CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS DE INVITACIÓN

CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS DE INVITACIÓN

INVITACIÓN PRIVADA No. 001 DE 2022 “OFERTAR EL SERVICIO DE SUMINISTRO DE TRANSPORTE ESPECIAL ESCOLAR PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL GIMNASIO MILITAR DE LA FUERZA AÉREA BOGOTÁ, PARA LA VIGENCIA 2023”

00 XX XXXXXXXXX XX 0000

XXXXXXXXXX

XXXXX: Gimnasio Militar FAC (Calle 26 Sur No. 78 H–70) Xxxxxxx, Teléfono 0000000– 0000000 Ext. 1700-1800-1718.

OBJETO DE LA INVITACIÓN	El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) se encuentra recibiendo propuestas para las empresas de transportes, para realizar la prestación del servicio de TRANSPORTE ESPECIAL ESCOLAR al personal de alumnos pertenecientes al GIMFA Bogotá que así lo requieran y deseen adquirir el servicio.
FECHA DE PUBLICACIÓN DE LAS INVITACIONES A PROPONER	A partir del 09 de noviembre de 2022 Vía correo electrónico. Se adjuntaran las Condiciones y Requerimientos de la invitación.
PLAZO PARA REALIZAR OBSERVACIONES DE LAS CONDICIONES Y REQUERIMIENTOS	Hasta las 12:00 horas del día 15 de noviembre de 2022 radicadas en la oficina de la secretaria de la Rectoría.
PLAZO PARA RESOLVER OBSERVACIONES PRESENTADAS	Hasta el 18 de noviembre de 2022, La respuesta será enviada a los correos electrónicos de los proponentes.
ENTREGA DE PROPUESTAS Y CIERRE	Desde el 09 de noviembre hasta las 13:00 horas del día 21 de noviembre de 2022. Las propuestas deberán ser radicadas físicamente en la oficina de la secretaria de la Rectoría en sobre de manila sellado, folios debidamente enumerados y propuestas firmadas, igualmente se deberá enviar copia al correo electrónico xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx en formato PDF y debidamente firmadas.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS	Desde el 18 de noviembre hasta el 25 de noviembre de 2022
PRESENTACIÓN CONSEJO DIRECTIVO	30 de noviembre de 2022. (fecha sujeta a cambios)
COMUNICACIÓN SELECCIÓN	05 de diciembre de 2022
RECIBO CARTA DE ACEPTACIÓN	Del 05 al 07 de diciembre de 2022
EJECUCIÓN DEL SERVICIO	Se suscribirá directamente entre la empresa seleccionada quien se denominara PRESTADOR DEL SERVICIO y el padre de familia del GIMFA quien se denominara EL CONTRATANTE.

NOTA: De acuerdo con lo establecido en el Numeral 5 Artículo 20 del Decreto 2153 de 1992 la hora Oficial que regirá la presente Invitación, será la señalada por la Superintendencia de Industria de Comercio, quien mantiene y coordina la hora legal para Colombia.

1. CONDICIONES GENERALES 1.1. NATURALEZA DE LA INVITACIÓN A PROPONER

Este documento contiene exclusivamente una Invitación a presentar ofertas al Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) en calidad de supervisor, en ningún caso podrá considerarse como una oferta o propuesta de contrato y no estará obligado a contratar con alguno de los proponentes que presenten sus propuestas; decidirá si acepta una propuesta según las reglas generales contenidas en el Código de Comercio, podrá suspender o terminar en cualquier momento la presente Invitación a proponer. No son aplicables a esta Invitación a proponer los artículos 857 ni 860 del Código de Comercio.

1.2. FUNCIONES DE LAS PARTES

El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) NO CONTRATARA, solo actuara como ente de control, vigilancia y calidad entre el adjudicatario (PRESTADOR DEL SERVICIO) y los padres de familia (CONTRATANTE) ya que el servicio será en una parte prestado en las instalaciones del gimnasio militar FAC Bogotá (GIMFA).

