TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 8

2. ALCANCE 9

3. LINEAMIENTOS GENERALES 9

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 16

4.1 Herramienta ERP-SAP 23

5. ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 24

6 ESTRUCUTURACIÓN Y APROBACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES 54

7. PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN 64

8. Reglas de administración de la documentación del expediente contractual 124

12 DOCUMENTOS CONTRACTUALES 167

13 ETAPA POST CONTRACTUAL 170

14 PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 174

15 PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN CONTRATOS ADMINISTRATIVOS 174

16 VERIFICACIÓN PAGOS APORTES PARAFISCALES 176

17 RECOMENDACIONES FINANCIERAS 176

18 EFECTIVIDAD GARANTIAS EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 178

19 RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL 179

20 ARCHIVO EXPEDIENTE ELECTRONICO SECOP II 183

21 ARCHIVO EXPEDIENTE ALFM 184

22 REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN 185

23 BIBLIOGRAFÍA 186

24 CONTROL DE CAMBIOS 187

1. INTRODUCCIÓN

2. ALCANCE

3. LINEAMIENTOS GENERALES

3.1 Naturaleza jurídica de la Entidad.

3.2 Estructura Organizacional de la Entidad.

3.2.1 Misión

3.2.2 Visión

3.2.3 Xxxxx Xxxxxxxx

3.3 Objetivo General

3.4 Objetivos Específicos

3.5 Responsabilidad

3.6 Competencia para expedir el presente manual y contratar.

3.7 Delegación

3.8 Control a la contratación

3.9 Identificación y declaración de conflicto de intereses

3.10 Creación de expedientes contractuales en ORFEO.

4 TÉRMINOS Y DEFINICIONES1

ACUERDOS COMERCIALES: Tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

ACUERDO MARCO: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

ADENDAS: Documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

ADICIÓN: Consiste en la modificación al valor del contrato, mediante la adición de recursos con observancia disposiciones legales que reglamentan el particular.

ACTA DE COORDINACIÓN: Es el documento suscrito por el supervisor, ejecutor, y contratista en el cual se enmarca el inicio del contrato, y se fijan las pautas para la ejecución del contrato y el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el mismo.

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio para la ejecución del contrato. A partir de dicha fecha se contabiliza el inicio de su plazo de ejecución.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan la suspensión del contrato, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, o cualquier otra circunstancia que impida la ejecución del mismo. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto y en el mismo debe indicarse si afecta el plazo extintivo del contrato o no, teniendo en cuenta el principio de anualidad que nos rige. La suspensión puede terminarse mediante acta de reinicio o de manera automática indicada en el acta de suspensión.

ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por haberse superado las situaciones que le dieron origen y se ordena la reiniciación de las actividades. Este documento será firmado por el supervisor y/o interventor, el contratista y el ordenador del gasto, y es necesaria siempre y cuando el reinicio no se haya pactado de manera automática.

ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Es el documento que contiene la verificación de las condiciones de cumplimiento de los bienes, obras y servicios contratados y la manifestación del supervisor del contrato de recibirlos de conformidad con lo pactado contractualmente.

ACTO ADMINISTRATIVO QUE DEFINE EL PROCESO DE SELECCIÓN: Es la manifestación de la

AUTONOMÍA DE LA VOLUNTAD CONTRACTUAL: Es la capacidad o facultad que tiene una Entidad, una persona jurídica o natural, para adquirir derechos y obligaciones.

BIENES NACIONALES: Bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: Bienes y servicios de

BMC: Bolsa Mercantil Colombiana. La Bolsa Mercantil de Colombia es un escenario de negociación de productos agropecuarios, industriales, minero- energéticos y otros commodities, en el que los clientes de las Sociedades Comisionistas miembros de la Bolsa pueden comprar o vender productos, obtener financiación o hacer inversiones a través de una Firma Comisionista.

CAPACIDAD RESIDUAL O DE CONTRATACIÓN: Aptitud de un oferente para cumplir oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que está en proceso de selección.

CATALOGO PARA ACUERDOS MARCO: Ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Xxxxx.

CARTA DE INTENCIÓN: Carta de intención. Comunicación a través de la cual las Entidades Estatales manifiestan a la Bolsa su decisión de adquirir o vender bienes, productos o servicios através del escenario del Mecanismo Coordinador de País y le solicitan a la Bolsa llevar a cabo el procedimiento de selección de la(s) sociedad(es) comisionista(s) miembro(s) que actuará (n) por su cuenta, en los términos señalados en el artículo 3.6.2.1.2.3. del Reglamento de la BMC, y en la cual se determinan los Requisitos Habilitantes que se exigirán a las sociedades comisionistas miembros dela Xxxxx que deseen participar en la Rueda de Selección.

CESIÓN DEL CONTRATO: Es el acto por el cual un contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado; dicho acto solo procederá con previa autorización expresa y escrita de la Entidad.

CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): Es el documento por el cual se separa de un determinado rubro del presupuesto de la Entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a la selección de un contratista en un proceso determinado, y cuya función o propósito es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo. El certificado de disponibilidad presupuestal es un escrito expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la xxxxxxxx de compromisos y la atención de los gastos derivados de los mismos, afectándose preliminarmente el presupuesto de la respectiva vigencia fiscal mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal). Sin este documento, no podrá llevarse a cabo ningún contrato orientado a la ejecución de un proyecto o programa específico.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS: Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por siglas UNSPSC.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes. Cuando una de las partes es una persona de derecho público, estaremos frente a un contrato estatal, si ambas partes son personas jurídicas de derecho público tendremos un contrato interadministrativo. En términos del artículo 94 literal D de la ley 1474 de 2011, la carta de aceptación de la oferta en los casos de procesos adelantados a través de la modalidad de selección de mínima cuantía constituye para todos los efectos el contrato celebrado.

COTIZACIÓN: Es la respuesta del Proveedor a una solicitud de cotización presentada por la Entidad Comprador a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, Plataforma SECOP II, o directamente solicitada a personas naturales o jurídicas para conocer los precios xxx xxxxxxx.

CRONOGRAMA: Documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.

DOCUMENTOS DEL PROCESO: Los Documentos del Proceso son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación; (d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

ESTUDIO XX XXXXXXX: Es el estudio xx xxxxxxx del Proceso de Contratación para seleccionar los Proveedores y establecer el presupuesto del proceso de contratación.

ESTUDIOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones, invitación pública o contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad.

ETAPAS DEL CONTRATO: Fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

FICHA TÉCNICA DE NEGOCIACIÓN: Documento a través del cual se delimita el objeto del encargo que se confiere a la sociedad comisionista compradora y se establecen las obligaciones que, en adición a las contenidas en el Reglamento de la BMC y las normas que lo desarrollan, debe cumplir la sociedad comisionista compradora, así como la forma de ejecutar el encargo conferido a través del contrato de comisión, las condiciones y obligaciones especiales que debe cumplir el comitente vendedor, la posibilidad de solicitar cantidades adicionales y todas las particularidades que la Entidad Estatal pretenda hacer valer en consecución del fin del proceso de adquisición o enajenación adelantado.

GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo otorgada por los oferentes o por el contratista.

GESTIÓN CONTRACTUAL: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de una Entidad Estatal.

GRANDES SUPERFICIES: Establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

INFORME DEL INTERVENTOR O DEL SUPERVISOR: Documento a través del cual el interventor o el supervisor da cuenta a la Entidad sobre las situaciones que se presenten durante la ejecución del contrato. Sus informes están destinados a servir de medios de prueba sobre el cumplimiento del contrato, o bien, para la imposición de sanciones al contratista, en el evento en que se presenten situaciones de incumplimiento o para el pago de las obligaciones dinerarias a cargo del contratante.

INTERVENTORÍA: Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

INSTRUMENTOS DE AGREGACIÓN DE DEMANDA: Permiten al Estado obtener mayor valor por dinero en el sistema de contratación pública al eliminar costos de intermediación y al hacer más ágil y simple los procesos de contratación.

LIQUIDACIÓN: Es el procedimiento mediante el cual, una vez concluido el contrato, las partesverifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.

LANCE: Cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.

MARGEN MINIMO: Valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir el valor xxx Xxxxx o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor xxx Xxxxx, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

MODIFICACIÓN: Las modificaciones del contrato, estén dadas por ajustes del valor, modificación del plazo inicial, del alcance del contrato, o reducción del valor con modificación de las obligaciones.

NOTIFICACIÓN DEL SUPERVISOR Comunicación mediante la cual el ordenador del gasto designa alfuncionario que ejercerá la supervisión del contrato a partir del perfeccionamiento del mismo y hastasu liquidación, en la cual se especifica las funciones, limitaciones prohibiciones y facultades que le asiste al supervisor.

OPERACIÓN PRINCIPAL: Es el grupo de estudios, actividades que realiza Colombia Compra Eficiente para: (i) identificar los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, que deben ser un instrumento de agregación de demanda; y (ii) para estudiar el mercado correspondiente, teniendo en cuenta la oferta nacional e internacional, así como la demanda de tales bienes y servicios por parte de las Entidades públicas, y que el interés de estas sean objeto de un instrumento de agregación de demanda.

OPERACIÓN SECUNDARIA: Es la transacción realizada por la Entidad Compradora, que inicia con laidentificación de una necesidad y la decisión de efectuar un gasto para satisfacerla. Antes de adquirir bienes y servicios de características uniformes, la Entidad Estatal debe verificar si existe un instrumento de agregación de demanda para ese bien y/o servicio. Si existe, debe suscribirse enviando para el efecto una comunicación a Colombia Compra Eficiente y colocar la Orden deCompra en los términos establecidos en el instrumento de agregación de demanda.

ORDEN DE COMPRA: Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de vincularse a un instrumento de agregación de demanda, obligarse a sus términos y condiciones, y es el soporte documental de la relación entre el Proveedor y la Entidad Compradora.

PLAN ANUAL DE ADQUISCIONES (PAA): Plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente título.

PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento que contiene la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio requerida por la Entidad a través de un proceso de selección, los requisitos objetivos de participación de oferentes, los criterios de selección, las condiciones de costo y calidad, el cronograma y la información del contrato a celebrar. En virtud del artículo 94 literal A de la ley 1474 de 2011 para los procesos de selección adelantados a través de la modalidad de selecciónde mínima cuantía se publicará invitación pública en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas.

PROCESO DE CONTRATACIÓN: Conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

PRÓRROGA: Documento mediante el cual se modifica el contrato prolongando en el tiempo la ejecución del mismo.

PROVEEDOR: Cualquier interesado en participar en el Sistema de Compra Pública vendiendo bienes, obras o servicios a las Entidades Estatales.

REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la afectación definitiva de la partida presupuestal destinada al cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato y se realiza como un requisito para el perfeccionamiento y legalización del contrato.

RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es un acto administrativo de trámite que señala el término del proceso de selección, proferido por el Representante Legal de la Entidad o su delegado, en el cual se incluirán las exigencias previas de un proceso de selección; por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de nulidad.

RIESGO: Evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto de la Entidad que se afecta específicamente para el desarrollo de un proceso de selección o un contrato; dicha afectación se hace en los términos dispuesto por la Ley Orgánica de Presupuesto.

RUEDA DE NEGOCIOS. Las ruedas de negocios constituyen escenarios de negociación administrados por la Bolsa en los cuales las sociedades comisionistas miembros pregonan sus posturas para efectuar operaciones.

RUP: Registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

RUT: Registro Único Tributario.

SAP: Es la abreviatura de la expresión alemana "Systeme, Anwendungen und Produkte in der que traducido significa "Sistemas, aplicaciones y productos para el procesamiento de datos".

SISTEMA DE SOFTWARE ERP significa, Enterprise Resource Planning (por sus siglas en inglés) o Planificación de Recursos Empresariales

SECOP: Sistema Electrónico de Contratación Pública.

SECOP II: Es la nueva versión del SECOP I (Sistema Electrónico de Contratación Pública) para pasar de la simple publicidad a una plataforma transaccional que permite a Compradores y Proveedores realizar el Proceso de Contratación en línea.

SELECCIÓN OBJETIVA DE SOCIEDADES COMISIONISTAS MIEMBROS. Proceso de selección

SIIF: Es el sistema integrado de información financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

SICOM: Es el sistema de información de combustibles líquidos del Ministerio de Minas y Energía.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN: Es el evento creado por la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano para solicitar a los Proveedores la presentación de su cotización.

TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO: Es el aplicativo del SECOP que Colombia Compra Eficiente ha puesto a disposición de las Entidades Compradoras y de los Proveedores a través del cual deben hacerse las transacciones del instrumento de agregación de demanda.

4.1 Herramienta ERP-SAP

OBJETIVO DE LA HERRAMIENTA EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

FRENTE A MODALIDADES DE SELECCIÓN: Distinguir de forma objetiva con legalidad, economía y transparencia al contratista de productos clase I, y III, conforme a la misión de la Entidad, así como otros bienes y servicios que se requieran; así mismo realizar oportunamente el seguimiento y control a la ejecución de los contratos para entregar al cliente o dependencia el bien o servicio a entera satisfacción en forma directa o a través de las encuestas del servicio post venta.

Solicitud de Pedido: Se creará una solicitud de pedido por cada dependencia de la oficina principal y cada regional con la unidad de negocio correspondiente, de acuerdo a sus necesidades, documento en SAP que reflejará la intención de compra.

Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxx: Se creará un pedido abierto con referencia a la petición de oferta una vez se firme el contrato correspondiente de compra centralizada o compra abierta de valor.

Pedido: (Orden de Compra): Para compra centralizada o compra abierta de valor: Se creará un pedido (orden de compra), con referencia al pedido abierto, de acuerdo a las entregas parciales del contratista, cuando sea allegado de la dependencia solicitante, las facturas (y soportes cuando aplique) del proveedor que ha entregado bienes o servicios en diferentes sitios de una ciudad o país.

Para Compra Local: Se creará un pedido (orden de compra), con referencia a la petición de oferta una vez se firme el contrato correspondiente.

CONTRATO INTERADMINISTRATIVO: Procesar como pedidos abiertos en SAP los contratos y/o convenios interadministrativos que se suscriben con las Fuerzas Militares, Entidades del Sector Defensa y otras Entidades del Orden Nacional, con la información necesaria que permitirá la ejecución y seguimiento de los subprocesos logísticos relacionados con la venta y distribución de bienes clase I, clase III, y otros bienes y servicios, con el fin de dar cumplimiento al objeto contractual.

5 ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN

5.1 De la Etapa Precontractual.

5.1.1 Planeación de la actividad contractual

5.1.2 Plan Anual de Adquisiciones (PAA)

5.1.3 Informe Técnico para iniciar proceso de contratación

5.1.4 Estudios y documentos previos

5.1.4.1 Elaboración, contenido y aprobación de estudios previos de la ALFM

5.4.1.2 Descripción de la necesidad

5.1.4.3 Descripción del objeto a contratar

5.1.4.4 Especificaciones o ficha técnica

5.1.4.4.1 Presupuesto oficial

La Administración representa los costos indirectos indispensables para la correcta ejecución del proyecto, y que se necesitan de manera permanente en el desarrollo del mismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, los arrendamientos, los costos de personal, entre otros.

Los Imprevistos son un valor presupuestado con el fin de cubrir posibles sobrecostos que se le puedan generar al contratista, durante la ejecución del proyecto; es necesario señalar, que dichos imprevistos hacen parte del riesgo normal de cada contrato.

5.1.4.4.2 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

5.5. Plazo de ejecución

5.6 Lugar de ejecución

5.7 Forma de pago

5.7.1 Anticipo

5.7.2 Pago anticipado

5.8 Tipo de Contrato

Contrato de Obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Encargos Fiduciarios: La selección de las sociedades fiduciarias a contratar sea pública o privada, se hará con rigurosa observancia del procedimiento de licitación o concurso previsto en esta ley. No obstante, los excedentes de tesorería de las entidades estatales se podrán invertir directamente en fondos comunes ordinarios administrados por sociedades fiduciarias, sin necesidad de acudir a un proceso de licitación pública.

5.9 Fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección

Este análisis debe contener por lo menos:

¿Cuándo se debe hacer uso de cada una de las modalidades de contratación?

5.9.1 Convocatoria limitada a MiPymes

Gráfico Convocatoria limitada a MiPymes

5.9.2 Promoción de la Industria Nacional Ley 816 de 2013

Gráfico Promoción Bienes de Industria Nacional

5.9.3 Incentivos a favor de personas con discapacidad

PARAGRAFO: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.2.2. Del Decreto 1082 de 2015, la Entidad debe comprobar la oferta más favorable con base a lo estipulado en la normativa vigente paracada modalidad de selección para lo cual la norma en mención establece los siguientes puntos para tener en cuenta en los criterios de evaluación a las ofertas:

5.10 Valor estimado del contrato

5.11 Análisis del Sector

1. Revisar las condiciones particulares de procesos de contratación similares,

2. Recolectar información de precios, calidad, condiciones y plazos de entrega con otros clientes delproveedor público o privado.

3. Solicitar información a los proveedores, así como la idoneidad de estos y plasmar tal información en los documentos del proceso, siempre con el propósito de que la decisión de negocio sea adecuada y garantice la satisfacción de la necesidad de la entidad Estatal, cumpliendo con los principios de la contratación transparencia, economía, responsabilidad buena fe, planeación, publicidad e igualdad.

4. De igual forma el detalle del análisis de sector debe ser directamente proporcional con la complejidad del proceso de contratación a desarrollarse, para lo cual debe contarse con más información general y detallada de los potenciales proveedores y el sector.

5.12 Estudio xx xxxxxxx

a. Solicitud de cotizaciones: Cuando se emplee la modalidad de solicitud de cotizaciones, se deberá realizar mediante la plataforma SECOP II las mismas se deben requerir remitiendo a todos los interesados toda la información básica del contrato a suscribir, con el fin de que proyecten el valor del servicio o del bien correspondiente bajo las mismas condiciones. Por lo expuesto, se deberán señalar en la comunicación respectiva los gastos que deberá asumir el contratista (constitución de garantía única, impuestos, transporte, plazo para ejecutar, etc.), siendo imperativo que se remita en su totalidad la ficha técnica del bien o servicio a contratar a las empresas que puedan participar en el futuro proceso de selección de contratista, es necesario contar con mínimo 3 cotizaciones para iniciar el estudio xx xxxxxxx.

b. No obstante, dado el caso que no se presenten cotizaciones a través de la plataforma SECOPII, se deberá realizar comunicación oficial a través de oficio o correo electrónico la respectiva solicitud, teniendo en cuenta el procedimiento descrito en el acápite anterior, se debe dejar constancia que se realizó el anterior procedimiento y no se recibió cotización alguna a través de la plataforma SECOPII, y Se debe dejar constancia en el expediente contractual de solicitud y el medio por el cual se allego lacotización.

c. Consulta de bases de datos especializadas: Cuando por las condiciones xxx xxxxxxx del bien o servicio a contratar se requiera la revisión de bases de datos, el responsable deberá dejar constancia de las consultas realizadas y de los precios que soportan su estudio. Las bases de datos consultadas deben ser especializadas actualizadas y representativas en el mercado del bien o servicio a xxxxxxxxx.Xx recomienda el uso del portal de datos abiertos que permite a los partícipes de la compra pública tomar decisiones informadas, gestionar el conocimiento derivado de la experiencia en los Procesos de Contratación en el siguiente link xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxx.

d. Análisis de consumos y precios históricos. Para emplear el mecanismo de análisis de precios históricos se debe verificar la variación de los mismos derivados del índice de precios al consumidor en cada año, examinando si se han presentado fenómenos económicos que hayan implicado oscilaciones importantes en el comercio del bien o servicio. Las características del bien o servicio deben ser las mismas entre una contratación y otra.

e. Análisis de procesos para la adquisición de bienes o servicios similares. Para emplear esta modalidad, se deberá realizar un análisis de procesos para la adquisición de bienes y servicios similares en otras entidades del estado, para lo cual se deberá realizar un muestreo de estos Procesos en el SECOPII, utilizando como mínimo tres (3) procesos de selección y tomando como valor para tener en cuenta el precio de adjudicación de los mismos.

f. Así mismo es viable efectuar Consultas de procesos de contratación realizados en máximo las últimas dos vigencias. Para obtener información de precios con base en la información contractual de procesos de vigencias anteriores.

g. Es obligatorio para todo proceso contractual incluir un cuadro comparativo de los precios xxx xxxxxxx para evidenciar y establecer los precios xxx xxxxxxx del bien o servicio.

5.13 Justificación de los factores de selección

5.14 Elaboración y tipificación de riesgos en los procesos de contratación

¿Qué es el Riesgo en Contratación Estatal?

¿Quién elabora, estima y tipifica los riesgos en el proceso de contratación?

¿Cómo se elaboran se estiman y se tipifican los riesgos en los procesos de contratación?

1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.

2. Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.

3. Evaluar y calificar los Riesgos.

4. Asignar y tratar los Riesgos.

5. Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos

5.15 Garantías

¿Qué es garantía en los procesos contractuales?

5.15.1 Clases de garantías.

5.15.2 Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías.

5.15.3 Garantía de seriedad de oferta

No se requerirá Garantía en los siguientes casos:

1. Convenios o Contratos Interadministrativos.

2. Contratos para provisión de bienes o servicios por medios electrónicos.

3. Acuerdos o Contratos celebrados con personas naturales con domicilio permanente en el exterior, ojurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia.

4. Contratos de empréstito.

5. Contratos de Transacción, si la entidad lo considera pertinente.

6. Acuerdos marco de Precios, si la entidad lo considera pertinente

7. Grandes Superficies.

8. Contratos de arrendamiento.

1. Se debe cotejar las cláusulas del contrato frente a los amparos constituidos en cada póliza en cuantoa vigencia y valor a cubrir.

2. Se debe verificar y dejar constancia con la empresa aseguradora la constitución de la póliza y sus amparos bien sea vía telefónica o por internet.

