PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA CONTRATAR MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD EL SERVICIO DE DISEÑO, MONTAJE, MANTENIMIENTO, DESMONTAJE Y TRANSPORTE DE UN STAND EXPOSITOR CON DESTINO A LA FERIA INTERNACIONAL DEL TURISMO...
SERVICIO DE TURISMO
CONTRATO DE SERVICIOS PROCEDIMIENTO NEGOCIADO
SIN PUBLICIDAD
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA CONTRATAR MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD EL SERVICIO DE DISEÑO, MONTAJE, MANTENIMIENTO, DESMONTAJE Y TRANSPORTE DE UN STAND EXPOSITOR CON DESTINO A LA FERIA INTERNACIONAL DEL TURISMO DE INTERIOR “INTUR 2016”, QUE SE CELEBRARÁ EN VALLADOLID
OCTUBRE 2016
SERVICIO DE TURISMO
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES PARA CONTRATAR MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD EL SERVICIO DE DISEÑO, MONTAJE, MANTENIMIENTO, DESMONTAJE Y TRANSPORTE DE UN STAND EXPOSITOR CON DESTINO A LA FERIA INTERNACIONAL DEL TURISMO DE INTERIOR “INTUR 2016”, QUE SE CELEBRARÁ EN VALLADOLID
CLAUSULAS
1.- OBJETO DE LA CONTRATACIÓN.-
Es objeto de la presente contratación mediante procedimiento negociado sin publicidad el diseño del stand que representará a la Diputación xx Xxxxxxxx en la XX FERIA INTERNACIONAL DEL TURISMO DE INTERIOR (INTUR 2016), que se celebrará en Valladolid entre el 24 y el 27 de noviembre del presente año, y en la que se dispondrá de un espacio de 122,50 m2, del que se adjunta plano.
Este servicio también incluye el montaje, mantenimiento, almacenamiento, desmontaje y transporte del stand expositor, que deberá entregarse, junto a todos sus elementos, en la Xxxxx xx Xxxxxxxxxx, Avda. Xxxxx Xxxxxxx, s / n, el día 23 de noviembre.
Código CPV:
39154100 Stands de exposición CNAP:
74.87.15 Servicios de organización de exposiciones, ferias y congresos.
2.- CONTENIDO TEMÁTICO Y PRESCRIPCIONES TÉCNICAS.-
El objetivo es que el stand de la Diputación xx Xxxxxxxx, que aglutina la oferta turística de la Provincia y la Capital con la imagen “Palencia Turismo”, presente una imagen visual y atractiva para el visitante por su diseño y elementos decorativos y de construcción.
El stand deberá mostrar Palencia como destino, con la finalidad de atraer al potencial turista para que visite Palencia, mostrándole especialmente los recursos y productos turísticos vinculados principalmente a la naturaleza y al patrimonio, la gastronomía, el turismo escolar y en familia, los recursos turísticos gestionados por la Institución Provincial, etc.
El diseño se desarrollará en torno a la promoción general xx Xxxxxxxx como destino, al potencial de los recursos y productos turísticos de la Provincia y la Capital y sus buenas comunicaciones, como p.e. el AVE. También será preciso enlazar actividades, servicios, espacios y recursos turísticos, con su ubicación geográfica, elementos patrimoniales, etc.
Se plantea un diseño libre del espacio expositivo, con objeto de que el licitador demuestre su creatividad para presentar la imagen xx Xxxxxxxx y su marca “Palencia Turismo”, ofreciendo un stand visual, moderno y atractivo, que incluya todo tipo de elementos, que permita la realización de presentaciones y actividades y que también invite al visitante a entrar en el stand.
La estructura del espacio expositivo aportará modernidad y calidad de imágenes al stand, aprovechando la altura como elemento de atención, e incluirá algún elemento innovador que sea atractivo para el público.
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Por lo que respecta a la rotulación del stand deberá ser adecuada al diseño del mismo, destacándose el logotipo xx Xxxxxxxx Turismo, la página web xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, el logotipo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx, el del Ayuntamiento xx Xxxxxxxx, y en su caso, otros que puedan indicarse desde el Servicio de Turismo de la Institución Provincial.
Toda la rotulación será homogénea, concordante con la línea del diseño del stand y respetando la tipografía y la línea gráfica de la imagen corporativa “Palencia Turismo”.
En cuanto al acabado del suelo, será moqueta o material antideslizante, y recubrirá todo el stand, que será accesible.
Por lo que respecta a la iluminación, el stand deberá tener un sistema de iluminación, que responda a criterios de eficiencia energética, y que garantice una correcta visibilidad en las distintas áreas. La potencia eléctrica a contratar deberá estar en consonancia con la totalidad de la instalación que sea necesaria y requerida.
La empresa adjudicataria deberá proyectar la instalación eléctrica de forma que no se produzca ningún tipo de interrupción del suministro, responsabilizándose de las instalaciones, que deberán cumplir las normas dictadas al respecto por la autoridad ferial, así como de su mantenimiento.
Será necesario que la empresa que resulte adjudicataria plantee en la instalación la separación entre diferentes líneas de carga, en las diversas zonas del stand, como p.e. zona de presentaciones, iluminación general del stand y office.
Los gastos de contratación de la potencia eléctrica, consumo, conexiones y distribución hasta los distintos puntos de consumo del stand, con su instalación necesaria, serán por cuenta del adjudicatario.
Asimismo, los materiales empleados en la construcción del stand deberán ser respetuosos con el medio ambiente.
El stand contará con una persona de mantenimiento durante la celebración de la feria, que se encargará de solucionar los posibles problemas técnicos o reparaciones que se planteen, entre otros, de equipos informáticos, luz o sonido.
El diseño definitivo deberá ser propuesto por la empresa que resulte adjudicataria, siendo supervisado, y aprobada la ejecución del mismo y construcción definitiva del stand, por parte del Servicio de Turismo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx.
En el diseño del stand de deberán preverse espacios para gráfica y fotografías con objeto de mostrar Palencia como destino, proporcionando las imágenes la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx y el Ayuntamiento de la Capital.
Se valorarán los sistemas de proyección en alta definición y gestión de contenidos vinculados a las nuevas tecnologías y redes sociales, para la muestra de la oferta turística a los visitantes.
También se tomará en consideración el grado de recuperación de los distintos elementos que integran el stand y que pasarán a ser propiedad del Servicio de Turismo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx y serán depositados en los almacenes de la Institución Provincial, de forma que puedan ser utilizados posteriormente en otros actos y eventos promocionales.
A efectos organizativos, podemos dividir el stand en varios espacios integrados destinados x Xxxxxxxx Turismo y a coexpositores:
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Área de Atención al Público e Información.-
El stand deberá contar con una zona de atención al público, totalmente integrada en el stand, de fácil acceso para el visitante, con un mostrador principal destinado a la promoción institucional de la marca “Palencia Turismo”, con información de la Provincia y la Ciudad xx Xxxxxxxx. Asimismo, estará equipado con estanterías reforzadas, con puerta y cerradura, y taburetes.
En esta zona de información general aparecerá de forma destacada la imagen institucional de la Diputación xx Xxxxxxxx y del Ayuntamiento xx Xxxxxxxx, y de la marca “Palencia Turismo”.
El stand deberá disponer de un espacio para coexpositores, donde podrá mostrarse al público visitante los atractivos de los diferentes recursos turísticos xx Xxxxxxxx, y donde el personal de Ayuntamientos, Centros de Iniciativas Turísticas y otras entidades, dispondrán de un espacio para realizar la promoción de sus recursos y productos turísticos. Cada zona se identificará, a libre consideración de la empresa diseñadora, mediante la utilización de fotografías, vídeos, grafismos, etc. o cualquier elemento que permita su de forma clara y atractiva.
Para la ambientación y decoración se utilizará mobiliario y elementos acordes con el estilo planteado siguiendo la línea estética del diseño del stand, así como imágenes u otros elementos visuales que permitan mostrar Palencia como destino turístico, así como sus recursos y productos turísticos.
En el diseño general del stand se valorará la inclusión de nuevas tecnologías, de forma dinámica e interactiva, para el desarrollo de cada una de las áreas.
También se habilitará una zona de trabajo con conexión ADSL, dotada con los dispositivos necesarios para que los visitantes del stand puedan conectarse a las redes sociales y estar presentes en los foros de debate que se susciten, y que también servirá de presentación de la oferta turística xx Xxxxxxxx.
Área de Almacenes.-
El almacén tendrá una superficie suficiente para depositar el material del Servicio de Turismo, la Concejalía de Turismo y los coexpositores, y estará dotado de la mayor cantidad de estanterías posibles de alta resistencia. Dispondrá asimismo de percheros, papeleras, espejo, cuatro enchufes y cerradura individual, así como otros elementos que la empresa, de acuerdo con el Servicio de Turismo xx Xxxxxxxx y la Concejalía de Turismo, consideren oportunos.
Asimismo el almacén general contará además con otro almacén de pequeñas dimensiones en su interior.
El stand contará con un office con un frigorífico, un microondas, un fregadero de un seno, una estantería y una mesa de trabajo. También se instalarán las acometidas de agua y desagüe, así como una toma de corriente.
Área de presentaciones y de actividades.-
La empresa que resulte adjudicataria diseñará este área en un lugar destacado, que ocupará el espacio que se considere preciso para ello, debiendo estar equipado con los medios audiovisuales necesarios (sonido, video, etc.).
Esta zona deberá dotarse con un sistema de megafonía completo provisto xx xxxx de mezclas donde poder acoplar las conexiones de los diferentes medios de comunicación, Rac con al menos seis salidas de sonido, micrófonos (como mínimo un micrófono de pie y tres inalámbricos), altavoces y sistema de vídeo Betacam, VHS, DVD, un atril y sistemas de proyección de los contenidos en alta definición (84” y de 15 K lux de luminosidad, como mínimo).
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Es preciso indicar que el área de presentaciones y el de actividades han de ser compatibles para el desarrollo del programa de actuaciones que se considere conveniente (presentaciones, encuentros profesionales, reuniones, etc.), debiendo dotarse con elementos decorativos, así como de mesas y sillas o bancos.
En este área deberá incluirse un espacio que acogerá a medios de comunicación. Será preciso atender sus necesidades, tales como mesas y sillas, así como conexiones eléctricas y de líneas RDSI y ADSL, que serán solicitadas y abonadas por el adjudicatario.
Esta zona de presentaciones y actividades tendrá que estar decorado con las imágenes corporativas que se indiquen desde el Servicio de Turismo, tipo photocall.
Este planteamiento inicial de distribución de espacios podrá ser modificado por la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx, y ello por razones de estrategia promocional del destino y sus recursos turísticos.
3.- OTRAS PRESCRIPCIONES QUE AFECTAN AL CONTRATO.-
Limpieza y mantenimiento del stand en la feria, y del mobiliario: La empresa adjudicataria deberá contratar el servicio de puesta a punto del stand y como mínimo dos limpiezas diarias durante la celebración de la feria, con la finalidad de que el stand se encuentre en condiciones óptimas durante los días de desarrollo de la feria.
El espacio ocupado deberá entregarse a la Xxxxx xx Xxxxxxxxxx en el estado inicial, debiendo el adjudicatario dejarlo en su estado original, cumpliendo las normas dadas por la Institución Ferial.
La empresa aportará una persona de mantenimiento permanente, cuyo cometido será velar por el perfecto funcionamiento del stand, su mantenimiento y la realización de las labores técnicas y logísticas que sean necesarias. El objetivo es garantizar la solución de cualquier problema que pueda surgir en el stand, de carácter técnico, eléctrico, informático, etc. Asimismo esta persona se encargará a nivel técnico de las presentaciones que tengan lugar en el stand de la Diputación xx Xxxxxxxx.
Seguro: La empresa adjudicataria contratará los seguros pertinentes para material expositivo y seguro de responsabilidad civil. El Servicio de Turismo podrá exigir al contratista la presentación del justificante acreditativo del pago de la prima correspondiente en cualquier momento.
La empresa que resulte adjudicataria deberá realizar todas las gestiones necesarias para el establecimiento de los servicios y suministros necesarios para la realización del objeto de este contrato, debiendo abonar el conjunto de servicios contratados tales como electricidad, tomas, permisos, licencias, líneas de conexión a Internet, RDSI, cánones, etc. El adjudicatario procederá al pago de esos servicios y suministros en los plazos que se le indiquen desde la Institución Ferial.
La empresa entregará el stand totalmente terminado y limpio el 23 de noviembre.
El día y hora en que finalice la feria, la empresa adjudicataria se compromete a hacerse cargo y custodiar los elementos que permanezcan en el stand, incluido todo el material de promoción sobrante, así como de la recogida de los elementos de mayor valor.
Una vez concluida la feria, serán entregados todos los elementos reutilizables en las dependencias del Servicio de Turismo, cuya especificación habrá realizado el adjudicatario en la propuesta presentada.
El adjudicatario deberá cumplir, además de las normas específicas de la propia feria, todas las disposiciones legales vigentes en materia tributaria, laboral, de seguridad e higiene en el trabajo y de Seguridad Social, todas ellas inherentes a la finalidad de este contrato, y estar en todo momento en situación reglamentaria para el ejercicio de la actividad, sin que la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx
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resulte en ningún caso responsable, directa o subsidiariamente, de las obligaciones del adjudicatario en las materias ya citadas o de cualquier otro género, sin tener relación de ningún tipo con el personal al servicio del adjudicatario.
Por otro lado, para optimizar todos los recursos, se creará un grupo de trabajo entre la empresa que resulte adjudicataria y el personal del Servicio de Turismo, con el fin de estudiar los aspectos expositivos o posibles cambios que puedan surgir con el fin de rentabilizar al máximo la función promocional del stand.
La Diputación Provincial xx Xxxxxxxx pondrá a disposición del adjudicatario la información y documentos que, obrando en poder de la Institución y siendo necesarios para la ejecución de los trabajos, estime oportuno facilitar.
4.- SEGUIMIENTO DEL SERVICIO.-
El seguimiento de los trabajos se realizará por el Servicio de Turismo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx. La empresa adjudicataria deberá estar en contacto permanente con los responsables de dicho Servicio, facilitará toda la información que se requiera y comunicará cualquier tipo de incidencia que se produzca durante la vigencia del contrato.
La Diputación Provincial xx Xxxxxxxx, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 52 del T.R.L.C.S.P. y 94 del R.G.L.C.A.P., podrá ejercer de una manera continuada y directa la inspección y vigilancia del servicio contratado a través del Servicio de Turismo de la Institución Provincial, sin perjuicio de que el mismo pueda confiar tales funciones al personal de dicho Organismo.
A este fin, el contratista facilitará la visita y el examen de cualquier proceso o fase para que se puedan desempeñar las citadas funciones. El contratista o su delegado acompañará en sus visitas inspectoras a las personas a las que se refiere el párrafo segundo, las cuales tendrán libre acceso a todos los lugares donde se esté desarrollando la ejecución del contrato.
Durante la ejecución del contrato, el adjudicatario asumirá las responsabilidades inherentes a la ejecución del servicio, conforme a las instrucciones de obligado cumplimiento dadas desde la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx.
5.- PLAZO DE PRESENTACIÓN DE LAS PROPOSICIONES.-
Las proposiciones se presentarán dentro de los siete días naturales siguientes a aquel en que se reciba la invitación para la realización del objeto del contrato, prorrogándose dicho plazo hasta el primer día hábil siguiente, cuando el último día sea sábado o festivo.
6.-TIPO BASE DE LICITACIÓN.-
El presupuesto base de licitación asciende a la cantidad total de 37.000,00 €, que resulta de la suma del importe base que asciende a 30.578,51 €, más el importe correspondiente al Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A. al 21 %), que es de 6.421,49 €, que se hará efectiva con cargo a la aplicación 53.43202.227 del vigente Presupuesto de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx.
En el precio señalado como total se consideran incluidos todos los gastos necesarios para la ejecución del contrato y asimismo los impuestos, tasas y gravámenes.
A todos los efectos, se entenderá que las ofertas presentadas por los licitadores comprenden, no sólo el precio del contrato, sino también los gastos que se produzcan hasta la realización del servicio, IVA y demás tributos que le sean de aplicación según las disposiciones vigentes.
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7.-PAGO.-
El pago se efectuará, una vez realizadas y recepcionadas las prestaciones objeto del contrato.
8.-DOCUMENTACIÓN TÉCNICA A PRESENTAR.-
Dicha documentación consistirá en:
Memoria descriptiva de la imagen conceptual del stand y de las zonas que lo conforman, según el planteamiento utilizado en el apartado de prescripciones técnicas, así como los materiales a utilizar.
En esta memoria se incluirá cuantos apartados considere la empresa licitadora puedan hacer más comprensible el proyecto, como pueden ser la descripción de los contenidos en los que se basará el diseño, planos a color (planta y alzado) de la distribución prevista, etc.
Memoria de los elementos decorativos o expositivos a utilizar en el stand.
Memoria detallada del mobiliario y elementos técnicos a utilizar.
Memoria de los elementos que sean reutilizables por el Servicio de Turismo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx, una vez finalizada la feria.
9.- ASPECTOS DE LA OFERTA QUE SERÁN OBJETO DE VALORACIÓN.
Estética y creatividad del proyecto, valorándose entre otras cuestiones, el diseño presentado, el planteamiento de la exposición de los recursos turísticos, la identificación del destino, y la claridad en la distribución y aprovechamiento de los distintos espacios, o la movilidad dentro del espacio expositivo, así como la decoración utilizada, con un máximo de 70 puntos.
Menor precio ofertado. La máxima puntuación de 20 puntos se otorgará a la oferta económica más baja, y disminuirá proporcionalmente para el resto más caras en aplicación de la siguiente fórmula matemática:
Oferta económica más baja x 20 puntos Oferta económica a valorar
Elementos reutilizables por el Servicio de Turismo de la Diputación Provincial xx Xxxxxxxx, con un máximo de hasta 10 puntos.
Lo que traslado a Vd. para su conocimiento y efectos oportunos.
En Palencia, a 5 de octubre de 2016 La Jefe Accidental del Servicio
Fdo.: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx