ESPACIO CONTRATADO
ESPACIO CONTRATADO
1. TIPO DE ESPACIO CONTRATADO: De acuerdo a lo expresado en su Convenio de Confirmación de Stand su espacio de exposición lo contrató en alguna de las 2 modalidades Vacío o Básico, esta opción incluye en su espacio lo siguiente:
• VACÍO: 1 Contacto Eléctrico doble monofásico de 120 volts / 1000 watts.
*En caso de contratar por m2 es 1 por cada 9m2
• BÁSICO: Mampara Blanca y poste octanorm de 1mt. de ancho x 2.5 mts. de alto, 1 Antepecho (Marquesina), 1 Rótulo, 1 Lámpara Slim Line, 1 Contacto Eléctrico doble monofásico de 120 volts / 1000 watts.
*Los Stands en cabecera cuentan con 2 antepechos pero solo 1 Rótulo.
El Salón Internacional cuenta con alfombra xxx xxxxxxx, el Salón Jalisco y los Vestíbulos no cuentan con alfombra.
Entrega del espacio de exposición: El Comité Organizador entregará el espacio de exposición con las características que contrató.
Si el expositor requiere de algún cambio de configuración de su stand tendrá que contratarlo directamente con el Montador Institucional.
Para poder hacer uso del espacio este deberá estar liquidado al 100%.
2. REUBICACIÓN DE STANDS: El Comité Organizador se reserva el derecho de reubicar los Stands para el mejor funcionamiento de la Exposición. Si esto sucediere, la reubicación se dará a conocer al EXPOSITOR previo al evento.
3. MARCAS: EL EXPOSITOR está obligado a exhibir y promover solamente los productos, equipos o servicios que sean de su propiedad, representación, distribución, marcas filiales o subsidiarias.
4. CATEGORÍAS: El Piso de Exposición esta segmentado en Zonas por categorías, por lo que el EXPOSITOR se compromete a exhibir únicamente las categorías de producto de acuerdo a la Zona a la que pertenezca.
5. PARTICIPACIÓN DE EMPRESAS
Cada espacio de 9 m2 podrá ser compartido sólo con UNA empresa Co- expositora o Empresa Adicional.
Empresas Co-Expositoras: En caso de que la Empresa Expositora requiera compartir uno o más espacios de exposición contratados, con otra empresa, deberá enviar Convenio de Confirmación de Stands firmado con los datos de dicha empresa y los números de stand asignados, en el entendido de que al ceder los espacios la Empresa Co-Expositora adquiere los derechos para acceder al Manual del Expositor y solicitar directamente sus gafetes, especificaciones de montaje, inscripción de nuevos productos, ficha de montaje y desmontaje, etc. de acuerdo a la cantidad de los espacios cedidos.
Empresas Adicionales: El Expositor podrá ingresar los Datos de la Empresa Expositora en el Formato de Empresas Adicionales del Manual del Expositor y únicamente tendrán derecho a aparecer en el Plano Interactivo sin logotipo (Directorio de Expositores).
6. CONOCIMIENTO DEL REGLAMENTO: El EXPOSITOR deberá hacer del conocimiento del presente Reglamento de Exposición, a su personal, a todas las Empresas de Servicio que subcontrate para el evento, así como ser corresponsable del adecuado y estricto cumplimiento del mismo.
MANUAL ELECTRÓNICO DEL EXPOSITOR
7. El Comité Organizador le hará llegar vía correo electrónico al Contacto del Evento (Indicado en el Punto 3 del Convenio), una Clave de Usuario y Password para acceder a este manual en donde podrá consultar y completar requerimientos.
El Manual del Expositor forma parte integral del Convenio y del presente reglamento, por lo que el Comité Organizador queda liberado de cualquier reclamación de requerimientos fuera de las fechas límite estipuladas en el Manual, debiendo el EXPOSITOR si es el caso, cubrir el costo de las adecuaciones que llegase a requerir.
8. SOLICITUD DE SERVICIOS EXTEMPORANEOS: Se atenderán las solicitudes de requerimientos no solicitados previamente, durante las actividades de montaje en el Comité Organizador, las cuales se realizarán conforme la hora y el día en que se hayan solicitado, en el entendido que la demora dependerá de la cantidad de solicitudes extemporáneas previamente solicitadas, el EXPOSITOR deberá pagar por las modificaciones solicitadas.