3. Se debe verificar a través de la plataforma SECOPII que el contratista haya realizado el cargue de las pólizas y una vez sean revisadas por parte del funcionario de la Entidad serán aprobadas en laplataforma SECOP II.

5.16 Tratados o acuerdos internacionales (Acuerdos comerciales)

5.17 Cláusula de Indemnidad

5.18 Requisitos Habilitantes.

Nota: Cabe resaltar que para efectos de los procesos de selección cuyo objeto se centran en el desarrollo de proyectos de obra, infraestructura o conexos que requieran personal especializado, se debe tener en cuenta el cumplimiento estricto de los perfiles requeridos soportados con la documentación idónea que los acredite y o convalidación si aplica, conforme a las normativa establecida para el efecto.

5.18.1 Subsanación de requisitos habilitantes

6 ESTRUCTURACIÓN Y APROBACIÓN DE PLIEGOS

6.1 Comités estructuradores y evaluadores

Nota: Respecto a los procesos a través de Bolsa Mercantil, no aplica la aprobación de pliegos, toda vez que la estructuración de este proceso de selección le corresponde a la BMC, de acuerdo a procedimiento interno y modelos proformas de los documentos requeridos como Carta de Intención y Ficha técnica de Negociación.

6.1.1 Conformación de los comités estructuradores y evaluadores

Técnico: La dependencia donde nace la necesidad designa en el Informe técnico para Contratación, los funcionarios que actuarán como comité técnico estructurador y evaluador; a su vez designa el funcionario que realizará la supervisión.

Jurídico: El comité jurídico estructurador y evaluador, estará conformado por funcionarios de la Subdirección General de Contratación para la oficina principal; para el caso de las regionales los funcionarios del grupo de contratos de las regionales.

Financiero – Económico: Los integrantes del comité financiero - económico estructurador y evaluador en la Oficina principal los designa la Subdirección General de Contratación; para el caso de las Regionales, serán designados por el grupo de contratos, siempre que cuente con funcionarios que tengan el conocimiento en el área; de no contarse con el personal, serán designados por el grupo financiero, o por el Director Regional que funge como ordenador del gasto (Se observa por parte de las regionales que debido a la situación de personal, no se cuenta en el área de contratos personal con profesiones relacionadas a la estructuración y evaluación financiera por lo tanto se acude al área financiera a efectos de designar personal que realice esta labor.)

Nota 1. En el evento que la Dirección Regional, no cuente con personal suficiente para conformar los comités estructuradores independiente de los evaluadores, de tal manera que limite los controles de revisión al designar en un solo técnico o profesional la condición de estructuración y evaluación, el Director Regional mediante escrito motivado, previo a la estructuración del proceso debe solicitar apoyo a la Subdirección General de Contratación, para la evaluación jurídica y/o financiero –

Nota 2. Excepcionalmente el Ordenador del Gasto tanto en la Oficina principal como en las Regionales nombrará a más de un funcionario para que conformen los comités estructuradores y evaluadores cuando se presente complejidad en el proceso a estructurar, de igual manera en el caso que se presenten más de 15 ofertas.

6.1.2 Notificación de los comités

Nota. Si se presenta una situación de personal como vacaciones, turnos xx xxxxxxx, semana santa etc., de alguno de los funcionarios debidamente notificados como parte de comité evaluador y/o estructurador, este deberá enviar al ordenador del gasto un memorando solicitando que se notifique a otro funcionario que tenga las mismas competencias en el lapso que se encontrará el funcionario inicialmente notificado fuera de la Entidad. Así mismo sucederá en el caso de los supervisores.

6.1.3 Funciones del comité jurídico estructurador y del evaluador El ejercicio de la función estructuradora comprenderá:

a. Elaboración del estudio previo con relación al componente jurídico, atendiendo los lineamientos establecidos por el Estatuto General de Contratación, brindando el acompañamiento a los comités financiero – económico y técnico, de ser requerido.

b. Elaborar proyecto xx xxxxxx de condiciones, pliego de condiciones, invitaciones públicas y adendas, respetando los principios constitucionales y legales vigentes que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

c. Dar aplicación de las normas vigentes en el área de su competencia.

d. Analizar y dar respuesta a las inquietudes de carácter jurídico presentada al proyecto, pliego de condiciones o la Invitación Pública, de forma oportuna dando cumplimiento al cronograma establecido en el proceso para dicha actividad.

e. Xxxxxxxx y proponer cuando sea del caso, las modificaciones de orden legal al pliego de condicioneso la Invitación Pública, a fin de expedir adendas de acuerdo con la Ley.

f. Proyectar los actos administrativos necesarios para la correcta gestión contractual.

g. Garantizar la publicación de todos los documentos de la etapa precontractual en el SECOP II o TVEC.

h. Preparar los documentos que son llevados a la Unidad Asesora.

i. Elaborar la resolución de justificación de contratación directa previo el envió de la invitación apresentar oferta.

j. Participar durante el proceso de presentación de oferta, suscripción de contratos interadministrativos, convenios de colaboración, actas de acuerdo.

k. Responsabilizarse del expediente contractual hasta la entrega de mismo a grupo de gestión contractual.

l. Efectuar seguimiento al cumplimiento del cronograma establecido para el proceso de contratación.

m. Determinar de acuerdo con la normativa vigente la modalidad de selección.

El ejercicio de la función evaluadora comprenderá

a. Verificar que las ofertas que participen en el proceso de contratación cumplan con los requisitos de carácter jurídico establecidos en el pliego de condiciones o invitación pública.

b. Presentar de forma oportuna en el tiempo establecido en el cronograma del proceso los informesde evaluación para su correspondiente verificación y publicación

c. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes con relación a la evaluación de los aspectos jurídicos de las propuestas, de forma oportuna dando cumplimiento a evaluación de los aspectos jurídicos de las propuestas, de forma oportuna dando cumplimiento a los cronogramas establecidos en el proceso contractual para dicha actividad

d. Emitir conceptos relacionados con los procesos que fueron objeto de evaluación, cuando sepresenten novedades en su ejecución.

e. Proyectar las adendas que se generen en el periodo de evaluación de las propuestas, las cualessolo podrán modificar el cronograma del proceso.

6.1.4 Funciones del comité económico – financiero estructurador y del evaluador

a. Apoyar en la elaboración de los estudios xx xxxxxxx analizando las cotizaciones y análisis del sector,verificando el comportamiento del sector.

b. Establecer los requisitos y factores de evaluación y/o ponderación de los aspectos económicos- financieros y formas de pago del objeto a contratar, consultando si es del caso, con el área Financiera.

c. Revisar la legislación tributaria para la aplicación, exención, o exclusión del IVA, antes de establecerel precio base de la adquisición, consultando si es del caso con el área Financiera.

d. Participar en la elaboración del estudio previo y revisar el contenido final del proyecto xx xxxxxx, xxxxxx de condiciones, invitación pública en lo que atañe a asuntos económicos y financieros.

e. Verificar el presupuesto oficial del proceso.

f. Dar aplicación de las normas vigentes en el área de su competencia.

g. Analizar y dar respuesta a las inquietudes de carácter Económico-Financiero presentadas en el proyecto xx xxxxxx, xxxxxx de condiciones o invitación pública, de forma oportuna dando cumplimientoal cronograma establecido en el proceso para dicha actividad.

h. Analizar y proponer cuando sea el caso, las modificaciones en los aspectos Económicos- Financieros a los pliegos de condiciones o Invitación Pública, a fin de expedir adendas de acuerdocon la ley.

i. Analizar y determinar los riesgos de carácter financiero económicos para cada proceso de acuerdocon las condiciones requeridas del objeto a contratar.

j. Certificar que la determinación del presupuesto oficial del proceso contractual se encuentra acorde al Manual de Contratos de la Entidad, Políticas Emitidas por Colombia Compra Eficiente y la Ley.

El ejercicio de la función evaluadora comprenderá:

a. Verificar y evaluar económica y financieramente que las ofertas presentadas cumplan con el presupuesto oficial establecido en el pliego de condiciones o invitación pública y adendas, dándole lacalificación y clasificación a cada una de las ofertas presentadas.

b. Verificar las ofertas con precio artificialmente bajo de conformidad con lo establecido en la Guía deColombia Compra Eficiente “Para el manejo de ofertas artificialmente bajas” y la normatividad vigenteaplicable.

c. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes con relación a la evaluación de los aspectos Económicos Financiero de las propuestas, de forma oportuna dando cumplimiento a los cronogramas establecidos en el proceso contractual para dicha actividad.

d. Establecer la habilitación o inhabilidad de las ofertas efectuando la evaluación financiera- económica teniendo en cuenta los estados financieros (balance general y estado de resultado), conforme a las cifras reportadas en el registro único de proponentes (RUP).

e. Calcular los indicadores financieros cuando aplique, de acuerdo con los documentos señalados en el pliego de condiciones o invitación pública, con el fin de verificar la solvencia económica de los oferentes.

f. Realizar la evaluación económica-financiera, en concordancia con las normas aplicables y de acuerdo con los parámetros establecidos en el pliego de condiciones o invitación pública, presentando oportunamente en el tiempo establecido en el cronograma del proceso los informes de evaluación para su correspondiente verificación y publicación.

g. Calificar, recomendar u objetar las ofertas presentadas en coherencia con los parámetros establecidos en el pliego de condiciones.

h. Emitir conceptos relacionados con los procesos que fueron objeto de evaluación, cuando se presenten novedades en su ejecución.

6.1.5 Funciones del comité técnico estructurador y del evaluador El ejercicio de la función estructuradora comprenderá:

a. Establecer los requisitos y condiciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir con el fin deDefinir el anexo respectivo xxx xxxxxx de condiciones o invitación pública.

b. Verificar los aspectos técnicos contenidos en el informe técnico y en los estudios previos.

c. Dar aplicación de las normas vigentes en el área de su competencia y de la necesidad a satisfacer.

d. Participar en la elaboración del proyecto, pliego de condiciones o invitación pública, en el áreacorrespondiente (elaboración anexo técnico).

e. Incluir en el proyecto xx xxxxxx, xxxxxx de condiciones o invitación pública, previo análisis de las especificaciones técnicas, los factores de verificación, ponderación matemática, selección y la asignación de puntajes de acuerdo con las modalidades de contratación en las que aplique.

f. Analizar y dar respuesta a las inquietudes de carácter técnico presentadas al proyecto, pliegos de condiciones o la Invitación Pública de forma oportuna dando cumplimiento al cronograma establecidoen el proceso para dicha actividad.

g. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones en los aspectos técnicos al proyecto, pliego de condiciones o la Invitación Pública, a fin de expedir adendas de acuerdo con la ley.

h. Analizar y determinar los riesgos de carácter técnico aplicables a cada proceso de acuerdo con el objeto y condiciones técnicas del mismo.

i. Elaborar estudios xx xxxxxxx y análisis del sector.

El ejercicio de la función evaluadora comprenderá:

a. Verificar y evaluar técnicamente que las ofertas presentadas cumplan con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones o la Invitación Pública y adendas, dándole la calificación y clasificación a cada una.

b. Presentar de forma oportuna en el tiempo establecido en el cronograma del proceso los informes deevaluación para su correspondiente verificación y publicación.

c. Estudiar y dar respuesta a las observaciones formuladas por los oferentes con relación a la evaluación de los aspectos técnicos de las propuestas de forma oportuna dando cumplimiento al cronograma establecido en el proceso para dicha actividad.

d. Emitir conceptos relacionados con los procesos que fueron objeto de evaluación, cuando se presenten novedades en su ejecución.

6.1.6 Cumplimiento de Cronogramas Contractuales

obligatorio cumplimiento para los funcionarios integrantes de los comités estructuradores y evaluadores. Asíentonces el incumplimiento de los cronogramas se constituye en el desconocimiento de un deber legal y será función del estructurador y evaluador jurídico, y a su vez es deber de las coordinaciones de contratos oficina principal y coordinaciones de contratos regionales realizar el seguimiento al cronogramae informar el incumplimiento de este.

6.2 Unidad Asesora de Contratación

Nota 1: Para procesos de Mínima Cuantía, solo procede presentar en unidad asesora aquellos que por la complejidad o especificidad en el objeto a contratar, ameriten poner en consideración de los miembros de la unidad asesora el proceso.

Nota 2: Para efectos de los procesos a través de Bolsa Mercantil no procede llevar a cabo unidad asesora.

6.2.2 Integración de la Unidad Asesora de Contratación

OFICINA PRINCIPAL CON VOZ Y VOTA

1. Secretario General

2. Subdirector General de Contratación

3. Director Financiero.

4. Jefe de la oficina Jurídica.

5. Director o jefe de la dependencia donde surge la necesidad.

1. Secretario General

2. Subdirector de contratación

3. Director Financiero

4. Jefe de la oficina Jurídica

5. Director o jefe de la dependencia donde surge la necesidad

CON VOZ, PERO SIN VOTO

1. Jefe de la Oficina de Control Interno

2. Comité jurídico estructurador quien actuará como secretario, registrando las decisiones adoptadas por la unidad asesora en actas, que para tal fin deben elaborarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión.

3. Comités y asesores que sean del caso dependiendo del objeto y naturaleza de los bienes,servicios u obras a contratar.

REGIONALES CON VOZ Y VOTO

1. Coordinador de contratación

2. Coordinador Financiero

3. Coordinador de la dependencia donde surge la necesidad.

4. Abogado encargado del proceso

CON VOZ, PERO SIN VOTO

1. Abogado del área de contratos, de la regional quien actuará como secretario, registrando las decisiones adoptadas por la unidad asesora en actas que para tal fin deben elaborarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la sesión.

2. Los comités y asesores que sean del caso, dependiendo del objeto y naturaleza de los bienes, servicios u obras a contratar.

6.2.3 Funciones de la Unidad Asesora.

1. Aprobar los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos.

2. Velar por la incorporación en los pliegos de condiciones de los criterios de selección que garanticen la satisfacción de las necesidades de la Entidad en procura de la pluralidad en el proceso público de selección.

3. Verificar las respuestas a las observaciones presentadas, los conceptos y evaluaciones rendidos por los comités en la etapa de evaluación de las ofertas, sin perjuicio de la autonomía otorgada a los comités estructuradores y evaluadores.

4. Recomendar adjudicar o declarar desiertos los procesos en las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa que supere la Mínima cuantía establecida en la Entidad.

5. Revisar y firmar las actas del desarrollo de la unidad asesora.

6. Asistir a las audiencias públicas de adjudicación.

6.2.4 Reuniones de la Unidad Asesora

Nota: En caso que la Regional no cuente con personal suficiente, profesional o coordinador del área de contratos para efectos de voz y voto en la unidad asesora se deberá solicitar participación de la coordinación del grupo precontractual de la Subdirección General de Contratación.

7 PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

7.1 Procedimiento Licitación Pública

7.2 Procedimiento Selección Abreviada

1. La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

2. La contratación de menor cuantía.

3. La celebración de Contratos para la prestación de servicios de salud.

4. La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.

5. La enajenación de bienes del Estado.

6. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.

7. Actos y Contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM)

8. Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Exclusión.

9. La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.

10.El Decreto 1082 de 2015 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada.

DESARROLLO DE LA CAUSAL PRIMERA 1ª DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA:

La Adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización

7.2.1 Procedimiento Compra por Acuerdo Marco de Precios

Nota: Para efectos de adelantar procesos de contratación a través de acuerdo marco de precio, es necesario que en las Regionales tanto en la Oficina Principal, consulten la guía para entender los Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxxx (G-EAMP-01) de Colombia Compra Eficiente

7.2.2 Procedimiento Subasta Inversa

7.2.2.1 Configuración de equipos de trabajo y flujos de aprobación en Plataforma SECOPII.

7.2.2.2 Configuración de equipo de trabajo subasta electrónica.

7.2.3 Procedimiento para Bolsa Mercantil

NOTA1: Para el proceso de contratación bolsa de productos únicamente aplican las actas enunciadas en este procedimiento. No aplican todas las actas de los demás procesos de selección excepcionalmente dado que el proceso de bolsa es distinto.

NOTA 2: En la lista de chequeo de contratos selección abreviada bolsa de productos se va agregando información a la lista, según orden cronológico del expediente.

NOTA 3: Las actas xx xxxxx del supervisor no reposan en el expediente contractual, toda vez que son de autocontrol de la actividad que este realiza.

Comité para la elaboración y estandarización de fichas técnicas y asesor para la adquisición de víveres.

Nota 1: La ejecución de los contratos de Bolsa estará a cargo de la Subdirección General de Abastecimientos y Servicios, hasta su liquidación; una vez cumplido este último el expediente contractual reposará en el archivo de la Subdirección General de Contratación

Nota 2: Para efectos de requerirse adiciones, prorrogas o modificaciones a los contratos de los comisionistas de bolsa estas se realizarán en la Subdirección General de Contratación- (Grupo Gestión Precontractual)

7.2.4 Procedimiento Contratación de selección Abreviada de Menor Cuantía

Nota: De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.1.2.2.6 del Decreto 1082 de 2015, en caso de que se pretenda adelantar el proceso de Selección Abreviada de menor cuantía, para contratar bienes y servicios para la seguridad y defensa nacional, el área líder de la necesidad deberá justificar de manera clara y completa en el informe técnico de contratación la razón por la cual los bienes y servicios a contratar son requeridos para la defensa y seguridad nacional, justificación que hará parte del estudio previo en la descripción de la necesidad.

Nota Declaratoria de desierta de la licitación.

7.3 Procedimiento de enajenación de bienes del Estado.

7.3.1 Enajenación a través de intermediarios idóneos

Nota: Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, directamente (Enajenación directa por oferta en sobre cerrado y Enajenación a través de subasta pública) o cuando la misma se realice a través de intermediarios idóneos, el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor noinferior al veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para participar en la puja y que se imputará al precio de ser el caso.

7.4 Procedimiento Concurso de Méritos

7.4.1 Procedimiento Concurso de Méritos con lista corta Precalificación: se efectúa para un sólo proceso de concurso de méritos.

Lista multiusos: se realiza para varios concursos de méritos determinados o determinables.

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xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx

3.1 Naturaleza jurídica de la Entidad 9

3.2 Estructura Organizacional de la Entidad 9

3.2.1 Misión… 10

3.2.2 Visión 10

3.2.3 Marco jurídico 10

3.3 Objetivo general 12

3.4 Objetivos específicos 13

3.5 Responsabilidad 13

3.6 Competencia para expedir el presente manual y contratar 14

3.7 Delegación 14

3.8 Control a la contratación 14

3.9 Identificación y declaración de conflicto de intereses… 14

3.10 Creación de expedientes contractuales en ORFEO 15

5.1 De la Etapa Precontractual 25

5.1.1 Planeación de la actividad contractual 25

5.1.2 Plan anual de adquisiciones 25

5.1.3 Informe técnico para iniciar proceso de contratación 27

5.1.4 Estudios y documentos previos 27

5.1.4.1 Elaboración, contenido y aprobación de estudios previos 27

5.1.4.2 Descripción de la necesidad 28

5.1.4.3 Descripción del objeto a contratar 29

5.1.4.4 Especificaciones o ficha técnica 29

5.1.4.4.1 Presupuesto Oficial 29

5.1.4.4.2. Expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal 31

5.5 Plazo de ejecución 31

5.6 Lugar de ejecución 32

5.7 Forma de pago 32

5.7.1 Anticipo 32

5.7.2 Pago anticipado 34

5.8 Tipo de Contrato 35

5.9 Fundamentos jurídicos que soporta la modalidad de selección 36

5.9.1 Convocatoria limitada a MiPymes 38

5.9.2 Promoción a la Industria Nacional Ley 816 de 2003 38

5.9.3 Incentivos a favor de personas con discapacidad 39

5.10 Valor estimado del contrato 41

5.11 Análisis del sector 41

5.12 Estudio xx xxxxxxx 42

5.13 Justificación de los factores de selección 44

5.14 Elaboración y tipificación de riesgos en los procesos de contratación 44

5.15 Garantías 47

5.15.1 Clases de garantías 48

5.15.2 Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías 49

5.15.3 Garantía de seriedad de la oferta 49

5.16 Tratados o acuerdos internacionales 51

5.17 Cláusula de indemnidad 52

5.18 Requisitos Habilitantes 52

5.18.1 Subsanación de requisitos habilitantes 53

6.1 Comités estructuradores y evaluadores 54

6.1.1 Conformación de los comités estructuradores y evaluadores 54

6.1.2 Notificación de los comités 56

6.1.3 Funciones del comité jurídico estructurador y evaluador 56

6.1.4 Funciones del comité económico- financiero estructurador y evaluador 58

6.1.5 Funciones del comité técnico estructurador y evaluador 59

6.1.6 Cumplimiento de cronogramas contractuales 60

6.2 Unidad Asesora de Contratación 61

6.2.2 Integración de la unidad asesora de contratación 61

6.2.3 Funciones de la unidad asesora 63

6.2.4 Reuniones de la unidad asesora 63

7.1 Procedimiento Licitación Pública 64

7.2 Procedimiento en la Selección Abreviada 69

7.2.1 Procedimiento Compra por Acuerdo Marco de Precios 70

7.2.2 Procedimiento Subasta Inversa 73

7.2.2.1 Configuración de equipos de trabajo en la plataforma SECOP II 73

7.2.2.2 Configuración de equipo de trabajo Subasta electrónica 74

7.2.3 Procedimiento para bolsa mercantil 80

7.2.4 Procedimiento contratación selección abreviada de menor cuantía 87

7.3 Procedimiento de enajenación de bienes del Estado 93

7.3.1 Enajenación a través de intermediarios idóneos 98

7.4 Procedimiento Concurso de Méritos 98

7.4.1 Procedimiento Concurso de Méritos con lista corta 99

7.4.2 Concurso de méritos abierto 102

7.5 Procedimiento Contratación Directa 108

7.5.1 Contratación directa 109

7.5.2 Contratación directa prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión 111

7.5.3 Procedimiento celebración contratos interadministrativos 113

7.6 Procedimiento contratación Mínima Cuantía 118

7.6.1 Procedimiento compra grandes superficies 122

8.1 Documentos etapa precontractual 125

8.2 Propuestas no seleccionadas 125

8.3 Elaboración del contrato 125

8.4 Perfeccionamiento del contrato 126

8.5 Legalización del contrato 126

8.6 De la ecuación económica del contrato… 127

9 DE LA SUPERVISION DE LOS CONTRATOS 128

9.1 Interventoría 129

9.2 Diferencia entre supervisión e Interventoría 129

9.3 Facultades y deberes de los supervisores técnicos y los interventores 131

9.4 Responsabilidad de los interventores o supervisores técnicos 133

9.5 Casos en que se empleara interventoría y/o supervisión técnica 133

9.5.1 Interventoría al contrato de obra 133

9.5.2 Supervisión técnica al contrato de obra 133

9.5.3 Supervisión de la entidad a contratos de interventoría y contratos de supervisión técnica . 134 9.6 Cuándo y cómo se nombra supervisor en la Entidad 134

