Contract

ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL, ADMINISTRACIÓN DEL APLICATIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD, REPROGRAFÍA Y ADMINISTRACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.

1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN

1. JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

Según el Decreto 4819 del 29 de diciembre de 2010, el FONDO ADAPTACIÓN tiene como finalidad la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, de telecomunicaciones, de ambiente, de agricultura, de servicios públicos, de vivienda, de educación, de salud, de acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de "La Niña", así como impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo de la población, frente a las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.

El artículo 3° de la Ley 594 de 2000, define para efectos de la interpretación de la Ley General de Archivos la gestión documental como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El artículo 21 de la Ley 594 de 2000, señala: “Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”.

El Decreto 2609 de 2012 reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, estableciendo entre otros las bases para la Gestión de Documentos, el Programa de Gestión Documental, el Sistema de Gestión Documental, la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Para el cumplimiento de la obligación impuesta por la Ley General de Archivo, el FONDO tiene la obligación de continuar con un programa de Gestión Documental, que tiene como objetivo hacer de este una entidad moderna, ágil, eficiente, segura y con bajos costos operativos, cimentando estos objetivos en una cultura de trabajo sobre cero papel con la implementación del proceso de Gestión documental integral para continuar con las estrategias al interior del FONDO, dándole el impulso a la mejora de la administración documental.

Así mismo, el artículo 3° del Acuerdo 060 de 2001, frente a las Unidades de Correspondencia señala que: “Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

2. Objetivo de la Contratación

Prestar los servicios integrados de administración documental durante todo el ciclo vital del documento: administración de las comunicaciones oficiales de entrada, preparación de las comunicaciones de salida e internas; administración de los archivos de gestión y central; custodia, transporte en sitio atendiendo consultas, préstamos, y procesos de creación y actualización de expedientes; servicios de digitalización, indexación, integración de imágenes virtuales en los correspondientes expedientes virtualización de los documentos y cargue para su disponibilidad; reprografía, servicio de fax, digitalización por demanda, y demás actividades requeridas para apoyar el cumplimiento de los objetivos y prestación de los servicios de gestión documental integrada.

2. ANÁLISIS DE LAS ALTERNATIVAS DE SATISFACCIÓN DE LA NECESIDAD Y SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA MÁS FAVORABLE

Frente a la necesidad planteada se encuentra que la Contratación Directa, es la alternativa más favorable, considerando es una persona jurídica que ofrece los servicios requeridos por la Entidad, para apoyar el cumplimiento de los objetivos y prestación de los servicios de gestión documental integrada.

3. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

1. Objeto

Prestar los servicios de administración documental, que incluye: radicación, clasificación, distribución, digitalización, reprografía, organización, insumos necesarios para la gestión, consulta, préstamo, custodia, transporte, administración del aplicativo del sistema de gestión documental y arriendo de espacios físicos para la administración del patrimonio documental de la entidad, de conformidad con las obligaciones y la normatividad archivística vigente y las políticas internas en materia documental.

2. Alcance del Objeto

El alcance del contrato a suscribir abarca la prestación de los siguientes servicios, a saber:

Ítem I Prestación del servicio de Administración Documental integral.

Ítem II Prestación del servicio de Custodia Documental

Ejecutándose de manera integral los servicios relacionados con el objeto de la contratación de manera que se tenga control en la gestión de todos los documentos y comunicaciones del FONDO, es decir:

-Comunicaciones de entrada que ingresan de manera física o electrónica.

-Comunicaciones internas o memorandos que se generan entre funcionarios áreas.

-Comunicaciones de salida, producto de la gestión y trámite de las diversas dependencias, las cuales deben emitirse en términos legales y con el respectivo seguimiento y registro de su éxito o culminación.

-Control de los expedientes de las distintas series documentales que se han recibido o se han generado en EL FONDO según los xxxxxx normativos vigentes y pertinentes, así como mediante la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

-Actualización de los mismos con base en las comunicaciones de entrada, internas y de salida según los xxxxxx normativos vigentes y pertinentes.

-Velar por la integridad física y lógica de los documentos en condiciones de preservación, protección y seguridad adecuadas.

-Velar por el adecuado uso y aprovechamiento de las herramientas de gestión y control disponibles con el fin de gestionar de manera eficiente los recursos de información y los documentos a cargo, de manera que se hagan disponibles por medio preferiblemente virtuales para las áreas misionales y no misionales que las requieren para surtir sus trámites de manera oportuna, completa y veraz.

Entre otras, las relacionadas con la aplicación de los acuerdos de gestión y niveles de servicio suscritos con las áreas usuarias en cuanto a disponibilidad de la información, atención de préstamos y consultas, certificaciones, desgloses, y demás actividades requeridas para la gestión oportuna, eficiente y segura de la información que genera y administra EL FONDO.

