OBSERVACIONES AL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 003 DE 2012

OBSERVACIONES AL PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 003 DE 2012

1. OBSERVACIÓNES PRESENTADAS POR XXXXX DURANTE LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEL 6 DE SEPTIEMBRE DE 2012, REMITIDA AL CORREO ELECTRÓNICO DEL ICETEX: xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

1.1 OBSERVACIÓN:

“Existe dentro del régimen comercial colombiano una regulación especial para las Matrices o Controlantes y para las Sociedades Subordinadas (artículo 260 del Código de Comercio). Esta situación de derecho permite que existan sociedades oferentes dentro de este proceso de contratación que sean Sociedades Matrices o cabeza de Grupo, o bien, que sean parte de un grupo multinacional, y que su casa matriz y controlante ostente la mayoría de su capital social, formando entre ellas (casa matriz y sociedad subordinada) una misma unidad empresarial”.

“La existencia de sociedades filiales es la manera ideal para adaptar los conocimientos, políticas y administración de la Casa Matriz a las particularidades de cada región. Esta organización mediante la creación de filiales en diversos países está subordinada a la propia gestión de los proyectos que en todos los casos emplea las metodologías y prácticas de su Casa Matriz”.

“En este sentido, la ley 222 de 1.995 modificatoria del artículo 260 del Código de Comercio ampara la existencia de unidades empresariales; gracias a la existencia de unidades empresariales dentro de nuestro ordenamiento legal es viable permitir la internalización de los procesos de contratación”.

“Teniendo en cuenta lo anterior, respetuosamente solicitamos contemplar la siguiente petición”:

“Que en lo relacionado a la EXPERIENCIA ESPECÍFICA (numeral 6.3.1.) se permita a los futuros oferentes, acreditar o presentar las Certificaciones de Experiencia de su casa matriz o de alguna de sus filiales 100% controladas, en los términos del Articulo 260 y siguientes del Código de Comercio Colombiano”.

“Con el propósito anterior, a continuación relacionamos algunos argumentos adicionales que justifican la viabilidad de nuestra petición”:

“a. En cualquier caso la casa matriz certificará mediante suscripción de un compromiso, que asistirá técnicamente al proponente durante toda la vigencia del contrato”;

“b. Se trata de una figura que cuenta con sustento legal mediante la existencia de la ley 222 de 1.995 modificatoria del artículo 260 del Código de Comercio que ampara la existencia de unidades empresariales”.

“c. Es ampliamente favorable para el proceso de contratación, que se admita sin restricción que la existencia de sociedades filiales es la manera ideal para adaptar los conocimientos, políticas y administración de la Casa Matriz o cabeza de Grupo a las particularidades de cada país. Se trata pues de una forma de organización de los grupos empresariales, que en nada afecta la capacidad técnica, experiencia y calidad del servicio en el evento en que la oferta sea presentada a través de una filial 100% controlada por su Casa Matriz”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa al interesado que de conformidad con el Pliego de Condiciones, el ICETEX busca adjudicar el proceso de selección pública al oferente que, además del cumplimiento de los demás criterios de calificación, obtenga puntaje en experiencia específica, que deberá acreditar presentando las certificaciones de experiencia de contratos del sector público o privado, y que pueda demostrar que tiene la capacidad de asumir la responsabilidad por el cumplimiento de las obligaciones que adquiera en caso que se le adjudique el contrato.

Para el ICETEX, no resulta viable que la experiencia de su futuro contratista la adquiera y demuestre presentando las Certificaciones de Experiencia de su casa Matriz o con certificaciones de cumplimiento de contratos ejecutados fuera de Colombia, dado que el ICETEX, ha planteado suplir una necesidad dentro del territorio nacional y de acuerdo con su normatividad interna, por lo cual, dicha experiencia no será válida dado que al ser demostrada por una sociedad extranjera, implica aplicación de normas diferentes y demuestra cumplimiento de ejecución de contratos en países distintos al nuestro.

Ahora, en cuanto a la responsabilidad, la posibilidad de verificar la realidad de las operaciones entre vinculadas y la responsabilidad subsidiaria de la matriz frente a las controladas, no es procedente para respaldar el cumplimiento de los contratos que celebre la subordinada, ni para completarle o sumarle su experiencia, cuando esta deba acreditarse en procesos de selección publica de contratistas.

Como conclusión el ICETEX, NO ACEPTA LA PETICIÓN propuesta y la experiencia demostrada debe ser acreditada en Colombia.

1.2 OBSERVACIÓN:

“En el numeral 4.6.5.4. Perfil mínimo requerido (página 58), solicitamos por favor incluir, que la experiencia para el Director de Proyecto y Coordinadores sea del sector público y/o privado. Lo anterior con el fin de tener experiencias de ambos sectores de los perfiles profesionales”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se aclara dado que el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior – ICETEX, se transformó el 30 de Diciembre de 2005, mediante la Ley 1002 de 2005, en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio vinculado al Ministerio de Educación Nacional, se hace indispensable que el Director y Coordinador del proyecto cuenten con experiencia en el sector público.

1.3 OBSERVACIÓN

“Aclarar el punto a). del numeral 6.3.1, literal C-Experiencia Director y Coordinador (10 puntos), (página 86), si la expresión ” a). La experiencia del Director del Proyecto debe ser mínima xx xxxx (10) años en el área de cartera o contabilidad o temas relacionados con administración de procesos en áreas financieras del sector público y,” está incompleta”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se aclara, el requisito previsto en el punto a), del numeral 6.3.1, literal C-Experiencia Director y Coordinador (10 puntos), de la página 86 xxx xxxxxx de condiciones está completo. La expresión “y” con que finaliza el enunciado del literal a), es una expresión conjuntiva que sirve para señalar que, además de la experiencia del Director del Proyecto, el Pliego de Condiciones requiere que la experiencia del Coordinador debe ser la que se establece en el literal (b) siguiente

Por la razón expuesta, no es viable la observación de la firma interesada.

1.4 OBSERVACIÓN:

“Favor aclarar los numerales “4.6.3” y “4.6.4.”, páginas 55 y 56, en el cuadro de Personal de coordinación se habla de dos coordinadores y en la página 000 Xxxxx 00 se habla de un Coordinador”.

“Existe una nota aclaratoria indicando que “*Este es el personal dispuesto por el contratista para el proyecto bajo la modalidad de outsourcing”, lo anterior dando a entender que los perfiles marcados con asteriscos es el personal suministrado por el contratista, pero en el Anexo 10 – propuesta económica se pide la cotización del Director. Este cuadro también está en el anexo 8”.

