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XXXXXXXX Xx. 000 XX 0000, XXXXXXXXX XXXXX XX XXXXXXX XXXXXXXX XX

XXXXXXXXXXXXX -ANH Y TCHL CONSULTORIA Y SERVICIOS SAS

Obligaciones del Contratista: El objeto contractual comprende obligaciones generales y específicas que se enumeran a continuación.

Obligaciones:

De carácter general

1. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad. Por lo tanto, no existe ni existirá algún tipo de subordinación, ni vínculo laboral de El Contratista con la ANH.

2. Responder por sus actuaciones y omisiones derivadas de la celebración del presente contrato, y de la ejecución del mismo, de conformidad con lo establecido en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, sus decretos reglamentarios, y normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Mantener actualizado su domicilio durante la vigencia del contrato y presentarse a LA ANH en el momento en que sea requerido para tratar asuntos de los que tuvo conocimiento durante la ejecución del contrato.

4. Conservar y responder por el buen estado (salvo el deterioro por su normal uso), de los bienes que le sean entregados para el cumplimiento del objeto contractual. (Si a ello hubiere lugar), y entregar al vencimiento de la ejecución del presente contrato los documentos y elementos que le fueron entregados para el desarrollo de las actividades contractuales. (Si a ello hubiere lugar), para ello el supervisor del contrato expedirá el respectivo paz y salvo el cual servirá como soporte para el último pago que se efectúe a El Contratista.

5. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, informando inmediatamente a LA ANH, y demás autoridades competentes cuando se presenten tales peticiones o amenazas.

6. Conocer a cabalidad los términos del presente contrato, para realizar la ejecución del mismo con eficiencia y eficacia.

7. Suscribir oportunamente las modificaciones si las hubiere.

8. Responder por los documentos físicos o magnéticos elaborados o entregados con ocasión de la ejecución del contrato, así como responder por la seguridad y el debido manejo de todos los documentos y registros propios de la Entidad para que reposen en la dependencia correspondiente.

9. Suministrar toda la información que le sea solicitada por la dependencia de la ANH en la que preste sus servicios para verificar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 4° y 5° de la Ley 80 de 1993.

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10. Acatar y aplicar de manera diligente las observaciones y recomendaciones impartidas por el Supervisor del contrato.

11. Presentar los informes sobre la ejecución del contrato que le sean solicitadas por el Supervisor del mismo.

12. Mantener informada a la ANH a través del supervisor, sobre el avance del contrato.

13. Presentar oportunamente la factura o documento de cobro, con los soportes correspondientes y demás documentos necesarios para el pago.

14. Responder ante las autoridades competentes por los actos u omisiones que ejecute en desarrollo del contrato, cuando en ellos se cause perjuicio a la administración o a terceros en los términos del artículo 52 de la ley 80 de 1993.

15. Pagar a la ANH todas las sumas y costos que la misma deba asumir, por razón de la acción que contra ella inicien terceros que hayan sufrido daños por causa del contratista, durante la ejecución del contrato.

16. Mantener vigentes las garantías exigidas por la Entidad durante la ejecución del contrato.

17. Reparar los daños e indemnizar los perjuicios que cause a la ANH por el incumplimiento del contrato. En caso de que se intente una acción o se presente una reclamación contra la ANH por la cual deba responder el CONTRATISTA, aquella procederá a notificarle a la mayor brevedad para que el CONTRATISTA adopte bajo su propia xxxxx todas las medidas necesarias para resolver la controversia y evitar perjuicios a la ANH. Si el CONTRATISTA no logra resolver la controversia en el plazo que fije la ANH, la misma podrá hacerla directamente y el CONTRATISTA asumirá todos los costos en que se incurra por tal motivo. En cualquiera de los eventos anteriores el CONTRATISTA autoriza a la ANH a deducir los valores resultantes por estos conceptos de cualquier suma que ésta le adeude al contratista. En todo caso la ANH podrá realizar los actos procesales que sean indispensables para defender sus derechos.

18. Las demás inherentes al objeto y la naturaleza del contrato y aquellas indicadas por el Supervisor para el cabal cumplimiento del objeto del contrato.

19. Cuando a ello haya lugar, el CONTRATISTA, deberá dar cumplimiento a las normas relacionadas con HSE (Salud Ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente), así como a los parámetros que fije la Entidad, en desarrollo de dicha normatividad.

Obligaciones referentes al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo y al sistema de gestión ambiental.

1. Acogerse al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo adoptado por la entidad, de manera tal que permita mejorar las condiciones de bienestar y de su ambiente de trabajo, así como velar por el cuidado

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propio para beneficio de su salud física, mental y bienestar social, garantizando así el desarrollo de sus actividades en un entorno óptimo para asegurar la eficiencia en la ejecución de estas.

2. Procurar el cuidado integral de su salud.

3. Contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada, para lo cual asumirá su costo.

4. Informar a la ANH la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, el contratista tiene la obligación de realizar el reporte de los accidentes de trabajo a la ARL y a la EPS, una vez realicen el reporte se debe enviar copia al correo: xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx, de igual manera debe realizar la respectiva investigación de accidentes conforme a los documentos establecidos para tal fin y una vez realizada remitir el informe de la investigación a la Agencia.

5. Reportar por escrito a la ANH las condiciones adversas de seguridad y salud que identifica en su lugar de trabajo.

6. Mantener disponible en el lugar de ejecución de los trabajos su carné de vacunación vigente (carnet de vacunación que cumpla como mínimo con la aplicación efectiva de la fiebre amarilla y esquema de vacuna antitetánica con posteriores aplicaciones del refuerzo según las características del trabajador).

7. Presentar ante el personal de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) de la ANH copia del examen médico ocupacional emitido por un médico con licencia de salud ocupacional. Para aquellos contratistas independientes que realicen trabajos en alturas, el certificado de aptitud debe hacer mención explícita de la capacidad del contratista para desarrollar dichas actividades.

8. Participar en las actividades de Prevención y Promoción organizadas por la ANH, entiéndase por estas aquellas actividades de inducción, reinducción, capacitaciones y demás actividades programadas, estilos de vida saludables, etc, desde el Sistema de Gestión para el fortalecimiento de este.

9. Conocer, entender y cumplir con la Política Integral del Sistema Gestion integrado y control y demás políticas de la ANH, asegurando el cumplimiento de estas durante la ejecución del Contrato.

10. Si en la ejecución del contrato, el contratista debe atender asuntos derivados de sus funciones en otra entidad u organización; el contratista debe acogerse al Sistema de Gestión de dicho lugar mientras se encuentre en sus instalaciones.

11. Recoger y clasificar los residuos sólidos de acuerdo a lo contemplado en el programa de gestión Integral de Residuos Sólidos que establezca la entidad. Por otro parte participar activamente, en las capacitaciones o charlas de divulgación del Sistema de Gestión Ambiental y demás sistemas que adopte y deba adoptar la entidad

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12. El Contratista independiente que deba conducir vehículo propio o alquilado para llevar a cabo el objeto del contrato, deberá contar con la Licencia de Conducción vigente y de categoría adecuada para el vehículo que conducen, además debe comprometerse a cumplir las normas de tránsito y los lineamientos de regulación en materia de seguridad vial establecidos por la Agencia en el Plan Estratégico de Seguridad Vial.

13. El contratista independiente que deba realizar actividades de alto riesgo (trabajo en alturas, trabajo en espacios confinados, trabajo en excavaciones, manejo de maquinaria pesada, manejo de equipos de izaje de cargas, trabajos eléctricos, trabajos con fuentes de radiación iónica, etc.) deberá estar capacitado y certificado (en los casos que aplique) por entidades reconocidas para tal fin. Dichas certificaciones vigentes, deberán ser presentadas al personal de HSE de la ANH antes del inicio de la ejecución del contrato.

14. El contratista deberá cumplir con lo expuesto en el Decreto 1496 del 06 xx xxxxxx de 2018 Sistema Globalmente Armonizado – SGA, según sea el caso.

15. El contratista debe conocer todos los programas y prácticas ambientales que se desarrollan en la entidad y aplicarlos durante el desarrollo del contrato.

16. Dejar el sitio de trabajo en buenas condiciones de orden y aseo, garantizando en todo momento el ahorro y uso eficiente de los recursos (Agua, Energía, entre otros).

17. El contratista se compromete a participar activamente en el diseño, documentación, aplicación, mantenimiento y mejora del Sistema de gestión integrado y de control.

18. Informar oportunamente a la ANH toda novedad derivada del contrato

OBLIGACIONES ESPECIFICAS:

En desarrollo del objeto contractual, EL CONTRATISTA se compromete a cumplir las siguientes obligaciones específicas:

1. El CONTRATISTA se hace responsable para sí y ante terceros, de todos los daños y pérdidas que se puedan ocasionar a los bienes, elementos y equipos y que sean imputables al servicio.

2. Prestar el servicio de archivo y correspondencia con personal calificado y según anexo No 11 REQUISITOS TECNICOS MINIMOS.

3. Entregar el personal de manera oportuna la dotación de elementos, equipos y medios tecnológicos necesarios para la prestación del servicio.

