TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO DEL PROCESO DE CONTRATACION .- 2 -
2. OBJETO DEL CONTRATO. ..........................................................................- 2 -
3. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................- 2 -
4. ANÁLISIS DE RIESGOS ..............................................................................- 2 -
5. ALCANCE ..................................................................................................- 4 -
6. PRESUPUESTO ..........................................................................................- 5 -
7. PLAZO Y EJECUCION .................................................................................- 5 -
8 CONDICIONES GENERALES: ......................................................................- 5 -
9. CONFIDENCIALIDAD .................................................................................- 6 -
10. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: ..............................................................- 6 -
11 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ...............................................................- 8 -
12 DOCUMENTACIÓN. ................................................................................- 8 -
13 EXPERIENCIA GENERAL..........................................................................- 9 -
14 EVALUACION DE CUMPLIMIENTO TÉCNICA .............................................- 9 -
15 FORMA DE PAGO ................................................................................. - 10 -
16 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA COMERCIAL ................................... - 11 -
1. OBJETIVO DEL PROCESO DE CONTRATACION
La UNIVERSIDAD DISTRITAL XXXXXXXXX XXXX XX XXXXXX está interesada en recibir propuestas para contratar soporte tipo estándar, garantía extendida y mantenimiento correctivo con partes para sistema de almacenamiento masivo NetApp® FAS3250
Contratar los servicios de soporte tipo estándar, garantía extendida correspondiente a soporte y mantenimiento correctivo para sistema de almacenamiento masivo NetApp® FAS3250 descritas en las presentes especificaciones técnicas
Dada la necesidad de mantener en condiciones óptimas el sistema de almacenamiento masivo y sus componentes, administrados y gestionados por la Red de Datos UDNET, se requiere que la Universidad cuente con el servicio especializado de soporte, mantenimiento y garantía extendida para este equipo descrito en las presentes especificaciones técnicas.
La razón de contar con este servicio es por la importancia de los servicios soportados y almacenados a través de esta infraestructura, la cual se mencionan a continuación:
1. Sistema de Virtualización para administrativos.
2. Sistema copias de seguridad. Se realiza la copia de seguridad a los siguientes sistemas
a. Sistema de información Hojas de Vida de Recursos humanos
b. Sistema Contable
c. Información del área financiera
3. Directorio Activo del dominio local xxxxxxxxxx.xxx.xx
4. Correo electrónico institucional
5. Máquinas virtuales de la Oficina Asesora de Sistemas
La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del objeto del presente proceso, se sujetarán a los criterios definidos en este numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con las estipulaciones legales pertinentes, y la naturaleza del contrato, considerando que está a cargo del contratista la ejecución total del contrato y a cargo de la entidad el pago del valor pactado.
Los siguientes hacen parte de aquellos hechos constitutivos de riesgo, que a criterio de la Red de Datos UDNET pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato:
4.1 Riesgo previsible
Son los posibles hechos o circunstancias que, por la naturaleza del contrato y servicios a adquirir, es factible que sucedan.
Para los efectos del presente documento, se consideran como riesgos previsibles:
4.1.1 Riesgos previsibles con cargo al oferente ganador
4.1.1.1 Disminución de la calidad en la prestación de los servicios contratados
4.1.1.2 Tener atrasos en la garantía de fábrica, mantenimiento y soporte por incumplimiento de tiempos y/o en disponibilidad de personal.
4.1.1.3 La divulgación de información no autorizada y confidencial que se conozca en virtud del cumplimiento de obligaciones.
4.1.1.4 La no toma de las medidas de seguridad industrial apropiadas por el proveedor, a favor de la conservación de las condiciones físicas y mentales de sus trabajadores, así como de terceras personas que activa o pasivamente tenga alguna relación.
4.1.1.5 Incumplimiento o retrasos en los tiempos de respuesta
4.1.1.6 Fallas en el soporte o en cuanto al personal para brindar dicho servicio requerido a la solución
4.1.1.7 Que el contratista ganador no cuente, en su inventario, con los componentes o piezas adecuadas, durante el periodo de la garantía.
