Procedimiento para la Administración de Contratos
Procedimiento para la Administración de Contratos
Objetivo: Establecer los lineamientos generales para el aseguramiento de una adecuada administración de los contratos suscritos por la Unidad de Negocio HIDROPAUTE.
Versión: 6.0
Fecha de vigencia: 18 xx xxxxx de 2017
Procedimiento para la Administración de Contratos Tabla de Contenido
2
3
3
4
4 Responsabilidades y Directrices 4
5 Procedimiento para la Administración de Contratos
6
5.1 Estudio de documentación contractual 6
5.2 Designación de Equipo de Apoyo 7
5.3 Manejo del Expediente e Información en la Herramienta de Planificación y Portal Institucional SERCOP 7
5.5 Inicio y ejecución del contrato 10
5.7 Revisión del Buen Uso del Anticipo 13
5.8 Terminación del contrato 14
5.9 Modificación y xxxxxxxx xx xxxxxx 00
5.10 Contratos modificatorios y complementarios 17
5.11 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales 18
5.12 Reclamaciones y controversias 18
5.13 Reemplazo del Administrador del Contrato 19
5.14 Cierre de Administración de Contrato 20
5.15 Liquidación de la administración del contrato 22
5.16 Evaluación interna a la administración de contratos 23
23
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Procedimiento para la Administración de Contratos Versión 6.0
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Este procedimiento regula la administración de contratos suscritos por la Unidad de Negocio Hidropaute y aplica desde la designación del Administrador de Contrato hasta la liquidación del contrato.
Este procedimiento regula adicionalmente la administración de convenios en lo que corresponda hasta la creación de un documento oficial para los mismos.
Este procedimiento en los casos que corresponda se subordina a toda instancia legal o normativas vigentes superiores.
Administrador de Contrato: Servidor público de la Unidad de Negocio designado por la Gerencia de Unidad de Negocio, con la finalidad de administrar un contrato para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos.
Módulo Documental IFS: Módulo del software IFS destinado para el almacenamiento y gestión de documentos digitales.
Contratista: Es la persona natural o jurídica que ha celebrado un contrato con la Unidad de Negocio para la prestación de servicios, ejecución de obras, suministro de bienes o una combinación de éstos.
Equipo de Apoyo: Servidores públicos de la Unidad de Negocio designados por escrito por la Gerencia de Unidad de Negocio o Subgerente o Jefatura de Nivel Gerencial, con la finalidad de apoyar, asistir y pronunciarse formalmente cuando el Administrador de un Contrato lo solicite para el logro del objeto del contrato.
Evidencia de contratación: Información documentada que debe ser notificada de forma obligatoria por el ordenador de gasto en su informe, cuya información de respaldo reposa en su expediente.
Habilitante de pago: Información documentada vinculada a un pago que sustenta su razonabilidad.
Informe técnico de administración de contrato: Informe que documenta el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Memorando de Informe de Cierre: Memorando de rendición de cuentas final del cumplimiento del objeto y los resultados esperados de un contrato y su administración, que constituye el habilitante para la terminación de la designación del rol de Administrador de Contrato.
Jefatura de Nivel Gerencial: Jefatura que responde directamente a la Gerencia, es este caso Jefatura de Gestión Socio Ambiental y Jefatura de Seguridad y Salud Ocupacional.
Lista de habilitantes de pago y evidencias de contratación: Documento que detalla los habilitantes de pago y evidencias de contratación, necesarios para realizar los pagos y verificar la adecuada ejecución de un contrato, respectivamente.
Portal Institucional del SERCOP: Portal Institucional del Servicio Nacional de Contratación Pública
Herramienta de planificación: Módulo de IFS disponible para la administración de proyectos, contratos, actividades operativas y gastos en la que se registra el avance de los mismos y se cuenta con información asociada a su planificación.
Formato vigente: Documento prediseñado, aprobado por el responsable del procedimiento y con versionamiento propio. Si el formato modifica el procedimiento, éste último debe ser aprobado para habilitarlo.
Lista de verificación para contratistas: Formato establecido para que el Administrador de contrato pueda verificar las condiciones mínimas para el inicio de actividades, tales como: personal, maquinaria, equipo y herramientas, condiciones de logística, requisitos de seguridad y salud laboral, requisitos ambientales, vigilancia física y demás condiciones establecidas en el contrato, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
La elaboración y aplicación del presente procedimiento requiere de cumplir los requisitos legales y normativos vigentes. A continuación se indican los principales, sin embargo el Administrador de Contrato debe aplicar todos los vinculantes.
Xxxxxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xxx Xxxxxxx.
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento y reformas.
Reglamento a la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Resoluciones emitidas por el SERCOP.
Norma de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personal Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos
Disposiciones de la Corporación Eléctrica del Ecuador.
Matriz de requisitos normativos.
Reglamento de ordenadores de gastos y pagos de la Empresa Pública Estratégica CELEC EP
4 Responsabilidades y Directrices
Administrador de Contrato
1. Verificar el cumplimiento del contrato, pliegos, oferta, acta de preguntas, respuestas y aclaraciones, de aplicar el acta de negociación, procedimientos internos y legislación vigente asociada.
2. Realizar el aseguramiento de la calidad del objeto del contrato.
3. Identificar y evaluar los riesgos de la ejecución del contrato. Notificar a la Gerencia de Unidad de Negocio lo pertinente.
4. Realizar las gestiones internas necesarias para la consecución del objeto del contrato.
5. Emitir las comunicaciones oficiales (escritas) entre la Unidad de Negocio y el contratista, en los aspectos y dentro de los plazos establecidos en los pliegos, el contrato y la ley.