9. JUNTA DE EXPOSITORES Y MONTADORES: El Comité Organizador llevará a cabo una reunión con las Empresas Expositoras y/o Montadoras de Stands, en sus oficinas de México y Guadalajara con el fin de proveer información útil para el mejor desempeño de su participación en el evento. Dicha reunión (es) se notificará (n) via correo electrónico.
10. DIRECTORIO DE EXPOSITORES ELECTRÓNICO
La información proporcionada en el Convenio de Confirmación de Stands sección 2 “Directorio de Expositores” se publicará en el Plano Interactivo del Evento y estará disponible previo, durante y posterior al evento.
El Expositor y sus co-expositores podrán insertar sin costo el logotipo de su empresa (No aplica para Empresas Adicionales).
MONTAJE
11. DÍAS DE MONTAJE:
Domingo 5 xx xxxxx de 08:00 a 22:00 hrs.
Lunes 6 xx xxxxx de 08:00 a 22:00 hrs.
El Comité Organizador en su Ficha de Montaje asignará el horario a su empresa para el ingreso a espera en EXPO ABIERTA.
12. FECHA LÍMITE DE MONTAJE: Los espacios para exposición deberán ser ocupados y concluidas sus actividades de montaje, a más tardar el día Lunes 6 xx xxxxx a las 22:00 hrs. El Comité Organizador podrá disponer en la forma que mejor considere de aquellos espacios que después de esta hora se encuentren vacíos.
13. TIEMPO EXTRA: Está permitido contratar horas extras únicamente el Lunes 6 xx xxxxx de 22:00 a 08:00 hrs.*
* El servicio estará sujeto a disponibilidad de elementos de seguridad
Para la contratación de tiempo extra:
1.-Contratar en el Módulo de Servicios xxx Xxxxxxx el tiempo extra de acuerdo a su metraje en un horario de 09:00 a 18:00 hrs.
2.- Contratar en el Módulo de Seguridad un elemento de seguridad por cada 18 m2. mostrando el recibo de pago xxx xxxxxxx, en un horario de 09:00 a 20:00 hrs.
Queda totalmente bajo la responsabilidad de EL EXPOSITOR y su empresa montadora, la seguridad de sus pertenencias exonerando de cualquier responsabilidad al Comité Organizador
14. SUPERFICIE DE MONTAJE DE ESPACIO DE EXPOSICION: El EXPOSITOR se limitará a instalar y decorar su espacio de exhibición únicamente en el área para exposición señalada en la carátula del Convenio de Confirmación de Stands.
15. USO XX XXXXX: Por medidas de seguridad toda persona que ingrese al piso de exposición durante el Montaje deberá portar en todo momento casco de seguridad.
16. FICHA DE MONTAJE: Previo al Evento (5 días antes) el Comité Organizador le hará llegar al Contacto del Evento la Ficha de Montaje vía e- mail, la cual debe presentar para el Acceso durante los días de Montaje en el Módulo de Seguridad, además incluye información de su espacio de exposición, horarios y lineamentos a seguir.
Para optimizar su tiempo de ingreso y registro le pedimos presentar esta Ficha de Xxxxxxx ya que el Comité Organizador no contará con copia de la Ficha, en sitio.
17. INGRESO DE PERSONAL Y TRANSPORTE AL MONTAJE:
Ingreso del Personal: El Contacto del Evento deberá registrar en el Formato de Montaje del Manual Electrónico del Expositor, a todas las empresas que para su montaje ingresarán a Patio de Maniobras, así mismo deberá enviarles a cada uno de ellos una copia de la Ficha de Montaje que le fue proporcionada por el Comité Organizador. El día del montaje, el responsable deberá mostrar en el Módulo de Seguridad (ubicado en Puerta 1 de Andenes de Carga) su Ficha de Xxxxxxx y lista completa impresa del personal que estará ingresando; el personal de seguridad le otorgará los stickers de ingreso válidos únicamente los días de Montaje. Su personal deberá presentarse plenamente identificado como parte de la empresa proveedora.
Ingreso del Transporte a Andenes:
El Chofer o Responsable se presentará con la Ficha de Xxxxxxx al Ingreso de “Expo Abierta”, para esperar indicaciones por parte del personal de SEGURIDAD y/o TRANSMAL quienes le indicarán el ingreso de acuerdo a la disponibilidad del andén asignado. Al ingresar al andén, se le entregará una papeleta con el tiempo destinado de acuerdo al vehículo. Deberán seguir las instrucciones del personal de patio de maniobras, no podrán abandonar el vehículo. Diez minutos antes de concluir su tiempo, personal de SEGURIDAD y/o TRANSMAL revisarán que haya descargado el material en su totalidad, si todavía le falta, deberán solicitar más personal para terminar o retirar el vehículo, por lo que deberá esperar nuevamente en expo Abierta su reingreso.
