MINUTA CONTRATO No. XXX DE 2011

MINUTA CONTRATO No. XXX DE 2011

CLASE: SUMINISTRO

CONTRATISTA: _

VALOR: $_ Incluido IVA

Entre los suscritos a saber XXXXXXXX XXXX XXXXXXX, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No. 70.115.429 de Medellín, en su calidad de Director Ejecutivo y Representante Legal de la Federación Colombiana de Municipios, quien para los efectos del presente contrato se denominará LA FEDERACIÓN, por una parte y por la otra_ _ Nit.

sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá, representada legalmente por_ , identificado con cédula de ciudadanía No. de , quien en su calidad de Representante legal, tal como consta en el Certificado xx Xxxxxx de Comercio aportado, y quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido previo el cumplimiento del procedimiento para la contratación bajo la modalidad de selección abreviada por el procedimiento de subasta inversa, de bienes y servicios de características técnicas uniformes señalado en el numeral 2 artículo 2 literal a) de la ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 en su artículo 16 y la resolución 008 de 09 de febrero de 2011 expedida por el Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios, celebrar el presente contrato de suministro, previas las siguientes consideraciones: PRIMERA: Que la Federación Colombiana de Municipios - Dirección Nacional SIMIT- en desarrollo de la función pública que le fuera asignada por el artículo 10 de la Ley 769 de 2002, y con el fin de tener un óptimo desarrollo en las labores administrativas, requiere del suministro de elementos de papelería, implementos de aseo y productos de cafetería, por el sistema outsourcing, con destino a sus dependencias. SEGUNDA: Que existe un estudio de conveniencia y oportunidad, en el cual se planteó la siguiente necesidad: “(…) contratar los servicios de una empresa idónea que preste los servicios por el sistema outsourcing, del suministro de papelería y útiles de oficina, e insumos de aseo y cafetería que se requieren en todas sus dependencias. (…)” TERCERA: Que con base en la anterior necesidad, la Dirección Administrativa y Financiera de la Federación expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. 1220110032 de 27 de enero de 2011, de conformidad con el requerimiento efectuado por la Dirección Nacional SIMIT. CUARTA: Que con fecha XX de XXXXX de 2011 se publicó a través de las páginas xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y/o xxx.xxx.xxx.xx

invitación pública, para que los interesados presentaran oferta de acuerdo con el detalle de los elementos y cantidades requeridas por la FEDERACIÓN. QUINTA:

Que con fecha se recibió oferta

de . SEXTA: Que mediante acto administrativo del

y atendiendo la evaluación efectuada por el comité asesor se adjudicó el contrato a la propuesta de menor precio, presentada por_ . SÉPTIMA: Que la presente contratación se rigió por lo señalado en el numeral 2 artículo 2 literal a) de la ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 en su artículo 16 y por tanto es procedente adjudicar el contrato a . Con base en lo expuesto las partes acuerdan: CLÁUSULA PRIMERA.- OBJETO: En virtud del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga para con la FEDERACIÓN, a realizar el suministro de papelería y útiles de oficina, implementos de aseo e insumos de cafetería, necesarios para el desarrollo de los procesos administrativos y de funcionamiento que se realizan diariamente, mediante sistema outsourcing para las instalaciones de la Federación Colombiana de Municipios-Dirección Nacional SIMIT. CLÁUSULA SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El

CONTRATISTA adquiere para con la FEDERACIÓN las siguientes obligaciones específicas: 1). Efectuar de manera oportuna la entrega de los elementos relacionados con el objeto del presente contrato, que le sean solicitados por la Federación Colombiana de Municipios-Dirección Nacional SIMIT, a través del supervisor del contrato: 2). Efectuar la entrega de los elementos cumpliendo con los requerimientos y descripciones técnicas solicitados por la Federación Colombiana de Municipios-Dirección Nacional SIMIT. 3). Entregar en un máximo de cuatro (4) horas hábiles posteriores al requerimiento efectuado por el supervisor del contrato, los elementos que con carácter urgente le solicite la Federación Colombiana de Municipios-Dirección Nacional SIMIT. 4). Reemplazar de ser posible de manera inmediata los elementos defectuosos o que no cumplan con las especificaciones exigidas por la entidad, o a más tardar dentro de los dos

(2) días hábiles siguientes a la fecha de la comunicación efectuada por el supervisor del contrato. 5). Mantener el costo unitario de los elementos, propuestos en su oferta, durante el plazo del presente contrato. 6). Garantizar que los elementos objeto de este contrato, cumplan estrictamente con las características y referencias solicitados, y se ajusten a las normas de calidad establecidas. 7). Llevar la contabilidad y el registro de los elementos suministrados a LA FEDERACIÓN, garantizando que no excedan del valor presupuestado, de lo contrario la entidad no será responsable. 8). Cumplir con el objeto del presente contrato por sus propios medios, con plena autonomía técnica y administrativa. 9). Acreditar mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal, el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud,