9.6.1Supervisor 135

9.6.2 Interventor 135

9.6.3 Funciones del supervisor 136

9.6.4 Deberes del supervisor 140

9.6.5 Responsabilidad del supervisor 141

9.6.6 Seguimiento al contrato 143

10 ETAPA CONTRACTUAL 146

10.1 Gestión contractual Contratos Interadministrativos 146

10.2 Documentos expediente contractual Contratos Interadministrativo 147

10.3 Gestión contractual contratos administrativos 148

10.4 De los contratos Estatales Inmobiliarios 151

10.4.1 Generalidades 151

10.4.2 Marco normativo 152

10.4.3 Tipos de contratos estatales inmobiliarios 154

10.4.4 Flujograma del procedimiento Gestión inmobiliario 154

10.4.5 Actividades, requisitos y formalidades 154

10.4.5.1 Etapa de planeación contractual 155

10.4.5.2 Etapa precontractual gestión inmobiliaria 156

10.4.5.3 Etapa contractual gestión inmobiliaria 158

10.4.5.4 Etapa post contractual. gestión inmobiliaria 159

10.5 Codificación y enumeración de los contratos ALFM 162

10.6 Modificaciones a los contratos 163

10.7 Suspensión del Contrato 164

10.8 Cesión del Contrato 165

11 OTROS CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA ETAPA CONTRACTUAL 166

11.1 Terminación anticipada por mutuo acuerdo 166

11.2 Caducidad 166

11.3 Equilibrio económico 167

12.1 Actas relacionadas con los contratos 167

13.1 Liquidación 170

13.2 Causales de liquidación 171

13.3 Términos para liquidar el contrato 171

13.4 Tipos de liquidación del contrato 172

13.5 Acta de liquidación 173

13.6 Liquidación órdenes de compra 173

17.1 Apropiaciones 177

17.2 Constitución de cuentas por pagar y reservas presupuestales 177

17.2.1 Cuentas por pagar 177

17.2.2 Reserva Presupuestal 178

17.2.3 Fenecimiento de cuentas por pagar y reservas presupuestales 178

19.1 Tipos de sanciones aplicables por incumplimiento contractual 181

19.2 Multas 181

19.3 Cláusula xxxxx xxxxxxxxxx 000

19.4 Caducidad 181

20.1 Conformación expediente electrónico SECOP II 183

20.2 Custodia, conservación y preservación de los expedientes electrónicos SECOP II 183

El Manual de Contratación de la AGENCIA LOGÍSTICA DE LAS FUERZAS MILITARES, contiene los lineamientos, principios, pautas y procedimientos que deben ser aplicados para los procesos contractuales que se adelanten en la Entidad a nivel nacional, con fundamento en la Constitución Política de 1991 de la República de Colombia, con arreglo en las normas vigentes, que contienen reglas generales en materia de contratación pública, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, y Ley 1882 de 2018, sus decretos reglamentarios y demás normas relacionadas y suplementarias que se concretan en el marco jurídico del presente Manual, erigiéndose en una herramienta de gestión de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, con el propósito de lograr una mayor eficiencia y eficacia de la gestión contractual conforme con el marco legal imperante en el territorio nacional.

Teniendo en cuenta que la Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de Administración Pública”, modificada por la Ley 1150 de 2007 y Ley 1882 de 2018 al introducirle entre otras, modificaciones en las medidas tendientes a garantizar los principios de eficiencia y transparencia, norma que a su vez fue reglamentada por el Decreto 1082 de 2015, se hace necesaria la actualización del Manual de Contratación de la Entidad

El artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública deberán contar con un Manual de Contratación, ajustado a los lineamientos generales dispuestos por Colombia Compra Eficiente.

De conformidad con el Decreto 1753 del 27 de octubre de 2017 “por el cual se modifica la estructura interna de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y se determinan las funciones de sus dependencias”, se hace necesaria la actualización del Manual de Contratación de la Entidad, adoptado mediante Resolución No. 1109 de 30 de noviembre de 2021.

La reglamentación contenida en este manual se encuentra enmarcada dentro de la potestad de auto organización de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y corresponde a las nuevas disposiciones legales y lineamientos de Colombia Compra Eficiente, en aras de garantizar la legalidad y transparencia de los procesos contractuales que se adelanten.

El alcance del presente manual es implementar de una guía que tiene como principal propósito determinar qué se incluirá en los procedimientos contractuales y que aspectos son necesarios tener en cuenta en materia de contratación estatal, otros propósitos de esta etapa incluyen el identificar los aspectos clave aincluir, establecer el marco y los límites con los que el líder del proceso trabajará, proveer información sobre qué esperar de la guía a todos quienes estén interesados, y asegurar que la guía tendrá una extensión adecuada y razonable.

La Agencia Logística de las Fuerzas Militares, es un establecimiento público del orden nacional, adscrito alMinisterio de Defensa Nacional, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, creado mediante Decreto 4746 de 2005 que dispuso la fusión de los Fondos Rotatorios de la Armada Nacional y la Fuerza Aérea Colombiana en el Fondo Rotatorio del Ejército, el cual fue modificado mediante el Decreto 1753 del 27 de octubre de 2017, “Por el cual se modifica la estructura interna de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y se determinan las funciones de sus dependencias”.

La estructura de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares se encuentra regulada por el Decreto 1753 del 27 de octubre de 2017 así:

Proveer soluciones logísticas focalizadas en abastecimientos Clase I, Clase III e Infraestructura a las Fuerzas Militares de Colombia y a otras entidades del Estado, en todo tiempo y lugar y desarrollar sus capacidades en la gestión de otros bienes y servicios.

En 2022 la ALFM será el operador logístico con los más altos niveles de competitividad sistémica, Integrada a los sistemas logísticos de las FFMM y otros actores de orden nacional e internacional. En 2025 de la Fuerza Pública En 2030 a nivel nacional.

Para todos los efectos legales, el presente manual de contratación se regirá por:

• Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”

• Ley 816 de 2003 “Por medio de esta norma se apoya la industria nacional a través de la contrataciónpública”.

• Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”. A su vez la presente Ley introduce modificaciones a la ley 80 de 1993.

• Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”

• Decreto 4170 de 2011 "Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura"

• Decreto 019 de 2012 Estatuto Anti-trámites “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

• Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional"

• Ley 1882 de 2018, “Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la Contratación Pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 392 de 2018, “Sobre incentivos en Procesos de Contratación en favor de personas con discapacidad"

• Ley 1952 de 2019 “Por la cual se expide el código disciplinario, se deroga la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011 relacionadas con el derecho disciplinario”.

• Decreto 342 de 2019, “Por el cual se adiciona la Sección 6 de la Subsección 1 del Capítulo 2 delTítulo 1 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1082 de 2015, sobre documentos tipo para licitación de obra pública de infraestructura de transporte”.

• Decreto 2106 de 2019 “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública"

• Ley 2022 de 22 de julio de 2020 “Por la cual modifica el artículo 4 de la ley 1882 de 2018 y se dictan otras disposiciones”

• Ley 2046 del 06 xx xxxxxx de 2020 “Por la cual se establecen mecanismos para promover la participación de pequeños productores locales agropecuarios y de la agricultura campesina, familiar y comunitaria en los mercados de compras públicas de alimentos.

• Decreto 399 de 2021 “por el cual se modifican los artículos 2.2.1.1.2.1.1., 2.2.1.2.1.3.2. y 2.2.1.2.3.1.14., y se adicionan unos parágrafos transitorios a los artículos 2.2.1.1.1.5.2., 2.2.1.1.1.5.6. y 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional".

• Decreto 310 de 2021 “Por el cual se reglamenta el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, sobre las condiciones para implementar la obligatoriedad y aplicación de los Acuerdos Marco de Precios y se modifican los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”

• Decreto 248 de 2021 “Por el cual se adiciona la Parle 20 al Libro 2 del Decreto 1071 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo Agropecuario, Pesquero y de Desarrollo Rural, relacionado con las compras públicas de alimentos”

• Decreto 742 de 2021 “Por medio del cual se modifica el artículo 2.2.22.2.1. del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, con el fin de incorporar la política de Compras y Contratación Pública a las políticas de gestión y desempeño institucional”

• Decreto 680 de 2021 “Por el cual se modifica parcialmente el artículo 2.2.1.1.1.3.1. y se adiciona el artículo2.2.1.2.4.2.9. al Decreto 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, en relación con la regla de origen de servicios en el Sistema de Compra Pública”

• Ley 2160 del 25 de noviembre de 2021 “Por medio del cual se modifica la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007”

Ofrecer un instrumento práctico para facilitar la gestión contractual al interior de la Entidad y servir de guía para conocimiento, información y consulta de todos los partícipes de la gestión contractual, con el objeto de cumplir los fines de la contratación, estandarizado a nivel nacional a fin de dar cumplimiento a las necesidades de las Fuerzas Militares.

• Entregar a los funcionarios de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares a nivel nacional, una guía que les permita adelantar los procesos contractuales de acuerdo con lo que establece la norma para poder impulsar los respectivos procesos de selección de una manera eficaz y eficiente.

• Actualizar y unificar en un solo cuerpo normativo los parámetros, principios, pautas y procedimientos que deben ser aplicados para llevar a cabo los procesos contractuales de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares.

• Asignar responsabilidades a los funcionarios que intervienen en las actividades de la gestión contractual, y aquellas que deben ser ejecutadas por los encargados de la supervisión en la ejecución de los Contratos que suscriba la Agencia Logística.

• Fortalecer y orientar la eficacia de la gestión administrativa que conlleve a la satisfacción de las necesidades propias y las de sus aliados estratégicos mediante una gestión integrada y armónica de las dependencias que participan en el desarrollo de la actividad contractual.

• Propender por la oportuna y debida ejecución de los recursos asignados a la Entidad, dentro del marco de la transparencia.

La responsabilidad en la aplicación de los procedimientos que fija este Manual recae sobre los agentes o servidores públicos (art. 26 Ley 80/93), encargados del planeamiento, desarrollo y ejecución de los procesos de contratación de la entidad, esto es: los procesos responsables en la adquisición del bien o servicio, los comités internos, supervisores y demás funcionarios de conformidad con la Ley, reglamentoo contrato.

Por su parte, en lo que atañe a los consultores y/o asesores externos que presten sus servicios a la Entidad, “Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, celebrado por ellos, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables constitutivos de incumplimiento de las obligaciones correspondientes a tales contratos y que causen daño o perjuicio a las entidades derivados de la celebración y ejecución de Contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría incluyendo la etapa de liquidación de los mismos”

Así las cosas, y con fundamento en lo indicado, todos los funcionarios, contratistas y sujetos responsables de la actividad precontractual, contractual y post contractual, tendrán que conocer y aplicar las reglas y procedimientos previstos en el presente Manual.

La competencia para expedir el presente manual corresponde al Director General de la Agencia Logísticade las Fuerzas Militares, de conformidad con lo señalado en el manual de funciones y la normatividad vigente y aplicable a la entidad.

En virtud del artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el Representante de la Entidad o su delegado, podrá, dentro de los límites y condiciones, desconcentrar o distribuir de manera adecuada, la realización detodos los actos y/o trámites inherentes a los procesos contractuales para la celebración de los Contratos, en los funcionarios de los niveles directivo o equivalentes.

El acto de delegación correspondiente determinará los límites y condiciones para su cumplimiento y ejecución, el cual de ninguna manera confiere autonomía administrativa; es de anotar que la Resolución No. 176 de febrero 18 de 2019, modificada parcialmente por la Resolución No. 246 xx xxxxx de 2019,por medio de la cual “se delegan unas funciones y competencias relacionadas con la contratación de bienes y servicios con destino a la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y se dictan otras disposiciones”, la que podrá ser modificada, adicionada, derogada, para tal efecto, desde ahora se precisa, que dicho acto administrativo, formará parte del presente manual.

El control previo administrativo de la actividad contractual corresponde a las oficinas de Control Interno. De conformidad con la modificación al artículo 65, inciso 3º de la Ley 80 de 1993, realizada por la Ley 2160 del 25 de noviembre de 2021.

El Director General de la Agencia Logística de la Fuerzas Militares podrá por regla general, al inicio de cada proceso de contratación y a solicitud del Subdirector General de Contratación o Director de las Regionales, solicitar acompañamiento o actuación preventiva integral sobre la gestión contractual al Ministerio Público. Para hacer dicha solicitud, se deberá tener en cuenta: i) Gravedad de los hechos,

ii) Cuantía del proceso de selección o contrato, iii) Naturaleza del contrato o proceso de selección,

iv) Impacto en la sociedad de los fines perseguidos por la contratación.

Conforme al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, ha determinado frente a la identificación y declaración de conflicto de intereses, que los posibles oferentes interesados en participar en los procesos de contratación que adelanta la Entidad si evidencian una posible situación de conflicto de intereses antes de suscribir el contrato desde la etapa precontractual tendrán la posibilidad de consultar y radicar ante la Entidad los siguientes formatos:

⮚ La Agencia Logística de las Fuerzas Militares cuenta con la guía de conflicto de intereses (GTH- GU-14) en la cual se establecen los principios para la detección, prevención y administración de potenciales conflictos de interés derivados del desarrollo propio de sus actividades. En este documento se detalla el trámite que deben seguir los servidores públicos y contratistas cuando se llegue a presentar una posible situación de conflicto de interés.

⮚ De igual manera, se cuenta con el formato declaración de conflicto de interés para contratista (GTH-FO-116) mediante el cual se comunica y se deja el registro de la novedad identificada con alguna de las causales de impedimento y recusación establecidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011.

⮚ Se precisa que los anteriores documentos se encuentran publicados en la página web institucional en el link de contratación y en la herramienta suite visión empresarial – SVE disponibles para consulta y descarga

La Agencia Logística de las Fuerzas Militares ha dispuesto como plataforma de Gestión Documental la herramienta ORFEO, con el fin de a su vez crear expedientes contractuales en medio magnético los, por lo tanto, cada uno de los procesos contractuales que adelanta la Entidad en todas y cada una de las etapas propias del proceso de contratación, debe reposar en dicha plataforma.

De manera que una vez se recibe el expediente contractual en la Subdirección General de Contratación y en las coordinaciones de contratos regionales, el funcionario al que le sea asignado el expediente contractual para su estructuración jurídica, deberá crear el expediente en la plataforma, cargar los documentos en archivo PDF con las respectivas firmas, de acuerdo a la lista de chequeo de la etapa precontractual, contractual.

Para el caso de las regionales corresponde conforme la lista única de chequeo, dicha documentación debe a su vez reposar en orden lógico y cronológico en la carpeta en físico.

Frente a la etapa contractual el funcionario al que le sea asignado el expediente desde las Regionales y/o desde la Subdirección General de Contratación deberá cargar en el expediente ya creado en ORFEO, todos los documentos propios de la lista de chequeo de la etapa contractual hasta la liquidación y para el caso de las regionales la lista de chequeo única, finalmente si existe alguna situación posterior a la liquidación del contrato se deberá cargar en ORFEO, aquella documentación correspondiente a la etapa post contractual, conforme a los lineamientos de gestión documental para el efecto. De manera que los procesos contractuales reposen en medio magnético en la Entidad.

entidad contenida en un documento, en la cual se adjudica o declara desierto un proceso de selección.

común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

que se realiza en una rueda exclusiva para tal fin, denominada Rueda de Selección, en la que se escoge a la sociedad comisionista miembro que actuará por cuenta de la Entidad Estatal en una negociación particular, mediante un proceso competitivo basado en el precio cobrado como comisión por sus servicios y de conformidad con lo señalado en las normas de contratación estatal aplicables, através de un procedimiento interno de la BMC.

Dentro de la gestión de compras, se han definido los siguientes documentos en SAP que soportarán la gestión de los procesos contractuales para la ALFM:

Para los contratos administrativos se debe establecer las, adiciones, modificaciones prorrogas, reintegros reducciones y cualquier novedad que se registre en el marco de la ejecución del contrato hasta llegar a reportar en el sistema la liquidación, a fin de proporcionar a los entes de control y los usuarios de la Entidad la información real del contrato, a efectos que la información presupuestal registrada coincida con SIIF Nación.

Es necesario cargar en el sistema todo lo relacionado con adiciones, modificaciones, prorrogas, para efectos del seguimiento de la ejecución contractual, información que se validara en el momento de la conciliación contable, con relación a los reportes de las cuentas contables, frente a los saldos logísticos (pedido abierto)

Fases en las que se divide la ejecución del contrato (desde la planeación de la actividad hasta la liquidación y culminación de las vigencias de las pólizas), teniendo en cuenta las actividades propias en cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

Todo proceso de selección debe agotar un procedimiento encaminado a escoger la propuesta más favorable para la ALFM. En ese orden, a continuación, se transcriben los pasos a seguir para la decisión, adopción y desarrollo de los procesos de selección.

Es obligación de todos los funcionarios de nivel, técnico, profesional directivo, y asesor, que sean partícipes en los procesos de contratación en todas y cada una de sus etapas el manejo de la plataforma transaccional SECOPII, así como la Tienda Virtual del Estado Colombiano y el SECOP I en los casos queaplique de conformidad con los lineamientos del sistema de compra publica de Colombia CompraEficiente, es necesario que cada funcionario tenga su usuario y contraseña y maneje con responsabilidadsu cuenta en la plataforma de acuerdo al rol asignado si el funcionario ya no labora con la ALFM, así mismo debe informar al administrador de la plataforma y en su acta de entrega a efectos de dar de baja a su usuario en el SECOPII.

El usuario administrador nacional de la ALFM de la plataforma SECOP II configura los flujos de aprobación, tanto en la Oficina Principal como en las Regionales, previa autorización de la Subdirección General de Contratación de la ALFM, siguiendo los parámetros de la guía de Colombia Compra Eficiente sobre Gestión Contractual del SECOP II literal A numeral II, una vez configurados los flujos no deben ser modificados.

De conformidad con los lineamientos dispuestos por la Dirección General respecto a el reporte xx xxxxxxxxx de personal para actualización permanente en plataformas tecnológicas, se requiere efectuar reporte oportuno de las novedades de personal (retiros, vacaciones, permisos largos, licencias, entre otros); esto con el fin de realizar de inmediato los bloqueos respectivos en las

plataformas tecnológicas, tanto de la entidad como de las que no están bajo la administración de la misma como es el caso de SECOP II, SIIF Nación, entre otras.

A fin de tener un control eficaz de accesos y salvaguardar la información, estas novedades de personal se deben reportar vía email, los cinco (5) primeros días de cada mes (o de forma inmediata si obedece a una novedad no programada y que surge de imprevisto), a las dependencias encargadas de la gestión y administración de las plataformas a las cuales acceden los funcionarios.

En aplicación del principio de planeación, cada proceso de selección por regla general deberá estar contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de la Entidad.

El proceso de gestión contractual, implica superar el esquema del cumplimiento de funciones aisladas y comprender que contratar es responsabilidad de todos los miembros de la Entidad, construyendo espacios de trabajo en equipo, enfocado a la obtención de resultados asertivos; es por esto que los diferentes cambios que se han impartido por el alto gobierno a través de los lineamientos emitidos por Colombia Compra Eficiente, tienen como finalidad organizar la actividad contractual como un proceso de gestión que gire alrededor de las iniciativas y necesidades de la Entidad.

Con el propósito de adelantar una gestión eficiente y transparente para dar cumplimiento a las metas definidas, previamente, la Agencia Logística de las Fuerzas Militares elabora el Plan Anual de Adquisiciones, antes de iniciar cada vigencia fiscal, en el cual deben precisarse, como mínimo los proyectos a ejecutar, los objetivos de cada proceso, grupo o área, las metas, el indicador de medición, lasacciones principales, las fechas tentativas de iniciación y finalización (ejecución) de cada proyecto, la fuente de financiación y el presupuesto; de acuerdo con el principio de anualidad presupuestal no podrá superar la vigencia del año para el cual se encuentra planeado, la modalidad de selección, la fuente de recursos, valor total estimado de la contratación, si se requieren o no vigencias futuras, y los datos del responsable dentro del área donde surge la necesidad; adicionalmente debe contener los lineamientos que determine para los efectos Colombia Compra Eficiente.

El Plan Anual de adquisiciones será elaborado y consolidado con todas las áreas y Regionales de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares liderado por la Oficina Asesora Planeación e Innovación Institucional y publicado en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II).

Para organizar y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones, cada área y Regional define su plan anual, donde especifica de manera detallada como va a gestionar los objetivos planteados y la adquisición de bienes y servicios que sean necesarios para el cumplimiento de las metas.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP II), a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una

(1) vez al año. Dicha responsabilidad está en cabeza de la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional.