Vehículos mayores a Camioneta y/o Furgoneta de 3 ½ toneladas hasta tráiler: Podrán ingresar a andenes de carga y descarga de acuerdo al párrafo anterior.
Vehículos particulares: Podrá ingresar su vehículo al estacionamiento (único ingreso por Av. De las Rosas) contratando personal de Transmal para
la descarga de sus mercancías por puerta lateral Vestíbulo 5 (Rampa). Para acceder a andenes de carga, el tiempo asignado en este espacio es de 10 minutos.
18. LIBRE CIRCULACION: EL EXPOSITOR únicamente podrá disponer de la superficie que contrató; la decoración, equipo y productos a exhibir deberán permanecer dentro de su espacio de exposición sin obstruir stands vecinos, áreas comunes, puertas de emergencia, suministro eléctrico, hidrantes, etc.,
A) Durante el Montaje, el Montador o Expositor podrá colocar sus herramientas y materiales para el Montaje únicamente en los “pasillos” y deberá dejar libres las “avenidas” por cuestiones de seguridad, ya que esta es la ruta de salida de emergencia xxx xxxxxxx en caso de emergencia.
B) HIDRANTES: En caso de que el stand de Expositor colinde con un Hidrante, todo producto exhibido deberá distanciarse por lo menos un metro de lado y 3 mts. frontales, No podrán taparse u obstruir el paso hacia ellos.
El Expositor debe verificar con el Comité Organizador si su espacio incluye Columna, Hidrante x Xxxxx xx Xxxx y Drenaje,
C) La construcción xx xxxxxxx o uniones sobre los pasillos o alfombrar pasillos generales queda sujeta a autorización del comité organizador y deberá solicitarlo dos meses antes del montaje del evento.
19. INSTALACIONES XXX XXXXXXX: Está prohibida cualquier instalación o construcción sobre estructura propiedad xxx Xxxxxxx y/o mamparas o paredes colocadas por parte del Montador Institucional, que delimitan el stand del EXPOSITOR. En caso de daños, El Expositor y/o su Montador deberán cubrir los costos de reparación que su contratista y/o el personal de ambos ocasionen.
20. PROTECCIÓN CIVIL: Protección civil podrá clausurar el espacio de exposición en caso de no cumplir con lo estipulado en el presente Reglamento, sin responsabilidad alguna para El Comité Organizador
21. ELEMENTOS INSTITUCIONALES: El EXPOSITOR, o su contratista no tendrá acceso a las fuentes de suministro de energía eléctrica, agua, drenaje y/o teléfono xxx Xxxxxxx, así como elementos del Montador Institucional como tomas de energía eléctrica, lámparas, contactos y mamparas. Cualquier daño que produzcan a dichos elementos, EL EXPOSITOR deberá liquidar al 100% los daños ocasionados.
DECORACIÓN DEL ESPACIO
22. CONSTRUCCION DEL STAND: No está permitido: la elaboración y construcción del stand dentro del piso. Está prohibido el uso de cualquier pintura en spray o máquina de pintar, soldar y/o utilizar productos o sustancias dañinas dentro de las Instalaciones, así como el uso de equipo para cortar (incluidas las sierras) y la soldadura.
En caso de que esto suceda, el EXPOSITOR deberá suspender estas actividades y realizarlas fuera xxx xxxxxxx, en un espacio que se renta en el patio de maniobras directamente con el Recinto.
23. ALTURA:
Altura Normal del stand: 2.50 metros
Altura Máxima permitida:
Salón Jalisco: 5.50 metros,
Salón Internacional: no hay colganteo 5.50 mts Vestíbulo 1 y 2 es de 5.50 metros,
Vestíbulo 3 y 4 es de 2.50 metros Vestíbulo 4 zona abierta hasta 3.00 mts.
La Altura máxima permitida incluye stands en segundo piso, colgantes o estandartes, deberán contar con todos los elementos de seguridad necesarios garantizando la seguridad del evento y sus participantes.
24. APARIENCIA TRASERA: El EXPOSITOR es responsable de colocar una superficie terminada en blanco (no tela) hacia los stands vecinos, a partir de los 2.50 mts., de alto, a juicio del Comité Organizador, al no quedar las paredes colindantes estéticamente adecuadas, El Expositor y/o montador realizarán los ajustes necesarios para el acabado de dicha pared.
El Expositor deberá tener colocado este acabado un día antes por la noche del inicio del evento, momento a partir del cual el Comité Organizador pasará a los stands para supervisar su adecuado terminado.
25. INSTALACIÓN ELECTRICA
A) Contactos eléctricos adicionales: El expositor los deberá solicitar con el montador institucional, los contactos adicionales que requieran a 110V.
B) Carga adicional: El expositor deberá contratar directamente con Expo Guadalajara necesidades superiores a 220V.
C) Energía Eléctrica nocturna: Si requiere electricidad por las noches durante los días del evento, deberá ser contratada directamente con el Recinto.
D) Protección de Equipos: Le recomendamos que instale por su cuenta, un regulador de voltaje y eventualmente equipo de respaldo. El Comité Organizador no se hace responsable por fluctuaciones en voltaje, fallas o daños eléctricos en equipo o accesorios de El EXPOSITOR.
26. USO DE CINTA ADHESIVA: El uso de piso laminado, alfombra u otro material adherido al piso, debe hacerse usando únicamente cinta auto adherible doble cara marca XXXXX, y al final del evento deberá retirar la cinta en su totalidad, ya que en caso de que genere costos con el RECINTO se trasladará el pago a la EMPRESA MONTADORA Y/O EXPOSITORA.
27. COLGANTEO:
o En Salón Nacional, Salón Gourmet & Delicatesen, Vestíbulo 1 y
4 está permitido siempre y cuando cumpla los lineamientos xxx Xxxxxxx, no supere la superficie de su stand y no exceda los
5.50 mts. de alto permitido.
o Vestíbulo 2 y, 3 no está permitido Por la estructura y diseño del mismo.
28. STAND SEGUNDO PISO: El Expositor deberá notificar por correo (xxxxxxxxx@xxxxx.xxx) o a través del Formato de Montaje en el Manual del Expositor, copia del DRO un mes antes del montaje del evento, para solicitar autorización e ingresar a las actividades de Montaje.
29. ENTREGA DE PROYECTO DE DECORACIÓN: Para Xxxxxxxx contratados como Vacío el Expositor deberá entregar al Comité Organizador diseño del stand que incluya medidas (largo, ancho, profundidad y alto), Planos acotados (planta, alzado y perspectiva) e Imagen frontal y trasera del stand, para que el Comité Organizador valide el cumplimiento de las disposiciones del piso de exposición, se envía un mes antes vía email a: xxxxxxxxx@xxxxx.xxx
Si su diseño o planos de segundo piso no son autorizados no se podrán hacer labores de montaje y deberá hacer los ajustes necesarios previa aprobación.
El Expositor es responsable por daños que se ocasionen por falta o fallas de seguridad o que no cumplan con las especificaciones que señalen en los planos solicitados.
30. LIMPIEZA DEL STAND: El servicio de Limpieza en áreas comunes es a cargo del Comité Organizador, en el Interior del Espacio de Exposición es responsabilidad del Expositor. Consulte el manual del expositor para revisar los proveedores con los que puede contratar este servicio.
MERCANCÍA PARA EXHIBICIÓN
31. MERCANCIA CON ARRIBO ANTICIPADO a la fecha del evento, no será recibida, quedando El Comité Organizador y el Recinto liberados de cualquier reclamo por robo, pérdida o daño.
32. La Empresa TRANSMAL es asignada por el Comité Organizador para coordinar el patio de maniobras y los Servicios de Acarreo.
33. Por la propia seguridad del EXPOSITOR, la entrada o salida de mercancía o equipo queda restringida a los horarios, días y puertas que para este efecto se designen.
34. ESPACIO PARA ALMACENAJE: El recinto no cuenta con áreas de almacenamiento o bodegas, sin embargo, la empresa TRANSMAL podrá proveerle el servicio en renta, para productos secos y/o refrigerado y podrá contratarlo previo o en sitio. De acuerdo a disponibilidad.
35. SERVICIO DE ACARREO DE MATERIALES PARA EL EXPOSITOR:
El Expositor tiene prepagado, si requiere de otro acarreo deberá adquirir un
paquete de servicio de acarreo en Puerta 4 en área de andenes (de andenes al Stand) con Transmal de acuerdo a los listados por el Comité Organizador en el Manual.