4. Contar con el personal suficiente para cubrir las ausencias temporales o definitivas del personal.

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5. El CONTRATISTA será el único responsable por la vinculación del personal, todo lo que debe realizar en su propio nombre y por su cuenta y riesgo sin que la Agencia Nacional de Hidrocarburos adquiera responsabilidad alguna por dichos actos y serán por cuenta del mismo, el pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que ocupe en la ejecución del contrato.

6. El CONTRATISTA ejercerá el control sobre la calidad e idoneidad del sistema de selección, capacitación y entrenamiento del personal que disponga para la prestación del servicio, sin perjuicio de que la Agencia Nacional de Hidrocarburos pueda hacer sugerencias al respecto, con el fin de asegurar la mejor calidad en el servicio que se presta.

7. Cumplir con sus obligaciones prestacionales, no exceder la jornada laboral y reconocer las horas extras, llevar el registro correspondiente y entregar copia a los trabajadores como lo establece la ley.

8. El CONTRATISTA deberá pagar al equipo de trabajo, la remuneración convenida la cual no podrá ser inferior a los mínimos presentados en la propuesta y los establecidos de acuerdo con la ley, con la periodicidad establecida en el respectivo contrato. Así mismo la Agencia Nacional de Hidrocarburos se reserva el derecho de solicitar en cualquier momento los comprobantes de pago respectivos.

9. Elaborar y rendir informes diarios, semanales y mensuales, los conceptos de seguridad de forma escrita y demás trabajos solicitados por el supervisor en el desarrollo del contrato.

10. Reemplazar de manera inmediata el personal que, a juicio del supervisor del contrato, no esté cumpliendo con el objeto del presente contrato o preste el servicio en forma deficiente.

11. Tener al día el pago a los aportes que establece la Ley a diferentes entidades, aportes laborales, permisos, patentes y demás requisitos establecidos en el Decreto 356 de 1994, y las Leyes 789 de 2002 y 828 de 2003.

12. Responder por los bienes y elementos de propiedad de la entidad que le sean entregados en virtud del contrato. Los bienes y elementos serán entregados debidamente inventariados y el contratista se compromete a conservarlos, custodiarlos, cuidarlos y entregarlos a la dependencia correspondiente en el mismo estado en que se le entregan salvo el deterioro normal por el uso de los mismos.

13. Subir a la Plataforma SECOP II la garantía que ampara el contrato.

14. Subir a la Plaforma SECOP II los informes mensuales de ejecución del contrato.

15. Las demás contenidas dentro del anexo No 11: REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MINIMOS.

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ANEXO No. 11 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

En desarrollo del objeto reseñado, el contratista deberá desde el inicio del contrato disponer de los recursos necesarios para asumir la administración del Sistema de Gestión Documental de la ANH; el cual comprende entre otras las siguientes actividades:

• Administración de Comunicaciones Oficiales

Comprende lo relacionado con las comunicaciones oficiales (recibidas, enviadas e internas) e incluye las siguientes actividades generales: recepción, verificación, clasificación, radicación y registro, digitalización de documentos, ingreso de documentos al sistema, tratamiento digital y manejo de archivos electrónicos, alistamiento, distribución, control de entregas, atención de consultas y presentación de informes, entre otras actividades.

Se entenderá como Comunicaciones Oficiales “todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”. Comunicaciones Oficiales Recibidas: todas aquellas recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, la cuales pueden ser remitidas por la ciudadanía en general, proveedores, entidades oficiales, contratistas, entre otros; independientemente del medio utilizado para su recepción. Comunicaciones Oficiales Enviadas: todas aquellas producidas y enviadas por la ANH en desarrollo de sus funciones, la cuales pueden ser remitidas a la ciudadanía en general, proveedores, entidades oficiales, contratistas, entre otros; independientemente del medio utilizado para su envío.

Comunicaciones Oficiales Internas: todas aquellas producidas y enviadas entre dependencias de la ANH en desarrollo de sus funciones; independientemente del medio utilizado para su envío.

Para el control de las comunicaciones oficiales de la ANH Gestión Documental utilizará planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos en la Ventanilla Única de Correspondencia y dispondrá de servicios de alerta para el seguimiento al curso y entrega de las mismas.

A través de la administración de las comunicaciones oficiales, el contratista se obligará a dar cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable a la Entidad en esta materia, a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión Documental, como también a los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión y Control, y demás directrices de la Entidad.

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- Recepción de Documentos

Recibir en Ventanilla Única de Radicación, las comunicaciones oficiales (recibidas y enviadas) despachadas con destino a las dependencias de la entidad y a los terceros, verificando el cumplimiento de las normas de elaboración oficializadas por la ANH en cuanto su destino, forma, soportes, entre otros.

- Verificación de Documentos

Verificar los documentos físicos, digitales y/o electrónicos recibidos y despachados en cuanto a su pertinencia, tipo, forma y contenido, metadatos, soportes o anexos y demás aspectos susceptibles de verificación; conforme a la normatividad vigente y lineamientos aplicables a la Entidad relacionados con la producción, gestión, trámite y cierre de las comunicaciones oficiales.

- Registro, Radicación, Indexación y Escaneo de Documentos

Posterior a la recepción y verificación de la documentación se debe realizar el registro, radicación e indexación en la herramienta destinada por la Entidad para la gestión de las comunicaciones oficiales, para lo cual se deberá ingresar al sistema como mínimo la siguiente información: Clase de comunicación, medio de recepción, prioridad, clasificación del documento (TRD), ciudad y fecha de generación o elaboración, número de folios, asunto, numero de referencia, número de guía, anexos, nombre de remitente(s) y destinatario(s), entre otros. Luego del registro de la información se debe realizar la radicación en el sistema, el alistamiento físico de las comunicaciones oficiales y su digitalización, el cargue y asociación en el sistema de las imágenes de cada radicado (incluidos sus anexos).

- Control de Calidad y Asociación de Anexos en Soportes Ópticos y Magnéticos

Realizar el control de calidad de las imágenes de cada radicado validando para ello la conformidad y legibilidad, tamaño y direccionamiento, resolución de escaneo, escalas de color, aplicación de OCR y/o ICR, páginas sin información o en blanco, entre otros.

Posterior al control de calidad, para garantizar la consulta de archivos informáticos que vengan anexos o adjuntos a las comunicaciones y que se encuentren en soportes ópticos, magnéticos y/o electrónicos se realizará el cargue e indexación de la totalidad de éstos en el sistema.

- Clasificación de Comunicaciones Oficiales

Identificar, separar y clasificar las comunicaciones oficiales de la ANH (recibidas, enviadas e internas) de acuerdo con las directrices y lineamientos de la Entidad para el despacho, distribución y entrega de cada tipo de comunicación. Para esta clasificación se tendrán en cuenta aspectos generales como la TRD, tipo de comunicación, tipo de documento, medio de despacho o envío, la gestión y trámite, entre otros.

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- Alistamiento, Distribución y Recolección Interna de Documentos

Coordinar y preparar física y electrónicamente las comunicaciones a enrutar interna y externamente, teniendo en cuenta el tipo de envío para cada comunicación realizar la distribución y despacho para lo interno, urbano, nacional e internacional según corresponda a través de los mensajeros urbanos o la empresa que preste a la ANH los servicios de correo externo (certimail, urbano, nacional e internacional).

Realizar la recolección y distribución interna (mensajería interna o patinaje) de las comunicaciones oficiales de las dependencias de la ANH, para su clasificación y despacho a nivel interno, urbano, nacional e internacional según corresponda a través de los mensajeros urbanos o la empresa que preste a la ANH los servicios de correo externo (certimail, urbano, nacional e internacional).

Controlar la entrega física y electrónica, según el caso, de las comunicaciones enviadas y recibidas al interior de la ANH. Realizar la entrega en debida forma a la empresa que preste a la ANH el servicio de correo externo (certimail, urbano, nacional e internacional)., quienes serán los responsables del proceso de distribución y entrega final al destinatario.

- Control de Documentos: Entregas, Despachos y Atención de Consultas

Realizar el control, seguimiento y verificación de la entrega de las comunicaciones despachadas a nivel urbano, nacional e internacional, despachadas a través del servicio de correo externo (certimail, urbano, nacional e internacional) y de la mensajería urbana (motorizados), como también generar los reportes e informes respectivos o los que le sean solicitados de los despachos o del servicio de correo interno o externo.

Atender las consultas de los usuarios relacionadas con los despachos de comunicaciones oficiales a través del servicio de correo interno o externo y suministrar información concerniente con el proceso de administración de comunicaciones oficiales a los usuarios interesados, según los niveles de seguridad que se establezcan con su correspondiente soporte xx xxxxxxxx y la continua verificación de su estado. NOTA: Para todos los casos quien preste el servicio de gestión documental deberá utilizar para la “Administración de Comunicaciones Oficiales” planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción, distribución, entrega y devolución de las comunicaciones oficiales y el correo, como también deberá disponer de servicios de alerta para el seguimiento al curso y entrega de las mismas conforme a la normatividad vigente y aplicable a la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH en esta materia, a los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestión Documental, los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión y Control, como las demás directrices de la Entidad que se relacionen con este procedimiento.