3. Valor

El valor del contrato corresponde al precio de la propuesta económica del CONTRATISTA, el cual asciende a la suma de QUINIENTOS NOVENTA Y SIETE MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS CON SESENTA Y OCHO CENTAVOS ($597.049.956,68), e incluye el IVA . Según el siguiente detalle:

A continuación se relaciona la tabla de presupuesto total de acuerdo a los valores unitarios:

DESCRIPCION	Mes	2014	2015	2016	TOTAL
SUMINISTROS DE MATERIALES PARA ARCHIVO	1	$ 16.129.800,00			$ 16.129.800,00
ARRIENDO DE ESPACIOS PARA ARCHIVO	22	$ 161.633.007,00		-	$ 161.633.007,00
TRANSPORTE Y CONSULTA DOCUMENTAL	22	$ 611.737,60	$ 16.162.278,40	$ 14.194.000	$ 30.968.016,00
SERVICIO DE ADMINISTRACION DEL SISTEMA DOCUMENTAL	22	$ 200.000,00	$ 88.418.761	$74.338.771	$ 162.957.532.00
REPROGRAFIA	22	$ 200.000,00	$ 86.071.156,36	$ 71.725.963,64	$ 157.997.120,00
					$ 597.049.956,68

4. Rubro presupuestal

Los compromisos derivados del presente contrato para la vigencia fiscal 2.014, se encuentran respaldados con los siguientes certificados de disponibilidad presupuestal, expedido por el Asesor III Administrativo y Financiero (e) de la Entidad, los cuales se enuncian:

-CDP no.16014 del 31 de diciembre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-10-2 Arrendamiento bienes inmuebles” la suma de CIENTO SESENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y TRES MIL SIETE PESOS M/CTE ($161.633.007), el cual se afectará hasta por la suma de CIENTO SESENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y TRES MIL SIETE PESOS M/CTE ($161.633.007) incluido IVA.

-CDP no.15914 del 31 de diciembre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-4-23 Otros materiales y suministros” la suma de DIECISEIS MILLONES CIENTO VEINTINUEVE MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($16.129.800), el cual se afectará hasta por la suma de DIECISEIS MILLONES CIENTO VEINTINUEVE MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($16.129.800) incluido IVA.

-CDP no.13014 del 3 de octubre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-6-8 Otros comunicaciones y transporte” la suma de QUINCE MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO MIL QUINIENTOS NOVENTA Y SIETE PESOS ($15.645.597), el cual se afectará hasta por la suma de SEISCIENTOS ONCE MIL SETECIENTOS TREINTA Y SIETE PESOS CON SESENTA CENTAVOS ($611.737,60), incluido IVA.

-CDP no.12914 del 3 de octubre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-6-5 Servicios de transmisión de información” la suma de SEIS MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y NUEVE MIL TREINTA Y CINCO PESOS M/CTE ($6.279.035), el cual se afectará hasta por la suma de CIEN MIL PESOS M/CTE ($100.000), incluido IVA.

-CDP no.12414 del 3 de octubre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-10-1 Arrendamiento bienes muebles” el cual contempla la suma xx XXXX MILLONES CIENTO NOVENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y CUATRO PESOS M/CTE ($10.198.894), la cual se afectará hasta por la suma de CIEN MIL PESOS M/CTE ($100.000), incluido IVA.

-CDP no.12314 del 3 de octubre de 2014, el cual contempla recursos para el rubro “A-2-0-4-7-6 Otros gastos por impresos y publicaciones” el cual contempla la suma de CATORCE MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($14.500.000), el cual se afectará hasta por la suma de DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($200.000), incluido IVA.

De igual forma cuenta con vigencias futuras para los años 2015 y 2016 de conformidad con el Oficio de la Referencia 0-0000-000000 del dieciocho (18) de Noviembre de 2014, suscrito por el Director General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por concepto de “Gastos Generales”, y la autorización de vigencias futuras n° 90414 del 19 de noviembre de 2014, así:

Para la vigencia 2015 se cuenta con aprobación de vigencias futuras el cual contempla para los siguientes rubros:

- “A-2-0-4-6-8 Otros comunicaciones y transporte” hasta por la suma de CINCUENTA Y SEIS MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y TRES MIL OCHENTA PESOS M/CTE ($56.893.080), la cual se afectará en la suma de DIECISEIS MILLONES CIENTO SESENTA Y DOS MIL DOSCIENTOS SETENTA Y OCHO PESOS CON CUARENTA CENTAVOS ($16.162.278,40) incluido IVA.

-“A-2-0-4-6-5 Servicios de transmisión de información” la suma de CIENTO SESENTA Y OCHO MILLONES DE PESOS M/CTE ($168.000.000), , la cual se afectará hasta por la suma de OCHENTA Y OCHO MILLONES CUATROCIENTOS DIECIOCHO MIL SETECIENTOS SESENTA Y UN PESOS CON NOVENTA Y DOS CENTAVOS ($88.418.761.92), incluido IVA.

-“A-2-0-4-10-1 Arrendamiento bienes muebles” el cual contempla la suma de TREINTA Y SEIS MILLONES SEISCIENTOS DIECIOCHO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($36.618.276), la cual se afectará hasta por la suma de TREINTA Y SEIS MILLONES SEISCIENTOS DIECIOCHO MIL DOSCIENTOS SETENTA Y SEIS PESOS M/CTE ($36.618.276), incluido IVA.

