OBJETIVO

	PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL	Código: GC.P4
		Versión: 3
		Vigente desde 10/05/2017

1. OBJETIVO

Realizar la liquidación de los contratos y/o convenios suscritos por la Nación – Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo, de una manera ordenada, eficiente, ágil y oportuna, con interrelación y definición de roles y competencias de los diferentes actores que intervienen en el proceso xx xxxxx definitivo de cuentas, para finiquitar el trámite contractual y determinar los compromisos a asumir por cada una de las partes, si es del caso.

2. ALCANCE

Inicia con la fijación de los lineamientos sobre los cuales los supervisores deben elaborar el acta de liquidación del Contrato o Convenio correspondiente cuando la misma sea procedente de conformidad con las causales consagradas en el Estatuto de Contratación Pública, para establecer el balance definitivo del mismo, así como fijar los roles que deben asumir los diferentes actores que intervienen en el proceso contractual, con miras a verificar el estado final del acuerdo de voluntades celebrado y adoptar las medidas que en tal sentido correspondan, y finaliza con el archivo en la carpeta del contrato, previa publicación del acta de liquidación o verificación, fechada y suscrita por todas las partes en SECOP, siempre y cuando no se hayan pactado obligaciones posteriores a la liquidación.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Acta de liquidación: Documento mediante el cual el Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo y el contratista se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones contractuales, como también respecto de las circunstancias presentadas durante su desarrollo, para realizar el balance definitivo de cuentas entre las partes.

Acta de verificación: Documento por medio del cual la supervisión del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo da cuenta del cierre del expediente contractual desde un punto de vista técnico, administrativo, financiero, y jurídico. Aplica cuando el plazo máximo legal previsto para efectuar la liquidación del contrato o convenio (30 meses) ha vencido. Para proceder con la verificación, el supervisor deberá comprobar que el expediente contractual cuente con la totalidad de soportes de su ejecución y los previstos para la liquidación.

Certificación de pagos y saldos: Documento expedido por la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio que hace constar por escrito los desembolsos realizados con ocasión de la ejecución de determinado Contrato o Convenio, para determinar el estado financiero del mismo.

Expediente Contractual: Expediente contentivo de toda la documentación relativa a la etapa pre contractual, contractual y post contractual de un contrato o convenio suscrito por el Ministerio o un Fondo a su cargo, que se encuentra bajo la custodia de la Subdirección de Gestión Contractual.

Supervisor: El supervisor es el servidor público de la entidad que ha sido designado por el ordenador del gasto para el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando estas actividades no requieren conocimientos especializados. El supervisor actuará como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el Ministerio o el Fondo correspondiente.

4. RESPONSABILIDAD

El Subdirector de Gestión Contractual es el responsable de actualizar, socializar y aplicar este procedimiento. Es responsabilidad del Supervisor designado para cada contrato o convenio, cumplir con lo establecido en este procedimiento, a efectos de proteger los derechos de la entidad. Los supervisores responderán por las actuaciones y omisiones relacionadas con sus labores e indemnizarán los daños que se causen por razón de ellas.

5. DESARROLLO

5.1. Lineamientos

5.1.1. Requieren liquidación los siguientes contratos:

• Contratos de tracto sucesivo (por ejemplo, suministro, prestación de servicios diferentes a los profesionales y los de apoyo a la gestión, obra, mantenimiento, consultoría, interventoría entre otros).

• Aquellos a los que se haya declarado la caducidad.

• Contratos/Convenios que se hayan terminado unilateralmente.

• Aquellos que presenten causales de nulidad absoluta, en los cuales el jefe o representante legal de la entidad respectiva deberá dar por terminado el contrato mediante acto administrativo debidamente motivado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

• Aquellos a los que, pese a no requerirlo, expresamente se haya pactado su liquidación.

• Contratos/Convenios que pese a no requerir liquidación, presenten saldos a favor de alguna de las partes.

• Contratos/Convenios que hayan sufrido una terminación anormal (terminación anticipada por mutuo acuerdo, terminación unilateral, incumplimiento).

• Contratos/Convenios que hayan sido objeto de multas, sanciones e incumplimientos.

• Contratos/Convenios que reporten obligaciones pendientes de cumplimiento a la terminación del plazo de ejecución previsto por las partes.

• Contratos de ejecución instantánea que pese a su naturaleza, se hayan prolongado en el tiempo.

• Contratos/Convenios que tengan saldos pendientes por pagar o desembolsar (según el caso) o que presenten saldos a liberar a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo.

• Aquellos que en general lo requieran.

