RESOLUCIÓN No. 114 de 2018
RESOLUCIÓN No. 114 de 2018
“Por el cual se Expide el Manual de Contratación de la E.S.E. Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación”
El Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en uso de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias, y especialmente, las conferidas en el artículo 17 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, y el Acuerdo No. 5 de 2018 de la Junta Directiva de la Entidad,
CONSIDERANDO:
Que el Ministerio de Salud y Protección Social, mediante Resolución 5185 de 4 de diciembre de 2013, fijó los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adoptaran el Estatuto de Contratación que regiría su actividad contractual.
Que el Hospital San Xxxxxx de Fundación, es una Empresa Social del Estado de orden Territorial Departamental, del Sector descentralizado por servicios, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, la cual presta servicios de salud de Segundo Nivel de complejidad.
Que la Junta Directiva de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, mediante Acuerdo No. 5 de 2018, adoptó el Estatuto de Contratación de la entidad, y a través de su artículo 46 dispuso que el Gerente de la ESE, expedirá el Manual de Contratación en los términos de dicho Estatuto, en el cual se determinará los procedimientos administrativos de cada fase y modalidad de contratación, los requisitos habilitantes, el análisis de riesgos y las garantías para ampararlos, las funciones del Comité de Compras y Contratación y de la Supervisión e Interventoría, y demás aspectos pertinentes, en los términos del artículo 17 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud.
Que la Junta Directiva de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, mediante reunión de fecha 25 xx xxxxxx de 2018, facultó al Gerente de la entidad para que mediante resolución expida el Manual de Contratación, a través del cual se defina los procedimientos administrativos del sistema de compras y ventas de bienes, obras y servicios, así, como las reglas de la actividad contractual y su ejecución, en procura de la continua y eficiente prestación de servicios de salud a su cargo y el buen funcionamiento de la misma, en los términos del Acuerdo No 5 de 2018.
Que, en mérito de lo anterior, el Gerente de la Empresa Social del Estado Hospital Departamental Xxx Xxxxxx xx Xxxxxxxxx,
X X X X X X X X:
CAPÍTULO I GENERALIDADES
Artículo 1.- Expedición del Manual de Contratación de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN XXXXXX: Expedir el Manual de
procedimiento de Contratación de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN XXXXXX [en adelante la ESE o el Hospital], ubicado en el municipio de Fundación, conforme al Estatuto de Contratación adoptado por la Junta Directiva mediante Acuerdo No. 5 de 2018.
Artículo 2.- Objeto: De acuerdo con el Estatuto de Contratación de la ESE HOSPITAL DEPARTAMENTAL SAN XXXXXX DE FUNDACIÓN, el presente Manual de Contratación tiene por objeto determinará los procedimientos administrativos de cada fase y modalidad de contratación, los requisitos habilitantes, el análisis de riesgos y las garantías para ampararlos, las funciones del Comité de Compras y Contratación y de la Supervisión e Interventoría, y demás aspectos pertinentes, en los términos del artículo 17 de la Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud.
Artículo 3.- Campo de Aplicación: El presente Manual se aplica a todo proceso de contratación que realice la ESE respecto a la compra y venta de bienes, obras y servicios.
Artículo 4.- Régimen de Contratación Especial y/o Excepcional: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación en materia contractual, se regirá por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993 en armonía con el artículo 16 del Decreto 1876 de 1994.
Parágrafo: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación no se encuentra sometida al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, no obstante, conforme a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, debe aplicar armónicamente, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que
tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso, y estarán sujetas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
Artículo 5.- Principios que fundamentan los procesos de contratación de la ESE: De acuerdo con lo previsto en el artículo 5º del Acuerdo No. 5 de 2018, por el cual se adopta el Estatuto de Contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en desarrollo de la actividad contractual se aplicarán los siguientes principios:
i) Los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;
ii) Los principios de la Gestión Fiscal consagrados en el artículo 267 de la Constitución Política: eficiencia, economía, equidad y valoración de los costos ambientales;
iii) Los principios de la Función Pública determinados en la Ley 489 de 1998: buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia;
iv) Los principios del Sistema General de Seguridad Social en Salud contenidos en el artículo 3° de la Ley 1438 de 2011: universalidad, solidaridad, igualdad, obligatoriedad, prevalencia de derechos, enfoque diferencial, equidad, calidad, eficiencia, participación social, progresividad, libre escogencia, sostenibilidad, transparencia, descentralización administrativa, complentariedad y concurrencia, corresponsabilidad, irrenunciabilidad, intersectorialidad, prevención y continuidad;
v) Los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos de la Ley 1437 de 2011 [CPACA]: debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, eficiencia, economía y celeridad; y
vi) El principio de planeación.
Parágrafo: La definición de cada uno de estos principios, será el consagrado en cada una de las leyes que los reglamentan.
Artículo 6.- Régimen de inhabilidades e incompatibilidades: Para todos los efectos en materia de contratación, la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación se encuentra sometida al Régimen de Inhabilidades previsto en los artículos 8º a 10º de la Ley 80 de 1993.
Artículo 7.- Control Social: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad y participación, informará a la comunidad de los procesos de contratación que adelante, y pondrá a su disposición todos los elementos que le permitan el ejercicio del control social de la actividad precontractual, contractual y post-contractual.
Artículo 8.- Representación Legal y Ordenación del Gasto: Para todos los efectos el Gerente de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación es el Representante Legal y el Ordenador del Gasto, por lo cual, le corresponde suscribir todos los contratos que celebre la entidad para el desarrollo de su objeto contractual, pero podrá delegar dicha competencia, en los términos establecidos en el Estatuto de Contratación.
Artículo 9.- Actores de la Contratación: En la actividad contractual de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación intervendrán los siguientes actores:
1. La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en calidad de contratante o contratista, según el caso.
2. Los Oferentes.
3. Los Oferentes de los Procesos de Invitación Pública.
3. Los Proponentes de los Procesos de Convocatoria Pública.
4. Los Contratistas.
5. Los Supervisores o Interventores.
6. El Comité de Compras y Contratación.
CAPÍTULO II
PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Artículo 10.- Elaboración, Actualización del Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones [PAA] comprende la lista de bienes, obras y servicios que pretende adquirir la ESE durante una vigencia fiscal, el cual podrá actualizarse dentro de la misma, de acuerdo a las necesidades y recursos de la entidad.
El Plan Anual de Adquisiciones se realizará a través de la Subdirección Administrativa de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, con apoyo de las diferentes dependencias y áreas de servicios quienes determinarán sus necesidades a satisfacer.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener como mínimo:
i. La identificación del producto o servicio requerido
ii. Justificación técnica de la necesidad o producto
iii. Cantidad requerida y especificaciones técnicas y de presentación en los casos requeridos
iv. Monto total estimado para la adquisición
v. Fecha y plazo para el cual se requiere el bien o servicio
Artículo 11.- Adopción del Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, será presentado al Comité de Compras y Contratación, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción.
Artículo 12.- Publicación del Plan Anual de Adquisiciones: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, publicará su plan anual de adquisiciones en el SECOP, y en la página WEB de la entidad, así como las modificaciones que le sean introducidas.
Artículo 13.- Disponibilidad presupuestal: El Área de Presupuesto de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, o quien haga sus veces, certificará por escrito previo a la contratación, acerca de la existencia de disponibilidad presupuestal en la respectiva vigencia fiscal.
Cuando la contratación requiera recursos que afecten vigencias fiscales futuras, se aplicarán las normas previstas en la Ley Orgánica de Presupuesto y sus decretos reglamentarios.
CAPÍTULO III
DE LA CONTRATACIÓN
Artículo 14.- Los Contratistas: Podrán ser contratistas de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, individuales o plurales, que sean legalmente capaces
frente a la ley, siempre que reúna los requisitos establecidos en los términos de condiciones, en la invitación o la oferta.
Las personas jurídicas nacionales y extranjeras, así como los consorcios y uniones temporales, deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año adicional.
Para todos los efectos, las personas jurídicas extranjeras podrán contratar con la entidad siempre que acrediten el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 470 y 471 del Código de Comercio.
Artículo 15.- Contratos que requieren de aprobación previa de la Junta Directiva. La celebración de los contratos de compraventa y permuta de bienes inmuebles, compraventa de acciones, revisoría fiscal, empréstitos, préstamos de tesorería, contratos de sociedad, contratos xx xxxxxxx o encargo fiduciario, concesión y contratos de riesgo compartido, requieren aprobación escrita de la Junta Directiva de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, quienes indicarán la forma en que se celebrará la respectiva contratación de acuerdo a la naturaleza del objeto, la cuantía y la tipología del contrato.
CAPÍTULO IV
MODALIDADES Y/O MECANISMOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
Artículo 16.- Modalidades y/o mecanismos de selección del contratista: Son modalidades y/o mecanismos de selección del contratista:
1. Oferta con aceptación
2. Contratación Directa
3. Invitación Pública
4. Convocatoria Pública
5. Otros mecanismos de Selección
Artículo 17.- Oferta con aceptación: Cuando la compra de bienes, obras o servicios no supere los dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cualquiera que sea la naturaleza del objeto contractual, la modalidad de selección del contratista se realizará mediante la presentación escrita de la oferta por parte del oferente, y la correspondiente carta de aceptación de la ESE.
Artículo 18.- Contratación Directa: A través de esta modalidad la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, celebrará el contrato de manera directa con el contratista que reúna los requisitos exigidos en los estudios y documentos previos, sin necesidad de que existan varias ofertas.
La modalidad de selección del contratista por contratación directa, estará determinada por la naturaleza del objeto contractual.
En todo caso, cuando el valor del contrato no exceda la mínima cuantía establecida en el presente Manual, sin importar la naturaleza del objeto contractual, la selección del contratista se realizará mediante el mecanismo de contratación directa.
La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, podrá celebrar mediante la modalidad de contratación directa, los siguientes contratos:
a. Los de Consultoría.
b. Los contratos o convenios que hayan de celebrarse con entidades estatales, de cualquier orden y establecimientos de educación.
c. Los de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión, o para el desarrollo directo de actividades científicas, artísticas o tecnológicas que sólo puedan encomendarse a determinados artistas o expertos.
c. Los de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
d. Los de comodato, cuando sea el comodatario el Hospital.
e. Los de leasing.
f. Los de Trabajo o Servicios que solo determinada persona pueda ejecutar o de la adquisición de bienes o equipos que solo determinado proveedor o vendedor pueda suministrar o entregar.
g. La adquisición de un bien para prueba o ensayo, sólo en la cantidad necesaria para su práctica.
h. Los servicios profesionales y de capacitación que se deban contratar con determinada persona natural o jurídica, en atención a sus calidades.
i. La compra de bienes, obras o servicios que se requieran para atender la ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito y cualquiera urgencia o circunstancia que apremie el tiempo para solicitar varias ofertas.
j. La celebración de un contrato, después de declarado desierto un proceso de contratación de invitación o convocatoria pública.
i. La ampliación, actualización o modificación de software ya instalado en el Hospital o del soporte del mismo, respecto del cual el propietario tenga registrados tales derechos.
j. Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de oportunidad xxx xxxxxxx, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario.
k. Los de adquisición de un bien o equipo para ampliar, reponer, reparar, complementar y/o modificar uno ya existente, que el mismo proveedor esté en capacidad de ofrecer.
l. Los contratos de Mínima Cuantía, cualquiera que sea su objeto contractual.
m. Los contratos de adscripción que son los que celebre el Hospital para la prestación de servicios, para la ejecución de actividades médicas, paramédicas, científicas o tecnológicas y para la prestación de servicios de salud. Se podrán realizar contratos con cualquier tipo de persona jurídica, privada o pública o persona natural, buscando el cumplimiento de los objetivos institucionales.
n. Los de Seguros.
o. Los de suministro de medicamentos, insumos Hospitalarios e insumos generales esenciales para la prestación del servicio de salud, siempre que sean de mínima cuantía.
p. Los de docencia o educación.
q. Los de prestación de servicios de salud.
r. Los de servicios públicos.
s. Los Contratos de Asociación Público Privada.
Artículo 19.- Invitación Pública: La ESE Hospital San Xxxxxx de Fundación, seleccionará el contratista mediante la modalidad de invitación pública, cuando la cuantía del valor del contrato sea de menor cuantía, siempre y cuando, por la naturaleza del objeto contractual, no deban celebrarse mediante Contratación Directa.
Mediante esta modalidad de selección del contratista, la ESE solicitará mínimo tres (3) propuestas.
Artículo 20.- Convocatoria Pública: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación empleará este mecanismo de selección del contratista, cuando la contratación sea de mayor cuantía, siempre y cuando, por la naturaleza del objeto contractual, no deban celebrarse mediante Contratación Directa.
Artículo 21.- Adquisición en Grandes Superficies: La ESE Hospital San Xxxxxx de Fundación, podrá adquirir bienes en grandes superficies, siempre y cuando, no superen la mínima cuantía de la entidad. Para el efecto, se seguirá las siguientes reglas:
1. La ESE dirigirá invitación por lo menos dos (2) Grandes Superficies, la cual contendrá:
a) la descripción técnica, detallada y completa del bien; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil;
d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal.
2. La ESE evaluará las cotizaciones presentadas, y seleccionará y aceptará aquella que, cumpliendo las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio xxx xxxxxxx, así como una forma de pago y entrega que se adapte mejor a la necesidad de la entidad.
3. En caso de empate, la ESE aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.
4. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.
Artículo 22.- Cuantías: Para todos los efectos legales, las cuantías de contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, son las siguientes:
Mínima Cuantía: Cuando la contratación sea mayor a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inferior o igual a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Menor Cuantía: Cuando la contratación sea mayor a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inferior o igual a ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Mayor Xxxxxxx: Cuando la contratación exceda de ochocientos (800) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo: Cuando la contratación no supere los dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cualquiera que sea la naturaleza del objeto contractual, el mecanismo de selección del contratista será la oferta con aceptación.
CAPÍTULO V PROCESO DE CONTRATACIÓN
Artículo 23.- Fases de contratación: El proceso de contratación en la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación comprende las siguientes fases:
1. Planeación.
2. Selección.
3. Contratación.
4. Ejecución.
5. Liquidación y obligaciones posteriores.
CAPÍTULO VI FASE DE PLANEACIÓN
Artículo 24.- Fase de Planeación: Esta fase comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Estudios y documentos previos o solicitud de servicios. Los estudios y documentos previos o la solicitud de servicios, son el soporte para tramitar los procesos de contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, los cuales deberán contener los siguientes elementos, además de los especiales para cada modalidad de selección:
1.1. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación.
1.2. Objeto a contratar con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
1.3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.
1.4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo y la forma de pago.
1.5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable, en el caso que se requiera.
1.6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
1.7. Las garantías exigidas en el proceso de contratación.
2. Términos de condiciones. En los casos que la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación adelante convocatoria pública siempre se requerirá la elaboración de los términos de condiciones, para lo cual se deberá tener en cuenta:
2.1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
2.2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
2.3. Los criterios de selección y requisitos habilitantes, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.
2.4. Las condiciones de costo y/o calidad que la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación tendrá en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
2.5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como los criterios para la adjudicación del contrato.
2.6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.
2.7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
2.8. El certificado de disponibilidad presupuestal.
2.9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.
2.10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.
2.11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
2.12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
2.13. El plazo dentro del cual la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación puede expedir adendas.
2.14. El cronograma, el cual debe contener las fechas, horas, plazos para las actividades propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.
2.15. Lugar físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de condi- ciones, estudios y documentos previos.
2.16. El lugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.
2.17. La aplicación o no de las cláusulas excepcionales previstas en el Estatuto General de la Administración Pública.
2.18. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con la modalidad de selección.
CAPÍTULO VII FASE DE SELECCIÓN
Artículo 25.- El Comité de Compras y Contratación: Estará integrado por el Subdirector Científico, el Subdirector Administrativo, el Asesor Jurídico y un Auxiliar Administrativo de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
El Auxiliar Administrativo será el secretario del Comité, y levantará todas las actas de las sesiones, archivará los conceptos y registrará cada actividad relacionada con el proceso de contratación.
Parágrafo 1: Para todos los efectos, quienes integren el Comité de Compras y Contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades en materia de contratación.
Artículo 26.- Funciones del Comité de Compras y Contratación: Son funciones de Comité de Compras y Contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación:
1. Analizar y presentar recomendaciones al Plan Anual de Adquisiciones.
2. Determinar la pertinencia o no de la contratación.
3. Designar el Comité Evaluador de las propuestas y/o ofertas en los procesos de contratación.
4. Remitir los Estudios Previos y Propuesta seleccionada a la Oficina Asesora Jurídica para la elaboración de la minuta del contrato.
5. Xxxxxxx y aprobar las ofertas cuando no se hubiere asignado a otro funcionario o cuerpo colegiado.
6. Elaborar junto con la Oficina Asesora Jurídica los términos de condiciones de los procesos de convocatoria pública.
7. Informas al Ordenador del Gasto acerca del proponente al que debe adjudicársele el contrato dentro del proceso de Convocatoria Pública.
8. Los demás que sean asignados por el Representante Legal de la ESE.
Artículo 27.- Oferta con Aceptación: Cuando en razón de la cuantía, la contratación de los bienes, obras o servicios, que requiera la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación deban contratarse por Oferta con Aceptación, se procederá de la siguiente forma:
1. Solicitud del bien, obra o servicios: El área interesada, elaborará un documento sucinto, el cual debe contener la necesidad por satisfacer, el objeto del contrato, el valor y forma de pago, el plazo de ejecución, la disponibilidad presupuestal, y los requisitos documentales, y lo enviará al Comité de Compras y Contratación, quien determinará la pertinencia o no de la contratación.
Serán responsables de este procedimiento el Coordinador de la Dependencia donde existe la necesidad y el Comité de Compras y Contratación, de lo cual harán constar por escrito.
2. Solicitud de oferta: la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, invitará a una persona natural o jurídica a presentar oferta, sin que para ello requiera de varias ofertas.
3. Carta de Aceptación: Revisada y aprobada la oferta por el Comité de Compras y Contratación, se remitirá a la Oficina Jurídica, con el fin de que se elabore y suscriba la carta de aceptación de la oferta, la cual contendrá: i) el nombre e identificación de las partes contratantes; ii) el objeto contractual; iii) las
obligaciones contractuales; iv) el valor del contrato y la forma de pago; v) el plazo de ejecución; iv) el número del certificado de disponibilidad presupuestal. La carta de aceptación será suscrita por el Gerente de la E.S.E.
4. Publicación: La solicitud de servicios, la oferta y la carta de aceptación deberán ser publicadas en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en el SECOP y en las demás entidades exigidas por los entes de control, dentro de los tres (3) días siguientes a su celebración.
Artículo 28.- Contratación Directa: Cuando el proceso de contratación se adelante bajo la modalidad de selección de contratación directa, se procederá de la siguiente forma:
1. Estudios Previos: El área interesada procederá a elaborar los estudios previos en los términos del artículo 26 numeral 1º del Estatuto de Contratación en concordancia con el artículo 23 del presente Manual, identificando la necesidad a satisfacer, el objeto contractual y alcance, las obligaciones contractuales, la modalidad de contratación, el valor del contrato, su justificación y forma de pago, el plazo de ejecución, la disponibilidad presupuestal, los requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos o de experiencia, organizacional y financieros) el análisis de riesgos y la forma de mitigarlos, las garantías por exigir, los cuales deberán ser enviados al Comité de Compras y Contratación, quien estudiará dicha solicitud y determinará la pertinencia o no de adelantar dicho proceso contractual.