1.3. MODIFICACIÓN A LOS TÉRMINOS DE INVITACIÓN

Toda modificación a la presente Invitación Privada se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de los mismos y serán enviadas al correo electrónico que el proponente informe en la Carta de Presentación de la Propuesta.

1.4. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información que conozcan los oferentes en virtud del presente proceso, se destinará única y exclusivamente para la presentación de la propuesta.

1.5. COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

Serán a cargo de los proponentes todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta, así como los que indirectamente se causen con ocasión de su presentación y eventual suscripción del contrato, como pólizas, fotocopias, etc.

1.6. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES

Al formular la propuesta, los proponentes aceptan que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, durante el presente proceso y la ejecución del contrato que eventualmente se llegare a suscribir.

1.7. NO MODIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN

Una vez presentada la propuesta en los términos indicados en esta invitación, vencida la fecha y hora de cierre, la propuesta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que lo haya requerido expresamente de oficio el Gimnasio Militar FAC Bogotá

(GIMFA). La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en esta invitación privada.

2. CONDICIONES ESPECÍFICAS

2.1 OBJETO DE LA INVITACIÓN

El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA), está interesado en recibir propuestas, para realizar la prestación del servicio de transporte escolar en el Gimnasio Militar de la Fuerza Aérea Colombiana sede Bogotá.

2.2. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO

⮚ Se debe tener en cuenta que los vehículos que realicen el servicio deben contar con toda la documentación vigente exigida por el Ministerio de transporte para el servicio de rutas escolares de niños.

⮚ Los vehículos deben ser modelos 2016 matriculados en enero del 2016 hacia arriba.

⮚ Vehículos con capacidad de 15 a 20 pasajeros como mínimo de acuerdo a como queden estructuradas las rutas.

⮚ La empresa deberá contar con un coordinador o coordinadora de rutas que sea el enlace entre la empresa, padres y el líder de servicios externos para solucionar cualquier tipo de inconveniente.

⮚ La empresa deberá contar con un monitor o monitora xx xxxx por cada vehículo asignado el cual deberá entregar los estudiantes a los docentes que se encuentren en el lugar de llegada al colegio, al igual en cada uno de sus hogares; por ninguna circunstancia se puede dejar solo al estudiante durante los recorridos.

⮚ La empresa deberá asumir el costo de los daños provocados por conductores, monitores, coordinadores a las instalaciones del colegio o a integrantes de la comunidad GIMFA dentro las instalaciones del gimnasio.

⮚ Se hará revisión de la documentación de cada vehículo, conductor, monitor, coordinador a fin de verificar que se encuentren x xxx y salvo por concepto de SIMIT, RUNT, ANTECEDENTES JUDICIALES, CONTRALORIA, PROCURADURIA.

⮚ Los conductores deben estar sin infracciones o comparendos, de ser así se debe subsanar en un tiempo no mayor a 5 días hábiles.

⮚ El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) podrá solicitar en cualquier tiempo el reemplazo del personal que este prestando el servicio al colegio.

⮚ La empresa debe garantizar xxxx xx xxxx, al personal que llegue a mitad de año trasladado.

⮚ Se debe estudiar la posibilidad de prestar el servicio al personal de usuarios que por alguna razón cambien de lugar de domicilio siempre y cuando no afecte la capacidad e itinerario de la ruta.

⮚ La empresa deberá contar con todos los contratos firmados por el padre de familia o acudiente del usuario.

⮚ Tanto el personal de conductores como las monitoras deberán diligenciar un formato de Estudio de Seguridad y entregarlo en la fecha establecida por el líder del proceso.

⮚ Los vehículos asignados para el transporte escolar deberán estar con los niños en las instalaciones del GIMFA Bogotá entre las 06:00 hrs y las 06:30 hrs para inicio escolar, y la salida a los horarios que establezca el colegio para transportarlos a sus hogares.

