en el país donde este resida, esté constituida su empresa o preste los servicios en virtud de los cuales se efectúan los pagos.
6.1.7.1.4 CommScope efectuará los pagos exclusivamente en la moneda del contrato correspondiente que contemple las ventas.
6.1.8 Otros Asociados comerciales del exterior que reciben una compensación. Para otras relaciones de agencia o de consultoría en las cuales el Solicitante recibirá una compensación por prestar asesoramiento o servicios a CommScope (cada uno, "Otro agente que recibe una compensación"):
6.1.8.1 La compensación total que se deberá pagar a Otro agente que recibe una compensación deberá contar con la aprobación de un vicepresidente o un funcionario ejecutivo de rango superior de CommScope por escrito.
6.1.8.2 El plazo de cualquier contrato con cualquier Otro
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agente que recibe una compensación se limitará al tiempo requerido para ejecutar la tarea específica para la cual se ha contratado a dicho Solicitante, y no superará los dos años, salvo que un vicepresidente ejecutivo de CommScope apruebe lo contrario por escrito y en forma anticipada. El acuerdo con Otro agente que recibe una compensación otorgará a CommScope el derecho a la rescisión del compromiso conforme a los términos y condiciones estándar que periódicamente apruebe el Departamento Legal.
6.1.9 Restricciones generales sobre los pagos a todos los Asociados comerciales del exterior.
6.1.9.1 CommScope depositará los pagos a un Asociado comercial del exterior exclusivamente en una cuenta bancaria de este último, en el país donde este resida, esté constituida su empresa o preste los servicios en virtud de los cuales se efectúan los pagos.
6.1.9.2 No se efectuará ningún pago en efectivo ni a través de un cheque pagadero en efectivo.
6.1.9.3 CommScope efectuará pagos exclusivamente cuando exista un contrato aprobado vigente entre CommScope y el Asociado comercial del exterior en virtud del cual CommScope esté obligado a efectuar tales pagos.
6.1.9.4 En la medida que a CommScope, en virtud de un contrato correspondiente, se le exija reembolsar al Asociado comercial del exterior los gastos incurridos en concepto de representación, el Asociado comercial del exterior debe suministrar documentación detallada en respaldo de tales gastos y en conformidad con las políticas de CommScope sobre el reembolso de gastos comerciales de sus empleados.
6.2 Procedimientos
6.2.1 Aplicabilidad de los procedimientos a distintos Asociados comerciales del exterior. Se deberán seguir los siguientes procedimientos en lo que respecta a los distintos tipos de Asociados comerciales del exterior tal como se dispone en la matriz que figura a continuación. En la Sección B que sigue, bajo el título “Definiciones”, se ofrecen las definiciones de los términos usados.
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Agentes de ventas | Otros agentes que reciben una compensaci ón: posible interacción con el gobierno | Otros agentes que reciben una compensaci ón: SIN posible interacción con el gobierno | Distribuidor/re vendedor: posible interacción con el gobierno | Distribuidor/re vendedor: SIN posible interacción con el gobierno | Otro asociado comercial: posible interacción con el gobierno | Otro asociado comercial: SIN posible interacción con el gobierno | |
Proceso de aprobación de la unidad de negocios [§6.3.2] | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
Cuestionario de información completo en un formulario largo [§6.3.2] | SÍ | SÍ | NO | SÍ | NO | NO | NO |
Cuestionario de información completo en un formulario corto [§6.3.2] | NO | NO | SÍ | NO | SÍ | SÍ | SÍ |
Diligencia debida externa/ lista de verificación de la diligencia debida completa [§6.3.4] | SÍ | SÍ | NO | SÍ | NO | NO | NO |
Contrato escrito [§6.3.4] | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
Certificado de cumplimiento anual [§6.3.4] | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ | SÍ |
6.2.2 Siempre que cualquier empleado de CommScope determine que puede ser apropiado entablar una relación comercial con un Asociado comercial del exterior o prorrogar una relación comercial con cualquier Asociado comercial del exterior o renovarla o ampliarla, el Proponente debe seguir los procedimientos establecidos por la(s) unidad(es) de negocios funcional(es) u operativa(s) correspondientes, entre los que se incluyen el Cronograma de autorizaciones, para la aprobación comercial de la contratación de servicios de Asociados comerciales del exterior. Salvo que el Asociado comercial del exterior haya sido sujeto de un proceso de diligencia debida previamente conforme a lo exigido por esta
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Política, el Proponente debe, asimismo, entregar el Cuestionario de información en un formulario largo para los asociados comerciales del exterior, adjunto al presente documento como Anexo A1, o el Cuestionario de información en un formulario largo para los asociados comerciales del exterior, adjunto al presente documento como Anexo A2, conforme a la matriz precedente, en cada caso completado por el Solicitante al representante del Departamento Legal asignado a la región o a la unidad de negocios del Proponente. Estos Cuestionarios incluyen un Informe y una Certificación del Asociado comercial del exterior que el Proponente deberá completar.
6.2.3 La unidad de negocios operativa o funcional correspondiente examinará la solicitud de contratación de los servicios del Asociado comercial del exterior, conforme a esta política.
6.2.4 Una vez que la gerencia de la(s) unidad(es) de negocios funcional(es) u operativa(s) haya otorgado la aprobación, el Proponente remitirá el Cuestionario completo al Departamento Legal para su consideración. Un miembro adecuado del Departamento Legal examinará el Cuestionario y, según corresponda, solicitará un informe externo de diligencia debida respecto del Solicitante, se desempeñará en carácter de Coordinador de la diligencia debida y completará la Lista de verificación de la diligencia debida para Asociados comerciales del exterior adjunta al presente documento como Anexo B.
6.2.5 Si el Solicitante recibe la aprobación del Departamento Legal conforme a esta Política luego de examinar la información de la diligencia debida, el Departamento Legal se lo informará al Proponente y preparará el contrato correspondiente con el fin de documentar la vinculación con el Solicitante. Dicho contrato exigirá al Asociado comercial del exterior que cumpla con el Código de conducta de CommScope, con la Política de la FCPA de CommScope y con las leyes y reglamentaciones anticorrupción aplicables, incluso la FCPA, y exigirá la certificación anual de tal cumplimiento.
6.2.6 El Departamento Legal conservará, en la sede central o regional, todos los archivos relacionados con cualquier Solicitante que le hayan sido remitidos para su consideración, ya sea que estos estén aprobados o desaprobados, durante un período que concuerde con los requisitos de la Política de conservación de registros de CommScope.
6.2.7 En el caso de un Asociado comercial del exterior contratado con anterioridad a esta Política y cuyo contrato no esté en el proceso de renovación, el Departamento Legal examinará el
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contrato existente y propondrá enmiendas, si fuesen necesarias, para garantizar que tal contrato exija al Asociado comercial del exterior que cumpla con el Código de conducta de CommScope, con la Política de la FCPA de CommScope y con las leyes y reglamentaciones anticorrupción aplicables, incluso la FCPA, y que exija una certificación anual de tal cumplimiento. Si se le deben hacer enmiendas a un contrato para que incluya estos requisitos, el Asociado comercial del exterior, asimismo, debe completar el documento de la certificación al momento de la enmienda.
6.3 Administración
6.3.1 Todos los empleados: Todos los empleados involucrados que mantengan un contacto real o potencial con los Asociados comerciales del exterior propuestos son responsables de garantizar que CommScope no celebre contratos garo, en su defecto, entable una relación comercial con Asociados comerciales del exterior, salvo en cabal cumplimiento con los procedimientos establecidos en esta Política.
6.3.1.1 Unidad(es) de negocios del Proponente o Patrocinante: El Proponente iniciará el proceso de aprobación del Asociado comercial del exterior, construirá el caso comercial, completará los formularios necesarios y obtendrá todas las aprobaciones necesarias conforme a los procedimientos establecidos por la(s) unidad(es) de negocios funcional(es) u operativa(s) para aprobar la contratación de los servicios de los Asociados comerciales del exterior antes de asumir algún compromiso con el Solicitante respecto de la compensación o la celebración de un contrato u otros compromisos. El Proponente debe suministrar al Departamento Legal todos los formularios o documentos generados a través del proceso de aprobación de la unidad de negocios para todo Solicitante aprobado a efectos de preparar el acuerdo. El Proponente, con la asistencia del Departamento Legal, negociará todo acuerdo con el Solicitante aprobado basándose en los términos y condiciones estándar que periódicamente apruebe el Departamento Legal. Toda modificación a tales términos y condiciones debe contar con la aprobación del Departamento Legal antes de acordar dichas modificaciones con el Solicitante.
6.3.1.2 Departamento legal: El Departamento Legal examinará el Cuestionario del Solicitante, completará la diligencia debida y la examinará, conservará los contratos y los
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registros de la diligencia debida relacionados con esta Política y redactará los acuerdos correspondientes con los Asociados comerciales del exterior o las modificaciones, y examinará todas las modificaciones negociadas para tales acuerdos. El Departamento Legal también es responsable de diseñar y ofrecer capacitación a los empleados correspondientes, a los agentes, a los consultores y a los terceros asociados comerciales en lo que atañe al Código de conducta de CommScope y la Política de la FCPA, para obtener las certificaciones del cumplimiento de parte de dicho personal y, con la asistencia de los distintos Proponentes, las certificaciones exigidas a los Asociados comerciales del exterior.
6.3.1.3 Departamento de auditoría interna: Según su estatuto y lo indicado por el Comité de Auditoría de CommScope, el Departamento de Auditoría Interna es responsable de mantener un programa de auditoría interna para CommScope a fin de, entre otras cosas, controlar y auditar sistemas diseñados para detectar violaciones a la política de CommScope y a las leyes aplicables, incluso, cuando corresponda, esta Política.