• Liquidación de contratos de prestación de servicios que tengan saldo a favor del contratista.

5.1.2. El plazo para la liquidación del contrato debe en principio estar establecido en las cláusulas contractuales, de no encontrarse se deberá acudir a los términos previstos por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, es decir, dentro de los cuatro meses siguientes a su terminación, y excepcionalmente se deberá proceder a la liquidación unilateral, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento del plazo antes señalado.

En todo caso, no se podrá superar el término de 30 meses siguientes a la terminación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que durante dicho lapso (30 meses), pueda adelantarse la liquidación del contrato o convenio por mutuo acuerdo entre las partes, unilateralmente o de manera judicial, según cada caso concreto.

5.1.3. Corresponde al supervisor asumir las responsabilidades, y cumplir las funciones y actividades establecidas en las normas vigentes, en el Manual de Contratación, en el procedimiento de supervisión de la ejecución contractual, en el presente procedimiento y en los documentos oficiales que le sean entregados.

5.1.4. El supervisor es responsable de conocer los formatos y procedimientos establecidos y que se adopten para adelantar la liquidación contractual.

5.1.5. El supervisor deberá verificar que toda la información necesaria para efectuar la liquidación se encuentre debidamente incorporada en el expediente contractual. En caso de faltar algún soporte, adelantará todas aquellas gestiones encaminadas a su consecución y posterior inclusión en la carpeta correspondiente.

5.1.6. Es obligación del supervisor proyectar la liquidación del contrato, pues como consecuencia del seguimiento que realiza a aquel, es conocedor de todas las circunstancias que a su interior se presentaron, así como el estado final de las obligaciones, pagos, entrega de productos, entre otros.

5.1.7. Previo a la proyección del acta de liquidación, el supervisor deberá verificar que el contratista/asociado/convenido hizo entrega de los productos, entregables y en general, de todos aquellos soportes que den cuenta de la cabal ejecución del contrato y así mismo, deberá certificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista/asociado/convenido.

5.1.8. Para efectos de efectuar la liquidación del contrato o convenio, el supervisor deberá tener en cuenta, además de la documentación señalada en las obligaciones y en el clausulado, aquella señalada en el Manual de Contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo.

5.1.9. El supervisor también deberá seguir los lineamientos que para la proyección del acta de liquidación establece el Manual de Contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo, así como las Circulares que para el efecto sean expedidas.

5.1.10. El supervisor deberá adelantar todas las gestiones tendientes a la liberación de recursos no ejecutados, así como también de los reintegros que correspondan, aún después de haberse suscrito el acta de liquidación respectiva.

5.1.11. Responsabilidad de los supervisores: El supervisor del contrato o convenio deberá responder por aquellas acciones u omisiones en desarrollo de las funciones que le son encomendadas, incluso en el proceso de liquidación del contrato o convenio, por lo cual deberá proyectar el acta correspondiente con arreglo a los principios de la función administrativa y los inherentes a la contratación estatal.

5.1.12. Liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: De conformidad con lo establecido en el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, que modificó el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, la liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. De conformidad con lo anterior, en aquellos casos en que dichos contratos reporten saldos a favor del Ministerio o Fondos a su cargo, la supervisión en conjunto con el Director, Subdirector o Jefe de Oficina de la dependencia que financió el contrato (de ser el caso), una vez vencido el término de ejecución del mismo solicitarán ante la Coordinación Administrativa y Financiera del Ministerio del Interior que se adelanten los trámites para proceder con la liberación de los recursos correspondientes. No obstante lo anterior, la liquidación sólo será procedente en los casos en los que los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión reporten saldos a favor del contratista.