Serán responsables de este procedimiento el Coordinador de la Dependencia donde existe la necesidad y el Comité de Compras y Contratación, lo cual harán constar por escrito.
2. Solicitud de Propuesta: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación invitará a una persona, natural o jurídica, a presentar propuesta, sin que para ello requiera varias ofertas.
3. Remisión de Estudios Previos o Solicitud de Servicios a la Oficina Jurídica: Una vez el Comité de Compras y Contratación estime pertinente llevar a cabo el proceso de contratación, remitirá a la Oficina Jurídica los estudios previos para que procesa a elaborar los documentos necesarios para la suscripción del contrato.
4. Minuta Contractual: El Asesor Jurídico procederá a realizar la minuta del contrato, la cual deberá ceñirse a lo estipulado en este Documento. El contrato será suscrito por el Gerente de la ESE.
5. Publicación: El contrato deberá ser publicado en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en el SECOP y en las demás entidades
exigidas por los entes de control, dentro de los tres días siguientes a su celebración.
Artículo 29.- Invitación Pública: Cuando el proceso de contratación se adelante bajo la modalidad de selección de Invitación Pública, se procederá de la siguiente forma:
1. Estudios Previos: El área interesada procederá a elaborar los estudios previos en los términos del artículo 26 numeral 1º del Estatuto de Contratación en concordancia con el artículo 23 del presente Manual, identificando la necesidad a satisfacer, el objeto contractual y alcance, las obligaciones contractuales, la modalidad de contratación, el valor del contrato, su justificación y forma de pago, el plazo de ejecución, la disponibilidad presupuestal, los requisitos habilitantes (jurídicos, técnicos o de experiencia, organizacional y financieros), los criterios de evaluación para seleccionar la oferta más favorable y asignación de puntaje, el análisis de riesgos y la forma de mitigarlos, las garantías por exigir, los cuales deberán ser enviados al Comité de Compras y Contratación, quien estudiará dicha solicitud y determinará la pertinencia o no de adelantar dicho proceso contractual. Serán responsables de este procedimiento el Coordinador de la Dependencia donde existe la necesidad y el Comité de Compras y Contratación, lo cual harán constar por escrito.
2. Solicitud de Propuestas: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación invitará a tres (3) personas, natural o jurídica, a presentar propuesta, y seleccionará la que resulte más favorable para la entidad de acuerdo con los criterios de evaluación y asignación de puntaje. La evaluación de la propuesta se hará por parte de un Comité Evaluador que será designado por el Comité de Compras y Contratación, integrado por tres (3) funcionarios o contratista de la ESE, cada uno de los cuales tendrá un perfil técnico, jurídico y financiero. Para todos los efectos, de la evaluación de las propuestas deberá darse traslado a los proponentes, para que, en caso de considerarlo, realicen las observaciones pertinentes.
3. Selección del Proponente: Una vez en firme la Evaluación de las Propuestas, el Comité de Compras y Contratación remitirá a la Oficina Asesora Jurídica los estudios previos y la propuesta seleccionada, para que proceda a elaborar los documentos necesarios para la suscripción del contrato.
4. Minuta Contractual: La Oficina Asesora Jurídica procederá a realizar la minuta del contrato, la cual deberá ceñirse a lo estipulado en el Estatuto y el Manual de Contratación. El contrato será suscrito por el Gerente de la ESE.
5. Publicación: El contrato deberá ser publicado en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en el SECOP y en las demás entidades
exigidas por los entes de control, dentro de los tres (3) días siguientes a su celebración.
Artículo 30.- Convocatoria Pública: Cuando el proceso de contratación se adelante bajo la modalidad de selección de Convocatoria Pública, se procederá de la siguiente forma:
1. Estudios Previos: El área que evidencie la necesidad de llevar a cabo un proceso de contratación para suplir una necesidad identificada, deberá elaborar los estudios previos en los términos del artículo 26 numeral 1º del Estatuto de contratación en armonía con el artículo 23 del presente Manual, y enviarlos para su respectiva revisión al Comité de Compras y Contratación, el cual estudiará dicha solicitud y determinará la pertinencia o no de llevar a cabo dicha contratación. Serán responsables de este procedimiento el Coordinador de la Dependencia donde existe la necesidad y el Comité de Compras y Contratación, lo cual harán constar por escrito.
2. Resolución de apertura Convocatoria Pública: Una vez surtido el paso anterior, el ordenador del gasto mediante acto administrativo ordenará la apertura de la Convocatoria Pública, en la cual indicará los motivos y necesidad por los cuales la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación requiere la apertura de dicha modalidad de contratación.
3. Publicación de los Términos de Condiciones: La Oficina Asesora Jurídica y el Comité de Compras y Contratación, elaborarán los Términos de Condiciones, en la forma señalada en el artículo 26 numeral 2º del Estatuto de contratación, en armonía con el artículo 23 del presente Manual, el cual deberá publicarse en la página web de la entidad durante cinco (5) días hábiles, y en los cuales se deberá indicar los requisitos habilitantes (financiero, jurídico, organizacional, técnico y/o experiencia), el cronograma y demás condiciones del proceso.
4. Declaratoria de Desierta: Si al cierre de la Convocatoria Pública la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación no recibe propuestas por parte de algún oferente, o en caso de recibir una propuesta que no reúna los requisitos establecidos en los términos de condiciones, el ordenador del gasto procederá a declarar desierta la convocatoria mediante Resolución que publicará en los portales web de la entidad y el SECOP.
5. Cierre de la Convocatoria Pública: Si se presentan una o varias propuestas, una vez llegado el último día hábil de la Convocatoria Pública, el ordenador del gasto procederá a realizar el cierre de la misma, y al día hábil siguiente publicará en la página web de la entidad el documento en el cual conste el número de propuestas presentadas a la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
6. Evaluación de las Propuestas: El Comité de Compras y Contratación designará un Comité Evaluador que reúnan los perfiles jurídico, técnico y financiero, quienes procederán a realizar la evaluación de las propuestas presentadas por los proponentes, según los criterios de evaluación estipulados en los términos de condiciones, los cuales varían según el objeto por contratar. El documento donde conste la evaluación deberá publicarse en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
7. Resolución de Adjudicación: El Comité de Compras y Contratación indicará al ordenador del gasto acerca del oferente al que deba ser adjudicado el contrato, por cumplir los requisitos estipulados en la Convocatoria Pública, el cual procederá a emitir resolución de adjudicación, que deberá publicarse en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
8. Minuta Contractual: La Oficina Asesora Jurídica procederá a realizar la minuta del contrato, la cual deberá ceñirse a los términos de condiciones y propuestas del Proponente seleccionado. El contrato será suscrito por el Gerente de la ESE.
9. Publicación del Contrato: El contrato una vez firmado por las partes, deberá publicarse en la página web de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, en el SECOP, y en las demás entidades exigidas por los órganos de control, dentro de los tres (3) días siguientes a tu celebración.
CAPÍTULO VIII FASE DE CONTRATACIÓN
Artículo 31.- El Contrato: Los contratos que se celebren por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación deberán constar por escrito, y se ajustarán a las normas civiles y comerciales, así como al Estatuto y Manual de Contratación, conforme a su naturaleza y requisitos esenciales.
Los contratos de la ESE serán suscritos por el ordenador del gasto, el Gerente.
La contratación se rige por el principio de la autonomía de la voluntad, la cual deberá estar sujeta a la Constitución, la ley, el orden público y las buenas costumbres.
Artículo 32.- Requisitos Documentales del Contrato: Son todos aquellos documentos de orden legal o estatutario que debe aportar el proponente o Contratista indispensables para identificar y verificar la experiencia, idoneidad y capacidad del contratista, los cuales serán definidos en cada caso, en la solicitud de oferta, los estudios previos y los términos de condiciones.
Artículo 33.- Requisitos Habilitantes: Los requisitos habilitantes son la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y/o proponente, los cuales están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia. El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.
Parágrafo: Para efectos de determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, los funcionarios que intervienen en la elaboración de los estudios previos o solicitud de servicios, así como en los términos de condiciones, tendrán como guía el Manual expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, para estos efectos. En todo caso, los requisitos habilitantes se determinarán a criterio de la ESE y de conformidad con el objeto y cuantía de la contratación.
Artículo 34.- Requisitos para el perfeccionamiento y ejecución del Contrato: Los contratos se perfeccionarán cuando las partes lleguen a un acuerdo sobre el objeto y el precio, lo cual se entenderá cumplido con la suscripción del documento donde conste el contrato.
Para la ejecución del contrato se requiere de la aprobación de las garantías, cuando se hubieren exigido, el Registro presupuestal y que el contratista se encuentre x xxx y salvo con el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social (pensión, salud y ARL) y demás parafiscales.
Artículo 35.- Contenido del Contrato: Las estipulaciones contractuales se ajustarán a lo previsto en las normas civiles, comerciales, así como al Estatuto y al presente Manual de Contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, siempre que correspondan a su esencia y naturaleza.
En los contratos que celebre la ESE podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades del Estatuto y Manual de Contratación.
En todo caso, los contratos que suscriba la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, mínimamente contendrán las siguientes estipulaciones:
1. Identificación de las partes
2. Objeto y alcance
3. Obligaciones contractuales
4. Valor y forma de pago
5. Plazo de ejecución
6. Disponibilidad presupuestal
7. Cláusula penal pecuniaria
8. Cláusulas exorbitantes según el caso
9. Garantías
10. Supervisión y/o interventoría y funciones
11. Suspensión, modificación y cesión del contrato
12. Requisitos de Perfeccionamiento
13. Requisitos de Ejecución
14. Reglas de Liquidación
15. Mecanismo de solución de conflictos contractuales, y los demás que se estimen pertinentes.
Artículo 36.- Publicación del Contrato: Los contratos suscritos por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación se publicarán en el SECOP y en los demás medios exigidos por los órganos de control.
CAPÍTULO IX FASE DE EJECUCIÓN
Artículo 37.- Pago o Desembolso: Para la realización de cada pago, la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación a través del supervisor o el interventor de cada contrato, deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de su ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social (pensión, salud, ARL) y demás parafiscales, cuando fuere procedente.
Artículo 38.- Pago anticipado y anticipo: En los contratos que celebren la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
En todos los casos, para el giro del pago anticipado o anticipo, el contratista deberá abrir una cuenta separa no conjunta a nombre del contrato. Cuando el valor del pago
anticipado o anticipo se igual o superior a los quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberán constituir un patrimonio autónomo a través de una Fiducia. Los rendimientos financieros que se generen, serán de la ESE, los cuales deberán ser reembolsados a la misma, previamente a la suscripción del acta de liquidación.
Igualmente, para el pago del anticipo, el contratista deberá elaborar un plan de inversión y utilización del anticipo, el cual requiere la aprobación del Supervisor y/o interventor del contrato.
Artículo 39.- Modificación, Adición o prórroga de los Contratos u Otro Sí: Los contratos suscritos por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, podrán modificarse, adicionarse o prorrogarse, cuando se encuentren causas que lo justifiquen.
En todo caso, las adiciones presupuestales no podrán superar el cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.
Toda modificación, adición o prórroga de un contrato, deberá contar con la solicitud justificada del contratista y la aprobación del supervisor o interventor del acuerdo de voluntades.
Artículo 40.- Cesión del Contrato: Los contratos que celebre la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, no podrán cederse sino por la previa autorización de la entidad.
Artículo 41.- Suspensión y Reinicio del Contrato: Las partes podrán de mutuo acuerdo suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impidan la ejecución temporal del contrato.
En ningún caso la suspensión del contrato puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta a un plazo o condición.
El Acta de suspensión se suscribirá una vez el supervisor o interventor del contrato justifique los motivos por los cuales deba llevarse a cabo, del mismo modo, una vez cesen las circunstancias que motivaron la suspensión se levantará mediante acta de reinicio de actividades.
CAPÍTULO X SUPERVICIÓN E INTERVENTORÍA
Artículo 42.- Los Supervisores e Interventores: Son las personas encargadas de ejercer el seguimiento, vigilancia y control de la ejecución de los contratos que celebre la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
La Supervisión de los contratos suscritos por la ESE será ejercida por un funcionario de la entidad.
La interventoría de los contratos suscritos por la ESE se realizará a través de un un tercero, persona natural o jurídica, contratado de manera específica para ello.
Para los efectos del presente Manual, la Supervisión de los contratos que suscriba la ESE implica el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, jurídico y ambiental sobre el cumplimiento del objeto del contrato, ésta será ejercida directamente por el Hospital a través de uno de sus funcionarios, siempre y cuando, por la naturaleza del objeto contractual, no se requiera de conocimientos especializados. En todo caso, la ESE podrá celebrar contratos de prestación de servicios para apoyar las actividades de supervisión de los contratos suscritos.
Por su parte, la interventoría consiste en el seguimiento técnico a la ejecución de los contratos de distintas tipologías suscritos por la ESE, la cual será realizada por una persona natural o jurídica contratada para este fin por el Hospital. Cuando la entidad lo considere necesario, podrá incluir además de la Interventoría técnica, acciones de carácter administrativo, financiero, contable, jurídico y/o ambiental.
Artículo 43.- Contratos en los que se requiere Interventoría: La ESE requerirá contratar la Interventoría de los contratos que suscriba en los siguientes eventos:
1. Cuando la ley ha establecido la obligación de contar con esta figura en determinados contratos.
2. Cuando el seguimiento del contrato requiera del conocimiento especializado en la materia objeto del mismo.
3. Cuando la complejidad o la extensión del contrato lo justifique.
Artículo 44.- Designación del Supervisor y Contratación de la Interventoría: La designación del Supervisor y la Contratación de la Interventoría se realizará de la siguiente forma:
1. Designación del Supervisor: Con el fin de realizar una correcta labor a través de la Supervisión de los contratos que realice la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, el Gerente designará a un supervisor para cada contrato, cuyo perfil debe guardar experiencia y conocimientos relacionados con el objeto del contrato asignado, así mismo, tendrá en cuenta la disponibilidad de tiempo y logística para desempañar de manera adecuada dicha función, lo anterior, sin perjuicio de que se contrate la prestación de servicios de apoyo a la supervisión. El supervisor de cada contrato será designado en el mismo documento del acuerdo de voluntades, en el cual se indicarán sus funciones y/o actividades.
2. Contratación de la Interventoría: Cuando de conformidad con el presente Manual se requiera la Interventoría de un contrato suscrito por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, se celebrará el respectivo contrato de interventoría, el cual será principal, autónomo e independiente, no obstante, que el objeto de éste suponga la existencia del contrato respecto del cual se ejercerá la vigilancia. El contrato de Interventoría y el Contrato vigilado iniciarán su ejecución coetáneamente, así, cuando el Contrato vigilado sea prorrogado, se prorrogará el contrato de interventoría por el mismo tiempo con el fin de que no se interrumpa su seguimiento. El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la ESE, por el funcionario que esta designe, dicha supervisión se realizará de conformidad con las reglas establecidas en el presente Manual.
El supervisor y el interventor deberán emitir en forma periódica los informes en los cuales consten las observaciones y avances de cumplimiento del contrato vigilado, así como su desarrollo y vencimiento.
Las funciones de supervisión e interventoría no son concurrentes en relación con un mismo contrato, no obstante, cuando se requiera la ESE podrá establecer que la vigilancia de un contrato se realice de manera conjunta entre un supervisor y un interventor, en cuyo caso, tanto en el contrato de interventoría como en la designación del supervisor se determinarán, las actividades a cargo del interventor y las actividades a cargo del supervisor, sin que en ningún caso pueda haber duplicidad de funciones y/o actividades.
Artículo 45.- Facultades y obligaciones de los supervisores e interventores: La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento de las obligaciones por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo de un contratista.
Los Supervisores e interventores, solicitarán informes, aclaraciones y explicaciones a los contratistas, acerca del desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables de mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir delitos, o poner en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando este último se presente.
El interventor que no informe oportunamente a la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación acerca de un posible incumplimiento del contrato vigilado o de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con el contratista de los perjuicios que se ocasionen a la entidad.
Las órdenes del supervisor o interventor de un contrato, se harán por escrito.
Artículo 46.- Procedimiento para la Supervisión e Interventoría, y seguimiento de los contratos: Para efectos del ejercicio de la Supervisión de los contratos celebrados por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación se aplicará el siguiente procedimiento:
1. La Oficina Asesora Jurídica entregará al supervisor designado o a la interventoría, el contrato o convenio objeto de la vigilancia y control y demás documentos contractuales, según el caso.
2. El supervisor o el Interventor verificará que la documentación presentada por el contratista en su propuesta y la generada por la entidad por la celebración del contrato se encuentre completa y actualizada. Para el efecto, elaborará lista de chequeo con la siguiente información: A) Documentos Contractuales elaborados por la entidad: i) Solicitud de servicios o estudios previos; ii) Acta del Comité de Compras y Contratación por la cual estima pertinente la contratación; iii) Certificado de Disponibilidad Presupuestal; iv) Invitación al proponente(s) a presentar propuesta; v) Términos de condiciones cuando se trate de procesos de convocatoria pública; vi) Acto administrativo de apertura en los procesos de convocatoria pública; vii) Informe de Evaluación de Propuestas y Documento de verificación de cumplimiento de requisitos habilitantes; viii) Acta de adjudicación o de selección de la oferta más favorable, en los casos de Convocatoria Pública e Invitación Pública, según el caso; ix) Comunicación de selección de oferta más favorable o de adjudicación en los casos de invitación pública o de convocatoria pública, según el caso; x) Contrato; xi) Registro Presupuestal; xii) Aprobación de pólizas. B) Documentos allegados por el Proponente/Contratista: i) Propuesta; ii) Portafolio de Servicios si es persona jurídica; iii) Cédula de ciudadanía de persona natural o certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica;
iv) Cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica; v) Hoja de Vida de la Función Pública persona natural o jurídica; vi) Declaración de bienes y rentas de la Función Pública persona natural; vii) Balance General y Estado de resultado de la persona jurídica con corte de la vigencia anterior, acompañado de la copia de las cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y certificado de la Junta Central de Contadores del contador que suscriba los documentos contables; viii) RUT; ix) RUP para los procesos de Invitación Pública o Convocatoria Pública en los cuales se exija; x) Inscripción en el SECOP II cuando se requiera; xi) Certificado de Antecedentes Disciplinario, Fiscal y Judicial de la persona natural o jurídica y de su representante legal; xii) Certificados de afiliación o copia de la PILA en la cual se verifique estar al día en el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social (Pensión y Salud), o Certificación expedida por el Revisor Fiscal o Representante legal, según el caso, de pagos y cumplimiento de las obligaciones por parte de la Persona Jurídica en los últimos seis (6) meses de la seguridad social de los empleados (pensión, salud y riesgos laborales) y demás aportes parafiscales; xii) Copia de Diplomas o Certificados Académicos de la persona natural que acrediten su idoneidad; xiii) Certificaciones, contratos o actas de liquidación que acrediten la experiencia exigida en los estudios previos o términos de condiciones; xiv) las Garantías exigidas; xv) Los demás documentos exigidos por la ESE en la solicitud de servicios, estudios previos y términos de condiciones, según el caso.
