Contract

1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para la selección de contratista, cuando éste tiene la calidad de Entidad Estatal, para la adquisición de bienes o servicios, bajo la modalidad de contratación directa, de conformidad con lo señalado en la ley o en su reglamento.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la verificación en el Plan Anual de Adquisiciones, que el bien o servicio a contratar este publicado en el SECOP. y termina con la remisión del expediente del proceso contractual, por parte de un funcionario asignado, al archivo central para su custodia.

3. DEFINICIONES

• Bienes: Todo aquello de carácter material que es susceptible de satisfacer una necesidad. La capacidad del bien para satisfacer la necesidad corresponde a alguna propiedad del mismo, siendo exigible que esta sea conocida por el individuo, y el bien esté, al menos potencialmente, disponible, es decir, que su capacidad de satisfacción pueda ser efectiva en caso necesario.

• CAC: Centro Administrativo de Correspondencia.

• Contrato: Acuerdo de voluntades que tiene por objeto crear, modificar o extinguir obligaciones, derechos o relaciones jurídicas de derecho. El cual debe constar por escrito y ser suscrito por las partes.

• Contrato Interadministrativo: Se suscribe entre Entidades Públicas. Se caracteriza porque la Entidad Ejecutante persigue un interés económico y el bien o servicio requerido tiene relación directa con su objeto, de acuerdo a lo señalado en la ley o en su reglamento.

• Estudio y Documentos Previos: Estudios, documentos y antecedentes donde quedan motivadas con suficiencia las razones que justifican la contratación, junto con los demás que sirven de soporte para la elaboración de las condiciones técnicas del trámite contractual, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la CVC.

• Junta Asesora de Contratación: Órgano asesor de la Dirección General integrado por el Secretario General, los Directores de Planeación, Financiero, Administrativo, de Gestión Ambiental, Técnico Ambiental y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; con funciones para pronunciarse sobre la inconveniencia de cualquier tipo de contratación cuyo monto sea superior al 40% de la menor cuantía; el cumplimiento de las disposiciones legales en materia de Contratación Administrativa y conocer y analizar la evaluación de las propuestas y conceptuar acerca de la adjudicación o selección de los contratistas.

• Menor Cuantía: Límite establecido en la Ley para determinar la modalidad de Contratación que debe seguir una Entidad para seleccionar a sus contratistas. Se determina en función del presupuesto anual de cada Entidad Pública, expresada en salarios mínimos legales mensuales vigentes y de acuerdo al rango establecido en la norma.

• Plan anual de adquisiciones: Instrumento de planeación contractual que debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretende adquirir durante el año, el cual deberá ser diligenciado, publicado y actualizado.

• Plan Operativo Anual de Inversiones: Conjunto de planes, programas, proyectos y actividades que responden a la misión, funciones y objetivos de la Corporación, que han sido registrados en el Banco de proyectos, y que sirven como instrumento que concreta las inversiones a realizarse en la respectiva vigencia fiscal.

• SABS: Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios de la CVC.

• SECOP: Sistema Electrónico para la Contratación Pública.

4. DESARROLLO

NOTA 1: Todas las salidas de este procedimiento deben ser ingresadas, según corresponda, a los aplicativos de la Corporación para su trámite y seguimiento.

NOTA 2: Los formatos FT.0730.01 Planilla para entrega de documentos, e Inventario Detallado de Unidades Documentales a Transferir de Archivos de Gestión, FT.0730.05, deberán permanecer archivados de acuerdo con las tablas de retención documental existentes.

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
1. Verificar en el Plan Anual de Adquisiciones, que el bien o servicio a contratar esté publicado en el SECOP.	Técnico Administrativo Profesional Universitario	Dependencia de origen de la contratación
	Profesional Especializado
2. Abrir el expediente contractual de trámite de contratación, según tablas de retención documental.	Técnico Administrativo	Dependencia de origen de la contratación	Expediente
3. Elaborar el análisis del sector económico y de los oferentes; igualmente, los estudios y documentos previos, precisando el componente técnico de los mismos.	Profesional Universitario Profesional Especializado	Dependencia de origen de la contratación	Análisis del sector económico y de los oferentes Estudios y documentos previos
	Director o Jefe de Oficina
4. Precisar las especificaciones de experiencia; así como los criterios o factores de evaluación o calificación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.	Profesional Universitario Profesional Especializado	Dependencia de origen de la contratación	Proyecto xx xxxxxx

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
	Director o Jefe de Oficina
5. Revisar el componente jurídico de los estudios previos y devolver a través de memorando con el expediente a la dependencia de origen. Incluye objeto contractual y actividades.	Profesional Universitario Profesional Especializado	Oficina Asesora Jurídica	FT.0710.03 Memorando FT.0550.26 Seguimiento precontractual a la validación jurídica y financiera
6. Validar que el objeto de la contratación y que las actividades contractuales armonicen con el tipo de gasto, la actividad de la imputación.	Técnico Administrativo (Grupo Presupuesto)	Dirección Financiera (Grupo Presupuesto)	FT.0550.26 Seguimiento precontractual a la validación jurídica y financiera
7. Solicitar y autorizar a través de	Director o Jefe de	Dependencia de	FT.0710.03
memorando la iniciación del trámite	Oficina	origen de la	Memorando
de contratación.	Director General	contratación
		Dirección General
8. Registrar en el aplicativo SABS los datos de la contratación y mantener actualizado.	Técnico Administrativo	Dependencia de origen de la contratación	Reporte generado por el aplicativo SABS
9. Solicitar y emitir Certificado de Disponibilidad Presupuestal.	Técnico Administrativo	Dependencia de origen de la	FT.0510.22 Memo solicitud CDP Certificado de disponibilidad presupuestal
		contratación
	Director o Jefe de
	Oficina	Dirección
		Financiera
10.Elaborar acto administrativo de justificación de la contratación directa; gestionar la suscripción y publicar en la página web de la CVC.	Técnico Administrativo Profesional Universitario	Dependencia de origen de la Contratación	Evidencia de publicación
		Secretaría General
	Secretario General
11.Publicar en el SECOP el análisis del sector, estudios previos, análisis de riesgos y acto administrativo de justificación de la contratación.	Técnico Administrativo Profesional Universitario	Dependencia de origen de la Contratación	Constancia de publicación del SECOP
		Secretaría General
	Secretario General
12.Xxxxxxxx, Suscribir y Remitir invitación a presentar propuesta	Asistencial	Dependencia de origen de la	FT.0710.02 Plantilla carta

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
	Técnico Administrativo	Contratación
		Secretaría General
	Profesional Universitario	Dirección General
	Secretario General
	Director o Jefe de área
	Director General
13.Xxxxxxx y entregar los documentos de la Entidad Oferente a las dependencias respectivas.	Asistencial (Ventanilla única)	Secretaría General	FT.0730.01 Planilla para entrega de documentos
14.Designar a través de memorando u	Director o Jefe de	Dependencia del	FT.0710.03
oficio al (los) funcionario(s) o	Oficina	Delegado	Memorando
contratista(s) que verificará(n) los
documentos requeridos establecidos	Director General	Dirección General	FT.0710.02
en los estudios previos y remitir el			Plantilla carta
expediente.
			FT.0730.05
			Inventario detallado
			de unidades
			documentales a
			transferir de
			archivos de gestión
15.Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los estudios previos y/o invitación de la contratación y devolver el expediente a la dependencia de origen de la contratación.	Profesional Especializado	Dependencia de origen de la contratación Oficina Asesora de Jurídica Dirección Financiera	Informes de verificación FT.0730.05 Inventario detallado de unidades documentales a transferir de archivos de gestión
16.Presentar informes de verificación a	Director o Jefe de	Dependencia de	FT.0710.03
la Junta Asesora de Contratación, en	Oficina	origen de la	Memorando con
valores superiores al 40% de la		contratación	Informe de
menor cuantía y Recomendar al	Profesional		verificación
Director General acoger o no el	Especializado	Junta Asesora de
informe de verificación.		Contrataciones
	Integrante Junta		FT.0340.04
	Asesora de		Acta de reunión
	Contratación
			FT.0340.28
			Listado de
			asistencia a reunión

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
17.Actualizar toda la información anterior en el aplicativo SABS.	Técnico Administrativo	Dependencia de origen de la contratación	Reporte generado por el aplicativo SABS
18.Elaborar la minuta del contrato en el aplicativo SABS, sí la contratación es inferior al 10% de la menor cuantía; sí es superior, remitir el expediente para elaboración de minuta a la Oficina Asesora Jurídica. Una vez elaborada se devuelve expediente a la dependencia de origen	Técnico Administrativo Profesional Universitario Profesional Especializado	Dependencia de Origen de la contratación Oficina Asesora de Jurídica	Plantilla de contrato generada por aplicativo SABS Minuta de contrato
	Director o Jefe Oficina
19.Suscribir, numerar y registrar el Contrato en el aplicativo SABS y publicar en el SECOP.	Técnico Administrativo	Dependencia del Supervisor Delegado	Reporte generado por el aplicativo SABS
	Profesional Universitario	Secretaría General	Contrato numerado
	Profesional Especializado		Constancia de publicación
	Secretario General
20.Solicitar y emitir el Certificado de Registro Presupuestal.	Técnico Administrativo	Dependencia de Origen de la contratación	Certificado de registro presupuestal
	Profesional Universitario	Dirección Financiera
	Profesional Especializado	Dirección General
	Director o Jefe de Oficina
	Director General
21.Entregar copia del contrato al contratista y Solicitar los documentos requeridos para su ejecución.	Técnico Administrativo	Dependencia de origen de la contratación	FT.0710.02 Plantilla carta
	Profesional Especializado
	Profesional Universitario
22.Designar Supervisor para la vigilancia del contrato.	Director General	Dirección General	FT.0710.03 Memorando
23.Ingresar información del supervisor al aplicativo SABS.	Director o Jefe de Oficina	Dependencia de origen de la	Reporte generado por el aplicativo

