EL PRESENTE INSTRUCTIVO NO APLICA A LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
EL PRESENTE INSTRUCTIVO NO APLICA A LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE DEFENSORÍA PÚBLICA.
Con el ánimo de dar claridad sobre el contenido y documentos necesarios para la elaboración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, así como resolver las diversas inquietudes que se presentan en dichos procesos, se ha proyectado en siguiente instructivo.
Por lo anterior, es necesario tener en cuenta que los documentos señalados en el orden de la lista de chequeo se deben presentar, legajados y foliados a lápiz en la parte superior derecha en el estricto orden de la lista de chequeo debidamente encarpetados, sin ningún tipo de marcación en las pastas de la carpeta.
NOTA.
El Grupo de Contratación una vez efectuada la correspondiente revisión no adelantará la contratación cuando las carpetas estén incompletas o con documentos vencidos.
A continuación se dará una breve explicación de los documentos que deben ser radicados:
1. SOLICITUD Y JUSTIFICACIÓN DEL SERVICIO.
Se requiere que el oficio esté debidamente firmado, dirigido al ordenador del gasto de la Entidad (Secretario General), con el visto bueno del Despacho del Señor Defensor del Pueblo; en el caso contratistas nuevos que no cuenten con usuario y la contraseña en el portal de internet del SIGEP, se deberá indicar en la solicitud nombre del futuro contratista, cédula de ciudadanía, fecha de nacimiento y correo electrónico, con el fin de que puedan diligenciar la hoja de vida.
2. ESTUDIOS PREVIOS.
Deberán ser elaborados en el formato denominado estudios previos, lo anterior con el fin de guardar homogeneidad de los estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud.
Los estudios previos de aquellos contratistas avalados por el Despacho del señor Xxxxxxxx del Pueblo, deberán ser remitidos al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx_0@xxxxxxxxxx.xxx.xx, asunto: “ESTUDIOS PREVIOS – (SEGUIDO DEL NOMBRE DEL CONTRATISTA)”.
3. ESTUDIOS DEL SECTOR.
Deben ser elaborados siguiendo el instructivo de Colombia Compra Eficiente xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
El certificado de disponibilidad presupuestal debe adjuntarse a los documentos a radicar con la solicitud de contratación.
5. PROPUESTA DE SERVICIOS.
Documento dirigido por el futuro contratista al ordenador del gasto (Secretario General), en el cual hace una oferta de sus servicios, indicando igualmente que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar con la Defensoría del Pueblo.
Es necesario que la persona a contratar firme la propuesta.
6. HOJA DE VIDA DILIGENCIADA EN EL PORTAL DE INTERNET DEL SIGEP.
Para diligenciar la hoja de vida se deben seguir las siguientes recomendaciones:
- Ingresar por Internet Explorer a la página web xxx.xxxxx.xxx.xx, en el link contratistas.
- Ingresar el usuario y contraseña, remitido previamente a los correos electrónicos de los futuros contratistas (lo anterior conforme a la información suministrada por el funcionario que realice la solicitud de contratación).
- Diligenciar toda la información solicitada.
- Adjuntar todos los documentos de soporte, escaneados individualmente en formato PDF. Entre estos se encuentran la cédula de ciudadanía, soportes académicos, certificaciones laborales, RUT, entre otros.
- Es de tener en cuenta que también debe cargarse una fotografía en el formato solicitado por el sistema.
NOTAS.
• La hoja de vida sin excepción debe encontrarse actualizada incluyendo la última experiencia laboral.
• El Grupo de Contratación no validará la hoja de vida del posible contratista que no se encuentre totalmente diligenciada y con los soportes cargados al sistema.
• Para la validación de la hoja de vida no se tendrán en cuenta copia de contratos o de actas de inicio.
7. DECLARACIÓN BIENES Y RENTAS SIGEP.
La información de declaración de bienes y rentas con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, debe ser ingresada al SIGEP, dicho documento se debe adjuntar debidamente firmado.
8. PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN. El cual debe ser del último periodo cotizado.
9. FORMATO DILIGENCIADO DE ESCOGENCIA DE ARL.
Se deben ingresar la información de acuerdo con el formato denominado - FORMATO ESCOGENCIA ARL.
10. CERTIFICADO MÉDICO PRE - OCUPACIONAL.
Dicho certificado debe ser expedido por un médico ocupacional en el cual indique claramente si se encuentra apto o no para ejercer las actividades propias del contrato.
De conformidad con el artículo 18 del Decreto 723 de 2013, se establece que si ya fue practicado por parte del posible contratista el examen éste “… tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder
su condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, deberá realizarse nuevamente el examen.”
NOTA. El certificado deberá adjuntarse a la carpeta que contienen los soportes de solicitud de contrato.
11. CERTIFICADO DEL RUT. El cual deberá ser actualizado.
12. FORMATO SIIF DILIGENCIADO.
(Se debe ingresar la información de acuerdo con el formato elaborado por la Subdirección Financiera para tal fin).
13. CERTIFICACIÓN BANCARIA.
En la que se indique claramente titular de la cuenta, si es cuenta de ahorros o corriente, el número de la cuenta y la entidad bancaria. Este documento es requerido teniendo en cuenta que es necesario para el pago de los honorarios mensuales que se pactará en el contrato a suscribirse.
14. OFICIO XX XXXXXXX HUMANO.
Debe ser firmado por quien solicita la contratación de acuerdo con el formato denominado FORMATO OFICIO TALENTO HUMANO.
15. CERTIFICADO XX XXXXXXX HUMANO.
Una vez radicado el oficio del numeral 14 en la Subdirección de Gestión xxx Xxxxxxx Humano, dicha dependencia expedirá un certificado el cual deberá ser anexo a la relación de documentos a entregar.
16. CERTIFICADO DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.
Debe ser firmado por quien solicita la contratación, en dicho documento certifica que la persona a contratar cuenta con la idoneidad y experiencia para cumplir con las actividades propias del contrato de acuerdo con el formato denominado CERTIFICADO IDONEIDAD Y EXPERIENCIA.
NOTA. Cualquier duda respecto a la documentación que se debe allegar por favor realizarla únicamente al correo electrónico xxxxxxxxxxxxxx_0@xxxxxxxxxx.xxx.xx