36. ACCESO DE VEHICULOS PARA PERMANCER EN LA EXPOSICIÓN: Deberá solicitar autorización previa al Comité Organizador indicando placas o permiso, peso y dimensiones del vehículo; si es autorizado, El Comité Organizador le asignará un horario de ingreso especial, el vehículo deberá contar solo con el combustible de reserva en el tanque, en sitio presentar los datos del chofer y por ningún motivo hará funcionar el motor dentro de las instalaciones una vez ubicado.
37. REABASTECIMIENTO:
a) El ingreso de productos, muestras o artículos promocionales durante
los días de Exposición podrá ser de 08:00 a 09:00 hrs. y sólo podrá ingresar personal con Gafete de Expositor o Personal de Servicios. El acceso será únicamente por puerta 2 de Andenes de Carga y Descarga.
b) Después de este horario si requiere ingresar producto o elementos a su stand podrá hacerlo únicamente contratando el servicio con “TRANSMAL” y estará sujeto a los horarios y rutas establecidos por ellos quienes le entregarán directamente en su stand.
c) No podrán permanecer producto o promotoras en las entradas principales.
PROVEEDORES INSTITUCIONALES
38. PROVEEDORES INSTITUCIONALES Por razones de seguridad y buen funcionamiento de las instalaciones, existen servicios que deberán ser
contratados exclusivamente con los proveedores Institucionales autorizados por el Comité Organizador; sin embargo, el prestador y su contratante son responsables del cumplimiento de los servicios y sus especificaciones.
Los datos de contacto los podrá encontrar en el Manual del Expositor sección “Documentos Importantes-Proveedores”.
a. MONTADORES INSTITUCIONALES:
a.1) Servicios: Contactos a 110V, Iluminación, Instalación y Desmontaje de Mamparería en Stands Básicos.
• Organización y Proyecto de Exposiciones (EXPRO)
a.2) Servicios: Acarreo de Materiales, Almacenaje y Manejo de Patio de Maniobras
• TRANSMAL
x. XXXXXXX - EXPO GUADALAJARA
Servicios: Alimentos y Bebidas, Energía eléctrica nocturna, instalaciones hidráulicas y drenaje, colganteo de mantas y otros elementos, limpieza de stands, montacargas, aire comprimido, servicio telefónico e internet, tiempo extra de montaje y estacionamiento.
La concesión de Alimentos y Bebidas es exclusiva de Expo Guadalajara, No está permitido introducir Alimentos y/o Bebidas de otra empresa, durante montaje, evento y desmontaje. Favor de hacer extensiva esta disposición a su personal y proveedores involucrados en el desarrollo del evento.
c. AREAS XX XXXXXX
Servicio: Lavado de Material de Cocina y preparación de Alimentos.
El Comité Organizador cuenta con 2 áreas xx xxxxxx distribuidas en el Piso de Exposición para uso sin costo al Expositor, queda estrictamente prohibido que el Expositor o su personal usen los baños para lavar cualquier material.
39. RENTA DE MOBILIARIO Y OTROS ACCESORIOS La contratación de equipo, mobiliario, alfombras, plantas y servicios en general deberá ser realizada directamente por el EXPOSITOR. Para facilitar la localización de estos proveedores, el Comité Organizador incluye dentro del Manual de Expositor una lista sugerida de Prestadores de Servicios, quedando el EXPOSITOR en libertad de contratar con quien más le convenga, sin que esto signifique una obligación o imposición de hacerlo con las empresas de ese listado.
EXPOSICIÓN
40. DÍAS DE EXPOSICIÓN
7, 8 y 9 xx xxxxx de 09:00 a 18:00 hrs.
• Se permitirá el Ingreso por puerta principal a los Expositores y personal de servicio a partir de las 08:00 hrs.
• Durante los días de exposición no se permiten actividades de montaje.
41. INGRESO:
a) ACCESO MAYORES DE EDAD: No se permitirá el acceso a menores de edad (18 años) (incluyendo infantes).
b) Al tratarse de un evento profesional no se dará acceso al público en general.
c) El Ingreso es POR LA PUERTA PRINCIPAL DE AV. DE LAS ROSAS, los otros ingresos permanecerán cerrados al público, sólo personal autorizado xxx xxxxxxx y protección civil están autorizados para ingresar por otras puertas.
d) El Acceso los días del evento será para los Expositores y su personal de servicio que porten su gafete.
e) Se deberá mostrar Identificación con Fotografía para poder ingresar.
f) Durante los días del evento los stickers proporcionados en las Actividades de Montaje ya no serán válidos.
