EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PÚBLICA N° 10391225
OBJETO
CONTRATAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO PÚBLICO DE TRANSPORTE TERRESTRE AUTOMOTOR ESPECIAL DE PASAJEROS Y DE CARGA, A TODO COSTO, DE PERSONAL DE CUALQUIER ÁREA DE LA EMPRESA Y DEMÁS QUE SE REQUIERA, MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS A NIVEL NACIONAL, DE CONFORMIDAD CON LAS CONDICIONES PREVISTAS EN EL PRESENTE DOCUMENTO.
BOGOTÁ, NOVIEMBRE DE 2018
CAPITULO I
1 PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONDICIONES CONTRACTUALES
1.1 OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,
El alcance del servicio se encuentra definido en el CAPÍTULO TERCERO de los presentes términos de referencia.
El contrato tiene asignado un cupo de recursos, el cual dependerá de las necesidades que tenga ETB y su cliente; por lo que las cantidades informadas en los anexos financieros podrán aumentar o disminuir y en consecuencia el cupo de recurso podrá o no agotarse. El oferente acepta ésta condición con la presentación de la oferta y en consecuencia, renuncia a intentar reclamación alguna con ocasión de ella, cualquiera fuere el resultado de la ejecución contractual.
No se aceptan ofertas parciales.
Los presentes términos de referencia no constituyen oferta mercantil.
1.2 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
1.3 PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia serán publicados en la página Web xxx.xxx.xx.
Los términos de referencia no tendrán valor.
1.4. CRONOGRAMA DEL PROCESO
El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.18 de los presentes términos de referencia.
2. ACTUACIÓN | FECHA INICIO | FECHA TERMINACION |
Publicación en la pág. web de los términos de referencia. | 8/11/2018 | |
Plazo máximo para solicitar aclaraciones a los términos de referencia. (3 días) | 09/11/2018 | 14/11/2018 |
Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas. (2 días) | 15/11/2018 | 16/11/2018 |
Fecha y hora para presentación de ofertas. | 20 de noviembre de 2018 a las 10 horas en los Términos del Artículo 829 del Código de Comercio | |
Plazo de estudio de ofertas y solicitud aclaraciones (4 días) | 21/11/2018 | 26/11/2018 |
Negociación y estudio de contra ofertas (5 días) | 27/12/2018 | 03/12/2018 |
Adjudicación (2 días) | 04/12/2018 | 05/12/2018 |
Elaboración del Contrato (2 días) | 06/12/2018 | 07/12/2018 |
Suscripción por parte del Facultado (1 día) | 10/12/2018 | 10/12/2018 |
Suscripción por parte del Contratista (2 días) | 11/12/2018 | 12/12/2018 |
2.4. ACLARACIONES O MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, a la cuenta de correo electrónico xxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx, dentro de los tres (3) días hábiles siguiente a la fecha de publicación de los términos de referencia en la página xxx.xxx.xxx.xx.
ETB publicará las respuestas a las solicitudes recibidas, en la página web xxx.xxx.xxx.xx, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo previsto en el párrafo anterior.
Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante Adenda y se publicarán en la página xxx.xxx.xxx.xx.
No obstante, lo anterior, ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.
2.5. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web xxx.xxx.xxx.xx.
El oferente que no esté inscrito como proveedor, deberá diligenciar el Formato “Datos básicos proveedor Nacional” o “Datos básicos Proveedor Extranjero” que se adjunta como Anexo No. 2 del presente capítulo.
Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su inscripción. De no cumplir con el presente requisito, ETB podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de oferta.
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.
2.6. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente válida bajo las leyes colombianas.
a) El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado. Dicho anexo deberá ser
diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado.
b) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán ser presentados en su idioma original y traducidos oficialmente al castellano, en consideración con los Artículos 251 del Código General del Proceso; 480 del Código de Comercio y la Resolución 3269 de 2016 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Con excepción de los manuales y documentación técnica que se aceptan en inglés.
c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.
d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB.
e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.
f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.
No podrán participar en el proceso de invitación las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso bien sea directamente o a través de terceros.
2.6.1. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
El oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá adjuntar los documentos respectivos a la oferta en caso que éstos no obren actualizados dentro de la Base de Datos de Proveedores de ETB, y deberá acreditar que:
a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato.
b) La duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación, no es inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique.
c) El representante legal o apoderado deberá estar debidamente facultado para actuar en su nombre y representación de la sociedad oferente y para comprometerlas en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.
En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.
Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta se deberá contar con la misma.
2.6.2. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS
Las personas jurídicas colombianas, y las sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia, deberán adjuntar a la propuesta un certificado de existencia y representación legal, expedido por Cámara de Comercio dentro de los 30 días anteriores a la fecha de recibo de ofertas del proceso de invitación, en caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se tendrá validez con respecto al certificado la primera fecha de recibo de ofertas.
Las personas jurídicas extranjeras deberán cumplir los mismos requisitos de objeto y duración establecidos en el numeral 1.7.1. de estos términos de referencia, para lo cual deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera, legalizados a más tardar dentro de los tres (3) meses anteriores a la fecha de recepción de la oferta.
Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia. De conformidad con lo previsto en el artículo 480 del código de comercio, los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes. Tratándose de sociedades, al autenticar los documentos a que se refiere el mencionado artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto
conforme a las leyes del respectivo país. Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (oficina de legalizaciones) para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.
Tratándose de documentos públicos, deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 251 del Código General del Proceso. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio 26 de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.
El oferente extranjero para la ejecución del contrato requiere establecer sucursal en Colombia de conformidad con el artículo 263 del Código de Comercio y las demás normas legales vigentes concordantes. Si al momento de presentar oferta, la sucursal está constituida, el oferente deberá acreditarla mediante un certificado actual expedido por la Cámara de Comercio donde se encuentra inscrita la sucursal y podrá presentar su oferta a través del apoderado de la sucursal. De no tener sucursal establecida en Colombia y en todo caso requerirla para la ejecución del contrato de acuerdo con la norma antes citada, con la presentación de su oferta se obliga a acreditarla dentro de los 30 días siguientes a la comunicación de ETB de la adjudicación, adjuntando los soportes de dicha inscripción.
Así mismo, el miembro de extranjero de una unión temporal o consorcio deberá establecer sucursal en Colombia.
En caso de resultar adjudicataria la sociedad extranjera a través de su sucursal en Colombia, se entenderá que el contrato se celebrará con la sociedad extranjera (persona jurídica) a través de su sucursal (establecimiento de comercio).
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.
2.6.3. Ofertas Presentadas en asociación
ETB acepta la presentación de ofertas en asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentar documento que indique:
o Personas integrantes de la asociación
o Tipo de Asociación
o Obligaciones – actividades a cargo de cada uno de los asociados en la ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el consentimiento previo de ETB.
o Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.
o Las sociedades que integran la unión temporal o consorcio facturaran de manera independiente, acorde con el porcentaje de participación.
o Designación de la persona que para todos los efectos representará a la asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante designado deberá manifestar su aceptación.
o La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con posterioridad, los integrantes de la asociación oferente estén llamados a responder por hechos u omisiones ocurridos durante la ejecución del contrato.
b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.
c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta presentada por la unión temporal, consorcio o cualquier asociación, NO se aplicarán en proporción al porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta normatividad no rige para ETB); sino que por el contrario, se establece la solidaridad de los integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como se explica a continuación:
ETB no es parte del acuerdo de consorcio, unión temporal o cualquier asociación, y en consecuencia no contrae obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas. Estas figuras son propias de la Ley 80 de 1993 ordenamiento al cual no está sometida la Empresa, por cuanto por expresa disposición del artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, en su calidad de proveedora de TIC´s sus actos y contratos, incluidos los relativos a su régimen laboral y las operaciones de crédito, cualquiera que sea su naturaleza, sin importar la composición de su capital, se regirán por las normas del Derecho Privado.
En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del consorcio o unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de incumplimiento del contrato que llegare a celebrarse, ETB no las aplica de acuerdo
con la participación de cada uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la responsabilidad es solidaria.
d) Si alguno de los integrantes de la asociación no ha sido registrado como proveedor de ETB, deberá presentar los documentos mencionados en el numeral 1.6 de inscripción de proveedores para su respectiva inscripción de forma previa a la suscripción del contrato.
e) La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas que integran la asociación.
2.7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:
Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8
b. En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el Nit.
c. Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
d. Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos
e. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado del
10% del valor de la oferta.
f. Riesgos que se garantizan: La póliza debe consignar expresamente que garantiza
(i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g. Modalidad: Sancionatoria.
h. Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
i. La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y el representante legal del oferente.
j. La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.
Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Ordenante: El oferente y su Nit.
b. Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.
c. Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115- 8
d. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una garantía por un valor asegurado del
10% del valor de la oferta.
e. Modalidad: A primer requerimiento.
f. Riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato –
(iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.
g. Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.
h. Plazo para pago: Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de los requisitos de exigibilidad.
i. Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.
j. La garantía deberá estar firmada por el Representante Legal del garante y el representante legal o apoderado del oferente.
k. Se deberá anexar original del recibo de pago de los derechos del garante.
l. El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.
Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada.
2.8. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la Cra. 7 Nº 20-99 Piso 2, el día 20 de noviembre de 2018, a las 10 horas, en los términos del artículo 829 del Código de Comercio.
La oferta deberá presentarse por escrito en original y copia del mismo tenor, si existe alguna diferencia entre la propuesta original y la copia, primará la información consignada en el original.
La oferta estará compuesta de 6 sobres (Capítulo I jurídico: original y copia; Capitulo II financiero: original y copia; Capítulo III técnico: original y copia), los cuales deberán estar separados, sellados, foliados, y rotulados de la siguiente manera:
1. Describir el capítulo correspondiente (ej: Capitulo I Jurídico original, Capitulo II financiero copia …)
2. Describir el número de invitación
3. Describir el objeto correspondiente al proceso de contratación
4. Describir la razón social del oferente con el N° de NIT
Cada capítulo debe contener un índice y estar debidamente foliado o numerado.
La información técnica debe suministrarse adicionalmente en medio digital. La información financiera debe suministrarse adicionalmente en medio digital, en formato Excel.
En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información original.
Una vez surtida la etapa de negociación, ETB podrá entregar información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal.
ETB sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona presente más de una oferta, ya sea a título individual o como miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas.
No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, correo electrónico.
Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el manual de contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos.
2.9. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda modificar las condiciones de su oferta.
El oferente deberá responder dentro del plazo señalado, vía correo electrónico dirigido a xxxxx.xxxxx@xxx.xxx.xx. Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada).
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los CUATRO (4) días hábiles siguientes a su recibo.
En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo xxxxxxx o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. En ningún caso podrá el oferente modificar y/o mejora la oferta.
2.10. PROPUESTAS ALTERNATIVAS
ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras a las establecidas en los presentes Términos de Referencia.
La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración por ETB.
2.11. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será rechazada en los siguientes casos:
a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.
b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.
c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.
d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.
e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación.
f) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente.
g) Cuando el oferente o una de las personas naturales relacionadas no superen la evaluación de confiabilidad (o estudio de seguridad) adelantada por ETB.
2.12. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo 1, con base en las siguientes consideraciones:
a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir cuentas.
b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.
c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.
d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.
2.13. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos.
Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada.
Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.
Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil.
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.
Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.
2.14. NEGOCIACIÓN
Con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil, luego del estudio jurídico, económico y técnico, ETB podrá adelantar una etapa de negociación en forma presencial o no presencial, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa de evaluación de ofertas, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas, plazo en el cual se estudiarán las contraofertas si a ello hubiere lugar, evento que será comunicado previamente a los oferentes participantes indicando el lugar, la fecha y la hora, así como las correcciones aritméticas realizadas a su oferta.
El plazo descrito se distribuye en dos etapas así (i) 3 días hábiles para efectuar la negociación y recibir las contraofertas; y (ii) 2 días hábiles para realizar estudio económico de las ofertas.
Se podrá hacer uso de los siguientes mecanismos:
(i) Tradicional, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial, las cuales deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, en medio impreso y digital formato Excel [CD], diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta inicial.
No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de oferta fuere inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta. El líder del Equipo de Xxxxxxx de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las remitirá para el respectivo estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.
(ii) Conformación dinámica de ofertas, la cual se desarrollará dentro del plazo establecido en el presente numeral con sujeción lo previsto en el artículo 25 del Manual de Contratación de ETB, cuya oferta inicial podrá ser mejorada mediante la formulación de posturas sucesivas, hasta la conformación de la oferta definitiva, entendiendo por definitiva la última presentada por cada variable en el transcurso de la reunión que se convoque para tal fin. Para todos los efectos, se tomará como definitiva la propuesta de la oferta inicial o de la última postura de aquel oferente que no haya hecho uso de su derecho a presentar postura.
En cualquiera de los dos casos, ETB convocará por escrito a los oferentes hábiles, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.
Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal
de la persona jurídica oferente o el representante del consorcio o la unión temporal no puedan asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.
Los puntajes técnicos no serán objeto de modificación. En el evento en de empate, se solicitará presentar una nueva contraoferta o postura económica, según aplique
2.15. ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, ésta se realizará dentro de dos (2) hábiles siguiente a la etapa de negociación o modificación de cestas de compras si a éstas hubo lugar, o de la de estudio de ofertas.
La adjudicación recaerá sobre el oferente que obtenga el mayor puntaje, sumado el puntaje técnico y económico, conforme lo señalado en los presentes términos.
En el evento de empate en el mayor puntaje, se solicitará a los oferentes empatados presentar una nueva contraoferta económica.
La decisión sobre la adjudicación será comunicada a todos los participantes del proceso dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de Abastecimiento.
2.16. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo por el Sistema de Gestión Contractual de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico, plazo que se distribuirá así: (i) Para su elaboración: 2 días hábiles, (ii) Para firma por parte del apoderado de ETB, Un (1) día hábil. (iii) Para su suscripción por parte del contratista, DOS (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el Equipo de Compras Administrativas de la Gerencia Abastecimiento de ETB.
2.17. PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.
2.18. CONDICIONES CONTRACTUALES
Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que se enuncian a continuación:
2.18.1. Plazo de ejecución del contrato
El plazo de ejecución del contrato será de veinticuatro (24) meses, a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de los certificados de seguro.
2.18.2. Garantía contractual
El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos:
I. Cumplimiento: Por un valor asegurado equivalente al 20% del precio del contrato antes de IVA, vigente por el plazo de ejecución del contrato, hasta su liquidación.
II. Calidad del servicio. Por un valor asegurado equivalente al 10% del precio del contrato antes de IVA, vigente por el plazo de ejecución del contrato, hasta su liquidación.
III. Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por un valor asegurado del 10% del precio del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del mismo hasta su terminación y tres (3) años más.
IV. Responsabilidad civil extracontractual: Por un valor equivalente al 20% del valor total del contrato, antes de IVA, con una vigencia igual al plazo de ejecución del mismo hasta su liquidación. Lo anterior sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar ETB contra el CONTRATISTA por los daños que no se hallen cubiertos por este amparo y las que instauren los terceros contra ella.
De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación de ETB” se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas suscribiendo convenios con aseguradoras en virtud de los cuales los contratistas que suscriban contratos con ETB a partir xx xxxxx de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB.
Conforme con lo anterior, para la obtención de los primeros certificados de seguro, el CONTRATISTA deberá, en virtud de las alianzas suscritas por ETB, obtenerlos con alguna de dichas aseguradoras, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xxxx 0x, Xxxx xx Xxxxxxx y Seguros, para su vinculación como cliente y la
asignación inicial de cupo de seguro, aportando los documentos relacionados en el literal A del “INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE
RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL”, que puede consultar en la página web xxx.xxx.xxx.xx, o consultar directamente en la dirección antes señalada.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, teniendo en cuenta que dicho trámite aplica para el primer contrato en el que se haya vinculado al proveedor, los posteriores certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario en ETB, y posteriormente, ETB informará en cualquiera de estos eventos al Contratista para que realice el pago de la prima respectiva.
En el evento que el CONTRATISTA no pague la prima, la Unidad de Expedición de la Aseguradora y el Intermediario reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto al CONTRATISTA de las sumas que le adeude a éste por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El CONTRATISTA acepta que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos del cobro de estas penas el contrato prestará merito ejecutivo lo cual entiende y acepta el contratista con la suscripción del mismo.
En el evento que la Aseguradora, en desarrollo de sus políticas de suscripción, se abstenga de emitir certificados de seguros al CONTRATISTA, éste podrá constituir las pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones autorizadas en Colombia
En todo caso, se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean afectados por razón de siniestros.
Los certificados de seguro que llegaren a requerirse en caso de modificación del contrato, deberán obtenerse dentro de los 2 días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo.
2.18.3. Multas
Si hay retardo en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato, pagará el contratista una multa equivalente al 1.5% del precio de la parte incumplida por
cada semana de atraso, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 20% del valor total del contrato. Además de la multa del numeral 1.9.1 del capítulo tercero de los presentes términos de referencia.
ETB podrá descontar el valor de las multas de las sumas que se adeuden al proveedor por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el proveedor se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El proveedor renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
2.18.4. Cláusula penal pecuniaria
En caso de incumplimiento parcial o total de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto será del 20% del valor del contrato. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes.
ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal de las sumas que se adeuden al proveedor por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el proveedor se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El proveedor renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.
1.19.5. Cumplimiento de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y sistema general de seguridad en el trabajo SG-SST
El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, el pago de las obligaciones laborales, afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
Como requisito para el trámite de las actas de recibo de los servicios que sean base para el pago, el CONTRATISTA deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación). Adicionalmente, el contratista debe entregar al
supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para la prestación de los servicios, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas. Igualmente, dentro del mismo plazo el contratista deberá allegar certificación sobre el pago de obligaciones laborales e indemnizaciones laborales respecto del personal que utiliza para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas.
1.19.6. Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa
El Oferente deberá suscribir el “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3, y deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.
1.19.7. Terminación del contrato
El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las siguientes:
(i) Por mutuo acuerdo. (ii) Anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. ETB pagará únicamente al Contratista las sumas correspondientes a los servicios recibidos a satisfacción. (iii) De manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB encuentre que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna.
1.19.8. Exclusión de la relación laboral
No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El oferente con la presentación de la oferta garantiza que el personal que disponga para la prestación del servicio está debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley.
El contratista, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar.
b) Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.
d) El contratista debe garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
El contratista se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas”.
1.19.9. Cumplimiento de las normas sobre gestión ambiental
En el caso que aplique por el objeto contratado, El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en caso que se requiera, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas.
ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.
1.19.10. Administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo.
El Contratista declara de manera voluntaria que (i) su patrimonio y los recursos utilizados para la ejecución del presente Contrato al igual que sus ingresos no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades
terroristas en el territorio nacional o en el extranjero; (ii) El Contratista, sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para que puedan ser consultadas por ETB; (iii) en desarrollo de su objeto social no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia de del daño reputacional ocasionado. El Contratista se obliga con ETB a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional. (Según aplique), así como la información financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite ETB, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con El Contratista, sin que por este hecho El Contratista pueda reclamar indemnización.
1.19.11. Buenas prácticas en la prevención xxx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo.
El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas (…) "
1.19.12. Propiedad intelectual
El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada, y por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.
En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley.
1.19.13. Confidencialidad de la información
La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizado por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la reserva sobre la misma. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por ETB.
1.19.14. Habeas data
1.19.15. Cesión del contrato
El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.
1.19.16. Indemnidad
El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños o perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato.
1.19.17. Liquidación del Contrato
El contrato se liquidará por las partes dentro de los 6 meses siguientes a su terminación.
1.19.18. Domicilio
Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.
1.19.19. Supervisión
Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.
CAPITULO II
2. CONDICIONES FINANCIERAS
En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos, las siguientes son las condiciones financieras aplicables a la presente contratación, de conformidad con las condiciones técnicas especificadas en el presente documento.
2.1 ESQUEMA DE COTIZACION DE LOS PRECIOS
Los servicios objeto de la presente contratación deberán ser cotizados bajo el sistema de precios unitarios fijos, entendiendo como tal que los precios pactados inicialmente permanecerán fijos durante el primer año de ejecución del contrato. Para el segundo año, éstos serán objeto de revisión producto de lo cual podrán disminuir, mantenerse o aumentar, en éste último caso, el reajuste máximo no podrá superar el Índice de precios al consumidor para la República de Colombia certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.
El oferente deberá cotizar todos y cada uno de los servicios solicitados en los anexos de cotización. En el evento de no hacerlo su oferta será descartada.
Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.
2.2 VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la oferta el oferente deberá diligenciar en su totalidad los siguientes anexos de cotización:
Anexo N° 1: | Cuadro Resumen del Valor estimado de los servicios mensuales de transporte terrestre automotor especial de pasajeros y carga, a todo costo |
Anexo N° 2: | Cuadro Resumen del Valor estimado de los servicios adicionales de transporte terrestre automotor especial de pasajeros y carga, a todo costo |
Anexo N° 3: | Cuadro Resumen del Valor estimado de los servicios de transporte automotor especial de pasajeros y carga a todo costo para viajes fuera |
de las ciudades principales/municipios | |
Anexo N° 4: | Cuadro Resumen del Valor estimado por demanda de los servicios de transporte automotor especial de pasajeros y carga, a todo costo |
Anexo N° 5: | Cuadro Resumen del Valor estimado de la Oferta |
NOTA 1: Los anexos de cotización deberán ser suministrados en forma impresa y en medio digital en archivos formulados; es decir no solo deberán contener datos sino fórmulas en los casos en que éstas sean utilizadas. De presentarse discrepancia entre la información suministrada en medio físico (papel) y la entregada en medio magnético, prevalecerá la suministrada en medio físico.
NOTA 2: Las cantidades enunciadas en los anexos de cotización son estimadas, por lo que serán tenidas en cuenta única y exclusivamente para efectos de la ponderación económica de las ofertas. Por lo anterior, en ejecución del contrato las cantidades podrán aumentar o disminuir de conformidad con los requerimientos de la compañía.
NOTA 3: Los anexos de cotización deben presentarse en la Oferta debidamente firmados por el Representante Legal.
2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El valor de la oferta deberá incluir todos los elementos y servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de la presente invitación.
Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.4 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.4.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El servicio de transporte se encuentra excluido de IVA de acuerdo con el numeral 2 del Artículo 476-Estatuto Tributario Previo cumplimiento de requisitos Mintransporte.
2.4.2 RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.
2.4.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.
2.4.4 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta, se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.
2.4.5 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Oferente Proveedor Nacional
El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.
Proveedor No Residente Ni Domiciliado En El País
Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.
2.4.6 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE
De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.
2.4.7 REQUISITOS EN LA FACTURACION
El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan.
Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.
2.4.8 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA
Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.
Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.
2.4.9 FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.
Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el Documento Consorcial.
2.4.10 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.
ETB es Gran Contribuyente (Resolución DIAN No. 00076 del 01 de diciembre de 2016), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.
2.5 CONDICIONES GENERALES
El oferente deberá cotizar los servicios objeto de la presente contratación obligatoriamente en pesos colombianos, en números enteros, es decir sin incluir decimales. En todo caso ETB se reserva el derecho de redondear al peso, por exceso o por defecto, las cifras presentadas con decimales; para estos efectos se utilizará la herramienta redondear de Excel.
2.6 FORMA DE PAGO DE LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE
2.6.1 Servicios mensuales de transporte terrestre especial de pasajeros y carga a todo costo
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios mensuales de transporte terrestre especial de pasajeros y de carga a todo costo, solicitados y aprobados previamente por ETB, se pagarán mediante cortes mensuales vencidos, sobre la cantidad de servicios efectivamente prestados en el respectivo mes, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los correspondientes servicios, la cual debe presentarse debidamente suscrita por el supervisor del contrato en ETB y el contratista.
