CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ 1 O1/03/2023 DOCUMENTO NUEVO COORDINADOR DE CALIDAD GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL
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VERSIÓN | FECHA | DESCRIPCIÓN | ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
1 | O1/03/2023 | DOCUMENTO NUEVO | COORDINADOR DE CALIDAD | GERENTE GENERAL | GERENTE GENERAL |
Entre los suscritos, XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 79.749.843, quien actúa en nombre y representación legal de PKI SERVICES S.A.S., identificada con NIT. 901301044-4, de acuerdo con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, y quien para efectos del presente contrato se denominará CUSTODIO, y (nombre del representante legal del cliente), mayor de edad, identificado/a con la cédula de ciudadanía No. xxxx, quien actúa en nombre y representación legal de (razón social del cliente), identificada con NIT. xxxx, de acuerdo con el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de (incluir ciudad) y quien para los efectos del presente documento se denominará el CLIENTE, hemos convenido celebrar el presente contrato de registro y custodia de títulos valores, el cual se regirá por la normas civiles y comerciales vigentes del ordenamiento legal colombiano, así como por las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO. El CLIENTE entrega al CUSTODIO los Título Valor (identificados en el Inventario de Títulos Valor que hará parte integral de este contrato) u (originados por la plataforma de firmas electrónicas certificadas VOZDATA), para que el CUSTODIO los archive y conserve dentro del servicio electrónico de custodia e – Título Valor.
PARÁGRAFO. El servicio de archivo y custodia electrónica de Títulos Valor, e -Título Valor, se prestará con fundamento en el mandato expreso definido en los numerales 7 y 8 del artículo 30 de la Ley 527 de 2012, modificado por el artículo 161 del Decreto 19 de 2012, el cual establece:
"ARTICULO 30. ACTIVIDADES DE LAS ENTIDADES DE CERTIFICACION. <Artículo modificado por el
artículo 161 del Decreto 19 de 2012. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades:
(…)
7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles.
8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos transferibles.”
CLÁUSULA SEGUNDA. ALCANCE DEL SERVICIO DE CUSTODIA e – Título Valor. Mediante la
suscripción de este contrato el CLIENTE confía los Título Valor objeto de este al CUSTODIO, para que los archive y conserve en una solución tecnológica diseñada para asegurar jurídica y técnicamente el ciclo de vida de los Títulos Valores entregados en custodia, permitiendo que el CLIENTE pueda ejercer los derechos incorporados en estos de forma autónoma y libre.
PARÁGRAFO PRIMERO. El CUSTODIO salvaguardará dentro del servicio de custodia electrónica e – Título Valor, los Títulos Valor entregados por el CLIENTE en el marco de este acuerdo, ejerciendo el debido cuidado y la vigilancia de los Título Valor en calidad de archivo y conservación, en consecuencia,
las partes entienden que la suscripción de este contrato no implica la administración y/o endoso de los Títulos Valor entregados para su archivo y conservación.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Con el fin de garantizar la salvaguarda de los Título Valor entregados por el
CLIENTE, las partes aceptan los siguientes principios:
- Independencia. Cada Título Valor entregado por el CLIENTE para su archivo y custodia será individualizado dentro de la plataforma tecnológica e – Título Valor, y su circulación, registros y anotaciones en cuenta serán independientes, así mismo, el CUSTODIO garantizará que la información de cada uno de los Título Valor objeto de este contrato se encuentre debidamente organizada, sistematizada y disponible de forma independiente durante el término de toda la operación de archivo y conservación.
- Segregación. Los Título Valores recibidos en calidad de archivo y conservación en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor, constituyen un patrimonio independiente y separado de los activos propios xxx XXXXXXXX, y de aquellos que este custodie en virtud de otros negocios y/o contratos. En consecuencia, los Título Valores recibidos en custodia no son activos xxx XXXXXXXX ni forman parte de la prenda general de los acreedores de este, y están excluidos de la masa de bienes que pueda conformarse para efectos de cualquier procedimiento concursal o de insolvencia xxx XXXXXXXX, o de cualquier otra acción instaurada contra este.
