CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN RESPUESTAS A OBSERVACIONES CONVOCATORIA PÚBLICA
CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN RESPUESTAS A OBSERVACIONES CONVOCATORIA PÚBLICA
TÉRMINOS DE REFERENCIA CP-001-2024
RESUMEN DEL PROCESO | |
OBJETO | Contratar el intermediario de seguros para la gestión y manejo de la contratación de las pólizas de la Corporación Ruta N y la asesoría en la administración, ejecución y manejo del programa de seguros y los riesgos. |
PRESUPUESTO | El presente contrato no implica erogación de recursos a cargo de la entidad, pues el pago de la comisión del intermediario será asumido por la compañía de seguros que resulte seleccionada, quien deberá pagar un porcentaje de participación sobre las primas de los seguros que éste gestione ante ella como resultado del negocio en el cual éste haya participado. lo anterior, teniendo en cuenta lo estipulado en el artículo 1341 del código de comercio, la remuneración xxx xxxxxxxx será pagada por el asegurador. el corredor tendrá derecho a su remuneración en todos los casos en que sea celebrado el negocio en que intervenga. |
PLAZO | El plazo de ejecución del contrato será desde la suscripción del acta de inicio hasta el 28 de febrero de 2025 previa aprobación de las garantías. |
ASUNTO | Respuesta a Observaciones. |
En atención a las observaciones enviadas dentro del término señalado en el cronograma, permitimos responder a cada solicitud en el mismo orden planteado en dicha comunicación.
• Observaciones de la empresa AON RISK SERVICES COLOMBIA S.A. CORREDORES DE SEGUROS recibidas el viernes 07 xx xxxxx de 2024 a las 2:50 p.m.
1. Agradecemos indicar el presupuesto que la Corporación tiene establecido para contratar su programa de seguros en una anualidad.
Respuesta: Para la presente anualidad se tiene presupuestado lo siguiente:
DESCRIPCIÓN | VALOR PRESUPUESTADO |
SOAT, póliza y seguros de cumplimiento | $11.100.043 |
Xxxxxx para directores y administradores | $37.740.000 |
Póliza riesgo daños materiales | $12.210.000 |
Póliza responsabilidad civil extracontractual | $5.550.000 |
2. Numeral 1.11.3. PERSONAL
El citado numeral establece:
“La obligación de mantener durante la ejecución del contrato a satisfacción xx XXXX N, todo el personal idóneo y calificado de directivos, profesionales, técnicos, administrativos y personal de apoyo asistencial…”
Con base en lo anterior, agradecemos precisar qué tipo de personal es requerido por cada una de
Respuesta: Se indica que el proponente adjudicado debe contar con el personal interno apropiado para cubrir las diferentes necesidades derivadas de las obligaciones del contrato.
3. Numeral 1.12. DE LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y DECLARACIONES DEL PROPONENTE –
Literal n)
Con base en lo indicado en el literal en cita, agradecemos se comparta la minuta indicada.
Respuesta: Se adjunta a la respuesta el borrador de la minuta del contrato.
4. Numeral 4.4. EQUIPO DE TRABAJO MÍNIMO REQUERIDO.
a. Dedicación / Disponibilidad: Atentamente solicitamos a la Corporación precisar que la dedicación o disponibilidad mínima exigida para cada uno de los perfiles que integran el equipo de trabajo será desde las instalaciones xxx Xxxxxxxx y NO desde las instalaciones de la Corporación o en calidad de IN HOUSE.
Lo anterior tomando en consideración que el contrato que se derive de la presente contratación no genera erogación a cargo de la Corporación por lo que contar con recursos en sus instalaciones, resulta inequitativo para el futuro contratista.
Respuesta: La entidad indica que el equipo de trabajo no deberá tener una disposición, sin embargo, deberá estar disponible cuando la entidad lo solicite para el desarrollo de las obligaciones específicas del contrato, así mismo, se indica que este trabajo se realiza desde las instalaciones xxx Xxxxxxxx.
b. Representantes Legales dentro del Equipo de Trabajo: Respetuosamente solicitamos que no se permita la participación en el Equipo de Trabajo de Representantes Legales, teniendo en cuenta que estos roles para el servicio de la Corporación requieren de una dedicación cuando se solicite por parte de la Contraloría y al ostentar la calidad de Representante, dadas las responsabilidades a su cargo, este tiene que dedicar su tiempo y actividad a la realización del ejercicio de la representación permanente de la respectiva sociedad proponente y/o la toma de las decisiones propias de la administración del ente corporativo que regenta, lo cual se opone a la vocación de permanencia y disponibilidad exigida al personal concreto que prestaría el servicio para la Corporación .
Es así como habiéndose ofrecido en una propuesta los perfiles de los representantes legales para atender a la Corporación estatal en la realidad contractual éstos ante la imposibilidad de permanecer disponibles por la naturaleza de su cargo y las razones expuestas anteriormente, terminan delegando ante personal de menor perfil y calidades la prestación del servicio, esto en perjuicio de la necesidad de asesoría e intereses de la administración, incumpliendo de esta forma con el perfil ofrecido en la propuesta por el cual se obtuvo el máximo puntaje y adjudicación.
Respuesta: Se indica que lo que se solicita por parte de la entidad es la identificación del director del proyecto, esto quiere decir la persona que será responsable del contrato, el cual no debe tener dedicación exclusiva, sin embargo, debe tener la disponibilidad de atender asuntos relacionados con el contrato en caso tal que el ejecutivo de cuenta no tenga la experticia en el momento puntual.
Intermediarios o Corredores de Seguros, acorde al objeto del contrato a celebrar y a las actividades específicas a realizar.
Respuesta: Se indica que lo sugerido por ustedes está contemplado en la experiencia solicitada, debido a que los contratos de corretaje de seguros y/o Coordinación en la intermediación de programas de seguros y/o el manejo de seguros en general son del sector de seguros y corresponde al objeto del contrato.
5. Numeral 6.3.1.1. EXPERIENCIA EN EL MANEJO DE PROGRAMAS DE SEGUROS (20 PUNTOS):
a. Consideramos que el criterio empleado por la Corporación en relación con acreditar un valor de $2.000 millones en primas, dadas las obligaciones establecidas para el contratista en el desarrollo del contrato resultante del presente proceso, atentamente sugerimos ajustar y robustecer el requerimiento de experiencia de tal forma que se acredite el máximo puntaje a un valor sugerido de $20.000 millones con la sumatoria del máximo de certificaciones, tan solo en los xxxxx iguales a los de la Corporación.
Respuesta: La entidad no se acoge a su observación
b. Solicitamos precisar que existe la prohibición de presentación de certificaciones y/o experiencia y/o contratos que provengan o hayan sido adquiridos de o con los mismos grupos empresariales o corporativos a los que pertenezca el oferente o cualquiera de sus integrantes, lo anterior teniendo en cuenta que dicha experiencia es considerada como una Auto Certificación.
Respuesta: La certificación de experiencia de un mismo grupo empresarial o corporativo no se considera auto certificación, sin embargo, no se aceptan certificaciones de la misma empresa.
6. Numeral 6.3.1.1. EXPERIENCIA EN EL MANEJO DE PROGRAMAS DE SEGUROS (20 PUNTOS):
Al igual que el numeral anterior, sugerimos robustecer el requisito y en este sentido se requiera un mínimo de $500.000.000 por proceso asesorado y al menos cuatro de los xxxxx que componen el programa de seguros de la Corporación.
Respuesta: La entidad no se acoge a su observación
7. Numeral 6.3.1.3. EXPERIENCIA EN SINIESTROS (20 PUNTOS):
De igual forma sugerimos ajustar el requerimiento de experiencia en atención y trámite de RECLAMACIONES Y/O SINIESTROS, priorizando la indemnización xxx xxxx de Todo Riesgo Daño Material al ser el más representativo de la Corporación y considerando la atención en siniestros de los demás xxxxx contratados, según sugerimos a continuación:
“El proponente deberá acreditar experiencia específica en la atención de siniestros, con un máximo de una (1) certificación por cada uno de los xxxxx descritos a continuación, que hayan sido pagados y que correspondan a contratos ejecutados o en ejecución, suscritos con Corporaciones públicas o privadas:
Ramo Afectado | Valor Indemnizado | Puntaje |
Todo Riesgo Daño Material | $ 5.000.000.000 | XXX |
Responsabilidad Civil Extracontractual | $ 4.000.000.000 | XXX |
Responsabilidad Civil Servidores Públicos o | $1.000.000.000 | XXX |
Responsabilidad Civil Directores y Administradores |
Respuesta: La entidad no se acoge a su observación, toda vez, que lo que se pretende evaluar es que se cuente con experiencia en los xxxxx utilizados por la entidad.
1. OTROS ASPECTOS SUGERIDOS PARA FORTALECER LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Respetuosamente sugerimos a la Corporación, la inclusión en el Pliego de Condiciones Definitivo de los aspectos que se relacionan a continuación, los cuales consideramos fundamentales para lograr la contratación efectiva de un intermediario de seguros idóneo:
- ASESORÍAS EN DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO DE CONTRATOS DE CORPORACIÓNES PÚBLICAS (XXX PUNTOS):
Reviste de gran importancia, brindar la compañía y asesoraría de manera permanente a la Corporación dentro de los procesos contractuales que gestione en materia de seguros, y en aras de proteger sus intereses patrimoniales, así como contar con una firma que le asesore para constituir pólizas y hacer efectivas las garantías exigidas a los contratistas cuando a ello hubiere lugar, sugerimos la inclusión del siguiente requisito:
“Se tendrán en cuenta cuatro (4) certificaciones, en las cuales conste que el proponente tiene experiencia en asesorar a la Corporación pública en la declaratoria de siniestros en cualquiera de los amparos de la garantía única de cumplimiento a favor de Corporaciones públicas por incumplimiento de contratos:
Cada certificación debe corresponder a un contrato de intermediación diferente y tener como mínimo un valor indemnizado de doscientos millones de pesos ($200.000.000) en un solo siniestro”.
Respuesta: La entidad no se acoge a su observación.
- ACREDITACIÓN MONTO DE INGRESOS POR COMISIONES (XXX PUNTOS):
Para que un intermediario de seguros pueda garantizar su operación y logre satisfacer las necesidades de sus clientes, debe contar con unos ingresos por comisiones que lo representen ampliamente y que cobije de una u otra forma la ejecución de las obligaciones contractuales que adquiere en virtud de la asesoría que presta.
Consideramos que, en ese sentido, la evaluación de este indicador constituye una herramienta fundamental para el análisis xxx xxxxxxxx que pretende contratar la Corporación, el cual debe demostrar que tiene la solvencia suficiente para cumplir con cada una de las obligaciones que exige la Corporación y que demandan los demás contratos que actualmente desarrolla.
Así las cosas, sugerimos requerir que se acredite por concepto de ingresos por comisiones en el año 2023, mínimo 15 mil millones, de modo que se cuente con un oferente con la capacidad adecuada para el manejo del programa de seguros de la Corporación; y en el caso de consorcios o uniones temporales, exigir que cada uno de los integrantes certifique que ha recibido dichas
El proponente deberá presentar una certificación, suscrita por Contador Público o Revisor Fiscal (En caso de que aplique), por concepto de ingresos por comisiones. En caso de Consorcio o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes anexará su respectiva certificación con el valor mínimo requerido.
El proponente deberá anexar copia de la tarjeta profesional y certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador y/o Revisor Fiscal que suscriba la certificación, con no más de tres (3) meses de antelación a su expedición, de acuerdo con lo establecido en el Articulo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.
Respuesta: Este requisito se evalúa como requisito habilitante de conformidad con los términos de referencia numeral 4.6. CAPACIDAD FINANCIERA
- RESPONSABILIDAD CIVIL PROFESIONAL PARA CUBRIRSE DE ERRORES Y OMISIONES EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
De conformidad con la importancia del Programa de Seguros de la Corporación y con la responsabilidad que debe asumir el Corredor de Seguros adjudicatario del presente proceso, no sólo respecto al cumplimiento de sus obligaciones específicas, sino a su condición de consultor y asesor en seguros, consideramos que debe exigirse como un requisito mínimo habilitante, la presentación de la Póliza de Responsabilidad Civil Profesional contratada por el oferente para el giro normal de sus operaciones, garantizando así el respaldo y cobertura del riesgo que se busca durante y después de la relación contractual con el corredor adjudicatario.
En el mismo sentido, consideramos indispensable que la exigencia de este seguro sea por un valor asegurado de más xx xxxx mil millones de pesos ($5.000.000.000) M/CTE. y que la misma se encuentre vigente a la presentación del cierre del proceso y se garantice que en caso de resultar adjudicatario se mantendrá vigente durante el plazo de ejecución del contrato.
De igual manera, sí se presentan ofertas en la modalidad de Unión Temporal o Consorcio solicitamos que dicha póliza se exija a cada uno de los miembros del proponente plural por el valor arriba sugerido. Lo anterior teniendo en cuenta que, si bien las figuras asociativas buscan aunar esfuerzos para la presentación de la propuesta, es igual de importante señalar que para la celebración y ejecución del contrato su responsabilidad es solidaria.
Es importante destacar que la presente póliza no debe contemplar deducible alguno, es decir, sin aplicación de deducible por evento, ni por vigencia”, lo anterior en razón a que el mismo es indispensable para que en caso de siniestro, la Corporación pueda hacer efectiva la póliza de manera directa ante la Compañía de Seguros, y no dejar sin cobertura eventuales perdidas que sean absorbidas por el deducible.
Respuesta: La entidad no se acoge a su observación, esta se encuentra cubierta con la Póliza de seriedad de la oferta y en caso de adjudicación las pólizas de cumplimiento.
1. SANCIONES
cargo de la Corporación y que (ii) en el eventual escenario en el que se llegue a presentar un perjuicio con ocasión de la ejecución del contrato y en el desarrollo de nuestras actividades de intermediación y corretaje de seguros, dicho perjuicio estaría cubierto por la póliza de cumplimiento exigida y/o la de Responsabilidad Civil Profesional contratada por el Corredor para el giro normal de sus operaciones, según aplique. De no aceptar la eliminación, por favor aclarar que el valor sobre el cual se calcularán corresponde a las comisiones que recibirá el corredor adjudicatario y no sobre el valor estimado para el contrato de seguros.
Respuesta: Se acepta parcialmente la observación en cuanto a la modificación del valor se calculará de acuerdo a las comisiones pagadas al intermediario, esto modificará mediante adenda.
2. INCLUSIÓN DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
Comedidamente solicitamos validar la inclusión de las siguientes clausulas dentro de la minuta del contrato de intermediación, en caso de resultar adjudicatarios del presente proceso:
Entrega de Información:
El Cliente se obliga a entregar a Aon Risk Services la información y/o documentación requerida para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de Aon Risk Services de manera completa, suficiente, confiable y oportuna para que Aon Risk Services pueda ejecutar correctamente su labor xx xxxxxxxx de seguros, así mismo se obliga a diligenciar y entregar a Aon Risk Services el Formulario de Conocimiento de Cliente requerido por el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y de la Financiación del Terrorismo para la emisión de sus seguros.