6.3.1.4 Departamento Contable y Financiero: El Departamento Contable y el Financiero son responsables de mantener y hacer cumplir las políticas de contabilidad y los registros de CommScope, y de mantener el sistema de control interno de CommScope para garantizar que los activos de CommScope se desembolsen sólo según lo autorizado por la gerencia, como se establece en esta Política, y que los libros y los registros de CommScope sean precisos en todo momento. El Departamento Financiero local o regional correspondiente se asegurará de que CommScope efectúe pagos a los Asociados comerciales del exterior exclusivamente en conformidad con los contratos aprobados vigentes entre CommScope y el Asociado comercial del exterior en virtud del cual CommScope esté obligado a efectuar tales pagos.
7.0 Términos/Definiciones
7.1 “Agente de ventas” significa cualquier tercero involucrado en relaciones de agencia, representación de ventas, servicio de ventas u otra vinculación de naturaleza similar en la cual el tercero recibirá una compensación por generar ventas para CommScope.
7.2 “Otro Agente que recibe una compensación” significa cualquier tercero involucrado en una relación de agencia o de consultoría (distinta de la
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relación como Agente de ventas), en la cual el tercero recibirá una compensación por prestar asesoramiento o servicios a CommScope.
7.3 “Distribuidor/revendedor” significa cualquier tercero que tenga un contrato negociado con CommScope en virtud del cual CommScope le venda productos o servicios y dicho tercero revenda esos productos o servicios a otras personas. Este término tiene por objeto incluir a los “Socios comerciales directos” en el segmento comercial CommScope Enterprise, pero no a clientes de CommScope que adquieren productos y servicios conforme a órdenes de compra estándar sin ningún otro acuerdo formal, oral o escrito, incluso si después venden esos productos y servicios.
7.4 “Otro asociado comercial” significa cualquier tercero distinto del Agente de ventas, del Otro agente que recibe una compensación o del Distribuidor/revendedor con los cuales CommScope tiene una relación comercial, donde el tercero vende, comercializa, comercia o, en su defecto, promociona los productos o servicios de CommScope con el conocimiento y la aprobación de CommScope, ya sea que CommScope participe directamente o no en alguna transacción con dicho tercero. Este término tiene por objeto incluir a los “Socios comerciales indirectos” para el segmento comercial CommScope Enterprise, pero no a clientes de CommScope que adquieren productos y servicios conforme a órdenes de compra estándar sin ningún otro acuerdo formal, oral o escrito, incluso si después venden esos productos y servicios.
7.5 “Proponente” significa el empleado de CommScope que patrocina, propone o recomienda que CommScope entable una relación comercial con un Asociado comercial del exterior, o que la prorrogue, la renueve o la amplíe.
7.6 “Solicitante” significa el Asociado comercial del exterior que propone entablar una relación comercial con CommScope, prorrogarla, renovarla o ampliarla.
8.0 Siglas
9.0 Formularios
9.1 Anexo A1: Cuestionario de información en un formulario largo para los asociados comerciales del exterior.
9.2 Anexo A2: Cuestionario de información en un formulario corto para los asociados comerciales del exterior.
9.3 Anexo B: Lista de verificación de la diligencia debida para Asociados comerciales del exterior.
10.0 Anexos relacionados
10.1 Región/Área geográfica designada
10.2 Específico del país
10.3 Específico del estado
10.4 Específico del sitio
11.0 Referencia cruzada
11.1 Código de ética y conducta comercial de CommScope
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11.2 Política de cumplimiento de la Ley de prácticas corruptas en el extranjero y de anticorrupción (FCPA) de CommScope
11.3 Guía de Lay-Person para el Estatuto de FCPA (Junio de 2001), ver (xxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxx/xxxx/xxxxxxx.xxxx)
11.4 Preguntas frecuentes: Ley de Prácticas corruptas en el Extranjero (FCPA) (http://xxxx.xxxxxxxxx.xxx/esc/HRPolicies/Human%20Resources%2 0Policies%20and%20Procedures%20Index/FCPA%20FAQ%20(SFODMS- 6558198-v1).pdf)
12.0 Exenciones
12.1 CommScope se reserva el derecho de modificar, enmendar o desviarse de esta Política, Procedimiento, Proceso o Pauta ocasionalmente de acuerdo a su exclusivo criterio, con aviso previo o sin él, sujeto a la ley aplicable.
13.0 Historial del documento
Número de versión (Ver. 1.0, etc.) | Fecha de vigencia | Mencione grupo comercial/titular de la función | Cambios / Aprobacion es | Reemplaza a |
Ver. 1.0 | 10/12/2009 | Legal corporativo; Xxxx Xxxxx | Proyecto de consolidaci ón de políticas. | Esta política reemplaza y sustituye cualquier política anterior de CommScope o de Xxxxxx en relación con el tema del presente documento o todas ellas. |
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