ANEXO - DISPOSICIÓN N° 3/UCPGCUPEJOL/18

ANEXO - DISPOSICIÓN N° 3/UCPGCUPEJOL/18

Alta contratos

1. OBJETIVOS Y ALCANCE

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⬣ Registrar el ingreso del contrato perfeccionado al proceso de gestión de contratos.

⬣ Asignar Contract Leader del contrato perfeccionado.

⬣ Asignar el Contract Analyst del contrato perfeccionado.

Aplica a todos los contratos perfeccionados antes, durante y después de los juegos para la prestación de servicios a todas las Áreas Funcionales.

2. CONCEPTOS GENERALES

✓ CCOO: Comunicaciones Oficiales (Art. 1° del Decreto 287/10 y Art 1° del Decreto 696/10 )

✓ PCM: Patrimony and Contract Management

✓ Perfeccionamiento del contrato: Es una etapa del proceso de compra. El contrato se perfecciona con la notificación fehaciente de la Orden de Compra al adjudicatario, efectuada dentro del plazo de siete (7) días contados a partir del dictado del acto administrativo de adjudicación o mediante la suscripción del instrumento respectivo, según corresponda. (Art. 112 del Decreto Reglamentario Nº 95/GCBA/14).

✓ Contract Manager: responsable del área de Contract Management. Su función es la del seguimiento global de todas las contrataciones; comunicarse con los Directores del Comité Organizador cuando sea necesario; planificación en la asignación de Contract Analysts; elaboración de reportes gerenciales.

✓ Contract Analyst (CA): responsable de PCM de hacer el seguimiento de los contratos que le asigne el Contract Manager. Su función es conocer en profundidad los detalles de los contratos; solicitar documentación a los adjudicatarios; asistir a los CL en la ejecución de sus contratos; analizar la documentación presentada por los CL y los proveedores; informar al área de Administración que se está en condiciones de generar los Partes de Recepción Definitiva o Certificados de Anticipo Financiero; hacer seguimiento de los pagos; asistir a los proveedores en caso de consultas.

✓ Contract Leader (CL): responsable técnico del contrato designado por el Director del área funcional al que pertenece dicho contrato. Dicha persona tendrá, entre otras responsabilidades, la de informar a Contract Management todo lo relativo a los avances de la contratación de referencia, elaborar los informes correspondientes para el pago de los servicios/productos y comunicar cualquier incumplimiento y/o irregularidad en la correcta ejecución del contrato.

✓ Área Funcional: estructura organizativa especializada, capaz de dar respuesta a los objetivos planteados por la organización de la manera más efectiva posible.

✓ Matriz de Inventario de Contratos: planilla Excel donde se hace el seguimiento de todos los contratos.

3. DESCRIPCIÓN

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
1	Recibe correo electrónico oficial (oficial) del área de Compras y CCOO informando una nueva adjudicación. En el mismo se detalla el Proceso de Compra con número(s) de orden(es) de compra adjudicada(s). ¿Ampliación de contrato? Si: Continúa en la Actividad 5. No: Continúa en la Actividad 2.	Contract Manager	D: Correo electrónico oficial de adjudicación y CCOO
2	Solicita al responsable del Área Funcional la asignación del Contract Leader, a través de Comunicación Oficial por Mesa de Entradas de UPEJOL. Nota: Se anexa a la Comunicación Oficial las instrucciones de Gestión de Contratos relacionadas con los procedimientos PCM.PR.001, PCM.PR.002 y PCM.PR.003 Plazo: 24-48hs hábiles	Contract Manager	D/F: CCOO F: Instrucciones de Gestión de Contratos
3	Director del Área Funcional Recibe solicitud de asignación de Contract Leader.	Responsable del Área Funcional	D: Rol del Contract Leader
4	Designa Contract Leader a través de una CCOO externa ingresada por Mesa de Entradas. Nota: Esta actividad se debe realizar dentro las siguientes 8 horas hábiles despues de recibir la solicitud del Contract Manager.	Responsable del Área Funcional	F: CCOO externa de designación de Contract Leader.
5	Actualiza Matriz de Inventario de Contratos. Si es una ampliación de contrato, agrega una nueva fila a la planilla. Campos a actualizar: N° OC, Dirección, FA, Año, Contratacion Plan de Ap., Nombre Proceso de Compra, Categoria, Subcategoria, Complejidad, Prioridad, Modalidad, Anticipo, Contract Leader, N° Proceso BAC, N° EE, Adjudicación, Adjudicatario, Contacto	Contract Manager	D: Matriz de Inventario de Contratos