Pensión y Riesgos Profesionales) y los parafiscales (Caja de Compensación Familiar, SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar), de sus empleados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. 10). No ceder ni subcontratar el presente contrato, sin la autorización expresa y escrita de la Federación Colombiana de Municipios-Dirección Nacional SIMIT. 11). Las demás que le sean asignadas, siempre y cuando tengan relación directa con el objeto del contrato. CLÁUSULA TERCERA.- OBLIGACIONES DE LA FEDERACIÓN:

Pagar al CONTRATISTA el valor convenido en las fechas y forma establecidas. 1). Ejecutar en general las obligaciones que surjan de la naturaleza de este contrato. 2). Velar por el cumplimiento de todas las cláusulas contractuales. 3). Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato acorde con la cláusula de forma de pago y con el visto bueno del supervisor del contrato. 4). Exigir la calidad en los servicios prestados objeto del contrato. CLÁUSULA CUARTA.- PLAZO DEL CONTRATO: El plazo del contrato será hasta el 31 de Diciembre de 2010 y/o hasta agotar el presupuesto, lo primero que ocurra, el cual será contado a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución y de la suscripción del acta de inicio entre supervisor y contratista. CLÀUSULA QUINTA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO: El valor del presente contrato es por la suma de , incluido IVA, valor que será pagado AL CONTRATISTA por la FCM dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de cada factura, una vez sea verificada la entrega y recibido de los elementos a entera satisfacción por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Los pagos estarán sujetos al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar. Como requisito indispensable para el último pago se deberá presentar el acta de liquidación del contrato suscrita por el CONTRATISTA, el supervisor del contrato y el Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios. PARÁGRAFO SEGUNDO: Como requisito para realizar todos y cada uno de los pagos al CONTRATISTA, éste deberá acreditar el cumplimiento de lo dispuesto en el articulo 23 de la Ley 1150 de 2007, referente al pago de aportes fiscales y parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. PARÁGRAFO TERCERO: El valor del contrato quedará sujeto a las correspondientes apropiaciones presupuestales a que haya lugar, de la vigencia fiscal del año 2010. PARÁGRAFO CUARTO: Las partes se comprometen a realizar un control y supervisión de los bienes suministrados, con relación a los recursos disponibles, de manera tal que se impida el suministro por sumas superiores a los recursos destinados para este contrato; en consecuencia LA FEDERACIÓN no se hace responsable por suministros realizados que superen el valor del presente contrato. CLÁUSULA SEXTA.- APROPIACIONES PRESUPUESTALES.- LA FEDERACIÓN pagará AL CONTRATISTA el valor del

contrato, con cargo a los recursos provenientes de su presupuesto para la vigencia fiscal del año 2011, de conformidad con el certificado de disponibilidad presupuestal No. 1220110032 de 27 de enero de 2011, expedido por la Dirección Administrativa y Financiera. CLÁUSULA SÉPTIMA.- GARANTÍAS: EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de LA FEDERACIÓN y para aprobación de ésta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de perfeccionamiento del contrato, garantía única otorgada por una compañía de seguros o entidad bancaria, legalmente constituida y autorizada para tal efecto en Colombia, que ampare los siguientes riesgos: 1. CUMPLIMIENTO DEL OBJETO DEL CONTRATO: para garantizar el cumplimiento general del contrato y el pago de multas, pena pecuniaria y demás sanciones que se impongan, la cual será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, por el plazo del contrato y cuatro (4) meses más. 2. CALIDAD DEL SERVICIO: la cual será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, cuya vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato y cuatro (4) meses mas. 3. PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Salarios y Prestaciones Sociales, equivalente al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, cuya vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. CLÁUSULA OCTAVA.- CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato a persona alguna, salvo autorización previa, expresa y escrita de LA FEDERACIÓN; sin embargo podrá subcontratar todas aquellas actividades que no impliquen la ejecución de la totalidad del objeto del contrato, siempre bajo su propio riesgo y sin que ello signifique transferencia de la responsabilidad que por medio del presente contrato ha adquirido para con LA FEDERACIÓN. CLÁUSULA NOVENA.- AUSENCIA DE RELACIÓN LABORAL: El presente contrato no genera relación laboral con el personal que requiera EL CONTRATISTA, su vinculación será por su cuenta y riesgo, sin que LA FEDERACIÓN deba asumir costo alguno por concepto de pago de prestaciones sociales y de ningún tipo de emolumentos, diferente al establecido en la cláusula cuarta del presente contrato. CLÁUSULA DÉCIMA.- SUPERVISIÓN: El Director Ejecutivo de la Federación Colombiana de Municipios, designa al Asesor Administrativo y de Recursos Humanos de LA FEDERACIÓN, como supervisor del contrato, circunstancia que le será comunicada por la Directora Nacional SIMIT a través de memorando interno. Para todos los efectos, el Director de la FEDERACIÓN podrá reasumir dicha función cuando lo considere necesario. Su función será vigilar el cumplimiento de las obligaciones del contratista y otorgar los respectivos vistos buenos. El CONTRATISTA garantizará el acceso del supervisor a toda la información sobre el desarrollo y ejecución del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA.- CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, para imputar al valor de los perjuicios que pudiese sufrir LA