En el evento que surja una necesidad para dar inicio a un proceso de selección que no esté contemplada en el Plan Anual de Adquisiciones, corresponde al área que crea la necesidad tramitar ante la Oficina de Planeación e Innovación Institucional la inclusión del objeto a contratar y demás información pertinente, así como las modificaciones a que haya lugar dentro del PAA. Tramite que debe realizarse previo a la radicación de la solicitud de inicio del proceso de contratación ante la Subdirección General de Contratación.

El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos y se debe atender el procedimiento establecido por Colombia Compra Eficiente en la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.

• Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador.

• Descripción de la Necesidad por satisfacer

• Fechas estimadas de inicio del proceso y presentación de oferta.

• Duración estimada del contrato

• Valor estimado vigencia actual fuente de recursos

• Modalidad de selección

• Unidad de contratación.

• Datos del responsable.

Además, se debe incluir la declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web,Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, númerode personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones.

Es el insumo básico para elaborar el estudio previo y contempla detalladamente la necesidad que se requiere satisfacer, el que, como, cuando y para que de la necesidad, la cual debe ser muy clara y contemplar los aspectos técnicos relevantes y necesarios para el futuro contrato, debe ser elaborado por la dependencia que tiene la necesidad bajo los parámetros dispuestos en el formato establecido por la Entidad, debe contener número de solicitud de pedido SAP, el formato se encuentra publicado en la suite visión.

Los responsables de la elaboración del Informe Técnico para iniciar el proceso de contratación deben remitirse al Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental para Contratistas, Subcontratistas y Proveedores (GTH-MA-05) y tomar las obligaciones de tipo ambiental relacionadas en las fichas técnicas presentadas por proceso e incluirlas en las obligaciones específicas del contratista. Así mismo, se deberá dar cumplimiento al procedimiento relacionado con la inclusión de los criterios de sostenibilidad en los procesos contractuales presentado en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental para Contratistas, Subcontratistas y Proveedores (GTH-MA-05)

Los estudios y documentos previos constituyen el conjunto de documentos que definen e identifican la necesidad de la contratación y la mejor forma de satisfacerla, que sirvan como insumo y de soporte para el inicio del proceso contractual, a efectos de elaborar el proyecto xx xxxxxx, los pliegos de condiciones, e invitación pública que fijan las condiciones de escogencia del contratista y elaboración de un contrato y/o modificación del mismo. (Formato publicado en la suite visión).

El artículo 2.2.1.1.2.1.1 del decreto 1082 de 2105 establece el contenido de los estudios previos de manera general, y con base en la citada norma, la ALFM, ha dispuesto un formato especifico el cual contiene unos puntos que se describirán a continuación en el presente manual.

Los estudios previos serán elaborados por el abogado encargado de estructurar el proceso de contratación en la Subdirección General de Contratación, designado mediante reparto por la coordinación Grupo de Gestión Precontractual, en el caso de las Regionales, será el funcionario designado por parte del Director Regional en calidad de ordenador del gasto, o el funcionario designado por el coordinador de contratos regional, si hay deficiencia de personal será responsable de la estructuración del proceso, el coordinador de contratos regional, según corresponda quien elabora el estudio previo; este documento será suscrito por los funcionarios del nivel directivo o jefe de oficina del área que crea la necesidad, así como por los comités jurídicos, económicos financieros, y técnicos estructuradores.

Una vez aprobada la respectiva justificación de la necesidad, la que constará en el Informe Técnico de Contratación elaborado por la dependencia de donde surge la necesidad, el cual deberá estar acompañado por el correspondiente Estudio xx Xxxxxxx y Análisis del Sector Económico al que se dirige el proceso de selección, la Subdirección General de Contratación o Coordinaciones de Contratos Regionales según corresponda, realizará la elaboración de los estudios previos.

Los responsables de la elaboración de estudios previos deberán en todo momento observar la adecuada planeación y estructuración del proceso y velar por que los documentos sean suficientemente claros y completos para que los proponentes o el eventual contratista puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como la distribución de los riesgos previsibles, garantizando la inclusión de criterios y/u obligaciones de carácter ambiental, orientadas al cumplimiento de la normatividad vigente y demás lineamientos ambientales de la Agencia, a los procesos los cuales de acuerdo a su naturaleza y al objeto requieren la inclusión de estos tal como se presenta en el Manual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Ambiental para Contratistas, Subcontratistas y Proveedores (GTH-MA-05). Dicho estudio y documentos deberán permanecer a disposición del público durante la ejecución del proceso de selección y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada proceso:

Definir la necesidad que la Entidad pretende satisfacer con la contratación (de conformidad con lo determinado por el área solicitante), y se deberá justificar en detalle cual es la necesidad, de manera clara, precisa y objetiva de los bienes y servicios encaminada al cumplimiento de los fines de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, garantizando la eficiencia de su misión.

La justificación deberá responder al ¿qué?, ¿por qué?, ¿para qué?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde? y

¿paraquién? de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico colombiano y la resolución de delegación de ordenación del gasto expedidas por la Dirección General de la ALFM.

Se debe dejar claro del ¿por qué se necesita contratar ese bien o servicio?, lo esperado con dicha contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar el gasto o la inversión de los recursos de laEntidad, como evidencia de la debida planeación. Deberá describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de nollevarse a cabo la contratación.

El área que identifica la necesidad deberá establecer y especificar el objeto del contrato a celebrar, paralo cual tendrá en cuenta el tipo de bien o servicio que pretende contratar, el que deberá definirse de manera precisa, clara, completa y detallada, presupuesto especificación técnica oficial plazo certificadode disponibilidad presupuestal, lugar de ejecución, forma de pago, tipo de contrato, y ordenador del gasto.

Para su elaboración deberá tener en cuenta los propósitos que se buscan con el proceso contractual. Al definir el objeto deberá tenerse en cuenta la concordancia con la resolución de desagregación presupuestal del bien o servicio que se pretende adquirir con el propósito de evitar contrataciones con destinación diferente. Modalidad de Selección se debe identificar el marco legal del proceso de seleccióny el contrato que se derive de la adjudicación y definir la modalidad de selección que se empleara para la selección del contratista. La Modalidad de selección, Clasificación de bienes y servicios UNSPSC

Los códigos UNSPSC por los cuales se identifica el bien o servicio a contratar debe estar plenamente identificado desde el informe técnico para contratación, que proviene del área que crea la necesidad los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx-x- bienes-y-servicios

La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contratoa celebrar, deberá determinarse de manera detallada en el informe técnico de contratación, de conformidad con el formato publicado en la suite visión y harán parte integral del estudio previo.

Para los procesos en los cuales se requiere la realización de visitas técnicas a las instalaciones de los proveedores de acuerdo con el bien o servicio a suministrar, se debe precisar las condiciones de realización de las mismas tanto en la etapa precontractual como en la ejecución del contrato y los responsables de su desarrollo y verificación.

Es el valor estimado del contrato el cual deberá ser el resultado que arroja el estudio económico del sector y el estudio xx xxxxxxx, proveniente del área donde nace la necesidad de los bienes y/o servicios a contratar, teniendo en cuenta los factores (económicos, tributarios, financieros), que influyen en el desarrollo del proceso contractual en procura de la eficiencia del gasto público.

En el caso de los contratos de obra y en los contratos que aplique es necesario incluir en el estudio previo el A.I.U que corresponde a Administración, Imprevistos, Utilidad, constituyendo cada una de ellas una parte específica de los costos en la ejecución de un contrato:

La Utilidad representa la ganancia que espera obtener el contratista por el cumplimiento de sus obligaciones en la ejecución del proyecto2.

El porcentaje de cada uno de los componentes de A.I.U se determinara de acuerdo con la complejidad y especificidad del proceso a contratar.

En cuanto a los procesos en los que se requiera determinar el A.I.U, como es el caso de los procesos de vigilancia, aseo y cafetería, se debe tener en cuenta por parte de los comités técnicos, y económicos financieros estructuradores lo dispuesto en el Estatuto Tributario, sobre el particular, así como los demás tributos que sean a aplicables a los procesos de contratación a fin de incluir la discriminación de los mismos en la determinación del presupuesto oficial del proceso de contratación.

El manual de interventoría y supervisión de obra de la Dirección de Infraestructura de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares frente al A.I.U estableció lo siguiente:

Una vez recibida la información emitida por parte del Constructor, la Interventoría revisará el análisis de los gastos de Administración, ejecución de Imprevistos y utilidades el cual debe cumplir con mínimo la siguiente información:

• Recurso motriz (personal de obra y administrativo)

• Gastos de vigilancia

• Recurso motriz equipo

• Consumibles y complementarios al proyecto

• Administración oficina

• Capacitación

• Gestión ambiental

• Gestión de calidad

• Gestión en la seguridad industrial

• Gasto de servicios públicos

2 xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx-xx-xxx/

• Ensayos de control de calidad

• Gastos en Papelería

• Gastos en registro fotográfico videos

• Informes

• Elaboración planos récord

• Gastos de legalización

• Impuestos, retenciones y pólizas

• Valla informativa

• Mantenimiento campamento

• Depósitos

• Adecuación de vías

El interventor informará a la Dirección de Infraestructura y al Supervisor de la Agencia Logística en el tiempo estipulado en el pliego de condiciones del proceso contractual de interventoría antes del inicio de la obra los resultados de su evaluación en el (Formato) DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA anexando los soportes presentados por el Contratista de Obra, en el cumplimiento de los requisitos y necesidades administrativas del contratista de obra; para la ejecución de las obras, con el fin de blindar y mitigar el riesgo de presentar desequilibrios económicos por gastos administrativos no contemplados desde el inicio.

La Dependencia que tiene la necesidad solicitará la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal que respaldará el respectivo proceso de selección, para dar inicio al proceso de contratación, una vez el informe técnico se encuentre suscrito y aprobado, se incluirá el Certificado de Disponibilidad Presupuestal en la estructuración de los estudios previos.

Para solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal se debe diligenciar el formato correspondiente el cual se encuentra en la suite visión.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1882 de 2018 no es obligatorio contar con disponibilidad presupuestal para realizar la publicación del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones

Es el término futuro convenido por las partes en el contrato para ejecutar el objeto contratado. En este plazo el contratista debe cumplir con todas las obligaciones inherentes al objeto del contrato (construir la obra, entregar los suministros, prestar la integralidad del servicio etc.)

En este acápite se determinará el sitio geográfico donde se debe cumplir el objeto contractual.

Debe establecerse de acuerdo con el tipo de contrato, si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se realizarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

Debe establecerse en los documentos requeridos por la Entidad para efectos del pago, así mismo se dispondrá la recepción de facturas electrónicas de conformidad con las disposiciones normativas para el efecto.

Se debe establecer en los estudios previos las razones técnicas y económicas del pacto en la forma de pago, de anticipo o pago anticipado, con la finalidad de garantizar el buen manejo e inversión de los recursos públicos.

Para pago de ANTICIPO o PAGO ANTICIPADO, deberá tenerse en cuenta las diferencias que a continuación se señalan:

El anticipo es una financiación que la Entidad otorga al contratista, cuyo monto debe ser destinado al cubrimiento de los costos iniciales en los que debe incurrir éste para el inicio y la ejecución del contrato.

Es importante aclarar que el anticipo no es un pago, la entrega del mismo al contratista no extingue la obligación que tiene la entidad estatal para con él, dado que lo entregado como anticipo sigue siendo propiedad del contratante. El valor del anticipo se descuenta de cada pago que se realice al contratista durante la ejecución del contrato, por tanto, constituye amortización de dicho valor.

Los dineros provenientes del anticipo deben ser empleados y/o aplicados de acuerdo con el programa deinversiones siempre y cuando proceda, debidamente aprobado por el supervisor o interventor del contrato al dar inicio. Durante la ejecución del contrato, el contratista deberá presentar informes de inversión y buen manejodel anticipo al supervisor/interventor del contrato.

Para pactar anticipos en los contratos se deberá tener en cuenta:

• El anticipo debe ser autorizado por el Director General de la ALFM tanto para los procesos desarrollados en la oficina principal como en las Regionales, y deberá contar con una justificación que se plasmará en el informe técnico y estudio previo, sobre las ventajas que significa para la Entidad el incorporar un anticipo en el contrato.

• El anticipo solo aplica para los contratos de tracto sucesivo.

• De acuerdo con la naturaleza del contrato, resulta aplicable el anticipo, deberá incorporarse una cláusula expresa en el contrato en la que se pacte, en cuyo caso el monto no podrá superar el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.

• Establecer en el contrato garantías para el buen manejo y correcta inversión del anticipo, por el cien por ciento (100%) del monto del mismo, para cubrir a la entidad estatal del riesgo de pérdida yde los posibles perjuicios que se originen por (I) la no inversión; (II) el uso indebido y (III) la apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que se hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato.

• En la forma de pago, deberá preverse un plan de amortización del anticipo, de tal manera que el contratista pueda devolver el anticipo durante el primer pago o dentro de la vigencia en que se suscribió el contrato, sin dejar saldo por amortizar de una vigencia a otra, salvo si se presenta una fuerza mayor o un caso fortuito que impida tal amortización la cual en la etapa de gestión contractual deberá ser documentada por el supervisor del contrato en sus informes de supervisión.

• Para el manejo del anticipo, el contratista deberá realizar la apertura de una cuenta bancaria para su manejo exclusivo, cuyo seguimiento estará a cargo del supervisor y/o interventor del contrato.

• De conformidad con lo previsto en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, en los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución delcontrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El costo de la comisión fiduciaria será cubierto directamente por el contratista.

• En el evento que el contrato sea de menor o mínima cuantía, se podrá solicitar plan de inversiónde los recursos entregados a título de anticipo, plan que debe ser aprobado por el supervisor del contrato con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución delcontrato correspondiente.

• Los dineros entregados a título de anticipo no podrán superar el 20% del valor del contrato. Aplicable a todo tipo de contrato, lo cual está establecido como política interna de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares.

• Para la amortización del anticipo, con cada pago parcial por avance de obra se deberá amortizar el 40% a su vez para todos los tipos de contratos con las actas de recibo a satisfacción que demuestren avance de la ejecución del contrato, el valor de dicho pago hasta completar el 100% de la amortización del anticipo.

• Para el pago del saldo se debe realizar mediante pagos parciales por avance en caso de contrato de obra igual superior al 20%.

• Para completar el 100% de la amortización del anticipo, si el pago parcial por avance en caso de contrato de obra supera el valor señalado como anticipo, se amortizará el porcentaje que corresponda cumpliendo así con el 100%.

• La forma de pago (anticipo o pago anticipado), lo recomienda la dependencia que crea la necesidad, sin embargo, será definido y aceptado únicamente en sesión de unidad asesora precedida por el ordenador del gasto cuando se realice la presentación del proyecto xx xxxxxx e invitación pública que corresponda, y seguidamente deberá estar aprobado por el Director Generalde Entidad.

Es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea y que, por tanto, pasa a ser de su propiedad y puede ser invertido libremente.

Para pactar pagos anticipados en los contratos se deberá tener en cuenta:

• El pago anticipado debe ser autorizado por el Director General de la ALFM, tanto para los procesos que se desarrollan en la oficina principal como en las Regionales, y deberá contar con una justificación que se plasmará en el estudio previo, sobre las ventajas que significa para la Entidad el incorporar un pago anticipado en el contrato.

• El pago anticipado solo aplica para los Contratos de ejecución instantánea.

• Si de acuerdo con la naturaleza del contrato, resulta aplicable el pago anticipado, deberá incorporarse una cláusula expresa en el contrato en la que se pacte, en cuyo caso el monto no podrá superar el 30% del valor del contrato.

• Establecer en el contrato garantías para la devolución del pago anticipado, de tal manera que cubra el 100% del dinero entregado al contratista por este concepto.

El Comité Jurídico estructurador deberá realizar el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser unode los enumerados de manera enunciativa en el artículo 00 xx xx Xxx 00 xx 0000, xxxx xx:

Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse en los términos del respectivo contrato.

Contrato de Prestación de Servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.

Así como los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. Es importante la determinación de la naturaleza contractual para precisar la modalidad de selección, ya que el objeto del contrato y su cuantía determinarán la manera en que deba seleccionarse al contratista.

MODALIDAD	JUSTIFICACIÓN
Licitación Pública	Es la modalidad por excelencia de la selección de contratistas para obra pública y procesos de mayor cuantía.
Selección Abreviada Selección Abreviada de Menor cuantía. Selección Abreviada de Subasta Inversa. Selección Abreviada Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxx.	La contratación de menor cuantía, es para la adquisición de bienes o servicios, cuyo valor esté por encima xxx xxxx por ciento (10%) de la mínima cuantía y hasta el máximo límite de la menor cuantía. Bajo la modalidad de Subasta Inversa se adquieren los bienes y servicios de características técnicas uniformes o de común utilización, es decir que contienen las mismas especificaciones técnicas, por lo tanto, todos los proponentes ofrecen el producto con las mismas características y la puja se realiza disminuyendo el precio inicial en un porcentaje previamente establecido en el pliego de condiciones. Esta modalidad de selección es independiente de la cuantía del contrato a suscribir. El Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxx, es la contratación que hace la entidad estatal que lidera y coordina el Sistema de Compra Pública de Colombia - Colombia Compra Eficiente, con diferentes proponentes que han participado previamente, en la licitación pública adelantada por la misma, para la adquisición de bienes y servicios; por lo tanto las entidades estatales debemos acogernos a dicho acuerdo, lo que hace más ágil la contratación, toda vez que ya no es necesario adelantar el proceso licitatorio, sino que se publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano la solicitud de contratación, a la cual deben responder con su propuesta, todos los oferentes adjudicatarios del proceso mencionado y la entidad estatal escoge la de menor precio.
Concurso de méritos	Esta modalidad contractual está prevista para la selección de consultores o interventores, en asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, gerencia de obra y/o proyectos, así como también los estudios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Proceso de Mínima Cuantía.

Bajo esta modalidad, se encuentran: Compras en Grandes Superficies, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento con términos cortos para escoger al contratista, siempre que el valor de la adquisición de los bienes, obras y/o servicios, no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad Estatal. Se escoge la oferta de menor valor. Así mismo, bajo la modalidad de selección de mínima cuantía, se pueden realizar las compras en las Grandes Superficies, que se encuentran en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, siempre que su valor esté dentro de esta modalidad de selección, es decir que no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad Estatal.

Contratación Directa

Es el procedimiento mediante el cual la entidad estatal contrata directamente con una persona natural o jurídica, la prestación de servicios profesionales, la prestación de servicios de apoyo a la gestión o la adquisición de un bien o servicio, que tenga un proveedor exclusivo o por ser titular de los derechos del mismo. Esta modalidad contractual también procederá en caso de urgencia manifiesta, contratación de empréstitos, contratos y convenios interadministrativos. Esta modalidad de selección es independiente de la cuantía del contrato a suscribir.

Tomado de MÓDULO 4 CONTRATACIÓN PÚBLICA FUNCIÓN PÚBLICA

Los estudios previos deben contener la definición de la modalidad de selección que deberá aplicarse de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la contratación y la normativa vigente.

-Acuerdo con el objeto del contrato debidamente justificado con el fundamento jurídico de la contratacióna realizar, puede enmarcarse en las modalidades de selección regladas en el artículo 2° de la Ley 1150de 2007, adicionado por los artículos 274 de la Ley 1450 de 2011 y 94 de la Ley 1474 de 2011 a saber: Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Contratación Directa y Contratación de Mínima Cuantía.

-Una vez determinados los factores enunciados con anterioridad, el Comité Jurídico Estructurador determinará la modalidad de selección de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar.

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de la licitación pública, las demás modalidades de selección se aplicarán de conformidad el objeto y la cuantía a contratar mediante la cual, la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, convoca de forma abierta y publica, en igualdad de condiciones y oportunidades, para que se presenten ofertas o propuestas y se seleccione objetivamente entre ellas, la más favorable a sus intereses.

Convocatoria Limitada a MiPymes (en caso de que aplique) en virtud del artículo 2.2.1.2.4.2.2 del Decreto 1082 de 2015, la Convocatoria limitada a MiPymes aplica para las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos siempre y cuando el presupuesto del proceso no supere el valor dispuesto por Colombia Compra Eficiente.

Colombia Compra Eficiente en su manual para el manejo de incentivos en los procesos de contratación ha dispuesto:

En una convocatoria limitada sólo son recibidas las ofertas de micro, pequeñas o medianas empresas MiPymes que tengan como mínimo un año de existencia. Así, si la convocatoria a un Proceso de Contratación está limitada a estos tamaños empresariales, las ofertas presentadas por grandes empresas deben ser rechazadas.

¿Qué es una MiPymes? Una empresa es MiPymes cuando, además de ser una empresa nacional, tiene hasta doscientos trabajadores y activos totales por un valor igual o menor a treinta mil SMMLV.

El manual para el manejo de incentivos en los procesos de contratación de Colombia Compra Eficiente a su vez determina para efectos de promoción a la Industria Nacional que las Entidades Estatales deben incluir en sus procesos de contratación medidas para la promoción de bienes, servicios o mano de obra nacional; En donde se fijara puntaje para (i) la promoción de bienes y servicios nacionales; y, la promoción de la incorporación de componente nacional en bienes y servicios extranjeros. Un mismo bien o servicio no puede aplicar a los dos puntajes pues un bien no puede ser nacional y extranjero al mismo tiempo. Estos puntajes deben ser incluidos en todos los Procesos de Contratación, excepto: (i)

cuando haya lugar a la selección directa del contratista, cualquiera que sea el régimen de contratación aplicable; (ii) en los Procesos de Contratación de selección abreviada para la adquisición o suministro de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes de que trata la Ley 1150 de 2007; y, (iii) en los Procesos de Contratación de mínima cuantía de que trata la Ley 1150 de 2007.

Entidades Estatales deben asignar dentro de los criterios de evaluación de las ofertas un puntaje comprendido entre el diez y el veinte por ciento para estimular la oferta de bienes y servicios nacionales3.

El Decreto 392 del 26 de febrero de 2018, reglamentó la asignación de puntaje adicional en procesos de licitación pública y concurso de méritos para los proponentes que en su planta de personal tengan contratadas personas con discapacidad.

Según el manual para el manejo de incentivos en los procesos de contratación de Colombia Compra Eficiente, las Entidades Estatales deben establecer en los criterios de evaluación de las ofertas en los procesos de licitación pública y concurso de méritos, la asignación del uno por ciento (1%) del total de los puntos establecidos en el pliego de condiciones, para incentivar el sistema de preferencias a favor de personas con discapacidad.

3 La Circular Externa 7 de 2013 emitida por Colombia Compra Eficiente establece que este porcentaje debe ser de 20% en los Procesos de Contratación para adquirir bienes agropecuarios colombianos tanto productos frescos como productos procesados.

En la etapa de selección de las ofertas, las Entidades Estatales deben verificar si el proponente acredita que en su planta de personal tiene contratadas personas con discapacidad, para efectos de proceder a la asignación del puntaje.

El proponente podrá acceder al puntaje cuando:

1. La persona natural, el representante legal de la persona jurídica o el revisor fiscal, según corresponda, certifique el número total de trabajadores vinculados a la planta de personal del proponente o de sus integrantes a la fecha de cierre del proceso de selección.

2. Acredite el número mínimo de personas con discapacidad en su planta de personal, de conformidad con lo señalado en el certificado expedido por el Ministerio de Trabajo, el cual debe estar vigente en la fecha del cierre del proceso de selección.

Cumplidos los anteriores requisitos, las Entidades Estatales deben asignar el 1% de los puntos a quienes acrediten el número mínimo de trabajadores con discapacidad de acuerdo con lo siguiente:

Número total de trabajadores de la planta de personal del proponente	Número mínimo de trabajadores con discapacidad exigido
Entre 1 y 30	1
Entre 31 y 100	2
Entre 101 y 150	3
Entre 151 y 200	4
Más de 200	5

“En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, la Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta de acuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos de condiciones:

1. Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

2. Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de funcionamiento,tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.

3. Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la forma de pago descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima requerida, impacto económico

sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal relacionadas con el objeto a contratar, mayor xxxxxxxx de, los Riesgos, servicios o bienes adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.

4. El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico adicional,para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.

La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones técnicas y económicas adicionales ofrecidas. La mejor relación costo-beneficio para la Entidad Estatal es la de la oferta que una vez aplicada la metodología anterior tenga el resultado más bajo.

La Entidad Estatal debe adjudicar al oferente que presentó la oferta con la mejor relación costo- beneficio y suscribir el contrato por el precio total ofrecido."

Por su parte el artículo 2.2.1.1.2.2.9. Del Decreto 1082 de 2015, contempla en caso de empate que factores de desempate de manera taxativa en tanto la Entidad Estatal escogerá el oferente que tenga el mayor puntaje en el primero de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones del Proceso de Contratación. Si persiste el empate, escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en el segundo de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos decondiciones del Proceso de Contratación y así sucesivamente hasta agotar la totalidad de los factores de escogencia y calificación establecidos en los pliegos de condiciones.

El Comité económico y financiero estructurador, define el valor estimado del contrato y su justificación, de acuerdo con los siguientes factores para tener en cuenta.

El artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015 establece el deber de las Entidades Estatales de analizar el sector relativo al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.

La elaboración del análisis del sector en el caso de la oficina principal, el encargado de elaborarlo es el área que crea la necesidad, en cuanto a las regionales, el Director Regional quien funge como Ordenador del Gasto, será el encargado de designar personal de acuerdo a la necesidad y los conocimientos necesarios frente al objeto a contratar.

Respecto a los procesos a través de Bolsa Mercantil, corresponde la elaboración de análisis del sector a la Subdirección General de Contratación, en apoyo a la Subdirección General de Abastecimientos y Servicios.

De acuerdo con los lineamientos de la “Guía Para la Elaboración de Estudios del Sector”, publicados en el portal Web de Colombia Compra Eficiente, adicional se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:

El análisis técnico y económico debe soportar el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto incluyendo los costos para la Entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato; lo anterior sin perjuicio de disposiciones normativas particulares según procedimiento de selección.

Cuando el valor del contrato esté determinado en precios unitarios, se incluirá la forma como se calcularon y soportaron dichos valores.

El área donde surge la necesidad elabora el estudio xx xxxxxxx. Para realizar el estudio xx xxxxxxx, sedeberá analizar los diferentes precios que se registren en el mercado de los bienes o servicios a contratar. El estudio xx xxxxxxx podrá llevarse a cabo, haciendo uso de uno o varios de los procedimientos que se señalan a continuación:

El valor estimado del contrato debe indicar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad deberá incluir la forma como los calculó, para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no se publicarán las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato.

El elemento del costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, juega un papel importante en la determinación de la modalidad de selección, por lo tanto es necesario el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de las cotizaciones recibidas y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx, deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

Definir los factores de justificación de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015.

Conforme a la selección objetiva del contratista, el área de la necesidad deberá establecer los criterios técnicos, los comités jurídico y económico - financiero, fijarán los criterios jurídicos, económicos y financieros que serán objeto de verificación, evaluación y calificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realizará de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse de manera arbitraria, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011.

El riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación4

El artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 establece que la Entidad Estatal debe “incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación”.

El área de la necesidad debe realizar un análisis de acuerdo a lo establecido en el manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente, a su vez se podrá consultar tablas de riesgos de otras Entidades Estatales de procesos contractuales cuyo objeto sea igual o similar al proceso a contratar para la elaboración de la tabla de riesgos se debe incluir la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles técnicos involucrados en la contratación.

4 XXXXXXX X., XXXX, G., SPAGNOLO G., Handbook of Procurement. New York: Cambridge University Press, 2006 y Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación Colombia Compra Eficiente

Por su parte el comité jurídico y económico-financiero de la Subdirección General de contratación, así como de las áreas de contratación regionales deberá incluir los riesgos de orden jurídico, económico y financieros, del proceso de contratación en la matriz de riesgos.

La Identificación y valoración de los riesgos consiste en la estimación del impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos identificados.

De manera que en virtud del artículo 2.2.1.1.1.6.3. del Decreto 1082 de 2015, le corresponde a la Entidad evaluar el riesgo que se pueda generar a partir del proceso de contratación para el cumplimento de las metas y objetivos propuestos con el futuro proceso de contratación para la Entidad de conformidad con los manuales y guías para el efecto expedidas por Colombia Compra Eficiente.

Así mismo tomando como base una lista de posibles riesgos a que están expuestos los procesos, la cualserá incluida en el informe técnico para iniciar proceso de contratación y en los estudios previos complementando así los riesgos previsibles de orden jurídico y económico por la subdirección General de Contratación, con base en los Formatos de tipificación, estimación y asignación de los riesgos existentes para los procesos de contratación.

Es necesario tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato y estimar cualitativa y cuantitativa la probabilidad e impacto y el señalamiento del sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse el riesgo, asícomo la forma de mitigarlos.

Los riesgos jurídicos, económicos y financieros serán valorados, tipificados y asignados por los comités correspondientes, jurídicos y económicos, se constituyen Riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de losobjetivos del proceso de contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación, teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Por lo tanto, se debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de sus metasy objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigarlos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes de la Sección 3, Subsección 1 del Decreto 1082 de2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

En aquellos eventos donde no se exija garantía, igualmente deberán justificarse las razones, para cada proceso de contratación se debe aplicar el Manual para la identificación y cobertura del riesgo establecido por Colombia Compra Eficiente.

La administración de Riesgos es el conjunto de procesos dirigidos a proteger a la Entidad Estatal de los eventos en el Proceso de Contratación. La administración de Riesgos permite reducir la probabilidad de ocurrencia del evento y de su impacto en el Proceso de Contratación5

Colombia Compra Eficiente propone administrar los Riesgos del Proceso de Contratación siguiendo los pasos enumerados a continuación:

Colombia Compra Eficiente recomienda a las Entidades Estatales elaborar la matriz de la Tabla 1 que incluya todos los Riesgos identificados del Proceso de Contratación, estableciendo su clasificación, la probabilidad de ocurrencia estimada, su impacto, la parte que debe asumir el Riesgo, los tratamientos que se puedan realizar y las características del monitoreo más adecuado para administrarlo, como se muestra a continuación

Clase

Fuente

Etapa

Tipo

Descri pción

Consecu encia de la ocurren cia del evento

Probabilida d

Impacto

Valoración

Categoría

¿A quién se le asigna?

Tratamiento

/Control a ser implementa do

Impacto después del tratamiento

¿Afecta la ejecución del contrato?

tratamient

Fecha estimada en que se inicia

eltratamiento

Fecha estimada en que se completa

eltratamiento

Monitoreo y revisión

Probabilidad

Impacto

Valoración

Categoría

¿Cómo se realiza elmonitoreo?

Periodicidad

5 Risk Assessment and Management: Managing Risks in Products and Services Contracting, Department of Finance, Government of Xxxxxxx Xxxxxxxxx, 0000.

[Numerar consecutivamente empezando en 1]

[General/Específico]

[Interno/Externo]

[Planeación/Selección/Contratación/Ejecución]

Financiero/ Regulatorio/ De la naturaleza/

[Descri bir el Riesgo

]

[Describ ir la consecu encia de la ocurren cia del evento]

[1/2/3/4/5]

[2/3/4/5/6/7/8/9/10]

[Bajo/Medio/Alto/Extremo]

[Entidad Estatal/Contratista]

[Describir el tratamiento o control a ser implementa do]

[1/2/3/4/

[1/2/3/4/ 5]

[2/3/4/5/6/7/8/9/10]

[Bajo/Medio/Alto/Extremo]

[Sí/No]

[Entidad Estatal/Contratista]

[Incluir fecha o evento con el cual se inicia el tratami ento]

[Defini r la forma de realiza r el monit oreo]

[Definir la periodi cidad del monito reo]

Fuente Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación M-ICR-01 Colombia Compra Eficiente.

Igualmente es necesario una vez se nombre al supervisor del contrato este Deberá efectuar análisis y seguimiento en sus informes de supervisión, de los riesgos del proceso contractual asignado bajo su responsabilidad de conformidad con los lineamientos establecidos en la guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría de Colombia Compra eficiente donde se indica “Llevar a cabo las labores de monitoreo y control de riesgos que se le asignen, en coordinación con el área responsable de cada riesgo incluido en el mapa correspondiente, así como la identificación y tratamiento de los riesgos que puedan surgir durante las diversas etapas del contrato.

El artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015 dispone que la Entidad Estatal debe evaluar elRiesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Las garantías son instrumentos de cobertura de algunos Riesgos comunes en Procesos de Contratación, a efectos de determinar las garantías necesarias en el proceso de contratación se podrá consultar la guía de garantías en procesos contratación de Colombia Compra Eficiente.

El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento de la propuesta o del contrato según el caso, deben ser sustentados de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.

Las garantías que pueden constituir los contratistas para amparar sus obligaciones derivadas de la suscripción de Contratos con la Agencia Logística de las Fuerzas Militares son cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo contemplados en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

El comité jurídico estructurador debe prever en los pliegos de condiciones para la contratación, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.

En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:

• Contrato de seguro contenido en una póliza

• Fiducia mercantil de garantía o Patrimonio autónomo

• Garantías Bancarias o cartas de crédito stand by.

La suficiencia y la vigencia de las garantías deben ser las establecidas en los artículos 2.2.1.2.3.1.9 a 2.2.1.2.3.1.19 del Decreto 1082 de 2015. Son las siguientes:

• Garantía de cumplimiento.

• Cubrimiento de la responsabilidad civil extracontractual.

• Suficiencia de la garantía de seriedad de la oferta

• Suficiencia de la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo.

• Suficiencia de la garantía de pago anticipado.

• Suficiencia de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales.

• Suficiencia de la garantía de estabilidad y calidad de la obra

• Suficiencia de la garantía de calidad del servicio.

• Suficiencia de la garantía de calidad de bienes.

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.

Nota: Se recomienda establecer las garantías conforme a lo dispuesto en la guía de garantías en Procesos de Contratación de Colombia compra Eficiente.

Cabe resaltar que respecto xxx xxxxxx de buen manejo y correcta inversión del anticipo, para el caso de los contratos en lo que aplique anticipo en la forma de pago se debe requerir desde el pliego de condiciones dicho amparo teniendo en cuenta:

(i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii) la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. Y la no amortización del anticipo.

Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza el valor y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver artículos 2.2.1.2.3.1.3 al 2.2.1.2.3.1.1.7 y 2.2.1.2.3.1.1.8 del Decreto 1082 de 2015).

Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado.

De conformidad con el Decreto 1082 de 2015, artículos 2.2.1.2.3.1.6. Y 2.2.1.2.3.1.9, la garantía de seriedad de oferta debe ser presentada por los oferentes al momento de presentar la oferta. La garantía de seriedad de oferta tiene carácter sancionatorio.

Lo anterior significa que al hacerse exigible la entidad contratante debe recibir la totalidad del valor asegurado sin necesidad de demostrar los perjuicios causados por las conductas objeto de la cobertura (excepción al principio indemnizatorio del seguro). Con esta garantía se protege a la entidad contratante de la posible ocurrencia de uno de los siguientes Riesgos:

• No suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

• El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.

• La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o la suscripción se prorrogue, siempre que la misma sea inferior a tres (3) meses.

• La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.

La garantía de seriedad de la oferta debe estar vigente desde el momento de la presentación de la ofertahasta la aprobación de la garantía de cumplimiento.

La no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo de la misma.

De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.5.4 del Decreto 1082 de 2015; la entidad estatal es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía, en los contratos de prestación de servicios yen los demás que las normas establezcan en que es potestativo de la Entidad su exigencia.

Se establece como política de la Entidad que no obstante tratarse de procesos de mínima cuantía, la complejidad del objeto del proceso requiere del comité estructurador análisis en el estudio previo que concluya si la adquisición del bien o servicio amerita la exigencia de garantías y amparos, acordes conel bien o servicio a adquirir.

Previo a liquidación del contrato luego de suscribir el acta de recibo a satisfacción, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de las garantías necesarias para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, como la de calidad del bieno servicio suministrado, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras.

No obstante, la Entidad evaluará la necesidad de exigencia de garantías y sus amparos, las que deben ser justificadas en los estudios previos y en el caso de contratación derivada debe dejarse constancia del análisis y procedencia para estos Contratos.

Cuando se presenten modificaciones en la ejecución de los Contratos (adiciones, prorrogas, suspensiones), el contratista deberá solicitar a la aseguradora la correspondiente modificación de las pólizas y deberán ser allegadas a la Entidad para su correspondiente aprobación. Para lo cual El supervisor deberá hacer seguimiento al contratista para que xxxxxxx las modificaciones a las pólizas. Asímismo, el funcionario encargado del seguimiento en la Subdirección General de Contratación y/o Grupo contratación en las regionales.

Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional ala naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

El contratista se obliga para con la Agencia Logística a mantener vigente la garantía del contrato y restablecer los valores y las vigencias amparadas, cuando estos se hayan visto, adicionados, reducidos, o modificados por tal razón deberán ser presentadas dentro de los términos establecidos por la Entidad toda vez que se requiere para efectos de enmarcar el inicio de la ejecución del contrato.

Auto de aprobación de póliza es un requisito de ejecución del contrato de conformidad con el artículo 41 Ley 80 de la Ley 80 de 1993 por lo tanto una vez el contratista xxxxxxx las respectivas pólizas es deberde la Entidad efectuar documento de aprobación de las mismas.

Se debe indicar si la contratación respectiva está cobijada por un Acuerdo Comercial vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015.

El área de la necesidad deberá indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano, por tanto, se deben observar las obligaciones enellos contenidas. Para desarrollar este análisis el grupo de Contratos prestará asesoría con base en

los lineamientos que se encuentren vigentes en el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente.

Se encuentran excluidos todos los Contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.

Se debe incluir en los contratos celebrados por la Agencia Logística una cláusula de indemnidad dondese pacte obligación del contratista de mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originadoen reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones de sus subcontratistas o Dependientes.

Desde la estructuración del informe técnico para dar inicio del proceso de contratación, es importante establecer de manera clara y especifica los requisitos técnicos habilitantes que harán parte del proceso de selección, incluidos en la invitación pública, proyecto xx xxxxxx de condiciones y pliego de condiciones.

Los requisitos habilitantes miden la aptitud del proponente para participar en un Proceso de Contratación como oferente y están referidos a su capacidad jurídica, financiera, organizacional y su experiencia, de manera que en los pliegos de condiciones o sus equivalentes se deben incluir los requisitos habilitantes tanto jurídicos, como financieros y los técnicos que se hayan establecido.

El propósito de los requisitos habilitantes es establecer unas condiciones mínimas para los proponentes de tal manera que la Entidad Estatal sólo evalúe las ofertas de aquellos que están en condiciones de cumplir con el objeto del Proceso de Contratación.

El proponente es quien debe presentar los documentos para acreditar los requisitos habilitantes en un Proceso de Contratación. Los requisitos habilitantes siempre se refieren a las condiciones de un oferente y nunca de la oferta.

La Entidad Estatal debe verificar al momento de evaluar el estricto cumplimiento de lo establecido en la invitación publica, proyecto xx xxxxxx de condiciones y pliego definitivo de condiciones, si los oferentes cumplen o no los requisitos habilitantes. El cumplimiento de los requisitos habilitantes en un Proceso de Contratación no otorga puntaje alguno, excepto en el caso de la experiencia de los consultores.

De acuerdo a la Guía de manual de contratación de SST y Ambiental se deben verificar requisitos habilitantes relacionados al cumplimiento normativo legal vigente

Las Entidades Estatales deben establecer los requisitos habilitantes de forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato. Es muy importante comprender el alcance de la expresión

adecuada y proporcional que busca que haya una relación entre el contrato y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Es decir, los requisitos habilitantes exigidos deben guardar proporción con el objeto del contrato, su valor, complejidad, plazo, forma de pago y el Riesgo asociado al Proceso de Contratación.

De acuerdo al Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente (M-DVRHPC-05), las Entidades Estatales deben solicitar a los oferentes subsanar los errores o inconsistencias en los documentos presentados para acreditar los requisitos habilitantes. Los oferentes pueden subsanar los errores o inconsistencias hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, excepto en:

- Los procesos de mínima cuantía en los cuales se podrá subsanar hasta el término definido por la Entidad Estatal. En caso de que la entidad no establezca un plazo, el plazo para subsanar será hasta antes de la aceptación de la oferta; y

- Los procesos de selección a través del sistema de subasta, en el cual se podrá realizar hasta antes del evento de subasta.

La Entidad Estatal debe evaluar las ofertas de los proponentes que hayan acreditado los requisitos habilitantes. En consecuencia, la Entidad Estatal debe rechazar las ofertas de quienes no aclaren, completen o corrijan la información para acreditar los requisitos habilitantes dentro del plazo mencionado. Las Entidades Estatales no pueden señalar en los pliegos de condiciones los documentos o el tipo de información que son subsanables.

Los proponentes durante el término otorgado para subsanar las ofertas, no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

En los Procesos de Licitación para seleccionar contratistas de obra, la oferta estará conformada por dos sobres, un primer sobre en el cual se deberán presentar los documentos relacionados con el cumplimiento de los requisitos habilitantes, así como los requisitos y documentos a los que se les asigne puntaje diferentes a la oferta económica.

En los Procesos de Licitación para seleccionar contratistas de obra, las Entidades Estatales deberán publicar el informe de evaluación relacionado con los documentos que acrediten los requisitos

habilitantes, y los requisitos que sean objeto de puntuación deferentes a la oferta económica contenidos en el primer sobre, dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones.

En los Procesos de Licitación para seleccionar contratistas de obra, el informe de evaluación deberá permanecer publicado en el SECOP durante (5) días hábiles, término hasta el cual los proponentes podrán hacer las observaciones que consideren y entregar los documentos solicitados por la Entidad Estatal.

La conformación de los comités estructuradores y evaluadores dentro de los procesos de contratación de la entidad, responden a una de las expresiones del principio de transparencia y deber de selección objetiva, derivados del principio de la igualdad previsto en la Constitución Política. En tal virtud, se desprenden importantes obligaciones de los servidores a quienes se les encomienda tal función, sin que sea posible que se liberen de tales responsabilidades, salvo impedimento legal debidamente aceptado, el cual se tramitará en caso de que aplique ante el Subdirector General de Contratación, Director Regional en el caso de las regionales y/o ordenador del gasto.

Los comités ejercerán una función estructuradora y evaluadora con plena autonomía respecto del competente contractual. Los conceptos e informes que emitan constituirán el soporte del que dispondrá la Agencia Logística de las Fuerzas Militares para la selección objetiva del contratista, no obstante, el ordenador del gasto o el mismo comité podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos, para lo cual deben justificar los motivos.

Los comités evaluadores velarán porque la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar al ordenador del gasto elegir el ofrecimiento más favorablede conformidad con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 sin que la favorabilidadla constituyan factores diferentes a los contenidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública – EGCAP.

La designación de los comités debe ser diferencial en el sentido que los funcionarios o personal estructurador no podrá designarse como evaluadores a efecto de garantizar la trasparencia en las diferentes etapas del proceso.

Los comités estructuradores y evaluadores serán designados así:

Al momento de establecer la necesidad se designa a los comités técnicos y posteriormente una vez se identifique a todos los comités evaluadores y estructuradores, jurídico y económico-financiero se efectuará su notificación, se realizará personalmente a cada uno de sus integrantes por medio de comunicación escrita, previo a la estructuración de los estudios y documentos previos, la función será de obligatoria aceptación y estará conformado de la siguiente manera:

• Un Profesional (abogado) o técnico idóneo con conocimientos jurídicos en el caso de las regionales que no cuenten con suficiente personal profesional, o en su defecto el superior, quien se encargará de realizar la estructuración o evaluación jurídica.

