CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
ANEXO 5 PROYECTO DE CONTRATO
CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS
XXXXXXXX Xx | 000000XXXX / 2020 |
CONTRATANTE | CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ, institución autónoma, de derecho privado, con personería jurídica y sin ánimo de lucro, de carácter corporativo y gremial, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C, creada mediante Decreto 062 del 11 de febrero de 1891, que se rige por lo establecido en el Decreto 410 de 1971, por la Ley 1727 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones que lo reglamenten, adicionen o reformen, en adelante EL MANDANTE. |
NIT | 860.007.322-9 |
REPRESENTANTE DE EL MANDANTE | |
MANDATARIO | |
NIT | |
DATOS DE CONSTITUCIÒN | |
REPRESENTANTE LEGAL | |
DOMICILIO | |
OBJETO | EL MANDATARIO se obliga para con EL MANDANTE a prestar mediante un contrato de mandato, los servicios como agencia de publicidad y comunicación digital especialista en marketing digital para diseñar estrategias, conceptos creativos, piezas y campañas publicitarias junto con la pauta, el monitoreo y optimización necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de EL MANDANTE. |
A. CONSIDERACIONES GENERALES: 1) EL MANDANTE cumple funciones que le fueron delegadas por el Estado y de conformidad con el Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”, en el artículo 2.2.2.38.1.4. y 2.2.2.38.1.6, se establecen las siguientes: a) Prestar servicios remunerados de información de valor agregado que incorpore datos de otras fuentes; b) Promover programas, y actividades en favor de los sectores productivos de las regiones en que les corresponde actuar, así como la promoción de la cultura, la educación, la recreación y el turismo; c) Mantener disponibles programas y servicios especiales para sus afiliados; d) Celebrar convenios entre ellas, asociarse o contratar con cualquier persona natural o jurídica para el cumplimiento de sus funciones. 2) La Gerencia de Asuntos Corporativos de EL MANDANTE es la encargada de mantener e incrementar el posicionamiento de EL MANDANTE, así, como de sus productos y servicios ante sus públicos objetivos, entre los cuales | |
están empresarios, ciudadanos y medios de comunicación, que buscan mejorar, unificar y potenciar todos los esfuerzos de comunicación externa e interna a través de la generación de estrategias, planificación y ordenación en medios de comunicación de todas las campañas de publicidad. 3) Teniendo en cuenta lo anterior, se hace necesario contratar los servicios como agencia de publicidad y comunicación digital especialista en marketing digital para diseñar estrategias, conceptos creativos, piezas y campañas publicitarias junto con la pauta, el monitoreo y optimización necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de EL MANDANTE, mediante un contrato de mandato. 4) De acuerdo con lo anterior y siguiendo los procedimientos aplicables, EL MANDANTE adelantó la invitación a proponer No. 3000000714 bajo la modalidad de Convocatoria Pública para la selección objetiva del mandatario que se encargará de prestar los servicios como agencia de publicidad y comunicación digital especialista en marketing digital para diseñar estrategias, conceptos creativos, piezas y campañas publicitarias junto con la pauta, el monitoreo y optimización necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de EL MANDANTE, en la cual resultó seleccionado EL MANDATARIO. 5) Que EL MANDATARIO seleccionado es una persona jurídica independiente, que presta habitualmente servicios relacionados con el objeto del presente contrato, y cuenta con la experiencia necesaria y suficiente para realizar, con los más altos estándares de calidad y cumplimiento, las actividades que por este documento se contratan y actúa con plena autonomía técnica, financiera, directiva y administrativa para la prestación de sus servicios.
6) Este contrato es de naturaleza comercial, y EL MANDATARIO debe dar cumplimiento estricto de las obligaciones que le corresponden en las condiciones de tiempo, modo y lugar determinadas más adelante, de manera independiente, utilizando sus propios medios y bajo su exclusivo riesgo. 7) Los términos y condiciones previstos en este documento y sus anexos son aceptados por las partes y constituyen el acuerdo único y total en relación con el objeto contratado, el cual, prevalece sobre cualquier propuesta verbal o escrita, sobre toda negociación previa y sobre todas las demás comunicaciones entre las partes con respecto al objeto del contrato. 8) La apertura de la Convocatoria Pública fue recomendada por el Comité Asesor de Contratación que se realizó el día 10 de febrero de 2021, mediante acta 437, por la Junta Directiva del día 15 de febrero de 2021, mediante acta XXX y se recomendó la adjudicación en el Comité Asesor de Contratación del día XX de XXX de 2021, mediante acta XXX. 9) El presente contrato se realiza de acuerdo con lo establecido en el artículo 166 del Decreto-Ley 019 de 2012 que establece que: “(…) Los ingresos provenientes de los registros públicos y los bienes adquiridos con éstos, continuarán afectos a las funciones atribuidas a las Cámaras de Comercio por la ley o por el Gobierno Nacional en aplicación del numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio. (…)” y de acuerdo con el artículo 182 de la Ley 1607 de 2012 relativo a la tasa contributiva a favor de las Cámaras de Comercio, en el cual se dispone que: “(…) Los ingresos provenientes de las funciones de registro, junto con los bienes adquiridos con el producto de su recaudo, continuarán destinándose a la operación y administración de tales registros y al cumplimiento de las demás funciones atribuidas por la ley y los decretos expedidos por el Gobierno Nacional, con fundamento en el numeral 12 del artículo 86 del Código de Comercio.” B. ESTIPULACIONES DEL CONTRATO: 1) OBJETO: EL MANDATARIO se obliga para con EL MANDANTE a prestar mediante un contrato de mandato, los servicios como agencia de publicidad y comunicación digital especialista en marketing digital para diseñar estrategias, conceptos creativos, piezas y campañas publicitarias junto con la pauta, el monitoreo y optimización necesarias para divulgar y promocionar los productos y servicios de EL MANDANTE a cambio del pago de un precio a favor de EL MANDATARIO. 2) ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: La ejecución del presente contrato se desarrollará de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el Anexo 2 de LA INVITACIÓN y LA PROPUESTA presentada por EL MANDATARIO. 3) MANDATO SIN
REPRESENTACIÓN: EL MANDANTE le otorga mediante el presente documento a EL MANDATARIO un mandato sin representación, según lo establecido en el artículo 1262 del Código de Comercio y demás normas relacionadas, para que lleve a cabo y gestione todas las actividades requeridas y relacionadas con la ejecución del contrato. 4) ENTREGABLES: EL MANDATARIO en el marco del presente contrato, entregará: a) Informes de las campañas y pautas efectuadas; b) Demás informes que requiera EL MANDANTE y xxxx claramente definidos con EL MANDATARIO y
c) Rendición mensual de cuentas de la gestión. PARÁGRAFO. EL MANDATARIO deberá entregar cada uno de los entregables de la forma y condiciones que le indique EL MANDANTE, por tanto, aclarará, corregirá o completará a los entregables que le solicite EL MANDANTE sin costo adicional para la misma. 5) ANEXOS. Forman parte integral del presente contrato como anexos, y constituyen manifestación precontractual que ayudará a entender la causa del negocio y facilitará su interpretación los siguientes documentos: a) La Invitación a Proponer mediante Convocatoria Pública No. 3000000714 junto con sus anexos y adendas, en adelante, LA INVITACIÓN. b) La propuesta técnica y económica presentada por EL MANDATARIO del XX de XXXXX de 2021, conjuntamente y en adelante LA PROPUESTA y c) Las especificaciones técnicas descritas en el ANEXO 2 de LA INVITACIÓN. En caso de contradicción entre lo señalado en el contrato y sus anexos, se preferirá lo estipulado en el contrato. 6) EQUIPO DE TRABAJO. Durante el desarrollo del contrato, no se aceptarán cambios en los integrantes del equipo de trabajo, salvo eventos excepcionales (por ejemplo, renuncia, incapacidad física o muerte de alguno de los miembros del equipo de trabajo) los cuales deberán ser debidamente soportados y justificados por EL MANDATARIO, so pena de que EL MANDANTE haga efectiva la cláusula penal. En caso de cambio de uno de los integrantes del equipo de trabajo, bajo los parámetros enunciados previamente, EL MANDATARIO deberá informarlo a EL MANDANTE y proponer un candidato que cumpla con todas las condiciones establecidas en la invitación ya sea igual o superior que el integrante que se quiere remplazar; EL MANDANTE se reserva el derecho de aceptar o no el candidato presentado. De otra parte, EL MANDANTE podrá solicitar el cambio del personal, lo cual será acatado en forma inmediata por EL MANDATARIO. En todo caso, durante la ejecución del contrato EL MANDATARIO deberá garantizar en todo momento que el equipo de trabajo se encuentre completo. 7) OBLIGACIONES DE EL MANDATARIO: Sin perjuicio de otras obligaciones pactadas en el presente documento, EL MANDATARIO se obliga a: Sin perjuicio de otras obligaciones pactadas en el presente documento, EL MANDATARIO se obliga a: a) Dar estricto cumplimiento a todo lo ofrecido en LA PROPUESTA y al Anexo 2 - Especificaciones Técnicas de LA INVITACIÓN. b) Dar cumplimiento en la ejecución del contrato al organigrama de áreas principales presentado a EL MANDANTE, las cuales soportarán y apoyarán el desarrollo estratégico – planeación – creativo – producción interna y externa – medios – Marketing digital – administrativa y financiera y cada una de las áreas soporte, para el efectivo desarrollo de campañas y actividades estratégicas de marca y producto de conformidad con el soporte presentado por EL MANDANTE, para el desarrollo efectivo de campañas y actividades estratégicas de marca y producto. c) Tener conocimiento del grupo y de los grupos objetivos a los cuales se dirigen los productos y servicios de EL MANDANTE (mediante investigaciones y análisis de estudios formales a los cuales tenga acceso por sí misma, con su respectivo análisis y conclusión). Para este efecto, EL MANDATARIO deberá certificar los estudios que adquiere y a los cuales tiene acceso para análisis de consumidor e inteligencia de mercados y con los que deben soportar cada una de las campañas presentadas. d) Será además responsable de los pagos correspondientes por codificaciones de comerciales, ACODEM, SAYCO y ACINPRO o cualquier agremiación de artistas, locutores, modelos para utilizar los derechos patrimoniales. e) Realizar el diseño, el desarrollo estratégico y creativo para la comunicación de cada producto y/o servicio, así como la conceptualización para el desarrollo de las
campañas y/o piezas publicitarias de EL MANDANTE, como también de las estrategias de comunicación integrales (360 grados) con una especial orientación en Marketing Digital. f) Entregar a EL MANDANTE los conceptos desarrollados de las estrategias, campañas y piezas creativas a nivel de bocetos y editables acorde con los medios requeridos (televisión, radio, revistas, prensa, vallas, publicidad exterior, medios virtuales, medios no tradicionales, correo directo, material POP, los demás que existan y que sean solicitados por EL MANDANTE o que se encuentren disponibles en el mercado.
g) Verificar previamente la redacción, ortografía y estilo de los textos utilizados de acuerdo con el lineamiento de EL MANDANTE y sus grupos objetivos. h) Realizar la supervisión y dirección durante el proceso de preproducción, producción y postproducción externa de todas piezas creativas que requiera EL MANDANTE, hasta su entrega final. i) Realizar la contratación y supervisión de ejecución de musicalizaciones, modelos y personajes, garantizando la adecuada cadena de transferencias de los derechos de uso, explotación y modificación, con el fin de mantener indemne a EL MANDANTE de eventuales reclamaciones por derechos de autor o por aspectos relacionados con propiedad industrial.
j) Para la contratación de bienes y servicios que se requieran con el fin de ejecutar el objeto del presente contrato, EL MANDATARIO siempre debe contar con mínimo 3 cotizaciones de diferentes proveedores, las cuales deben ser presentadas a EL MANDANTE para su respectiva aprobación, cumpliendo los siguientes requisitos: i) EL MANDATARIO debe entregar las copias de las cotizaciones recibidas en cada caso, junto con los cuadros de calificación y los documentos o facturas de cobro expedidas por los terceros proveedores, como soporte para el pago de los gastos reembolsables, ii) EL MANDATARIO debe presentar el análisis de las cotizaciones y efectuar las recomendaciones sobre las mejores condiciones para la contratación, con el fin de que EL MANDANTE pueda seleccionar al proveedor que cumpla con todos los requisitos necesarios para la contratación, de acuerdo con las mejores condiciones ofertadas. EL MANDATARIO debe garantizar la idoneidad y experiencia de cada uno de los proveedores, para lo cual EL MANDANTE le podrá requerir en cualquier momento la presentación de los soportes que acrediten la idoneidad y experiencia de estos, iii) La contratación de proveedores, medios y otros terceros deberá ajustarse a los presupuestos previamente presentados por EL MANDATARIO y aprobados por EL MANDANTE para cada campaña y en ningún caso el valor total de las contrataciones con terceros podrá exceder el valor autorizado por EL MANDANTE. iv) Si existe un cambio de proveedor para un servicio ya aprobado por EL MANDANTE ésta debe ser notificada por escrito y v) Solo en los casos que EL MANDANTE requiera gestionar servicios directamente, no se requerirán 3 cotizaciones. k) Efectuar el análisis de cotizaciones, recomendaciones, costo- beneficio, revisión de facturas emitidas por los proveedores y en general toda la supervisión de trabajos hasta su entrega final, incluyendo todos los medios existentes y nuevos, por ejemplo y sin limitarse a comerciales de televisión, cuñas de radio, comerciales, mensajes en medios virtuales, avisos en medios impresos, materiales impresos, elementos promocionales, stands, vallas o cualquier tipo de publicidad exterior, pendones, fotografías, etc. l) Revisar y evaluar periódicamente a los proveedores para garantizar la rotación de estos en aras de la transparencia, pluralidad e igualdad de oportunidad de contratación para los empresarios que ofrecen productos y servicios, así como la búsqueda de las mejoras alternativas xxx xxxxxxx en cuanto a precios y proveedores. m) Ser especialista en el diseño y desarrollo de estrategias de comunicación con marketing digital que incluya, entre otros: i) Elaboración de la estrategia de marketing digital y content (objetivo general, objetivos específicos, cronograma, momentos de comunicación, audiencias, Buyer persona, costumer journey, Consumer decision journey, embudo de ventas, análisis de competencia, plan táctico, entre otras) basada en los públicos objetivos a los cuales se dirigen nuestros servicios y productos y el ROI en las campañas que aplique. Debe construir indicadores medibles para este tipo de campañas. ii) Asesoría en estrategia de marketing digital, diseño y desarrollo de comunicaciones digitales, o medios
alternativos y nuevas tácticas que permitan el acceso a diferentes targets que sean efectivos para la labor de difusión de EL MANDANTE. iii) Diseño de las campañas digitales y medios virtuales requeridos para implementar las estrategias de comunicación, iv) Coordinación de la producción de las campañas digitales, v) Supervisión en el diseño y la producción de las piezas a las que haya lugar para las campañas digitales, vi) Entrega de informes periódicos de los resultados de las campañas publicitarias a través de las diferentes formas de realizar análisis de datos, por ejemplo: DMP, ANALITICS, BLUEPRINT, CRM, Google Marketing, Google Data studio, Dashboard propios con información actualizada diariamente, vii) La agencia debe tener conocimiento en posicionamiento SEM, SEO, ASO, además en campañas de email marketing, marketing de contenido y viii) Elaboración de la totalidad de la producción creativa por cuenta de EL MANDATARIO para pauta en medios digitales. n) Realizar una reunión semanal (reunión de tráfico), en el momento que lo requiera EL MANDANTE, para hacer una revisión general de todos los trabajos en curso, con la presencia de EL MANDATARIO, la central o el equipo de medios y el supervisor o su delegado. o) Generar reportes y/o acta de las reuniones como también un status report, en donde se reflejen los acuerdos efectuados por las partes, los cuales siempre deben constar por escrito. p) Asistir a las reuniones a las que sea citado por EL MANDANTE. q) Los tiempos de entrega de los materiales diseñados por EL MANDATARIO deben ser previamente acordados y cumplidos a entera satisfacción de EL MANDANTE. Si existe un ajuste en los tiempos de entrega, EL MANDANTE debe ser notificada por escrito con anterioridad. r) Desarrollar las actividades descritas en los literales anteriores reforzando el medio digital, marketing digital o medios alternativos y desarrollando nuevas tácticas que permitan el acceso a diferentes targets que sean efectivos para la labor de difusión de EL MANDANTE. s) Investigar, conceptualizar y desarrollar estrategias de comunicación integrales, aplicadas a los diferentes medios de comunicación para lograr un efectivo posicionamiento de EL MANDANTE en el mercado, así como, de sus programas, proyectos, productos y servicios. t) Realizar dentro de los términos y tiempos establecidos por EL MANDANTE, planes de desarrollo creativo, producción de radio, televisión y material impreso. u) Asumir el costo de las artes finales de las piezas gráficas requeridas en la ejecución del presente contrato. v) Definir los criterios para realizar la consecución, depuración y segmentación de las bases de datos para cada campaña, de acuerdo con las necesidades específicas de EL MANDANTE, cumpliendo con las políticas de tratamiento de datos de la organización. w) Efectuar el desarrollo creativo de las piezas de mercadeo directo y promocional. x) Realizar el planteamiento estratégico y diseño de la mecánica de los diferentes programas de mercadeo directo y promocional, así como, de las actividades sugeridas para convocar a cada grupo objetivo y presentarlos a consideración de EL MANDANTE. y) Diseñar los indicadores, sistemas o mecanismos adecuados para que EL MANDANTE o un tercero designado por ésta puedan realizar la medición de los resultados de las estrategias de marketing directo o promocional implementadas durante la vigencia del contrato. z) Prestar servicios de desarrollo creativo para los productos y servicios que EL MANDANTE requiera a través de su agencia BTL o equipo dispuesto para tal labor, además de diseñar y elaborar los materiales necesarios para la participación exitosa en eventos, actividades promocionales y activaciones. aa) Los descuentos y bonificados obtenidos en negociaciones cliente, medio y central de medios por las inversiones realizadas en las campañas deben ser trasladados al cliente y evidenciables en los presupuestos de pauta. bb) Revisar las facturas y realizar directamente los pagos a los proveedores, medios y terceros con quienes contrate los bienes o servicios que se requieran para la ejecución del presente contrato en el tiempo adecuado para no generarles problemas de pago a los proveedores. cc) Realizar la planeación y ordenación de los medios de EL MANDANTE, para lo cual deberá efectuar el análisis de competencia, estudios sobre consumo y uso de medios según perfiles y demás herramientas técnicas con que cuente, actuando para este efecto en coordinación con la agencia de medios asociada. dd) Diseñar estrategias, tácticas