4.1.2 Riesgos previsibles a cargo de la Universidad Distrital
4.1.2.1 Incumplimiento de las obligaciones establecidas en las especificaciones técnicas
4.1.2.2 El no pago del contrato, en la forma establecida.
4.1.2.3 Descripción imprecisa de características para la adquisición de los servicios.
4.1.2.4 No establecimiento de requisitos técnicos necesarios en los términos y en el pliego de condiciones
4.1.2.5 Que se suministre información errada o desactualizada al contratista para cualquiera de las actividades de su objeto contractual
4.1.2.6 La no ejecución del contrato en la forma debida y establecida en las especificaciones técnicas
4.1.2.7 La no comunicación permanente, por parte del supervisor del contrato, con el oferente(s) ganador (es) del proceso de selección, que ocasione demoras y tropiezos en el desarrollo del contrato que se firmare
4.1.2.8 No tramitar o permitir el acceso al contratista para el desarrollo del objeto del contrato.
4.2 Riesgo imprevisible
Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir, el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerras, o eventos que alteren el orden público. Estos riesgos deberán estar considerados por parte de los oferentes en caso de que les sea adjudicado el contrato resultante de este proceso.
Para los efectos del presente documento, se consideran como riesgos imprevisibles
4.2.1 Xxxxxx y sobre costos en la entrega de todos los servicios requeridos
4.2.2 Efectos favorables o desfavorables de las alteraciones de la financiación como consecuencia de la variación en el entorno xxx xxxxxxx y la obtención de recursos para adelantar el objeto contractual
4.2.3 Circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito
4.2.4 La variación de los precios xx xxxxxxx, como resultado del impacto de la TRM, impactando cualquier actividad relacionada con la ejecución del contrato
4.3 Otros riesgos
Son los posibles hechos o circunstancias que se podrían presentar por la no celebración del objeto del contrato y de los servicios a adquirir, es factible que sucedan.
La no adquisición de los servicios descritos en las especificaciones técnicas tendrá las siguientes implicaciones
4.3.1 No poder garantizar el óptimo funcionamiento del equipo descrito en la tabla 1
“Equipo SAN NetApp”, de la presente especificación técnica
4.3.2 No contar con el servicio de soporte, mantenimiento correctivo y actualización de firmware especializado para el equipo
4.3.3 Perdida de la información alojada en los servidores por daño en el hardware.
Realizar el soporte, extensión de garantía, mantenimientos correctivos y actualización de firmware para los elementos descrito en la Tabla 1. “Equipo SAN NetApp” por un año. Este equipo es administrado por la red de Datos UDNET.
6. PRESUPUESTO
El presupuesto oficial estimado para el presente proceso es hasta por la suma de TRESCIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($350.000.000), incluido IVA y demás Impuestos Nacionales y Distritales, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nº XXXX del XX de XXXXX, expedido por el Jefe de la Sección de Presupuesto de la Universidad Distrital.
7. PLAZO Y EJECUCION
El plazo de ejecución para el servicio de soporte tipo estándar, extensión de garantía, mantenimientos correctivos y actualización de firmware será de un (1) año, contados a partir del perfeccionamiento del contrato y de la firma del Acta de Inicio.
8 CONDICIONES GENERALES:
8.1 El contratista se compromete a no realizar una mala manipulación, degradación del funcionamiento o inutilizar de manera lógica o física de los elementos que conforman Tabla 1 “Equipo SAN NetApp” y sus componentes.
8.2 Ningún procedimiento de soporte o mantenimiento correctivo puede iniciarse ni realizarse sin la presencia de los administradores por parte de la universidad, del equipo descrito en la Tabla 1 ““Equipo SAN NetApp”.
8.3 Por cada mantenimiento y soporte realizado, el contratista debe entregar un Informe Técnico escrito por cada uno de los procedimientos realizados, donde se debe indicar procedimiento, soluciones dadas y observaciones pertinentes, en un término inferior a tres días hábiles.