0. 5.2. Descripción de Actividades

No.	Actividad	Tarea	Punto de Control	Responsable
1	Recopilar la documentación necesaria para adelantar la liquidación del contrato o convenio	El supervisor deberá acopiar todos aquellos documentos que requiere el contrato o convenio para su liquidación, a saber: informes mensuales (o según la periodicidad pactada en el contrato o convenio) (tanto del contratista como del supervisor), acta de recibo a satisfacción de bienes y servicios, informe final del contratista y del supervisor, soportes de pago a seguridad social y parafiscales (si aplica), formato acta de recibo y entrega de bienes (si aplica), comprobantes de entrada de consumo (para cuando deben ingresarse elementos al almacén del Ministerio del Interior), Certificado de Pagos y Saldos expedido por la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior, garantías vigentes, así como también de aquellos productos y/o entregables que se deriven del contenido obligacional del contrato o convenio y demás documentos que allí se establezcan como necesarios para el trámite liquidatorio (contenidos en el clausulado y en Manual de contratación del Ministerio y los Fondos a su cargo). NOTA: Los informes mensuales de supervisión no serán obligatorios únicamente para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que requieran liquidación. Lo anterior, sin perjuicio de que deban presentarse los informes finales correspondientes. Para los demás contratos y convenios suscritos por el Ministerio y los Fondos a su cargo, será obligatoria la presentación de informes mensuales, salvo que las partes hayan acordado una periodicidad diferente.	Revisar que toda la documentación necesaria para la liquidación se encuentre en el expediente contractual y adelantar todas las gestiones necesarias para conseguir los soportes faltantes	Supervisor.
2	Radicar la solicitud de liquidación	El supervisor debe radicar en la Subdirección de Gestión Contractual la solicitud de liquidación del respectivo contrato o convenio, adjuntando la totalidad de la documentación necesaria para dicho trámite, incluyendo el proyecto de acta de liquidación debidamente diligenciado en el formato establecido, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del plazo de ejecución contractual. El supervisor deberá guardar una copia digital de los documentos radicados en la Subdirección de Gestión Contractual, como soporte de sus gestiones durante la ejecución del contrato o convenio.	Remitir a la Subdirección de Gestión Contractual la solicitud de liquidación correspondiente, con el lleno de los requisitos legales y anexando los soportes documentales pertinentes.	Supervisor
3	Tramitar la liquidación Bilateral	El supervisor remitirá a la Subdirección de Gestión Contractual el proyecto del Acta de Liquidación, el informe final de supervisión, el informe final del contratista, el certificado de pagos y saldos, los certificados de pago al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, si es el caso, y el informe final de interventoría (cuando aplique), junto con la demás documentación requerida para la liquidación. El supervisor deberá elaborar el proyecto de acta de liquidación en el formato establecido para el efecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato. En el caso en que el contratista o la otra parte contractual no aporten los documentos necesarios para proceder a efectuar la liquidación oportunamente, el supervisor aplicará el procedimiento señalado para el posible incumplimiento contractual. La liquidación no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. De conformidad con lo anterior, en aquellos casos en que dichos contratos reporten saldos a favor del Ministerio o Fondos a su cargo, la supervisión en conjunto con la Director, Subdirector o Jefe de Oficina de la dependencia que financió el contrato (de ser el caso), una vez vencido el término de ejecución del mismo solicitarán ante la Coordinación Administrativa y Financiera del Ministerio del Interior que se adelanten los trámites para proceder con la liberación de los recursos correspondientes. No obstante lo anterior, la liquidación sólo será procedente en los casos en los que los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión reporten saldos a favor del contratista.	Verificar la documentación exigida en el Manual de Contratación y este procedimiento, para proceder a elaborar el proyecto de acta de liquidación y adelantar las gestiones correspondientes para conseguir los soportes faltantes. Proyectar el acta de liquidación correspondiente, en el formato establecido y remitirla a la Subdirección de Gestión Contractual para revisión y visto bueno. Vencido el término de ejecución de los contratos de prestación de servicios, se deberá solicitar el reporte de saldos ante la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior, con el fin de identificar los compromisos de las reservas presupuestales de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, para así adelantar los trámites pertinentes para lograr la liberación de saldos respectiva a favor del Ministerio. (Cuando aplique).	Supervisor Supervisor Supervisor/Coordinación Financiera y Contable.
4.	Revisión de la solicitud de liquidación	La Subdirección de Gestión Contractual estudiará los documentos y en caso de no ajustarse a lo señalado en las normas vigentes, el Manual de Contratación y el presente procedimiento, procederá a devolver los soportes allegados al supervisor indicando las razones por las cuales no es posible continuar el trámite, señalando la documentación faltante y necesaria para el efecto, si es del caso.	Verificar que la documentación remitida se ajuste a lo indicado en el Manual de Contratación, el presente procedimiento y que el acta de liquidación se presente de acuerdo con los Anexos de este procedimiento	Funcionario/contratista de la Subdirección de Gestión Contractual
5.	Revisión y ajustes del proyecto de acta de liquidación/ Visto bueno del acta	Efectuar la revisión del proyecto de acta de liquidación, una vez se cuente con la totalidad de los soportes documentales necesarios para el efecto y en caso de encontrar errores, será devuelto a la supervisión para los ajustes correspondientes. Si el proyecto de acta de liquidación está ajustado a la normatividad vigente y a las particularidades del contrato o convenio, el (la) Subdirector (a) de Gestión Contractual avalará el acta de liquidación y la remitirá para firma de las partes. El supervisor se pondrá en contacto con el contratista/convenido/asociado para efectos de suscribir el acta correspondiente.	Verificar que el proyecto de acta se encuentre conforme a las circunstancias del contrato y de los soportes que así lo evidencien. Impartir visto bueno al acta de liquidación si se encuentra ajustada a las particularidades del contrato o convenio y a la normatividad vigente. Contactar al contratista/asociado/convenido para que suscriba el acta de liquidación.	Funcionario/contratista de la Subdirección de Gestión Contractual. Subdirección de Gestión Contractual Supervisor
