Contract

1. OBJETIVOS

 Orientar a los supervisores y sus equipos de apoyo, sobre las acciones que deben desarrollar para realizar la supervisión de los contratos de aporte de las modalidades del Sistema de Responsabilidad de Penal mediante revisión documental, con el fin de identificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones contractuales por parte de las entidades contratistas que desarrollan los procesos de atención de los adolescentes y jóvenes del Sistema de Responsabilidad Penal.

 Contribuir a la formulación de los planes de asistencia para el mejoramiento de la calidad de la prestación del servicio y para el ajuste a los lineamientos técnicos.

2. ALCANCE

Inicia con la aplicación los instrumentos de supervisión para la revisión de los documentos que entregan las entidades contratistas. Finaliza con las acciones de supervisión que permitan controlar que la ejecución del contrato se desarrolle de acuerdo con las especificaciones técnicas, jurídicas, administrativas y presupuestales pactadas y de asistencia técnica que se desarrollen para mejorar la calidad de la prestación del servicio de atención de los y las adolescentes y jóvenes en cumplimiento de medidas y sanciones del Sistema de Responsabilidad Penal y medidas Complementarias de Restablecimiento en Administración de Justicia.

3. DESARROLLO

Este instrumento aplica para todas las modalidades del Subproyecto Restablecimiento en Administración de Justicia; no obstante, para la verificación del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato de aportes, asegúrese de que la obligación aplica para la modalidad que está supervisando. Adicionalmente, tenga en cuenta que el instrumento contiene obligaciones específicas que aplican únicamente para algunas modalidades y así están identificadas.

Tenga en cuenta los documentos que debe revisar para evidenciar el cumplimiento o no de la obligación y las orientaciones para verificar su cumplimiento. Los soportes solicitados pueden ser remitidos en físico o en medio magnético.

Utilice el formato de informe de supervisión para registrar la condición de cada obligación (cumplimiento, no cumplimiento, no aplica) y las observaciones correspondientes, una vez se efectúe la revisión.

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I. OBLIGACIONES GENERALES

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Constituir y allegar a EL ICBF las garantías requeridas dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.

Todas

Al inicio del contrato

Documento de aprobación de pólizas expedido por el ICBF

Confirme que en la carpeta del contrato se encuentre el documento de aprobación de

las pólizas exigidas en la cláusula de garantías.

Asumir la responsabilidad de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en este contrato.

Todas

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Compruebe que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador

registre que asume la responsabilidad de todas las actividades del contrato.

Presentar la información y soportes que en desarrollo del control fiscal requieran los organismos de control.

Todas

Mensual

Acta o actas de visita y/o comunicación de

respuesta a los organismos de control, cuando aplique.

Verifique que en el informe mensual de prestación del servicio, el operador registre las solicitudes o requerimientos formulados por organismos de control. Si es así, verifique que estén debidamente firmadas, el acta o las actas de visita o la comunicación de

respuesta a los organismos de control.

Utilizar la imagen del ICBF de acuerdo con los lineamientos establecidos por éste. Salvo autorización expresa y escrita de las partes ningún funcionario, podrá utilizar el nombre, emblema o sello oficial de la otra parte para fines publicitarios o de cualquier otra

índole.

Todas

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Compruebe que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador registre que cumple con lo establecido en el Manual de imagen corporativa del ICBF

Realizar los pagos al SISS (salud, pensión y riesgos laborales) y parafiscales, de acuerdo con la normatividad vigente aportando los soportes de pago

correspondientes.

Todas

Mensual

Copia de la nómina y planilla de pago de seguridad social

Verifique que en la nómina y en la planilla de pagos de seguridad social se haya realizado los aportes xx xxx de cada uno de los

empleados del operador

Informar oportunamente cualquier anomalía o dificultad que advierta en el desarrollo del contrato y

proponer alternativas de solución a las mismas.

Todas

Mensual

Comunicación escrita

Confirme (si aplica) que el operador haya reportado las anomalías y las propuestas de

solución a las mismas

Participar y apoyar al ICBF en todas las reuniones a las que éste lo convoque relacionadas con la ejecución del contrato.

Todas

Mensual

Actas y listados de asistencia de las reuniones convocadas por el supervisor del contrato

Verifique (si aplica), que las actas y listados de asistencia contengan los nombres y firmas de los participantes, de acuerdo con las fechas y temas que hayan sido

convocadas por el supervisor del contrato.

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Entregar al supervisor del contrato los informes que se

soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos, cuando así se requiera.

Todas

Mensual

Informes solicitados.

Revise que el operador haya dado respuesta

en los informes, a las solicitudes formuladas (si aplica).

Asumir un buen trato para con los demás colaboradores internos y externos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y actuar con responsabilidad, eficiencia y transparencia.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

Revise que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador registra que asume un buen trato con los colaboradores externos e internos del ICBF y que sus actuaciones se desarrollan el marco

de la responsabilidad, la eficiencia y la transparencia.

Cumplir con las disposiciones establecidas en el Capítulo “Buenas Prácticas en la Gestión Contractual” del Manual de Contratación vigente.

Todas

Mensual

Certificación de cumplimiento de Buenas

Prácticas en la Gestión Contractual

Revise que en el certificado el operador haga constar que cumple con las buenas prácticas

en la gestión contractual, en especial con los principios éticos.

Respetar la política medioambiental del ICBF, política que incluye todas las normas internas sobre el uso de los recursos ambientales, como el agua y la energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales.

Todas

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Revise que en el informe mensual sobre la prestación del servicio el operador registra que respeta e implementa la política y las normas sobre el uso de los recursos ambientales, (agua, energía, racionamiento

de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales)

Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del Contrato le imparta EL ICBF a través del supervisor

del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones.

Todas

Mensual

Comunicación escrita de respuesta a

requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones.

Revise que el operador haya dado respuesta a los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones realizados, (si aplica).

Colaborar con el ICBF en el suministro y respuesta de la información correspondiente, a los requerimientos efectuados por los organismos de control del Estado Colombiano en relación con la ejecución, desarrollo o

implementación del contrato objeto del presente documento.

Todas

Mensual

Comunicaciones de respuesta a las solicitudes formuladas

Revise que el operador haya dado respuesta a las solicitudes formuladas (si aplica)

Reintegrar los recursos aportados y no ejecutados o que se utilicen en gastos diferentes a los reconocidos dentro de los clasificadores del costo aprobados para la modalidad, de acuerdo con las instrucciones que

Todas

Mensual

Copia de la consignación cuando se haya solicitado reintegro y no se haya

Compruebe que el reintegro se haya realizado en la cuenta definida por el ICBF, por el valor y en el tiempo establecido, cuando se haya solicitado.

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

para tal efecto imparta el ICBF. Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la consignación, copia del documento donde conste la operación que, por concepto de reintegros, rendimientos financieros, multas o cualquier otro, se causen a favor de la Entidad en razón la ejecución del contrato. El contratista puede autorizar que el ICBF descuente del saldo a favor, el valor correspondiente al reintegro que se llegase a causar. PARÁGRAFO: Las consignaciones a que hace referencia esta

obligación deben realizarse únicamente en la cuenta informada por escrito por el supervisor del contrato

realizado descuento. (Si aplica)

Cumplir con las demás que correspondan a la naturaleza del contrato

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el operador certifique que cumple con las demás obligaciones

exigidas (si aplica)

II. OBLIGACIONES ESPECIALES: COMPONENTE TÉCNICO

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento

de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Atender XX cupos en la modalidad XXX, de acuerdo con las solicitudes de cupos realizadas por la regional.

Todas

Mensual

Planilla de usuarios atendidos y certificado de cupos contratados y efectivamente utilizados.

Revise en la licencia de funcionamiento, capacidad instalada, modalidad, sede y población y contraste la planilla de usuarios atendidos con el certificado de cupos

contratados y efectivamente utilizados para determinar los cupos atendidos en el mes.

(Resolución No. 1264 de 2017), Lineamiento de

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Revise que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador presenta un resumen de las acciones del proceso de atención desarrolladas, de acuerdo con lo definido en el PAI y los lineamientos y demás documentos orientadores aplicables para el

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Programación en la ficha correspondiente al Subproyecto de Restablecimiento en Administración de Justicia vigente, el Lineamiento Técnico de Inclusión y Atención a Familias, documentos técnicos vigentes aprobados por el ICBF para el SRPA, los

estándares de calidad y demás requisitos xx xxx para la modalidad objeto del presente contrato.

desarrollo de la operación según la modalidad contratada.

Cumplir con el Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en Conflicto con la Ley- SRPA, el Lineamiento de Servicios para Medidas y Sanciones del Proceso Judicial SRPA, el Documento Modelo de enfoque Diferencial de Derechos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Resolución No. 1264 de 2017), el Lineamiento Técnico de Inclusión y Atención a Familias, documentos técnicos vigentes aprobados por el ICBF para el SRPA, los estándares de calidad y demás

requisitos xx xxx para la modalidad objeto del presente contrato.

Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Cumplir con el Lineamiento de Medidas Complementarias y/o de Restablecimiento en Administración de Justicia (si aplica para la modalidad), Lineamiento Técnico Administrativo para la Atención de niños, niñas y adolescentes menores de catorce (14) años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito (si aplica para la modalidad), Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en Conflicto con la Ley- SRPA, el Documento Modelo de enfoque Diferencial de Derechos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Resolución No. 1264 de 2017), Lineamiento de Programación en la ficha correspondiente al Subproyecto de Restablecimiento en Administración de Justicia vigente, el Lineamiento Técnico de

Inclusión y Atención a Familias, documentos técnicos vigentes aprobados por el ICBF, los estándares de

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

calidad y demás requisitos xx xxx para la modalidad objeto del presente contrato.

Cumplir con el Lineamiento de Servicios para Medidas y Sanciones del Proceso Judicial SRPA, Lineamiento de Programación en la ficha correspondiente al Subproyecto de Restablecimiento en Administración de Justicia vigente, documentos técnicos vigentes aprobados por el ICBF para el SRPA, los estándares

de calidad y demás requisitos xx xxx para la modalidad Centro Transitorio.

Centro Transitorio

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Revise que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador presenta un resumen de las acciones del proceso de atención desarrolladas, de acuerdo con lo definido en los lineamientos y demás documentos orientadores aplicables para el

desarrollo de la operación según la modalidad contratada.

Cumplir con el Lineamiento Técnico administrativo para la atención de niños, niñas y adolescentes menores de catorce (14) años que se presuma o hayan incurrido en la comisión de un delito (incluir si aplica para la modalidad), Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en Conflicto con la Ley-SRPA (incluir si aplica para la modalidad), el Lineamiento de Medidas Complementarias y/o de Restablecimiento en Administración de Justicia (incluir si aplica para la modalidad), el Documento Modelo de enfoque Diferencial de Derechos del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (Resolución No. 1264 de 2017)., Lineamiento de Programación en la ficha correspondiente al Subproyecto de Restablecimiento en Administración de Justicia vigente, el Lineamiento Técnico de Inclusión y Atención a Familias, documentos técnicos vigentes aprobados por el ICBF, los estándares de calidad y demás requisitos xx xxx para la modalidad

objeto del presente contrato.