• Administración del Archivo

La administración del archivo comprende entre otras las siguientes actividades generales para los documentos físicos, digitales y electrónicos: Recepción de documentos para archivo, clasificación y organización documental, conformación de expedientes (físicos, digitales, electrónicos o híbridos),

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descripción documental y de expedientes, actualización del sistema, almacenamiento en unidades de conservación, ubicación física en estantería (signatura topográfica) de unidades de conservación, conservación y custodia de documentos, servicios de consulta y préstamo, transferencias documentales, conforme a la normatividad vigente establecida por el Archivo General de la Nación y la demás aplicable a la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

Nota: Los insumos, tales como: cajas para archivo, papelería (papel, CDs, DVDs, esferos, lápices, borradores, ganchos legajadores, ganchos de cosedora, entre otros), rótulos y sobres, deberán ser suministrados por el proveedor, por lo que se requiere contemplar este tipo de recursos al momento de estimar el valor de los servicios, los cuales se deberán cotizar “a todo costo”.

- Recepción de Documentos en Archivo

Recibir en el Archivo de Gestión, los documentos que hacen parte del Fondo Documental de la Entidad que deben ser conservados y custodiados, los cuales son allegados por las dependencias de la ANH o por terceros en calidad de transferencias documentales.

- Organización Documental

Realizar las operaciones técnicas necesarias para adelantar el proceso de organización de los documentos físicos que sean recibidos en el Archivo de la ANH, tales como la clasificación, ordenación y descripción documental. De acuerdo a esto, se deben clasificar los documentos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original archivístico, como también las Tablas de Retención Documental de la Agencia; realizar la ordenación física y depuración de las unidades documentales y almacenar en cada expediente físico teniendo en cuenta los sistemas de ordenación aplicables a cada serie y subserie documental, para evidenciar la gestión y tramite que les dio origen, como también evitar la duplicidad de documentos o la no pertinencia de los mismos, en el caso de que no exista el expediente físico se realizará la apertura de éste teniendo en cuenta la TRD y el procedimiento para la conformación de expedientes (físicos, digitales, electrónicos o híbridos); una vez ordenadas y almacenados los documentos en las unidades de conservación, se deberá realizar la foliación de los mismos para asegurar la integridad y conservación adecuada de cada uno de los documentos.

Así mismo se deberá realizar el proceso de organización de los documentos digitales y electrónicos en el Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo - SGDEA de la Entidad, como también la conformación de los expedientes digitales, electrónicos o híbridos en la misma herramienta o en la que establezca la Agencia; para lo cual se aplicarán los criterios en materia de documentos digitales y electrónicos establecidos por el Archivo General de la Nación como también la normatividad vigente y aplicable al respecto.

Finalmente se deberá realizar la descripción de las unidades documentales y de conservación físicas, digitales y electrónicas en las herramientas archivísticas establecidas por la Entidad conforme a la normatividad vigente aplicable y expedida por el Archivo General de la Nación al respecto, para lo cual se realizará la identificación, localización, indexación, registro de metadatos, entre otros para la

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adecuada recuperación de la información, para esto se podrán tener herramientas archivísticas hibridas, en las cuales se tengan en cuenta los diferentes soportes de los documentos de archivo.

- Almacenamiento e Identificación

El almacenamiento de las unidades de conservación debe realizarse teniendo en cuenta las características técnicas y físicas de los soportes en que se encuentre la información y los documentos, los cuales pueden ser en papel, análogo, digital, magnético, óptico, electrónico, entre otros. De igual manera, se debe tener en cuenta su formato y dimensiones para realizar una adecuada ubicación y garantizar su adecuada conservación. Posterior al almacenamiento se deben identificar las unidades de conservación, fijando la signatura topográfica (numeración correlativa) de cada una en los depósitos de archivo, para ello se deberán utilizar las herramientas archivísticas que permitan llevar el control e identificar la posición exacta de las unidades de conservación en los depósitos de archivo, para facilitar la recuperación de la información y evitar la pérdida de los documentos. Es de resaltar que el almacenamiento se realizará en los espacios dispuestos por la Agencia Nacional de Hidrocarburos para tal fin.

- Conservación Preventiva y Custodia de Documentos

Adoptar las medidas preventivas y correctivas para garantizar la integridad física y la protección de los documentos durante su ciclo vital y evitar el deterioro y perdida de información. Teniendo en cuenta esto, se deben realizar actividades generales como: identificar y comprobar el estado físico (contaminación y deterioro) de la documentación, monitorear diariamente las condiciones de temperatura y humedad relativa de los depósitos, manipular adecuadamente los documentos en las unidades de conservación y en la estantería, identificar los factores internos y externos que puedan afectar los documentos, realizar el acompañamiento a la Agencia en la elaboración de políticas, planes, manuales y aplicación de métodos y técnicas para la preservación de los documentos de archivo y garantizar la recuperación de la información; entre otras actividades.

Adicionalmente, debe realizar la custodia de la documentación que hace parte del acervo documental de la Agencia y que se encuentre almacenada en el archivo de gestión y central, garantizando su seguridad y estricta confidencialidad.

- Consulta y Préstamo de Documentos

Facilitar a los usuarios el acceso a la información, tanto de los documentos físicos como archivos electrónicos e imágenes escaneadas, llevando controles mediante formatos, registros y realizando la atención de consultas, préstamos y control de préstamos. Para el

Consultas: Atender las consultas realizadas por los usuarios internos y externos de la Entidad, relacionadas con las solicitudes de documentos, expedientes y requerimientos de información correspondiente a la documentación que se encuentra en custodia en el archivo de gestión y central; para la atención de estas consultas se deben realizar las verificaciones respectivas en cuanto a la competencia, restricciones, nivel de seguridad, disponibilidad de la información, entre otros; por lo cual

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se tendrán en cuenta y se aplicarán las directrices establecidas por la Agencia para el acceso y consulta de la información que se encuentra en custodia.

La consulta en sala por parte de los usuarios debe realizarse en acompañamiento de una persona de archivo que garantice que no se manipule de forma indebida los documentos, que no se realice la extracción o mutilación de documentos, o que se presente cualquier otra situación indebida durante la consulta, que pueda afectar el acervo documental o conllevar al uso indebido de la información. En caso de que el usuario como resultado de la consulta requiera la entrega de copias digitales o físicas de documentos o expedientes, estas deben ser atendidas por una persona de archivo, quien previa verificación de competencia, restricciones, nivel de seguridad, disponibilidad de la información, entre otro, atenderá estas solicitudes conforme a los requerimientos y necesidades de los usuarios.

En todo caso las copias físicas o digitales con destino a atender las solicitudes de los usuarios internos o externos antes mencionadas, serán asumidas por el Contratista conforme a cada solicitud y la reproducción física o digital de la información se entregará en los soportes según corresponda (papel, CDs, DVS, u otros).

Préstamos: Facilitar a los usuarios internos o externos las unidades documentales o expedientes físicos que sean requeridos en calidad xx xxxxxxxx de conformidad con las competencias, niveles de seguridad, restricciones, seguridad de la información y en general con el procedimiento, horarios y plazos establecidos por la Agencia para cada tipo xx xxxxxxxx, utilizando los medios que aseguren la adecuada protección de los documentos

Control y Seguimiento de Préstamos: Llevar el control de los préstamos realizados a los usuarios, en los instrumentos archivísticos o herramientas tecnológicas dispuestas por la Agencia para tal fin, realizando permanentemente la verificación y seguimiento de las fechas de entrega, completitud de la información devuelta, estado de los documentos, entre otras actividades inherentes al préstamo documental.

- Transferencias y Valoración Documental

Controlar las diferentes actividades que hacen parte del procedimiento de Transferencias Documentales de la Agencia, efectuando la recepción y verificación de la documentación transferida por las dependencias o por terceros, realizar el ingreso a las bases de datos e inventarios documentales del archivo de gestión y central según corresponda, realizar la identificación y ubicación en estantería de las unidades de almacenamiento y conservación conforme a la signatura topográfica. Como mínimo una vez al año gestión documental deberá validar el inventario documental de la Entidad para identificar los documentos que han cumplido el tiempo de permanencia en cada fase del archivo conforme a las Tablas de Retención Documental, realizar el análisis y valoración documental (valores primarios y secundarios), posterior a la valoración documental elaborar y presentar propuesta al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para aprobación de los documentos a transferir (archivo central), conservar (archivo histórico) o eliminar. Las actividades de preparación, organización y demás actividades operativas necesarias para llevar a cabo las transferencias estarán a cargo de gestión documental, sin embargo,

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la valoración documental, transferencias y disposición final de los documentos es responsabilidad de la Agencia Nacional de Hidrocarburos como también la definición de los depósitos destinados para la conservación y custodia de los documentos transferidos.

NOTA: Para todos los casos quien preste el servicio de gestión documental deberá para la “Administración del Archivo” desarrollar las actividades administrativas y técnicas en concordancia con la política de gestión documental, las etapas de la gestión de documentos, instrumentos archivísticos, procesos de la gestión documental, Sistema de Gestión Documental, preservación de documentos en ambientes electrónicos, gestión de documentos electrónicos de archivo, descripción archivística, gobierno en línea, reducción de papel, Sistema Integrado y de Gestión, MECI, GP1000 y en general con toda la normatividad archivística vigente y aplicable a la Agencia Nacional de Hidrocarburos en esta materia.