• Un (1) Técnico, o Profesional o en su defecto el superior, del área de la necesidad y que tenga conocimientos técnicos sobre el objeto materia de la contratación, quien se encargará de realizar la estructuración o evaluación técnica.

• Un (1) Técnico, Profesional o en su defecto el Superior, que tenga conocimientos en el área financiera-económica o contable, quien se encargará de realizar la estructuración o evaluación financiera-económica.

económica, en cuanto a la evaluación técnica dependiendo del proceso se solicitará apoyo al área de la oficina principal que tenga conocimiento técnico del objeto a contratar, de los procesos según corresponda. Igualmente, los funcionarios que participen como estructuradores o evaluadores de la Regional y/o oficina principal, serán nombrados mediante acto de notificación, el cual deberá ser firmado previo a la elaboración del estudio previo, lo anterior conforme a lo estipulado en el procedimiento de la suite visión.

Los funcionarios designados para la conformación de los comités estructuradores y evaluadores serán nombrados por medio de acto de notificación (Art.2.2.1.1.2.2.3 Decreto 1082 de 2015), de manera personal.

El ejercicio de la función estructuradora comprenderá:

El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo e invitación pública.

De conformidad con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los términos o plazos establecidos en los cronogramas del proceso de selección son preclusivos y perentorios, lo que significa que los tiempos establecidos en los cronogramas de los procesos de selección son de

Por lo cual si se evidencia incumplimiento de los cronogramas se debe informar mediante escrito, al Subdirector General de Contratación, y/o Director Regional las razones por las cuales se incumplió con el mismo, con el fin de que se impartan las medidas a que haya lugar dependiendo de las circunstancias del desarrollo del proceso contractual.

La unidad asesora estará conformada por funcionarios de la Agencia Logística de las Fuerzas Militares, de nivel directivo o encargado mediante acto administrativo, quienes, al fungir como ente asesor, apoyarán al ordenador del gasto y los servidores públicos delegatarios en los procedimientos de contratación que desarrolla la Entidad, con el fin de propender al cumplimiento de todos los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de selección objetiva del contratista.

La función principal de la Unidad Asesora es analizar los proyectos de pliegos, pliegos de condiciones definitivos, e invitaciones públicas, así mismo estudiará evaluaciones, observaciones y respuestas, recomendará adjudicar o declarar desiertos los procesos en las modalidades de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos y Contratación Directa . La unidad asesora desarrollará su gestión con base en lo establecido en el artículo 25 numeral 9 de la Ley 80 de 1993 y en las facultades y obligaciones establecidas en el documento legal o acto administrativo de nombramiento.

De conformidad con la Ley 1437 de 2011 actual Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se define con claridad que la asistencia de los miembros de la Unidad Asesora nombrados para las reuniones que se realicen en cumplimiento de sus funciones, NO ES DELEGABLE

Para cuantía superiores a 15.000 SMMLV

Para cuantías superior al 10% del valor de la Menor Cuantía y hasta 15.000 SMMLV

Hasta la cuantía de 5.000 SMLMV

La unidad asesora recomendará al Director General y delegatarios con el objeto de garantizar que la actividad contractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientos establecidos en la constitución política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública-EGCAP, directrices establecidas por Colombia Compra Eficiente y la normativa vigente, ejercerá las siguientes funciones:

Las funciones atribuidas a la unidad asesora se circunscriben primordialmente a la realización de una revisión formal e integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previos en la normatividad vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos, cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.

Las reuniones de la unidad asesora serán convocadas por la Subdirección General de Contratación y/o Coordinación de Contratos Regional con debida antelación se desarrollarán dos veces a la semana, de acuerdo con las necesidades del servicio, y se citará de manera extraordinaria si la necesidad lo ameritaigualmente se debe convocar con anticipación de mínimo el día anterior a la reunión siempre y cuando los miembros con voz y voto puedan asistir.

Para sesionar habrá quorum con la asistencia de tres (3) de sus miembros de la unidad asesora que tenga voz y voto con los cual se sesionará válidamente. Las decisiones se tomarán por mayoría.

La Agencia Logística de las Fuerzas Militares hará uso de las modalidades de selección previstas en el Estatuto General de Contratación Pública para la contratación cuyo objeto esté relacionado con las labores administrativas y de funcionamiento y misional de la entidad.

De Conformidad con el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señala la citada norma. Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

ETAPA

TRAMITES NECESARIOS

TÉRMINOS LEGALES

TÉRMINOS DEL ENCARGADO

(En días hábiles)

ENCARGADO

RESGISTRO

Verificación que el proceso se encuentre en el plan de anual de adquisiciones

para el mes programado.

Al momento de crear la necesidad

Dependencia de la necesidad con apoyo de la Oficina

Asesora de Planeación e Innovación Institucional

Plan Anual de Adquisiciones

La dependencia que tiene la necesidad elabora el Informe técnico para Contratación, donde se incluye el nombramiento de comités estructuradores y evaluadores (técnicos), Solicitud pedido SAP, inclusión en el PAA, designación del supervisor,

haciendo la entrega del Informe a la subdirección General de Contratación y/o Coordinación de Contratos Regionales, con los demás anexos relacionados con el estudio técnico (diseños, licencias, permisos, fichas técnicas etc.), estudios xxx xxxxxxx y análisis del sector.

De acuerdo con las fechas establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones

Dependencia de la necesidad

Memorando, Informe Técnico de Contratación

Solicitar a la Dirección Financiera o Coordinación Financiera Regionales la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. (CDP) para el desarrollo del proceso anexando el informe técnico.

Un (1) día hábil

Dependencia de la necesidad

Formato solicitud CDP

Recibir por parte de la dependencia que tiene la necesidad, el informe técnico de contratación y los correspondientes anexos, verificando su conformidad, si

tienen observaciones se realiza la devolución para su correspondiente ajuste, caso contrario se realiza la notificación de los comités estructuradores y evaluadores.

Tres (3) días hábiles

General de Contratación Coordinación de Contratos Regionales.

Memorando

Elaborar el acto de notificación del Comité Estructurador y Evaluador (Art.2.2.1.1.2.2.3 Decreto 1082 de 2015) y

realizar la notificación personal.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Acto de notificación

Estructuración Estudios y Documentos Previos, para los procesos relacionados con obra e interventoría, tener en cuenta

lo establecido en la ley 1882 del 15 de enero de 2018, el cual deberá ser presentando en unidad asesora para su aprobación

de tres a cinco (3 a 5) días hábiles según la complejidad del proceso

Comités Estructuradores

Estudios y documentos previos

Asignar número consecutivo de proceso, con el valor del CDP, modalidad de contratación y funcionario asignado para su desarrollo.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Cuadro control consecutivo de procesos

Publicar Avisos de la Licitación en el SECOP y página web (Artículos 2.2.1.1.2.1.2. y 2.2.1.1.2.1.5. Decreto

1082 de 2015, Art. 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012).

Dentro de los 10 a 20 días hábiles anteriores a la apertura de la Licitación.

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regional

Aviso

Proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación donde podrá solicitarse documentación, dicha publicación no genera obligación para la entidad de seguir con el proceso.

Adicionalmente, los estudios y documentos previos y estudios de factibilidad y pre factibilidad se pondrán a disposición de los interesados simultáneamente con el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones. Art. 2.2.1.1.2.1.1 Decreto 1082 de 2015) y aviso de convocatoria.

Se publicará por lo menos con (10) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso.

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regional

Proyecto xx Xxxxxx, estudio previo y aviso de convocatoria

Estructurar en la plataforma SECOPII, el proceso y definir el cronograma y su publicación

Se publicará por lo menos con (10) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la

apertura del proceso.

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos

Regional

Documento de información general.

Respuesta y publicación de las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones (Art.2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015). Las respuestas a las observaciones deberán emitirlas el comité estructurador según su competencia y enviarlas en documento escrito a la subdirección General de Contratación o Coordinación de Contratos Regional, para su consolidación y publicación en el

SECOP.

La publicación de los documentos deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura.

Comité estructurador Subdirección General de Contratación, Coordinación de Contratos Regional

Formato de Observaciones y respuestas

Aprobación xxx xxxxxx de condiciones definitivo en unidad asesora en donde se realizará la revisión de las observaciones y

su respuesta.

De conformidad con el Cronograma del proceso

Integrantes Unidad Asesora.

Acta de unidad asesora

Apertura del proceso:

Una vez concluido el término para publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones deberá expedirse Resolución para la apertura del proceso licitatorio, la cual deberá contener la información a que alude el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con cronograma del proceso

2 días hábiles para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación

/Coordinación De Contratos Regional.

Resolución de Apertura.

Pliego definitivo: En el cual se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas durante la etapa proyecto pliego o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de

2015.

La publicación de los pliegos de condiciones deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura, según el cronograma.

Subdirección General de Contratación

/Coordinación De Contratos Regional.

Pliego definitivo

Visita técnica al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. Se debe levantar un acta de asistencia a la visita.

Preferiblemente antes de la audiencia de aclaraciones, aplica en especial para las contrataciones relacionadas con obra pública, la cual no será obligatoria.

Dentro del cronograma según lo establecido en el estudio previo.

Área de la necesidad

Acta de asistencia

Audiencia de revisión de estimación, asignación y tipificación de riesgos. Si es posible en la audiencia se darán respuestas a las inquietudes formuladas por los asistentes, caso contrario se publicará posteriormente las respuestas y las adendas a que haya lugar.

Dentro de los (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la Presentación de propuestas.

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional Dependencia encargada

Acta de audiencia aclaración de pliegos, revisión de estimación, asignación y Tipificación de riesgos

Respuesta y publicación en el SECOP sobre las observaciones y sugerencias presentadas en el Pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad podrá agrupar aquellas de naturaleza común.

Estas deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma.

Comité estructurador Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regional. Unidad Asesora, Ordenador del

Gasto.

Formato de Observaciones y respuestas

Modificación xxx xxxxxx de condiciones: a través de adendas (Arts. 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1 Decreto 1082 / 2015).

La publicación en el SECOP de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00am y 7:00pm.

No podrán expedirse adendas dentro de los tres 3) días hábiles anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el Término del mismo.

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regional Comité estructurador Ordenador del Gasto.

Adendas

Cierre del proceso: Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas.

Nota: en la Licitación Pública de obra, la propuesta económica, solo será abierta en la audiencia de adjudicación.

De conformidad con cronograma del proceso

Subdirección General de contratación / coordinación de contratos Regional

Lista de Ofertas SECOP II

Evaluación de las propuestas de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones.

Recibir y verificar las evaluaciones emitidas por los comités, antes de su publicación. Vale afirmar que tal revisión no afecta la autonomía de los comités evaluadores.

De conformidad con cronograma del proceso.

Comité Evaluador

Evaluación

Publicación del informe de evaluación SECOP.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Durante (5) días hábiles.

Subdirección General de contratación / coordinación de contratos Regional

Informes de evaluación Publicación de ofertas

Respuesta del comité evaluador a observaciones presentadas a los informes.

De conformidad con lo Establecido en el cronograma

Comité evaluador, Subdirección General de Contratación Coordinación de

Contratos Regional

Formato de Observaciones y respuestas

Previo a la audiencia de adjudicación se presentará en la unidad asesora el informe de evaluación de las ofertas, así como la respuesta a las observaciones presentadas a los mismos y la recomendación de adjudicación y/o

declaratoria desierta realizada por los comités respectivos.

Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación

Coordinador Gestión Precontractual y/o coordinador Regional/ abogado encargado del proceso

Acta unidad asesora

Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta.

La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la cual se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.

La declaratoria de desierta deberá hacerse Mediante acto administrativo motivado, contra el cual solo procede el

recurso de reposición.

De acuerdo con la fecha y hora Señalada en el pliego de Condiciones y adendas.

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional, Comité evaluador Ordenador del Gasto. oferentes

Resolución y Acta de audiencia de adjudicación y/o declaración desierta.

Si el proceso se declara desierto se realiza la devolución de la documentación a la dependencia que tiene la necesidad previa digitalización del Expediente en Orfeo y SECOPII.

Subdirección General de Contratación / Coordinación de Contratos Regional.

Memorando

Elaborar la minuta del contrato y suscripción. El contrato firmado por el contratista con la aprobación del mismo a través de la plataforma SECOP II

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación del proceso.

Dentro de los tres

(3) días hábiles para proyectar y

Subdirección General de Contratación / Coordinación Contratos Regional ordenador del

gasto y contratista.

Minuta del Contrato términos de referencia) Contrato electrónico aprobado

Se solicita a la Dirección o coordinación financiera, la Expedición del Registro presupuestal, se efectúan las apropiaciones presupuestales en el SIIF, a favor del contratista y por el valor del contrato.

Dos (2) días hábiles.

Responsable del SIIF Dirección Financiera y Subdirección General de Contratación

Registro Presupuestal

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado en la plataforma xx XXXXXXX

El contratista deberá realizar la aprobación del contrato en el SECOPII

Tres (3) días hábiles para publicar.

Subdirección de Contratación / Coordinación contratos Regional

Contrato en estado firmado

Aprobación de Garantías: las pólizas deben ser subidas en el SECOP II por el contratista, para la verificación y aprobación de estas a fin de iniciar ejecución, elabora el encargado del proceso y lo suscribe el Ordenador del Gasto.

Dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la suscripción del

contrato

Ordenador del Gasto

Auto de aprobación de pólizas. Se debe publicar con el contrato

Crear el contrato en el ERP-SAP una vez se encuentre perfeccionado y legalizado.

Un (1) día hábil

Analista SAP

Numero de creación SAP.

Realizar por parte del abogado encargado del proceso notificación del supervisor asignado, documento que deberá ser suscrito por el Ordenador del Gasto una vez se encuentre perfeccionado y legalizado el

contrato.

Un (1) día hábil

Ordenador del Gasto.

Acto notificación supervisor

Es la modalidad prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficacia de la gestión contractual.

Para esta modalidad se aplicarán los procedimientos establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, ley 1882 del 2018, sus Decretos reglamentarios y demás normas concordantes o aquellas que los sustituyan, modifiquen o adicionen), en el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y las demás normas que regulen los procedimientos aplicables a esta modalidad de contratación.

Las causales de Selección Abreviada de contratistas se encuentran claramente definidas en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el inciso 6 del artículo 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015, son aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.

Por características técnicas uniformes se entiende que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.

Procede de manera obligatorio para las ramas del poder público del orden nacional -como la ALFM- reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2015 en sus artículos 2.2.1.2.1.2.7 al 2.2.1.2.1.2.10.- y ratificada su uso obligatorio mediante la Directiva Presidencial N°06 de diciembre de 2014, en el marco del Plan de Austeridad con el fin de racionalizar los gastos de funcionamiento del Estado, salvo que losbienes o servicios a adquirir no superen el presupuesto de la mínima cuantía, caso en el cual se deberáadelantar este último procedimiento de selección de contratista.

El numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 establece que en la selección abreviada paraadquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes las Entidades Estatales pueden usar instrumentos de compra por catálogo derivados de la celebración de Acuerdos Marco de Precios. Ahora bien, en el parágrafo 3º del artículo 42 de la ley 1955 de 2019 se establece: En aquellos eventos en que las entidades estatales deban contratar bienes o servicios de características técnicas uniformes que se encuentren en un acuerdo marco de precios y cuyo valor no exceda xxx xxxx por ciento (10%) dela menor cuantía, las entidades deberán realizar la adquisición a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, siempre que el bien o servicio esté disponible por ese medio.

Para los acuerdos marco de precios que establezcan en el mismo la solicitud de garantías estas se deben requerir por parte de la Entidad y es potestativo solicitarlas en el caso que la Entidad requiera garantías que sean adicionales a las establecidas dentro del acuerdo.

ETAPA

TRAMITES NECESARIOS

TÉRMINOS LEGALES

TÉRMINOS DEL ENCARGADO

(En días hábiles)

ENCARGADO

RESGISTRO

Verificación que el proceso se encuentre en el plan de anual de adquisiciones para el mes programado.

Al momento de crear la necesidad

Dependencia de la necesidad con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional.

Plan Anual de Adquisiciones

La dependencia que tiene la necesidad elabora el Informe técnico de Contratación donde debe incluir el número de solicitud de pedido de SAP, la inclusión en el PAA, anexando la solicitud de cotización del acuerdo marco que va a adquirir, haciendo la entrega del informe a la subdirección General de Contratación y/o Coordinación de Contratos Regionales.

De acuerdo con las fechas establecidas en el

Plan Anual de Adquisiciones

Dependencia de la necesidad

Memorando, Informe Técnico de Contratación

Recibir de la dependencia que tiene la necesidad el estudio técnico de contratación y los correspondientes anexos, verificando su conformidad, si tienen observaciones se realiza la devolución para su correspondiente ajuste.

Dos (2) días hábiles

Subdirección General de Contratación / Coordinación de Contratos Regional.

Dependencia de la necesidad

Memorando

Estructuración de estudios y documentos previos en conjunto con la dependencia que tiene la necesidad firmado por el director de la dependencia que tiene la Necesidad y el comité estructurador

Discrecional

Subdirección General Contratación Dependencia de necesidad

Estudios y documentos previos

Crear evento en Tienda Virtual y solicitar cotizaciones

De acuerdo con el tiempo

establecido en la tienda virtual y AMP

Subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional Dependencia de la necesidad

Cotizaciones

Cuando se cierre el evento en la Tienda Virtual se verifican los precios ofertados con la dependencia que tiene la necesidad y el cumplimiento de los requerimientos solicitados. Cuando sea necesario se puede solicitar las aclaraciones al respecto.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional Dependencia de la necesidad

Evento en la plataforma Tienda Virtual del Estado Colombiano

Realizar la correspondiente selección en la plataforma de la cotización de menor valor que cumple con los requerimientos solicitados.

Subdirección General de Contratos o Coordinación Contratos Regional Dependencia de la necesidad

Informe Cotizaciones Tienda Virtual del Estado Colombiano

Solicitar la expedición del CDP, de acuerdo con la cotización seleccionada.

Subdirección General de Contratos o

Coordinación Contratos Regional. Dependencia de la necesidad

Certificado de disponibilidad presupuestal.

Generar la Orden de Compra en la TVEC a favor del

proveedor seleccionado en el acuerdo marco de precios. En la orden de compra se debe indicar:

• La dirección de entrega de los bienes y servicios

• Datos del supervisor de la orden de compra.

• CDP

• Archivos indicados en el Acuerdo Marco de Precios y la cotización

seleccionada cuando haya lugar a ello.

De acuerdo con lo establecido en la plataforma de la tienda virtual

y Acuerdo Marco

Subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional

Orden de compra

Aprobación o rechazo en la TVEC de la orden de compra por parte del Ordenador del Gasto.

De acuerdo con el tiempo está establecido en el AMP

Ordenador del Gasto

Orden de compra

Una vez aprobada la orden de compra, el proveedor debe remitir a la Entidad las pólizas señaladas en el Acuerdo Marco de Precios,(si aplica) la Entidad emite el auto de aprobación de pólizas, documento que elabora el abogado encargado del proceso y lo suscribe el Ordenador del Gasto.

De acuerdo con el tiempo está establecido en el AMP

Ordenador del gasto.

Auto de aprobación de póliza

12	Expedición del Registro presupuestal, una vez la orden de compra ha sido aprobada por el ordenador del gasto.		Dos (2) días hábiles	Responsable del SIIF Dirección Financiera Subdirección General de contratación	Registro Presupuestal
13	Registro de la orden de compra en el ERP-SAP	SIIF		Analista SAP de contrato	Número de registro SAP.
14	Realizar por parte del abogado encargado del proceso, notificación del supervisor asignado, documento que deberá ser suscrito por el Ordenador del Gasto una vez se encuentre perfeccionado y legalizado el contrato.			Ordenador del gasto.	Acto notificación supervisor.
15	Una vez legalizada la orden, se debe digitalizar el expediente en el Orfeo.			Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regional	N° de radicado en Orfeo

La Subasta Inversa es una puja dinámica efectuada mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de Condiciones, y esta puede ser en la modalidad presencial o electrónica y se adelantará a través de la plataforma del SECOP II de forma electrónica o también de manera presencial.

El administrador de la plataforma en la oficina principal y en las regionales deben determinar, con autorización del Ordenador del Gasto, qué funcionarios (Con nombre propio e identificación) están Facultados para acceder a la plataforma de Colombia Compra Eficiente (SECOP / TIENDA VIRTUAL) y, una vez creado el equipo de trabajo que corresponde a cada proceso, deben enviar el reporte correspondiente, de manera inmediata, a la Subdirección General de Contratación a fin de realizar control y seguimiento de las actuaciones de cada funcionario en la plataforma.

Respecto a cada proceso en particular, los grupos de trabajo configurados en la plataforma están integrados, por el coordinador, el abogado a cargo del proceso, los comités estructuradores y evaluadores técnicos y económico-financieros; estos equipos, en caso de Subasta Electrónica, solo tendrán permisos hasta la emisión del listado de habilitados para participar en la subasta.

Para el evento de la subasta electrónica solo se habilita el equipo del Director Regional y se autoriza configurar acceso para el ordenador del gasto, el abogado encargado del proceso y el evaluador económico-financiero, quienes deberán encontrarse en las instalaciones de la Agencia Logística (puesto de trabajo) No hay lugar a teletrabajo ni permiso de ninguna clase.

Para identificar a los participantes, deberá configurase con nombre propio y NIT, no se admite configuración diferente a la identificación clara de los participantes.

En las oficinas regionales, esta responsabilidad está a cargo del Director Regional y el coordinador de contratos, quienes deberán reportar esta información a la Subdirección General de Contratación y a la Oficina de Control Interno antes del evento de la subasta.

