ANEXO No. 5 – PROTOCOLO DE ENTREGA DEL ANEXO No. 6 Y DEL ANEXO TÉCNICO DE LA MINUTA DEL CONTRATO
ANEXO No. 5 – PROTOCOLO DE ENTREGA DEL ANEXO No. 6 Y DEL ANEXO TÉCNICO DE LA MINUTA DEL CONTRATO
Tanto el Anexo No. 6 – Especificaciones Técnicas Habilitantes, como el Anexo Técnico de la Minuta del Contrato son documentos confidenciales. Esto por contener información de documentos de seguridad nacional.
Teniendo en cuenta lo anterior, para su entrega se tendrán en cuenta las siguientes reglas:
1. Los mencionados documentos se entregarán en la fecha y lugar previstos en el cronograma del proceso.
2. La persona natural o el representante legal del posible proponente, deberá suscribir el acuerdo de confidencialidad contenido en el presente documento. El documento deberá ser entregado por el firmante, acompañado de la copia de su documento de identidad.
3. La persona natural o el representante legal del posible proponente deberá acercarse al lugar previsto en el cronograma del proceso, con el documento firmado. El representante legal deberá acreditar su condición.
La Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, o quien haga sus veces, recibirá el acuerdo de confidencialidad y hará entrega del Anexo No. 6 – Especificaciones Técnicas Habilitantes y del Anexo Técnico de la Minuta del Contrato.
4. En la diligencia de entrega del Anexo No. 6 – Especificaciones Técnicas Habilitantes y del Anexo Técnico de la Minuta del Contrato también ocurrirá lo siguiente:
a. El posible proponente podrá tener acceso a muestras de las libretas y etiqueta de visa actuales.
b. En caso de contar con acompañante, el posible proponente deberá indicar con anterioridad, mediante correo electrónico, el nombre de las personas que lo acompañarán.
c. Los posibles proponentes podrán tener únicamente un acompañante, quien deberá suscribir el acuerdo de confidencialidad.
d. En caso de que la persona natural o el representante legal del posible proponente no concurra personalmente, podrá otorgar un poder.
5. El Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores entregará en la misma visita el archivo de prueba que deberá ser utilizado para la personalización de las muestras.
6. Cuando una persona desee acceder a la información en una fecha diferente a la prevista en el cronograma del proceso, deberá presentar petición por escrito a través de la plataforma SECOP II. Dentro de los dos (2) días siguientes, la Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, o quien haga sus veces, programará una reunión en las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores (Carrera 5 No. 9-03, Edificio Xxxxx Xxxxx Xxxxxx).
De dicha reunión se levantará acta y se seguirán las reglas previstas en los numerales 2 a 5 del presente documento, salvo lo referente a acercarse al lugar previsto en el
cronograma del proceso. No obstante, se deberá allegar el acuerdo de confidencialidad firmado.
El acceso con posterioridad a la fecha prevista en el cronograma del proceso no es atribuible a la entidad. No se modificarán las fechas del cronograma del proceso por causa del acceso de los interesados al Anexo No. 6 - Especificaciones Técnicas Habilitantes y al Anexo Técnico de la Minuta del Contrato con posterioridad al 26 de febrero de 2019.
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
Por la parte reveladora
Nombre: Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx
Dirección: Xxxxxxx 0 Xx. 0-00, Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx: 0000000 Ext.1037 - 1425
E-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx
Por la parte receptora de la información
Nombre:
Dirección:
Teléfono:
E-mail:
Entre los firmantes, identificados anteriormente, hemos convenido en celebrar el presente acuerdo de confidencialidad previa las siguientes
CONSIDERACIONES
1. Que la información compartida en virtud del presente acuerdo pertenece al FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, y la misma es considerada sensible y de carácter restringido en su divulgación, manejo y utilización. Dicha información es compartida en virtud del proceso de licitación pública cuyo objeto corresponde a SUMINISTRAR, FORMALIZAR Y PRESTAR DEL SERVICIO DE PERSONALIZACIÓN, CUSTODIA Y DISTRIBUCIÓN DE LIBRETAS DE PASAPORTES, ASÍ COMO, EL SERVICIO DE IMPRESIÓN, ALMACENAMIENTO Y ENTREGA DE ETIQUETAS DE VISA COLOMBIANA CON ZONA DE LECTURA MECÁNICA A PRECIOS FIJOS UNITARIOS SIN FÓRMULA DE REAJUSTE PARA EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
2. Que la información de propiedad del FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ha sido desarrollada u obtenida legalmente, como resultado de sus procesos, programas o proyectos. La información abarca documentos, datos, tecnología y/o material que son confidenciales.
3. Que el presente acuerdo se realiza por un lado entre la parte receptora de la información como posible proponente de la licitación pública que el FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES adelanta cuyo objeto se describió en numeral 1 de las consideraciones del presente acuerdo, y por otro lado XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX XXXXXXX, Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, que para el presente caso actúa como revelador, guarda y administrador de la información de propiedad del FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
Con fundamento en las consideraciones señaladas, las partes acuerdan las siguientes cláusulas:
PRIMERA. OBJETO: En virtud del presente acuerdo de confidencialidad, la parte receptora, se obliga a no divulgar directa, indirecta, próxima a remotamente, ni a través de ninguna otra persona o de sus subalternos o funcionarios, asesores o cualquier persona relacionada con ella, la información confidencial perteneciente al FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES. Así mismo, la parte receptora se obliga a no utilizar dicha información en beneficio propio ni de terceros.