- Profesionalidad y ética empresarial. El CUSTODIO en la ejecución del presente contrato deberá actuar de manera profesional y ética, con la diligencia exigible a un experto prudente y diligente en el archivo y conservación de mensajes de datos transferibles como lo son los Títulos Valores electrónicos.
CLÁUSULA TERCERA. DEFINICIONES. Para la ejecución de este contrato las partes acogerán las siguientes definiciones:
- Certificados digitales: son los certificados entregados por el CUSTODIO al CLIENTE, los cuales se configuran como los usuarios para ingresar a la plataforma electrónica e – Título Valor. Estos certificados son emitidos por PKI SERVICES S.A.S. y se encuentran acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC-
- Equivalencia funcional: de acuerdo con lo establecido en la Ley 527 de 1999, los Título Valor electrónicos tendrán los mismos efectos jurídicos y conservarán todos los derechos, acciones y prerrogativas propias de su naturaleza en concordancia con el Código de Comercio y las demás normas sobre Título Valor.
- Estampado Cronológico o Estampa de tiempo: Técnica usada para asegurar el momento en que un documento fue firmado digitalmente. Esta técnica es prestada por una tercera parte de confianza PKI SERVICESA. y se encuentran acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -ONAC-., comúnmente llamada una autoridad de sellado de tiempo (TSA) para vincular una fecha y hora a la firma digital en el momento en que el documento electrónico es firmado digitalmente.
- Firma electrónica: métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente, en concordancia con el Decreto 2364 de 2012.
- Firma digital: De conformidad con el literal c) del artículo 2 de la Ley 527 de 1999, la firma digital es “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar
que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”.
- Firma longeva – LTV –: La firma de larga duración PAdES-LTV (Long Term Validation of digital signatures) permitirá validar la integridad y autenticidad del documento a lo largo de los años. Es decir, posibilita que la verificación de la firma perdure en el tiempo.
- Título valor electrónico: documento electrónico representativo de derechos crediticios, corporativos o de participación, y de tradición o representativos de mercancías, que son necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que ellos representan. Como tales, tienen la misma validez y los mismos efectos jurídicos que los títulos valores definidos en el artículo 619 del Código de Comercio.
CLÁUSULA CUARTA. ACCESO A e – Título Valor. Con la suscripción de este contrato, el CUSTODIO entregará la DEPOSISTANTE dos (2) certificados digitales (usuarios) acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, por medio de los cuales el CLIENTE podrá acceder al servicio de custodia electrónica e – Título Valor con las credenciales correspondientes para realizar los registros y/o anotaciones en cuenta sobre los títulos archivados y conservados en e – Título Valor, así como los demás servicios dispuestos para la gestión autónoma y libre de los Títulos Valores por parte del CLIENTE.
PARÁGRAFO PRIMERO. Por defecto e – Título Valor permite el uso de dos (2) usuarios. Por lo cual, para poder iniciar la sesión del CLIENTE, requiere que los usuarios tengan vinculado un certificado digital, acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC emito por PKI SERVICES S.A.S.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El servicio de custodia electrónica e – Título Valor cuenta con la posibilidad de entregar más de dos (2) certificados digitales (usuarios) al CLIENTE. Los certificados digitales adicionales a los entregados por defecto tendrán un costo adicional.
PARÁGRAFO TERCERO. Con la autenticación de usuario mediante el registro en la plataforma electrónica e – Título Valor por parte del CLIENTE o quienes este designe para efecto de obtener el correspondiente certificado digital (usuario), el CLIENTE declara que acredita suficientemente su derecho sobre los Títulos Valores entregados al CUSTODIO para su archivo y conservación en las condiciones pactadas en este contrato.
CLÁUSULA QUINTA. RESPONSABILIDAD DEL CLIENTE. El CLIENTE será responsable de forma exclusiva de la información contenida en cada Título Valor entregado al CUSTODIO para su archivo y conservación, así mismo será responsable de la identificación de los endosantes, de la integridad y autenticidad de los Título Valor objeto de este contrato y de la validez de las operaciones que se realicen con dichos títulos dentro del servicio de custodia electrónica e – Título Valor.
En consecuencia, el CUSTODIO en virtud del principio constitucional de la buena fe, considerará y entenderá que los Título Valores entregados para su archivo y conservación están libre de vicios, gravámenes o embargos y el CLIENTE que lo haya entregado para su archivo y conservación en la plataforma e – Título Valor, responderá por todos los perjuicios que se causen a terceros, dejando indemne al CUSTODIO por cualquier reclamación, denuncia, demanda o acción legal en general que se relacionen con la gestión o circulación de los Títulos Valores objeto de este contrato.
CLÁUSULA SEXTA. GESTIÓN DEL TÍTULO VALOR. El CLIENTE podrá de forma autónoma y libre adelantar la gestión de los Títulos Valores entregados para su archivo y conservación ejerciendo las siguientes facultades:
- Anotación en cuenta. Registro electrónico que realiza el CLIENTE a través de e – Título Valor para perfeccionar jurídicamente cualquier acto cambiario como, entre otros y sin limitarse a ellos, la circulación, el endoso, la aceptación, el pago, el aval o cualquier afectación o gravamen sobre los derechos consignados en el título valor electrónico o sobre las mercancías o valores en ellos representadas. Para todos los efectos legales, la anotación en cuenta se tendrá como anotación electrónica y sus efectos son los señalados tanto en la ley como en este contrato.
- Circulación del Título Valor. e – Título Valor permite al CLIENTE ejercer los derechos patrimoniales contenidos en cada Título Valor archivado y conservado en e – Título Valor mediante la gestión autónoma y libre dentro de la plataforma electrónica, pudiendo desarrollar actividades de registro, anotación, consulta, endosos y certificación de títulos valores electrónicos.
CLÁUSULA SÉPTIMA. TRAZABILIDAD Y CUSTODIA. El CUSTODIO garantizará para cada uno de los Título Valores entregados por el CLIENTE la trazabilidad y custodia completa de cada registro y/o anotación que se realice sobre el título dentro de la plataforma electrónica e – Título Valor, mediante el uso de firmas digitales longevas y estampas de tiempo que salvaguardarán la confiabilidad, integridad y no repudio del Título Valor.
PARÁGRAFO. La trazabilidad de la circulación de los Título Valores entregados por el CLIENTE será acreditada y/o certificada en cualquier momento de la operación por parte xxx XXXXXXXX mediante la posibilidad de exportar reportes detallados de cada Título Valor y su gestión dentro de e – Título Valor, así como por la expedición por parte xxx XXXXXXXX de la correspondiente certificación de custodia.
CLÁUSULA OCTAVA. TIEMPO DE CONSERVACIÓN. El CUSTODIO garantizará la conservación de los Títulos Valores entregados por el CLIENTE por el término de tiempo que dure la operación de archivo y conservación de cada Título Valor entregado, de acuerdo con las necesidades y requerimientos del CLIENTE.
PARÁGRAFO. La información de registros anotados en cuenta de los Títulos Valores objeto de este contrato se conservará en la plataforma de servicio de custodia electrónica e – Título Valor por el término de tiempo que dure la operación de archivo y conservación de cada Título Valor y diez (10) años más, contados a partir del día siguiente en que se finalice el archivo y conservación pactado.
CLÁUSULA NOVENA. DISPONIBILIDAD DE e – Título Valor. Conforme con lo dispuesto en el literal d) del artículo 32 de la Ley 527 de 1999, “Artículo 32. Deberes de las entidades de certificación. Las entidades de certificación tendrán, entre otros, los siguientes deberes: d) Garantizar la prestación permanente del servicio de entidad de certificación” el servicio de custodia electrónica e – Título Valor debe cumplir una disponibilidad (uptime) del 99.8% 7x24x365 al año.
CLÁUSULA DÉCIMA. OBLIGACIONES XXX XXXXXXXX.
1. Disponer para el servicio de archivo y conservación de Títulos Valores Electrónicos mediante el servicio de custodia electrónica e – Título Valor un desarrollo tecnológico que cuente con los métodos y tecnología necesaria para cumplir con los estándares técnicos y legales que garanticen el principio de legalidad en todas las operaciones que se realicen a través de la plataforma electrónica e – Título Valor.
2. Garantizar los métodos tecnológicos requeridos para asegurar la trazabilidad y registro de las anotaciones en cuenta sobre los derechos incorporados en cada uno de los Título Valor archivados y conservados en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor.
3. Expedir, generara y/o exportar los reportes de información sobre cada uno de los Título Valor archivados y conservados en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor, así como los certificados de custodia a solicitud de parte.
4. Garantizar la disponibilidad permanente de la información de los Título Valor archivados y conservados en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor.
5. El CUSTODIO estará facultado para entregar la información de los Título Valor archivados y conservados en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor, por solicitud de autoridad judicial y/o administrativa competente y mediante certificado digital, acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC y emito por PKI SERVICES S.A.S., sin que esto implique la entrega del Título Valor original.
6. Abstenerse de intervenir, modificar, transformar o cualquier otra acción que no haya sido registrada por el CLIENTE, que modifique parcial o totalmente la información suministrada por el por este, así como la información contenida en cada Título Valor archivado y conservado en el servicio de custodia electrónica e – Título Valor.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. OBLIGACIONES DEL CLIENTE.
1. El CLIENTE garantizará que la información suministrada en la plataforma del servicio de custodia electrónica de Títulos Valores e – Título Valor, corresponde a la realidad y refleja los derechos incorporados en cada uno de los Título Valor archivados y conservados en e – Título Valor, así mismo, el CLIENTE será responsable por la identificación de la información de autenticación de usuario en los procesos de registro y endoso.
2. Pagar al CUSTODIO el valor pactado en la cláusula de valor y forma de pago, de forma oportuna y de acuerdo con los procedimientos establecidos por PKI SERVICES S.A.S. para el efecto.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. VALOR Y FORMA DE PAGO. El valor del contrato será pagado en mensualidades de acuerdo con la liquidación de los servicios de archivo y conservación efectivamente prestados y con base en las tarifas acordadas por las partes las cuales se establecen de forma expresa en el “Anexo valor y forma de pago”, el cual hace parte integral de este contrato.
PARÁGRAFO PRIMERO. Los servicios se facturarán mes vencido.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Las tarifas serán incrementadas cada año de acuerdo con el con IPC + 3 puntos y podrá variar según las condiciones xxx xxxxxxx previa notificación al CLIENTE, la cual se realizará en un término no inferior de treinta (30) días calendario.
PARÁGRAFO TERCERO. Cada título valor tendrá un peso máximo de 1 MB, en este sentido, la custodia de documentos diferentes al Título Valor en archivo y conservación será de $90 mensuales por cada documento adicional, el peso máximo de cada documento no podrá exceder 10 Megas.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. PLAZO. El contrato tendrá una duración de (el plazo se definirá previamente con el cliente de acuerdo con sus necesidades y requerimientos), sin embargo, el CLIENTE podrá de forma autónoma y libre dar por finalizada la custodia total de los Títulos Valores archivados y conservados en e – Título Valor, previa notificación al CUSTODIO.
PARÁGRAFO PRIMERO. El CLIENTE manifestará su intención de dar por finalizado el servicio de archivo y conservación de los Títulos Valores objeto de este contrato en un término no inferior de treinta (30) días calendario, periodo en el cual se establecerá xx xxxx acuerdo el mecanismo más idóneo para realizar la devolución total al CLIENTE.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El CLIENTE es libre de dar por terminado el servicio de custodia de los Títulos Valores archivados y conservados en e – Título Valor, siempre que el CLIENTE se encuentre al día en sus obligaciones económicas con el CUSTODIO derivadas de este contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. CLÁUSULA PENAL. En caso de incumplimiento por parte del CLIENTE de cualquiera de las cláusulas y obligaciones previstas en este contrato, dará derecho al CUSTODIO al pago del veinte por ciento (20%) del valor total facturado en los últimos seis (6) meses.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: El presente contrato se dará por terminado cuando ocurra alguna de las siguientes causales:
- La disolución de la personalidad jurídica de cualquiera de las partes.
- Por incapacidad financiera de cualquiera de las partes que, se presume cuando se le declare en quiebra o se le abra concurso de acreedores o sea intervenido por autoridad competente.
- Por el incumplimiento de las partes de cualquiera de las obligaciones previstas en el presente contrato. En este evento se podrán ejecutar las acciones jurídicas o judiciales que la PARTE cumplida estime pertinentes para reclamar los perjuicios derivados de dicho incumplimiento.