⮚ Los vehículos deben permanecer en perfecto estado de limpieza.

⮚ Los conductores deben estar capacitados en las normas de tránsito, manejo defensivo establecidas para el transporte de niños, como en el buen trato con los usuarios.

⮚ El parque automotor prestador del servicio debe contar en todos sus puestos con cinturones de seguridad, extintores vigentes, kit de carretera, documentación y pólizas al día para lo cual se realizarán revistas aleatorias de los vehículos por parte del líder de servicios externos.

⮚ La empresa seleccionada deberá garantizar el servicio y comunicación con los contratantes en todo momento, cuando se presente algún tipo de novedad por parte del vehículo, conductor, monitor, coordinador este debe ser reemplazado inmediatamente por la empresa y notificado tanto a padres como al líder del proceso.

⮚ No se podrán hacer modificaciones frente a los costos del servicio y los cuales fueron presentados por la empresa oferente durante la vigencia de la prestación del servicio.

⮚ El prestador del servicio debe estar certificada por ISO 9001.

⮚ El prestador del servicio Deberá cumplir con todo lo estipulado en el decreto No. 0431 del 14 xx Xxxxx del 2017 “Por el cual se reglamenta el servicio público de transporte terrestre automotor especial y se adoptan otras disposiciones”,

⮚ El contratista deberá garantizar un canal de comunicación efectivo para la recepción peticiones, quejas y reclamos por parte de la comunidad GIMFA, como también entregar mensualmente al líder de los servicios externos constancia de respuestas emitidas por la empresa.

⮚ Una vez establecidas las rutas, la empresa presentará el plan de rutas principal y alterno en caso de que la ruta principal sea afectada por mantenimiento de vías o represamientos.

⮚ El prestador del servicio debe tener en cuenta los siguientes parámetros en los recorridos para establecer los precios tomando como punto de referencia y para tener en cuenta la medida en kilómetros, la puerta de ingreso de las rutas del GIMFA, así:

Ruta corta:

Ruta mediana:

Ruta larga:

NOTA 1. Una vez seleccionado el oferente por parte del consejo Directivo, el contrato y el pago se realizará directamente entre el padre de familia y/o acudiente y la empresa prestadora del servicio.

NOTA 2. El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) no aceptará propuestas parciales. El proponente deberá ofertar todo lo solicitado y así mismo se adjudicará.

NOTA 3. El proponente podrá anexar en la propuesta otros suministros y otros servicios que pueda ofrecer fuera de los anteriormente enunciados, los cuales no serán tenidos en cuenta para la evaluación pero si se resaltara ante el consejo directivo.

2.3. DURACIÓN

El plazo de la prestación del servicio será acorde al calendario escolar estipulado por el colegio.

2.4 PAGO

El pago del servicio suministrado será realizado directamente por los padres de familia a la empresa que se le asigne el servicio de transporte.

2.5 LA PROPUESTA

Los proponentes deberán presentar una (01) propuesta original en sobre sellado en la dirección xxxxx 00 xxx Xx. 00 H-70 Xxxxxxx, oficina de la secretaria de la Rectoría del Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA), folios debidamente enumerados y firmadas con copia en PDF al correo electrónico Xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

La presentación incompleta de la documentación relacionada será motivo de no aceptación, ya que el Gimnasio GIMFA debe ser el garante con el cumplimiento de la legislación vigente y de esta manera preservar la salud e integridad de las personas.

El sobre sellado con la propuesta deberá estar marcado de la siguiente forma: PROPONENTE:

DIRECCIÓN:

CORREO ELECTRÓNICO:

TELÉFONO:

OBJETO: “OFERTAR EL SERVICIO DE SUMINISTRO DE TRANSPORTE ESPECIAL ESCOLAR PARA LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL GIMNASIO MILITAR DE LA FUERZA AÉREA BOGOTÁ, PARA LA VIGENCIA 2023”.