Los servicios de Aon Risk Services se basan en información proporcionada por el Cliente. Por lo tanto, las necesidades y requerimientos del Cliente se deberán informar de manera expresa y con la mayor brevedad posible, con el fin de que Aon Risk Services preste los servicios de la manera propuesta. El Cliente es responsable de la exactitud e integridad de cualquier información que proporcione a Aon Risk Services, sus empresas subordinadas y será responsable de las consecuencias jurídicas que acarrea el no suministro de información cierta y exacta. Toda información que sufra algún cambio sustancial o que afecte el alcance o la prestación de los servicios objeto del presente Acuerdo deberá ser informada a Aon Risk Services.
Respuesta: Esta observación se encuentra contemplada en las obligaciones contractuales a cargo de la Corporación numeral 9.4 OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD.
Confidencialidad:
Toda información que las Partes compartan con ocasión de la prestación de servicios de corretaje de seguros por parte de Aon Risk Services deberá ser mantenida de una manera confidencial y de ninguna manera podrá ser revelada, divulgada, exhibida, mostrada, comunicada, utilizada y/o empleada para la realización de negocios ajenos a lo acordado entre las Partes. Cada una de las Partes se obliga a mantener la información de manera confidencial y privada y a proteger dicha información para evitar su divulgación no autorizada, ejerciendo sobre la misma el mismo grado de diligencia que utiliza para proteger información confidencial de su propiedad y el que impone las leyes y normas profesionales aplicables. En todo caso, las Partes manifiestan entender y aceptar que para el desarrollo de la relación comercial es necesario e indispensable revelar cierta información confidencial a terceros, tales como: compañías de seguros, compañías de medicina, corredores de reaseguros, compañías de reaseguros, entre otros; ello en virtud de la cotización de seguros del Cliente, la solicitud y expedición de las pólizas respectivas, así como a los empleados y
serán, para los efectos de este Acuerdo, los Destinatarios de la Información Confidencial. Las obligaciones de confidencialidad consagradas en la presente cláusula tienen una vigencia igual al Acuerdo más 5 años.
Respuesta: Esta observación se encuentra contemplada la minuta del contrato, la cual se adjunta a las respuestas de las observaciones.
Uso de la información:
El Cliente conoce y acepta que Aon Risk Services administra información sobre sus clientes y sus colocaciones de seguros, incluyendo, pero sin restringirse a: nombres, tipos de póliza, las fechas de vencimiento de las pólizas, al igual que información sobre las compañías aseguradoras que brindan amparo o cubrimiento a sus clientes. El Cliente conoce y acepta que la información suministrada para el desarrollo del Acuerdo sea transferida a otras filiales de Aon Risk Services para fines tales como el suministro de consultoría y otros servicios para los cuales Aon Risk Services o sus filiales pueden recibir compensación. Debido a la naturaleza global de los servicios prestados por Aon Risk Services, la información que el Cliente puede suministrar puede ser susceptible de ser transmitida, usada, almacenada y en cualquier otra forma procesada por fuera del país dentro del cual el Cliente suministró dicha información.
Respuesta: Esta observación se encuentra contemplada la minuta del contrato, la cual se adjunta a las respuestas de las observaciones.
Protección de Datos:
(a) Las Partes declaran que a la luz del régimen de protección de datos personales colombiano el Cliente tendrá el carácter de responsable y Aon Risk Services de encargado, (b) las Partes declaran tener las autorizaciones correspondientes para transferir la información y los datos personales necesarios para desarrollar sus obligaciones, (c) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para que traten los datos personales fuera del territorio nacional cumpliendo con los parámetros de seguridad dispuesto por la normatividad vigente, (d) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para transferir la información necesaria para desarrollar sus obligaciones a sus compañías filiales o subsidiarias para el cumplimiento del Acuerdo correspondiente, (e) las Partes declaran que otorgan a la otra la autorización para que cree bases de datos y usarla para propósitos comerciales, (f) las Partes se obligan a permitir el acceso y/o a suministrar la evidencia de las autorizaciones, cuando así lo solicite la otra parte para el cumplimiento de sus obligaciones legales o contractuales, (g) las Partes se obligan a salir en defensa de la otra parte en el evento de reclamaciones de los titulares de los datos recopilados, de terceros o de investigaciones administrativas por parte de alguna, de acuerdo a los principios de veracidad o calidad, (h) las Partes se obligan a actualizar la información recopilada y necesaria para desarrollar sus obligaciones toda vez que un titular así lo requiera. El Cliente conoce y acepta que Aon Risk Services tratará estos datos personales de acuerdo con su Política para el tratamiento de datos personales la cual puede ser consultada en la página web xxx.xxx.xxx/xxxxxxxx.