- Por mutuo acuerdo entre las partes.
- Por manifestación expresa del CLIENTE para dar por finalizado el servicio de custodia de Títulos Valores e – Título Valor.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA. PRIVACIDAD DE LOS DATOS. El CUSTODIO se compromete y obliga a
guardar secreto de todos los datos de carácter personal que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato. Asimismo, custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Estas obligaciones se extienden a cualquier fase del tratamiento sobre estos datos que pudiera realizarse y subsistirán incluso después de terminados los servicios. De igual modo, solamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente por parte del CLIENTE, y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. También se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otro modo comunicar las bases de datos o los datos contenidos en ellas, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que el CLIENTE autorice expresamente la comunicación de los datos a un tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA. PROPIEDAD INTELECTUAL. El cliente reconoce que todos los derechos de propiedad intelectual, incluyendo el software, la documentación y cualquier otra información técnica y comercial es exclusiva del servicio de custodia electrónica de Títulos Valores e -Titulo Valor.
PARÁGRAFO. El cliente no podrá utilizar la propiedad industrial de la empresa PKI SERVICES sin el consentimiento previo y por escrito de la empresa.
CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA. CONFIDENCIALIDAD. Toda información que reciba o produzca CUSTODIO dentro del marco de la presente relación contractual será utilizada de manera confidencial y no será divulgada de forma alguna por fuera de dichas circunstancias o eventos ni compartida con terceros y será únicamente utilizada con el propósito para el cual dicha información es compartida y divulgada. Esta obligación de reserva y confidencialidad consiste en la abstención de usar, facilitar, divulgar o revelar, la información suministrada en virtud de este acuerdo, sin obligación legal de hacerlo o sin consentimiento expreso por escrito por parte del CLIENTE.
PARÁGRAFO. Para efectos de este acuerdo, se entiende por información e información confidencial toda comunicación de datos en cualquier formato, incluidos, pero no limitados a la forma oral, escrita, gráfica o electromagnética y será confidencial aquella información que las partes desean proteger contra el uso ilimitado, divulgación o competencia y que sean designadas. Para los efectos de la presente declaración, toda la información que se llegase a transmitir, compartir, divulgar, expresar, por cualquier medio, sea verbal o escrito, deberá ser entendida por ambas partes como información confidencial.
CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA. CESIÓN DEL CONTRATO. El CLIENTE no podrá ceder parcial ni totalmente la ejecución del presente contrato a un tercero salvo previa autorización expresa y escrita xxx XXXXXXXX.
CLÁUSULA VIGÉSIMA. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. Toda controversia o diferencia derivada de este contrato o que guarde relación con el mismo se tratará de resolver mediante mecanismos de solución como la negociación directa o la conciliación amigable. En el caso en que no se llegue a una solución, éstas se resolverán por arbitraje de acuerdo con las siguientes reglas: Se resolverá por un Tribunal de Arbitramento que funcionara, se regirá y esta domiciliado en el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, el tribunal estará integrado por un (1) árbitro que decidirá en Derecho y sesionará en las instalaciones de la Cámara de Comercio de Bogotá o donde el árbitro disponga.
CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA. ORIGEN DE FONDOS Y PREVENCIÓN XX XXXXXX DE ACTIVOS
Y FINANCIACIÓN AL TERRORISMO: Las Partes con la suscripción del presente documento declaran bajo la gravedad de juramento que los recursos con los que asumirán las obligaciones y compromisos a su cargo, tanto con la otra parte como con terceros no son ni serán adquiridos mediante el ejercicio actividades ilícitas, toda vez que tales recursos tienen origen en el giro ordinario de sus negocios y, en general, sus actividades personales o profesionales de carácter lícito.
CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA. FIRMA. De común acuerdo las partes pactaron que el procedimiento para la suscripción del presente documento será la firma electrónica; por tanto, las partes cumplirán con las disposiciones del Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta la Ley 527 de 1999. Para el efecto, acuerdan el uso y grabación de la voz los cuales quedan incorporados en el documento firmado.
(nombre del representante legal) CLIENTE Correo | XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXX PKI SERVICES S.A.S. |