No se aceptan propuestas enviadas solo por correo electrónico, fax o cualquier otro medio, ni las que sean radicadas con posterioridad a la hora de la fecha de cierre. Si el proponente desea enviar la propuesta por correo postal, deberá remitirla con suficiente antelación para que pueda ser radicada antes de la fecha y horas fijadas para el cierre de la invitación; en todo caso El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) no será responsable por el retardo o extravío que pueda derivarse de esta forma de entrega.

2.6 CIERRE DE LA INVITACIÓN

El día de cierre de la presente Invitación será el día 21 de noviembre de 2022 a las 13:00 horas.

2.7 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

Recibidas las propuestas el Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) evaluará las propuestas desde el 18 de noviembre hasta el 25 de noviembre de 2022.

2.8 PRESENTACIÓN EVALUACIÓN

El día 30 de noviembre se presentarán las ofertas al Consejo Directivo, sin embargo, esta fecha puede estar sujeta a cambios según disponibilidad de agenda de los integrantes.

3. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito para la participación en este proceso de selección.

3.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La propuesta deberá presentarse junto con una carta dirigida al Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) en la cual se exprese que se está presentando la propuesta objeto de esta invitación privada. Ésta deberá estar firmada por el Representante Legal de la persona jurídica o persona natural según sea el caso. La suscripción de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aprobación, legalidad y conocimiento de todos los documentos de la Invitación.

3.2 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL - REGISTRO DE MATRÍCULA MERCANTIL

El proponente, persona jurídica deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal debidamente renovado o por la entidad competente de acuerdo con su naturaleza jurídica. El certificado deberá cumplir los siguientes requisitos:

✓ Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación.

✓ El objeto social principal de la sociedad deberá relacionarse directamente con el objeto del contrato.

✓ La duración de la sociedad contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación, no será inferior al plazo establecido para el contrato, su liquidación y un (01) año más.

✓ Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para presentar la propuesta o contraer obligaciones en nombre de la misma, de acuerdo con lo previsto en el Certificado de Existencia y Representación Legal, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente.

✓ En caso de ser proponente persona natural deberá aportar certificado de matrícula mercantil expedido por la Cámara de Comercio respectiva y estar debidamente

renovado; si se presenta junto con un establecimiento de comercio, debe ser de su propiedad e igualmente, estar debidamente renovado en el registro mercantil.

3.3 CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CON EL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

El proponente persona jurídica, deberá presentar una certificación, en original, expedida por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de la ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su propuesta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis

(06) meses, contados hacia atrás a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (06) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. El proponente persona natural deberá anexar copia de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA, que permita verificar que se encuentra al día en sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, según le aplique conforme a la ley. El Gimnasio Militar de la Fuerza Aérea Colombiana verificará únicamente la acreditación a la fecha de presentación de la propuesta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. La información presentada se entiende suministrada bajo la gravedad del juramento respecto de su fidelidad y veracidad.

3.4 COPIA DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT)

Este certificado deberá tener una vigencia no mayor a treinta (30) días.

3.5 FOTOCOPIA AMPLIADA DE CÉDULA DE CIUDADANÍA DE LA PERSONA NATURAL O DEL REPRESENTANTE LEGAL.

3.6 CONSULTA DE ANTECEDENTES

El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) verificará que los proponentes no tengan antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios o medidas correctivas, para lo cual consultará los sistemas de información de la Policía Nacional, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República y el Registro Nacional de Medidas Correctivas de la Policía Nacional.

Presentar propuesta de costos para la prestación del servicio de acuerdo al cuadro que se relaciona a continuación:

CLASE DE SERVICIO	CARATERISTICAS TECNICAS	VALOR POR ALUMNO
Ruta corta (ida y regreso)
Ruta mediana (ida y regreso)
Ruta larga (ida y regreso)
Media Ruta corta

Media Ruta mediana

Media Ruta larga.

4. REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA SELECCIONADA

Una vez seleccionado el oferente se le envía la notificación, este debe devolver una carta aceptando el convenio y debe anexar la siguiente documentación:

✓ Propuesta del contrato de prestación del servicio que se celebrara entre la empresa y los padres de familia.

✓ Licencia de tránsito del parque automotor que prestara el servicio de rutas.

✓ Seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT vigente.

✓ Revisión tecno mecánica y de gases vigentes.

✓ Póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual del parque automotor que prestara el servicio.

✓ Documentación del parque automotor en una carpeta debidamente organizada anexando foto de frente de cada vehículo donde se lea legible la placa, como copia hoja de vida con foto del conductor y monitora.

5. REQUISITOS TÉCNICOS

Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen a su vez un requisito para la participación en este proceso de selección.

5.1 PROPUESTA ECONÓMICA

El proponente deberá presentar su propuesta económica de precios de cada uno de los productos relacionados en la presente invitación incluyendo IVA y demás impuestos, tasas, contribuciones, costos directos e indirectos. El proponente se obliga para con El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) a sostener durante la ejecución del eventual contrato que se llegare a suscribir producto de la presente Invitación, el precio de la propuesta y a prestar todos los servicios necesarios para la adecuada ejecución del objeto a contratar. El proponente declara que para la fijación de los precios de la propuesta tuvo en cuenta todos los requisitos estipulados en las condiciones específicas de la invitación y consideró también todos los gastos en que incurrirá para cumplir con el objeto y alcance de esta Invitación. En caso de ser autorretenedores, deberá indicarlo y anexar copia del documento que acredite tal condición. Corresponde a todo proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la propuesta, incluyendo sin limitarse, a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance y las condiciones previstas en esta invitación cerrada, será responsabilidad del proponente y no se le permitirá ajustar sus precios. En ningún caso el Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en estos Términos de Referencia. En la Propuesta, el proponente deberá discriminar en su oferta económica el IVA de los productos y todos los impuestos a que haya lugar conforme a las normas tributarias vigentes. Si el proponente

no discrimina el impuesto al valor agregado (IVA) u otro impuesto y el bien y/o servicio causa dicho impuesto, lo considerará INCLUIDO en el valor total de la oferta y así lo acepta el proponente.

5.2 SOLICITUDES DE ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN Y SUBSANABILIDAD

De considerarlo necesario, El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) podrá solicitar aclaraciones o complementaciones a la propuesta, respecto de cualquiera de los requisitos para la presentación de propuestas, requisitos técnicos y demás documentación de la misma, ya sea porque no encuentra claridad en algún tema o para subsanarla.

En la solicitud concederá un plazo para las respuestas y si fuere necesario podrá aplazarse la adjudicación, previa información a todos los proponentes. En ningún caso la aclaración o complementación podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. Igualmente podrá solicitar aclaraciones en aspectos de la propuesta económica, pero únicamente para la corrección de errores de trascripción, numéricos, matemáticos o formales. En ningún caso la aclaración podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. En caso que el proponente no presente la aclaración o complementación en el plazo establecido, El Gimnasio Militar FAC Bogotá (GIMFA) podrá descartar su propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada.

6. COMUNICACIÓN DE SELECCIÓN Y CARTA DE ACEPTACIÓN

El día 05 de diciembre de 2022, se comunicará a los proponentes la propuesta que fue seleccionada. Y esta deberá enviar carta de aceptación o No aceptación del 05 al 07 de diciembre de 2022. (Estas fechas pueden estar sujetas a cambios)

RESPONSABLE

Técnico Primero XXXXX XXXXX XXXXXXXX XXXXXX TEL:0000000 – 0000000 Ext. 1800 - 1805

CEL: 3208487894

Correo: Xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx

MY. XXX XXXXX XXXXXX XXXXXX

Rectora GIMFA Bogotá

Revisó: Xxxxxxxxx Xxxx X. – Asesor Jurídico GIMFA