6. Coordinar y mantener informado a su nivel superior de las gestiones y estado de la ejecución del contrato, así como a otras áreas interesadas.
7. Solicitar la designación del equipo de apoyo, dependiendo de su criterio y de la naturaleza del contrato.
8. Solicitar a las áreas internas, cuando se requiera, información o soporte relacionado al contrato, incluso a otros Administradores de Contratos.
9. Elaborar y suscribir, conjuntamente con el Técnico designado al efecto por la Gerencia de Unidad de Negocio, el (las) acta(s) de Entrega Recepción Provisional y/o Definitiva.
10. Validar y aprobar las facturas y demás habilitantes de pago del contrato.
11. Solicitar el pago oportuno de las obligaciones previstas en el contrato.
12. Asegurar que el expediente físico y digital contenga los documentos correspondientes a los habilitantes de pago y evidencias de contratación que demuestren la validez, razonabilidad y exactitud de los pagos.
13. Supervisar la ejecución y desarrollo del objeto, eventos y actividades previstas en el contrato.
14. Velar para que el contrato se cumpla en los plazos, condiciones y precios estipulados.
15. Realizar las acciones necesarias para superar retrasos, gestionar modificaciones o cambios cuando sean pertinentes de tal manera que no comprometan los intereses de la Unidad de Negocio.
16. Solicitar a la Gerencia de la Unidad de Negocio la suscripción de contratos modificatorios y/o complementarios a que hubiere lugar de forma oportuna.
17. Evaluar al personal del contratista y solicitar su reemplazo o incremento, con el propósito de cumplir con la calidad y plazos contractuales.
18. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes laborales, de seguridad y salud laboral y aquellas disposiciones de cumplimiento obligatorio en el país, para con sus trabajadores.
19. Reportar a la Gerencia de Unidad de Negocio en caso de accidente laboral del personal de contratista o accidente ambiental, en cumplimiento del contrato y solicitar la investigación, causas y plan de acción correspondiente.
20. Colaborar con la Subgerencia Jurídica en los casos de litigio o gestiones judiciales o extrajudiciales relaciones con el contrato, proporcionando oportunamente la documentación que permita la defensa.
21. Vigilar que el contratista de estricto cumplimiento a las políticas de gestión de la calidad, seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental y responsabilidad social y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
22. Vigilar que el contratista de cumplimiento al manual de imagen corporativa, a través del uso de logotipo, hojas membretadas, formatos, etc. y en las actividades de promoción, trabajo comunitario y/o socialización de los trabajos del contrato.
23. Colaborar y responder en los procesos de evaluación interna o auditoría externa, lectura de informes, determinación de causas y ejecución de planes de acción de hallazgos identificados.
24. Mantener el expediente físico y digital del contrato, organizado y actualizado.
25. Soportar la información de las evidencias de contratación mediante documentación en su expediente digital.
26. Actualizar la información del contrato en el Portal Institucional del SERCOP.
27. Actualizar el avance de la contratación en la Herramienta de Planificación.
28. Cumplir con la entrega correcta, suficiente y puntual de informes, indicadores, avances y demás información requerida institucionalmente con respecto a la ejecución del contrato.
29. Asegurar al contratista las facilidades logísticas, de ingreso a las instalaciones, a sistemas informáticos, que se hayan previsto en el contrato; y, dar aviso a las áreas pertinentes de la conclusión del contrato.
30. Las demás que prevea el contrato y la ley.
31. Suspender las actividades en caso de evidenciar actos y condiciones sub estándar que pongan en riesgo la salud y la integridad del personal del contratista y/o personal de la Unidad de Negocio Hidropaute.
32. Al inicio de la ejecución contractual complementa y valida con su firma la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN generada desde la fase precontractual acorde las condiciones del contrato.
El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente acuerdo, por parte de las autoridades y colaboradores de la Unidad de Negocio HIDROPAUTE, da lugar a las sanciones que correspondan conforme a la normativa vigente.
Finanzas
1. Efectuar los pagos acorde al INSTRUCTIVO PARA PAGOS DE CONTRATOS Y CONVENIOS.
5 Procedimiento para la Administración de Contratos
5.1 Estudio de documentación contractual
Administrador de Contrato
1. Estudia detenidamente los pliegos, actas del proceso precontractual, oferta ganadora, contrato, LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN y legislación asociada a la ejecución contractual.
2. De ser requerido, solventa sus inquietudes técnicas y legales con su equipo de apoyo.
3. De ser necesario complementa la información de la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y
EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN y la suscribe digitalmente.
4. En caso de requerir debido a errores o inconsistencias en el contrato solicita en esta instancia contrato modificatorio o complementario acorde al punto 5.10.
5.2 Designación de Equipo de Apoyo
Administrador de Contrato
Dependiendo de la naturaleza del contrato y a criterio del Administrador para el logro del objeto contractual:
1. Solicita mediante memorando a la Gerencia de Unidad de Negocio (coordinando previamente con las Subgerencias o Jefaturas de nivel Gerencial relacionadas) la autorización y designación de miembros del Equipo de Apoyo tales como: Personal Técnico, Fiscalizador, Seguridad y Salud Ocupacional, Gestión Ambiental, entre otros. Excepto Subgerencia Jurídica y Finanzas.
2. Cuando el requerimiento no es interdepartamental, solicita mediante memorando a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial relacionada la autorización y designación del Equipo de Apoyo, pudiendo solicitar un miembro para los asuntos administrativos.
a. No se asigna al Equipo de Apoyo personal de Subgerencia Jurídica y Finanzas en cuyo caso, estas áreas, tiene la obligación de responder a las consultas concurrentes mediante SERVIDESK. Para el caso de centrales aplica el INSTRUCTIVO DE ASISTENCIA EN CENTRALES PARA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS.
b. La Subgerencia Xxxxxxxx procurará la asignación del mismo especialista jurídico que intervino en la fase precontractual para la administración de contrato.
c. En todos los casos, Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, son corresponsables del ámbito de su competencia y deben considerar los contratos en ejecución en las inspecciones de rigor coordinando previa y proactivamente con el Administrador de Contrato.
d. Si por la demanda de tiempo completo y/o especialidad se requiere de miembros de Equipo de Apoyo externos, se deberá gestionar las contrataciones de personal correspondientes.
Subgerencia Jurídica
1. Ingresa información del contrato en el Módulo Documental de IFS monto, plazo y fechas de ejecución contractual.
2. Vincula en IFS el administrador, contratista y carpeta del proceso.
Jefatura de Adquisiciones
2. En caso de que el administrador del contrato no cuente con usuario en el SERCOP, gestiona la creación del Administrador de Contrato como usuario del Portal Institucional del SERCOP.
Administrador del Contrato
1. Genera en IFS el documento “Informe del administrador” que pertenece a la clase documental HPAINFADC y la modifica acorde a las particularidades generales de su contrato.
2. Mantiene actualizado el expediente digital en el Módulo Documental IFS con la documentación definida en la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN.
3. Mantiene actualizado el expediente digital del SERCOP asegurando como mínimo la existencia de los documentos definidos en la Tabla 1 según aplique a su contrato.
4. Gestiona el archivo de la documentación física acorde al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE ARCHIVO.
5. Con la liquidación de la Administración de Contrato aplica sección Liquidación de Contrato.
Jefatura de Adquisiciones
6. Finaliza el proceso de contratación en el Portal Institucional del SERCOP con el ingreso del
MEMORANDO DE INFORME DE CIERRE enviado por el Administrador de Contrato a Gerencia.
Tabla 1- Documentos requeridos en el expediente físico, digital y de ingreso al Portal Institucional del SERCOP
DOCUMENTO SERCOP | |
Contrato, oferta ganadora, copia de garantías, pliegos, acta de preguntas y respuestas, acta de negociación. | √ |
Memo de notificación de transferencia de anticipo. | √ |
Contratos modificatorios, y/o contratos complementarios y otra situación especial. | √ |
Ordenes de cambio, de trabajo. | √ |
Autorizaciones de subcontratación | √ |
Garantías presentadas durante la ejecución del contrato. | √ |
Comunicaciones al contratista y actos administrativos de aplicación de multas y sanciones. | √ |
Designación de Administrador en caso de reemplazo. | √ |
Planillas, solicitud de pago, orden de pago y sus respaldos. | √ |
Informes técnicos de administración de contrato | √ |
Ingreso a bodega, en caso de bienes. | √ |
Informes de fiscalización, cuando aplique. | √ |
Actas de entrega recepción provisional y/o definitiva previstas en el contrato. | √ |
Memo de informe de cierre de administración de contrato | √ |
5.4.1 Verificación de garantías
Subgerencia Jurídica
1. Verifica y califica las garantías de buen uso de anticipo y fiel cumplimiento.
2. Recepta y revisa las garantías técnicas entregadas por el adjudicatario.
3. Entrega a Subgerencia Financiera, mediante informe de calificación de garantías:
Garantías originales
Verificación de garantías realizada con el Ente Asegurador cuando aplique.
Certificado bancario
Las garantías técnicas deberán ser verificadas por parte del Delegado o Comisión Técnica en la fase precontractual y en caso de que las garantías se entreguen en la fase contractual son responsabilidad del Administrador de contrato.
T esorería
4. Resguarda la(s) garantía(s) original (es), asegurando su integridad.
5. Desmaterializa las garantías en el Módulo Documental IFS ingresando su información y las distribuye al Administrador del Contrato y Subgerente Jurídico.
6. Vincula las garantías al contrato en el módulo Documental IFS, al ente asegurador e ingresa las fechas de vigencia.
5.4.2 Renovación de garantías
Tesorería
1. Con un mínimo de 15 y 7 días previos al vencimiento de garantías, notifica al Administrador de Contrato el vencimiento de las mismas generado automáticamente desde el Módulo Documental IFS.
Administrador de Contrato
2. Verifica la necesidad de renovación, plazo, monto o demás datos necesarios de las garantías.
3. De ser el caso, solicita la renovación de la(s) garantía(s) al contratista hasta 7 días antes del vencimiento. Posterior a esto gestiona directamente con la institución bancaria o aseguradora.
4. En caso de que la aseguradora no renueve hasta dos días antes de su vencimiento notifica a Gerencia para que delegue a Jurídico la ejecución de las garantías.
5. Recibe las garantías renovadas y solicita mediante memorando a la Subgerencia Jurídica su calificación.
Subgerencia Jurídica
6. Verifica que la garantía ha sido efectivamente emitida por el Ente Asegurador y la califica.
Si la garantía califica:
7. Entrega mediante informe de calificación de garantías el original a Tesorería.
Si la garantía no califica:
8. Se procede a analizar y gestionar las alternativas de corrección.
Tesorería
9. Resguarda la(s) garantía(s) original (es), asegurando su integridad.
10. Desmaterializa las garantías en el Módulo Documental IFS ingresando su información y las distribuye al administrador del contrato y Subgerencia Jurídica.
11. Vincula las garantías al contrato en el módulo Documental IFS.
La Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial relacionada con la administración de los activos resultantes del contrato es responsable del trámite de ejecución de garantías técnicas, de ser el caso.
5.5 Inicio y ejecución del contrato
5.5.1 Validación de documentos habilitantes de pago
Administrador del Contrato
1. Revisa la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN generada desde la etapa precontractual, contrastando la información con la asociada a su contrato. En caso de ser necesario complementa habilitantes y evidencias en la lista.
2. Firma electrónicamente la lista, la aprueba en el Módulo Documental IFS y distribuye al Subgerente de Finanzas para que sea la referencia utilizada posteriormente al efectuar los pagos.
3. Informa los habilitantes de pago y fechas de facturación al Contratista previo al inicio de actividades.
La Lista de Habilitantes de Pago y Evidencias de Contratación, en cada fase de la etapa pre-contractual, según corresponda debe ser revisada y aprobada por el área requirente, por el Subgerente o Jefes de Área o Jefes de Central o Ingeniería, por el Jefe de Adquisiciones al aprobar la Solicitud de Contratación y por el Delegado o Comisión Técnica y por último por el Administrador de Contrato/Convenio, mediante el estudio de solicitud de contratación, pliegos, actas, contrato, anexos y las legislación vigente, por tanto constituye un documento suficiente y delimitante de los habilitantes para proceder con el pago. En consecuencia, el contrato y la lista de habilitantes de pago son los únicos documentos que serán revisados en la etapa de control previo.
Los habilitantes de pago del listado no se pueden modificar luego de la suscripción. Sin embargo si en la fase de control previo se detecta habilitantes de pago que constan en el contrato relacionado a la forma de pago, debe ser autorizado su inclusión en el listado de habilitante previo análisis por parte de los Subgerentes de Finanzas, Jurídico, y del área requirente.
El Administrador de Contrato/Convenio puede excluir un habilitante de pago previa autorización de las Subgerencias de Finanzas, Jurídico y área requirente.
5.5.2 Cómputo del plazo contractual
Administrador del Contrato
1. Determina las fechas de plazo de duración del contrato, de entrega de obras, productos o servicios, informes, hitos, facturación, aplicación de multas, etc. Para fechas de facturación aplica la sección Documentos Habilitantes de Pago.
2. En el caso de que la fecha de inicio del plazo contractual esté condicionada al pago del anticipo u otra circunstancia, notifica al Contratista la verificación de las condiciones previstas para el inicio del plazo contractual.
Para la determinación de fechas se consideran los criterios indicados a continuación:
Plazo:
El plazo se considera en días calendario y hasta la media noche de la fecha de finalización.
Fecha de finalización
a. Plazo en días
Si el plazo está en días, se cuentan todos los días desde el día siguiente a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato (generalmente la fecha de notificación de transferencia de anticipo).
También resulta de sumar el número de días plazo a la fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato.
Tabla 2- Ejemplo de cómputo de plazo en días desde la fecha de suscripción.
FECHA SUBSCRIPCIÓN | PLAZO | FECHA DE FINALIZACIÓN |
30/01/2014 | 10 DÍAS | 9/02/2014 |
b. Plazo en meses o años
Si el plazo es en meses o años, se suman el número de meses o años plazo (nunca días) y se determina el mes o año de finalización.
La fecha de finalización corresponde al mismo día o fecha de suscripción o la establecida en el propio contrato en el correspondiente mes o año de finalización.
Cuando el día de suscripción, o condición establecida en el contrato, es mayor al número de días existentes en el mes de finalización, la fecha de finalización recae en el último día de éste mes.
Tabla 3- Ejemplo de cómputo de plazo en meses y años desde la fecha de suscripción.
FECHA SUCRIPCIÓN | MES/AÑO SUSCRIPCIÓN | PLAZO | MES/AÑO FINALIZACIÓN | FECHA DE FINALIZACIÓN |
29/02/2012 | 2012 | 3 AÑOS | 2015 | 28/02/2015 |
31/01/2014 | Enero | 10 MESES | Noviembre | 30/11/2014 |
Si la fecha de finalización recae en día no laborable, se considera el siguiente día hábil.
5.5.3 Inicio de Actividades
Administrador del Contrato
Oportunamente posterior a la fecha de inicio de contrato;
1. Define un plan de control para la ejecución de su contrato y lo vincula a IFS en la clase documental HPAINFADC.
2. Utiliza la LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS definiendo las condiciones mínimas para el inicio de actividades, tales como: orden de trabajo, personal, maquinaria, equipo y herramientas, condiciones de logística, requisitos de seguridad y salud laboral, requisitos ambientales, vigilancia física y demás condiciones establecidas en el contrato, procedimientos internos y legislación vigente asociada y realiza la sociabilización de la misma al contratista mediante el ACTA DE INICIO CONTRACTUAL.
3. Si para la debida ejecución del contrato la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx estableció en los pliegos la necesidad de entregar al contratista bienes de su propiedad, es responsabilidad del administrador del contrato, suscribir con bodega el acta de entrega recepción de tales bienes, para posteriormente proceder a su entrega al contratista mediante la suscripción de un acta.
4. Verifica las condiciones para el inicio de actividades.
5. Para el caso de contratos de obra, servicio y consultoría, incluido la instalación de bienes suministrados; previo el inicio de las actividades, propicia y lleva a cabo una reunión de difusión con el contratista, que entre otros temas se tratarán: riesgos de seguridad y salud laboral, aspectos ambientales, reglamentos e instructivos de la Unidad de Negocio y cumplimiento de las OBLIGACIONES PARA LA GESTIÓN INTEGRAL establecidas en la fase precontractual, que a consideración del administrador del contrato abordan el contrato, multas y sanciones, etc. Quedará reflejando en un acta el detalle de los temas abordados.
6. Genera las órdenes de trabajo y las consignaciones correspondientes para la ejecución de actividades de contratistas en las instalaciones de la Unidad de Negocio Hidropaute, previa coordinación con los responsables de las diferentes localidades conforme lo establecido en el
INSTRUCTIVO PARA GESTIÓN DE INTERVENCIONES
7. Notifica al Contratista las fechas de plazos contractuales según sección habilitantes de pago y fechas de facturación según “Determinación de Documentos Habilitantes de Pago”
Para las centrales de generación y sus campamentos serán considerados como responsables de localidades los jefes de central, mientras que en las oficinas administrativas será la Jefatura de Servicios Generales.
Para la reunión de difusión el Administrador del contrato podrá pedir soporte al personal de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Laboral.
En caso de adquisición de bienes no es necesario aplicar verificación para inicio de actividades.
Adicional a la verificación de condiciones mínimas para el inicio de actividades, los administradores de contrato deben realizar verificaciones aleatorias utilizando la LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS vigente a lo largo de la ejecución del contrato.
El seguimiento de contratistas para Construcción de Centrales de Generación se realiza mediante reuniones. No aplica LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS.
La LISTA DE VERIFICACIÓN PARA CONTRATISTAS aplica para todo tipo de contratación que incluye adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultorías.
5.5.4 Ejecución de Contrato
Administrador del Contrato
1. Cumple las responsabilidades de la Administración de Contrato establecidas en la sección 3.
2. Ejecuta el plan de control para verificación del cumplimiento del contrato definido en IFS en la clase documental HPAINFADC que incluya además requisitos de seguridad y salud ocupacional, gestión ambiental, responsabilidad social, orden y limpieza y demás políticas de gestión de la Unidad de Negocio, procedimientos internos y legislación vigente.
3. Registra mensualmente en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN toda actividad que represente un avance en la ejecución del contrato.
5.6.1 Transferencia de anticipo
Tesorería
1. Notifica mediante correo electrónico al Contratista con copia al Administrador de Contrato, la transferencia del anticipo.
Cuando el plazo del contrato inicie con la fecha de notificación del anticipo, ésta corresponde a la fecha del correo electrónico de notificación al Contratista sobre la transferencia del anticipo, indicada en el numeral dos.
5.6.2 Requerimiento de recursos
Administrador del Contrato
1. Ingresa en la herramienta de gestión financiera en donde realiza el requerimiento de recursos económicos mensuales para cumplir con los pagos contractuales, según el INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE RECURSOS FINANCIEROS.
5.6.3 Solicitud y realización del pago
Aplica lo indicado en el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE PAGO DE CONTRATOS Y CONVENIOS.
5.7 Revisión del Buen Uso del Anticipo
Administrador del Contrato
1. Corresponde al administrador del contrato verificar el correcto uso de los recursos que por concepto de anticipo se haya otorgado, siendo de su responsabilidad verificar que el empleo de tales recursos se encuentre destinado única y exclusivamente a la ejecución contractual.
2. Para el cumplimiento de lo mencionado en el numeral anterior deberá, conforme lo previsto en los pliegos, exigir a los contratistas la presentación de facturas y más documentación de soporte que permita corroborar que el uso de los recursos entregados, han sido destinados al cumplimiento del objeto contractual. Dicha verificación deberá realizarse hasta que el anticipo otorgado se haya devengado.
3. En caso de encontrar irregularidades notifica al Gerente de Unidad de negocio el cual a su vez asignará el caso a la Subgerencia Jurídica para realizar el análisis pertinente y determinar las acciones a tomar.
5.8.1 Terminación de mutuo acuerdo
Administrador del Contrato
1. Estudia el contrato, y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación de mutuo acuerdo.
2. Realiza la respectiva consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación del contrato por mutuo acuerdo.
3. Recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio, mediante memorando, terminación de mutuo acuerdo y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales
Avance y estado de la ejecución de contrato.
Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente.
Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, etc., de ser el caso.
Gerencia de Unidad de Negocio
4. Autoriza y reasigna el memorando a la Subgerencia Jurídica para que proceda a la elaboración de resolución.
5. Dispone al Administrador de Contrato la elaboración y suscripción del acta de terminación de contrato por mutuo acuerdo.
Subgerencia Jurídica
6. Elabora la acta y gestiona su suscripción por parte de la Gerencia de Unidad de Negocio
7. Entrega copias al Administrador de Contrato y al Contratista.
Administrador del Contrato
8. Con copia de la resolución, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
9. Aplicar ejecución de garantías de ser el caso.
10. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción.
11. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la sección Solicitud y Realización del Pago.
12. Aplicar Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la sección “Cierre de Administración de Contrato”.
5.8.2 Terminación unilateral del contrato y declaración de contratista incumplido
Administrador del Contrato
1. Estudia el contrato y el marco jurídico vigente en cuanto hace relación a la terminación unilateral del contrato.
2. Realiza la consulta a la Subgerencia Jurídica mediante correo electrónico sobre la procedencia de la terminación unilateral del contrato.
3. Recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio, mediante memorando, terminación unilateral de contrato y solicita la emisión de la correspondiente resolución. El memorando debe contener un informe motivado con:
Los antecedentes, sustentos contractuales y legales, Avance y estado de la ejecución de contrato, Valoración económica de lo entregado, realizado y pendiente, Aplicación de multas, descuentos, ejecución de garantías, entre otros, de ser el caso.
En todo caso, la Terminación Unilateral del Contrato y Declaración de Contratista Incumplido debe cumplir lo establecido Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Reglamento a la ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y Resoluciones emitidas por el SERCOP.
Gerencia de Unidad de Negocio
4. Autoriza y reasigna al Administrador de Contrato la notificación al Contratista.
Administrador del Contrato
5. Notifica mediante oficio al Contratista la intención de terminación unilateral de contrato adjuntando el informe correspondiente.
6. Aplica terminación unilateral del contrato una vez que el contratista no ha justificado debidamente las razones de su incumplimiento; o cumplido el contrato en el plazo de 10 días desde la notificación.
7. Con copia de la resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Gerencia de Unidad de Negocio, procede a gestionar su publicación en el Portal Institucional del SERCOP y archiva en expediente digital y físico.
8. Aplica ejecución de garantías de ser el caso.
9. Procede a la suscripción de la respectiva acta de entrega-recepción, de ser el caso.
10. Solicita, de ser el caso, el pago según lo previsto en la Sección “Gestión de Pago”.
11. Aplica Cierre de Administración de Contrato, según lo previsto en la Sección “Cierre de Administración de Contrato”.
Subgerencia Jurídica
12. Entrega Resolución de Terminación Unilateral de Contrato suscrita por la Gerencia de Unidad de Negocio al Administrador de Contrato para ingresar al Portal Institucional del SERCOP y archivo en expediente digital y físico.
13. Notifica mediante oficio adjuntando la Resolución al Contratista.
14. Notifica mediante oficio al Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) adjuntando la Resolución y el informe.
El Administrador de Contrato mediante memorando puede recomendar la Gerencia de Unidad de Negocio la terminación unilateral de contrato, cuando la aplicación de multas ha superado el 5% del valor del contrato.
5.9 Modificación y prórroga de plazos
5.9.1 Modificación de cronogramas e hitos intermedios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de modificación de cronogramas e hitos intermedios, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. Autoriza, mediante oficio, las modificaciones de cronograma, siempre y cuando no comprometan el plazo total del objeto del contrato; con copia a la Subgerencia o Jefatura Gerencial que le corresponde y demás áreas afectadas por la modificación.
3. Actualiza el expediente.
4. Incluye en el Informe Técnico de Administración de contrato.
La modificación de cronogramas e hitos intermedios relacionados a proyectos del Plan Anual de Inversiones (PAI), es responsabilidad del Administrador y debe ser informado a la Gerencia de Unidad de Negocio
En el caso de que exista fiscalización debe existir el informe correspondiente.
5.9.2 Prórroga o ampliación de plazo
1. Recibe la solicitud motivada de ampliación de plazo, mediante oficio enviado por el Contratista.
2. El Administrador de Contrato analiza la solicitud del contratista y aprueba o rechaza la solicitud.
12. En caso de haber aprobado la solicitud por estimarse responsabilidad o conveniencia para LA UNIDAD DE NEGOCIO, el Administrador recomienda a la Gerencia de Unidad de Negocio la ampliación del plazo contractual mediante memorando incluyendo el respectivo informe justificativo.
13. Verifica la fecha de vencimiento de las garantías contractuales y de ser el caso aplica sección “Renovación de Garantías”.
Gerencia de Unidad de Negocio
14. De estimarlo procedente, autoriza la ampliación del plazo y notifica al Administrador con copia al Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial y Gestión Organizacional.
Administrador del Contrato
15. Notifica al contratista mediante oficio la autorización o rechazo. En caso de aprobación solicita el nuevo cronograma.
La ampliación del plazo que implique variación del valor de contrato debe realizarse mediante un contrato complementario, excepto en obras hasta un 25% del valor del contrato en cuyo caso se debe actualizar el certificado de disponibilidad presupuestaria.
5.10 Contratos modificatorios y complementarios
Administrador del Contrato
1. Recibe la solicitud motivada de elaboración de contrato modificatorio o complementario, mediante oficio enviado por el contratista o solicitud directa del administrador.
16. En caso de duda, consulta por correo electrónico a la Subgerencia Jurídica, respecto a la viabilidad legal de proceder con la suscripción de un contrato modificatorio o complementario.
17. Cuando existe variación del valor consulta disponibilidad de recursos y demás requisitos financieros.
18. Elabora un informe motivado.
19. Recomienda mediante memorando de manera motivada, la elaboración del contrato modificatorio o complementario, adjuntando el requerimiento recibido.
Gerencia de Unidad de Negocio
20. De ser el caso, autoriza y reasigna a Subgerencia Jurídica la elaboración del contrato modificatorio o complementario.
Contando con la autorización de Xxxxxxxx y antes se la suscripción de un contrato complementario vinculado a proyectos de inversión (Plan Anual de Inversión, PAI) el Gerente de Unidad de Negocio debe notificar al Ministerio de Electricidad y Energías Renovables adjuntando el informe motivado, para la creación de espacios presupuestarios y efectuar los trámites ante SENPLADES. Sin este requisito el MEER no atiende desembolsos de recursos.
Subgerencia Jurídica
21. Elabora contrato modificatorio o complementario ingresando su información básica en el Módulo Documental de IFS
22. Entrega un original del contrato complementario o modificatorio al Contratista.
23. Envía contrato a archivo para su desmaterialización.
Asistente de Archivo
24. Desmaterializa el contrato, vincula al contrato principal y distribuye mediante el Módulo Documental de IFS al Administrador del Contrato, Subgerente o Jefatura de nivel gerencial, Analista de Presupuesto, Analista de Inventario, Subgerente de Finanzas, Jefatura de Seguridad y Salud y Jefatura de Gestión Ambiental.
Para ampliación del plazo sin variación de costos se requiere autorización la Gerencia de Unidad de Negocio. Para enmendación de errores se requiere celebrar un contrato modificatorio. Para los demás casos se requiere un contrato complementario. Un contrato modificatorio o complementario no debe modificar el objeto contractual.
5.11 Multas y Sanciones por Incumplimientos contractuales
5.11.1 En caso de multas
Administrador de Contrato
1. Estudia lo relacionado en el contrato.
2. Calcula y valora las multas. Sustenta y notifica mediante oficio al contratista la aplicación de multas y sus valores.
3. Indica en la solicitud de pago el valor correspondiente al descuento por multas. Aspecto que se incluye en el Informe Técnico de Administración de Contrato.
5.11.2 En caso de sanciones:
Administrador de Contrato
1. Aplica la suspensión y sanción, cuando corresponda en atención a lo estipulado en el contrato o lo previsto por la legislación respectiva.
2. Las sanciones se sustentan y notifican mediante oficio al contratista, de conformidad a lo establecido en el contrato y la legislación vigente.
Para la determinación de multas se considera el valor actualizado del contrato incluyendo el reajuste de precios y planillas de costo más porcentaje en caso que corresponda y sin considerar los impuestos.
El Administrador es el único que en atención a lo estipulado en el contrato o a lo previsto en la legislación vigente, aplica multas, sanciones y suspensiones de trabajos. En caso de encontrarse actividades con riesgos importantes o intolerables poniendo en riesgo la vida de personas, el área de Seguridad y Salud Laboral puede suspender la ejecución de actividades realizadas por el Contratista simultáneamente con la notificación al Administrador.
5.12 Reclamaciones y controversias
Administrador de Contrato
1. Agota las gestiones a su alcance a efectos de resolver los reclamos presentados.
2. Si existen reclamos por escrito relativos a la ejecución o cumplimiento del contrato, pondrá de manera inmediata en conocimiento de la Gerencia de Unidad de Negocio.
Gerencia de Unidad de Negocio
3. Reasigna a la Subgerencia Jurídica para que determine las acciones correspondientes.
Subgerencia Jurídica
4. Instruye mediante correo electrónico a la Gerencia de Unidad de Negocio y Administrador de Contrato sobre las acciones a seguir para el manejo del reclamo.
5.13 Reemplazo del Administrador del Contrato
5.13.1 Por ausencia temporal
Administrador de Contrato en funciones
1. En caso que el Administrador del Contrato requiera ausentarse de su lugar de trabajo, de considerar conveniente, solicita motivadamente mediante memorando a la Gerencia de Unidad de Negocio, la designación de un Administrador Provisional del Contrato. En el memorando se debe recomendar candidatos acordados con la Subgerencia o Jefatura de Nivel Gerencial correspondiente.
2. Procede a entregar al Administrador temporal designado, toda la información relativa al contrato bajo su administración con un informe que dé cuenta del estado de su gestión.
Gerencia de Unidad de Negocio
25. Designa al Administrador Provisional del Contrato, mediante memorando con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionado y al solicitante. La Gerencia de Unidad de Negocio puede designar un nuevo Administrador de Contrato provisional, de considerarlo conveniente a los intereses de la Unidad de Negocio.
Gestión Organizacional
26. Habilita los accesos del Administrador Provisional del Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y Módulo Documental IFS.
5.13.2 Por ausencia definitiva: cambio de responsabilidades, renuncia, despido o destitución
Administrador de Contrato en funciones
1. Presenta al Gerente de la Unidad un informe detallado del Contrato con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial. Este es un requisito previo a la elaboración de la respectiva liquidación de haberes.
Subgerente o Jefe de nivel Gerencial relacionada
27. Solicita mediante Memorando un nuevo Administrador de Contrato recomendando a candidatos para esta designación.
El nuevo administrador es responsable a partir de la fecha de notificación.
Gerencia de Unidad de Negocio
2. Aprueba el Informe con copia al Subgerente o Jefe de nivel Gerencial.
3. Designa al nuevo Administrador de Contrato, adjuntando el expediente e Informe de la Administración saliente.
Gestión Organizacional
28. Deshabilita los accesos otorgados al Administrador del Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y SISTEMA DOCUMENTAL.
29. Habilita los accesos del Administrador de Contrato en los aplicativos informáticos HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN y SISTEMA DOCUMENTAL.
Si por causas de fuerza mayor, el Administrador Contrato no elabora el INFORME, el Subgerente o Jefe de nivel Gerencial del área relacionada a la naturaleza del Contrato, elabora este memorando y presenta a la Gerencia de Unidad de Negocio solicitando la designación de un nuevo Administrador de Contrato, recomendando candidatos.
5.14 Cierre de Administración de Contrato
Mediante este punto se finaliza la designación de la Gerencia de Unidad para Administrador de Contrato.
5.14.1 Recepción del objeto de contrato
Administrador de Contrato
1. Recibe mediante oficio la solicitud de recepción del Contratista.
2. Solicita al Gerente de Unidad mediante memorando o correo electrónico, la designación del Delegado para la integración de la Comisión que actuará en la entrega recepción provisional y definitiva.
En caso de que el contrato contempla entregas parciales o provisionales se solicitara al Delegado oportunamente, que servirá para la suscripción de todos los entregables del contrato.
Administrador de activos/Administrador de Contrato
30. Si para la debida ejecución del contrato la Unidad de Xxxxxxx Xxxxxxxxxx estableció en los pliegos la necesidad de entregar al contratista bienes de su propiedad, es responsabilidad del administrador del contrato en coordinación con bodega realizar su recepción mediante la
suscripción del acta respectiva, misma que dé cuenta del estado de los mismos y de la eventual necesidad de proceder a su descuento o devolución.
Los bienes a reponer deben ser de iguales o mejores características a los inicialmente entregados. Los descuentos se efectuarán de cualquier pago pendiente a favor del contratista.
31. Entrega los bienes devueltos a bodega para su custodia.
Comisión de Recepción del Contrato
32. Procede a la recepción del objeto contractual y sus productos.
33. Suscribe el ACTA ENTREGA RECEPCIÓN PROVISIONAL, PARCIAL Y DEFINITIVA en tres ejemplares, uno para el administrador, otro para la Subgerencia Financiera y otro para el contratista, según formato vigente.
La responsabilidad del Delegado de la Gerencia de Unidad se limita a la verificación de la suficiencia documental habilitante de la entrega recepción. La responsabilidad del cumplimiento contractual y la calidad es exclusiva del administrador del contrato.
Se procurará que el acta de entrega recepción definitiva se suscriba dentro de los plazos establecidos en el contrato y de acuerdo a la normativa vigente.
Si por causas imputables a la entidad contratante no se firma el acta entrega recepción definitiva en los plazos establecidos, las consecuencias que ello genere será de exclusiva responsabilidad de la comisión de recepción del contrato.
5.14.1.1 Particularidades en la recepción de bienes
Adicional a lo indicado en la sección anterior.
Administrador de contrato
1. Solicita al Subgerente de Finanzas la inclusión en la póliza de seguros de los bienes susceptibles de ser asegurados. Para lo mencionado realizarlo acorde al PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE SEGUROS.
Subgerencia Financiera
2. Reasigna al Analista de Presupuesto para aplicar lo establecido en el PROCEDIMIENTO DE
MANEJO DE SEGUROS.
Bodega
3. Realiza el ingreso de los bienes a bodega.
4. Emite documento de ingreso el cual constituye documento habilitante de pago.
Por ningún motivo puede utilizarse bienes suministrados sin que se cuente con el comprobante de ingreso previo a bodega.
5.15 Liquidación de la administración del contrato
Administrador de Contrato
34. Informa mediante correo electrónico la obra, bien(s) o servicios a la Subgerencia o Jefatura de nivel Gerencial que tenga relación con su uso, administración o mantenimiento, indicando la ubicación del expediente físico y digital.
35. Solicita a TIC que proceda a deshabilitar usuarios, cuentas y permisos de acceso a sistemas informáticos, recibe credenciales y demás acciones que garanticen la desvinculación total de contratista y sus trabajadores.
36. Actualiza el avance total en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
37. Gestionar el pago final a la Subgerencia Financiera.
38. Informa mediante MEMORANDO DE INFORME DE CIERRE a la Gerencia de Unidad de Negocio con copia a la Jefatura de Adquisiciones la terminación de administración de contrato.
39. Evalúa el desempeño del contratista en el Módulo Documental IFS con la finalidad de recopilar lecciones aprendidas y oportunidades de mejora.
Se evalúa el desempeño de los contratistas en vista de que la Unidad de Negocio Hidropaute cuenta con un Sistema Integrado de gestión siendo parámetros obligatorios del sistema.
Jefatura de Adquisiciones
40. Finaliza el contrato en el Portal Institucional del SERCOP con el MEMORANDO DE INFORME DE
XXXXXX enviado por el administrador de contrato.
Subgerente, Jefatura de nivel Gerencial relacionada al uso o Administrador de Bodega
41. Asume la responsabilidad de verificar y administrar las garantías técnicas y seguros durante su período de vigencia.
5.15.1 Evaluación de la gestión institucional
Asistente Administrativo
42. Contacta al contratista telefónicamente o por correo electrónico para completar la encuesta para EVALUACIÓN DEL SERVICIO A CONTRATISTAS para medir su satisfacción y expectativas respecto a la gestión del contrato por parte de la Unidad de Negocio.
43. Tabula los resultados de la encuesta en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN.
La EVALUACIÓN DEL SERVICIO A CONTRATISTAS, se lo realiza con una frecuencia semestral a los contratistas que han finalizado sus contratos dentro de los 6 meses anteriores a la fecha de la evaluación.
5.16 Evaluación interna a la administración de contratos
Analista de Calidad y Procesos
1. Incluye en el programa de auditoría externa y evaluaciones internas, la planificación anual de la evaluación de cumplimiento de los requisitos contractuales aplicando el PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS EXTERNAS Y EVALUACIÓN INTERNA.
Evaluadores internos
2. Ejecutan la evaluación, utilizando como criterios el cumplimiento del objeto contractual y verificación de la documentación de soporte de las evidencias de contratación acorde a la LISTA DE HABILITANTES DE PAGO Y EVIDENCIAS DE CONTRATACIÓN utilizada para la administración del contrato y sus correspondientes pagos.
A partir de la vigencia del presente documento, los administradores de contratos vigentes deberán generar su expediente digital en el Módulo Documental de IFS empleando la clase documental HPAINFADC.
Hasta el 15 xx xxxx de 2017 los administradores de contrato definirán un plan de control para la ejecución de sus contratos.
Hasta el 15 xx xxxx de 2017 el departamento xx Xxxxxxx Humano definirá un plan aprobado de capacitación para los Administradores de Contrato/Convenios que será ejecutado
Procedimiento para Administración de contratos versión 3.0. Utilización del uso de web2project