-“A-2-0-4-7-6 Otros gastos por impresos y publicaciones ” el cual contempla la suma de CIENTO VEINTE MILLONES TRESCIENTOS VEINTICUATRO MIL SEISCIENTOS PESOS M/CTE ($120.324.600), la cual se afectará hasta por la suma de OCHENTA Y SEIS MILLONES SETENTA Y UN MIL CIENTO CINCUENTA Y SEIS PESOS CON TREINTA Y SEIS CENTAVOS ($86.071.156,36), incluido IVA.

Para la vigencia 2016 se cuenta con aprobación de vigencias futuras el cual contempla para los rubros:

-“A-2-0-4-6-8 Otros comunicaciones y transporte” hasta por la suma de CUARENTA Y SIETE MILLONES CUATROCIENTOS DIEZ MIL NOVECIENTOS PESOS M/CTE($47.410.900), la cual se afectará en la suma de CATORCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y CUATRO MIL PESOS ($14.194.000) incluido IVA.

- “A-2-0-4-6-5 Servicios de transmisión de información” la suma de CIENTO CINCUENTA Y CUATRO MILLONES DE PESOS M/CTE ($154.000.000) , la cual se afectará hasta por la suma de SETENTA Y CUATRO MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y OCHO MIL SETECIENTOS SETENTA Y UN PESOS ($74.338.771), incluido IVA.

-“A-2-0-4-10-1 Arrendamiento bienes muebles” el cual contempla la suma de TREINTA Y UN MILLONES TRESCIENTOS SETENTA Y CUATRO MIL TRESCIENTOS CINCUENTA Y TRES PESOS M/CTE ($31.374.353), la cual se afectará hasta por la suma de TREINTA MILLONES SETECIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL DOSCIENTOS CUATRO PESOS M/CTE ($30.746.204), incluido IVA.

- “A-2-0-4-7-6 Otros gastos por impresos y publicaciones ” el cual contempla la suma de CIEN MILLONES DOSCIENTOS SETENTA MIL QUINIENTOS PESOS M/CTE ($100.270.500), la cual se afectará hasta por la suma de SETENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS VEINTICINCO MIL NOVECIENTOS SESENTA Y TRES PESOS CON SESENTA Y CUATRO CENTAVOS ($71.725.963,64), incluido IVA.

5. Forma de pago.

El FONDO ADAPTACIÓN pagará el valor del contrato una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa anual mensualizado de caja) en:

Un pago anticipado por la suma de CIENTO SESENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS TREINTA Y TRES MIL SIETE PESOS M/CTE ($161.633.007) incluido IVA, por concepto de arriendo de espacios para archivo.

Un pago por la suma de DIECISEIS MILLONES CIENTO VEINTINUEVE MIL OCHOCIENTOS PESOS M/CTE ($16.129.800) incluido IVA, por concepto de suministro de materiales para archivo.

Un pago por la suma de SEISCIENTOS ONCE MIL SETECIENTOS TREINTA Y SIETE PESOS CON SESENTA CENTAVOS ($611.737,60) incluido IVA, por concepto de transporte y consulta documental.

Así mismo el FONDO ADAPTACIÓN realizará los pagos mensuales previa facturación y/o cuenta de cobro por costos variables en el uso de los servicios prestados, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del contrato, y acreditación de cumplimiento de sus obligaciones.

En caso de que los servicios se presten durante un lapso menor al mes, se pagarán en proporción a la correspondiente fracción del mes.

Los pagos se efectuarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la respectiva factura en el área financiera, previa presentación del:

a).La certificación expedida por el supervisor del contrato, en la que conste el cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones durante el respectivo lapso, previa presentación por parte de EL CONTRATISTA del informe de ejecución.

b) La acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, por el respectivo período, de acuerdo con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que regulan la materia.

Cuando la factura no se presente con el lleno de los correspondientes requisitos o no se acompañe de los documentos necesarios para el pago. Las demoras que se presenten por esta causa serán responsabilidad del CONTRATISTA; por lo tanto, no causarán intereses, ni compensación de ninguna naturaleza.

Los pagos se efectuarán mediante consignación al CONTRATISTA, en la cuenta bancaria que este indique y cuya titularidad acredite.

6. Obligaciones del contratista

Item I: Prestación del servicio de Administración Documental integral.

1. Deberá manejar los archivos de gestión de manera centralizada con los procesos de administración que sean requeridos y de la manera más óptima posible.

2. Cumplir con las políticas xx xxxx papel emitidas por el Gobierno Nacional (Directiva Presidencial 04 de 2012) y adoptadas por el Fondo, para la racionalización en la utilización de documentos físicos.

3. Coadyuvar en la aplicación de las políticas institucionales que permitan dar transparencia en la gestión de la Entidad y al logro de los objetivos del Estatuto Anticorrupción.