FEDERACIÓN en caso de declaratoria de caducidad o incumplimiento, total o parcial de las obligaciones a cargo DEL CONTRATISTA, se estipula como pena pecuniaria un porcentaje igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA.- MULTAS: En caso xx xxxx o incumplimiento parcial de cualquiera de las obligaciones contraídas en virtud del presente contrato, por EL CONTRATISTA, LA FEDERACIÓN podrá imponer mediante resolución motivada, multas sucesivas equivalentes al uno por ciento (1%) del valor del contrato por cada día de atraso en el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Las multas tendrán un tope xxxxxx xxx xxxx por ciento (10%) del valor total del contrato. PARÁGRAFO: La cláusula penal pecuniaria y las multas que sean eventualmente impuestas, se harán efectivas directamente por LA FEDERACIÓN, pudiendo acudir para el efecto, entre otros, a los mecanismos de compensación de las sumas adeudadas al CONTRATISTA, cobro de la garantía, o a cualquier otro medio para obtener el pago. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA.- PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE LAS MULTAS: En aplicación del debido proceso, para la imposición de las multas se seguirá el siguiente procedimiento: 1). Una vez establecido por parte del supervisor el incumplimiento a las obligaciones del contrato, y haciendo uso del derecho de audiencia, el supervisor solicitará al contratista las explicaciones y documentos que permitan evaluar su responsabilidad dentro de un término que corresponda con las características de la obligación incumplida, sin que exceda los cinco (5) días hábiles a partir del recibo del requerimiento. 2). Una vez evaluada la respuesta DEL CONTRATISTA, el supervisor procederá a dar traslado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la Dirección Nacional SIMIT, de la documentación consolidada sobre el asunto, acompañada de su respectivo concepto. 3). La Dirección Nacional SIMIT, examinará la documentación y soportes existentes, decidiendo sobre la viabilidad de imponer o no la multa AL CONTRATISTA, situación que le será efectivamente comunicada. PARÁGRAFO: La imposición de multas no limita ni anula las sanciones por incumplimiento descritas en el contrato, las indemnizaciones legales a que haya lugar, ni la ejecución de las pólizas de cumplimiento establecidas. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. - CADUCIDAD: Si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo DEL CONTRATISTA, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie, a criterio de LA FEDERACIÓN, que puede conducir a su paralización, la entidad mediante acto administrativo motivado lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993. PARÁGRAFO PRIMERO: Una vez declarada la caducidad EL CONTRATISTA deberá presentar una relación detallada del estado de ejecución del contrato, con base en lo cual se procederá a su liquidación. PARÁGRAFO SEGUNDO: En firme

la resolución que declara la caducidad EL CONTRATISTA se hará acreedor a las sanciones e inhabilidades previstas por la Ley 80 de 1993, y la FEDERACIÓN podrá continuar la ejecución del objeto del contrato con otro contratista. PARÁGRAFO TERCERO: Si la FEDERACIÓN se abstiene de declarar la caducidad, adoptará las medidas de control e intervención necesarias para garantizar el cumplimiento del objeto del contrato, de ser ello posible y procedente. PARÁGRAFO CUARTO: La imposición de multas se efectuará sin perjuicio de la declaratoria de caducidad y del cobro de la cláusula penal pecuniaria de acuerdo con lo pactado en el presente contrato y acorde al debido proceso señalado en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA.- TERMINACIÓN, MODIFICACIÓN E INTERPRETACIÓN UNILATERALES DEL

CONTRATO: De conformidad con los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993, el presente contrato podrá ser interpretado, modificado o terminado unilateralmente con sujeción a las disposiciones legales antes citadas, las cuales se consideran incorporadas a este contrato. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA.- INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.- EL CONTRATISTA manifiesta que

no se halla incurso en causal alguna de incompatibilidad o inhabilidad, de que trata el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas complementarias, para celebrar este contrato, respondiendo en todo caso por dicha manifestación. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA.- FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: En caso de surgir hechos imprevistos a los cuales no se pueda resistir, que impidan total o parcialmente el cumplimiento por una u otra parte de las obligaciones contraídas por el presente contrato, el plazo de cumplimiento de las obligaciones será prorrogado por un término igual al que duren tales circunstancias. La parte contratante que resulte afectada por tales hechos y que no pueda por ello cumplir con las obligaciones contractuales, deberá notificar por escrito a la otra parte, de manera inmediata, tanto el surgimiento como la terminación de dichas circunstancias. Dentro de un plazo no mayor xx xxxx (10) días desde la fecha de tal aviso, la parte afectada por la fuerza mayor o caso fortuito deberá enviar una carta certificada anexando el documento de la autoridad competente en el cual se certifiquen las condiciones arriba mencionadas y las medidas tomadas para evitarlo, de ser ello procedente, excepto en el evento en que se trate de hechos notorios de público conocimiento. Durante el período en que persistan las circunstancias arriba mencionadas, las partes están obligadas a tomar las medidas necesarias para reducir los perjuicios provocados por las mismas. La parte afectada por tales circunstancias, que no le haya sido posible cumplir con las obligaciones contractuales, deberá informar periódicamente a la otra parte sobre la situación de la fuerza mayor o el caso fortuito. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA.- SUSPENSIÓN: Las partes de común acuerdo podrán suspender los plazos del contrato cuando se presenten

circunstancias que así lo justifiquen, siempre y cuando con ello no se causen perjuicios a la entidad ni se originen mayores costos para la FEDERACIÓN. De la suspensión se dejará constancia en acta suscrita por las partes en la cual se fijarán los mecanismos para valorar, reconocer o modificar los costos y/u otras condiciones del contrato. Para levantar la suspensión se suscribirá un acta de reanudación del plazo contractual. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA.- SOLUCIÓN DE CONFLICTOS: Las partes acuerdan que para la solución de las diferencias que surjan del presente contrato, acudirán a los procedimientos de transacción, amigable composición o conciliación, de acuerdo con lo previsto en los artículos 68, 69 y 70 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA VIGÉSIMA.- INDEMNIDAD: EL

CONTRATISTA se compromete de manera irrevocable a mantener indemne a la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional SIMIT, por cualquier reclamo, acción judicial, demanda, daño o responsabilidad de cualquier tipo o naturaleza que sea entablada por cualquier persona pública o privada, natural o jurídica, o dependientes del contratista, como consecuencia de actos u omisiones del contratista, responsabilidad que se mantendrá aún terminado el contrato por cualquier causa. La responsabilidad se extenderá a indemnización, gastos y costas, sin que la enunciación sea limitativa. En estos casos la Federación Colombiana de Municipios – Dirección Nacional SIMIT, queda facultada para afectar cualquier suma que por cualquier concepto LA FEDERACIÓN adeudara AL CONTRATISTA, sin que ello limite la responsabilidad de ésta última. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA.- LUGAR DE CUMPLIMIENTO Y DOMICILIO

CONTRACTUAL: El lugar de cumplimiento de las obligaciones contractuales y el domicilio contractual será la ciudad de Bogotá, D. C., en las dependencias de LA FEDERACIÓN, ubicadas en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xx Xxxxxx, xxxx 00. CLÁUSULA VIGESIMA SEGUNDA.- RÉGIMEN LEGAL Y JURISDICCIÓN

APLICABLE: Este contrato se rige por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el parágrafo del artículo 16 del Decreto 2474 de 2008 y demás normas concordantes. En lo que las citadas disposiciones no regulen particularmente, se aplicarán las normas civiles y comerciales vigentes. Las eventuales controversias que surjan del presente contrato serán competencia de la jurisdicción contencioso administrativa, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula de Solución de Conflictos. CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA. - DOCUMENTOS DEL CONTRATO: Hacen parte integral

del presente contrato, entre otros, los siguientes documentos: a. Estudios previos

b. Invitación pública a ofertar c. Oferta presentada por el contratista. d. El certificado de disponibilidad presupuestal y el registro presupuestal. e. Las actas, acuerdos y comunicaciones que se produzcan en desarrollo del objeto del contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA.- GASTOS: Correrán por cuenta del CONTRATISTA los siguientes gastos: a) Constitución de la garantía única. b) Los demás gastos inherentes al contrato. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA.-

PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIÓN: Este contrato se

entiende perfeccionado conforme se estipula por la Ley 80 de 1993, sus Decretos Reglamentarios y demás normas concordantes. Para su ejecución deberá suscribirse el acta de inicio y previamente a ella cumplirse con los siguientes requisitos: a) Por parte del CONTRATISTA: Constitución y Presentación de la garantía única. b) Por parte de la FEDERACIÓN: Aprobación de la garantía única.

Para constancia se firma en la ciudad de Bogotá, D.C., de 2011.

POR LA FEDERACIÓN POR EL CONTRATISTA

XXXXXXXX XXXX XXXXXXX

Director Ejecutivo

Proyectó: Xxxxxxx Xxxxx

Revisó: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx VoBo: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx