CONTENIDO CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

El presente manual se elaboró previo diagnóstico realizado del comportamiento del proceso de compra y contratación pública en la entidad y atendiendo los planes de mejoramiento adoptados y en ejecución.

Con el fin de cumplir con los objetivos propuestos, el presente documento ha sido redactado, a partir del segundo capítulo, bajo la metodología de pregunta/respuesta, de forma didáctica, atendiendo la semántica y orientación filosófica del sistema de compra pública, contemplados en el Decreto 1082 de 2015

Constará de cinco (5) capítulos a saber:

- CAPÍTULO I. POLÍTICAS DE GESTIÓN DEL PROCESO DE COMPRA Y CONTRATACIÓN PÚBLICA

- CAPÍTULO II. ETAPA DE PLANEACIÓN

- CAPÍTULO III. ETAPA DE SELECCIÓN, CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LAS COMPRAS Y CONTRATOS PÚBLICOS

- CAPÍTULO IV. ETAPA DE EJECUCIÓN

- CAPÍTULO V. ETAPA POSCONTRACTUAL

Cada etapa se desarrollará en documento separado con el fin de facilitar la consulta de los partícipes y clientes externos del proceso de compra y contratación pública. Entiéndase por cliente externo todo aquel agente no perteneciente a la entidad, bajo vínculo laboral o contractual, que tiene interés en las contrataciones que desarrolla la AEROCIVIL. Los partícipes del proceso son todas las áreas, instancias y operadores internos del proceso de compra y contratación pública.

Dentro de los clientes externos se cuenta a los ciudadanos, los interesados en los procesos de compra pública, los proponentes, las veedurías y organizaciones sociales que ejercen control, así como las demás instancias y órganos de control.

El presente manual buscará establecer canales de comunicación efectiva, tanto entre los partícipes del proceso de compra pública, como entre la entidad y los clientes externos, generando espacios de evaluación y retroalimentación.

1. OBJETIVOS GENERALES

El presente manual constituye un documento pedagógico que orienta y facilita el proceso de compra y contratación pública en la entidad, con el fin de cumplir los siguientes objetivos:

a. Servir de herramienta de inducción, reinducción y entrenamiento para los partícipes del proceso de compra pública de la entidad, entendiendo que éste busca gestionar todas las adquisiciones de obras, bienes y servicios, bajo estándares de eficacia, eficiencia y efectividad. Dicho proceso inicia con la etapa de planeación, desde un nivel estratégico, hasta el cierre del expediente contractual y la satisfacción de la necesidad que motivo la compra, en la etapa postcontractual.

b. Orientar a los ciudadanos, veedores y órganos e instancias de control sobre las políticas del proceso de compra pública, sus participantes, funciones y responsabilidades, instancias de gestión y flujogramas de actividades.

c. Servir como herramienta de autocontrol de los partícipes del proceso de compra pública, determinando actividades que permitan la retroalimentación de la gestión.

d. Gestionar los principales riesgos institucionales identificados en la matriz que puede ser consultada en el siguiente vínculo xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx.xx:00/xxxxxxxxx/XxxxxXxxXxxxxxx.xxx?XxxxxxxXxxxxxxXxxx/ RiesgoMapa.asp, así:

o Demoras en el trámite contractual: las políticas del presente manual buscan primordialmente impulsar los procesos de compra pública. Por ello, dentro de las responsabilidades y funciones de los ordenadores del gasto está la de garantizar la permanencia en la prestación de los servicios, la disposición de los bienes y de las obras que se requieran; para ello deberán tramitar de forma oportuna las contrataciones a cargo de sus áreas.

Así mismo predominará el trabajo en el equipo, o colaborativo (mesas de trabajo), la comunicación de los equipos de trabajo, a través de medios electrónicos, como el correo.

o Inconsistencias en los pliegos de condiciones: el presente manual ha previsto mecanismos de fortalecimiento de las capacidades de los participantes en el proceso de compra y contratación pública, a través de la metodología de redacción y de la adopción de un programa de capacitación y entrenamiento permanente. Así mismo, ha instituido una etapa de planeación o estructuración de los contratos que busca establecer con certeza el cómo, cuándo, porqué y

para qué de la compra pública, reduciendo los yerros de diseño de los negocios que celebra la entidad.

o Incumplimiento por parte del contratista de las obligaciones adquiridas (Cronogramas, Presupuestos, Calidad) en el contrato adjudicado y amparado mediante pólizas. A través del presente manual se reguló de forma integral el desarrollo del proceso de compra y contratación pública, lo que incluyó las etapas de ejecución y postcontractual, para definir con claridad las funciones, responsabilidades y demás aspectos trascendentales de las figuras de supervisión e interventoría, como instancias directamente responsables del control y seguimiento de los contratos que celebre la AEROCIVIL. Así mismo, el presente manual dentro del Capítulo de Etapa de Ejecución reguló los trámites administrativos, presupuestales y normativos internos para modificar los contratos, suspender su plazo de ejecución, aceptar su cesión y gestionar los incumplimientos que se presenten, aplicando los mecanismos alternativos de resolución de conflictos y la figura de los Acuerdos de Niveles de Servicios o ANS, que se pactarán en los contratos. El incumplimiento de los ANS facultará a la AEROCIVIL a descontar de los pagos correspondientes, la suma de dinero establecida en el contrato por concepto de no recibo de los servicios contratados en los términos pactados, se aplicarán previo requerimiento al contratista para que rinda las explicaciones a que haya lugar. Los descuentos por incumplimiento de los ANS no constituyen sanción, por lo cual, su aplicación no está sujeta al procedimiento para la imposición de multas y/o sanciones contenidas en la normatividad vigente.

o Corrupción y actos ilegales en los procesos de compra pública y en la ejecución de los contratos: El Comité de Contratación que se incorpora como instancia en el proceso de compra y contratación pública en el presente manual, semanalmente o cada vez que se requiera, verificará los proyectos de pliegos de condiciones de los procesos de contratación (distintos a los de mínima cuantía) o de modificación de los contratos (cuando sean de menor o mayor cuantía) y recomendará o no su tramitación, con el propósito de mantener las líneas de gestión de la entidad, garantizar que se respete el principio de competencia, la pluralidad de oferentes y la selección objetiva, mitigando así eventos de corrupción en la selección de oferentes o en las modificaciones a contratos en ejecución. En el Comité, cada abogado de la Dirección Administrativa designado responsable, previa revisión legal, expondrá la ficha elaborada por el área responsable del proceso a contratar o del contrato a modificar, para que los integrantes de Comité validen y realicen las observaciones pertinentes, efectuando las recomendaciones a que haya lugar. De esta actividad se deja

constancia en actas, de las que forman parte las fichas soportes (estudios previos y del sector, estudios y diseños o justificaciones de modificación). El Comité es una instancia asesora transversal, contemplada en el manual de contratación de la entidad, que orienta el ejercicio de la compra y contratación pública a las mejores prácticas; por ello, el trámite de procesos de selección o la celebración de modificaciones contractuales sin su concurso puede disparar la ocurrencia del riesgo de corrupción o de otros riesgos de gestión.

o Afectación de la transparencia en el trámite de los procesos de selección: formarán parte del presente manual los formatos y documentos estándar que se incluyan en el aplicativo ISOLUCION, que serán obligatorios para todos los partícipes del proceso de compra y contratación pública en su contenido mínimo.

Para la consulta y descarga de los procedimientos, formatos e instructivos asociados en este manual, se debe ingresar al aplicativo ISOLUCION, con el usuario y contraseña de red respectivo; o también podrá utilizar el usuario y contraseña público de consulta, así:

Usuario: CALIDAD Contraseña: aerocivil123

Al ingresar al aplicativo ISOLUCION, siga la siguiente ruta ISOLUCION\Documentación\Listado Maestro de Documentos\ Otros Filtros\Proceso\ 3- Apoyo\ Gestión de Contratación; en la cual podrá consultar y descargar los formatos asociados al proceso G-CON 1-012.

o Incumplimiento de las normas vigentes del sistema de seguridad social, salud ocupacional, y seguridad industrial. Dentro de la etapa de planeación de los contratos, así como en el seguimiento y control sobre su ejecución, el presente manual ha previsto que se exija a los contratista el cumplimiento estricto de las normas que rigen el sistema de seguridad social, las de salud ocupacional y seguridad industrial, buscando así fortalecer las instancias y mecanismos de gerencia y vigilancia de los negocios jurídicos que celebra la AEROCIVIL.

Estos objetivos se cumplirán dentro de los derroteros que establecen el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, buscarán monitorear y controlar el desarrollo de la tarea, partiendo de la matriz de riesgos institucionales. Además de la adopción del presente documento, la AEROCIVIL buscará generar mecanismos de prevención y Mitigación de riesgos, y herramientas de autorregulación y autocontrol, el mejoramiento continuo y la disposición al cliente. En tal medida, se trabajará como PROCESO DE COMPRA Y CONTRATACIÓN PÚBLICA, cumpliendo los procedimientos, instructivos y líneas de gestión establecidas por el Director General de la AEROCIVIL.

2. ALCANCE

Las disposiciones del presente manual se aplicarán a los procesos de compra y contratación pública que adelanten las distintas dependencias de LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL.

Formarán parte del presente manual las circulares, procedimientos, formatos e instructivos que se dicten internamente para regular temas del proceso de compra pública.

2.1 REGLAS PARA SU ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN O DEROGATORIA

2.1.2 ACTUALIZACIÓN

El manual se actualizará por cambios normativos. La actualización estará a cargo de la Dirección Administrativa cuando los cambios versen sobre el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o sobre leyes que regulen la gestión administrativa o presupuestal.

Cuando se trate de normas que afecten la estructura institucional, la actualización deber ser gestionada por la Oficina de Planeación.

Cuando se trate de normas técnicas sobre el tipo de compras que realiza la AEROCIVIL, estará a cargo de las áreas técnicas que deben aplicarlas.

Esta actualización se efectuará sin necesidad de modificar el acto administrativo correspondiente, previo visto bueno de la Dirección Administrativa y solicitud del competente.

2.1.2 MODIFICACIÓN Y DEROGATORIA

El Capítulo I del presente manual contiene las políticas generales de gestión del proceso de compra pública y para su modificación se requerirá de la expedición de acto administrativo y del visto bueno de la Dirección Administrativa y de la Secretaría General.

Los demás capítulos, junto con los instructivos y procedimientos que establezcan o relacionen, así se encuentren en documento separado, podrán ser modificados a través del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG de la entidad, sin que sea necesario expedir un acto administrativo, siempre previo visto bueno de la Dirección Administrativa y aprobación de la Secretaria General.

Para su derogatoria y adopción de un nuevo manual se deberá acudir al procedimiento ordinario

y obtener la aprobación de la Secretaria General y de la expedición del acto administrativo correspondiente, suscrito por el Director General.

3. RESPONSABLES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS

OBJETIVO:

Contratar la adquisición de bienes, servicios y obras para satisfacer las necesidades de la infraestructura aeronáutica y aeroportuaria del país y con ello lograr el impacto económico y social de los recursos invertidos, aplicando las modalidades de selección previstas por la Ley, como también las directrices y procedimientos administrativos, mediante los cuales se debe llevar a cabo el proceso de contratación que adelante la AEROCIVIL.

ALCANCE:

El proceso inicia con la identificación de necesidades, la definición y socialización de las políticas de operación que direccionen el cumplimiento de las directrices trazadas por la normatividad vigente sobre la materia y faciliten la gestión de proyectos, la gestión precontractual, contractual y postcontractual, y finalmente termina con el análisis, medición y mejoramiento del proceso.

RESPONSABLES:

Director General Subdirector General Secretario General

Secretario Sistemas Operacionales Secretario Seguridad Operacional y la Aviación Civil

Jefe Centro de Estudios Aeronáuticos Director Administrativo

Directores Regionales Aeronáuticos

3.1 AUTORIDAD Y LÍDER DEL PROCESO

La gerencia del proceso de compra pública de la AEROCIVIL está a cargo de la Secretaría General, como Autoridad de este. La Dirección Administrativa liderará el proceso y brindará el soporte jurídico y logístico que sea requerido durante las etapas de planeación, selección y celebración, ejecución y postcontractual de los contratos que celebre la entidad.

La estructuración de las condiciones técnicas y económicas y la solicitud de la contratación están a cargo de la Subgerencia General, Jefaturas de Oficina, Secretarias, Direcciones de Área y Direcciones Regionales y las coordinaciones de grupo la Aerocivil, quienes serán responsables de definir los elementos esenciales de los negocios jurídicos que se celebren y de determinar las condiciones técnicas y financieras para garantizar la selección objetiva de contratistas, privilegiando los procesos competitivos y transparentes.

El Comité de Contratación de la entidad es una instancia de revisión y asesoramiento estratégico transversal en materia de compra y contratación pública, en tal sentido, podrá establecer requisitos de verificación de capacidad de los oferentes o criterios habilitantes estándar, así como fórmulas de ponderación económica de las ofertas estándar que buscan evitar la colusión de los oferentes y la orientación de los procesos de selección. Dichos parámetros serán obligatorios para todos los partícipes del proceso, salvo que se justifique con el estudio del sector, que no atienden la realidad de la contratación particular que se tramitará. Dicha justificación será presentada por la Unidad Ejecutora ante el Comité, que aprobará la modificación, en el formato de fichas que el Comité adopte para el efecto.

Cuando la ley o sus decretos reglamentarios determinen la adopción y aplicación obligatoria de pliegos tipo se cumplirá con las disposiciones normativas. A la fecha se encuentran vigentes los pliegos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

La Aerocivil construirá en el plazo máximo de un (1) año, un Repositorio de Términos que podrá ser consultado en internet e intranet.

Las definiciones incluidas en dicho documento serán incorporadas en todas las guías, directrices, conceptos, documentos de los procesos contractuales y contratos que se celebren, para precisar el alcance de los términos utilizados y dar línea sobre la interpretación de la normatividad vigente.

5. NORMATIVIDAD DEL RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN

Dentro del Sistema Integrado de gestión, LA AEROCIVIL cuenta con una compilación digital de normatividad vigente. El aludido documento se puede consultar en el siguiente vínculo electrónico xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx

Los contratos que celebre LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL- AEROCIVIL- se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011,

1882 de 2018, sus decretos reglamentarios, el presente manual y demás normas que las modifiquen adicionen o sustituyan.

6. NATURALEZA JURÍDICA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

De conformidad con lo previsto en los Decretos 260 de 2004 y 823 de 2017, la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, en adelante AEROCIVIL, es una entidad especializada de carácter técnico adscrita al Ministerio de Transporte, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente. La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - AEROCIVIL, tendrá su sede principal en la ciudad de Bogotá, D. C.

La AEROCIVIL es la autoridad en materia aeronáutica en todo el territorio nacional y le compete regular, administrar, vigilar y controlar el uso del espacio aéreo colombiano por parte de la aviación civil, y coordinar las relaciones de esta con la aviación de Estado; desarrollando las políticas, estrategias, planes, programas y proyectos sobre la materia, contribuyendo de esta manera al mantenimiento de la seguridad y soberanía nacional.

Le corresponde también la prestación de servicios aeronáuticos y, con carácter exclusivo, desarrollar y operar las ayudas requeridas para que la navegación en el espacio aéreo colombiano se efectúe con seguridad. Así mismo, le corresponde reglamentar y supervisar la infraestructura aeroportuaria del país, y administrar directa o indirectamente los aeropuertos de su propiedad y los de propiedad de la Nación. Igualmente autorizará y vigilará la construcción de aeródromos, actividad esta que continuarán desarrollando las entidades territoriales, las asociaciones de estas o el sector privado.

La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil - AEROCIVIL, tiene como objetivo garantizar el desarrollo de la aviación civil y de la administración del espacio aéreo en condiciones de seguridad y eficiencia, en concordancia con las políticas, planes y programas gubernamentales en materia económico-social y de relaciones internacionales.

6.1.1 Misión

La AEROCIVIL trabaja por el crecimiento ordenado de la aviación civil, la utilización segura del espacio aéreo colombiano, la infraestructura ambientalmente sostenible, la conexión de las regiones entre sí y con el mundo, impulsando la competitividad y la industria aérea y la formación de un talento humano de excelencia para el sector.

6.1.2 Visión

Al 2030, la AEROCIVIL buscará movilizar 100 millones de pasajeros y duplicar el transporte de carga partiendo del 2018, en un entorno institucional claro, competitivo, conectado, seguro y sostenible, soportado en una infraestructura renovada, una industria robustecida y un talento humano de excelencia

6.1.3 Objetivos Institucionales. en su desempeño institucional la AEROCIVIL busca:

a. Institucionalidad

Consolidar los roles de autoridad, de prestación del servicio y de investigación de accidentes para dinamizar el crecimiento del transporte aéreo, contribuyendo a la aviación civil colombiana

b. Conectividad

Construir una red de servicios de transporte aéreo eficiente que una las regiones del país con los principales centros de producción y de consumo nacionales y del mundo, aprovechando su capacidad integradora.

c. Competitividad

Desarrollar políticas, públicas y estrategias que fortalezcan el factor de productividad del transporte aéreo y estimulen los servicios para el crecimiento de la aviación civil en Colombia.

d. Infraestructura y sostenibilidad ambiental

Lograr que la infraestructura, los servicios aeroportuarios, de navegación aérea y la intermodalidad, cuenten con capacidad y eficiencia para atender el crecimiento de la demanda del sector en un contexto ambientalmente sostenible.

e. Industria aeronáutica y cadena de suministro

Potenciar la industria aeronáutica como un importante proveedor de piezas, partes y componentes aeronáuticos certificados para la región y como punto focal en la

producción de aeronaves livianas (ALS) y no tripuladas (UAS vez servicios de mantenimiento y reparación de aeronaves

R–PAS), impulsando a su

f. Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano en el sector

Fortalecer la gestión del conocimiento para lograr el desarrollo integral y sostenible xxx xxxxxxx humano, en línea con el crecimiento de la aviación civil en Colombia.

g. Seguridad Operacional y de la Aviación Civil

Posicionar al país con el mayor nivel de implementación efectiva de estándares y mejores prácticas en seguridad operacional (safety), seguridad de la aviación civil (security) y facilitación, en un entorno de confianza y de cultura justa en compañía del sector.

h. La transformación institucional a la modernidad

Fortalecer la gestión institucional de la Entidad a través del desarrollo xxx xxxxxxx humano, fortalecimiento de la estructura organizacional, implementando un sistema de gestión del conocimiento especializado en la Entidad, afianzando el Sistema Integrado de Gestión, apalancando la transformación institucional a través del PETI, fortaleciendo la política anticorrupción y la gestión jurídica

6.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

El Sistema Integrado de Gestión de la Aeronáutica Civil está diseñado para cubrir las funciones como autoridad aeronáutica y como proveedor de servicios a la navegación aérea y servicios aeroportuarios en todos los niveles de la Entidad (Nivel Central, Direcciones Regionales y Aeropuertos), de acuerdo con el Decreto 823 del 16 xx xxxx 2017 y Decreto 260 de 2004 y no establece exclusiones a los numerales de la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015

Es importante considerar que para los aeropuertos concesionados el alcance de la prestación del servicio y la responsabilidad de la Aerocivil se encuentra definido en cada contrato de concesión y cubre los servicios que se presten. Teniendo en cuenta que el decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 en su artículo 5 derogada la Ley 872 de 2003, el presente Sistema de Integrado de Gestión estará alineado a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015.

El manual de calidad de la entidad podrá ser consultado en el siguiente vínculo. xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx.xx:00/xxxxxxxxx/XxxxxXxxXxxxxxx.xxx?XxxxxxxXxxxxxx.xxx&Xxxxxx MAC&IdModulo=2

6.3 MAPA DE PROCESOS

El proceso de apoyo, denominado GESTIÓN DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS, es transversal para la entidad, y se encuentra ubicado dentro xxx xxxx de procesos de la AEROCIVIL, con la siguiente caracterización:

6.4 ETAPAS DEL PROCESO

6.4.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

6.4.1.1 ETAPA DE PLANEACIÓN

Etapa preliminar de todo proceso de selección de contratista que implica el diseño y estructuración previa del contrato a celebrar, independientemente de su modalidad y régimen aplicable, que tiene como finalidad cumplir los siguientes objetivos:

- Identificar las necesidades en materia de compra y contratación pública, determinando aquellas que se van a atender, para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el presupuesto asignado y las prioridades de gestión establecidas en el Plan de Desarrollo Nacional.

- Elaborar los estudios previos y del sector necesarios, de acuerdo con la normatividad vigente, la naturaleza, complejidad y cuantía de la compra pública, la costumbre comercial y todos los análisis y estudios orientados a establecer:

a. Los términos del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo, valor, forma de pago, obligaciones, mecanismos de cobertura de riesgos, entre otras.

b. Los requisitos del proceso de selección que deba desarrollarse, tales como criterios de verificación de la capacidad de los oferentes y de selección de las mejores ofertas.

c. Las circunstancias de la ejecución del contrato para su adecuado cumplimiento.

d. Elaborar el documento que regule el proceso de selección, pliego de condiciones, los términos de la invitación pública (mínima cuantía) o la minuta contractual, en el caso de la contratación directa.

e. Analizar y responder las observaciones presentadas por los interesados en un proceso de selección frente a los proyectos de pliegos de condiciones, cuando éste se requiera y ajustar en el pliego definitivo los aspectos a que haya lugar.

6.4.1.2 ETAPA DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS, CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS.

Esta etapa materializa la escogencia objetiva del contratista, la celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato, buscando:

1. Adelantar los procesos de selección correspondientes con el fin de elegir al contratista, con plena observancia de los principios que rigen la contratación estatal y la adecuada gestión fiscal, con salvaguardia del interés público.

2. Determinar el cronograma de los procesos de selección con respeto absoluto de los principios de transparencia y contradicción, así como los términos de gestión que se prevean para el cumplimiento de los tratados de libre comercio o el trato recíproco comercial.

3. Celebrar los contratos y cumplir con los trámites de perfeccionamiento y legalización y todos aquellos que se requieran para iniciar su ejecución.

6.4.2 ETAPA DE EJECUCIÓN

La etapa de ejecución o contractual, es aquella en la cual las partes cumplen las prestaciones con las que se comprometieron: el contratista ejecuta la obra, suministra el bien o presta el servicio y le Entidad cumple con efectuar el pago acordado y las demás obligaciones a su cargo. Busca:

a. Ejecutar los contratos suscritos, en los plazos pactados, buscando obtener los bienes, obras y servicios en la calidad, cantidad y demás condiciones estipuladas.

b. Efectuar el seguimiento, control y vigilancia a la ejecución de los contratos, hasta la extinción de las obligaciones pactadas, promoviendo su eficacia.

c. Adoptar de forma oportuna y eficiente las medidas administrativas y judiciales requeridas para proteger los intereses de la Entidad frente al incumplimiento de los contratistas.

d. Gestionar las modificaciones contractuales, suspensiones, cesiones, ajustes o reconocimientos para garantizar la terminación satisfactoria de los contratos y el mantenimiento del equilibrio financiero frente a la ocurrencia de hechos de fuerza mayor o caso fortuito o de los riesgos previstos, que afecten su correcta ejecución o la ecuación financiera del contrato.

e. Recibir los bienes, obras o servicios contratados a satisfacción o con las salvedades a que haya lugar, exigiendo en todo caso, al contratista y a su garante, el adecuado cumplimiento de lo estipulado.

f. Ejecutar el plan anual de adquisiciones e invertir los recursos asignados a la entidad, previo recibo a satisfacción de los bienes, obras o servicios.

6.4.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL:

Permite efectuar el balance de ejecución de los contratos y desvincular a las partes, verificando el cumplimiento de las obligaciones correlativas. En esta etapa LA AEROCIVIL buscará:

a. Constatar la satisfacción de la necesidad que motivo la contratación, así como el cumplimiento de las prestaciones mutuas de las partes, evidenciado el estado financiero, material y legal de los negocios jurídicos, de conformidad con la normatividad vigente.

b. Liquidar los contratos a que haya lugar.

c. Adoptar las medidas administrativas y judiciales necesarias para salvaguardar los intereses de la Entidad frente al incumplimiento de los contratistas.

d. Cumplidas todas las obligaciones contractuales y postcontractuales, y de ser necesario, cerrar el expediente de la contratación.

7. PRINCIPIOS REGULADORES DEL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 209 Constitucional, la función administrativa se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

También son aplicables, entre otros, los principios constitucionales de legalidad (arts. 6, 121 y 122 C.P), igualdad (art. 13 C.P); debido proceso (art. 29), buena fe (art. 83 C.P); responsabilidad (art. 90 C.P), prevalencia del derecho sustancial (art. 228 C.P), interés público (art. 2 C.P. y concordantes).

En la actuación contractual, además de los principios señalados, se aplicarán las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho, los particulares del derecho administrativo y los principios de:

PLANEACIÓN

Este principio en esencia constituye el deber de evaluar la conveniencia y oportunidad del futuro contrato, en todas sus condiciones, desde la etapa precontractual. Su observancia permite determinar en buena medida, el éxito de los procesos de selección o de los contratos que se suscriban por la AEROCIVIL.

El deber de planeación tiene por finalidad asegurar que todo proyecto esté precedido de los estudios de orden técnico, financiero y jurídico requeridos para determinar su viabilidad económica y técnica, la conveniencia o no del objeto a contratar y la necesidad o no de celebrar el respectivo negocio jurídico. Este principio comprende además, los diseños, planos y evaluaciones de prefactibilidad o factibilidad; el

proyecto xx xxxxxx de condiciones, la escogencia de la modalidad contractual a utilizar y su justificación; las características que debe reunir el bien o servicio objeto del proceso de selección; así como los costos y recursos que su celebración y ejecución demanden y todos aquellos aspectos que se relacionan en el capítulo de etapa de planeación del presente Manual.

La AEROCIVIL no podrá iniciar procesos de contratación si no existen las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales y sin que con antelación al inicio del proceso de selección del contratista haya realizado la respectiva planeación y haya obtenido las autorizaciones y aprobaciones que requiera para cada caso, en particular.

TRANSPARENCIA

En aplicación de este principio se pretende garantizar la imparcialidad de la AEROCIVIL en la escogencia del contratista, alejada de todo favoritismo y ajena a cualquier factor político, económico o relación de parentesco entre los contratistas y los representantes de la entidad en los respectivos procesos. La selección siempre deberá realizarse en el marco de los presupuestos legales, cualquiera sea la modalidad escogida, garantizando que los procedimientos que sean utilizados sean claros y nítidos, en aras de asegurar la prevalencia del Interés general.

En virtud de este principio, con la publicidad ordenada por la ley, los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopte la AEROCIVIL. En los pliegos de condiciones, se indicarán los requisitos y las reglas objetivas, justas, claras y completas para la participación y la presentación de las ofertas; no se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren, se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada; se establecerán los plazos para el proceso de selección, así como la celebración y ejecución del contrato.

De esta manera se proporciona a los oferentes o proponentes futuros contratistas, la garantía de que, en la formación del contrato, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, razón por la cual, este principio garantiza otros principios, entre los que se encuentran los de imparcialidad, igualdad, moralidad y selección objetiva del contratista.

SELECCIÓN OBJETIVA

Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable para la AEROCIVIL y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de interés personal o cualquier clase de motivación subjetiva. la AEROCIVIL verificará en cada uno de los procesos de selección que los proponentes cumplan con los requisitos habilitantes establecidos en los pliegos de condiciones, los cuales estarán orientados a asegurar que aquellos, se encuentren revestidos de idoneidad para ejecutar el objeto contractual, y que en caso de resultar adjudicatario del contrato, el contratista seleccionado, estará en condiciones de cumplir en su totalidad con las obligaciones que genere el respectivo contrato.

En virtud de este principio, se consolida la materialización del derecho a participar en las decisiones que afectan o puedan llegar a afectar los legítimos intereses y derechos de los proponentes, por ello, corresponde a la AEROCIVIL suministrarles toda la información que no goce de reserva constitucional o legal, de manera completa, consistente, coherente, verificable, comparable, contextualizada, y siempre oportuna. Por tal motivo, todas las actuaciones que se desarrollen dentro del proceso de selección y en la contratación, serán públicas, del mismo modo lo serán los expedientes que las contengan, los cuales estarán abiertos al público.

ECONOMÍA

El principio de economía pretende que la actividad contractual no sea el resultado de la improvisación, sino que obedezca a una verdadera planeación para satisfacer necesidades de la comunidad. Por tal motivo, en desarrollo de este principio, la AEROCIVIL adelantará los procesos de selección de contratistas estableciendo los procedimientos y etapas estrictamente necesarias, fijará términos preclusivos y perentorios, y los responsables de cada proceso están en la obligación de dar impulso oficioso a las actuaciones. Bajo este mismo criterio de eficiencia, son deberes de la entidad adelantar los trámites con austeridad de tiempo, medios y gastos, impidiendo las dilaciones y los retardos; abstenerse de cualquier clase de exigencias o requisitos, diferentes de los previstos en el estatuto de contratación, el presente Manual y los pliegos de condiciones, y adoptar procedimientos que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que con motivo del proceso de selección y celebración del contrato se presenten. Lo anterior, a fin de lograr una mayor rapidez, y por tanto, una mayor economía de tiempo y recursos en la celebración del futuro contrato estatal, evitando trámites innecesarios, operaciones superfluas, requisitos innecesarios y procedimientos que demoren la contratación.

RESPONSABILIDAD

Para garantizar el cumplimiento de este principio los servidores públicos que intervienen en la actividad contractual están obligados a cumplir los fines de la contratación mediante la efectiva vigilancia de la ejecución del contrato, incluida la etapa precontractual, por cuanto atribuye la obligación de realizar evaluaciones objetivas sobre las propuestas presentadas, de acuerdo con los pliegos de condiciones y velando además por la protección de los derechos y el cumplimiento de los deberes de la entidad y del contratista.

Este principio apunta a que tanto la AEROCIVIL como los servidores públicos, los oferentes, los contratistas y todos aquellas personas que participen en la actividad contractual, actúen en el estricto marco de la legalidad, en cumplimiento de los deberes y obligaciones que le corresponde a cada cual, sin el ánimo y predisposición de inferir daños y con la diligencia y cuidado que es exigible so pena de incurrir en responsabilidad civil, penal o disciplinaria.

DEBIDO PROCESO

El debido proceso será principio rector en materia sancionatoria y en las demás prerrogativas que le otorga la Ley a los Entes públicos. En virtud de éste, en los eventos en que la entidad pretenda ejercer las prerrogativas legales, las decisiones adoptadas por la AEROCIVIL deberán ser tomadas con arreglo a las normas de carácter especial o general que regule el procedimiento. De igual manera, el afectado deberá contar con todas aquellas garantías que le permitan ejercer su legítimo derecho de defensa mediante el procedimiento establecido en la ley para que pueda expresar sus observaciones, descargos o explicaciones, aportar pruebas y controvertir aquellas que emanen de la administración.

EQUILIBRIO CONTRACTUAL

En virtud del principio de la ecuación financiera o equilibrio económico del contrato se persigue que la correlación existente al tiempo de su celebración entre las prestaciones que están a cargo de la AEROCIVIL y el contratista permanezca durante toda su vigencia, de tal manera que a la terminación de éste, cada uno alcance la finalidad esperada con el contrato. Durante la ejecución del contrato y hasta su terminación se debe garantizar el mantenimiento de la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidos del negocio jurídico. Las partes adoptarán las medidas necesarias para su restablecimiento, so pena de incurrir en una responsabilidad contractual tendiente a restituir tal equilibrio.

PARTICIPACIÓN O LIBRE CONCURRENCIA

Este principio tiene como finalidad la participación en los procesos de contratación de la entidad del mayor número de oferentes, siempre y cuando cumplan con las condiciones establecidas en el pliego de condiciones.

IGUALDAD

Por virtud de esta garantía, todos los interesados en los diferentes procesos de selección deberán cumplir con las condiciones establecidas por la Entidad para participar en los mismos. Para ello la Entidad brindará tratamiento e igualdad de oportunidades en la estructuración de los pliegos de condiciones de acuerdo con las modalidades de selección, a las cuantías y a la magnitud de los proyectos.

8. RÉGIMEN DE INHABILIDADES INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONESY CONFLICTO DE INTERESES.

La contratación en la AEROCIVIL estará sujeta al régimen legal de inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y conflicto de intereses de acuerdo con lo previsto en la Constitución y la Ley.

El conflicto de interés se presenta cuando el servidor público, en ejercicio de su función administrativa, conoce o puede conocer de un asunto en donde tenga interés particular y directo en su regulación y los demás expuestos en el Artículo 40 Ley 734 de 2002, o de la norma que la sustituya. Teniendo en cuenta lo señalado por la jurisprudencia del Consejo de Estado, se dispone que las siguientes serán causales de conflicto de interés para los procesos de selección que tramite la entidad:

a. Ejecutor - Interventor. Deberá tenerse en cuenta que un mismo proponente, ya sea como persona natural o jurídica o bajo las modalidades de Consorcio o Unión Temporal, no podrá ser adjudicatario en dos procesos de selección de los cuales uno de ellos corresponda a la Interventoría del otro. Cuando un proponente ya sea como persona natural o jurídica o bajo las modalidades de Consorcio o Unión Temporal participe en los dos procesos y resulte adjudicatario del contrato objeto de la interventoría, a partir de dicha adjudicación no podrá continuar participando en el concurso de méritos para la interventoría y su propuesta será rechazada. Igualmente, el proponente deberá tener en cuenta lo establecido por el artículo 5 de la Ley 1474 de 2011.

b. Adicionalmente, no podrá ser adjudicatario del contrato de interventoría ningún proponente que haga parte del mismo holding o grupo empresarial al que pertenezca el proponente adjudicatario del contrato de obra. En este caso el proponente en el proceso de interventoría, una vez sea adjudicada la obra, no podrá continuar participando y su

propuesta será rechazada.

c. A quien se le adjudique cualquiera de los grupos de obra, no podrá seguir participando en ninguno de los grupos de interventorías. En tales eventos, la propuesta la interventoría será rechazada considerada inadmisible a partir de la adjudicación del contrato objeto de la interventoría.

d. No podrá ser adjudicatario del contrato de interventoría el proponente que haga parte del mismo holding o grupo empresarial al que pertenezca el proponente adjudicatario del contrato de obra, o sea socio de este en un contrato vigente. En este caso el proponente en el proceso de interventoría no podrá continuar participando y su propuesta será

U H F K D ] X X X ·

e. No podrá participar o ser adjudicatario de un proceso de selección de obra o consultoría el proponente que haga parte del mismo holding o grupo empresarial al que pertenezca el contratista que diseño la obra o efectúo los estudios de prefactibilidad o factibilidad que anteceden un nuevo contrato de consultoría.

9. EVALUACIÓN PARA EL MEJORAMIENTO CONTINÚO

Para la AEROCIVIL es primordial conocer el nivel de satisfacción de sus clientes en materia contractual, razón por la cual implementará mecanismos tales como encuestas que permitan enriquecer sus prácticas contractuales con la colaboración de quienes en ellas intervienen, entre otras, por medio xx xxxxxxx de comunicación fluida y efectiva entre los intervinientes a través de PÁGINA WEB Y del correo electrónico institucional o correo físico publicado en los pliegos de condiciones o invitaciones públicas.

Así mismo, efectuará una reunión de cierre de vigencia fiscal en la que evaluará el funcionamiento del proceso de compra pública, los resultados obtenidos en el año, las observaciones presentadas por los organismos e instancias de control, la ejecución del plan anual de adquisiciones y de los planes de mejoramiento adoptados, dejando constancia en un acta de todo lo debatido y de las estrategias de mejoramiento que se adoptarán a futuro.

10. UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS

La Aerocivil cuenta con un portal web xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx, en el que se encuentra el vínculo xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx, allí se publica toda la información relacionada con la gestión contractual de la Entidad.

La AEROCIVIL como estrategia de control y mecanismos de participación ciudadana tiene los

siguientes mecanismos de intercambio de información con la ciudadanía:

1. El portal Viajero Seguro,

2. Asistencia virtual al viajero para conocer distancias, ubicación y costos de peajes,

3. Reporte del estado de las vías en cuanto a emergencias viales;

4. La línea #767, servicio de atención telefónica de información vial;

5. El módulo de seguimiento físico a los proyectos, que permite conocer el estado y avance de cada obra en ejecución; y

6. Los chat temáticos, servicio de atención en línea para tratar temas técnicos y de gestión de interés general.

Así mismo, la comunidad ejerce el control social a través de las veedurías ciudadanas, las asociaciones cívicas, sindicales, entre otras, en los términos de la ley 850 de 2003.

Los funcionarios competentes emplearán todos los medios a su alcance con miras a lograr una adecuada participación de control contractual de tales entidades o personas, siempre que aquellas tengan como finalidad los objetivos de servicios públicos buscados por la entidad. Esta participación se hará, entre otras, efectiva en los siguientes aspectos:

i. Se estudiarán detenidamente sus inquietudes en la elaboración de los pliegos de condiciones.

ii. Se estudiarán sus apreciaciones sobre las ofertas presentadas, cuando así se requiera.

iii. Se pondrán a disposición de los solicitantes los documentos contractuales que se requieran, y que no constituyan reserva legal.

A través de las plataformas SECOP I o SECOP II, según corresponda a lo señalado por la normatividad vigente, a cargo de la Agencia Nacional de Contratación –Colombia Compra Eficiente xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx puede ser consultada la totalidad de la información relacionada con los diferentes procesos contractuales adelantados por el AEROCIVIL.

SECOP II: Para la operatividad del SECOP II la entidad establecerá los USUARIOS y funciones de administración, revisión y aprobación o demás que se determinen por parte de Colombia Compra Eficiente. Cada rol tendrá a su cargo unas funciones u obligaciones específicas; los usuarios y contraseñas que se entreguen para el proceso de compra y contratación pública serán de uso personal e intransferible y será responsabilidad de los partícipes del proceso a quienes se les hayan asignado, su manejo adecuado y responsable, así como el cumplimiento de las funciones u obligaciones a su cargo y la aplicación de los procedimientos técnicos y operativos previstos en las normas vigentes.

Además, la AEROCIVIL cuenta con una plataforma Intranet, para poner a disposición de los partícipes del proceso de gestión contractual información relevante respecto a los procedimientos, funciones, instrucciones y demás mecanismos de autocontrol y mejoramiento continuo.

La AEROCIVIL cuenta a su vez con una plataforma de correo electrónico que debe ser utilizada por los partícipes del proceso con el fin de comunicarse e intercambiar información relativa a éste, optimizando los tiempos de gestión y aminorando los gastos derivados de su desempeño en consumo de papel.

Finalmente, en cada proceso de contratación que implique convocatoria pública, se establecerá un correo electrónico y, para SECOP I, cuando se emplee esta plataforma, una dirección física para el recibo de las observaciones, preguntas y quejas.

11. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Además de disponer la información del proceso de compra y contratación pública de la Entidad en la forma referida con anticipación, en todos los procesos de selección que impliquen convocatoria pública se incluirán dentro xxx xxxxxx de condiciones o invitación pública una exhortación a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer control social en los diferentes Procesos de Contratación, en cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del Proceso1.

De otra parte, anualmente, la Dirección Administrativa, como líder del proceso, gestionará con apoyo de otras dependencias, la capacitación de organizaciones sociales, veedurías ciudadanas e interesados, en temas relativos a la contratación estatal, lo anterior con el fin de promover el control ciudadano y fortalecerlo, capacitando a sus actores.

12. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS PARTÍCIPES DEL PROCESO

Con el fin de mejorar la gestión de la contratación estatal garantizando la transparencia, oportunidad, celeridad y pertinencia de la misma, la Entidad enfocará sus esfuerzos en fortalecer el plan institucional de capacitación en materia de compra y contratación pública, teniendo como ejes la administración al servicio del ciudadano; la optimización de recursos públicos y lucha contra la corrupción; la ética del servidor público y principios rectores de la

1 Ley 1757 de 6 de julio de 2015.

administración pública; y el control social a la administración, de acuerdo con los nuevos

parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión M– IPG.

Las posibles TEMÁTICAS para abordar son las siguientes:

- Principios rectores de la administración pública

- Reconocimiento de lo público como propio

- Actualización de la Normatividad en materia contractual (Etapas de planeación, ejecución y liquidación; riesgos de la contratación; etc.)

- Participación ciudadana y control social a la contratación; sistemas de información y consulta ciudadana; sistema de sugerencias, quejas y reclamos;

- Optimización de procesos y procedimientos en materia contractual ajustados a sistemas de control de calidad y planeación estratégica

13. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES

La elaboración y expedición de los documentos que se generen en el trámite de la gestión contractual que adelante la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil, será de responsabilidad de los jefes o superiores inmediatos de las diferentes dependencias que conforman la Entidad, junto con los funcionarios o contratistas de prestación de servicios que interviene en los trámites de proyección y revisión de documentos.

La publicación en el SECOP I o II, según corresponda, de los documentos de las etapas de ejecución y post- contractual, conforme a la normativa vigente, será responsabilidad del funcionario designado por las unidades ejecutoras. Para los documentos de las etapas de planeación y selección corresponde su publicación a la Dirección Administrativa.

Los funcionarios encargados o contratistas con la obligación de sustanciar el proceso de contratación respectivo deberán efectuar seguimiento a la correcta publicación del documento, verificando que coincida en tiempo y en contenido con lo proyectado. En caso de evidenciar alguna inconsistencia deberá adoptar las medidas pertinentes a fin de corregir el error e informar sobre el particular al ordenador del gasto para que se surta el trámite para la nueva publicación.

La custodia de los documentos del proceso de selección, es decir los documentos relacionados con los estudios previos, comunicaciones, pliegos de condiciones, avisos de convocatoria, propuestas presentadas, informes, contrato entre otros, estará a cargo del funcionario o contratista designado para desarrollar y liderar el proceso de contratación respectivo de la Dirección Administrativa.

Una vez se suscriba el contrato, se cumplan los requisitos de ejecución y se designe el

supervisor o interventor del mismo, el jefe de la Unidad Ejecutora deberá hacer entrega formal de los expedientes con la verificación de que todos los documentos se encuentran debidamente suscritos y completos al profesional de archivo de gestión documental de la Dirección Administrativa, momento en el cual se traslada la responsabilidad de custodia de los documentos al área que recibe.

El archivo y la custodia final de la carpeta única del contrato a cargo de la Dirección Administrativa, se ajustará a los plazos y condiciones establecidas en las Tablas de Retención Documental que para este tipo de documentos establezca la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil; una vez vencido el plazo de custodia, la Dirección Administrativa procederá con su transferencia documental al Archivo Central para su destinación final.

14. CÓDIGO ÉTICO

Los valores institucionales de la AEROCIVIL fueron adoptados mediante Resolución 1553 de 5

xx xxxxx de 2018 ‡ S R U Hel COódigo dFe InXtegrDidadOpara la VUnidHad AdmDinistGrativRa S W D

Especial de Aeronáutica & yLseYdesLcribOen a· continuación:

a) Honestidad: Actuar siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo los deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.

b) Respeto: Reconocer, valorar y tratar de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.

c) Compromiso: Consciencia sobre la importancia del rol de servidor público y disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas, buscando siempre mejorar su bienestar.

d) Diligencia: Cumplir con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas al cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.

e) Justicia: Actuar con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación. La actividad contractual deberá gestionarse por parte de los operadores aplicando los principios constitucionales y legales y la carta de valores de la AEROCIVIL.

Estos principios tendrán las siguientes expresiones concretas:

a. TRABAJO COLABORATIVO. Las compras y contrataciones públicas se desarrollarán por proceso y no por dependencias, todas las etapas y trámites de dicho proceso se

fundamentarán en el trabajo colaborativo de los involucrados. Se preferirá siempre el desarrollo de mesas de trabajo que la remisión de comunicaciones escritas para mantener la comunicación constante. Cada dependencia y funcionario cumplirá sus funciones en el marco de la interdisciplinariedad, pero consultará oportunamente las dudas e inquietudes que se tengan frente a la gestión a las demás instancias responsables.

b. CONOCIMIENTO XXX XXXXXXX. Todos los partícipes del proceso de compra y contratación pública en la AEROCIVIL mantendrán relaciones de colaboración armónica con los interesados en los procesos de contratación de la Entidad y con los contratistas, siempre en escenarios oficiales y horarios laborales, dejando constancia de las reuniones sostenidas en actas o documentos similares.

Cuando se desarrollen reuniones o sesiones de trabajo en la etapa de planeación de la contratación, con el fin de conocer el mercado, se procurará invitar en conjunto o de forma individual a todos los posibles interesados, garantizando la igualdad en el trato y acceso a la información.

c. BUEN CLIMA ORGANIZACIONAL. La Secretaria General de la Entidad, como autoridad del proceso de gestión contractual, promoverá actividades de bienestar y mejoramiento del clima organizacional. Para ello, se reunirá con todas las áreas involucradas con el fin de integrar a sus miembros, fortalecer el trabajo en equipo y las buenas relaciones. Lo anterior en el marco del programa de bienestar que se haya adoptado.

d. MODELO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. Los partícipes del proceso de compra y contratación pública de la AEROCIVIL cumplirán sus funciones/obligaciones con austeridad de tiempos y recursos, de forma diligente, generando un valor agregado a la institución; buscando ser un referente de gestión a nivel interno y externo, promoviendo siempre con su comportamiento las mejores prácticas.

15. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

La AEROCIVIL anualmente formulará el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano bajo la metodología definida en la "Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano", que hace parte integral del Decreto 2641 del 17 de Diciembre de 2012 "Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011".

La Oficina Asesora de Planeación actúa como facilitador en el proceso de elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, una vez consolidado el documento convoca al

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

El Jefe de Control Interno de gestión verificará y evaluará la elaboración, visibilización, seguimiento y control del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

16. VIGENCIA

Las disposiciones contenidas en el presente manual entrarán en vigencia una vez publicada la resolución que lo adopte expedida por el Director General del AEROCIVIL. Su observancia será de obligatorio cumplimiento y deroga las disposiciones proferidas por la entidad que le sean contrarias.

17. PARTICIPANTES DEL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA ORDENACIÓN DEL GASTO:

La competencia para celebrar contratos a nombre LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL-AEROCIVIL- se encuentra asignada al Director General en su calidad de Representante Legal.

No obstante, lo anterior, el Director General podrá delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de cualquiera de las modalidades de selección en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo, asesor o en sus equivalentes.

En virtud del presente manual, el Director General, cuando actúe como delegante de la ordenación del gasto, impartirá instrucciones, solicitará informes y efectuará seguimiento a la gestión contractual de la entidad.

17.2 ORDENADORES DEL GASTO DELEGADOS

Los ordenadores del gasto delegados tendrán, además de las funciones delegadas, las siguientes:

x Rendir informes de su gestión ante el Director General de la entidad.

x Gestionar el recurso humano para el correcto ejercicio de las funciones delegadas.

x Propender por la adopción de buenas prácticas en el trámite de las compras públicas.

x Acatar las directrices impartidas por el Director General

x Gestionar oportunamente las compras y contrataciones públicas a si cargo, con el fin de no afectar el servicio que presta la entidad.

x Cumplir con los planes institucionales, especialmente con el Plan de Anual de Adquisiciones, en lo de su competencia.

x Cumplir con las acciones de mejoramiento que se implementen.

17.3 UNIDAD EJECUTORA O DEPENDENCIAS QUE REQUIEREN BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

Además de la funciones señaladas en los Decretos 260 de 2004 y 823 de 2017, y las consagradas en el manual de funciones y competencias vigente, las diferentes dependencias que soliciten la adquisición de bienes, obras o servicios estarán obligadas a desarrollar, que se denominarán como unidades ejecutoras para efectos del presente manual, bajo los lineamientos de la Secretaría General y el apoyo de la Dirección Administrativa, los estudios y análisis previos y del sector correspondientes, a acompañar con su concepto todas las etapas de los procesos de selección (expedición de adendas, respuesta a observaciones, evaluación ofertas, preparación y participación de audiencias) y a desarrollar la coordinación de los contratos y la supervisión de la ejecución de los contratos que se celebren.

En consecuencia, las dependencias que requieran la contratación de bienes, obras y servicios tendrán las siguientes funciones:

x Gestionar oportunamente los procesos de contratación, en sus diferentes modalidades, desde la inclusión de la necesidad en los diferentes planes de la entidad, la gestión de los recursos, hasta la ejecución satisfactoria del contrato correspondiente.

x Apoyar y asesorar el trámite de los procesos de selección, gestionando las actuaciones administrativas, técnicas y económicas de su competencia, verificando el actuar oportuno y diligente del personal responsable de su área.

x Coordinar la supervisión o interventoría de los contratos, vigilar el uso adecuado de los bienes, obras o servicios adquiridos.

x Rendir los informes que correspondan respecto a la contratación requerida por su dependencia.

17.4 COMITÉ DE CONTRATACIÓN

El comité de contratación es una instancia asesora de la gestión de las compras y ocntrataciones públicas.

a. Integración.

El comité de contratación estará integrado por los funcionarios que a continuación se

relacionan:

1. El director general o el funcionario que este delegue.

2. El secretario general.

3. El jefe de la oficina asesora jurídica.

4. El director administrativo.

5. El jefe de la oficina asesora de planeación.

6. El director financiero.

7. El secretario de sistemas operacionales o el secretario de seguridad operacional y de la aviación civil, cuando los asuntos sean de las áreas a su cargo.

Nota. 1 †Asistirá como invitado permanente con voz pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control Interno. Así mismo asistirán con voz pero sin voto a las sesiones del Comité de Contratación, los demás ordenadores del gasto delegados o jefes de dependencia, quienes deberán presentar y sustentar las solicitudes que eleven al Comité, desde el punto de vista técnico, administrativo, legal y financiero.

Nota. 2 †Los miembros del Comité no podrán delegar su condición para la asistencia a las sesiones del mismo.

Nota. 3 †El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los asuntos a tratar, a otros servidores públicos y/o contratistas de la entidad, cuando el concepto de los mismos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

Nota. 4 .† El Comité de Contratación será presidido por el Secretario General. La

Secretaria Técnica estará a cargo del Director (a) Administrativo (a).

Nota. 5 .†Los miembros del Comité Evaluador mantendrán su independencia en relación

con las recomendaciones que efectúe el Comité de Contratación al competente contractual.

b. Funciones.

El comité de contratación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Asesorar al director general o competente contractual en la toma de decisiones en materia contractual, relacionadas con los procesos de compra y contratación que sean sometidos a su consideración.

2. Estudiar y dar su concepto y recomendación en los temas en materia precontractual, contractual y postcontractual que sean sometidos a su consideración tales como aprobar los cambios en los lineamientos, documentos estandar, manuales, procesos y procedimientos.

3. Realizar seguimiento al plan anual de adquisiciones y sus modificaciones, exigir informes y requerir a los ordenadores del gasto y dependencias gestoras de las compras públicas para que cumplan los cronogramas previstos y satisfagan oprotunamente las necesdiades de la entidad.

4. Analizar y efectuar las recomendaciones sobre las modalidades de selección y los tipos de contratación utilizados, estudios previos y del sector, pliegos de condiciones y en general sobre los procesos de selección, que sean sometidos a su consideración.

5. Xxxxxxx, analizar y recomendar al competente contractual sobre las decisiones administrativas derivadas de los informes preliminares y definitivos de habilitación y evaluación de las ofertas, lo que incluye las observaciones que frente a éstos han presentado los oferentes y las respuestas emitidas, rendidos por el correspondiente Comité de Evaluación en relación con los procesos que sean sometidos a consideracion del mismo.

6. Analizar y emitir su recomendación sobre las solicitudes de cesión de la posición contractual que presenten los contratistas.

7. Analizar y emitir su recomendación sobre la revocatoria directa de Actos administrtivos que se expidan en el proceso de compra pública.

8. Analizar y formular las recomendaciones al ordenador del gasto, respecto de las solicitudes de modificaciones de los contratos, presentadas por las dependencias solicitantes, con base en el procedimiento establecido para el efecto.

9. Las demás que le asigne el director general de la Aerocivil.

c. Competencia.

Serán sometidos a consideración del comité de contratación los siguientes asuntos del nivel central:

1. El trámite de los procesos de contratación, cuyo valor sea superior a la mínima cuantía de la entidad, expresada en salarios mínimos legales mensuales vigentes, o cuando el ordenador del gasto así lo determine, mediante convocatoria para tal efecto.

2. Las adiciones, prórrogas y demás modificaciones de contratos suscritos por la Unidad Administrativa Especial de la Aeronáutica Civil (Aerocivil), a partir de la menor cuantía.

3. Los convenios y contratos interadministrativos independientemente de su cuantía.

4. Las solicitudes de contratación junto con los estudios y documentos previos y del sector para contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, que superen la menor cuantía, serán siempre sometidos a la aprobación del comité de contratación de la Aerocivil, en el cual se analizará la pertinencia de la contratación efectuando las recomendaciones y ajustes que consideren pertinentes.

d. Sesiones y convocatoria

El comité sesionará ordinaria y extraordinariamente, así:

1. Reuniones ordinarias: El secretario técnico convocará a reuniones ordinarias por lo menos dos (2) veces al mes con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles, mediante comunicación escrita o correo electrónico, indicando el orden del día y anexando los documentos que serán analizados en la sesión.

2. Reuniones extraordinarias: El secretario técnico convocará a reuniones extraordinarias cuando las circunstancias así lo ameriten, previa solicitud escrita y justificada de la dependencia solicitante.

Nota. 1 †Las sesiones del comité de contratación podrán realizarse en forma virtual a través de los medios de comunicación dispuestos en la entidad para tal fin.

Nota. 2 † El jefe de la dependencia solicitante deberá presentar ante el comité de contratación, como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de la información adicional que solicite el comité:

1. Justificación de la solicitud.

2. Disponibilidad presupuestal, de requerirse.

3. Descripción de los aspectos técnicos señalados en los pliegos de condiciones o minuta de modificación.

4. Manifestación expresa de contar con permisos, licencias y/o autorizaciones respectivas, así como la adquisición de bienes o predios requeridos.

5. Criterios de calificación, en caso de proceso de selección.

La responsabilidad de la debida fundamentación de las peticiones o temas sometidos a consideración del comité recae en el jefe de la dependencia solicitante.

Nota. 3º E† s responsabilidad de la dependencia solicitante presentar al comité, con ocho (8)

días hábiles de antelación, las peticiones para su estudio acompañadas de todos los

documentos y soportes técnicos necesarios que las sustenten. Cuando se trate de solicitudes de modificación contractual estas deberán ser presentadas con quince (15) días hábiles de antelación.

e. Quórum.

El comité de contratación deliberará y adoptará sus decisiones con la presencia de cuatro

(4) de sus miembros con derecho a voto.

f. Actas.

De las recomendaciones y aprobaciones efectuadas en las sesiones del comité de contratación, se dejará constancia en acta aprobada por los miembros del comité y suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico.

Los miembros del comité y los invitados firmarán la lista de asistencia que hará parte integral de las actas de comité, con el fin de aprobar lo debatido en cada sesión.

g. Funciones del presidente.

Son funciones del presidente las siguientes:

1. Presidir las sesiones y dirigir las intervenciones.

2. Integrar subcomités especiales para el estudio de asuntos de competencia del Comité, cuando lo estime conveniente.

3. Solicitar el estudio y análisis de contrataciones cuando lo estime necesario.

h. Funciones de la secretaría técnica.

La secretaría técnica tendrá las siguientes funciones:

1. Citar por medios electrónicos a los miembros del comité de contratación a sesiones ordinarias o extraordinarias.

2. Coordinar las actividades de apoyo necesarias para la realización de las sesiones del comité de contratación.

3. Elaborar, archivar y salvaguardar las actas de las sesiones del comité de contratación.

4. Comunicar las decisiones del comité, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su adopción, cuando a ello hubiera lugar, y realizar el seguimiento al cumplimiento de estas.

5. Recibir y radicar los asuntos de competencia del comité.

17.5 COMITÉ EVALUADOR DE LAS OFERTAS

Para cada proceso de selección que adelante la AEROCIVIL, contará con un comité evaluador que verificará los requisitos habilitantes de los oferentes desde los puntos de vista técnico, jurídico y financiero y evaluará las ofertas, desde los criterioos técnicos o de calidad y económicos, rindiendo y suscribiendo el correspondiente informe, cuyos miembros serán designados por el jefe de la dependencia solicitante, el jefe de la oficina asesora jurídica y el director financiero, que se lo comunicarán una vez recibidas las ofertas correspondientes a la Dirección Administrativa, para dar continuidad al proceso contractual.

El Comité evaluador tendrá a su cargo, además de la función ya anotada, las siguientes:

a. Resolver las observaciones que se presenten a los informes de verificación y evaluación de las propuestas u ofertas recibidas, que deberán ser resueltas así:

/ D V caRráctEer tVécnHico UdebYeránDseFr reLsueRltasQporHel Vcomité téGcnicHo

que haya sido previamente designado por el jefe de la dependencia solicitante de la contratación.

/ D V R

teEr fiVnancHieroU, seYránDresuFeltaLs pRor eQl veHrificaVdor finaGncieHro,

F D U

previa designación por parte del director financiero.

/vacDionVes de caRráctEer jVurídHico Userán resueltas por el abogado responsable del proceso designado por el jefe de la oficina jurídica.

La aceptación o rechazo de la observación debe estar debidamente justificada, por el responsable de la misma.

b. Formular los requerimientos, solicitudes de aclaraciones y petición de explicaciones necesarias a los proponentes, respecto a sus ofrecimientos, sin permitir que adicionen, mejoren o complementen su propuesta, en el marco de los criterios de subsanabilidad definidos por la normatividad vigente o por la interpretación jurisprudencial, por los canales dispuesto por la ley o la entidad y respetando el principio de igualdad.

c. Sustentar y exponer sus recomendaciones y concepto en las sesiones del comité de contratación y en las audiencias públicas que se adelanten en cada convocatoria, a las que obligatoriamente asistirán, validando su informe de verificación y evaluación de ofertas o las respuestas rendidas frente a las observaciones a éstos.

d. Recomendar a los miembros del comité de contratación la declaratoria de desierto o la adjudicación del proceso de convocatoria público adelantado.

e. Apoyar, conceptuar y sustanciar la respuesta y atención de quejas, peticiones, reclamos, demandas, recursos, solicitudes de revocatoria directa y demás solicitudes presentadas con posterioridad a la finalización del proceso de selección y en relación con este, incluyendo respuestas a otras entidades públicas y a órganos o instancias de control.

Nota. 1 †Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

Nota. 2 †La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, debe justificar su decisión.

Por tanto, la recomendación del comité evaluador no obliga al ordenador del gasto. Será responsabilidad de los miembros del comité evaluador:

x Revisar en su integralidad los documentos del respectivo proceso de contratación (estudios previos y del sector, pliego de condiciones o invitación pública, respuesta a observaciones y aclaraciones, adendas, etc.) así como las ofertas entregadas para su verificación y evaluación.

x Evaluar las ofertas atendiendo las previsiones del correspondiente pliego de Condiciones o invitación pública y de la normatividad vigente, así como los recientes pronunciamientos jurisprudenciales.

x Elaborar y sustentar el informe de la evaluación efectuada, dejando claridad sobre los aspectos revisados, las aclaraciones solicitadas a los proponentes, la respuesta entregadas por estos y el concepto sobre la admisión o rechazo de la propuesta y sobre la asignación del puntaje correspondiente.

x Responder de forma motivada todas las observaciones que se presenten frente a los informes de verificación y evaluación de las ofertas.

x Verificar que el informe correspondiente haya sido publicado en el SECOP I o II de forma oportuna, así como la recepción y publicación de las observaciones que presenten los interesados.

17.6 DIRECCIONES REGIONALES

A nivel regional, corresponde a los directores regionales conformar el comité evaluador antes referido, el cual debe cumplir con las funciones establecidas de forma precedente, convocando para ello a los funcionarios y colaboradores que representen a las áreas jurídica, financiera y técnica, observando que tengan la capacidad e idoneidad requerida.

18. CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE GARANTIAS

De conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, LA AEROCIVIL no podrá hacer uso de la modalidad de selección de contratación directa dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones presidenciales.

18.1 ELECCIONES PRESIDENCIALES (Artículo 33 de la Ley 996 de 2005)

Cuando el Presidente de la República aspire a ser reelegido, o el Vicepresidente aspire a la Presidencia de la República, en este caso la Presidencia de la República y la Vicepresidencia, no podrán celebrar ningún tipo de contratación directa durante los seis (06) meses anteriores a la fecha de las elecciones o hasta la segunda vuelta si es del caso.

Ningún Ente del Estado podrá celebrar contratos de forma directa durante los cuatro (04) meses anteriores a la fecha de las elecciones presidenciales o hasta la segunda vuelta si es del caso.

Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias.

18.2 ELECCIONES PARA LOS DEMÁS CARGOS DE ELECCIÓN POPULAR (Artículo 38 de la Ley 996 de 2005)

Ningún Ente Territorial podrá celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos durante los cuatro (04) meses anteriores a la fecha de las elecciones.

CONTENIDO CAPÍTULO II

Capítulo II. ETAPA DE PLANEACIÓN 4

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ETAPA DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL? 4

2. ¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA), CÓMO SE ELABORA, APRUEBA Y ACTUALIZA? ¿QUÉ INSTANCIA EFECTÚA SEGUIMIENTO? 4

2.1 ¿CÓMO Y QUIÉN ELABORÁ EL PAA? 5

2.3 ¿QUIÉN CONSOLIDA EL PAA? 5

2.4 ¿QUIÉN APRUEBA EL PAA? 6

2.5 ¿QUIÉN PUBLICA EL PAA Y EN DÓNDE LO HACE? 6

2.6 ¿QUIÉN Y CÓMO SE ACTUALIZA EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES? 6

2.7 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES? 6

2.8 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES? 7

2.9 ¿QUIÉN EFECTÚA SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES? 7

2.10 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN QUE ADELANTE LA AEROCIVIL? 7

2.11 ¿QUÉ FUNCIONES TIENE UN GESTOR DE PROYECTO? 7

3. ¿QUÉ SON LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR? 8

3.1 ¿CUÁNDO SE ELABORAN DICHOS ESTUDIOS? 9

3.2 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN? 9

3.3 ¿CUÁNDO SE PUBLICAN DICHOS ESTUDIOS? 9

3.4 ¿SE PUEDEN MODIFICAR LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR? ¿HASTA QUÉ ETAPA DEL PROCESO DE SELECCIÓN? 9

3.5 ¿CUÁL ES EL CONTENIDO MÍNIMO DE UN ESTUDIO PREVIO Y DEL SECTOR? 10

a. ¿Cómo describir la necesidad que la AEROCIVIL pretende satisfacer con el Proceso

de Contratación? 10

b. ¿Cómo se establece el Objeto del Contrato? 10

c. ¿Qué son las Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio a Contratar? 11

d. ¿Cómo se Identifican las autorizaciones, licencias, aprobaciones o avales y permisos requeridos para la ejecución del contrato? 15

e. ¿Cómo se determina el Plazo de ejecución del contrato? 16

4. VIGENCIAS FUTURAS 16

5. ¿CUÁLES SON LOS FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA? 17

5.1 Acuerdo Marco De Precios 17

5.2 ¿Qué tipologías especiales de contratos celebra la AEROCIVIL? 17

6. ¿CÓMO SE ESTABLECE LA INSTANCIA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO? 21

7. ¿CÓMO SE ESTABLECE EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO O PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACIÓN? 21

7.1 ¿Cuáles son las metodologías para establecer el presupuesto oficial de una contratación? 22

7.2 ¿Cómo se establece la forma de Pago de un contrato? 24

7.3 ¿Qué es una Disponibilidad Presupuestal? 25

7.4 ¿Cuáles son las formas de pago de los contratos estatales o compras públicas? 27

8. ¿QUÉ ES EL ESTUDIO ECONÓMICO DE SECTOR? 28

8.1 ¿Qué es el Estudio De La Oferta? 31

8.2 ¿Qué es el Estudio De La Demanda? 32

8.3 ¿Cuál es el alcance de los Estudios del sector en la contratación directa? 34

9. ¿CÓMO SE DESARROLLA EL ANÁLISIS DE RIESGOS PREVISIBLES Y SU ADMINISTRACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? 35

9.1 ¿Qué tipos de riesgos existen? 35

9.2 ¿Cómo se desarrolla el análisis de exigencias de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del cumplimiento del ofrecimiento o del contrato? 36

9.3 ¿Qué tipos de Garantías deberán constituir los oferentes dentro de los procesos de selección y en la ejecución del contrato? 37

9.4 ¿Qué tipos de garantías pueden en la actualidad constituir los contratistas? 39

10.¿EN QUÉ CONSISTE LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE? 44

11. ¿QUÉ DEBE ANALIZAR LA ENTIDAD RESPECTOS A LOS ACUERDOS INTERNACIONALES Y/O TRATADOS LIBRE COMERCIO? 44

12. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO DE LA ETAPA DE PLANEACIÓN? 45

12.1 ¿Qué documentos que se requieren para iniciar el procedimiento? 46

13. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES, DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS O DE LA INVITACIÓN PÚBLICA 47

13.1 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

................................................................................................................................................... 48

Capítulo II. ETAPA DE PLANEACIÓN

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ETAPA DE PLANEACIÓN CONTRACTUAL?