4. Dar estricto cumplimiento a la normatividad aplicable y vigente en materia de gestión documental, tales como: Ley 594 de 2000, Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, la estrategia “Cero Papel”, la Directiva Presidencial 04 de 2012, el Decreto 2693 de 2012 y el Manual de Gobierno en línea 3.1, Ley 962 de 2005, Ley 1437 de 2011, Ley 527 de 1999, Acuerdo 060 de 2001 del Archivo general, el Decreto 2609 de 2012 y sus disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, estableciendo entre otros las bases para la Gestión de Documentos, el Programa de Gestión Documental, el Sistema de Gestión Documental, la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, la articulación con otros organismos y entidades del Estado en el desarrollo de las normas en cuanto a la Gestión de Documentos.

5. Adoptar las medidas necesarias para actualizar los procesos de gestión documental en el evento en que las normativas aplicables a estos temas, sean modificadas.

6. Aplicar un protocolo de digitalización certificada que permita al FONDO prescindir en la mayor cantidad de trámites posibles del uso de documentos físicos.

7. Implementar una herramienta de seguimiento y control al consumo en los servicios asociados a Reprografía (fotocopias, digitalizaciones por demanda e impresiones), con el fin de establecer las bases para procedimientos restrictivos del uso, creación de cultura del ahorro y eficiencia administrativa.

8. Implementar los controles, registros, planillas y demás evidencias que se deban generar en la ejecución de las actividades tanto para la operación como para la supervisión administrativa y financiera del contrato y demás actividades inherentes a la naturaleza del mismo deben generarse y permanecer de manera electrónica, garantizando la accesibilidad a éstos en el momento requerido por EL FONDO. Se deberá incorporar en sus soluciones o procesos la herramienta que permita potencializar las buenas prácticas.

9. Asegurar la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos administrativos que se generen en representación del FONDO, así como la integración de expedientes electrónicos correspondientes en la solución tecnológica que se encuentre en EL FONDO, destinada para tal fin, por medio de la operación.

10. Implementar procesos de mejoramiento permanente en la gestión de tecnología y en la aplicación de un Sistema de Gestión de Seguridad, para la protección de los activos de información.

11. Incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la entidad a través del uso de medios electrónicos y promover la reducción en el consumo de papel gracias a la observancia e implementación de la Política xx Xxxx Papel, así como implementar el intercambio de toda la información relacionada con circuitos de trámites y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones

12. Los documentos electrónicos de archivo que se reciban, tramiten o generen en las soluciones tecnológicas dispuestas para tal fin deben cumplir con los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad establecidos en las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011, el Decreto 2609 de 2012 y las normas que las regulen o modifiquen.

13. Implementar proyectos de digitalización o escaneo en los procesos de alto valor bajo las guías y buenas prácticas de digitalización de documentos.

14. Gestionar de manera normalizada la prestación del servicio integral (recepción de comunicaciones, radicación, alistamiento o preparación, digitalización, indexación, control de calidad, organización, clasificación, conformación de expedientes, actualización de expedientes, reprografía documental) observando durante todas las etapas del proceso el debido control de los documentos físicos involucrados).

15. Dar cumplimiento a los Acuerdos de Niveles de servicios ANS establecidos por la entidad para honrar los servicios de Gestión Documental presta a las áreas usuarias.

16. Brindar el servicio de radicación de las comunicaciones oficiales y correspondencia del FONDO de entrada, salida e interna, direccionamiento, digitalización, distribución y entrega de los documentos, y los correspondientes traslados físicos a que haya lugar de acuerdo con los niveles de servicios del contrato.

17. Asistir, participar y prestar asistencia técnica en representación del FONDO en reuniones o comités externos relacionados con la gestión documental, cuando sea convocado con el fin de velar por los intereses de la misma en materias de su competencia.

18. Prestar los servicios de clasificación documental, ordenación, descripción, actualización, consulta y gestión de préstamos del archivo de gestión centralizado del Fondo o en sus diferentes sedes, propendiendo siempre por promover medios de consulta digital.

19. Garantizar la confidencialidad y privacidad de la información que por razón del presente contrato deba manejar.

Ìtem ii Administración de la custodia en sitio.

1. El Contratista prestará el servicio de guarda de la documentación del FONDO en instalaciones arrendadas lo que implica la responsabilidad jurídica en la administración y conservación de las unidades documentales y las instalaciones u espacios que proporcionaron.

2. El servicio de custodia debe cubrir los fondos documentales que se encuentran en archivos de gestión, servicio que será llamado Administración de la custodia de Archivos de Gestión - AG y los documentos de baja consulta que serán llamados Administración de la custodia del Archivo Intermedio – AI.

3. La administración del AG se realizará sobre unidades documentales que podrán ser radicados (en tránsito en el proceso de virtualización ó hacia su inclusión en expedientes y la custodia del AI se realizará sobre unidad de almacenamiento o expediente.