Procedimiento para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes – Selección abreviada- Subasta Inversa:

ETAPA

TRAMITES NECESARIOS

TÉRMINOS LEGALES

TÉRMINOS DEL ENCARGADO

(En días hábiles)

ENCARGADO

REGISTRO

Verificación que el proceso se encuentre en el Plan Anual de Adquisiciones para el mes programado.

Al momento de crear la necesidad

Dependencia de la necesidad con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación e innovación Institucional.

Plan Anual de Adquisiciones.

La dependencia que tiene la necesidad elabora el Informe técnico de Contratación donde se incluye el nombramiento de comités estructuradores y evaluadores (técnicos), Solicitud pedido SAP, inclusión en el PAA, haciendo la entrega del informe a la Subdirección General de Contratación y/o Coordinación de Contratos Regionales con los demás anexos relacionados con el estudio técnico (diseños, licencias, permisos, fichas técnicas etc.), estudios xxx xxxxxxx y análisis del sector.

De acuerdo con las fechas establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones

Dependencia de la necesidad

Memorando, Informe Técnico para Contratación

Recibir por parte de la dependencia que tiene la necesidad, el estudio técnico de contratación y los anexos correspondientes, verificando de conformidad, si tiene observaciones se realiza la devolución para su correspondiente ajuste, caso contrario, se notifican los comités estructuradores y evaluadores.

Discrecional

Tres (3) días hábiles

Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos

Memorando

Elaborar el acto de notificación del Comité Estructurador y Evaluador (Art.2.2.1.1.2.2.3 Decreto 1082 de 2015)

y realizar la notificación personal.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación

Acto de Notificación de comités.

Estructuración Estudios y Documentos Previos, Para los procesos relacionados con obra e interventoría, tener en cuenta lo establecido en la ley 1882 del 15 de enero de 2018. el cual deberá ser presentando en unidad asesora para su aprobación

Discrecional

Comités Estructuradores

Estudios y Documentos previos

Un (1) día hábil

Dependencia que tiene la necesidad

Solicitud CDP

Asignar número consecutivo del proceso, con el valor del CDP, modalidad de contratación y funcionario asignado para su desarrollo.

Un (1) día hábil

Cuadro control consecutivo de procesos

Publicar Aviso de Convocatoria en el SECOP II y pagina web (Articulo 2.2.1.1.2.1.2 Decreto 1082 de 2015, Art.

30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012)

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Aviso de convocatoria

Proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar donde podrá solicitarse documentación. Dicha publicación no genera obligación para la entidad de seguir con el proceso.

Adicionalmente, los estudios previos y estudios de factibilidad y pre factibilidad se pondrán a disposición de los interesados simultáneamente con el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.

Art.2.2.1.1.2.1.4 Decreto 1082 de 2015

Se publicará durante (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso

Subdirección General de Contratación. / Coordinación de Contratos Regional.

Proyecto xx xxxxxx de condiciones y estudio previo

Estructurar en la plataforma SECOP, el proceso y definir el cronograma y su publicación

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Documento de información general.

Respuesta y publicación de las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones (Art.2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015). Las respuestas a las observaciones deberán emitirlas el comité estructurador según su competencia y enviarlas en documento escrito a la subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional, para su consolidación y publicación en el SECOP.

La publicación de los documentos deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura.

Comité estructurador Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Formato de Observaciones y respuestas

Aprobación xxx xxxxxx de condiciones definitivo en unidad asesora en donde se realizará la revisión de las observaciones y su respuesta.

De acuerdo con el cronograma del proceso

Integrantes unidad Asesora.

Acta de unidad asesora

Apertura del proceso: Una vez concluido el término para publicación de proyecto de pliegos, deberá expedirse y publicarse el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso.

De conformidad con cronograma del proceso

Subdirección General de Contratación / Coordinación Contratos Regional

Resolución de apertura.

Pliego definitivo: En el cual se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas durante la etapa de proyecto pliego o las demás que haya detectado la administración.

La publicación de los pliegos de condiciones deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura, según el cronograma

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Pliego definitivo

Respuesta y publicación en el SECOPII sobre las observaciones y sugerencias presentadas en el Pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad podrá agrupar aquellas de naturaleza común.

Estas deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma.

Comité estructurador Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos

Formato de Observaciones y respuestas

Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: a través de Adendas (Art 2.2.1.1.2.2.1 Decreto 1082 / 2015). La

publicación en el SECOP II de adendas sólo se podrá realizarse en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

A más tardar el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación

Dos (2) días para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación / Coordinación de Contratos Regional, Comité estructurador Unidad asesora

Ordenador del Gasto

Adendas

Cierre del proceso de subasta inversa. Plazo máximo hasta el cual se pueden presentar y recibir las propuestas.

Nota: vencido el plazo, la entidad realiza la apertura del sobre N° 1 requisitos habilitantes

De acuerdo a lo establecido en el cronograma

Subdirección General de Contratos / Coordinación Contratos Regional.

Lista de ofertas SECOP II

Evaluación de las propuestas de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones.

De acuerdo con lo establecido en el cronograma

Comité valuador.

Evaluaciones

Publicación del informe de evaluación SECOPII.

Momento a partir del cual se deja a disposición los informes de evaluación y se da publicidad a las ofertas para que los oferentes, presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar hasta el momento antes de la publicación de la lista de habilitantes, para proceder a la apertura del sobre económico e inicio de la subasta o puja electrónica.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, ni modificar su oferta en aquellos aspectos que mejoren las condiciones de sus ofrecimientos.

Se pondrá a disposición por un término no inferior a (3) días hábiles siguientes a la publicación de los informes.

Tres (3) días hábiles

Subdirección General de Contratación

/Coordinación Contratos

Informes de Evaluación Publicación de ofertas

Respuesta del comité evaluador a las observaciones presentadas a los informes.

Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

De conformidad con lo establecido en el cronograma

Comité evaluador

Formato de Observaciones y respuestas

Publicación de la lista de participantes habilitados y apertura sobre económico:

Una vez resueltas las observaciones presentadas a los informes de evaluación, se realiza la admisión y publicación de la lista de participantes que cumplieron con los requisitos habilitantes. Paso seguido se procede a la apertura del sobre económico en la fecha y hora fijada en el cronograma, a fin de realizar la verificación de precios.

En el evento que la entidad determine el desarrollo de la subasta de manera presencial, la apertura de los sobres se realizará una vez instalada la audiencia, de acuerdo con las reglas establecidas en el pliego de condiciones y adendas.

Nota1: En caso de presentarse solo un oferente habilitado, se procede a la elaboración del acto de adjudicación, si cumple con los requisitos habilitantes.

Nota 2: si a la apertura del sobre económico, el o los participantes no cumplieran, se procede a la declaratoria de desierta del proceso, la cual deberá hacerse mediante resolución motivada, contra la cual solo procederá el recurso de reposición

De conformidad con lo establecido en el cronograma

Subdirección General de Contratación / Coordinación de Contratos regional

Lista de proveedores Apertura sobre económico

Discriminación final de precios:

En el caso que la subasta inversa, verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, se realizará una distribución de precios, descontando a cada uno de los ítems solicitados, el valor total del índice de mejora resultante de la subasta.

En caso de encontrar precios por debajo o superiores a los precios xxx xxxxxxx se reserva la posibilidad de ajustarlos de acuerdo con los estudios xx xxxxxxx realizados por la Agencia Logística de las Fuerzas Militares y deben ser aprobados por el contratista.

Si se consideran precios artificialmente bajos, se harán los requerimientos que correspondan.

De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones.

Comité Económico Evaluador

Los precios deben quedar discriminados en el acto de adjudicación

Previo a la expedir la resolución de adjudicación, se presentará en la unidad asesora el informe de evaluación de las ofertas, así como la respuesta a las observaciones presentadas a los mismos y la recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos.

Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación

Coordinador Gestión Precontractual y/o coordinador Regional/ abogado encargado del proceso

Acta unidad asesora

Resolución de Adjudicación: se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante resolución motivada, contra la cual solo procederá el recurso de reposición.

En la fecha señalada en el pliego de condiciones definitivo

Subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional Ordenador del Gasto

Resolución adjudicación y/o declaración desierta.

Si el proceso se declara desierto se realiza la devolución de la documentación a la dependencia que tiene la necesidad previa digitalización del Expediente en Orfeo y SECOP.

Subdirección General de contratación / Coordinación de Contratos Regionales.

Memorando

Elaborar la minuta del contrato y suscripción. El contrato firmado por el contratista con la aprobación del mismo a través de la plataforma SECOP II

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación del contrato

Tres (3) días para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación / Coordinación de Contratos Regional, Contratista y Ordenador del Gasto.

Minuta del contrato (términos de referencia) Contrato electrónico aprobado

Expedición del Registro presupuestal, se efectúan las apropiaciones presupuestales en el SIIF, a favor del contratista y por el valor del contrato.

Dos (2) Días hábiles

Responsable SIIF Dirección Financiera Subdirección General de contratación

Registro presupuestal

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado en la plataforma xx XXXXXXX. El contratista deberá realizar la aprobación del contrato en el SECOPII.

Tres (3) días hábiles para publicar

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Aprobación de Garantías: las pólizas deben ser subidas en el SECOP II por el contratista, para la verificación y aprobación de estas a fin de iniciar la ejecución del contrato. Se debe publicar el auto de aprobación, documento que elabora el abogado encargado del proceso y lo suscribe el Ordenador del Gasto.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato.

Ordenador del gasto

Auto de aprobación de pólizas

Crear el contrato en el ERP-SAP una vez se encuentre perfeccionado y legalizado.

Un (1) día hábil

Analista SAP

Numero de creación SAP

El día hábil siguiente a la aprobación del contrato

Ordenador del gasto

Acto de notificación

ETAPA

TRAMITES NECESARIOS

TÉRMINOS LEGALES

TÉRMINOS DEL ENCARGADO

(En días hábiles)

ENCARGADO

REGISTRO

Elaborar Resolución Autorización de Compras por BMC para la vigencia

N/A

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación, suscrita por el

Director General.

Resolución Autorización Compras

Solicitud de CDP al Grupo Presupuesto y elaborar la solicitud de pedido en SAP para el futuro contrato de comisión

N/A

Un (1) día hábil

La Subdirección de Abastecimientos

y servicios/ Dirección de Abastecimientos Clase I y/o Dependencia que tiene a cargo el

presupuesto

SOLICITUD DE CDP-CDP-

Solicitud de Pedido (SOLPED)

Elaborar Informe técnico con la asesoría de la Subdirección General de Contratación, donde se incluye entre otros aspectos la designación de los comités estructuradores y evaluadores (técnicos) y supervisores nacionales y regionales, y remitir a la Subdirección General de Contratación

N/A

Tres (3) días hábiles

La Subdirección de Operaciones Logísticas/ Dirección de Producción

Informe Técnico

La Dirección de Abastecimientos Clase I remite a la Subdirección General de Contratación los documentos (PAA- SOLICITUD CDP- CDP-No. Solicitud de pedido SAP (SOLPED) para iniciar el proceso de selección del comisionista, con copia a la Subdirección General de Operación Logística,

N/A

De dos (2) a Tres (3) días hábiles

Dirección de Abastecimientos Clase I

PAA- Solicitud CDP - CDP- No. Solicitud de pedido SAP (SOLPEP) Correo

electrónico y/o memorando.

Realizar estudios previos, análisis del sector, estudio xx xxxxxxx para selección de comisionistas

N/A

De dos (2) a tres

(3) días hábiles

Subdirección General de Contratación

Estudios previos, análisis del sector, estudio xx xxxxxxx para selección de comisionista

Realizar análisis del sector para la nueva vigencia y los estudios de precios xx xxxxxxx para compras de víveres Clase I

N/A

Cuando aplique

Dirección de Abastecimientos Clase I / Dirección de Producción/ Dependencia que

tiene la necesidad dado el caso

Análisis del sector y estudio precios xx xxxxxxx para compra de víveres

Elaborar Carta de Intención (CI), Ficha Técnica de Negociación (FTN), Anexos y Fichas Técnicas de Productos (FTP), los cuales deben ser remitidos a BMC para su validación y comentarios, hasta tener la aprobación de cada uno de ellos.

Discrecional Por depender del Reglamento de Funcionamiento y Operación y Circular Única de Bolsa.

Hasta Siete (7) días hábiles

La Subdirección General de Contratación / Subdirección General de Abastecimientos y Servicios / Dirección de Abastecimientos

Clase I/ Dirección de Producción

CI - FTN -FTP en borrador Word enviados por correo electrónico

Una vez aprobados por la BMC la CI - FTN - FTP, se remiten nuevamente a la BMC en formato word y PDF acompañados de CDP, Resolución Compras, Estudio previo para que sea publicada la Manifestación de Interés y Selección de Sociedad Comisionista de Bolsa Compradora. En estas etapas se reciben las observaciones a los documentos a través del mecanismo establecido por la BMC.

Discrecional Por depender del Reglamento de Funcionamiento y Operación y Circular Única de Bolsa.

Hasta cuatro (4) días hábiles

La Subdirección General de Contratación y

/Dirección de Abastecimientos Clase I

CDP, Resolución de Compras, Estudio previo, en PDF, CI y FTN

aprobados en borrador Word, enviados por correo electrónico y FTP en word y PDF

Se recibe de la BMC el Boletín xx Xxxxx de Selección de Comisionista, acta y datos de contacto del Comisionista Seleccionado.

Posteriormente, se le solicita a la Sociedad Comisionista aporte los Documentos para el perfeccionamiento del Contrato de Comisión. De forma paralela, el Comisionista debe entregar las observaciones recibidas al proceso para su revisión, respuesta y ajuste de los documentos definitivos de compra.

Discrecional Por depender del régimen interno de la Bolsa Mercantil de Colombia

De tres (3) a cinco (5) días hábiles

La Subdirección General de Contratación y Subdirección General de Abastecimientos y Servicios

Respuesta a comentarios enviados por correo electrónico. Carta de Intención Firmada en PDF enviada por correo Electrónico.

La Dirección de Abastecimientos Clase I envía a la Subdirección General de Contratación el Boletín xx Xxxxx de Selección de Comisionista, acta de selección y los Documentos para el perfeccionamiento y legalización del Contrato de Comisión

N/A

Tres (3) días para proyectar y suscribir

Dirección de Abastecimientos Clase I/Subdirección General de Contratación

Boletín xx Xxxxx, acta de selección y documentos del comisionista enviado mediante correo institucional , Minuta del contrato

Solicitar Expedición del Registro presupuestal, se efectúan las apropiaciones presupuestales en el SIIF, a favor del contratista y por el valor del contrato.

N/A

Dos (2) Días hábiles.

Subdirección General de Contratación

/Responsable SIIF Dirección Financiera-

Registro presupuestal

Luego de firmar el contrato de comisión y atender todas las observaciones Técnicas, Jurídicas y Financieras recibidas xxx Xxxxxxx, se remite a la BMC a través de la Sociedad Comisionista de Bolsa Compradora, pliego de respuesta a las observaciones, copia del contrato de comisión firmado y los documentos de negociación FTN, FTP y Anexos aprobados para que sea publicado el Anuncio de Compra. La labor de recepción de documentos, verificación y posterior habilitación de posibles proveedores es de exclusividad de la BMC. Al finalizar esta labor y con los posibles proveedores habilitados, se realiza la rueda de negocios que determina el proveedor ganador.

Régimen interno de la Bolsa Mercantil

Ocho (8) días hábiles

Subdirección General de Contratación / Subdirección General de Abastecimientos y servicios/ Dirección de Abastecimientos Clase I

Documento de respuesta a las observaciones, copia del contrato de comisión firmado y los documentos de negociación FTN, FTP y Anexos para que sea publicado el Anuncio de Compra.

Aprobación de Garantías: Una vez el contratista xxxxxxx pólizas requeridas en el contrato se procede a elaborar el auto de aprobación de póliza.

N/A

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la recepción de las pólizas

Elabora. Subdirección General de Contratación y excepcionalmente dado el volumen de las pólizas las suscribe el Subdirector General de Contratación, solo

para procesos de Bolsa

Auto de aprobación de póliza

Realizar la notificación del supervisor nacional y regionales asignados y se entregan los documentos a la Dirección Abastecimientos Clase I

N/A

Dos días hábiles Siguientes a la legalización del contrato

Elabora Subdirección General de Contratación y notifica y suscribe el ordenador del

gasto

Acto de notificación

Se entrega expediente conformado y foliado con los documentos precontractuales a la Dirección de Abastecimientos Clase I

N/A

Una vez perfeccionado y legalizado y notificado el supervisor y supervisores locales del contrato dentro de 2 días hábiles,

posteriores

Subdirección General de Contratación

Expediente contractual completo perfeccionado y legalizado y notificación supervisor del contrato

Cargar en la plataforma ORFEO los documentos del contrato de comisión Oficio de creación del expediente Contrato –CDP-RP-póliza y auto aprobación de pólizas -Notificación del supervisor – Certificación Bancaria y demás documentos que se vayan generando (modificatorios, actas de liquidación según aplique)

N/A

Un (1) día hábil

Dirección de Abastecimientos Clase I

Memorando de creación del expediente y radicado expediente ORFEO

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado en la plataforma de SECOP II, conforme a lo establecido en el inciso del artículo 2.2.1.2.1.2.14 del Decreto 1082 de 2015

Tres (3) días hábiles para publicar

Subdirección General de Contratación

Plataforma SECOP II.

Crear el contrato en el ERP-SAP una vez se encuentre perfeccionado y legalizado.

N/A

Un (1) día hábil

Dirección de Abastecimientos Clase I

Numero de creación SAP.

La Subdirección General de Operación Logística, envía a la Subdirección General de Abastecimientos y Servicios la información de la solicitud de pedido SAP (SOLPED) consolidada de las Regionales y/o Dirección de Producción, para que ésta elaboré el Anexo de Compra de víveres del periodo a comprar

De acuerdo con requerimiento interno

De Ocho (8) a quince (15) días calendarios

Subdirección General de Operación Logística / Dirección de Producción según el caso/ Dirección de Abastecimientos Clase I

Documento con relación de Solicitud de pedido SAP (SOLPED)

Una vez realizada la Rueda para la Adquisición de víveres se recibe reporte de las operaciones cerradas en la rueda de negocios, comprobantes de negociación y facturas de costos de BMC

Régimen interno de la BMC

Hasta tres (3) días hábiles

Firmas Comisionistas / Dirección Abastecimientos Clase I

Comprobantes de negociación- reporte operaciones cerradas

Realizar liquidación de precios, con base en los comprobantes de negociación y remitir a las Firmas Comisionistas y Regionales y entregar comprobantes a la Subdirección

General de Contratación.

N/A

Hasta tres (3) días hábiles

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I

Archivo Excel liquidación precios-comprobantes de negociación

Elaborar órdenes de compra en SAP

N/A

Hasta tres (3) días hábiles

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos

Clase I

Órdenes de compra en SAP

Envío de las pólizas que ampara cada operación a la Subdirección General de Contratos. Las pólizas las envía cada comisionista directamente a

contratos

Conforme a lo establecido en el contrato

Firmas Comisionistas

Póliza

Revisión de pólizas suscritas por cada uno de los comitentes vendedores que cerraron las operaciones para elaboración de auto de aprobación de las pólizas y entrega de los documentos a la Dirección Abastecimientos Clase I. En caso de encontrar novedades se reporta a la Firma comisionista para tramite de corrección ante los mandantes.

N/A

Cinco (5) días hábiles siguientes a la realización dela operación

Subdirección General de Contratación excepcionalmente firma los autos de aprobación

Auto de aprobación de pólizas

Gestión de trámite de costos ante el supervisor

N/A

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I

Para Tramite costos (MIGOS y Facturas de costos de BMC - Formato trámite pago Bolsa Mercantil notas créditos y/o débitos cuando aplique - certificaciones parafiscales y planilla).

Recibo de productos en regionales conforme frecuencia de entrega

N/A

Regionales

Documentos recepción de productos establecidos en los procedimientos ALFM

Verificación en SAP de los ingresos efectuados en regionales y elaboración cuadro de liquidación de productos recibidos por estas

Cada vez que se requiera

Conforme a los plazos establecidos por la ALFM

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos

Clase I

Cuadros de liquidación de productos

Entrega de documentos al supervisor nacional del contrato xx xxxxxxx de liquidación para trámite de obligación ante financiera, según aplique

Cada vez que se requiera

Conforme a los plazos establecidos por la ALFM

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I

Para trámite cuadros de liquidación (Cuadros de liquidación de productos - Formato trámite pago Bolsa Mercantil - notas créditos y/o débitos dado el caso, certificaciones

parafiscales y planilla)

Realizar trámite de pago ante Financiera.

Cada vez que se requiera

Conforme a los plazos establecidos por la ALFM

Supervisores Nacionales

Para Tramite costos (MIGOS y Facturas de costos de BMC - Formato trámite pago Bolsa Mercantil - Notas créditos o débitos según aplique- certificaciones parafiscales y planilla- aval de pagos y Formato control de pagos del supervisor).

Para trámite cuadros de liquidación (Cuadros de liquidación de productos - Formato trámite pago Bolsa Mercantil -Notas créditos o débitos según aplique- certificaciones parafiscales y planilla- aval de pagos y Formato control de pagos del supervisor)

Gestionar modificaciones de presupuesto conforme a necesidad de las dependencias ante el Grupo de Presupuesto y posteriormente ante la Firma Comisionista.

Cuando aplique

Un (1) a dos (2) días hábiles

Subdirección General Contratación/ Dirección Abastecimientos Clase I / Dirección de producción- -

Supervisor Nacional Contrato

Solicitud CDP- CDP- viabilidad supervisor- comunicación a la Firma comisionista por parte del ordenador gasto- documento respuesta de la Firma Comisionista

Elaboración estudios previos y modificaciones contratos. Una vez suscrito el modificatorio se entrega a la Dirección de Abastecimientos Clase I con los documentos soportes

Cuando aplique

Un (1) a dos (2) días hábiles

Subdirección General de Contratación

Estudios previos y modificatorios con los documentos soportes (Solicitud CDP- CDP- viabilidad supervisor- comunicación a la Firma comisionista por parte del ordenador gasto- documento respuesta de la Firma Comisionista)

Envío de las pólizas que ampara las modificaciones contractuales a la Subdirección General de Contratación.