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
		contratación	SABS
24.Recibir y anexar al expediente la Garantía única y remitir a través de memorando a la Oficina Asesora Jurídica para su aprobación.	Técnico Administrativo Director o Jefe de Oficina	Dependencia de Origen de la contratación	FT.0710.03 Memorando
25.Xxxxxxxx, revisar, aprobar la garantía única recibida. (Ver Instructivo Aprobación de Garantías de Cumplimiento, IN.0550.01).	Profesional Especializado	Dependencia de origen de la contratación	Garantía única aprobada
	Jefe de Oficina	Oficina Asesora Jurídica
26.Remitir el original de la garantía aprobada y distribuir a las diferentes áreas involucradas, copias del contrato, CDP, CRP y la garantía: Grupo de Presupuesto y al Área Interesada.	Técnico Administrativo Profesional Universitario	Oficina Asesora de Jurídica	Radicación en libro de reparto incluyendo copias
	Profesional Especializado
27.Registrar en el SABS la Garantía única aprobada.	Técnico Administrativo	Oficina Asesora Jurídica	Registro en aplicativo SABS
28.Xxxxxxxx, suscribir y registrar las actas necesarias para el inicio, ejecución y terminación del Contrato, de conformidad con lo previsto en el Manual de Interventoría y Supervisión. Registrar y publicar la información correspondiente en el SABS y en el SECOP.	Técnico Administrativo Supervisor Contrato Secretario General	Dependencia de Origen de la contratación Secretaría General	Actas Constancia de Registro y Publicación en aplicativos
29.Realizar trámite de pagos (Ver procedimiento Trámite de Cuentas para Pago, PT.0510.06).	Técnico Administrativo	Dependencia origen de la contratación.	Documentos soporte para pago
	Supervisor
	Director o Jefe de Oficina
30.Xxxxxxxx, suscribir, registrar en el SABS y publicar en SECOP el acta de liquidación del Contrato, en el evento de haberse pactado o requerirse.	Supervisor del contrato Secretario General	Dependencia de origen de la contratación Secretaría General	Acta de liquidación Constancia de Registro y Publicación en aplicativos
31.Elaborar Minuta de Resolución de Liquidación Unilateral.	Jefe Oficina Asesora de Jurídica	Oficina Asesora Jurídica	Minuta
	Supervisor	Dependencia de origen de la contratación

Actividad	Responsable	Dependencia	Registro (Salida)
32.Suscribir, numerar, asignar fecha y notifica la Resolución de Liquidación Unilateral	Técnico Administrativo	Dependencia de Origen de la contratación	FT.0550.04 Resolución
	Profesional Universitario	Secretaría Genera	Constancia de notificación
	Profesional Especializado
	Secretario General
33.Elaborar constancia de cierre del expediente del proceso de contratación una vez vencido el término de las garantías.	Profesional Universitario Profesional Especializado	Dependencia de Origen de la Contratación.	Constancia de cierre del expediente
	Director o Jefe de Oficina
34.Remitir expediente contractual al archivo central para su custodia.	Asistencial Técnico Administrativo	Dependencia origen de la contratación	FT.0730.05 Inventario detallado de unidades documentales a transferir de archivos de gestión con expediente

5. ANEXOS

• Anexo 1: FT.0340.04 Acta de reunión

• Anexo 2: FT.0340.28 Listado de asistencia a reunión.

• Anexo 3: FT.0510.22 Memo Solicitud XXX.

• Xxxxx 0: FT.0550.04 Resolución.

• Anexo 5 FT.0550.26 Seguimiento precontractual a la validación jurídica y financiera

• Anexo 6: FT.0710.02 Plantilla carta

• Anexo 7: FT.0710.03 Memorando.

• Anexo 8: FT.0730.01 Planilla para entrega de documentos.

• Anexo 9: FT.0730.05 Inventario detallado de unidades documentales a transferir de archivos de gestión.