y compra de medios para cada campaña aprobada por EL MANDANTE, según el presupuesto asignado. Además, las agencias deben realizar la supervisión y seguimiento de las alianzas estratégicas con medios de comunicación y/o aliados de la CCB para las campañas. ee) Realizar directamente el envío de artes y materiales a los diferentes medios contratados en el desarrollo del presente contrato, cumpliendo con los tiempos asignados por los medios. ff) Asignar para la ejecución de los compromisos un equipo de trabajo exclusivo (100% de dedicación), conformado cuando menos por el número de personas y cargos señalados en la invitación, de conformidad con LA PROPUESTA presentada, los cuales deben cumplir con los perfiles allí definidos. Si alguna de las personas del equipo debe ausentarse de sus funciones, EL MANDATARIO debe asegurar que existirá alguien encargado de realizarlas con la misma dedicación y tiempos acordados, que no afecten al resto del equipo de EL MANDATARIO. gg) En caso de que alguno de los profesionales del equipo de trabajo presentados deba ser reemplazado por EL MANDATARIO, esta tendrá un término máximo de 10 días hábiles para reemplazarlo, enviando los documentos soporte que permitan acreditar los requisitos profesionales y académicos del reemplazante, según lo señalado en la INVITACIÓN, quien debe cumplir con igual o superior experiencia laboral y requisitos académicos del profesional que se reemplazará. En todo caso, esta circunstancia se debe poner en conocimiento del supervisor del contrato, quien aprobará o no el reemplazo. hh) Expedir mensualmente a EL MANDANTE una certificación expedida por su Revisor Fiscal, en los términos que dispone el inciso tercero del artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 o el que haga sus veces. ii) Presentar a EL MANDANTE los informes que ésta le solicite en cualquier momento sobre requerimientos específicos o sobre las actividades desarrolladas para el cumplimiento del eventual contrato. xx) Presentar los reportes e informes dentro de los plazos que EL MANDANTE le indique para cada requerimiento, campaña o evento. kk) Presentar un informe trimestral de los servicios prestados a EL MANDANTE que resuma e incluya todos los diseños creativos, campañas, comerciales y solicitudes de EL MANDANTE. Además, un informe trimestral de medios con las campañas al aire ese trimestre, donde se pueda visualizar la inversión, los chequeos de pauta, la optimización, bonificación y ahorros logrados. Cumplimientos de KPIs contratados y entregados xx xxxxxxx (Según el funnel de conversión); inversiones por campaña, por plataforma, por objetivo, por modelo de compra; junto a sus indicadores de desempeño (CTR, CVR, IR, VTR, entre otros), todo lo que un dashboard puede visualizar en plataformas como Google, instagram, Facebook y medios externos programáticos. Además, deben visualizarse las acciones por campaña (Digital ya sea negociada o programática “Display non video, xxxxxxx content, publicidad nativa, search, redes sociales, digital out of home, audio online, tv conectada”; revistas, prensa, televisión, OHH, radio) así como conclusiones, recomendaciones, sugerencias y planes de acción con la data presentada en los Dashboard. ll) Presentar un informe anual estratégico de los servicios prestados a EL MANDANTE que resuma el año en términos de resultados más relevantes de cada campaña desarrollada, resalte las buenas prácticas, así como las recomendaciones y sugerencias con el fin de mejorar la comunicación externa de EL MANDANTE, basada en los alcances e impactos de cada campaña. mm) Aclarar, corregir o complementar los informes o reportes presentados en los casos en que EL MANDANTE así lo solicite, sin que esto genere para EL MANDANTE costos adicionales al valor del contrato. nn) Presentar a EL MANDANTE, en caso de que ésta lo solicite, los documentos de cesión de los derechos patrimoniales de autor suscritos por sus empleados, dependientes o contratistas de EL MANDATARIO, o los documentos de licencia de uso de derechos de propiedad industrial, en caso de requerirse. oo) Verificar y responder legalmente por que los desarrollos creativos, conceptos, logos, sean únicos en el mercado y respondan a las necesidades específicas de EL MANDANTE. pp) Abstenerse de utilizar la información entregada por EL MANDANTE para cualquier fin distinto a las actividades propuestas por ésta. qq) Responder ante EL MANDANTE y ante terceros por la divulgación indebida o el manejo
inadecuado de la información entregada por EL MANDANTE para el desarrollo de las actividades del eventual contrato. rr) Atender las recomendaciones y sugerencias de EL MANDANTE para la ejecución de las actividades. ss) Contratar, capacitar y supervisar por su propia cuenta el personal experto e idóneo para realizar las actividades necesarias para la ejecución objeto del presente contrato, teniendo en cuenta los perfiles requeridos para adelantar cada campaña o evento, los cuales serán definidos de manera conjunta con EL MANDANTE. tt) Cumplir dentro de los términos legales o contractuales con todas las obligaciones de carácter laboral respecto de los empleados y colaboradores que utilice para la ejecución de las obligaciones con EL MANDANTE, especial pero no exclusivamente las que se refieren a pagos de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones y afiliación de sus empleados o dependientes a Entidades Promotoras de Salud y Administradoras de Riesgos Laborales, y las demás que estipule la Ley. uu) Contar con la infraestructura física, tecnológica y logística requerida para garantizar la satisfacción de las obligaciones con EL MANDANTE. vv) Responder ante EL MANDANTE por todas las fallas, errores, negligencias, anomalías o inconsistencias que se presenten en el desarrollo del contrato por su acción u omisión. ww) Informar inmediatamente a EL MANDANTE cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento de las obligaciones contraídas por EL MANDATARIO o que afecte los intereses o derechos de EL MANDANTE en el asunto a su cargo. xx) Efectuar un acompañamiento permanente a EL MANDANTE, en sus instalaciones o de manera virtual, a fin de prestar de manera oportuna y ágil, los servicios que se contratarán dedicando el tiempo necesario de acuerdo con el volumen de requerimientos de EL MANDANTE. yy) Efectuar acompañamiento estratégico permanente, por parte del representante legal de EL MANDATARIO o una persona de nivel directivo, quien se reunirá mínimo 4 veces al año o cuando EL MANDANTE lo requiera con el Presidente Ejecutivo o con la Gerente de Asuntos Corporativos de EL MANDANTE o con la persona que ellas designen, para revisar los lineamientos y conceptos estratégicos a fin de optimizar los mensajes de comunicación y las campañas. zz) Adelantar por su cuenta todos los trámites y gestiones que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones de LA AGENCIA incluyendo, entre otras, la celebración de los contratos con terceros proveedores y con el personal requerido para el cumplimiento de cada una de las labores requeridas para la prestación de los servicios contratados. aaa) Indemnizar a EL MANDANTE por los perjuicios que se generen por el retardo en el cumplimiento o por el incumplimiento del objeto pactado en el contrato y las obligaciones que se deriven del mismo. bbb) Realizar el pre-testeo de las campañas propuestas y aprobadas por EL MANDANTE, cuando ésta lo solicite, para la comprobación de su efectividad antes de su publicación en los diferentes medios a contratar. Así mismo, al finalizar la campaña deberá post-testearse para determinar los efectos de esta en los diferentes públicos objetivos. ccc) Realizar estudios xx xxxxxxx para las diferentes campañas publicitarias multimedios cuando EL MANDANTE lo solicite o EL MANDATARIO lo estime necesario. ddd) Responder y tramitar los asuntos que le sean solicitados por EL MANDANTE, en los tiempos acordados, ante situaciones excepcionales que ameriten los servicios especializados de EL MANDATARIO y sus asociados. eee) Trabajar con las agencias que apoyan la gestión de comunicaciones, la planeación táctica de las campañas y estrategias de comunicación que considere EL MANDANTE. fff) Una vez EL MANDANTE realice los pagos a EL MANDATARIO correspondientes a gastos reembolsables gestionados por la Central de medios y por ellos mismos, EL MANDATARIO deberá efectuar los pagos a los proveedores que subcontrate en un plazo máximo hasta de 10 días hábiles después de que EL MANDANTE los efectúe. ggg) EL MANDATARIO dentro de los 10 días hábiles siguientes al finalizar el mes, deberá enviar un reporte de los pagos gestionados a los distintos proveedores de servicios y productos realizados a través del contrato de mandato incluyendo los gestionados por la con la Central de Medios. hhh) Realizar un Backup trimestral para entregar a EL MANDANTE todo el diseño, fotografías, artes finales, ilustraciones,
material de video y material necesario para la ejecución del contrato a nivel creativo en formatos editables, que se utilice para las propuestas o producción de las campañas. iii) Designar e informar al supervisor del contrato, la persona que hará las veces de contacto funcional con EL MANDANTE, la cual será la encargada de atender todos los requerimientos que tenga EL MANDANTE, sobre la ejecución y cumplimiento del contrato. jjj) Tomar todas las medidas necesarias para preservar la confidencialidad de los datos suministrados. kkk) Presentar las pólizas con su respectivo recibo de pago, a más tardar dentro del cuarto (4) día hábil siguiente a la suscripción del contrato, Adicionalmente, EL MANDATARIO deberá allegar el documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL, aportes parafiscales y cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de su personal. lll) Todas las demás que sin necesidad de mención expresa se entiendan hacer parte del presente contrato en atención a su naturaleza y las que se deriven de la buena fe contractual. 8) OBLIGACIONES DEL MANDANTE: a) Pagar al MANDATARIO los porcentajes de administración sobre la inversión en pautas publicitarias que se describen en la cláusula de forma de pago. b) Suministrar la información que requiera EL MANDATARIO para la adecuada y oportuna prestación de sus servicios objeto del presente contrato.