42. El expositor podrá ingresar sus materiales por la puerta principal indicada, únicamente en los horarios de reabastecimiento sin diablitos o plataformas. Después de este horario únicamente podrá ingresar con equipo personal (Laptops, maletines, etc.) maletas o cualquier otro material no está permitido ingresarlo y deberá resguardarlo en el servicio de guarda equipaje o bien, contratar a TRANSMAL para su ingreso a piso de acuerdo con lo establecido en el punto 35 inciso “b” del presente reglamento.
43. CONDUCTA DEL EXPOSITOR: El EXPOSITOR deberá conducir y operar su STAND de manera que no moleste, interfiera o ponga en riesgo los derechos de otros EXPOSITORES y visitantes. Cualquier práctica que
resulte una queja por parte de otro EXPOSITOR o visitante puede ser prohibida por el Comité Organizador.
44. DEMOSTRACIONES SONORAS Las demostraciones sonoras deberán mantener los 65db Hi SPL (NIVEL DE PRESIÓN DE SONIDO) y las bocinas deberán estar a una altura máx. de 1.5 mts. y colindar a un mínimo de 70 cms. del límite del stand, las bocinas deberán ser dirigirlas al interior del stand.
45. DEMOSTRACIÓN DE MAQUINARIA: Si la demostración de algún equipo o maquinaria produjera ruido excesivo que ocasione molestia a los visitantes se limitará su uso a períodos determinados.
46. FOTOGRAFÍAS: La toma de fotografías y/o filmación dentro del evento, queda autorizada solamente a los portadores del gafete de Prensa. El EXPOSITOR podrá fotografiar únicamente su propio espacio de exposición.
47. DAÑOS Y PERJUICIOS: El Comité Organizador no será responsable de los daños o perjuicios que puedan ocurrir a las personas que se encuentren participando y observando cualquier demostración que realice el EXPOSITOR, por lo que éste se obliga a sacar en paz y a salvo de cualquier demanda o reclamación en contra de El Comité Organizador y a cubrir los gastos que de esto se originen.
48. USO DE EQUIPO PARA COCINAR: El EXPOSITOR que requiera cocinar, freír u hornear para demostración, sólo lo podrá hacer utilizando equipo eléctrico que no provoque humificación excesiva o en su caso, deberá llevar un extractor de humo, mismo que se deberá consultar previamente con el Recinto para su adecuada instalación.
49. BEBIDAS ALCOHOLICAS: Su degustación sólo estará permitida para aquellas empresas que las fabriquen, distribuyan o comercialicen y la muestra no deberá exceder de 1/4 onza por persona, para tal efecto, deberá contar con vasos de esa medida, la degustación queda restringida a su espacio de exposición debiendo de ser consumida dentro del mismo y únicamente en los horarios del evento, queda prohibido dar bebida alcohólica a gafete de “Estudiante” y “Servicios”.
50. ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN: El EXPOSITOR y su personal, incluyendo botargas, deberán realizar las actividades de promoción de sus productos, equipos y servicios dentro de su espacio para exposición, queda prohibido sobre los pasillos y/o áreas comunes.
GAFETES
51. GAFETE: El Gafete es la acreditación que se le otorga como acceso al evento, es Personal e Intransferible, y deberá portarlo siempre en su dispositivo electrónico (Tablet, Celular, LapTop, etc). El Gafete podrá ser DESACTIVADO en caso de que personal de Seguridad observe uso indebido del mismo.
52. GAFETES DE EXPOSITOR: El EXPOSITOR tiene derecho por cada stand contratado (si contrató por metros cuadrados por cada 9 m2) a 5 gafetes de Expositor, que permite el acceso a las instalaciones en los horarios establecidos, así como al Programa de Conferencias sin costo.
El Expositor los podrá solicitar a través del Manual del Expositor antes de la fecha límite o bien durante el evento con su Código de Expositor Asignado y mail del contacto del evento.
53. GAFETES EXTRA: Se considera gafete extra aquel adquirido adicionalmente al asignado por stand, las reposiciones por extravío y/o cambio de nombre, tendrán un costo adicional que deberá ser cubierto al momento de solicitarlos en el Manual del Expositor. En caso de comprar Gafete de Personal de Servicio, se aplicará el mismo procedimiento estipulado en el párrafo 3 del punto 54.
