Contract
TALLER 4. CÓMO IDENTIFICAR LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y PREPARAR UN CONTRATO | DESCRIPCIÓN BREVE El Taller 4 tiene como objetivo aprender a realizar un contrato de encargado de tratamiento. Las personas asistentes dispondrán del modelo de contrato de encargado de tratamiento propuesto por la Agencia Española de Protección de Datos para supuestos en que el encargado del tratamiento trate los datos en sus locales. |
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El presente documento no constituye ningún asesoramiento jurídico por parte de las y los profesionales del Derecho que lo distribuyen, sino que está elaborado con el único propósito de difundir conocimientos de interés general en torno a la normativa de protección de datos para que las entidades puedan basarse en el mismo para trabajar su documentación propia. Por tanto, los participantes de su elaboración están exonerados de cualquier responsabilidad por la utilización del mismo.
TALLER 4: REGISTRO DE ACTIVIDADES DEL TRATAMIENTO
1.- Conceptos básicos
El responsable del tratamiento es el “propietario” de los datos. Decide sobre la finalidad y medios del tratamiento. Actúa con autonomía e independencia.
El encargado del tratamiento es una entidad que accede a los datos para prestar un servicio al responsable. No es “propietario” de los datos y actúa siempre siguiendo las instrucciones del responsable.
RESPONSABLE | ENCARGADO |
Decide sobre la finalidad y medios del tratamiento de forma autónoma e independiente. | Obedece las órdenes del responsable, aunque puede tomar decisiones operativas con cierta autonomía. |
Tiene una relación directa (por ejemplo, un contrato) con los afectados y actúa frente a estos en nombre propio. | Cuando interactúa con los afectados, lo hace en nombre del responsable, no en nombre propio. |
Es el “propietario” de los datos. | Es un prestador de servicios. |
Tiene obligaciones directas de conservación de los datos o cumple una obligación legal al tratar los datos. | Sigue las instrucciones del responsable. |
Atiende el ejercicio de derechos. | Solo atenderá el ejercicio de derechos si se lo indica el responsable. |
Notifica brechas de seguridad a la AEPD. | Informa de las brechas de seguridad al responsable y colabora en su investigación. |
RESPONSABLE | ENCARGADO |
Decide las bases de legitimación del tratamiento y redacta la política de privacidad o cláusula informativa. | No siempre aparece mencionado en la política de privacidad o cláusula informativa. Utiliza los textos redactados por el responsable. |
TIENE PERSONALIDAD JURÍDICA PROPIA | TIENE PERSONALIDAD JURÍDICA PROPIA |
2.- Marco legal básico
❑ Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 xx xxxxx de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (“RGPD”). Enlace a la norma.
❑ Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (“LOPDGDD”). Enlace a la norma.
Puedes encontrar información de utilidad en la página web de la Agencia Española de Protección de datos, y en particular, en la sección “Cumple tus obligaciones”. Enlace a la sección.
Y ADEMÁS…
Descarga de forma gratuita las Directrices de la Agencia Española de Protección de Datos para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento como complemento de este curso:
guia-directrices-contratos.pdf (xxxx.xx)
3.- Caso práctico propuesto y descripción del modelo facilitado
En la segunda sesión del taller 4 nos centraremos en la elaboración de un contrato de encargado de tratamiento.
Tened en cuenta que, conforme a la normativa de protección de datos, en caso de que un proveedor acceda a nuestros datos personales, deberemos suscribir el correspondiente contrato de encargado de tratamiento.
De acuerdo con lo anterior, en este taller os proponemos que escojáis entre vuestros proveedores uno que acceda a vuestros datos personales para poder prestar sus servicios. Por ejemplo, si vuestra entidad tiene externalizado la gestión de nóminas del personal, podréis escoger dicho proveedor.
Una vez que hayáis escogido a vuestro proveedor que acceda a datos personales, podéis utilizar el modelo de contrato de encargado de tratamiento que os proponemos a continuación.
El modelo de contrato de encargado del tratamiento es el propuesto por parte de la Agencia Española de Protección de Datos en sus Directrices para la elaboración de contratos entre responsables y encargados del tratamiento
Tened en cuenta que el contrato de encargado de tratamiento debe contener los elementos establecidos en el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos.
4.- Modelo propuesto
1. Objeto del encargo del tratamiento
Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad…………….
................................................................................., encargada del
xxxxxxxxxxx, para tratar por cuenta de......................., responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de.....................................
................................................................................................. .
El tratamiento consistirá en: (descripción detallada del servicio)
Concreción de los tratamientos a realizar:
❑ Recogida
❑ Estructuración
❑ Modificación
❑ Conservación
❑ Registro
❑ Extracción
❑ Consulta
❑ Comunicación por transmisión
❑ Difusión
❑ Interconexión
❑ Cotejo
❑ Limitación
❑ Supresión
❑ Destrucción
❑ Conservación
❑ Comunicación
2. Identificación de la información afectada
Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, la ....................................., responsable del tratamiento, pone a disposición de la entidad
......................................, encargada del tratamiento, la información que se describe a continuación:
• ………………………………………
• ………………………………………
3. Duración
El presente acuerdo tiene una duración de. 1
Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento debe suprimir/devolver al responsable/devolver a otro encargado que designe el responsable [indicar la opción que proceda] los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.
4. Obligaciones del encargado del tratamiento
El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:
a. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, solo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
b. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento.
Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.
c. Llevar, por escrito, un registro2 de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
a) La seudoanimización y el cifrado de datos personales.
b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
c) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
d) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles.
El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.
Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.
e. Subcontratación
[Escoger una de las opciones]
Opción A No subcontratar ninguna de las prestaciones que formen parte del objeto de este contrato que
comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el
normal funcionamiento de los servicios del encargado.
Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de
...........................3, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.
El subcontratista, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de
los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de
incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
Opción B Se autoriza al encargado a subcontratar con la empresa…..................................................... las
prestaciones que comporten los tratamientos siguientes: ......................................
Para subcontratar con otras empresas, el encargado debe comunicarlo por escrito al responsable, identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo de 4.
El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas
en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el
responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.
f) Xxxxxxxx el deber xx xxxxxxx respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
g) Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad5 y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles
convenientemente.
h) Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
i) Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
j) Asistir al responsable del tratamiento en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
1. Acceso, rectificación, supresión y oposición
2. Limitación del tratamiento
3. Portabilidad de datos
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles)
[Escoger una de las opciones]
Opción A El encargado del tratamiento debe resolver, por cuenta del responsable, y dentro del plazo
establecido, las solicitudes de ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones
individualizadas, automatizadas, en relación con los datos objeto del encargo6.
Opción B Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección ………… (dirección que indique el responsable). La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud7, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.
k) Derecho de información [Escoger una de las opciones]
Opción A El encargado del tratamiento, en el momento de la recogida de los datos, debe facilitar la información relativa a los tratamientos de datos que se van a realizar. La redacción y el formato en que se
facilitará la información se debe consensuar con el responsable antes del inicio de la recogida de los datos.
Opción B Corresponde al responsable facilitar el derecho información en el momento de la recogida de los datos.
l) Notificación de violaciones de la seguridad de los datos
El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de ……8, y a través de……, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.
No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.
Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesado afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
[Escoger alguna o las dos opciones]9
Opción A Corresponde al encargado del tratamiento comunicar las violaciones de la seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos.
La comunicación contendrá, como mínimo, la información siguiente:
a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
b) Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.
Opción B Corresponde al encargado del tratamiento comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:
a) Explicar la naturaleza de la violación de datos.
b) Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.
m) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
n) Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
o) Xxxxx disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como
para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.
p) Implantar las medidas de seguridad siguientes:
[Escoger una o las dos opciones]
Opción A Las medidas de seguridad siguientes, de acuerdo con la evaluación de riesgos realizada por10……, en fecha ……:
• ………………….
• ………………….
• ………………….
Opción B Las medidas de seguridad establecidas en11
...........................................................................
En todo caso, deberá implantar mecanismos para:
a) Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
d) Xxxxxxxxxxxx y cifrar los datos personales, en su caso.
q) Designar un delegado de protección de datos12 y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.
r) Destino de los datos
[Escoger una de las tres opciones]
Opción A Devolver al responsable del tratamiento los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
Opción B Devolver al encargado que designe por escrito el responsable del tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida prestación.
La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.
No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
Opción C Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar
su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al responsable del tratamiento.
No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.
5. Obligaciones del responsable del tratamiento
Corresponde al responsable del tratamiento:
a) Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
b) Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
c) Realizar las consultas previas que corresponda.
d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.
RECUERDA:
❑ Tendremos una segunda sesión NO GRABADA para revisar el trabajo que habéis realizado y resolver vuestras dudas. No
obstante, puedes enviar cualquier consulta o duda a
nuestro
equipo
a
través
del
correo
❑ Si no contáis con proveedores que accedan a vuestros datos personales, podéis proponer cualquier supuesto que consideréis. Lo importante es que aprendáis a identificar los supuestos en los que un proveedor se considera encargado de tratamiento y que, en tal caso, sepáis que se debe suscribir el correspondiente contrato de encargado de tratamiento con
un contenido mínimo.
❑ La segunda sesión del taller será el día 7 xx xxxxx.