Centro de Emergencia RAJ

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Revise que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador presenta un resumen de las acciones del proceso de atención desarrolladas, de acuerdo con lo definido en los lineamientos y demás documentos orientadores aplicables para el desarrollo de la operación según la modalidad contratada.

Implementar el Proyecto de Atención institucional PAI, el cual debe estar actualizado conforme con lo establecido en los lineamientos técnicos.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el operador registre que se desarrollaron las acciones del

proceso de atención, de acuerdo con lo definido en el PAI.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Adelantar las acciones del proceso de atención en el marco del Proyecto de Atención Institucional PAI vigente.

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas complementarias y/o xx XXX

Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el operador registre que se desarrollaron las acciones del proceso de atención, de acuerdo con lo definido en el PAI.

Actualizar el Proyecto de Atención Institucional PAI de acuerdo con el Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en conflicto con la ley - SRPA.

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de

servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el operador registre que se actualizó el PAI, de acuerdo con Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en conflicto con la ley - SRPA., cuando

aplique.

Cumplir con el plan de atención individual establecidos para cada usuario.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de

servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Elaborar para cada usuario (a) una historia de atención que cumpla con los criterios establecidos en los lineamientos técnicos del ICBF.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

Centro de Emergencia RAJ

Cumplir con las fases, componentes y actividades del proceso de atención, de acuerdo con lo definido en los lineamientos técnicos del ICBF.

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios Centro de Emergencia

RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Implementar el cronograma de actividades acorde con el proceso de atención establecido en los lineamientos técnicos.

Nota: En las minutas de Medidas complementarias y/o xx XXX, no privativas, libertad vigilada y prestación de servicio y centro de emergencia RAJ, la obligación se referencia así: "Elaborar e implementar el cronograma de actividades acorde con el proceso de atención establecido en los lineamientos técnicos".

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios Centro de Emergencia

RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Cumplir con el componente de alimentación y nutrición, acorde con lo establecido en los lineamientos técnicos del ICBF.

Centro Transitorio Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

externados JC y MJ Centro de

Emergencia RAJ

Entregar a los usuarios, los elementos de dotación básica, personal, de aseo e higiene y lúdico deportiva, acorde con lo establecido en los lineamientos técnicos del ICBF (En la modalidad donde aplique)

Centro Transitorio Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Centro de Emergencia RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Disponer de los elementos de aseo e higiene y lúdico deportiva, acorde con lo establecido en los lineamientos del ICBF.

Libertad vigilada y prestación de servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Atender en forma separada a: (i) los adolescentes por género; (ii) los menores de 18 años y iii) los mayores de edad.

Centro Transitorio CIP y CAE

Semicerrado internado

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Atender en forma separada a los niños, niñas y adolescentes por género

Internado RAJ Centro de

Emergencia RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Atender en forma separada a los beneficiarios del servicio por modalidad, en el evento en que se autorice por ICBF la atención para diferentes modalidades en la unidad.

Medidas complementarias y/o xx XXX (internado, externado jornada completa, externado media jornada, intervención de apoyo,

casa hogar, apoyo post institucional)

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Realizar acciones conjuntas con madres/padres de familia o adultos responsables y las autoridades competentes, con el fin de lograr la consecución del registro civil o documento de identidad de acuerdo con la edad, de los usuarios (as) ubicados en la modalidad.

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas

complementarias y/o xx XXX

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Adelantar acciones conjuntas con madres/padres de familia o adultos responsables y las autoridades competentes, con el fin de lograr la consecución del registro civil o documento de identidad de acuerdo con la edad, de los usuarios (as) ubicados en la

modalidad.

Centro de Emergencia RAJ

Libertad vigilada y prestación de servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar las gestiones necesarias para inscribir a la población con 17 años de edad o más en el aplicativo del ejército para definir su situación militar, con el cumplimiento de lo estipulado en la ley 1861 de 2017 y Decreto 977 de 2018.

Nota: En la minuta de medidas complementarias y/o

xx XXX, la obligación se referencia así: "Realizar las acciones necesarias para "

CIP y CAE

Medidas complementarias y/o xx XXX

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar acciones conjuntas con los padres de familia o adultos responsables y las autoridades competentes, para inscribir a la población con 17 años de edad o más en el aplicativo del ejército para definir su situación militar, con el cumplimiento de lo estipulado en la ley 1861 de 2017 y Decreto 977 de

2018.

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar las gestiones necesarias para vincular a los

usuarios al Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sistema de Educación Formal.

CIP y CAE

Centro de Emergencia RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar las gestiones necesarias ante la autoridad competente, para vincular o mantener la vinculación de los usuarios al Sistema General de Seguridad

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Social en Salud y al Sistema de Educación Formal.

Nota: En la minuta de libertad vigilada y prestación de servicios, la obligación se referencia así: "Realizar las gestiones necesarias ante la autoridad competente, para vincular a los usuarios al Sistema General de

Seguridad Social en Salud y al Sistema de Educación Formal".

internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas complementarias y/o xx XXX

Realizar acciones, para que los usuarios (as) participen en actividades culturales, recreativas y deportivas, acorde con sus intereses y características de desarrollo.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

Centro de Emergencia RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Disponer y/o adecuar los espacios y el mobiliario necesarios para la atención educativa.

CIP y CAE

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Gestionar conjuntamente con la Regional del ICBF del lugar, el apoyo xxx XXXX para incorporar en sus procesos de capacitación, talleres que ofrezca esta entidad para la población atendida en la modalidad, considerando las competencias laborales, emprendimiento y competencias ciudadanas, acordes a las edades de los adolescentes y/o jóvenes.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Libertad vigilada y prestación de servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar acciones para que la familia o red vincular de apoyo participe en el proceso de atención de los usuarios (as), acorde con lo establecido en los

lineamientos técnicos del ICBF.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

Centro de Emergencia RAJ

Remitir los informes del proceso de atención i) Plan de Atención Individual, ii) Informe de seguimiento del Plan de Atención Individual con la periodicidad establecida en el lineamiento, iii) Informe de Egreso Plan de Atención Individual, iv) Informes extraordinarios Plan de Atención Individual solicitados por la autoridad competente. Los informes del proceso de atención deben elaborarse en los formatos definidos en el Lineamiento Modelo de Atención para

Adolescentes y Jóvenes en conflicto con la Ley SRPA.

Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y

prestación de servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

Revise en el informe mensual de prestación del servicio si el operador incluye la relación de los informes entregados y contraste esta información con la fecha de ingreso registrada en la planilla de usuarios atendidos para determinar si cumple con la oportunidad y periodicidad definida en los lineamientos. No aplica cuando en el periodo evaluado no se requiere remisión de

informes.

Remitir a la autoridad administrativa responsable del caso, la valoración de cada niño, niña y adolescente o joven beneficiario, según el caso, con la oportunidad que corresponda.

Centro de Emergencia RAJ

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

informes.

Remitir al juzgado a cargo del proceso, y a la autoridad administrativa responsable del mismo, el informe de seguimiento del Plan de Atención Individual de la sanción o medida de cada adolescente y/o joven, conforme al Lineamiento Modelo de Atención para Adolescentes y Jóvenes en conflicto con la Ley SRPA.

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

lineamientos. No aplica cuando en el periodo

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

evaluado informes.

requiere

remisión

Remitir a la autoridad administrativa responsable del mismo, el informe de seguimiento en Garantía de Derechos a la medida de cada niño, niña, adolescente o joven beneficiario, con la oportunidad que demande cada caso.

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Informe mensual prestación del servicio

informes.

Implementar acciones inmediatas y eficaces cuando se identifiquen situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los adolescentes y/o jóvenes, beneficiarios del servicio y, en caso de tener conocimiento sobre algún evento de maltrato y/o de violencia sexual hacia ellos, presentar la respectiva denuncia ante la Fiscalía, e informar inmediatamente del hecho al supervisor del contrato del ICBF y a la autoridad administrativa encargada del

caso.

CIP y CAE

Centro Transitorio

Mensual

Informe mensual prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las notificaciones a las autoridades competentes del ICBF, soporte de acciones inmediatas y denuncias, cuando se presenten eventos de maltrato y/o de violencia sexual u otras situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los adolescentes y/o jóvenes, beneficiarios del

servicio.

Emprender acciones inmediatas y eficaces cuando se identifiquen situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los adolescentes, beneficiarios del servicio y, en caso de tener conocimiento sobre algún evento de maltrato y/o de violencia sexual hacia ellos, presentar la respectiva denuncia ante la Fiscalía, e informar inmediatamente del hecho al supervisor del contrato del ICBF y a la autoridad administrativa encargada del caso.

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Informe mensual prestación del servicio

adolescentes y/o jóvenes, beneficiarios del servicio.

Realizar acciones inmediatas y eficaces cuando se identifiquen situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los

adolescentes y/o jóvenes*, beneficiarios del servicio y,

Centro de Emergencia RAJ

Semicerrado internado,

Mensual

Informe mensual prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las notificaciones a las autoridades competentes

del ICBF, soporte de acciones inmediatas y

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

en caso de tener conocimiento sobre algún evento de maltrato y/o de violencia sexual hacia ellos, presentar la respectiva denuncia ante la Fiscalía, e informar inmediatamente del hecho al supervisor del contrato del ICBF y a la autoridad administrativa encargada del caso.

*Nota: En la minuta de Centro de Emergencia RAJ, la

población que se referencia es "niños, niñas y adolescentes"

Semicerrado externados JC y MJ Libertad vigilada y prestación de servicios

denuncias, cuando se presenten eventos de maltrato y/o de violencia sexual u otras situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los adolescentes y/o jóvenes, beneficiarios del servicio.

Velar en todo momento por la vida, integridad y seguridad de los adolescentes y jóvenes atendidos.

Todas

Mensual

Soportes que den cuenta de la implementación del Plan de Prevención del Daño Antijurídico. Informe mensual de prestación del servicio.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador relacione las acciones llevadas a cabo en el periodo para la mitigación de situaciones de riesgo, de acuerdo con las orientaciones que generó el ICBF para la estructuración del Plan de

Prevención de Daño Antijurídico.

Elaborar el pacto de convivencia que contemple derechos, responsabilidades y reglas básicas para la interacción, con la participación de los adolescentes y jóvenes, sus familias y equipo de la institución.

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Centro Transitorio

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Elaborar el acuerdo de convivencia que contemple derechos, responsabilidades y reglas básicas para la interacción, con la participación de los adolescentes y jóvenes del SRPA y con niños, niñas y adolescentes en presunta comisión de delito. (NO APLICA PARA LA

MODALIDAD INTERVENCION DE APOYO).