54. GAFETES PARA EL PERSONAL DE SERVICIO: Dentro de los Gafetes de Expositor debe contemplar al personal de servicio que atenderá al stand y por seguridad deberán solicitarse de “Servicio” y no de “Expositor”.
Se entiende como Persona de servicio los siguientes: Edecanes, degustadoras, promotoras, modelos, demostradores(as), botargas, bailarines, animadores, meseros, cantineros, montadores, decoradores, constructores, electricistas, jardineros, personal de limpieza, cocineros, chefs, etc.
Este Gafete se expedirá de la misma forma que se tramita el de Expositor, únicamente con la leyenda Servicio.
Considere que por seguridad de las Empresas Expositoras y sus visitantes el personal de servicio:
a) No podrá ingerir bebidas alcohólicas o sustancias tóxicas durante las labores de montaje, desmontaje y durante el evento.
b) No podrá solicitar, pedir degustación, muestras, u obsequios o promocionales a stands vecinos.
c) Xxxxx estrictamente prohibido la desnudez total o parcial, Baile sobre tarima, o cualquier otro similar que a juicio del Comité Organizador atente contra el ambiente de negocio por el que fue creado el evento.
El Comité Organizador y/o la empresa de seguridad del evento podrán retirar al personal de servicio que incumpla, cancelar el gafete, así como las
activaciones que no cumplan con las restricciones antes mencionadas, sin ninguna responsabilidad para el Comité Organizador.
55. INVITACIONES ESPECIALES: El EXPOSITOR tiene derecho por cada stand contratado (si contrató por metros cuadrados por cada 9 m2) a 5 invitaciones electrónicas para invitados. El Expositor debe completar todos los datos requeridos del invitado, y el invitado deberá registrarse con la clave de confirmación en el sitio que se le envía junto con la invitación. Este cuenta con acceso a los 3 días del evento, el Visitante podrá ingresar únicamente en el horario de la Exposición. (Ver punto 40).
Se le proporcionará al Expositor vía mail una clave de acceso a las invitaciones electrónicas para poder enviar a sus invitados, las cuales permanecen abiertas hasta el último día del evento.
Los portadores de gafete de “visitante” emitido por las invitaciones no podrán por ningún motivo ingresar al piso de exposición con maletas, maletines, mochilas, producto o bultos de cualquier tipo, aunque sean expositores, sus materiales los tendrán que resguardar en las áreas de guarda equipaje, sin excepción.
56. ENTREGA ANTICIPADA DE GAFETES SOLICITADOS:
a. Previo al evento se enviarán vía e-mail los gafetes solicitados en el Manual del Expositor al e-mail registrado de cada participante.
b. En sitio podrá realizar el trámite en el Manual del Expositor.
SEGURIDAD
57. SEGURIDAD STAND, PRODUCTO Y/O OBJETOS PERSONALES: Todos los artículos personales, equipo, producto y material de decoración son de absoluta responsabilidad del EXPOSITOR, contratista o del que los porta. EL EXPOSITOR deberá esforzarse por mantener estos artículos resguardados o vigilados, sobre todo los artículos pequeños. Si requiere de la protección de laptops y/o computadoras diríjase al Módulo de Seguridad en donde podrá rentar candados.
El Comité Organizador, el Recinto y la empresa de seguridad no se hacen responsables por pérdidas de objetos personales y/ producto, en el interior xxx xxxxxxx, ni en los vehículos estacionados en el patio de maniobras, ni por los daños causados a estos por motivo de colisión, incendio, fenómenos naturales, terremoto, huracanes o cualquier causa o hecho de naturaleza análoga.
La seguridad del evento es más efectiva cuando el EXPOSITOR, su(s) contratista(s) y el Comité Organizador trabajan en cooperación. El EXPOSITOR y/o su contratista están facultados para contratar el seguro que estimen conveniente, con la finalidad de salvaguardar sus bienes dentro xxx xxxxxxx o cubrir daños y perjuicios a terceros
58. SEGURIDAD 24 HRS: Si requiere tener seguridad especial atendiendo sus valores, puede contratar este servicio con la empresa de seguridad del evento.
DESMONTAJE
59. DÍA DE DESMONTAJE
El día 9 xx xxxxx a partir de las 7:00 p.m. en xxxxxxx xxxxxxx hasta el día 10 xx xxxxx a las 08:00 a.m.
a) El Comité Organizador en su Ficha de Xxxxxxxxxx asignará el horario a su empresa para el ingreso a espera en EXPO ABIERTA.
b) Por respeto y petición de los Visitantes y a los Expositores no se podrá por ningún motivo desmontar y sacar productos, equipo y decoración el 9 xx xxxxx antes de las 9:00 p.m., la decisión del comité a este respecto es definitiva.