c) Designar a los funcionarios que harán las veces de contacto técnico y funcional para la coordinación de las actividades objeto del presente contrato. d) Aprobar los entregables cuando se hayan cumplido las instancias para la aceptación. e) Todas las demás necesarias para la adecuada ejecución del presente contrato. 9) PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo de este contrato se encuentra comprendido por los siguientes conceptos: a) El plazo de ejecución: Dos (2) años, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución, para la ejecución de las actividades propias del contrato.
b) El plazo para la liquidación: Corresponde al término en el que EL MANDATARIO y EL MANDANTE deben llevar a cabo el proceso de liquidación y firma de la correspondiente acta, que de conformidad con lo establecido en la cláusula cuadragésima segunda (42ª) corresponde a un término de dos (2) meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución. 10) VALOR DEL CONTRATO: El valor del presente contrato es por la suma de hasta: XXX, más el IVA correspondiente o el que haga sus veces, de acuerdo con la tarifa que aplique conforme a la normatividad vigente. 11) FORMA DE PAGO: EL MANDANTE pagará a EL MANDATARIO el valor del contrato por los servicios efectivamente prestados, de la siguiente manera: a) FEE mensual, como consecuencia de la ejecución de todos los servicios de Agencia de Publicidad. b) Un 2% por las negociaciones directas de EL MANDANTE con medios de comunicación ATL, medios digitales (Televisión, Radio, Vallas, Eucoles, Aeropuertos, Portales Web y otros medios alternativos donde se decida pautar) y producción gráfica, impresos, audiovisuales, material promocional (merchandising), material de relacionamiento, que realice directamente EL MANDANTE o decida efectuarlo con un proveedor específico y c) Un 10% por la administración y ejecución del presupuesto de pauta en las plataformas de Google, plataformas digitales y redes sociales. En el Flow de medios se verá reflejado el porcentaje de administración por cada pauta aprobada por EL MANDANTE. PARÁGRAFO PRIMERO: EL MANDATARIO no podrá cobrar porcentajes de administración cuando la actividad o desarrollo, obedezca al objeto social del mismo, e incluye proveedores propuestos por EL MANDATARIO. PARÁGRAFO SEGUNDO. EL MANDANTE pagará al EL MANDATARIO a título de GASTOS REEMBOLSABLES, los gastos en que incurra en el marco de la gestión del mandato conferido, al ordenar los estudios de competencia, consumo y uso de medios, estudios xx xxxxxxx, según perfiles y demás herramientas disponibles en el mercado, la compra de espacios en medios para la pauta de las campañas o de cada una de las piezas creativas, las alianzas y/o la participación en eventos y demás actividades requeridas por EL MANDANTE, los cuales deben contar previamente con su autorización. PARÁGRAFO TERCERO: Los gastos reembolsables deberán ser previamente acordados y aprobados por EL
MANDANTE. Para tal efecto, EL MANDATARIO, deberá presentar a consideración del MANDANTE antes de la ejecución de cada gasto, el presupuesto y el plan de contratación de medios o de terceros requeridos para cada campaña o evento. Se considerarán como gastos reembolsables los siguientes: a) Gastos de desplazamiento, alojamiento y viáticos fuera de Bogotá D.C., cuando la atención de la cuenta lo requiera. b) El costo de codificaciones ante los canales públicos y privados, VTR y trámites de aprobación ante las entidades estatales. c) El costo de los espacios en medios de comunicación ordenados por EL MANDANTE. d) Los demás costos y gastos que sean previamente aprobados por EL MANDANTE que puedan considerarse como reembolsables. No harán parte de los gastos reembolsables, los costos y gastos administrativos de EL MANDATARIO para la prestación del servicio, distintos a los porcentajes de comisión pactados en la cláusula décima de este contrato, los cuales asume por cuenta propia. PARÁGRAFO CUARTO: Los pagos se realizarán dentro de los 30 días siguientes al recibo de la factura mediante transferencia electrónica. EL MANDATARIO no podrá facturar sin haber prestado los servicios y presentado los entregables a entera satisfacción de EL MANDANTE. PARÁGRAFO XXXXXX: EL MANDATARIO acepta que no habrá lugar a ningún tipo de reajuste del valor del contrato durante el plazo de ejecución del mismo, ni por concepto de IPC o incremento al salario mínimo mensual legal vigente. Esto en el entendido que EL MANDATARIO con la aceptación de los términos y condiciones realizó todos los cálculos, operaciones, análisis y equivalentes necesarios que determinaron que el valor de los servicios y/o bienes que por este documento se contratan, durante todo el plazo de ejecución, corresponden a las sumas determinadas y establecidas en el presente documento. PARÁGRAFO SEXTO: CONCEPTOS QUE INTEGRAN EL VALOR DEL CONTRATO. El valor total del Contrato incluye todos los costos directos e indirectos necesarios para el oportuno y satisfactorio cumplimiento del objeto del presente Contrato por parte de EL MANDATARIO, tales como materiales, recursos técnicos, medios magnéticos, papelería, copias, transporte, administración, seguros, imprevistos, utilidad e impuestos, entre otros. Cualquier costo, impuesto o gasto adicional que se genere por la celebración o ejecución del presente contrato y relacionado directamente con el objeto del mismo será asumido exclusivamente por EL MANDATARIO. PARÁGRAFO SEXTO: El riesgo cambiario de la moneda extranjera lo asume EL MANDATARIO. Así mismo el valor del cambio que pueda llegar a tener los servicios contratados; es por cuenta y riesgo de EL MANDATARIO, por lo que no se aceptarán solicitudes de reajustes del valor del contrato por estos conceptos. 12) REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD PARA LOS PAGOS: Además de los requisitos mencionados en el presente contrato, para que procedan los pagos, EL MANDATARIO se obliga según su condición, a presentar a satisfacción de EL MANDANTE los documentos que acrediten el pago oportuno del Régimen de Seguridad Social Integral, ARL, Parafiscales y el cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En el evento en que EL MANDANTE encuentre que EL MANDATARIO no está dando cumplimiento a estas obligaciones tendrá la facultad de abstenerse de pagar, mientras EL MANDATARIO no cumpla con sus obligaciones legales. 13) NATURALEZA DE LOS RECURSOS. En razón del objeto específico determinado en este contrato, se entiende que los pagos que sean o llegaren a ser debidos por EL MANDANTE en virtud del mismo serán atendidos con recursos de origen público. EL MANDANTE se reserva el derecho de modificar el origen de los recursos de manera unilateral, cuando se presenten circunstancias que a su juicio así lo ameriten, caso en el cual notificará por escrito esta circunstancia a EL MANDATARIO quien acepta que esa modificación unilateral puede tener lugar en cualquier momento. 14) NATURALEZA DEL CONTRATO: El presente contrato es de naturaleza comercial. Las partes manifiestan que EL MANDATARIO realiza las actividades objeto del presente contrato en forma independiente, utilizando sus propios medios y recursos, con total autonomía administrativa, sin que medie subordinación alguna respecto del
MANDANTE. Así mismo, se entiende que con la suscripción del presente contrato no se configura ningún tipo de vinculación laboral entre EL MANDANTE y EL MANDATARIO o sus dependientes. En este sentido, queda claramente establecido que EL MANDATARIO para todos los efectos laborales será el único empleador de los trabajadores que requiera en la ejecución del presente contrato, estando exclusivamente a su cargo el pago de salarios, descansos remunerados, prestaciones sociales e indemnizaciones que se causen a favor de dichos trabajadores, al igual que los aportes que establece la ley para entidades como EPS, ARL, SENA, BIENESTAR FAMILIAR, FONDO DE PENSIONES, etc. Igualmente, EL MANDANTE queda exonerada de toda responsabilidad civil, administrativa o penal por los contratos que realice EL MANDATARIO con terceras personas jurídicas o naturales para la ejecución del presente contrato. 15) GARANTÍAS: EL MANDATARIO se obliga a constituir, pagar y mantener vigente por su cuenta y a favor del MANDANTE, en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, domiciliada en Bogotá, D.C., las pólizas que cubran los siguientes amparos:
a) CUMPLIMIENTO: Una póliza que garantice el cumplimiento del presente contrato, por un valor asegurado igual al 30% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente contrato y cuatro
(4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. b) CALIDAD DE LOS SERVICIOS PRESTADOS: Una póliza que garantice la calidad de los servicios prestados por EL MANDATARIO, por un valor asegurado equivalente al 20% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. c) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Una póliza que garantice el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal empleado por EL MANDATARIO para la ejecución del presente contrato, por un valor asegurado equivalente al 10% del valor del contrato, con vigencia igual a la del presente contrato y treinta y seis
(36) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. d) RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL: Una póliza que garantice el pago de cualquier reclamo y/o indemnización de terceros derivada de responsabilidad civil extracontractual, por un valor asegurado equivalente al 30% del valor total del contrato, con vigencia igual a la del plazo de ejecución y cuatro
(4) meses más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: MODIFICACIONES. En todos los casos en que se modifique las condiciones del contrato, EL MANDATARIO se compromete a presentar a EL MANDANTE el certificado de modificación de las pólizas, según corresponda. 16) SUPERVISOR: La supervisión del presente contrato será ejercida por la Líder de Diseño, Publicidad y Marketing Digital del MANDANTE o quien haga sus veces. En caso de modificación del supervisor el proceso se realizará de manera interna, y se comunicará por escrito al funcionario que designe el Vicepresidente o Gerente delegado para contratar y se informará al MANDATARIO. 17) FUNCIONES DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO: La persona encargada de la supervisión del contrato deberá cumplir con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría de EL MANDANTE, el cual se encuentra disponible en sistema de información de gestión xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxx.xxx/xxxxxxxx/xxxxXxxxxx/xxxxx/0000 y realizar el seguimiento establecido y cumplir las obligaciones en el Manual de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo el cual forma parte integral del presente contrato, y son vinculantes para su correcta ejecución dentro de los límites de este contrato. 18) FORMA DE COMUNICACIÓN ENTRE LAS PARTES: Las comunicaciones deberán ser enviadas por cualquier medio que asegure su recepción por la otra parte. Será responsabilidad de la parte que envía la comunicación, asegurarse de que la otra parte reciba la comunicación enviada teniendo en cuenta parámetros de seguridad y de integridad de la información. PARÁGRAFO PRIMERO: Para las comunicaciones por medios electrónicos se pueden realizar durante las 24 horas del día y se entenderán recibidas el día del envío. Las demás actuaciones inherentes a los actos jurídicos formales del presente contrato conservaran los
procedimientos originalmente establecidos. EL MANDATARIO acepta como dirección de notificación por correo electrónico la enunciada en la primera página de este contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso en que EL MANDATARIO modifique su domicilio lo debe comunicar a EL MANDANTE dentro de los 5 días hábiles siguientes al cambio. 19) REVISIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL: Las Partes se facultan entre sí de manera expresa para que a través de los Supervisores del contrato una vez transcurrido un (1) año de ejecución del contrato, se revisen aspectos esenciales de la ejecución contractual tales como: calidad, oportunidad, características del cumplimiento y todos los aspectos en los cuales las partes han desarrollado las obligaciones pactadas y la satisfacción objetiva en la ejecución del contrato. Realizada esta evaluación la cual deberá ser documentada por la parte que invoque esta causal, cualquiera de las partes puede decidir unilateralmente, si continua el contrato hasta la fecha de finalización inicialmente pactada o lo termina unilateral y anticipadamente, caso en el cual la parte que toma la decisión informará por escrito a la otra parte, sobre la decisión y la fecha hasta la cual se ejecutará el contrato. Las Partes aceptan que por este hecho no se generará ningún tipo de indemnización o reclamación, toda vez que corresponde a una facultad bilateral conocida y aceptada desde el inicio del contrato. 20) CAPACIDAD FINANCIERA DE EL MANDATARIO: EL MANDATARIO, se obliga durante el plazo de ejecución del contrato, a mantener los indicadores de la capacidad financiera evaluados en LA PROPUESTA presentada. Por tanto, es obligación de EL MANDATARIO informar a EL MANDANTE cualquier modificación que pueda afectar la capacidad financiera requerida para asumir el contrato, con el fin que EL MANDANTE pueda evaluar la conveniencia de continuar con la ejecución del servicio contratado o darlo por terminado. EL MANDANTE está facultada para verificar la información en cualquier momento y si evidencia el incumplimiento de algún indicador, está facultada para terminar anticipadamente el contrato, sin lugar a indemnización alguna a favor de EL MANDATARIO. 21) PROTECCIÓN DE DATOS: Sin perjuicio de los deberes y obligaciones relativos a la aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en materia de habeas data, las cuales son de obligatorio cumplimiento para EL MANDATARIO, éste manifiesta conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL MANDANTE que se puede consultar en xxx.xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx y se obliga a dar estricto cumplimiento a las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas establecidas por ésta, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. En el evento en el que EL MANDATARIO detecte una potencial pérdida, consulta, uso, tratamiento o acceso no autorizado o fraudulento, riesgo o vulneración en el tratamiento de los datos personales y a lo establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales de EL MANDANTE, por parte de un empleado, funcionario, colaborador o tercera persona, deberá informar de manera inmediata al supervisor del contrato, sobre la respectiva situación. Esta obligación se hace extensiva al equipo de trabajo que EL MANDATARIO requiera para la ejecución del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO. En la ejecución del presente contrato EL MANDATARIO deberá abstenerse de: a) Reproducir, publicar, comercializar o transferir a título gratuito u oneroso por cualquier medio o darle un uso no previsto en el presente contrato, a los datos personales que por este se suministran, así mismo se prohíbe la cesión total o parcial a cualquier persona natural o jurídica de dicha información. b) Realizar cualquier acto que lesione o atente el habeas data o derechos de los titulares de los datos personales. c) Desarrollar aplicativos o herramientas con el propósito de modificar los sistemas de información de EL MANDANTE, la información contenida en las bases de datos o los niveles de acceso a la información establecidos por esta. d) Realizar copias adicionales de las bases de datos, salvo la de seguridad o aquella que sea necesaria para el cumplimiento del contrato. Esta prohibición también se predicará para los contratistas que tengan la calidad de Encargados. PARÁGRAFO SEGUNDO: Serán de
responsabilidad exclusiva de EL MANDATARIO los daños o perjuicios que ocasione a EL MANDANTE o a terceros por la divulgación, publicación, uso o comercialización de la información sin la autorización del titular o sin el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen. Esta prohibición también se predicará para los contratistas que tengan la calidad de Encargados. PARÁGRAFO TERCERO. En el caso en que EL MANDATARIO tenga calidad de Encargado en los términos del artículo 3°, literal d) de la Ley 1581 de 2012, en virtud de la ejecución del presente contrato, deberá: i) Tratar los datos personales con altos niveles de protección y confidencialidad, dando cumplimiento con la política de tratamiento de datos personales de EL MANDANTE, la Ley aplicable de protección de datos, este contrato y cualquier instrucción adicional que EL MANDANTE le haya dado. ii) Notificar oportunamente y por escrito a EL MANDANTE de cualquier requerimiento que reciba de las autoridades competentes, que impliquen la divulgación de datos personales conforme a las leyes aplicables. iii) Dar Tratamiento a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. iv) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones dispuestas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 22) COMPROMISO Y RESPETO DE DERECHOS HUMANOS. EL MANDANTE apoya y promueve el cumplimiento de los Principios del Pacto Global de Naciones Unidas y las Declaraciones de las Naciones Unidas en materia de respeto de derechos humanos, estándares laborales, medio ambiente y anticorrupción. EL MANDATARIO declara que conoce dichos instrumentos y se compromete a actuar con la diligencia debida efectiva y responsable frente a las obligaciones en materia de Derechos Humanos en el marco del contrato y frente a todas sus partes de interés. EL MANDATARIO manifiesta que conoce, comprende y acepta la cláusula de respeto de los Derechos Humanos y garantiza que en el desarrollo de su actividad y específicamente en la ejecución de este contrato, no practica ni promueve ningún tipo de comportamiento, incluyendo en su cadena de suministro, que pueda dar lugar a la vulneración de estos derechos y/o principios. Al igual, que se compromete a informar a EL MANDANTE en caso de conocer algún incumplimiento por su parte. 