Medidas complementarias y/o xx XXX

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Establecer normas de convivencia que contemplen derechos, responsabilidades y reglas básicas para la interacción.

Centro de Emergencia RAJ

Libertad vigilada y prestación de servicios

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Reportar de forma inmediata las situaciones disciplinarias, amotinamiento y evasiones de las

unidades de servicio, al supervisor del contrato,

Todas

Mensual

Comunicaciones escritas a autoridades judiciales y

administrativas (si aplica)

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las

notificaciones de las situaciones

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

autoridad judicial y administrativa encargada del caso, y a la Subdirección de Responsabilidad Penal anexando el informe completo de lo sucedido y acciones llevadas a cabo para su mitigación.

Informe mensual sobre la prestación del servicio

disciplinarias, amotinamiento y evasiones de las unidades de servicio a las autoridades judiciales y administrativas y a la

Subdirección de Responsabilidad Penal y las acciones llevadas a cabo para su mitigación.

Cumplir con los protocolos establecidos para las visitas, traslado de adolescentes, y otros que sean previamente aprobados con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los y/o adolescentes y jóvenes y la comunidad institucional.

CIP y CAE

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador certifica que cumple con los protocolos establecidos para las visitas, traslado de adolescentes, y otros que fueron previamente aprobados con el fin de garantizar la seguridad e integridad de los y/o adolescentes y jóvenes y la

comunidad institucional.

Abstenerse de utilizar áreas físicas o cuartos sin importar la denominación que se le dé, para aislar y/o castigar a los adolescentes y/o jóvenes atendidos en la unidad de servicio.

Todas

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador certifica que se abstiene de utilizar áreas físicas o cuartos sin importar la denominación que se le dé, para aislar y/o castigar a los

adolescentes y/o jóvenes atendidos en la unidad de servicio.

Asistir a las capacitaciones y visitas que se programen por el ICBF con el fin de mejorar el servicio y cumplir con los compromisos que se generen en estas actividades.

Todas

Mensual

Comunicación o comunicaciones de la regional o centro zonal, acta de reunión y listado

de asistencia

Revise que las actas de reunión y listados de asistencia correspondan a las convocatorias o visitas programadas (si aplica)

Ejecutar las acciones impuestas por el ICBF en el marco de convenios y/o contratos para fortalecer el

proyecto de vida de los adolescentes y jóvenes.

CIP y CAE

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión,

Ejecutar las acciones impuestas por el ICBF en el marco de convenios, cartas de intención, entre otras, para fortalecer el proyecto de vida de los adolescentes y jóvenes

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado internado,

Semicerrado externados JC y MJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión,

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Ejecutar las acciones impuestas por el ICBF en el

marco de convenios, cartas de intención, entre otras, para fortalecer el proyecto de vida de adolescentes.

Centro de Emergencia RAJ

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión,

Ejecutar las acciones impuestas por el ICBF en el marco de convenios, cartas de intención, entre otras, para fortalecer el proyecto de vida de los adolescentes y jóvenes, anexando el informe completo de lo sucedido y acciones llevadas a cabo para su

mitigación.

Medidas complementarias y/o xx XXX

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión,

Participar en el proceso de estructuración y socialización del Plan de Prevención del Daño Antijurídico al que sea convocado por ICBF e implementar este plan de acuerdo a las directrices dadas por el ICBF.

Todas

Mensual

Actas, listados de asistencia.

Soportes de la implementación del Plan según corresponda.

Revise que las actas de reunión y listados de asistencia correspondan a la participación del operador según convocatoria del ICBF para la socialización del Plan de Prevención del Daño Antijurídico.

Tenga en cuenta las directrices dadas por la Subdirección de Responsabilidad Penal para verificar la implementación del Plan: De ser

necesario, solicite que adjunte los soportes correspondientes.

Realizar las acciones necesarias para articular las actividades que sean requeridas en el marco del trabajo conjunto con el programa Familias con Bienestar, de acuerdo con la Resolución 717 del 13 de febrero de 2017, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

Libertad vigilada y Prestación de servicios Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas complementarias y/o xx XXX

CIP y CAE

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se registren las acciones desarrolladas en el marco del trabajo conjunto con el programa Familias con Bienestar.

Ubicar en forma separada a los beneficiarios del servicio por modalidad, en el evento en que se autorice por ICBF la atención para diferentes modalidades en la unidad.

Libertad vigilada y Prestación de servicios Semicerrado

internado,

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Semicerrado externados JC y MJ CIP y CAE

Centro de Emergencia RAJ

Centro Transitorio

Trasladarse al lugar en que el adolescente o joven se encuentra desarrollando actividades laborales, educativas o familiares.

Libertad vigilada y Prestación de servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se registre la relación de seguimientos efectuados en el periodo, a los adolescentes o jóvenes en los lugares donde desarrolla actividades laborales,

educativas o familiares.

III. OBLIGACIONES ESPECIALES: COMPONENTE ADMINISTRATIVO

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Disponer xxx xxxxxxx humano exigido para el desarrollo de la modalidad, acorde con los lineamientos técnicos del ICBF.

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

CIP y CAE

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el talento humano corresponda en cantidad y perfiles a lo exigido en los lineamientos.

Contar con el talento humano exigido para el desarrollo de la modalidad, acorde con los lineamientos técnicos del ICBF.

Centro de Emergencia RAJ

Centro Transitorio Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el talento humano corresponda en cantidad y perfiles a lo exigido en los lineamientos.

Mantener actualizadas las carpetas xxx xxxxxxx humano vinculado para la ejecución del contrato, las cuales deben incluir: hoja de vida, soportes de estudio, certificaciones de experiencia, certificado de

Todas

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

antecedentes penales, fiscales, disciplinarios y del Registro Nacional de Medidas Correctivos, Certificación de vinculación al sistema general de seguridad social - examen de salud pre ocupacional, pacto de confidencialidad y protección de datos, pago

de seguridad social por mes vencido y contrato debidamente firmado.

Establecer en el reglamento de trabajo reglas básicas para la interacción entre el equipo de la institución y los niños, niñas y adolescentes, enfatizando en el respeto de los derechos humanos y la observancia de la normatividad nacional e instrumentos de la Organización de las Naciones Unidas relacionadas con la administración de justicia de menores de edad y su protección integral. Anexando al mismo el código

de ética que contemple actividades o intervenciones prohibidas. (Ver anexo 2 Código de ética).

Todas

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Recibir y atender las visitas que adelante el supervisor y su equipo de apoyo.

Todas

Mensual

Actas de visitas de supervisión.

Revise las actas de visitas de supervisión y verifique que se haya registrado el objetivo, los temas desarrollados en la visita y que se encuentre firmada por los que en ella

participaron.

Solicitar autorización previa y por escrito al supervisor del contrato en los casos en que sea necesario suspender la atención.

Todas

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

Solicitar autorización previa y por escrito a autoridad competente para ubicar a los usuarios bajo el cuidado, en otra sede.

Centro de emergencia RAJ

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ CIP y CAE

Centro Transitorio Medidas

complementarias y/o xx XXX

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Solicitar autorización previa y por escrito al supervisor del contrato, con visto bueno de la respectiva Dirección del ICBF Regional, aplicando las restricciones establecidas en la Ley sobre la confidencialidad de la identidad de la población del SRPA, para permitir el ingreso a la institución de personas externas al servicio, con el fin de realizar entrevistas a los usuarios (as), actividades recreativas, lúdicas, deportivas, artísticas. Así mismo cumplir con el protocolo de ingreso y registro a centros privativos de la libertad contenido en el Anexo A del

Lineamiento de Servicios para Medidas y Sanciones del Proceso Judicial SRPA.

CIP y CAE

Centro Transitorio

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

entrevistas a los usuarios (as), actividades recreativas, lúdicas, deportivas, artísticas.

Centro de emergencia RAJ

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

Solicitar autorización previa y por escrito a la autoridad administrativa competente y al supervisor del contrato, de acuerdo con los procesos y procedimientos establecidos por las Direcciones de Planeación, Protección y la Oficina Asesora de Comunicaciones para el desarrollo de investigaciones, entrevistas, notas de prensa, videos, registros fotográficos, documentales y cualquier otra pieza comunicativa o investigativa que requiera y/o incluya información de los procesos de restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes atendidos en la modalidad. Aplica para universidades, ONG, periodistas, estudiantes, docentes, cooperantes, operadores del ICBF, funcionarios del ICBF y

cualquier otra persona.

Todas

Mensual

Solicitud o solicitudes de autorización.

Revise las solicitudes y contraste la información con las respuestas de autorización (si aplica).

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Gestionar con organismos públicos y privados de carácter nacional o internacional, la consecución de recursos y servicios que complementen la atención integral a los usuarios en proceso de atención que se constituyan en un valor agregado para la calidad en la prestación del servicio. Cualquier donación o servicio adquirido a través de esta gestión debe ser puesto en conocimiento inmediato del supervisor del contrato y se podrá hacer uso de este solo en beneficio de los usuarios atendidos.

Centro de emergencia RAJ

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ CIP y CAE

Medidas complementarias y/o xx XXX

Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

Comunicaciones, acuerdos, convenios o cualquier otro documento que evidencie la gestión en la consecución de recursos y servicios que complementen la atención integral a los usuarios (as).

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se relacionen las comunicaciones, acuerdos, convenios o cualquier otro documento que evidencie la gestión en la consecución de recursos y servicios que complementen la atención integral a los usuarios (as).

Mantener un aviso o valla en parte visible externa, de acuerdo con el manual de imagen corporativa del ICBF.

Todas

Mensual

Fotografía (s) de la valla.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se haya adjuntado fotografía de la valla y que ésta cumpla con lo definido en el Manual de imagen

corporativa del ICBF.

Entregar correctamente al ICBF la información relativa a los usuarios (as) objeto del presente contrato, de acuerdo con los formatos, frecuencia, procedimientos

y medios de comunicación que establezca el ICBF.

Todas

Mensual

Informes solicitados.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se relacionen los informes solicitados, cuando aplique.

Atender de manera inmediata los requerimientos que sobre la ejecución del contrato sean presentados por el supervisor e informar sobre las acciones adelantadas.

Todas

Mensual

Requerimientos realizados y respuesta por parte del contratista

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador relacione los requerimientos realizados por el supervisor y las respuestas y acciones

adelantadas sobre los mismos.

Permitir la participación de los organismos de control social en el seguimiento a las actividades que se deriven de la prestación del servicio.

Centro de emergencia RAJ

CIP y CAE

Centro transitorio

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador relacione si durante el periodo contó con la participación organismos de control social en el seguimiento a las actividades que se

deriven de la prestación del servicio. (Cuando aplique)

Atender visitas o requerimientos de los organismos de

control en el seguimiento a las actividades que se deriven de la prestación del servicio.