60. USO XX XXXXX: Por medidas de seguridad toda persona que ingrese al piso de exposición a las Actividades de Desmontaje deberá portar en todo momento casco de seguridad.
61. FECHA LÍMITE DE DESMONTAJE: Los espacios para exposición deberán ser desocupados y concluidas sus actividades de desmontaje, a más tardar el día 10 xx xxxxx a las 8:00 a.m. Posterior a este horario deberá pagar el Tiempo Extra utilizado al Recinto.
62. FICHA DE XXXXXXXXXX: Previo al Evento el Comité Organizador le hará llegar al Contacto del Evento una ficha de Xxxxxxxxxx vía e-mail, la cual debe presentar para el Acceso en el Módulo de Seguridad, además incluye horarios y lineamentos a seguir.
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Para optimizar su tiempo de ingreso y registro le pedimos que presentar esta Ficha de Xxxxxxxxxx ya que el Comité Organizador no contará con copia de la misma, en sitio.
63. TIEMPO EXTRA: Después del horario establecido podrá contratar hasta 3 horas extras de desmontaje.
Para la contratación de tiempo extra debe seguir 2 pasos:
1.-Contratar en el Módulo de Servicios xxx Xxxxxxx el tiempo extra de acuerdo a su metraje en un horario de 09:00 a 18:00 hrs. y
2.- Contratar en el Módulo de Seguridad un elemento de seguridad por cada 18 m2. Mostrando el recibo de pago xxx xxxxxxx, en un horario de 09:00 a 18:00 hrs.
Queda totalmente bajo la responsabilidad de EL EXPOSITOR y sus proveedores, la seguridad de sus pertenencias exonerando de cualquier responsabilidad al Comité Organizador.
64. DESPERDICIO DE DISPLAY: El EXPOSITOR se obliga a retirar todo material de su empresa dentro del horario de desmontaje.
Cuando se instale Display en custom el Montador y/o Expositor deberá retirar el material sobrante al final del evento; de lo contrario está obligado a pagar al recinto la cantidad de $20,000.00 pesos por cada contenedor de basura ocupado para retirar dicho material y el Comité Organizador eliminará la posibilidad de que la empresa Montadora ingrese en próximas ediciones.
65. SALIDA DE XXXXXXXXX DE EXHIBICIÓN: Podrán salir después de las 9:00 p.m. del 10 xx xxxxx, y deberá seguir instrucciones del Comité Organizador.
66. INGRESO DE PERSONAL Y TRANSPORTE AL DESMONTAJE:
Ingreso del Personal: Se deberá seguir el mismo proceso marcado en el punto 17 del presente Reglamento, el Documento que deberá presentar es la Ficha de Xxxxxxxxxx.
Ingreso del Transporte a Andenes:
Se deberá seguir el mismo proceso marcado en el punto 17 del presente Reglamento, el Documento que deberá presentar es la Ficha de Xxxxxxxxxx y se supervisará la carga de sus materiales.
Vehículos mayores a Camioneta y/o Furgoneta de 3 ½ toneladas hasta tráiler: Podrán ingresar a andenes de carga y/ descarga.
Vehículos particulares: Podrá ingresar su vehículo al estacionamiento (único ingreso por Av. De las Rosas) contratando personal de Transmal para la carga de sus mercancías por puerta lateral Vestíbulo 5 (a un costado de registro de expositores) para acceder a andenes de carga; y registrar a su personal, El tiempo asignado en este espacio es de 10 minutos.
GENERALES
67. La comunicación entre el Comité Organizador y el Expositor podrá ser vía e- mail, WhatsApp o cualquier otro medio electrónico.
68. Este Reglamento de Exposición y todo lo que en él se estipula, forma parte integral del Convenio de Confirmación de Stands.
69. El Comité Organizador se reserva el derecho de solicitar se abandone el recinto a cualquier persona o empresa que incumpla con las disposiciones descritas en el presente Reglamento, sin que esto genere responsabilidad alguna para El Comité Organizador
Firma del Expositor
70. Cualquier alteración a los horarios y días establecidos, queda totalmente bajo la responsabilidad del EXPOSITOR corriendo por su cuenta los costos que esto origine.
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