Cuando aplique

Firmas Comisionistas

Pólizas

Elaboración auto aprobación de pólizas de modificaciones contratos y/o de operaciones y posterior entrega a la Dirección de Abastecimientos Clase I

Cuando aplique

Dentro de los tres (3) días hábiles

Subdirección General de Contratación

Auto de aprobación de pólizas de modificatorios contratos o de operaciones

Elaboración informes de supervisión y entrega copia a ejecutores de la Dirección de Abastecimientos Clase I

N/A

conforme a los plazos establecidos por la ALFM

Supervisores nacionales de contratos

informes de supervisión

Elaboración cruces con Firmas Comisionistas

Conforme a lo establecido en el contrato

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I -

actas xx xxxxx

Reevaluación de Firmas Comisionistas

conforme a los plazos establecidos por la ALFM

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos

Clase I

Formato reevaluación

Elaboración actas de reintegro presupuestal (cuando aplique)

Gestores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I/Supervisor

nacional

actas de reintegro presupuestal

Elaboración acta liquidación contratos

Ejecutores contratos de la Dirección de Abastecimientos Clase I - Supervisor

nacional

actas de liquidación

De conformidad con lo establecido Artículo 2.2.1.2.1.2.11. y siguientes del Decreto 1082 de 2015, para la adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización, se deberá seguir el Reglamento Interno de la Bolsa de Productos con la cual la Agencia Logística de las Fuerzas Militares adelantará el mencionado procedimiento.

El Comité de Fichas Técnicas se establece para revisar y aprobar la creación o modificación de las Fichas Técnicas de Productos.

Integración del Comité para la elaboración y estandarización de fichas técnicas y asesor para la adquisición de víveres.

El Comité de Fichas Técnicas estará conformado por: El Secretario General, Subdirector General de Abastecimientos, Director de Abastecimientos y servicios Clase I, Subdirector General de Contratación, Ingeniero de Alimentos y profesional responsable de fichas técnicas.

Si la contratación por las características del objeto, las circunstancias de la contratación, destinación o cuantía o destinación del bien, obra o servicio puede realizarse por procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual, la selección del contratista se deberá realizar mediante el procedimiento de Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.

ETAPA

TRÁMITES NECESARIOS

TÉRMINOS

TÉRMINOS DEL ENCARGADO

(en días hábiles)

ENCARGADO

REGISTRO

Verificación que el proceso se encuentre en el plan de anual de adquisiciones para el mes programado.

Al momento de crear la necesidad

Dependencia de la necesidad con apoyo de la Oficina Asesora de Planeación e Innovación Institucional.

Plan Anual de Adquisiciones

De acuerdo con las fechas establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones.

Dependencia de la necesidad

Memorando, Informe Técnico para contratación.

Recibir por parte de la dependencia que tienen la necesidad el estudio técnico de contratación y los correspondientes anexos, verificando de conformidad, si tienen observaciones se realiza la devolución para su correspondiente ajuste, caso contrario se realiza la notificación de los

comités estructuradores y evaluadores.

Tres (3) días hábiles

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regionales.

Memorando

Elaborar el acto de notificación del Comité Estructurador y Evaluador (Art.2.2.1.1.2.2.3 Decreto 1082 de 2015) y realizar la notificación personal.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Acto de notificación de comités.

Estructuración Estudios y Documentos Previos, Para los procesos relacionados con obra e interventoría, tener en cuenta lo establecido en la ley 1882 del 15 de enero de 2018, el cual deberá ser presentado en unidad asesora para su aprobación.

Discrecional

De tres (3) a cinco (5) días hábiles según la complejidad del proceso

Comités Estructuradores

Estudios y Documentos previos

Solicitar a la Dirección Financiera o Coordinación Financiera Regionales la expedición del certificado de Disponibilidad presupuestal. (CDP) para el desarrollo del proceso, con copia del informe técnico

Un (1) día hábil

Dependencia que tiene la necesidad

Formato de Solicitud CDP

Asignar número consecutivo de proceso con el valor del CDP, modalidad de contratación y funcionario asignado para su desarrollo.

Un (1) día hábil

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Cuadro control

consecutivo de procesos.

Avisos de Convocatoria en el SECOP II y pagina web (Artículo 2.2.1.1.2.1.2. Decreto 1082 de 2015, Art. 30 numeral 3 de la Ley

80 de 1993, modificado por el artículo 224

del Decreto 019 de 2012)

A más tardar el día de la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones

Dos (2) días para proyectar y sea suscrito

Subdirección General de Contratación

/Coordinación Contratos Regional

Aviso de convocatoria

Proyecto xx xxxxxx de condiciones y la indicación del lugar donde podrá solicitarse documentación. Dicha publicación no genera obligación para la entidad de seguir con el proceso.

Adicionalmente, los estudios previos y estudios de factibilidad y pre factibilidad se pondrán a disposición de los interesados simultáneamente con el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones. Art. 2.2.1.1.2.1.1Decreto 1082 de 2015).

Se publicará por lo menos con (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena

la Apertura del proceso.

Cinco (5) días para proyectar y sea suscrito

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Proyecto xx xxxxxx de condiciones y estudio previo

Estructurar en la plataforma SECOPII, el proceso y definir el cronograma y su publicación.

Se publicará por lo menos con (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la Apertura del proceso.

Subdirección General de Contratación. / Coordinación de Contratos Regional

Plataforma SECOPII

La publicación de los documentos deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura.

Comité estructurador, Subdirección General de

Contratación, Coordinación de Contratos Regional

Formato de observación y respuestas

Aprobación xxx xxxxxx de condiciones definitivo en unidad asesora en donde se realizará la revisión de las observaciones y su respuesta

De conformidad con el cronograma del proceso

Integrantes de la Unidad Asesora.

Acta de comité Pliego de condiciones aprobado.

Apertura del proceso:

Una vez concluido el término para publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, deberá expedirse Resolución de apertura del proceso, la cual deberá contener la información a que alude el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de

2015.

De conformidad con el cronograma del proceso

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Resolución de Apertura.

Pliego definitivo: En el cual se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con observaciones surgidas durante la etapa del proyecto xx xxxxxx de condiciones, o las demás que haya detectado la administración.

Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 y 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto1082 de 2015

La publicación de los pliegos de condiciones deberá hacerse en la fecha de

publicación del acto de apertura, según el cronograma

Subdirección General de contratación / Coordinación Contratos Regional

Pliego definitivo

Visita técnica al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. Se debe levantar un acta de asistencia a la visita.

Preferiblemente antes de la audiencia de aclaraciones, aplica en especial para las contrataciones relacionadas con obra pública y no será obligatoria.

Dentro del cronograma según lo establecido en el estudio previo

Dependencia de la necesidad

Acta de asistencia

Respuesta y publicación en el SECOP sobre las observaciones y sugerencias presentadas en el Pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad podrá agrupar aquellas de naturaleza común.

De conformidad con el cronograma del proceso

Comité estructurador Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional y

Ordenador del gasto

Observaciones y respuestas

Modificación xxx xxxxxx de condiciones: a través de adendas (Arts. 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1 Decreto 1082 / 2015).

La publicación en el SECOPII de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:30am y 7pm.

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regional Comité estructurador Ordenador del Gasto.

Adendas

Conformación de lista de oferentes. Los interesados en participar en el proceso deberán presentar manifestación de interés, en los términos previstos en pliegos, la que deberá contener la expresión clara del interés en participar y los datos de contacto del interesado.

La manifestación de interés es requisito habilitante para poder presentar y recibir propuestas.

Si no se presenta manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación.

El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la realización del sorteo si aplica.

Dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes al acto de

apertura (Artículo 2.2.1.2.1.2.20.

Del Decreto 1082 de 2015).

Subdirección General De Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Manifestacione s de interés

Sorteo:

En caso de que el número de posibles Oferentes sea superior a 10, la entidad desde el pliego definitivo debió incluir la decisión o procedencia de realizar o no sorteo. Dispuesta en el pliego, si el número de oferentes interesados es superior a 10 se adelantará el proceso con todos los interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la realización del sorteo.

Los proponentes pueden presentar sus propuestas individualmente o por consorcio o unión temporal, entre quienes conforman la lista de habilitados en el sorteo para presentar ofertas.

El proponente plural puede presentar su oferta, siempre que se haya suscrito y manifestado interés en la misma condición de plural.

De conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de condiciones

El día siguiente a la conformación de lista de manifestacion es de interés

Comité evaluador

/Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Lista de oferentes que participan en el sorteo y acta del sorteo

Cierre del proceso: Plazo máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas.

De conformidad con el cronograma del proceso

Subdirección General de Contratos / coordinación Contratos Regional

Cierre SECOP II

Evaluación de las propuestas de acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones.

El plazo para la evaluación es el estipulado en el cronograma del

proceso.

Comité evaluador

Informes de evaluación

Publicación del informe de evaluación SECOPII. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

En este periodo los oferentes podrán presentar las subsanaciones necesarias a sus ofertas.

Tres (3) días hábiles.

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Informes de evaluación

Respuesta del comité evaluador a las observaciones presentadas a los informes.

De conformidad con lo

establecido en el cronograma.

Comité evaluador

Observaciones y respuestas

En unidad asesora se evaluará el informe de evaluación de las ofertas, así como la recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos.

Coordinador Gestión Precontractual y/o coordinador Regional/ abogado encargado del proceso

Subdirección General de contratación/ Coordinación Contratos Regional

Acta unidad asesora

Si el proceso se declara desierto se realiza la devolución de la documentación a la dependencia que tiene la necesidad previa digitalización del expediente.

Subdirección General de contratación/ Coordinación Contratos Regional

Memorando

Resolución de adjudicación

La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. Hará parte de su contenido las respuestas a observación

Estipulado en el pliego de

condiciones.

Dos (2) días hábiles para proyectar y suscribir

Comité evaluador ordenador del gasto. Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regional

Resolución Adjudicación

Elaborar minuta del contrato y suscripción El contrato firmado por el contratista con la aprobación del mismo a través de la plataforma SECOP II

Durante los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación del contrato

Tres (3) días hábiles para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos,

Ordenador

del Gasto contratista

Minuta del Contrato (términos de referencia) Contrato electrónico aprobado

Expedición del Registro presupuestal, se efectúan las apropiaciones presupuestales en el SIIF, a favor del contratista y por el valor del contrato.

Dos (2) Días hábiles

Responsable del SIIF Dirección Financiera

Subdirección General de

Contratación

Registro Presupuestal

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado en la plataforma xx XXXXXXX. El contratista deberá realizar la aprobación del contrato en el SECOPII.

Tres (3) días hábiles para publicar

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Contrato En estado firmado

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato

Ordenador del gasto.

Auto de aprobación de pólizas.

Crear el contrato en el ERP-SAP una vez se encuentre perfeccionado y legalizado.

Un (1) día hábil

Analista SAP

Numero de creación SAP.

El día hábil Siguiente a la legalización del contrato

Ordenador del gasto.

Acto notificación supervisor

En el caso de que la contratación de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacional sean de características técnicas uniformes y de común utilización, se deberá acudir a la modalidad desubasta inversa, acuerdo marco de precios o adquisición por bolsa de productos.

Por disposición del artículo 2.2.1.2.1.2.22 del Decreto 1082 de 2015, una vez declarado desierto un proceso de licitación pública y surtido el término de ejecutoria de la respectiva resolución, la Entidad podrá adelantar un proceso de selección abreviada, encaminada a contratar el mismo objeto.

La entidad cuenta con cuatro (4) meses a partir de la fecha de la resolución de declaratoria desierta para dar inicio al proceso de selección abreviada.

Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2° del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En los procesos de enajenación de los bienes del estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice latransparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.

De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.2.1.1. del decreto 1082 de 2015 la Selección Abreviada es la modalidad para la Enajenación de bienes del Estado, la cual se rige por las disposiciones del presente capitulo.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015, la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar

ETAPA

TRÁMITES NECESARIOS

TÉRMINOS

TÉRMINOS DEL ENCARGADO(en

días hábiles)

ENCARGADO

REGISTRO

Verificación que el proceso se encuentre incluido en el plan de anual de adquisiciones para el mes programado.

Al momento de crear la necesidad

Dependencia de la necesidad con apoyo de la oficina Asesora De planeación e innovación Institucional

Plan Anual de Adquisiciones

La dependencia que tiene la necesidad elabora el Informe técnico de Contratación donde se incluye el nombramiento de comités estructuradores y de evaluadores (técnicos), Solicitud pedido SAP, inclusión en el PAA, haciendo la entrega del informe a la subdirección General de Contratación y/o Coordinación de Contratos Regionales con los demás anexos relacionados con el estudio técnico (diseños, licencias, permisos, fichas técnicas etc...), estudios xxx xxxxxxx y análisis del sector y autorización expresa del Director General.

De acuerdo con las fechas establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones

Dependencia de la necesidad

Memorando, Informe Técnico de Contratación.

Recibir por parte de la dependencia que tienen la necesidad el informe técnico de contratación y los correspondientes anexos, verificando su conformidad, si tienen observaciones se realiza la devolución para su correspondiente ajuste, caso contrario se realiza la conformación de los comités estructuradores y evaluadores.

Cinco (5) días hábiles

Subdirección General de Contratación Coordinación de Contratos Regionales.

Memorando

Elaborar el acto de notificación del Comité Estructurador y Evaluador (Art.2.2.1.1.2.2.3 Decreto 1082 de 2015) y realizar la notificación personal.

Un (1) día.

Subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional

Acto de notificación de comités.

Estructuración Estudios y Documentos Previos el cual deberá ser presentando en unidad asesora para su aprobación

Discrecional

Comités Estructuradores

Estudios y Documentos previos

Solicitar a la Dirección Financiera o Coordinación Financiera Regionales la expedición del certificado de Disponibilidad presupuestal. (CDP) para el

desarrollo del proceso. S/A

Un (1) día hábil

Dependencia que tiene la necesidad

Solicitud CDP

Asignar número consecutivo de proceso, con el valor del CDP, modalidad de contratación y funcionario asignado para su desarrollo. S/A

Un (1) día hábil

Cuadro control de procesos.

Aviso de convocatoria en el SECOP II, (Articulo 2.2.1.1.2.1.2 Decreto 1082 de

2015), y Art. 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012)

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regionales

Aviso

Proyecto xx xxxxxx de condiciones: y la indicación del lugar físico donde podrá solicitarse documentación. Dicha publicación no genera obligación para la entidad de seguir con el proceso.

Adicionalmente, los estudios previos y estudios de factibilidad y pre factibilidad se pondrán a disposición de los interesados simultáneamente con el Proyecto xx Xxxxxx de Condiciones.

Tres (3) días para proyectar y

pasar a aprobación de la Unidad Asesora

Subdirección General de Contratación. / Coordinación Contratos Regional. Ordenador del Gasto

Proyecto xx xxxxxx de condiciones.

Estructurar en la plataforma SECOP II, el proceso y definir el cronograma y su publicación

Se publicará con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la

apertura del proceso.

Subdirección General de Contratación/ Coordinación de Contratos Regional

Proyecto Documentos (Información general) Plataforma SECOPII

Respuesta y publicación de las observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones (Artículo 2.2.1.1.2.1.4 y 2.2.1.2.2.1.1 del

Decreto1082 de 2015), Recibidas las observaciones a través de la plataforma se remiten al comité respectivo para que emita las respuestas a las observaciones deberán emitirlas el comité estructurador según su competencia y enviarlas en

documento escrito a la subdirección General de Contratación o Coordinación Contratos Regional, para su publicación en el SECOP.

La publicación de los documentos deberá hacerse en

la fecha de publicación del acto de apertura

Comité estructurador/ Subdirección General de

Contratos y Regional.

Formato de observaciones y respuestas

Aprobación xxx xxxxxx de condiciones definitivo en unidad asesora en donde se realizará la revisión de

las observaciones y su respuesta.

De acuerdo con el cronograma del proceso

Integrantes unidad Asesora.

Acta de asesora unidad

Apertura del proceso:

Una vez concluido el término para publicación de proyecto de pliegos, deberá expedirse y publicarse el acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso.

De conformidad con cronograma del proceso

Subdirección General de

Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Resolución de apertura.

La publicación de los pliegos de condiciones deberá hacerse en la fecha de publicación del acto de apertura, según el cronograma

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional

Pliego definitivo

Respuesta y publicación en el SECOP II sobre las observaciones y sugerencias presentadas en el Pliego de condiciones.

La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad podrá agrupar aquellas de naturaleza común. Deberán presentarse en Unidad Asesora para aprobación o rechazo.

Estas deben ser presentadas durante el término establecido en el cronograma

De acuerdo con cronograma

Comité estructurador y Subdirección General de Contratos/ Coordinación Contratos Regional

Observaciones y respuestas

Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082

de 2015).

La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m.

A más tardar el día hábil anterior al vencimiento

del plazo para presentar ofertas a la hora fijada para tal presentación

Dos (2) días para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación / Coordinación Contratos Regional, Comité estructurador Ordenador del Gasto.

Adendas

Cierre del proceso: Plazo máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas.

Nota 1. Si la enajenación es por subasta, se sigue el procedimiento de la Subasta Inversa.

Nota 2. Si la enajenación es con sobre cerrado, el sobre económico, se abrirá el día de la audiencia

De acuerdo con lo determinado en el Pliego de condiciones

De acuerdo con cronograma

Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional.

Lista de ofertas SECOP II

Evaluación de las propuestas de acuerdo con los Requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el SECOPII.

De acuerdo con el cronograma establecido

Discrecional

Comité evaluador

Evaluaciones

Recibir y verificar las evaluaciones emitidas por los comités, antes de su publicación. Vale afirmar que tal revisión no afecta la autonomía de los comités evaluadores.

Día siguiente a la recepción.

Subdirección General de Contratación

/Coordinación Contratos Regional

Informe de evaluaciones y publicación de ofertas

Publicación del informe de evaluación SECOPII.

En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Se pondrá a disposición por un término no inferior a (3) días hábiles siguientes a la publicación de los informes.

Comité evaluador Subdirección General de Contratación Coordinación Contratos Regional

Informes de Evaluación

Respuesta del comité evaluador a las observaciones presentadas al informe.

Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

De conformidad con lo establecido en el cronograma

Comité Evaluador.

Observaciones y respuestas

Se presentará en la unidad asesora el informe de ofertas, así recomendación de adjudicación y/o declaratoria desierta realizada por los comités respectivos.

Una vez cumplido el

traslado del informe de evaluación

Coordinador Gestión Precontractual y/o coordinador Regional/ abogado encargado del proceso

Acta unidad asesora

Si el proceso se declara desierto se realiza la devolución de la documentación a la dependencia que tiene la necesidad previa digitalización del Expediente

en Orfeo y SECOPII.

Subdirección General de contratación / Coordinación de Contratos Regionales.

Memorando

Resolución de adjudicación: se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes.

La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante resolución motivada, contra la cual solo procederá el recurso de reposición.

Estipulado en el pliego de condiciones

Dos (2) días hábiles para Proyectar y suscribir

Ordenador del gasto. Subdirección General de Contratación/ Coordinación Contratos Regional.

Resolución

Elaboración de Xxxxxx y suscripción.

El contrato firmado por el contratista con la aprobación del mismo a través de la plataforma SECOP II.

Dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes a la adjudicación del

contrato

Tres (3) días para proyectar y suscribir

Subdirección General de Contratación/

Coordinación Contratos Regional

Minuta del contrato

Expedición del Registro presupuestal. Con copia firmada del contrato se efectúan las apropiaciones presupuestales en el SIIF, a favor del contratista y por el valor del contrato.

Dos (2) Días hábiles

Subdirección General de Contratación. Responsable del

SIIF Dirección Financiera

Registro Presupuestal

Publicación del contrato perfeccionado y legalizado en la plataforma de SECOP II.

El contratista deberá realizar la aprobación del contrato en el SECOP II.

Tres (3) días hábiles para publicar

Subdirección General Contratación Coordinación Contratos Regional

Contrato estado Firmado

Dos (2) días para aprobar y suscribir

Ordenador del gasto.

Auto de Aprobación de pólizas.

Crear el contrato en el ERP-SAP una vez se encuentre perfeccionado y legalizado.

Un (1) día hábil

Analista SAP

Numero de creación SAP.

El día hábil siguiente a la aprobación del contrato.

Ordenador del gasto.

Acto notificación supervisor

La selección del intermediario idóneo se hace a través de un proceso de contratación en el cual se utilicelas reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el intermediario es un comisionista de bolsa deproductos se selecciona mediante el procedimiento interno aplicable a la bolsa de productos, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 hasta el 2.2.1.2.2.1.10 del Decreto 1082 de2015.

Corresponde a modalidad de selección de consultores o proyectos en la que se podrá utilizar un sistema de concurso abierto, concurso con lista multiusos o concurso con precalificación. En el último caso, la conformación de la lista se hará mediante convocatoria pública, estableciendo listas limitadas

basándose en algunos criterios como experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015.

Para esta modalidad se aplicarán los procedimientos establecidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, decreto 1082 de 2015), sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes o aquellas que los sustituyan, modifiquen o adicionen), en el Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de 2011) y las demás normas que regulen los procedimientos aplicables a esta modalidad de contratación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.

El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 2.2.1.2.1.3.2 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.

En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.

La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

PROCESO
GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

TITULO

MANUAL DE CONTRATACIÓN

Código: CT-MA-01

Versión No. 09

P á g i n a
2 d e 1 8 8