1.5. OBSERVACIÓN

“Frente al numeral 4.6.5. Personal de apoyo solicitamos aclarar lo siguiente”:

“Se relaciona una nota aclaratoria con asterisco indicando que “*Este es el personal dispuesto por el contratista para el proyecto bajo la modalidad de outsourcing”, se da a entender que los perfiles marcados con asteriscos es el personal suministrado por el contratista, pero en el Anexo 10 – propuesta económica se pide la cotización de 25 personas.

Favor aclarar la cantidad de personas para cada uno de los perfiles. Este cuadro también se presenta en el anexo 8”.

RESPUESTA DEL ICETEX OBSERVACIONES 1.4 y 1.5.

Se informa a los interesados que los numerales “4.6.3”, “4.6.4.” y “4.6.5”, se aclaran mediante adenda No. 01 al Pliego de Condiciones del Proceso de contratación pública No. 003 de 2012.

1.6 OBSERVACIÓN:

“De acuerdo al numeral 5.9.4. DOCUMENTOS DE ORDEN ECONÓMICO (Anexo No. 10), solicitamos a la entidad precisar si dentro de los 24 meses del proyecto está incluidas las fases de transición y entrega del servicio”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que este numeral se aclara mediante adenda No. 01 al Pliego de Condiciones del Proceso de contratación pública No. 003 de 2012, sobre el plazo de ejecución del contrato.

1.7 OBSERVACIÓN:

“En el numeral “4.6.5.2 Actividades Adicionales:” se menciona de personal adicional a ser requerido. De acuerdo al presupuesto para este proyecto, favor mencionar si se tiene una proyección del personal requerido adicional”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el Capitulo IV “Especificaciones Técnicas del Servicio” numeral

4.6.5.2 xxx Xxxxxx de Condiciones regula lo relacionado con las Actividades Adicionales de la siguiente forma:

“4.6.5.2 Actividades Adicionales:

“Las actividades que correspondan a los procesos objeto del presente proceso de selección pública que no se encuentren contempladas en las descritas en las citadas en el alcance del objeto y que requieran personal adicional al mínimo requerido, se podrán adicionar al contrato que resulte del presente proceso de selección, previo acuerdo entre las partes, tanto de su viabilidad jurídica como de la disponibilidad presupuestal que se requieran para llevar a cabo las

mismas”. (se subraya)

“En caso que dichas actividades o procesos, no requieran del suministro de personal adicional,

se ejecutarán con cargo al valor del contrato, siempre y cuando sean viables jurídicamente””

De conformidad con el Pliego de Condiciones, se reconocerán actividades adicionales que requieran personal adicional al mínimo requerido, siempre y cuando exista acuerdo entre las partes, y resulte viable de acuerdo con la justificación técnica, y la viabilidad jurídica y de disponibilidad de recursos en el presupuesto de la vigencia en la cual se presente el requerimiento.

En caso, que las actividades adicionales se realicen con el personal dispuesto por el contratista, no habrá lugar la adición del contrato, como lo dispone el inciso segundo de la clausula 4.6.5.2 xxx Xxxxxx de Condiciones.

Además de lo indicado, se aclara que No se tiene un estimado del personal adicional para estas actividades, dado que como se describe en el pliego de condiciones, corresponderían a actividades que no se tienen contempladas actualmente y que pueden surgir durante la ejecución del contrato.

1.8 OBSERVACIÓN:

“Evaluar la posibilidad de incluir un diccionario de definición de términos técnicos o siglas, ejemplo”:

Página	Palabra	Definición
43	Reporte BDME
51	VCC
52	Provi ACTIVA
52	Ranking IES
52	TAE-CISA
53	PwC
119	ETC

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que este numeral se aclara mediante adenda No. 01 al Pliego de Condiciones del Proceso de contratación pública No. 003 de 2012, adicionando un nuevo numeral al mismo.

1.9 OBSERVACIÓN

“Por favor aclarar en el “Anexo 10 PROPUESTA ECONÓMICA” solicitan e cotizar el “alquiler de equipos de cómputo (2 portátiles, 8 de escritorio, 1 impresión, 1 escáner y servidor virtual”; debido a que lo anterior da a entender que son 10 puestos de trabajo pero en la tabla de personal son 25 personas en total”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el numeral 4.6.6. “LUGAR DE EJECUIÓN DEL CONTRATO” se aclara mediante adenda No. 01 al Pliego de Condiciones del Proceso de contratación pública No. 003 de 2012.

Sin embargo, se aclara también que el proceso xx Xxxxxxxxx de Xxxxxxx, se realizará en las instalaciones del Contratista, está estimado para un total de 10 personas, a las cuales se les debe proveer equipo de cómputo.

1.10 OBSERVACIÓN

“En el numeral “5.9.4. DOCUMENTOS DE ORDEN ECONÓMICO (Anexo No. 10)”, páginas, 73, 74, 74 se pide cotizar en valor unitario de “CAPACITACIÓN”, agradecemos precisar la unidad de medida, si es por hora, por tema, por día, por persona, etc”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que corresponden a un valor global, que el Contratista a su juicio debe invertir en la capacitación del personal a su cargo.

1.11 OBSERVACIÓN

“De acuerdo a los requerimientos de Garantías y Seguros, se requiere la constitución de las siguientes garantías precontractuales, contractuales y postcontractuales a saber:

a. “Cumplimiento: i) cuantía: 30% del valor del contrato y, ii) vigencia: igual al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más.”

“Comedidamente solicitamos a la entidad la disminución de dicha cuantía, en la práctica generalmente se constituye este seguro por cuantía del 20% sobre el valor del contrato.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que de conformidad con el numeral 8.7.1 xxx Xxxxxx de Condiciones, el adjudicatario del contrato que suscriba como resultado del proceso de selección pública, debe constituir una póliza que ampare entro otros, el riesgo de cumplimiento general del contrato, el pago de las multas y demás sanciones que se le impongan, por el treinta por ciento (30%) del valor del mismo con una vigencia que cubra el término del contrato y cuatro (4) meses más.

De conformidad con el análisis de la entidad en los estudios previos, y dada la incidencia de los procesos de administración de cartera en la administración y funcionamiento del ICETEX, y teniendo en cuenta que se están tercerizando funciones por un lapso de ejecución del contrato de 24 meses, el ICETEX mantendrá el porcentaje de 30% del valor del contrato, ya que es de su interés contar con una garantía amplia para garantizar el cumplimento del contrato, lo que le permitirá al ICETEX concentrarse con mayor seguridad, tranquilidad y confianza en sus operaciones financieras esenciales.

Adicional a lo anterior, es importante aclarar que la Ley no establece un límite máximo para establecer dichas coberturas.