• Almacenamiento y Custodia (Externa)

El almacenamiento y custodia externa comprende entre otras las siguientes actividades generales: Transporte inicial y final xx xxxxx, almacenamiento en depósitos de archivo (cuelgue y descuelgue xx xxxxx), consultas y préstamo ordinario y extraordinario, custodia documental, conforme a la normatividad vigente establecida por el Archivo General de la Nación y la demás aplicable a la Agencia Nacional de Hidrocarburos.

El servicio de almacenamiento, custodia externa y atención de consultas y préstamos será para un total de cuatro mil (4.000) X 300 aproximadamente, el servicio se cancelará en un ÚNICO PAGO a la ENTREGA FINAL de las cajas por parte del Contratista en el sitio que disponga la ANH; durante la ejecución del contrato la Agencia Nacional de Hidrocarburos, podrá disminuir o aumentar la cantidad xx xxxxx conforme a sus necesidades. En caso de aumento o disminución, los costos se liquidarán a los precios unitarios descritos en el contrato inicial y conforme a la Propuesta Económica presentada por el Contratista y aprobada por la Agencia.

- Transporte Inicial y Final xx Xxxxx

Realizar el traslado inicial de las unidades de conservación dispuestas para custodia externa, desde el sitio que disponga la ANH a los depósitos de archivo del contratista y traslado final desde los depósitos de archivo del contratista hasta el sitio que disponga la ANH. El traslado inicial y final deberá siempre realizarse contra entrega del inventario documental FUID, el cual deberá ser verificado por la ANH y el Contratista al momento de la entrega inicial y final.

El traslado inicial y final deberá realizarse siempre con el acompañamiento de un Técnico de Archivo y bajo la supervisión del Coordinador de Gestión Documental del proyecto, quien definirá y coordinará las fechas y horarios de recolección, la ruta de viaje y en general el cumplimiento del procedimiento que establezca la Agencia para embalaje y traslados externos de archivo. El coordinador deberá controlar a través de formatos, planillas u otros instrumentos los traslados que se realicen para custodia externa.

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- Almacenamiento en Depósitos de Archivo Realizar la recepción de las unidades de conservación trasladadas por la ANH para custodia externa de acuerdo con el inventario documental FUID (físico y electrónico) remitido por la Agencia, el cual deberá ser verificado por el por el personal correspondiente al momento de la recepción y devolución de la documentación. Por lo anterior, el personal auxiliar o técnico que recepciona la documentación en el depósito de archivo (externo) deberá realizar el punteo y verificación contra el inventario documental de la información recibida para custodia. Posteriormente se realizará la ubicación en las áreas de depósito y estantería (cuelgue-descuelgue) determinadas para el almacenamiento de los documentos, los cuales deben cumplir con los requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales establecidos por el Archivo General de la Nación (Acuerdo 037 de 2002) para depósitos de archivo y conservación de documentos de archivo. La bodega o depósito de archivo y conservación de documentos de archivo, ofrecida por el contratista, deberá cumplir con todo lo establecido en el Acuerdo 037 de Septiembre 20 de 2002, “por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. La bodega o depósito de archivo y conservación de documentos de archivo, debe estar ubicada cerca a las instalaciones de la Agencia Nacional de Hidrocarburos. - Consulta y Préstamo de Documentos (custodia externa) Atender las consultas y préstamos de la documentación que se encuentre en custodia en los depósitos de archivo (externos), llevar los respectivos registros de control y estadísticas mensuales solicitadas por la Agencia al respecto. Las consultas y prestamos documentales deberán ser atendidas como mínimo en el horario de 7:00am a 4:30pm y deberán tener los siguientes niveles de servicio: SERVICIO TIEMPO DE RESPUESTA Servicio Normal u Ordinario 10 horas hábiles como máximo, contadas a partir de la solicitud del servicio Servicio Urgente o 4 horas hábiles como máximo, contadas a partir Extraordinario de la solicitud del servicio
	CANTIDAD	SERVICIO
	HASTA 5 CAJAS O UNIDADES DOCUMENTALES	Transporte xx xxxxx en tiempo ordinario y/o extraordinario
	DE 6 CAJAS HASTA 10 CAJAS O UNIDADES DOCUMENTALES	Transporte xx xxxxx en tiempo ordinario y/o extraordinario

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	DE 11 CAJAS HASTA 20 CAJAS O UNIDADES DOCUMENTALES	Transporte xx xxxxx en tiempo ordinario y/o extraordinario
	DE 21 CAJAS HASTA 50 CAJAS O UNIDADES DOCUMENTALES	Transporte xx xxxxx en tiempo ordinario y/o extraordinario
A continuación, se relacionan las cantidades promedio mensual para el servicio de consulta; sin embargo, dichas cantidades tendrán una variación dependiendo el número y tipo de consultas realizadas por la Agencia mensualmente, conforme con las necesidades del servicio y los requerimientos internos. SERVICIO CANTIDAD Préstamo Normal u Ordinario de 1 hasta 5 20 cajas o unidades documentales Préstamo Normal u Ordinario de 6 hasta 10 20 cajas o unidades documentales Préstamo Normal u Ordinario de 11 hasta 20 20 cajas o unidades documentales Préstamo Normal u Ordinario de 21 hasta 10 50 cajas o unidades documentales Préstamo Urgente o Extraordinario de 1 40 hasta 5 cajas o unidades documentales Préstamo Urgente o Extraordinario de 6 30 hasta 10 cajas o unidades documentales Préstamo Urgente o Extraordinario de 11 30 hasta 20 cajas o unidades documentales Préstamo Urgente o Extraordinario 21 20 hasta 50 cajas o unidades documentales - Custodia Documental Prestar el servicio de custodia (externa) de la documentación que, por aplicación de los criterios de retención documental según las Tablas de Retención de la ANH, deba ser almacenada fuera de las instalaciones de la Agencia y trasladada para salvaguarda en los depósitos de archivo del contratista; sobre esta documentación se debe garantizar la seguridad, su adecuada conservación y estricta confidencialidad. Para esto las áreas de custodia deberán ser independientes de las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicio; y cumplir a cabalidad con los requisitos mínimos y condiciones técnico-ambientales establecidos por el Archivo General de la Nación para depósitos de

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archivo, conservación de documentos y custodia de archivo, en especial las establecidas en el Acuerdo 037 de 2002 del AGN.

El servicio de custodia externa será para un total de cuatro mil (4.000) cajas, así:

DESCRIPCION DEL SERVICIO	CANTIDAD
Custodia Externa Caja X300	4.000

La Agencia Nacional de Hidrocarburos, durante la ejecución del contrato podrá disminuir o aumentar las cantidades antes descritas, conforme lo estime necesario; en caso de aumento o disminución, los costos se liquidarán a los precios unitarios descritos en el contrato inicial para la vigencia y conforme a la propuesta presentada por el contratista.

NOTA: Para todos los casos quien preste el servicio de “Almacenamiento y Custodia (externa)” deberá desarrollar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la preservación y conservación documental; como también cumplir con los requisitos mínimos y condiciones técnico ambientales para el servicio de depósito y custodia de archivos tales como: aspectos estructurales, de edificación y áreas de depósito, mobiliario y estantería, condiciones ambientales y técnicas de conservación, seguridad, mantenimiento, entre otros. Lo anterior conforme a los procesos, manuales, directrices y demás lineamientos de la ANH como también a la normatividad vigente expedida por el Archivo General de la Nación y aplicable a la Entidad en esta materia, en especial lo referente al Acuerdo 037 del 20 de septiembre de 2002.

Como requisito para la suscripción del acta de inicio del contrato, el supervisor del contrato, realizará visita al depósito de archivo, con el fin de verificar que la bodega o depósito de archivo y conservación de documentos de archivo, cumpla con todo lo establecido en el Acuerdo No.037 de Septiembre 20 de 2002, “por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”, visita de la cual se dejará constancia en una acta de visita e inspección a depósitos de archivos y hará parte integral del Acta de Inicio.

La bodega o depósito de archivo en donde se realizará la custodia externa de los documentos de la Agencia, debe estar ubicada en la ciudad de Bogotá y cerca a las instalaciones de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta antes señalados para los préstamos ordinarios y extraordinarios.