6	Suscripción del Acta de Liquidación	Una vez aprobada y revisada el acta por las partes, las mismas procederán a suscribirla. En dicho acto participan el (la) Ordenador (a) del Gasto del Ministerio y los Fondos a su cargo, el (la) supervisor (a) y el contratista/convenido/asociado.	Verificar que cada una de las partes suscriba el acta respectiva.	Ordenador (a) del Gasto, Supervisor y Representante Legal del contratista/asociado/convenido.
7.	Publicación del acta de liquidación en el SECOP y remisión de la misma a la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior	Una vez suscrita el acta de liquidación por las partes, se procederá a publicarla en el portal de contratación SECOP dentro del término establecido para el efecto en la normatividad vigente y remitirá copia de la misma a la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior. El supervisor deberá estar atento a la publicación del acta de liquidación y junto con la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior, adelantará los trámites pertinentes, en caso de existir saldos a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo.	Revisar que el acta de liquidación sea publicada en el portal SECOP y que la misma se remita a la Coordinación Financiera y Contable del Ministerio del Interior. Adelantar los trámites correspondientes para liberar saldos a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo	Subdirección de Gestión Contractual Supervisor/Coordinación Financiera y Contable
8.	Adelantar procedimiento en caso de saldos a reintegrar a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo	Si existen saldos a reintegrar a favor del Ministerio del Interior o los Fondos a su cargo, el supervisor adelantará las gestiones correspondientes para su pago y una vez efectuada la consignación respectiva, solicitará nuevamente el certificado de pagos y saldos a la Subdirección Administrativa y Financiera. Si el contratista no reintegra los recursos dentro del término establecido en el acta de liquidación, el supervisor lo informará a la Subdirección de Gestión Contractual y hará solicitud a la Oficina Asesora Jurídica para que inicie el cobro coactivo respectivo. En caso de efectuarse el reintegro de los recursos, el supervisor deberá solicitar la certificación sobre el reintegro de los mismos al de Área de Tesorería. Cuando se pacten actividades adicionales con posterioridad a la terminación del plazo de ejecución contractual, serán verificadas y certificadas por el supervisor. La Oficina Asesora Jurídica informará tanto al supervisor como a la Subdirección de Gestión Contractual sobre el resultado del proceso de cobro coactivo adelantado para el reintegro de aquellos saldos a favor del Ministerio o los Fondos a su cargo, de conformidad con lo establecido en el procedimiento de Cobro Coactivo.	Verificar que se hayan adelantado las gestiones tendientes al reintegro de los recursos a favor del Ministerio del Interior o los Fondos a su cargo. Informar a la Oficina Asesora Jurídica respecto del no reintegro de recursos para iniciar el proceso de cobro coactivo respectivo, previo informe realizado por el supervisor. Verificar el cumplimiento de las actividades adicionales pactadas con posterioridad a la liquidación y expedir la certificación respectiva. Adelantar el proceso de cobro coactivo al contratista/asociado/convenido e informar al supervisor y a la Subdirección de Gestión Contractual sobre el resultado del proceso.	Supervisor Supervisor Líder del subproceso de Gestión de Recursos Financieros Supervisor Oficina Asesora Jurídica
9.	Adelantar liquidación unilateral	Si el contratista/convenido/asociado no suscribe el acta de liquidación, o en caso de que se configure cualquiera de los presupuestos necesarios xx xxx para proceder con la liquidación unilateral, la supervisión deberá requerir al menos en 3 oportunidades al contratista/convenido/asociado con el fin de intentar la liquidación de mutuo acuerdo y en caso de recibir una negativa o si el otro extremo contractual guarda silencio, el supervisor solicitará a la Subdirección de Gestión Contractual, para que adelante el proceso de liquidación unilateral. La Subdirección de Gestión Contractual deberá proyectar la resolución de liquidación unilateral y remitirla para revisión y visto bueno del supervisor y firma del ordenador del gasto. Una vez firmada y numerada la resolución, la Subdirección de Gestión Contractual deberá notificarla al contratista/convenido/asociado, de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y remitir copia al supervisor. En el caso en que se interpongan recursos en contra del acto, la Subdirección de Gestión Contractual deberá realizar el análisis correspondiente y proyectar la resolución, y remitirla para revisión y firma del ordenador del gasto, previo visto bueno del supervisor. Una vez firmada y numerada la Resolución que resuelve el recurso, la Subdirección de Gestión Contractual deberá notificarla al contratista/convenido/asociado, de acuerdo con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y remitir copia al supervisor. La Subdirección de Gestión Contractual deberá expedir la constancia de ejecutoria del acto, digitalizar dicho acto administrativo, archivar el acta en el expediente contractual, publicarla en el SECOP y enviar copia a la Subdirección Administrativa y Financiera. NOTA: Para el seguimiento y liquidación de contratos y/o convenios cuyo objeto consiste en la realización de obra civil, se deberá observar, aplicar y dar cumplimiento al Manual de Interventoría de obra.	Verificar que se hayan configurado las condiciones necesarias para efectuar la liquidación unilateral y solicitar la proyección del acto administrativo correspondiente a la Subdirección de Gestión Contractual. Imparte vistos buenos al acto de liquidación unilateral. Proyectar la Resolución de liquidación unilateral contando con el apoyo de la supervisión del contrato o convenio y de los actos que resuelvan sobre los recursos, en caso de que sean interpuestos. Notificar Resolución que resuelve el recurso Publicar la Resolución en virtud de la cual se liquide unilateralmente un contrato/convenio, así como los actos que resuelvan recursos, en el aplicativo SECOP.	Supervisor Subdirección de Gestión Contractual/Supervisor Subdirección de Gestión Contractual Subdirección de Gestión Contractual
10	Solicitar la liquidación judicial	Si dentro del término legal previsto para liquidar el contrato/convenio se presentan circunstancias que impidan adelantar dicho trámite en sede administrativa (según la evaluación que para cada caso concreto realice la supervisión), el supervisor solicitará a la Oficina Asesora Jurídica que se adelante la liquidación en sede judicial del contrato/convenio, aportando la documentación que para ello le sea solicitada por dicha dependencia y pondrá en conocimiento de la situación a la Subdirección de Gestión Contractual.	Verificar que la documentación necesaria para efectuar la liquidación se encuentre completa y en caso contrario, solicitar a la Oficina Asesora Jurídica la liquidación judicial del contrato o convenio, anexando los soportes respectivos.	Supervisor/Oficina Asesora Jurídica