La etapa de planeación es la anterior al desarrollo de cualquier proceso de selección contractual y tiene como objetivo efectuar todos los análisis, estudios, verificaciones e investigaciones con el fin de identificar las necesidades de la AEROCIVIL en materia de compra pública, definir la forma adecuada de satisfacerla, establecer las condiciones de los contratos que deban celebrarse y las reglas de selección del contratista, que implican criterios de verificación de su capacidad y de ponderación de las ofertas, con miras a cumplir con la misión y visión institucional y los fines estatales.

La etapa de planeación tiene como componentes básicos los siguientes:

a) Elaboración, aprobación, actualización y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones;

b) Elaboración de los estudios previos y del sector;

c) Elaboración del proyecto de pliegos de condiciones o invitación pública (cuando medie convocatoria pública) o la definición de las condiciones del contrato (cuando se trate de aquellos celebrados de forma directa),

d) Xxxxxxxxxxxx de la respuesta a las observaciones presentadas por los interesados en la contratación y el ajuste de los pliegos de condiciones para expedir su versión definitiva.

2. ¿QUÉ ES EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES (PAA), CÓMO SE ELABORA, APRUEBA Y ACTUALIZA? ¿QUÉ INSTANCIA EFECTÚA SEGUIMIENTO?

El Plan Anual de Adquisiciones, en adelante PAA, es una herramienta de programación de la gestión contractual o de compra pública de la entidad y de la inversión del presupuesto institucional, que busca la aplicación del principio de anualidad, visibilizar hacia el mercado los procesos de contratación que se adelantarán y garantizar la correcta y ordenada ejecución del erario público.

La AEROCIVIL deberá elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretendan adquirir durante la respectiva vigencia. En éste debe señalarse la necesidad que se debe identificar utilizando el clasificador de bienes y servicios, e indicar el valor estimado del contrato, la clase de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la que se iniciará el proceso de contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las entidades Estatales a efectuar los procesos de

adquisición que en él se enumeran.

2.1 ¿CÓMO Y QUIÉN ELABORÁ EL PAA?

Para elaborar el PAA se desarrollarán las siguientes actividades:

a. El Director de la AEROCIVIL mediante comunicación, conformará a más tardar el 30 de octubre de cada año, un equipo interdisciplinario que apoyará la elaboración y actualización del PAA, el cual debe estar integrado por funcionarios de cada una de la unidades ejecutoras de la entidad, quienes serán responsables del PAA de su respectiva área. En el acto administrativo se designará un funcionario de la Dirección de Administrativa que se encargará de la organización y consolidación del PAA y su publicación en el SECOP. Las Unidades Ejecutoras son las áreas que estructuran y ejecutan el contrato.

b. El responsable designado por la Dirección Administrativa convocará en los primeros días del mes de noviembre a los responsables de la elaboración y actualización del PAA de la AEROCIVIL, de la vigencia fiscal que corresponda, a fin de orientarlos en las etapas de planeación, diligenciamiento y modificación del PAA, las actividades a ejecutar y el tiempo otorgado para adelantar cada una de ellas.

c. El responsable en cada unidad ejecutora deberá elaborar el PAA de su respectiva dependencia, cumpliendo los requisitos establecidos en la normatividad externa e interna vigente, los lineamientos y formatos que para el efecto expida la Agencia Nacional de

Contratación Pública

C–olombia Compra Eficiente

y– el cronograma establecido por el

funcionario designado de la Dirección Administrativa, lo cual someterá a aprobación de su superior jerárquico.

Para el efecto, el funcionario coordinará que todas las actividades involucradas en el proceso de compra del bien o servicio tengan asignado el código que se encuentra en el Sistema de Codificación Estándar de Naciones Unidas.

d. El funcionario responsable de la unidad ejecutora enviará a la Dirección Administrativa vía electrónica en la fecha establecida en el cronograma y en el

formato que determine la Agencia Nacional de Contratación Pública C–olombia

Compra Eficiente , –el Plan Anual de Adquisiciones de su dependencia.

2.3 ¿QUIÉN CONSOLIDA EL PAA?

El funcionario designado de la Dirección Administrativa organizará y consolidará el Plan Anual

de Adquisiciones de la AEROCIVIL, el cual debe contener la identificación y caracterización de las necesidades de bienes, obras y servicios que requiere la entidad, con cargo a los recursos de funcionamiento y de inversión en el marco de los proyectos para ser adquiridos durante la vigencia fiscal, de conformidad con el presupuesto proyectado.

2.4 ¿QUIÉN APRUEBA EL PAA?

El Director General, quien aprobará el PAA consolidado por la Dirección Administrativa.

2.5 ¿QUIÉN PUBLICA EL PAA Y EN DÓNDE LO HACE?

Una vez aprobado el PAA, el funcionario designado por la Dirección Administrativa lo publicará en el SECOP, de conformidad con los lineamientos que para el efecto determine la Agencia

Nacional de Contratación Pública el literal b) del presente numeral.

C–olombia Compra Eficiente

y–el cronograma establecido en

2.6 ¿QUIÉN Y CÓMO SE ACTUALIZA EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?

Para actualizar o modificar el PAA, cada dependencia de la Entidad deberá tramitar ante la Dirección Administrativa, la solicitud de actualización o modificación debidamente justificada, suscrita por el Directivo, Secretario o jefe correspondiente, en el formato oficial definido.

Se deberá actualizar cuando:

a) Se presenten ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.

b) Sea necesario incluir nuevas obras bienes y/o servicios.

c) Se requiera excluir obras, bienes y/o servicios.

d) Deba modificarse el presupuesto anual de adquisiciones.

2.7 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?

a. Con base en los lineamientos y formatos emitidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública

C–olombia Compra Eficiente , –y el cronograma de elaboración y actualización del PAA de que trata el

numeral anterior, el funcionario responsable de la unidad ejecutora, previa aprobación de su superior jerárquico, realizará la modificación o eliminación de las adquisiciones del PAA, y la enviará al funcionario designado de la Dirección Administrativa.

b. El funcionario designado de la Dirección Administrativa organizará y consolidará el Plan Anual de

Adquisiciones incorporando la correspondiente actualización o eliminación enviada por el funcionario encargado de la unidad ejecutora.

c. El funcionario designado de la Dirección Administrativa lo publicará en el SECOP, de conformidad con

los lineamientos que para el efecto determine la Agencia Nacional de Contratación Pública C–olombia

Compra Eficiente y– el cronograma.

2.8 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?

El Jefe de la Unidad ejecutora será el encargado de velar porque el proceso contractual se ejecute en los tiempos señalados en el Plan Anual de Adquisiciones.

2.9 ¿QUIÉN EFECTÚA SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES?

El Jefe de cada unidad ejecutora tomará las medidas internas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ejecución del plan a su cargo. Sin perjuicio de lo anterior, se evaluará trimestralmente la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones o documento que haga sus veces, por parte de la Dirección Administrativa.

2.10 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN QUE ADELANTE LA AEROCIVIL?

El Director, Subdirector, Secretario o Jefe de Oficina, será el responsable del trámite y seguimiento del respectivo proceso, para lo cual, podrá designar para cada proceso de contratación, un funcionario quien se denominará gestor de proyecto.

2.11 ¿QUÉ FUNCIONES TIENE UN GESTOR DE PROYECTO?

El Gestor de Proyecto debe liderar y gestionar las siguientes actividades:

a. Verificar que la necesidad del bien, obra o servicio se encuentre contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones, o adelantar el trámite de modificación de este.

b. Recopilar los estudios y diseños requeridos y cuando se trate de la realización de una obra, recopilar los estudios y diseños que establezcan la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental.

c. Elaborar, con apoyo de su área o de otras dependencias, los estudios del sector y estudios xx xxxxxxx, de conformidad con las instrucciones impartidas por Colombia Compra Eficiente, y las directrices del presente manual y todas aquellas normar internas que se expidan.

d. Evaluar los riesgos que puedan afectar la ejecución del contrato, de conformidad con las instrucciones impartidas por Colombia Compra Eficiente y el documento CONPES 3714 de 2011, o aquel que lo modifique o reemplace.

e. Tramitar el certificado de disponibilidad presupuestal y/o la aprobación de vigencias futuras requeridas.

f. Elaborar los estudios previos y demás documentos que le corresponda según el objeto de la contratación de conformidad con el documento modelo remitido por la Dirección Administrativa.

g. Apoyar, desde los componentes técnicos y económicos, la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, los pliegos de condiciones definitivos o invitación pública, según corresponda, de conformidad con la plantilla tipo que para el efecto elabore la Dirección Administrativa.

h. Acompañar, desde los componentes técnicos y económicos, el trámite del proceso de selección, lo que implica proyectar la respuesta a observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones definitivo, las adendas que se requiera expedir, respuestas a requerimientos ciudadanos y de instancias u órganos de control, asistir a las audiencias que se lleven a cabo y apoyar con su concepto, cuando así lo requiera el Comité de Contratación, en los diferentes procesos de selección Los documentos expedidos serán suscritos por el Jefe de la unidad ejecutora y el (la) Director (a) Administrativo (o).

i. Elaborar los documentos del proceso contractual necesarios para su envío en forma completa a la Dirección Administrativa.

j. Estos trámites los debe liderar y gestionar de manera conjunta con los responsables designados por la Dirección Administrativa y dentro del término establecido en el cronograma del proceso. se deberá revisar la conformidad y adecuación a la normatividad vigente de todos los documentos previos remitidos por la unidad ejecutora, solicitando los ajustes, aclaraciones o correcciones que corresponda, con el fin de acatar la normatividad y jurisprudencia vigente.

k. Organizar el expediente precontractual previamente a su radicación en la Dirección Administrativa, so pena de ser devuelto en caso de incumplir este trámite.

l. Realizar las demás actividades de gestión documental, velando por el cumplimiento de las políticas de la Aerocivil y las normas vigentes sobre la materia.

3. ¿QUÉ SON LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR?

Son los documentos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, invitación pública o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista, respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance integral de lo requerido por la entidad, así como la distribución de riesgos que la misma propone.

El objetivo fundamental del estudio previo es analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de selección, los contratos y su futura ejecución, dando cumplimiento de esta manera a los principios que rigen la función administrativa, la gestión fiscal, de que tratan los artículos 209 y 267 de

la Constitución Política, respectivamente, y los propios de la contratación estatal.

Los estudios del sector son los análisis que desarrolla la entidad, necesarios para conocer el sector económico en el que se desarrolla el objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo.

Derivados de estos análisis deben establecerse los requisitos habilitantes en los pliegos de condiciones o en la invitación pública, teniendo en cuenta: (a) el Riesgo del Proceso de Contratación; (b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; (c) el análisis del sector económico respectivo; y (d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

3.1 ¿CUÁNDO SE ELABORAN DICHOS ESTUDIOS?

La dependencia o unidad ejecutora que genera la necesidad deberá elaborar los estudios previos y del sector que justifican la contratación, con anterioridad a la apertura de los procesos de selección correspondientes, y en caso de contratación directa antes de la celebración del contrato.

Para la elaboración de los estudios previos, se requiere de un análisis serio y completo de la necesidad y la conveniencia para el logro de los objetivos institucionales. Deberá contener la identificación del objeto a contratar, el proceso legal requerido para la contratación, los aspectos técnicos y financieros y demás requisitos, debe ser firmado por el jefe de la unidad ejecutora.

3.2 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN?

La responsabilidad de la elaboración completa y oportuna de los estudios y documentos previos y del sector recae sobre el titular de la dependencia generadora de la necesidad que los elabora (Director, Subdirector, Jefe de Oficina o Secretario).

3.3 ¿CUÁNDO SE PUBLICAN DICHOS ESTUDIOS?

Los estudios previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones, cuando la modalidad de contratación así lo exija o con la invitación en caso de mínima cuantía. Para ello serán publicados en el SECOP I o II, de acuerdo con las directrices impartidas por la Agencia de Contratación Nacional.

3.4 ¿SE PUEDEN MODIFICAR LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR? ¿HASTA QUÉ ETAPA DEL PROCESO DE SELECCIÓN?

En el trámite de procesos de selección que impliquen convocatoria pública, el contenido de los estudios

y documentos previos y del sector podrá ser ajustado hasta la expedición del acto de apertura o la publicación de la invitación pública, en el caso de la mínima cuantía. Lo anterior, en razón a las observaciones presentadas o a revisiones internas que realice la entidad, para lo cual la dependencia solicitante deberá remitir el estudio previo ajustado destacando de manera clara y precisa las modificaciones introducidas con el fin de que se puedan publicar en el SECOP o SECOP II, según corresponda.

Para los procesos de selección de modalidad directa se podrán modificar dichos estudios hasta la presentación de oferta por parte del interesado.

3.5 ¿CUÁL ES EL CONTENIDO MÍNIMO DE UN ESTUDIO PREVIO Y DEL SECTOR?

El estudio previo y del sector debe contener:

a. ¿Cómo describir la necesidad que la AEROCIVIL pretende satisfacer con el Proceso de Contratación?

Hace referencia a las causas, carencias, utilidades o provechos que determinan a la entidad para contratar un bien, obra o servicio, así como las razones técnicas, legales, administrativas, financieras y de toda índole, que sustentan el proceso de selección que, en todo caso, debe satisfacer y salvaguardar el interés general y dar cumplimiento a los principios que rigen la función administrativa y la adecuada gestión fiscal.

De igual manera el bien, obra o servicio a contratar debe encontrarse previsto en el Plan Anual de Adquisiciones o el documento que haga sus veces y tener relación con el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.

Dentro de la descripción de la necesidad, debe precisarse de manera puntual por qué se requiere la contratación del bien, obra o servicio, indicando el soporte técnico y/o normativo a que haya lugar.

Para describir con claridad la necesidad que se desea satisfacer, puede responderse a las preguntas: qué necesito; para qué lo necesito y por qué lo necesito, mencionando las posibles opciones existentes para el logro del objetivo, explicando las razones que conllevan a determinar que la escogida es la mejor, la más conveniente.

Para todas las modalidades de selección se deberá analizar la figura de vigilancia y control que se empleará, supervisión o interventoría, de acuerdo con la complejidad y cuantía de la contratación. Para las obras que se tramitan por licitación pública la interventoría es obligatoria.

b. ¿Cómo se establece el Objeto del Contrato?

Deberá indicarse de manera clara y precisa el objeto a contratar, utilizando la codificación del clasificador de bienes y servicios UNSPSC (The United Nations Standard Products and Services Code

/ Codificación de Bienes y Servicios de Acuerdo con el Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas) como se indique por parte de la Agencia Nacional de Contratación.

El objeto debe redactarse de forma tal que dé a conocer la prestación principal del contrato, sin fijar cantidades o calidades, que podrán ser incluidas dentro de un parágrafo que determine el alcance del objeto a contratar.

c. ¿Qué son las Especificaciones Técnicas del Bien o Servicio a Contratar?

Corresponde a la descripción de los requerimientos técnicos, tales como especificaciones, calidades, cantidades, unidad de medida, colores, definiciones, servicios conexos, entre otras, que debe cumplir el bien, obra o servicio que se pretende contratar. Debe explicarse las calidades, especificaciones y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras o los servicios, cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual según el caso deberá incluir también la elaboración de diseños, planos, análisis técnicos, etc.

En contrataciones complejas, de presupuesto de mayor cuantía, puede incluirse un glosario técnico para establecer de manera precisa los términos que van a ser utilizados, siendo opcional según la complejidad del tema.

Cuando la información de este literal sea extensa y compleja podrá incluirse en un anexo técnico.

Por regla general, no se podrán exigir marcas determinadas en los procesos de contratación por convocatoria pública, salvo que exista una necesidad técnica debidamente justificada y fundamentada.

Dentro de las especificaciones técnicas, la Unidad Ejecutora de la contratación deberá indicar si aplica lo siguiente:

9 Las condiciones de presentación de la oferta técnica, compromisos y declaraciones que deberá efectuar el interesado

9 Obligaciones del futuro contratista

9 Servicios conexos. Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, etc.

Cuando el cumplimiento del objeto del contrato implique la satisfacción de estas actividades o servicios conexos, podrá preverse en los pliegos de condiciones o en la invitación, los diferentes plazos que tiene el contrato. El supervisor o interventor del contrato será quien verifique que estas actividades u obligaciones pendientes se cumplan a cabalidad.

La garantía única de cumplimiento, en el amparo de calidad y correcto funcionamiento, deberá contemplar este plazo de ejecución de los servicios conexos.

9 Gestión predial.

Aplica sólo para contratos de obra, o de aquellos que contemplen el desarrollo de obras como Asociación Público-Privada o APP, o concesión; se deberá analizar y establecer la necesidad de efectuar trámite de enajenación de predios, determinar el valor de dicha gestión, a cargo de quien estará y el porcentaje de disponibilidad predial para inicio de obra, debiendo ser mayor o igual al 80% de los predios requeridos.

Si la gestión predial se le asigna al contratista, deberá considerarse el valor de la actividad y el plazo que implica con el fin de determinar las condiciones del contrato a celebrar.

9 Impacto social.

Aplica sólo para contratos de obra, o de aquellos que contemplen el desarrollo de obras como Asociación Público-Privada o APP, o concesión; el análisis de impacto social está asociado al proceso de analizar, monitorear y administrar las consecuencias sociales intencionadas o no intencionadas, positivas y negativas de las intervenciones planificadas a través de los procesos de contratación de obra que desarrolle la AEROCIVIL. Para ello debe identificarse la población beneficiaria, su contexto económico y político, las autoridades que podrían acompañar la ejecución del contrato (que tengan funciones de control y vigilancia que puedan apoyar la gestión de la Entidad), verificarse las vías de acceso al lugar de ejecución del objeto (identificación y estado de la vía), situación de orden público (verificar con las autoridades competentes o en los registros periodísticos o noticiosos), incidencia climática, entre otros. Debe, así mismo, establecerse el tipo de gestión social que se requiere para garantizar la eficacia del contrato y revisarse, si ya se encuentra contratada o si debe ser desarrollada por el contratista, incluyendo dentro del presupuesto el valor de la actividad y contemplado dentro del plazo de ejecución del contrato, el término de duración de la actividad. Adicionalmente se debe indicar si se requiere o no consulta previa.

9 Impacto Ambiental

Aplica sólo para contratos de obra, o de aquellos que contemplen el desarrollo de obras como Asociación Público-Privada o APP, o concesión; el impacto ambiental está referido a analizar las eventuales consecuencias ambientales que pueda ocasionar la ejecución de un contrato de obra. Para ello, deberán identificarse las afectaciones de tipo ambiental que implican la ejecución del contrato, los permisos, autorizaciones o licencias que se deben

tramitar, el estado de la gestión (de haberse iniciado), los plazos, valores y responsable de su realización, así como identificar las autoridades que vigilan y controlan la licencia, permiso o autorización.

Para medir el impacto ambiental de los contratos, cada área responsable de la elaboración de los estudios previos y del sector deberá incluir las obligaciones ambientales de cada una de las partes, teniendo en cuenta la Política Nacional Ambiental definida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, así como la normatividad ambiental vigente aplicable

9 Impacto Económico

Aplica sólo para contratos de obra, o de aquellos que contemplen el desarrollo de obras como Asociación Público-Privada o APP, o concesión; es el análisis de los posibles efectos derivados de la ejecución de un contrato de obra, desde el punto de vista económico. Para su elaboración se deberá considerar si se deben adelantar otras contrataciones que estén relacionadas y su valor, así como la existencia de recursos para su financiación; identificando si existen fuentes externas de financiación y a cargo de qué entidades o empresas se encuentran, entre otros aspectos.

9 Cronogramas estimados de ejecución (fijación de términos para la realización de las actividades a cargo del contratista)

9 Revisión de lecciones aprendidas, a través de la verificación de las adendas y aclaraciones expedidas en el trámite de procesos de selección anteriores, de objeto similar o idéntico, con el fin de evitar incurrir en inconsistencias o debilidades ya presentadas, que hayan generado por ejemplo que el proceso se haya declarado desierto o haya sido revocado el acto de apertura. Así mismo, se deberán examinar las modificaciones efectuadas en la ejecución de contratos con objeto y complejidad similar, ejecutados con anterioridad, con el fin de fortalecer las disposiciones del futuro contrato y evitar retrasos o mayores valores en la etapa de ejecución del negocio celebrado.

9 Garantías Técnicas

Con fundamento lo dispuesto en el artículo 4, numeral 5 de la ley 1480 de 2011, se entiende por garantía la obligación temporal, solidaria a cargo del productor y el proveedor, de responder por el buen estado del producto y la conformidad de este con las condiciones de idoneidad, calidad y seguridad legalmente exigibles o las ofrecidas. La garantía técnica no tendrá contraprestación adicional al precio del producto.

En el documento de estudios previos y del sector deberá indicarse el plazo de garantía técnica de los bienes, obras o servicios que implica su adecuada calidad o su correcto funcionamiento. Es necesario recordar que el amparo de calidad del servicio, calidad y correcto funcionamiento de

los bienes y estabilidad de la obra, según el caso, debe ser igual al plazo establecido de garantía técnica. (Artículos 932 y 933 del Código de Comercio).

Garantía de Calidad sobre los Estudios y Diseños

Los estudios y diseños que entrega el contratista estarán cubiertos por una garantía técnica de calidad que estará vigente por el término mínimo de dos (2) años o el que determine la Unidad Ejecutora en los estudios y del sector, contados a partir de su recibo a satisfacción, o hasta por el plazo de ejecución de las obras que se contraten con fundamento en éstos.

Esta garantía implicará el cumplimiento de las siguientes obligaciones:

1. Obligación de corrección, ajuste o complementación de los diseños cuando se encuentren en éstos falencias o yerros durante la ejecución de las obras, en el plazo otorgado por la entidad, que no será superior a treinta (30) días calendario, posteriores a la solicitud que eleve la entidad.

2. Acompañamiento técnico a la ejecución de las obras hasta su terminación, con el fin de resolver inquietudes técnicas u orientar al constructor, al supervisor/interventor de obra sobre el alcance de los diseños. Esto implica la asistencia a reuniones, la exposición del proyecto y la emisión de respuestas por escrito en un término no mayor a treinta (30) días hábiles, posteriores a la solicitud que eleve la entidad.

El amparo de calidad, dentro de la garantía única que se constituya para cubrir el contrato, deberá extenderse por el período de esta garantía técnica o de calidad referida.

La Aerocivil podrá autorizar la modificación de los diseños para su utilización, momento en el cual el responsable de su modificación asumirá la responsabilidad derivada de los ajustes, rediseños, actualizaciones o complementaciones.

9 Visitas o protocolos de prueba

Deberá analizarse e indicarse si se requiere programar visita de los interesados en el correspondiente proceso de selección al lugar de ejecución del contrato. Si va a realizarse visita, se debe establecer la fecha, hora, objetivo y dinámica de la visita (asistentes, temas a verificar, etc.).

En el marco de la verificación y evaluación de las ofertas debe establecerse si se requiere visita del personal de la AEROCIVIL para verificación de información a las instalaciones o sedes del(los) proponentes o cualquier otro aspecto de las ofertas, y determinarse el protocolo, objetivo y dinámica de la actividad, así como los requisitos que se verificarán para establecer que el oferente cumple con las exigencias técnicas xxx xxxxxx. En igual sentido se procederá si se

requiere de la realización de pruebas técnicas de constatación de especificaciones.

9 Avales técnicos.

Teniendo en cuenta lo señalado por la Ley 842 de 2003, para las contrataciones que impliquen el desarrollo de actividades catalogadas como ejercicio de ingeniería, las ofertas deberán contar con el respectivo aval.

En caso de requerirse, deberá indicarse qué profesionales pueden avalar la propuesta

9 Para adelantar la selección abreviada por subasta inversa: De conformidad con lo previsto en la normatividad vigente y con lo dispuesto en el presente manual, el estudio técnico de los bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización requiere la elaboración de una ficha técnica que incluya las características y especificaciones en términos de desempeño y calidad.

Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo: a) la denominación de bien o servicio, b) la denominación técnica del bien o servicio, c) unidad de medida y d) descripción general.

9Certificación del Grupo Almacén General y Activos Fijos

Para la contratación de bienes muebles, el Grupo Almacén General y Activos Fijos de la Dirección Administrativa de la AEROCIVIL deberá emitir certificación señalando si existen o no unidades de los bienes que se pretenden adquirir, en el inventario de la entidad.

9 Certificación de inexistencia de personal de planta suficiente o Personal calificado

Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán o cuando existiendo personal en planta, este resulta insuficiente para desarrollar la labor. La inexistencia de personal de planta suficiente para atender la actividad que se contratará. La Dirección xx Xxxxxxx Humano, será la encargada de certificar en cada caso la no existencia de personal calificado para desarrollar la labor a contratar.

d. ¿Cómo se Identifican las autorizaciones, licencias, aprobaciones o avales y permisos requeridos para la ejecución del contrato?

La Unidad Ejecutora como responsable de la elaboración de los estudios previos y del sector, verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos, aprobaciones o avales, o licencias por parte de autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento de tal requisito, se deberá establecer el valor de su gestión, plazo para obtenerlos, si serán de responsabilidad del contratista o de la entidad; de requerirse éstos se deberán allegar con los estudios previos y del sector del proceso a la Dirección Administrativa o incluirse como

gestión y producto dentro de las contrataciones tramitadas. Serán responsables los funcionarios de cada dependencia solicitante por la omisión en el cumplimiento de este requisito.

e. ¿Cómo se determina el Plazo de ejecución del contrato?

El plazo de ejecución es el término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto del contrato y obligaciones pactadas. Debe ser razonable y posible de cumplir. Se debe establecer una fecha concreta para su terminación.

El plazo que se determine para la ejecución del contrato debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea o de tracto sucesivo) y con la forma de pago; igualmente debe verificarse frente a las limitaciones que establecen las normas presupuestales.

De conformidad con lo establecido en la ley orgánica del presupuesto los contratos deberán ser ejecutados en la vigencia fiscal respectiva, salvo aquellos que se tramiten con recursos de vigencias futuras, para lo cual se deberá señalar en el estudio previo respectivo tal situación y aportarse copia del acto administrativo mediante el cual se haya otorgado la autorización o indicarse el estado del trámite correspondiente.

Para la estimación del plazo contractual deberá tenerse en cuenta el tiempo que la Entidad requiere para gestionar el proceso de selección, el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, así como el principio de anualidad presupuestal y el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

4. VIGENCIAS FUTURAS

El principio de anualidad presupuestal es un principio según el cual ‡ ( O D x R I L V F

y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no

afectados por compromisos caducarán sin excepción (L H \ 1. D U W

En virtud de este principio no es posible adquirir compromisos que excedan en su ejecución la vigencia respectiva, sin embargo, el legislador incorporó un mecanismo que, previa autorización, permite adquirir compromisos cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en otras vigencias posteriores las cuales se ven afectadas, conocido como vigencias futuras.

De este modo, existen dos clases de vigencias futuras: las ordinarias y las excepcionales. Se podrá autorizar la xxxxxxxx de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras ordinarias cuando

1 el artículo 14 del Decreto 111 de 1996

su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas.

Cuando se pretenden establecer compromisos que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización, se estará frente a las vigencias futuras excepcionales, para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, así como para las garantías a las concesiones.

5. ¿CUÁLES SON LOS FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA?

Los fundamentos para escoger la modalidad de selección para la contratación de un bien, obra o servicio son los argumentos legales, técnicos (COMPLEJIDAD O CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES) y económicos (CUANTÍA) que justifican el trámite del proceso de selección que se debe adelantar. Los fundamentos jurídicos serán los establecidos por la normatividad vigente.

5.1 Acuerdo Marco De Precios

Cuando se adelante una contratación para adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, la AEROCIVIL deberá verificar siempre si existe acuerdo marco de precios que los contemple y definirá objetivamente, sólo de forma excepcional, bajo los presupuestos legales y las directrices de la Agencia de Contratación, si debe adherirse o no a este, dejando constancia del análisis efectuado en el documento de estudios previos y del sector.

5.2 ¿Qué tipologías especiales de contratos celebra la AEROCIVIL?

CONTRATOS DE OBRA

Los contratos de obra son aquellos suscritos con el objeto de realizar la construcción, reconstrucción, rehabilitación, el mantenimiento y en general, cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago (numeral 1° del art. 32 de la Ley 80 de 1993) a que se refiere el presente Manual.

Si la Entidad cuenta con estudios y diseños, el contrato para la ejecución de la obra debe contemplar la ejecución de una fase de preliminares o preconstrucción, en la cual el contratista revisará, ajustará y si fuere el caso complementará los estudios entregados por la Entidad. En todo caso, el contratista será responsable y asumirá todos los riesgos derivados bien de la utilización de los estudios y diseños suministrados por él, o bien de los ajustados por él.

La duración de las fases de preliminares/preconstrucción y construcción será determinada en cada caso particular, dependiendo de la naturaleza de la obra a ejecutar. En casos excepcionales, previa justificación de la Unidad Ejecutora, se podrá eliminar esta fase.

CONTRATOS LLAVE EN MANO

Es aquel negocio jurídico en el que el contratista se compromete a entregar un resultado o producto para lo cual deberá, bajo su cuenta y riesgo, suministrar equipos, plantas, redes, centrales, estaciones, subestaciones y bienes similares, debidamente instalados y en funcionamiento en los sitios designados por la entidad contratante comprometiéndose a realizar todas las obras de construcción, instalación, montaje, ensamblaje, ensayos y demás que se requieran, es así como el contratista se obliga a realizar las siguientes labores:

La totalidad de los anteproyectos, proyectos estudios y diseños que la obra requiera La ejecución material de las obras, instalaciones y suministros.

La financiación de las dos actividades anteriores.

CONTRATOS DE CONSULTORÍA

Son aquellos celebrados por la Entidad con el fin de realizar los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

El presupuesto de estos contratos se establecerá con base en el factor multiplicador y su cumplimiento se determinará con base en resultados, es decir, en la entrega a satisfacción de unos productos de estudios y diseños a cambio de una contraprestación.

En los contratos de estudios y diseños el consultor deberá entregar los productos que especifique el contrato, junto con sus anexos técnicos. Se pactará que el consultor entregue el presupuesto y cantidades de obra, el alcance de estas, con las incidencias en su entorno físico, así como toda la información y documentación requerida para la elaboración xxx Xxxxxx de Condiciones y sus anexos técnicos. El resultado producto de la ejecución del contrato debe contener como mínimo de acuerdo con el tipo de proyecto, lo siguiente:

Levantamiento topográfico. Estudios de geometría definitivos.

Los estudios para el componente social.

De acuerdo con el tipo de proyecto: estudio de impacto ambiental, plan de manejo ambiental definitivo, línea base ambiental e inventario silvicultural.

Inventario, diseños y estructuras definitivas para redes en escalas y formatos de la entidad y entes competentes.

Geotecnia, pavimentos y especificaciones de construcción.

Diseño definitivo que debe responder a las necesidades del tráfico, a los análisis de costos, de impacto urbano y de espacio público. Así mismo, debe ofrecer la factibilidad de construir y poner en marcha lo que se ha diseñado.

Diseño estructural.

Anexo de especificaciones técnicas y lista de chequeo donde se especifique las condiciones, calidades, parámetros técnicos y demás aspectos que permitirán al interventor calificar como objeto cumplido el resultado final de la obra.

Memorias del cálculo de cantidades de obra en medio magnético e impreso con listado de ítems de obra con sus cantidades y precio además el cálculo razonado de los imprevistos asociados al traslado al contratista del riesgo de cantidades de obra. Dichos precios deberán calcularse teniendo en cuenta los ajustes con base en el ICCP o cualquier otro índice que refleje el incremento de precios en el tiempo.

Presupuesto detallado.

Estudio de espacio público y urbanismo Proyecto xx xxxxxx de condiciones

También se podrán contratar los estudios de adquisición de predios, estudios de redes y el estudio de tránsito o la actualización de este, si se requiere.

Los diseños definitivos comprenden la elaboración del proyecto de ingeniería de detalle, la preparación de planos finales para la construcción de las obras.

En aras de fortalecer los procesos de planeación para minimizar el incremento de los costos en los contratos de obra y reducir los riesgos de construcción, se debe tener en cuenta:

a) El proceso licitatorio para la adjudicación de la obra pública, debe contemplar la ejecución de una etapa para las actualizaciones, sólo de requerirse, y apropiaciones del diseño por el adjudicatario durante la etapa de ejecución del contrato.

b) Si la Entidad cuenta con estudios y diseños definitivos o de detalle, durante el proceso licitatorio para la adjudicación de la obra pública, deberá ponerse en conocimiento de los proponentes dichos documentos para que, en caso de presentar propuestas, se entienda que estos estudios y diseños los toma como propios y no puede ser objeto de variaciones durante la ejecución de las obras, para este efecto el contrato de obra contemplará una fase de preliminares

o preconstrucción.

De encontrarse divergencias para la aplicación de los estudios durante la ejecución del contrato de obra, es indispensable el acompañamiento de los diseñadores, de manera que cuando se requiera introducir cambios y ajustes al diseño, se cuente siempre con el aval del diseñador original, para que se conserve la responsabilidad de este sobre el proyecto y garantizar así la calidad y pertinencia de los estudios y diseños previos.

Los contratos de estudios y diseños podrán prever una etapa contractual de análisis de factibilidad técnica, económica y operativa del proyecto, a partir de la evaluación de la demanda, estudios de tráfico aéreo y gradualidad de las inversiones.

Si el resultado de esta etapa concluye que el proyecto no es viable porque la obra objeto de estudio no es factible desde el punto de vista técnico, legal o económico; es decir, se determine que no es funcional, que no presta un servicio o no es conveniente, el contrato se terminará en este estado y se procederá a su liquidación.

Cuando el objeto del contrato comprende la realización de estudios y diseños junto con la ejecución de obras, una vez evaluado el presupuesto que arrojen los estudios, se podrá evaluar la conveniencia de dar por terminado bilateralmente el contrato en caso de que dicho presupuesto exceda en más de un veinte por ciento (20%) el valor inicial presupuestado para la obra sin que ello genere reclamación económica por el contratista. El tema será evaluado por el Comité de Contratación.

Si por el contrario, el proyecto resulta viable y conveniente, se continuará con la etapa de ejecución de estudios y diseños, el cual tendrá tres etapas a saber:

1. Recopilación y análisis de la información existente.

2. Ejecución.

3. Entrega, revisión y aprobación.

Para efectos del análisis de viabilidad, se deberán tener en cuenta las políticas y lineamientos del Plan de Desarrollo Nacional vigente y del Plan de Ordenamiento Territorial del lugar donde se desarrollarán las obras.

CONTRATOS MIXTOS

Son aquellos contratos que incluyen etapa de elaboración de diseños a fase III y construcción. Cuando se adelante este tipo de contratos, la Entidad no se excluye de su obligación de adelantar

un estudio de prefactibilidad. El contrato por suscribir será de obra.

6. ¿CÓMO SE ESTABLECE LA INSTANCIA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO?

De acuerdo con la complejidad, cuantía y alcance técnico del contrato, se deberá precisar cuál debe ser la instancia de control y seguimiento de lo pactado. Para el efecto se deben tener en cuenta los conceptos legales de las figuras existentes.

SUPERVISIÓN. Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal, a través de un funcionario público, cuando no se requieren conocimientos especializados. Para la supervisión la entidad podrá contratar personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios.

INTERVENTORÍA. Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica, contratada para tal fin por la entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión de este lo justifiquen.

Cuando la entidad lo JUSTIFIQUE podrá contratar la interventoría integral de un contrato.

Si se requiere supervisor

Se deben fijar las condiciones de idoneidad para el supervisor (profesión, experiencia y/o cargo). El supervisor, en el marco de lo dispuesto por la Ley 1474 de 2011, sólo podrá ser un funcionario público.

Si se requiere contratar apoyo a la supervisión, se establecerá el alcance del apoyo requerido. Si se requiere interventoría

Se determinará si se requiere interventoría técnica o integral. Se debe recordar que si requiere interventoría deberá ser contratada a la par del contrato que requiere ser vigilado. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, la interventoría será obligatoria para los contratos de obra tramitados por licitación pública.

7. ¿CÓMO SE ESTABLECE EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO O PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACIÓN?

El presupuesto oficial es la suma de dinero producto del análisis económico que soporta el valor estimado del contrato a suscribir, teniendo en cuenta entre otros costos, los siguientes: honorarios de años anteriores, honorarios que paguen otras entidades estatales de igual o superior rango, variaciones de tasas de cambio, impuestos, contribuciones y pagos parafiscales, seguros y garantías, costos de

transporte e instalación, utilidad, administración e imprevistos y demás costos directos o indirectos necesarios para la ejecución del contrato.

Es función de la Unidad Ejecutora, de acuerdo con el estudio xx xxxxxxx y análisis del sector realizado, determinar el monto del presupuesto oficial. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la entidad deberá incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuestos en la estimación de aquellos.

Tratándose de concursos de méritos, no se deberá publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato.

El valor estimado debe anotarse en pesos colombianos, discriminando el IVA, el cual se entiende incluido en el valor del contrato. En caso contrario, de no incluirse el IVA, deberá hacerse la salvedad, para que sea tenida en cuenta al momento de expedir la disponibilidad y registro presupuestal.

Previamente, la Unidad Ejecutora debe verificar la disponibilidad de recursos presupuestales para amparar la obligación que se pretende contraer con la celebración del contrato; actividad que se demuestra anexando al estudio previo, el certificado de disponibilidad presupuestal o los documentos que acreditan el trámite de la vigencia futura.

Todos los cálculos numéricos deben ser formulados en Excel a efecto de permitir su revisión y verificar que no se presenten variaciones. Así mismo, se debe comprobar que los valores incluidos en el pliego de condiciones coincidan con los resultados del Estudio y Análisis xxx Xxxxxxx y que las cantidades expresadas coincidan en letras y números.

Los valores empleados en el desarrollo del proceso y los formatos/anexos cuyo diligenciamiento vaya a ser requerido a los proponentes (anexo de oferta económica) deben ser definidos de manera consistente (o bien en números enteros o bien en decimales). De igual manera, siempre se deben redondear los valores a la última cifra significativa, con el fin de evitar malas interpretaciones o errores al momento del diligenciamiento de los documentos de la propuesta.

Los valores parciales, subtotales y totales, resultantes de operaciones aritméticas deberán presentarse en números enteros, es decir, se deberá aplicar el redondeo al peso.

7.1 ¿Cuáles son las metodologías para establecer el presupuesto oficial de una contratación?

Entre las opciones disponibles para establecer el presupuesto total de una contratación se destacan las siguientes:

9 Solicitud de cotizaciones. Para el uso de este mecanismo se recomienda:

- Definir una metodología objetiva, verificable y replicable para determinar las personas naturales y jurídicas a las que se solicite cotización, entre las cuales se recomienda: la consulta de información disponible de gremios y asociaciones que representen a empresas del sector cuya contratación se requiere; la información proveniente de las Superintendencias respecto de sus vigilados cuando aplique; los proponentes que participaron en procesos anteriores, bien sean de la AEROCIVIL o de otras entidades, con un objeto similar o comparable y/o empresas con experiencia relacionada según el objeto a contratar.

- Entregar a los cotizantes en condiciones uniformes de cantidad, calidad y tiempo, en el formato adoptado para el efecto en la entidad, el anexo técnico del proceso de selección que se pretende adelantar, con datos claros como el objeto, alcance y en general actividades a ejecutar en su desarrollo, para facilitar la comparación y análisis de las cotizaciones que se reciban. Cuando se trate de contratos de tracto sucesivo con plazo amplios de ejecución y de mayor cuantía se deberá remitir también la matriz de riesgos elaborada.

- De considerarlo necesario, se dará la posibilidad a los cotizantes de recomendar los ítems adicionales a cotizar y cambiar, con base en su experticia.

- Las invitaciones a presentar cotización no constituyen invitación a presentar oferta y consecuentemente NO obliga a las partes.

- Para el análisis de las condiciones técnicas y costos, el responsable de adelantar el estudio debe solicitar cotizaciones a proveedores que cuenten con condiciones similares xx xxxxxxx (capacidad económica, técnica y de experiencia), con el fin de obtener un precio comparable, de cuyo análisis se establecerá las mejores condiciones desde el punto de vista técnico, económico y logístico para la satisfacción de la necesidad de la Entidad. Para establecer el presupuesto oficial no será necesario que todos aquellos a quienes se les solicitó cotización la presenten. Las solicitudes podrán efectuarse vía correo electrónico o de forma presencial, de lo cual deberá dejarse un acta en la que se evidencie que la solicitud de cotización se efectuó bajo condiciones de uniformidad.

- En el caso de valores obtenidos se consideren por fuera del promedio de las cotizaciones presentadas, se podrán solicitar aclaraciones a los cotizantes y aplicar reglas matemáticas para llegar al precio promedio (media geométrica, aritmética o podada).

- Una vez obtenidas las cotizaciones, el responsable del proceso de contratación deberá elaborar un análisis comparativo de las mismas, que se plasmará en un informe en el que conste la existencia o no xx xxxxxxx real de contratación, la aceptación de las condiciones de pago ofrecidas por la AEROCIVIL y el precio promedio del bien o servicio, así como los mecanismos para fijar el presupuesto oficial de la contratación. En las carpetas de los contratos deberán reposar

tanto la solicitud de cotización, como las cotizaciones presentadas por los interesados y el respectivo informe comparativo.

Análisis De Consumos Y Precios Históricos

Para la aplicación de este mecanismo, se recomienda revisar el comportamiento de los precios en procesos de contratación de LA AEROCIVIL u otra Entidad que hayan tenido un objeto contractual similar. En este caso sirven de guía tanto los valores contratados como los ofertados. Esta metodología se debe emplear siempre y cuando no hayan ocurrido fenómenos xx xxxxxxx que puedan afectar el comportamiento de los valores, tales como abundancia de los bienes o servicios, escasez, establecimiento de tributos, aranceles y contribuciones, fluctuación de la tasa de cambio, etc. Se deberá fijar el periodo de tiempo de revisión de precios e indexar los valores de acuerdo con el IPC o cualquier otro indicador oficial.

Resulta necesario que dentro del estudio del sector se establezcan entidades públicas que desarrollen contrataciones similares en objeto, complejidad y cuantía con el fin de consultar sus variables y ejercicios de proyección de presupuestos.

Manifestaciones de Interés.

La AEROCIVIL, empleando los medios de comunicación oficiales, redes sociales, periódicos y demás mecanismos o canales de divulgación de información institucional, podrá invitar a todos los interesados a manifestar interés en una contratación específica, lo anterior con el fin de sondear los agentes xxx xxxxxxx y vislumbrar posibles oferentes, verificar la capacidad que tienen, validar las condiciones de contratación previstas por la entidad y su interés en participar en un proceso de selección posterior. Para el empleo de este mecanismo se deberán atender las siguientes directrices:

9La invitación debe contener la información del futuro contrato, evidenciando claramente que no constituye convocatoria a presentar oferta ni a generar un vínculo contractual

9Las invitaciones deben adjuntar un anexo técnico que evidencie el alcance del proyecto y los riesgos contractuales que podrían derivarse para las partes.

9Deben establecer el plazo límite para recibir las invitaciones y el lugar físico o electrónico en el que deben radicarse.

7.2 ¿Cómo se establece la forma de Pago de un contrato?

Dentro del estudio xx xxxxxxx, el responsable de elaborar los estudios previos y xxx xxxxxxx, deberá indicar la forma de pago del contrato, que garantice el flujo de recursos y salvaguarde su adecuada inversión. Dicha forma de pago debe obedecer a la naturaleza del objeto de la contratación, al alcance

de las obligaciones y a las condiciones xxx xxxxxxx observadas en el estudio del sector y siempre estará condicionada la disponibilidad de PAC, o plan anualizado de caja. La forma de pago busca conservar las condiciones económicas existentes al momento de su suscripción, señalándose así mismo los requisitos que deberá cumplir el contratista para el efecto.

El PAC es el plan anualizado de caja, es decir, la planeación de los flujos de fondos que se hacen cada año que se efectúa para cumplir los compromisos adquiridos o presupuesto para llevar a cabo una actividad determinada.

De conformidad con la legislación vigente, los compromisos que afecten apropiaciones presupuestales deberán contar previamente con Certificados de Disponibilidad Presupuestal CDP que garanticen la existencia de la apropiación disponible y libre de afectación para asumir los compromisos adquiridos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.

Está prohibido adquirir obligaciones sobre apropiaciones sin soporte presupuestal o en exceso del saldo disponible, o sin tener la respectiva autorización para el compromiso de vigencias futuras.

7.3 ¿Qué es una Disponibilidad Presupuestal?

Para que la Dirección Administrativa proceda a revisar y publicar el proceso de selección correspondiente, se deberá contar con la respectiva disponibilidad presupuestal.

9 Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por el Grupo de Presupuesto de Dirección Financiera o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos.

Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades. (Artículo 2.8.1.7.2, Decreto 1068 de 2015).

Por mandato del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a partir del 01 de Enero de 2011 la Aerocivil inició el registro oficial de sus operaciones presupuestales y financieras en el Aplicativo SIIF NACION II, software de carácter obligatorio para todas las entidades que reciben recursos del Presupuesto General de la Nación.

El SIIF NACION II busca renovar tecnológicamente y robustecer funcional e institucionalmente el registro de las operaciones presupuestales de las entidades del PGN permitiendo el registro de la información de las entidades, en línea y en tiempo real, y su consolidación automática, facilitando el proceso de toma de decisiones para el manejo de los recursos públicos.

9 ¿Cómo se solicita un certificado de disponibilidad presupuestal?

Para garantizar que el objeto del gasto solicitado sea concordante con el objeto del gasto de la apropiación que se pretende afectar, la dependencia solicitante debe verificar el contenido de la ficha técnica del respectivo proyecto de inversión, y el plan de inversión del AEROCIVIL.

En el presupuesto de funcionamiento el objeto del gasto debe ajustarse a la clasificación y definición de los gastos establecidos en el decreto de liquidación del presupuesto de la correspondiente vigencia fiscal.

Adicionalmente, con antelación a la iniciación del trámite, la dependencia debe verificar en el SIIF – NACION II, si el saldo de apropiación disponible del rubro a afectar es suficiente para amparar el valor solicitado, o si los recursos presentan restricciones de algún tipo (Previo Concepto D.N.P. –Previa Distribución D.G.P.N.).

Todas las solicitudes de documentos presupuestales deben cumplir con las delega F L R Q H V G G H * D V W R · F R Q I H U L G D V S R U O D ’

Las solicitudes de CDP para respaldar procesos de selección (Licitación, Concurso de méritos, selección abreviada, Mínima Cuantía) o para contratación Directa, con cargo al Presupuesto de Inversión, deben contener las firmas del Jefe de la dependencia a cargo de los recursos según el Plan de Inversiones, de los secretarios correspondientes o el Subdirector General, según el caso, y del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien avalará que el respectivo objeto de gasto de la solicitud de CDP se ajuste a la respectiva ficha EBI inscrita en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional, en lo correspondiente al Presupuesto de Inversión.

Las solicitudes de CDP que afecta el Presupuesto de Funcionamiento deben contener las firmas de la dependencia a cargo del gasto y secretarios correspondientes o el Subdirector General o Subdirector general según el caso , según el caso.

En materia contractual, los Ordenadores de Gasto, deben tener en cuenta lo reglado en el artículo 71 del Decreto 111 de 1996 y el Artículo 2.8.1.7.2, Decreto 1068 de 2015, que determinan que el Certificado de Disponibilidad afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el respectivo Registro Presupuestal, operación que afecta en forma definitiva las apropiaciones.

Como tal, la regla general es que una vez se expida el Registro Presupuestal del contrato, los saldos de los Certificados de Disponibilidad, si los hubiere, serán cancelados de la contabilidad presupuestal, aumentando el saldo disponible de apropiación para la xxxxxxxx de nuevos compromisos.

Finalmente, se aclara que la iniciativa presupuestal en lo relacionado con los compromisos a celebrar por

las Direcciones Regionales se adelanta a través de las dependencias del nivel central que les asignan los respectivos recursos presupuestales. De igual forma, las adiciones y/o cancelaciones de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales de las Direcciones Regionales se adelantan a través de la Unidad Ejecutora del Nivel Central que asignó los recursos presupuestales.

9 Diligenciamiento del Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

En todos los casos la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal se efectuará mediante el diligenciamiento del formato adoptado por la entidad para el efecto.

7.4 ¿Cuáles son las formas de pago de los contratos estatales o compras públicas?

Por regla general los contratos estatales se deben pagar contra recibo a satisfacción del servicio prestado, bien adquirido o producto, previa certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor designado o por el interventor contratado, salvo que por las características del objeto x xxx xxxxxxx de éste, sea necesario establecer otra forma de pago o de giro de recursos.

Existen dos excepciones a este principio:

El anticipo, que es la suma de dinero que se gira al contratista para financiar la ejecución inicial del contrato, que será administrada por éste, sin que constituya pago y, por tanto, sin que entre a formar parte de su patrimonio. El anticipo continúa siendo de propiedad de la Entidad. De allí que se exija que ese anticipo sea amparado dentro de la garantía que se constituya por el cien por ciento (100%) de su valor; que se presente un plan para su utilización y también que vaya amortizando durante la ejecución del contrato, por tanto, estos recursos poseen el carácter de dineros públicos, en tal sentido, no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato, entre otros, a la compra, arriendo o mantenimiento de equipos, compra de insumos y materiales, traslado de equipos, pago de trabajadores vinculados al proyecto; en consecuencia, su manejo inadecuado, el cambio de destinación o su apropiación, darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes. La destinación de los recursos deberá ser verificada por la entidad a través del supervisor o interventor, con fundamento en el plan de inversión aprobado a la firma del acta de inicio.

En cuanto al manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo, en los contratos de obra, consultoría, compraventa, suministro, salud y demás cuyos presupuestos sean de mayor cuantía el contratista deberá constituir una fiducia o patrimonio autónomo irrevocable, con el fin de garantizar que los dineros entregados por la Entidad se aplicarán exclusivamente a la ejecución del contrato suscrito.

Teniendo en cuenta que el anticipo es una suma de dinero que no se transfiere al patrimonio del contratista a título de pago, su falta de entrega oportuna no conduce al pago de intereses moratorios; sin embargo, en el evento de generarse perjuicios al contratista con la demora en su entrega, salvo por razones ajenas a la entidad, deberán demostrarse para que proceda la indemnización correspondiente.

El contratista deberá entregar los informes de inversión y buen manejo de anticipo que le solicite el Supervisor o interventor del contrato. El incumplimiento de la obligación de legalización dará lugar al procedimiento administrativo sancionatorio contractual para hacer efectiva la garantía única del contrato.

Para el manejo del anticipo en los contratos de menor y mínima cuantía o cuyo presupuesto no supere la menor cuantía, se dispondrá de una cuenta separada, no conjunta, y a nombre del contrato suscrito para el manejo de los recursos recibidos a título de anticipo y los rendimientos por este concepto serán de propiedad xxx xxxxxx. Para estos casos, a la firma del acta de inicio el contratista deberá presentar para aprobación del supervisor o interventor, el plan de inversiones, detallado, que será objeto de verificación y seguimiento

El pago anticipado es la suma de dinero que se entrega al contratista en calidad de primer pago parcial del contrato, antes de que se hayan efectuado actividades de su ejecución y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertida libremente por el mismo, por lo que se le harán las retenciones que ordene la ley por concepto de impuestos que graven dicho ingreso. El pago anticipado es común a los contratos de adquisición o suministro de bienes consumibles.

Ajustes Por Cambio De Vigencia

En el presupuesto oficial se debe considerar la pertinencia de incluir ajustes por cambio de vigencia, en cuyo caso debe indicarse y estimarse. Este tipo de ajustes podría ser incluido cuando el plazo de ejecución del contrato supere una vigencia fiscal, y debería ser reconocido a partir del 1 de enero del año subsiguiente al de inicio de la ejecución del contrato dependiendo de las características de este.

Para hacer los ajustes se utilizará como criterio de referencia el Índice de Precios al Consumidor (IPC) o la variable a aplicar, de conformidad con las características del sector xxx xxxxxxx en el que se encuentre incluida la contratación o los gastos asociados con base en las características del contrato.

En caso de incluir ajustes por cambio de vigencia, éstos deben ser sumados al presupuesto oficial sin separarse como un concepto independiente. Así mismo, se debe incorporar dentro de los estudios previos que estos ajustes se encuentran previstos en el presupuesto y que por lo tanto el proponente debe introducirlos su oferta económica, ya que no se reconocerán sumas adicionales por este concepto.

8. ¿QUÉ ES EL ESTUDIO ECONÓMICO DE SECTOR?

Es la investigación xx xxxxxxx que se desarrolla para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional y de análisis de riesgo, con el fin de establecer el contexto del proceso de contratación, identificar los riesgos, determinar los requisitos habilitantes y establecer el presupuesto oficial. El análisis del sector económico será elaborado

por el Gestor de Proyecto designado por la Unidad Ejecutora.

El alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los Riesgos identificados para el Proceso de Contratación.

Para dicho análisis, el Gestor de Proyecto deberá aplicar los lineamientos señalados por la Agencia

Nacional de Contratación Pública C–olombia Compra Eficiente, organismo que recomienda analizar entre

otros, los contextos económico, técnico, regulatorio, ambiental, social y político.

9 ¿Qué fuentes se pueden emplear para recabar la información del estudio del sector?

Para el efecto podrá recopilar información de las siguientes fuentes:

Sistemas de Información Sectorial que permitan identificar los proveedores y su información financiera, según el listado xx xxxxxxx de información sugerido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente –

SECOP: Procesos adelantados por otras entidades.

Si la información no está disponible en los Sistemas de Información, se podrá entablar comunicación con los posibles proveedores, individualmente considerados o como gremios, según se indique por Colombia Compra Eficiente.

Si la información a incluir en el presente apartado es extensa o compleja, se podrá adjuntar en un anexo.

¿Qué análisis deben desarrollarse en el estudio del sector?

Aspectos Generales. En el análisis del estudio del sector se debe incluir por lo menos la siguiente información:

- Identificación del sector de la economía en el que se ubica el bien, obra o servicio. Se entiende por sector el ámbito o entorno en el que se desarrolla una actividad económica, con características similares, que permiten su distinción frente a otras agrupaciones y que permiten su asociación o congregación.

- Su clasificación tiene lugar de acuerdo a los procesos de producción que ocurren al interior de cada uno de ellos y tiene por finalidad otorgar a la Entidad una visión amplia y completa del comportamiento del sector de los bienes y servicios que requiere, el cual debe incluir el enfoque legal, comercial, financiero, organizacional, técnico y de análisis del riesgo, para concretar los requisitos habilitantes de la contratación y las condiciones económicas, técnicas, normativas, sociales o ambientales necesarias.

- Identificación de los subsectores en los que se ubica el bien, obra o servicio.

- Identificación de la cadena de producción del bien, obra o servicio.

- Verificación de si existe o no mercado nacional. Deberá identificarse la existencia de agremiaciones o federaciones y su incidencia en el desarrollo del sector o subsector.

- Determinar el desarrollo económico del sector y/o subsector, principales indicadores de crecimiento, escasez de productos, riesgos económicos del sector analizando si la información incide en las condiciones del contrato a celebrar o del proceso de contratación que se adelantará.

- Analizar los aspectos económicos, internacionales, técnicos y regulatorios de la contratación, así:

ECONÓMICO	INTERNACIONAL	TÉCNICO	REGULATORIO
Los productos, agentes, gremios y asociaciones que componen y/o participan en el sector	Acuerdos comerciales	Estado de innovación y desarrollo técnico. Los cambios tecnológicos dan lugar a nuevos productos y oportunidades xx xxxxxxx.	Normatividad vigente aplicable al objeto del proceso de contratación.
Las cifras totales de ventas del sector, las perspectivas de crecimiento, inversión y ventas xxx xxxxxxx	Comportamiento xxx xxxxxxx	Condiciones técnicas y tecnológicas del objeto del proceso contractual	Regulación aplicable al mercado del bien, obra o servicio, como a los proveedores, precios, compradores.
Modificaciones en las formas de adquisición y cambios en los ciclos de producción	Fluctuación de precios internacionales de los bienes o servicios, y de materias primas e insumos	Especificaciones de calidad de los bienes o servicios	En el entorno ambiental, se incluyen los recursos naturales que afectan a las actividades del sector en cuestión.
Fluctuaciones en valor de materias	Información de importación y exportación del bien o servicio	Amplitud de la oferta de bienes tecnológicos

primas y costos de producción

Inflación, devaluación y , variación del SMMLV, tasas de cambio y

otros índices económicos

Impacto de tasas de cambio

Especificaciones de calidad y tiempos de entrega

Regulación tributaria, cambios normativos en esas materias y sus impactos en el sector

Variación en la asignación del

presupuesto de la Entidad.

8.1 ¿Qué es el Estudio De La Oferta?

El estudio de la oferta busca determinar la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de oferentes está dispuesto a poner a disposición xxx xxxxxxx a un precio determinado. En este sentido, busca identificar los proveedores en el mercado nacional del bien, obra o servicio y quienes han participado como oferentes y contratistas en proceso de contratación con entidades estatales. Para la identificación de los proveedores puede utilizarse la base de datos del SIREM (Sistema de información y Riesgo Empresarial) administrado por la Superintendencia de Sociedades, el SECOP, Cámaras de Comercio, agremiaciones o cualquier otro sistema de información empresarial o sectorial disponible en el mercado.

Este análisis busca obtener la información financiera, de producción, administrativa, de experiencia y organizacional del sector y de algunos de sus miembros en particular, para establecer los requisitos habilitantes teniendo en cuenta las condiciones generales del sector, por lo que es imprescindible dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que lo soportan. Con el estudio de la oferta se puede además dar respuesta a interrogantes que pueden surgir en torno al proceso de producción, distribución y entrega de los bienes o servicios, los costos asociados a tales procesos, las formas de distribución y entrega de bienes o suministro del servicio tales como:

i) si el proveedor que necesita la Entidad debe serlo de materias primas, fabricante, importador, ensamblador, distribuidor mayorista, distribuidor minorista, intermediario, transportador;

ii) si la producción es constante y hay inventarios o es sobre pedido;

iii) si existen descuentos por determinados volúmenes;

iv) si los proveedores tienen la capacidad de distribuir el bien o producto en todos los lugares requeridos;

v) la diferencia de costos entre contratar el transporte y distribución al mismo proveedor del bien o producto o contratar el transporte de forma independiente;

vi) si la Entidad Estatal cuenta con un centro de almacenamiento; en caso afirmativo, se debe evaluar la conveniencia de disponer de este para coordinar las compras o manejar el inventario;

vii) los tiempos de entrega a los diferentes lugares donde se debe suministrar el bien.

Adicional a lo anterior, se deberá incluir la información que responda por lo menos a los siguientes interrogantes:

9¿Quién le ha vendido a la entidad el mismo bien o servicio o una obra de similares condiciones técnicas?

9¿Qué capacidad financiera tienen los agentes u oferentes identificados?

9¿Qué experiencia general y específica tienen estos agentes?

9¿Qué condiciones especiales deben cumplir (autorizaciones, licencias, permisos, etc.) para prestar el servicio, construir la obra o entregar el bien requerido?

8.2 ¿Qué es el Estudio De La Demanda?

El estudio de la demanda busca establecer la cantidad de bienes o servicios que se está dispuesto a adquirir a un precio determinado. Se considerarán las condiciones históricas en las cuales la Entidad ha adquirido el bien o servicio y la forma como lo han llevado a cabo otras Entidades estatales o privadas, que hayan adquirido el mismo tipo de bienes, obras o servicios, buscando determinar entre otros aspectos:

ADQUISICIONES PREVIAS DE LA AEROCIVIL

HISTÓRICO DE COMPRAS O ADQUISICIONES DE OTRAS ENTIDADES

xModalidad de selección y el objeto del contrato; xEl valor del contrato, la modalidad de pago y las cantidades del bien o servicio que se requieren xLas autorizaciones, permisos y licencias necesarias para la ejecución del contrato y los documentos técnicos para desarrollar el proyecto en el evento que se incluya diseño y construcción

xEl número de contratos suscritos para suplir la necesidad que tiene la Entidad y sus vigencias xValor de la contratación

xListado de oferentes que han participado en los procesos de selección y los contratistas, así como el comportamiento de éstos en procesos

xModalidad de selección y el objeto del contrato;

xEl valor del contrato, la modalidad de pago y las cantidades del bien o servicio que se requieren

xLas autorizaciones, permisos y licencias necesarias para la ejecución del contrato y los documentos técnicos para desarrollar el proyecto en el evento que se incluya diseño y construcción

xEl número de contratos suscritos para suplir la necesidad que tiene la Entidad y sus vigencias

xValor de la contratación

anteriores, incluyendo la imposición de sanciones. xLa experiencia exigida a los interesados. xLas condiciones de pago establecidas en los contratos anteriores;	xListado de oferentes que han participado en los procesos de selección y los contratistas, así como el comportamiento de éstos en procesos anteriores, incluyendo la imposición de sanciones.
xPlazo de ejecución de los contratos	xLa experiencia exigida a los interesados.
xTiempos y lugares de entrega de bienes, obras o servicios	xLas condiciones de pago establecidas en los contratos anteriores;
xLas garantías exigidas en los procesos y siniestros. xLos criterios de ponderación establecidos.	xPlazo de ejecución de los contratos xTiempos y lugares de entrega de bienes, obras o servicios
	xLas garantías exigidas en los procesos y siniestros.
	xLos criterios de ponderación establecidos.
	Se podrán considerar los procesos contractuales de Entidades, especialmente en aspectos como el suministro de los bienes o servicios por parte de los proveedores, las condiciones de volumen, cantidad y calidad, especificaciones técnicas, requisitos habilitantes, forma de entrega, modalidad de pago para el efecto. Para ello se deberá consultar el SECOP I o II.
	Del mismo modo podrán consultarse la manera en que los proveedores del bien o servicio lo han suministrado a empresas del sector privado en condiciones de volumen, cantidad y calidad comparables. Una herramienta útil es el internet.

Una vez investigados los aspectos generales, la oferta y la demanda del sector se deberá concluir el análisis identificando que capacidad legal, financiera, técnica, de experiencia, es decir, los requisitos habilitantes que se establecerán para verificar la aludida capacidad de los oferentes.

La AEROCIVIL deberá evidenciar la justificación de la exigencia de los requisitos habilitantes a los proponentes en sus estudios previos y reflejarlos en los pliegos de condiciones, invitaciones públicas o condiciones de contratación (contratación directa), teniendo en cuenta la información que de éstos conste

en el certificado del Registro Único de Proponentes (RUP) y aquella adicional que se solicite para acreditarlos según los requerimientos de la entidad.

Para la elección adecuada y proporcional, se deberá atender los siguientes lineamientos:

- La experiencia exigida debe ser apropiada conforme al valor y complejidad del contrato.

- La capacidad financiera solicitada debe ser acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes, obras o servicios a los que se refiere el proceso contractual.

- Los requisitos habilitantes deben permitir la participación de pluralidad de actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios que deben adquirirse.

- El cumplimiento de los requisitos debe ir acompañado con la posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro de los plazos estipulados y el presupuesto previsto por la AEROCIVIL.

En la actualidad se encuentra vigente el pliego tipo para los contratos de obra de infraestructura de

W U D Q V S R U W H ( Q F D V R G H T X H H

criterios habilitantes se establecerán de conformidad con las directrices allí establecidas.

8.3 ¿Cuál es el alcance de los Estudios del sector en la contratación directa?

En esta modalidad de contratación, el análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del proceso de contratación, particularmente las condiciones del bien o servicio y las ventajas que representa para la entidad contratar el bien o servicio con el aspirante correspondiente, la forma como se acuerda la entrega de bienes o servicios, los plazos, cantidades contratadas, forma de pago y de entrega y en general demás condiciones previstas por las partes.

El análisis del sector debe permitir sustentar su decisión de hacer una contratación directa, en el marco de las causales legales establecidas; la elección del proveedor, bajo el derrotero de la selección objetiva; y la forma en que se pacta el contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar una reflexión sobre el sector que cubra los aspectos legales, comerciales, financieros, organizacionales, técnicos y de análisis de Riesgo. Además de tener en cuenta

los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Eficiente.

¿Cuál es el alcance de los Estudios del sector en la mínima cuantía?

C–olombia Compra

En estos procesos el alcance del estudio de sector debe ser proporcionado al valor del proceso de contratación, la naturaleza del objeto a contratar, el tipo de contrato y a los riesgos identificados para el proceso de contratación.

La Entidad Estatal debe consignar una reflexión sobre el sector que cubra los aspectos de que trata el

artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015. Además de tener en cuenta los lineamientos establecidos

por la Agencia Nacional de Contratación Pública C–olombia Compra Eficiente -.

9. ¿CÓMO SE DESARROLLA EL ANÁLISIS DE RIESGOS PREVISIBLES Y SU ADMINISTRACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO?

Se deberá evaluar el riesgo que el proceso de contratación presenta para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Se entienden como riesgos involucrados en la contratación, todas aquellas circunstancias previsibles, que se presentan durante el desarrollo y ejecución del contrato, y que pueden alterar su equilibrio financiero o su eficacia. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por el conocimiento científico o por su previa ocurrencia en la celebración y ejecución de los contratos con objeto y alcance similar.

Para efectos de la tipificación, asignación y estimación de riesgos se deberá tener en cuenta las directrices que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente o entidad que la sustituya y a su vez se diligenciará la matriz de riesgo correspondiente. Además se recomienda revisar el documento CONPES 3714 de 2011 o el que lo modifique o derogue, sobre la clasificación de los riesgos.

La administración de riesgos implica no sólo su identificación, estimación y distribución sino también su monitoreo, con el fin de evitar su ocurrencia o mitigar su impacto.

Por ello, conocer los riesgos inherentes a cada objeto contractual, identificarlos, clasificarlos, evaluarlos, calificarlos, asignarlos, darles tratamiento y monitorearlos puede ser la diferencia en los cumplimientos de los objetos contractuales o los eventuales incumplimientos, por lo que se debe determinar:

9.1 ¿Qué tipos de riesgos existen?

General: Es un Riesgo de todos los Procesos de Contratación adelantados por la Entidad Estatal, por lo cual está presente en toda su actividad contractual.

Específico: Es un Riesgo propio del Proceso de Contratación objeto de análisis

Interno: Eses un Riesgo asociado a la operación, capacidad, o situación particular de la Entidad (reputacional, tecnológico).

Externo: Es un Riesgo del sector del objeto del Proceso de Contratación, o asociado a asuntos no referidos a la Entidad (por ejemplo, económicos, existencia de monopolios, circunstancias electorales) Económico: Es el derivado del comportamiento xxx xxxxxxx, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento de materiales o insumos y especulación de estos, entre otros.

Social o Político: Es el procedente de los cambios de las políticas gubernamentales y de cambios en

las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato, tales como oposición de la comunidad beneficiaria o afectada por un contrato, acciones judiciales por controversias políticas, etc.

Operacional: Es el relacionado con la operatividad del contrato (como disponibilidad de materiales y la planeación eficaz de los proyectos que tenga en cuenta épocas de lluvias y sequía. Acceso a canteras, vías de comunicación, realización de fiestas y carnavales, etc.)

Financiero: Es el relativo a la financiación o liquidez del proceso contractual y/o la obtención de los recursos (consecución de financiación o riesgo de liquidez para obtener recursos y cumplir con el objeto del contrato; riesgo de las condiciones financieras establecidas para la obtención de los recursos, tales como plazos, tasas, garantías, contragarantías, y refinanciaciones, entre otros).

Regulatorios: Son los derivados de cambios regulatorios o reglamentarios que afecten la ecuación económica del contrato (tasas, contribuciones, impuestos, etc)

De la Naturaleza: Son los eventos naturales previsibles en los cuales no hay intervención humana (inundaciones, lluvias, sequías, geología, entre otros.)

Ambiental: Es el derivado del impacto de las obligaciones legales o reglamentarias de carácter ambiental, así como del trámite de las licencias, planes de manejo o de permisos y autorizaciones ambientales, incluyendo tasas retributivas y compensatorias, obligaciones de mitigación, tareas de monitoreo y control, entre otras.

Tecnológico: Es el derivado xx xxxxxx en los sistemas de comunicación de voz y de datos, suspensión de servicios públicos, nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato (obsolescencia tecnológica).

Cada estudio previo y del sector deberá anexar la matriz diligenciada de acuerdo con la metodología establecida por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente.

La Dirección Administrativa efectuará un análisis estándar de riesgos por tipo de contrato, atendiendo el historial de siniestros y modificaciones contractuales y verificadas las situaciones que se debaten en medio del trámite de las actuaciones administrativas sancionatorias, que permite establecer matrices de tipo de riesgos. Dichas matrices deben ser analizadas por la Unidad Ejecutora de la contratación con el fin de validar el ejercicio efectuado y proponer de ser necesario y de forma sustentada, el cambio correspondiente. Dichas matrices se publicarán en intranet institucional con el fin de que puedan ser consultadas y analizadas frente a cada contratación por el área que elabora los estudios previos y del sector.

9.2 ¿Cómo se desarrolla el análisis de exigencias de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del cumplimiento del ofrecimiento o del contrato?

Existen riesgos en la ejecución de los contratos asociados al comportamiento o conducta del contratista, para los cuales la normatividad vigente ha dispuesto mecanismos de cobertura que son garantías.

Para determinar dichos riesgos y establecer el amparo, vigencia y cuantía del aseguramiento se deberá:

Analizar y establecer qué amparos debe contener la garantía única que debe constituir el futuro contratista, su cuantía y vigencia.

Establecer las garantías requeridas a la luz del artículo 7 de la ley 1150 de 2007, en concordancia con los decretos reglamentarios.

Las garantías deben cubrir las obligaciones surgidas en favor de LA AEROCIVIL con ocasión de:

a) La presentación de las ofertas;

b) Los contratos y su liquidación

c) Los riesgos a los que está expuesto LA AEROCIVIL derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de los hechos, actuaciones u omisiones de sus contratistas y subcontratistas.

La Unidad Ejecutora deberá realizar un análisis de los amparos, cuantía y vigencia y las garantías adicionales a requerir, de acuerdo con la complejidad, el valor y el plazo de ejecución del contrato. Las garantías deberán ser identificadas por el nombre que les confiera la ley.

Cuando el ofrecimiento sea presentado por un proponente plural bajo la figura de unión temporal, consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

De acuerdo con el Artículo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015 en la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria y la justificación para su exclusión debe estar expresada en los estudios y documentos previos.

9.3 ¿Qué tipos de Garantías deberán constituir los oferentes dentro de los procesos de selección y en la ejecución del contrato?

Garantía de seriedad. Es aquella que busca amparar la seriedad de las ofertas, cubriendo los perjuicios derivados del incumplimiento del ofrecimiento en los siguientes eventos:

La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado

La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres

(3) meses.

La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas

El haber manifestado ser Mipyme para limitar la convocatoria de un proceso contractual sin cumplir

los requisitos establecidos para tener tal condición

Garantía de cumplimiento. El amparo de cumplimiento del contrato cubre a la Entidad con ocasión de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimento tardío o defectuoso, cuando éstos son imputables al contratista garantizado. Este amparo comprende el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria, que se hayan pactado en el contrato garantizado.

CONCEPTOS IMPORTANTES

Así mismo, para este análisis es necesario atender los siguientes conceptos:

CONTRATISTA ASEGURADO. Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en consorcio o unión temporal o promesa de sociedad futura, integrada por varias personas naturales o jurídicas, que se encarga de ejecutar el contrato celebrado con la Entidad Estatal. Dentro de la vigencia asegurada quedan amparadas las personas vinculadas a este mediante contrato de trabajo.

ASEGURADOS. Los asegurados serán la AEROCIVIL, la entidad o tercero que reciba o sea beneficiario de los bienes, obras o servicios y el Contratista Asegurado. Una vez la AEROCIVIL entregue los bienes, obras o servicios a la entidad o tercero responsable o beneficiario, será excluido de la garantía constituida y cualquier reclamación deberá ser adelantada por la entidad o tercero que recibe.

BENEFICIARIOS. Son los terceros que puedan resultar afectados y LA AEROCIVIL.

TERCERO BENEFICIARIO. Es la persona natural o jurídica damnificada por el hecho imputable al Contratista Asegurado, amparado bajo póliza de responsabilidad civil extracontractual, y que no tenga relación directa con el Contratista Asegurado hasta en su cuarto grado de consanguinidad, o segundo de afinidad, y tampoco ningún grado de subordinación o dependencia.

SINIESTRO. Es la realización del riesgo asegurado.

EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA. LA AEROCIVIL como entidad asegurada, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1077, en concordancia con el artículo 1080 del Código de Comercio, deberá demostrarla ocurrencia del siniestro y acreditar la cuantía de la pérdida, previo agotamiento del derecho de audiencia del contratista garantizado y del garante, de la siguiente forma:

Una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista garantizado y de su garante de conformidad con la normatividad vigente, se proferirá el acto administrativo correspondiente en el cual, además de la declaratoria de caducidad, imposición de multa o declaratoria de incumplimiento parcial o definitiva para hacer efectiva la garantía única, procederá a

hacer efectiva la cláusula penal y a ordenar su pago tanto al contratista garantizado como al garante.

En los demás casos de siniestro no derivado de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista garantizado y de su garante, se proferirá el acto administrativo correspondiente declarándolo para hacer efectiva la garantía única constituida. En estos casos no se dará aplicación al procedimiento previsto para los trámites sancionatorios administrativos contractuales.

INDIVISIBILIDAD DE LA GARANTÍA. La garantía de cobertura de riesgo es indivisible; sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los riesgos de la etapa del contrato o de cada período.

El estudio que sustenta la exigencia de las garantías debe estimar el tipo de amparos, el valor asegurado y la vigencia para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, teniendo en cuenta los compromisos en cada etapa del contrato, por lo que podrán exigirse garantías de manera independiente para cada etapa del contrato o período contractual, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma definida para la etapa del contrato respectivo.

Antes del vencimiento de cada etapa, para el contratista será imperioso obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa siguiente.

La verificación de las garantías estará a cargo de la Dirección Administrativa, para lo cual deberá elaborarse el memorando respectivo, verificando la suficiencia de estas, de conformidad con lo estipulado en el pliego de condiciones o invitación. Su aprobación está a cargo de la Secretaria General.

9.4 ¿Qué tipos de garantías pueden en la actualidad constituir los contratistas?

Se podrán constituir todos los mecanismos contemplados en la ley y sus decretos reglamentarios. En la actualidad se permite la constitución de lo siguientes mecanismos de cobertura de riesgos:

1. CONTRATO DE SEGURO CONTENIDO EN PÓLIZA

2. PATRIMONIO AUTÓNOMO

3. GARANTÍA BANCARIA

¿Cuándo no es obligatorio que los contratistas constituyan garantías?

Las garantías no serán obligatorias en:

- los contratos de empréstito

- los contratos interadministrativos

- los contratos de seguro

- los contratos que se celebren con grandes superficies

- los contratos celebrados por contratación directa

- los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía

¿Qué tipo de amparos deben constituirse en la garantía única de cumplimiento?

AMPAROS	RIESGO	VALOR ASEGURADO	VIGENCIA DESDE HASTA
SERIEDAD DE LA OFERTA	-falta de suscripción del contrato por parte del proponente seleccionado, sin que medie justa causa		Presentación de la oferta	Aprobación de la garantía única
	-Falta de ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad, por variaciones en los términos previstos para la adjudicación o suscripción del contrato
	-Omitir la suscripción del respectivo amparo -Retiro de la oferta luego de vencido el término para la presentación de las propuestas	El diez (10)% del valor total de la opuesta o del presupuesto oficial estimado
	-Aseveración de contar con la calidad de ser Mypime, con el fin de limitar la participación en el proceso contractual
	-Omisión de la correcta	100% DEL	Aprobación	Terminación
BUEN MANEJO Y	inversión del anticipo	ANTICIPO	de la garantía	del contrato
BUEN MANEJO Y		ANTICIPO	de la garantía	del contrato
CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO	-Apropiación indebida del anticipo		única

	-Uso indebido del anticipo
CUMPLIMIENTO	Incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales por parte del contratista, multas y cláusula penal	No será inferior al 10% del valor del contrato. Su porcentaje debe corresponder con el de la cláusula penal que se pacte.	Aprobación de la garantía única	Terminación del contrato
PAGO DE SALARIOS,	Incumplimiento de las	El porcentaje	Aprobación	Plazo del
PRESTACIONES	obligaciones laborales	será definido de	garantía	contrato y 3
SOCIALES E	a que esté obligado el	acuerdo con el	Única	años más
INDEMNIZACIONES DE	contratista,	objeto, valor y
CARÁCTER LABORAL	provenientes de la	características
	contratación del	específicas del
	personal requerido	contrato, que en
	para la ejecución del	todo caso no
	contrato.	deberá ser
		inferior al 5% de
		su valor
CALIDAD Y CORRECTO	Mala calidad o	El valor será	Aprobación	La vigencia
FUNCIONAMIENTO DE	deficiencias técnicas de	definido de	garantía	será igual al
LOS BIENES O	los bienes o equipos	acuerdo con el	única	plazo de
EQUIPOS	suministrados de	objeto, cuantía		garantía
SUMINISTRADOS	acuerdo con las	naturaleza y las		técnica de
	especificaciones	obligaciones		los bienes o
	establecidas en el	contenidas en el		servicios
	contrato. Se cuenta a	contrato
	partir del recibo a
	satisfacción.

ESTABILIDAD Y CALIDAD DE OBRA

Ocurrencia de daños o deterioro en la obra entregada imputable al contratista, independientemente de la causa.

El valor será definido de acuerdo con el objeto, cuantía naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato

Recibo de la obra

Cinco (5) años, a partir del recibo a satisfacción o de la toma de posesión de las obras.

CALIDAD DEL SERVICIO

Perjuicios imputables al contratista que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y estén referidos a: i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados en contratos de consultoría y ii) mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato

El valor será definido de acuerdo con el objeto, cuantía naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato

La vigencia se establecerá de conformidad con el objeto, valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato

RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL

Perjuicios ocasionados por terceros derivados de este tipo de responsabilidad

No inferior al 5% del valor del contrato y no menor a 200 SMMLV

Aprobación garantía única

Plazo del contrato

De presentarse algún tipo de incumplimiento cubierto por las garantías, la Entidad las hará efectivas, para lo cual se observará lo previsto en los artículos 86 de la Ley 1474 de 2011 y 2.2.1.2.3.1.19 del Decreto 1082 de 2015 y lo establecido en el procedimiento contractual para la declaratoria de incumplimientos.2

2 Guia de garantías en Procesos de Contratación Colombia Compra Eficiente.

10.¿EN QUÉ CONSISTE LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE?

Consiste en la explicación de los motivos por los cuales la entidad hace uso de los criterios de selección existentes, los cuales servirán de base para elegir al contratista con el cual se llevará a cabo la contratación. Estos criterios dependerán de la modalidad de selección escogida, de acuerdo con los parámetros previstos en la Ley para cada caso en particular. En términos generales corresponde a las variables, condiciones o aspectos que serán objeto de calificación y que en últimas determinarán la escogencia del proponente; soportados en factores técnicos o de calidad y económicos objetivos a efectos de obtener la propuesta más favorable para la entidad, de acuerdo con las modalidades de contratación y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicación para cada una.

Los factores de calidad o técnicos deben corresponder a valores agregados para el cumplimiento del objeto contractual.

Los factores económicos se valorarán a través de la aplicación de fórmulas. Para su determinación se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Definir claramente la forma como se obtienen los puntos y/o porcentajes en cada criterio, como se obtienen los máximos y los mínimos y/o como se acumulan.

La capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y organizacional de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes, por lo cual no se les otorgará puntaje.

El Comité de Contratación podrá determinar unos criterios estándar de verificación de capacidad de los oferentes y de selección de las ofertas que deberán ser aplicados por los partícipes del proceso, salvo que soliciten su ajuste con fundamento en el estudio previo y del sector desarrollado.

11. ¿QUÉ DEBE ANALIZAR LA ENTIDAD RESPECTOS A LOS ACUERDOS INTERNACIONALES Y/O TRATADOS LIBRE COMERCIO?

La AEROCIVIL deberá observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado colombiano, para lo cual se verificará en los estudios previos y del sector, si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Para ello la dependencia solicitante deberá revisar, analizar e indicar si el bien, obra o servicio a contratar están cobijados por un Acuerdo comercial suscrito por el estado colombiano.

Para la elaboración del estudio previo deberá consultarse la página del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente en la cual se mantiene publicada la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar la verificación a que se refiere el presente numeral.

Cuando se identifique que debe darse aplicación a las reglas especiales incluidas en los Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio, se deberá tener en cuenta las previsiones que sobre los plazos se haga en el o los Acuerdos o Tratados aplicables al respectivo proceso. Si una contratación se encuentra cobijada por varios Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre Comercio, se deberá adoptar los plazos que permitan cumplir con la totalidad de cada uno de ellos, para el respectivo proceso.

12. ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO DE LA ETAPA DE PLANEACIÓN?

1. REMISIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR, CON

LOS CORRESPONDIENTES ANEXOS, A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

2. DESIGNACIÓN EQUIPO INTERDISCIPLINARIO POR PARTE DE LA DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

3. TRABAJO EN EQUIPO CON LA UNIDAD EJECUTORA

6. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Y DOC. ESTUDIOS PREVIOS Y DEL

SECTOR.

5. AJUSTE DE DOCUMENTOS POR PARTE DE LA UNIDAD EJECUTORA. DEVOLUCIÓN

DOCUMENTOS SINO SE LOGRA LA ADECUACIÓN Y REINICIO DEL PROCEDIMIENTO

4. REVISIÓN OBSERVACIONES AL DOCUMENTO DE ESTUDIOS PREVIOS Y DEL SECTOR POR

PARTE DE LA UNIDAD EJECUTORA

7. PUBLICACIÓN DEL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES Y DEL DOCUMENTO DE ESTUDIOS

PREVIOS Y DEL SECTOR Y

RECIBO DE OBSERVACIONES

8. ANÁLISIS Y RESPUESTA A OBSERVACIONES Y AJUSTE PARA EXPEDIR EL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO.

La Unidad Ejecutora, elaborará, compilará y organizará los documentos previos y del sector, de acuerdo con la modalidad de selección de que se trate, y los remitirá mediante memorando, en medio físico y magnético, debidamente organizados y foliados, a la Dirección Administrativa.

12.1 ¿Qué documentos que se requieren para iniciar el procedimiento?

9 Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o aprobación de vigencias futuras según el caso. Este requisito es deseable pero no imprescindible toda vez que, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1882 de 2018, no se requiere para la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. 9 Certificación expedida por el jefe de la Unidad Ejecutora en la cual se indique la existencia de los

estudios y diseños del proyecto y el lugar de su consulta, de ser procedente.

9 Autorizaciones, permisos o licencias, de ser procedente.

9 Estudios previos debidamente suscritos por el jefe de la Unidad Ejecutora.

9 Ficha técnica, según corresponda.

9 Certificación expedida por el jefe de la Unidad Ejecutora, en la que se indique que el objeto del proceso (bien, obra o servicio) no está siendo ejecutado por otra entidad o unidad ejecutora. Cuando se trate de estudios y diseños, la unidad ejecutora deberá dejar constancia de si se trata de una elaboración de estos o de su revisión y/o actualización y/o ajustes.

9 Certificado del Grupo xx Xxxxxxx General y Activos Fijos, cuando sea del caso.

9 Matriz de Riesgos.

9 Constancia de encontrarse inscrito el bien, obra o servicio que se pretende contratar en el Plan Anual de Adquisiciones

Demás documentos previos que se consideren necesarios para el proceso de contratación.

13. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES, DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES DEFINITIVOS O DE LA INVITACIÓN PÚBLICA

La Dirección Administrativa, conforme a lo dispuesto en el artículo 20 del decreto 260 de 2004, con fundamento en los documentos de los estudios previos y del sector, elaborará el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones definitivos o la invitación pública, cumpliendo los requisitos contemplados en la normatividad vigente para la correspondiente modalidad de contratación. El proyecto de pliegos o los pliegos definitivos deberán observar los requisitos establecidos en la norma vigente.

Los pliegos de condiciones regulan el procedimiento administrativo de selección del contratista y las condiciones del contrato a celebrar, por ello su elaboración constituye el trámite final de la etapa de planeación de los contratos. No se deben elaborar para el caso de las contrataciones de mínima cuantía, en la que se expide una invitación, ni para la celebración de contratos de forma directa. Serán proyectados por la Dirección Administrativa, con fundamento en los documentos de los estudios previos y del sector remitidos por las áreas solicitantes.

Deben contener como mínimo las siguientes disposiciones:

a. Descripción técnica, detallada y completa del o servicio objeto del contrato

b. La modalidad del proceso selección y su justificación.

c. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.

d. Las reglas de subsanabilidad, claras y concretas.

e. Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con modalidad de selección del contratista.

f. Las reglas aplicables a la presentación las ofertas, su evaluación y a la adjudicación de la contratación.

g. Las causas que dan lugar a rechazar o inadmitir una oferta.

h. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar.

i. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes.

j. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.

k. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.

l. Los términos, condiciones y, para los procesos de régimen de contratación pública, minuta del contrato.

m. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.

n. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir Adendas/avisos.

o. El Cronograma.

13.1 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO XX XXXXXX DE CONDICIONES

En los procesos de selección que en virtud de la ley se deban publicar proyectos de pliegos de condiciones, se deberá dar respuesta clara, precisa y motivada a las observaciones presentadas por los interesados, indicando si resulta necesario ajustar el pliego de condiciones definitivo.

