Se deben incorporar o anexar a todo contrato de prestación de servicios que comporte el tratamiento de datos de carácter personal por parte del proveedor, en calidad de encargado del tratamiento de los mismos por cuenta de la Universidad, responsable...

Se deben incorporar o anexar a todo contrato de prestación de servicios que comporte el tratamiento de datos de carácter personal por parte del proveedor, en calidad de encargado del tratamiento de los mismos por cuenta de la Universidad, responsable del tratamiento.

Deben adaptarse a las circunstancias concretas del tratamiento que se lleve a cabo.

CLÁUSULAS ORIENTATIVAS PARA SUPUESTOS EN QUE EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO TRATE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL, DE LOS QUE LA UPO SEA RESPONSABLE, EN SUS LOCALES Y EXCLUSIVAMENTE CON SUS SISTEMAS¹

CONTRATO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO

Lugar y fecha

REUNIDOS

DE UNA PARTE, la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, xx Xxxxxxx (en adelante, la UPO o RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO) domiciliada en Xxxx. Xx Xxxxxx, xx 0, Xxxxxxx, con CIF núm. X0000000X, y actuando en su nombre y representación D. /D.ª Nombre Apellidos, Puesto/Cargo, en virtud de ….[especificar la capacidad del firmante para firmar en nombre de la upo, en virtud de las posibles resoluciones/delegaciones de competencia/firma].

Y DE OTRA PARTE, la Empresa [denominación de la empresa] (en adelante, EL PROVEEDOR DE SERVICIOS O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO), con domicilio social en [dirección y localidad], provista de CIF [número] Actúa en su nombre y representación D. /D.ª [nombre y apellidos] en virtud del poder otorgado ante la Notaría de D. /D.ª [nombre y apellidos] con fecha y con el número de protocolo el cual asegura que se encuentra en vigor.

Ambas partes se reconocen mutuamente la capacidad legal suficiente para suscribir este contrato de encargo de tratamiento de datos personales y para quedar obligadas en la representación en que respectivamente actúan, en los términos convenidos en él. A tal fin,

MANIFIESTAN

I. Que ambas partes se encuentran vinculadas por una relación contractual para la prestación de __________________________________________________________________________.

II. Que para la prestación de dicho servicio es necesario que el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO tenga acceso y realice tratamientos de datos de carácter personal de los que es RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, por lo que asume las funciones y obligaciones que el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 xx xxxxx de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en adelante, RGPD), estipula para los Encargados de Tratamiento.

III. Que, en cumplimiento del artículo 28 del RGPD, ambas partes acuerdan regular este acceso y tratamiento de datos de carácter personal de conformidad con las siguientes:

CLÁUSULAS

1. Objeto del encargo del tratamiento

Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad..............................................................., encargada del tratamiento, para tratar por cuenta de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, xx Xxxxxxx (en adelante, la UPO), responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de …………………………………………………………………………………………………………. ................ ................................................................................................. .

El tratamiento consistirá en: (descripción detallada del servicio/tratamiento)

………………………………………………………………………………………………………………………..

Concreción de los tratamientos a realizar:

Recogida (captura de datos) Registro (grabación)

Estructuración Modificación

Consulta Extracción (retrieval)

Difusión Cesión

Cotejo Interconexión (cruce)

Supresión Limitación

Conservación (almacenamiento) Destrucción (de copias temporales)

Conservación (en sus sistemas de información) Duplicado

Copia (copias temporales) Copia de seguridad

Recuperación Otros:____________

2. Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la UPO, responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad ......................................, encargada del tratamiento, la información que se describe a continuación.

Colectivos y Datos Tratados

Los colectivos de interesados y tipos de Datos Personales tratados a los que puede tener acceso el encargado del tratamiento son:

Tratamientos y principales colectivos afectados	Datos Personales del tratamiento a los que se puede acceder
Tratamiento 1: explicitar Colectivo/s (PAS, PDI, Estudiantes, etc.):	D.N.I./N.I.F. NOMBRE Y APELLIDOS DIRECCION TELEFONO FIRMA NACIONALIDAD, FECHA NACIMIENTO, CORREO ELECTRONICO CARACTERISTICAS PERSONALES ECONOMICOS, FINANCIEROS Y DE SEGUROS XXX
Tratamiento 2: explicitar Colectivo/s (PAS, PDI, Estudiantes, etc.):	D.N.I./N.I.F. NOMBRE Y APELLIDOS DIRECCION FIRMA DETALLES DEL EMPLEO XXX

3. Duración

El presente acuerdo tiene una duración de .................................................................................²

4. Obligaciones del encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.

3. Llevar, por escrito, un registro³ de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:

1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.

2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.

3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.

4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:

1. La seudonimización y el cifrado de datos personales.

2. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.

3. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.

4. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

4. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.

El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

5. Subcontratación

(Escoger una de las opciones)

Opción A No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado.

Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de ...........................⁴, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.

El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

Opción B Se autoriza al encargado a subcontratar con la empresa …..................................................... las prestaciones que comporten los tratamientos siguientes:

............................................................................

Para subcontratar con otras empresas, el encargado debe comunicarlo por escrito al responsable, identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo de ………………⁵.

El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

6. Mantener el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

7. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad⁶ y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.

8. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

9. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

10. Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

1. Acceso, rectificación, supresión y oposición

2. Limitación del tratamiento

3. Portabilidad de datos

4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud⁷, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud⁸.

11. Derecho de información. Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos⁹.

12. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos¹⁰.

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 24 horas, y a través de la dirección de correo electrónico xxxxxxxxxxx@xxx.xx, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.

b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.

c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.

d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

13. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.

14. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

15. Poner disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

16. En relación con las medidas de seguridad, los datos deben protegerse empleando las medidas que un empresario ordenado debe tomar para evitar que dichos datos pierdan su razonable confidencialidad, integridad y disponibilidad.

A estos efectos, se deben adoptar todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para la protección de los datos personales que sean suficientes para garantizar un nivel adecuado de seguridad adecuado al riesgo del tratamiento y, en particular:

• La seudonimización y el cifrado de los datos personales,

• garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento,

• la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos de forma rápida en caso de incidente físico o técnico,

• las establecidas para este tipo de tratamientos en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) conforme a lo dispuesto en la Disposición Adicional Primera de la LOPDGDD.

[Las medidas de seguridad se adecuarán a los tratamientos concretos, en función de las correspondientes evaluaciones de riesgos y evaluaciones de impacto sobre los derechos y libertades de los interesados, en su caso. Para cualquier duda contactar con DPD/Seguridad TI].

El adjudicatario no podrá no implementar o suprimir dichas medidas mediante el empleo de un análisis de riesgo o evaluación de impacto salvo aprobación expresa de la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx.

A estos efectos, el personal del adjudicatario debe seguir las medidas de seguridad establecidas por la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, no pudiendo efectuar tratamientos distintos de los definidos por dicha Universidad.

17. Nombrar Delegado de Protección de Datos, en caso de que sea necesario según el RGPD y/o la LOPDGDD, y comunicarlo a la Universidad Xxxxx xx Xxxxxxx, también cuando la designación sea voluntaria, así como la identidad y datos de contacto de la(s) persona(s) física(s) designada(s) por el adjudicatario como sus representante(s) a efectos de protección de los Datos Personales (representantes del Encargado de Tratamiento), responsable(s) del cumplimiento de la regulación del tratamiento de Datos Personales, en las vertientes legales/formales y en las de seguridad.

18. Destino de los datos. Una vez finalizado el encargo, el proveedor de servicios debe:

r.1). Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

No obstante, el Responsable del Tratamiento podrá requerir al Encargado para que, en vez de la opción r.1, cumpla con la r.2) o r.3) siguientes:

r.2). Devolver al encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida prestación. La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

r.3). Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

5. Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

1. Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.

2. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado, en su caso.

3. Realizar las consultas previas que corresponda, en su caso.

4. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.

5. Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

Y para que así conste a los efectos oportunos, las partes contratantes proceden a rubricar este contrato en fecha y lugar al inicio reseñado.

Prestador de Servicios/Encargado	Responsable del tratamiento
Entidad Firma representante ________________	UNIVERSIDAD XXXXX XX XXXXXXX Firma representante__________________

1 Estas cláusulas son las sugeridas, a título orientativo, en la Guía “Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento”, de la Agencia Española de Protección de Datos, consultable en xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxx.xxx

2 En algunos casos, en particular determinados casos sometidos al derecho administrativo (convenios, contratos de gestión de servicios públicos, etc.), la duración del encargo puede estar limitada por la duración establecida por la legislación vigente para la prestación de servicios.

3 “Las obligaciones indicadas en los apartados 1 y 2 no se aplicarán a ninguna empresa ni organización que emplee a menos de 250 personas, salvo que el tratamiento que realice pueda suponer un riesgo para los derechos y las libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales indicadas en el artículo 9, apartado 1 del RGPD, o datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10 de dicho Reglamento.” (Art. 30.5 RGPD).

4 Se recomienda establecer un plazo mínimo de antelación para realizar la comunicación.

5 Se recomienda establecer un plazo mínimo de antelación para realizar la comunicación.

6 Si existe una obligación de confidencialidad de naturaleza estatutaria deberá quedar constancia expresa de la naturaleza y extensión de esta obligación.

7 Plazo y medio recomendados a fin de que el responsable pueda resolver la solicitud dentro del plazo establecido.

8 Cabe la posibilidad de delegar en el encargado del tratamiento la atención al ejercicio de los derechos de los interesados, especialmente en aquellos supuestos en que los datos se traten exclusivamente con los sistemas del encargado. Si considera que pudiera ser el caso, pónganse en contacto con la Delegada de protección de Datos, a efecto de modificar la cláusula y de dejar constancia de tal circunstancia en el Registro de Actividades de Tratamiento.

9 Cabe la posibilidad de que sea el encargado del tratamiento, en el momento de la recogida de los datos, quien facilite la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. Si considera que puede ser el caso, póngase en contacto con la Delegada de protección de datos, dado que debe consensuarse con el responsable del tratamiento la redacción y el formato en que se facilitará la información.

10 Cabe la posibilidad de que pudiera ser el encargado del tratamiento quien notificase las violaciones de seguridad a la autoridad de control en materia de protección de datos, e incluso a los interesados. Si considera que puede ser el caso, póngase en contacto con la Delegada de Protección de Datos para adecuar el clausulado, en su caso.

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