6. DOCUMENTOS/REGISTROS

REGISTROS	RESPONSABLE	FRECUENCIA	UBICACIÓN
Actas de liquidación	Supervisor-Subdirección de Gestión Contractual	Una vez liquidado el contrato o convenio	Expediente contractual
Resoluciones de Liquidación Unilateral	Subdirección de Gestión Contractual	Cuando no haya podido efectuarse la liquidación de mutuo acuerdo del contrato	Expediente contractual

7. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA	CAMBIO	VERSIÓN
01/07/2016	Se escinde el Procedimiento de supervisión y liquidación de la ejecución contractual GC-P-03 V05 en dos procedimientos independientes, a saber: 1) Procedimiento de supervisión de la ejecución contractual y 2) Procedimiento de liquidación de la ejecución contractual.	1
19/01/2017	Se actualiza procedimiento dando alcance al plan de mejoramiento resultado de la Auditoria Interna de Calidad.	2
19/04/2017	Se actualiza por el artículo 2017 de decreto 019 de 2012	3

8. CONTROL DE FIRMAS

Elaboró	Xxxxxx				Aprobó
Firma _____________________	__________________________				____________________
Xxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxx Contratista -S.G.C.	Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Coordinador Grupo de Liquidaciones				Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Subdirector Gestión Contractual

9. ANEXOS

Anexo No.1. Formato Acta de Liquidación de convenio Interadministrativo GC-P4-F1

Anexo No.2. Formato Acta de Liquidación de contratos de Prestación de Servicios GC-P4-F2

Anexo No.3. Formato Acta de Liquidación de convenio de Asociación/Contrato Interadministrativo/Convenio de Cooperación/ Contrato Interadministrativo GC-P4-F3

Anexo No.4. Formato Resolución liquidación unilateral de convenio Interadministrativo

Anexo No.5. Formato Resolución liquidación unilateral de convenio de Asociación/ Convenio Interadministrativo/Contrato Interadministrativo

Anexo No.6 Formato Resolución liquidación unilateral de contrato de Prestación de Servicios profesionales/Apoyo a la Gestión

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