• Otras Funciones Relacionadas con la Gestión Documental

Adicionalmente a las funciones y actividades antes señaladas para la prestación del servicio integral del sistema de archivo y correspondencia en la Agencia Nacional de Hidrocarburos, se deben llevar a cabo otras funciones relacionadas con la gestión documental las cuales comprenden entre otras las siguientes actividades generales: Suministrar y coordinar el personal de gestión documental solicitado por la ANH para el cumplimiento y desarrollo del objeto contractual; presentar informes, estadística e

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indicadores solicitados por la Entidad; realizar el acompañamiento y asesoría en las modificaciones, ajustes, cambios y otras actividades que requiera la herramienta del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA, dispuesta por la Entidad para la producción, trámite, consulta y conservación de documentos; brindar acompañamiento en las implementaciones y modificaciones que requiera la Entidad de acuerdo con la normatividad archivística vigente, relacionadas con la política de gestión documental, etapas de la gestión de documentos, instrumentos archivísticos, procesos de la gestión documental, Sistema de Gestión Documental, Sistema Integral de Conservación, preservación de documentos en ambientes electrónicos, gestión de documentos electrónicos de archivo, descripción archivística, gobierno en línea, cero papel, Sistema Integrado y de Gestión, MECI, GP1000, entre otros aspectos. - Suministrar el Personal para el desarrollo del Objeto Contractual. Para la prestación del servicio integral de sistema de archivo y correspondencia en la Agencia Nacional de Hidrocarburos, se debe contar como mínimo con el siguiente personal de manera exclusiva y de tiempo completo para la entidad, conforme al cargo, cantidad y perfiles que se relaciona a continuación,
	CARGO	REQUISITOS MÍNIMOS PARA DESEMPEÑAR CADA CARGO	CANTIDAD	TIEMPO REQUERIDO
	Mensajero Urbano Motorizado	Perfil Título xx Xxxxxxxxx, con mínimo 36 meses de experiencia laboral relacionada con las actividades de mensajería organizacional, entrega y recolección urbana de correspondencia institucional (mensajero motorizado), entrega de correspondencia masiva y/o apoyo en el manejo operativo y distribución de correspondencia a nivel urbano, de los cuales por lo menos dieciocho (18) meses deben ser en entidades del sector público.	3	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)
	Auxiliar de Correspondencia	Perfil 1 Título xx Xxxxxxxxx, con mínimo veinticuatro 24 meses de experiencia relacionada con las actividades o procesos inherentes a la administración y manejo de Oficinas o Unidades de	2	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)

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		Correspondencia y/o apoyo en las actividades del manejo operativo y sistematizado de la Ventanilla Única de Correspondencia, de los cuales por lo menos doce (12) meses deben ser en entidades del sector público. Perfil 2 Título de formación Técnica en Sistemas de Información, Informática, Sistemas, Documentación, Archivística, Carreras Administrativas o afines relacionadas con las funciones del empleo, con mínimo doce (12) meses de experiencia laboral relacionada con las actividades o procesos inherentes a la administración y manejo de Oficinas o Unidades de Correspondencia y/o apoyo en las actividades del manejo operativo y sistematizado de la Ventanilla Única de Correspondencia, en entidades del sector público.
	Técnico Administrativo (Correspondencia)	Perfil Título de Formación Tecnológica o aprobación de dos (2) años de educación superior en disciplina académica del núcleo básico del conocimiento en Administración de Empresas, Ingeniería de Sistemas, Ciencias de la información, Carreras Administrativas o afines relacionadas con las funciones del empleo, con mínimo veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada con las actividades o procesos inherentes a la administración y manejo de Oficinas o Unidades de Correspondencia y/o apoyo en las actividades del manejo operativo y	3	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)

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		sistematizado de la Ventanilla Única de Correspondencia, de los cuales por lo menos doce (12) meses deben ser en entidades del sector público.
	Auxiliar de Gestión Documental (Archivo)	Perfil 1 Título xx Xxxxxxxxx, con mínimo veinticuatro 24 meses de experiencia laboral relacionada con las actividades de administración de archivos de gestión y/o apoyo del manejo operativo y sistematizado de archivo o gestión documental, de los cuales por lo menos doce (12) meses deben ser en entidades del sector público. Perfil 2 Título de formación Técnica en Sistemas de Información, Informática, Documentación, Archivística, Gestión Documental, Carreras Administrativas o áreas relacionadas con las funciones del empleo, con mínimo doce (12) meses de experiencia laboral relacionada con las actividades de administración de archivos de gestión y/o apoyo del manejo operativo y sistematizado de archivo o gestión documental, en entidades del sector público.	11	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)

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	Técnico de Archivo Xxxxx 0	Perfil Título de Formación Tecnológica en Sistemas de Información y Documentación; Archivística; Gestión Documental o Documentación y Archivística o Aprobación de tres (3) años de educación superior en disciplina académica del núcleo básico de conocimiento en Bibliotecología, Archivística, Sistemas de Información o Ciencias de la Información, con mínimo veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada con las actividades de administración de archivos de gestión y/o apoyo del manejo operativo y sistematizado de archivo o gestión documental, de los cuales por lo menos doce (12) meses deben ser en entidades del sector público.	1	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)
	Técnico de Archivo Xxxxx 0	Perfil Título de Formación Técnica en: Sistemas de Información y Documentación; Archivística; Gestión Documental, Documentación o Sistemas, con mínimo treinta y seis (36) meses de experiencia laboral relacionada con las actividades de administración de archivos de gestión y/o apoyo del manejo operativo y sistematizado de archivo o gestión documental, de los cuales por lo menos dieciocho (18) meses deben ser en entidades del sector público.	2	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)
	Coordinador Gestión Documental	Perfil Título de Formación Profesional en Bibliotecología, Archivística y/o Ciencias de la Información con Tarjeta Profesional	1	Tiempo Completo (lunes a viernes de 7:00am a 5:00pm)

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(en los casos reglamentados por la Ley), con mínimo noventa y seis (96) meses de experiencia profesional en administración y/o coordinación de proyectos archivísticos y de gestión documental, de los cuales por lo menos cuarenta y ocho

(48) meses deben ser en entidades del sector público y doce (12) meses específico en este mismo sector en acompañamiento y asesoría en gestión documental y Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo –

SGDEA, instrumentos archivísticos, TRD y MECI.

Por necesidades del servicio, durante la ejecución del contrato, la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH se reserva el derecho de ampliar el sitio de prestación del servicio, de modificar el horario, disminuir o aumentar el número de personal asignado conforme lo estime necesario durante el plazo de ejecución del Contrato. En caso de aumento o disminución, los costos se liquidarán a los precios unitarios descritos en el contrato, a la propuesta presentada y conforme a la normatividad vigente en la materia.

El personal empleado por el Contratista no adquiere vínculo laboral ni de otra índole con la Agencia Nacional de Hidrocarburos, por lo que será única y exclusivamente obligación del contratista el pago de salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, aportes parafiscales, bonificaciones y cualquier otra obligación a la que sus empleados tienen derecho, según la normatividad vigente; sin embargo la Entidad se reserva el derecho de realizar la verificación del cumplimiento de dichas obligaciones por parte del contratista.

Adicionalmente, el contratista debe responder por las prestaciones y gastos que no asuma el Sistema de Seguridad Social Integral; El contratista deberá dar estricto cumplimiento al Código Sustantivo de Trabajo, en lo que a sus empleados se refiere en cuanto a pago de salarios y prestaciones sociales y debe afiliar a su personal al Sistema de Seguridad Social, a una de Caja de Compensación Familiar y debe dar cumplimiento a todas las normas previstas para la prestación del servicio objeto del presente contrato.

La Agencia Nacional de Hidrocarburos, se reserva el derecho de realizar los estudios de seguridad correspondientes al Contratista y la verificación del cumplimiento de los perfiles y demás requisitos del

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personal que ha sido asignado para la ejecución del contrato, por parte de este último; por lo cual para Para los cargos de Mensajero Urbano Motorizado, Auxiliar de Correspondencia, Técnico Administrativo y Auxiliar de Gestión Documental (archivo), el Contratista debe suministrarle a la Entidad copia de las hojas de vida con los respectivos soportes de estudio y experiencia laboral del personal que prestará el servicio en desarrollo del contrato, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del Acta de Inicio y al inicio de la ejecución del objeto contractual, para que el supervisor del contrato autorice y apruebe las hojas de vida conforme a los perfiles y requisitos establecidos por la Entidad, en caso que el supervisor del contrato, no autorice y apruebe las hojas de vida aportadas, el contratista tendrá un plazo máximo de tres (3) días hábiles para reemplazarlas por otras que cumplan con los perfiles y demás requisitos del personal exigido para la ejecución del contrato.

Una vez suscrita el Acta de Inicio el Contratista tendrá como máximo un plazo de siete (7) días hábiles para presentar al supervisor del contrato, la correspondiente relación o matriz de actividades que desarrollará cada persona por cargo, conforme a las hojas de vida aprobadas previamente por parte de la Entidad, así como los siguientes documentos del personal que utilice para los cargos de Mensajero Urbano Motorizado, Auxiliar de Correspondencia, Técnico Administrativo y Auxiliar de Gestión Documental (archivo); especificando por separado el personal que trabajará en cada uno de los servicios.

Los documentos son:

• Fotocopia de la cédula legible y ampliada.

• Fotocopia de la libreta militar legible y ampliada (si aplica).

• Fotocopia del carné de la respectiva EPS, ampliada y legible o copia de la afiliación realizada por el Contratista.

• Fotocopia del carné de la respectiva ARP, ampliada y legible o copia de la afiliación realizada por el Contratista.

• Fotocopia del carné de la respectiva AFP, ampliada y legible o copia de la afiliación realizada por el Contratista.

• Fotocopia del carné de la respectiva Administradora de Cesantías, ampliada y legible o copia de la afiliación realizada por el Contratista.

• Certificado de Antecedentes Disciplinarios menor a 30 días, (procuraduría).

• Constancia de verificación del Boletín de Responsables Fiscales menor a 30 días, (contraloría).

• Certificado de Antecedentes Penales menor a 30 días, (policía).

• Certificado de medidas correctivas menor a 30 días.

• Copia de la constancia de entrega de dotaciones y elementos de protección personal según el cargo a desempeñar.

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La ANH podrá solicitar en cualquier momento cambios de personal, por razones de conveniencia, verificación del cumplimiento de los perfiles o como resultado de los estudios realizados a la prestación del servicio.

Cuando se presente la ausencia de alguno de los trabajadores sin que el contratista haya suministrado oportunamente el reemplazo, se procederá al respectivo descuento del valor del pago correspondiente al mes en que ocurrió la falta, de acuerdo con los precios unitarios presentados por el contratista y aceptados por la ANH, sin perjuicio de las sanciones y multas a las que haya lugar.

- Cambios de Personal

El supervisor del Contrato designado por la Agencia Nacional de Hidrocarburos - ANH, podrá solicitar el relevo o cambio del personal, sin que por esto deba incurrir en ningún tipo de indemnización a favor del contratista, por lo que el Contratista atenderá de forma inmediata las solicitudes de cambio de personal solicitadas por el supervisor. Si el Contratista no cumple con la obligación de cambio de personal se entenderá como incumplimiento del Contrato y se efectuarán las sanciones respectivas.

Por otra parte, si el Contratista requiere realizar algún cambio o traslado de personal, debe informar con la debida antelación los cambios al supervisor del contrato y solicitar al mismo la autorización de dicho cambio o traslado, en los casos de un cambio se debe allegar la hoja de vida con los soportes de estudio y experiencia laboral de la persona que realizará el reemplazo para que el supervisor realice las verificaciones respectivas y valide el cumplimiento del perfil exigido por la Entidad. Por ningún motivo el Contratista podrá realizar cambios o traslados de personal sin previa autorización del supervisor del contrato de la ANH, situación que si llegase a presentarse se entenderá como incumplimiento del Contrato y se efectuarán las sanciones respectivas.

- Dotación

Para la prestación del servicio se requiere que todo el personal se encuentre debidamente uniformado, de acuerdo con la imagen institucional del Contratista. El contratista desde el inicio del contrato deberá entregar a sus empleados las dotaciones completas (chaquetas, camisas, pantalón y zapatos) para la ejecución de las labores, de acuerdo con su género y cargo a desempeñar. Los uniformes de dotación del personal de la empresa contratista deben ser iguales para todos sus servidores, incluyendo el logo del contratista, con excepción de los mensajeros motorizados. El contratista deberá cumplir con las normas e implementos de seguridad industrial que deben tenerse en cuenta para la realización de las labores del objeto contractual, dependiendo de las zonas y labores a los que se destine el personal. El contratista deberá dejar constancia de la entrega de las dotaciones y entrega de elementos de protección personal realizado a cada persona conforme al cargo desempeñado, constancia que deberá ser allegada al supervisor del contrato cada vez que se realice una entrega de dichos elementos.

El personal del contratista debe tener la dotación de uniformes y calzado el cual debe contemplar como mínimo chaquetas (sacos o blazers), camisas, pantalón y zapatos, de acuerdo con la identidad del

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Contratista, las condiciones previamente descritas y de acuerdo con las normas laborales vigentes aplicables.

- Coordinar las Actividades el Personal de Gestión Documental Dispuesto por el contratista.

El contratista deberá a través del Coordinador de Gestión Documental llevar a cabo la planeación, programación, seguimiento del trabajo y del personal que desarrolle las actividades propias de la administración de comunicaciones oficiales, Administración de Archivo y apoyo al proceso de Gestión Documental. Quien a su vez reportará al Supervisor del contrato designado por la Agencia Nacional de Hidrocarburos – ANH el estado y avance de cada actividad, como también atenderá las sugerencias o requerimientos respecto a las mismas que haga la Entidad a través del supervisor.

- Presentar informes, Estadística e Indicadores.

El contratista deberá a través del Coordinador y el Profesional de Gestión Documental durante el tiempo de desarrollo del contrato mensualmente, elaborar informes, estadísticas e indicadores de gestión de las actividades que se desarrollen dentro del proceso de Gestión Documental de la ANH y las que le sean solicitadas, estas deberán ser presentadas al supervisor del contrato designado por parte de la ANH o a quien corresponda, según los requerimientos de la Agencia.

- Actividades de Acompañamiento y Asesoría

El contratista deberá a través del Coordinador realizar el acompañamiento y brindar asesoría a la Agencia en especial a las áreas responsables de Gestión Documental en cuanto a las modificaciones, ajustes, cambios y otras actividades que requiera la herramienta del Sistema de Gestión Documental Electrónico de Archivo – SGDEA, dispuesta por la Entidad para la producción, trámite, consulta y conservación de documentos.

Así mismo, deberá brindar asesoría, acompañamiento y participar en las implementaciones y modificaciones que requiera la Entidad de acuerdo a la normatividad archivística vigente, relacionadas con la Política de Gestión Documental, etapas de la gestión de documentos, Tablas de Retención Documental, instrumentos archivísticos, procesos de la gestión documental, Sistema de Gestión Documental, preservación de documentos en ambientes electrónicos, gestión de documentos electrónicos de archivo, descripción archivística, gobierno en línea, cero papel, Sistema Integrado y de Gestión, MECI, Normas Icontec, entre otros aspectos.

Participar en elaboración y desarrollo de los Planes de Mejoramiento que surjan de las recomendaciones de mejoramiento relacionadas con la Gestión Documental por parte de la Contraloría General de la República, el Archivo General de la Nación, Control Interno ANH y las demás que surjan de auditorías internas o externas realizadas a la Entidad.

Dar capacitación general a funcionarios, contratistas y colaboradores de la Agencia Nacional de Hidrocarburos sobre las políticas de archivo, proceso de gestión documental, normatividad archivística y en general sobre todas las actividades y factores que intervienen el Sistema y Proceso de Gestión Documental de la ANH.

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Xxxxxxx apoyo y participar en la normalización de los documentos que sean solicitados por el supervisor del contrato, referentes a los instrumentos archivísticos, instrumentos de gestión de calidad, procesos y procedimientos de gestión documental, el Sistema de Gestión Documental, Sistema Integral de Conservación, Gestión de Documentos Electrónicos, descripción archivística, Gobierno en Línea, cero papel, Sistema Integrado y de Gestión, MECI, Normas Icontec, o cualquier otro documento relacionado con la Gestión Documental que por necesidades o directrices internas, o por razones de cumplimiento de normatividad deban ser normalizados en la Entidad; para lo cual el Contratista tendrá en cuenta los aspectos funcionales, normativos, institucionales, entre otros, de la Agencia Nacional de Hidrocarburos y la normatividad archivística vigente y aplicable a la misma.

NOTA: Una vez suscrito y perfeccionado el Contrato con la ANH, de común acuerdo con el Contratista, suscribirán un documento con los Acuerdos de Niveles de Servicios – ANS del contrato y la ejecución del mismo en el cual se contemplarán todos los aspectos antes relacionados con la Administración de Comunicaciones Oficiales, Administración de Archivo, Custodia Externa y la Otras Funciones Relacionadas con Gestión Documental.

Dentro los aspectos medibles de los Acuerdos de Niveles de Servicio se encuentran los siguientes aspectos o actividades en general:

- Tiempos de registro de documentos en el SGDEA ControlDoc (radicación)

- Tiempos de cargue de imágenes y anexos de radicados.

- Tiempos de entrega de documentos en recorridos internos.

- Tiempos de despacho y entrega de Comunicaciones Oficiales (Mensajería Urbana con Motorizado).

- Tiempos de envío de Comunicaciones Oficiales a través del Servicio de Correo Electrónico Certificado – Certimail.

- Tiempos de atención de consultas y préstamos documentales (custodia interna y externa).

- Prestación del servicio del personal conforme al tiempo establecido de servicio semanalmente.

- Cantidad de documentos y expedientes procesados en el archivo de gestión (ordenación, foliación, incorporación en expedientes, apertura de expedientes, inclusión en base de datos, entre otros).

Es de resaltar, que los ANS mencionados anteriormente son una referencia, puesto que una vez realizada la suscripción del Acta de Inicio se establecerán los ANS definitivos aplicables al desarrollo del contrato, los cuales serán establecidos y suscritos entre el Supervisor del Contrato y el Contratista.

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El no cumplimiento de los ANS será causal de declarar el incumplimiento del contrato conforme con la normatividad y procedimientos correspondientes para ello.

Nota: después de terminado el contrato, el contratista DEBE REALIZAR EL PROCESO DE EMPALME Y CAPACITACIÓN durante los 15 días siguientes a la terminación del Contrato al nuevo Contratista de la ANH que vaya a asumir el servicio de la Administración de Archivo y Correspondencia.

Tercera. —Obligaciones de la ANH: Por su parte, la ANH contrae las que se relacionan a continuación:

1. Ejercer la supervisión y control de la ejecución del contrato y velar por el debido cumplimiento de los términos contractuales, a través del Ordenador del Gasto o de quien sea designado mediante comunicación escrita, quien se denominará “supervisor”. Para estos efectos, el supervisor estará sujeto a lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 4 y numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y demás normas legales, manuales y procedimientos de la ANH que regulen las actuaciones de los supervisores de los contratos.

2. Pagar el valor del presente Contrato en la forma y oportunidad pactada, así como, los viáticos y demás gastos de viaje cuando a ello hubiere lugar, de conformidad con lo pactado en este contrato y las normas legales, manuales, procedimientos y políticas adoptadas por la entidad.

3. Poner a disposición del CONTRATISTA, los antecedentes, soportes, documentos, equipos (cuando a ello haya lugar) y, en general, toda la información requerida para la prestación de los servicios contratados, cuando a ello haya lugar.

Cuarta. -Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución del presente contrato será hasta el 15 de diciembre de 2019 inclusive, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía que debe constituir el CONTRATISTA a favor de la ANH y la expedición del respectivo registro presupuestal.

Parágrafo. - El Acta de Inicio solamente se suscribirá una vez aprobada por la garantía en la plataforma SECOP II, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, esto es, la aceptación de las partes y el registro presupuestal.

Quinta. - Modificaciones: Por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobadas o por razones del servicio, el término de vigencia, el plazo de ejecución y las obligaciones contractuales pueden ser extendidas o ampliadas, previa la existencia del certificado de disponibilidad correspondiente cuando a ello haya lugar y conforme la normatividad legal vigente.

Sexta: - Valor La ANH pagara hasta QUINIENTOS DIECIOCHO MILLONES NOVENCIENTOS NOVENTA Y

SEIS MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($518.996.500) incluido IVA y todos los costos directos e indirectos y los impuestos, tasas y contribuciones que conlleve la celebración y ejecución del contrato que resulte del proceso de selección.

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Septima: -Forma de Pago: La ANH cancelará el valor del contrato por los siguientes conceptos y de la siguiente forma:

1. Para el recurso humano, será un valor fijo mensual presentado en la propuesta incluido IVA, según régimen común gran contribuyente, autorretenedor xx xxxxx y cree, el valor del servicio será cancelado mensualmente o por fracción de mes conforme a los servicios efectivamente prestados por el personal.

2. El servicio de almacenamiento se cancelará en un único pago a la entrega final de las cajas por parte del contratista, en el sitio que disponga la ANH, de conformidad con el servicio prestado incluido el IVA según valores ofertados en la propuesta.

3. El servicio de custodia externa se cancelará mensualmente según la cantidad xx xxxxx en custodia, de conformidad con el servicio prestado, incluido el IVA según valores ofertados en la propuesta.

4. El servicio de consultas y prestamos documentales, se cancelará mensualmente de acuerdo con la cantidad de préstamos efectivamente realizados, según los valores ofertados en la propuesta incluido el IVA.

5. El último pago se desembolsará contra acta de liquidación, según acta de recibo a satisfacción previo cumplimiento de las obligaciones del contrato.

TABLA – TIPO DE SERVICIO Y FORMA DE PAGO:

TIPO DE SERVICIO	DESCRIPCIÓN	FORMA DE PAGO
RECURSO HUMANO	. Mensajero Urbano Motorizado . Auxiliar de Correspondencia . Técnico Administrativo . Auxiliar de Gestión Documental (Archivo) . Técnico de Archivo Xxxxx 0 . Técnico de Archivo Xxxxx 0	MENSUAL

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	. Coordinador Gestión Documental
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO	. Traslado inicial y final cajas . Cuelgue y descuelgue (Recepción y Entrega Final)	ÚNICO PAGO
SERVICIO CUSTODIA EXTERNA	. Custodia Externa Caja X300	MENSUAL
CONSULTAS Y PRÉSTAMOS DOCUMENTALES	. Préstamo Normal u Ordinario de 1 hasta 5 cajas o unidades documentales. . Préstamo Normal u Ordinario de 6 hasta 10 cajas o unidades documentales. . Préstamo Normal u Ordinario de 11 hasta 20 cajas o unidades documentales. . Préstamo Normal u Ordinario de 21 hasta 50 cajas o unidades documentales. . Préstamo Urgente o Extraordinario de 1 hasta 5 cajas o unidades documentales. . Préstamo Urgente o Extraordinario de 6 hasta 10 cajas o unidades documentales. . Préstamo Urgente o Extraordinario de 11 hasta 20 cajas o unidades documentales. . Préstamo Urgente o Extraordinario de 21 hasta 50 cajas o unidades documentales.	MENSUAL

Lo anterior, previa presentación de la factura o documento de cobro, el informe mensual de actividades, la certificación de pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) y la certificación a satisfacción del supervisor del contrato, diligenciada según los procedimientos adoptados por la ANH.

Los documentos para el pago deberán presentarse dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente a aquel al que correspondan los servicios prestados.

Para todos los pagos se deberá contar con el Visto Bueno del supervisor del Contrato.

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Cuando a ello haya lugar, para efecto de causar y pagar la Retención de ICA el CONTRATISTA para cada pago debe informar a la ANH el monto de los ingresos por la actividad o servicio realizado en las jurisdicciones diferentes a Bogotá, para así tener certeza respecto de la base gravable sobre la cual aplicar la retención del tributo.

También debe poner a disposición de la ANH la logística necesaria para que la ANH pueda cumplir con la obligación tributaria en las jurisdicciones diferentes a Bogotá que se requieran.

La ANH pagará al CONTRATISTA, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura o documento de cobro, con todos los soportes requeridos.

Si hay lugar a devolución de una factura o documento de cobro, por la ausencia en el cumplimiento de los requisitos legales o contractuales para su aceptación, el término para su pago solo empezará a contarse a partir del día de su presentación con el lleno de los mencionados requisitos legales y/o contractuales.

Para efectos de lo previsto en el presente parágrafo, se entienden por requisitos contractuales, en adición a aquellos que se dispongan en otras cláusulas del contrato que se llegare a suscribir.

Régimen Tributario. - De conformidad con el formulario de Registro Único Tributario, El Contratista, pertenece al régimen Común Gran contribuyente Autor retenedor xx xxxxx y Cree. Cualquier cambio al mismo durante la ejecución del presente contrato será responsabilidad exclusiva de El Contratista, quien deberá dar aviso al supervisor del contrato, caso en el cual El contratista acepta que la ANH no reconocerá valor adicional al presente contrato por este concepto.

Octava - Sujeción a las Apropiaciones e Imputación Presupuestales: El valor del presente contrato, se encuentra amparado con el 42519 de fecha 2019-03-21 expedida por el funcionario competente.

Novena – Constitución de Garantías: Una vez suscrito el contrato en la plataforma de SECOP II, el contratista debe constituir una garantía única que ampare los siguientes riesgos:

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Amparo	Porcenta je	Base	Vigencia
Cumplimiento del Contrato	10%	De la cuantía total del mismo, incluido el IVA.	Por el plazo de ejecución del Contrato y Seis (6) meses más. Esta deberá permanecer vigente hasta la liquidación del contrato.
Obligaciones e Indemnizaciones Laborales, incluidos salarios, prestaciones sociales y demás compromisos de esta naturaleza	5%	De la cuantía del Contrato, incluido el IVA xx xxx.	Plazo del Contrato y tres (3) años más
Calidad de los Servicios Prestados	20%	De la cuantía del Contrato, incluido el IVA xx xxx	Por el plazo de ejecución del Contrato y Seis (6) meses más. Esta deberá permanecer vigente hasta la liquidación del contrato.
Responsabilidad Civil Extracontractual	200 SMLV	De la cuantía del contrato incluido el IVA	Por el plazo de ejecución del contrato

Además, es responsabilidad del Contratista amparar los equipos y demás elementos de su propiedad, que debe poner a disposición para efectos de la prestación de los Servicios de objeto del Contrato proyectado, de acuerdo con su estrategia de cobertura de riesgos. La ANH está facultada para solicitar demostración de esta cobertura, en función de la necesaria continuidad en la prestación de aquellos.

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Décima -Terminación: Este Contrato termina por la ocurrencia de cualquiera de las siguientes causales:

1. Ejecución de las obligaciones a cargo de cada una de las partes y consecuencialmente por el cumplimiento de su objeto.

2. Vencimiento del término de vigencia.

3. Acuerdo escrito entre las partes contratantes.

4. Incumplimiento grave de las obligaciones a cargo de una de las partes.

5. Providencia judicial en firme que declare su nulidad integral.

6. Las demás causales previstas en la ley.

Once -Contratista Independiente y Autonomía Técnica y Administrativa: De acuerdo con la naturaleza del presente Contrato, el Contratista prestará los servicios objeto del mismo de manera independiente, sin subordinación, ni vínculo laboral de ninguna naturaleza con la ANH.

Por consiguiente, queda expresamente entendido que, entre el Contratista y la Entidad no existe vinculación laboral, de manera que éste es exclusiva y plenamente responsable por el pago de prestaciones sociales, aportes parafiscales y al Sistema General de Seguridad Social, y cualquiera otro emolumento a que haya lugar durante la ejecución del Contrato.

Si por decisión judicial eventualmente se determina que la ANH es solidariamente responsable del pago de cualquiera de las obligaciones del Contratista, este último debe reembolsarle la suma que aquella se vea obligada a cancelar, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al respectivo requerimiento y, de no hacerlo, faculta a la ANH para descontar su importe de saldos en su favor con ocasión del presente contrato.

Doce -Indemnidad: El CONTRATISTA se compromete a mantener indemne a la ANH de cualquier actuación proveniente de terceros, por causas imputables a su responsabilidad y diligencia. La ANH le comunicará de manera oportuna al CONTRATISTA luego de recibido el reclamo, para que este pueda adoptar las medidas necesarias para defenderse ante el tercero de manera judicial o extrajudicial y cumplir con esta obligación en los términos xx Xxx.

Trece -Reserva de la Información: En virtud del presente contrato las partes pueden tener acceso a información confidencial de las mismas (“Información Confidencial”). Las partes convienen revelar sólo información que sea requerida para el cumplimiento de las obligaciones conforme a este contrato. Dicha Información Confidencial quedará limitada a los términos y precios del presente contrato, así como a toda aquella información que se identifique claramente como confidencial al momento de su revelación. La Información Confidencial de una de las partes no incluirá información que: (a) es o llegue a ser parte del dominio público por causa distinta de la acción u omisión de la otra parte, (b) estuviera en posesión legítima de la otra parte antes de su revelación, y no hubiera sido obtenida por la otra parte directa o indirectamente de la parte reveladora, (c) es legítimamente revelada a la otra parte por una tercera persona sin restricciones de revelación, o (d) es independientemente desarrollada por la otra parte. Cada una de las partes acuerdan mantener la confidencialidad de la Información Confidencial de la otra parte

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durante un período de tres años contados a partir de la fecha de revelación. De igual forma, cada una de las partes acuerdan, revelar la Información Confidencial solamente a aquellos empleados o agentes quienes estén obligados a protegerla contra su revelación no autorizada. No obstante, lo anterior, las partes podrán revelar los precios y términos del contrato o de los documentos de pedido que hagan referencia a este contrato, en cualquier procedimiento legal relacionado con el presente contrato o podrán revelar la información confidencial a cualquier entidad gubernamental cuando se requiera por ley.

Catorce - Multas: En caso xx xxxx o de incumplimiento parcial de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, la ANH queda facultada para imponer y hacer exigibles multas diarias y sucesivas equivalentes al uno por ciento (1%) del valor del contrato, por cada día de retardo o incumplimiento si, a su juicio, de ello se derivan perjuicios para la Entidad, sin que el monto total de las multas exceda el diez por ciento (10%) de dicho valor, cantidad que se considera como apremio para forzar el cumplimiento contractual.

Quince - Procedimiento para la Aplicación de Multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento: Para la aplicación de las multas ha de seguirse el procedimiento establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y en las normas que rijan la materia, así como lo establecido en la guías y demás documentos que para los efectos expida la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. Este mismo procedimiento es aplicable previamente a la declaratoria de incumplimiento para hacer efectiva la cláusula penal y para disponer la caducidad del contrato.

Dieciséis - Penal Pecuniaria: En caso de incumplimiento de las obligaciones contraídas por el Contratista o de caducidad, la ANH puede hacer efectiva, a título xx xxxx, una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, cantidad que se tendrá como pago anticipado pero parcial de los daños que efectivamente sufra la Entidad con el incumplimiento, sin perjuicio de la efectividad xxx xxxxxx pertinente de la garantía única.

Diecisiete - Efectividad de eventuales Multas y Pena Pecuniaria: En firme la imposición de multas x xx xxxx pecuniaria, su valor puede tomarse de eventuales saldos a favor del Contratista del presente contrato, y, en su defecto, xxx xxxxxx de cumplimiento de la garantía única. Si esto último tampoco resulta posible, el monto se cobrará por jurisdicción coactiva.

Dieciocho - Cláusulas Excepcionales: Al presente Contrato se entienden incorporadas las cláusulas excepcionales de que tratan los artículos 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993 y demás disposiciones concordantes.

Diecinueve - Caducidad: LA ANH podrá declarar la caducidad si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo DEL CONTRATISTA, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie dentro de la realidad de la ejecución por parte de LA ANH, que puede conducir a su paralización; LA ANH mediante acto motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

Lo pactado en esta cláusula se sujetará a lo estipulado en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993. La declaratoria de caducidad no impedirá que LA ANH continúe inmediatamente la ejecución del objeto contratado, bien sea a través

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del garante o de otro Contratista, a quien a su vez se le podrá declarar la caducidad, cuando a ello hubiere lugar. La declaratoria de caducidad no dará lugar a indemnización alguna para EL CONTRATISTA quien se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas en la Ley. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento.

Veinte - Cesión y Subcontratos: EL CONTRATISTA no podrá ceder ni subcontratar, total ni parcialmente los derechos ni las obligaciones derivados de este Contrato, sin la autorización previa, expresa y escrita de LA ANH.

Veintiuno - Inhabilidades e Incompatibilidades: El Contratista declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente Contrato, que no se encuentra incurso en causal alguna de incompatibilidad, inhabilidad o prohibición, de acuerdo con lo establecido por la Constitución Política, los artículos 8 de la Ley 80 de 1993; 60 y 61 de la Ley 610 de 2000; 50 de la Ley 789 de 2002; 38, parágrafo primero de la Ley 734 del mismo año, 18 de la Ley 1150 de 2007, en la Ley 1474 de 2011 o en otras disposiciones de estirpe legal, al tiempo que tampoco existe conflicto de intereses para la celebración y ejecución de éste contrato.

En el evento de sobrevenir cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición, el CONTRATISTA deberá dar aviso inmediato a la ANH para efectos de la aplicación del artículo 9 de la Ley 80 de 1993.

De conformidad con lo establecido en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, el CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente contrato, que el origen de sus recursos es totalmente lícito y se encuentra excluido de la denominada lista Xxxxxxx.

Veintidós - Supervisión: La vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, serán ejercidas por el ordenador del gasto o quien este designe, tal designación es del resorte exclusivo de la Unidad Ejecutora en virtud de las facultades conferidas en la ley 80 de 1993 y los art.82 y S.S. de la Ley 1474 de 2011. (Resolución 017 del 17 de enero de 2017-ANH).

El supervisor deberá ejercer sus funciones conforme lo establecen las normas legales vigentes, el Manual de Contratación de la Entidad y las guías que para este efecto expida la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente.

Veintitrés - Suspensión Temporal del Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución de este contrato se suspenderá por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito comprobadas ante LA ANH. Vencido el término de la suspensión continuará corriendo el plazo de ejecución del contrato. La suspensión deberá constar en acta suscrita entre EL CONTRATISTA, el supervisor y el ordenador del gasto. El acta debe expresar en forma clara los hechos ocurridos, las circunstancias de tiempo, modo y lugar, los testigos si los hubo, las medias adoptadas por EL CONTRATISTA, la diligencia con que actuó y el término por lo menos tentativo de la suspensión. El acta correspondiente deberá suscribirse una vez se hayan presentado los hechos que configuren la fuerza mayor o el caso fortuito y no habrá lugar a reconocimiento alguno por lucro cesante o daño emergente.

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Vencido el término de suspensión temporal del plazo o superadas las circunstancias que dieron lugar a la misma, las partes citadas en este numeral deberán suscribir el acta de levantamiento de la suspensión.

EL CONTRATISTA deberá prorrogar la vigencia de las garantías exigidas de acuerdo al tiempo de la suspensión del plazo de ejecución del contrato.

Veintitrés - Solución de Controversias: Las diferencias o controversias transigibles que surjan con ocasión de la celebración, ejecución, interpretación, terminación del presente contrato, procurarán resolverse directamente entre las partes, mediante acuerdo recíproco, en termino xx xxxx (10) días hábiles, contados a partir de la fecha en que una de ellas comunique a la otra el motivo del conflicto o de la controversia y la convoque para su arreglo.

Transcurrido el anterior plazo sin que las partes hayan alcanzado acuerdo, las mismas decidirán, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, si acuden a instrumentos alternativos de solución de conflictos tales como conciliación y transacción, caso en el cual se deberá suscribir la correspondiente modificación a efectos de incluir el mecanismo que las partes utilizarán para resolverlo. En el evento en que no sea posible llegar a un acuerdo, las partes someterán la controversia al conocimiento de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Veinticuatro - Obligaciones en materia de Seguridad Social y Aportes Parafiscales: El Contratista debe cumplir en tiempo y con arreglo al ordenamiento superior las obligaciones relacionadas con el Sistema General de Seguridad Social y en materia de aportes parafiscales.

Para la celebración del presente Contrato, la presentación de facturas o documentos de cobro y la presentación de informes de actividades, El Contratista deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de estas obligaciones.

Veinticinco - Normatividad Aplicable. El presente contrato por ser celebrado con una entidad estatal se regirá por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas por las Leyes 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y sus decretos reglamentarios, Decreto 019 de 2012, Decreto 1082 de 2015 y demás normatividad vigente sobre la materia.

Veintiséis - Impuestos: Los gravámenes que se causen por razón o con ocasión de la suscripción y ejecución de este Contrato, con excepción de los que correspondan a la ANH, son de cargo y responsabilidad exclusiva del Contratista, según el régimen tributario aplicable.

Veintisiete - Liquidación.- Por tratarse de un contrato de compraventa no procede la liquidación.

Veintiocho - Perfeccionamiento y Ejecución: El presente Contrato se perfecciona con la firma de las partes y el registro presupuestal. Para su ejecución requiere la suscripción del acta de inicio previa aprobación por la ANH de la garantía única.

Veintinueve - Domicilio: Para todos los efectos legales, el domicilio contractual es la ciudad de Bogotá, D.C.

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