4. Utilizar un software que cumpla con los requerimientos básicos funcionales acordes con la forma de operación prevista para EL FONDO, preferiblemente el aplicativo de Inventarios y Trazabilidad de documentos físicos. Los requerimientos mínimos de información, que se deben atender con el software son: generación de reportes que permitan la verificación de la trazabilidad de los documentos, desde su ingreso hasta su destino final, el seguimiento de los usuarios responsables con documentos a cargo, validación de usuarios y de procesos asociados a los documentos, generación y actualización de las TRD y de toda la estructura de clasificación documental, aplicación de las TRD, modificación de usuarios y procesos, entre otros.

5. El Contratista deberá velar por el cumplimiento del Acuerdo 037 de 2002 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

6. De igual manera asegurarse que las instalaciones o espacio donde reposen los documentos cumplan con cada uno de los puntos detallados en el Acuerdo 049 del 2000 “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”, así como, dar cumplimiento a lo establecido en el parágrafo del artículo 60 del Reglamento General de Archivos el cual establece: "En las transferencias de documentos, deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos".

7. La custodia documental debe prestarse tanto para documentación que se encuentra activa, es decir para documentos que se consultan con periodicidad de hasta de un mes, éstos son llamados Archivos de Gestión AG, y para documentación que no es susceptible de consulta frecuente llamada Archivo Intermedio AI

8. El Fondo ha identificado que existe un aproximado de 1.200 unidades de conservación Archivo de Gestión (alta consulta y baja consulta), las cuales serán administradas por el prestador de servicios y se incrementarán paulatinamente según la actividad de la Entidad.

9. En relación con las consultas y préstamo de documentos físicos, EL FONDO da preferencia a la disponibilidad de documentos en medios virtuales y por lo tanto la consulta de expedientes y documentos físicos se considera marginal. Por ello se ha identificado un aproximado de Recuperación de 1 a 3 cajas por mes.

Estas cifras son datos aproximados, los cuales tienen únicamente un valor estimativo, toda vez que las cantidades podrán variar en cada uno de los meses de ejecución del contrato, de conformidad con las actuaciones realizadas por EL FONDO.

7. Registrar y tramitar para EL FONDO a través las solicitudes xx xxxxxxxx que realice supervisor del contrato realizará a través del aplicativo de Inventarios, información que deberá diligenciarse registrando las solicitudes xx xxxxxxxx de expedientes el cual garantizará la trazabilidad de la información.

8. Una vez devuelta la unidad documental, el Contratista se deberá registrar la fecha de devolución en el aplicativo de Inventarios y es responsabilidad del Contratista que una vez rearchivada la unidad documental, esta quede disponible inmediatamente.

9. El Contratista debe efectuar la vigilancia de las unidades de conservación, que no tengan movimientos en el mes y mantener una estadística de los movimientos y frecuencia de uso en EL FONDO, para tomar la decisión de efectuar cambios de ubicaciones que favorezcan los tiempos de ubicación y entrega de posteriores consultas. Así mismo tomar decisiones sobre eventuales transferencias a otros archivos y en general decisiones que deben tomarse en relación con la administración de documentos y estas, deben ser avaladas por el supervisor del contrato que EL FONDO determine.

10. La bodega deberá contar con los instrumentos técnicos que de manera ininterrumpida que midan las condiciones ambientales y alerten a los administradores sobre variaciones importantes en la misma.

11. Disponer los perfiles adecuados para la prestación de los servicios pudiendo ser este servicio liderado y controlado con su propia estructura de coordinación, supervisión y apoyo logístico.

12. Entregar los reportes, informes de seguimiento, reportes de consumo de servicio, manuales, actas, propuestas de mejora y demás documentos que se requieran durante la ejecución del contrato.

7. El contratista deberá acordar, en conjunto con el FONDO, un plan de trabajo que permita a lo largo del proyecto establecer su estado, porcentaje de avance, utilización de los recursos humanos y físicos asumiendo acciones preventivas, o en su defecto, correctivas en forma oportuna, cronograma de cada una de las actividades propuestas para la ejecución de las labores requeridas, señalando inicio y final de cada actividad, tiempo de ejecución, número de personas que realizarán las diferentes actividades y fecha de entrega de la mismas, y en general el cumplimiento del objeto contratado. El plan de trabajo debe estar discriminado por semanas, indicando avances numéricos y porcentuales y fases críticas.

Para la prestación del servicio el Contratista deberá ajustarse a los perfiles requeridos y definir con la supervisión de EL FONDO la cantidad de cada grupo de perfiles en las cantidades que sean las indicadas para la correcta prestación del servicio, cumplimiento de los niveles de servicio, oportuna entrega de cada compromiso, generación de indicadores y reportes de seguimiento y control. Por ello en su momento deberá presentar para aprobación un plan de trabajo con el número de personas con las que ejecutará el contrato, sus roles y funciones, así como el tiempo de dedicación a las labores del contrato y especificar cuántos turnos laborará para el cumplimiento en términos de tiempo y calidad.

7. El personal requerido para la ejecución del contrato, los elementos de dotación de seguridad industrial y salud ocupacional que garanticen el bienestar de los colaboradores que tendrán a su cargo el desarrollo de las labores técnicas, los insumos como carpetas, cajas, ganchos plásticos y demás elementos de papelería y archivo, depósitos, panales de organización, estantería, mobiliario, papelería y los demás elementos e insumos que se requieran para la gestión y organización integral de los documentos, expedientes y en general para la prestación de los servicios serán de responsabilidad del Contratista y se obligará a proveerlos en las condiciones de calidad y cantidad necesarias para la adecuada prestación de los servicios.

Las carpetas a utilizar para la preservación de los expedientes deben ser de acuerdo con la resistencia de acuerdo a la normatividad y estándares vigentes.

Los equipos de cómputo e impresoras de rótulos de radicación, pistolas lectoras de código xx xxxxxx, mouses, teclados, impresoras de apoyo al trabajo del Contratista en la prestación de los servicios y cualquier otro elemento necesario para la operación exclusiva del proyecto deben ser suministrados por El Contratista. Igualmente, estará a cargo de éste el licenciamiento de software, mantenimiento y correcciones o reparaciones que éstos requieran en particular los mencionados, siendo propiedad de El Contratista y pudiendo disponer de ellos una vez finalice el proyecto. Así mismo el software para el levantamiento de inventarios, lectura o validación de código xx xxxxxx y demás que apoyen la prestación del servicio que El contratista considere incorporar en complemento de los sistemas del FONDO.

7. Informar oportunamente al Fondo, sobre cualquier irregularidad que se presente en la ejecución del contrato.

8. Llevar un control estricto de los servicios prestados, de manera que su valor no supere el del Certificado de Registro Presupuestal, debiendo informar al Fondo con debida antelación esta situación, antes de que ello suceda.

9. Obrar con buena fe, evitando dilaciones, entrabamientos o represamientos, que puedan presentarse durante la ejecución del contrato.

10. Además de lo expuesto El Contratista debe contar con:

• Excelencia en el servicio.

• Conocimiento xxx xxxxxxx.

• Conocimiento de la estrategia del cliente.

• Involucramiento en los retos del cliente.

• Comunicación abierta, activa y consistente.

• Conocimiento y suficiencia técnica.

• Integridad y honestidad

• Búsqueda de la rentabilidad operativa.

• Transparencia y confiabilidad.

• Flexibilidad en soluciones.

• Alianza con fabricantes líderes para traer las mejores prácticas y desarrollos.

• Responsabilidad social.

• Cercanía y presencia para hacer acompañamiento.

El Contratista debe aplicar las políticas mínimas requeridas para la prevención contra incendios y material de primeros auxilios para proteger la documentación, el promedio de documentación que se calcula para el que se requiere prestar primeros auxilios es del 5% sobre el total de la documentación a intervenir, este proceso de primeros auxilios debe ser paralelo a la organización con el fin de no retrasarla.

Todos los documentos, evidencias y registros que se generen como resultado de la contratación son propiedad de la entidad y deberán ser utilizados única y exclusivamente para el FONDO.

OBLIGACIONES DEL FONDO

1. Cancelar el valor total del contrato, de conformidad con la forma de pago estipulada en el mismo.

2. Designar al supervisor del control de ejecución, quien estará en permanente contacto con EL CONTRATISTA, para la coordinación de cualquier asunto que así lo requiera.

3. Suscribir la correspondiente Acta de recibo a satisfacción del contrato, previo el cumplimiento por parte del contratista de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

4. Suscribir los demás documentos que sean necesarios y consecuentes, para la correcta prestación del servicio contratado

5. Disponer de los recursos físicos suficientes para la prestación del servicio

7. Plazo de ejecución del contrato

El Plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de octubre de 2016, a partir de la suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única por parte de la Secretaria General y Expedición del registro presupuestal.

8. Supervisión

La supervisión del contrato estará a cargo del FONDO  a través del funcionario que el Gerente o la Secretaria General designe para tal fin de acuerdo con en el artículo 43 del Manual de Contratación de la Entidad. 

4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO QUE SE PRETENDE CELEBRAR

La presente contratación tiene como fundamento jurídico lo consagrado en el artículo 7° del Decreto 4819 de 2010, el Decreto 2962 de 2011 modificado por el Decreto 1241 de 2013:

Artículo 7° Decreto 4819 de 2010, el cual establece:

“Régimen Contractual. Los contratos que celebre el FONDO para el cumplimiento de su objeto, cualquiera sea su índole o cuantía, se regirán por el derecho privado y estarán sujetos a las disposiciones contenidas en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, dando aplicación a los artículos 14 a 18 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará todas las condiciones para la contratación del FONDO que permitan mayor eficiencia en la recuperación, construcción y reconstrucción por el fenómeno de "La Niña", garantizando el cumplimiento de los principios constitucionales y legales citados en el presente artículo.”