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	Adjudicatario, Inicio del contrato, Final del Contrato, Régimen de Pagos, Estatus.
6	Analiza estado de asignación de Contract Analysts a través de la tabla dinámica Asignación de Contratos para decidir a qué Contract Analyst se le asigna el nuevo contrato.	Contract Manager	D: Asignación de Contratos
7	Asigna el Contract Analyst para el contrato en función de la cantidad de contratos que ya tiene asignados, la dirección correspondiente y la complejidad del nuevo xxxxxxxx.Xx comunica al Contract Analyst a través de un correo electrónico oficial y actualizando la Matriz de Inventario de Contratos en el campo Contract Analyst.	Contract Manager	D: Correo electrónico oficial de asignación. D: Matriz

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Seguimiento, Control y Cierre de Contratos

1. OBJETIVOS Y ALCANCE

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⬣ Confirmar la asignación del contrato por cada Contract Analyst.

⬣ Identificar los requisitos contractuales.

⬣ Controlar el cumplimiento de los requisitos contractuales incluyendo la entrega de la documentación contractual por parte del Adjudicatario.

⬣ Analizar la documentación entregada y evaluar la validez de la misma dentro del estándar de conformidad establecido en los pliegos.

⬣ Efectuar seguimiento al pago de facturas servicios entregados, desviaciones en consumo de unidades y penalidades.

⬣ Establecer la interacción entre Área Funcional, PCM y Proveedores durante la ejecución de contratos.

Aplica a todos los contratos perfeccionados antes, durante y después de los juegos para la prestación de servicios a todas las Áreas Funcionales.

2. CONCEPTOS GENERALES

✓ PCM: Patrimony and Contract Management.

✓ PRD: Parte de Recepción Definitiva. Documento que valida el cobro de un servicio.

✓ EE: Expediente Electrónico. Constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.

✓ Matriz de Control de Contratos: planilla de Excel para el seguimiento de los contratos por parte de los Contract Analysts.

✓ BAC: El portal Buenos Aires Compras es el Sistema de Compras y Contrataciones

electrónicas del Xxxxxx Xxxxxxx xx xx Xxxxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxx, que contempla el flujo completo de una adquisición a través del Registro Informatizado de Bienes y Servicios, Registro Informatizado Único y Permanente de Proveedores, el Administrador de Contenidos y el Administrador de Parámetros. El sistema permite la interacción de los compradores, los proveedores y los ciudadanos en el mismo portal, ya que está estructurado en tres ambientes: ambiente público (ciudadano), ambiente comprador y proveedor.

✓ SADE: Sistema de Administración de Documentos Electrónicos.

✓ Ficha de Contrato: planilla resumen del contrato. No es un documento vinculante.

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3. DESCRIPCIÓN

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
1	(continuación del proceso PCM.PR.001) Confirma asignación del contrato respondiendo a través de correo electrónico oficial al Contract Manager.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial de asignación
2	Realiza seguimiento del perfeccionamiento del contrato a través de BAC. Si está perfeccionada, analiza los detalles de la Orden de Compra. ¿Contrato perfeccionado? Si: Completa el campo Perfeccionamiento OC de la Matriz de Control de Contrato y continúa en la Actividad 3. No: Continua haciendo seguimiento durante los próximos días, hasta que sea perfeccionado. Si hay retraso inusual en el perfeccionamiento, comunica a través de un correo electrónico oficial al Contract Manager quien establecerá las acciones a seguir. El Contract Analyst puede avanzar con la Actividad 3 teniendo en cuenta el riesgo de que el contrato no sea perfeccionado.	Contract Analyst	D: Orden de Compra en BAC. D: Correo electrónico oficial
3	Verifica en SADE qué agente de Xxxxxxx tiene el Expediente Electrónico (EE) del contrato asignado y solicita el pase del mismo a través de correo electrónico oficial. Nota: para que se pueda hacer el pase, en el EE debe estar vinculada la póliza de Cumplimiento de Contrato.	Contract Analyst	D: Expediente Electrónico SADE D: Correo electrónico oficial
4	Xxx documentación contractual (Pliego de Bases y Condiciones Particulares,	Contract Analyst	D: Expediente Electrónico