8.4 El personal técnico que atienda los servicios tanto de soporte como de mantenimiento correctivo debe ser idóneo y cumplir con los requerimientos exigidos en el numeral doce (12). DOCUMENTACIÓN ítem 12.2 iii, de las presentes especificaciones técnicas.
8.5 Durante los procedimientos de soporte y mantenimiento realizados en virtud del presente contrato, el contratista debe:
i. Informar por escrito a la supervisión del contrato los riesgos y acciones para mitigar el mal funcionamiento que puedan presentar dichos equipos al instalar las actualizaciones.
ii. Informar por escrito a la supervisión del contrato los riesgos y acciones que se puedan presentar de no realizar las actualizaciones propuestas.
iii. Acordar con el supervisor la pertinencia técnica de instalar las actualizaciones propuestas
9. CONFIDENCIALIDAD
El contratista respetará el carácter confidencial de toda la información obtenida dentro del marco de la ejecución del contrato y no deberá divulgarla a terceros, sin acuerdo previo y por escrito de la Universidad Distrital Xxxxxxxxx Xxxx xx Xxxxxx.
10. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
10.1 DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO:
Los elementos descritos a continuación, se encuentran ubicados en sedes de la Universidad Distrital en el área metropolitana de Bogotá.
Ítem | Equipo | Elemento para soporte tipo estándar y mantenimiento | Número de Serie | Estado | Ubicación geográfica |
1 | SAN NetApp Fas3250 | Controladoras. Dos (2) controladoras Activo - Activo | • Serial Controladora 1: 2017122945 • Serial Controladora 2: 2017123048 | Versión: NetApp Release 8.2.4P5 7-Mode Funcional | Sede Aduanilla xx Xxxxx Xxxxx 00 Xx. 00-00 |
Diez (10) bandejas de discos SAS, de 2.5” 10000 RPM | Funcional | ||||
Seis (6) Bandejas de discos SATA, de 3.5” 7200 RPM | Funcional | ||||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2539H039 | Funcional | |||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2549H08E | Funcional |
Tabla 1. Equipo SAN NetApp
10.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON SUMINISTRO E INSTALACION DE PARTES
Se entiende por Mantenimiento Correctivo: todas las actividades y procedimientos que conlleven a la corrección de las fallas que se presenten en la infraestructura descrita en la presente especificación técnica, como también la solución de las mismas y la puesta en operación normal del equipo y sus componentes.
El mantenimiento correctivo, se suministrará a la infraestructura descrita en la Tabla 1
“Equipo SAN NetApp.”
Cualquier requerimiento de cambio de partes del equipo descrito en la Tabla “Equipo SAN NetApp.”, durante los mantenimientos correctivos, deberá ser atendido, con el remplazo, instalación y configuración por parte del contratista, sin generar costo adicional al valor del contrato. Las partes deben ser originales y no remanufacturadas.
Se deben realizar todas las visitas técnicas de mantenimiento correctivo a que haya lugar, cuando la situación lo amerite y se debe contar con los siguientes niveles de atención:
o Atención telefónica y vía correo electrónico inmediata 8x5x365
o Atención y solución en sitio 8x5x365
o Tiempo de solución a la incidencia presentada, no puede superar las 6 horas.
Si la reparación requiere que algún equipo, chasis o componente se retire de las instalaciones de la Universidad, este deberá ser reemplazado, instalado y puesto en funcionamiento, de manera provisional, mientras se repara y pone en funcionamiento el equipo, chasis o componente retirado, por uno de iguales o mejores características para no afectar el servicio. En ningún caso generará costo adicional a la Universidad Distrital.
En caso de ser necesario el traslado del equipo o sus componentes, el desplazamiento (ida y vuelta), los costos asociados a este desplazamiento (fletes, seguros, etc.) y la responsabilidad por el equipo están a cargo exclusivo del contratista y en ningún caso generará costo adicional a la Universidad Distrital.
Las labores realizadas deben generar informes escritos que incluyen entre otros:
• El diagnóstico y concepto técnico sobre la falla.
• Listado de seriales y denominación de partes reemplazadas y retiradas
• Causas que generaron la falla.
• Soluciones adoptadas.
10.3 SOPORTE TIPO ESTÁNDAR:
Todas las actividades y procedimientos que conlleven a la atención de requerimientos técnicos solicitados por los administradores del equipo descrito en la Tabla 1 “Equipo SAN NetApp.” ante eventos o incidencias que se presenten en la infraestructura. Se debe contar con los siguientes niveles de atención:
o Atención telefónica y vía correo electrónico inmediata 8x5x365
o Atención y solución en sitio 8x5x365
o El tiempo de atención y solución no puede superar las 6 horas.
• El soporte contempla las actualizaciones de Firmware a la versión con la cual se garantice el correcto funcionamiento del equipo descrito en la Tabla 1 “Equipo SAN NetApp.”, cuando la Universidad lo requiera y los administradores del sistema lo aprueben.
10.4 GARANTIA EXTENDIDA
Corresponde al respaldo por parte del fabricante del equipo descrito en la Tabla 1 “Equipo SAN NetApp.” que garantice la existencia y suministro de partes. La Certificación de la garantía extendida debe ser expedida por el fabricante del equipo. El contratista debe proveer a la universidad del mecanismo que permita verificar de manera directa con el fabricante la garantía extendida solicitada.
La garantía extendida de fábrica debe iniciar a partir de la firma del acta de inicio y será durante un (1) año.
Para cualquier componente de la tabla 1 “Equipo SAN NetApp.” en caso de daño parcial o total, deberá ser reemplazado en un tiempo inferior a un (1) día, posterior al concepto de daño del mismo, sin generar costos adicionales a la Universidad. Adicionalmente el proveedor asume los costos asociados a este reemplazo (fletes, seguros, etc.) y en ningún caso generará costo adicional a la Universidad Distrital.
11 SUPERVISIÓN DEL CONTRATO
La supervisión del contrato será desarrollada por la red de datos UDNET de la Universidad.
La red de datos UDNET supervisará la realización de los servicios objeto del presente contrato, concernientes al equipo descrito en la Tabla 1 “Equipo SAN NetApp.”
12 DOCUMENTACIÓN.
12.1 Documentación que debe entregarse con la propuesta:
i) DISTRIBUCION AUTORIZADA: El oferente deberá demostrar que para este proceso de contratación cuenta con el respaldo del fabricante NetApp®. Para tal efecto se debe anexar certificados expedidos directamente por el fabricante en que conste:
1. Distribuidor autorizado.
2. Que la empresa oferente, está en capacidad de instalar, configurar, soportar, realizar mantenimiento y cumplir con las garantías que acompaña los productos.
ii) Con el fin de garantizar a la Universidad Distrital un buen servicio en el periodo de ejecución y garantía extendida, el oferente debe anexar certificación firmada
en la que exprese claramente que en caso de que sea adjudicatario del proceso de selección, presentará para la ejecución del contrato personal certificado por el fabricante NetApp®
iii) Carta en donde el oferente se compromete a realizar el soporte y mantenimiento acorde con las condiciones técnicas mínimas establecidas en las presentes especificaciones técnicas.
iv) Documentación donde acredite experiencia de acuerdo al ítem 13 “EXPERIENCIA GENERAL.”
12.2 Documentación a entregar durante la ejecución del contrato.
i. La Certificación de la garantía extendida expedida por el fabricante NetApp® con la misma fecha del acta de inicio
ii. Esquema organizativo del área técnica de la empresa con la información de contacto y escalonamiento xx xxxxxx.
iii. Hojas de vida con soportes del personal técnico que realizará el servicio de soporte técnico y mantenimiento, donde acredite su experiencia en el equipo de marca NetApp®, descrito en el Objeto del Contrato.
iv. Manuales o protocolo de mantenimiento. Deben ser entregados para la firma del acta de inicio
v. Para realizar los mantenimientos, el personal asignado debe estar debidamente identificado y presentar la afiliación a EPS y ARL vigentes.
vi. El contratista deberá hacer actualización de pólizas que estén acorde con la fecha de la firma del acta de inicio.