Por las razones expuestas, no se aceptará la solicitud de la firma interesada.

b. “Calidad del servicio: i) cuantía: 30% del valor del contrato y, ii) vigencia; igual al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más.”

“Igualmente solicitamos a la entidad la disminución de dicha cuantía a un 20% del valor del contrato”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

El ICETEX remite a la misma respuesta inmediatamente anterior.

c. “Responsabilidad Civil Extracontractual: i) cuantía: 20% del valor del contrato y, ii) vigencia: al plazo de ejecución del contrato y 4 meses más.”

“Solicitar a la entidad la posibilidad de presentar certificación sobre la póliza global que las compañías que presenten oferta tengan constituida para el efecto”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que de conformidad con el numeral 8.7.1 xxx Xxxxxx de Condiciones, el adjudicatario del contrato que suscriba como resultado del proceso de selección pública, debe constituir una póliza que ampare entro otros, el riesgo de, RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL que cubra el riesgo de daños causados a terceros con la ejecución del contrato por valor no inferior al veinte (20%) del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo del mismo y cuatro (4) meses.

El ICETEX considera que el riesgo de responsabilidad civil extracontractual cubre situaciones específicas del proponente y del personal a su cargo, en relación con el objeto y las obligaciones del contrato que se ampare, de manera que aceptar una póliza de la cual se desconozca la cobertura para cubrir los riesgos específicos del presente proceso de selección, el limite global asegurado, y las afectaciones de la póliza, se constituye en un riego para el ICETEX que no puede asumir por fuera de las requisitos previstos en el Pliego de Condiciones.

Por las razones expuestas, nos se acepta la solicitud de la firma interesada.

“Adicionalmente, solicitamos la reducción en la vigencia de la garantía ya que esta póliza se constituye únicamente por la vigencia del contrato, por tanto, la compañía que resulte adjudicataria no puede hacerse responsable por hechos causados a terceros cuando se ha culminado la ejecución del contrato”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX considera viable acoger la solicitud de establecer como vigencia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual por la vigencia del plazo del contrato.

De conformidad con lo anterior, la aclaración se hará mediante adenda que se será publicada en la página web del ICETEX xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx

1.12 OBSERVACIÓN

“En cuanto al Régimen de Penalizaciones, la Cláusula Penal Pecuniaria se establece lo siguiente: “Esta procede por grave incumplimiento de las obligaciones que afecte el desarrollo o paralización del servicio, estimada en un 30% del valor total del contrato, suma esta que se pacta como tasación anticipada de los perjuicios”, y en la minuta del contrato Cláusula 13, se indica que ésta penalización es por el 20% del valor total del contrato. Por tanto, solicitamos a la entidad aclarar”

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el Pliego de Condiciones es consistente en la determinación de los porcentajes establecidos para la Cláusula Penal Pecuniaria, y el amparo del riesgo de Cumplimiento. El numeral 8.7.1 establece que el riesgo de cumplimiento de la póliza será del 30% del valor del contrato.

De acuerdo con este valor, y dado que este amparo debe contemplar como mínimo el porcentaje de la clausula penal pecuniaria, el numeral 8.9 establece que en caso de presentarse grave incumplimiento de las obligaciones que afecte el desarrollo o paralización del servicio, el contratista se constituirá en deudor del ICETEX por la suma correspondiente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato, suma esta que se pacta como tasación anticipada de los perjuicios.

Bajo estos parámetros, el ICETEX elaborará el texto definitivo del contrato una vez se den los presupuestos legales para ello. El anexo 13 xxx Xxxxxx de Condiciones tiene como título “MODELO O PROYECTO DE MINUTA DEL CONTRATO”, lo cual indica que al momento de suscribirse el contrato el ICETEX efectuará la revisión de la minuta contractual para adecuar aquellos puntos con las condiciones y requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones, por lo tanto, acogiendo esta observación, el ICETEX establecerá en el contrato definitivo que se suscriba, una suma equivalente al treinta (30%) del valor del contrato, como monto el monto correspondiente a la cláusula penal pecuniaria.

1. OBSERVACIÓNES PRESENTADAS POR PRICE WATER HOUSECOOPERS DURANTE LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEL6 DE SEPTIEMBRE DE 2012, MEDIANTE COMUNICACIÓN RADICADA EN EL ICETEX NUMERO 2012036668 - R 2012/09/06

2.1 OBSERVACIÓN

“Recomendaciones Iniciales - numeral 7, pág. 9; se establece como recomendación frente a la póliza de garantía de seriedad, verificar que “el valor asegurado debe corresponder al fijado en este pliego de condiciones”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el Pliego de Condiciones, en las Recomendaciones Iniciales, advierte a los interesados en participar en el Proceso de Selección que debe verificar que el “valor asegurado (de la póliza de garantía de seriedad del ofrecimiento), debe corresponder al fijado en este pliego de condiciones” (se subraya fuera del texto)

Para el ICETEX, el valor fijado para establecer el monto de la garantía de seriedad no es el valor del “presupuesto oficial” (expresión que no se menciona en el numeral 7 de la página 9), sino el valor de la propuesta económica del oferente.

Por lo anterior, no es cierta la afirmación de la doctora Xxxxxx Xxxxxx, delegada de la firma Pwc Ag Ltda., según el cual, el Pliego de Condiciones establecía que “el valor asegurado de la póliza de garantía de seriedad de la propuesta, se calculaba en un porcentaje del Presupuesto Oficial del ICETEX”, toda vez que, como ya se expresó, el Pliego de Condiciones nunca hizo referencia a que el valor calculado de esa póliza se tomaba como referencia al presupuesto oficial, sino que debía ser calculado sobre le valor de la propuesta económica ofertada.

Prueba de ello se encuentra en la regla prevista en el numeral 5.9.1.8, cuyo titulo corresponde al

“Documento de Garantía de seriedad de la propuesta”, la cual establece:

“El oferente para presentar su propuesta deberá constituir en favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “XXXXXXX XXXXXX XXXXX”- ICETEX- NIT. 899.999.035-7, en FORMATO ENTRE

PARTICULARES con una compañía de seguros o entidad bancaria establecida en el país, y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA por el diez por ciento (10%) del valor total de su propuesta económica, por un término de validez de TRES (3) MESES contados a partir del cierre del plazo para la presentación de las propuestas”. (se subraya fuera del texto).

Por las razones antes expuestas, el ICETEX no acepta la recomendación presentada en dicho sentido por Pwc en la Audiencia de Aclaraciones al Pliego de Condiciones.