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N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	Pliego de Especificaciones Técnicas, Plan de Trabajo, Anexos, entre otros) que puede obtener tanto de BAC como de SADE. Nota: Efectuar esta actividad sin haber validado el perfeccionamiento del contrato implica por un lado, optimizar el tiempo del proceso cuando sea perfeccionado el contrato, y por otro lado la pérdida del tiempo invertido en el caso de no perfeccionar.
5	Completa Ficha del Contrato, almacena en carpeta compartida con Contract Manager. ¿Aplica anticipo? Si: Inicia PCM.PR.003 Gestión de Anticipos. No: ¿Solicitar otros documentos contractuales? Si: Continua en Actividad 11. No: Continua en Actividad 14.	Contract Analyst	D: Ficha del Contrato
6	Valida información de Ficha del Contrato. ¿Conforme? Si: Envía a través de correo electrónico oficial la Ficha del Contrato al Contract Leader. No: Solicita modificaciones al Contract Analyst para asegurar que la ficha refleje la información necesaria.	Contract Manager	D: Ficha del Contrato D: Correo electrónico oficial.
7	Recibe ficha del contrato Nota: Para poder generar un PRD de una Orden de Compra Abierta (OCA), primero se necesita hacer una “solicitud de provisión” (SPR) en BAC. Para que Contract Management pueda solicitar a Administración que se genere un SPR, primero debe recibir del Contract Leader una notificación donde hace la solicitud de las unidades de los renglones correspondientes. El Contract Analyst revisará que las unidades solicitadas no superen a las disponibles y, en dicho caso, enviará	Contract Leader	D: Ficha del Contrato

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N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	una CO a administración para solicitar un SPR.
8	Ejecuta servicios	Adjudicatario
9	Entrega aval de ejecución de servicios	Adjudicatario	F: Certificado de Avance F: Factura F: Evidencia de Entregables (cuando apique)
10	Recibe Certificado de Avance / Remito / Evidencia de Entregables ¿Conforme a Ficha del Contrato? Si: Aprueba Certificado de Avance firmándolo. ¿Avance final? Si: Elabora Informe de Cierre de Contrato y entrega en Mesa de Entrada. Continua en Actividad 13. No: Elabora Informe de Conformidad de Avance y entrega en Mesa de Entrada. Continua en Actividad 13. No: ¿Aplica Penalidades? Si: Notifica a Contract Analyst a través de correo electrónico oficial. Continua en Actividad 17. No: Solicita al Adjudicatario la re- ejecución de contrato via correo electrónico oficial, vuelve a Actividad 8.	Contract Leader	F: Certificado de Avance F: Evidencia de Entregables (cuando apique) F: Informe de Cierre o Informe de Conformidad de Avance D: Correo electrónico oficial de penalidades (cuando aplique)
11	Controla solicitud de documentos contractuales, identificando en la Ficha del Contrato los periodos donde debe solicitar a través de un correo electrónico oficial, los documentos al Adjudicatario. Si el Adjudicatario entrega algún documento no conforme, se solicita su modificación a través de un correo electrónico oficial y llamada.	Contract Analyst	D: Ficha del Contrato D: Correo electrónico oficial estándar a Adjudicatario D: Correo electrónico oficial Solicitud de modificaciones
12	Entrega documentos contractuales por Mesa de Entradas.	Adjudicatario	F: Documentos contractuales (Seguros, CVs, ART, entre otros)
13	Controla conformidad de documentos, solicitando cuando sea necesario la conformidad de especialistas de otras áreas.	Contract Analyst