13 EXPERIENCIA GENERAL.
El oferente deberá acreditar experiencia anexando, tres (3) certificaciones de contratos, facturas o copia de contrato, cuyos objetos sean similares al de la presente contratación. Solo se tendrán en cuenta certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución (en un 60%) celebrados en los últimos tres (3) años; los documentos entregados deben permitir verificar que el valor de uno de ellos o la suma debe ser de un monto igual o superior al valor previsto a la presente contratación.
Dichos documentos deben contener como mínimo la siguiente información
13.1 Nombre o razón social de la empresa o persona contratante
13.2 Objeto del contrato
13.3 Valor del contrato
13.4 Fecha y duración del contrato
14 EVALUACION DE CUMPLIMIENTO TÉCNICA
Se llevará a cabo por parte de la Oficina de la Red de datos UDNET de la Universidad Distrital y se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requerimientos solicitados en las presentes especificaciones
técnicas. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será CUMPLE O NO CUMPLE de acuerdo a la siguiente tabla:
Ítem | Equipo | Elemento para soporte y mantenimiento | Número de Serie | Soporte y Mantenimiento correctivo | |
Ubicación en la propuesta (No. Página) | Cumple | ||||
1 | SAN NetApp Fas3250 | Controladoras. Dos (2) controladoras Activo - Activo | • Serial Controladora 1: 2017122945 • Serial Controladora 2: 2017123048 | ||
Diez (10) bandejas de discos SAS, de 2.5” 10000 RPM | |||||
Seis (6) Bandejas de discos SATA, de 3.5” 7200 RPM | |||||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2539H039 | ||||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2549H08E | ||||
Garantía extendida: Soporte técnico 8x5x365 por un (1) año: en sitio, remoto, telefónico o por correo electrónico, según se requiera Tiempo de solución a la incidencia presentada, no puede superar las 6 horas | |||||
Tabla 2. Evaluación Técnica
15 FORMA DE PAGO
La Universidad Distrital cancelará al contratista la totalidad del valor del contrato en un solo contado, previa entrega de la documentación requerida
15.1 Entrega de documento de Fabrica NetApp, donde se certifica y ampara la garantía extendida para el equipo relacionado en la Tabla 1 “Equipo SAN NetApp” de los presentes pliegos de condiciones.
15.2 Presentar la factura respectiva con un término de vencimiento no inferior a 60 días, el acta de recibo a satisfacción por parte de la Supervisión y los informes técnicos a que haya lugar
15.3 La Universidad Distrital sólo pagará al contratista, previo la presentación de la documentación requerida.
15.4 Entrega de documentación referida en la Circular No., emitida por la División Financiera de la Universidad.
Bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos a terceros, sin previa autorización expresa por parte del contratista
16 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA COMERCIAL
El oferente debe presentar su propuesta comercial en pesos colombianos y con los impuestos xx xxx, igualmente deberá basarse en el formato establecido en la tabla 3., “Propuesta económica”
Ítem | Equipo | Elemento para soporte y mantenimiento | Número de Serie | Soporte y Mantenimiento correctivo | Suma del valor del IVA de los servicios | Sumatoria de valores unitarios por ítem más IVA |
valor unitario | ||||||
1 | SAN NetApp Fas3250 | Controladoras. Dos (2) controladoras Activo - Activo | • Serial Controladora 1: 2017122945 • Serial Controladora 2: 2017123048 | |||
Diez (10) bandejas de discos SAS, de 2.5” 10000 RPM | ||||||
Seis (6) Bandejas de discos SATA, de 3.5” 7200 RPM | ||||||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2539H039 | |||||
Switch SAN Brocade 510 | Serial: ALM2549H08E | |||||
Garantía extendida: Soporte técnico 8x5x365 por un (1) año: en sitio, remoto, telefónico o por correo electrónico, según se requiera Tiempo de solución a la incidencia presentada, no puede superar las 6 horas | ||||||
Total. | ||||||
Tabla 3. Propuesta Económica