Libertad vigilada y

prestación de servicios Semicerrado

Mensual

Requerimientos

realizados y respuesta por parte del contratista

Verifique que, en el informe mensual sobre la

prestación del servicio, el operador relacione los requerimientos realizados y las

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas complementarias y/o

xx XXX

respuestas efectuadas para dar respuesta a los organismos de control del Estado y a las novedades presentadas en las visitas realizadas por la Interventoría y/o el ICBF, cuando aplique.

Contar con los medios tecnológicos y de comunicaciones necesarios para registrar y transmitir la información al ICBF.

Centro de emergencia RAJ

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ CIP y CAE

Medidas complementarias y/o xx XXX

Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que el operador certifique que cuenta con los medios tecnológicos y de comunicación exigidos por el ICBF.

Registrar los ingresos y egresos de cada usuario, en los sistemas e instrumentos de información establecidos por el ICBF.

Todas

Mensual

Consulta en el SIM Planilla de usuarios atendidos (Centro Transitorio)

Revise en el SIM que el operador haya confirmado los ingresos y egresos correspondientes al periodo solicitado, contraste esta información con la planilla de usuarios atendidos. Tenga en cuenta las indicaciones para la recolección, captura, envío y reporte de los datos de usuarios que se hayan dado al operador por parte del

ICBF.

Atender los requerimientos de recolección, captura, envío y reporte de los datos de usuarios en los sistemas e instrumentos de información establecidos por el ICBF.

Centro de emergencia RAJ

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ CIP y CAE

Medidas complementarias y/o

xx XXX

Mensual

Consulta en el SIM Planilla de usuarios atendidos (Centro Transitorio)

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Libertad vigilada y prestación de servicios

Guardar absoluta confidencialidad en el manejo de la información de los adolescentes, jóvenes y sus

familias a la que tenga acceso.

Todas

Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión,

Devolver al ICBF, una vez finalizado la ejecución del contrato los documentos en físico y/o magnético que en desarrollo del contrato se hayan producido, e igualmente todos los archivos que se hayan generado en cumplimiento de sus obligaciones y a la Dirección Regional, los bienes devolutivos que le hayan sido

asignados en custodia.

Todas

Al finalizar el contrato

Acta de entrega

Revise el acta de entrega y verifique que se adjunten los archivos y, si aplica, los bienes devolutivos entregado en custodia.

Cumplir con las acciones establecidas en la Guía técnica para la metrología aplicable a los programas de los procesos misionales del ICBF, la cual hace parte integral de la Guía técnica del componente de alimentación y nutrición para las modalidades del ICBF, aprobada mediante Resolución No. 4586 del 11 xx xxxxx de 2018, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan (No aplica para la modalidad

Apoyo Post-Institucional).

Todas

Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión

Realizar las gestiones necesarias con la Defensoría de Familia para articular con Familias con Bienestar, de acuerdo con la Resolución 2400 del 18 xx xxxxx de 2016, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, cuando sea requerido por el área misional.

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ Medidas

complementarias y/o xx XXX

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se registren las acciones desarrolladas en el marco del trabajo conjunto con el programa Familias con Bienestar.

Asegurar que como mínimo el 80% de los equipos interdisciplinarios de la modalidad realice el proceso de formación virtual en derechos sexuales y

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado internado,

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Revise el informe mensual de prestación del servicio y verifique que se registren los avances y participantes en la formación virtual en derechos sexuales y reproductivos,

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.	Obligación	Minutas que contienen la obligación	Frecuencia de verificación	Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación	Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación
	reproductivos, de acuerdo con las indicaciones dadas	Semicerrado			de acuerdo con las indicaciones dadas por el
	por el ICBF.	externados JC y MJ			ICBF.
		Medidas
		complementarias y/o
		xx XXX

IV. OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LA DOTACIÓN ADQUIRIDA O RECIBIDA POR EL CONTRATISTA

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento

de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Suscribir acta de recibo de los bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato con la respectiva relación de

inventarios, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

Todas

Mensual

Acta y relación de inventario.

Verifique que se haya suscrito el acta de recibo de los bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución y

que se cuente con la relación de inventarios, cuando aplique.

Informar de manera inmediata al supervisor con copia al ordenador del gasto, una vez sean adquiridos bienes muebles con recursos entregados por el ICBF,

junto con el traslado de las correspondientes facturas.

Todas

Mensual

Comunicación escrita y facturas

Verifique que la comunicación y las facturas remitidas por el operador relacionen los bienes muebles adquiridos con recursos del

contrato.

Utilizar los bienes entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato conforme al uso legítimo autorizado.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Verifique que en el informe mensual de prestación del servicio, el operador registre que le da a los bienes muebles entregados

por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato, el uso legítimo autorizado.

Responder por cualquier deterioro de los bienes muebles devolutivos, que no provenga del desgaste natural o que provenga del uso no autorizado por el ICBF.

Todas

Mensual

Acta y soportes contables.

Verifique que se elabore un acta con los soportes contables en la cual se registre que el operador responde por el deterioro de los bienes muebles devolutivos, que no provenga del desgaste natural o que provenga del uso no autorizado por el ICBF,

cuando aplique.

Emplear la mayor diligencia en la conservación de los bienes entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato.

Todas

Mensual

Inventario de los elementos de dotación.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador certifique que tomó las medidas necesarias para

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

garantizar la conservación de los bienes recibidos o adquiridos, cuando aplique.

Efectuar las reparaciones y mantenimientos indispensables para la conservación de bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las reparaciones y mantenimientos efectuados para la conservación de bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante

la ejecución del contrato, cuando aplique.

Restituir los bienes muebles devolutivos entregados y adquiridos durante la ejecución del contrato con recursos del ICBF una vez vencido el plazo de ejecución.

Todas

Al finalizar el contrato

Acta de entrega.

Verifique que se haya suscrito el acta de entrega de los bienes muebles devolutivos entregados y adquiridos durante la ejecución del contrato, una vez vencido el plazo de

ejecución. .

Vigilar y custodiar los bienes muebles entregados y adquiridos durante la ejecución del contrato, evitando que sean perturbados por terceros. En caso de ocurrir cualquier perturbación a la tenencia, dar aviso al ICBF en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del hecho.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador registre que toma las medidas necesarias para vigilar y custodiar los bienes muebles entregados y adquiridos durante la ejecución del contrato y/o dio aviso al ICBF en caso de ocurrir

cualquier perturbación a la tenencia, dentro del tiempo establecido.

Llevar la contabilidad de los bienes muebles por centro de costos, de acuerdo con lo establecido en los

lineamientos técnicos - administrativos vigentes que rijan para el programa, en los casos que aplique.

Todas

Mensual

Libro auxiliar que evidencie el registro en el centro de costos.

Verifique que el libro auxiliar corresponda a los bienes muebles adquiridos para la medida o sanción contratada.

Atender visitas o requerimientos de los organismos de control en el seguimiento a las actividades que se deriven de la prestación del servicio.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las visitas o requerimientos de los organismos de control en el seguimiento a las actividades

que se deriven de la prestación del servicio. (Cuando aplique)

Informar al supervisor del contrato la existencia de siniestros dentro de los cinco (5) días hábiles a su

ocurrencia.

Todas

Mensual

Comunicación escrita

Verifique que la comunicación remitida por el operador sobre el siniestro sucedido se haya

realizado dentro del tiempo establecido.

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Elaborar en coordinación con el delegado del ICBF el inventario de los elementos de dotación que sean adquiridos y entregados con recursos del ICBF, y entregarlo al supervisor del contrato para el respectivo procedimiento de ingreso y egreso de bienes que

establezca el ICBF.

Todas

Al inicio del contrato y Mensual

Inventario de los elementos de dotación.

Verifique que se haya elaborado el inventario al inicio del contrato y que se relacionen mensualmente, los elementos de dotación adquiridos y entregados con recursos del ICBF, cuando aplique.

Entregar mediante acta a la persona natural o jurídica que determine el ICBF a la terminación del contrato, los bienes muebles devolutivos adquiridos con recursos del ICBF según inventario inicial, salvo que al terminar el contrato los bienes hayan cumplido su vida útil y no puedan ser utilizados para el servicio de Bienestar Familiar. En este caso, se procederá conforme con lo establecido en los lineamientos

técnicos respectivos dados por el ICBF.

Todas

Al finalizar el contrato

Acta de entrega de inventario

Verifique que en el acta de entrega se relacionen los muebles devolutivos del inventario inicial y los adquiridos o recibidos durante la ejecución del contrato, cuando aplique.

Relacionar en acta, tanto al inicio como al final del contrato, los elementos propiedad del CONTRATISTA

y puestos a disposición de las unidades de servicios, incluidos en el plan de trabajo.

Todas

Al inicio y al finalizar el contrato

Acta de elementos de propiedad del contratista.

Verifique que se elabore al inicio y al final del contrato, el acta que incluya los elementos

del operador, puestos a disposición de las unidades de servicios.

Garantizar en caso de traslado o cierre de las UDS, que los elementos de dotación propiedad del ICBF sean transferidos a la nueva unidad, mediante acta de entrega, en presencia del supervisor del contrato y del almacenista de la Regional cuando aplique. PARÁGRAFO PRIMERO. El CONTRATISTA será

responsable en los siguientes eventos: a. cuando el caso fortuito hubiere sobrevenido por culpa suya, aunque levísima; b. cuando por peligro del bien prestado o propio, haya preferido salvar el suyo; y c. cuando expresamente haya aceptado la responsabilidad del caso fortuito. PARÁGRAFO SEGUNDO. La falta de reporte de los bienes muebles devolutivos adquiridos como dotación con recursos del ICBF en el marco del contrato de aporte, o su no devolución a la finalización del contrato, harán incurrir al

operador en responsabilidad contractual, disciplinaria, fiscal y penal.

Todas

Mensual

Acta de entrega de elementos devolutivos

Verifique que en el acta de entrega de elementos devolutivos contenga los elementos transferidos a la nueva unidad, cuando aplique.

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V. OBLIGACIONES ESPECIALES: COMPONENTE LEGAL

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento

de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Mantener la licencia de funcionamiento vigente para la modalidad objeto del presente contrato durante el plazo de ejecución

Libertad vigilada y prestación de servicios Semicerrado internado Semicerrado externado MJ y JC

Medidas

complementarias y/o xx XXX

Mensual

Copia de la licencia de funcionamiento

Revise en la licencia de funcionamiento, capacidad instalada, modalidad, sede y población y que se encuentre vigente

Contar con la licencia de funcionamiento vigente para la modalidad objeto del presente contrato en el

momento de suscribirlo y mantenerla vigente durante el plazo de ejecución.