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N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	¿Conforme? Si: Continua en Actividad 15. No: Vuelve a Actividad 11.
14	Actualiza Matriz de Control de Contratos. Actualiza los campos: Tiempo de Produc. o Servicio, Fecha de Entrega, Unidades Asignadas, Unidades Consumidas, Saldo o % de consumo, plan de consumo (meses), Final del Contrato, Renglones y Penalidades. Por cada renglón de la orden de compra se realiza una fila para el control de consumo de unidades. Nota: En caso de seguimiento de desviaciones o penalidades, actualiza los campos Penalidades y Estatus.	Contract Analyst	D: Matriz de Control de Contratos D: Correo electrónico oficial de seguimiento desviaciones/penalidades
15	Confirma recepción de documentos contractuales escaneándolos y archivándolos en carpetas físicas identificadas con el nombre del Adjudicatario y el número de Orden de Compra. Nota: Las facturas se remiten a Administración a través del pase del EE.	Contract Analyst	F: Certificado de Avance F: Evidencia de Entregables (cuando apique) F: Informe de Cierre de Contrato o Informe de Conformidad de Avance F: Documentos contractuales (Seguros, CVs, ART, entre otros) F: Factura
16	Vincula documentos al Expediente Electrónico en SADE, y cuando sea el caso, efectúa el pase a Administración para la Generación de PRD, con informe de pase.	Contract Analyst	D: Certificado de Avance D: Evidencia de Entregables (cuando apique) D: Informe de Cierre de Contrato o Informe de Conformidad de Avance D: Documentos contractuales (Seguros, CVs, ART, entre otros) D: Informe de pase en EE en SADE
17	Realiza seguimiento del consumo de unidades o penalidades de acuerdo a Informe de Conformidad de Avance recibidos del Area Funcional o correos electrónicos de penalidades. ¿Hay desvio? Si: Continua en Actividad 18. No: Continua en Actividad 19.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial de penalidades (cuando aplique) D: Informe de Conformidad de Avance
18	Realiza seguimiento a desviaciones o penalidades a través de la interacción	Contract Manager	D: Correo electrónico oficial de desvios

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N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	con los procesos de Compra o Legal, según aplique. Envía notificación por correo al area funcional. Envía comunicación sobre el estado de este seguimiento al Contract Analyst a través de correo electrónico oficial. Vuelve a Actividad 13 (Ver nota en Actividad 13).		/penalidades (según sea el caso)
19	Actualiza Matriz de Control de Pagos en los campos relacionados con Orden de Compra y Factura.	Contract Analyst	D: Matriz de Control Control de Pagos
20	Recibe PRD enviado por Administración.	Contract Analyst	D: PRD
21	Envía correo electrónico oficial a Adjudicatario con el PRD.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial estándar a Adjudicatario D: PRD
22	Carga PRD y Factura en BAC.	Adjudicatario
23	Notifica a Contract Analyst sobre la carga del PRD y Factura en BAC con el objetivo de dar seguimiento al pago.	Adjudicatario	D: Correo electrónico oficial de Adjudicatario
24	Recibe notificación de Carga de PRD y Factura. De no recibir esta notificación, la solicita al Adjudicatario.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial de Adjudicatario
25	Realiza seguimiento de pago a través de comunicación con Administración y Finanzas, Contaduría y con Adjudicatario. ¿Pago efectuado? Si: Actualiza Matriz de Control de Pagos en los campos correspondientes a confirmación de pago. No: Continua en Actividad 24.	Contract Analyst	D: Matriz de Control de Pagos

Gestión de Anticipos

1. OBJETIVOS

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⬣ Controlar las etapas previas a la emisión del pago de anticipos, garantizando la entrega de la documentación contractual establecida.

Aplica a todos los contratos perfeccionados antes, durante y después de los juegos para la prestación de servicios y/o entrega de bienes a todas las Áreas Funcionales.