Artículo 4° del Decreto 2962, modificado por el artículo 1° del Decreto 1241 de 2013:

"Artículo 4°. MODALIDADES DE SELECCIÓN. La selección de los contratistas del Fondo Adaptación se adelantará con arreglo a las siguientes modalidades, previa adopción de los planes y proyectos por parte del Consejo Directivo:

4.1. Selección Directa: Modalidad mediante la cual el Fondo Adaptación escogerá directamente al contratista, con sujeción a los precios xxx xxxxxxx y sin que se requiera obtener varias ofertas.

Procederá la contratación directa en los siguientes eventos:

4.1.1. Cuando el valor del contrato incluidas sus adiciones sea inferior a 20.000 SMMLV. (…)

De conformidad con estas dispociones, la gerencia del FONDO puede contratar directamente, sin necesidad de autorización previa del Consejo Directivo, contratos cuya cuantía sea igual o inferior a 20.000 SMMLV; suma equivalente a doce mil trescientos veinte millones de pesos ($00.000.000.000) M/L. De acuerdo con el estudio previo que precede esta contratación, el valor del contrato asciende a la suma de QUINIENTOS NOVENTA Y SIETE MILLONES CUARENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS CON SESENTA Y OCHO CENTAVOS ($597.049.956,68) incluido IVA.

6. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONÓMICO ESTIMADO DEL CONTRATO

1. ANÁLISIS XXX XXXXXXX: Medios de consulta de condiciones y precios xx xxxxxxx

El sector de la gestión documental es ahora mucho más que el archivo y la conservación de la información; desde mediados de los años 2004 y 2005 incluye servicios de BPO (Business Process Outsourcing), que esencialmente se basa en externalizar o tercerizar toda un serie de procesos internos de las empresas que supone un elevado gasto no productivo.

Simultáneamente las nuevas tecnologías tienen un papel fundamental en este proceso. La digitalización de documentos es tan solo el primer paso para bajas los gastos. Estas nuevas tecnologías permiten almacenar una gran cantidad de información con diferentes formatos y contenidos, los cuales pueden clasificarse con mayor facilidad y están con una disposición más inmediata.

Existe una gran cantidad de pequeñas empresas dedicadas al tema de reprografía, igualmente se encuentran en el mercado empresas xx xxxxxxx y gran tamaño que han tenido que diversificar, ofreciendo nuevos servicios como los de administración y custodia documental.

De acuerdo al análisis de mercados gestionado por la Universidad de La Salle, el subsector con mayor desarrollo en cuanto a gestión de archivo se refiere es el de las entidades del Sector Central, las cuales han incorporado de manera acelerada los adelantos que en materia tecnológica han aparecido en el mercado, los archivos de la administración pública central cuentan con bases de datos para la recuperación de los documentos, sistemas de digitalización y/o microfilmación de documentos; en algunoscasos la tecnología se incorpora dentro de los contratos de Outsourcing, como es el caso del presente proceso.

De acuerdo al Informe emitido por la Superintendencia de Sociedades, referente al comportamiento de las 1.000 empresas más grandes del sector real (2014), se evidencia un aumento de cuatro puntos comparando la vigencia 2013 con la del 2012, en el segmento de servicios a las empresas así:

Tendencias en el Sector de Archivos (Fuente): Análisis del Sector de las Empresas Prestadoras de Servicios en el Manejo de la Información, en el Departamento de Cundinamarca. Universidad de La Salle (2008)):

En Colombia por más de 100 años, se han desarrollado una serie de principios, normas, técnicas y procedimientos estructurados y normalizados que permiten una adecuada organización de los archivos; estos avances no se han aplicado equitativamente en todos los archivos del territorio colombiano, siendo los más afectados los archivos de los municipios y los departamentos.

Algunos archivos del país, han incorporado las nuevas tecnologías de la información a su gestión diaria, pasando muchas veces y desconociendo la aplicación de los principios universales de la archivística.

Tomando como base las políticas del Gobierno Nacional en materia archivística, las directrices del Consejo Internacional de Archivos y los amplios avances en el tema de software, se encuentra que la visión que se le asigna al manejo de la información documental en Colombia se rige por los siguientes aspectos:

• Los archivos públicos continuarán aplicando conocimientos técnicos en materia de administración de archivos.

• El mercado del Software presionará cada vez más a las Entidades para que sean incorporadas cada vez más y con mayor profundidad en todo el tema documental.

• La digitalización se masificará, gracias a la reducción de los costos y el mejoramiento de los estándares técnicos de este proceso.

• Las aplicaciones de documento electrónico serán cada vez más comunes.

En materia de seguridad de la información, se deberán aplicar las tecnologías apropiadas que incluyan la posibilidad de certificación de documentos, la firma digital

• Con el fin de propender por la trasparencia y la participación de la ciudadanía y llevar la administración pública en la WEB, se deberán implementar servicios archivísticos basados en la WEB, esto supone la necesidad de trabajar con estándares internacionales para la creación y publicación de los documentos electrónicos, a partir de las estructuras como XML, EAD, OAl entre otros.