CONTINUACIÓN OBSERVACIÓN 2.1

“PwC solicita establecer el monto del Presupuesto Oficial, definido para el presente proceso de selección, necesario para cumplir esta recomendación y evaluar la viabilidad de cumplimento de las condiciones técnicas – financieras solicitadas para el presente proceso”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda estableciendo el Presupuesto Oficial de la contratación.

2.2 OBSERVACIÓN

“En el numeral 1.2 ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO se listan 5 procesos: 1.2.1 CIERRE DE CARTERA, 1.2.2 GIROS, 1.2.3 REPORTES DE INFORMACIÓN, 1.2.4 NOVEDADES DE XXXXXXX, 1.2.5 APOYO DE RESPUESTA A REQUERIMIENTOS, estos

procesos son ratificados en el numeral 4.2.1 PROCESOS OPERATIVOS, 4.3 PROCEDIMIENTOS Y OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS y 4.4 TIEMPOS DE EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS PROCESOS OPERATIVOS”.

“Con relación a los mismos PwC solicita sea revisada, depurada y ajustada la información contenida en los siguientes documentos, dado que no guarda correspondencia con el objeto y alcance del servicio desarrollado a lo largo xxx Xxxxxx de Condiciones”:

i. “Procesos incluidos en el cuadro del numeral 4.5 MATRIZ “ENTREGABLES ESPECIFICOS”

ii. Número real y denominación de los procesos que integraran el objeto y alcance contractual. Son tres (3) o cinco (5) procesos?

iii. “Modelo o proyecto de minuta de contrato, que integra el Anexo 13 xxx xxxxxx de condiciones, en los siguientes apartes: i) Alcance Del Objeto- Cláusula Segunda;

ii) Obligaciones de las Partes A) del Contratista – Clausula Sexta y iii) Especificaciones de la Prestación del Servicio – Clausula Séptima”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que en el área de Cartera del ICETEX, se cuenta con cinco (5) procesos a desarrollar:

1. Cierre de Cartera y Conciliaciones

2. Giros

3. Reportes de Información

4. Novedades de Cartera

5. Apoyo de Respuesta a Requerimientos

Para la ejecución del contrato de Administración de Xxxxxxx se agrupan de la siguiente manera:

1. Administración de Cartera (Cierre de Xxxxxxx y conciliaciones, Giros y Reportes de Información)

2. Novedades de Cartera

3. Apoyo de Respuesta a Requerimientos.

2.3 OBSERVACIÓN

“En el Numeral 1.6 forma de pago, enuncian como requisito para pago del “servicio efectivamente prestado que debe soportarse con el informe de entregables definidos en la matriz de entregables establecida en el numeral 4.4”, se señala que ese numeral no corresponde a la matriz de entregables, la cual se encuentra en el numeral 4.5”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se acepta la observación. Por lo tanto, el numeral 1.6 xxx xxxxxx de condiciones debe entenderse en concordancia con el numeral 4.5. Del capítulo iv xxx xxxxxx de condiciones que establece la matriz “entregables específicos”

2.4 OBSERVACIÓN 4

“Se establece en el numeral 3.3.1.1. Experiencia General, “que el proponente debe demostrar una experiencia general mínima de dos (2) años, contados con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta o cierre del presente proceso de selección; en prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros.

“Estos requisitos serán verificados con la fecha de constitución que figure en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio… ”

““De igual forma, el numeral 4.6.1. Requisito de Experiencia General, establece que “El proponente debe demostrar una experiencia general mínima de dos (2) años, contados con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta o cierre del presente proceso de selección, en prestación de servicios profesionales y/o outsourcing en administración y/o procesos empresariales y/o financieros”.

““Al respecto de esta exigencia, PwC solicita aclarar la forma de certificar la experiencia requerida, dado que el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la correspondiente Cámara de Comercio no es un documento idóneo para certificar la experiencia en la prestación de los servicios exigidos; este solamente permite establecer la situación de vigencia de la persona jurídica, mas no incorpora datos de la experiencia en prestación de los servicios”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda señalando la forma en que se verificará la experiencia general del proponente, sin embargo, se aclara que se continúa como criterio habilitante.

2.5 OBSERVACIÓN

“Para el numeral 4.2.2.3 Aplicación de Giros al Saldo de la Cartera y el numeral 4.3 PROCEDIMIENTOS Y OBJETIVOS DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS PARA LOS

PROCESOS OPERATIVOS, PwC solicita aclarar el alcance del “objetivo del procedimiento”, redactado así: “analizar los reportes generados de los procesos de giro que, de acuerdo con las condiciones establecidas en las alianzas estratégicas, Solicitar ajustes como aplicación a través de un abono directo a la cartera del estudiante, con el propósito de disminuir su endeudamiento”. Lo anterior dado que no es posible el entendimiento de esta redacción”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral.

Sin embargo, se aclara que el alcance del objetivo del procedimiento es el siguiente: Se debe verificar y analizar periódicamente el cargue en cartera de los Giros, con el fin de detectar posibles inconsistencias en la aplicación del componente de alianzas estratégicas. En caso de encontrarse inconsistencias de aplicación se debe solicitar al área competente los ajustes correspondientes.

2.6 OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.2.5.2 xxx xxxxxx de condiciones, se indica que una de las actividades que debe ejecutar el contratista es “preparar los proyectos de respuestas a requerimientos formulados por beneficiarios, efectuar el análisis de los registros documentales y liquidaciones del aplicativo que soporten las certificaciones o comunicaciones a emitir, preparar la certificación para visto bueno de la oficina jurídica y posterior firma del Coordinador de Cartera” solicitamos limitar el alcance de esta obligación a fin de que sea claro que el contratista de outsourcing prepararía dichas respuestas a partir de la información registrada en los sistemas de información de propiedad del ICETEX, previa solicitud de las áreas designadas al interior de la entidad, quien serán las encargadas de validar y dar respuesta oficial a los requerimientos”.

“La misma observación aplica para el subproceso Apoyo de Respuestas a Requerimientos, contenido en la cuadro del numeral 4.3. Procedimientos y Objetivos de las Actividades Descritas para los Procesos Operativos”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este requerimiento.

Sin embargo, se aclara que el contratista será el encargado de proyectar las certificaciones o proyecto de respuesta con base en la información registrada en el aplicativo del ICETEX, para las áreas que soliciten dicha información y serán esas áreas quienes den respuesta final al beneficiario.

En todo momento el contratista debe validar que la información del aplicativo sea correcta.