2.6.2 Servicios adicionales de transporte terrestre especial de pasajeros y carga a todo costo
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios adicionales de transporte terrestre especial de pasajeros y carga a todo costo, solicitados y aprobados previamente por ETB, se
pagarán mediante cortes mensuales vencidos, sobre la cantidad de horas efectivamente prestadas en el respectivo mes, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, la cual debe estar suscrita por el supervisor del contrato en ETB y el contratista.
PARAGRAFO: Para efectos de la liquidación de los servicios adicionales de transporte especial de pasajeros y carga, a todo costo, el contratista deberá tener en cuenta que los mismos se liquidarán por hora o fracción, de acuerdo con la prestación efectiva del servicio. Por lo anterior los periodos inferiores a una hora se liquidarán de manera proporcional al precio por hora pactado en el anexo de cotización.
2.6.3 Servicios de transporte terrestre especial de pasajeros y carga a todo costo para viajes fuera de las ciudades principales/municipios
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios de transporte terrestre especial de pasajeros y carga a todo costo para viajes fuera de las ciudades principales/municipios, solicitados y aprobados previamente por ETB, se pagarán mediante cortes mensuales vencidos, sobre la cantidad de kilómetros adicionales efectivamente recorridos, a los sesenta
(60) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, la cual debe estar firmada por el supervisor del contrato en ETB y el contratista.
PARAGRAFO: Para efectos de la liquidación de los servicios de transporte especial de pasajeros y de carga a todo costo, para viajes fuera de las ciudades principales/municipios, el contratista deberá tener en cuenta que los mismos se liquidarán por kilómetro o fracción, de acuerdo con la prestación efectiva del servicio. Por lo anterior, las distancias inferiores a un kilómetro se liquidarán de manera proporcional al precio por kilómetro pactado en el anexo de cotización.
2.6.4 Servicios por demanda de transporte terrestre especial de pasajeros y carga, a todo costo
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios por demanda de transporte terrestre especial de pasajeros y carga, a todo costo, solicitados y aprobados previamente por ETB, se pagarán mediante cortes mensuales vencidos, sobre la cantidad de horas efectivamente prestadas, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, la cual debe estar firmada por el supervisor del contrato en ETB y el contratista.
PARAGRAFO: Para efectos de la liquidación de los servicios por demanda de transporte especial de pasajeros y carga, a todo costo, el contratista deberá tener en cuenta que los mismos se liquidarán por hora o fracción, de acuerdo con la prestación
efectiva del servicio. Por lo anterior los periodos inferiores a una hora se liquidarán de manera proporcional al precio por hora pactado en el anexo de cotización.
2.6.5 Para efectos de la firma de las Actas mensuales de recibo a satisfacción de los servicios especificados en los numerales 2.6.1, 2.6.2, 2.6.3 y 2.6.4 anteriores, el contratista deberá acreditar ante el supervisor del contrato en ETB, el pago de la nómina y demás obligaciones laborales, y de aquellas en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.
2.7 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Asimismo, en el evento de cambio de la cuenta, el Contratista deberá informar de inmediato y por escrito al Supervisor del Contrato quien revisará la solicitud y dará estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna N° 00571- Actualización de Cuentas o cambio de destinatario de los pagos en el sistema SAP.
2.8 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.
Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB; para tal efecto, se emitirá una cuenta de cobro por parte de la Dirección de Facturación y Cartera, con visto bueno del interventor o supervisor, previa liquidación e indexación por parte del Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.
Para efectos de la liquidación e indexación mencionada anteriormente, el supervisor del contrato deberá cursar solicitud al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera, en la cual deberá detallar toda la información requerida para el cálculo, esto es: el mayor valor pagado, la fecha real de pago, la fecha probable de devolución de los dineros por parte del contratista y demás información relevante para el cálculo.
El pago de estos valores será descontando de los valores que se adeuden al contratista por cualquier concepto, en caso de no adeudar dineros al contratista o que estos sean insuficientes para el respectivo pago, el contratista deberá consignar dichos valores dentro del plazo establecido.
Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
Se determinará la fecha de devolución por parte del Contratista.
Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
En el evento que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
2.9 EVALUACION FINANCIERA DE LA OFERTA
El estudio financiero de la oferta incluirá la verificación de las ventas frente al valor a contratar, la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los términos de referencia y la verificación del precio de la oferta.
2.9.1 VERIFICACION DE LAS VENTAS FRENTE AL VALOR A CONTRATAR
Las ventas reportadas por el oferente para la última vigencia fiscal no podrán ser inferiores a la suma de VEINTE MIL SEISCIENTOS NOVENTA Y CINCO MILLONES QUINIENTOS SESENTA MIL NOVECIENTOS NOVENTA PESOS M/CTE (COP$00.000.000.000,00).
Para realizar esta verificación, el oferente junto con la oferta, deberá adjuntar el Estado de Resultados del último año fiscal, debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.
En el evento en que la oferta sea presentada en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, el valor de las ventas sobre el cual se verificará esta condición, será el resultante de la sumatoria de las ventas por el porcentaje de participación informado en el Documento consorcial para cada uno de los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación.
2.9.2 VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES FINANCIERAS
Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.
2.9.3 PONDERACION ECONOMICA DE LAS OFERTAS Y CONTRAOFERTAS PRESENTADAS:
Las ofertas que cumplan con las condiciones técnicas, jurídicas y financieras contenidas en el presente documento, serán objeto de ponderación económica, sobre una base de 90 puntos, los cuales se asignarán mediante la aplicación del siguiente procedimiento:
En primera instancia, las ofertas serán analizadas para determinar si en los cálculos se han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de ponderación y selección, ETB realizará las correcciones necesarias. ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en el Anexo de cotización solicitado en los siguientes casos:
Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, éste difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades estimadas del ítem por el precio unitario total respectivo.
Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.
Se asignará el máximo puntaje económico a la oferta que presente el menor valor estimado total (incluidas las correcciones aritméticas). El puntaje económico de las demás ofertas se asignará aplicando la siguiente fórmula:
Ci = (Cmax x Pmin) / Pi, donde: | |
Ci: | Puntaje económico obtenido por la oferta i |
Cmax: | Máximo puntaje económico, es decir -90 puntos. |
Pmin: | Oferta de menor valor estimado total (incluidas las correcciones aritméticas), dentro del rango de ofertas |
Pi: | Valor estimado de la Oferta i (incluidas las correcciones aritméticas) |
En caso que ETB decida adelantar una etapa de negociación, las contraofertas presentadas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor estimado total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio estimado total de la oferta.
2.10 HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
Los oferentes nacionales y extranjeros, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados de conformidad con los requisitos establecidos en la Política Financiera de Contratación, la cual se encuentra publicada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx. La homologación debe estar actualizada con los Estados Financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores. El proceso de homologación está a cargo de la Gerencia de Abastecimiento.
CAPITULO III
3. CONDICIONES TECNICAS
3.1. CONDICIONES DE PRESENTACION Y EVALUACIÓN DE OFERTAS
Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este capítulo, se efectúa la siguiente clasificación:
A. Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en términos tales como “ETB REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con estos requerimientos a cabalidad, serán rechazadas.
B. Condiciones Deseables: son aquellas condiciones expresadas en términos tales como “ES DESEABLE”, ETB ESPERA”, “ETB DESEA”, indicando que son de cumplimiento deseable. ETB usa estas características para determinar cuál oferta añade valor al proyecto y su incumplimiento no conlleva el descarte de la oferta.
El OFERENTE debe tener en cuenta que las respuestas que suministre en este capítulo deben corresponder con la implementación que realmente abarca la consultoría, constituyéndose en parte de su oferta y por lo tanto del eventual contrato que llegare a celebrarse.
El oferente debe responder punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas contenidas en este capítulo. En los casos en los que el oferente lo considere conveniente, o ETB lo exija, el oferente debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, ETB podrá solicitar el pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin que con ocasión de las respuestas pueda mejorar la oferta.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas.
Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se deduce que el requerimiento no se satisface totalmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, la oferta será descartada, si se trata de un “Requerimiento Mínimo obligatorio”. De referirse a “Condiciones deseables” se tendrá por no cumplido y se calificará con cero (0).
Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.
La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman y debe ser presentada en dos documentos impresos (original y copia). Además, el oferente debe
presentar una copia de la información técnica en medio digital (en CD o USB), formato O ARCHIVO no re-escribible y debidamente rotulado. El documento en CD debe tener su índice de enlaces o hipervínculos que faciliten su revisión.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma castellano. Durante el estudio de ofertas, ETB se reserva el derecho de solicitar a los oferentes una presentación, en la cual se aclaren los aspectos técnicos específicos de la propuesta, sin que sea posible realizar modificaciones a la oferta presentada. La fecha y hora de la presentación serán comunicadas oportunamente por ETB.
3.2. SISTEMA DE EVALUACIÓN TECNICA
ETB evaluará cada una de las ofertas técnicas con base en los diferentes parámetros técnicos establecidos en el presente documento y calificará si CUMPLE o NO CUMPE técnicamente, respecto de los requerimientos obligatorios y calificará los requerimientos deseables de acuerdo con lo definido en el presente documento.
Las condiciones calificables se identifican en cada numeral antecedidas por la expresión [CALIFICABLE] y su peso en el total de la oferta se indica en el numeral 1.30 PUNTAJE TECNICO del presente documento.
3.3. PONDERACIÓN DE OFERTAS
Las ofertas que cumplan serán ponderadas, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
A. EL PUNTAJE TÉCNICO ASIGNADO, corresponde al 10% de acuerdo con la ponderación de ofertas.
B. EL PUNTAJE ECONOMICO, corresponde al 90%
3.4. LUGAR.
El servicio público de transporte debe iniciar en las oficinas de ETB o en el lugar indicado por el personal designado para la coordinación de las actividades en Bogotá (Cundinamarca) y en regionales, en ciudades principales como Medellín, Cali, Villavicencio, Bucaramanga, Pereira, Barranquilla y Cúcuta y en municipios circunvecinos de estas ciudades y, en las zonas que ETB establezcan según sus necesidades.
3.5. OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA “ETB S.A. E.S.P”, en adelante
ETB, está interesada en realizar la presente Invitación Publica para contratar la prestación
del servicio público de transporte terrestre automotor especial de pasajeros y de carga, a todo costo, de personal de cualquier área de la empresa y demás que se requiera, materiales, equipos y herramientas a nivel nacional.
3.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de los demás requisitos y condiciones que se establezcan en los presentes Términos de referencia, el CONTRATISTA deberá:
A. Prestar el servicio de transporte de personal, materiales equipos y herramientas para el desarrollo de actividades propias de ETB en las ciudades en los términos y condiciones establecidas en el presente documento y la demás que defina ETB.
B. Contar con un sistema de control y seguimiento en tiempo real de la totalidad de los vehículos asignados al cumplimiento del objeto contratado, en los términos y condiciones establecidas en el Numeral 1.19 SISTEMA AVL (LOCALIZACIÓN VEHICULAR AUTOMATIZADA BASADO EN GPS del presente documento.)
C. Garantizar que los vehículos que se utilicen en la ejecución del contrato se encuentren al día con los documentos y condiciones que exija la normatividad aplicable a los prestadores del servicio objeto de la invitación a nivel nacional, así como la normativa local que aplique en las ciudades en donde se preste el servicio (por ejemplo, Secretaría de Movilidad de Bogotá, el Ministerio de Transporte y la Superintendencia de Transporte, etc).
X. Xxxxxxxxxx continua prestación del servicio, de forma que permita la ejecución permanente de la operación contratada por ETB, sin restricciones de desplazamiento por horarios u otras razones que puedan afectar la operación.
E. Garantizar que cada uno de los vehículos usados para prestación de los servicios esté en perfectas condiciones mecánicas, de aseo y presentación para garantizar la comodidad, seguridad y continuidad del servicio.
F. En el evento en que un vehículo no pueda prestar el servicio por fuerza mayor o caso fortuito, el CONTATISTA debe garantizar que, en un máximo de 2 horas contados a partir del momento de la ocurrencia del hecho, un vehículo relevo de iguales o superiores características se presente en el sitio para dar continuidad a la prestación del servicio.
X. Xxxxxxxxx mes vencido el informe xx xxxxxxxxx, recomendaciones y comentarios que se presenten en desarrollo del objeto del contrato.
X. Xxxxxx con un plan de emergencias y continuidad de negocio frente a materialización de incidentes de gran impacto.
I. Disponer de equipos de comunicación 7 X 24 en un plan acorde a las necesidades del servicio (minutos suficientes al mes para atender los requerimientos que demanda la operación), según lo dispuesto en los numerales 1.16 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ítem 5 y 1.17 COMUNICACIONES.
J. Entregar los servicios en las cantidades y condiciones requeridas por ETB.
K. Verificar y garantizar el correcto funcionamiento de los vehículos según lo descrito en el numeral 1.10, antes de ponerlos a disposición de ETB y durante la ejecución del contrato.
L. Entregar la documentación de cada conductor para el trámite de hoja de vida y carné. Estos soportes deberán ser entregados al menos un (1) día hábil antes del inicio de la prestación del servicio y en el caso en que requieran cambiar el conductor.
M. Para el registro de los servicios prestados, ETB suministrará la información que deberá contener el formato establecido para tal fin FORMATO DE CONTROL DE SERVICIOS, el cual deberá ser reproducido por el CONTRATISTA y asegurar que será diligenciado por el personal designado para la ejecución del mismo.
Como soporte de los servicios prestados en el mes, el CONTRATISTA deberá diligenciar diariamente el FORMATO DE CONTROL DE SERVICIOS, relacionando cada uno de los servicios prestados, en el cual, deberán estar diligenciados todos los campos establecidos, información que deberá ser presentada y consolidada en archivo Excel junto con el FORMATO DE CONTROL DE SERVICIOS para soportar los servicios prestados.
N. Generar los demás informes requeridos por ETB en el desarrollo del contrato.
O. A los 60 días de inicio del contrato, presentar una evaluación de la ejecución del contrato y presentará una lista de buenas prácticas recomendaciones a implementar en las que señale las mejoras que podrían ser introducidas para lograr eficiencias operativas, administrativas y financieras.
P. Asegurar el cumplimiento de horarios establecidos en el numeral 1.8.1 SERVICIO DE TRANSPORTE MES DE OPERACIÓN.
Q. Asumir todos los gastos, infracciones, multas que genere el vehículo y/o el conductor durante la ejecución del contrato.
R. Cumplir con las rutas y horarios que establezca el ETB, dentro de la programación del servicio.
3.6.1. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL
No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El oferente con la presentación de la oferta garantiza que el personal que disponga para la prestación del servicio está debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley.
PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
A. Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar.
Desde primer día de la ejecución del contrato, todo el personal a cargo del CONTRATISTA debe ser contratado con plena observancia de las normas legales que rijan para la respectiva modalidad de vinculación.
B. Realizar procesos periódicos de capacitación al personal a su cargo, según las necesidades del servicio contratado y replicar oportunamente la información necesaria para el desarrollo del objeto contractual.
El CONTRATISTA no podrá vincular, para la ejecución de los Contratos, a personal bajo ninguna modalidad de vinculación que afecte los derechos constitucionales, legales y prestacionales consagrados en las normas laborales vigentes ni bajo la modalidad de contrato de aprendizaje.
C. Dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la modalidad de contratación que tenga el personal que requiera para la prestación del servicio contratado y garantizar los pagos de las obligaciones derivadas de la misma, según el marco legal vigente. En caso de vinculación de personal extranjero, el CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las obligaciones en materia de derecho migratorio.
D. Implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.
E. Garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
F. Acreditar el pago de los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones, compensaciones, cesantías y demás acreencias laborales de sus trabajadores;
G. Entregar las herramientas de trabajo y dotación a sus trabajadores;
H. Conceder a sus trabajadores las licencias y permisos xx xxx, así como el disfrute de vacaciones, conforme lo estipula la ley.
PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
3.7. REQUISITOS TECNICOS
3.7.1. REQUISITOS MÍNIMOS A CUMPLIR POR EL CONTRATISTA
ETB requiere que el OFERENTE ACREDITE EN SU OFERTA sí cumple con los siguientes requerimientos:
A. Ser Persona jurídica, acreditar su existencia, objeto y representación legal de conformidad con lo dispuesto en el Código de Comercio.
B. El OFERENTE deberá presentar la resolución de CAPACIDAD TRANSPORTADORA expedida por el Ministerio de Transporte. Esta certificación deberá acreditar que el OFERENTE posee la capacidad transportadora de mínimo el 100% del parque automotor estimado en el numeral (1.12.1) del presente documento. Esta resolución deberá estar vigente durante la ejecución del contrato. En el caso de presentarse en la modalidad de consorcios o uniones temporales la CAPACIDAD TRANSPORTADORA de la asociación será el resultado de la sumatoria de la CAPACIDAD TRANSPORTADORA de cada uno de sus integrantes.
C. Los OFERENTES deberán aportar las resoluciones de habilitación solicitadas en el numeral 1.7.1 item D. Para el OFERENTE que se presenten bajo la modalidad de consorcios o unión temporal, al menos un integrante deberá aportar las resoluciones de habilitación de transporte de carga y la de pasajeros solicitadas, en las modalidades descritas en el numeral No. 1.7.1. ítem D; los demás integrantes deberán acreditar por lo menos una resolución de habilitación solicitada en el numeral No. 1.7.1. ítem D de acuerdo a su participación.
D. El OFERENTE deberá acreditar que está habilitado para prestar el servicio público de transporte terrestre automotor en la modalidad de pasajeros del servicio especial y carga a nivel nacional.
Para tal fin deberá presentar la resolución expedida por el Ministerio de Transporte, vigente al momento de la presentación de la propuesta, de acuerdo con la modalidad autorizada, así: EL CONTRATISTA DEBERÁ MANTERNER VIGENTES ESTAS HABILITACIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
1. Copia de la Resolución de habilitación para la prestación del servicio de transporte público terrestre automotor especial expedida por el Ministerio de Transporte (Decreto 348 de 2015).
2. Copia de la Resolución de habilitación para la prestación del servicio de transporte publico terrestre automotor de carga expedida por el Ministerio de Transporte (Decreto 173 de 2001).
3. Copia de certificación de habilitación, en donde se certifique la vigencia de habilitación.
4. El OFERENTE, al momento de presentar su oferta deberá demostrar que posee el 100% de la Capacidad Transportadora y el 100% de la disponibilidad inmediata de los vehículos para atender las necesidades estimadas por ETB en el Numeral 1.12.1 del presente documento con la respectiva relación de los vehículos con los que prestará los servicios a contratar.
E. Certificación del pago de aportes parafiscales: de conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el OFERENTE contará y anexará la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo con el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social, así como los Aportes Parafiscales a que haya lugar, de sus empleados y de los vehículos afiliados o en colaboración que prestan el servicio a la fecha de cierre y en los 6 meses anteriores a la misma. La certificación será suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx o por el representante legal y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos en los seis meses anteriores a la fecha de cierre del proceso.
F. Cumplir con los requisitos del Plan Estratégico de Seguridad Vial, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1503 de 2011, Decreto 2851 de 2013, Resolución 1565 de 2014 y demás disposiciones aplicables.
3.7.2. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS
EL CONTRATISTA debe garantizar la prestación del servicio conforme a las condiciones definidas en los términos de referencia, para lo cual dispondrá de los vehículos y conductores necesarios para la adecuada e ininterrumpida prestación del servicio. Por tratarse de un servicio, el contratista debe garantizar la continuidad del mismo cuando algún vehículo y/o sus conductores presenten contratiempos, incapacidades, licencias, entre otros aspectos.
3.8. MODALIDAD SERVICIOS DE TRANSPORTE REQUERIDO
Para atender las necesidades de transporte de acuerdo con las operaciones propias de ETB, se solicita Ofertar en las siguientes modalidades de servicio de transporte, las cuales se describen a continuación y se utilizarán para realizar las liquidaciones del servicio solicitado cada mes.
3.8.1 SERVICIO DE TRANSPORTE MES DE OPERACIÓN.
El servicio objeto de la siguiente invitación debe incluir vehículos, suministro de combustible, mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos, mantenimiento básico de vehículos (lavado, lavado de cojinería), peajes, parqueaderos, conductores incluyendo salarios y sus prestaciones, alojamiento, alimentación, y dotaciones; y en general cualquier otro costo derivado del servicio. Por otra parte, el servicio debe iniciar en las oficinas de ETB o en el lugar indicado por el personal designado por ETB para la coordinación de las actividades en las diferentes ciudades o municipios, los horarios de operación para los cuales el CONTRATISTA debe cubrir la operación es la siguiente:
• lunes a viernes: 7:00 am a 5:00 pm
• lunes a sábado: 7:00 am a 4:00 pm
• lunes a viernes: 7:00 am a 7:00 pm
• martes x xxxxxxx: 7:00 am a 5:00 pm
Es necesario que los vehículos al momento de presentación en el punto de encuentro deberán estar abastecidos de combustibles y listos para prestar el servicio. En ningún caso, estas actividades podrán realizarse dentro de la operación.
3.8.2 SERVICIO ADICIONALES
A. HORAS ADICIONALES DE SERVICIO DE TRANSPORTE.
Este ítem aplica para los vehículos que se encuentren prestando el servicio y que por motivos de la operación se tenga que extender del horario pactado. Para la facturación de este servicio, se requiere de la autorización por parte de los Supervisores designados por ETB, quien avalará las horas adicionales prestadas en el mes. Únicamente se reconocerán las horas adicionales solicitadas por los Supervisores designados por ETB que cumplan con esta condición.
Para los servicios requeridos por fuera de los horarios establecidos en el Numeral 1.8.1, el OFERENTE deberá relacionar en el anexo financiero No. 1, el valor por hora adicional de un vehículo.
B. SERVICIO DE TRANSPORTE PARA VIAJES FUERA DE LAS CIUDADES/MUNICIPIOS:
ETB podrá solicitar viajes desde las ciudades descritas en el cuadro contenido en el numeral
1.12.1 COBERTURA con destino a municipios cercanos u otros destinos. Estos servicios serán liquidados y pagados de la siguiente forma:
1. Se entiende intermunicipal todo servicio que involucre el pago de mínimo un peaje. Cuando el viaje supere una distancia de 90 kilómetros recorridos en su ida y vuelta, ETB pagará por cada kilómetro adicional a los 90 kilómetros iniciales, distancias que serán calculadas a través de la herramienta de Google Maps.
2. El valor del día del vehículo que preste el servicio bajo estas condiciones, está incluido en la tarifa pagada según lo establecido en el numeral 1.8.1 SERVICIOS DE TRANSPORTE MES DE OPERACIÓN.
C. SERVICIO POR DEMANDA
En el desarrollo del contrato, ETB podrá requerir servicios en una franja horaria distinta a las mencionadas en el numeral 1.8.1 SERVICIO DE TRANSPORTE MES DE OPERACIÓN, incluidos Domingos y Festivos, para lo cual, el servicio deberá presentarse en el sitio solicitado en un tiempo máximo de una (1) hora, contado a partir del requerimiento realizado al CONTRATISTA. Estos servicios no podrán exceder las horas establecidas en los horarios definidos en el Numeral 1.8.1 SERVICIO DE TRANSPORTE MES DE OPERACIÓN.
De acuerdo a la información histórica de la operación, la cobertura de este tipo de servicios se realiza con aproximadamente el 5% diario de la flota total, sin embargo, ETB podrá aumentar o disminuir este porcentaje, de acuerdo a las necesidades propias de la operación.
3.9. ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO.
Los acuerdos de niveles de servicio se establecen con base en el cumplimiento de la hora estipulada para llegar a laborar al sitio acordado con el jefe del área a la que se le presta el servicio.
Para tal fin, se tomarán los reportes de los Supervisores Técnicos delegados por ETB, quienes informarán, las novedades que se presenten con los servicios, los cuales serán validados conjuntamente con el Coordinador designado por el CONTRATISTA a través del sistema AVL.
3.9.1. CUADRO ANS – DESCUENTO POR LLEGADA FUERA DE LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS AL SITIO DE INICIO Y TERMINACION DE LABORES ACORDADO CON EL JEFE DEL AREA
NIVEL | RANGO DE RETRASOS POR LLEGADA DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS AL SITIO DE LABORES ACORDADO CON EL JEFE DEL AREA | % DE DESCUENTO POR LLEGADA FUERA DE LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS AL SITIO DE INICIO Y TERMINACION DE LABORES ACORDADO CON EL JEFE DEL AREA |
1 | Entre 1 y 15 minutos | 15% de la tarifa por día del vehículo |
2 | Entre 15 y 30 minutos | 30% de la tarifa por día del vehículo |
3 | Entre 30 y 45 minutos | 40% de la tarifa por día del vehículo |
4 | Más de 46 minutos | 100% de la tarifa por día del vehículo |
Si en un día los supervisores técnicos designados por ETB reportan que el 10% de los servicios contratados presentan retrasos que se encuentren en el rango del nivel 4, adicional al descuento, se aplicará una multa equivalente al 1.5% sobre el valor total facturado en el mes, la información se confirmará con el reporte del sistema AVL, la solicitud de la multa será tramitada por el supervisor del contrato, una vez validados los datos que arroja el sistema AVL. Para ello mensualmente se celebrará una reunión de elaboración de acta de recibo a satisfacción donde se evaluarán entre otras, las novedades descritas en este punto. En el evento en que el un vehículo no pueda prestar el servicio por fuerza mayor o caso fortuito, el CONTATISTA debe garantizar que en un máximo de 2 horas contados a partir del momento la ocurrencia del hecho, un vehículo relevo se presente en el sitio para dar continuidad a la prestación del servicio. Si llegara después del tiempo establecido, no se pagará el valor del día.
3.10. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS VEHÍCULOS.
3.10.1. TIPOS DE VEHÍCULOS REQUERIDOS POR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR ETB:
CARACTERISTICAS TECNICAS DE LOS VEHÍCULOS | |
CAMIONETAS TIPO MINI-VAN PARA PASAJEROS | CAMIONETA TIPO MINI-VAN PARA CARGA |
Mínimo 950 C.C. Xxxxx estar provistas con porta escaleras cumpliendo la normatividad existente. La extensión de las escaleras es de 20 pasos, xx xxxxx extensión (3.7 mts). Capacidad mínimo 5 pasajeros más conductor Debe tener capacidad para transporte de herramientas equipos, materiales y elementos para Plan de Manejo de Tráfico - PMT, entre otros. | Mínimo 950 C.C. Xxxxx estar provistas con porta escalera cumpliendo la normatividad existente. La extensión de las escaleras es de 20 pasos, xx xxxxx extensión (3.7 mts). Capacidad mínima 1 pasajero más el conductor. Debe tener capacidad para transporte de herramientas equipos, materiales y elementos para PMT, equipos de energía, aire acondicionado, facilites en general, elementos para plan de manejo de tráfico entre otros. |
CAMIONETAS DOBLECABINA 4X2, 4X4, | CAMIONETA CABINADA GAMA MEDIA |
Mínimo 1.600 C.C. para Bogotá y Mínimo 2 .400 C.C para Regionales | Para transporte de personal (capacidad 4 pasajeros + conductor) |
Deben tener capacete o carpa con malla de seguridad, que garantice la no filtración de agua, para movilizar equipos de comunicación y herramientas especializadas. Debe estar provista con porta escaleras. Posibilidad de llevar mínimo 2 escaleras. Capacidad 5 pasajeros. Capacidad para transportar equipos de empalmería (máquinas de empalme, planta eléctrica, motobomba, equipos de energía, aire acondicionado, herramientas en general, elementos para plan de manejo de tráfico entre otros | Camioneta 4x2 cerrada estilo campero. Capacidad: cinco (5) pasajeros. Cilindraje: igual o superior a 1500 cc Tipo de combustible: Gasolina o diésel. Usos: transporte de personal. Nota: Este servicio debe permitir el transporte de personal ETB y/o demás personas que ETB requiera. |
CAMIÓN FURGÓN | CAMIÓN FURGÓN CON PORTA CARRETES HIDRAULICO |
De mínimo 2.300 C.C. con capacidad de 1 a 3 Toneladas. Cabina sencilla. | De mínimo 2.700 C.C. con capacidad de carga para 1.7 a 3 toneladas doble cabina. |
Deben tener capacete o carpa con malla de seguridad, que garantice la no filtración de | Deben tener capacete o carpa con malla de |
agua, para movilizar equipos de comunicaciones, elementos para plan de manejo de tráfico y herramientas especializadas. Entre otros. Debe estar provistos con porta escaleras Capacidad de 1 pasajero + conductor Capacidad de 1 a 3 toneladas. | seguridad, que garantice la no filtración de agua, para movilizar equipos de comunicaciones, elementos para plan de manejo de tráfico y herramientas especializadas. Entre otros. Debe estar provistos con porta escaleras Capacidad de 1.7 toneladas Con adecuación para halar porta carretes hidráulicos. |
CAMIÓN FURGÓN DOBLE CABINA Cilindraje de mínimo 2.700 CC con capacidad para 1.7 a 3 toneladas doble cabida Deben tener capacete o carpa con malla de seguridad, que garantice la no filtración de agua, para movilizar equipos de comunicaciones, elementos para plan de manejo de tráfico y herramientas especializadas. Entre otros. Debe estar provistos con porta escaleras Capacidad 5 pasajeros Capacidad de 1.7 toneladas. | CAMIÓN FURGÓN Con cilindraje mínimo de 2.600 C.C. o más. Capacidad de 3 a 5 Toneladas. Cabina sencilla. Deben tener capacete o carpa con malla de seguridad, que garantice la no filtración de agua, para movilizar equipos de comunicaciones, elementos para plan de manejo de tráfico y herramientas especializadas. Entre otros. Debe estar provistos con porta escaleras Capacidad 1 pasajero + conductor Capacidad de 3 a 5 toneladas. |
CAMIÓN FURGÓN Con cilindraje mínimo de 3.500 C.C. o más. Capacidad de 5 a 8 Toneladas. Cabina sencilla. Deben tener capacete o carpa con malla de seguridad, que garantice la no filtración de agua, para movilizar equipos de comunicaciones, elementos para plan de manejo de tráfico y herramientas especializadas. Entre otros. Debe estar provistos con porta escaleras Capacidad 1 pasajero + conductor Capacidad de 3 a 5 toneladas. |
3.10.2. OBSERVACIONES
1. El tipo de vehículos se define de acuerdo al servicio requerido y de acuerdo con las condiciones de terreno donde se realizarán los trabajos por parte de ETB.
2. Los vehículos autorizados para el servicio del transporte terrestre especial serán del servicio público y de color blanco, matriculados y habilitados para ésta modalidad de servicio.
3. En los vehículos de carga preferiblemente color blanco, estarán matriculados y habilitados para ésta modalidad de servicio.
4. Los vehículos que se disponga para la operación no deben superar los 8 años por licencia de tránsito.
5. No tener un kilometraje superior a 200.000 kilómetros.
6. En el momento en que un vehículo NO cumpla cualquiera de las condiciones expuestas en los literales 4 y 5 del numeral 1.10.2, el CONTRATISTA debe reemplazar el vehículo por otro de igual o mejor condición, sin que se pueda modificar la tarifa.
7. Todos los vehículos deben estar y permanecer en óptimo estado mecánico, de limpieza y dotados de los elementos de seguridad exigidos en la normatividad vigente según el tiempo de servicio.
8. Es necesario que los vehículos que así lo requieran tengan la adaptación técnica y segura para portar escalera.
9. Todos los vehículos deben mantener vigentes los documentos legales exigidos por el Ministerio de Transporte para transitar y operar, (SOAT, Tecno mecánica, Tarjeta de operación, Póliza RCC y RCE, vinculación a la empresa de transporte y demás aplicables) y estarán a cargo del CONTRATISTA y será responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA.
10.ETB de acuerdo a sus necesidades podrá en la ejecución solicitar el cambio de un tipo de servicio por otro, prescindir del servicio, requerir servicios adicionales, en las mismas condiciones económicas definidas.
11.Cada vehículo deberá contar en todo momento con equipo de carretera y botiquín según lo especificado por el Ministerio de Transporte y las Secretarías de Tránsito de los diferentes municipios.
3.11. DOCUMENTACIÓN DE LOS VEHÍCULOS QUE PRESTAN EL SERVICIO.
Los vehículos que el CONTRATISTA utilice en la ejecución del contrato deben estar al día con los documentos y normatividad que exige la Secretaría de Movilidad de cada lugar en donde se preste el servicio, el Ministerio de Transporte y demás autoridades estatales que regulen la prestación del servicio de transporte público especial terrestre y de carga, y garantizar óptimas condiciones de presentación y funcionamiento cumpliendo con las normas de seguridad. El vehículo que incumpla las anteriores condiciones deberá ser reemplazado de manera inmediata.
El CONTRATISTA deberá garantizar la movilidad de los vehículos de forma que mantenga ejecución permanente de las actividades, sin restricciones de desplazamiento por horarios u otras razones que puedan afectar la operación.
Los vehículos deberán cumplir con la inspección técnico mecánica y de gases exigida en las normas ambientales y de tránsito, de acuerdo con las normas distritales, departamentales y de orden nacional vigentes. Así mismo, ETB se reserva el derecho de exigir al CONTRATISTA en cualquier momento el cambio de un vehículo que no cumpla con las condiciones técnicas requeridas para la prestación del servicio.
En caso de que el vehículo no cumpla con la normatividad vigente o reporte algún daño que se considere como incumplimiento de ésta o incumpla cualquiera de los requisitos establecidos en este documento, será suspendido hasta la corrección de las anomalías y deberá ser reemplazado inmediatamente. Lo anterior no exime al CONTRATISTA del cumplimiento en la prestación del servicio, toda vez que es el responsable del control y verificación permanente de la documentación. Para el control de ETB de los vehículos que prestan los servicios, el CONTRATISTA deberá presentar trimestralmente los documentos reglamentarios para la prestación del servicio.
Para cada uno de los vehículos suministrados a la operación, El CONTRATISTA debe presentar y mantener actualizada una carpeta con los siguientes documentos:
A. Documentación correspondiente al vehículo:
1. Seguro Obligatorio;
2. Póliza de Responsabilidad civil contractual y extracontractual
3. Tarjeta de operación;
4. Revisión tecno-mecánica vigente;
5. Planilla de extracto de contrato
6. Los demás documentos requeridos por las autoridades de tránsito.
Esta carpeta puede ser solicitada por ETB para verificación en cualquier momento.
Los conductores deben contar con paz y salvo expedido por la Secretaría de Movilidad u organismo competente, el cual indique que a la fecha de presentación de la misma no tiene comparendos, sanciones, multas u otras pendientes o en su defecto contar con acuerdo de pago al día. Consulta SIMIT y Movilidad.
El CONTRATISTA debe garantizar el cumplimiento de la normatividad y documentación aplicable a cada uno de los servicios que objeto del contrato.
3.12. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO DE TRANSPORTE
3.12.1. COBERTURA
ETB presta sus servicios a nivel nacional, para lo cual podrá tener operación en las principales ciudades del país tales como Bogotá, Cali, Villavicencio, Pereira, Bucaramanga, Medellín, Barranquilla, Cúcuta, y las demás ciudades que ETB determine.
En caso que alguno de los vehículos asignados para la prestación del servicio de transporte tenga restricciones de movilización o en general cualquier condición que impida la continua prestación de los servicios, el contratista deberá reemplazarlo por otro vehículo que tenga las mismas o superiores condiciones, en un tiempo no mayor a Dos (02) horas de tal forma que no afecte la operación de ETB, lo cual no generará costo adicional para ETB.
A continuación, se segmenta el cubrimiento de los servicios de transporte estimados de acuerdo con las necesidades actuales de ETB por ciudad. Las cantidades relacionadas son estimadas, se suministran a manera de referencia, ETB se reserva la facultad de modificar las cantidades, tipos de vehículos y la ubicación de los vehículos en cualquier momento, dependiendo de las necesidades de ETB:
CIUDAD | MINIVAN PASAJE ROS | MINIVAN PARA CARGA | DOBLE CABINA PLATON 4X2-4X4 | CAMION ETA CABINA DA GAMMA MEDIA | FURGON de 1,7 a 3 Tonz con Porta carretes Hidráulico | CAMION FURGO N de 1,7 a 3 Tonelad as Doble Cabina | CAMIÓN FURGO N de 3 a 5 Tonz Cabina Sencilla | CAMIÓN FURGO N de 5 a 8 Tonz Cabina Sencilla | Total general |
BOGOT A | 281 | 18 | 11 | 10 | 31 | 1 | 1 | 352 | |
XXXXXX XXXXXX | 1 | 1 | |||||||
BUCARA MANGA | 1 | 1 | |||||||
CALI | 1 | 1 | |||||||
CUCUTA | 2 | 1 | 3 | ||||||
XXXXXX ÍN | 1 | 1 | |||||||
PEREIR A | 1 | 1 | |||||||
VILLAVI CENCIO | 1 | 2 | |||||||
Total general | 281 | 18 | 19 | 10 | 1 | 31 | 1 | 1 | 362 |
3.13. COMBUSTIBLE
El CONTRATISTA garantizará que al iniciar la labor los vehículos deben contar con el combustible necesario y suficiente para las actividades y recorridos requeridos por ETB del día.
Si la disponibilidad del servicio para ETB se ve afectada por el inicio de jornadas con vehículos sin combustible suficiente, se descontará el valor de la tarifa del día del servicio (vehículo reportado).
3.14. CONDUCTORES
EL CONTRATISTA es responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos, propios de su autonomía administrativa y financiera y, por lo tanto, debe asumir los costos a que haya lugar.
Así mismo, ETB requiere que:
1. Cada vehículo cuente con un conductor el cual deberá tener la experticia e idoneidad en la conducción de acuerdo con el tipo de vehículo.
2. Dependiendo de la actividad y/o tipo de vehículo, los conductores tengan las licencias y certificaciones exigidas en la normatividad aplicable.
3. El CONTRATISTA entregará a ETB dentro de los 30 días siguientes al inicio de la prestación del servicio, la hoja de vida de cada conductor por vehículo, avalada por el representante legal o a quien el CONTRATISTA designe, en la que conste el cumplimiento por parte de los conductores con la siguiente información:
A. Licencia de conducción vigente con categoría acorde con la clase de vehículo asignado.
B. Contar con Xxx y Xxxxx expedido por la Secretaría de Movilidad u organismo competente, el cual indique que a la fecha de presentación de la misma no tiene comparendos, sanciones, multas u otras pendientes o en su defecto contar con acuerdo de pago al día. Consulta SIMIT y Movilidad.
C. Certificado de antecedentes judiciales vigente expedido por la autoridad competente.
4. El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento estricto a toda la normatividad de tránsito vigente y será responsable por el comportamiento de sus conductores en la vía. En todo caso se hará cargo de las sanciones y multas que sean impuestas por la autoridad competente.
5. En cumplimiento de los criterios de seguridad industrial y de manejo adecuado de la imagen corporativa de ETB, EL CONTRATISTA deberá garantizar que el recurso humano designado para prestar los servicios contratados, mantenga una conducta intachable durante la prestación del servicio.
6. El CONTRATISTA debe garantizar que el personal designado para la prestación del servicio implemente de manera correcta los planes de manejo de impacto urbano, y utilice de manera correcta los elementos de protección personal y cuente con una adecuada actitud de servicio y colaboración.
7. Garantice la continuidad de la prestación del servicio, para lo cual deberá disponer de manera permanente en las ciudades donde se preste el servicio, del recurso humano que cumpla con todas las condiciones establecidas en este documento.
8. Garantizar que los conductores designados para la prestación del servicio se comporten con cortesía con la comunidad, tengan actitud de servicio y colaboración durante la ejecución de las actividades.
Teniendo en cuenta que EL CONTRATISTA actúa con plena autonomía técnica y administrativa, sin subordinación frente a ETB, se excluye cualquier vínculo laboral entre EL CONTRATISTA o ETB y el recurso humano que emplee EL CONTRATISTA para ejecutar el Contrato. EL CONTRATISTA deberá asumir todos los costos laborales, de honorarios del recurso humano con el que disponga y demás gastos asociados que tenga que incurrir para el cabal cumplimiento del Contrato.
3.14.1. NORMAS DE PRESENTACIÓN QUE DEBEN CUMPLIR LOS CONDUCTORES
1. No pueden utilizar cachuchas o gorros.
2. Deben usar Jeans clásicos, pantalones de dril o pana en colores oscuros. Los Jeans clásicos deben ser sin rotos o adornos exagerados, sin flecos o apliques en cuero u otros materiales. No deben verse sucios, viejos o gastados ni deben usarse escurridos.
3. En las ciudades con clima cálido puede utilizar pantalones en tonos claros (no blanco).
4. Usar medias del mismo tono del pantalón. Siempre debe llevar medias largas.
5. Utilizar camisas o camisetas tipo polo siempre con cuello. Estas prendas no deben tener estampados publicitarios, mensajes escritos ajenos a ETB. No deben tener rotos.
6. No están permitidas las camisetas y mucho menos las camisetas con anuncios publicitarios
7. No utilizar mensajes inapropiados.
8. No están permitidas camisetas tipo esqueleto, aún para climas cálidos.
9. No está permitido llevar camisetas, ni ninguna prenda con alusión deportiva, de equipos deportivos.
00.Xx utilizar cinturones desgastados, con flecos o con apariencia descuidada. 00.Xx taparse la cara con xxxxxxxx. Guardarla cuando llegue donde el cliente.
12.Elegir zapatos casuales, tipo mocasín, no está permitido el uso de tenis, chanclas o sandalias.
3.15. DISTINTIVOS DE LOS VEHÍCULOS
Todos los servicios a suministrar deben portar dos (2) distintivos (uno en cada costado del vehículo), adheridos (adhesivos) mientras se encuentran prestando servicios a efectos a la operación de ETB, de un tamaño mínimo de 50 cm de largo X 25 cm de ancho, con el diseño indicado por ETB, según el manual de marca de ETB, estos distintivos deberán ser suministrados e instalados en los vehículos por El CONTRATISTA. El CONTRATISTA garantiza que una vez finalizada los servicios diarios, retirará o cubrirá cualquier alusión que identifique o asocie el vehículo con ETB.
Adicionalmente, el contratista deberá colocar en cada vehículo un distintivo por área que utilice el servicio, el cual será establecido por ETB, sin que genere costo adicional.
3.16. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
El CONTRATISTA deberá presentar su estructura organizacional. Adicionalmente deberá presentar el organigrama operativo con el que se desarrollará la prestación del servicio, indicando la forma en que atenderá la operación en las distintas ciudades donde se prestará el servicio lo largo del país, señalando los métodos, controles y seguimientos para prestar los servicios de transporte de acuerdo con lo contenido en la presente invitación.
Para asegurar la calidad y prestación del servicio y sin perjuicio en la autonomía y de la responsabilidad que recaen en el contratista, el personal que el CONTRATISTA requiera para el cumplimiento del objeto contractual, debe cumplir con las siguientes condiciones mínimas académicas y de experiencia, que acrediten la idoneidad del mismo:
1. El CONTRATISTA deberá designar un Coordinador con disponibilidad del 100% al contrato y que esté radicado en la ciudad de Bogotá para que puede atender los requerimientos que surjan en el desarrollo y necesidades del contrato de manera expedita.
2. El coordinador será el responsable de mantener actualizado los datos de conductores y vehículos, elaboración y entrega de informes, debe dar respuesta y gestionar la solución a las novedades que se presenten diariamente, tales como: vehículos varados, accidentados, que no se presenten, consolidar y presentar las planillas soporte de la prestación del servicio, consolidar la información y conciliar la facturación mensual, entre otros. Este recurso deberá demostrar experiencia coordinando operaciones similares a las establecidas en la presente invitación pública no menor a 3 años, con suficiencia en el manejo de la ofimática y demás herramientas utilizadas por el CONTRATISTA necesarias para el manejo, administración y control de la operación.
3. Adicionalmente, el CONTRATISTA debe disponer de un auxiliar quien deberá encargarse de confirmar la asistencia de los vehículos programados, diligenciar las planillas de control diario de asistencia y hacerlas firmar del personal de ETB para certificarlas, confirmar que los vehículos cuentan con los equipos de seguridad industrial y escaleras asignados, realizar los inventarios (programados) de estos elementos, organizar y apoyar el despacho de los vehículos y escalar al coordinador las fallas que no estén a su alcance solucionar, entre otros.
4. El Coordinador de Servicios deberá demostrar estudios de Mínimo 5 semestres cursados y aprobados en carreras profesionales en áreas administrativas y/o ingenierías y/o título de técnico o tecnólogo en cualquier área administrativa. Adicionalmente el Coordinador debe demostrar Mínimo tres (3) años de experiencia en la coordinación de servicios de transporte público terrestre.
5. Por otra parte, el Auxiliar debe demostrar Mínimo un (1) años de experiencia en la coordinación de servicios de transporte público terrestre. Adicionalmente deberá demostrar amplios conocimientos en manejo de bases de datos (Excel avanzado).
6. El Coordinador de Servicios y su auxiliar deben tener su puesto de trabajo en la ciudad de Bogotá y será la línea directa entre el CONTRATISTA y ETB. ETB de acuerdo a su necesidad, podrá establecer si se requiere que el Coordinador y su auxiliar se encuentren en las instalaciones de ETB.
7. El CONTRATISTA debe garantizar que tanto el Coordinador de Servicios como su auxiliar cuenten con un equipo de cómputo individual, en el cual, deberán permanentemente realizar monitoreo a la ubicación de cada uno de los vehículos que componen la operación, garantizando la llegada y novedades de los vehículos dentro de los horarios establecidos.
8. El Coordinador de Servicios designado por el CONTRATISTA deberá notificar a ETB, de manera inmediata, la ocurrencia de cualquier problema técnico u operativo que impida la normal prestación de los servicios, para que junto con ETB adelanten las acciones correctivas, según sea el caso.
9. El Coordinador de Servicios y su auxiliar serán responsables de la entrega oportuna de los informes de servicios que soporten las actas xx xxxxx y de cualquier otra información relacionada con la ejecución del contrato cuando sea requerida por ETB.
10. El CONTRATISTA deberá garantizar que el Coordinador de Servicios y su auxiliar estén disponibles de manera permanente para ETB, mediante teléfono móvil con planes de voz y datos suficientes para la continua y constante comunicación con el personal designado por ETB.
11.ETB REQUIERE que el CONTRATISTA mantenga a disposición del supervisor del contrato designado por ETB los documentos completos del recurso humano designado para prestar los servicios contratados, los cuales deberán incluir el formato de hoja de vida, planilla de afiliación a EPS, ARL y Fondo de Pensiones, afiliación a la Caja de Compensación, y adicionalmente deberá contener la siguiente información:
1. Identificación completa;
2. Dirección de Residencia;
3. Teléfono Fijo
4. Teléfono Celular;
5. Foto;
6. Fotocopia de la cédula;
7. Fotocopia de la licencia de conducción, cuya categoría le permita la operación según le tipo de vehículo usado para el cumplimiento del contrato;
8. Certificación del pasado judicial o el documento que haga sus veces;
9. Fotocopia del Carné de la EPS;
3.17. COMUNICACIÓN
El CONTRATISTA deberá garantizar que cada uno de los conductores de los vehículos destinados para la operación cuente con equipos celular debidamente habilitados, que le permita al conductor asignado comunicarse con el personal operativo de ETB y coordinar los recorridos.
3.18. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES PARAFISCALES
El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, el pago de las obligaciones laborales, afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
Como requisito para el trámite de las actas de recibo de los servicios, el CONTRATISTA deberá presentar ante el supervisor del contrato designado por ETB, dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación. Adicionalmente, el CONTRATISTA debe entregar al supervisor del contrato designado por ETB dentro del mismo plazo, fotocopia de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para la prestación de los servicios, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas. Igualmente, dentro del mismo plazo el contratista deberá allegar certificación sobre el pago de obligaciones laborales e indemnizaciones laborales respecto del personal que utiliza para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas.
ETB podrá verificar soportes de hojas de vida, pagos de nómina, entrega de dotación y herramientas de trabajo, requerir la devolución de carné de identificación del personal, en los casos que aplique y demás aspectos relacionados con el cumplimiento de las obligaciones laborales por parte del CONTRATISTA respecto del personal que ocupe para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas.
3.19. SISTEMA AVL (LOCALIZACIÓN VEHICULAR AUTOMATIZADA) BASADO EN GPS
Los vehículos deben estar dotados de un sistema para ubicación en tiempo real GPS totalmente equipado y proveer el software debidamente licenciado que cumpla los siguientes requerimientos:
a. Sistema AVL (Localización Automática de Vehículos), basado en GPS: Cada vehículo debe contar con un equipo localizador automático de vehículos, basado en GPS (Sistema de Posicionamiento Global) que permita en tiempo real (mínimo cada tres (03) minutos, veinticuatro horas (24) y siete (7) días de la semana) establecer la ubicación geográfica del vehículo, los cuales serán monitoreados desde una central aportada, operada y controlada bajo la responsabilidad del CONTRATISTA con acceso a través de internet por las personas que ETB disponga, que permita ver a última posición, últimos eventos, interrogar y ubicarlo en un mapa. Así mismo que permita la generación de informes históricos por cada vehículo.
b. Se deberá realizar monitoreo en tiempo real por parte del CONTRATISTA, donde genere alertas en caso xx xxxxxxxxx de tránsito que vulneren la seguridad de los vehículos.
c. EL CONTRATISTA debe contar con un protocolo de seguridad para la reacción en caso xx xxxxxxxxx presentadas durante el tránsito del vehículo en servicio.
d. El sistema deberá estar en la capacidad de generar reportes parametrizables de acuerdo a los requerimientos de ETB y a los datos estadísticos disponibles por vehículo.
e. La información del sistema GPS histórica de cada vehículo debe ser almacenada por lo menos por el tiempo de ejecución del contrato. Así mismo el CONTRATISTA de manera mensual, deberá entregar en medio magnético, la información del sistema GPS de la operación de cada vehículo durante el mes reportado.
f. La plataforma debe permitir la creación de uno o más usuarios de ETB (según lo requiera ETB) para la consulta web del software, los cuales no generaran costo alguno a ETB.
g. Todos los vehículos deben estar monitoreados en el mismo software de GPS. (un solo Operador de GPS)
3.20. PERIODO DE MIGRACIÓN Y ESTABILIZACIÓN
Para la migración de la operación, una vez adjudicado el contrato y sin generar costo alguno, el CONTRATISTA deberá disponer de un recurso antes que ETB emita orden de inicio para que adquiera el conocimiento de los procesos de la operación y de esta forma, garantice el correcto empalme en el inicio de la operación adjudicada.
Por otra parte, en un tiempo no mayor a 1 día calendario posterior a la firma de inicio del contrato, ETB a través del supervisor designado, entregará al CONTRATISTA un archivo digital en donde relacionará la siguiente información:
1. Servicio Requerido
2. Personal ETB a quien se debe presentar (por servicio solicitado).
3. Central a la que se prestará el servicio.
4. Dirección de la central
5. Teléfono de contacto.
EL CONTRATISTA en un tiempo no mayor a 1 día calendario contados a partir de la recepción del archivo digital enviado por el Supervisor designado por ETB con los servicios solicitados, deberá presentar el listado de vehículos con los que prestará los servicios requeridos por ETB, indicando la siguiente información:
1. Tipo de Vehículo
2. Placa
3. Modelo
4. Nombre del Conductor
5. Cedula del Conductor
6. Teléfono del Conductor
En todo caso, El CONTRATISTA debe garantizar que cuenta con la disponibilidad del 100% de los vehículos estimados en el numeral 1.12.1 COBERTURA, al momento de la presentación de la oferta.
Posteriormente y en un término no mayor a los 30 días calendario contados a partir de la firma del acta de inicio del contrato, El CONTRATISTA deberá presentar las carpetas de los vehículos y conductores con la información relacionada en el numeral 1.11 literal A y 1.16 literal 11 del presente documento.
Durante el período de estabilización, el cual corresponde al primer mes de la operación, se medirán los ANS de la operación establecidos en el numeral 1.9, sin embargo, para este primer mes, se suspenderá la aplicación de las penalidades definidas en ese numeral.
3.21. CLAUSULA DE RESPONSABILIDAD.
a) El CONTRATISTA será el único responsable por daños y perjuicios causados a ETB y a terceros, originados en actos u omisiones suyos o del recurso humano encargado de la administración y operación de las actividades que resulten necesarias para la ejecución del contrato, en consecuencia, procederá a reparar e indemnizar plenamente el daño causado.
b) Si ETB se ve avocada a alguna sanción por parte de alguna entidad de control y vigilancia imputable al CONTRATISTA, este será el único responsable por los perjuicios que sean causados a ETB y por lo tanto deberá asumir las sanciones que eventualmente sean interpuestas.
c) EL CONTRATISTA se obliga a mantener indemne a ETB de cualquier reclamación judicial, extrajudicial o administrativa que se presente en su contra. En caso de presentarse reclamación o litigio contra ETB, EL CONTRATISTA se obliga a concurrir
en su defensa y pagará al reclamante la suma que se le adeudare, EL CONTRATISTA deberá reembolsar directamente a ETB los valores que por este concepto se vea obligado a cancelar.
3.22. FACTURACIÓN DEL SERVICIO.
a) EL CONTRATISTA solamente podrá facturar los servicios asociados al presente documento y las modificaciones que surjan y que sean aprobadas contractualmente durante la ejecución.
b) EL CONTRATISTA debe implementar medidas y actividades de control dirigidas al proceso de facturación. Estos controles deben garantizar, que lo que se cobre corresponda a los servicios efectivamente prestados, sin considerar ineficiencias o errores en la generación de la información, la consolidación o el cálculo de la correspondiente facturación.
c) EL CONTRATISTA debe diligenciar el Anexo Financiero No. 1 Formato de Precios de acuerdo con las instrucciones especificadas en el mismo, teniendo en cuenta que la información de este Anexo será considerada por ETB como los precios para el cobro de los servicios ofrecidos.
d) En el proceso de facturación del servicio, EL CONTRATISTA debe adjuntar los soportes correspondientes que justifiquen los pagos para las operaciones objeto de este contrato, los cuales deberán ir diligenciados en los formatos establecidos por ETB. Estos soportes deberán ser presentados al momento de realizar la conciliación con los supervisores técnicos designados por ETB para la aprobación de los servicios prestados.
e) EL CONTRATISTA debe considerar dentro de sus procesos el siguiente procedimiento para la conciliación y facturación de los servicios y las fechas establecidas de acuerdo al siguiente cuadro, se publicarán al inicio de la operación, de acuerdo a los procedimientos internos de ETB:
NUMERO DE DIAS | PROCESO |
Primeros 10 días calendario del Mes | EL CONTRATISTA envía los datos de facturación a los Supervisores Técnicos designados por ETB para su verificación y aprobación. posteriormente deberá realizar el acta de conciliación de la pre factura presentada con cada uno de los Supervisores técnicos designados por ETB. |
Día 11 Calendario del mes | El CONTRATISTA deberá entregar al supervisor designado por ETB, la pre factura conciliada y las actas de recibo a satisfacción firmadas por los Supervisores Técnicos |
Entre el día 12 y 13 calendario del mes | Generación de Actas por parte de ETB |
Entre los días 13 al 16 calendario del mes | ETB generará las actas de pagos y sub pedidos correspondientes. |
Entre el día 17 y 18 calendario del mes | El CONTRATISTA deberá recolectar las firmas de las actas de pago con cada uno de los supervisores técnicos que conciliaron los servicios prestados en el mes. |
Entre el día 18 y 23 calendario del mes | El CONTRATISTA deberá radicar en el área de cuentas por pagar de ETB las facturas correspondientes a los servicios prestados en el mes. |
Observación: Si los días expuestos en el cuadro anterior se dan en los días xxxxxxx, xxxxxxxx o festivos, la actividad se realizará el día hábil inmediatamente anterior.
3.23. INFORMES
Como requisito para suscribir el acta mensual para el pago de los servicios prestados, EL CONTRATISTA a través de su coordinador designado, deberá preparar y presentar un informe en medio digital a los Supervisores del contrato designados por ETB, el cual deberá presentar en la reunión mensual de seguimiento agendada por el Supervisor del contrato, el cual deberá contener como mínimo, la siguiente información:
A. Relación detallada de los servicios prestados en formato establecido por ETB, incluyendo los servicios adicionales.
B. Resumen xx xxxxxxxxx y hojas de vida del recurso humano que ingresó al contrato en el último mes, de acuerdo con las condiciones contenidas en este documento.
C. Certificación con firma original del Revisor Fiscal y/o Contador Público, según el caso, en la cual conste los pagos de salarios al recurso humano designado por el CONTRATISTA para la prestación de los servicios, así como de los correspondientes pagos al sistema general de la seguridad social.
D. Cumplimiento de lo establecido en el numeral 1.24.1 ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y DE SEÑALIZACIÓN A CARGO DEL CONTRATISTA, 1.25 DESARROLLO DE ACTIVIDADES AMBIENTALES y 1.25.1 NORMATIVIDAD AMBIENTAL APLICABLE
3.23.1. CONCILIACIÓN DE SERVICIOS A SATISFACCIÓN
EL CONTRATISTA dentro de los 10 primeros días calendario del mes, enviará los datos de facturación a los Supervisores Técnicos designados por ETB para su verificación y aprobación. posteriormente deberá realizar el acta de conciliación de la pre factura presentada con cada uno de los Supervisores técnicos designados por ETB. Una vez el supervisor técnico del contrato designado por ETB, revise y apruebe la relación de servicios prestados dentro en el mes, procederá a suscribir el documento de conciliación de servicios, documento que será requisito para la suscripción del acta de recibo de servicios.
Se entiende por conciliación de servicios a satisfacción, la suscripción del acta respectiva en la cual el Supervisor técnico del contrato designado por ETB deja constancia que ha verificado la labor realizada por El CONTRATISTA y manifiesta que ha cumplido con sus obligaciones de acuerdo con:
1. Validación que los servicios prestados correspondan a los contratados.
2. Validación que los servicios prestados correspondan a los servicios cobrados por el CONTRATISTA.
3. Los Indicadores de Nivel de Servicio.
4. La correcta prestación de los servicios.
Así mismo, el valor xxx xxxxx mensual se liquidará según los servicios efectivamente prestados y de conformidad con los valores de los ítems relacionados en el Anexo Financiero. En el acta de conciliación de servicios se liquidará lo siguiente:
1. Servicios prestados por el contratista en jornadas regulares.
2. Servicios adicionales de servicio prestados en el mes (Horas adicionales, Kilómetros Adicionales y Servicio por horas adicionales).
3. Descuentos por servicios no prestados por el contratista.
3.24. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL
El contratista debe dar cumplimiento a lo establecido en la legislación colombiana respecto de salud ocupacional – Seguridad y Salud en el Trabajo, tal como se establece en los términos jurídicos, sin embargo, teniendo en cuenta el tipo de labores que se habrán de ejecutar con el presente contrato, ETB podrá exigir al oferente que demuestre el suficiente cumplimiento de los aspectos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, acorde con la normatividad vigente.
1. El OFERENTE debe demostrar que se encuentra en ejecución de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que debe estar a cargo de personal idóneo y debidamente certificado para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. En la oferta se debe incluir una certificación de la ARL a la que está afiliada la empresa, en la que se exprese el desarrollo del sistema de seguridad y salud en el trabajo y un cuadro con los perfiles profesionales de los encargados del tema. Al iniciar el contrato se pedirán las certificaciones correspondientes.
2. El CONTRATISTA garantizará que los trabajadores que empleará en la ejecución del contrato se mantendrán a lo largo del mismo debidamente afiliados al Sistema de Seguridad Social incluida las afiliaciones en salud y riesgos profesionales, con pagos al día y vigentes.
3. El CONTRATISTA debe suministrar y mantener disponible para sus trabajadores designado al contrato con ETB Y durante el tiempo que dure el contrato, los elementos de protección personal requeridos acordes con la normatividad respectiva, al igual que los uniformes de trabajo, para cada una de las actividades a realizar, y éstos elementos deben cumplir con las normas de calidad y de protección que el riesgo amerite. Dentro de los 30 días siguientes al inicio del contrato, el CONTRATISTA informará en una matriz, los elementos de protección personal que corresponden a cada servicio ofertado con la respectiva norma a la que se dé cumplimiento.
4. El OFERENTE con la presentación de la oferta, acepta las normas de seguridad que el equipo de seguridad y salud en el trabajo de ETB disponga, para la conservación de la integridad, seguridad y salud de los trabajadores y en caso de incumplimientos, el supervisor del contrato designado por ETB quedará facultado para imponer las sanciones a que haya a lugar.
5. El CONTRATISTA debe registrar, mantener y actualizar las estadísticas de accidentalidad de los trabajadores asignados al contrato, y debe suministrarlas periódicamente al supervisor del contrato designado por ETB.
6. ETB podrá realizar inspecciones concurrentes y documentales a lo largo de la ejecución del contrato para garantizar el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. Sobre los resultados emitirá informes al supervisor del contrato designado por ETB, quien definirá acciones a seguir según resultados. El OFERENTE con la presentación de la oferta, acepta estas visitas e inspecciones y se comprometerá a realizar las mejoras necesarias a que haya a lugar.
3.24.1. ELEMENTOS DE SEGURIDAD Y DE SEÑALIZACIÓN A CARGO DEL CONTRATISTA
ETB REQUIERE que el CONTRATISTA garantice que su recurso humano designado para el desarrollo del contrato, disponga de manera oportuna de la totalidad de las herramientas y equipos necesarios que requiera la prestación segura del servicio. Para tal fin, cada uno de los vehículos deberá disponer permanentemente como mínimo de Botiquín y Equipo de carretera.
ETB REQUIERE que tanto las herramientas como los elementos de protección personal que el contratista suministre a su recurso humano para el cumplimiento del objeto del contrato, estén en condiciones óptimas de uso.
EL CONTRATISTA deberá seguir los lineamientos de ubicación general, conformación y aseguramiento de la zona de obra, tanto en la vía como en los andenes, para ello deberá dar estricto cumplimiento del producto del Plan de Manejo de Tránsito que apruebe la Secretaría Distrital de Movilidad.
EL CONTRATISTA deberá aplicar las especificaciones, normas y disposiciones sobre construcción de obras en el espacio público que las entidades y empresas distritales reglamenten y deberá adoptar los controles y medidas para preservar el bienestar público y el orden urbano mediante la aplicación entre otros de los siguientes manuales y normas básicas:
A. Manual del Respeto del Ciudadano (Idu).
B. Planes de Manejo de Tránsito – Esquemas típicos para obras de bajo impacto en vías locales. (SDM, 2010)
X. Xxxx técnica para el manejo de escombros de la construcción (DAMA)
Estas normas deberán ser cumplidas por el Contratista cuando se realicen labores en el espacio público. Será obligación del CONTRATISTA exigir a sus conductores el conocimiento y aplicación del Plan de Manejo de Tránsito aprobado por la SDM.
EL CONTRATISTA deberá ser el responsable de los daños o accidentes, imputables a él, que se generen durante la ejecución de los trabajos.
ETB REQUIERE que el CONTRATISTA, durante el proceso de cargue y retiro de elementos en espacio público, utilice el cerramiento y señalización correspondiente a trabajos en calzada tal como lo establece el Plan de Manejo de Tránsito.
ETB REQUIERE que el CONTRATISTA vele por el adecuado estacionamiento y ubicación de los vehículos de tal forma que no impacten negativamente la movilidad de la ciudad.
3.24.2 PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL PESV
ETB REQUIERE que el Contratista, en cumplimiento de la Resolución 1565 de 2014 del Ministerio de Transporte, xxxxxxx a ETB una copia vigente de su Plan Estratégico de Seguridad Vial PESV.
En caso que, para la finalización del primer mes de servicio, el contratista aún no presente a ETB la copia de su PESV, ETB aplicará un descuento del 1% de la facturación total de ese mes.
Para el caso de que el Contratista persista en su incumplimiento, ETB continuará con el descuento del 1% de la facturación total de ese mes, por cada mes que transcurra sin la presentación del PESV.
3.25. DESARROLLO DE ACTIVIDADES AMBIENTALES
ETB requiere que:
1. El CONTRATISTA cumpla con las normas ambientales relacionadas con emisiones xx xxxxxxx móviles.
2. El CONTRATISTA procure por que el servicio ofrecido, apoye las políticas de calidad ambiental promovidas por el Distrito Capital.
3. El CONTRATISTA deberá disponer de un parque automotor que deberá cumplir la siguiente condición:
I. Plan de mantenimiento preventivo y correctivo
Es responsabilidad de EL CONTRATISTA, con cargo a sus propios recursos, dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes que regulan la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional Ambiental, en cuanto sea aplicable para el desarrollo del objeto del presente contrato.
3.25.1. NORMATIVIDAD AMBIENTAL APLICABLE
Desde la perspectiva ambiental, ETB debe exigir al CONTRATISTA tanto el cumplimiento de las normas que se indican a continuación, como aquellas medidas legales concordantes de carácter nacional o local que las complementen, modifiquen, sustituyan, reglamenten, deroguen o compilen, y especialmente las comprendidas en el Decreto 1076 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible":
1. Resolución 910 de 2008 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. “Por la cual se reglamentan los niveles permisibles de emisión de contaminantes que deberán cumplir las fuentes móviles terrestres, se reglamenta el artículo 91 del Decreto 948 de 1995 y se adoptan otras disposiciones”.
2. Resolución 5572 de 2009 expedida por la Secretaría Distrital de Ambiente, "Por el cual se regulan las características y condiciones técnicas para la fijación o instalación de publicidad exterior visual en vehículos automotores, distintos a los de servicio público y se toman otras determinaciones”.
3. Decreto 442 de 2015 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá, “Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento y/o valorización de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones.”
4. Resolución 1457 de 2010 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, “Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Llantas Usadas y se adoptan otras disposiciones”.
5. Resolución 372 de 2009 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, “Por la cual se establecen los elementos que deben contener los Planes de Gestión de Devolución de Productos Post consumo de Baterías Usadas Plomo Acido, y se adoptan otras disposiciones”.
6. Resolución 415 de 1998 expedida por el Ministerio xxx Xxxx Ambiente, “Por la cual se establecen los casos en los cuales se permite la combustión de los aceites de desecho y las condiciones técnicas para realizar la misma”.
7. Resolución 1188 de 2003 expedida por el Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA, “Por la cual se adopta el manual de normas y procedimientos para gestión de aceites usados en el Distrito Capital”.
8. Ley 1252 de 2008 expedida por el Congreso de Colombia, “Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones".
9. Decreto 4741 de 2005 expedido por la Presidencia de la República, “Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral”.
10.Resolución 1362 de 2007 expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, “Por la cual se establecen los requisitos y el procedimiento para el Registro de Generadores de Residuos o Desechos Peligrosos, a que hacen referencia los artículos 27 y 28 del Decreto 4741 del 30 de diciembre de 2005”.
11.Decreto 1609 de 2002 expedido por la Presidencia de la República, "Por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera"
12.Y las demás normas que se expidan al respecto.
3.26. CONTROL DE PAGOS Y PRESUPUESTO.
Se requiere que EL CONTRATISTA verifique mensualmente los desembolsos de pagos por parte de ETB, con el fin de evitar inconsistencias al final de la ejecución y durante el periodo de liquidación; así mismo, mensualmente se firmará un acta de
aceptación de los servicios por las partes previa verificación conjunta sobre los servicios prestados.
3.27. AUDITORIAS DURANTE LA EJECUCION DEL CONTRATO
Durante la ejecución del contrato ETB podrá realizar auditorías que estime convenientes, para garantizar la correcta ejecución del contrato, las auditoras podrán ser realizadas directamente o atreves de un tercero que para tal efecto contrate ETB.
3.28. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Teniendo en cuenta que para la debida ejecución del contrato, el CONTRATISTA en las diferentes operaciones puede llegar a obtener información confidencial de ETB, EL CONTRATISTA se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir a su recurso humano sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, la Resolución 3066 de la CRC, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Por las razones antes descritas el CONTRATISTA debe garantizar no revelar a terceros la información confidencial que haya llegado a su conocimiento, así como no usar la información confidencial recibida para propósitos distintos a los previstos en el presente documento. La obligación de confidencialidad estipulada en esta cláusula, se mantendrá mientras la información recibida no sea del conocimiento público o no haya sido revelada AL CONTRATISTA por terceros cuya posesión de tal información sea legítima.
3.29. EXPERIENCIA
3.29.1. EXPERIENCIA MINIMA
A continuación, se establece la experiencia mínima que debe cumplir el OFERENTE. Ésta se considera requisito habilitante y en ese sentido no otorga puntaje:
a. El OFERENTE debe demostrar experiencia e idoneidad en contratos con objeto similar al de la presente Invitación Publica, con hasta 5 certificaciones de experiencia, en contratos que estén vigentes, terminados o en proceso de liquidación y que sumadas sus ejecuciones den un valor total mayor o igual a $Col 20.000.000.000 antes de IVA.
En las Certificaciones entregadas por el OFERENTE, se considerará válida únicamente la experiencia de contratos suscritos a partir del año 2013 en adelante.
Para el caso de uniones temporales o consorcios, la experiencia será tomada de la sumatoria presentada por los oferentes en todo caso cada oferente deberá aportar por lo menos una certificación de experiencia.
Las certificaciones de experiencia que presente El OFERENTE, deben contener los siguientes datos:
A. Nombre o Razón social de la entidad contratante.
B. Objeto del contrato.
C. Fecha inicio, fecha de terminación (día – mes - año). Tiempo comprendido entre 2013 y el día establecido para el cierre de la invitación.
X. Xxxxx total del contrato.
X. Xxxxx ejecutado.
F. Para el caso de uniones temporales o consorcios se debe incluir en la certificación el porcentaje de participación en el contrato ejecutado o en ejecución.
Las certificaciones de experiencia deben venir firmadas por el representante legal o supervisor del contrato de la empresa contratante (Cliente).
Para comprobar la veracidad y consistencia de la información consignada en las certificaciones de experiencia, ETB, se reserva el derecho de solicitar aclaración y precisión a las entidades que han expedido las mismas.
1.30. PUNTAJE TECNICO
1.30.1. SUCURSAL EN BOGOTÁ
El OFERENTE que acredite sucursal en la ciudad de Bogotá obtendrá 10 puntos.