Análisis de la Competencia:

Como se mencionaba con antelación, en crecimiento en la contratación de servicios por Outsourcing es muy significativo, lo anterior se corrobora con un cuadro elaborado por Xxxxxxx y Yate, en el cual se muestran algunas empresas prestadoras de éste servicio así:

Fuente: Análisis del Sector de las Empresas Prestadoras de Servicios en el Manejo de la Información, en el Departamento de Cundinamarca. Universidad de La Salle (2008)

Con lo anterior y un análisis interdisciplinario al interior del FONDO, de la experiencia de contratos anteriores, además de la estrategia misión y visión institucional se podrán tomar decisiones al respecto.

2. Análisis comparativo de las consultas de los precios de cada uno de los bienes o servicios

1. El Fondo solicitó cotizaciones a las siguientes empresas identificadas de acuerdo a lo mencionado anteriormente:

• Datatools

• Informatica Documental

2. Durante el periodo de inicio y finalización del estudio xx xxxxxxx, se contactó a las empresas interesadas en el proceso y se procedió a enviar por medio magnético los requerimientos y condiciones técnicas mínimas para la prestación del servicio requerido, así como el formato de cotización que permite estandarizar y definir los resultados del estudio xx xxxxxxx.

6. SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS Riesgos PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

CLASE	RIEGOS PREVISIBLES	CAUSAS	ESTIMACION DEL RIESGO INHERENTE			ASIGNACION DEL RIESGO
	DESCRIPCION		PROBABI LIDAD	IMPAC TO	NIVEL DE RIESG O	CONTRA TANTE	CONTRAT ISTA
ECONÓMICO	Se derivan del comportamiento xxx xxxxxxx.	NO APLICA					100%
SOCIAL O POLÍTICO	Se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean probables y previsibles.	Modificación en las normas que regulen el régimen de contratación laboral o por prestación de servicios en el país.	POSIBLE	MAYO R	EXTRE MO		100%
OPERACIONALES	Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato.	NO APLICA					100%
FINANCIEROS	Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras	NO APLICA					100%
REGULATORIOS	Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual.	NO APLICA
DE LA NATURALEZA	Son los eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control de las partes.	NO APLICA
AMBIENTALES	Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias ambientales, ETC.
TECNOLOGICOS	Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándar deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica.	NO APLICA

• Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.

• Asignación del riesgo: Una vez descrito y valorado el riesgo, se debe proceder a señalar a la parte contractual que debe afrontar, superar y financiar los efectos de la ocurrencia del riesgo. Es decir, es la distribución que se hace del riesgo y la manera en que se debe asumir el costo, por parte del contratista y la entidad contratante.

• Calificación del Riesgo: Es un análisis que se realiza del riesgo frente a la probabilidad de que ocurra o no y el impacto que este puede generar

• Cuantificación del Riesgo: La cuantificación es la valoración que se hace por la xxxxxxxx misma de los riegos por las partes.

Para calificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

Para cuantificar el riesgo se debe tener en cuenta la siguiente tabla:

PROBABILIDAD		IMPACTO
		BAJO	MEDIO	ALTO	ALTISIMO
ALTISIMA	Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias	Pequeñas pérdidas financieras	Medianas pérdidas financieras	Alta pérdida financiera	Enorme pérdida financiera
ALTA	Probablemente ocurra en la mayoría de las circunstancias
MEDIA	Es posible que ocurra algunas veces
BAJA	Podría ocurrir algunas veces

7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS

: El contratista deberá constituir a favor del FONDO, en calidad de asegurado y beneficiario, en los términos establecidos en la normatividad vigente, una garantía que podrá consistir en una póliza de seguro expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, correspondiente a póliza de cumplimiento ante entidades públicas con régimen privado de contratación, o garantía bancaria expedida por un Banco Local, y junto con ella deberá presentar el comprobante de pago de la prima, de conformidad con lo previsto en el Artículo 1068 del Código de Comercio que incluya los siguientes amparos:

1. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

A) Cumplimiento: El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables a EL CONTRATISTA garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de la cláusula penal pecuniaria. Dicho amparo deberá constituirse por el veinte por ciento (20%) del valor del contrato y con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más.

B) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. Deberá constituirse por el cuarenta por ciento (40%) del valor total del contrato, con una vigencia de un (1) año contado a partir de la fecha de entrega de los bienes objeto del contrato.

C) Calidad del servicio: Cubre los perjuicios imputables al Contratista que surjan con posterioridad a la terminación del contrato objeto de estos estudios y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados o (ii) de la mala calidad del servicio prestado. Su cuantía será equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y cubrirá el plazo del mismo y dos (2) años más, contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

D) Pago de salarios y prestaciones sociales: El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. Dicho amparo deberá constituirse por el cinco (5%) del valor del contrato y su vigencia extenderse por el plazo establecido para su ejecución y tres (3) años más.

La aprobación de las garantías por parte del FONDO, es requisito previo para el inicio de la ejecución del contrato.

Fecha de elaboración: 27 de diciembre de 2014

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Secretaria General (original firmado)

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