2.7 OBSERVACIÓN

“Los numerales 4.6.2. y 4.6.3. xxx xxxxxx de condiciones, establecen la obligación del oferente frente al personal mínimo requerido por el ICETEX y exigen para el efecto la obligación de diligenciar el Anexo No. 8, en donde el oferente se compromete a cumplir dicha obligación ( no se establece cuando ni como). Los numerales 4.6.4 y 4.6.5., establecen las condiciones específicas de esta obligación, sobre la cual PwC observa las siguientes situaciones y solicita aclaración puntual para cada una de ellas”:

i. “Se solicita aclaración sobre el personal mínimo requerido, en el sentido de establecer si este integra el personal de coordinación y el personal de apoyo.

ii. “Se solicita aclaración sobre el personal mínimo requerido en cuanto a número de Coordinadores, pues el cuadro en el cual se señala la exigencia de dicho equipo, tanto en el numeral 4.6.4, como en el anexo 8, establece un (1) coordinador y en la nota aclaratoria al mismo cargo (*) se hace referencia a que son dos (2) coordinadores, información que es previamente establecida en el numeral 4.6.3.

iii. “Se solicita aclarar cuál es el número total de miembros del equipo mínimo requerido y sus respectivos perfiles? “Así mismo aclarar cuántos Líderes son los exigidos, cuáles son sus perfiles y si estos son adicionales al personal mínimo requerido. Lo anterior dado que la nota del numeral 4.6.5 PERSONAL DE APOYO, estipula que “Dentro del equipo de apoyo se debe contemplar un líder para cada uno de los procesos”, pero en el equipo mínimo exigido no se contemplan los mismos.

iv. “Se solicita aclarar la disponibilidad de tiempo exigida al Director del Proyecto, pues el numeral 4.6.5.1. no hace referencia a la misma.

v. (…)

vi. “El numeral 4.6.5.4. perfil del personal Mínimo Requerido, establece los perfiles exigidos para el personal de coordinación y el personal de apoyo; sin embargo para este último grupo (personal de apoyo) no establece la cantidad de profesionales y la cantidad de técnicos o tecnólogos requeridos para cada proceso; información indispensable para ofertar el equipo de trabajo, costear el proyecto y determinar el valor de la propuesta económica.

“Tampoco se definen las condiciones bajo las cuales, se realizarían los cambios de los integrantes del equipo de coordinación del proyecto y del equipo operativo, siendo necesario precisar esta condición para efectos de la ejecución contractual.

vii. “El numeral 5.9.3.3. personal mínimo del servicio (diligenciar anexo 8), hace referencia a las obligaciones contenidas en el capítulo IV, precisando que: (i) “El proponente deberá presentar debidamente diligenciada y suscrita por el Representante Legal y bajo la gravedad del juramento una manifestación expresa con la cual se compromete a suministrar el personal requerido de acuerdo con el perfil, formación y experiencia establecida en el Anexo No.8” y, ii) “Esta manifestación del compromiso adquirido por el proponente servirá de base al Supervisor del contrato designado para que al inicio del contrato y durante su ejecución, verifique el cumplimiento por parte del contratista el perfil, formación académica y experiencia, solicitando los soportes para ello (Hojas de vida, certificaciones de experiencia, actas de grado, etc.) al momento de la suscripción del acta de inicio del contrato”.

“Estas condiciones no guardan coherencia con el alcance del literal C) Experiencia Director y Coordinador (10 puntos) del numeral 6.3.1. CRITERIOS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS RECIBIDAS, que establece una fórmula de ponderación para la experiencia del equipo de coordinación (y solamente para dos de sus miembros, un director y un coordinador), para los cuales no hay exigencia de presentación con la propuesta de los documentos que acrediten su formación académica y experiencia, dejando este como un requisito previo al inicio de la ejecución contractual.

“PwC solicita aclarar con base en que información se realizará la evaluación de este requisito. De igual forma, aclarar si el oferente debe o no presentar junto con la propuesta el equipo de coordinación y el equipo operativo, que cumpla con los perfiles exigidos”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda en cuanto a estas solicitudes.

(…) v. “Se solicita aclarar las exigencias contenidas en los párrafos 2, 3 y 4 del numeral 4.6.5.1, mismas incluidas en el numeral 4, 5 y 0 xxx Xxxxx 0, que establecen i) “El ICETEX tendrá a su cargo la instrucción general sobre las actividades que deba desarrollar el equipo de trabajo dispuesto por el contratista, para lo cual el equipo de trabajo, se someterá a las políticas, directrices y parámetros fijados por el ICETEX”; ii) “El coordinador del proyecto dispuesto por el Contratista será el encargado de coordinar la ejecución de las instrucciones, políticas, directrices y parámetros impartidos por el ICETEX” y, iii) “la distribución del personal asignado a los procesos podrá variar a discreción del contratista según lo considere necesario para cumplir con las tareas asignadas previa aceptación del ICETEX, que impartirá a través del Supervisor del

contrato” .

“Lo anterior dado que tratándose de un Outsourcing, el personal del contratista no tendría relación directa con el ICETEX, quien emitiría las instrucciones solo al CONTRATISTA y a su vez sería el encargado de dar las instrucciones a su personal. Sería entonces de total autonomía del contratista de Outsourcing, la organización y asignación del equipo de trabajo dispuesto para la prestación del servicio y la metodología de dirección, coordinación y trabajo que implemente, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales asumidas con la entidad. (…)

RESPUESTA DEL ICETEX

Se informa a los interesados que frente a esta observación, es importante señalar a los interesados que el numeral 1.10.2 xxx Xxxxxx de Condiciones, establece como una de las reglas de interpretación xxx Xxxxxx, el método de interpretación sistemático, según el cual “Todos estos factores deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada, por lo tanto, el pliego de condiciones es uno con, los anexos, formatos y adendas”.

De acuerdo con este método, la interpretación xxx Xxxxxx y de cada una de las cláusulas no debe ser leída en forma aislada, independiente unas de otras, sino que su sentido debe hallarse según los principios y contexto general del documento que las integran.

En este sentido, de la lectura xxx Xxxxxx fácilmente resulta que el personal de apoyo del contratista está bajo el mando y la inmediata supervisión tanto del Coordinador como del Director del Proyecto, los cuales son los únicos que le reportan al ICETEX.

Prueba de ello son los mandatos establecidos en los numerales

4.6.3 “Personal Mínimo requerido”:

4.6.5.3 “Exclusión de Vinculación Laboral”

En fin, abundan en el Pliego de Condiciones referencias a que el personal de apoyo no tiene vinculación laboral, ni está sometido al mando del ICETEX, y que al contrario, será el Director y el Coordinador del Proyecto los directos responsables frente a su equipo de trabajo, y serán por lo tanto autónomos administrativa y laboralmente en la ejecución de las obligaciones derivadas del contrato.

Dado entonces que la interpretación de la firma PWC se efectuó una interpretación literal aislada y fuera del contexto general xxx xxxxxx, desatendiendo las reglas de interpretación señalada en el numeral 1.10.2 xxx Xxxxxx de Condiciones, no procede la observación que en el sentido expuesto presentada por la firma interesada.

2.8 OBSERVACIÓN

“El numeral 4.6.6 LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO, establece que “La ejecución del contrato de OUTSOURCING para la administración, conciliación y novedades de cartera del ICETEX se desarrollará en la sede del contratista, para lo cual, el outsourcing contratado se obliga para con el ICETEX, a garantizar la logística y los implementos necesarios para la ejecución del mismo, tales como el suministro de puestos de trabajo, papelería y demás implementos necesarios para cumplir con la tarea asignada.” Al respecto PwC solicita a la entidad evaluar y aclarar las siguientes situaciones derivadas del alcance de esta obligación:

i. “Dados los procesos objeto de tercerización, ha evaluado la entidad la posibilidad real de trabajar fuera de su sede de trabajo actividades tales como el cierre y conciliación de xxxxxxx y el apoyo de respuestas a requerimientos?

ii. “Si la entidad ha encontrado la viabilidad de que el contratista de outsourcing trabaje todos los procesos objeto del presente proceso de selección, en su sede de trabajo, cómo suplirá el ICETEX, la disposición de información física requerida por el contratista de outsourcing para cumplir sus obligaciones contractuales? Toda la información derivada de la ejecución del objeto contractual, sería transmitida por medio electrónico, tanto insumos que debe proveer el ICETEX, como entregables del outsourcing?

iii. “Es importante evaluar los tiempos de respuesta en una operación externa, frente a los tiempos de respuesta actuales bajo una operación que se desarrolla 100% al interior de la sede de la entidad.

“PwC solicita sean evaluadas estas condiciones y definida la forma de operar, con relación al lugar de ejecución contractual, en el marco de los procesos objeto de tercerización, sobre los cuales debe precisar también si son tres (3) o cinco (5) procesos.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando lo solicitado en el presente numeral.

Sin embargo, se aclara que el único proceso objeto del contrato que se desarrollará por fuera de las instalaciones del ICETEX, es el xx Xxxxxxxxx de Xxxxxxx. Siendo así, la operación descrita en el presente contrato se ejecutará de la siguiente manera:

PROCESO	Instalaciones
Administración de Cartera (Cierre de Cartera y Conciliaciones, Reportes de Información y Giros)	ICETEX
Novedades de Xxxxxxx*	CONTRATISTA
Apoyo de Respuestas a Requerimientos	ICETEX

2.9 OBSERVACIÓN

“El numeral 4.6.6 LUGAR DE EJECUCION DEL CONTRATO, en el aparte de REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS, establece la logística que debe proveer el contratista de outsourcing, en cuanto al canal de conexión electrónico entre el contratista y los sistemas de información del ICETEX. Para el efecto la entidad establece dos opciones, estableciendo que la misma escogerá la mejor de ellas.

Al respecto PwC se permite establecer las condiciones de cada una de estas opciones y la posibilidad real de que sean provistas por el contratista de outsourcing, para efectos de las decisiones que deba tomar la entidad, con relación a esta exigencia:

i. “En primer lugar se aclara, que cualquiera de las dos opciones son válidas para la conexión y el ingreso a las aplicaciones mencionadas (Gestión de Crédito, Gestión de Xxxxxxx y Portal Web).

ii. “En la primera opción: "Vía VPN, el Contratista desde Internet, accesaria a la red del ICETEX. Esto requiere configurar cada una de las máquinas con el Software Checkpoint"

“Esta opción es la más fácil de configurar, sin embargo deben tenerse en cuenta las siguientes condiciones de operación bajo VPN:

 Como se requiere ingresar a la red de ICETEX, la entidad es quien debe proporcionar la VPN, por lo tanto no es una condición que pueda cumplir el contratista de outsourcing

 Por cada funcionario del contratista de outsourcing, que requiera conectarse a la VPN para ingresar a las aplicaciones del ICETEX, se necesita un usuario independiente, no puede ser un usuario compartido por temas de seguridad y conflicto de ingreso.

 Para la puesta en producción de la VPN es necesario instalar y configurar la aplicación Checkpoint, que debe ser suministrada por el ICETEX, con su respectivo licenciamiento y manuales, al igual que una carta donde la entidad, autorice al contratista de outsourcing, para su instalación y uso en desarrollo del contrato de outsourcing objeto del presente proceso de selección.

 La entidad deberá facilitar un recurso técnico para la puesta a punto de la VPN

 Como este medio de conexión es vía internet el acceso a las aplicaciones puede ser demorado, lo cual podría afectar el tiempo de respuesta de los niveles de servicio derivados de la ejecución contractual.

III. “En la segunda opción: "Enlace dedicado”, el contratista de outsourcing deberá contratar el servicio con un proveedor y efectuar las configuraciones correspondientes por parte del proveedor.

“Esta opción toma tiempo en su configuración ya que se depende de la programación del servicio por parte del proveedor del mismo (aproximadamente 20 días, que empiezan a correr en el momento de la firma de las órdenes de servicio). Las condiciones de esta opción serían las siguientes:

 El enlace dedicado puede ser provisto por el contratista de outsourcing, pero su configuración, debe realizarse en conjunto con el proveedor y los ingenieros de ICETEX y el contratista de outsourcing.

 El enlace deberá tener una capacidad mínima de 8 MB, ya que sería exclusivo para el ingreso a las aplicaciones del ICETEX.

 Al ser un canal dedicado el tiempo de respuesta sobre las aplicaciones es mayor que la opción de la VPN y por lo tanto no afectaría los tiempos de respuesta de la operación.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando lo solicitado en el presente numeral.

Sin embargo, se aclara a los interesados, que el proponente cuenta con dos opciones para el acceso de personal de la firma oferente hacia los sistemas de información del ICETEX, los cuales son VPN y Canal dedicado, y por lo tanto se incluyen las características de cada uno de estos así como se establecen los niveles de servicio que se deben cumplir,

2.10 OBSERVACIÓN

“En el numeral 4.6.7 CONDICIONES DEL SERVICIO se establece que “Los informes deben quedar registrados en medios magnéticos y documentales”, PwC solicita evaluar la pertinencia de que todos los entregables se manejen en medio impreso, debido a que la mayoría de estos, se preparan sobre bases de datos que pueden transmitirse en medio magnético, siendo una carga operativa innecesaria la impresión de los mismos”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando lo solicitado en el presente numeral.