23) CONFIDENCIALIDAD. EL MANDATARIO se compromete a guardar estricta confidencialidad y reserva absoluta sobre todos los documentos e información que EL MANDANTE le suministre, o que lleguen a conocer sus empleados, contratistas, asesores, agentes y subcontratistas, si los hubiere, de manera verbal o por medio escrito, audiovisual, magnético, vía electrónica y por cualquier otro medio, así como los demás que generen las Partes en la ejecución de este contrato, tienen el carácter de reservados y serán considerados como informaciones confidenciales para todos los efectos legales, económicos y demás derivadas posibles. Así las cosas, todo aquél que llegue a tener acceso a dicha información, se compromete a guardar la reserva y confidencialidad debida hasta tanto se mantenga dicho carácter, haciéndose responsable por cualquier divulgación no autorizada. En consecuencia, cualquier información que sea suministrada u obtenida por causa o con ocasión de este contrato, sea que cumpla o no con las condiciones xx xxxxxxx empresarial-, se considerará confidencial, bien porque así se le haya conferido dicha calidad, o porque de ser conocida por el público en general podría afectar los intereses económicos o estratégicos de su titular exclusivo, entendiendo por tal a EL MANDANTE. Esta obligación se mantendrá por término indefinido, aún después de terminada la relación que llegue a vincular o no formalmente a las partes. Cualquier violación o desconocimiento a esta obligación hará acreedor a la Parte cumplida para exigir al infractor, una indemnización plena por los perjuicios causados y por los riesgos a los que quedó expuesto, dada la imprudencia, negligencia o dolo del infractor, sin perjuicio del cobro adicional de eventuales perjuicios. 24) DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INDUSTRIAL: Los informes, análisis, estudios, y en general cualquier obra que sea ejecutada y producida por EL MANDATARIO para EL MANDANTE en virtud del presente contrato, sin importar el medio de almacenamiento en el
que se encuentre contenida, serán de propiedad exclusiva de EL MANDANTE. Por lo tanto, todos los derechos patrimoniales sobre las obras quedan en cabeza de EL MANDANTE, quien podrá hacer uso de ellas en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses, sin perjuicio de los derechos xxxxxxx a que haya lugar, especialmente aquellos definidos en los literales a. y b. del artículo 30 de la ley 23 de 1982 “Sobre derechos de autor” o a aquellos que reconozca la normatividad vigente en la materia. EL MANDATARIO autoriza a EL MANDANTE para manipular y modificar las obras y asume la responsabilidad que pueda surgir de dichas acciones. EL MANDANTE, si lo considera conveniente podrá, en los términos de la ley 44 de 1993, registrar las obras de su propiedad, que adquiera en virtud de la ejecución del presente contrato, en el Registro Nacional de Derecho de Autor (Si aplica). 25) PUBLICIDAD, USO DE NOMBRES, ENSEÑAS Y MARCAS DE LAS PARTES. Salvo
autorización expresa y escrita de EL MANDANTE, ningún empleado, agente o dependiente del MANDATARIO podrá utilizar el nombre, enseña, o marcas de EL MANDANTE para fines diferentes a los previstos en el presente contrato. 26) DEBER DE DENUNCIA Y PROTECCIÓN INFANTIL. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 679 de 2001 y en el Decreto 1524 de 2002, Sentencia C – 442 del 2009 y demás normas sobre la materia, para todos los residentes en el territorio colombiano, los proveedores, administradores y contratantes de redes globales de información están sometidos a ciertas restricciones en esta materia. De conformidad con lo establecido en el Decreto 1078 de 2015 y sus normas complementarias y modificatorias en especial en lo numerales 2.2.10.2.1. Prohibiciones. Los proveedores o servidores, administradores y usuarios de redes globales de información no podrán: 1. Alojar en su propio sitio imágenes, textos, documentos o archivos audiovisuales que impliquen directa o indirectamente actividades sexuales con menores de edad. 2. Alojar en su propio sitio material pornográfico, en especial en modo de imágenes o videos, cuando existan indicios de que las personas fotografiadas o filmadas son menores de edad. 3. Alojar en su propio sitio vínculos o "links", sobre sitios telemáticos que contengan o distribuyan material pornográfico relativo a menores de edad. PARÁGRAFO PRIMERO. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adelantará las investigaciones administrativas pertinentes e impondrá, si fuere el caso, las sanciones previstas en este Título, sin perjuicio de las investigaciones penales que adelanten las autoridades competentes y de las sanciones a que ello diere lugar. PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de que los servicios contratados requieran la instalación de software y/o licencias en los equipos de EL MANDATARIO, este se obliga a usarlo única y exclusivamente para la prestación de los servicios aquí contratados y bajo supervisión del CONTRATANTE, por lo tanto, EL MANDATARIO no puede realizar actualizaciones de versión o modificaciones de software y/o licencias sin la previa autorización de EL MANDANTE. En caso de realizar cualquier uso indebido, fraudulento, o ilícito del licenciamiento propio del Contratante y en consecuencia exista cualquier tipo de afectación relacionado, el Contratante deberá responder directamente al proveedor de la licencia y/o software. 27) PACTO DE INTEGRIDAD: EL MANDATARIO declara bajo la gravedad del juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente documento que ni él, ni los miembros de su Asamblea de Accionistas, ni los miembros del cualquier órgano asesor, ni los Representantes Legales, ni el Revisor Fiscal y/o Contadores, se encuentran incursos en causal alguna de inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de intereses para contratar con EL MANDANTE. EL MANDATARIO acepta que ha revisado los documentos denominados Código de Ética y Buen Gobierno Corporativo, Estatuto de Contratación y el Manual de Procedimientos de Contratación de EL MANDANTE, que se encuentran publicados en la página web xxx.xxx.xxx.xx. Así mismo, EL MANDATARIO declara que su patrimonio y recursos que permiten desarrollar su objeto social no provienen de actividades ilícitas o de actividades relacionadas con la financiación del terrorismo, razón por la cual, acepta que ni él, ni sus accionistas, ni los miembros de la
Junta o Consejo Directivo, (órgano asesor), ni los Representantes Legales, ni el Revisor Fiscal y/o contadores hacen parte de la lista OFAC (Xxxxxxx), ONU o similares de igual naturaleza, de carácter nacional o internacional, o se encuentran incursos en procesos judiciales o han sido sentenciados judicialmente por delitos relacionados con el Lavado de Activos o Seguridad Pública o hayan sido extraditados. PARÁGRAFO PRIMERO. EL MANDATARIO con la suscripción del contrato autoriza a EL MANDANTE para realizar las verificaciones correspondientes. PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de presentarse alguna inhabilidad, incompatibilidad legal o conflicto de intereses sobreviniente, EL MANDATARIO tiene el deber de revelación de esta situación a EL MANDANTE, la cual decidirá sobre la procedencia o no de la contratación revelado el conflicto. PARÁGRAFO TERCERO. Tanto los colaboradores que intervengan en el contrato, como EL MANDATARIO se abstendrán de realizar cualquier conducta o acto que afecte la transparencia y probidad del contrato y su ejecución se realizará con estricto cumplimiento de las normas jurídicas y conforme al principio de la buena fe, transparencia y economía. PARÁGRAFO CUARTO. EL MANDATARIO certifica que su empresa no tiene presencia en países considerados como paraísos fiscales o países sancionados por la OFAC. PARÁGRAFO QUINTO. EL MANDATARIO declara que la información suministrada y certificada durante el proceso de contratación y la ejecución del presente contrato es totalmente cierta y veraz, y autoriza a EL MANDANTE a que verifique, si lo considera pertinente, dicha información con cualquier entidad. Adicionalmente, acepta que en caso de que la información entregada no corresponda a la verdad y/o realidad, será responsable de las sanciones legales a que haya lugar y se constituirá en una causal de terminación unilateral con lugar a indemnización a favor de EL MANDANTE por los perjuicios que llegare a ocasionar esta situación. 28) CESIÓN DE LA POSICIÓN CONTRACTUAL: EL MANDATARIO no podrá ceder su posición en el presente contrato ni subcontratar total o parcialmente, la ejecución de las obligaciones derivadas del mismo, sin la previa aprobación expresa y escrita de EL MANDANTE. 29) SUBCONTRATACIÓN: EL MANDATARIO podrá subcontratar parcialmente la ejecución de las obligaciones derivadas del presente contrato. Para este caso, el subcontratista, quedará obligado sólo frente a EL MANDATARIO principal, obligándose éste, a imponerle y hacerle cumplir todas las obligaciones asumidas por él en el presente Xxxxxxxx y quien asumirá la total responsabilidad de la ejecución del contrato frente a EL MANDANTE. En ningún caso será oponible a EL MANDANTE el incumplimiento de EL MANDATARIO por el hecho de sus dependientes o subcontratistas. Adicionalmente, EL MANDATARIO mantendrá indemne a EL MANDANTE de los daños y perjuicios que pudiese sufrir directa o indirectamente por la actuación de dichos subcontratistas. 30) CLÁUSULA PENAL. El incumplimiento total o parcial, o aún por el simple retardo en el cumplimiento, de cualquiera de las obligaciones asumidas por EL MANDATARIO en este contrato, dará derecho a EL MANDANTE para exigirle inmediatamente, a título xx xxxx, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del presente negocio jurídico, suma que podrá ser exigida ejecutivamente, sin necesidad de requerimiento ni constitución en xxxx, derechos a los que renuncia aquél, sin perjuicio de que puedan ser exigidas adicionalmente las prestaciones e indemnizaciones derivadas del contrato, y sin que se extinga por ello la obligación principal. Así mismo, EL MANDATARIO expresamente autoriza a EL MANDANTE, para que de las sumas que le llegare a adeudar por razón de las actividades realizadas, le sean compensadas y descontadas automáticamente los valores que se causen por concepto del cobro de la presente cláusula penal, si a ello hubiere lugar, en virtud de este contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes, o por cualquier otro concepto. Estas sumas serán objeto de la corrección monetaria correspondiente en el momento de su exigibilidad. La declaración del incumplimiento se realizará por escrito mediante la respectiva acta, donde se acredite la comparación entre los compromisos asumidos con base en el presente contrato y en sus anexos, así como los resultados esperados, frente a las actividades que
efectivamente se alcanzaron a realizar de manera satisfactoria. 31) CLÁUSULA DE APREMIO. En el caso xx xxxx o simple retardo en el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato dentro del plazo, o en la comunicación expresa en la cual se indique el término en el que deban cumplirse cualquiera de las obligaciones establecidas en el presente contrato, o el incumplimiento de la obligaciones pactadas o cumplimiento imperfecto o defectuoso de las mismas, EL MANDATARIO pagará a EL MANDANTE, a título de penalidad de apremio, por cada día xx xxxx o retardo, el equivalente al 0,1% del valor total estimado del contrato sin que supere el diez por ciento (10%) del valor del mismo, por cada evento. El pago de la penalidad de apremio y de los perjuicios no extinguirá el cumplimiento de la obligación principal. La penalidad de apremio se aplicará: i. Por xxxx o simple retardo, cuando la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres
(3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de EL MANDANTE al MANDATARIO. Se aplicará penalidad de apremio diaria hasta que EL MANDATARIO cese la conducta que dio origen esta. ii. Por el incumplimiento de la obligaciones pactadas o cumplimiento imperfecto o defectuoso de las mismas. En este caso EL MANDANTE podrá aplicar penalidad de apremio, así se haya subsanado la situación que originó el incumplimiento. EL MANDATARIO acepta que EL MANDANTE descuente el valor de las penalidades consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude, en virtud del presente contrato o de cualquier otro crédito que exista a cargo de EL MANDANTE y a favor de EL MANDATARIO. PARÁGRAFO: PROCEDIMIENTO. El procedimiento para la aplicación de la cláusula penal, cláusula de apremio y para la terminación anticipada del contrato será el siguiente: (i) El Supervisor del Contrato comunicará por escrito al MANDATARIO el presunto incumplimiento presentado. (ii) Recibida la comunicación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, EL MANDATARIO podrá indicar las razones por las cuales estima que no tiene responsabilidad en relación con el presunto incumplimiento. (iii) El Supervisor del Contrato analizará las explicaciones suministradas por EL MANDATARIO, y de resultar aceptables, se lo hará saber a éste; en caso contrario le comunicará que se procederá a la sanción contractual (igual comunicación se dará en caso de que EL MANDATARIO no indique razón alguna). 32) CAUSALES DE TERMINACIÓN. El presente contrato podrá terminarse en los siguientes casos: a) Por incumplimiento grave y resolutorio de las obligaciones de las partes contratantes, calificadas así conjuntamente entre las partes. b) Por fuerza mayor o caso fortuito que impidan la ejecución del contrato. c) Por mutuo acuerdo entre EL MANDANTE y EL MANDATARIO. d) Por imposibilidad técnica, administrativa o legal de continuar con la ejecución del presente contrato. e) Por el vencimiento del plazo de ejecución. f) Cuando EL MANDATARIO incumpla las obligaciones pactadas en la cláusula séptima (7ª) o cualquier otra incluida en este contrato. g) Cuando EL MANDATARIO entre en proceso de liquidación o se presenten embargos judiciales en su contra, que puedan afectar el cumplimiento del contrato. h) Cuando EL MANDATARIO, sin aducir causa que lo justifique, se abstenga de entregar a EL MANDANTE los documentos requeridos para el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución del contrato, dentro del plazo establecido para ello. i) Cuando EL MANDATARIO, con posterioridad a la suscripción del contrato, no diere inicio a la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. j) Cuando del incumplimiento de las obligaciones del MANDATARIO se deriven consecuencias que hagan imposible o dificulten gravemente la ejecución del contrato, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. k) Cuando EL MANDATARIO abandone o suspenda los trabajos total o parcialmente, sin acuerdo o autorización previa y escrita de EL MANDANTE, sin perjuicio de las sanciones contractuales a las que haya lugar. l) Cuando EL MANDATARIO en más de dos (2) ocasiones no cumpla con los entregables con el lleno de los requisitos de calidad, y oportunidad, requeridos por EL MANDANTE. m) Cuando EL MANDATARIO en más de dos (2) ocasiones no
cumpla con los pagos a los proveedores se los servicios que por este contrato se obtienen. n) Cuando transcurrido un (1) año de ejecución del contrato, se de aplicación a la cláusula décima novena (19ª) de este contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: En cualquiera de los casos anteriores se dará aviso al MANDATARIO con antelación a la fecha de terminación. PARAGRAFO SEGUNDO: EL MANDANTE terminará el contrato de manera inmediata y sin previo aviso cuando a) EL MANDATARIO incurra en las conductas prohibidas en el Capítulo 2 del Título II de la Ley 418 de 1997, prorrogada por las leyes 548 de 1999 y 782 de 2002, y el artículo 25 de la Ley 40 de 1993 (pago de sumas de dinero a extorsionistas u ocultar o colaborar, por parte de algún directivo o delegado del MANDATARIO en el pago por la liberación de una persona secuestrada que sea funcionaria o empleada del MANDATARIO o de alguna de sus filiales) o las que correspondan conforme con la normatividad vigente. b) una vez celebrado el contrato EL MANDATARIO sobrevenga cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses que le impida continuar la ejecución del contrato con EL MANDANTE. c) EL MANDATARIO incumpla el Pacto de Integridad señalado en el presente contrato. d) EL MANDATARIO incumpla las obligaciones de carácter laboral. o) Por las demás causales señaladas en el presente contrato o en la ley. PARÁGRAFO TERCERO: EFECTOS DE LA TERMINACIÓN. EL MANDANTE se reserva el derecho de exigir la indemnización de los perjuicios causados por alguna de las causales de terminación indicadas en esta cláusula, salvo si el contrato termina por mutuo acuerdo en el que expresamente se pacte que no se pagará indemnización de perjuicios alguna o por el agotamiento de su objeto. PARÁGRAFO CUARTO: EL MANDATARIO tendrá derecho a que se le liquiden y paguen los dineros correspondientes a los servicios ejecutados y recibidos a satisfacción de EL MANDANTE. En caso de terminación anticipada de este contrato por cualquier causa, EL MANDATARIO se obliga a restituir inmediatamente y sin necesidad de previo requerimiento las sumas de dinero que deba cuando el desembolso en su favor exceda el valor de los servicios hasta entonces ejecutados y recibidos a satisfacción por EL MANDANTE. 33) INDEMNIDAD: EL MANDATARIO se obliga a mantener indemne a EL MANDANTE por cualquier situación o hecho que se derive de la ejecución del objeto del presente contrato, por tanto, se obliga a asumir la defensa de EL MANDANTE y los costos de la misma, incluidos los honorarios de abogados, así como las indemnizaciones a las que hubiera lugar, en caso de que EL MANDANTE resultara demandada por hechos derivados de la ejecución del presente contrato y que sean imputables al MANDATARIO. Esta cláusula también se aplicará cuando existan quejas o reclamos por compensaciones laborales de los trabajadores del MANDATARIO y en todo caso de demandas civiles, laborales, penales, administrativas, etc., por dolo o culpa del MANDATARIO. EL MANDATARIO se obliga a salir en defensa de EL MANDANTE y estará obligado a acudir al llamamiento en garantía que se le dirija, si EL MANDANTE es demandada o recibe algún reclamo por parte de terceras personas en relación con la ejecución del contrato, independientemente de si este reclamo se hace a través de jueces, árbitros, autoridades administrativas o por cualquier otro medio. Presentada una reclamación judicial o extrajudicial, EL MANDANTE notificará al MANDATARIO, quien asumirá de inmediato la defensa de EL MANDANTE. Si EL MANDATARIO, después de notificado por EL MANDANTE, no asume la defensa en un término de cinco (5) días hábiles, ésta queda facultada para contratar, a expensas del MANDATARIO, la defensa que considere necesaria, cuyos costos y las indemnizaciones a las que hubiere lugar correrán por cuenta exclusiva del MANDATARIO, pudiendo EL MANDANTE repetir contra EL MANDATARIO. 34) MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: En caso de suscitarse cualquier diferencia con ocasión del presente contrato, ello se notificará por cualquier medio escrito a la otra parte con el fin de intentar primero el arreglo directo. Si dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación mencionada anteriormente las partes no han logrado solucionar sus diferencias, por