Respuesta: Esta observación se encuentra contemplada la minuta del contrato, la cual se adjunta a las respuestas de las observaciones
Responsabilidad:
Aon Risk Services no se hace responsable por ningún error u omisión de agentes de colocación, co-
que participe en los servicios de asesoría y corretaje de seguros y/o productos de salud que no sea una compañía relacionada con Aon Risk Services.
Respuesta: esta observación se encuentra contemplada la minuta del contrato,la cual se adjunta a las respuestas de las observaciones
- Observaciones realizadas por la empresa CONSEGUROS recibida el viernes 07 xx xxxxx de 2024 a las 2:54
1. El proyecto xx xxxxxx de condiciones establece:
Es importante que la entidad establezca cuales son las multas a las cuales hacen referencia, teniendo en cuenta que coexistencia en la ejecución de objetos el riesgo de ser multado o por controversias contractuales o las multas impetradas por la superintendencia financiera las cuales son netamente pecuniarias o no ser que profieran auto limitando la participación de los corredores en concursos de méritos declarando inhabilidad de la actividad.
Respuesta: El certificado de no sanciones es un documento que acredita que una persona o entidad no ha recibido sanciones por parte de la Administración pública en un área específica, en este orden de ideas el proponente deberá informar y relacionar cualquier multa o sanción o efectividad de amparos de la garantía única de cumplimiento en relación al objeto de la empresa.
2. El proyecto xx xxxxxx de condiciones establece:
Solicitamos se reconsidere el valor de la garantía de la seriedad de la oferta, documento esencial para la admisión de la oferta, requerimos se solicite el valor con la suma percibida en las comisiones. la cifra recomendada es de veinte millones de pesos ($ 20.000.000) correspondiente al diez por ciento (10%) de valor de las comisiones del programa de seguros a ejecutar
Respuesta: Se indica que La finalidad de la garantía de seriedad de la oferta es:
1. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.
3. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la adjudicación o la suscripción se prorrogue, siempre que la misma no sea inferior a tres
(3) meses.
4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.
Por lo anterior, al no conocer las comisiones que se perciben por la ejecución del contrato, se establece un valor mínimo para que la compañía de seguros otorgue dicha garantía,
3. El proyecto xx xxxxxx de condiciones establece:
4.4 EQUIPO DE TRABAJO MINIMO REQUERIDO
(…)
- Solicitamos se acolare si el título de pregrado de derecho, con relación al conocimiento en ciencias sociales y humanas, si no se asimila a dicho estudio, solicitamos sea autorizado el programa de derecho como factor habilitante.
Respuesta: Se indica que el pregrado de Derecho hace parte del área de conocimiento de ciencias sociales y humanas.
- Observaciones realizadas por la empresa GALLANGHER el viernes 07 xx xxxxx de 2024 a las 3:11 de manera extemporánea
Le entidad indica que las observaciones relacionadas no pertenecen al objeto y numero de proceso de la presente convocatoria, por lo cual no se dará respuesta a estas.
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Para constancia, se expide en la ciudad de Medellín el día 11 xx xxxxx de 2024.
COMITÉ EVALUADOR
Elaboró: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Rol Jurídico | Revisó y Aprobó Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Rol Técnico | Revisó y Aprobó Xxxxxxxx Xxxxxxx Rol financiero |