Nº 013

REF: Aprueba y promulga Reglamento sobre Procedimiento de Convenios y Contratos de la Universidad Austral de Chile.

Nº 013

XXXXXXXX, 02 xx xxxx de 2012.

VISTOS: Lo acordado por el Consejo Académico, en sesión de fecha 18 xx xxxx de 2011; el acuerdo adoptado por el Directorio, en sesión de fecha 19 xx xxxxx de 2012; y lo dispuesto en el artículo 48, letra i) de los Estatutos de la Corporación.

D E C R E T O

1º.- Apruébase y promúlgase el siguiente Reglamento sobre Procedimiento de Convenios y Contratos de la Universidad Austral de Chile:

TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES.

Art. 1°. Ámbito de aplicación. Sin perjuicio de las facultades que el Estatuto de la Corporación entrega al Rector, el presente reglamento establece y regula el procedimiento interno requerido para éste, en su calidad de representante legal de la Corporación, pueda obligar a la Universidad frente a terceros mediante la suscripción de convenios o contratos. Los efectos de los convenios y contratos celebrados se regirán por la legislación vigente.

Art. 2°. Conceptos. Para los efectos de este Reglamento se entenderá por:

a) Convenio: Es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, celebrado con el propósito de llevar a efecto un programa de actividades de colaboración e interés reciproco en el ámbito académico.

b) Contrato: Es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, en virtud del cual una o ambas partes resultan obligadas a otorgar prestaciones de carácter pecuniario. Este reglamento regula los contratos que se indican en las letras siguientes.

c) Contrato a título gratuito: es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, en virtud del cual aquélla o éstas adquiere a título gratuito el dominio o el uso y/o goce de un determinado bien.

d) Contrato de investigación: es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, en virtud del cual la Universidad se obliga a realizar una investigación de carácter académico y la contraparte a pagar un precio por tal investigación.

e) Contrato de obras: es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, que se refiere a la construcción de una obra nueva o a la remodelación, reparación o mantención de una ya existente.

f) Contrato de venta de bienes o de prestación de servicios: es el acuerdo de voluntades entre la Universidad y una o más personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o internacionales, en virtud del cual aquélla se obliga a transferir un determinado bien o a prestar un servicio no académico a cambio del pago de un precio.

g) Gestor del convenio o contrato: Es el académico o funcionario de la Universidad que propone la suscripción de un convenio o contrato.

Art. 3°. Publicidad. Todo convenio o contrato que suscriba la Universidad estará a disposición de la comunidad universitaria para su consulta, salvo que se haya establecido contractualmente una obligación de reserva o confidencialidad. En tal caso, sólo podrán informarse aquellos aspectos declarados como no confidenciales por las partes. Además, en los contratos y convenios deberá establecerse si se publicitará la vinculación y, en caso que así sea, la forma de publicidad que se le dará a la relación entre ambas instituciones.

TÍTULO II. DEL PROCEDIMIENTO GENERAL.

Art. 4°. Elaboración y menciones generales. Todo proyecto de convenio o contrato y contener las siguientes menciones mínimas:

a) Individualización de las partes.

b) Fecha y lugar de suscripción.

c) El objeto del convenio o contrato.

d) El plazo de vigencia del convenio o contrato.

e) Las causales de término anticipado.

Art. 5° Menciones especiales. Además, el proyecto deberá contener ciertas menciones especiales, según las reglas siguientes:

a) En los convenios, si fuere procedente, se deberá indicar el financiamiento de las actividades convenidas, salvo que se trate de un convenio marco. En el caso de los convenios de intercambio estudiantil, académico y/o funcionario se deberá indicar quién es el responsable de la contratación de los seguros médicos u otros que procedan.

b) En los contratos de investigación y en los de apoyo tecnológico se deberá indicar:

1.- Quien será el titular de los derechos de propiedad intelectual o industrial que se generen en su desarrollo, señalando además si existe prohibición o limitación a la posibilidad de publicar los procedimientos científicos o técnicos empleados y los resultados de la investigación y, en este caso, si la limitación o prohibición es temporal.

2.- Designar la unidad básica ejecutora y la individualización del jefe del proyecto de investigación y sus colaboradores.

3.-Especificación del plan de trabajo y su duración; la determinación del costo del proyecto y del precio que pagará la contraparte y de las modalidades que se establezcan para su pago.

c) En los proyectos de contratos de venta o de prestación de servicios, se debe indicar:

1.- La unidad vendedora o prestadora y la individualización del encargado administrativo de dicha unidad y sus colaboradores.

2.- La especificación del plan de ventas o prestación de servicios, la determinación del costo del contrato para la Corporación, del precio que pagará la contraparte y las modalidades que se establezcan para su pago.

d) En el caso de los contratos de obras, de compra de insumos o de contratación de servicios, se deberá indicar el precio que pagará la Universidad y las modalidades que se establezcan para su pago; la forma de supervisión y recepción de las obras; las sanciones establecidas frente al incumplimiento parcial o total de las obligaciones de la contraparte y las garantías a favor de la Universidad para asegurar la calidad de las obras ejecutadas.

e) En el caso de los proyectos de contratos a título gratuito, deberán contener la determinación del costo indirecto para la Corporación, si lo hubiere.

f) Tratándose de contratos de obras o de contratos originados en proyectos de investigación, que involucren seguros, sean éstos de obra, de equipo, de responsabilidad patronal, civil o de otra índole acordada por las partes, se deberá establecer el objeto a asegurar y si éste será cubierto por las pólizas de seguros corporativas o deberá ser asegurado individualmente por cada obra o proyecto.

Art. 6°. Análisis jurídico preliminar. Una vez elaborado el proyecto de convenio o contrato, requerirá la aprobación del Decano o Jefe de la Unidad o Macrounidad correspondiente. Contando con el visto bueno de dicha Autoridad, el gestor o el Director de Servicios o el Jefe de la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico, en el caso del contrato de obras, deberá enviar una copia del proyecto de convenio o contrato. Tratándose de instrumentos celebrados en idioma extranjero, el gestor o el Director de Servicios o Jefe de la Unidad de Obras, en su caso, deberá acompañar una traducción oficial del convenio o contrato. La Dirección Jurídica constatará el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 4 y 5, y revisará si se ajusta a la legislación nacional y a la reglamentación interna vigente, dentro del plazo de 15 días hábiles contados desde la recepción del proyecto.

En caso de objetar el proyecto, deberá fundamentar su objeción, devolviéndolo a su gestor o al Director de Servicios o al Jefe de la Unidad de Infraestructura o Desarrollo Físico, según corresponda, quien podrá iniciar nuevamente el procedimiento subsanando las objeciones de la Dirección Jurídica.

Art. 7°. Análisis económico.

Si la Dirección jurídica, durante el análisis establecido en el artículo anterior, estima que en razón de la naturaleza de las obligaciones o por el compromiso pecuniario que el convenio o contrato supone para la Universidad, debe ser visado por el Vicerrector de Gestión Económica y Administrativa, deberá enviar el convenio o contrato a esta Autoridad, para su aprobación, rechazo u observación.

Art. 8° Análisis académico.

Los proyectos de convenios o de contratos de investigación, además deberán someterse a la aprobación, rechazo u observación del Vicerrector Académico o del Director de Investigación, respectivamente. Para ello, junto con lo dispuesto en el artículo anterior, la Dirección Jurídica enviará copia del proyecto a las autoridades aquí indicadas.

Art. 9° Del plazo y las formalidades de la aprobación o rechazo.

En los casos indicados en los artículos 7 y 8 precedentes, la aprobación, rechazo u observación deberá manifestarse dentro del plazo de 5 días hábiles contados desde la recepción del proyecto, lo que será indicado por la Dirección Jurídica al remitir el proyecto.

La aprobación rechazo u observación se formalizará mediante una comunicación interna, dirigida a la Dirección Jurídica, manifestando la aprobación o rechazo del proyecto de convenio o contrato. En caso de rechazo, la comunicación deberá señalar los motivos.

Tanto la aceptación como el rechazo y sus motivos, deberán ser comunicadas al gestor del convenio.

Art. 10°. Aprobación institucional y suscripción.

Una vez verificada la aprobación del proyecto de convenio o contrato por las autoridades señaladas en los artículos anteriores, la Dirección Jurídica enviará las copias del proyecto al Rector para su suscripción.

No obstante, si en conformidad a los Estatutos o la reglamentación interna se requiere la aprobación previa por parte del Directorio o del Consejo Académico, se remitirán los antecedentes a Secretaría General para su tramitación correspondiente.

Cada una de las copias, llevará al margen la firma y timbre del Asesor (a) de la Dirección Jurídica que haya constatado el cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas anteriores.

Tratándose de contratos de obra cuyo precio es inferior a 4.000 Unidades Tributarias Mensuales, el Rector podrá delegar en el Vicerrector de Gestión Económica y Administrativa la facultad de suscribir el contrato.

Art. 11°. Registro, clasificación y archivo.

Una vez suscrito el convenio o contrato, el Rector lo enviará a la Unidad o Macrounidad que corresponda, para ser registrado, clasificado y archivado, según proceda, de acuerdo a las reglas siguientes.

En el caso de los convenios, serán registrados y archivados en la Dirección Jurídica, la que deberá enviar copia del convenio a la Unidad de Relaciones Internacionales o a la Unidad de Relaciones Nacionales, según corresponda, para que tales unidades puedan clasificar la información y ponerla a disposición de la comunidad universitaria de un modo que permita su fácil acceso y búsqueda. Además, la Dirección Jurídica deberá enviar una copia del convenio a su gestor.

Tratándose de un contrato de investigación, su registro y archivo corresponde a la Dirección de Investigación, la que, además, deberá enviar una copia del contrato a su gestor.

En los demás casos, el registro y archivo corresponde a la Vicerrectoría de Gestión, la que deberá, además, enviar una copia del contrato a su gestor o a la Unidad de Infraestructura o Dirección de Servicios, según corresponda.

TITULO III: NORMAS ESPECIALES.

PÁRRAFO 1°: DE LOS CONTRATOS DE INVESTIGACIÓN Y DE APOYO TECNOLÓGICO

Art. 12. Administración del contrato y responsabilidad de cumplimiento. La administración del contrato estará a cargo del jefe del proyecto, quien será responsable de su ejecución y del fiel cumplimiento de las obligaciones contraídas.

En el cumplimiento de esta obligación, el jefe del proyecto deberá observar las normas administrativas vigentes en la Universidad y las exigidas por la contraparte.

Art. 13. Contratación de personal. Toda nueva contratación que se requiera para la ejecución de un contrato de investigación se regirá por las normas establecidas en los Estatutos y en el Reglamento de Profesores Xxxxxxxx, Investigadores Asociados y Profesores Visitantes.

PÁRRAFO 2°: DE LOS CONTRATOS DE VENTA DE BIENES O DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD.

Art. 14. Administración del contrato y responsabilidad de cumplimiento. La administración del contrato estará a cargo del encargado administrativo de la unidad básica involucrada en la compraventa o la prestación de servicio, quien será responsable de su ejecución y del fiel cumplimiento de las obligaciones contraídas.

En el cumplimiento de esta obligación, el encargado administrativo deberá observar las normas administrativas vigentes en la Universidad y las exigidas por la contraparte.

Art. 15. Contratación de personal. Toda nueva contratación que se requiera para la ejecución de un contrato de venta de bienes o prestación de servicios se regirá por las normas establecidas en los estatutos y la reglamentación interna. En todo caso, no podrá contratarse a ninguna persona como académico o como personal de apoyo académico para el cumplimiento del contrato.

Art. 16. Prohibiciones. Ninguna persona con contrato de trabajo vigente con la Corporación podrá suscribir contratos de venta de bienes o prestación de servicios a nombre de la Universidad sin cumplir con el procedimiento establecido en este reglamento. Tampoco se podrá realizar actividad alguna de estas características sin que se formalice mediante un contrato que cumpla con las exigencias señaladas en el presente reglamento. La infracción a estas prohibiciones será considerada falta grave para efectos de una eventual aplicación del Reglamento de Sumarios Administrativos.

PÁRRAFO 3°: DE LOS CONTRATOS DE OBRAS, CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y COMPRA DE INSUMOS POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD.

Art. 17. Origen del contrato. La contratación de servicios y compra de insumos deberán ser gestionados por la Dirección de Servicios, en tanto la contratación

de obras será gestionada por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico. Estos contratos, se originarán a través de Licitación Pública, Licitación Privada o Invitación Directa, de acuerdo a las siguientes normas:

a) Licitación Pública: Para la ejecución de toda obra, contratación de servicios o compra de insumos, cuyo valor total supere las 4.000 Unidades Tributarias Mensuales se deberá llamar a propuesta pública. En este caso, el llamado a la propuesta se hará mediante publicación, por una sola vez, en un diario de circulación local o nacional.

b) Licitación Privada: Toda ejecución de obra, contratación de servicios o compra de insumos, cuyo valor total esté comprendido entre las 400 y 4.000 Unidades Tributarias Mensuales se efectuará a través de propuesta pública o privada. La Licitación Privada se efectuará mediante invitación, por escrito, a lo menos a tres contratistas de la especialidad que se encuentren inscritos en el Registro de Contratistas.

c) Invitación Directa: Se podrá ejecutar por este medio sólo aquellas obras, contratación de servicios o compra de insumos, cuyo valor total sea inferior a 400 Unidades Tributarias Mensuales. En este caso, se podrá invitar sólo a un proveedor o contratista, el que deberá encontrarse inscrito en el Registro de Contratistas a que se refiere la letra anterior, si procediere.

Art. 18. Etapas previas a la suscripción del contrato en la licitación pública y privada. Las etapas que se deben seguir en toda obra, servicio o adquisición que se llama a Licitación, sea pública o privada, son las siguientes:

a) Elaboración del proyecto, especificaciones técnicas, bases especiales y presupuesto estimativo por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda.

b) Autorización de la Macrounidad beneficiaria de la obra, servicio o adquisición, y del Departamento de Presupuestos que apruebe el gasto, indicando código presupuestario, saldo disponible y fechas de pago para la respectiva programación de caja.

c) Llamado a Licitación por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda.

d) Apertura de las propuestas por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o a la Dirección de Servicios, según corresponda.

e) Informe técnico y análisis de las propuestas, indicando el contratista, prestador de servicio o vendedor propuesto por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda.

f) Adjudicación de la propuesta por la autoridad superior que corresponda.

g) Notificación al contratista, prestador de servicio o vendedor seleccionado por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda, y a los proponentes cuyas ofertas fueron rechazadas.

h) Elaboración del contrato correspondiente por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios según corresponda, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 4 y 5 de este Reglamento.

Art. 19. Etapas previas a la suscripción del contrato en la invitación directa . Las etapas que se deben seguir en toda obra, servicio o adquisición que se origina en una invitación directa, son las siguientes:

a) Elaboración del proyecto, especificaciones técnicas y presupuesto estimativo por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o a la Dirección de Servicios, según corresponda.

b) Autorización de la Macrounidad beneficiaria de la obra, servicio o adquisición, y del Departamento de Presupuestos que apruebe el gasto, indicando código presupuestario, saldo disponible y fechas de pago para la respectiva programación de caja.

c) Invitación directa a persona natural o jurídica inscrita en el Registro de Contratistas o Proveedores de la Universidad Austral de Chile.

d) Aceptación del contratista invitado.

e) Elaboración del contrato correspondiente por la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda, según lo dispuesto en el Título II del presente Reglamento.

Art. 20. Contenido de las menciones. Para fijar el contenido general de las menciones establecidas en los artículos 4 y 5, mantiene su vigencia el Decreto de Rectoría Nº 187, de 29 xx xxxxx del año 2000 en todo aquello que no se oponga a las normas del presente Reglamento.

Art. 21. Situación excepcional. Cuando se contraten servicios o se adquieran insumos por un precio igual o inferior 200 Unidades Tributarias Mensuales, podrá contratar directamente el Director de Servicios, previa delegación por parte del Rector. A estos efectos, el Director de Servicios deberá utilizar contratos tipo, previamente elaborados por la Dirección Jurídica o solicitar el visto bueno de aquella Dirección, previo a la suscripción del contrato respectivo.

Art. 21. Administración del contrato y responsabilidad de cumplimiento. La Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda, debe fiscalizar la correcta ejecución de las obras o prestación de servicios por parte del Contratista.

Para proceder a la recepción de las obras objeto del contrato, la Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda, debe verificar que ésta se haya ejecutado con sujeción estricta al proyecto respectivo.

Art. 22. Registro de contratistas. La Unidad de Infraestructura y Desarrollo Físico o la Dirección de Servicios, según corresponda, deberá mantener permanentemente actualizado un Registro de Contratistas y Proveedores, en el que las empresas se encasillarán por especialidades y categorías.

Art. 23. Vigencia. El presente Reglamento tendrá vigencia desde su promulgación, y deroga en forma expresa el Decreto de Rectoría N° 217, de 12 xx xxxx de 1989 y el Decreto de Rectoría Nº 188, de 29 xx xxxxx de 2000. No obstante, este Reglamento no deroga los Decretos de Rectoría Nº 315, de 16 xx xxxxxx de 2006, y Nº 063, de 16 xx xxxxxx de 2007, relativos al Fondo de Financiamiento de Infraestructura Académica, los cuales mantienen plena vigencia.

NORMAS TRANSITORIAS

Primera. Los contratos y convenios que a la fecha de promulgación de este Reglamento hayan iniciado su tramitación deberán suscribirse en base a la normativa vigente a la fecha de inicio del trámite respectivo.

Segunda. La presente reglamentación no afecta la plena vigencia de los convenios y contratos suscritos por la Corporación con anterioridad a la promulgación del presente Reglamento

Anótese, Comuníquese y Archívese.

XXXXXX XXXXXXXX XXXXX RECTOR

XXXXXX XXXXXXX XXXXXX XXXXX SECRETARIO GENERAL

VºBº Dirección Jurídica