alguno de los mecanismos alternativos de solución de conflictos contemplados en la ley se acudirán a la cláusula compromisoria, sin perjuicio que puedan invocar directamente la cláusula compromisoria 35) CLÁUSULA COMPROMISORIA: Cualquier conflicto suscitado entre las partes con ocasión de la suscripción del presente contrato, incluyendo los derivados de la planeación, ejecución, liquidación o interpretación, deberán adelantarse ante un Tribunal de Arbitraje ante el Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades, en observancia de las siguientes reglas: (i) El Tribunal, a solicitud de cualquiera de las partes, estará conformado por uno o tres árbitros, dependiendo de su cuantía, designados de común acuerdo entre las partes o, en su defecto, habilitan al Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades a designar él o los árbitros; (ii) El Tribunal fallará en derecho; (iii) El proceso y el funcionamiento del Tribunal se regirá por el Reglamento del Centro de Conciliación y Arbitraje Empresarial de la Superintendencia de Sociedades y en lo no regulado en este, por la ley de arbitraje vigente al momento de la presentación de la demanda; (iv) En consecuencia, los honorarios y costos del arbitraje serán determinados según las tarifas establecidas por el referido Centro. 36) CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO. EL MANDATARIO, declara bajo la gravedad de juramento: a) Que a la fecha ha presentado y está cumpliendo con el plan de trabajo anual para la implementación de Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, b) Que ha leído, conoce y acepta el Manual de Seguridad y salud en el trabajo para contratistas y los Protocolos de bioseguridad para la prevención del contagio por coronavirus COVID- 19, publicados en la página web de la entidad xxxxx://xxx.xxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxxx-x- Contratistas/Gestion-de-Seguridad-y-salud-en-el-trabajo. EL MANDANTE en cualquier momento podrá verificar esta información y para el efecto podrá solicitar las evidencias del cumplimiento. De igual manera, EL MANDANTE podrá citar a reunión con EL MANDATARIO para acordar un plan de trabajo y realizar actividades específicas que impliquen riesgos de alto impacto en la ejecución del contrato, así como con las actividades de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del coronavirus COVID-19. 37) ACCESO AL PERSONAL DEL MANDATARIO, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y RESPONSABILIDAD. EL MANDANTE permitirá el
ingreso de los dependientes o empleados del MANDATARIO al MANDANTE siempre y cuando los mismos estén debidamente identificados y porten los documentos de afiliación a las EPS y ARL. EL MANDATARIO dará instrucciones a sus dependientes para que porten los carnés de EPS y ARL respectivos al momento de ingreso a EL MANDANTE. A su vez, los dependientes o empleados del MANDATARIO deberán atender todos los reglamentos internos y requerimientos de seguridad que se imponen a los terceros que ingresan a las instalaciones de EL MANDANTE en los aspectos que sean aplicables, información que será debidamente suministrada por EL MANDANTE. Adicionalmente, EL MANDATARIO se obliga a dar estricto cumplimiento a todas y cada una de las normas que sobre seguridad industrial se imponen a la prestación de los servicios que por este documento se contratan, las cuales son de su cargo, por ello EL MANDATARIO responderá de todos los daños y perjuicios que ocasionen sus empleados o dependientes dentro de las instalaciones de EL MANDANTE, incluidos los accidentes de trabajo. EL MANDANTE podrá abstenerse de permitir el ingreso de los empleados o dependientes del MANDATARIO, cuando éstos no porten los documentos de EPS y ARL, e incluso podrá suspender las actividades del MANDATARIO cuando detecte que en la ejecución de las mismas no se están cumpliendo las normas de seguridad industrial, las disposiciones internas de EL MANDANTE o los requerimientos de seguridad formulados por EL MANDANTE. Lo anterior no servirá de excusa o justificación alguna a favor del MANDATARIO para el incumplimiento de las demás obligaciones a su cargo pactadas por este
documento. EL MANDANTE se reserva el derecho de realizar requerimientos al MANDATARIO que tengan como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad industrial de EL MANDANTE o de garantizar procedimientos seguros para EL MANDANTE o los terceros que la visitan. EL MANDATARIO deberá dar cumplimiento a estos requerimientos y su desatención será causal de terminación unilateral del presente contrato, sin dar lugar a pago alguno de indemnización a cargo de EL MANDANTE. De igual forma, EL MANDATARIO debe dar cumplimiento a la Resolución No. 666 de 2020 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “Por medio de la cual se adopta el protocolo general de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo de la pandemia del Coronavirus COVID-19” y cualquier otra que la modifique, amplíe o derogue. EL MANDATARIO deberá dar cumplimiento a estos requerimientos y su desatención será causal de terminación unilateral del presente contrato, sin dar lugar a pago alguno de indemnización a cargo de EL MANDANTE. 38) MODIFICACIONES: Todas las modificaciones que se efectúen al presente contrato deberán constar por escrito suscrito por las partes contratantes a través del respectivo otrosí.
39) INTEGRIDAD Y DIVISIBILIDAD: Si cualquier disposición del contrato fuese ineficaz, nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente. 40) LEGISLACIÓN APLICABLE: El contrato se regirá y será interpretado de conformidad con las leyes vigentes de la República de Colombia. 41) INSTRUMENTACIÓN: EL MANDATARIO se obliga a suscribir el presente contrato y aportar los documentos correspondientes establecidos en el mismo, a más tardar dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes a la fecha en que le sea comunicado por EL MANDANTE que el documento se encuentra listo para ser firmado. 42) LIQUIDACIÓN: Cualquiera que sea la causa que da lugar a la terminación del contrato, deberá iniciarse el proceso de liquidación a fin de extinguir las obligaciones pendientes hasta ese momento, a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes a la terminación del plazo de ejecución, donde será necesario suscribir el acta de liquidación del contrato por parte del MANDATARIO y EL MANDANTE, en la cual quedará constancia entre otras cosas del estado contable del contrato, los datos actualizados de las garantías otorgada por EL MANDATARIO o de las pólizas pactadas con sus respectivos amparos y vigencias, la certificación de la Supervisión respecto del cumplimiento por parte del MANDATARIO de las obligaciones adquiridas en virtud del presente contrato, la relación y constancia de la entrega de la obra contratada, que demuestra que EL MANDATARIO se encuentra en paz y a salvo, si a ello hubiere lugar, o en su defecto la relación y constancia de las prestaciones cumplidas e incumplidas que estaban a su cargo, la constancia de las multas y sanciones que se hayan impuesto al MANDATARIO, así como, los demás aspectos técnicos relevantes que se deban considerar. Si transcurrido el termino de tres (3) días hábiles siguientes al recibo del acta de liquidación no se presentaren observaciones por parte del MANDATARIO, se entenderá aceptado en su integridad su contenido y prestará merito ejecutivo. 43) PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN: El presente contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes, para su ejecución se requiere de la aprobación de las pólizas y la presentación del documento que acredite la afiliación y pago al régimen de Seguridad Social Integral, ARL, aportes parafiscales, de EL MANDATARIO o su personal.
Las partes han consentido en el objeto de este contrato en constancia de lo cual firman el
EL MANDANTE EL MANDATARIO