3. Una vez el supervisor o interventor ha verificado que la documentación se encuentra completa, procederá a levantar acta de inicio, en los casos que la tipología del contrato lo requiera, la cual deberá, como mínimo, contener: Identificación de las partes contractuales, identificación del supervisor, objeto del contrato, valor y forma de pago, plazo de ejecución, fecha de inicio, garantías, firma de las partes.
6. El supervisor o interventor comunicará al Contratista los productos o evidencias que debe entregar con la periodicidad que se determine, según el caso, para el seguimiento del cumplimiento de la ejecución del contrato.
7. El Supervisor o Interventor realizarán un seguimiento mensual al cumplimiento del objeto contractual y las obligaciones derivadas del mismo, con base en la programación establecida, y recibirá las evidencias o productos que se fueren generando.
8. El supervisor o Interventor revisarán y xxxxx previamente el visto bueno de las cuentas de cobro del contratista, verificando que las mismas se encuentren soportadas con la documentación exigida por la Oficina de contabilidad para el efecto, y guardará una copia que le allegará el contratista dentro del expediente de supervisión.
9. El supervisor o interventor, suscribirán el informe mensual de supervisión o interventoría, según el caso, en el cual se especifique las actividades ejecutadas durante el período sobre el cual versa el informe, así mismo, la ejecución presupuestal, la
justificación de glosas o adiciones, y el detalle del concepto a pagar y el documento que lo soporta (factura, cuenta de cobro, etc.).
10. El Supervisor o Interventor, elaborarán el informe de glosas al contratista teniendo en cuenta las normas sobre facturación, objeciones y pagos, el cual se debe comunicar al contratista.
11. Cuando se requiera adicionar, prorrogar o modificar el contrato o convenio, corresponde al Supervisor o Interventor del Contrato justificar las razones técnicas y fácticas que sustenten la adición, prorroga o modificación, el cual se presentará ante el Comité de Compras y Contratación para su aval.
12. El Supervisor o Interventor del contrato elaboraran el acta de conciliación de glosas o de reconocimiento de mayores cantidades generadas durante la ejecución del contrato.
13. El Supervisor o Interventor elaborará el informe final de ejecución del contrato o convenio, el cual deberá venir acompañado de las evidencias respectivas, y se enviará a la Oficina Asesora Jurídica para la elaboración del Acta de Liquidación.
14. Los demás procedimientos que se deriven de la designación como supervisor o de la contratación como interventor.
Artículo 47.- Funciones de Vigilancia de los Supervisores e Interventores: Las actividades de supervisión e interventoría, se ejecutarán en observancia de las siguientes funciones de vigilancia:
1. Funciones de Vigilancia General
• Apoyar el logro de los objetivos contractuales.
• Velar por el cumplimiento del contrato en términos de plazos, calidades, cantidades y adecuada ejecución de los recursos del contrato.
• Mantener en contacto a las partes del contrato.
• Evitar la generación de controversias y propender por su rápida solución.
• Solicitar informes, llevar a cabo reuniones, integrar comités y desarrollar otras herramientas encaminadas a verificar la adecuada ejecución del contrato.
• Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que se le asignen al contrato vigilado, en coordinación con el área responsable de cada riesgo incluido en el mapa correspondiente, así como la identificación y tratamiento de los riesgos que puedan surgir durante las diversas etapas de dicho contrato.
• Aprobar o rechazar por escrito, de forma oportuna y motivada la entrega de los bienes o servicios, cuando éstos no se ajustan a lo requerido en el contrato, especificaciones técnicas, condiciones y/o calidades acordadas.
• Suscribir las actas que se generen durante la ejecución del contrato para dejar documentadas diversas situaciones y entre las que se encuentran: actas parciales de avance, actas parciales de recibo y actas de recibo final.
• Informar a la ESE de hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato; así como entregar los soportes necesarios para que la ESE desarrolle las actividades correspondientes.
• Informar a la ESE cuando se presente incumplimiento contractual; así como entregar los soportes necesarios para que ésta desarrolle las actividades correspondientes.
2. Funciones de Vigilancia administrativas
• Velar porque exista un expediente del contrato que esté completo, actualizado y que cumpla las normas en materia de archivo.
• Coordinar las instancias internas de la ESE relacionadas con la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
• Entregar los informes que estén previstos y los que soliciten los organismos de control.
• Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, etc., de acuerdo con la naturaleza del contrato.
3. Funciones de Vigilancia Técnicas
• Verificar y aprobar la existencia de las condiciones y documentos técnicos para iniciar la ejecución del contrato.
• Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.
• Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones o sobrecostos al contrato.
• Justificar y solicitar a la ESE las modificaciones o ajustes que requiera el contrato.
• Solicitar a la ESE hacer efectivas las garantías del contrato, cuando haya lugar a ello, y suministrarle la justificación y documentación correspondientes.
4. Funciones de Vigilancia financiera y contable
• Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contrato, incluyendo el recibo a satisfacción de los bienes o servicios objeto del mismo.
• Documentar los pagos y ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos y de liquidación del mismo.
• Verificar la entrega de los anticipos pactados al contratista, y la adecuada amortización del mismo, en los términos de la ley y del contrato.
•erificar que las actividades adicionales que impliquen aumento del valor o modificación del objeto del contrato cuenten con autorización y se encuentren justificados técnica, presupuestal y jurídicamente.
• Coordinar las instancias necesarias para adelantar los trámites para la liquidación del contrato y entregar los documentos soporte que le correspondan para efectuarla.
CAPÍTULO XI GARANTÍAS DE LA CONTRATACIÓN
Artículo 48.- Análisis de riesgos en la Contratación: La ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación en cada proceso de contratación, evaluará los riesgos previsibles que involucre la contratación en los estudios previos y términos de condiciones, análisis que abarcará las fases de planeación, selección, contratación, ejecución, terminación, liquidación y vencimiento de garantías, según el caso.
Para estos efectos, la ESE tendrá como guía el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los procesos de contratación expedido por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente.
Artículo 49.- Riesgos que deben cubrir las Garantías en la contratación: De acuerdo con el Análisis de Riesgos de cada Contrato, la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, determinará las garantías que resulten necesarias para efectos de mitigarlo y amparar a la entidad en las diferentes fases contractuales, entre estos: i) la presentación de las ofertas; ii) los contratos y su liquidación; y iii) los riesgos a los que se encuentre expuesta la ESE derivados de su actividad y de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.