CIP y CAE

Centro de Emergencia RAJ

Centro Transitorio

Mensual

Copia de la licencia de funcionamiento

Revise en la licencia de funcionamiento, capacidad instalada, modalidad, sede y población y que se encuentre vigente

Suscribir el acta de inicio del contrato

Todas

Al inicio del contrato

Acta de inicio

Confirme que en la carpeta del contrato se

encuentre el acta de inicio debidamente suscrita por las partes

Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato

Todas

Mensual

Actas de reunión

Confirme que en la carpeta del contrato se encuentren todas las actas suscritas durante

el desarrollo del contrato (si aplica)

Ejecutar el contrato dentro del plazo del mismo y de acuerdo con el valor establecido en este.

Todas

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio e informe mensual de

ingresos y gastos

Verifique la correspondencia entre el informe mensual de prestación del servicio y el informe mensual de ingresos y gastos

Cumplir con las obligaciones laborales que como empleador se puedan generar con relación al contrato suscrito: presentar las certificaciones expedidas por el representante legal de la entidad o revisor fiscal, según corresponda, donde conste que la misma se encuentra x xxx y salvo con sus empleados en cuanto a sus obligaciones de carácter laboral, como: i) aportes parafiscales; ii) aportes con el Sistema de Seguridad Social Integral; iii) el pago de sueldos u honorarios, según la vinculación laboral; iv) el

suministro de elementos necesarios para el adecuado cumplimiento de sus labores; v) el reconocimiento de

Todas

Mensual

Certificaciones expedidas por el representante legal de la entidad o revisor fiscal, según corresponda

Verifique que la certificación incluya que el operador se encuentra x xxx y salvo con sus obligaciones para el periodo evaluado

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No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que

evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

viáticos, gastos de viaje, entre otros. El cumplimiento

de esta obligación será indispensable para que se efectúe el desembolso por parte del ICBF

VI. OBLIGACIONES ESPECIALES: COMPONENTE FINANCIERO

No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Presentar al inicio del contrato el presupuesto de ingresos y gastos de acuerdo con los clasificadores de costo establecidos para la modalidad, para la revisión y aprobación por parte del Supervisor.

Todas (según minutas y lineamientos en el caso de las minutas que no contengan la cláusula específica)

Al inicio del contrato

Para la aprobación por parte del supervisor del contrato del presupuesto inicial, se debe tener en cuenta:

• El presupuesto inicial se entregó al inicio del contrato.

• El formato utilizado corresponda a la versión vigente y definida por el ICBF.

• Que el formato cuente los datos básicos como son el nombre de la entidad contratista, Nit, número de contrato, modalidades o servicio complementario y cupos contratados, licencia de funcionamiento. Debe estar completamente diligenciado en todos los campos que aplican para la modalidad.

• Se debe contar con el valor de la minuta patrón, en la cual se

• Revisar el porcentaje de participación de cada uno de los ítems con el fin de garantizar que se distribuyan los recursos de tal manera que se cumpla con todos los requisitos exigidos para la modalidad o servicio complementario, durante la vigencia del contrato y según número de cupos contratados (tomar en cuenta valores xxx xxxxxxx y la relación con la cantidad de cupos contratados frente a la asignación del recurso para ese rubro).

• Verificar los soportes xxx xxxxxxx humano en lo que corresponde a las hojas de vida, experiencia, soportes académicos, antecedentes disciplinarios y demás información que se considere pertinente (dicha labor puede ser apoyada por otro profesional según el manejo de la regional). Adicionalmente, el apoyo financiero verificará los porcentajes de asignación del recurso en parafiscales y aportes salud y pensión, primas cesantías y demás gastos referentes al talento humano.

• Confirmar que se asignen recursos solo para los clasificadores que apliquen para la modalidad o servicio complementario, sanción, o medida contratadas.

• Verificar si se registran donaciones u otros ingresos desde el presupuesto inicial, que se garantice que se cuenta con el recurso o que será recibido durante el mismo, de lo contrario este se debe ingresar por adición según el mes de recibido.

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

estable el valor de la minuta diaria para el cálculo de la alimentación requerido de acuerdo con la modalidad o servicio complementario, cupos contratados y el tipo de población que se atiende.

• Tabla xx xxxxxxx humano requerido para la modalidad o servicio complementario según lo establecido en los lineamientos modelo de atención y Justificación del Tiempo adicional o Cargo según aplique.

• Para el caso de las dotaciones (personal, escolar, aseo e higiene), tener en cuenta los soportes de gasto de los elementos definidos en lineamientos para cada una de las modalidades o servicio complementario y que el usuario siempre debe contar con estos elementos.

• Demás anexos que faciliten la identificación de la distribución de los recursos de acuerdo con los lineamientos, según

modalidad o servicio complementario.

• Revisar que no existan otros gastos si no cuenta con registro de otros ingresos.

• Verificar si se registró algún valor en el rubro de transporte para niños, niñas y adolescentes, si le aplica a la modalidad o servicio complementario y si se calculó sobre el porcentaje que le aplica según lineamiento y el número de cupos contratados.

• Verificar si se asignaron recursos en el rubro de recreación para las modalidades o servicio complementario que les aplica, en la proporción suficiente para cumplir con el número de eventos definido en el lineamiento.

• Revisar que el presupuesto cuente con las firmas de representante legal, revisor fiscal y/o contador (según aplique).

• Revisar los soportes anexos suministrados por el operador, que detallan la destinación del recurso en talento humano, dotaciones, planilla de transporte, entre otros, como ejemplo, para el caso xx xxxxxxx humano adicional, el operador deberá presentar junto con el presupuesto, documento con la justificación de la necesidad de cada cargo adicional y las actividades a desarrollar.

• Verificar que no sean cargados al contrato de aportes gastos diferentes a los establecidos en el lineamiento para la modalidad correspondiente.

Presentar al supervisor del contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes vencido los soportes

Todas

Mensual

Para la verificación mensual, el operador debe aportar la documentación siguiente:

Los soportes entregados por el operador requeridos para la expedición del certificado de cumplimiento deben ser verificados teniendo en cuenta:

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No.	Obligación	Minutas que contienen la obligación	Frecuencia de verificación	Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación	Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación
	correspondientes para la expedición del certificado de cumplimiento, acorde con la cláusula sexta			• El Informe mensual sobre Ia prestación del servicio. • Planilla de usuarios (as) atendidos.	• Corroborar si la entrega de los soportes correspondientes para la expedición del certificado de cumplimiento se realizó en los 5 primeros días hábiles del mes. • Verificar que la planilla de usuarios (as) atendidos corresponda de acuerdo con la información reportada en el SIM y los listados de asistencia para las modalidades o servicio complementario que aplique. • Verificar que la certificación de cupos contratados y efectivamente atendidos cuente con la firma e información requerida. • Revisar que los valores registrados en el informe de ingresos y gastos se estén ejecutando de acuerdo con el registro del presupuesto inicial y que no presente modificaciones o que estas se encuentren soportadas con el acta de aprobación del supervisor. • Verificar el valor ejecutado por cada rubro de acuerdo con los elementos requeridos por lineamientos, el valor xx xxxxxxx según la región y el número de cupos contratados. • En el rubro de transporte para niños, niñas y adolescentes verificar si le aplica a la modalidad o servicio complementario a revisar y qué porcentaje le aplica según lineamiento, que cuente con el estudio que determina si el usuario requiere o no el auxilio y en qué proporción. • Validar los saldos del informe de ingresos y gastos que estos no sean negativos, si se presenta el caso, debe solicitar la aclaración del por qué se presentaron dichos saldos negativos y validar la justificación. Esto con el fin de garantizar el adecuado uso del recurso. • Verificar que los desembolsos se realicen de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 3333 del 2 xx xxxxx de 2015, o aquellas la modifiquen.
				• Certificado de cupos contratados y efectivamente utilizados.
				• Informe mensual de Ingresos y Gastos.
				• Certificado de cumplimiento de pago a proveedores.
				• Certificación emitida por el Revisor Fiscal o Contador sobre el cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales.
				• Actas de las modificaciones al presupuesto, adiciones o disminuciones que se hayan realizado en el periodo a revisar.
				• De requerirse, soportes de gasto, libros de contabilidad, control de inventarios, entre otros, en medio magnético o físico.

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Si requiere validar algún registro de información o soportes suministrados por el operador para expedición del certificado de cumplimiento puede:

• Verificar que la información contenida en el Informe mensual de Ingresos y Gastos corresponda con los libros auxiliares, soportes de gasto y pago, conciliación o extracto bancario, entre otros, del registro que requiere validación.

• Verificar que las facturas o documentos equivalentes cumplan con los requisitos según la ley.

• Verificar la información de la planilla del pago del Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, y que esta se encuentre pagada.

• Revisar las actas de los traslados presupuestales, modificaciones al presupuesto, adiciones o disminuciones y que estas se encuentren registradas en el informe mensual de ingresos y gastos y aprobadas por el supervisor de contrato.

• Validar en los saldos de los informes de ingresos y gastos si se encontraban recursos para ser reinvertidos y si estos se ejecutaron y registraron en el informe en el mes de ejecución. Adicionalmente, si contaba con la autorización del supervisor de contratos.

• Verificar la información en el libro auxiliar y que esta corresponda con el informe. Si tiene ingresos adicionales se verifica la procedencia de los mismos.

• Revisar la información completa en las facturas o recibos equivalentes, ya que es necesario verificar entre otros la cantidad, producto, precios acordes al promedio comercial, verificar que se ajusten a las normas legales y que correspondan a implementos o servicios definidos por lineamiento para la modalidad o servicio

complementario contratado.

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Presentar informe al finalizar el contrato, el cual contenga como mínimo: registro de cupos contratados y efectivamente atendidos mensualmente, logros y dificultades y aportes recibidos y su utilización.

Todas

Al finalizar el contrato

Planillas de Usuarios (as) atendidos o sesiones realizas durante la vigencia del contrato o liquidación mensual del reporte SIM.

• Certificaciones de cupos atendidos o sesiones realizas firmada por la Coordinadora o Representante Legal.

• Informe donde se evidencie los logros y dificultades.

• Registro contable de aportes recibidos y el soporte respectivo

del ingreso y gasto del recurso.

• Verificar que la información sea consistente entre el informe final y la información presentada mensualmente.

• Verifique el registro mensual de cupos con los datos registrados en el informe final, el registro debe ser consistente con la información suministrada para el desembolso mensual por parte del ICBF y el reporte del SIM.

• Verificar el registro de los aportes recibidos para la modalidad o servicio complementario o contrato y los soportes de la respectiva utilización del recurso.

Estructurar la información financiera de acuerdo con el Plan Único de Cuentas – PUC- según la directriz que defina el

ICBF, con sus soportes debidamente organizados.

Todas

Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Realizar mensualmente compras locales de alimentos, bienes y servicios producidos localmente como mínimo del 20% del valor ejecutado del contrato en el mes respectivo, de acuerdo con lo definido y especificado en el ANEXO 01. Informar al supervisor del contrato las compras locales realizadas, registrando la información en el formato “F1 G5 ABS Formato de Seguimiento Compras Locales Versión Vigente “, tanto en forma digital (Excel) como impresa. El diligenciamiento debe ser

realizado en archivos independientes, uno para cada

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Libertad vigilada y prestación de

servicios

Mensual

• F1.G5.ABS Formato de seguimiento compras locales vigente, del mes a verificar y los respectivos soportes de compra establecido por abastecimiento.