SEGUNDA. DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Se entiende como
Información Confidencial, para los efectos del presente acuerdo:
1. La información que no sea pública y sea conocida por la parte receptora con ocasión de la licitación pública que el FONDO ROTATORIO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES adelanta cuyo objeto se describió en numeral 1 de las consideraciones del presente acuerdo.
2. La que corresponda o deba considerarse como tal para garantizar el derecho constitucional a la intimidad, la honra y el buen nombre de las personas.
3. En particular, se considera información confidencial la siguiente documentación:
• Anexo Técnico que hace parte integral de la minuta del contrato, que se compone de cuatro partes, así:
o Anexo Especificaciones Técnicas del Suministro y la Formalización (Parte I).
o Anexo Especificaciones Técnicas del Servicio de Personalización (Parte II).
o Anexo Especificaciones Técnicas de Etiquetas de Visa (Parte III).
o Anexo Técnico Servicios Web de Impresión (Parte IV).
• Anexo No.6 Especificaciones Técnicas Habilitantes.
• Archivo proporcionado para la personalización de las muestras.
TERCERA. ORIGEN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Proviene de la clasificación dada a la información compartida, sustentada en el literal d, artículo 6, y el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
CUARTA. OBLIGACIONES DE LA PARTE RECEPTORA: Se considerará como parte receptora de la información confidencial a la persona que recibe la información, o que tenga acceso a ella. La parte receptora se obliga a:
1. Mantener la información confidencial segura, usarla solamente para los propósitos relacionados con el proceso de selección descrito en numeral 1 de las consideraciones del presente acuerdo, y en caso de ser solicitada, devolverla toda (incluyendo copias de esta) en el momento en que ya no requiera hacer uso de la misma.
2. Proteger la información confidencial, sea verbal, escrita, visual, tangible, intangible o que por cualquier otro medio reciba, siendo legitima poseedora de la misma el FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, restringiendo su uso exclusivamente a las personas que tengan absoluta necesidad de conocerla.
3. Abstenerse de publicar la información confidencial que conozca, reciba o intercambie con ocasión de la participación en la licitación pública descrita en numeral 1 de las consideraciones del presente acuerdo.
4. Abstenerse de entregar a terceros la información confidencial que conozca, reciba o intercambie con ocasión de la participación en la licitación pública.
5. Usar la información confidencial que se le entregue, únicamente para los efectos señalados al momento de la entrega de dicha información.
6. Mantener la información confidencial en reserva hasta tanto adquiera el carácter de pública.
7. Responder por el mal uso que le den sus representantes a la información confidencial.
8. Guardar la reserva de la información confidencial como mínimo, con el mismo cuidado con la que protege su información confidencial.
9. La parte receptora se obliga a no transmitir, comunicar revelar o de cualquier otra forma divulgar total o parcialmente, pública o privadamente, la información confidencial sin el previo consentimiento por escrito por parte del FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES.
Parágrafo: Las obligaciones de confidencialidad previstas en esta cláusula se harán extensivas a los empleados o dependientes de las personas naturales o jurídicas que constituyan la parte receptora de la información. La parte receptora responderá en caso de que sus empleados incumplan de las obligaciones previstas en el presente acuerdo.
QUINTA. OBLIGACIONES DE LA PARTE REVELADORA: Son obligaciones de la parte reveladora:
1. Mantener la reserva de la información confidencial hasta tanto adquiera el carácter de pública.
2. Documentar toda la información confidencial que transmita de manera escrita, oral o visual, mediante documentos, medios electrónicos, discos ópticos, microfilmes, películas, e-mails u otros elementos similares o en cualquier forma tangible o no, incluidos los mensajes de datos, como registro de la misma para la determinación de su alcance, e indicar específicamente y de manera clara e inequívoca el carácter confidencial de la información suministrada a la parte receptora.
SEXTA. EXCLUSIONES A LA CONFIDENCIALIDAD: La parte receptora queda relevada o eximida de la obligación de confidencialidad, únicamente en los siguientes casos:
1. Cuando la información confidencial haya sido o sea de dominio público. Si la información se hace de dominio público durante el plazo del presente acuerdo, por un hecho ajeno a la parte receptora, esta conservará su deber de reserva sobre la información que no haya sido afectada.
2. Cuando la información confidencial deba ser revelada por sentencia en firme de un tribunal o autoridades competentes en desarrollo de sus funciones que ordenen el levantamiento de la reserva y soliciten el suministro de esta información. No obstante, en este caso la parte reveladora será la encargada de dar cumplimiento a la orden, restringiendo la divulgación a la información estrictamente necesaria, y en el evento de que la confidencialidad se mantenga, no eximirá a la parte receptora del deber de reserva.
SÉPTIMA. RESPONSABILIDAD: La parte que contravenga el acuerdo será responsable ante la otra parte o ante los terceros de buena fe sobre los cuales se demuestre que se han visto afectados por la inobservancia del presente acuerdo, por los perjuicios xxxxxxx y económicos que estos puedan sufrir como resultado del incumplimiento de las obligaciones aquí contenidas. Igualmente, responderá ante autoridades judiciales en caso de que se pongan en riesgo los motivos por los cuales la información era confidencial.
OCTAVA. LEGISLACIÓN APLICABLE: Este acuerdo se regirá por las leyes de la República de Colombia y se interpretará de acuerdo con las mismas.
NOVENA. ACEPTACIÓN DEL ACUERDO: Las partes han leído y estudiado de manera detenida los términos y el contenido del presente Acuerdo y por tanto manifiestan estar conformes y aceptan todas las condiciones.
En Bogotá D.C., a los ( ) días del mes de ( ) de 2019