Se aclara que los documentos y/o archivos que puedan ser entregados en medio magnético a discreción del ICETEX, se podrán entregar por este medio siempre y cuando se deje constancia de la entrega de los mismos.

2.11 OBSERVACIÓN

“El numeral 5.9.3.2. Documentos para acreditar la experiencia especifica del proponente (anexos 9 y 12),establece la obligación de presentar tres certificaciones de experiencia y para ello establece el modelo de certificación de años de experiencia especifica en el anexo 12, el cual integra un concepto denominado “canales de atención”, sobre el cual se solicita aclaración”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral.

2.12 OBSERVACIÓN

“El numeral 5.9.4 DOCUMENTOS DE ORDEN ECONOMICO (Anexo No. 10), establece la obligación de diligenciar en el anexo 10 “propuesta económica”, los valores unitarios ofrecidos para cada ítem.

“En primer lugar es importante anotar que este es un formato de difícil aplicación en contrataciones de outsourcing de servicios; sin embargo si se trata de una exigencia no modificable, para efectos del detalle del mismo se hace necesario que la entidad precise la siguiente información relacionada con los conceptos que integra:

i. Cuántos son los coordinadores requeridos para el proyecto? Pues no hay consistencia con el número de coordinadores que integra el Anexo 10 y el número exigido en el capítulo IV.

RESPUESTA DEL ICETEX

Se informa a los interesados que este punto fue aclarado mediante Adenda y a los largo de lo expuesto en el presente documento, por lo tanto, se reitera que solo es un (1) Coordinador para el Proyecto adicional al Director del Proyecto

ii. Cuantos son los Lideres de Proceso requeridos y cuáles son sus perfiles

RESPUESTA DEL ICETEX

Son 3 Líderes para los 3 procesos de los que trata el presente proceso de selección pública. El perfil de estos es la discriminación del Contratista siempre y cuando se enmarque dentro de los requisitos mínimos exigidos para el personal de apoyo.

iii. Cuál es número y perfil de los Técnicos y Profesionales exigidos para atender cada proceso?

Se informa a los interesados como se ha reiterado, dentro del personal de apoyo para los 3 procesos se debe contar con mínimo 10 profesionales, los estantes 17 pueden ser Profesionales, Técnicos o Tecnólogos siempre y cuando cumplan con los requisitos mínimos exigidos para el personal de apoyo. En cuanto al perfil es el detallado en el numeral 4.6.5.4. xxx Xxxxxx de condiciones.

iv. Los líderes de proceso son adicionales al personal mínimo exigido en el capítulo IV?

RESPUESTA DEL ICETEX

Los tres (3) Lideres de Proceso (1 para cada proceso) hacen parte del personal de apoyo.

v. Cuál es la exigencia mínima de equipos de computo portátiles y de escritorio?

RESPUESTA DEL ICETEX

Como mínimo se debe contar con un equipo de cómputo para cada funcionario.

vi. En servicios públicos se exige el costeo del canal dedicado. Es esta la opción que utilizará la entidad para la comunicación con el contratista de outsourcing?

RESPUESTA DEL ICETEX

El canal dedicado al que se refiere en el ítem de Servicios Públicos se refiere al canal u opción por la cual se opte para la conexión entre el contratista e ICETEX.

Cuál es el promedio de horas por fuera de la jornada ordinaria de trabajo, que estima la entidad debe invertir el equipo de trabajo del contratista de outsourcing en la ejecución mensual del proyecto? Esta información es básica para el costeo del proyecto, en los ítems de “transporte y provisión compensación por labor en jornadas adicionales y proyectos especiales”.

“Al respecto es necesario que la entidad establezca la metodología y forma de reconocimiento al contratista de outsourcing, del costo de las horas laboradas mensualmente por fuera de la jornada laboral, que excedan el estimativo previsto para el costo del valor de la propuesta económica”.

Se informa a los interesados que el rubro de “transporte y provisión compensación por labor en jornadas adicionales y proyectos especiales”, corresponde a un valor variable dependiendo de las circunstancias especiales que sean solicitadas por el ICETEX de manera excepcional y extraordinaria.

Dicho evento debe ser informado y autorizado previamente por la supervisión del contrato y debe demostrarse mediante la presentación de planillas y demás documentos que solicite la supervisión del contrato.

2.13 OBSERVACIÓN

“De acuerdo con el numeral 5.1 PREPARACION DE LAS PROPUESTAS “Las propuestas no deben presentar enmendaduras o tachaduras en ninguno de sus folios, ya que, de presentarse, pueden ser descalificadas del proceso” sin embargo el numeral 5.9.4 DOCUMENTOS DE ORDEN ECONOMICO establece que “Para que sea válida la corrección, las tachaduras, borrones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del proponente. En caso contrario se tomara como valido el texto original. Las enmendaduras de precio que aparezcan en la propuesta, deberán confirmarse con nota al margen y firma del Proponente”. Se solicita aclarar esta exigencia”.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se aclara a los proponentes que en el numeral 5.1. Preparación de las propuestas, se establece como generalidad que las propuestas deben presentarse sin tachaduras ni enmendaduras, consagrando una facultad no imperativa de la Entidad de descalificar las propuestas que presenten enmendaduras o tachaduras si obviamente se corrigió o siempre y cuando no hayan sido validadas de acuerdo con la metodología señalada en el numeral 5.9.4 xxx xxxxxx de condiciones.

Ahora bien, en el numeral 5.9.4. los documentos de orden económico, establece que habiendo existido una tachadura o enmendadura y ésta haya sido subsanada ya sea con la salvedad, o con la confirmación de firma del proponente, o con notas al margen, no será descalificada y por lo tanto, tendrá la validez plena de la misma.

2.14 OBSERVACIÓN

“En el literal B) Experiencia Especifica (40 puntos) del numeral 6.3.1 CRITERIOS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS RECIBIDAS, se establecen las condiciones de la experiencia

especifica que debe acreditar el oferente; sobre las mismas, PwC solicita efectuar las siguientes aclaraciones”:

i. Cual es el periodo valido para las certificaciones de experiencia de contratos ejecutados o en ejecución? No sería consistente con la rigurosidad del proceso, que la entidad acepte certificaciones de procesos ejecutados muchos años atrás.

RESPUESTA ICETEX

Se aclara al proponente que en la experiencia específica no se está requiriendo período mínimo ni máximo de ejecución, esta exigencia está solo para la experiencia general, la cual será de mínimo dos años, pero no para la específica.

En este criterio se tendrán cuenta únicamente las variables señaladas en el numeral 6.3.1. literal B.

ii. Cual es el límite en el tiempo de ejecución contractual y de los montos certificados? Pues la exigencia es de máximo tres (3) contratos cuya sumatoria de valores facturados sea igual o superior a 5.294 SMMLV, calculados en cada año de su ejecución?

RESPUESTA ICETEX

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral

No debería establecerse un monto para cada uno de los tres (3) contratos? Como se evaluará este requisito, si el periodo de ejecución contractual difiere para cada contrato?

El ICETEX, no está otorgando puntaje al monto de cada una de las certificaciones sino a la sumatoria de las presentadas, es decir que dicho valor lo puede cumplir con mínimo una certificación o máximo tres.

En cuanto a que difiere el período de ejecución de cada contrato, se aclara que por esta razón se están solicitando certificaciones por vigencias y por años y de esta manera verificar los valores a salarios mínimos de cada año y sumarlos todos en conjunto.

“Se recomienda revisar la posibilidad de que la evaluación se realice sobre el monto total de cada contrato certificado, independientemente del plazo de ejecución del mismo, para evitar las distorsiones que puedan presentarse, por el plazo de ejecución de cada contrato certificado.

RESPUESTA ICETEX

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral

iii. Cuál es el alcance de la condición “la evaluación tendrá un máximo de puntuación equivalente a CUARENTA (40) PUNTOS incluida la puntuación por experiencia Entidades Financieras del Sector Público y se calificará de conformidad a la escala que se muestra a continuación” (pagina 85)

“Es esta una condición adicional a las definidas en la capitulo de condiciones técnicas, que contempla que mínimo una (1) certificación de las exigidas debe corresponder a servicios prestados a una entidad pública?

“Como se evaluará este requisito de experiencia en Entidades Financieras del Sector Público, cuando no es una exigencia de las certificaciones solicitadas por la entidad? No constituye un requisito exorbitante?

iv. La puntuación por experiencia especifica del proponente, contenida en el cuadro del literal B) Experiencia Especifica (40 puntos) del numeral 6.3.1 CRITERIOS DE EVALUACION DE LAS OFERTAS RECIBIDAS, se establece bajo dos parámetros:

 El primero asigna puntaje por experiencia, sobre todos los contratos certificados (mínimo 1 y máximo 3), incluida una certificación obligatoria de una entidad pública, a partir del monto acumulado de los valores facturados. Para este criterio se toma el monto total de los contratos independientemente de su vigencia? Como se aplicará este parámetro?

 El segundo asigna un puntaje adicional por experiencia en el sector público, sobre el cual no es clara la medida de ponderación. Este puntaje sería asignado sobre experiencia en entidades públicas que excedan el mínimo requerido? ( es decir dos certificaciones o más?), porque la fórmula no establece el criterio de medición de la experiencia adicional en sector público y al contrario asigna el mismo puntaje en cada rango.

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral

2.15 OBSERVACIÓN

“En el punto 9 numeral 8.6.1. Obligaciones del Contratista, se establece la obligación del contratista de “garantizar la calidad de las actividades de los procesos ejecutados por

parte del personal su cargo, que permitan mantener actualizada la información en el aplicativo de cartera y mediante muestreos aleatorios verificar la calidad de los procesos ejecutados”. Al respecto PwC solicita hacer claridad con relación a la calidad de los datos de cartera que integran los aplicativos de la entidad, la cual es de exclusiva responsabilidad de la entidad y no puede ser imputable al contratista de outsourcing”.

“De otra parte, el punto 10 del mismo numeral establece que la responsabilidad del contratista de outsourcing, es “garantizar el mantenimiento de los soportes documentales o magnéticos que justifiquen los procesos objeto del contrato”.

“PwC solicita eliminar esta disposición bajo el entendimiento que lo que procede es lo establecido en el punto 11 “entregar al archivo central del ICETEX, los soportes documentales o magnéticos que sustenten las transacciones, reportes, informes de los procesos objeto del contrato”.

“En este sentido se solicita dejar en claro que el contratista no tiene ninguna obligación frente a la administración del archivo documental de los procesos operados en outsourcing, pues la disposición final de la información se encuentra a cargo de la entidad.

“Agradecemos la evaluación y respuesta a las observaciones formuladas, dado que el alcance del proyecto y la claridad de las exigencias xxx xxxxxx de condiciones, son fundamentales para determinar las posibilidades reales de participación de PwC AG Ltda, en el presente proceso de selección

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral

En cuanto al numeral 9 del numeral 8.6.1. se aclara que el contratista debe garantizar la calidad de las actividades de los procesos ejecutados, cuando se detecte alguna inconsistencia en la información reflejada en el sistema debe reportarla al área correspondiente para su respectiva corrección dado que su responsabilidad no va solo hasta ejecutar el proceso sino en la calidad del mismo que involucra análisis de información.

En caso tal, que la información sea alterada por un proceso ejecutado por el Contratista, este error será atribuible a él.

Se modificó mediante Adenda el punto 10 del numeral 8.6.1

3. OBSERVACIÓNES PRESENTADAS POR DIGITEX DURANTE LA AUDIENCIA DE PRECISIÓN XXX XXXXXX DE CONDICIONES DEL 6 DE SEPTIEMBRE DE 2012, EN EL FORMATO SUMINISTRADO POR EL ICETEX EN LA AUDIENCIA

3.1 OBSERVACIÓN:

“En la experiencia específica dice mínimo (1) máximo (3) certificaciones en entidades privadas o públicas, pero más adelante indica que mínimo (1) debe ser pública (pág.84). DIGITEX solicita aclaración para saber si es excluyente o no”

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el ICETEX en su página web, contratos @xxxxxx.xxx.xx mediante adenda No.1 publicará dentro del plazo previsto en el cronograma, adenda aclarando este numeral.

Se aclarar que dentro de las 3 certificaciones presentadas, mínimo una (1) debe ser expedida por Entidad Pública, es decir que no es excluyente.

3.2 OBSERVACIÓN:

“Para establecer el valor de la propuesta en el anexo 10 hace referencia a transporte nocturno y gastos de alimentación. Cual será el horario de atención?”

RESPUESTA DEL ICETEX:

Se informa a los interesados que el rubro de “transporte y provisión compensación por labor en jornadas adicionales y proyectos especiales”, corresponde a un valor variable dependiendo de las circunstancias especiales que sean solicitadas por el ICETEX de manera excepcional y extraordinaria.

Dicho evento debe ser informado y autorizado previamente por la supervisión del contrato y debe demostrarse mediante la presentación de planillas y demás documentos que solicite la supervisión del contrato.