• De acuerdo con lo que establece la guía de abastecimiento G5.ABS, se solicitan: “soportes válidos para demostrar las compras locales tanto de alimentos como de elementos dotacionales y pagos al personal profesional son: facturas o documento equivalente, cuentas de cobro, pago de nómina,

certificaciones de título

• Revisar que el informe de compras locales se encuentre en el formato establecido por la Dirección de Abastecimiento con sus respectivos soportes en medios magnético.

• Verificar que los soportes de compras locales cumplan con la normatividad legal vigente.

• Revisar que las facturas o documentos equivalentes, describan las marcas de los productos adquiridos para poder verificar su lugar de origen, tal y como lo establece la guía de compras locales.

• Verifique el registro de información y diligenciamiento en el formato establecido F1.G5.ABS Formato de seguimiento compras locales, del mes a verificar, diligenciado con las respectivas firmas

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

mes, adjuntando a cada archivo mensual, en formato digital los soportes de las compras realizadas en el mismo mes. Los reportes mensuales deben ser entregados al supervisor del contrato, de acuerdo con la periodicidad establecida para la presentación de informes de ejecución del contrato, con el objeto de realizar la verificación y poder certificar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales.

profesional, documentos de identidad y certificaciones de residencia para los profesionales que no sean oriundos del ámbito geográfico en que se ejecuta el contrato. Los soportes deberán estar completos y legibles, para ser presentados en medio magnético, formato PDF o JPEG”.

• Información organizada, de acuerdo con lo definido por la Dirección de Abastecimiento

(medio magnético).

Pagar oportunamente a los proveedores y presentar paz y salvo de los mismos a la terminación del contrato

Todas

Mensual

• Certificado de cumplimiento de Pago a Proveedores.

• Libro auxiliar de la cuenta de proveedores, bancos y conciliaciones bancarias o extractos que identifiquen el pago.

• Certificado del Revisor Fiscal o Representante legal donde relacione proveedores y anexar paz y salvo de los mismos, donde se identifique que se encuentra al día en sus obligaciones de pago para la

vigencia contractual.

• Revisar la información le certificado de cumplimiento de Pago a Proveedores.

• Verifique libro auxiliar de la cuenta de proveedores.

• Verifique que los pagos se hayan realizado en las fechas pactadas entre el proveedor y la entidad contratista de acuerdo con el soporte contable y las cuentas por pagar del mes(es) anterior(es) de acuerdo con el registro del informe de ingresos y gastos mensual; para ello solicite el libro de bancos, conciliaciones bancarias, extractos o soporte de pago.

Xxxxx oportunamente al talento humano contratado y presentar el paz y salvo de los mismos a la terminación del contrato.

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Centro Transitorio

Mensual y a la terminación del contrato

• Libro de bancos, conciliación bancaria o extracto.

• Nomina.

• Xxx y salvo por parte xxx xxxxxxx humano contratado al finalizar el contrato.

• Solicitar los soportes de pago xx xxxxxxx humano y verificar que las fechas de pago coincidan con los plazos fijados por el operador para el cumplimiento de la obligación.

• Verificar que los pagos (contra el extracto bancario) estén de acuerdo con lo inicialmente contratado y si se generaron

novedades, verificarlas.

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Facilitar de manera oportuna e integral, libros de registro, archivos, actas, informes, expedientes y demás información financiera que le

solicite el supervisor del contrato

Todas

Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Contar con la aprobación previa por parte del supervisor del contrato, para realizar traslado de recursos en el informe de presupuesto, ingresos y gastos

Todas

Mensual

• Formato de seguimiento financiero versión vigente.

• Oficio por parte del operador donde solicite el traslado de recursos y su respectiva justificación.

• Acta, correo u otros que identifique la aprobación por parte del supervisor de contratos

del traslado de recursos en el mes que se está verificando.

• Solicitar el formato de seguimiento financiero del mes anterior y validar si se presentaron traslados en alguno de los rubros, en caso de presentarse algún traslado, solicite el soporte de aprobación por parte del supervisor de contrato.

• Verificar en el acta la justificación y descripción del traslado y si este se realizó acorde a los descrito en dicha descripción.

Ejecutar durante la vigencia del contrato los recursos asignados. No se podrán realizar compras con cargo a los recursos del contrato para ejecutar fuera del plazo contractual. Se debe llevar un control que identifique la compra, entrega y saldos de los bienes adquiridos con recursos del contrato de aporte

Todas

Mensual

• Libro de inventarios o el control de inventarios que lleve el operador, con respectos a los elementos adquiridos para el contrato de aporte.

• Soportes de gasto, planillas de entrega, libros auxiliares y demás información requerida para validar la compra y entrega de mercancías.

Solicitar el control de mercancías que lleva el operador de los elementos adquiridos por el contrato de aporte de dotación, leches, pañales, entre otros según la modalidad o servicio complementario. Verifique contra los soportes de compra, auxiliares, soporte de pago a proveedores (libro de bancos y extractos) y las planillas de entrega de dicha dotación.

En la verificación mensual se valida que, de acuerdo con los meses restantes para finalizar el contrato, el operador no cuente como un saldo alto pendiente por entregar de dotación, leches, pañales, entre otros o que se realicen compras que generen excedentes en saldos y un inadecuado uso del recurso asignado por contrato de aportes.

Al finalizar el contrato de aporte, se debe realizar la verificación de entrega total de los elementos de dotación, leches, pañales entre otros

y que no existan saldos, debe ser consistente con la información suministrada en la revisión mensual.

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No.

Obligación

Minutas que

contienen la obligación

Frecuencia

de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Realizar en los tiempos acordados o establecidos para ello, el pago de las obligaciones adquiridas por parte del operador, sin condicionar estos a la entrega de los recursos aportados por el ICBF del contrato de aporte

Todas

Mensual

Soportes contables que evidencien los pagos de las obligaciones adquiridas por el operador en los tiempos que se hayan pactado para ello.

• Verificar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el operador con proveedores y demás obligaciones de pago adquiridas por el operador para el desarrollo de la modalidad.

• Solicitar los soportes de pago de proveedores, talento humano, planilla de aportes del personal con contrato laboral (con la base de cotización acorde a la remuneración y las novedades que se presenten en el mes), conciliaciones o extractos bancarios, entre otros que identifiquen el cumplimiento en los plazos establecidos

de pago y que en ellos no se presente incumplimiento o que afecte la prestación del servicio.

Garantizar el pago al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales xxx xxxxxxx humano contratado para el desarrollo de la modalidad.

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Libertad vigilada y prestación de servicios

Mensual

• Centro de costos.

• Planillas de pago, auxiliares, conciliación bancaria.

• Certificación emitida por el Revisor Fiscal o Contador sobre el cumplimiento de pago al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales y Certificado de pago a contratistas.

• Verifique la información de la planilla del pago del Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales, y que esta se encuentre pagada.

• Verifique que la información registrada en la planilla corresponda con el talento humano requerido para la modalidad (incluye personal adicional con cargo al contrato de aporte).

Llevar la contabilidad por centro de costos, de los recursos que le corresponde ejecutar del contrato, en la cual se identifique la fuente de recurso, de acuerdo con las normas y procedimientos legalmente establecidos y suministrar la información mensual, debidamente avalada por el contador, sobre la ejecución de los recursos

requerida por el ICBF

Todas

Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

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VII. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA REFERENTES A LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO, SUMINISTRO, INVENTARIO Y CUSTODIA DE BINESTARINA

No.

Obligación

Minutas que contienen la obligación

Frecuencia de verificación

Documentos que evidencian el cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento de la obligación

Suministrar a la regional del ICBF los datos del punto de entrega o puntos primarios donde el contratista recibirá los Alimentos de Alto Valor Nutricional (municipio de ubicación del punto, nombre del responsable y suplente, número de identificación, teléfonos, horario de atención, número de cupos a atender en este punto). Así mismo, informar oportunamente los cambios de los datos del punto de entrega primario a la Regional o Centro Zonal como

máximo los días 15 de cada mes.

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Medidas complementarias y/o xx XXX

Al inicio del contrato y mensual (cuando haya cambios de puntos de entrega)

Relación de datos de puntos de entrega y de cambio de puntos cuando haya lugar.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se incluya la relación de datos de puntos de entrega con la información solicitada.

Garantizar el adecuado uso del Alimento de Alto Valor Nutricional, en el suministro de la alimentación a los beneficiarios para la modalidad de atención.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Trimestral

Verificación en sitio.

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión.

Informar al ICBF oportunamente sobre las dificultades presentadas en el desarrollo del programa y las que afecten la cantidad y calidad de los Alimentos de Alto Valor Nutricional recibidos.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Verifique que, en el informe mensual de la prestación del servicio, se identifiquen las dificultades que afecten la cantidad o calidad de los alimentos (si aplica).

Responsabilizarse del cuidado del producto desde el momento en que lo recibe y durante todo el tiempo que permanezca bajo su custodia.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Mensual

Informe mensual de prestación del servicio.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador registre las acciones que desarrolla para garantizar el cuidado del producto en custodia

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No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

Entregar oportunamente los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades de servicio y/o beneficiarios que harán uso de los mismos, para evitar su deterioro. Llevar control por escrito de la entrega de los Alimento de Alto Valor Nutricional a los beneficiarios, el cual debe corresponder a la cantidad de beneficiarios programados, en los formatos definidos por el ICBF, estos soportes deben presentarse en medio magnético, mensualmente durante los diez primeros días siguientes al mes vencido, al Centro Zonal ICBF de influencia en el municipio donde está ubicado el

punto de entrega.

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Mensual

Acta y/o planilla de entrega.

Verifique que en el acta y/o planilla de entrega se encuentren registradas las entregas, de acuerdo con el número de puntos de entrega establecidos.

Llevar un control de inventarios en el formato establecido por el ICBF, donde se registre el movimiento de los Alimentos de Alto Valor Nutricional, los saldos y las personas responsables de su recibo y distribución.

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Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Informe mensual de visitas de la interventoría del contrato de producción y distribución de Alimento de Alto valor Nutricional

Anexo No. 57.

Instrumento de

seguimiento al

cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de Alimentos de Alto Valor Nutricional en punto de entrega.

Verifique si en el informe mensual de visitas de la interventoría del contrato de producción y distribución de Alimento de Alto valor Nutricional entregado al centro zonal, se relacionan visitas a la entidad contratista como punto de entrega y si se generan hallazgos frente al control de inventarios del Alimento.

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, se relacionen las visitas que recibió la entidad en el periodo, por parte de la interventoría del contrato de producción y distribución de Alimento de Alto valor Nutricional y/o por parte del enlace del ICBF en el tema, las observaciones recibidas y las acciones que generó para mejorar el control de inventarios en caso de haberse requerido. De no haber recibido visita, verifique en el informe mensual sobre la prestación de servicio, la entidad contratista certifique el cumplimiento de condiciones para la recepción, almacenamiento y control de Alimentos de Alto Valor Nutricional en

punto de entrega.

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No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

Entregar informe mensual sobre el movimiento del Alimento de Alto Valor Nutricional, donde se observen las cantidades recibidas, suministradas y el saldo; este informe se entregará preferiblemente en medio magnético.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Mensual

Informe de recibo, entrega y saldos de alimentos de alto valor nutricional

Verifique que en el informe mensual se encuentren registradas las cantidades recibidas, suministradas y el saldo, de acuerdo con el número de unidades establecidas.

Transportar los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades, en vehículos que cumplan con las condiciones adecuadas según legislación respectiva vigente, los cuales deben contar con concepto sanitario favorable. (cuando se tengan unidades).

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Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el Informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador registre que transporta los alimentos de alto valor nutricional a las unidades, en vehículos que cumplan con las condiciones adecuadas según legislación respectiva vigente, los cuales deben contar con concepto sanitario favorable. Tenga en cuenta que la obligación aplica para la entidad contratista cuya sede o sedes son puntos de entrega o puntos primarios para la recepción de alimentos de alto valor

nutricional

Solicitar y aceptar el apoyo y la asesoría técnica del ICBF en lo concerniente al manejo, recepción, custodia y distribución de los Alimentos de Alto Valor Nutricional.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Mensual

Comunicación de solicitud de asesoría y respuesta de la regional

Verifique que se hayan recibido comunicaciones de solicitud de asesoría y las respectivas respuestas de la regional, si aplica.

Promover el control social para el adecuado uso de los Alimentos de Alto Valor Nutricional.

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XXX

Mensual

Actas o comunicaciones escritas sobre la gestión de la promoción del control social

Verifique que el operador relacione en el informe mensual de prestación del servicio, la actas o comunicaciones generadas para la gestión de la promoción del control social y/o las actividades de control social a las que fue convocado.

Asistir a las capacitaciones, mesas públicas o audiencias de veeduría ciudadana a las cuales se le

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Mensual

Acta de participación y listado de asistencia

Verifique que el operador relacione en el informe mensual de prestación del servicio,

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Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

convoque por parte de la Entidad contratante o el ICBF.

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Medidas complementarias y/o xx XXX

la actas y listados de asistencia a las capacitaciones, mesas públicas o audiencias de veeduría ciudadana a las cuales se le convoque por parte de la Entidad contratante o el ICBF, cuando aplique.

Utilizar los Alimentos de Alto Valor Nutricional únicamente para cumplir a cabalidad el objeto del presente contrato, de conformidad con las directrices, lineamientos, normas y procedimientos establecidos por el ICBF.

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XXX

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador certifique que utiliza los alimentos de alto valor nutricional únicamente para cumplir a cabalidad el objeto del presente contrato, de conformidad con las directrices,

lineamientos, normas y procedimientos establecidos por el ICBF.

Almacenar los Alimentos de Alto Valor Nutricional de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente y lo siguiente: i) Sitio cerrado, dotado de ventanas y puertas que permitan la ventilación e impidan la entrada de insectos y otros animales. ii) Pisos nivelados en orden y en buen estado de aseo.

ii) Cielo raso (si aplica) libre de humedades y que impida el ingreso de animales. iii) Drenajes de pisos provistos de rejillas y sifones para permitir el lavado.

iv) Cubierta y muros en buen estado de aseo y mantenimiento que impidan el ingreso de agua y estén libres de filtraciones y humedades y conforme con lo establecido en la cartilla “Distribución, cuidado y uso

de Alimentos de Alto Valor Nutricional”

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Trimestral

Verificación en sitio

De acuerdo con lo definido en el instrumento para la visita de supervisión

Verificar que la cantidad por sabor, el número de lote y la fecha de vencimiento de los Alimentos de Alto Valor Nutricional que reciben coincidan con la información registrada en la respectiva acta de entrega que deberá firmarse para evidenciar el recibo a satisfacción del producto y en la cual se debe dejar

constancia de las inconformidades en el evento que las mismas existan.

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Mensual

Acta de recibo

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador certifique que la cantidad por sabor, número de lote y fecha de vencimiento de los alimentos de alto valor nutricional que recibió, coincide con la información registrada en el acta de entrega a satisfacción del producto.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

Informar oportunamente (como máximo el día 15 de cada mes) al ICBF, cuando se cuente con saldos de Alimentos de Alto Valor Nutricional, para que el ICBF pueda ajustar las cantidades a entregar en el siguiente mes.

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XXX

Mensual

Comunicación escrita

Verifique que, en el informe mensual de prestación del servicio, el operador relacione las comunicaciones informado al ICBF que se cuenta con saldos de alimentos de alto valor nutricional, para que el ICBF pueda ajustar las cantidades a entregar en el siguiente mes, cuando aplique.

Controlar y vigilar que los responsables realicen: i) Rotación adecuada del producto de forma que las “Primeras en entrar sean las primeras en salir”. ii) Entreguen oportunamente los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades y/o beneficiarios que harán uso de la misma, para evitar su deterioro. iii) Diligencien oportunamente los formatos del ICBF: Entrega a Unidades (cuando aplique), Entrega a Beneficiarios y Control de Inventarios en los puntos de entrega y el operador garantizará que se registre mensualmente el movimiento de los Alimentos de Alto Valor Nutricional (cantidades recibidas, suministradas y el saldo). Los formatos de entrega a unidades y beneficiarios deben presentarse en medio magnético, mensualmente durante los diez primeros días siguientes al mes vencido, al Centro Zonal ICBF de influencia en el municipio donde está ubicado el punto de entrega. iv) Se abstengan de realizar entregas de producto a unidades y/o beneficiarios no participantes de la modalidad. v) Se abstengan de recibir los Alimentos de Alto Valor Nutricional, que tenga en el acta de entrega otro destinatario, salvo en los casos debidamente autorizados por el ICBF. vi) Se abstengan xx xxxxx, vender, usar indebidamente, destinar y/o en general disponer de los Alimentos de Alto Valor Nutricional en forma diferente a la autorizada por el ICBF.

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Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador certifica que controla y vigila que se dé cumplimiento a: i) la rotación adecuada del producto de forma que las “Primeras en entrar sean las primeras en salir”. ii) la entrega oportuna de los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades y/o beneficiarios que harán uso de la misma, para evitar su deterioro. iii) Diligencia oportunamente los formatos del ICBF: Entrega a Unidades, Entrega a Beneficiarios y Control de Inventarios en los puntos de entrega y el operador garantizará que se registre mensualmente el movimiento de los Alimentos de Alto Valor Nutricional (cantidades recibidas, suministradas y el saldo). iv) Se abstengan de realizar entregas de producto a unidades y/o beneficiarios no participantes de la modalidad. v) Se abstengan de recibir los Alimentos de Alto Valor Nutricional, que tenga en el acta de entrega otro destinatario, salvo en los casos debidamente autorizados por el ICBF. vi) Se abstengan xx xxxxx, vender, usar indebidamente, destinar y/o en general disponer de los Alimentos de Alto Valor

Nutricional en forma diferente a la autorizada por el ICBF.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

Atender oportunamente los requerimientos que el ICBF realice, especialmente para dar respuesta a los organismos de control del Estado y novedades presentadas en las visitas realizadas por la Interventoría y/o el ICBF.

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Medidas complementarias y/o xx

XXX

Mensual

Requerimientos realizados y respuesta por parte del contratista

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador relacione los requerimientos realizados y las respuestas efectuadas para dar respuesta a los organismos de control del Estado y a las novedades presentadas en las visitas realizadas por la Interventoría y/o el ICBF,

cuando aplique.

Cancelar al ICBF el valor de los Alimentos de Alto Valor Nutricional cuando se presenten vencimientos o generen averías por mal almacenamiento o redistribución de producto o hurto o pérdida teniendo en cuenta el precio del mes de entrega o el precio definido por el ICBF en caso de entregarse otro tipo de alimento de Alto Valor Nutricional.

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Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Relación de cantidades de alimentos y recibo de consignación

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador relacione las cantidades de alimentos que presenten vencimientos, generen averías por mal almacenamiento o redistribución de producto, hurto o pérdida, teniendo en cuenta el precio del mes de entrega o el precio definido por el ICBF y el recibo de

consignación, cuando aplique.

Xxxxxxx con oportunidad las visitas que se efectúen por parte del ICBF y/o interventoría del contrato de producción y distribución de Alimentos de Alto Valor Nutricional y firmar el acta de visita anotando las observaciones a que haya lugar.

Centro de emergencia RAJ

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Acta de visita

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador relacione las actas de visitas que se hayan realizado por parte del ICBF y/o de la interventoría del contrato de producción y distribución de alimentos de alto valor nutricional, cuando aplique.

Dar trámite oportuno, a las acciones preventivas y correctivas necesarias para la solución de las novedades reportadas por el ICBF y/o la Interventoría.

Centro de emergencia RAJ

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados JC y MJ

Medidas complementarias y/o xx XXX

Mensual

Respuesta a acciones preventivas y correctivas

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador registre que dió trámite oportuno a las acciones preventivas y correctivas necesarias para la solución de las novedades reportadas por el ICBF y/o la Interventoría, cuando aplique.

Redistribuir por su cuenta (transportar de un lugar a otro) los saldos de los Alimentos de Alto Valor Nutricional que queden en sus puntos de entrega de acuerdo con las indicaciones que imparta el ICBF.

Centro de emergencia RAJ

CIP y CAE

Semicerrado internado, Semicerrado externados

Mensual

Informe mensual sobre la prestación del servicio

Verifique que, en el informe mensual sobre la prestación del servicio, el operador registre que redistribuyó por su cuenta (transportó de un lugar a otro) los saldos de los alimentos

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No.

Obligación

Minutas que contienen la

obligación

Frecuencia de

verificación

Documentos que evidencian el

cumplimiento de la obligación

Orientaciones para la verificación del cumplimiento

de la obligación

JC y MJ

Medidas complementarias y/o xx XXX

de alto valor nutricional que queden en sus puntos de entrega, de acuerdo con las indicaciones que imparta el ICBF, cuando

aplique.

VIII. OBLIGACIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN (EJE DE CALIDAD, EJE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, EJE DE GESTIÓN AMBIENTAL Y EJE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN)

NOTA: Para la verificación del cumplimiento de las obligaciones de los ejes del Sistema Integrado de Gestión – SIGE1 que están contenidas en las minutas de los contratos de aporte de los servicios de Protección, los supervisores y sus equipos de apoyo deben tener en cuenta las orientaciones contenidas en la Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad del ICBF y demás documentos relacionados vigentes.

4. TABLAS.

Tabla Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio – Entidades contratistas modalidades para las medidas complementarias en administración de justicia y las modalidades para las medidas y sanciones del proceso judicial – SRPA

Tabla. Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio – Entidades contratistas modalidades para las medidas complementarias en administración de justicia y las modalidades para las medidas y sanciones del proceso judicial – SRPA

Los contenidos mínimos* que las entidades contratistas deben incluir en el informe mensual sobre la prestación del servicio y los soportes que debe anexar al mismo (en medio magnético y/o físico según corresponda) con los demás documentos para el pago son:

 Número de cupos atendidos

 Ingresos, egresos en el periodo informado

 Caracterización de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes atendidos.

1 En la Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad del ICBFD, se establece que “Para la supervisión de estas obligaciones, el supervisor se podrá apoyar en el Profesional y/o Referente enlace, con el fin de confirmar las evidencias y soportes que garanticen el cumplimento de la respectiva obligación; así como para la retroalimentación que requiera el operador y/o contratista para el entendimiento y cumplimiento de las mismas.”

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Obligaciones

Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio

Anexos al informe mensual sobre la prestación del servicio

Obligaciones generales

 Certificación expedida por el representante legal en donde haga constar que:

 Asume la responsabilidad de todas las actividades del contrato.

 Cumple con lo establecido en el Manual de imagen corporativa del ICBF.

 Respeta e implementa la política y las normas sobre el uso de los recursos ambientales, (agua, energía, racionamiento de papel, normas sobre parqueaderos y manejo de desechos residuales).

 Cumple con las demás obligaciones exigidas (si aplica).

 Relación de solicitudes o requerimientos formulados por organismos de control (si se presentaron en el periodo).

Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:

 Documento de aprobación de pólizas expedido por el ICBF (Al inicio del contrato).

 Acta o actas de visita y/o comunicación de respuesta a los organismos de control, cuando aplique.

 Copia de la nómina y planilla de pago de seguridad social de sus empleados.

 Copia de la consignación cuando se haya solicitado reintegro y no se haya realizado descuento.

 Certificación de cumplimiento de Buenas Prácticas en la Gestión Contractual.

 Comunicaciones, acuerdos, convenios o cualquier otro documento que evidencie la gestión en la consecución de recursos y servicios que complementen la atención

integral a los usuarios (as).

Componente Técnico

 Resumen de las acciones del proceso de atención desarrolladas, de acuerdo con lo definido en el PAI y los lineamientos y demás documentos orientadores aplicables para el desarrollo de la operación según la modalidad contratada.

 Actualizaciones al PAI (En los casos que aplique)

 Avances y dificultades en el desarrollo del proceso de atención.

 Relación de los informes del proceso de atención entregados a las Autoridades Administrativas y Judiciales de cada usuario (a) según corresponda.

 Relación de informes complementarios entregados a las autoridades competentes (cuando aplique)

 Relación de las notificaciones a las autoridades competentes del ICBF cuando se presenten eventos de maltrato y/o de violencia sexual u otras situaciones que pongan en riesgo la vida e integridad física, emocional y mental de los adolescentes y/o jóvenes, beneficiarios del servicio. Relación de las acciones implementadas frente a estas situaciones.

 Relacionen de las notificaciones de las situaciones disciplinarias, amotinamiento y evasiones de las unidades de servicio a las autoridades judiciales y administrativas y a la Subdirección de Responsabilidad Penal. Referencia de las acciones llevadas a cabo para su mitigación.

 Avances en la implementación del Plan de Prevención del Daño Antijurídico

Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:

 Planilla de usuarios atendidos y certificado de cupos contratados y efectivamente utilizados.

 Certificado de cupos contratados y efectivamente utilizados

 Actas de participación y de socialización del Plan de Prevención del Daño Antijurídico con sus respectivos listados de asistencia (cuando aplique)

 PAI actualizado (cuando aplique)

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Obligaciones	Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio		Anexos al informe mensual sobre la prestación del servicio
		Certificación del cumplimiento de los protocolos establecidos para las visitas, traslado de
		adolescentes, y otros que fueron previamente aprobados con el fin de garantizar la
		seguridad e integridad de los y/o adolescentes y jóvenes y la comunidad institucional.
		(Aplica para privativas)
		Certificación que el operador se abstiene de utilizar áreas físicas o cuartos sin importar la
		denominación que se le dé, para aislar y/o castigar a los adolescentes y/o jóvenes
		atendidos en la unidad de servicio.
		Acciones desarrolladas en el marco del trabajo conjunto con el programa Familias con
		Bienestar.
		Relación de seguimientos efectuados en el periodo, a los adolescentes o jóvenes en los
		lugares donde desarrolla actividades laborales, educativas o familiares (Aplica para
		libertad vigilada y prestación de servicios)
		Relación xxx xxxxxxx humano (cantidad y perfiles) vinculado durante el periodo informado.	Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:  Acta de entrega de los documentos en físico y/o magnético que en desarrollo del contrato se hayan producido, de los bienes devolutivos que le hayan sido asignados en custodia (cuando aplique)
		Relación de las comunicaciones, acuerdos, convenios o cualquier otro documento que
		evidencie la gestión en la consecución de recursos y servicios que complementen la
		atención integral a los usuarios (as).
Componente		Fotografía (s) de la valla.
Administrativo		Relación del acta o las actas de visita y/o la comunicación o comunicaciones de respuesta
		a los requerimientos de los organismos de control (si aplica).
		Registro que el operador cuenta con los medios tecnológicos y de comunicación exigidos
		por el ICBF.
		Avances y participantes en la formación virtual en derechos sexuales y reproductivos, de
		acuerdo con las indicaciones dadas por el ICBF.
Obligaciones relacionadas con la dotación adquirida o recibida por el contratista	  	Relación de las reparaciones y mantenimientos efectuados para la conservación de bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato, cuando aplique. Relación de los elementos de dotación adquiridos y entregados con recursos del ICBF, cuando aplique. Certificación expedida por el representante legal en donde haga constar que:  Tomó las medidas necesarias para garantizar la conservación de los bienes recibidos o adquiridos, cuando aplique.  Le da a los bienes muebles entregados por el ICBF y adquiridos durante la ejecución del contrato, el uso legítimo autorizado.  Tomó las medidas necesarias para vigilar y custodiar los bienes muebles entregados y adquiridos durante la ejecución del contrato y/o dio aviso al ICBF en caso de ocurrir cualquier perturbación a la tenencia, dentro del tiempo establecido.	Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:  Inventario de los elementos de dotación adquiridos y entregados con recursos del ICBF  Libro auxiliar que evidencie el registro en el centro de costos.

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Obligaciones

Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio

Anexos al informe mensual sobre la prestación del servicio

Componente Legal

 Relación de las acciones adelantadas en el marco de la renovación de la licencia de funcionamiento (en los casos que aplique)

Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:

 Copia de licencia de funcionamiento (al inicio del contrato y cuando sea renovada)

 Certificaciones expedidas por el representante legal de la entidad o revisor fiscal, según corresponda, donde conste que la misma se encuentra x xxx y salvo con sus empleados en cuanto a sus obligaciones de carácter laboral, como: i) aportes parafiscales; ii) aportes con el Sistema de Seguridad Social Integral; iii) el pago de sueldos u honorarios, según la vinculación laboral; iv) el suministro de elementos necesarios para el adecuado

cumplimiento de sus labores; v) el reconocimiento de viáticos, gastos de viaje, entre otros.

Obligaciones referentes a la recepción, almacenamiento, suministro, inventario y custodia de Bienestarina

 Relación de datos de puntos de entrega con la información solicitada.

 Dificultades que afecten la cantidad o calidad de los alimentos (si aplica).

 Relación de las visitas que recibió la entidad en el periodo, por parte de la interventoría del contrato de producción y distribución de Alimento de Alto valor Nutricional y/o por parte del enlace del ICBF en el tema, las observaciones recibidas y las acciones que generó para mejorar frente a los hallazgos que se hubiesen generado.

 Certificación expedida por el representante legal en donde haga constar que:

 Utiliza los alimentos de alto valor nutricional únicamente para cumplir a cabalidad el objeto del presente contrato, de conformidad con las directrices, lineamientos, normas y procedimientos establecidos por el ICBF.

 La cantidad por sabor, número de lote y fecha de vencimiento de los alimentos de alto valor nutricional que recibió, coincide con la información registrada en el acta de entrega a satisfacción del producto.

 Controla y vigila que se dé cumplimiento a: i) la rotación adecuada del producto de forma que las “Primeras en entrar sean las primeras en salir”. ii) la entrega oportuna de los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades y/o beneficiarios que harán uso de la misma, para evitar su deterioro. iii) Diligencia oportunamente los formatos del ICBF: Entrega a Unidades, Entrega a Beneficiarios y Control de Inventarios en los

puntos de entrega y el operador garantizará que se registre mensualmente el movimiento de los Alimentos de Alto Valor Nutricional (cantidades recibidas,

Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe adjuntar los documentos siguientes:

 Acta y/o planilla de entrega de los Alimentos de Alto Valor Nutricional a las unidades de servicio y/o beneficiarios, de acuerdo con el número de puntos de entrega establecidos.

 Concepto sanitario del vehículo que transporta los alimentos de alto valor nutricional a las unidades

 Actas o comunicaciones generadas para la gestión de la promoción del control social para el adecuado uso de los Alimentos de Alto Valor Nutricional.

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Obligaciones

Contenidos mínimos del informe mensual sobre la prestación del servicio

Anexos al informe mensual sobre la prestación del servicio

suministradas y el saldo). iv) Se abstengan de realizar entregas de producto a unidades y/o beneficiarios no participantes de la modalidad. v) Se abstengan de recibir los Alimentos de Alto Valor Nutricional, que tenga en el acta de entrega otro destinatario, salvo en los casos debidamente autorizados por el ICBF. vi) Se abstengan xx xxxxx, vender, usar indebidamente, destinar y/o en general disponer de los Alimentos de Alto Valor Nutricional en forma diferente a la autorizada por el ICBF.

 Dio trámite oportuno a las acciones preventivas y correctivas necesarias para la solución de las novedades reportadas por el ICBF y/o la Interventoría, cuando aplique.

 Redistribuyó por su cuenta (transportó de un lugar a otro) los saldos de los alimentos de alto valor nutricional que queden en sus puntos de entrega, de acuerdo con las indicaciones que imparta el ICBF, cuando aplique.

 Cumple con lo establecido en la G9. PP Guía de almacenamiento de bodegas de alimentos de alto valor nutricional.

Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión

Relación de las evidencias que se adjuntan y de las acciones adelantadas en el periodo, que no se soporten en los anexos.

Para evidenciar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales, el operador debe aportar las evidencias que correspondan de acuerdo con lo establecido Guía para la adquisición de bienes y servicios de calidad del ICBF y

demás documentos relacionados vigentes.

*Incluya otros contenidos o anexos, en los casos que lo considere pertinente.

5. CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha	Versión	Descripción del Cambio

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