2. CONCEPTOS GENERALES

PCM: Patrimony and Contract Management PCP: Pliego de Bases y Condiciones Particulares CAB: Certificado de Anticipo Financiero

Matriz de Control de Anticipos: archivo Excel donde se registra el proceso de gestión de los anticipos, desde la pre-adjudicación hasta el pago del mismo.

3. DESCRIPCIÓN

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
1	Registra lineamientos de pago en Matriz de Control de Anticipos.	Contract Analyst	D: Matriz de Control de Anticipos
2	Solicita conformidad del Plan de Trabajo a través de correo electrónico oficial al Contract Leader. Nota: Sólo en los casos que los pliegos requieran la entrega de un Plan de Trabajo para el pago del anticipo.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial.
3	Recibe solicitud de conformidad del Plan de Trabajo	Contract Leader	D: Correo electrónico oficial.
4	Emite conformidad del Plan de Trabajo y la presenta por Mesa de Entradas. En caso de no conformidad, debe justificar indicando los aspectos que debe corregir el Adjudicatario.	Contract Leader	F: nota de conformidad
5	Solicita documentos a Adjudicatario a través de correo electrónico oficial.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial a Adjudicatario

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	Nota: Los documentos a solicitar son los Especificados en el PCP, como Contragarantia, Plan de Trabajo, entre otros. Si la conformidad del Contract Leader sobre el Plan de Trabajo es negativa se solicita un nuevo Plan de Trabajo al Adjudicatario considerando las observaciones que indicó el Contract Leader.
6	Recibe solicitud de documentos.	Adjudicatario	D: Correo electrónico oficial a Adjudicatario
7	Entrega documentos por Mesa de Entradas, donde se le entrega recibo firmado y sellado.	Adjudicatario	F: Contragarantía F: Plan de Trabajo (si aplica) F: Otros documentos contractuales
8	Controla última gestión de solicitud de documentos en Matriz de Control de Anticipos. ¿Se recibieron documentos conforme? Si: Continua en Actividad 10. No: Continua en Actividad 9.	Contract Analyst	D: Matriz de Control de Anticipos
9	Contacta a Adjudicatario vía llamada o correo electrónico oficial para gestionar la entrega de los documentos.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial estándar a Adjudicatario
10	Carga documentos en Expediente Electrónico, escaneándolos previamente, y efectúa el pase a Administración para la Generación de CAB, con informe de pase.	Contract Analyst	D: Contragarantía D: Plan de Trabajo (si aplica) D: Otros documentos contractuales D: informe de pase de XXXX
11	Actualiza Matriz de Control de Anticipos en los campos relacionados a la fecha de recepción del CAB.	Contract Analyst	D: Matriz de Control Control de Anticipos
12	Envía correo electrónico oficial a Adjudicatario con CAB.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial estándar a Adjudicatario D: CAB
13	Entrega CAB, Factura y otra documentación a Contaduría.	Adjudicatario	F: Factura
14	Notifica a Contract Analyst sobre la Entrega CAB, Factura y otra documentación a Contaduría.	Adjudicatario	D: Correo electrónico oficial de Adjudicatario
15	Recibe notificación del Adjudicatario para dar seguimiento al pago. De no recibir esta notificación, la solicita al Adjudicatario.	Contract Analyst	D: Correo electrónico oficial estándar de Adjudicatario

ANEXO - DISPOSICIÓN N° 3/UCPGCUPEJOL/18 (continuación)

N°	Actividad	Responsable	Documentos (D: Digital y F: Físico)
	Realiza seguimiento de pago a través de comunicación con Administración y Finanzas, Contaduría y con Adjudicatario.
	¿Anticipo pagado?
16	Si: Actualiza Matriz de Control de Anticipos en los campos correspondientes a confirmación de pago. Continua con el PCM.PR.002 Seguimiento, Control y Cierre de Contratos.	Contract Analyst	D: Matriz de Control de Anticipos
	No: Continua en Actividad 16.

FIN DEL ANEXO