CONTENIDO CAPÍTULO III

CAPÍTULO III. ETAPA DE SELECCIÓN, CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS 3

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ETAPA DE SELECCIÓN, CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS? 3

2. ¿CUÁLES SON LAS MODALIDADES SE SELECCIÓN? 3

2.1 ¿QUÉ ES LA LICITACION PÚBLICA? 4

2.2 ¿QUÉ ES EL CONCURSO DE MÉRITOS? 4

2.3 ¿QUÉ ES LA SELECCIÓN ABREVIADA? 5

2.3.1 ¿CUÁLES SON LAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA? 5

a. ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN POR SUBASTA INVERSA 5

b. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS 5

c. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS 6

2.4 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA 6

2.5 ¿QUÉ ES LA MÍNIMA CUANTÍA? 7

2.6 ¿QUÉ ES LA CONTRATACIÓN DIRECTA? 7

2.6.1 ¿Cuáles son las causales de contratación directa? 7

3. ¿CUÁLES SON LAS REGLAS GENERALES DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN? 7

3.1 ¿QUÉ ACTIVIDADES COMUNES DESARROLLAN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN? 7

3.2 ¿QUÉ SITUACIONES COMUNES SE PUEDEN PRESENTAR EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN? 11

3.3 ¿QUÉ PARTICULARIDADES PRESENTAN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN? 12

3.4 ¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO COMÚN EN LA AEROCIVIL PARA EL TRÁMITE DE LICITACIONES, CONCURSO DE MÉRITOS Y SELECCIONES ABREVIADAS? 17

3.5 ¿QUÉ ASPECTOS ESPECÍFICOS TIENE EL TRÁMITE DE LA MÍNIMA CUANTÍA? 18

3.6 ¿QUÉ ASPECTOS ESPECÍFICOS TIENE EL TRÁMITE DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA? 19

3.6.1 Trámite en la AEROCIVIL para esta modalidad 19

4. TRÁMITE ESPECIAL PARA LA CONTRATACIÓN POR URGENCIA MANIFIESTA 20

5. ¿QUIÉN PUBLICA EN EL SECOP I Y SECOP II LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN? 21

6. ¿QUÉ IMPLICA EL DESARROLLO DE LA ETAPA DE CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS? 22

6.1 ¿CÓMO SE PERFECCIONAN Y LEGALIZAN LOS CONTRATOS QUE CELEBRA LA AEROCIVIL? 22

6.2 PERFECCIONAMIENTO 22

CAPÍTULO III. ETAPA DE SELECCIÓN, CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES PÚBLICAS

1. ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE LA ETAPA DE SELECCIÓN, CELEBRACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE LAS COMPRAS PÚBLICAS?

En esta etapa, con fundamento en los análisis, estudios, diseños y gestiones efectuadas en la etapa de planeación de las compras y contrataciones públicas, la AEROCIVIL seleccionará objetivamente a sus contratistas, celebrará los contratos y gestionará el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización de estos, de acuerdo con las normas vigentes.

Esta etapa se inicia en diferentes momentos, de acuerdo con la modalidad de selección aplicada, así:

- Para la licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, con la expedición del acto de apertura de la convocatoria.

- Para la mínima cuantía, con la publicación de la invitación correspondiente.

- Para la contratación directa, con la invitación a presentar oferta, suscrita por el Director Administrativo, publicada en SECOP, I o II, según corresponda; salvo en el caso de las contratos o convenios interadministrativos, para los cuales se efectuará una sola publicación en el SECOP, I o II, según corresponda, a su celebración.

La etapa de selección termina con la celebración, aceptación de oferta y legalización de los contratos o con la declaratoria de desierto de la convocatoria o revocatoria directa del acto de apertura.

2. ¿CUÁLES SON LAS MODALIDADES SE SELECCIÓN?

El estatuto general de contratación de la administración pública ha contemplado cinco (5) modalidades de selección:

SELECCIÓN ABREVIADA

LICITACIÓN PÚBLICA

MÍNIMA

CUANTÍA

CONCURSO

DE MÉRITOS

MODALIDADES DE SELECCIÓN

CONTRATAC`´ON

DIRECTA

2.1 ¿QUÉ ES LA LICITACION PÚBLICA?

Es el procedimiento de convocatoria pública aplicable a las contrataciones de mayor cuantía, de objetos complejos, que requieren la ponderación de factores de calidad y precio.

Esta modalidad de selección es la regla general para la elección de un contratista, aplicándose para aquellos eventos en los que no exista un procedimiento excepcional o especial de selección establecido por la Ley, tal como lo señala el, numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

2.2 ¿QUÉ ES EL CONCURSO DE MÉRITOS?

Modalidad de selección regulada para la escogencia de consultores con alta experticia, en la que se privilegia el mérito como factor de selección.

Los servicios de consultoría se utilizarán para efectuar estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión; estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos; asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión; interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos; dirección, programación y ejecución de diseños, planos anteproyectos y proyectos, entre otros.

La modalidad de selección del Concurso de méritos puede desarrollarse a través de 3 procedimientos: abierto o con precalificación y bajo el procedimiento especial que regula el Decreto 1082 de 2015, para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.

2.3 ¿QUÉ ES LA SELECCIÓN ABREVIADA?

Modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar (características técnicas homogéneas y de común utilización), las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio pueden adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

2.3.1 ¿CUÁLES SON LAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA?

a. ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN UTILIZACIÓN POR SUBASTA INVERSA.

Se entienden por bienes o servicios con características técnicas homogéneas aquellos que cuentan con las mismas especificaciones técnicas, independientemente de su diseño o de las propiedades particulares que las diferencian de otras con características similares y que resultan accesorias a la prestación del servicio que la Entidad requiere, siempre que no tengan incidencia en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la Entidad, que no afecten sus atributos funcionales y que compartan patrones de calidad y desempeño.

Estos bienes son aquellos ofertados en el mercado, en condiciones semejantes para quien los necesite, en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus requerimientos.

La subasta inversa, es una puja dinámica, consistente en la reducción sucesiva de precios durante un tiempo establecido, de conformidad con las reglas previstas en los pliegos de condiciones respectivos.

b. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS.

El Acuerdo Marco de Xxxxxxx es un‡ contrato entre un representante de los compradores y uno o varios

proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías y el plazo mínimos de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de

una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos1 . ·

c. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES EN BOLSAS DE PRODUCTOS.

Adquisición de bienes o servicios a través de bolsas mercantiles, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 2555 de 2010.

2.4 SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA.

Esta modalidad de selección implica adelantar una convocatoria pública menos compleja que la licitación y procede:

a. Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuantía de la Entidad para la vigencia fiscal respectiva, expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes;

b. Cuando los servicios o bienes a adquirir no sean de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de la Entidad; y

c. Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto.

d. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD. La Entidad estatal que requiera la prestación de servicios de salud debe utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. Las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios deben estar inscritas en el registro que para el efecto lleve el Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga sus veces.

e. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIÓN AGROPECUARIA. La Entidad estatal debe aplicar el proceso de adquisición en bolsa de productos de que tratan los artículos 2.2.1.2.1.2.11. a 2.2.1.2.1.2.19 del Decreto 1082 de 2015 para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en las bolsas de productos. Procede la adquisición de tales productos fuera de bolsa si lo hace en mejores condiciones, evento en el cual la Entidad estatal debe expresar esta circunstancia en los documentos del proceso.

f. CONTRATACIÓN DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO. Las empresas industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta, sus filiales y las empresas en las cuales el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social, que no se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial, salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública, para los cuales se aplicará la modalidad que corresponda.

1 Colombia Compra Eficiente. Guía para entender los Acuerdos Marco de Precios. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxx_xxxxx.xxx

g. CONTRATACIÓN DE ENTIDADES ESTATALES DEDICADAS A LA PROTECCIÓN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIÓN CON ALTO GRADO DE VULNERABILIDAD. Las Entidades estatales que tengan a su cargo la ejecución de los programas a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, deben aplicar el procedimiento establecido para la selección abreviada de menor cuantía.

h. SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL. Las Entidades estatales que adquieren bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para las categorías previstas en el artículo 2.2.1.2.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015 (artículo 65 del Decreto 1510 de 2013). El artículo 65 fue suspendido de manera provisional mediante auto de 14 xx xxxx de 2014, de la Sección Tercera del Consejo de Estado. X.X Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.

2.5 ¿QUÉ ES LA MÍNIMA CUANTÍA?

Convocatoria pública abreviada que se desarrolla para contratar los bienes, obras o servicios cuyo valor sea igual o menor al 10% de la menor cuantía, independientemente de su objeto.

2.6 ¿QUÉ ES LA CONTRATACIÓN DIRECTA?

La contratación directa es una modalidad de contratación excepcional, que no exige el desarrollo de convocatoria pública y solo opera en las causales taxativas señaladas por la ley.

2.6.1 ¿Cuáles son las causales de contratación directa?

✓ Urgencia manifiesta

✓ Contratación de empréstitos

✓ Contratos o convenios interadministrativos

✓ Bienes y servicios para el sector defensa y dirección nacional de inteligencia

✓ Desarrollo de actividades científicas y tecnológicas

✓ Encargo fiduciario en reestructuración de pasivos

✓ Inexistencia de pluralidad de oferentes

✓ Servicios profesionales, de apoyo a la gestión y trabajos artísticos

✓ Arrendamiento o adquisición de inmuebles

3. ¿CUÁLES SON LAS REGLAS GENERALES DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN?

3.1 ¿QUÉ ACTIVIDADES COMUNES DESARROLLAN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN?

Por regla general los procesos de contratación se desarrollan a través de las siguientes actividades:

Aviso de Convocatoria

La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP, I o II, según corresponda, para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto en la norma vigente.

EL aviso de convocatoria para participar en un Proceso de Contratación debe contener la siguiente información, además de lo dispuesto para cada modalidad de selección.

1. El nombre y dirección de la Entidad Estatal.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de Contratación.

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.

4. La modalidad de selección del contratista.

5. El plazo estimado del contrato.

6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de esta.

7. El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal cuenta con la disponibilidad presupuestal.

8. Mención de si la contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser limitada a Mipyme.

10. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar

en el Proceso de Contratación.

11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a precalificación.

12. El Cronograma.

13. La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.

En los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP I o II.

Apertura del proceso y publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo.

El Director Administrativo debe ordenar la apertura del proceso de selección mediante acto administrativo de carácter general, sin perjuicio de lo dispuesto para cada modalidad de selección.

Este acto de apertura del proceso de selección deberá ser publicado en el SECOP I o II, como corresponda a lo ordenado por las normas vigentes, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 829 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 62 del Código de Régimen Político y Municipal (Ley 4 de 1913). En el caso de la contratación directa o de mínima cuantía no es necesario expedir dicho acto.

Observaciones al pliego de condiciones, invitación pública y expedición de adendas o documentos aclaratorios.

Oportunidad para que los oferentes presenten observaciones o soliciten aclaraciones al pliego de condiciones definitivo o invitación pública.

La Entidad debe dejar constancia de los análisis efectuados y de la justificación de ajustar o aclarar el contenido de los pliegos definitivos. Las modificaciones se realizarán a través de adendas, suscritas por el Director Administrativo, previa solicitud del área competente. Las Adendas son el único mecanismo válido de modificación, deben ser publicadas en días hábiles y dentro de los horarios establecidos para ello.

No son necesarias en la contratación directa.

También se publicarán las respuestas a las observaciones efectuadas a los pliegos de condiciones o invitación pública.

Cierre del proceso

Es el vencimiento del plazo máximo establecido en el cronograma para la presentación de las propuestas por parte de los interesados, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato. Se dejará registro de las propuestas u ofertas recibidas. De forma anterior al cierre, se determinarán los miembros del comité de evaluación de ofertas. De forma posterior al cierre se fijarán los plazos para la rendición del correspondiente informe.

Comité Evaluador

Se designará el comité evaluador en cada proceso de selección, que podrá estar conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto. Dicho comité evaluará las ofertas para cada Proceso de Contratación que implique convocatoria pública. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones.

Por tanto, la recomendación del comité evaluador no obliga al ordenador del gasto.

Evaluación de las ofertas

Presentadas las ofertas, serán estudiadas y evaluadas por LA AEROCIVIL, a través del Comité evaluador, de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones y el informe será publicado en el SECOP I o II.

En la contratación directa se garantizará la selección objetiva de conformidad con lo dispuesto en el documento de estudios previos y del sector.

Presentación al Comité de Contratación

Los miembros del Comité Evaluador presentarán ante los miembros del Comité de Contratación, el resultado de los informes preliminares y definitivos de verificación y evaluación de las ofertas, efectuando la recomendación correspondiente.

Los miembros del Comité de Contratación, con fundamento en dichos informes, recomendarán la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso correspondiente al ordenador del gasto.

No aplica en la mínima cuantía.

Respuesta a las observaciones recibidas frente a la evaluación de las ofertas

Los interesados en el proceso podrán formular observaciones a la evaluación de sus propuestas si lo estiman procedente, así como también presentar la documentación e información que les permita subsanar los ofrecimientos. El comité evaluador deberá resolver cada una de ellas.

No es aplicable en la contratación directa.

Adjudicación o declaratoria de desierta de la convocatoria

Es el acto administrativo en el que se deja constancia de la escogencia del contratista o de la declaratoria de desierta de la convocatoria. En el caso de la licitación pública la adjudicación se debe llevar a cabo en audiencia pública. No es aplicable en la contratación directa. En la mínima cuantía se expedirá la aceptación de oferta.

3.2 ¿QUÉ SITUACIONES COMUNES SE PUEDEN PRESENTAR EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN?

a. Saneamiento de los Vicios de Procedimiento o de Forma.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 80 de 1993, ante la ocurrencia de vicios que no constituyan causales de nulidad y cuando las necesidades del servicio lo exijan o las reglas de la buena administración lo aconsejen, el Director Administrativo de la entidad o el Director Regional en el caso de las Direcciones Regionales, en acto motivado, podrán sanear el correspondiente vicio.

b. Revocatoria de actos administrativos expedidos en el proceso.

El Director Administrativo de la entidad o el Director Regional en el caso de las Direcciones Regionales podrá revocar el acto de apertura del proceso de selección hasta antes de la adjudicación, cuando se cumplan las causales previstas en el artículo 93 del CPACA.

Tal como lo estipula el artículo 11 de la Ley 1150 de 2011, el acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción de este, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, este podrá ser revocado por el ordenador del gasto caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

c. Declaratoria de Desierto del Proceso.

Cuando no se reciban ofertas en el trámite de los procesos de selección o ninguna de las recibidas cumpla los requisitos establecidos en el pliego de condiciones se procederá a declarar desierta la correspondiente convocatoria. Contra el acto administrativo que declara desierto el proceso porque ninguno de los oferentes cumple con los requisitos previstos en el pliego de condiciones procede el recurso de reposición. Cuando no se hayan presentado ofertas sólo se dejará constancia de ello, tal actuación será susceptible de recurso, cuando se presenten dificultades técnicas en el SECOP II, para publicar la oferta.

3.3 ¿QUÉ PARTICULARIDADES PRESENTAN LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN?

¿Qué aspectos específicos tiene la licitación pública?

✓ Antes de la apertura del proceso se debe proceder a la publicación en el SECOP I o II, del documento de estudios previos, del sector, del aviso de la convocatoria, del proyecto xx xxxxxx de condiciones y demás documentos de la convocatoria, por el término de 10 días hábiles. El aviso de la licitación se publicará dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura, en la página web de la entidad y en el SECOP I o II, según corresponda. Se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato.

✓ Con carácter obligatorio se realiza una audiencia de revisión de la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles. Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de Riesgos.

✓ El pliego de condiciones se modifica mediante ADENDA, que sólo podrá ser publicada hasta tres

(3) días hábiles, antes de la diligencia de cierre de la convocatoria.

✓ En ningún evento podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día del cierre del proceso de selección.

✓ La adjudicación debe llevarse a cabo en audiencia pública.

¿Qué aspectos específicos tiene el concurso de méritos?

En los pliegos de condiciones se deberán indicar los criterios de calificación, señalando entre otros criterios: i) la experiencia del interesado; ii) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo. En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores.

En la etapa de planeación del concurso de méritos la Entidad puede desarrollar una precalificación de los oferentes, cuando, dada la complejidad de la consultoría, lo considere pertinente. Precalificar es conformar una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de selección.

De llevarse a cabo la precalificación de los oferentes, se debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP, I o II, según corresponda, que debe tener la siguiente información:

i) La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.

ii) La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

iii) Los criterios que LA AEROCIVIL tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de éstos.

iv) El tipo de sorteo que la Entidad debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista (balota u otro mecanismo).

v) El cronograma de la precalificación.

Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acreditan los requisitos, LA AEROCIVIL debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo señalado en el aviso de convocatoria, elaborando un informe de precalificación que debe ser publicado en el SECOP por el término establecido en el aviso de convocatoria. Los interesados pueden hacer observaciones al informe durante los dos (2) días hábiles siguientes.

La Entidad convocará una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación; en ella dará respuesta a las observaciones formuladas frente al informe de precalificación y notificará la lista de acuerdo con lo establecido en la ley.

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CONTENIDO CAPITULO I

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CONTENIDO CAPITULO I

CONTENIDO CAPITULO I

CAPÍTULO I. POLÍTICAS DEL PROCESO DE COMPRA Y CONTRATACIÓN PÚBLICA EN LA AEROCIVIL

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVOS GENERALES

Usuario: CALIDAD Contraseña: aerocivil123

2. ALCANCE

2.1 REGLAS PARA SU ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN O DEROGATORIA

2.1.2 ACTUALIZACIÓN

2.1.2 MODIFICACIÓN Y DEROGATORIA

3. RESPONSABLES

3.1 AUTORIDAD Y LÍDER DEL PROCESO

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

5. NORMATIVIDAD DEL RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN

6. NATURALEZA JURÍDICA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AERONAUTICA CIVIL Y SU UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

6.1.1 Misión

6.1.2 Visión

6.1.3 Objetivos Institucionales. en su desempeño institucional la AEROCIVIL busca:

a. Institucionalidad

b. Conectividad

c. Competitividad

d. Infraestructura y sostenibilidad ambiental

e. Industria aeronáutica y cadena de suministro

f. Desarrollo xxx Xxxxxxx Humano en el sector

g. Seguridad Operacional y de la Aviación Civil

h. La transformación institucional a la modernidad

6.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

6.3 MAPA DE PROCESOS

6.4.1.1 ETAPA DE PLANEACIÓN

a. Los términos del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo, valor, forma de pago, obligaciones, mecanismos de cobertura de riesgos, entre otras.

b. Los requisitos del proceso de selección que deba desarrollarse, tales como criterios de verificación de la capacidad de los oferentes y de selección de las mejores ofertas.

c. Las circunstancias de la ejecución del contrato para su adecuado cumplimiento.

d. Elaborar el documento que regule el proceso de selección, pliego de condiciones, los términos de la invitación pública (mínima cuantía) o la minuta contractual, en el caso de la contratación directa.

e. Analizar y responder las observaciones presentadas por los interesados en un proceso de selección frente a los proyectos de pliegos de condiciones, cuando éste se requiera y ajustar en el pliego definitivo los aspectos a que haya lugar.

6.4.1.2 ETAPA DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS, CELEBRACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LOS CONTRATOS.

6.4.2 ETAPA DE EJECUCIÓN

6.4.3 ETAPA POSTCONTRACTUAL:

7. PRINCIPIOS REGULADORES DEL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA

PLANEACIÓN

TRANSPARENCIA

SELECCIÓN OBJETIVA

PUBLICIDAD

ECONOMÍA

RESPONSABILIDAD

DEBIDO PROCESO

EQUILIBRIO CONTRACTUAL

PARTICIPACIÓN O LIBRE CONCURRENCIA

IGUALDAD

8. RÉGIMEN DE INHABILIDADES INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONESY CONFLICTO DE INTERESES.

9. EVALUACIÓN PARA EL MEJORAMIENTO CONTINÚO

10. UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS

11. MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

12. POLÍTICA DE CAPACITACIÓN DE LOS PARTÍCIPES DEL PROCESO

13. ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS CONTRACTUALES

14. CÓDIGO ÉTICO

15. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

16. VIGENCIA

17. PARTICIPANTES DEL PROCESO DE COMPRA PÚBLICA ORDENACIÓN DEL GASTO:

17.2 ORDENADORES DEL GASTO DELEGADOS

17.3 UNIDAD EJECUTORA O DEPENDENCIAS QUE REQUIEREN BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

17.4 COMITÉ DE CONTRATACIÓN

a. Integración.

Nota. 2 †Los miembros del Comité no podrán delegar su condición para la asistencia a las sesiones del mismo.

Nota. 3 †El Comité de Contratación podrá invitar a las sesiones según la temática de los asuntos a tratar, a otros servidores públicos y/o contratistas de la entidad, cuando el concepto de los mismos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.

Nota. 4 .† El Comité de Contratación será presidido por el Secretario General. La

Nota. 5 .†Los miembros del Comité Evaluador mantendrán su independencia en relación

b. Funciones.

c. Competencia.

d. Sesiones y convocatoria

Nota. 1 †Las sesiones del comité de contratación podrán realizarse en forma virtual a través de los medios de comunicación dispuestos en la entidad para tal fin.

Nota. 2 † El jefe de la dependencia solicitante deberá presentar ante el comité de contratación, como mínimo la siguiente información, sin perjuicio de la información adicional que solicite el comité:

e. Quórum.

f. Actas.

g. Funciones del presidente.

h. Funciones de la secretaría técnica.

17.5 COMITÉ EVALUADOR DE LAS OFERTAS

Nota. 1 †Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés previstos en la Constitución y la ley.

Nota. 2 †La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera un comité plural.

17.6 DIRECCIONES REGIONALES