Artículo 50.- Clases de Garantías: Las garantías que los proponentes o contratistas otorguen para asegurar el cumplimiento de las obligaciones con la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación son:
1. Contrato de Seguro contenido en una póliza.
2. Patrimonio autónomo.
3. Garantía Bancaria.
Artículo 51: Garantías en la Contratación: Para efectos de amparar los riesgos que se identifiquen en la contratación, la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación podrá exigir las siguientes garantías:
1. Garantía de los Riesgos derivados del incumplimiento de la oferta. La garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos: i) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses; ii) El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas. iii) La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario. iv) La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.
2. Garantía de cumplimiento. La garantía de cumplimiento del contrato debe cubrir: i) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la ESE con ocasión de: a) la no inversión del anticipo; b) el uso indebido del anticipo; y c) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. ii) Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por la ESE por la no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar. iii) Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre a la ESE de los perjuicios derivados de: a) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; b) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es imputable al contratista; c) los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el contrato no prevé entregas parciales; y d) El pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. iv) Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este amparo debe cubrir a la ESE de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio nacional para la ejecución del contrato amparado. v) Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre a la ESE de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra entregada a satisfacción. vi) Calidad del servicio. Este amparo cubre a la ESE por los perjuicios derivados de la deficiente calidad del servicio prestado. vi) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe la ESE en cumplimiento de un contrato. vii) Los demás incumplimientos de obligaciones que la Entidad Estatal considere deben ser amparados de manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.
3. Garantía de la Responsabilidad Civil Extracontractual. La ESE exigirá en los contratos de prestación de servicios de salud, de ciertos suministros, de obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los Riesgos del contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que la proteja de
eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista.
La ESE debe exigir que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra también los perjuicios ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con el mismo objeto y que la ESE sea el asegurado.
Artículo 52.- Suficiencia de las Garantías: Para efectos del otorgamiento de garantías a favor de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, se determinan la suficiencia de las mismas a saber:
1. La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde la presentación de la oferta y hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento del contrato y su valor debe ser de por lo menos el diez por ciento (10%) del valor de la oferta.
2. La garantía para el buen manejo y correcta inversión del anticipo debe amparará el riesgo por una cuantía equivalente al ciento por ciento (100%) de la suma establecida como anticipo, y estará vigente hasta la liquidación del contrato y seis (6) meses más o hasta la amortización del anticipo.
3. La garantía de pago anticipado debe amparará el ciento por ciento (100%) de la suma pagada en forma anticipada, y estará vigente hasta la entrega de todos los bienes, servicios u obras asociadas al pago anticipado.
4. Garantía Única de Cumplimiento debe otorgarse por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, y con una vigencia mínima a la liquidación de contrato y seis (6) meses más.
5. Garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales debe otorgarse por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, y con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.
6. Garantía de estabilidad y calidad de la obra debe otorgarse por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y con una vigencia no inferior a cinco (5) años contados a partir de la fecha en la cual la ESE recibe la obra.
7. Garantía de la calidad de los servicios debe otorgarse por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y con una vigencia igual a dos (2) años contados a partir de la finalización de la prestación del servicio o fecha suscripción de acta de recibo final y a satisfacción.
8. Garantía de la calidad de los bienes debe otorgarse por una cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y con una vigencia igual a dos (2) años contados a partir de la fecha suscripción de acta de recibo final y a satisfacción de los bienes.
9. Seguro de Responsabilidad civil Extracontractual debe otorgarse por una cuantía equivalente a: i) cincuenta (50) SMLMV cuando el valor del contrato sea inferior o igual a quinientos (500) SMLMV; ii) Cien (100) SMLMV cuando el valor del contrato sea superior a quinientos (500) SMLMV e inferior o igual a mil (1.000) SMLMV; iii) Doscientos (200) SMLMV cuando el valor del contrato sea superior a mil (1.000) SMLMV e inferior a dos mil (2.000.) SMLMV. En todo caso, esta garantía se otorgará por una vigencia igual al tiempo de ejecución del contrato.
En caso de que el contrato exceda los dos mil (2.000) SMLMV, el Comité de Compras y Contratación de terminará el monto de la garantía por exigir.
CAPÍTULO XII FASE DE LIQUIDACIÓN
Artículo 53.- Liquidación del Contrato: El supervisor o interventor del contrato, para la liquidación, realizará junto con el contratista la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales, y así lo documentará en acta que avalará con su firma, para posteriormente, ser suscrita por el Gerente de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
Artículo 54.- Liquidación por mutuo Acuerdo entre las Partes: La liquidación se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los Estudios Previos, los términos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del término que convengan las partes. De no estipularse un término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes al vencimiento del plazo de ejecución de contrato o del acto administrativo que ordene su terminación.
Con base en la revisión y análisis efectuados, el Supervisor o Interventor, proyectará el acta de liquidación en la que constará el acuerdo, conciliaciones, transacciones, salvedades según el caso, para proceder a declararse x xxx y salvo.
Artículo 55.- Liquidación Unilateral: En los casos donde el contratista no se presente para la liquidación, previa notificación y convocatoria por parte del Supervisor o interventor, o cuando concurra, pero las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación tendrá la facultad de liquidar unilateralmente el contrato, dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación de mutuo acuerdo.
Artículo 56.- Liquidación Judicial: El Contratista podrá solicitar la liquidación judicial del contrato, cuando las partes no hubieren logrado hacerlo de mutuo acuerdo y la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación no hubiere realizado la liquidación unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación de mutuo acuerdo.
Artículo 57.- Contenido Mínimo del Acta de Liquidación: El Acta de Liquidación de todo contrato celebrado por la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, contendrá al menos lo siguiente:
1. Fecha del acta de liquidación
2. Número del Contrato y fecha de celebración
3. Objeto del contrato
4. Identificación de las partes que celebraron el contrato
5. Identificación del supervisor o interventor
6. Valor del Contrato
7. Duración del Contrato
8. Fecha de inicio del contrato.
9. Detalle de afectación presupuestal: Valor inicial, valor adicional, valor final, valor no ejecutado.
10. Forma de pago
11. Observaciones
12. Firma de las partes
13. Certificado de Disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal.
CAPÍTULO XI DISPOSICIONES VARIAS
Artículo 58.- Publicación y Divulgación del Manual de Contratación: La presente Resolución se publicará de acuerdo con el Artículo 65 del Código Contencioso Administrativo en lugares visibles de la entidad mediante la fijación de avisos y en la página web de ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación.
Artículo 59.- Vigencias y Derogatorias: La presente Resolución por la cual se expide el Manual de Contratación de la ESE Hospital Departamental San Xxxxxx de Fundación, rige a partir de la fecha, y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
En Fundación – Magdalena, al primero (1) de julio de 0000